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02
DESS Réseaux d’Information
et Document Electronique
Informatisation et indexation du catalogue du fonds de l’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique
Fluvia BRUNET
Sous la direction de Monsieur Michel Vannet Secrétaire de l’Association pour l’autobiographie et pour le PatrimoineAutobiographique et de Monsieur Philippe Lejeune Cofondateur de l’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique et membre de l'Institut universitaire de France
Remerciements
Je remercie les membres de l’Association pour l’autobiographie et
pour le Patrimoine Autobiographique de m’avoir fait partager leur
passion et fait connaître leurs activités.
Merci à Monsieur Michel Vannet qui m’a fait découvrir et comprendre
les procédures de fonctionnement de l'APA et à Monsieur Philippe
Lejeune pour ses conseils et suggestions.
Merci à Madame Marianne Pernoo Bécache, conservateur à l’ENSSIB
qui m’a dirigée et m'a consacré du temps tout au long de cette étude.
Je tiens également à remercier Madame Odile Nublat et Monsieur
Michel Kneubühler pour leur accueil à la Direction Régionale des
Affaires Culturelles Rhône-Alpes à Lyon.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 2
Titre : Informatisation et indexation du catalogue du fonds de
l’Association pour l’autobiographie et le Patrimoine
Autobiographique (APA)
Auteur : Fluvia Brunet
Résumé : L’APA accueille des textes autobiographiques inédits. Ces
textes sont conservés, lus, signalés, recensés et étudiés. Ils impliquent
des problèmes de confidentialité. Ce fonds unique sert de base à une
étude pour les chercheurs. C’est pourquoi, l’APA veut créer une base de
données documentaire qui permet des recherches complexes, pointues
et précises. L’analyse de l’existant et des besoins m’a permis de rédiger
un cahier des charges pour l’informatisation du fonds. A brève
échéance, cette base de données sera proposée sur Internet et à terme,
il peut être envisagé de numériser le fonds de l’APA.
Mots-clés : autobiographie, confidentialité, informatisation, bibliothèque
spécialisée, cahier des charges, base de données, recherche.
Title : Computerization and indexation of the Association for
autobiography and Autobiographical Heritage (AAH) collection's
catalogue.
Abstract : The Association for autobiography and Autobiographical
Heritage collects unpublished autobiographical texts. These texts are
preserved, read, noted, inventoried and studied. They imply problems of
confidentiality. This unique collection is used as a basis for researchers'
studies. That’s why the AAH wants to create a documentary database
which will allow complex, specialized and precise researches. The
analysis of what already exists and the analysis of what is required led
me to develop a project specification for the computerization of the
collection. This database will be available in the near future via the
Internet and in the long run, it can be planned to digitize the AAH's
collection.
Keywords : autobiography, confidentiality, computerization, specialized
library, project specification, database, research.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 3
Sommaire
INTRODUCTION ................................................................................................7
ETUDES PRÉALABLES .....................................................................................9
1. LE CONTEXTE ..............................................................................................9
1.1. Qu’est-ce que l’APA ? .........................................................................9
1.1.1 Son histoire ..................................................................................9
1.1.2 Sa localisation ..............................................................................9
1.1.3 Son statut .....................................................................................9
1.1.4 Ses missions .................................................................................9
1.2. Son organisation..................................................................................11
1.3. Les publications.................................................................................12
1.3.1 Le Garde-mémoire .....................................................................12
1.3.2 La Faute à Rousseau...................................................................13
1.4. Site Internet de l’APA ........................................................................14
1.5. Les bailleurs de fonds ........................................................................14
1.6. Le personnel ......................................................................................14
2. L’EXISTANT ...............................................................................................15
2.1. Les différents types de documents existants........................................15
2.2. Le parc informatique .........................................................................15
2.3. Les pratiques actuelles ......................................................................16
2.3.1 Schéma du circuit du texte..........................................................16
2.3.2 Les procédures de gestion et de traitement .................................19
2.4. Rupture dans le traitement documentaire...........................................20
2.5. Les attentes des utilisateurs ...............................................................21
2.5.1 Gestion administrative................................................................21
2.5.2 Le catalogage .............................................................................21
2.5.3 La recherche...............................................................................22
2.5.4 Informatiser la circulation du document .....................................23
2.5.5 Informatiser la consultation des chercheurs ................................24
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 4
2.5.6 Edition .......................................................................................24
2.6. Pour quoi informatiser ?....................................................................24
2.7. Pour qui ? .........................................................................................24
2.8. Difficultés rencontrées.......................................................................24
2.8.1 Choix des champs.......................................................................24
2.8.2 L'indexation ...............................................................................25
CAHIER DES CHARGES .................................................................................27
1.1. Eléments à fournir à l’APA ...................................................................27
1.2. Généralités et contraintes ..................................................................27
1.3. Environnement SIAPA (Système Informatisé de l’APA)......................28
1.4. Schéma du catalogue ........................................................................29
1.5. MCD du catalogage d’un texte autobiographique .............................30
1.6. Module de catalogage........................................................................32
1.6.1 Finalité .......................................................................................32
1.6.2 Fonctionnalités ...........................................................................33
1.7. Module OPAC ...................................................................................36
1.7.1 Finalité .......................................................................................36
1.7.2 Fonctionnalités ...........................................................................37
1.8. Module de circulation du document ...................................................38
1.8.1 MCD de la circulation d'un texte autobiographique ....................39
1.8.2 Finalité .......................................................................................40
1.8.3 Fonctionnalité ............................................................................40
1.9. Module d'édition et des statistiques ...................................................40
1.9.1 Finalité .......................................................................................40
1.9.2 Fonctionnalités ...........................................................................41
RECHERCHE DE PROGICIELS DOCUMENTAIRES ..................................42
1. RENOUVELLEMENT DU PARC INFORMATIQUE DE L'APA...............................42
1.1. Généralités sur le matériel ................................................................43
2. COMPARATIF DE PROGICIELS DOCUMENTAIRES ...........................................43
2.1. Choix parmi les systèmes ...................................................................43
2.2. Critères de choix des diffuseurs .........................................................44
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 5
2.3. Tableau comparatif des devis ............................................................45
PROSPECTIVE POUR L'APA .........................................................................49
1. CE QU'IL RESTE À FAIRE .............................................................................49
2. SCÉNARIOS RAISONNABLES : PLAN À COURT TERME ....................................50
2.1. Les nouveaux supports : arrivée des NTIC.........................................50
2.2. Traitement des illustrations ...............................................................50
2.3. Module OPAC web ............................................................................51
2.3.1 Généralités et contraintes ...........................................................51
2.3.2 Finalité .......................................................................................51
2.3.3 Fonctionnalités ...........................................................................51
2.3.4 Devis d'un module OPAC web ...................................................52
3. SCÉNARIOS OPTIMISTES : PLAN À MOYEN TERME .........................................53
3.1. Mise en ligne des revues au format XML ...........................................53
3.1.1 Les avantages de la mise en ligne des revues de l'APA...............54
3.1.2 Production des revues électroniques ...........................................54
3.2. Numérisation des textes autobiographiques .......................................55
CONCLUSION...................................................................................................56
GLOSSAIRE ......................................................................................................58
BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................60
TABLE DES ANNEXES ....................................................................................62
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 6
Introduction
L’Association pour l’autobiographie et pour le Patrimoine Autobiographique
(APA) est une association qui se consacre à la reconnaissance de l’écriture
autobiographique et à la conservation de son patrimoine. L’APA accueille des
textes autobiographiques inédits très variés : récits d’épisodes ou de tournants de
vie, histoire d’une famille racontée par un descendant et journaux personnels. Ces
textes sont conservés, lus, signalés, recensés et étudiés par l'APA qui gère
également les problèmes de confidentialité y afférents.
De par sa vocation, l'APA désire offrir l'accès de son fonds à un large public de
chercheurs. C'est pourquoi l'APA veut à court terme proposer le catalogue de son
fonds sur Internet. La base de données actuelle doit être modifiée pour s'adapter
aux nouveaux médias d'où le projet d'informatisation et d'indexation du catalogue
du fonds de l'APA qui est l'objet de mon stage.
Pour conduire ce projet, j'ai tout d'abord réalisé un audit afin d'analyser l'existant
et d'identifier les attentes des membres de l'APA et des chercheurs. Ces études
préalables approfondies m'ont permis de mettre à plat et de traduire le traitement
documentaire actuel en termes de tâches logiques et séquentielles. Il m'est apparu
que les procédures de fonctionnement de l'APA sont complexes et que la base de
données de l'APA n'est pas une base de données documentaire standard.
J'ai rédigé le cahier des charges de l'informatisation en m'inspirant des pratiques
documentaires actuelles. J'ai découpé par module le système informatique de
l'APA et comme la nature de son fonds est unique, j'ai dû créer des entités
spécifiques pour construire la base de données et valoriser son fonds.
D'autre part, afin de déposer une demande de subvention à la DRAC Rhône-Alpes,
l'APA m'a sollicitée pour proposer des devis de progiciels documentaires
standards. L'analyse de ces progiciels m'a confortée dans la spécificité du fonds.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 7
Dans la partie prospective, j'ai envisagé la mise en ligne de la base de données à
court terme. A moyen terme, la numérisation des textes autobiographiques
permettra une gestion électronique de tous les documents.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 8
Etudes préalables
1. Le contexte
1.1. Qu’est-ce que l’APA ?
1.1.1 Son histoire
L'Association pour l'autobiographie et le Patrimoine Autobiographique a été créée
en 1992. Elle a été fondée par Chantal Chaveyriat-Dumoulin et Philippe Lejeune.
Philippe Lejeune est membre de l'Institut universitaire de France et enseigne à
l’université Paris-Nord (Villetaneuse). Il est également l'auteur de nombreux
ouvrages fondamentaux sur l'autobiographie (voir bibliographie).
1.1.2 Sa localisation
Grâce à la générosité de la municipalité d'Ambérieu-en-Bugey, l'APA a pu
développer ses activités à la médiathèque de la ville, appelée "la Grenette". Une
convention renouvelable tous les cinq ans par tacite reconduction lie la ville à
l'APA. Elle met à la disposition de l'APA une partie de ses locaux et le
bibliothécaire territorial mandaté pour la conservation et la communication du
fonds de l’APA.
1.1.3 Son statut
L'APA est une association régie par la loi 1901. Elle compte 780 adhérents qui
élisent un conseil d'administration d'une vingtaine de personnes parmi lesquelles
est élu un bureau exécutif.
1.1.4 Ses missions
La profession de foi de l’APA stipule qu'"écrire sa vie n'est pas réservé aux
écrivains, ou aux gens célèbres. C'est, virtuellement, l'affaire de tout le monde".
Nota : Tous les mots propres à l'APA sont définis dans un glossaire.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 9
Accueillir
L'APA accueille, dans le respect absolu des souhaits des auteurs, les
autobiographies, récits de vie, journaux personnels inédits et correspondances
classées :
• d'hier et d'aujourd'hui,
• originaux ou photocopiés,
• manuscrits, tapuscrits.
Les ouvrages auto-édités ou publiés sont reçus en don.
Il n'est pas nécessaire d'être adhérent pour déposer ou donner.
L'auteur garde la propriété de son texte et tous ses droits.
Il peut donner une autorisation ou exprimer des réserves de lecture.
En revanche, l’APA est propriétaire des exemplaires déposés.
L’APA n’est pas habilitée à le publier : ce n’est pas sa vocation.
Conserver
Son premier objectif est de conserver en un lieu des textes privés qui seraient
inaccessibles aux chercheurs car ils seraient dispersés dans les archives familiales
ou personnelles et donc, seraient menacés de disparition à plus ou moins brève
échéance.
Les textes sont conservés à la Médiathèque municipale d’Ambérieu en Bugey, à un
étage réservé à l’APA, accessible au public et aux chercheurs autorisés.
Lire
L’APA n’est pas une maison d’édition ; son but n’est pas d’accepter ou de refuser
des textes mais simplement de leur donner la possibilité d’être conservés, étudiés,
et une chance d’être lus par quelques personnes. L’un des deux exemplaires
déposés circule dans un groupe de lecture. L’originalité du fonds APA est la
lecture en sympathie. Il s’agit d’une lecture d’accueil qui n’est pas à visée critique.
Lu en sympathie, il fera l’objet d’un écho de lecture.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 10
Mémoire garder
Les textes sont signalés dans la revue, "La Faute à Rousseau" et les échos de
lecture sont rassemblés dans un recueil périodique : "Garde-mémoire".
1.2. Son organisation
Les adhérents sont chercheurs, simples lecteurs, détenteurs d’autobiographies ou
auteurs de récits de vie inédits ou publiés.
Certains de ces adhérents participent à différents groupes que propose l’APA :
• Un groupe-conservation : basé à Ambérieu, ce groupe-pivot est chargé
d’accueillir les textes, de les enregistrer, de les faire circuler et de les
conserver. Il s’occupe du traitement documentaire des textes. Je
détaillerai toutes les étapes de son travail dans la description des
pratiques actuelles.
• Cinq groupes de lecture : une cinquantaine d’adhérents se répartit
actuellement en cinq groupes de lecture qui se réunissent en général
une fois par mois. Ils se répartissent les textes envoyés par le groupe-
conservation, commentent leurs lectures et discutent des échos qu’ils
ont rédigés. Les groupes de lecture sont les groupes structurels de
l'APA.
• Un groupe du "Garde-mémoire" : basé à Aix-en-Provence , ce groupe
recueille tous les échos et les fiches d’indexation des groupes de
lecture afin d’élaborer le "Garde-mémoire".
• Un groupe de "La Faute à Rousseau" : basé à Paris, ce groupe est
chargé de l’élaboration de la revue de l’APA "La Faute à Rousseau".
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 11
1.3. Les publications
1.3.1 Le Garde-mémoire
Qu’est-ce que le "Garde-mémoire" ?
Le "Garde-mémoire" est une revue papier.
Il est le recueil des échos qui rendent compte du contenu, de la structure et des
enjeux de chaque texte (voir annexe 1.1). Des consignes de rédaction préconisent
un maximum de 3000 signes.
Classement
Dans le "Garde-mémoire", les échos sont classés par décennies de naissance des
auteurs puis par année de naissance de manière à présenter des points de vue
parallèles.
Indexation des textes
L’échoteur remplit une fiche d’indexation (voir annexe 1.2) lors de sa lecture du
texte. Elle permet de réaliser des index analytiques à la fin de chaque volume du
"Garde-mémoire".
Périodicité
Il est publié tous les deux ans.
Cinq volumes ont déjà été publiés et constituent en tout plus d’un millier d’échos.
Tirage
Le tirage du "Garde-mémoire" est de 400 à 500 exemplaires.
Diffusion
Sa diffusion est double :
• Il est vendu aux particuliers (chercheurs, étudiants).
• Il est envoyé gracieusement aux bibliothèques adhérentes.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 12
Valeur scientifique
La valeur scientifique et humaine de ce travail augmente bien évidemment avec le
temps. La proximité de textes analogues de plus en plus nombreux permettent aux
chercheurs de raisonner sur des séries.
Mon projet est concerné par l’élaboration et l’édition du "Garde-mémoire"
effectuées à partir de la base de données.
1.3.2 La Faute à Rousseau
Qu’est-ce que "La Faute à Rousseau" ?
La "Faute à Rousseau" est une revue papier. Elle n’est pas une revue universitaire
ou savante. Elle doit être lue avec plaisir et profit par tout un chacun.
Le but de la revue est le même que celui de l’Association : promouvoir une
nouvelle culture de l’autobiographie.
La rubrique
Activités de l’association :
• une liste des textes autobiographiques inédits, récemment reçus et
enregistrés à Ambérieu par le groupe-conservation. Cette liste est
éditée à partir de la base de données "inventaire" existante (voir annexe
1.3).
• un échantillonnage des échos de lecture,
• Etc.
L’Index
La "Faute à Rousseau" a son prolongement sur le site Internet de l’APA1 : un index
cumulatif, classé analytiquement, permet de trouver facilement une information ou
des pistes sur tous les sujets liés à l’autobiographie, ainsi que la liste de tous les
livres dont "La Faute à Rousseau" a rendu compte.
Périodicité
Elle est publiée trois fois par an (en février, en juin, en octobre).
1 http://perso.wanadoo.fr/apa/ [consulté le 06.09.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 13
Tirage
Le tirage de "La Faute à Rousseau" est de 1100 exemplaires.
Diffusion
Sa diffusion est double :
• elle est vendue aux particuliers,
• elle est envoyée aux adhérents dans le cadre de leur adhésion.
Mon projet est concerné par l’édition :
• de la liste des textes autobiographiques inédits récemment reçus et
enregistrés à Ambérieu par le groupe-conservation,
• de l'échantillonnage des échos de lecture qui paraîtront dans le prochain
"Garde-mémoire".
1.4. Site Internet de l’APA
Ce site2 donne des informations sur l’APA (ses activités et ses publications),
sur l’actualité autobiographique (rencontres), sur les publications et travaux
universitaires et offre en ligne un outil de recherche grâce à l’index de tous les
articles parus dans "La Faute à Rousseau" depuis sa création en 1992.
1.5. Les bailleurs de fonds
Les cotisations des adhérents représentent la moitié des ressources annuelles de
l’APA.
Le reste provient des subventions des partenaires pour les animations et les
publications (DRACs, Régions, Conseils généraux, etc.).
1.6. Le personnel
Le groupe de conservation du fonds est constitué à Ambérieu :
2 http://perso.wanadoo.fr/apa/ [consulté le 06.09.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 14
• d’un bibliothécaire territorial, mis à disposition par la ville est chargé
de la conservation et de la communication du fonds.
• d’une secrétaire salariée
Le groupe du "Garde-mémoire" est constitué à Aix de deux bénévoles qui
travaillent à l’élaboration du "Garde-mémoire".
2. L’existant
2.1. Les différents types de documents existants
• les textes autobiographiques (récits de vie, journaux intimes,
correspondances classées) inédits ou auto-édités
• les monographies (textes autobiographiques édités, ouvrages
spécialisés) reçues par don.
• les publications en série reçues par échange
Nota : l’APA accueille tous les textes qui lui sont envoyés, accepte toutes les
pratiques des auteurs (pseudonyme par coquetterie, dépôts sous des noms
différents (nom de jeune fille, nom marital, etc.) et toutes les contraintes liées aux
interdictions de lecture pendant une période donnée, à la diffusion sur certain
support (les publications de l’APA, Internet, etc.).
2.2. Le parc informatique
L’APA dispose de 2 postes non reliés en réseau :
• 1 poste Macintosh LC 475 avec imprimante
Sur ce poste sont installés les logiciels File Maker Pro 2.0 et Clarisworks 2.1.
Ce poste est utilisé pour le catalogage des textes autobiographiques.
• 1 poste I-Mac 266 avec lecteur de CD-Rom et imprimante
Sur ce poste est installé le logiciel Clarisworks 5.0.
Ce poste est utilisé pour la gestion des adhérents.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 15
2.3. Les pratiques actuelles
2.3.1 Schéma du circuit du texte
3Envoi des
textes
2Archivage temporaire 5
Fiches d'indexation
et échos
4GROUPES
DE LECTURE
5Textes
AMBERIEUArchivage
OUINON
7Envoi du GM
en pièce jointe
6AIX
10
12AMBERIEU Stockage
des "Garde- mémoire"
9Envoi du GM par
disquette
11Envoi des
GM
13 14
8FONTENAY
AUX ROSES
1AMBERIEU
Traitement du texte Elaboration du "Garde-mémoire"
Dépôt d'un texte autobiographique
autorisation de lecture
Indexation et rédaction des
échos
Elaboration du "Garde-mémoire"
Imprimeur
Vente Diffusion gratuite
RelectureMise en page
Attribution n° APA
Saisie de la notice
bibliographique
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 16
Légende du schéma
Nota : dans un souci de lisibilité du schéma, l’abréviation GM a été utilisée pour
désigner le Garde-mémoire.
1 AMBERIEU
• Dépôt d’un texte autobiographique en deux exemplaires.
• La secrétaire affecte un numéro APA chronologique au texte
autobiographique et l'enregistre sur une main courante avec le nom et
prénom de l'auteur, le titre, …(voir annexe 1.4).
• La secrétaire saisit la notice bibliographique dans la base de données
sous File Maker Pro version 2.0 ; aucune indexation n'est effectuée. A
partir des informations données par un questionnaire rempli par
l'auteur ou le déposant, un résumé (champ "contenu") de quelques
lignes est établi (voir annexe 1.5).
2 Archivage temporaire
• Le texte autobiographique est conservé dans des boîtes à archives.
3 Envoi des textes
• Envoi d'un exemplaire des textes autobiographiques à un des 5 groupes
de lecture (Aix, Paris, Sceaux, Strasbourg, Perche-Normandie) chaque
première semaine du mois.
4 GROUPES DE LECTURE Indexation et rédaction des échos • Le texte est lu, indexé suivant la fiche d'indexation (voir annexe 1.2) et
un écho est rédigé par l'"échoteur".
5 Textes • Chaque groupe de lecture renvoie les textes à Ambérieu.
Les textes sont réceptionnés et leur retour est enregistré sur la fiche de
circulation. Ils sont rangés dans leur boîte pour archivage.
5 Fiches d'indexation et échos • Parallèlement, au fur et à mesure, les échos et les fiches d'indexation
sont tous envoyés à Aix au groupe en charge du "Garde-mémoire".
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 17
6 AIX Elaboration du Garde-mémoire • Il dépouille les fiches d'indexation en vue de l'élaboration des index
analytiques du "Garde-mémoire".
7 Envoi du GM en pièce jointe • Le fichier du "Garde-mémoire" (ensemble d'échos et d'index) est
envoyé d'Aix par mail en pièce jointe au format Word à Fontenay aux
Roses.
8 FONTENAY AUX ROSES Relecture - Mise en page
• Un membre de l'APA relit, met en page et enregistre sur disquette.
9 Envoi du GM par disquette • Renvoi de la disquette chez l'imprimeur.
10 Imprimeur • Impression du "Garde-Mémoire".
11 Envoi des GM • Envoi des exemplaires du "Garde-Mémoire" à Ambérieu.
12 AMBERIEU Stockage des "Garde-mémoire" • Les exemplaires du "Garde-Mémoire" sont stockés.
13 Vente • Vente des "Garde-mémoire" aux particuliers (chercheurs, étudiants,…).
14 Diffusion gratuite • Envoi gracieusement aux bibliothèques adhérentes.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 18
2.3.2 Les procédures de gestion et de traitement
Afin de bien connaître les pratiques actuelles, j'ai effectué un audit de l'APA sur
les divers sites concernés (Ambérieu, Aix, Fontenay-aux-Roses).
Groupe-conservation à Ambérieu
• Répartition des tâches
Le bibliothécaire s’occupe de la gestion administrative ; il gère le fichier
adhérents.
La secrétaire consacre 60% de son temps au traitement documentaire des textes.
Le reste de son temps elle aide à l’accueil des déposants et des adhérents (par
courrier, par téléphone,…). Elle gère le stock des exemplaires des publications de
l’APA.
• Le catalogage a été décrit dans le schéma (voir ci-dessus).
• Envoi des textes aux groupes de lecture
Sur chaque texte autobiographique, une fiche de circulation du texte est collée ; elle
comporte : "nom du lecteur", "envoyé le", "retour Ambérieu le".Quelques champs
de description bibliographique extraits de la base de données identifient le texte
envoyé (voir exemple en annexe 1.6). Un double de cette fiche est classé dans un
boîtier des prêts.
Lors de l'envoi du texte dans les groupes de lecture, la secrétaire note le prêt.
Une grille d'envoi est éditée avec des champs renseignés à partir de la base de
données (n° APA, nom et prénom de l'auteur, titre, édité ou non, né en). Elle est
complétée en recopiant manuellement, à partir de la main courante, le nom du
groupe et la zone commentaire où est notée la date d'envoi. Elle permet d'avoir un
récapitulatif de tous les textes envoyés aux différents groupes de lecture.
Une fiche d'indexation (voir annexe 1.2) est jointe avec chaque texte envoyé.
• Retour des textes
La secrétaire note le retour des prêts sur la fiche de circulation.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 19
Groupe du "Garde-mémoire" à Aix
L'élaboration du "Garde-mémoire" est effectuée par deux bénévoles et dure un
mois. Tout est manuel :
• Correction des échos (trop longs, style,…),
• Classement des échos par date de naissance des auteurs,
• Classement des échos par n° d’écho à la fin, quand tous les échos sont
arrivés,
• Analyse des fiches d'indexation selon lesquelles sont établis les index
analytiques.
Saisie des index analytiques avec Word :
o formes d’écriture,
o extension dans le temps,
o activités professionnelles,
o les rubriques de la vie de A à Z,
o pays étrangers,
o régions et départements,
o villes françaises et étrangères,
o auteurs des textes,
o auteurs des échos.
Une table des concordances permet d’établir une correspondance entre la cote APA
et le numéro des échos du volume.
2.4. Rupture dans le traitement documentaire
Comme le montre le schéma du texte (voir paragraphe 2.3.1), l'indexation
effectuée par les échoteurs et recueillie à Aix n'est pas enregistrée dans la base de
données sous File Maker Pro à Ambérieu.
Nota : Je n’ai pas remis en cause les procédures de gestion et de traitement de
l’APA car cette rationalisation aurait eu des implications sur son organisation.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 20
2.5. Les attentes des utilisateurs
2.5.1 Gestion administrative
J’ai décidé de séparer la base de gestion administrative de la base de gestion
documentaire.
La base de gestion administrative permettra de gérer les adhérents et la trésorerie
de l’APA. Seul le fichier adhérents sera en lien avec la base de gestion
documentaire car les utilisateurs veulent pouvoir savoir si :
• les déposants sont adhérents,
• les auteurs sont adhérents.
Les utilisateurs souhaiteraient que les données administratives des adhérents qui
sont auteurs et/ou déposants, ne soient saisies qu’une fois.
Autrement dit, on doit pouvoir récupérer de la base de gestion administrative les
données administratives de l’adhérent s’il est auteur et/ou déposant.
Il faut savoir que le fichier des adhérents est renouvelé chaque année. Il faudra
donc prévoir de ne pas effacer les données administratives de l’auteur et/ou du
déposant lors de la mise à jour du fichier adhérent.
On ne peut toutefois envisager de garder le fichier adhérent sur plusieurs années.
Pour résoudre le problème des homonymes, on prendra comme critère de
vérification le nom, le prénom et l’adresse car il est difficile de demander à
l’adhérent sa date de naissance dans un souci de respect des conventions.
Comme l’adresse est un critère de vérification, elle sera mise à jour régulièrement
dans le fichier adhérents de la base de gestion administrative, qui mettra
automatiquement à jour les données administratives dans la base de gestion
documentaire si l’adhérent est auteur et/ou déposant.
2.5.2 Le catalogage
Le catalogage doit permettre de :
• dresser un inventaire exhaustif du fonds de l’APA :
que chaque document reçu (annexes, suites, corrections,…) soit répertorié.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 21
C’est pourquoi j’ai envisagé par exemple un numéro de volume. Lorsque les
volumes d’un même texte arrivent en plusieurs envois, c’est indispensable pour
être cohérent avec les "Garde-mémoire" déjà publiés.
• prendre en compte le problème de la confidentialité :
o des auteurs qui empruntent des pseudonymes par coquetterie ou
par prudence.
o des auteurs qui peuvent être anonymes (ce qui est rare car l’APA
veut pouvoir leur écrire une lettre selon le principe de la lecture
en sympathie).
o des déposants qui envoient des textes autobiographiques
anonymement. Dans ce cas l’APA peut émettre des réserves pour
conserver et lire ces textes.
• prendre en compte le fait que les mêmes auteurs peuvent écrire sous
des noms différents (nom marital, nom de jeune fille, pseudonymes,
etc.).
• récupérer automatiquement les données administratives des adhérents
si l'auteur et/ou déposant est adhérent.
2.5.3 La recherche
En interne
Afin de mieux cerner les attentes des "apaïstes", je les ai interrogés sur leurs
attentes lors de rencontres à Paris, à Aix et à Ambérieu.
Je me suis rendu compte que j'étais là pour les aider à formuler leurs besoins
documentaires.
Ils m’ont suggéré les recherches qu’ils avaient besoin d’effectuer sur le catalogue
du fonds de l’APA (pour des colloques, des lectures transversales, des repérages
pour connaître les thèmes sur lesquels ils ont le plus de textes,…).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 22
Les chercheurs
J'ai pris contact avec un chercheur qui a travaillé son sujet de DEA à partir du
fonds de "la Grenette" (voir annexe 1.7 ).
J’ai également interrogé un chercheur pour connaître les types de recherche qu’il
souhaiterait effectuer sur la base documentaire de l’APA (voir annexe 1.7).
Compte tenu de la nature du fonds, ce ne sont pas forcément les types d'accès
documentaires les plus classiques (auteur, titre, éditeur, collection, …) qui sont les
plus pertinents.
Rechercher par "sujets" sur le contenu du document est le type d'accès le plus
pertinent pour valoriser le fonds de l'APA.
Le but est d’extraire les données intéressantes pour la recherche scientifique.
Je cite quelques exemples de recherches souhaitées :
• recherche en texte intégral dans les Échos
• chercher la région des déposants (par numéro de téléphone du
déposant)
• dans quel "Garde-mémoire" a été publié tel écho ?
• combien d’Échos a rédigés un échoteur ?
• quels échos ont été rédigés pour tel texte autobiographique ?
• quels journaux intimes ont été écrits par des jeunes filles au XIXe
siècle ?
• combien de textes écrits par des hommes et échotés par des femmes ?
etc. (voir annexe 1.7)
2.5.4 Informatiser la circulation du document
Ils souhaitent informatiser la fiche de circulation des textes (les groupes de lecture,
les bibliothèques « prête-mémoire », chercheurs, public externe, adhérents à
l’APA,…).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 23
2.5.5 Informatiser la consultation des chercheurs
Il serait intéressant d'établir une fiche d'identité précise du chercheur (niveau
d'étude, qualité, discipline, thème de recherche, textes de l'APA consultés,…).
L'informatisation de la circulation et de la consultation des textes permettrait
d'établir une "vie du texte" (consulté, prêté, …).
2.5.6 Edition
Ils souhaitent :
• éditer le "Garde-mémoire".
• éditer des requêtes pour : la liste des textes autobiographiques inédits
récemment reçus, la fiche de circulation, la grille d’envoi des textes
dans les groupes de lecture, des bibliographies, …).
2.6. Pour quoi informatiser ?
L'informatisation de l'APA a pour objectif de rationaliser les procédures de gestion
et de traitement du texte autobiographique (catalogage, recherche, prêt, édition).
Structurer les données facilite l’extraction des données pertinentes pour le public.
2.7. Pour qui ?
• Public spécialiste : les chercheurs ou étudiants (maîtrise, DEA,
thèse,…) en sciences humaines (anthropologie, sociologie,
psychologie, histoire,…), etc.
• Public non-spécialiste : tout public (groupes de lecture,…).
2.8. Difficultés rencontrées
2.8.1 Choix des champs
L'APA adhère à l'Association Européenne pour l'Autobiographie (A.E.A).
Après avoir consulté des associations européennes, l’Archivio Diaristico
Nazionale de Pieve Santo Stefano (en Italie, province d’Arezzo), le
Tagebucharchiv d’Emmendingen (en Allemagne, Forêt Noire), j’ai créé les
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 24
différents champs à partir de leur base de données et de la base de données
inventaire existante (voir annexe 1.5).
J'ai également pris en compte les suggestions des "apaïstes" interrogés.
Pour les représentants de l'APA, "les langues n'ont pas, pour les genres littéraires,
les mêmes catégories, la définition, l'extension et les connotations des termes
varient. C'est une des raisons entre beaucoup d'autres, qui nous ou m'a convaincu
qu'il était inutile d'essayer d'avoir une base de données commune aux trois
langues".
2.8.2 L'indexation
La fiche d'indexation (voir annexe 1.2) n'est pas toujours bien renseignée par les
échoteurs bénévoles. Elle est alors complétée à partir des échos par le groupe du
"Garde-mémoire". Cette indexation est inexacte.
C'est pourquoi j'ai envisagé plusieurs niveaux d'indexation :
Indexation libre :
• par l'auteur ou le déposant ("mots-clés de l'auteur")
• par l'échoteur ("Vie de A à Z")
Indexation contrôlée :
• selon un thesaurus ou un répertoire d'autorités à définir par l'APA.
Ces études préalables approfondies et détaillées auront permis de mettre à plat les
procédures de fonctionnement de l’APA et de dégager les dysfonctionnements du
traitement des textes. Elles ont également servi à mieux définir les attentes des
utilisateurs en vue de rédiger un cahier des charges du système informatique de
l’APA. Ce cahier des charges sera un outil de travail entre les "apaïstes" et
l’informaticien et devrait initié un cahier d'analyse afin de formaliser le système
informatique de l’APA.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 25
Cahier des charges
Ce cahier des charges décrira pour chaque module : sa finalité, les fonctionnalités
à implanter.
Les données associées seront détaillées en annexe.
Pour des raisons de commodité, on nommera SIAPA, le Système Informatisé de
l’APA.
1.1. Eléments à fournir à l’APA
L’APA demande un chiffrage de l’ensemble du système décrit dans ce cahier des
charges. Ce chiffrage concernera les logiciels, le matériel, la documentation, les
sources, une formation des utilisateurs et la maintenance annuelle (mises à jour,
etc.).
Le chiffrage devra être détaillé, de manière à ce que l’APA connaisse le coût de
chaque fonctionnalité.
On détaillera le coût du logiciel par module.
Une procédure de récupération des données de la base actuelle sera élaborée.
Dans le cas où un progiciel standard est proposé, une évaluation de la compatibilité
avec les fonctionnalités décrites dans le cahier des charges sera fournie.
1.2. Généralités et contraintes
• Dans tous les masques de saisie il y aura une touche de validation et
une touche d'annulation de saisie.
• Prévoir des masques de saisie ergonomiques : icônes, etc.
• Prévoir une saisie semi-automatique : taper le début d'un mot et la liste
s’affiche, classée alphabétiquement.
• Les saisies peuvent se faire par combinaisons de touches au clavier ou
avec la souris.
• Les listes évolutives seront complétées par saisie d'une nouvelle valeur
au moment de leur utilisation.
• Tous les fichiers, les recherches ou statistiques sur les données
nominatives doivent être conformes aux prescriptions de la CNIL.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 27
• Le traitement des erreurs, lors de la mise à jour des champs, doit être
traité lors de l'élaboration du cahier d'analyse.
• L'administration du SIAPA doit être sécurisée avec plusieurs niveaux
de droits :
o Administrateur du système (Ambérieu).
o La secrétaire peut saisir et modifier toutes les données des entités
des modules (Ambérieu).
o Le groupe du "Garde-mémoire" peut saisir uniquement les données
qui concernent l'indexation du document dans le catalogue (Aix).
o Le public ne dispose que du module OPAC (Ambérieu).
• Le système doit pouvoir migrer en langage XML pour mettre en ligne
la base de données et les publications.
1.3. Environnement SIAPA (Système Informatisé de l’APA)
Découpage en modules interdépendants
SIAPA
Gestion administrative des Adhérents
Catalogage
Edition et statistiques
Circulation du document
OPAC Web
Base de données
Le module Web est prévisionnel. Il ne sera pas analysé dans le cahier des charges.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 28
1.4. Schéma du catalogue
Catalogue
EDITEURS
PSEUDONYME
AUTEURS
DEPOSANT
ADHERENT
GARDE MEMOIRE
ECHOTEUR
ECHO
DESCRIPTEURS
-textes autobiographiques-monographies-publications en série
Pour structurer la base de données, nous avons créé des entités logiques en
fonction des contraintes de saisie et d'exploitation des données.
Nous avons élaboré un modèle conceptuel de données uniquement pour le texte
autobiographique ; c'est le seul type de document qui nous paraît hors standard
documentaire.
Nombre de champs par entité :
Monographies : 30 champs environ
Publications en série : 20 champs environ
Texte autobiographique : 60 champs environ
Editeur : 10 champs environ
Descripteur : thesaurus ou répertoire d'autorités matières (ex. RAMEAU) à
importer.
Echo : 10 champs environ
Garde-mémoire : 10 champs environ
Pseudonymes : 10 champs environ
Personne : 30 champs environ
Nombre total de champs à prévoir pour le module catalogage :
180 champs
La liste des données à saisir pour chaque entité est en annexe (voir annexe 2.1).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 29
1.5. MCD du catalogage d’un texte autobiographique
Descripteurnom descript 1nom descript 2………
Autobiographien° APAn° volumenom auteurprénom auteur…
Echon° échon° APAn° volumenom échoteur…
Pseudonymenom…………
Garde mémoiren° garde mémoiredaten° écho……
Personnen° personnenomprénomstatut…
Editeurnomprénomadressen° tél…
a pour
dépose
écrit
est
est
est
est
écrit
écrit dans
a pour
écrit
a pour
a pour
0,n0,n
0,n
0,n
0,n
0,n
1,1
1,n
0,2
1,1
1,3
1,n
1,1
0,1
1,1
0,1
0,1
1,10,1
1,1
1,n
1,n
1,n
1,1
1,n
0,2
Auteurnomprénomadressen° tél…
Déposantnomprénomadressen° tél…
Adhérentnomprénomadressen° tél…
Echoteurnomprénomadressen° tél…
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 30
Les cardinalités ont été définies avec les données que nous avons jugées
pertinentes.
n : variable évolutive.
Légende du schéma :
Les entités en rouge sur le schéma sont les entités à saisir ou à importer.
Le ou les premiers champs dans chaque entité sont les champs utiles pour gérer les
contraintes d'intégrité fonctionnelle (CIF).
Les entités :
• Autobiographie : description bibliographique des textes
autobiographiques.
• Auteur : table qui décrit tous les auteurs (auteurs, auteurs
secondaires). Elle est extraite de l'entité Personne.
• Echoteur : table qui décrit tous les échoteurs. Elle est
extraite de l'entité Personne.
• Déposant : table qui décrit tous les déposants. Elle est
extraite de l'entité Personne.
• Adhérent : table qui décrit tous les adhérents qui sont
auteurs ou/et déposants d'au moins un texte autobiographique. Elle est
extraite de l'entité Personne et sert uniquement à la gestion
administrative.
• Personne : fichier descriptif de l'identité d'une personne
physique, qu'elle soit auteur, échoteur, déposant, adhérent. J'ai réuni
l'identité de chaque personne physique dans une seule entité, car seul le
statut diffère.
• Pseudonyme : fichier rassemblant les données qui décrivent
chaque pseudonyme des auteurs et des auteurs secondaires.
• Descripteur : fichier de données extraites d'un thesaurus ou
d'un répertoire d'autorités matières (ex. RAMEAU).
• Garde mémoire : fichier qui décrit chaque "Garde-mémoire".
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 31
• Echo : fichier qui décrit chaque écho. Ce fichier permet
de faire le lien entre le fichier Garde mémoire et le fichier
Autobiographie.
1.6. Module de catalogage
Nous envisageons à ce jour uniquement les trois types de documents existants :
• les textes autobiographiques inédits / auto-édités
• les monographies : ouvrages spécialisés sur l'autobiographie, textes
autobiographiques édités
• les publications en série
Choix et nombre de champs
Le choix et le nombre des champs de chaque entité est justifié par le type de
recherche dont ils font l'objet (sexe de l'auteur, âge de l'auteur, …).
1.6.1 Finalité
• Le module de catalogage est le module fondamental du système
informatique de l'APA, la richesse de l’accès aux documents en
dépend.
• Le module de catalogage doit permettre la saisie de la notice
bibliographique et la mise à jour de toutes les entités. Il consiste à
l’enregistrement, la modification et la destruction des notices
bibliographiques par les bibliothécaires, en conformité avec les
prescriptions de la CNIL3 et en fonction de l’évolution de la base de
données.
• Il doit permettre la création et la mise à jour des index.
Le volume sera de 10 000 notices bibliographiques. Vu l’accroissement du fonds à
prévoir, ce chiffre peut être élargi à la demande.
Le module sera implanté à Ambérieu et à Aix.
3 http://www.cnil.fr [consulté le 25.08.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 32
1.6.2 Fonctionnalités
Fonction 1 : mise à jour des textes autobiographiques, des monographies et des
publications en série
• Permettre de cataloguer le texte autobiographique
o description bibliographique du document physique à Ambérieu
o analyse du document à Aix ou à Ambérieu
o la mise à jour au retour d’Aix .
• Permettre de cataloguer les monographies et les publications en série
• Enregistrer l'identité des personnes physiques.
• Pour saisir les données, l’opérateur aura à l’écran un menu avec des
icônes symbolisant les choix d’entités. En sélectionnant une icône, on
ouvre un masque de saisie à remplir. Les règles de saisie sont à prévoir
lors de la rédaction du cahier d’analyse.
• La mise à jour se fera par saisie et par support numérique et/ou par
Internet ( sécurisé,…).
• Les échos, qui sont des fichiers au format Word, doivent être stockés
dans un répertoire particulier et les index concernés mis à jour
automatiquement.
Fonction 2 : requêtes
• A l’aide d’une requête prédéfinie, l’opérateur extraira sur support
numérique les champs (N°APA, N° de vol.,…) pour envoyer aux
groupes de lecture (voir annexe 2.1).
• A l’aide d’une requête, l’opérateur extraira sur support numérique
toutes les informations nécessaires à l’élaboration du Garde-mémoire à
Aix. La requête se fera par tri de la date de création de la fiche, des
dates de naissance des auteurs, …. Certains de ces champs seront utiles
pour le module d’édition automatique du "Garde-mémoire" (voir
annexe 2.1).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 33
Nota : Le site d’Ambérieu aura la possibilité de saisir la totalité des champs.
A Aix, seuls les champs qui concernent l’analyse du contenu du document seront
saisis (voir annexe 2.1). Les champs renseignés à Ambérieu ne doivent pas être
modifiables.
Fonction 2 : création d’index
• La création des entrées d’index sera automatisée lors de la validation
des saisies et pourra être paramétrable.
• La mise à jour des index sera automatique et pourra être programmable
ou se faire à la demande.
• Tous les champs doivent être indexables.
Schéma des liens entre les entités logiques du catalogue et les index.
Dans un souci de lisibilité du schéma, les principaux index sont mentionnés.
Afin d'accélérer la recherche, les échos qui sont des fichiers au format word
(*.doc) seront stockés par groupe de 100 dans un répertoire spécifique.
Les publications en série ne sont pas dépouillées. C'est pourquoi aucun descripteur
n'est attribué aux publications en série.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 34
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 35
index des Contraintes d'Intégrité Fonctionnelle (CIF)
Texte autobiographique
Personne
AutoritésDescripteurs
Echos
Garde mémoire
IndexGarde
mémoire---
IndexTitre
---
IndexEditeur
---
IndexIdentité
---
IndexMots clés
---
IndexPseudo
---
Indexdescript
---
Indexecho
---
etc
Publications en série
IndexTitre
---
etcIndex
auteurs publi
---
Monographie
IndexTitre
---
IndexEditeur
---
IndexAuteursmono
--
etc
Indexrép
*.doc--
entités logiques du catalogue
Auteur conditions d'utilisation de l'identité
Patronyme
Confidentiel
Inconnu PseudonymeDonnées Publiques
OUINON
1.7. Module OPAC
1.7.1 Finalité
• Rechercher les informations dans la base de données de l’APA par le
module OPAC (On line Public Access Catalogue).
• Traitement de la confidentialité
Problèmes de confidentialité à envisager (anonymat, etc.) :
PatronymeDonnées APA
PseudonymeAnonyme
• Les 2 types de recherche
La recherche pourra s’effectuer :
o par un mot ou plusieurs mots (recherche uniterme), l'ordre des mots
étant indifférent. Dans le cas d'une recherche par mot (uni-terme)
on doit taper un mot complet. Le système devra proposer une
troncature à droite. La troncature s'exprime toujours par un
symbole, un astérisque ou autre. On lui associera une liste de
"mots vides", termes très fréquents sur lesquels il n'apparaît pas
utile de chercher, comme les articles, les prépositions ou les
conjonctions.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 36
Exemple extrait d'une recherche effectuée sur le fonds de l'APA pour un DEA :
On doit taper un mot complet : amour
ou
am* pour amour, amoureux, etc. L'astérisque remplace plusieurs caractères.
o par chaîne de caractères qui lit en bloc une séquence de caractères
et qui, pour la plupart des systèmes, exige qu'on ait tapé le début
exact de la chaîne. Dans l'indexation par chaîne de caractères,
c'est la chaîne entière d'un champ qui est prise en compte, même
si elle comporte des espaces ou des signes de séparation tels que
les tirets. On prévoira notamment l'exclusion de l'article initial
d'un titre. L'article est alors exclu de la chaîne. On peut feuilleter
des listes d'auteurs ou de titres à partir de la chaîne saisie.
Exemple extrait d'une recherche effectuée sur le fonds de l'APA pour un DEA :
C'est le début de la chaîne qui permet de feuilleter des listes de termes. On doit
taper :
am
Dans ce cas, la troncature à droite est implicite ; elle ne nécessite pas de symbole
particulier.
1.7.2 Fonctionnalités
Fonction recherche et consultation
• Tous les critères de recherche doivent pouvoir être combinés par les
opérateurs booléens « ET, OU, SAUF » : une recherche multicritère
Ex. TITRE ET AUTEUR
• On doit pouvoir combiner avec les opérateurs booléens plusieurs mots
dans un même champ.
Ex. enfance, adolescence, amours
L'opérateur booléen ET est implicite entre les mots.
• Opérateurs d’adjacence et de proximité à prévoir dans la recherche
intégrale sur les échos (fichiers *.doc).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 37
• Procédure d'équivalence permettant la recherche en majuscules de
termes entrés en minuscules et inversement ; de même pour les lettres
accentuées et non accentuées.
• Les opérateurs arithmétiques =,>, < pour les dates
• Possibilité d’offrir au public deux niveaux de recherche :
o Recherche simple avec accès à un nombre limité de fichiers et un
nombre limité d’opérateurs booléens pour tout public. Ex. : mots
du titre, auteur, vie de A à Z, mots-clés de l’auteur, descripteurs.
o Recherche expert permettant de combiner des termes pris dans
n’importe lequel des fichiers d’accès au moyen de tous les
opérateurs booléens et arithmétiques pour un public averti. Ex. :
sexe de l’auteur, date de naissance, support, genre,…
• Ecrans d'aide destinés à guider l'usager à chaque étape de sa recherche.
• Des filtres seront imposés pour tous les utilisateurs :
o Masquer l’identité de l’auteur dans le respect de sa volonté,
o Conditions de lecture (conformes aux prescriptions de la CNIL,
suivant la volonté de l’auteur ou du déposant).
• Affichage des résultats :
o Liste des documents triés par pertinence des réponses
o Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données
par enregistrement sur support numérique ou envoi par mail
o Possibilité de choisir l'affichage de la notice selon plusieurs
formats (notice abrégée, notice complète, choix de critères que
l'utilisateur veut voir figurer,…)
1.8. Module de circulation du document
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 38
1.8.1 MCD de la circulation d'un texte autobiographique
Autobiographien° APAn° volumenom auteurprénom auteur…
LecteurN°lecteurCatégorieDisciplineNiveau…
ExemplaireN°exemplaireN°APAN° vol.Statut…
date de réservation
réserve
0,5
0,3
a pour
1,1
1,n
emprunte(prolonge)consulte
0,1 0,n
date de prêtdate de prolongationdate de retourdate de consultationThème de recherche
Explication du modèle conceptuel de données de circulation du texte
autobiographique uniquement.
• n : variable à définir par l’APA
• Les premiers champs sont les champs utiles pour gérer les contraintes
d'intégrité fonctionnelle (CIF).
• Certaines cardinalités sont prévues à titre indicatif :
o Un lecteur peut effectuer 3 réservations maximum.
o Un texte autobiographique peut faire l'objet de 5 réservations
maximum.
• La consultation est assimilée à un prêt pour pouvoir être comptabilisée
en tant que lecture et identifier le lecteur.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 39
• Pour connaître les relectures de chaque texte, on suppose que chaque
nouveau prêt d'un même document aux groupes de lecture est assimilé
à une relecture.
• Prévoir d'éditer les statistiques de lecture.
Nota : Les catégories de lecteurs sont : les groupes de lecture, lecteur ressource,
les bibliothèques prête-mémoire, les chercheurs, etc.
1.8.2 Finalité
• Mise à disposition des divers documents à titre de prêt, analyse,
consultation aux groupes de lecture et au public concerné
(chercheurs,...).
Nota : les groupes de lecture sont assimilés à des lecteurs.
1.8.3 Fonctionnalité
Fonction envoi et prêt de documents
• Saisie des envois aux groupes de lecture suivant une liste évolutive
avec recommandations pour une personne du groupe et mise à jour de
la localisation et de la gestion des documents.
• Saisie des envois aux bibliothèques (prêtes-mémoire).
• Saisie des prêts aux chercheurs (droit de prêt).
• Saisie des envois au lecteur ressource.
1.9. Module d'édition et des statistiques
1.9.1 Finalité
• Imprimer les données de gestion des divers documents.
• Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données par
impression.
• Faire des statistiques sur l'utilisation de la base (La DRAC Rhône-
Alpes souhaite ces données pour la justification des subventions).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 40
1.9.2 Fonctionnalités
• Editer l'état du stock des textes, suivant des critères définis (par genre,
par support, par date de dépôt, etc. ).
• Editer les documents vierges à compléter :
o questionnaire envoyé aux déposants,
o avis d'accusé de réception envoyé au déposant,
o grille d'envoi aux groupes de lecture,
• Calculer et éditer les résultats des statistiques à tout moment.
o Sur les acquisitions (par type, par thème de la "Vie de A à Z", par
auteur, …),
o Sur le fonds et les prêts (par catégorie de lecteur, par mois, par an,
etc.)
o Sur les documents consultés (par genre littéraire,…),
o Sur les personnes qui consultent (nombre, qualité, niveau ,
discipline, région, âge, sexe, …).
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 41
Recherche de progiciels
documentaires
En parallèle de la rédaction du cahier des charges et à la demande de l’APA, j’ai
recherché des progiciels documentaires disponibles sur le marché, susceptibles de
convenir aux besoins de l’Association. Cette demande était nécessaire afin
d’établir une estimation chiffrée pour obtenir une subvention de la DRAC avant la
mi-août 2002.
1. Renouvellement du parc informatique de l'APA
Comme je l'ai mentionné dans l'analyse de l'existant, l'APA est équipée de MAC
devenus obsolètes, ainsi que les logiciels installés.
Le choix de s’équiper en PC s'est fait sur le critère qu’il existe plus de progiciels
documentaires fonctionnant sur ce type de matériel.
Les procédures de marché
Le Code des marchés publics prévoit globalement trois procédures de passation des
marchés :
• pour un montant inférieur à 45 K€ TTC, un bon de commande et une
facture suffisent.
• pour un montant compris entre 45 K€ TTC et 106 K€ TTC, la
procédure du marché négocié peut être utilisée.
• pour un montant supérieur à 106 K€ TTC, l'appel d'offres est
obligatoire.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 42
1.1. Généralités sur le matériel
Besoins de l’APA
• 2 PC en réseau
• Sur les 2 PC, il faut en prévoir un avec élément de sauvegarde (bande
magnétique, disque silicium, CD-RW,...) + un onduleur pour maintenir
sous tension en cas de coupure de courant (1,5 K€) + un 2ème disque
dur, en général c'est un PC "serveur" cela peut être une configuration
de marque HP, Compaq, etc.
• Il doit permettre de distribuer les données pour plusieurs utilisateurs à
la fois (environ 7,5 K€) et de se connecter à Internet par l'ADSL avec
des systèmes d’exploitation sécurisés et adaptés pour le travail en
réseau et pour Internet.
2. Comparatif de progiciels documentaires
2.1. Choix parmi les systèmes
• J’ai rapidement écarté les progiciels pour moyenne et grande
configuration (Alexandrie, Loris,...) car ils sont trop chers et leur
utilisation n’aurait pu être optimisée (voir bibliographie).
• Je n’ai pu étudier la possibilité de développement d’un logiciel
spécifique car il me fallait fournir un cahier des charges et attendre les
devis, ce qui ne m’était pas possible dans le temps imparti.
• J'ai donc cherché des logiciels documentaires pour gérer un petit fonds.
J'ai consulté le site de l'Association des Directeurs de Bibliothèques
Départementales de Prêt (ADBDP)4 qui publie une liste de logiciels de
gestion de bibliothèques. Les coordonnées des diffuseurs de ces
systèmes intégrés de gestion de bibliothèques y sont mentionnées.
• Selon le Code des marchés publics, il est conseillé de demander un
devis à au moins trois sociétés.
4 ASSOCIATION DES DIRECTEURS DE BIBLIOTHEQUES DEPARTEMENTALES DE PRET. Logiciel de gestion de bibliothèques. [On-line]. [mise à jour 03.09.2002]. Available from Internet : <URL : http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm> [consulté le 03.09.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 43
2.2. Critères de choix des diffuseurs
Conseils de professionnels
• La DRAC Rhône-Alpes m'a indiqué des personnes ressources pouvant
m'aider dans ce choix des diffuseurs. Parmi elles, j'ai choisi des
bibliothèques spécialisées qui gèrent un petit fonds. J'ai téléphoné à
des professionnels de l'information et de la documentation
(Bibliothèque Municipale de la Part Dieu (fonds Chinois), Musée d'Art
contemporain et Musée Gadagne à Lyon,…). J'ai interrogé ces
personnes sur les avantages et les inconvénients des logiciels qu'elles
utilisaient.
• J'ai demandé conseil à Mme Peyrelong et Mme Meyer à l'ENSSIB.
• J'ai également consulté la revue "Livres Hebdo" qui publie
régulièrement un article sur l'état du marché ainsi qu'un supplément
annuel donnant une liste de fournisseurs (voir bibliographie).
Logiciels documentaires utilisés par les associations européennes
Les associations européennes m'ont décrit les logiciels qu'ils utilisent :
• Le Tagebucharchiv d’Emmendingen (en Allemagne, Forêt Noire)
travaille avec le programme Allegro qui est spécialement créé pour des
bibliothèques et des archives. Des points importants peuvent être
traduits en français. Ils ont le projet de mettre leur base de données sur
Internet.
• L’Archivio Diaristico Nazionale de Pieve Santo Stefano (en Italie,
province d’Arezzo) travaille avec le logiciel Isis version 8 qui est un
programme gratuit de l'UNESCO. L'association en est satisfaite. Leur
base de données est consultable sur Internet à l'adresse suivante :
http://www.archiviodiari.it [consulté le 06.08.2002]. Ils envisagent
dans les dix prochaines années d'adopter l'archivage électronique.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 44
Veille sur les listes de diffusion professionnelle "biblio-fr" et "adbs-info"
On peut consulter les archives de ces listes aux adresses suivantes :
http://listes.cru.fr/wws/info/biblio-fr [consulté le 05.08.2002]
http://www.adbs.fr/wws/info/adbs-info [consulté le 05.08.2002]
• pour connaître les nouveaux progiciels documentaires du marché et les
solutions adoptées pour l'informatisation de petits fonds documentaires
mais comme c'était la période des vacances je n'ai pas eu beaucoup
d'informations pertinentes. Dans les archives, j'ai pu consulter
quelques témoignages sur certains progiciels utilisés.
Proximité géographique
• J'ai pris pour un critère de choix la proximité géographique des
fournisseurs dans un souci de meilleure rapidité de service, d'où mon
choix de diffuseur dans la région Rhône-Alpes.
2.3. Tableau comparatif des devis
Après avoir choisi 3 diffuseurs, je leur ai téléphoné pour obtenir des devis. J'ai
demandé les modules qui me semblaient utiles pour l'APA au stade de l'élaboration
de mon cahier des charges. Il est parfois difficile de comprendre les offres
commerciales des fournisseurs. La documentation fournie et les devis demandent
une étude approfondie par un professionnel car certains proposent des packs où
tout semble inclus en standard mais en analysant on comprend qu'il faut acheter le
module de prêt séparément par exemple et d'autres sont vendus modulables
(module de catalogage,…).
Dans un souci de confidentialité, les noms des fournisseurs ont été masqués dans le
tableau.
J'ai remis à l'APA la documentation et les devis reçus afin de lui fournir des
données chiffrées pour la demande de subvention. Ces documents lui permettront
également de choisir et de prendre sa décision.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 45
Description Logiciel A Logiciel E Logiciel P
Système d'exploitation
Unix, Windows 95/98, Windows NT, DOS, AIX (mini), Novell ? Windows 2000,
98, NT
Système de gestion de bases
de données (SGBD)
Vision ? Interbase
Module de catalogage
Catalogage - Gestion des autorités / Thesaurus hiérarchisé des documents
- Importation/exportation/Editions liés à la gestion documentaire
Catalogage, Gestion des
abonnements, bulletinage
OUI
Indexation des champs
par l'utilisateur Auto ou par l'utilisateur ?
Module de recherche
documentaire OUI OUI OUI
Module OPAC OUI OUI OUI Module de
circulation du document
NON OUI lecteur, prêt, réservation
OUI lecteur, prêt, réservation
Module d'édition et des
statistiques NON OUI OUI
Modules indépendants
OUI NON NON
Droit d'usage Pour 1 poste utilisateur + 1 OPAC NON NON Prix total des progiciels HT
3000,00 2728.84 4270.00
Lecture optique 1 douchette pour lire les codes barres NON Douchette laser
Télémaintenance
Modem pour ligne analogique 3Com modèle courrier
Logiciel de communication PC ANYWHERE
?
Modem 56000bauds Logiciel de
maintenance PC ANYWHERE +
WINZIP
Logiciel associé Runtime ACUBENCH pour 2
utilisateurs ? ?
Prix total du matériel associé
HT 1259,00 ? 540,00
Durée formation 2 jours 2 jours pour 3 pers.max. 3 x 2 sessions
Coût formation HT
1068.00 1524.50 1830.00
Installation 286.00 ½ journée NON NON
Maintenance OUI OUI Facturable la 2ème année
Coût maintenance
? ? 12% du prix du progiciel
Prix total TTC en euros
6713.14 6212.30 7295.60
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 46
Les devis s'échelonnent de 6200 € à 7300 €. Le prix moyen est de 6750 € donc les
prix varient de 8% par rapport à la moyenne.
Ce tableau comparatif permet de constater que les écarts de prix se justifient par la
présence ou l'absence de certains modules ou de certaines prestations. Aucun des
progiciels n'a exactement la même configuration. Certains proposent des versions
allégées ou des packs en standard et d'autres vendent des modules indépendants. Il
est parfois bien difficile de connaître précisément les fonctionnalités des progiciels
proposés en pack ou en standard. Compte tenu de ces constatations, les prix sont
très similaires.
Les modules de catalogage standards ne correspondent pas au cahier des charges.
Pour l'APA, les tables de saisie sont différentes et plus nombreuses. Un
développement spécifique et adapté aux besoins de l'APA est donc nécessaire.
Les modules de recherche documentaire qui sont indexables par l'utilisateur
répondent au cahier des charges.
Les modules OPAC nécessiteraient quelques modifications pour le traitement de la
confidentialité.
Ces 3 progiciels proposent la gestion des lecteurs, des prêts, des réservations, des
prolongations mais ne gèrent pas ni la consultation ni la circulation d'un document
comme le souhaite l'APA. Un développement de ces modules de gestion des
transaction serait nécessaire pour répondre au cahier des charges.
Les modules d'édition et des statistiques comparés répondent aux fonctionnalités
attendues dans le cahier des charges. Ils devront toutefois pouvoir proposer des
statistiques sur les personnes qui consultent et sur la circulation du document.
La maintenance est une prestation importante : elle doit comprendre la mise à jour
des versions successives du progiciel et la télémaintenance.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 47
Tous ces progiciels proposent en option un module web pour la mise en ligne de la
base de données de l'APA à brève échéance.
Par contre, aucun de ces progiciels ne proposent un module de Gestion
Electronique de Documents (GED).
Conclusion
Pour être conforme aux besoins de l'APA, décrits dans le cahier des charges, les
progiciels analysés doivent subir :
• un développement du module de catalogage,
• des modifications pour le module OPAC,
• une amélioration du module de gestion des transactions,
• une amélioration du module d'édition et des statistiques,
Seul le module de recherche documentaire répond au cahier des charges.
L'APA peut demander la fourniture d'un module de gestion administrative
compatible avec les modules de gestion de la base documentaire.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 48
Prospective pour l'APA
Il faut mettre à profit l'informatisation de la base de données pour optimiser sa
diffusion sur les nouveaux médias.
1. Ce qu'il reste à faire
Harmonisation nécessaire des intitulés des champs qui sont identiques entre la
base inventaire à Ambérieu et la fiche d'indexation reçue à Aix :
• présentation de forme dans la base inventaire existante à Ambérieu et
forme d'écriture dans la fiche d'indexation reçue à Aix.
• forme littéraire dans la base inventaire existante à Ambérieu et
extension dans le temps dans la fiche d'indexation reçue à Aix.
• activité professionnelle de l'auteur et de ses proches dans la base
inventaire existante à Ambérieu et activité professionnelle (du
rédacteur 1 et /ou des personnages évoqués 2) dans la fiche
d'indexation reçue à Aix
J'ai pris l'initiative de reprendre certains intitulés des champs qui me semblaient les
plus pertinents pour l'APA et j'ai constitué des listes des valeurs pour les listes
évolutives. Je laisse le soin à l’APA de compléter ces champs et ces listes suivant
leurs besoins (voir annexe 2.1).
Un travail de concertation sera à effectuer au sein de l'APA pour :
• décider des intitulés des champs,
• ajouter ou modifier des valeurs dans les listes que j'ai choisies
évolutives dans cet objectif,
• étudier la fiche d'indexation actuelle afin de l'améliorer,
• initiation à la pondération des termes,
• étudier le questionnaire actuel afin de l'améliorer et de mieux
l’exploiter,
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 49
• envisager tous les champs qu'ils souhaiteraient au fur et à mesure de
leurs besoins.
2. Scénarios raisonnables : plan à court terme
2.1. Les nouveaux supports : arrivée des NTIC
Les nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) ont
déplacé les procédés d’écriture autobiographiques (voir le livre de M. Philippe
Lejeune "Cher écran" dans bibliographie ). La pratique du journal personnel sur
Internet se développe.
On peut citer comme exemple le journal d'une grossesse sur Internet :
LABBE, Sylvain, GINGRAS, Isabelle. Journal d'une grossesse. [On-line].
Available from Internet :
<URL : http://www.geocities.com/Soho/Lofts/1057/>[consulté le 02.09.2002]
L’APA doit également s’attendre à recevoir des œuvres composites (une partie sur
support papier et la suite sur un site Internet,…).
De nouveaux types de documents seront donc à envisager car le catalogage des
documents électroniques (CD, CD-Rom, DVD, site Internet) et des documents
magnétiques (cassette audio, cassette vidéo) nécessitent des champs spécifiques.
• Pour les documents électroniques : concepteurs, concepteurs interface,
configuration requise, etc. (voir, pour s'inspirer des champs,
"UNIMARC : manuel de catalogage" dans la bibliographie).
• Pour les documents magnétiques : réalisateur, durée, etc. (voir, pour
s'inspirer des champs, "Le catalogage" dans la bibliographie)
2.2. Traitement des illustrations
Les illustrations seront stockées dans un répertoire d'images compressées ou
fichiers au format adéquat pour être visionné par le système. La gestion pourra se
faire comme l’entité "échos". Une entité illustration sera à créer. Chaque image
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 50
sera rattachée à un n°APA et à n°vol.. Un index facilitera un accès rapide aux
images.
2.3. Module OPAC web
L'APA a pour objectif de proposer sa base de données sur Internet.
L'OPAC web permettra notamment de consulter le catalogue de l'APA dans tous
les lieux de recherche (ENS- rue d'Ulm à Paris, ENS-Lettres Sciences Humaines à
Lyon, …).
2.3.1 Généralités et contraintes
• Accès à la base de données sécurisé : impossibilité de modifier ou de
supprimer quoi que ce soit dans la base de données.
• La consultation du fonds se fait sur une copie de la base de données.
Les informations sont mises à jour toutes les nuits.
• Deux solutions sont proposées par les fournisseurs :
o Soit le serveur web est hébergé à l'APA,
o Soit l'APA prend un abonnement au service d'hébergement web du
fournisseur.
• Résoudre les problèmes juridiques (les droits d'auteur, le respect des
prescriptions de la CNIL,…).
• Masquer les champs qui identifient les personnes (adresse personnelle,
numéro de téléphone, etc.) pour résoudre certains problèmes juridiques
2.3.2 Finalité
Il permet la recherche et la consultation du fonds par Internet 24h/24 et 7j/7 avec
les principaux navigateurs du marché (Internet Explorer, Netscape,…).
2.3.3 Fonctionnalités
Fonction 1 : Fonction recherche et consultation
Ce module OPAC web doit permettre la recherche et la consultation avec les
mêmes fonctionnalités attendues dans le cahier des charges pour le module OPAC
en local (voir paragraphe 1.7.2) :
• Ecrans d'aide destinés à guider l'usager à chaque étape de sa recherche.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 51
• Des filtres seront imposés pour tous les utilisateurs :
o Masquer l’identité de l’auteur dans le respect de sa volonté,
o Conditions de lecture (conformes aux prescriptions de la CNIL,
suivant la volonté de l’auteur ou du déposant).
• Affichage des résultats :
o Liste des documents triés par pertinence des réponses
o Récupérer les résultats d'une interrogation de la base de données
par enregistrement sur support numérique ou envoi par mail
o Possibilité de choisir l'affichage de la notice selon plusieurs
formats (notice abrégée, notice complète, choix de critères que
l'utilisateur veut voir figurer,…)
• Etc.
Fonction 2 : voir la disponibilité d'un document
• Connaître la date prévue de retour, réservé, non empruntable.
Fonction 3 : réservation possible des documents à partir de l'écran de recherche
Le lecteur peut :
• Réserver des documents,
• Visualiser ses réservations en cours.
Fonction 4 : consulter les prêts en cours
Le lecteur peut :
• Consulter ses prêts en cours.
2.3.4 Devis d'un module OPAC web
Lors de ma recherche de progiciels documentaires, j'ai également demandé les
tarifs à titre indicatif du module OPAC web à un des fournisseurs.
Dans le tableau, dans un souci de confidentialité, le nom du fournisseur a été
masqué et seule l'initiale est notée car le nom du serveur web comporte le nom du
logiciel.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 52
Description Logiciel E
Serveur web D. web view
Système
d'exploitation du
serveur web
?
Coût HT de l'
installation du
serveur web view
303.37
1 licence OPAC web
D. web view 1204.35
5 accès simultanés
web view 190.55
Maintenance OPAC
web view 152.45
TOTAL TTC en
euros 2213.46
Nota : La maintenance de l' OPAC web comprend l'assistance téléphonique et les
mises à jour.
3. Scénarios optimistes : plan à moyen terme
3.1. Mise en ligne des revues au format XML
Comme je l'ai déjà mentionné, le site Internet de l'APA offre en ligne un outil de
recherche grâce à l’index de tous les articles parus dans "La Faute à Rousseau"
depuis sa création en 1992.
Afin de faire évoluer ce projet, j'envisage la mise en ligne des revues au format
XML :
• "La Faute à Rousseau"
• "Garde-mémoire"
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 53
Le SIAPA qui répondra au cahier des charges sera facilement transformable au
format XML.
Ce projet de mise en ligne des revues au format XML pourra faire l'objet d'un autre
stage.
Pour décrire quelques lignes du projet, je m'inspire de l'étude de cas pour la mise
en ligne du Bulletin des Bibliothèques de France (BBF) électronique au format
XML5 à l'ENSSIB.
Une version électronique du BBF, au format XML, est aujourd'hui disponible sur
le site de l'ENSSIB à l'adresse suivante :
http://bbf.enssib.fr [consulté le 01.09.2002]
3.1.1 Les avantages de la mise en ligne des revues de l'APA
Il s'agit d'élaborer de nouveaux produits numériques qui, respectant la même ligne
éditoriale, coexistent avec la version papier des revues.
Les revues seront mises en ligne dans leur intégralité depuis leur création.
Les revues en version électronique offriront de nouvelles possibilités de recherche
(recherche en texte intégral, recherche sur les illustrations, etc.).
3.1.2 Production des revues électroniques
Les feuilles de style
L'APA devra adopter des feuilles de style sous WORD pour les échos et les revues.
Le projet de publication en XML repose en général sur la conversion de fichiers
WORD ou RTF auxquels est appliquée la feuille de style correspondant à la DTD
utilisée.
Le balisage
Les documents seront structurés grâce au langage XML suivant une DTD
(Document Type Definition). Ils pourront ainsi être intégrés dans une base de
données. Cette structuration et l'archivage des données dans un SGBDR (Système
de Gestion de Base de Données Relationnelle) permettront la création de requêtes
SQL sur les documents, étendant de cette manière les possibilités de recherche.
5 Romand-Monnier, Emilie. Etude de cas : la mise en ligne du BBF électronique au format XML.[On line].Villeurbanne : ENSSIB, 2002 [mise à jour le 25.03.2002]. Available from Internet : <URL : http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm> [consulté le 09.09.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 54
L'expérience du BBF électronique est un exemple pour la mise en ligne des revues de
l'APA au format XML. Elle a montré que le choix du format XML permet
d'archiver la totalité d'un corpus dans un format pérenne et de mettre en ligne le
texte intégral des publications depuis leur création. Outre les propriétés
caractéristiques du format XML, l'indexation des données dans une base permet
d'offrir sur le site de nombreuses possibilités de recherche sur le corpus. Une
mémoire numérique des revues à caractère patrimonial autobiographique pourrait
être ainsi constituée.
3.2. Numérisation des textes autobiographiques
Afin de proposer le fonds de l'APA en ligne et d'adopter un archivage électronique,
la numérisation des textes autobiographiques anciens sera nécessaire.
Avec les nouvelles technologies de l'information, l'APA recevra de plus en plus les
textes sous forme numérique. Ce qui facilitera la gestion électronique des
documents.
Des contraintes liées au respect des droits d'auteur et de la confidentialité seront à
prendre en compte.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 55
Conclusion
Le projet d'informatisation tel qu'il a été étudié tient compte de tous les desiderata
des membres de l'APA et des chercheurs. Que ce soit pour informatiser
immédiatement ou évoluer à court et moyen terme.
Je constate que les progiciels standards pour informatiser les petits fonds ne
peuvent assurer toutes les fonctionnalités demandées. Ce qui conduit à développer
un module de catalogage spécifique et à modifier ou améliorer les modules OPAC,
de gestion des transactions et d'édition et des statistiques.
Les fonctionnalités telles que je les ai définies dans le cahier des charges laissent
suffisamment de liberté aux soumissionnaires pour proposer une solution adéquate
en prix et en fonctionnalités. Afin de trouver un compromis acceptable pour offrir
des prestations documentaires satisfaisantes aux chercheurs, certaines
fonctionnalités peuvent être rediscutées avec l'APA lors de la proposition de prix.
Lors du choix du progiciel, il est impératif de s'assurer de la mise à jour des
fonctionnalités décrites dans le cahier des charges si nécessaire et de son évolution
à moindre coût vers les scénarios de prospective.
Pour la mise en ligne de la base de données, j'envisage l'achat d'un module OPAC
web qui permettra une meilleure visibilité et valorisation du fonds de l'APA auprès
des chercheurs.
Le fait d'adopter dès à présent une feuille de style sous Word pour les échos et les
revues facilitera la production de revues électroniques au format XML.
La gestion électronique des documents pourra également être préparée par l'APA
en demandant que la version papier du texte autobiographique soit accompagnée
du support numérique qui a servi à son élaboration.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 56
Ce stage est une expérience professionnelle enrichissante car rédiger un cahier des
charges pour construire une base de données complexe est très formateur. L'APA
m'a laissé beaucoup d'autonomie pour conduire ce projet.
Ce cahier des charges pourra servir de support au cahier d'analyse qui permettra la
programmation du SIAPA.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 57
GLOSSAIRE
Ambérieu-en-Bugey : La Grenette, médiathèque de cette accueillante localité de
l’Ain, abrite le fonds de l’APA. Adresse : 10, rue Amédée Bonnet, 01500
Ambérieu-en-Bugey.
Apaïstes : les membres de l’APA. Ils sont 780 en 2002.
Auto-édition : un ouvrage auto-édité est pris entièrement en charge par son
auteur (rédaction, mise en page, corrections, recherche d’un imprimeur et
diffusion).
CNIL : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.
Contrainte d'intégrité fonctionnelle (CIF) : elle met en jeu deux entités maximum
entre lesquelles existe une dépendance fonctionnelle, c'est-à-dire qu'à une valeur
de l'identifiant de l'entité A ne correspond qu'une seule valeur de l'entité B.
Déposant : personne qui envoie un texte à l’APA : soit l’auteur lui-même, soit le
détenteur du texte (ascendant, descendant, etc.).
Dépôt : un dépôt est la remise à l’APA d’un texte, en vue de sa conservation et de
sa communication par l’Association, selon des modalités fixées par elle et dans le
respect d’éventuelles réserves de lecture, précisées par le déposant dans le
questionnaire qui lui est adressé.
Echo de lecture : entreprise originale de l’APA. L'écho est le compte-rendu d’un
texte déposé, rédigé par un membre d’un groupe de lecture et adressé au déposant
puis collecté dans le « Garde-Mémoire ».
Echoteur : membre d’un groupe de lecture qui lit un texte, rédige l’écho et
correspond avec le déposant.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 58
Edition à compte d’auteur : voir auto-édition.
Grenette (La) : voir Ambérieu
Interdit de lecture : tout déposant a, s’il le désire, la possibilité de fixer des limites
dans le temps, ou de restreindre l’accès du texte déposé.
Lecture en sympathie : définition courante de la lecture apaïste.
Lecteur-ressource : membre d’un groupe de lecture ou non, auquel l’APA s’adresse
pour lui demander de lire un texte un peu particulier ou très étendu et d’en rédiger
l’écho.
Manuscrit : un manuscrit est un texte écrit à la main (à opposer à tapuscrit).
Prête-mémoire : l’APA prête, aux bibliothèques qui le souhaitent, un
échantillonnage d’une dizaine de textes de son fonds, en dépôt temporaire.
RAMEAU : Répertoire d'Autorité Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié.
Tapuscrit : un tapuscrit est : soit dactylographié soit saisi en traitement de texte.
Vie de A à Z : page de la fiche d’indexation qui répertorie les thèmes évoqués dans
le texte déposé.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 59
Bibliographie
J'ai respecté la norme Z44-005 publiée par l'AFNOR en Décembre 1987 pour les
références bibliographiques "papier" et pour les références bibliographiques
"électroniques" :
BURLAT, J.M. ; PRUDHOMME, B. Références bibliographiques : rédaction et lecture. 5e éd.[On-line]. Villeurbanne : Doc'INSA, 1997 [consulté le 02.09.2002]. Available from internet :
<URL : http://csidoc.insa-lyon.fr/docs/refbibli.html>
OUVRAGES FONDAMENTAUX SUR L'AUTOBIOGRAPHIE
LEJEUNE, Philippe. Le Pacte Autobiographique. Nouv. éd. Augmentée. Paris : Seuil, 1996. 381 p. (Points essais).
LEJEUNE, Philippe. Pour l'autobiographie. Paris : Seuil, 1998. 247 p. (La couleur de la vie).
LEJEUNE, Philippe. Cher écran. Paris : Seuil, 2000. (La couleur de la vie).
OUVRAGES SPECIALISES EN SCIENCE DE L'INFORMATION ET DE LA
DOCUMENTATION
CAZABON, Marie-Renée, DUCHEMIN, Pierre-Yves, DUSSERT-CARBONNE, Isabelle, MOREAU, Françoise. Le catalogage : méthode et pratiques. 2, multimédia. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1992. 607 p. (Bibliothèques).
CAZABON, Marie-Renée. UNIMARC : manuel de catalogage : monographies, publications en série, musique imprimée, documents électroniques. 2e éd. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1999. 444 p. (Bibliothèques).
DUCHEMIN, Pierre-Yves. L'art d'informatiser une bibliothèque : guide pratique. 2e éd. augmentée et mise à jour. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 2000. (Bibliothèques). ISBN 2-7654-0784-3.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 60
JACQUESSON, Alain. L'informatisation des bibliothèques : historique stratégie et perspectives. Nouv. éd. Paris : Ed. du Cercle de la librairie, 1995. 362 p. (Bibliothèques). ISBN 2-7654-0604-9.
LENART, Michèle. Les logiciels documentaires : description de dix systèmes de gestion du marché. Paris : ADBS, 2001. 163 p.
ARTICLE DE PERIODIQUE
MAISONNEUVE, Marc. L'informatisation des bibliothèques en 2000. Livres Hebdo, septembre 2001, n°436, p. 87-94.
SITE
ASSOCIATION DES DIRECTEURS DE BIBLIOTHEQUES DEPARTEMENTALES DE PRET. Logiciel de gestion de bibliothèques. [On-line]. [mise à jour 03.09.2002]. Available from Internet :
<URL : http://www.adbdp.asso.fr/outils/infogestion/logicielsbiblio.htm> [consulté le 03.09.2002]
ROMAND-MONNIER, Emilie. Etude de cas : la mise en ligne du BBF électronique au format XML.[On-line].Villeurbanne : ENSSIB, 2002 [mise à jour 25.03.2002]. Available from Internet :
<URL : http://revues.enssib.fr/titre/8etudca/4bbf/bbf.htm> [consulté le 09.09.2002]
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 61
Table des annexes
ANNEXE 1 .........................................................................................................63
ETUDES PRÉALABLES ...................................................................................63
ANNEXE 1-1 PRÉSENTATION DU "GARDE-MÉMOIRE" ..........................................64
ANNEXE 1.2 FICHE D’INDEXATION REMPLIE PAR L'ÉCHOTEUR.............................65
ANNEXE 1.3 LISTE DES TEXTES INÉDITS DANS "LA FAUTE À ROUSSEAU" ............67
ANNEXE 1.4 PAGE EXTRAITE DU REGISTRE D'INVENTAIRE...................................68
ANNEXE 1.5 CATALOGAGE DES TEXTES AUTOBIOGRAPHIQUES............................69
ANNEXE 1.6 EXEMPLE DE DESCRIPTION BIBLIOGRAPHIQUE .................................70
ANNEXE 1.7 LES ATTENTES DES CHERCHEURS....................................................71
ANNEXE 2 .........................................................................................................75
CAHIER DES CHARGES .................................................................................75
ANNEXE 2.1 LISTE DES DONNÉES À SAISIR .........................................................76
ANNEXE 3 .........................................................................................................78
AUTORISATION DE L'APA ET CALENDRIER DU STAGE .......................78
ANNEXE 3.1 AUTORISATION DE L'APA ..............................................................79
ANNEXE 3.2 CALENDRIER DU STAGE..................................................................80
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 62
Annexes
ANNEXE 1
Etudes préalables
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 63
Annexes
Annexe 1-1 Présentation du "Garde-mémoire" Garde-mémoire, Mai 2002, vol. 5, p. 15.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 64
Annexes
Annexe 1.2 Fiche d’indexation remplie par l'échoteur Recto et verso
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 65
Annexes
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 66
Annexes
Annexe 1.3 Liste des textes inédits dans "La Faute à Rousseau"
Liste des textes inédits récemment enregistrés par le groupe-conservation à
Ambérieu : La Faute à Rousseau, Juin 2001, n°27, p. 19.
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 67
Annexes
Annexe 1.4 Page extraite du registre d'inventaire
Page extraite du registre d'inventaire, appelé par l'APA "main courante"
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 68
Annexes
Annexe 1.5 Catalogage des textes autobiographiques sous File Maker Pro 2.0
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 69
Annexes
Annexe 1.6 Exemple de description bibliographique
Exemple de description bibliographique imprimée sur la fiche de circulation collée
sur le texte lors de l'envoi aux groupes de lecture
BRUNET Fluvia | DESS RIDE | Rapport de stage | 2002 70
Annexes
Annexe 1.7 Les attentes des chercheurs
Je joins un mail d'un chercheur en DEA à qui j'avais posé quelques questions
(avait-il utilisé les "Garde-mémoire"? avait-il consulté la base de données
"inventaire" ?, son thème de recherche ?, ses attentes par rapport à
l'informatisation ?)
" Oui, je me suis directement servie du garde mémoire.
Je n'ai pas consulté de bases de données.
Les champs qui m'intéressent sont : sexualités, homosexualités, amour, corps.
Oui, un logiciel aurait été pratique."
Je joins un mail d’un membre de l’APA qui exprime ses attentes en tant que
chercheur pour la base de données de l’APA. J’ai mis en gras les termes les plus
pertinents pour définir les champs.
« Je vois que vous attendez mes réponses touchant aux besoins du chercheur que je
suis.
En tant que chercheur, je peux vous donner deux exemples de demandes que je
pourrais adresser à une base de données de l'APA.
a) je cherche des journaux du XIXe siècle tenu par des jeunes filles (c'est,
exactement, le sujet de mon livre Le moi des demoiselles, 1993) : dans
l'idéal, cela suppose que je puisse combiner trois demandes, et, je
suppose, que l'ordinateur soit assez intelligent pour les hiérarchiser de la
manière qui lui demande le moins de travail (je vous dis cela, parce que
sur Opale plus, à la BNF, la plupart du temps l'ordinateur refuse de vous
répondre parce qu'une des catégories combinées "contient trop de
réponses", il ne semble pas capable de traiter cette demande sur le
corpus très limité de l'autre catégorie qu'on a indiquée). Cette demande
suppose qu'il y ait un champ "sexe de l'auteur" (avec au minimum, pour
les gens qui indexeront, trois catégories, M, F, et "autres" - sexe inconnu,
cela arrive, sexe multiple, dans le cas, pour un texte, de plusieurs auteurs
de sexe différents, ce qui est le cas des correspondances - donc plutôt
quatre réponses possibles : M, F, M et F, autres). Elle suppose qu'il y ait
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Annexes
un champ "genre", avec une liste fermée de genre et une catégorie
"autres" bien sûr. Cette liste de genre existe déjà sur notre feuille
d'indexation, elle serait sûrement à revoir. Enfin cela suppose qu'on
puisse viser les documents écrits à une époque donnée - ou traitant d'une
époque donnée. Si on coupe par siècle, cela ira vite : avant XIXe siècle,
XIXe, XXe, XXIe, c'est déjà mieux que rien ; mais faut-il diviser plus ?
beaucoup de textes risquent d'être dans plusieurs périodes successives,
est-il possible, pour un même texte de cocher positivement plusieurs
réponses ? - Vous voyez que j'ai pris seulement les grandes catégories : il
y a d'autres questions qui m'intéressent, mais je n'attends pas d'aide de la
base de données à leur sujet : je cherche des journaux de jeunes filles, la
définition de la jeune fille est propre à ma recherche ( femme célibataire
âgée de moins de 25 ans, "n'ayant pas encore coiffé Sainte-Catherine" -
c'est mon problème, je chercherai dans la catégorie femme, et après je
me débrouille, le chercheur préfère avoir une catégorie générale, parce
que si les catégories sont trop pointues, elles risquent d'exclure des choses
qui l'intéressent) ; il m'intéresserait également de savoir si l'APA
possède les manuscrits originaux de ces textes (ou une photocopie de ces
originaux), ou seulement des transcriptions, c'est un point très important
pour moi, dans un journal, le geste quotidien de l'écriture, les traces
incorporées dans le texte, etc. sont des signes forts : cette catégorie-là, à
la différence de la catégorie "jeune fille", devra figurer dans les
possibilités d'interrogation, elle est capitale pour un fonds d'archives, et
j'imagine fort bien un chercheur arrivant et demandant :
"manuscrits/XIXe siècle", ou "manuscrits/femmes/XXe siècle" ou
"correspondance/manuscrits", etc.
a) je prends un second type de demande, également personnelle et réelle
: j'ai l'intention de travailler cette année sur les récits d'évasion de
camps de prisonniers pendant la Seconde guerre mondiale ; d'ailleurs
tout le groupe "lecture" de Paris-1 (dirigé par Simone Aymard et
Jacqueline Brisson) s'est donné pour tâche de relire des textes
déposés depuis 1992 et traitant de la période de la Seconde Guerre
mondiale ; nous sommes là devant une demande documentaire
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Annexes
classique, touchant le sujet du texte (alors que mon premier exemple
ne concernait pas le sujet du texte, mais la nature du document : sexe
de l'auteur, genre, époque de rédaction, support, etc.). Là, si il y a
une interrogation en langage naturel à partir d'un champ où l'on aura
saisi le texte des Échos, je tenterai ma chance en tapant "évasion",
"prisonnier", STO", etc. S'il y a un thesaurus, je le consulterai pour
voir dans quelle(s) catégorie (s) mes récits d'évasion doivent figurer,
etc. Le grand problème de la personne qui arrive devant une base de
données est qu'elle ne connaît pas la mentalité et les cadres
conceptuels qui ont présidé à la conception des catégories. On lui
demande de taper un mot dans la case "sujet", mais elle ne sait pas à
quels mots elle a droit, et ce qu'ils signifient pour la personne qui a
fait le thesaurus utilisé. Il faut au minimum qu'elle puisse consulter
le thesaurus (s'il s'agit d'un thesaurus) ou la liste de tous les mots
actuellement possibles (s'il s'agit d'un index empirique et fluctuant
comme le nôtre actuellement). - Bien sûr, s'il y a possibilité de
combiner, je vais demander : "évasion/Seconde Guerre mondiale". -
Je pense que la recherche par sujet se présente, pour les chercheurs
qui viendront consulter le fonds APA, exactement comme pour
n'importe quelle autre catégorie de chercheurs ; ils vont venir
d'ailleurs de disciplines différentes ; c'est une recherche
documentaire de type classique. Donc ce qu'il y a de spécifique, c'est
ce qui touche à la nature du document (mon exemple a).Vous me
posez la question en tant que chercheur ; on peut imaginer une
recherche qui porte sur le fonds lui-même, sa constitution, son
histoire; dans ce cas elle utilisera tous les descriptifs disponibles :
évolution dans le temps du nombre des dépôts ; quels sont les textes
qui ont été relus ? utilisés par des chercheurs ? édités ultérieurement
(il faudra prévoir un champ publication, puisque c'est l'un des sorts
possibles des textes, et qui est déjà arrivé un certain nombre de
fois)? analyse de l'ensemble des textes en fonction de leur taille -
combien de textes de moins de 10 pages, de 10 à 50 pages, etc. jusqu'à
1000 pages et plus ? combien de textes écrits par des hommes et
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échotés par des femmes, et l'inverse, etc. - Vous allez me dire qu'il
s'agit là d'une interrogation interne à l'APA, et qui ne concerne pas
les chercheurs : cela concerne aussi les chercheurs puisque c'est l'un
des sujets de recherche indiqué par le sociologue Bernard Lahire
dans son intervention le 4 avril dernier à la journée "l'APA et les
chercheurs" (Lyon, ENS).
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Annexes
Annexe 2
Cahier des charges
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Annexes
Annexe 2.1 Liste des données à saisir Entité texte autobiographique
Champs Commentaires éventuels Forme N° APA N° incrémenté automatiquement par la machine Contrainte d'Intégrité Fonctionnelle (CIF) N° de volume pour un N° APA, il peut y avoir plusieurs volumes – CIF Date de création date du jour automatique de la fiche Date de modification de la fiche date du jour automatique Conditions de lecture saisie des autorisations données par l'auteur ou le déposant Date de consultation possible liée aux conditions de lecture – automatique ou manuelle Type de document inédit ou autoédité choix Date de dépôt Confidentialité auteur oui / non choix Nom auteur 1 CIF Prénom auteur 1 CIF Adresse auteur 1 CIF, rue et ville Nom auteur 2 CIF Prénom auteur 2 CIF Adresse auteur 2 CIF, rue et ville Nom auteur 3 CIF Prénom auteur 3 CIF Adresse auteur 3 CIF, rue et ville Nom auteur secondaire CIF Prénom auteur secondaire CIF Adresse auteur secondaire CIF, rue et ville Nom déposant CIF Prénom déposant CIF Adresse déposant CIF Personnalité déposant fils de l'auteur, etc. Titre Sous-titre N° de partie Titre de partie Lieu de publication Editeur Date de publication Nombre de pages Illustration format Notes Support liste Site Internet associé Pour les œuvres composites Résumé quelques lignes pour décrire le contenu Mots-clé de l'auteur saisie
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Annexes
Descripteurs Saisie différée ou transfert de données Genre littéraire liste Présentation de Forme liste évolutive Date d'écriture du texte Date de début d'écriture Date de fin d'écriture Durée d'écriture champ calculé Date des événements évoqués Continents évoqués Payés évoqués Régions évoquées Départements évoqués Villes évoquées Communes évoquées Personnages célèbres rencontrés Personnages célèbres cités de manière significative Activités professionnelles des proches de l'auteur liste évolutive Vie de A à Z. liste Entité personne Champs Commentaires éventuels Forme N° perso. N° incrémenté – CIF Auteur oui / non – saisie obligatoire choix Déposant oui / non – saisie obligatoire choix Echoteur oui / non – saisie obligatoire choix Adhérent oui / non – saisie obligatoire choix Nom Nom de jeune fille Prénom Pseudonyme Sexe Date de naissance Pays natal Nationalité Date de décès Adresse Code postal Ville Pays Téléphone Fax Mail Activités professionnelles de l'auteur. Entité écho Champs Commentaires éventuels Forme N° écho N° incrémenté – CIF Indice écho 1 ou 2 N° APA à tester pour avertir si existant dans l'écho. Si oui, indice 2 ou erreur. N° de volume Nom échoteur Lien vers le document Word saisie formalisée (ex. écho 1 n°APA) à tester si conforme, erreur si existant.
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Annexes
Annexe 3
Autorisation de l'APA et calendrier du stage
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Annexes
Annexe 3.1 Autorisation de l'APA
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Annexes
Annexe 3.2 Calendrier du stage
Juin Audit à Paris, à Aix et à Ambérieu
Juillet Etudes préalables
Août Rédaction du cahier des charges Parallèlement, j’ai effectué des démarches pour l’APA afin de l’aider dans sa demande de subvention à la DRAC Rhône-Alpes. L’APA devait remettre ce document mi-août. Devis des fournisseurs de progiciels documentaires
Septembre Rédaction du cahier des charges Prospectives pour l'APA
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