Upload
maria-cristina-cano-zuniga
View
218
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
etb.co
VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y DE GESTIÓN HUMANAGERENCIA DE ABASTECIMIENTO
Capacitación sobre administración del proceso contractual
Bogotá, 31 de marzo de 2015
ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO
ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO
ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN DEL PROCESO
MODALIDADES O TIPOS DE CONTRATACIÓN
SELECCIÓN DIRECTA
Justificación
INVITACION PRIVADA
Regla General
INVITACION PÚBLICA
MODALIDADES POR MONTO
• Igual o inferior a 500 SMMLV ($322,175.000)
Directa
• De 500 SMMLV• ($322,175.000) • hasta 5000
SMMLV ($3.221.750.000)
Privada
• Mayor a 5000 SMMLV < ($3.221.750.000)
Publica
* Para los procesos estratégicos si supera los 5000 SMMLV debe venir con la aprobación de la Vicepresidencia de Planeación Estratégica.
HOMOLOGACIÓN DE PROVEEDORES
Proveedor Nacional: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 110 SMMLV con IVA ($70,878,500) y tener una calificación en COFACE mínima de 61 puntos.
Proveedor Extranjero: Para contrataciones con un presupuesto mayor o igual a 1700 SMMLV con IVA ($1095,395,000)
AUTORIZACIÓN JUNTA DIRECTIVA
Autorización según estatutos
Para contrataciones con
un presupuesto mayor a
70.000 SMMLV
($45.104.500.000).
ETAPA DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN PARA TODOS LOS PROCESOS
TRAMITES Y DOCUMENTOS PARA INVITACIÓN PRIVADA
ETAPA PRECONTRACTUAL
El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso:
Formato de solicitud de materiales y servicios firmado,Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado.
Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.
Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.
INVITACIÓN PRIVADA-ETAPA PRECONTRACTUAL
Tramites y documentos para Invitación publica
ETAPA PRECONTRACTUAL
El área consumidora crea el trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso:
•Formato de solicitud de materiales y servicios firmado, •Memorando con análisis de necesidad firmado por el facultado.
Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.
Autorización del Presidente antes de la Adjudicación.
INVITACIÓN PÚBLICA -ETAPA PRECONTRACTUAL1. El área consumidora inicia el
trámite en SGC y radica en GAB los documentos del proceso: Formato de
solicitud de materiales y servicios firmado, y memorando con análisis de
necesidad firmado por el facultado.Para la radicación del proceso los
recursos presupuestales deben estar aprobados (cesta liberada)
2. El líder de l equipo de Gestores de Contratación atiende el trámite
en SGC y asigna el proceso al Gestor de contratación responsable.
3. El Gestor de Contratación envía trámite a los equipos jurídico ,
económico y técnico para designación de responsable.
¿El área consumidora va
a tramitar borrador de los
términos de referencia?
4 . Los equipos jurídico, económico y técnico dan visto bueno a los
términos de referencia.
5. El Gestor de contratación tramita publicación de borrador de
términos de referencia en pagina web de ETB y aviso de prensa.
6. El área de comunicaciones gestiona y publica aviso en prensa. 8. El Gestor de contratación con el área
consumidora y los equipos jurídico y económico coordinan y realizan la reunión de información
con los oferentes.
( Esta etapa es opcional)
9. Los equipo técnico, jurídico y económico dan respuesta a las
aclaraciones presentadas sobre los términos de referencia en la
reunión de información o vía correo electrónico.
(Esta etapa es opcional)
10. Los equipos jurídico, económico y técnico dan visto bueno a los
términos de referencia y
El Gestor de contratación consolida y gestionar publicación de los términos definitivos en la página web de ETB.
11. El proveedor solicita aclaraciones a los términos.
12. Los equipos técnico, jurídico y económico dan respuesta a las
aclaraciones realizadas a los términos de referencia.
13. El proveedor entrega oferta en GAB.
14. Los equipo técnico, jurídico y económico realizan la evaluación de
ofertas presentadas. En este mismo plazo el proveedor da
respuesta a las aclaraciones y el equipo logístico realiza el cálculo
del factor de conversión
¿Se va a realizar
reunión de negociación?
15. El Gestor de contratación y el área consumidora tienen coordinan y realizan la reunión de negociación en la cual
GAB puede actuar como asesor.Dentro de este plazo se reciben contraofertas
(Esta etapa es opcional)Con el resultado de la negociación el área consumidora
tramita autorización ante Presidencia
17. El facultado para contratar decide sobre la adjudicación del
proceso. 19. El abogado de Secretaría
General elabora la minuta del contrato y lo remite a GAB (físico
y en SGC).
20. El Gestor de contratación realiza el trámite y la gestión de las firmas
por parte del proveedor y del facultado para contratar
FIN DE ETAPA PRECONTRACTUAL E INICIO DE ETAPA CONTRACTUAL
7. El proveedor realiza la solicitud de aclaraciones a los borradores de los términos de referencia .
(Esta etapa es opcional)
18. El área consumidora realiza los ajustes presupuestales a la cesta de
compras.
SI
NO
SI
NO
16. El Equipo Económico realiza el
estudio de contraofertas
Tramite y documentos paraSelección directa
ETAPA PRECONTRACTUAL (GAB)
El área consumidora crea el tramite en SGC y radica en GAB los documentos soporte:
Memorando de análisis de necesidad firmado, Formato de Solicitud de bienes y servicios firmado por el facultado, Términos consolidados yOferta original firmada.Autorización del Presidente.
Para la radicación del proceso los recursos presupuestales deben estar aprobados en su totalidad.
Selección directa -etapa precontractual
Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas
Los recursos presupuestales deben solicitarse ante la Gerencia de Gestión de Planeación Financiera, con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario a la fecha prevista para el agotamiento del precio pactado o el vencimiento del plazo estipulado, según el caso.
La solicitud de elaboración del acuerdo elevada a la Gerencia de Abastecimiento deberá adelantarse a través del Sistema Gestión Contratos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que los recursos hayan sido colocados por la Gerencia de Planeación Financiera.
Trámites y documentos Para adiciones y prórrogas
Tratándose de prórrogas el trámite ante Sistema Gestión deberá realizarse con una antelación no inferior a 15 días hábiles a la fecha de vencimiento del plazo.
Para las solicitudes de modificaciones contractuales ante la Gerencia de Abastecimiento se debe anexar lo siguiente:
Justificación de la adición o prórroga. Copia de la orden de inicio del contrato. Copia del resultado de Estudio de Mercado, en caso que aplique.Carta de aceptación del proveedor de la prórroga o adición.Autorización de Presidencia.
Para el caso de las prórrogas se debe anexar carta del contratista en la cual manifieste que mantiene las condiciones iniciales pactadas durante el tiempo de prórroga del contrato.
LECCIONES APRENDIDAS PROCESO DE CONTRATACIÓN
Trabajadores nuevos a cargo de procesos de contratación sin
la inducción o acompañamiento requerido.
Imprecisiones en las condiciones técnicas, documentación
incompleta (Boletín de Bienes y Servicios, Memorando de
Análisis de Necesidad).
Consulta insuficiente de los recursos de apoyo al proceso de
contratación (PROTEC, Manual de Compras, Manual de Log).
Omisión o dilación en el trámite de las autorizaciones del
Presidente.
Omisión o dilación en el trámite oportuno de las
autorizaciones de Junta Directiva.
Atención a destiempo de actividades en SGC.
ASPECTOS RELEVANTES SUPERVISION DE CONTRATOS
Directiva 0612 del 13 de julio de 2012 8 Capítulo 2
SUPERVISIÓN
Conjunto de funciones desempeñadas por Trabajadores de ETB del nivel profesional o superior, para llevar a cabo el control, seguimiento y apoyo de la ejecución de los contratos, tendiente a asegurar su correcta ejecución y cumplimiento, de acuerdo con lo previsto en el Manual de Contratación y las obligaciones contenidas en el contrato.
En el seguimiento del contrato se debe mantener informado al Facultado de los avances y dificultades que se presenten.
ALCANCE DE LA SUPERVISIÓN
Acciones de carácter
ADMINISTRATIVO
TÉCNICO
FINANCIERO
LEGAL
SU LABOR DEBE FUNDARSE EN EL
CONTRATO MISMO, LOS DOCUMENTOS
PRECONTRACTUALES Y CONTRACTUALES Y EL
MANUAL DE CONTRATACIÓN DE ETB.
PRINCIPIOS
Cooperará con ETB y con el contratista en el logro de los objetivos contractuales
pactados.
Velará por la debida ejecución contractual y por el cumplimiento de los cronogramas
establecidos.
Velará por que los recursos sean ejecutados en forma adecuada.
Responderá por los resultados de su gestión.
Verificará el cumplimiento de las condiciones técnicas, económicas y financieras del contrato e informará oportunamente sobre todas aquellas
situaciones que afectan la debida ejecución contractual para solventarlas a la mayor
brevedad.
FINALIDADES DE LA
SUPERVISIÓN
Propender porque no se generen
conflictos entre las partes y adoptar
medidas tendientes a solucionar eventuales
controversias.
Garantizar la eficiente y
oportuna inversión de los recursos
asignados en los contratos.
Asegurar que el contratista en la
ejecución del contrato se ciña a
los plazos, términos,
condiciones y exigencias técnicas
y demás previsiones pactadas.
Mantener permanente
comunicación con el contratista y los
trabajadores de ETB.
Velar por que la ejecución del
contrato no se interrumpa
injustificadamente.
a) Exigir el cumplimiento de las obligaciones previstas en el contrato.b) Impartir instrucciones escritas al contratista o a sus dependientes sobre el
cumplimiento de las obligaciones. c) Exigir la información que considere necesaria, recomendar lo que estime y
contribuya a la mejor ejecución del contrato.d) Dejar constancia escrita de todas sus actuaciones. Las órdenes e
instrucciones que imparta son de obligatorio cumplimiento siempre y cuando estén en concordancia con lo pactado.
e) Sugerir las medidas que considere necesarias para la mejor ejecución del objeto pactado.
f) Comunicar al Facultado las circunstancias que pudieren poner en riesgo la ejecución del contrato, y si es el caso, a los organismos de control a través de la Secretaría General de ETB.
g) Informar oportunamente las circunstancias, eventos y situaciones que afectan la buena marcha del contrato y solicitar la toma de las medidas jurídicas, técnicas ó financieras, a que hubiera lugar, acompañando y coadyuvando activamente a ETB durante la solución de todas las controversias o vicisitudes que se presentan y deban ser solucionadas.
FACULTADES
PROHIBICIONES ESPECIALES Adoptar decisiones
que impliquen modificación,
prórroga, ampliación,
reducción y demás del contenido o
alcance del contrato.
Solicitar o recibir, directa o indirectamente, para sí
o para un tercero, dádivas, favores o
cualquier otra clase de beneficios o prebendas
del contratista.
Omitir, denegar o retardar la atención de los asuntos a su cargo.
Exonerar al contratista de
cualquiera de sus obligaciones.
Entrabar las actuaciones de las autoridades o el ejercicio de los derechos de los particulares en relación con el
contrato.
Constituirse en acreedor o deudor de alguna persona
interesada directa o indirectamente en el
contrato.
Permitir indebidamente el
acceso de terceros a la información del
contrato.
Gestionar indebidamente a título personal
asuntos relativos con el contrato.
Autorizar el inicio de la ejecución
contractual antes de que se encuentren
satisfechos los requisitos legal o contractualmente previstos para el
efecto.
Exigir al contratista renuncias a cambio de modificaciones o
adiciones al contrato.
LECCIONES APRENDIDAS SUPERVISION DE CONTRATOS
Analizar perfil del supervisor.
Efectuar notificación escrita (memorando) de cambios o reemplazos e
ingresarlos en la carpeta.
Tramitar oportunamente adiciones, modificaciones o prórrogas.
Realizar Gestión Documental conforme a la Directiva 639 de 2014.
Supervisar de Gestión Ambiental (Manejo de residuos, reporte de
escombros, aceites usados de plantas de energía). Reporte a
gestionambiental_etb.com.co
Diligenciar evaluación de proveedores.
Gerencia de Abastecimiento.
Gracias