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EUROPE DIRECT
(2021 – 2025)
GUÍA DEL SOLICITANTE
30 de junio de 2020
AVISO IMPORTANTE
La Guía del solicitante es una guía general para el usuario, cuyo objetivo es explicar a los solicitantes las principales normas que han de aplicarse a la presentación de sus propuestas.
Cubre las subvenciones para actividades concedidas en el marco del procedimiento de subvención EUROPE DIRECT, gestionado por la Dirección General de Comunicación a través del EU Funding &
Tenders Portal («el portal»).
Está diseñada para ser su principal referencia práctica a la hora de preparar y presentar su propuesta.
En la medida de lo posible, intente hallar usted mismo las respuestas que necesite (disponemos de recursos limitados para el tratamiento de las preguntas directas).
Todos los términos están explicados en el Glosario.
Los detalles sobre los procesos y procedimientos se describen en el Funding & Tenders Portal Online Manual. El manual en línea también contiene preguntas frecuentes e instrucciones detalladas para el
sistema de intercambio electrónico .
La lista completa de documentos de referencia (incluida la legislación, el programa de trabajo y las plantillas) puede consultarse en los Portal Reference Documents.
Ponerse directamente en contacto con nosotros
En caso necesario, también puede ponerse en contacto con nosotros (en [email protected] o bien, para preguntas sobre informática, con el servicio de asistencia informática IT Helpdesk).
Subvenciones de la UE: Guía para los solicitantes
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ÍNDICE
1. Cómo enviar su propuesta ...................................................................................................... 4 1.1. Preparar su presentación ............................................................................................. 5 1.2. Cómo rellenar su formulario de solicitud ........................................................................ 5 Debe cargar los documentos rellenados por usted: .................................................................... 9 1.3. Ayuda........................................................................................................................ 9 1.4. Presentación — Acuse de recibo ................................................................................... 10
2. Información sobre los resultados de la evaluación ............................................................... 10 3. Controles jurídicos finales .................................................................................................... 10 4. Solicitantes: qué son entidades asociadas ............................................................................ 11
4.1. Entidades asociadas ....................................................................................................... 11
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1. Cómo enviar su propuesta
Todas las propuestas deberán presentarse directamente en línea a través del Sistema
de Presentación mediante Portal. No se admiten solicitudes en papel.
La interfaz del sistema de presentación del portal solo está en inglés. No obstante,
debe presentar su propuesta en español.
El proceso de presentación se explica en el Funding & Tenders Portal Online Manual
(junto con instrucciones detalladas para la herramienta informática).
La presentación de propuestas es un proceso en dos etapas:
1. Registro de su organización
2. Presentación de la propuesta — como sigue:
La parte A incluye información administrativa sobre el solicitante
Se rellena directamente en línea.
La parte B (descripción de la acción) se refiere al contenido técnico de la
propuesta.
Rellene la plantilla del formulario de solicitud y cárguela como archivo PDF
(obligatorio)
Parte B (anexos y documentos justificativos).
Cárguelos en formato PDF:
o Firme la declaración jurada y cárguela como archivo PDF. (obligatorio)
o Cargue todos los documentos justificativos como archivo PDF. (si
procede, véase el apartado 8.2 de la convocatoria de propuestas)
La propuesta debe presentarse antes de la fecha límite (especificada en el
documento de convocatoria). Si incumple el plazo, el sistema rechazará
automáticamente su propuesta y se considerará que no ha sido presentada.
La propuesta debe respetar los límites de páginas (especificados en el modelo de
formulario de solicitud); no se tendrán en cuenta las páginas sobrantes.
Los documentos obligatorios deben cargarse en la categoría adecuada; por
ejemplo, la solicitud en el apartado del formulario de solicitud; la declaración
jurada, en el apartado de la Declaración jurada (de lo contrario, su propuesta
podría estar incompleta y, en consecuencia, podría no admitirse). Todos los
documentos justificativos (si procede, véase el apartado 8.2 de la convocatoria de
propuestas) deben cargarse con el nombre de documento justificativo 1,
documento justificativo, 2 , etc.
Se recomienda encarecidamente que rellene su propuesta con la suficiente antelación con respecto al plazo, para evitar problemas de
última hora. Usted asumirá íntegramente la responsabilidad por cualquier
problema técnico derivado de presentaciones de última hora (por ejemplo, acumulación, etc.). NO se ampliará el plazo de convocatoria.
Si bien puede guardar versiones sucesivas de su solicitud, le recomendamos que previsualice la plantilla de la propuesta antes de iniciar el proceso de presentación en línea (el texto de la muestra puede
descargarse de los documentos de referencia del portal).
Para rellenar la parte A, todos los solicitantes deben estar registrados en el registro de participantes y haber comunicado su PIC al coordinador. Las entidades asociadas también deben registrarse, pero posteriormente durante la fase de preparación de la subvención.
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1.1. Preparar su presentación
Debe hacer tres cosas antes de presentar su solicitud:
1) Leer los documentos de referencia
Comprobar si:
su organización/propuesta cumple los criterios de subvencionabilidad
e informarse de lo siguiente:
los criterios de adjudicación
los requisitos relativos a la capacidad financiera y operativa
los criterios de exclusión
las condiciones de admisibilidad (por ejemplo, fecha límite de la
convocatoria, número máximo de páginas, etc.)
otros (por ejemplo, acuerdos de cofinanciación).
2) Crear una cuenta de usuario
Para utilizar el sistema de presentación electrónica de financiación y licitaciones
(la única forma de presentar la solicitud), todos los solicitantes deben crear una
cuenta de usuario EULogin, a no ser que ya tenga una. Es la antigua cuenta ECAS.
3) Registre su organización en el registro de participantes
Una vez que tenga una cuenta EULogin, puede registrar su organización en el
registro de participantes.
Cuando haya finalizado su registro, recibirá un código de identificación de
participante de nueve dígitos (CIP, PIC en sus siglas en inglés). Necesitará el
número PIC para rellenar la parte A de la solicitud.
Necesitará el número PIC de las entidades asociadas (en su caso) para rellenar la
parte B de la solicitud (formulario de solicitud). Esto significa que también han de
registrarse en el registro de participantes.
1.2. Cómo rellenar su formulario de solicitud
No es necesario completar el proceso de registro en una única sesión. Puede introducir algunas informaciones, guardarlas y seguir posteriormente.
.
Para que su propuesta tenga las máximas posibilidades de ser seleccionada para su
financiación, asegúrese de que:
es pertinente: responde a los objetivos pertinentes de la convocatoria;
está completa: incluye toda la información pertinente; respete rigurosamente el formato de la plantilla que aparece en la parte B y asegúrese de cargar toda la información solicitada;
es clara y concisa: no interprete la exhaustividad como una obligación de incluir tanta información (y palabras) como sea posible; su propuesta también debe ser
fácilmente comprensible, precisa y centrarse en el contenido; respeta el límite de páginas; no repite información.
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Parte A — Formularios administrativos
La Parte A del modelo de propuesta del Sistema de Presentación mediante
Portal debe rellenarse directamente en línea.
La explicación completa sobre cómo rellenar la solicitud está disponible en el apartado
'Visit our How to' user guide’ en el lado izquierdo del modelo de la propuesta. A
continuación encontrará más información sobre qué poner en determinados
campos.
Después de introducir su número PIC (véase el apartado 1.1 para más información
sobre el número PIC):
1. Seleccione su función - Main contact (contacto principal) o Contact person
(persona de contacto). Por lo general, debe seleccionar la función Main contact.
Si decide utilizar la función Contact person, asegúrese de añadir a la otra
persona de su organización como Main contact en las siguientes etapas antes de
presentar su propuesta.
2. Rellene el campo del Acronym. Puede elegir lo que más le convenga . El
acrónimo le permite identificar su propuesta si solicita otra subvención a través
del Sistema de Presentación mediante Portal.
3. Rellene el campo Summary. En este campo se indica la información de la
región para la cual usted pide la subvención. Debe elegir una de las regiones de
la lista en el recuadro «Key facts» (Datos esenciales) de la convocatoria de
propuestas.
4. Pulse el botón «Next». Se le pedirá que acepte una cláusula de exención de
responsabilidad si desea seguir adelante con su propuesta. Esto le conducirá a la
siguiente etapa, en la que confirmará su organización, y pulse el botón «Next».
5. Ahora debe rellenar el campo Administrative Forms (formularios
administrativos). Pulse el botón «edit forms» (editar formularios) .
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Al empezar a rellenar el formulario, utilice los botones de navegación del banner para
avanzar en las distintas secciones.
6. Pulse el botón «Show» (Mostrar) para rellenar los campos correspondientes el
apartado «General information» (información general).
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7. El campo Acronym se copia automáticamente el apartado anterior.
8. En el campo Proposal title (título de la propuesta) debe indicarse la
denominación del servicio EUROPE DIRECT que propone. La denominación debe
ser «EUROPE DIRECT» seguida de una localización ampliamente reconocida, es
decir, la ciudad, región o zona de repercusión, por ejemplo EUROPE DIRECT
Berlín, EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Valle d’Aosta, etc.
9. El valor del campo Duration in months (duración en meses) es fijo. Debe indicar
«56 meses», ya que es la duración del convenio marco de colaboración que han
de firmar los candidatos seleccionados.
10. En el campo Free keywords (palabras clave libres) puede indicar todo lo que
desee añadir, por ejemplo comunicación, participación, ciudadanos, información,
etc.
11. En el campo Abstract (sumario), puede resumir su propuesta en español, por
ejemplo EUROPE DIRECT colaborará con los ciudadanos en mi zona de repercusión
con el fin de permitirles elegir con conocimiento de causa sobre el futuro de la UE
participando plenamente en el proceso democrático europeo.
12. Pulse el botón «Show» (Mostrar) para rellenar los campos correspondientes de la
sección «Participants & contacts» (Participantes y contactos).
13. Pulse de nuevo el botón «Show». Sus datos administrativos se copian
automáticamente el apartado anterior.
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14. Si efectúa la solicitud desde una sección o un departamento de su organización,
puede indicarlo aquí. Si no es así, marque la casilla «not applicable» (sin objeto).
15. Desplace la página hacia abajo y rellene los datos de la persona a cargo de la
propuesta (el «Main contact» indicado en la etapa 1).
Datos de contacto
Asegúrese de que la dirección de correo electrónico que facilita es correcta, funciona y
se comprueba periódicamente (cabe la posibilidad de que, a la hora de evaluar su
propuesta, tengamos que ponernos en contacto con usted para obtener más
información).
Parte B del modelo de la propuesta del Sistema de Presentación mediante
Portal — Descripción de la acción.
Debe cargar los documentos rellenados por usted:
Formulario de solicitud
Declaración jurada, debidamente firmada y escaneada.
Cualquier otro documento justificativo que se solicite en el apartado 8.2 de
la convocatoria de propuestas: descripción de la sede de EUROPE DIRECT,
descripción de logros anteriores y actuales y CV en formato Europass del
responsable de EUROPE DIRECT (tal y como se indica en el apartado 8.2 de
la convocatoria de propuestas).
1.3. Ayuda
En la medida de lo posible, intente hallar usted mismo las respuestas que
necesite, en esta y en el resto de la documentación.
Manual en línea
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Preguntas y respuestas en el sitio web de la Representación en
https://ec.europa.eu/spain/europe-direct-call-21_es (las preguntas deben
enviarse a más tardar el 8 de octubre de 2020)
Preguntas más frecuentes del portal (para preguntas de carácter general)
Si cree que no tiene otra opción, póngase en contacto con nosotros del siguiente
modo:
IT Helpdesk: para preguntas técnicas sobre el Sistema de Presentación
mediante Portal (olvido de contraseñas, derechos de acceso y funciones,
aspectos técnicos de la presentación de propuestas, etc.).
Otras preguntas — utilice nuestra dirección de correo electrónico: comm-
1.4. Presentación — Acuse de recibo
Una vez presentada la propuesta, recibirá un correo electrónico de confirmación (con
la fecha y la hora de su solicitud).
2. Información sobre los resultados de la evaluación
Después de la presentación, normalmente no tendrá noticias nuestras hasta después
de la evaluación, a menos que sea necesario aclarar cuestiones como la
subvencionabilidad o solicitar información adicional.
Comprobaremos la subvencionabilidad y la admisibilidad y evaluaremos su propuesta
con arreglo a los criterios de adjudicación establecidos en el documento de
convocatoria.
Las propuestas que no superen la evaluación recibirán una carta al final de la
evaluación.
3. Controles jurídicos finales
En cualquier momento del procedimiento de subvención, los servicios de validación de
la Agencia Ejecutiva de Investigación (en lo sucesivo, los servicios de validación de la
UE podrán ponerse en contacto con el solicitante, incluidas las entidades asociadas
(en su caso), y solicitar documentos justificativos sobre la personalidad y el régimen
Para garantizar la igualdad de trato a todos los solicitantes, NO podemos responder a
ninguna pregunta sobre el resultado de la convocatoria antes de finalizar la evaluación.
Si no recibe ese correo electrónico, significa que su propuesta NO ha sido presentada.
Si considera que se debe a un fallo en el sistema de presentación electrónica, debe presentar inmediatamente una reclamación a través del IT Helpdesk, explicando las
circunstancias y adjuntando una copia de la propuesta (y, si es posible, una captura de pantalla para mostrar qué ha ocurrido).
En las preguntas relativas a la presentación debe indicarse claramente la referencia de la convocatoria ED-ES-2020.
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jurídicos. Las solicitudes se realizarán a través del sistema de mensajería del registro
a la dirección de correo electrónico de la persona de contacto del solicitante que
conste en el registro. Es responsabilidad del solicitante facilitar una dirección de
correo electrónico válida y consultarla periódicamente.
Los documentos que podrán solicitar los servicios de validación de la UE se enumeran
en «EU Grants and Tenders Rules on Legal Entity Validation, LEAR appointment and
Financial Capacity assessment» (Subvenciones y licitaciones de la UE. Normas de
validación de las entidades jurídicas, designación de LEAR y evaluación de la
capacidad financiera).
Al mismo tiempo, se le pedirá que designe a su representante de la entidad jurídica y
finalizaremos los controles legales obligatorios (validación de la entidad jurídica,
capacidad operativa y financiera, exclusión y doble financiación).
Si su propuesta supera la evaluación y se cumplen todos los requisitos, se le pedirá
que firme un convenio marco de colaboración, seguido de un convenio específico de
financiación, basado en el Plan de Comunicación Anual de 2021 (firmado primero por
el solicitante, y después por la Comisión).
4. Solicitantes: qué son entidades asociadas
Los solicitantes admisibles (véase el apartado 6.1 de la convocatoria de propuestas)
podrán solicitar la subvención:
- individualmente;
- con entidades asociadas.
Si usted presenta una solicitud con entidades asociadas, debe identificar a estas
entidades en la parte correspondiente de su solicitud. Después de la firma de la
subvención, las entidades en cuestión son son conjuntamente responsables de las
actividades de EUROPE DIRECT (de conformidad con el plan anual de comunicación
del formulario de solicitud, que se convierte en anexo del convenio de subvención si el
proyecto es seleccionado para su financiación).
4.1. Entidades asociadas
Una entidad asociada a un beneficiario es una entidad que cumple los criterios de
subvencionabilidad y de no exclusión que se aplican a los solicitantes. Tiene un
vínculo estructural con un beneficiario, en particular un vínculo jurídico o de capital
que no se limita a la acción ni se establece con el único objetivo de su ejecución. Esto
significa que el vínculo debe existir con independencia de la concesión de la
subvención; debe haber existido antes de la convocatoria de propuestas y ha de
seguir siendo válido tras la finalización de la acción.
Las entidades asociadas a un beneficiario pueden ser, por ejemplo: - Entidades
controladas directa o indirectamente por el beneficiario (empresas filiales o de primer
nivel). También pueden ser entidades controladas por una entidad controlada a su
Una solicitud de documentos justificativos no implica que el solicitante haya sido
seleccionado.
Las disposiciones de nuestros modelos de convenio de subvención (convenio marco de colaboración y convenio específico de financiación) son obligatorias e idénticas para
todos los beneficiarios. El modelo de documentos del convenio marco y del convenio específico de financiación se pondrán a disposición de los solicitantes seleccionados a su debido tiempo.
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vez por el beneficiario (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a los niveles
siguientes de control. Entidades que controlen directa o indirectamente al beneficiario
(empresas matrices). Asimismo, podrán ser entidades que controlan una entidad que
controle al beneficiario. - Entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el
beneficiario (empresas asociadas).
El vínculo también puede estar definido por una adhesión, es decir, el beneficiario
está legalmente definido como, por ejemplo, una red, federación o asociación en la
que también participan las entidades asociadas propuestas, o el beneficiario participa
en la misma entidad (por ejemplo, una red, federación o asociación) que las
entidades asociadas propuestas.
Las entidades asociadas deben estar registradas en la parte B de la propuesta - Formulario de solicitud con su nombre y número PIC. Con este fin, las entidades asociadas también deben estar registradas en el registro de participantes (véase el apartado 1.1,
punto 3).
Las entidades asociadas deben cumplir los criterios de subvencionabilidad y de no exclusión. A tal efecto, las entidades asociadas deben firmar la declaración jurada (anexo 2
de la convocatoria de propuestas).
