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Evento social "Bautizo"
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MATERIA: Servicios complementarios
PROFESOR: Jorge A. Ramírez Luna
CARRERA: Administración Turística
GRUPO: 801 “A”
EVENTO SOCIAL:
Mi Bautizo
INTEGRANTES:
Cisneros Flores Yuliana
García Gabriel Salustia
La empresa BIO EVENTS by Huatulco se encarga de organizar todo tipo de
evento que esté al alcance de sus bolsillos. En esta ocasión solicitaron nuestros
servicios para planear un Bautizo.
El bautizo es un momento muy importante para muchos padres y generalmente
su planificación suele ser un tanto compleja, ya que no solo se trata de planificar
un evento, sino que se debe de compatibilizar con el niño(a) quien hará su
bautizo.
1. Caracterización del evento Este tipo de evento social está enfocado especialmente a padres que están
interesados en bautizar a sus hijos. La empresa ofrece precios accesibles de
acuerdo a las necesidades de cada cliente.
2. Tiempo de planeación Para que este evento se empezara a desarrollar el cliente lo planeo 6 meses de
antelación, desde el momento indicado se empezó a movilizar el proceso.
4 meses antes del bautizo
Se debe acordar y elegir el día y la fecha que llevara a cabo el bautizo
o En este lapso se debe elegir la temática, la decoración.
o Visita a la Iglesia y la programación de la ceremonia
o Realizar una cotización general de todos materiales requeridos.
o Elección de la iglesia para la ceremonia, y ver si en esas fechas hay
disponibilidad.
o La elección del salón u otro lugar y aquí mismo pedir cotización para el
evento.
o Se debe hacer la lista de invitados.
o Definir el tipo de decoración para la iglesia y el salón, así como las flores,
manteles, y los globos que en este caso serán color blanco.
De 3 a 2 meses antes del bautizo.
o Se debe firmar el contrato de empresa con persona solicitante.
o Revisión de la lista de invitados, y también ver si se tienen que aumentar o
disminuir para cotizar nuevamente.
o Hacer la degustación y así establecer el menú que se ofrecerá.
o Empezar a comprar la vestimenta del niño por ejemplo: el traje para el niño
(el pantalón, la camiseta, el saco, los zapatos, los guantes, la corbata, la
cadena, la esclava).
o Escoger los padrinos de honor.
o Elección final de la decoración para la iglesia y el salón.
o Contratación del equipo que estará a cargo de fotografías, video y tipo de
música, teniendo en cuenta que habrá niños y saber elegir la música.
1 mes antes del bautizo
o La elaboración de cómo va a estar la mesa de regalos.
o Entrega final de las invitaciones ya con la fecha verdadera y la dirección
donde se llevara a cabo.
o En este lapso se debe elaborar el protocolo de la ceremonia religiosa.
15 días antes del Bautizo
o Verificar pequeños detalles para el evento.
o Espera del evento.
El gran día.
o Llevar a cabo todo lo planeado, es decir aquí entra la fase actuar.
3. Perfil del cliente
Edad: 3-12 años
Sexo: Masculino y Femenino
Religión: Católica
Nacionalidad: Mexicana
Nivel de estudios: primaria
4. Número de Asistentes Para este evento solo se requieren un total de 100 invitados entre las cuales se
encuentran:
Los familiares más cercanos como: tíos(as), abuelos, amigos, etc.
Los amigos de su escuela.
Los amigos más cercanos de los padres.
5. Objetivos (General, específicos)
Objetivo General: Organizar eventos sociales, respondiendo de acuerdo a las
necesidades del cliente donde el servicio que se ofrezca sea innovador. Contar
con un equipo de trabajo capacitado profesionalmente para brindar el servicio.
Objetivos Específicos.
Brindar un buen servicio de calidad al cliente
Dar a conocer cuáles son los tipos de eventos sociales que podemos
organizar.
Cumplir los términos establecidos en cuanto al servicio, calidad y tiempos
estandarizados.
6. Requerimientos
I. Contactar a la parroquia: cada una de ellas tienen distintas reglas sobre los
requisitos de bautizo.
II. Elegir a los padrinos: generalmente que sean casados o solteros.
• Platicas
• Contribución de los padrinos
III. Decidir presupuesto
Invitaciones y recuerdos
Dulceros
Globos
El pastel
Renta del salón
La mantelería
Entretenimiento
Música
Servicios fotográficos
IV. Elegir restaurante o menú
Plaque
V. Elegir la vestimenta del niño.
Tallas
Cuando comprar la ropa
VI. Elegir los invitados
Familiares
Amigos
7. Costos Totales Estas empresas que cotizamos los precios son generales ya que nuestra empresa
se hará cargo de checar que precios les conviene para el evento programado.
8. Precio de venta al cliente En la empresa Bio Events by Huatulco consideramos la opinión de los clientes
para ello tuvimos que preguntarle cuanto estaban dispuesto a pagar por el evento
o con cuento presupuesto contaban. El presupuesto que planearon para el evento
es de $250,000.00.
Nª Material Cantidad Precio Precio Total
1
Animador( para las
actividades con los
niños)
1 $1,500.00 $1,500.00
2 Ceremonia 2000 2000
Cocineros 2 1400 2800
3 Decoración 2500 2500
4Dulces para los
niños1750 1750
5Encargado de
salón 1 900 900
6 Flores
Iglesia 3400
Salón 3200 6600
7 Fotografías y video 2 horas 6500 6500
8 Invitaciones 100 2000 2000
9 Manteles 16 50 800
Mesas 16 90 1440
10 Mesa de ceremonia 1 300 300
11 Mesa de honor 1 500 500
12 Mesa de regalos 1 300 300
13 Meseros 2 200 400
15 Música (DJ) 3000 3000
16 Pastel 2 2600 2600
17 Salón 1 4000 4000
18 Sillas 160 50 8000
$36,240.00 $47,890.00Costos Totales
9. Formatos de empresa (cotización, presupuesto, etc.)
Nombre: Salón Casa Reyes
Dirección: Boulevard Bahía Mza.5 Lote 144,
Sector.
Teléfono: 958 583 41 54 / 958 587 17 79
Ciudad: Bahías de Huatulco, Oaxaca.
Email: [email protected]
Página web: www.casareyes.com.mx
Datos del Cliente
Nombre: Events by Huatulco
Dirección: Bahía Santa Cruz
303,C.p.70989
Ciudad: Bahías de Huatulco,
Oaxaca
Teléfono: 958 116 72 82
Fecha de
presupuesto:
15 Junio 2016
DESCRIPCIÓN UNIDADES PRECIO TOTAL %
DCTO.
PRECIO
DCTO
TOTAL
FINAL
Salón 1 4000 4000 10% 400 3600
Sillas 160 50 8000 20% 1600 6400
Mesas 16 90 1440 5% 720 720
Mesa de honor 1 500 500 3% 150 350
Mesa de regalos 1 300 300 3% 90 210
Mesa de
ceremonia
1 300 300 3% 90 210
Manteles 16 50 800 5% 400 400
TOTAL
PRESUPUESTO
3450 13790
Dulceria “La Abejita”
Dirección: Flamboyán Manzana 10 Lote 20 102,
Centro de la Población, 70987
Santa María Huatulco, Oax.
Teléfono: 01 958 587 0986
Licenciada Cisneros:
En respuesta a su atenta recibida el 10 de Junio del presente, damos a conocer la cotización de los
siguientes productos:
ITEM CÓDIGO CANTIDAD DESCRIPCIÓN VALOR UNIT. VALOR TOTAL
1 447424 30 Paletas dulces 3 90
2 139530 30 Paletas picosas 3 90
3 564069 25 Mini pelones 7 175
4 460022 25 Duvalines 4 100
5 477553 30 Bocadines 3 90
6 129870 15 Mini paletas payasos 6.5 97.5
7 110937 50 Cacahuates surtidos 4 200
8 120594 36 Brochetas de bombones 5 180
9 910926 25 Mini bubulubu 8 200
10 127856 25 Totis 1.5 37.5
11 123459 50 cachetadas 2 100
12 157935 30 Mazapanes 4 120
13 753987 30 Gomitas 5 150
14 101195 20 Algodón con azúcar 3 60
15 147356 60 Chicles 1 60
Subtotal $ 1750.00
Valor IVA 280.00
Descuento 5% 140.00
TOTAL COTIZACIÓN 2170.00
CONDICIONES COMERCIALES:
Tiempo de Entrega: Inmediato
Formas de Pago: Efectivo, Cheque o Tarjeta de crédito.
Licenciada
Yuliana Cisneros Flores
Jefe de Compras
Bio Events by Huatulco
10. Organigrama
El Gerente General: Se encarga de dirigir a todos los departamentos de la
empresa cumpliendo con las metas y objetivos de la empresa.
Administrador: Se ocupa de los jefes de cocina, bar y salón quienes a su vez
dirigen a los empleados a su cargo.
Jefe de operaciones: Se encarga del mantenimiento, limpieza y seguridad de la
organización.
Jefe de compras: Se encarga de dirigir la parte de logística y almacén.
Jefe de finanzas: Tiene la funcion de llevar la parte contable y tesorería de la
empresa.
Encargada de Decoración: Tiene la funcion de hacer arreglos para los eventos
que el cliente solicite.
Gerente General
Salustia García
Jefe de operaciones
Salustia García
Jefe de compras Yuliana Cisneros
Jefe de finanzas
Salustia García
Encargada de Decoración
Yuliana Cisneros
Administradora
Yuliana Cisneros
11. Presupuesto (Análisis de costos y Precio de Venta al
cliente) Una vez que se tenga el presupuesto y la cotización ahora la empresa le dará a
conocer el precio de venta al cliente
Empresa BIO Events by Huatulco
Presupuesto Presupuesto
$ 24,000.00 $47890.00 $250,000.00
Total a pagar cliente $71,890.00
12. Planos de Montaje
El montaje mesa redonda es adecuada para este tipo de evento.
Descripción: El niño se colocara en el centro junto con sus padrinos y habrá
iluminación. Y al lado estará una mesa especialmente para sus regalos y
las demás mesas que hay son especialmente para los invitados.
Mesa de regalos
MESA DE HONOR
13. Invitaciones
Para esta ocasión se les pide a los invitados venir con ropa formal ya que es una
fiesta familiar para convivir entre familiares y amigos. A continuación se muestran
algunas invitaciones que estarán diseñas por la empresa, de acuerdo a las
necesidades de cada cliente.
14. Decoración
Esta pequeña empresa lo que trata de hacer que el momento sea inolvidable que
sea experiencia maravillosa para usted y sus invitados.
El evento se llevara a cabo en un salón entonces se decorara de color dorado,
azul y blanco para iluminar el espacio y con la finalidad que el niño disfrute su
bautizo. Considerando también los gustos y preferencias de los clientes.
En la parte central de las mesas se colocara pequeños obsequios de recuerdos
para los invitados.
Decoración de mesas: lo más adecuado es utilizar manteles, con colores ya
elegidos por el cliente, agregar adornos y accesorios de colores claros,
recordando la sencillez, humildad en la decoración.
15. Directorio detallado de proveedores (Censo local)
Estos proveedores nos ayudaran para poder llevar un buen servicio en la
empresa.
Animadores
Contacto: «Hotel las Brisas»
Teléfono:01 55 8421 2662
Arreglos y decoraciones
Contacto: La casa de las Flores
Pág. web: www.floreshuatulco.com
Banquetes Casa reyes
Contacto: Chef. Néstor Reyes
Pág. web: www.casareyes.com.mx
Cocineros
Contacto: Restaurante Los Portales
Pág.
web: www.losportaleshuatulco.com
Dulcería
Contacto: La Abejita
Teléfono: 01 958 587 0986
Equipo de audio y sonido
Contacto: Rubén Santiago Martínez
Teléfono: 958 113 07 38 / 958 58 3
47 19
Pág. web: www.samaraudio.com/dj.
Florería
Contacto: Flor Arte
Teléfono: 01 958 587 0356
Foto Estudio
Contacto: «Gaby»
Teléfono: 01 958 583 4268
Iglesias
Contacto: En el centro (enfrente del
parque)
Dirección: Calle Gardenia, H,
Crucecita, Oax.
Invitaciones
Contacto: Banquetes Huatulco
Pág.web: Mnz. 1, Lote 5, Int.
7 70989 Huatulco (Oaxaca)
Meseros
Contacto: Restaurante Los Portales
Pág. web:
www.losportaleshuatulco.com
Pastelería
Contacto: San Alejandro
Teléfono: 01 958 587 0317
16. Programa (Desarrollo del evento)
Este programa será dirigido por el maestro de ceremonias, es una de las personas
que trata de motivar el evento.
HORA PROGRAMA
2:00-2:30pm Bienvenida
2:30-2:40 Presentación de los padrinos
2:40-2:45 Felicitaciones
2:45-4:50 Banquete
4:50-5:00 Brindis
5:00-7:30 Actividades por el animador
7:30-7:45 Agradecimientos
7:45-10:30 Grandioso baile
10:30-10:45 Despedida
17. Ceremonial y protocolo casual
Buenas tardes amigos y amigas gracias por asistir bienvenidos al evento
programado, brinda moles un fuerte y caluroso aplauso al niño José de Jesús
Santiago Carmona que el día de hoy está celebrando su primer sacramento
cristiano.
A continuación presentaremos a los padrinos Roberto Catalán Vásquez y
su esposa Victoria Cruz Martínez brindémosle un fuerte aplauso.
Agradecemos la invitación que nos ha hecho la familia Santiago Carmona
que hoy tiene el orgullo de celebrar con su hijo el Bautismo.
Alcemos nuestra mano derecha para poder brindar por el agradecimiento a
Dios por a ver concedido este momento.
A continuación presentamos al animador que estará a cargo de las
actividades para los niños presentes.
Finalizando las actividades demos las gracias y de antemano agradecemos
a la familia nuevamente por la invitación.
Invitamos a las personas a la pista de baile para que sigan disfrutando de la
fiesta.
18. Medidas de Seguridad
Que este montado antes de llevarse a cabo el evento
En caso de servir la comida caliente contratar a personas para la vigilancia.
Que no lleguen con bebidas alcohólicas
Que cumplan con los requisitos
Verificar que el equipo que se necesitara este con anticipación.
Elaborar una lista de contactos con números telefónicos de emergencia.