Estructura de la Documentación

Amalia Norbelys Bautista Gamez

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Regional Santander

Centro de Gestión Agroempresarial del Oriente

Bogota

2015

INTRODUCCION

Uno de los principales retos que enfrentan las empresas en la actualidad, es lograrla permanencia en el mercado de su competencia, para esto se ha hecho cadavez más necesario plantear estrategias que les permita adaptarse a los constantescambios no solo en el mercado sino también en los gustos y preferencias de susclientes. Es por esto que los Sistemas de Gestión de la Calidad, es un nuevolenguaje que ha cambiado la forma en que las organizaciones planean susestrategias empresariales y asignan recursos, enfocándolas hacia laadministración de procesos organizativos, administrativos y operativos sencillospero eficaces, Para llegar a ese punto, es pertinente atravesar distintas etapas enla construcción del SGC acorde a las necesidades de la empresa.

Para el diseño de un SGC se recomienda seguir los pasos propuestos, en estaruta se determinó el alcance del SGC para la empresa Frutos Veleños S.A, seestableció la estructura documental ideal para lograr la certificación ISO 9001,para después desarrollar la política de calidad y los objetivos de calidad,finalmente se establece el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleños S.A.,en donde se evidencie claramente los procesos, de dirección, apoyo, misionales yde mejora continua.

Es por lo anterior, que éste documento sintetiza la forma en que la Empresa Frutosveleños S.A., Ubicada en el municipio de Vélez S/der, materializó sus intencionesmediante el diseño de la Estructura Documental del Sistema de Gestión de laCalidad, encaminando su labor, hacia el establecimiento de un entorno propiciopara estandarizar sus procedimientos internos y desplegar todos los mecanismosnecesarios para formalizarlos a nivel Institucional, permitiéndoles ser partícipesactivos de su proceso de transformación y mejoramiento.

1. Definir el alcance del Sistema de Gestión de la Calidad. En este puntousted debe proponer las actividades que realizará previo a la definición delalcance, de modo que sea establecido de acuerdo al estado actual de laempresa, recursos existentes y a las necesidades de la alta dirección.

Que es un Alcance? El alcance de un sistema de gestión de la calidad está

basado en la naturaleza de los productos de la organización y sus procesosde realización, el resultado de una evaluación de riesgo, consideracionescomerciales, y requisitos contractuales y reglamentarios. Por ejemplo:“Diseño y producción de accesorios para riego, presión y evacuación”.

Como se hace? El alcance de un sistema de gestión de la calidad suele ser

un párrafo descriptivo en el que se enumeren las actividades desarrolladaspor la organización. De modo que sea establecido de acuerdo al estadoactual de la empresa, recursos existentes y a las necesidades de la altadirección.

El objeto bajo estudio se trata de la empresa Frutos Veleños S.A del sectorindustrial primario o agropecuario que contempla como alcance todos los procesosen la fabricación del Bocadillo Veleño desde la recepción y selección de laguayaba de buena calidad, su adecuación y lavado para dejarlas lista para elprocesamiento, en el cual se incluyen las actividades de adición a la pulpa delazúcar previamente pesado, cocción en pailas adecuadas para este fin,concentración hasta alcanzar el punto de bocadillo, pasando a moldeo,enfriamiento, corte, empaque, almacenamiento Y Distribución. Para así asegurarla calidad de los productos en cuanto al cumplimiento de los requisitos.

Las actividades previas que se deben realizar son las siguientes:

Planificar y desarrollar los procesos necesarios, disponiendo los recursosrequeridos.

Cumplir con los requisitos generales, los requisitos de la documentación,como el manual de calidad, control de documentos, control de riesgo.

Realizar las actividades requeridas para la verificación, validación,seguimiento, inspección, realizando los registros necesarios paraproporcionar evidencias de los procesos.

2. Proponer la estructura documental ideal para lograr la certificación ISO9001 en su empresa.El Sistema de Gestión de la Calidad de la organización Frutos Veleño hasido documentado y es mantenido eficazmente para asegurar los controlessuficientes de nuestro sistema y la conformidad a los requisitos de la normaISO 9001:2008. En el numeral 4.2 requisitos de La documentación delSistema de Gestión de la Calidad.

a. La Política de Calidad, que abarca un compromiso con elcumplimiento de los requisitos, la mejora continua de la eficacia delsistema y la satisfacción del cliente.

b. Manual de la Calidad, que describe el Sistema de Gestión de laCalidad, perfila las autoridades, las interrelaciones, los deberes delpersonal responsable del desempeño dentro del sistema, losprocedimientos y/o referencias de todas las actividades queconforman el Sistema de Gestión de la Calidad.

c. Procedimientos documentados, programas de auditorías internas yexternas, acciones correctivas y preventivas, Revisión de laDirección y los documentos identificados como necesarios para unaeficaz planificación, operación y control de los procesos.

d. Registros de calidad requeridos por la norma y los registrosnecesarios a la organización para demostrar la conformidad con losrequisitos y el manejo eficaz de nuestro Sistema de Gestión de laCalidad.

3. Definir la política y los objetivos de calidad. Previo al establecimiento deestos lineamientos realice un estudio de las necesidades y capacidades dela organización versus las necesidades y expectativas del cliente, de modoque realmente la política y los objetivos de calidad estén alineados paragarantizar la promoción de la mejora continua organizacional.

Nuestra política de calidad se manifiesta mediante nuestro firme compromiso conlos Clientes de satisfacer plenamente sus requerimientos y expectativas, para asíprocesar y comercializar gran variedad de productos derivados de la guayaba,respaldándonos en el desarrollo de buenas prácticas de manufactura, delcumplimiento de los requisitos legales y los establecidos por los clientesasegurando de esta manera la rentabilidad de la empresa atreves delmejoramiento continuo de cada uno de nuestros procesos y de nuestro sistema degestión de calidad.

Objetivos de la calidad

Aumentar los niveles de satisfacción de los clientes. Cumplir los requisitos legales y los exigidos por cada cliente.

Disponer de suficientes proveedores confiables. Mantener los equipos operativos y de inspección adecuados. Aumentar la imagen de solidez y seriedad de la organización en sus

productos. Mejorar continuamente el sistema de gestión de calidad.

4. Establecer el mapa de procesos de la empresa Frutos Veleños S.A., endonde se evidencie claramente los procesos, de dirección, apoyo,misionales y de mejora continua.

En el mapa de procesos se hace énfasis en un diagrama de 3 bloques donde sedescribe el sistema de Gestión de Calidad, enfocado a lograr la satisfacción delcliente; en donde se inicia con los requerimientos de este y finaliza entregando unproducto y un servicio de calidad para lograr su satisfacción y por consiguientenuestro mejoramiento continuo.

CONCLUSIONES

En el desarrollo de este taller se cumplió con el objetivo, puesto que se diseñó unSistema de Gestión de Calidad para la empresa Frutos Veleños S.A., el cualsentará las bases para su desarrollo e implementación asegurando de estamanera la certificación según los estándares establecidos por la norma ISO 9001:2008.

Es importante reconocer que no solo los jefes cumplen un papel importante dentrode la organización si no también todo el personal obrero y administrativo ya queellos también hacen parte de la misma y con sus aporte y pronta gestión en elcumplimiento del manual de calidad de la empresa se puede llevar a feliz términotodos los requerimientos necesarios para cumplir con las exigencias del cliente.

BIBLIOGRAFIA

http://controlcalidadcfbj.blogspot.com.co/2012/06/manual-de-calidad.html

http://www.aenor.es/aenor/especial/iso9000/documentacion/ISO_TC%20176_SC%202_N%20525R2.pdf

http://farmacia.unmsm.edu.pe/noticias/2012/documentos/ISO-9001.pdf

http://www.itson.mx/publicaciones/pacioli/Documents/no65/24.pdf