Eventos - Apostila i

8/11/2019 Eventos - Apostila i

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MANAUS - 2014

EVENTOS

Prof.: Fernanda Luis Vieira

Disciplina: Etiqueta, Cerimonial e Eventos

Curso: Gastronomia

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1. Conceito:

O evento uma estratgia de comunicao que atinge o pblico de interesse,

divulga a marca de uma empresa, promove seus produtos, potencializa suas vendase contribui com a expanso comercial e conquista de novos mercados

(FORTES;BENINE, 2011, p. 34).

"Evento atividade dos mais diferentes tipos, reunindo pessoas" (ANDRADE,

1999, p. 117).

Em sua maioria um evento divulgado ou comentado, ele apresenta

repercusso. Ou mesmo que no apresente esta caracterstica de influncia

externa, um evento pode ter carter interno, por exemplo uma confraternizao de

fim de ano em uma empresa.

A lngua portuguesa define a palavra eventocomo um acontecimento, algo que

obteve sucesso, ou uma eventualidade. A partir desses significados podemos

compreender que um evento pode se referir tambm comemorao de uma data

especfica, ou celebrao de algo; ou ainda referir-se a alguma atividade que tenha

sado da rotina, que tenha sido realizada diferente de costume, ou que no possua

uma periodicidade.

Embora possa ser realizado em diferentes contextos, um evento caracteriza-se

por ser em sua grande maioria, considerado uma atividadeprofissional. Por

exemplo, um casamento um evento onde os noivos, familiares e amigos esto

usufruindo de um resultado de atividades de vrios profissionais: cerimonialistas,

empresa de buffet, aluguel do vestido da noiva, o alfaiate que fez o terno, a grfica

que fabricou os convites, etc. E ainda que todos os recursos deste exemplo sejam

feitos de forma amadora, um casamento continua sendo considerado um evento por

agrupar esses elementos e atividades em uma nica data, em um momento onde

elas se encontraro em prol de um objetivo comum.

Um evento interliga atividades voltadas para um pblico alvo: lanamento de

produtos, desfiles,promoes de lojas e supermercados, atividades esportivas

(olimpadas, maratonas, etc.), apresentao de um trabalho artstico (estria de

filmes, exposies de pinturas ou esculturas, musicais, palestras, etc.), anncio de

nova sociedade, comemorao por ter atingido uma meta, entre outros. Com

freqncia, empresas realizam eventos com objetivo de reforar sua imagem e
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posicionamento, e dessa forma fidelizar clientes, reconquistar antigos contatos, e

prospectar futuros consumidores.

Portanto evento pode-se definir como atividade organizada, planejada que atrai

pessoas com algum objetivo em comum.

2. Etapas de um evento:

Pr-evento: Inicia no momento em que comeamos colocar em prtica a

primeira ideia que tnhamos, tendo incio com o planejamento, que

essencial em qualquer tipo de evento. O estgio termina quando passamos

ao local escolhido para o evento e comeamos a prepar-lo.

Evento: Essa etapa comea quando se move a organizao para o local do

evento e tem incio a montagem das instalaes temporrias do mesmo.

Ps-evento: Essa etapa to importante quanto as anteriores, uma vez que

concludo o evento, torna-se importante avaliar e analisar seus resultados e

metas alcanadas.

3. Planejamento e Organizao

Para a realizao de um evento deve-se atentar aos seguintes tpicos:

PR-EVENTO EVENTO PS-EVENTO

Estabelecimento de objetivosNvel de coordenao e

supervisoAvaliao (1 semana aps)

Promoo e divulgao Logsticaplanejada Ps-vendaTemtica Montagem

Programa com a agenda deatividades

Credenciamento departicipantes

Relao de possveis locais e

sedes para o evento

Agenda de atividades do

eventoPatrocinadores e apoiadores DesmontagemBusca e seleo de

fornecedores


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Objetivos: devem ser considerados como geral e especficos. onde

determina o que pretende com o evento, de forma ampla e especfica.

Pblico: a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou

misto, e quem dentro dessa classificao.

Estratgia:consiste naquilo que serve de atrao para o pblico de interesse

do evento.

Recurso:so todos os humanos, materiais e fsicos que sero utilizados no

evento.

Implantao: a descrio dos procedimento, desde a aprovao do projeto

at o seu trmino.

Fatores condicionantes:so fatos, decises e acontecimentos aos quais o

projeto fica condicionado para a sua realizao.

Acompanhamento e controle: a determinao de quem e como ser feita

a coordenao de todo o processo da organizao do evento.

Avaliao: feita aps o evento em forma de relatrio para ser entregue a

quem solicitou a organizao. uma espcie de prestao de contas.

Oramento previsto: deve ser feito detalhadamente. dele que viro os

recursos financeiros necessrios para o pagamento dos recursos humanos emateriais. Caso se busque patrocnio, apoio, permuta, dever ser dividido em

cotas para serem negociadas com os interessados.

3.1. Modelo de planejamento e organizao de eventos


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3.2. Modelo de brief ingde eventos

Briefing um conjunto de informaes preliminares, uma coleta de dados

discutidas em uma reunio para o desenvolvimento de um evento. Deve criar umasequncia de aes para definir a soluo que se procura, como definir o

problema, e com as discusses propor estratgias para criar solues. O briefing

uma pea fundamental para a elaborao de um projeto de eventos.

EMPRESA/CONTRATANTE

Razo Social

Endereo Fone

Fax

Contato

Cargo/Depto.

Segmento de atuao da empresa

Produto e/ou linha de produto ou servio.

1. EVENTO1.1. Tema

1.2. Objetivo principal do evento

1.3. Tipologia (tipo de evento) do evento.

2. PBLICO ALVO

2.1. Perfil do pblico-alvo, sexo, faixa etria, escolaridade, nvel

socioeconmico, grau hierrquico

2.2. Nmero estimativo de participantes

2.3. Origem geogrfica dos participantes.

3. DATA/DURAO

4. LOCAL

5. PROGRAMAO DO EVENTO

6. HOSPEDAGEM

7. TRANSPORTE

7.1. Transportadora oficial

8. SERVIOS


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8.1. Alimentao

8.2. Brindes

8.3. Traslados

8.4. Atividades Sociais, culturais, tursticas

9. CONVIDADOS E AUTORIDADES

9.1. Identificao /9.2. Diferenciao de servios e honras oferecidas

10. ORAMENTO

10.1. Valor

10.2. Patrocinadores

3.3 Modelo de projeto de eventos

1. Equipe/Comisso organizadora

2. Nome do evento

3. Tipologia do evento (conceituar)

4. Tema do evento

Deve-se a partir de um tema central, seguindo uma linha mestra com base na

qual sero definidos os demais assuntos a serem abordados. O tema deve ser

claro, atual de grande interesse para o pblico-alvo, pois ser decisivo para

estimular a adeso do evento.

Geral: o que se pretende alcanas.

Especficos: os objetivos que faro que se consiga atingir o objetivo geral.

5. Justificativas

Detalhar os motivos que justificam a realizao do evento.

6. Pblico-alvo e nmero previsto de participantes

Perfil do pblico-alvo (sexo, faixa etria, escolaridade, nvel

socioeconmico, grau hierrquico);

Nmero estimado de participantes

Qual a origem geogrfica dos participantes?

7. Local do evento (deve refletir a imagem do evento e da organizao)

8. Perodo de realizao do evento e horrios

9. Taxa de inscrio e/ou ingresso (se for o caso)

10. Programao e formato (fluxo geral do evento)


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11. Cerimonial e protocolo

12. Recursos necessrios

13. Contratao de terceiros: qualidade e idoneidade dos servios

14. Infra-estrutura interna e externa

15. Tributos, impostos e taxas

16. Mecanismos de divulgao: meios de comunicao, material

promocional, programao visual

17. Promoes e atraes: criao de eventos paralelos

18. Relao das atividades a serem desenvolvidas

19. Previso oramentria

20. Instrumentos de controle e avaliao

21. Consideraes gerais

4.Tipos de Eventos:

Reunio dialogal: baseada na informao, no questionamento e na

discussopalestra, conferncia, seminrio, simpsio, conveno, entrevista,

entre outros;

Reunio coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximao

entre aspessoas e na confraternizao - coquetel, caf da manh, almoo,

jantar, brunch (breakfast + lunch), happy hour, entre outros;

Competitivas:concurso, torneios, entre outros;

Expositivas e Demonstrativas: feira, salo, mostra, exposio, desfile,

lanamento de produtos, inaugurao, entre outros.

Ciclo de palestras: uma srie de palestras. Tanto pode ser um assunto

desdobrado em vrias apresentaes como vrios assuntos que se

complementam.Igualmente, pode ser ministrado por um ou vrios palestrantes,

especialistas no assunto.


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Conferncia: uma reunio formal, em que um especialista desenvolve

determinado tema sobre o qual tem amplo domnio. Ao final de sua exposio,

responde perguntas.

Congresso: so reunies promovidas por entidades de classe ou associaes

diversas, para apreciao, estudos, debates de interesses seus, de seus

participantes ou sobre algum ramo de conhecimento que queira criar, desenvolver

ou colaborar. Normalmente, o congresso se desenvolve em mdulos ou sesses

organizados de diversas formas: mesas-redondas, sesses plenrias, reunies de

comisses mistas, subcomisses, subgrupos ou grupos de trabalhos.

Conveno: o esforo de um determinado agrupamento social. Normalmente

busca a integrao, o conhecimento recproco dos seus participantes, a

homogeneizao de procedimentos, comportamentos ou informaes.

Frum: destinado exclusivamente s pessoas que dominem o assunto a ser

tratado. O participante poder debater com liberdade suas posies, sem restries

quanto quantidade de participantes. Existe um mediador para garantir a

participao livre dos interessados, direcionando-os na busca do consenso e no

registro de opinies significativas.

Inaugurao: um evento formal de alta representatividade social, e, portanto,

requer um planejamento minucioso, envolvendo todas as fases de um evento

complexo, portanto, no deve ser confundido com apenas um cortar de fita e o

descerramento de uma guarnio que envolve uma bela placa comemorativa.

Mesa redonda: tcnica utilizada por pequenos grupos comprometidos com um

mesmo ramo de conhecimento ou interesse, para esclarecimentos, troca de ideias,

discusso de casos. Cada participante tem tempo para expor os seus pontos de

vista, para serem apreciados e debatidos. Para se garantir a boa ordem dos

trabalhos nomeado um coordenador que todos devem acatar.

Palestra: uma pessoa, conhecida como palestrante, se prope ou concorda emlevar aos ouvintes o seu conhecimento, a sua experincia ou o seu entendimento


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sobre determinado assunto. No existe uma regra fixa quanto ao tempo de durao

e a participao do pblico. Normalmente, realiza-se no intervalo de 30 e 60

minutos, com ou sem perguntas durante a exposio. O comum que perguntas

ocorram aps o trmino da palestra.

Recepo:simptica reunio, rpida e simples de se organizar e de baixo custo. Na

maioria das vezes feita na prpria instalao (residncia, escola, escritrio,

empresa) ou em clubes, objetivando atender s necessidades e s satisfaes

pessoais ou sociais.

Reunio: o encontro de duas ou mais pessoas para o exerccio de alguma

atividade. Elas podem ser formais ou informais.

Seminrio:destinado a pessoas que apresentem praticamente o mesmo nvel de

conhecimento. Os participantes tm prvio conhecimento do que ser tratado.

Divide-se em trs fases: Exposio, discusso e concluso.

Sesso de autgrafo: o encontro do autor de um livro com o seu pblico. Com

certeza vai ficar carinhosamente marcado por uma dedicatria e um autgrafo. O

autor cria uma excelente oportunidade para confirmar as suas pesquisas, quanto ao

tipo de pessoas que ele est sensibilizando com a sua escrita: expectativas, suas

necessidades, etc.

Simpsio:os expositores debatem os assuntos com o pblico assistente, dentro de

normas pr-estabelecidas.

Solenidade:normalmente um evento que consegue concentrar muitas pessoas.

No raro, destina-se a homenagens que preveem a entrega de prmios, de placas

comemorativas, prtica de discursos, etc.

Workshop: na verdade, trata-se de uma Loja de Trabalho, cuja finalidade

promover o aprendizado de forma prtica. (MARTINS, 1999, p. 77-81).

Quando tratamos de eventos baseados nas reunies coloquiais sociais, comobrunch, happy hour, almoo e jantar adotamos esta definio:


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Brun ch (breakfast + lunch )- tipo de evento criado nos Estados Unidos e adotado

com sucesso no Brasil. Caracteriza-se por um caf da manh - almoo servido em

estilo buffet, com o objetivo de apresentar e "vender" uma idia ou produto a um

grupo de pessoas, no exigindo adjacncia fsica entre os participantes.

Alm do bom planejamento, o sucesso do brunchest no equilbrio entre os doces e

salgados e entre os sucos e bebidas. Deve ser lembrado de que se trata de um caf

da manh-almoo, horrio no qual os estmagos esto vazios. Tortas salgadas e

sanduches podem ser servidos com bolo ingls, pezinhos, pes de queijo, frios e

queijos so bem-vindos. Prximo da hora do almoo, empadas, coxinhas. Sucos,

caf, ch, leite podem estar lado a lado com coquetis de frutas. No abusar de

cremes, chocolates e bebidas com alto teor alcolico, principalmente na primeira

fase do evento.

Alm do seu conceito empresarial, o brunch utilizado socialmente em finais de

semana, quando os horrios so mais flexveis e as pessoas acabam fazendo duas

refeies em uma s. O horrio ideal para sua realizao das 10:00 s 14:00

horas.

Happy Hour:empresarialmente, trata-se de um evento caracterizado por um drink,

sempre ao final da tarde, utilizado como poltica de entrosamento da empresa.

dirigido a um nmero limitado de participantes, que se renem em local adequado -

bar, galerias, restaurantes -, objetivando a otimizao do relacionamento, entre

drinks, canaps e uma boa conversa.

Pode haver entretenimento, como sorteios de aperitivos e jogos de salo, sendo o

horrio ideal para sua realizao das 17:30 s 19:00 horas.

Almoo ou jantar: evento utilizado para comemoraes, confraternizaes econsolidao entre parceiros empresariais. O jantar mais formal do que o almoo,

exigindo uma forma mais elaborada, com planejamento e cerimonial adequados

ocasio. (MEIRELLES, 1999, pgs 49- 55).

Coffee-break: conhecido como a famosa "paradinha para o caf", ocorrendo em

reunies de altos executivos, cursos, palestras, congressos. Muitas vezes utilizada

uma sala de apoio para servir o coffee-break, que dura em torno de quinze minutos,ocorrendo ocasionalmente entre s 10:00 e s 15:00 horas. So servidos dois tipos


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de biscoito, po doce, um tipo de salgado, suco de laranja, ch, caf, leite, mel,

gelias e manteiga.

Breakfast : o desjejum ou caf da manh forte, normalmente informal e sadio.

Envolve alimentos ricos em protenas, cereais e vitaminas e pode ser realizado das

6:00 s 10:00 horas.

Coquetel: um tipo de reunio social prtica e rpida, em que as pessoas ficam em

p, circulando por entre vrios grupos, o que estimula a comunicao entre as

pessoas. Realizado por inmeros motivos (homenagear algum, inauguraes,

comemoraes, etc.), permite reunir um nmero maior de pessoas, durante um

determinado perodo, geralmente das 19:00 s 21:00 horas, sem dar muito trabalho

aos anfitries.

Um coquetel pede um cardpio simples: pats, torradas, petiscos, salgadinhos

quentes, drinksvariados e diferentes. Costuma-se resumir o coquetel em quatro S:

Surgir: ser pontual ponto de honra na vida social;

Saudar: saber se apresentar, compor-se, ter entrosamento;

Sorrir: apresentar esprito de festa, ser agradvel;

Sumir: saber que existe um limite de tempo para permanecer em coquetis, nunca

ultrapassar duas horas. (MARTINS, 2000, pgs. 03-07).


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Referncias Bibliogrficas

ANDRADE, Renato Brenol. Manual de eventos. Caxias do Sul: Educs, 1999.

FORTES, Waldyr Gutierrez; BENINE, Maringela. Eventos: estratgias de

planejamento e execuo. 1ed. So Paulo: Summus, 2011.

MARTINS, Ana Maria Santana. Apostila sobre o curso Gesto de Eventos e

Cerimonial. So Paulo, 2000.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Tudo sobre eventos. So Paulo: STS, 1999.

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