EUROPE DIRECT

(2021 – 2025)

Ghid pentru solicitanți

30 iunie 2020

AVIZ IMPORTANT

Ghidul pentru solicitanți este un ghid de utilizare generală care urmărește să le explice solicitanților normele principale care se aplică trimiterii propunerilor lor.

El acoperă granturile pentru acțiuni acordate în cadrul procedurii de atribuire a granturilor

EUROPE DIRECT, gestionată de Direcția Generală Comunicare prin intermediul portalului UE

pentru oportunități de finanțare și ofertare („portalul”).

Ghidul este conceput astfel încât să fie principala referință practică pentru pregătirea și trimiterea

propunerii dumneavoastră.

În măsura în care este posibil, vă rugăm să încercați să găsiți singur răspunsurile de care aveți nevoie (dispunem de resurse limitate și nu putem gestiona întrebările directe).

Toți termenii sunt explicați în glosar.

Detaliile privind procesele și procedurile sunt descrise în manualul online, disponibil pe portalul privind finanțarea și ofertarea. Manualul online conține, de asemenea, o secțiune de întrebări și

răspunsuri, precum și instrucțiuni detaliate privind sistemul de schimb electronic .

O listă completă a documentelor de referință (legislație, program de lucru, modele etc.) poate fi

găsită pe pagina dedicată de pe portal.

Contactați-ne direct

Dacă este necesar, ne puteți scrie la adresa COMM-REP-BUH-TENDERS@ec.europa.eu Pentru

întrebări tehnice, contactați serviciul de asistență IT.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

3 din 12

CUPRINS

1. Cum se trimite propunerea ..................................................................................................... 4 1.1 Pregătirea trimiterii ..................................................................................................... 5 1.2 Cum se completează formularul .................................................................................... 6 1.3 Ajutor ....................................................................................................................... 10 1.4 Trimiterea propunerii – confirmarea primirii .................................................................. 10

2. Informații cu privire la rezultatele evaluării ......................................................................... 11 3. Verificări juridice finale ........................................................................................................ 11 4. Solicitanții: ce sunt entitățile afiliate și solicitanții unici ....................................................... 12

1.1 Entități afiliate ................................................................................................................ 12 1.2 Solicitant unic ................................................................................................................ 12

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

4 din 12

1. Cum se trimite propunerea

Toate propunerile trebuie trimise direct online, prin intermediul sistemului de

transmitere online de pe portal. Nu se acceptă propunerile pe suport de hârtie.

Interfața sistemului de transmitere online de pe portal este disponibilă doar în limba

engleză. Cu toate acestea, trebuie să vă trimiteți propunerea în limba română.

Procesul de trimitere este explicat în manualul online disponibil pe portalul privind

finanțarea și ofertarea (împreună cu instrucțiunile detaliate pentru instrumentul

informatic).

Transmiterea este un proces în 2 etape:

1. înregistrarea organizației

2. trimiterea propunerii – după cum urmează:

Partea A include informații administrative despre solicitant

Completați-le direct online.

Partea B (descrierea acțiunii) acoperă conținutul tehnic al propunerii.

Completați modelul de formular și încărcați-l ca fișier PDF (obligatoriu)

Partea B (anexe și documente justificative)

Încărcați fișierele în format PDF:

o Semnați declarația pe propria răspundere și încărcați-o în format PDF.

(obligatoriu)

o Încărcați eventualele documente justificative ca fișiere în format PDF.

(dacă este cazul, a se vedea secțiunea 8.2 din cererea de propuneri)

Propunerea trebuie trimisă înainte de expirarea termenului-limită al cererii

(specificat în textul cererii de propuneri). În cazul în care ați depășit termenul-limită,

propunerea dumneavoastră va fi automat respinsă de sistem și considerată ca nefiind

transmisă.

Propunerea trebuie să respecte numărul-limită de pagini (specificat în modelul de

formular); paginile în plus nu vor fi luate în considerare.

Documentele obligatorii – formularul, declarația pe propria răspundere – trebuie

să fie încărcate în categoria corespunzătoare (în caz contrar, propunerea

dumneavoastră ar putea fi considerată incompletă și, prin urmare, inadmisibilă). Orice

document justificativ (dacă este cazul, a se vedea secțiunea 8.2 din cererea de

propuneri) ar trebui să fie încărcat la categoria sa – document justificativ 1,

document justificativ 2 etc.

Vă recomandăm să vă completați propunerea cu suficient timp înainte

de expirarea termenului-limită, pentru a evita orice probleme care ar putea

apărea în ultimul moment. În caz contrar, riscați să vă confruntați cu probleme tehnice cauzate de transmiterile de ultim moment (blocaje etc.). Termenul-limită al cererii de propuneri NU va fi prelungit.

Chiar dacă puteți salva versiuni succesive ale propunerii dumneavoastră, vă încurajăm să previzualizați modelele de propunere înainte de a începe

procesul de trimitere online (modelul de text poate fi descărcat pe portal (pagina „Documente de referință”).

Pentru a putea completa partea A, toți solicitanții trebuie să fie înscriși în Registrul participanților și să fi comunicat coordonatorului codul lor de identificare. Entitățile afiliate și entitățile care formează împreună un solicitant unic trebuie, de asemenea, să se înregistreze, dar mai târziu pe

parcursul pregătirii granturilor.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

5 din 12

1.1 Pregătirea trimiterii

Înainte de a trimite cererea, trebuie să:

1) Citiți documentele de referință

Verificați dacă:

organizația/propunerea dumneavoastră îndeplinește criteriile de eligibilitate

și informați-vă cu privire la:

criteriile de atribuire;

cerințele privind capacitatea financiară și operațională;

criteriile de excludere;

condițiile de admisibilitate (de exemplu, termenul-limită,

numărul de pagini etc.);

alte aspecte relevante (de exemplu, mecanismele de

cofinanțare).

2) Creați un cont de utilizator

Pentru a utiliza sistemul de transmitere online de pe portalul privind finanțarea și

ofertarea (singura modalitate de trimitere a cererilor), toți solicitanții trebuie să își

creeze un cont de utilizator EU Login, dacă nu au deja unul. Este vorba despre

vechiul cont ECAS.

3) Înscrieți organizația în Registrul participanților

Odată creat contul EU Login, vă puteți înscrie organizația în Registrul

participanților.

După finalizarea înregistrării, veți primi un cod de identificare al participantului,

format din 9 cifre (numărul PIC). Veți avea nevoie de numărul PIC pentru a

completa partea A a cererii.

Veți avea nevoie de numerele PIC ale entităților afiliate (dacă este cazul) și ale

entităților care formează împreună un solicitant unic (dacă este cazul) pentru a

completa partea B a cererii (formularul de cerere). Aceasta înseamnă că și aceste

entități trebuie să se înscrie în Registrul participanților.

Nu este necesar să finalizați procesul de înscriere într-o singură sesiune. Puteți introduce

o parte din informații, să le salvați și să continuați mai târziu.

.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

6 din 12

1.2 Cum se completează formularul

Partea A – Formulare administrative

Partea A a modelului de propunere din sistemul de transmitere online de pe

portal trebuie completată direct online.

Explicația completă privind modul de completare a formularului este disponibilă la

rubrica Visit our How to user guide în partea stângă a modelului de propunere. Mai

jos veți găsi instrucțiuni suplimentare cu privire la informațiile care trebuie

introduse în anumite câmpuri.

După ce introduceți numărul PIC (a se vedea secțiunea 1.1 de mai sus, pentru mai

multe informații despre numărul PIC):

1. Selectați rolul care vă revine – Main contact (persoană principală de contact) sau

Contact person (persoană de contact). În mod normal, ar trebui să selectați rolul

de persoană principală de contact. În cazul în care optați pentru rolul de

persoană de contact, asigurați-vă că în etapele următoare, înainte de a trimite

propunerea, îl atribuiți altei persoane din organizația dumneavoastră rolul de

persoană principală de contact.

2. Completați câmpul Acronym. Trebuie să alegeți acronimul care vă reprezintă cel

mai bine și vă ajută să identificați propunerea dumneavoastră dacă depuneți o

cerere pentru un alt grant prin intermediul sistemului online de transmitere de pe

portal.

3. Completați câmpul Summary. În acest câmp se includ informații despre

regiunea pentru care depuneți cererea. Trebuie să alegeți una din regiunile

incluse pe lista din caseta „Aspectele principale” din cererea de propuneri.

4. Faceți clic pe butonul Next. Pentru a continua, vi se va cere să acceptați o

declarație de declinare a responsabilității. În următoarea etapă va trebui să

confirmați organizația din care faceți parte și să faceți clic pe butonul Next.

Pentru a-i da propunerii dumneavoastră cât mai multe șanse de a fi selectată în vederea finanțării, asigurați-vă că aceasta este:

relevantă – abordează obiectivele relevante ale cererii de propuneri

completă – include toate informațiile relevante; urmăriți cu atenție formatul modelului din partea B și asigurați-vă că încărcați toate informațiile solicitate

clară și concisă – prin „completă” nu se înțelege însă cerința de a include cât mai multe informații cu putință sau de a scrie cât mai mult; propunerea dumneavoastră trebuie să fie ușor de înțeles, precisă și bine motivată; să respecte numărul-limită de pagini; să nu repete informații.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

7 din 12

5. Apoi trebuie să completați câmpul Administrative Forms (Formulare

administrative). Faceți clic pe butonul edit forms (modificați formularele).

Pentru a putea completa formularul, utilizați butoanele de navigare din banner pentru

a avansa de la o secțiune la alta.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

8 din 12

6. Faceți clic pe butonul Show (Afișează) pentru a completa câmpurile

corespunzătoare din secțiunea „General information” (Informații generale).

7. Câmpul Acronym este copiat automat din secțiunea anterioară.

8. Proposal title (Titlul propunerii) trebuie să fie numele centrului EUROPE DIRECT

pe care îl propuneți. Numele trebuie să fie „EUROPE DIRECT”, urmat de o locație

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

9 din 12

recunoscută pe scară largă, și anume orașul, regiunea sau zona deservită (de

exemplu EUROPE DIRECT Berlin, EUROPE DIRECT Kärnten, EUROPE DIRECT Valle

d’Aosta).

9. Întrucât durata în luni este fixă, în câmpul Duration in months trebuie să scrieți

„56” de luni, deoarece aceasta este durata acordului-cadru de parteneriat care

urmează să fie semnat cu solicitanții selecționați.

10. Free keywords (cuvinte-cheie alese liber)– orice cuvinte pe care le puteți adăuga

(de exemplu, „comunicare”, „angajament”, „cetățeni”, „informare”).

11. La secțiunea Abstract (rezumat) puteți introduce un rezumat al propunerii în

limba romana, de exemplu: EUROPE DIRECT va colabora cu cetățenii din zona

mea, în mod proactiv, pentru a le permite să facă alegeri în cunoștință de cauză

cu privire la viitorul UE participând activ la procesul democratic european.

12. Faceți clic pe butonul Show pentru a completa câmpurile din secțiunea

„Participants & contacts” (Participanți și contacte).

13. Apăsați din nou pe butonul Show. Datele dumneavoastră administrative sunt

copiate automat din secțiunea precedentă.

14. Dacă trimiteți cererea în numele unui anumit departament al organizației

dumneavoastră, îl puteți menționa aici. Dacă nu este cazul, bifați căsuța „not

applicable ”(nu se aplică).

15. Mai jos, completați datele de contact ale persoanei responsabile cu propunerea

(„persoană principală de contact” – a se vedea etapa 1).

Date de contact

Vă rugăm să vă asigurați că adresa de e-mail pe care o furnizați este corectă,

funcțională și verificată periodic – în momentul evaluării propunerii dumneavoastră,

este posibil să fim nevoiți să vă contactăm pentru mai multe informații.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

10 din 12

Partea B a modelului de propunere din sistemul de transmitere al portalului –

Descrierea acțiunii.

Trebuie să încărcați documentele completate de dumneavoastră:

Formularul de cerere

Declarație pe propria răspundere, semnată și scanată

Orice alte documente justificative solicitate în secțiunea 8.2 din cererea de

propuneri, de exemplu, CV-ul coordonatorului EUROPE DIRECT (dacă

acesta este necesar în conformitate cu secțiunea 8.2 din cererea de

propuneri) etc.

1.3 Ajutor

Pe cât posibil, vă rugăm să încercați să găsiți singur răspunsurile de care aveți

nevoie în acest ghid și în alte documente:

Manual online

Secțiunea „Întrebări și răspunsuri” de pe site-ul Reprezentanței

https://ec.europa.eu/romania/services/contact-

points/cerere_propuneri_ED

Secțiunea „Întrebări și răspunsuri” de pe portal (pentru întrebări generale)

În cazul în care considerați că nu aveți altă opțiune, ne puteți contacta după cum

urmează:

Serviciul de asistență IT – pentru întrebări tehnice referitoare la sistemul

online de transmitere de pe portal (parole uitate, drepturi de acces și

roluri, aspecte tehnice privind trimiterea propunerilor etc.).

Pentru alte întrebări, ne puteți contacta prin e-mail: COMM-REP-BUH-

TENDERS@ec.europa.eu

1.4 Trimiterea propunerii – confirmarea primirii

După ce trimiteți propunerea, veți primi un e-mail de confirmare (cu data și ora la

care ați trimis propunerea).

Dacă nu primiți acest e-mail, înseamnă că propunerea dumneavoastră NU a fost trimisă.

În cazul în care considerați că acest lucru este cauzat de o defecțiune a sistemului de transmitere electronică, ar trebui să depuneți imediat o plângere prin intermediul serviciului de asistență IT, explicând circumstanțele și anexând o copie a propunerii (și, dacă este posibil, capturi de ecran pentru a arăta ce s-a întâmplat).

Întrebările referitoare la trimiterea propunerii trebuie să indice clar numărul de referință al cererii de propuneri: ED-RO-2020

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

11 din 12

2. Informații cu privire la rezultatele evaluării

Odată trimisă propunerea, nu vă vom contacta, în mod normal, decât după efectuarea

evaluării – cu excepția cazului în care trebuie să clarificăm anumite aspecte, cum ar fi

eligibilitatea sau să vă solicităm informații suplimentare.

Vom verifica eligibilitatea și admisibilitatea și vom evalua propunerea dumneavoastră

în raport cu criteriile de atribuire stabilite în cererea de propuneri.

Dacă propunerea nu trece de etapa de evaluare, veți primi o scrisoare la sfârșitul

perioadei de evaluare.

3. Verificări juridice finale

În orice moment pe parcursul procedurii de acordare a grantului, serviciile de validare

ale Agenției Executive pentru Cercetare (denumite în continuare „ serviciile de

validare ale UE ”) pot contacta solicitantul, inclusiv entitățile afiliate (dacă există) și

entitățile care formează împreună un solicitant unic (dacă sunt relevante) și solicita

documente justificative privind existența și statutul juridic. Cererile vor fi trimise prin

intermediul sistemului de mesagerie al registrului către adresa de e-mail a persoanei

de contact a solicitantului, așa cum este indicată în registru. Solicitantul are obligația

de a furniza o adresă de e-mail valabilă și de a o verifica periodic.

Documentele care pot fi solicitate prin intermediul serviciilor de validare ale UE sunt

enumerate în textele referitoare la normele UE privind granturile și procedurile de

ofertare referitoare la validarea entităților juridice, numirea LEAR și evaluarea

capacității financiare.

În același timp, vi se va solicita să desemnați un LEAR (reprezentant al entității

juridice) și vom finaliza verificările juridice obligatorii (validarea entității juridice,

capacitatea operațională și financiară, excluderea și dubla finanțare).

Dacă propunerea dumneavoastră trece de etapa de evaluare și toate cerințele sunt

îndeplinite, veți primi invitația de a semna un acord-cadru de parteneriat și un acord

de grant specific, pe baza planului anual de comunicare pentru 2021 (semnat de

solicitant și apoi de Comisie).

Pentru a asigura egalitatea de tratament pentru toți solicitanții, NU putem răspunde la

întrebări cu privire la rezultatul cererii de propuneri înainte de finalizarea evaluării.

Cererea de documente justificative nu implică în niciun caz faptul că solicitantul a fost

selectat.

Modelele noastre de acorduri de grant (acord-cadru de parteneriat și acord specific de grant) sunt obligatorii și sunt aceleași pentru toți beneficiarii. Ele vor fi puse la dispoziția solicitanților selectați în timp util.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

12 din 12

4. Solicitanții: ce sunt entitățile afiliate și solicitanții unici

Solicitanții eligibili (a se vedea secțiunea 6.1 din cererea de propuneri) pot depune o

cerere de grant:

- singuri

- cu entități afiliate

- cu mai multe entități care formează un solicitant unic

Dacă participați împreună cu entități afiliate sau ca solicitant unic, trebuie să

identificați entitățile respective în partea relevantă a formularului. După semnarea

grantului, acestea devin răspunzătoare în comun pentru activitățile EUROPE

DIRECT (în conformitate cu planul anual de comunicare din formularul de cerere, care

devine anexă la acordul de finanțare în cazul în care proiectul este selectat pentru

finanțare).

1.1 Entități afiliate

O entitate afiliată unui beneficiar este o entitate care îndeplinește criteriile de

eligibilitate și de neexcludere aplicabile solicitanților. Are o legătură structurală cu un

beneficiar, în special o legătură juridică sau de capital care nu este nici limitată la

acțiune, nici stabilită exclusiv în scopul punerii sale în aplicare. Aceasta înseamnă că

legătura respectivă ar exista independent de acordarea sau neacordarea grantului;

legătura ar trebui să fi existat înainte de lansarea cererii de propuneri și să rămână

valabilă după încheierea acțiunii.

Prin urmare, entitățile afiliate unui beneficiar pot fi: - entități controlate direct sau

indirect de beneficiar (filiale de nivel 1 sau societăți-fiice). De asemenea, acestea pot

fi entități controlate de o entitate controlată de beneficiar (filiale de nivel 2 sau filiale

ale unor filiale) și același lucru este valabil și pentru alte niveluri de control; - entități

care controlează direct sau indirect beneficiarul (societăți-mamă). De asemenea,

acestea pot fi entități care controlează o entitate care controlează beneficiarul; -

entități sub același control direct sau indirect ca și beneficiarul (societăți-surori).

Această legătură poate fi definită și prin calitatea de membru, adică beneficiarul este,

din punct de vedere juridic, o rețea, o federație, o asociație la care participă și

entitățile afiliate propuse sau beneficiarul participă la aceeași entitate (de exemplu,

rețea, federație, asociație) ca și entitățile afiliate propuse.

1.2 Solicitant unic

Un solicitant unic (care devine, în cazul în care este selectat, beneficiar unic) este o

entitate formată din mai multe entități (un grup de entități) care îndeplinesc împreună

criteriile de atribuire a grantului: trebuie să respecte criteriile de eligibilitate și de

neexcludere ca orice entitate afiliată, dar și criteriile de selecție; iar propunerea sa

respectă criteriile de atribuire. O legătură structurală între entități poate fi stabilită în

mod specific exclusiv în scopul punerii în aplicare a acțiunii care face obiectul cererii

de grant.

Granturi UE: EUROPE DIRECT – Ghid pentru solicitanți

13 din 12

Entitățile afiliate și entitățile care alcătuiesc împreună solicitantul unic trebuie să fie identificate în partea B a propunerii (Formular de cerere), alături de numele lor și numărul PIC. În acest scop, entitățile afiliate și entitățile care formează împreună un solicitant unic trebuie, de asemenea, să se înscrie în registrul participanților (a se vedea secțiunea 1.1, punctul 3) de mai sus).

Entitățile afiliate trebuie să respecte criteriile de eligibilitate și de neexcludere. Entitățile care formează împreună solicitantul unic trebuie să respecte, de asemenea, criteriile de selecție. În acest scop, entitățile afiliate și entitățile care formează împreună solicitantul unic trebuie să semneze declarația pe propria răspundere (anexa 2 la cererea de propuneri).