Estructura Organizacional Operativa y Tecnica

5/13/2018 Estructura Organizacional Operativa y Tecnica - slidepdf.com

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL, OPERATIVAY TECNICA

CENTRALES ELECTRICASDE NARIÑO S.A E.S.P

Contratación de Ejecución de Actividades desuspensión, reconexión del servicio de energía a

los usuarios morosos, seguimiento a lasuspensión y apoyo a la gestión de recaudo y

recuperación de cartera de las zonas centro y sur en CEDENAR S.A E.S.P

PLAN DESARROLLO DEL PROYECTO

A continuación se realizara la presentación de la propuesta técnica para el desarrollo delas actividades atendiendo los Términos de Referencia mediante la cual pretendecontratar los siguientes servicios:

- Suspensión del servicio de energía a usuarios morosos en los plazos estipuladospor CEDENAR S.A E.S.P de acuerdo a los cronogramas establecidos para tal fin.

- Realizar las reconexiones en las zonas centro y sur de acuerdo a los cronogramasestablecidos para tal fin.

- Realizar la gestión integral de recuperación de cartera asignada de acuerdo a los

cronogramas establecidos para tal fin.- Realizar seguimiento y control a las actividades de suspensión para lograr mayor

efectividad de las mismas.

SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS LTDA presenta el Plan de Desarrollo parala ejecución de las actividades, enmarcado en políticas del Sistema de Gestión deCalidad y de mejoramiento continúo.

SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS LTDA tiene un amplio reconocimiento yprestigio en el sector de las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios, asimismo

contamos con un grupo de profesionales con un amplio conocimiento de la normatividadaplicable y amplia experiencia en el desarrollo, implementación y operación de la GestiónComercial para dichas empresas y un conocimiento detallado de los servicios solicitados.

Nuestra experiencia asegura la capacidad para ejercer adecuadamente el control totalsobre las operaciones a contratar.

Nuestro Plan de Desarrollo esta de acuerdo a la norma ISO 9001/2008 - NTC ISO9001/2008, debidamente certificado por el CIDET en “Servicios Inherentes a laComercialización y Distribución de Energía” y a la norma Gestión Ambiental ISO14001:2004 e ISO 18001:2007 Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional.

CALI, Calle 60N No. 3B BIS – 05 Teléfono (2) 6 54 17 24 E-mail: [email protected]








OBJETIVOS:

Los objetivos de SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS LTDA en el desarrollode las Operaciones del proyecto son:

Ejecución de las actividades encomendadas, a plenitud con un alto grado de calidad,cumpliendo y superando los índices de calidad requeridos por CEDENAR S.A E.S.P.

100 % de cumplimiento en tiempo de realización y fechas establecidas para laejecución de las actividades de acuerdo a la Agenda Mensual que envía CEDENARS.A E.S.P. cumpliendo los más altos índices de Calidad.

Garantizar la seriedad de la oferta técnica y económica

Realización de las actividades encomendadas buscando la eficiencia y Calidad delProceso

Emplear para la ejecución del Proyecto personal idóneo y materiales adecuados.

Mantener y mejorar la imagen corporativa de CEDENAR S.A E.S.P.

Optimizar los recursos para la obtención de los beneficios esperados por los clientes y

las partes interesadas.

Garantizar que todas las actividades que se realicen estén libre de riesgo para laintegridad física de los empleados.

3. ESTRATEGIA:

Nuestra estrategia se fundamenta en los siguientes aspectos:

Excelente Planeamiento Excelente Recurso Humano Excelente Comunicación

Excelente Infraestructura Tecnología de Punta basada en las necesidades surgidas Excelencia en la Operatividad.









4. LOGÍSTICA:

En consecuencia SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS LTDA especifica acontinuación la logística a implementar para conseguir una organización acorde con eldesarrollo del proyecto:

5. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

.6. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

6.1 Elección e Inducción del Personal.6.2 Selección y calificación del personal a contratar 6.3 Inducción para el cargo.6.4 Evaluación de Competencia6.5 Capacitación y Entrenamiento.6.6 Clima Organizacional.6.7 Exámenes de Ingreso, egreso y periódicos

7 HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

7.1 Comité Paritario de Salud Ocupacional.7.2 Diagnostico Integral de Condiciones de Salud y Trabajo.7.3 Panorama de factores de Riesgo.7.4 Investigación y Análisis de Accidentes de Trabajo.7.5 Preparación para Emergencias.7.6 Elementos de Protección Personal.7.7 Instrucciones sobre Condiciones de Salud.7.8 Primeros Auxilios.7.9 Actividades Educativas.7.10 Cronograma de Actividades.

4.1.4. CONTROL DE LOS PROCESOS

Esquema y Procedimientos de Control

Se contara con un Ingeniero Residente como principal responsable de controlar todas las

variables definidas en el Plan de Calidad, y de implantar acciones correctivas y

preventivas. El Ingeniero tiene a su cargo el Grupo de Supervisores con funciones









definidas para el control operativo en terreno, garantizando de esta forma que lasoperaciones se realicen con alto grado de efectividad, calidad y eficiencia.

El proceso se apoya con los supervisores, que realiza control administrativo. Igualmente,

se ha elaborado un plan de auditorias Internas de Calidad para asegurar el cumplimiento

del Plan de Inspección y Ensayo, y el seguimiento a las acciones emprendidas.

El Control Operativo se hace durante el desarrollo de las actividades en terreno, ya sea en

el momento mismo de la ejecución de las operaciones, donde el Supervisor hace el papelde observador, corrigiendo las posibles inconsistencias en los procedimientos de trabajo;

o posteriormente, revisando la labor realizada, verificando la calidad del servicio, la

atención al cliente, los mecanismos de comunicación empleados y la ética profesional

demostrada.

Se realizara la auditoría en campo sobre calidad en el proceso, se hará una labor

profesional, objetiva, independiente, sistemática, constructiva y selectiva de fallas

detectadas en campo, efectuado con posterioridad a las actividades ejecutadas, con el

objeto de determinar la veracidad de la información recolectada en la ejecución de las

labores del proceso. Esto se hace para el presentar un informe de auditoría logrando así

el cumplimiento de objetivos , metas e indicadores, así como respecto de la adquisición,

protección y empleo de los recursos operativos y velar por el cumplimiento de los

requerimientos de la operativa para que sean administrados con racionalidad, eficiencia,

economía y transparencia, en el cumplimiento de la normativa legal y de acuerdo a lo

establecido por CEDENAR S.A E.S.P.

Para el Proyecto los criterios básicos aplicables a la auditoría son:

a) Eficiencia en el manejo de la auditoría en campo

b) Entrenamiento continúo.

c) Alcance de la auditoría;


http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml


http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/guiainf/guiainf.shtml





http://www.monografias.com/trabajos36/teoria-empleo/teoria-empleo.shtml


http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/mocom/mocom.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml




http://www.monografias.com/trabajos11/veref/veref.shtml

http://www.monografias.com/trabajos54/resumen-economia/resumen-economia.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/mocom/mocom.shtml









d) Comprensión y conocimiento de los procesos referentes asuspensión, corte y reconexión que van a ser auditados.

e) Detección de irregularidades o fallas en la ejecución de los

procesos.

f) Reconocimiento de logros y mejoras en calidad y eficiencia delpersonal operativo y los procesos como tal.

g) Comunicación oportuna de los resultados de la auditoría.

h) Comentarios de los supervisores que ayuden a mejorar eldesarrollo de operaciones inherentes al proceso de suspensión,reconexión y gestión de cartera.

i) Revisiones de control de calidad en las auditorías internas.

Las muestras objeto de la auditoria serán definidas de acuerdo al proceso a intervenir,tanto en el proceso de suspensión, reconexión, reporte verídico de notas, Gestión decartera otros.

El cronograma de trabajo y organización de actividades para la auditoría será

Recolección de datos

Organización y análisis de la informaciónPresentación de informes con propuestas de mejora.

4.2. SISTEMA INFORMATICO

Se tendrá apoyo por parte de aplicativos que ayuden en la programación de operacionesy medición de eficiencia.

SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS dotara las oficinas en cada una de laszonas con el Hardware y Software necesarios para la buena ejecución del proyecto.

5. ORGANIGRAMA DEL PROYECTO

SUMINISTROS Y PROYECTOS ELECTRICOS LTDA ha definido que su esquema

organizacional de operaciones estará conformado por los niveles de dirección y operación

que se presentan en el siguiente gráfico. La estructura orgánica, planta de personal,

funciones o responsabilidades, son flexibles y susceptibles de ajustes acorde con las

necesidades o nuevos requerimientos que se presenten durante la ejecución del proyecto


http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/auditoria/auditoria.shtml


http://www.monografias.com/trabajos/epistemologia2/epistemologia2.shtml

http://www.monografias.com/trabajos12/fundteo/fundteo.shtml









buscando el mejoramiento continuo y optimizando los procesos. Estos ajustes se leindicaran oportunamente a CEDENAR S.A E.S.P. garantizando en todos los momentos el

cumplimiento de las responsabilidades derivadas del contrato.









5.1 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONESCOORDINADOR DE PROYECTO – INGENIERO RESIDENTE

Profesional en el área de la ingeniería eléctrica o electromecánica. Entre sus funcionesestán1. estar al frente en forma personal en la sede del contrato y en terreno.

2. Analizar los resultados obtenidos durante la ejecución del contrato

3. Presentar informes de gestión cada vez que se solicite.

4. asignación de funciones, seguimiento y control de Personal para el cabal cumplimiento

de las actividades.

5. Reportar las novedades que permitan mejorar el rendimiento y los indicadores delcontrato

6. Hacer monitoreo a las actividades desarrolladas por el personal.

7. Coordinar y liderar las gestiones de recaudo en los municipios.

8. Garantizar el transporte y manejo adecuado de equipos y herramientas

9. Implementar y garantizar la utilización de elementos de protección personal de

seguridad industrial

GESTOR DE CARTERA

Realizará funciones de cobro y disminución de cartera. Centrarán su gestión mediante laVisita personalizada a los usuarios.

Deberá propender por el cumplimiento de los indicadores de efectividad de la suspensióndel servicio.









SUPERVISOR

Responsabilidad Principal: Supervisar, controlar, orientar y asesorar al personal Técnico yAuxiliar durante el desarrollo y ejecución del contrato, verificando el cumplimiento y tiempode las actividades desarrolladas, de tal manera que se realicen en forma satisfactoria ycon la calidad requerida. .

Para realizar el trabajo de supervisión es indispensable que tenga autoridad, de tal formaque motive al personal para que cumpla correctamente con las obligaciones asignadas.En el trabajo de campo el supervisor debe estar atento para resolver oportunamente lassituaciones difíciles que se presenten.

PERSONAL TECNICO.

Funciones

Realizar y ejecutar la suspensión y/o reconexión del servicio en el sector urbano y en el sector rural a usuarios morosos teniendo en cuenta el procedimiento establecido para talfin conforme a listados de usuarios morosos suministrados por CEDENAR S.A. ESP.

Diligenciar el acta de suspensión del servicio de energía en forma correcta con todos los datos solicitados, hacer firmar por el usuario/ suscriptor y dejar copia de la misma.

Reportar en forma diaria los resultados obtenidos en la suspensión, corte y

seguimientos del servicio de energía y las novedades encontradas con base a losformatos establecidos para tal fin.

Ejecutar las reconexiones y seguimientos del servicio de energía entregando copia de la misma al usuario, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas después del pago.

Realizar la reconexión del servicio diligenciando en forma correcta el acta respectiva y entregar en forma diaria las actas de reconexión al funcionario encargado para sucorrespondiente ejecución en el sistema.

En caso de suspensión del servicio y reconexión de este por parte del usuario moroso sin autorización de CEDENAR S.A. ESP., informar al interventor esta novedad.

Realizar la suspensión y o el corte del servicio de acuerdo a los procedimientos establecidos por CEDENAR S.A. ESP.

AUXILIARES









Transportar y apoyar al personal técnico para que realice las actividades de suspensión y/o corte del servicio de energía a usuarios morosos teniendo en cuenta elprocedimiento establecido

Diligenciar el acta de suspensión, seguimiento, corte y reconexión del servicio de energía en forma correcta con todos los datos solicitados, hacer firmar por el usuario/suscriptor y dejar copia de la misma.

Reportar conjuntamente con el personal técnico en forma diaria los resultados obtenidos en la suspensión, reconexión o corte del servicio de energía y las novedadesencontradas con base a los formatos establecidos para tal fin.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Diariamente digitar en el sistema de información comercial, las actas que se ejecutan en el campo, con todas las observaciones e información que se encuentra descrita encada acta.

Organizar los paquetes de actas de manera que haya facilidad en la búsqueda de información.

Desarrollar actividades de secretaria en la oficina del Contratista.

6. GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

La Gestión del Recurso Humano a implementarse en el Proyecto comprende variasetapas, las cuales están documentadas en el Sistema de Gestión de Calidad.

6.1 Elección e inducción de Personal.

Una vez se detecta la necesidad de personal, se inicia la búsqueda de los candidatosteniendo como base los perfiles definidos en el manual de Funciones y/o los requisitoscontractuales y usando diferentes fuentes.

6.2 Selección y Calificación del Personal a contratar.

Una vez definidos los candidatos, se llaman a entrevista en la cual y según el tipo decandidato se amplía la información de la Hoja de Vida, su disposición o disponibilidadpara vincularse a la actividad u otros según los requerimientos del cargo. Cuando apliquese verifica la información, quedando registrado el resultado en la Hoja de Vidacorrespondiente.









Los candidatos a ocupar los cargos que realizan actividades específicas se evalúan ycalifican con respecto a su educación, experiencia y/o entrenamiento apropiado, tomandocomo base el perfil del cargo y los requisitos contractuales.

6.3 Inducción para el Cargo

Aprobada la selección, se complementa la inducción por parte del Ingeniero Residente oquienes ellos hayan asignado y abarca lo siguiente:

- Presentación de la Empresa- Organigrama de la Empresa

-Misión, Visión, Política y Objetivos de Calidad

- Política de Salud Ocupacional, panorama de riesgos, medidas preventivas y usode los elementos de seguridad a usar en el cargo.

- Funciones del cargo de acuerdo a lo establecido en el Organigrama y Manual deFunciones.

Se asigna esta persona al jefe inmediato para desarrollar las siguientes actividades:

- Explicar los procedimientos, instructivos y registros definidos para la ejecución dela actividad.

- En caso de ser requerido se amplían los conceptos teóricos y/o prácticos en laejecución de las labores.

6.4 Evaluación de Competencia

Periódicamente y dependiendo de la duración del contrato, se realiza la evaluación decompetencia del personal. Esta evaluación constituye una de las principales fuentesutilizadas para detectar necesidades de capacitación y/o entrenamiento. La evaluación de competencia se realiza entre los cargos directamente relacionados, locual permite el acercamiento y mejora la comunicación entre las partes.

Los resultados de las evaluaciones son tabulados y entregados a cada empleadoresaltando los aspectos positivos e invitando a mejorar aquellos en los que obtuvo menos

puntuación.

6.5 Capacitación y Entrenamiento

Haciendo uso de diferentes fuentes se detectan las necesidades de entrenamiento, estasse evalúan por parte de la Dirección del Proyecto y se aprueban aquellas que seanconsideradas para dar satisfacción a las necesidades del cliente o las políticas y objetivos,ajustadas dentro de las capacidades presupuestales del Proyecto o la empresa. Con las









necesidades aprobadas se elabora periódicamente el Programa de Capacitación yEntrenamiento.

El entrenamiento puede ser realizado por el Jefe inmediato o por cualquier trabajador dela Empresa que tenga el conocimiento suficiente sobre la actividad definida en losprocedimientos (mínimo con seis meses de experiencia)

La capacitación requerida de manera externa es solicitada a entidades seleccionadassegún su experiencia o que hayan mostrado su idoneidad en procesos similaresefectuados en la empresa.

El personal es evaluado antes de empezar a desempeñar sus funciones, según se

especifica en el Procedimiento gestión Talento Humano. El personal se evalúa comomínimo una vez al año, para medir su nivel de competencia.

El cumplimiento del programa de capacitación se mide con el indicador de Gestióndefinido para este fin, cuyo resultado puede originar Acciones Correctivas y/o Preventivasde acuerdo con el procedimiento existente.

Los resultados de las Evaluaciones Técnicas y de habilidades son la base para medir laefectividad de la capacitación o entrenamiento dado en el ciclo o período evaluado yemprender actividades de mejoramiento.

6.6. Clima Organizacional

Formar y desarrollar a las personas aumenta su autoestima y les da mayor seguridadpersonal, despierta su entendimiento, desestimula y disminuye sus pensamientosnegativos, impulsa su crecimiento productivo, e impacta favorablemente su bienestar personal y el de sus familias.

Por eso, el poder contar con un excelente ambiente laboral (o un excelente climaorganizacional) es importante para lograr tanto la satisfacción y desarrollo de las personasen el trabajo, como la misión y objetivos de la empresa.

Periódicamente se realiza la encuesta de clima organizacional, donde se evalúa ClaridadOrganizacional, estructura organizacional, instalaciones, comportamiento sistémico,

Relación simbiótica, liderazgo, consenso, trabajo gratificante, desarrollo personal,elementos de trabajo, relaciones interpersonales, buen servicio, solución de conflictos,expresión informal, valoración, salario, agilidad, freeback. Selección, inducción e imagenorganizacional.

Dicha encuesta es un instrumento básico para recolectar la información necesaria paraevaluar la realidad de un buen ambiente laboral, así como para realizar actividades demejoramiento que conduzcan a alcanzar un clima organizacional plenamente gratificante.









La encuesta se realiza de manera aleatoria a diferentes miembros de la organización ysus resultados se tabulan y grafican de tal forma que constituyan una importante fuentede mejoramiento continúo.

6.7 Exámenes de Ingreso, Egreso y Periódicos. Los exámenes de ingreso se realizan de acuerdo con el trabajo que va a desempeñar elpersonal y tienen como objetivos:

• Establecer la capacidad física y emocional de un aspirante para realizar un trabajo

determinado.• Evaluar la salud general del trabajador.• Elaborar una historia clínica ocupacional que sirva para posteriores evaluaciones.

7. HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL.

Con el objeto de promover y preservar el bienestar físico, mental y social de lostrabajadores, controlando y/o reduciendo las condiciones de riesgo, previniendo laocurrencia de accidentes de trabajo y aparición de enfermedades profesionales, lo queredunda en mayor satisfacción laboral, se cuenta en la empresa con el Programa deSalud Ocupacional.

Los recursos necesarios para efectuar las actividades asociadas al programa, según serequiera, se contratan con entidades externas a través de la EPS, ARP, etc. Previaconfirmación de la idoneidad del mismo, enmarcado dentro de o estipulado por la ley.

La responsabilidad de la asignación y consecución de recursos humanos, tecnológicos ylocativos, está a cargo del Ingeniero Residente. Los recursos financieros los asigna laGerencia según necesidades y prioridades detectadas.

7.1 Comité Paritario de Salud Ocupacional

La Empresa propicia la elección y funcionamiento del Comité Paritario de SaludOcupacional y se registra el mismo ante el ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

Los Comités están compuestos por un número igual de representantes de la empresa yde los trabajadores con sus respectivos suplentes.









Es responsabilidad de los Comités Paritarios participar en actividades de promoción,divulgación e información sobre medicina, Higiene y Seguridad Industrial para obtener suparticipación activa en el desarrollo de los programas y actividades de Salud Ocupacional.

7.2 Diagnostico Integral de Condiciones de Salud y Trabajo.

Esta actividad permite obtener información sobre las condiciones de riesgo laborales, asícomo la exposición a la que están sometidos los trabajadores en su sitio o por ocasión deltrabajo. Esta información implica una acción continua y sistemática de observación ymedición para que sea un elemento que oriente las actividades posteriores.

7.3 Panorama de Factores de Riesgo

Para el Proyecto se elabora un Panorama de Factores de Riesgo, el cual se complementacon las inspecciones que se hacen una vez iniciados los trabajos.

7.4 Investigación y Análisis de Accidentes de Trabajo

Se investigan los accidentes que ocasionen muertes o lesiones graves; los accidentesque provocan lesiones menores, si se repiten con persistencia, revelan situaciones oprácticas de trabajo peligrosas, que deben corregirse antes de que ocasionen unaccidente más grave y aquellos accidentes o sucesos peligrosos que la Empresaconsidere necesario investigar por sus características especiales.

Todo accidente de trabajo que suceda se investiga y reporta a la Administradora deRiesgos Profesionales (ARP) en un periodo no mayor a cuarenta y ocho (48) horashábiles.

Los Accidentes son reportados a la ARP, diligenciando el formulario de reporte deaccidentes de trabajo definido.

7.5 reparación para Emergencias.

Todas las instalaciones disponen de un plan que responde adecuadamente a las diversasemergencias que puedan producirse. La elaboración del plan exige la identificación previade peligros y accidentes que puedan derivarse, mediante la realización de un estudio deseguridad o análisis de riesgo (Señalización rutas de evacuación, identificación de lospuestos y zonas de trabajo).









El plan se implanta, mediante la adecuada formación y entrenamiento del personalimplicado directa e indirectamente, Parte de este entrenamiento lo constituye larealización de ejercicios y simulacros.

De igual forma se crean las brigadas de emergencia, cuya función específica es colaborar en la extinción de incendios, evacuación y rescate de personas y salvamento de bienes.

Se sitúan extintores lo más cerca posible a las fuentes potenciales de riesgo y explosión.Estos se colocan en lugares visibles y se mantiene su acceso libre de obstáculos.

7.6 Elementos de Protección del Personal.

Toda persona que realice un trabajo en la empresa lleva dotación adaptada al tipo detrabajo.

7.7 Intervenciones sobre Condiciones de Salud

7.7.1Saneamiento Básico

Las instalaciones permanecen aseadas, incluyendo desinfección de baños, evacuación debasuras. Los baños están dotados con los elementos de higiene necesarios (papelhigiénico, jabón y recipiente para la recolección de papel).

Las instalaciones cuentan con los servicios sanitarios suficientes para atender todo elpersonar.

7.8 Primeros Auxilios

Como material de apoyo los botiquines están dotados con los siguientes elementos:

- Antisépticos: usados para la curación de heridas, Tales como: Isodine solución yespuma.

Material de curación: Gasas, esparadrapo, curitas, agua destilada o sueroFisiológico, aplicadores, tijeras.

- Material para inmovilización: Vendas elásticas, baja lenguas.- Medicamentos: Sales de rehidratación oral, analgésicos.- Termómetro.

7.9 Actividades Educativas









El programa de salud ocupacional contempla la implementación de actividades debienestar social (deporte, recreación, cultura), así como actividades educativas, inducción,entrenamiento y temas relacionados con los factores de riesgo prioritarios y la promociónde los estilos de vida y trabajos saludables.

7.10 Cronograma de Actividades

Es el registro pormenorizado del plan de acción del programa, el cual se elabora para unperíodo máximo de un año, teniendo en cuenta los objetivos, las acciones y los recursos.

Este programa se elabora con base en los riesgos prioritarios y en los objetivos de los

diferentes subprogramas que conforman el Programa de Salud Ocupacional.










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