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webinar Ever Team case management 5 novembre 2013
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EverSuite Case Management
Philippe Kerrest – Consultant ECM
Gestion des processus documentaires et instruction de dossiers électroniques
PROBLÉMATIQUE ET ENJEUX
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Deuxième niveau
• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleLa problématique
Prendre en compte les différents canaux d’arrivée des demandes Client, Fournisseur, Collaborateur… Courrier, Fax, E-mails, Portail, Plateforme téléphonique …
S’assurer qu’il n’y a aucune perte de documents
Réduire les temps de circulation et traitement des documents
Mieux lisser les charges de travail indépendamment des sites géographiques
Construire un Référentiel Documentaire ( Dossier Client 360° )pour le mettre au service DES applications métiers
Obtenir des indicateurs statistiques pour mieux piloter
Améliorer la productivitéEtre conforme aux obligations réglementaires
LE PROGICIEL EVERSUITE CASE MANAGEMENT
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• Troisième niveau
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Analyse Big Data
Identification des tendances, problèmes complexes…
Analyse linguistique & sémantique, recherche par facettes…
Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text…
Centralisation, partage et capitalisation de l’information
Procédures qualité
Documentation technique
Dossiers clients, fournisseurs…
Instruction de dossiers et gestion des documents associés
Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations…
EverSuite, solution complète et intégrée
GED &
Référentiel
d’Entreprise
Archivage
& Compliance
Capture
Case Management Gestiondes processus
Recherche &Valorisationdu Contenu
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• Troisième niveau
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Système d’Archivage Mixte : électronique et physique
Archivage à valeur probatoire
E-Discovery
Numérisation papier E-Mail, Docs Office E-mails Flux données Connecteurs Vidéo & Audio Speech to Text…
Centralisation, partage et capitalisation de l’information
Procédures qualité
Documentation technique
Dossiers clients, fournisseurs…
Instruction de dossiers et gestion des documents associés
Gestion de courriers, octroi de crédit, saisines, réclamations…
EverSuite, solution complète et intégrée
GED &
Référentiel
d’Entreprise
Archivage
& Compliance
Capture
Case Management Gestiondes processus
Recherche &Valorisationdu Contenu
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• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleEverSuite Case Management : Les points clés
+ Gain de productivité
+ Pilotage et lissage de l’activité
+ Optimisation de la chaine de traitement d’une demande
+ Flexibilité d’adaptation et de prise en main
+ Une offre packagée, rapide de mise en œuvre pour
un ROI inférieur à un an
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• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleCouverture fonctionnelle (1/2)Acquisition & Production
Gestion de documents multi-formats : Office, eMail, …
Acquisition des flux entrants : numérisation (LAD/RAD),flux dématérialisés, …
Acquisition & accès depuis l’explorateur Windows ou la messagerie
Processus de traitement des tâches
Répartition des tâches dans des corbeilles de traitement
Processus collaboratifs de traitement « ad hoc »
Supervision à chaud, à froid.
Gestion du référentiel
Gestion de dossiers dans un plan de classement personnalisé (modèles)
Classement automatique ou manuel (règles)
Non-duplication : un même document présent dans plusieurs dossiers
Gestion de la sécurité au niveau des dossiers & documents
Publication
Génération automatisée des documents sortants
Publication multi-formats et multi-canaux
Accès en mode déconnecté.
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• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleCouverture fonctionnelle (2/2)Recherche & Navigation
Recherche simple et rapide (type « Google »)
Recherche sur la structure et le contenu des documents et dossiers
Formulaires de recherche paramétrables
Rebonds d'un document vers un dossier
Feuilletage d'un dossier
Archivage et obligations légales
Traçabilité complète des documents et des opérations
Signature électronique des documents
Stockage distribué et multi-support
Format de stockage & d’archivage conforme aux normes et standardsSOX, NFZ 42-013, …
Intégration à l’existant
Accès depuis le bureau windows et la messagerie
Accès aux informations du Système d’Information (ERP, CRM, …)
Accès depuis les applications du SI (ERP, CRM, …)
Authentification intégrée (LDAP).
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EverSuite Case Management
Vue 360°
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• Troisième niveau
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Les fonctions à retenir
Vue 360°
Acquisition multi sources
1
Injection par typologie de documents
2
Référentiel de classement métier
3Maitrise des
processus métiers4
Sécurisation du stockage
5
Gestion de corbeilles de tâches pour action
6
Recherche et accès facilité aux documents
7
Module d’archivage dédié
8
Traçabilité des actions9
Souplesse d’un progiciel intégré
10
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Une application 100% Web
• Authentifier les accès en se basant sur LDAP• Mécanismes de SSO (« Single Sign On ») disponible
Toutes les interfaces sont 100% Web :• Déploiement rapide
Acquisition
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AcquisitionDepuis l’interface Web
Fiche descriptive
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AcquisitionNumérisation
• Prise en compte des fortes volumétries de documents .• Eventail complet de fonctions de numérisation :
• Numérisation par lots, • Nettoyage d’image, redressement automatique• Gestion de séparateurs • Lecture d’un code à barres (séparateur et/ou métadonnées)
• Gestion de pages blanches• Recto/verso systématique• Contrôle qualité• Post-marquage
• Support des interfaces ISIS, • Pilotage de tout type de scanner (appoint, prod, multifonctions.
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AcquisitionDepuis le bureau windows et ses applications
Poste de travail
Dépôt de vos documentspar glisser / déposer depuis Windows
Dépôt des fichiers depuis toutes les applications bureautiques et métier.Ouverture par simple clic.
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AcquisitionDirectement depuis Outlook
• EverSuite for Outlook pour intégrer, stockeret restituer vos e-mails
• L’utilisateur, depuis sa boîte Outlook, visualise l’arborescence EverSuite et peut déposer les emails qu’il doit archiver par simple glissement avec la souris.
Indexation
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Identification / Indexation
• Définition d'une liste d’index pour chaque type de document• Les index pré alimentés automatiquement par l’acquisition• Contrôles d’aide à la saisie possible
• liens vers des application annexes, • listes d’autorité• le calendrier• etc.
Gestion de processus
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Gestion de processusL’affichage des corbeilles
Liste des tâches affectées à une corbeille
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Gestion de processusL’affichage des corbeilles
L’utilisateur peut avoir accès à plusieurs corbeilles :
• Un gestionnaire peut avoir accès à sa corbeille personnelle, et aussi à des corbeilles d’attentes choisies en fonction de ses compétences
• Un responsable pourra avoir une visibilité sur les corbeilles de ses collaborateurs.
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Gestion de processusL’affichage des corbeilles
• La liste des colonnes est variable en fonction de la corbeille et de la tâche en cours. On pourra donc imaginer des différences selon les types de documents, le statut de la tâche, …
• On peut filtrer et trier en fonction des colonnes.
• Les informations peuvent être lues depuis les index du document ou depuis des informations piochées dans le SI
Filtres par index
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Gestion de processusL’affichage des corbeilles
• Une priorité est calculée automatiquement par EverSuite pour chaque tâche.
• Un drapeau de couleur permet de visualiser facilement le niveau de priorité d’une tâche.
Filtres par priorités
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Cliquez pour modifier le styleGestion de processus
Le calcul des priorités
Les priorités sont automatiquement calculées par EverSuite, en fonction : de l’âge (ou le délai) du document ou de la demande des index reconnus ou saisis de valeurs lues dans le SI d’interactions manuelles
On utilise un moteur de règles : Ce moteur est indépendant du moteur de workflow Les statuts et les corbeilles peuvent également être calculées par ce moteur
de règlesLes priorités seront recalculées :
tous les jours à la demande chaque fois qu’un index est modifié
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Gestion de processus
Un moteur de workflow
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Ouverture d’un pli
Index de la
demande
Le premier document
de mon pli est affiché
Tâche en cours
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Rebond dans le plan de classement depuis la tâche
• Depuis la tâche en cours de traitement, le Gestionnaire a accès à tous les documents du dossier de son client,organisés ou non en plans de classement
Référentiel de documents
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Plan de classementAccès à la liste de tous les documents
Ouvrir le plan de classement
Arborescence du plan de classement
• Les documents sont automatiquement classés en fonction de leurs caractéristiques• Ces règles de classement permettent de grouper des documents en constituant des dossiers
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Plan de classementGestion des droits
• Pour chaque dossier il est possible de gérer des droits d’accès• Les droits peuvent alors être appliqués en cascade aux dossiers « fils »• Un dossier peut également hériter des droits définis sur le dossier « père »
Recherche
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Saisie du critère de recherche
Lance la recherche
Zone de saisie du critère recherché
• La liste déroulante permet de choisir le type de documents recherché• Grâce à l’usage des caractères génériques il est possible d’effectuer une recherche « approchée » : • « hoch* » permettra de trouver « HOCHE » par exemple
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Recherche multi-critères
• Le mode de recherche "avancée" permet de cibler les critères à rechercher• Les assistants d'aide à la saisie sont utilisables• Les documents héritent des index de leur pli
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Liste des résultats
Rappel l’écran de recherche
Résultats de la recherche
Cliquer sur un entête de colonne permet de trier les résultats
Le trombone ouvre directement le document trouvé.
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Ouvrir un document depuis son dossier
Cet icône permet d’ouvrir le document à partir du dossier dans lequel il a été automatiquement classé
Consultation
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Consulter un document
Suivi des versions
Signature numérique
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Transférer une résultat par mail
Transférer des document par mail
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Annoter un document
Annoter un document
Produire un document
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Générer un courrier
• Je souhaite écrire à mon client pour lui demander des informations complémentaires• Le courrier est produit à partir d’un modèle• Une fusion avec les méta données disponible est possible
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Un document produit automatiquement
• Un courrier est produit automatiquement en fonction • d’un modèle• des informations contenues dans la base de données
• Un code à barres a été ajouté pour faciliter la récupération du document
Statistiques et traçabilité
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Tracabilité du traitement du document
Accès à l’historique du document ( Traitement)
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Tracabilité des actions sur le document
Accès à l’historique d’utilisation du document
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Statistiques et supervision
1100 5500 4411
55 2200 66
55 2200 77
1100 3300 44
55 1100 1122
55 1100 1166
55 2200 66
2200 5500 3322
55 1100 44
55 1100 77
55 1100 1144
55 2200 88
55 2200 33
55 1100 22
55 1100 33
55 1100 99
55 1100 55 5
Administration
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Une console d’administration unifiée
Une console complète permet d’administrer les applications de gestion de contenu :• Applications,• Rôles,• Utilisateurs,• Menus,• Formulaires,• …
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Interface de modélisation des processus
CAS CLIENTS
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MAIF
Gestion des dossiers de sinistreCourrier, fax et e-mails
Déploiement sur 12 agences
1 200 gestionnaires de sinistre
10 000 plis par jours et par centre soit >10 Million de pages / an
Changement organisationnel facilité
Mutualisation de l’information
Fluidification des activités
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Groupe Berri
Industrialisation des processus clients
Traitement des réclamations (AR)
Dossier Adhérent complet, mis à disposition des applicatifs métiers
Un déménagement sans interruption de services
BÉNÉFICES ET CONCLUSION
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Cliquez pour modifier le styleEverSuite Case Management - En synthèse
Solution packagée pour le traitement du courrier (papier, fax, mails, web…)
Qui s’adapte à votre organisation et à ses changements
Ventilation par Priorités / Compétences / Charges
Qui assure une traçabilité complète
Qui construit automatiquement le Dossier Client 360°
Qui permet un pilotage à chaud pour une meilleure productivité
Qui offre des statistiques de temps de traitement
Sans déploiement sur le poste et rapide à prendre en main
Scalabilité pour prise en compte des montées en charge
Facilement intégrable avec les applications du SI
PRÉSENTATION D’EVER TEAM
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Cliquez pour modifier le styleExperts de l'ECM
+ 20 ans d’expertise en gestion de Documents et de Contenu
Des centaines de clients en EMEA
10% de croissance en France en 2012
65% du CA à l’international
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• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleEverSuite
Un spectre ECM complet :
acquérir, produire, gérer, traiter, archiver, rechercher, valoriser
Des solutions packagées, paramétrables & évolutives
Disponibles sous J2EE ou SharePoint
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• Troisième niveau
Cliquez pour modifier le styleDes centaines de références dans 15 pays
QUESTIONS & RÉPONSES
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Philippe KerrestConsultant ECM
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