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DI RBCC I O!l G E N Z R A L

DI VISION DE ADMINISTRACION, COMERCIO Y SERVICIOS

VI _7 2

GRUPO DE A DMINISTRAC I O N .GI.DhCTIC O ¡_-----1 FOR MAC IO N ESPEC I A LI Z ADA E N

A DMll'UST RACION , CONTABILIDA D Y FINANZAS jParte I -A

UN!DJ •'-'~!... , PA RA TECNICOS MEDIOS

GESTION DE EXISTE NCIAS .

l. Organización de las compras

2. La documentación técn ica

3. La s licitaciones

4. Las ope r acioneo d e compra s

s. E l contr o l de l o s p lazos y de la s mercanc!as

6. Contr ol d e la facturación proveedor es

7. P r esupuestos de compra s '-"

2El Derechos Reservado s - SENJ.

1. ORGANIZACION DE LAS COMPRAS

l. l. Definición d e las comp ras

Cué es compra r ?. En realidad la definición es muy sencilla. Comprar e s adquiri r p o r dinero la propiedad d e una cosa. En e l caso de una empr esa, es adqui r ir materias prima s , mate­riales, equipos necesarios para su funciona mient o.

P e r o esta definición es insuficiente, por lo tanto debemos com­pletarla . P r opon emos l a s iguiente : "A cción de adquirir ma ­teriales (o equipos ) d e la calida d d e t e rminada. po r - lo s l<:i.borato­rios o por la p r oducción, en cantidades es tablecidas po r el servicio Gestión d e Existencias , s umini st r adas por pr.::> vee­dor e s serios q ue r espetan los plazos establecidos, pa r a obte ­n e r e l m e jo r precio ' '.

l. 2. C onc epto de abastecimiento

La d efinic ión de la s compras incluye el con c e pt o d e abaotec i ­miento, el cual pue de d efinirse a s u vez como e l h echo d e s u ­min is\:ra r e n ti e mpo opotuno, la s cantidades pr evistas de ma ­te riales , a los d iferente s talle res o a los clientes . Estoo c r i­te rios implican la admini otr aci6n de exis t en cia.o. Ea obvi o que debe mos ten e r e n s tock la s cantidades s uficiente::¡ pa r a sumini s -t r a r lon mate ria les.

l. 3 . Organización de la función

En las empr esas , frecuente mente la !unción 11Com p r as 11 de ­pende del Ser v icio Come r cial , el cual admini s tra tam,,jién la función "Ventas". Normalmente es e l volumen d e las compr as l o que jus cifica su ubicación e n e l o r ganig r ama. como lo ver e­mo s más a delante.

E n cuanto a la organización misma de la función deb~moo ana­liza r laa ta r eas de l se rvicio de compras .

E n prime r lugar este servicio debe informa r se oobre loe ma­teriales y ~quipos que exisi:en e n e l m e r cado l os cualeo se co­nocen por m e dio de la Documen tac ión T écni ca.

En segundo luga r se debe pr eve r las licitacioneo y est udia r lao cotizacione s. En tercer lugar las op e r aciones d e comprao son

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la s que pe r miten l a a d quis ic ión d e los m a t e ria les .

En c ua r to lugar , d ebe exi s tir un con t r o l d e p lazos , el c ual t i e­n e mucha i mpo rtanc ia .

Fina lme nte , el cont r o l d e las factur as d e lo s pro v e e dore::; con s -ti tuye l a ó.ltima ta r ea d e l s~rvicio " C om pr a s".

E sto s d ife r entes asp e c tos d e la organización d e l a función s e a _plic a r án más d e ta lla d a m e n te en otra a íich as t e cn o l ógi c ao .

l. 4. R entab ilida d

E l c o n c e pt o d e r en ta bilidad pre do mina e n lo s n e goc ioc pol'que una e m p rcoa q ue n o pr oduce ut ilida de s , oe a c e rc a cada d ra má s a la qui e b r a . En consecuencia todo s lo s ser vicio ::; í: i cnen que s e r r en :.Ubl e s.

l. 4. l. Cost o d e l Departam ento "Compra s ".

E l c o s to de este d e par i:am e n to o Ger v icio s e ca l c ula s egón la téc nic a d e Los "Cen er o s d e Coatoo ", par a l o cua.l de b e m o o t e n e r e n cuenta Lo o diferen t:eo ~ipo s

d e co s t o s .

- <;;ostos d e e ot r uctu r a o sea d e l p e r s onal que ;.: raba­j a e n e l Ser v icio 11Comp ras 11 •

- C o s tos d e pa p e l e r í a

- C ost os d e energía (part e q u e se gaot a en el ser ­vic i o )

- Costo d e l á r ea ocup a da p o r la s o fi cin ao (a r r e nda . damien to o deprecia ción de l e d ilic io) e tc .

Esto s co sto s con p ropios d e l a función , p e ro e;.:i s t e n o tr os que se a plican a lo s rm. t e r i a l e s y que debemo s ;.:en e r en cucn·~a .

H e m o s estudiado esto s costo s en e l s e mina r io s obre l a s Exis t en c ia s p e ro no s obra r e p eti r l as explica­c io n es pa r a c a da t ipo d e costo .

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l. 4. 2.

l. 4. 3.

3

Costo d e m antener

Este co s to representa los intere ses sobre e l c a p i tal inve rtido e n existencias , al cual se agr egan dife r en ­t es porce nta jes de otros e lement o s .

A s r tendr e mos:

- Inte r eses sob r e e l capita l invertido o con3el<l.io en las exi stencias M%

- D ete rioro, pérdidas

- Obsol escencia o de preciaci6n

- S eguros

- Arriendo

Es d ec ir m áo o m e nos 20%.

1%

l. 8%

1.%

2%

19. 8%

Este porcentaje se a plica a l stock promedio, como lo v e r e mo s más adela n t e .

En Colombia, con fr e cuencia se d e be a gre gar a este porcenta j e un 14% oobre las s umas que e l empr esario ha solicitado como prés tamo a lo o ba ncos pa r a l a fi ­nanciación de lao exi otencias, porque la liquide z d e la e mpresa no permite e l pago de contado d e los p e ­dido o a los provee dor es , o por l o m en:io e l pago d e las prime r ao e n i:r egas .

Como en l a m ayorra de los caso s , se compran g randes cantida des d e p r oduc t o s o d e m aterias primo.s con el fin d e esp e cular, por e l h e cho d e l a lza pe r man e nte , es­;;as compra3 requi e r e n una financiac i6n por m e dio d e préstamos .

Costo d e P edido

Se preoen tan dos casos: P edidoo a proveedoreo y p e ­didoo a l S e r vici0 Producción. Lo s p e dido r; que tien en mayor importancia e incide ncia s obre los inventarios son lo s p edidos a l os prov eed o r es . L os p edidoo inte rno s

. /.

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se integran en los c os tos d e l Servicio oolicit ante

Para d eterminar e l costo e n ca so d e co mpra , ·i:ene­mo n lo s s iguien-co pasos :

- Pr epa ración de la compra (eventualme nte lici i:ac ion es y e studio de codza cioneo )

- Diligencia miento y d eopacho d e l a o rde n de compra o p edido

- Co locación ::;::>t r e e l Gantt de control d e plazos

- Control d e lao f echas de entre -ga

- Recepción de los mate riales

- Control d e loo m aterialea (cantidad, cotado)

- Control de la. calida d

- Costo d e la o rden de com ­pra (formulario)

- Control d e las factura o (por -compara ción con e l p edido , teniend o e n c uenta lao m odi­ficaciones e·1cntuale s )

Compras

] Almacén

] L abo r atorio o Producción

Comprao

- Pago de lao facturas ] Contabilidad

Com o se puede ve r, dife r entes nervicio3 partic ipa n e n l as ope raciones, por lo tanto s e de be buncar los costos utilizando los s i s temas indicados en contabi­lidad d e c ootoc , p o r m e dio d e las "unida dcc de t r a­bajo". A sí, Di e l Servicio Compras h a d e::;pachado l. 000 ó rden ec de c ompra o p e dido y ci loo gao'i:os d e l Ser vicio Compras son d e $ 100. 000. 00 cada pedido cuesta $ 100. 00

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l. 1. 4 .

.)

A e ste costo se le agrega el d el almacén : .La unidad de trabajo puede ser el kilo de mate rias p r imas reci -bidas. Se busca también una unidad de t rabajo para e l labo ra torio y para la Contabilidad.

En e l Servic io Con tabilidad encontramo s un& oubfun -ción : "Contabilidad p r oveedores".

T odo esto n o o demue str a que es n ec coa rio e;; ·i:ructurar bien la e mpre sa , con e l fin d e t e n er "ce n t ro ::; " que abarquen las tareas d e una mi sma natu ral e za.

Costo de Ruptu r a

Es a que l con st i i:u fdo por la fali.a de un p r oduci:o , el c ua l impide la ven ta o e l at:e.stecimiento a l Ser·1icio F ab ricac i6n, e ste tíltim o caso es mucho m t:o gra ve

1)o rque obliga a parar la producción.

Diferentes fac i:o r e s in i:e r vi en en e n Lo. p é rdida d e una ven ta:

- Utilidad de la ve nta p e r d ida

Good - vvil l nega t ivo , cuya es timación es di .lfcil d e calcula r.

Propaganda p e rdida

- Tie m po p e rdido para buscar otros produc too _)ara r e mplazar bs qu e faltan

- Horas ex t r a s, a v e ces n eces a rias

Si s e tra ta d e una m ate ria prima que falta par~ la p r oducción, ad~má s de las de sventaj~o anteriormente expuer;tas, t endr emos:

P6rdida d e i:iempo de l persona l d e l ~ervicio P r oduc -c ión .

- Subutilización d e l equipo.

Co mo lo h e mos visto a nte riormente , todos e stos co s tos son importa n te a , pue s to que r e pu r cuten s o.J r e los

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p r e cios de cootos ao! como sobre e l funcionamiento de la e mpresa.

l. 5. M é todoc d e comp r a

Exi sten difa r entes método ::; d e compra:

l. 5. l.

l. 5. 2.

1. 5. 3 .

l. 5. 4.

l. s. 5.

En r e la ción con la s n ecesida d es

En e ste caso se c ompr a sola m ente cua ndo oe presen ta una n e c es ida d inmediata . Por eje mplo un a rteoano se da cuenta d e que h a c e n falta tornillo ::i d e 5 11

; eote a rte­oa.no va a comprar esto s tornillos e n la fe rr e t e ría más ce rca na.

En r elación con la o pre vis i on es

Cua ndo e l empr esario pued e h ac-e r pr zv1s 1onco de ven ­tas , por lo tanto h acen pre vi s ion es d e comprao. Con est e siste m a e l empr e sario pued e establ ecer cont r atos con lo s proveedo r es y obten e r prccioo má s bajos por medio d e d escuentos d e a cue rdo a lao cant idadco.

En r e lación con la e volución d e l m e rca do d e m a te ria -11.!s .

En este caso oe c o mpran las m at.? ria::: primao o lo s a rtículos cuando lo s pre cios d e l m e r cado son m ás fa ­vor a bles.

Compras es pccula t i vas

El e mpr e s a r io, o e l n e go cia nte sabe q u .:; c a da día los a rtículos, lao m a t e ri as primas aumen i:an d e p recio. E ntonces co m LJ r a dic hos m ate ria les pa r a r evend e rlos c ua ndo s pre :::t'.Ilta e l a lza d e precios. s~ c ompran naturalmente m a yores cantida d es qu ...: e n e l caco a n ­:;c rior por especulación.

Compras progr a madas

E ste sistem a constitu ye una secu encia , un paoo más , de l s i ste m a d e p r evioiones. L ao compras prog ra ­madas p e rmiten r ealiza r contra to ::: con loe proveed o -r es y a l mis m o ti empo fijar las cantida d es n ecesarias

. /.

l. 5. 6.

l. 5. 7.

l. 5. 8.

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y l as fech ai:: d e entregas, lo que facilita e l :>.b<'.Gteci­mie nto por pa rte d el prove edor y asegura a eci:e mis -mo venta::> p e rí6dicas .

Contra tos d e c o mpras

Lo s contratoG con stituye n una cons e cuencia de l caso

ante rior.

Compras por c atá logo

Este tipo de compras se utilizo. cuo.ndo ce quiere ad­quirir a rtículoo por p equet'ias c o.ntidadeo o tambi é n pa r a econ omiza r t i e mpo, evita ndo d espla z a r oe par3. :3Cl ecc ionar loo a rtículos o r e cibir a l o::; r eprec .mtan­'i:es v i a j e ros .

Se l e cción d e l mejo r s i stema

El sistema m ó.s lógico y más inte r esante p G.. r é! la e m­p r esa eo e l d e las compr as programadas (l. 5 . 5. ) lo que implica ne c eso. ria mente es ta ble c er con~ratos con lo a proveedo reG. P e ro como h e m os vioto , debemos es t a blec e r pr evis iones y r ealizar l a. g eatión de existen -cia s

l. 6. Situac ió n e n l a orga nización d e l a empresa

Eo n e c ei::a rio d e finir cbrum ente la s ituac ión d el ser v i c io Com­praa d e nti·o d e la orga nizac -i ón.

Cuando el tam año d e l a a mpreaa lo p e rmite , el ::;e rv1c10 comnpras d ebe S<:;r i n d .a pendie n tc y estar al mismo nivel q u.:? las funciones come r cial , producción , :idministración, finnnzn!; , e~c . Teni en­do en cu<:.n tél e l tama:'io de la e mpr esa d ebemo s i:n.mbi én ten e r en cue n tn e l volume n de la ::; compras y l a dive r s ifica ción d e la s m a­te rias prima.u.

Gi n o se ju::itifica un se r v icio inde p endien te, las comprac se inte ­grarán en e l com e rcial (.tvlerca dote cnia ) en este caso ce crea una divbión d entro d e l cervic ia.

Si lé:l. e mpre:sa es p e que:l;:.; es e l dueño (o e l g<;!r e nte) mis mo qui en se enc~rga rá de las ta r e:i::; d e l a función c o mprao . Esta funci ón '-'~ muy importa n ce porque , como Lo di jo U..'"1 ecp e ciali::;ta 11ae pue d e vende r bien s i z mpr e y cuando se com p r e ci -:n11 •

. /.

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l. 7 . O r ga nización d e l d e partame n to c o mpras

Según el tama3o d e la c o mpra y oobre todo segG.n e l v olume n de l ::. s compras y va ri E:dades d e m a t e r ia l es tendremoo una o rgani­z :ic i 6n m 6:1 o m e nos a mplia .

Eo e l v o lumen de las tar eas lo que d e t e rmina l a a mplit ud d el ce r v ic io y por lo tanto s e pu ed e enca rga r a una p e r sona d e tiem­po pa r c i éll , d e ti e mpo compl eto o a nume r ooas p e r son as.

L ao dile r c ntei:; t a r e as d el de pa rta m ento compr ao con lac s iguien­teo:

- Se l eccion a r a l o s provecd o r e o en r e l a ción c o n l a :.; e opecüica ­c io n eo de la s m a t e r ias primas o productos .

E ota bl e cer lic i t a c ion e s pa r o. o bten e r un m a yor núme r o d e pro­v eedo r c o y precio s competi t ivos .

- E ::; t a blecer e l p edid:> al p r oveedo r.

- C o n t r ol a r los pla zos d e en t r e ga

- Co n t r olar las factu r as d e los pro v eedo r eo .

.E::;tao ta r eas son indi s p ensab leo pa r a obten e r una buenz. o r gani zac i 6n d el d ep a r ta m ent.:> c o mpras .

CONCLUSICN

Muchos negocio o t i en e n dificulta d e s porque l as c o mpras n o oon rac ional~s po rque se c ompra n m a te r ia s prima s s e gtín s i stem a s d e ficiente o c o m o ülgu ­n os d e los que h e m oo e xpu e sto ante riorme nte y que n o con s ti tuyen una bu e ­na a dministr a ció n d e l a e mpresa.

CUE S T IONAR I O

l. Explique b r e v e m ente e n qu é cnnsi:Jtc e l s e r vic io compra.o ?

2. Enuncie l o::; dife r en tes m é todo s de c o m pra y diga c ual l e p a r e c e m e jor?

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2 . LA DOCUMENTACION TECNICA

2. l. L ac informaciones

P ar<>. vende r es indi:::pencablc conoc e r los producto::i o a r t !culos en e l cz.::ic de un negocio d e c o mpra -venta . Si s e t rata d e una empr~sa que fabrica artículos, 01;: deben conoc e r las m aterias primac que s irve n pa ra la producción y t a mbién :::e d eben cono­C.::! r lo.::: máquinaG que se quie r e n comprar pa r a mejora r la fa ­bricaci6n.

En efecto, una empr e sa para conservar su clientela y n umentar el núm..::ro de cli entes normalmente , en una economía d e compe­t encía, d e be ve nd e r productos m.ás e laborados, de m e jor c a lida d y a prec ioo más ba jos.

L ac m a teriao primas acr como l os a rtícul os en el c aco de r e­venta s in t ransformación constituyen la base esencial d e l p r oduc -to , y lao máquina.o que lo s fabrican también tienen impor i;ancia . H emos victo en l a d e finición de la funci6n "co mpras" q~ e l r ecpons;:ible d ebe t e n e r en cuenta la mejor c a lidad; tal com o la esp ecifican lo s labo r atori .Js o la producción y e l mejo r pre cio. Cuando ce h a bla de calidad, aignifica que lao mate riao primas o a r i:fculoo se de fin en según l a s norm as o las esp e cificaci :m es de l os labo rato rios o de la producci6n.

P o r l o tani:o , e l se rv icio 11compras 11 d e b e t ener e n cuent<.i. estas informac io n eo y comp;:irarla c con los d a too ouministrado o por e l prove e d o r para r ealiza r la compra .

2. l. l. L a do cumentación técnica

2 . l. l. l. Organiza ció n del oervicio documen~aci6n

técnica.

Es evidente que la impo r tancia, -m1me r o d e peroonas , localeG, etc. - d e l ser vicio de­pende d e la empresa y sobr e todo d e las materias primas o pro ductos u t ilizados . En r ealidad e s el i:ipo d e fabricación o de ven­tas e l que d e termina la. magnitud d e l ser­vicio.

A ::: r, una empr esa sidc rtírg ica ~cndrá escasa

. /.

2. l. l. 2.

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doc umen tación técnica p c rque , r e la t iva­m ente los proveedo r eo de mine ral, de cal y de c a rbón son p oco num e rooos.

Es conveniente , a ntes de d e sarro lla r e l te­m a , acla r a r loo conc eptoc de documentac ión

E n prime r luga r, dentro d e uno. e mpresa bie n o rganizada m edia na J g rand e , ex i s t e e l ser vicb d e d ocumen tación gen e ra l e l cual ::: e dedica a agrupa r i;:,dao las info r­m aciones útiles po r l a e m p r esa en ou con­junto: L e yes , p e r aonal, fi scalida d , e tc.

E o obvio que cada función d e b e tener s u pro pia documentación p e r o ade m ás de la documentac ión g en e r a l dependien~e de la Ga r cnci<:?. o de la Sec r e ta r fa Genc r~.l. lo s s e r vicioo que m áo utilizan lao informacio­n es oon los s iguientes :

- Los la b o r ato rio!> o e l Servicio Inv e stiga ­ciones y Estudios T ecn ol ógi cos . L a do­c umenta ción d e est e servicio a barca t odo lo qua se r e la ciona con las técnicus , in ­vestigacion ea, etc.

- Las com p r as pa r a conocer lar; n'l2. te rias p rimas o productos de lo o p r oveedo r es.

- La función n.dminiotrativa qu e r ec ibe l as informacionea d e l Servicio Doc umentaci ón Genera l.

El ser vi c io documenta ción técnica pued e estar a c a rgo de una Gol a per oon"- .J d e un jefe con auxi lia r e s . E s acon sejable que e l persona l con ozca diferente::; idiomas , con el fin de a prov e char ln o info rma ciones obtenidas po r m edio de las r c vi ctao .::x t r an ­j e r as, de los libros ese ri ~o s en o~ro idio -m a , e tc.

El equipo

Den~r() del eq uipo d e be m oc inclui r la

. /.

2. l. l. 3.

2 . l. l. 4 .

. /.

11

m a quina ria , e l equipo d e o ficina , etc. ca d e cir to d oo l oo artrculo o y l ao m á qui ­n ac , c on exc epció n de lao m <iteriao p rima s o p r oduc toa .

L a d .J cumenta ci:6n aplicada a l e qu i p o es di­fe r en ·i:e en su co nc ep to a la docume•r~aci6n

sobre lao mate ri<:l. s primaa porqu0 la fr e ­cuencia ele lao c ompra o e o m e no r que l a d e l a a m a t e rias p rimao .

L o.o m <lt e ria s prima !> o l o ::i p r oducbs

E sca par te de l a documen ·i.a ci6n técnica es oic m p r e l a más importa nte d entr :> de una empre oa por l oo m o vimien i:oc perm a n e ntes d e bo inve nta rio s y l as vn ria cioneo d e los p recios. P o r l o t <into, eo~a documen tación r e qui ere una o rga niz a ción m ás c lab::> r a d a .

P ara ob ten e r info rma cion e c oufic ientes co b r e e l eq ui po y l a::i m n.teriao p rimas Ge ut ili zan fichas técnic ac .

L n:J fichas ·i: é cnicno

Materias primé:\ o - Pro d u cto o

E .: t a ficha t é cnica r e une 12.s info r macion e::; sigu iente o :

- Materia p rima ::> pro duc t::> - C a r acterís t ica::> o esp c ciiic acione::; - C ódigo de l a mate ria prima o p r :idu cto

e n l a e mpresa. - N ombre de 10:3 provecd o r eo - Dirección y c iudad - Tel éfon .:> - * N o mbre d e l r e opo n sabl e de l ao ven tao - * Pla z co de entre ga - * Preci0 c : ectos se a n .:>tan en c .Jlumnas

indica ndo las f echas , con e l fin de v e r l a. G va ria cio n es de pr eci oo.

- * C on d icio n eG d e v entaD

2. l. l. 5.

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- Núme r o de l fold e r en donde ce encu en ­trn l a documenta ci6n d e e n.da p r oveedor (-::nriías , e tc .)

Los r en3lon c o con asteriocoD (*) p u e d en suprimir se porque lo s da.i:oo ce encuen tran en lo s fald e r o y en la ficha p r oveedo res. Un.J. ficha realiza da oegún eo·~a en ume r a­ció n agrupu p r á c t i camente tcdo :l bc e l e­m e ntos n e c eoarios para selec cic n a r l os pro vee do r es .

Es obvi.:> t a m bién que se d ebe p::m e r a l d!a eo t~ ficha , po rque o.l gun os provee do r es c a mbia n de fab ric a ción o desapar ecen, otr os ofr e c e n m ate rias prima.o o pr .:)duc ­toc simila r eo.

- Equipos

La fic h a técnica pa r a be cquipo o oer~ m á s sencilla . L ao ca racterro~ico.o d e una m áquina non clive r sao y com plica da.o P o r l o tantQ fo. ficha deb e u'dlizaroe co­m o direct o r io c o n e l fi.r! de euc ·:.mtrar rápidam ent e e l foldc r donde ce cla::;i fi ­c an las tarifa s , l o o m oclelcc, l o o catá -l o g '.:> s , etc.

L o s faldero

L a cant i dad d e folde r n que se d c;i'be a brir depende del núme r o de m aterino p rimas que existen. P a r a oimp lifica;.· , e n una e mpreoa m e d ia n a o p eque}a ce abr en fo l ­dc rc po r fa milias d e p r .:>duct;) ::; ::> materias p rima s , y d e máquinas . U n folclc r pu e d e dividir se fácilmente por m e db de c a r tuli ­nas ; en c ada ca rtulina se aerup<:'. ~.Jda l a do ­cumenta ción (foll eticos , p r ospcctoo , ca­tálogo s) d e un proveedor.

A c a da c a rtul ina se l e da un nómc r o que indica la s ub-división por ejemplo e l fol­der 1, para l a materia p rima 11v <:!. rillas d e acer d : se divide en c 2.r tulinao:

. /.

2. l. l. 6.

. /.

l. l. va rillas d e a c e r o no rmal, l. 2. va­rillaz de ace r o con tung st e n .:> " e tc.

E cte núme r o d e c ódigo debe fieura r en la ficha técnica del p r oveed .:> r.

C L aaificaci6n y codificaci611

En cualquie r cmpr ~sa. o n eg .:>cio c;d nt e n do c umento o y documentaci .5n que oe d e ben conserva r . P o r l :i tant1:> c ::i indiop enoable una buena clasific ación para n o p e r der tiempo .

La clasificaci6n se aplica a t o doo los e: l e­m ent.:>o: Artícubs o p roducto :J en las bo ­degas o e n lo s a lmac en e s y depende d e lo que se h a de clas ifica r, pa r a e oto ce d e­b e ~ener en cuen ta e l peso , el volumen, la s c guridad, e tc.

Es obvio tambi én que ~l he c ho d e cl.:isifi -ca r documen tos n o es e l m i smo que cla­s ifica r ton el e:J o r epu eoi:o c.

Una buena clas ifica ci 5n oigu e leo n o rmas expuestas a con'i:inuaci6n :

Cualquie r p e r s ona d e b e cct~ r e n capaci­dad de encont r ar un a r tículo o un do cu­mento s in a yuda .

La r api dez pa r a con oegui r e l do cumento es defini tiva.

- .C:l cont r o l debe se r fácil.

- Los e le m entos tien en qu e oc r p r otegidoo par a aoegur a r la c on ocrvaci 5n .

L o o diferentes tipo s d e claoüicaci 6n deb~n i:ener en cuen ta un oigno o pa l tl.b ra p rinci -pa l basa d o en las ca r ate r!s t icao del el e ­m en b : L a n a turalez a, e l n o mbr e (c o. r ta, ta r jeta) el col o r, la formo. , e i:c .

. /.

14

A. Clas iácaci6n Alfabéti ca

E n p i-ime r lugar exiote la claoificaci6n alfabética. , ta l como oe utiliz~ en l os directorios t e l e f6nico3 , a nuarios, etc .

Ventajas

- Ca da documento t iene un trtulo. - Un e l emento en cuenti·a Gicmpre

ou s i tio e n e l c onjunto;

Desventajas

- A m enudo es dif!cil de~erminar e l s igno ·o pal a b r o. principal .

- L a gente se equivoca. en el orden a lfabé tico

- E s indi spen sabl e prever un m a te ­rial d e clas ificación m ás a mplio (a rchiva dor)

B . Clasifica ción numé rica

Esta clasifica ción puede oe¡·:

a. O r dina ria

En eote caGo , l oo documen·~os r e­ciben núme r os en e l o r den natur<ll

(l. 2 . 3 . , . e tc . ) en r e lación con e l m o m ento de la en t r ada. E l nú ­m e r o s u stituye a l a pal abr a prin­cipo.1. Eje mplo : Una carta de los "Almacenes Rob e r i:o Dávila & Cra . La pal abra principal ea .Dávila. Dentr o d e los el emento o que a bar­ca la l et r a D, se dará a lo s alma­c en e s DA VI LA & CIA. , el núme r o 34 por ejemplo . P e r o eo indi s -penco.ble tene r tambi én un a clas i ­ficación a lfabé tica (rcpc rbrio )

. /.

15

Venta jas

El 3istema eo m uy c.Smod~ cuando se n ecesita c~n sultar fr ecu ent e­mente l oo fo ld e r o; se b u c e a l a tarjeta d e l r e p e rto rio que n 0 s da el ntíme r o d e l fo lder.

Se ve inme d iatame n te c u c.ndo Wl foldcr no es tá en ou d·~io - falta un núme r o.

D e sventajas

N e c eo i ta una claoifico.ci ón ; lfa ­bética (rc p e rto rio ).

b. ClaDific<:i.ci5 n numárica p o r clase:o

En cotu :J i otem a oe eota.ble c e n c lases . P o r ejempl o a be p r o ­veedo r eo d e pai'ioo cb lo.na :Je da­r án l ,:,s ntíme r o o 1 a 99 , a los proveedo r es de pafios :le dacrón loo n tíme r o 100 n 199, etc.

c. Cla oific a ción numé rica decima l

En to das l as unidades Je bo s e­minarios , l os tem~s y l oo oubte­m as se clao ific an cegún ecte s i s­t e m a cuya ventaj~ es que ce pue­de s ie mpr e integr a r ot r c s e lemen­too .

C. C las ifica ci6n Alianum6rica

E cte ci otem a utiliza a l n v ez loo nú­m e r os y fo.o l e tras . P o r e jemplo d en­t r o d e be folde r s oe p u e de p r ever Wla clasificación a lfa b é tica .

C on e stas a clar acion eo , l oc uouar ios pu eden e stabl ecer una cfo. s ificaci6n adccu<lda e n r e lac ió n c on el probl e m a

2. l. 2.

16

qu e; oc de~ r esolver.

L oo prov eed o r ec

E l t e m a d esarrollado co e l d~ fo do cumcn :ación téc ­n ic". ele l a s c o mprao y por lo t a n to harcmo o 6nfas i s :Jabre todo en lo que oe r~laciona co n l .Js p r oveedo r co .

2. J . 2. l.

2. l . 2. 2 .

. /.

L as fichao p r ov eedo r eo (:; ta r j c tao)

E o·i:a.o ficho.o .:> ta r jein.o c on otituyen la se­c uencia l ógica de bs fich~o .:. mrje ::::i.s d e 11m a.t:e ria s p rima e o pro ducto e"·

Uni'. ficha deb e conten e r loo el1::meu·~ .:1 ::;

c igu ien~e3:

- N ;)mbrc d e l p r ov eedo r - Direcci~n y ciudad - Tel éfon o - R e op on o::.ble s d e l servicio vent ao - C ~mdiciones y m odo d e P~8> - Ba nco o - D escuen tos een e r a l cs - N o. .:le códi go de claoificaci~n .:!'::! la do -

cum en tación i:écnica - Materia.e p rimas o produc'i:~o

- C a r aci:c r !oticas de l ao mo.~o ri ::i.::: lnimaa o de bs p r oducto !j,

- C1digo de l p r ov eedor o ,;, de ¡·cnci~ pn r :l c ada m o.te ria prima

- Descucn to o esp ecia l es :¡::>~m co..::a mate ria p rima

- P k .zo o de en t r ega par a cada mc:::cri<:. p r ima.

Vc r e m oo que esta ~a rj cta '.:i en c un c ~mple­

m e nto : la ficha ''pedid .J a' '·

L .:> o folde r o p r o veed o r es

Se h a e stu dia do an i:e riormen~e (2 . l . l. 5) leo foldc r c bajo e l aspec to c l:-.ci:ic<-.ci6n Aho r a dobc m oo andi zar e l cont..:n i{ . .J de un folde r, eo decir cual es s ::m loo cl:>cu ­m en toc que oe clo.o i fi can en ec ~c fo l jcr

2. l. 2. 3.

17

pro ve edo r, o e n l a ca rtulina oi cx i:J i:cn subdivisi .:>n .a s .

L o s docum~nt.:>o s on lo s ciguienteo:

- C.:>pi ao de lan licita cio n eo y r copu ectao del pro v eedo r

- Copiao ele l a c o rresponde ncia e n i· c l a ci6n con las licita cio nes

- Catálo g :>o , tarifao , condicinne o d e venta, .:.:>lle to s , pro specte s, etc.

- C opias de '.)fertao de c on dicbneo copecia­l e G y r espu estac.

- Copia d e l pedido y eventudmen-~c ca r ta de a cue rdo p o r pa rte del p r o v ecd:>r.

- O rden d e entrega (o rigL'""lal) <le l p r . .wee­dor .

- C opia o fo toc opia de l a fac h2ra .:lel r r o ­veedor.

- Recibo de envases d e vueltoo y c :>pia del documen to c c n tabl e de dich~c .Jnva::;c ::; , e l o rig ina l de cote <l:>cumen~o v ::-. ~ l ::.\ contabilidad even i:ualmen~e .

- C opi<lo d e foo cartas sobr 0 lit i g ioo , s i exis t e n

Si tene m o s dentr o de lfolde r sui:>d i v ioion e o por m edi o de cartulinas es n ecc:::ario es -tablec e r o t r as di visione e par a a grupa r lo s do cumento s d e la mane r n ::; i euien te:

- Lo::; documcntoo d e informcci6n - L ;:is do cum ento o relacion~:do s c on las

:>per aci..mes d e c o mpre.e (ver Ul'lidad 4).

L a ficha o tarj e ta 11Pedi.:l:> ::i 11

Eota t a rj eta pue d e eoi:able c e r oc e:-1 l ao e mpreoas , a unque n o eG indi openoa"ule , oin e m bur go facilita much0 e l \:ro. .::izi. jo del oervicio c ompras , r e une lac iu fo;:mncio ­n c G expuc atas a c ontinuación:

- Nombre de l pro veedor - D i r e cción y ciudad - Tel éfon o

. /.

2. l. 2. 4.

. /.

18

Las informaciones s igui en·i:eo oe r eparten en d i fe r e nteo columnas :

- La.o fechas de bs pedidoc - El número de los pedidos - El monto de lo s p edidoc - El m onto de las facturas de loo pedidos

loo valores del pedido .

Se c ompa ran c on l os valoreo de ks fac -turas , A na lizándolas , en cano d e d ife­rencias repet idas , podemos d ecir que el pr::iveedor n e cumple c on loo c ompr om i ­s o o de entregas , por e j e mpb:

P.or l o tanto se podría buscnr otro p r ovee -dor , o como l o veremos, c i se tra~a del p r oveedo r p rincipal, dejarlo en segunda po s ici6n.

- Total acumulado de las foc ~urno : Es·i:a columna n o s permite ver a l f ina l del año e l valor ·~.'.)tal de laa comp r as renlizadas con est e proveedor y obten er eventual­mente mejores descuentos.

- Obser vaci ones : en esta colurnna s e colo­cará la causa de las diferencfo.s entre el val o r de un pedido y e l vé!lo r <le la faci..-u -ra correspondiente.

Esta ficha o tarjeta puede evii:<ir la crea­ci6n de un fichero alfabética de loo pro ­veedor es. Sin embargo este fichero eo n e ­ceoario si s e quiere ten e r en cue11:b k> s proveedores potencialeo, eG decil' lo s que h an ofrecido suo servicio s pero con los cuales no se hizo ningún negocio.

L os agentes via j e r os de lo o p r :>vee::l :::i r eo .

Si habla m oo en este caprt:ulo de l o o a ge ntes via j e r o s de los prov~edoreo, e ::: }X> rque eol:os con c d tuyen una fuen-::e d e informaci6n

19

Visitando nume r osos cli en'i:eo del micm o sector ec on ó mico , lo s aeen "i:eo vi~jcro s

estarán a l co rriente de:

- L a m a yoría de las n ov edadeo en mate ri<:!. de e quipoG y de l!neac d e produc~os , asi como la compr a de equip oc nucv;:,o, r e;:i -liza da p o r ous clientes y por c on oi guien te l os nuevoa productoo qu e.; van é'. calir o.l mer cado.

- L oc obj etivos d e la compei:cnck

Por lo ta nto , e n prim~r lugu r lnc cmpr e­co.s d eben recibir a los ae;en'i:eo vi a jero s .

En oegW'ldo lugar deben eocucha rl.:;, o 1 hace rlos habl a r con e l fin <le c b í:en e r info rmacion eo sobre la co m pctencb.

2. 2. U~ilizaci6n de las informaci on es

Ci la <locumentac i~n se a rchiva, n o tien e ningdn vnlor, porque t oda información debe oe r ut ilizacln. por lao per oonao que l a n e­cecitan. Adem ás de la documenta c i Sn técnica de l os proveedo ­r e o, exioten revisi:ao .::. p.arl6dicos eopec ializado o. Ec c~nvenien­i:e que ectos documen to s llegu en a la3 pe r sona s inte r esadas .

Entonc es debe mos pen sar en e l flujo de estas inío rmac ion eo.

La d ocumentación técnica sobre lo o equipoo paca rá a l cervicio producción con a l fin de que e::ite oe ent e r e sobr e las l1.::>vedadea en mateii é:'.. de máquina o , e t e. y luego r egr esar á al cc rvicio e e mpr a s.

L a. documentaci6n técnica de t ipo com e r c ia l (folleto s, p r o spec ­toc: , ~arüaa , etc.) se entreg~rá a l per s .::mal d e l oervic i::> c o ­m e rcia l o vent<l.o , y también a l eer en tt: o e m precari .::> .

De la misma man e r a, ce harán info rmes breves deopuéo de lao viaitao de loo agen t e s viajeror; . P o r e j em plo oi lao info rma ­c i oneo son a la v ez <le t ipo c o m e r cial y técnico , oe he.¡·á un in ­form·~ único en 4 ej em pla reo, (o rigina l y tres c op ia o) e l o ri ­einal oc cni: r ega r á a l e m p r esario y 2 copias s e en'i:reea r ár. a lo o oervic io::; inte r eaadoo y la últ i ma copia se archivar á en el fo ldc r

. /.

20

''ln formaci~nea co mpetencia". E l envío de estoo informco d e ­be ccr inmedia to . La rapidez de su entrega puede m odificar la polrt i ca comercia l de l a e m pr e ca.

CO NC LU SION

Hemoa vi oto la importanci~ de fo do cumentación técnica, sin n o pued e cota r a l dfr. y p o r lo tanto n o pue de desarrolla r se. taci6n debe <la r =:¿ a c ::m~ce r rápidamente a las per aon al:J q ue l~ c on t rario care c e d e valor.

CUEST I ONARIO

la cua l l~ e mpr eoa P~ro k. <locumen­la nececitan , o de

l. Cuál ec cree que son loe servicio s que r e quie ren de rná o info rma ción.

2. Con qué o bjei:ivoc oc debe llevar una. información ciot~mál:ica .

~ l

<'

3. LAS LICITACIONES

3. l . 1ustificaci 6n de las licií:acbnes

A menudo los p r oveedor1::0 proponen a lo s clie nteo p ::rtenci a l eo loo p r oduc t o s p o r m edio je p r o s p e ctos , fo lleto s, visit.:• s ele a gen­teo viw.jer::> s. Pero es cie m p r e n ecesario tener m áo proveedo­r es en rc ::;er va.

La e m p r e ca debe crear una do cumentación ouiicientemen·~e a mplia p ara. sel ec cionar l os m e jo r e e proveedo r cw; se u t iliza entonceD el si stema de lo.o lic i tw.ciones . Cualquier empr c o:i pu ede h acer licitacion es , ya oea mino ris ta , mayo ris ·i:a , o ~am ­

b i én una empr esa estatal; la únicn dife r encia rac':ica en el m odo de opero.r y e n l o s document~o utilizado s.

En e l caco de una e mpre oa o nego c io , s e analiza n lo a anu<i rioo p r ofesbnal e s y loe directo r ioa con el fin de encon i:rar los p r o ­vecdoreo adecuados .

3. 2. L os documento s

L a licitación eo e l doc umento que se en vra a l p r ov eed::n· C..)n e l fin de s olicitarl e infor m.'.ld on eo c o m p letas sobre be produc t o s que vende y las condic ion eo de vent as , mue:::;tr a o y c v en';u a lmen­t e fo vi ci. t a d e l agen te -vi a j e r c .

T a mbié n l a licitación puede oe r el d::>cumento que e l pr ::v ccdo r solicita p <i r a c (moce r l oo productos , las con dici.Jneo de c ompra que ofrece una e m p r eoa. En est e caso oe t r ata d e: las lici~acio ­

nes o fici<ileo o de empreoas impo rta ntes que g en e ran l o o p lie ­g.Js de c otizac iones.

3. 2. l. Las dife r entes par tes d e los documento s

Las mismas reglac s e aplican a una lici i:aci6n p o r car ta o p o r fo rmula rio .

La licita ción d ebe ae r breve, p r e ciso. y co mpleta. Ge

c :> m ete el e r r o r de h a c e r l a licitación c :>n mucha. lite r a ­tura. Eso es im'ítil y lao preci Diones e .a pierd en an las frases, si l as explicacion eo necesi~an ~ re c Uneas lo.s da r e m os en t r eD líneas y nada máo ,

. /.

3. 2. 2.

22

E l g r ado d e precisión dep ende de la s caractor!s ticas y del e mpleo de bs productos:

- P a r a l o 3 pr~ductos co rri ent~s , c ono cidos , Ge indi ­car á e l no mb r e d e l p r od uct ::> , lo que es suficiente .

- P a r a los pr.Jduc to s e specia l e s , se indicarán de una m a n e r a muy p r eci 3a las e specificacioneo.

So pued en agre gar a ea to o e l e m ento s básico e indis -pen sables de la licitac ión, a lguno s c o mpleme nt o s ta­le S C .J ffi:) :

- Info rma ciones sobr e la e: mpresa p::> rque pueden t e ­n e r una influenc ia s ob r e las condicic n es d e venta del pro veed:n. Si la e mpresa co m p r ado r a e s im ­p o rtante dent r o del s e cto r econ 6mic ;:) , el p r :,veedo r esta r á inte r ezad o e n adquirir un cliente pe ten te que s irva de r efer encia pa r a v ende r a ot r as e mpr esas más pequeñas .

- So licitud de muestr as . So licitud de vi::;ita de l agen­te via j e r o : En est e caoo se indica r .in l ao h or as y

1 o o dfas en 1:::::: cuale s e l agente-via j e r o pue.:le visi ta r la empresa c o m p r ado r a , s in perde r t i e m p .: e spe­r a ndo e l due1o o e l jefe d e c o mpra s.

P r e sentaci ón de una licitación

A lgunas e m p r esas, y sobr e t0d o las entidaje a :;ficB.­le s ti e ne n fo r mulario s impres :> s o mime:)g ra fi é'. d~ s .

e n es t e caso basta para e l p r ov eedo r d iligenciar e l fo rmulario .

Otras empresas envfan una ca rta . P e r o de t::do o m odo s , la licit ación tendr á una prese¡1taci~n oi m ila r.

c~mo se r equie r e n d i ve r sas ex plicaci.::mes , e s p r efe­rib le tra z a r el b rmula ri .::> h o rizontalm ente, co deci r que se utiliza la parte más ba ja de la h ::>j a; b rma car -~ po r e j e m pl::> 27 cms x 21 e me ., forma a m e rica n a 29. 5 x 21 cms o fo rma 0ficio 3 1 x 2 1 cms. Se divide e l fÓrmula r iJ en d ife r en tes co lumnas ; cada una s e:: r e­fie r e a una definición esp ecial:

. / .

23

- N o mbre del p r oduc to , materia p rima o g rup::. - E s pecificacion es - C a ntidad n e c esaria o cantidad mfnima d e l pedi do - Preci ? unitario - Precio to~al

- Pla zos d e entrega

En l a parte inferio r del fo rmulario se r eservan algu­nas Uneas par a:

- D escue ntos po r cantidad y p o r vabr en - C ondicion e s d e pago (exigidas po r e l pr.: vee.:br o

impuesto s po r el c o mprador) - Gast o s d e t r anspo r tes a car go de: - Embalajes: c os t .:> inclufdo o a carg= del c o m p r ador

etc.

Si n o e xi sten b rmula rios o s i n o se Justi fican porque las lici taci.:mes s o n e scasa s , se ha r án c a rtas, s iguien ­do la misma d i spo s ici6n.

3. 3. L o s pasoG a seguir

Sa b e m os que e l Se rvicio 11C o mpraa 11 no debe n ::i rma lmente de­termina r las ca ntidades ni tampo c o la s especificacion es . P o r es to , teniendo e n cuenta la li st~ a n te rio r, podemo s dencubri r bs paso c a oeguir:

3. 3. l. Caso de una materia p rima o p r oducto nue vo

Ge n e r a lmente es e l servicio ~ 1lnvestieaci 5n y eatud ios tecno lógicos " o e l ser vicio 11Producci6n11 e l que so li ­cita una m ateria p r ima nue va .

Si no ha y t r a n ofor m.ac i5 n , es decir s i se tr~té'. de un negoci :> c o m p r a-venta es e l ser vici .) 11 Ven tas 11 e l que pedirá un a rtfc ulo o p r :iducto nuev.) .

Estos se r vicio s c o munic a n o.l ser v i cio "C ompras" e l nombre y la.e especüicacio n es del p r cJuc t: :i .

En c ua nto a las canti dade:; , es el servicio " Gestió n 0

adminis t r ac itn de existencias 11 e l que l es indica r á, basán doce en los p r o g r a m as de p r oducción o de ven­taG según e l c 3.S~ •

. /.

3. 3. 2 .

3. 3. 3.

3. 3 . 4.

3. 3, 5.

24

Caso d e Producbs .:i m a t e rias p rimas existe nte s

Lac e !Jpecificaci oneo s on ya c on o cidas. Entonc es e l p r o blema r adica única m en t e en las ca n t idacleo , las cua l es s o n fijadas p o r e l Se rvic io 11Gesti~n :::> A .:iminis­i:r a c i6n de lao Existencia s".

E l preci o unitario y e l p r e c io to ta l.

E l prov e edo r ind ica e l p r ecio que pued.e :::>írec e r a l a ~mpre sa c o m p r ador a .

E l pla z o d e ent r ega

Exi sten dos p .::i s ibilidades : e l c o m p tad ::i r .::i e l p r ::iv ee­do r indica e l p lazo de entrega . D~ t od os m od:)S es indi s p e nsable c ::m ::i c c r este e l e m ento .

Otro s el e m e n t:: e

Est.::i c e l e m e n t.::ic so n l o s que enc ~ntram:: s en l a pa r te infe rio r del b rmula rio o a l fina l de l a c a r ta.

E l p r ov eed o r cumini otr a r á es tas info rma cionec.

P od e m o s ve r que s egún las circunsta ncias , e l c o m ­p r ado r ind ica .J n o las c ondiciones d e c ::>m p r a y que e l p r o veedo r debe, de bdo s m o d o s, p r e cisar bs c o n ­d icio n es d e v eni:a s .

3. 4. E l flujo de bo docume nbs

Antes de .:lespachar las licHa cion es es acon seja ble envkr una c o pia a l ser vici o "EstuJios e Inv eo tigacion es T ccnüi63icao" o a l labc r ai:orio , y / o a l s e r vicio p r o d ucción , ;is! c o m o ei ser vicio G estión de Exi st..cncias , c o n el fin d e que estos s e rvicbs d en e l vi s t .:. bu~m.: .

E l labo ratorio :::> ser vtc10 E si:ud io c e Invcstigaci .::-n~c T e cno ló­gica s :::> e l servicio pr~ducci6n debe estar de ~cuercl ::i c .:>n las es¡:.ecificacbn es d e las m a t e rias primas . En c as:: de C :>mpr a­v eni:a eo e l Servicio Ventas e l que d e b e da r w 1 vist '.) o..ueno .

- El ccrvic i::> 11G eoti6 n de E ;.:i ci:en c iao" de be c onfi r mar las can - -~idades qu~ fu e r :;,n e s tabl ecidao por una n o ta ani:e r br .

. /.

25

En e fect ::> e l pro c e s o e s e l siguieni:c :

= E l oe rvic io estucli .:> s e Inve s t iga cion es T e cn::>l ó gi cas ( o L a b o ­r a t o 1·i::) .) s i n o ex i sten es~as <ilt imas , el s e r vicio Pro ducció n o i:am oi én d Se rv ici-:: Vent as , estable c e n e l tipo .::le m ai:eria p rim a .J de p r oducto y las especifica cio n es!'

= Se cnvfon ha indica ciones (t i p o tle materia pri ma y eGpecifi­caciones) a l s e rvicio 11 Co m .1r as 11 par a que busq ue l oo p r ov ee ­dores a.J .2c uad ::> s y a l Servici~ 11 Gesti 6n de E xiot encia c'' par a que ec·i:e determine l as cantdade s n e c esa rias p:Jr me<lio del p r ::>g r ama ele a b<lstecimien to , teniend.::> e n cuen ~n. e l p r .Jg r a m a de ;i r :)Jucci6n o e l p r ::> g r a m a de ve ntas.

= En terce r luga r t i e n e el victo buen:. de lo s dife r ei'l'i:eo se rvicios par a r ealiza r l as c o mpras , visto bueno que se da a l a::; c op ias de la ::; li citacion es .

3. 5. E l reop~:m. o;:ible de las c om p r as

Apr ov e ch;:i m oG e l t e ma de ko licitacio n e s pa r a ha blar del "Com ­p r ador" e m e j o r dicho del j efe o r espon sabl e de las c o m p r as en w1a e m p r e za. A m enud.J es e l d u effo o e l ger e n t e quien s e en­c a r ga de lü.s c ompraE:l en una e mpr esa pequeña y a v eceo media n a.

E l "Co mpr ado r" debe p.::>oee r a lg una::i cua lidade n :

- Cué::.lid~;::e s p r o feoi on;:iles - Cualidn..:l e s m .:> r ale s - Cua lidades inte l ectua l e s

= Cua lidn<les p r ofes ionaleG: El "C ompra do r" de be p :- oee r l o e c on.J c imi en t o s técnico s n e c esa rios pa r a :lesem pe:lar e l c a r go , e c dec ir que n ::> eo c on venien te n om b r a r c om .) jefe de c ompran en una e mp r e :.a d e: e l ect r ónica una pc:..· cona que c 0n-oc e ~l r a m o te x t il, o e sta p e r s on a d e be r á apr enJer a n ­t es , t o Jo lo r e lac ionad::> c -:>n l o. in ~uctrh e l ec i: r 6ni cn. po r m e ­d io ele una fo rmn ción adec u ada. P e r o a unque eoi:a fó rmula sea fac'i:i bl c , n v e s a c ::>n oe ja ble .

= Cualidades Mo r al ez: El " C ::>mp r ado r" debe oe r h :.neato y l eal ; n ::> debe c e d e r a las ten ta c ion e s de l os pr~veedo res , que a v e c e::; s on g r a ndes. P a r a ev itarlas , l a estruc i:u r o. ele la

e m p r e ca n 0 d e ber á encar gar a la mis ma per s onal de las c o m ­p r n.c y de la ges ti6 n de l a c exi oten c i<is . L a eeoti 6n de ex i s­tencias determina lao cantidades y por lo tanto aaru1:.a las

' v L

. /.

26

d .::i o funcion en pu ed e ; perjud ic a r a la e mpreoa , s a lv o e n e l caso de que sea e l due:lo quien de sempeñe e s t a s d ;:, :::; funcio­n e o.

Cu~lcs pued e n s e r la s c :m sec u encias d e l a grup a mie nto de l as .::lo e funci ones , suponiendo que la pe r s on a oea h0n esta ?

E l aeent e via j e r o del proveedo r p r opon e cle sc u -:?n tos m a yo r e s p o r la compra de cantidades más grandes. En·i:onces e l "Co mprado r" par a obtene r e l m ejo r p o rce n taje de descu en ­t o s , hace un p ed ido de una e r a n cantidad que p u ede pon e r e n

p e lig r o la e mpre s a .

= Cuo.li.:lo.d e D inte l ec t uale s : E l "Co mprado r" d e be s e r m e t ódi­c o y p~ner a l d!a la d :::>cumentaci6n t écnica y c om ercbl (pre­c io o , caracte r!sticac , c ondiciones de v enta , etc. )

La iniciativa e s tam .. ,íén una c ua lidad indispensa ble a l a c ua l <l e be n"l:>S a e r c::ga r la o buenas r e laci on e s '1u m-'lna s y la fa c ili ­d ad de ex presión.

CONCLUSI ON

L as licitacion e o con nece :::;a ria o en cualquie r e mp r esa, c on e l fin d e a umenta r e l n<ímero de p r .:> veedo res, :>bten e r p r ecio o men:> r es y m e jo r ca lidad.

CUESTION A RIO

l. En qué con a ii::;ten las licitacion e s y c uál es s u finalidad?

2. Qué caracte rícticao cree uoted , · que de b e p osee r un j e f e de c .:> m pr n. a?

27

4. LAS OPERACI ONES DE COMPRAS

Son las que permiten c .:>ncretar la e c o m p ras p o r medb de lo s pa.oos s i­guientes: Selec c ión de lo o prov eedor es , r ealiza ción del pedi do y envío de e ste mism.J , teniendo e n cuenta las n o rmas d e l s ur tido establec ido po r el s e rvicio G eoti6n de Exio t encia s o e l s e r vicio Ve ntas.

4. l. Scl ecciSn de l o s p r o veedo r es

L o s aná lfois del m e rcado , las m otivacion es de co m p r ao de los c lientec , l a polftica de Venta s p e rmiten la de t e rmina ción del sur­tido o del abastecimien t:> de m a t e rias p rimas; el an á li s i s del a l­mac en a mi ento (fre cuencia de l as salidas , espacio , c .::; o·i:o del a l­m n.c e na m i.ento) d e termina el m onto d e l oo pedi dos ; . ten e m o s tam­bién la d ocum e ntac i ón técnica n ecesa ria de l os dife r entco p r ovee­dores.

Aho r a debem os sel e cc b narlo s , c .:> mparando las c otiza ci on es parn. ob~ener las materias p rimas o l o s p r oducto s, aa lvo la excep­ción de los a r tículo s vendido o ba jo una m~irca con .:::icide. qu e p ide el c onsumido r.

L a c om par ación se r ealiz n en baoe a;

- Las ca lidades d e l as materia::: p rimas o p r oductos - L os p r e c io s - Las d e más con diciones de ventas

4. l. l.

4. l. 2.

La c o mpa r a ción d e la o calidades

E sta c ompa raci .5n debe r ealiza rse s obre muescr as y estará a ca r go de una per sona capaz de haco rl<'- en ba-

oe a los conocimientos n ecesario s. Ge n e r a l mente es e l l a bo r atorio :> l a p r aducc ión e l que c ;:,mpara las cali ­dades. El ser vicio "Ven ta.e" lo hace cua n do es un n e­gocio de co m p r a-v enta

L a compar ación de lo o p r ecio s

Eo e l campo preci so de lao c o mpras. Se debe ten e r en c u enta:

L o s p r ecia; c uyas vnr iac iones están r e lac iona das c on las canticla<len co mpradas .

. /.

4. l. 3.

{. l. 4.

4. 2. E l p edido

28

- Algunas condicion ea a umentan el p r eci o: T r a n sporte y e mba laje::; facturado s .

- L n. fecha de v e ncimiento del pago

Otr as c :mdiciones de ventas

- Ent r eea m ás (o m e n es ) r ápi da - Ayuda para h ace r p r opaganda

Elementos s ubjetivo s

Se deben tener en c u enta las buen as r e lacion es con l o s p r o v eedo r es . L a cn lidad del servicio es un factor im­portant e y muchas v e c es está c o m pen sada por un pre­cio un p.Jc o más e l evado.

:C:s d ifícil sel eccio na r po r métc.d~s m atem áticos po rque mucho s e l e m ento s n:m subj etiv~ s. Sin e mbarg::; es ne ­ceo~rio agr upa r las car acterís t icas de lan o fe r i:afl por categorías, dando una calificació n p o r catego ¡-fa a cada ofe r ta . P e r o un::i. m ::i.l a calificaci ó n en cualqu i e r cate-3:..> r ía n o deb e ne r m o tivo de r echazo de una c otizaci6n Se deben a n a lizar todos lo s aspectos de las c o tizaciones.

Una vez c c l eccio n ado e l p r o v eedo r s e ha c e e l pe.:li do . Laa r e glas s :m gen eral es y n o hay diferencia par a hace r un pedido ya sea una e m p r esa g r a n de o pequeña, mayo rista -::> un mino ri sta, una e mpre ­sa c on un 3ervic io de producción o una e m p r esa de com p r a -venta El pedid ~ puede hac e rs e verbalmen te , por teléfono, s i la en·::r e g a. es ureen~c .

E n todofl bs casos as indi open oable c onfirmar p.:. r eocri ~o e l pe -d i do. P o r su pa r te , e l p r o veedo r debe e nvia r una car ia par a informar a s u c liente ; el recibo de l pedido .

Exic ten empr esas que firman un c ontra to de ven·~as c on e l pr ::>Vee­do r.

El ag<m~e viaj ero puede obten er un pedido de SU!; clicnteo. En este ca:Jo e s el agente viaj e r o e l que eot abl ece el pedid.:> , hacién­do lo firmar por el client e . Se deja una c op ia firmada ¡:o r el o.gen te viaje r o . Ambao emp r ecas se compro meten, l a p rimera

. /.

29

a ven de r, l a s e gunda a c o m p r a r

Cuando e l clie n t e hace e l p e dido po r t e léfono , el p r o v e c d:::i r pu e ­de r e que rir una c n rta o un p edido e scrito . Se p r epar a l~ m e r­c a ncra mientras lle ga el formula rio .

4. 2 . l. L os documento s

4 . 2. l. l.

'1·. 2. l. 2.

4 . 2. l. 3 .

L a carta

Una c a r ta pue de utiliza r s e c o m o ped ido , p e ­r o se n e c esi ta mucha pre cioi6 n

- Produc t.:> s que oe pide n : natura l e z a. , iden­t ifica ción, r e fer encia o c ódigo del provee­d or, c antida d e s e vitando c onfundir la uni­dad (1 a rtrculo ) y l a unidad d e venta (1 docena )

- C ondicion es d e v enta: Precio unita rio , e vitando l a confus ión e n t r e unidad y uni­dad de v enta , d escuentos p r evi ot ::> o, des­cuento o especiales, pla z o y m od.::i ele en­trega, tra n sporte , plazo y m od o de pago.

L é'.. focha en b car ta es ind i spensabl e . Ade­ma:; deb e firma r l a person a que pu e de c o m­p r o m eter l a e mpre s a .

El pe did o

Si s e r epiten l a s c a r tas d e pedido , e o pre ­fe rible di s e~ar un fo rmula rio c on un cuadro en el cua l s e ano ta r á n to das lac info rma cio ­ne s n e c e sarias .

Se agrega a l c onte nid o expu esto e n e l N o. 4. 2. l . l. e l nCtme r o del p edido : P e dido No . . . Alguna s empre s ao env!a n junto c on el pedido una carta , p e r o e at o no e s indio -pensable.

C a rtas de c onfirmación

Es una c a r ta muy c o r ta q u e a c 0 m pa·1 a e l

. /.

4 . 2. l. 4.

30

p0dido cuando este ha s i d :::> e fectuad:::> por tel ébno .

La::; copias del pedid::>

El número de c opias nec enaria::: depende de la estruc tur a y de l a o r eaniza ci5n de b e mpr esa.

Cuando e l agente via j e r o re.:-..liza e l p edido, exi sten p or lo m en os :

- El o rigina l firmado p o r e l cliente par a el p r oveedor

- Una copia pa r a e l c lien te , firmada IX> r e l agen~e viaj e r o

- Una copia para el folder del aeen·~e viaje­r '.:l en e l s e rvicio ventas

- Una c opia par a e l folder del agen ·i:c viaje­r o c .Jn l a cua l e ste con t r .;)l a sus pedidos y las entregas .

Se utilizan c o lo r es dife r entes para cadv.. copia c on el fin de fa cilita r la cbcifica ci6n.

4. 3. F lujo d e los docume ntos

El pedi do ce r e e i st r a con un núme r o e n e l 11r eei Gtro de pedidos" una c o pi v.. ce envía n l ser vicio Gesti ón de Exis tencias par a que este sepa que se hizo e l pedid .;) y c on t r o l e las variaci::men de lo s stock o provis io n a lmente.

Ot r a copia oe envía a k bodega ; el j e fe a lma ceniota snbrá 2..SÍ que d ebe eo pe r a r una e n t r ega en la fecha indicada po r el d::>cumento .

En r ealidad n o se trata de flujo de documento o s ino de info rma r p o r medio de c opias o fot ocopias a to do o los oervicios interesados a l mismo ti ~mpo .

Ge enviar t también .;:,tra C:Jp ia a l ser v1c10 contabilidad. D (;: esta m a n e r a k c . .:mtabilidad (secció n p r oveedo r es) pu ede p r e v '3r el dine r o n e c e sario par a pagarl e a bs p r oveedo r ec.

. /.

31

4 . 4 . L os oe rvicios inte r e s a dos

C !:m !<.\ dcGc ripci6 n del flujo de lo s jocumentos he mos vioto e ste aGp e c to . Gin e m b'1 r go , p odem os r e sumirlo rápidam e nte.

- E l s e rvicio Gestión de Existe nciaa: es t e s e rvicio , a l r ecibir l a c op ia del pedi do , puede c on t r o l a r las c a ntidades q u e se van a c ompr~ r y verificar c :>n la .::> rden que envi ó a n teri .:::rm.:;ntc , p r e v e r l <l entrada teó rica .

- E l s e rvic io "Bod egas , a lmacen a miento " par a q u e c 0n o::;can la focha te6 rica de l a entrega y p r epar e e l espacio n e c c:iario par a r e cibir bo p r oducto s .

- El oe rvicio c on tabilidad n c c eoita c o n oc e r las c ondicion e o de p ago p o r m edi o de l a c opi a dGl pedido par a pre ver e l clin e r .:> n ecesa río y e l pago .

- El !l c rvicio c ontro l de calidad o p r odu cci ón oi oc t ra ·~ D. de una c m p r e o<:'. d e tra n sforrnn.ci6n. Este se rvicio puede ::-. s í p lane a r en l a focha p r eviota teó ricamente e l anális i s de lao ma:~e riao

p rimas pa r a c on tro la r la c on for midad c on las e spe ciiica ciQn es .

- E l scrvic io ventas para informa rlo d e l a llegad n d e l oo pr~duc­i:.::>o en l~ fecha previs·i:a de l a entrega.

4. 5. B l nurt i .:1o

Aunque e l our t ido c on stituye una parte d e l aG v en tas , n ;)O par e c e n e c esa rio í:r a ta r este t e m a p o rque ti e n e relacion~o eo t r echas c o n l c.s e a m p r as.

L a oel c cciSn de lo s productos que vamos a c ::; m p r o. r o a fobricc. r dep en de -.l e la po lítica de ventas y de las dimen s ion en d el nurtido .

4. 5 . l. P olítica de v e nta:i

E l anális i s del m e rcadeo y de los m 6 vilee de c o m p r a del consumido r permite dete rmina r las c a r acterís ticas een e r a l es de la cliente la. Se sabe a e r andes r2.seo s c uá l es s on l o s a r t ículo s que esta cli entela pu ede comprar desde e l punto de vista d e la calida d y d e lo o p r eci o s, bs cuale s oon determinado s po r e l m e rcado. Asi s e clasifica la cliente la en d ife r entes cat eeorías, negón bo e u sto s y el poder adqui s itivo .

. /.

'1. 5. 2.

32

E l e m p r esa r io puede pensa r e n dife r entes pc lii:icas de ventas :

- Vender a rt!cul.::>s de muy buen a calida:l , c on p r ecio s a ltos, par a una clientela r educida, .Jbi:e nic nclo un

m a r gén grande p or unidad.

V ende r a rtículos m edi a n oo , de p r ecio reeukr pa r a un g r an núme r o de con s umido res, o btcnie11d0 u tili­dsdeo por e l e r a n núme r o de unidadeo vendida.o .

- Vende r ambos t i p o s de artfculoo.

Existe una limitac ión de las p oHhcas ele ventn : L a c o mpetencia. S e pu ede co mpetir c on l os d e máo s obre } .'.)O mis mos punt os o s obre puntos dife r en teo .

ri..d e má s la p olítica de v enta s deb e consider~roe con m a r­ca o sin m a r ca. El e m p r esa rio puede limita. rae a com­l r a r a r tículoo de m a rcas muy cono cidas y e n De l eccio-nar poc o s p r oveedor es . Esta última c 0nside r ['.ci6n s e aplica únicamente a l os nego ci.)s de c o mpra-venta .

Dimen s ion es de l surtido o de la gam a de product.::>s

4 . 5 . 2. l.

4. s. 2. 2.

Amplitud

La amplitud de 1 s urtido es e l nómer o de producto::; qu e pu ede vende r l a e m p r esa en r ela ci ón c on su especializa ción.

Cuancl.:: se trata de un n eeock sin fabrica ­c i 5n, oe pueden vender artrculoo que n o tienen r elacion es c :::>n la especial izz.ci6n pri­mi t iva . P odemo s ve r a lma c en es de vesti­d 0 s pa r a ho mbres que vend en manc::>rnas, co r batas , etc. y t ambién b rickets , a rtícu ­lo s p oc :> r el a cionad.J a con l o s v eotidos.

Profund idad

L a profundidad ea e l núme r o de m odelo s dife r en tes par a ca da a r t í culo. Este aspec­to es n o rmal; la e m p r esa deb e o~i:i o fac er

les deseos del c onsumido r .

. /.

4. S. 3.

4 . 5. 2. 3.

4. 5. 2. 4.

33

Pro fundidad por m odelo

Cada m odel o pu ede p r esentarse liln d iferen­tes talla~, dimen s i on es , col o r es , ei:c.

Ga m a de precios

L a empr.?sa pu ede fabrica r o vender una c a lidad única (un sol o precio) o diforen­tes calidades (p r eci :)s d i fe r enteo). La gama ele p r eci::.s está r e lu.ciona<la c on l a pol!ticé'. de ventas .

Sel ección d e lan dimen ::i i on es

Si l a e m p r esa quie r e tener un s urtido impo r t ante e l stock n ecesari.:: (de a rtículos o de p r oductoo) deb e oe r muy g r ande. Sabemo s que existen limi i:aci :mes: espaci o , capital con gelado, con t r ol eD difkiles y costo ­sos, etc .

Las ventas n o oe r án obligato riamen te más vo l uminosa s s i e l s urt i d :: es mas g r a nde.

La e mpresa puede determinar dos políticas y eocoge r una.

- Surtido a mplio y p oc o p r ofundo - Surtido limitado pe r :i p r o fundo

Par ece que a c tualme n te la primera p ..:-Utica t i ene m ás Wt.:>. L os c lien tes q ui e r e n c ompra r rápidam ente y enc :mtra r e l m áximo núme r o de product~ s en e l mis­nl() lugar.

CONCLUSION

L a s e l ecci 5n de l e ::; p r oveedo res e n las oper ac ion es de c ::>m p r as c oncti'éuyen un punto importante. N o se deb en ex igir des cuent::> s imposibles. El pr::>v eeJo r si n ecesi ta liquidez, p uede ~cepta r las cond iciones d r ásticas .

E l proveedo r v~ per d i e ndo poco a poco d ine r o hasta la quiebr a .

Si quie bra, se p e r de r á un bu.en p r oveedo r q ue sumin i s tra p r oducto s de calidad,

. /.

y se e limina una e mpreaa, h a brá tra ba jador es ain e mpleo y se debilita r á la ~c o ­

n omra de l paf s.

Si r ehusa las con dicion e s drásticas ta m 0ién se pe rde r á un buen p r .:>veed::>r.

En realidad debemo s :

- P ensar que l oo proveec.l:>res tienen de r echo de hacer utilidades n .::> rma l e s.

- Ayudarlo s para que m e j .:> r e n las m a te rias primas o los p r oductos.

E a o bvio ta mbién que bs proveedor e s n .::> deben aprovechar una situac i~n de m on.:ipol b para im1xmer pr~cios elevados.

CUESTIONARIO

l. Qué asp e c tos se d eben tene r en cuenta e n la stlecci6n d e l o s prov~ed :;) r es.?.

Z. Qué ~ntiend~ p.::> r dim e n siones del sur tido

35

5. EL CONTROL DE LOS PLA Z OS Y DE LAS MERCANCIAS

5. l. N e c e s idad de c ontro l de los p la zca de e n t r eea

L n. e n t r ega c onstituye un facto r Jel funci on a miento de lél. e m p r e­s a . Se p r e ve una entrega e n una fecha determinada y e n r e lac ió n c .:m esi:él. fecha s e hac e el pedido ; p .::> r l o tanto es necesario que l<:l.s m aterin.s ~rimo..s o las m e rcanc!ns llegu en en t iempo cpo rtu ­n o .

- P a r a permit ir la fabricaci ón J par a logr a r laa v en tas p revistas esto ti en e mucha impo r tan c ia c uando h a y fiestas p :>r ej c m pb o c,µan do la empresa ha ca lculado cuidadosamen·~e l as cantida­des pedidas en r e l a ción c ::> n bs p laz :>s para ~vitar lec s ·~ocka

t::xces ivos,.

Para tene r el espacio n ec.:sario en e l a lm<lcén .: la b .::><lega.

T ::>da <lem .::> r a en la en t r ega puede pe r judi ca r la :;mpre::ia. y o ca­sionar ¿é r d i das.

Adem áo e l resp.)nsa ble del r ecibo de las mercanc fao (.:ilmn.c e ­nista, ecren te , e tc.) n o pucd~ dedicarse WlÍC<lmen i:c u .:.: s p e r .:i.r le. entree~ . Cuando se sabe la fe cha y la h o r a o..:, roximac~ d e k. e n t r eea , e l a lmaceni stas p uede o r ganiza r se par~ •. r eparc r c ..:: n ~n ticipaci ~n e l s i t i o d.:mde oe coL:: c ;:i. r á l a m e rca ncfo.

Es n e c esarb que la fecha de eni: r ega se determine c~n p :re c i s ión y c :>n suficieni:e antici p2..c i6 n .

5. 2. Si ste~ oimp lificado

En k.::; e m p r esas pequeñas y m edia nas, e l c on t r .:> l de l .:. s ,;¡la z .::> s se reali z~ ._) :; r m edi o de un "me m o r a n d .:- p r o spe cto 11 o neen da.

Une. vez que e l p r -::ivee<lo r determine l a fecha de on t r eea, e l due -1.) '"' em~ l ea.d o an0 ta en e l "mem::> rando p r :> spect o " e n e::i -::a fe-cha : P edid ;; N 0 . , cantidades, p r oduc i: :> s , (~in: 3::n nu -m e r ·:) S ::; o) y el n o mbre dd pr ::>veed .::> r .

Un.:> a dic. :; nn ~es de la fech a p r e vista de entrega, se <lll~i::'..: l l a m a.r o.l p r oveedo r pa r a sabe r s i h:iy J n .:i dem:Ha ~'Xlra e n t reear la m e r ­c .:mcíél . Eote s i titem a muy cc.ncill o permite un c oni:ro l eficaz de l a::; e n .. r ...:eo.s . P ¿ r o e n la ::; e m p r esas e r a nd t:S, s e ::lebe u ::ilizn.r ::>~r .) c ai c i.emas.

. /.

36

5. 3. Gráfico Gantt o cuadro de control

Las compras en las émpr esas grandes comprenden un gran n<íme ­ro de productos o materias primas, numerosos pedidos y un gran número de proveedores.

5. 3. l.

5. 3. 2.

5. 3. 3.

Descripción

Entonces se utiliza un tablero en forma de gráfico Gantt. Sabemos en que consiste un gráfico Gantt, o un tablero basado en este sistema.

En la parte superior, horizontalmente se indican las fe­chas. Verticalmente, a la izquie rda en la prime ra co­lumna se colocan los nombres de Los proveedores. Se puede prever otra columna para indicar los pedidos (número , materia prima,etc.)

Por experiencia se conoce más o menos el número de pedidos qu e se hacen al mismo proveedor en un período de terminado y se reserva el número n e cesario de ren­glones.

Mecánica

Se utiliza un signo para indicar la fecha de entrega y otro para indicar en que fecha se debe llamax o e scribir con e l fin de saber si hay o no demora en la ent r ega.

Se establecen dife r entes "Gantt" según las n ecesidades, es decir según el número de proveedore s y e l número de p edidos. La longitud del table ro depende del tiempo de control, o mejor, del tiempo de abasí:ecimiento.

La gráfica Gantt de control de plazos se r ealiza por medio de las copias d e los pedidos.

Decisione s

Por medio de este sistema, es muy diffcil tomar deci­s iones. En efecto, cada vez que encont ramc s la fecha en la cual se debe llamar al proveedor, con el fin d e oaber s i la en trega se cumplirá normalmen·i:e, oe ne ­cesita tomar una deci s ión .

. / .

37

Si el proveedor c onfirma la fech a d e en~rega podemos pensar qu e l a::; materias primaD o la s mercancías van a llegar e~ la fecha prevista. Pero desafortunadamen­te , e l proveedo r contesta siempre que r espetará la fe­cha y n o l a cumple .

En este caso exi sten d os alte rnativas:

- Verifica r p or m edio d e amigos en l a e mpreoa provee ­dora l a f echa real d e entrega y s i demora mucho,. compra r a otr o proveedor la cantidad que faU:a para completar la en t r ega d e l primero.

- Anular e l pedido y comprar a otros proveedores .

Es cie rto que no eo tan fácil, sobr e todo cuando se t rata de un proveedor que tiene casi el monopolio, d e una materia prima o mercancía.

Ademá s se d ebe averiguar con suficiente anticipación la confirmación de la entrega para cambiar d e p rovee ­dores en tiempo oportuno.

Por esto una buena polrtica d e compra debe regirs e por las normas siguientes:

- Una empresa no d ebe contar con un proveedor único, siempr e y cuan do esto sea posible .

- Una e mpreGa d ebe tener do s o tres provee dores pa r a cada m ate ria prima o mercancía.

- Se deben r e pa rtir los pedidos -si son muy grande s -entre lo s tres proveedore s , as!:

= 50% d el total al proveedor principal = 30% de l total a l proveedor ndme ro 2 = 20% d e l total al proveedor núme ro 3

- Una empresa que t i en e un volumen considerable d e compras p uede exigir e l cumplimiento d e la::; entregas y e limina r, cuando es posible , al proveed or irrespon­sable.

. /.

38

5. 4 . C ont r o l d e la s m e rca n cías

E l c ont r o l d e las m e r cancía s , con s i s te en v e rificar la.e m ate r ias primao , m e r cancía a , et c . es d e cir lo que l a e mpr e ::i a r e c ibe d e loe p r oveedo r es, c u ando los m a teriale s lle gan a l a bod e ga .

s. 4. l.

5. 4. 2.

Comparación d e la e n t r e ga con la o rden d e eni:r ega de l pro v eedo r .

E l c lient e cont r ola lo s a rtículos y v e rifica qu e no h a ya má s ni m e nos .

Si n o falta n ada , e l cli ente firma l a copi a d e la ord e n d e en t r ega y conse r v a e l origina l.

Si faltan a r t í culos, e l cliente lo indic a s ob r e l a copia de la o rden d e ent r ega.

Si sobra n a r t fc ulo s e x i s t en dos a l t e rna tiva o.

- R ec h azar los C on s ulta r con el s e r v1c 10 com p r a s o gest i ón de exi s -t en c ia s oi e o posible aceptar lo s p roduc to o qu e s obran. G en e r a lme nt e si n o s obra m uch o, se a c ep·i:a n los a r ­t í culo s .

La copia de la o rde n d e ent r ega d e l p r ov eedor , ec e n via­da a l a bo d e ga por el chofe r, e l cual l a r e mite a l j efe a lma c enis ta .

Compa r ación d e la en t r e ga con e l p edido

Se n ec e ai ta también cont r o la r s i l a ent r e ga corre spon ­de en c u a nto a l a c a n t ida d y a l a ca lida d , compa r ando la o r d en de en trega con la copia de l p edido .

L o a e rrores más co m unes oon:

- Cantida d:

= Se olvidó un art ículo d e l p edido = Se e n cue nt r a un a r t í culo q u e no figu r a en e l p ed i do

5. 4. 3.

5. 4 . 4.

39

- Calidad

= Muchas vec es es la ca lidad la qu e no c orresponde y esto es lo más grave

Entregas por m edio d e una e mpresa d e t r an sporte

La empresa d e transportes se r eoponoabiliza única ­m ente d e que la entrega e o té conforme a la orden d e entre ga del proveedor.

R eclamos

Puesto que e l control d e la entre ga por comparación con e l p e dido (copia) nec e sita t i empo lo rrú s m o que el contro l d e calidad (cuando existe un l a bora torio o c uando e l s e rvicio producción d ebe probar lo s mate ria ­l e s); entonces los recla m os se ha r á n a lgunos dfas des­pués de l a e n t r ega.

5. 5. L a planeación d e l abastecimiento

Par a obtener tod os los p roducto s, m ateria l es , e t c. ut ilizados po r l a e mpresa se debe pla n ear el abast ecimi en to con la debida anticipación.

H e m os vi oto , por m edio d e esta unida d c omo se hace l"' previsión. P e r o , oi fo.s norma s d e abaste cimiento se aplican a la e mpresa en ou conjunto , debemo s tambi én consid e r a r a grandeo r asgo s e l abas t e cimiento d e la producción, d e rivado d e l aba oteci rrúento ge n e r a l.

Ana liza n do los procesos d e l t r a ba jo, 3C indica pa r a cada mate­ria prima directa e indirec ta la cantida d que se ent r ega r á en ca -da puesto d e t rabajo.

Se pueden fab rica r pro duc t o s pa r a el stock o sobr e pedido . De todo.o m a n e r as , las n o rmas son s imila r es y se a.plican en a mbos co.so s.

CONCL US IO N

El cont r ol d e loo pla z os as r como el control d e los mate ria leo, en can~idad y en calidad, d e terminan e l funcionamiento de l a e mpr esa. Si loo m ate ria l eo no se

. /. •

40

en t regan en tiempo oportuno, no tienen la calidad prevista, o n~ corresponden a las c~ntidadeo pedidas, la empresa puede tener dificultades para producir o vender. Por consiguiente los presupuesto s no pueden respetarse y la empresa puede p erder dinero, o por lo menos se ·i;raduce por ·.una falta de gana.ncia.

CUESTIONARIO

l. Qué siste mas sugiere usted, como los más adecuados en el control de plazos, expl!queloo brevemente?

41

6. CONTROL DE LA FACTURACION PROVEEDORES

6. l. Objetivos

.. El control de l as fa cturas de lo s proveedores ti ene pol" objeto v e rific a r la conformidad entre las ó r denes de en i: r ega d e l p ro­veed or y lo s e l ementos d e la factura .

E l cliente no d ebe p agar m e r cancías o materia l es que no han sido entr egado c . Es decir que en prime r lugar la en'i:rega d e b e corres -pende r a l pedido.

6. 2. Puntos que se d eb en controlar

En una e mpr esa m ediana o grande, con numerosas personas se puede divid ir e l trabajo.

L a r epartición d e las tareas es la siguiente, para c ada servi c io :

Almacén - Bodega

L a borato rio o Producción

Compra o

r

l ( ... ]

- C ontrola e l e stado d e los e mbala j e s - Controla e l ndme r o de paquetes , bultos,

toneles, cajas, etc. compa rándol o con la o rden d e entrega d el p roveedo r .

- Contr ol a si las mercanc!a s , pro ductos o mate rias primas entregada s c o r r e sp on ­den a las indicaciones de la orden de en­t r ega.

- Controla l a calidad d e l as entregas

- C ontrola l a conformidad de la orden de e n t rega con e l pedido: Cantid?.des , na­turaleza de las m ateria s primas, m e r­cancías, etc ,

- Contr o l a l a factura de l p r ov eedor com -parándola con la o r den de en ~rega de l mismo proveedor ; los puntos que s e con­trolan s on: cantidades, precios u nita rio s , descuentos y los cálculos, sin ol vidar l as c ondiciones d e transporte y lo s e mbalajes.

Una vez control ados todos lo s punto s , el servicio Compra s envia

. / .

42

a l se rvicio Co ntabilidad, secci6n Prov eedo r es , lao fac tu r as con e l vi a to bueno .

L a c on tabilida d n o pue de da r conc epto s obre la con fo rmidad p o r ­que n o eotá enca rgada de los p edidos .

E ot e s i otem a d e o rganizació n t i en e muchas v e ntajao; l a p rinci ­p a l ea que , dividiendo el tra ba jo d e e sta m a n e r a, ce evi·~an so­b o rnoo d el a lma c enista, de l co mpra do r y d e l contador.

E o o bvio que , c oncentrando tod o e n e l mi s m o servicio eo muy fá­cil fol oificar e l ká rdex, las fac turas , e tc.

M ucha o e m presas se quejan d e los r o bos , d e l a s estafas. En l a m a yo rfa d e los caso o, las di fe r entes tar eas expu eotas a nterio r­m ente oe encuentra n a cargo d e la misma p e r son a , a s a b e r e l a lmac enista. P o r lo tanto , lo s c ontrole s n o se c ruza n y s e pue­d en fal s ifica r fá cilmente tod os los do cumentos. Estas e mpresas estable c en es t e s i s t e m a d e o r ganización con e l fin de oimplifica r po rque n :::> tiene n e l núme r a de p e r son as s uficien tes pa r a r epartir las ta r eas .

En e l caco d e las e mpresas p equeñas qu e n o tien en e l p e rson a l adec uado , las c ompras y e l con t r o l d e la s fac tu ras deb e e ota r a car go del p r opieta rio o d e l ge r ente. El j ef e d e ven ta.o - oi existe­puede enca rga r se del kárdex o , s i n o existe un j efe de ventas , s e pued e enca rga r del karde x e l oecre ta rio o a la sec r etaría d el due ­ño o g e r en t e .

6. 3. D eci s io n e o

E l de s a rrollo de es t e semina rio a ba rca lo s tem~s oobr e las com ­pras y no se r e fi e re a la fac tura ción; po r lo ta n to no se h a rá una c.lcsc ripci6n d e la s facturas; en e l semina rio oobr e Con tabilidad ce t r a tan la s op e r a ciones d e factura ción.

Si encontra m os diferencia o o e rro r e s de ca ntidades, d e p r ecios unitario o de d escuento, de c á lculo , e l s e rvicio co mpras d e b e in ­forma r a l proveedo r. Es pre fe rible ha c e rlo p o r m edio de una ca rta la cua l pued e c onfirma r una llamada t e l e fónica. De todas mane r as e l documento (ca rta ) va a es ta blec e r los e l e m ento s d el d esacue rdo .

E o a con oeja ble c ontro lar e l es ta do d e lo s e mba fo.j e s y e l núme r o d e p a quete s en presencia d e l chofer d e l prov eedo r o d e l d e la e m­presa t ranspo rta do r a .

. /.

43

Para e l control d e calidad, oi e:Jta no c o rresponde a la p r evista, ce prefe ribl e hace r lo c onctata r po r e l agente viaj e r o o por una pe rsona del ser vicio ventas del proveedo r .

6. 4. F lujo d e l ao facturas

T en i endo e n cuenta la s indicacion e s ante rio res, e l flujo ele las foctu r ao eo e l o iguiente :

- R e c epción d e l as factura s :

Secreta rio General o Sec r e taria de Dire cción quien l a o env!a a l Servicio Compras.

- Control de las facturas

Se rvicio Comp ras (conformidad con la o rden de e ntrega del provee<lo r).

- P ago de las factur as

Servic io Contabilidad (regi st r a lao facturas y p r e v e el pago según lao condiciones aco rdadas en va lo r y en plazo).

CONC LUSI ON

El c ontrol de las factura s es n ecesa rio para evitar loo e rro r es posiblco de lo s servicios de los pro veedo r es. Este c ontro l demuestra que la e mpr e sa c ompra­do r a está bie n o rganizada y o bliga a los proveedor es a controlar las facturas a n­tes d e despacharlas.

CUEST IONAR I O

l. Qué impo r tancia tie n e e l con ~rol de las factu ras?

44

7. PRESUPUESTO DE COMPRAS

7. l. Loe: costoc de Rentabilidad

Hemos visto los objetivos de l servicio o función "Gestión de Exi3tencias" y también del Servicio o función "Compras 11

•

Podemos hacer una recapitulación del trabajo de los doo se r ­vicios.

Compras:

a. Pedidos b. Control d e plazos c. Investigación y selección de proveedores. d. Investigación de mate rias primas o producto s

GeDtión d e existencias:

e. Control de la cantidad de materia s primas entregada s f. Manipulación y almacenamiento g. Entr ega d e las materias primas o producto s a lo G ne r -

vicios que lo s utilizan. h. Cálculos para hacer e l p edido en tiempo oportuno.

Se puede v e r en esta forma que el funcionamiento eo cíclico. Se empi eza por "pedir" (a ) hasta (d}; d espués el servicio Geotión de Existencias asegura e l control de los pedidoo (e) haota (h) cálculos de los p edidos. Luego regre:;amos al pun­to (a ) para pedir.

Dos a spectos c a racteriza n loo cootos de las compras : Lo D pre­cios d e materias primas directas e indirectas , y lo s costos de lo s p edidoo. Por lo tanto cuando se trata del preoupue nto de compran tenemos en cuenta lo s dos e l ementos d e costo enume­rado c anteriormente.

En r ealidad la r enta bilidad debe basarse en e l ntime ro de pe­didos, e l cual se basa a su v ez en el s istema 20/80 que ya hemo a visto. Además se aplican los métodos expuestoo en lo s temas de contabilidad de costos.

Si se trata de las existenciao, se tiene en cuenta e l valor pro ­medio. El costo pre vi s ional puede presentars e a cí:

. /.

45

Función Gaoton anu a l eo Compr a s A l macén

8ala rio D 120. 000 60. 000 M a t e rias con s umidas (papel bul to o, etc .) - 10. 000 Seguros (Inc e ndio, Robo) - 150. 000 T r a n s portes 25. 000 -Ener g!a s. 000 4. 000 A rtículoc d e con s umo de oficinas 10. 000 6. 000 Corr eo, tel e g r a mas 5. 000 -Amor t i zaciones y/o arrenda-miento o 35. 000 704 000

zoo. 000 300. 000 La unidad d e tra ba jo es e l pedido N1im e r o d e unidades o de p edidos = 4. 000

Val or promedio d e las existencias : 10. 000. 000 Cos tos d e l a lmacén = 3% d e las existencias (Co lumna "A lmacén "} Costo d e l a unida d o de l pedido 200. 000 ~ 4 . 000 = $ 50

A si pue de n presen ta r se lo s gastos d e a bas t ecimie n to y cobr e to­do e l costo de l p edido.

7. 2. Los co c to o d e mate rian primas

Esto s contos se calculan teniendo en cuenta lo s m étodo ::; de e va­lua ción d e l o s m ventarios , como lo h e moo v i s to en l a wlidad 6. Por lo tan to n o expondre mo s e!Jtoo m é todos .

7. 3. Cantidades con s tantes

7. 3. l. F r e cue ncia de lo s p e didos

E l progra ma de comp ras eotá basado en l o. frecuencia de los p e didos .

Esta frecuencia se calcula por m edio d e una í 6rmula :

Nüme ro d e pedido s = CA X% CP 200 X cp

CA = Consumo anua l en valo r

. / .

7. 3. 2.

7. 3. 3.

o/o CP = % del co sto de posesión o mant ener

c p = Co ::;to d e un p edido

Eje mplo:

60. 000 X 20 100 X 2 X 50

= Mas o m enos 11 p edido s .

Est e r esultado pued e obten e r se por m edio d e un cua dro.

46

En la prime r a columna se coloca n las frecuencias d e los p edidos o n6.me ro d e p e didos , en. la oegunda colum­na e l costo total d e las compr a s , e n la terc e r a colum­n a el cost o d e mantener y en la cua rta col umna e l cos­to total.

P l azo d e a bastecimiento y stock mínimo

Ya s a b e mos calcula r es te stock ml'nimo, el cual puede constituir e l stock d e segurida d d e l a emp r eoa. E l s tock mínimo sirve fulicamente p a r a determina r e l momento en e l cua l se d eb e hace r e l pedido. P or con­siguiente la cantidad d el s tock m ínimo nunca es la misma . E l stock múúmo varía y d ebe calcula rse m e n s ua lmente .

Stock de seguridad

Ya sabemos tambi én en que consiste el stock de segu­ridad. P a r a obtener e l s tock d e segurida d s in varia­cione s , no d eben exi sti r modificaciones en la r egula­rida d de l consumo o de l abastecimient o por p ü rte del proveedo r.

E n e l ca so d e exce so de s to ck, es d eci r que se conge­la dine r o en l os :Jtocks, e l servicio 11Compras 11 d ebe obtene r d el proveedo r mejo r es condic iones financie r as o dis minuir la frecuencia d e las entregan s i el consu­mo ta mbién disminuye .

Par a d et e rmi.."'.la.r e l s tock de seguridad se utiliza la fórmula s iguiente;

-/.

7. 3. 4.

47

PR CP o CM

= CR + CP o CM

PR = P r oba bilidad de ruptura de s toc:~

CP o CM = Costo d e posesi ón o Co::;to de Man­ten e r por m a t e ria o pro duc to y p o r wüdad d e tiem­po

CR = Costo d e ruptura

E l pre supuesto de co mpras po r cantida d es couot an­tes

Par a est a blec e rlo se tienen en cuenta:

- El valo r d e l presupuesto - El valo r d e l presupuesto se calcula p o r m e dio d e l

programa de compras , es d ecir p o r m e dio d e las cantida d e::; de los p edidos. Entonc es podemoo cal­cular e l presupuesto:

Presupuesto = Cantida d x precio unitario

E l precio unitario tiene variac iones. Par a obtener un precio unita rio conc tante se utiliza el s i:::tema de l p r ecio s tanda r.

- L a fre cuencia d e los p e didos , es d ecir s i ha c e m os p edidos m ensualme nte, trimestralmente , etc.

El cálculo e s sencillo : se divide e l con::;unn p o r e l n1lme r o de pedidos y e l va lo r obtenido se divide a su v ez p o r el pre cio unita rio. Obtenem os a::;! l a cantidad que se d ebe p edir. El tiemp o se obti e ­n e dividiendo los 12 m eses p o r e l número de p édidos.

E s t e m é todo es válido en caso de c on s umo n o rmal y r egula r.

Si el c on sumo es irre gular d e bemos utilizar otr os métodos:

Pedir cantidades cons tantes , p e r o e n p e r !odo:; dife r en­te s , o p edir c on inte rvalos con s tantes, p e r o cantidades

. /.

4 8

di lc r c.nt c:: .

E l prime r oi s t e m.a permite un m e j o r a lmace namien­to , e l segundo &istema facilita el trabajo de l oervi ­cio c o mpras , por una pla n eaci6n e fec t iva .

:::;i u t ilizam os e l sis te m a "cantida de s c on stt:l.ntes " ::;e d ebe:

- Calcular la frecuencia de lo s pedido s o el n6mero de pedidos.

- Calcular la cantidad que vamos a pedir.

Conociendo lao salidas, s e pueden calcular l ofl s t ocks obtenidos cuando entran las materias primas o los productos y las fechas (mese s) de los p e didos .

7. 4. Per!odo s fijo s

Si se u t ilizan los p e ríodo s fijo s , son las cantidades las que van a variar. Aplicando el método anterior podemos calcula r fá c il­mente las cantidade s que debemos p edir cada me s , cada t rimes -t re, etc. o egón la frecuencia pre vis ta .

P or e j emplo s i e l consumo previ s to e l lo. d e Ene ro p a r a e l pri ­m e r trimestre es 100 y si e l s tock es también 100 no h abrá p e­dido.

El cons umo pre vi s to e l lo. d e a bril pa r a el segundo trimestre es d e 150, s i no s queda 50 e n otocks , se hará un p edido de 100 con t r eo m eses d e anticipación o sea e l lo. de Ene ro, e l c ual será entregado do s meses despué s o sea e l lo. d e M a r zo.

El lo. d e Julio e l cons umo pre vi s t o p a ra e l terce r t rimestr e , es d e 200, se enviará un p edido d e 200 e l lo. de Abril y ae en­tre gará e l lo. d e Junio y as! pa r a e l óltimo trimestr e . E l ca -s o concreto muestra la mecánica d e l s i s t ema.

7. 5 . Control pre s upuestal

D e b e mo a de cir que e l control es l a rgo y complica do por e l h e cho d e que las m a t e rias primas s on a vec e s nume r osas , aunque se a plique e l s ist ema del 20/80.

Por otra p a rte se present an dive r sos motivos que p e r tur b an

. /.

49

los a bastecimien to s , tal es como un consumo máo (o m enes) importante de l que se ha previsto , proveedores incumplidos, o fallas d e l mismo se rvicio.

7. 5 . l.

7. 5. 2.

Lo s fudic es

Con e l fin d e cont rolar e l conjunto d el s e rvicio se utilizan índices.

Por e j emplo se pued e calcula r e l fudic e

Ven tas N et as

Exis t encias

O s e pued e t ambi én calcula r e l fndic e .

Costo d e Producción

Exis tencias

Se utiliza tam b ién otro s tipos d e fudices tal e o como:

Mate rias Primas consumidas o Costos de Producción Stock materias p rimas Stock productos ter­

mina do s

Es obvio que se ti en en e n c u enta los val ores para efec­tuar lo s cálculo s . E otos do s 6ltimo s !ndicea permite n ver m ás a fond o la evolución d e las exi nt enciac o c om ­prao que los dos prime ro s . A d emás esto s tíl t imoo nos indica n e l "tiempo" d e existencias que tenemos en l a e mpresa.

Esto s fudic es deben a umenta r o por lo m enoo n o variar mucho. En caso de !ndices el evado s , d ebem os a na lizar la s ituación de las exi stencias porque puede ocurrir una ruptura de atocks.

Los gráfico D o a ná lis i s d e las tarjetas de l kárdcx

Es obvio que n o se pued en controla r todaa lao tarj e tao del kárdex o establecer p a r a todas las m aterias pri­más. Entonces se utiliza e l m étodo de los 20/GO y dent r o de las mate rias primas o product o s o el eccionados

. /.

so

por eote método, se controlan l ao tarj eta.e o s e ha­cen gr á fico o, por s ondeo. E sto se justifica cuando las m aterias primas son nume ro sas.

En efecto no debemos perder de vista que es nece­i:;a rio controlar 2 {do o) pres upue s tos: P edi dos y entregas; e l control d e los dos presupuestan conou ­mo y stocks , están a cargo d e l servicio gestión de ex.iotenciao .

C ONCLUSION

Esta blecer un p r esupuento de comprao es indi s pensa ble p a r a una buena a d­minis traci6n d e l a empresa. De este pre supuesto y de s u control d ependen la producci6n y por consiguiente las ventao.

Las compras realiz~dao en tiempo oportuno, en cantidades adecuada::; y a precio económico permiten a bastece r correctamente la producción o las venta s y por lo tanto obten e r lac utilidnde s n ecesa rias s in l as cuales fo empresa no puede sobr evivir.

CUES TIONARI O

l . Qué factoreo oe deben t e n e r en cuenta en el cálculo d e l presupuesto por cantidades constantes?

BIBLIOGRAFIA

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Fournial, G. El duelo compra-venta; el arte de comprar y e l arte de vende r . Barcelona, E d. Omega , 19f' l.

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Fttinr~er Worl, Aprovisionamiento y Existencias , Herrero Hermanos, Mé xico.

ESPEC.IALIZACION EN ADMINISTRACION

CONTABILIDAD y FINANZAS

(G ESTI O N O E EX 1 ST E NCI AS)

PARTE Il-A

SENA FIEITE ~!!~~Lj ; e 1 puebto 1f1k.? .

___... . ..... 1 rmr ,.~.,,~ . • W.l•t•rl<t.-. T.-cJ•1• .. ~~ .

S E N A DIRECCION GENERAL

DIVISION DE ADMINISTRACION, COMERCIO Y SERVICIOS

MATERIAL VI- 72 GR U PO DE A DMINIST RACION FORMAC ION ESPECIALIZ A D A EN

DIDACTIC O Parte ll-A ADMINISTRACION, CONTABILIDAD Y FINANZAS PARA TECNICOS MEDIOJ

GESTION DE EXISTENCIAS

CASO S CONCRETOS DATOS BA S ICO S

Derechos R eservados - SENA

UNI DAD 2

En r ealidad se ex-pondrá solamente un caso, el cual abarca todas la s técnicas d e la unidad

Un mayori sta en r epue Gtos para carros recibe revistas profesioüales, y ofer­tas d e fabricantes . E l duei'io de la empresa "Sociedad Colombiana de Repues -tos para Carros" {3 0CORECA) quiere conservar la documentación e igualmen­te que su personal conozca las informaciones.

Esta empreaa utiliza 2 ficheros:

- F ichero productoo - Fichero proveednres

Además del empreoario, la s personas siguientes estan inte r esadas por la s in­fo rmac ione a:

El sei'io r A . Góme;; , sec r etario general, el sei'ior X Perez , Director de Ven­ta s, e l Sr. Medina, r espons able del ser vicio compras (Gubdivioión del De­partamen to Veni:ao) y los demás empleados del departamento come rcial, el Sr. J. L6pez, jefe almacenista, y el Sr. Malina r esponsable de lao compras d e e quipo o.

Teniendo en cuenta el contenido de la unidad explicar:

a. A quiénec oe comunica la documentación tácnica y comercial?

b. Cómo oe pueden controlar estas comunicac iones?.

c. A quién vamo s a encargar del flujo de loa documentos? .

d. Qué pas a al terminar la lectura de los documen too por las diferentes peroonao?

e . Trazar la ficha "productos 11, la ficha "p roveedor es", la ficha "pedidos".

2

UNIDl"D 3

Caso 1

Se encue n i: ran en A n exo dos cartan. Lici taciones enviadas por do:J em­presas difercn tco con e l fin de solicitar producto c. Se d ebe e studiarlas y criticarlao even tual mente.

Caso 2

Trazar un modelo d e formul arios para licitación

Callo 3

E l se rvicio 11Gec~i6n d e Exi stencias " d e una empresa X determina que lao compras tota!eo anuales de un producto A oon d e 10. 000 unidades. El proveedor otorga un d escuento del 10% por la cantidad y 3% por pago d e contado. E l acente viajero es un hombre muy persuacivo y c onvence al comprador de l ac ventajao que se obtendrán s i e l p edido ll eea a 2 0. 000 unidaden a caber: 15% de d encuento; y e l a lza factib~e d e l p recio del producto en un 5% durante e l año s iguiente; esto llama la atención d e l comprador.

Para pagar d e contado el pedido de 20. 000 unicladeo, se necccii:ará un préatamo del Mo/o al banco, r eembobable e l a~io aiguien~e en ~ partes iguales trimeotralmente. El cosfo d e pose :;ión es d e 2 CJ'/o y el .!?recio unitario eo d e $ l. OO.

El "compra dor " de l a empresa hac e entonc es un pedido por 20. 000 uni­dades que oe en 'i:reearán cada trimestre a razón de 5. 000 unidadeo en lugar de 2 . 500 unidades realmente neceoa rias .

Qué opina u sted de la actuación de l comprador? Tiene razón en pedir 2 O. 000 unidade s , s i o no? . Demostrar su tesi s por m edio d e cálculos realizando lo s g ráficos de movimientos de existencias.

C C N DERVAS DE LA SABANA

Z IP AC: UIRA

Bogotá, 2 5 d e ene r o de 19 72

Sei'io r es ALMACENES PRODAL Carre ra 3 0 No. 25-34, T e l. 72-20.-54 Ciudad

R eí. : A L/ 24 7 L icitación

Estimadoc s eño r e e:

3

Estamoo intercoados en el suministro d e m e rmeladas d e muy buena ca­lida d y en las condiciones d e Ventao. Sabemos por interme dio d el señor GONZALE Z , J efe de Compras d e los "Almacenes Unidos " que l ao fá ­bricacione s son cati sfactorias. Nue:J t r a c liente la está conotitu!da por pe r sona s de clace media y a lta; po r lo tanto exigen una preaentaci6n, un e mpaque bastant~ lla m ativo.

Si u s tedes pue den Dumini c t rarno s este tipo de mermela da, har!amos pedi­dos considerable s, s i obten e mo s precios y condiciones d e venta.o a decua­das .

Esp e rando una pronta r espuesta, nos ouGcribimo o de ustedeo muy aten­tamente,

PEDRO GOM E Z: RUEDA Jefe d e Comprao

(Anexo 2)

RESORTES DE D U l T A

(Boyacá}

Bogotá, 22 d e Enero de 1972

Seño r e o COLCHONES DE COL OMBIA A venida Lao Américas No. 52 Tel 455682 Ciuda d

Reí: A G/MG/284

E ctima doc scffo r eo:

BOYA CA M A

4

Qu e r emo c sab e r oi ustedes pueden sumini st r arnos 10. 000 r esortes para col­chones, indicándonos sus condiciones de venta.

Adjuntamo::; planee y dibujo::; , especificaciones. Necesi tamo s l a entrega de di­cho s r e sortee a r azón d e 2. 000 re ::>ortes menE;ual es a p a rtir del m e s de mayo ha::;ta e l meo de oeptiembre de 1972.

Noc p e rmitimoa llamar la atenci5n s obr e l ao dimens i ones y lao tol e rancias en cuanto a la longit ud, diámetro exterior y resistencia a la presión de cada re­sorte. Lao d e m ác esp ecificaci ones pueden tener pe queñao variac iones.

Se d e b e n r esp ei:a r lao sigui·cnteo para la r ealizac ión d e nueotroo pedidos :

- Entrega : E l 20 de cada mes para el m es s i guiente. - Orden de entr ega y factura en 3 ejempla r es , con d etalles e indicaciones

según los mode loo adjuntos. - P ago p or letra de cambio a 30 dfa::; contados a p a r ti r d e l fin d e mes.

Muy atentame n te ,

ANDRES HUR TJ-,,,DO D. J efe de Comprao

5

UNID.E~D ~

E l A l mac ón 11Cacharre rfr. Bogotan é'. 11 c0 mpra pinturas a la fábr i ca PINTA L. E l du e1o del a l macén oc da cuenta d.:;: laa d e m o r as excesivas en k.a en t r egas y tom a la dec i sión de buscar o i: r o prov eedor. De s pués d e ha cer al3unas lic i tac ion e s , recibe una cotización d e la fá b rica 11Prod uctos C.uímicos y Pint uras S. A.. 11 (PROCOPIN S. A . ). Esta cotización l e pa r ece con ven ien i:e y hace la comp a r ación e.n~re los dos proveedor es P IN TAL Y P ROCCFIN en base a los dato s s iguientes:

P edi do m ín imo Un idad de venta Pintu r a blanca bási ca 100 galoneo P in tu r a d e v inilo 100 galon es P intura esmalte 100 galon e s P in tu r a ecpecial ext e rio r 100 galones

Descuen to::; por cantida d es :

100 - 300 galones 350 - 850 galon es 600 - l. o:;o galon ea

l. 100 - 2. 000 galon es M~s d e 2 . 0 '.:;0 galones

A pa rti r d e 850 galones y lue go 50'.) galones m ínimo

Más d e 2 . 000 gal on es

E nt r ega por camiones T r ansporte

Emual a jes Pago

PIN TAL

100 galon es 100 galon es

P R OCOPIN

100 galon es 50 ga lon es

$ 2. 306 l. 896 2. 59 l l. 787

$ 2.500 2. 000 2. 750 l. 9 0 J

o

l o/o 2% 3%

8 días 2. 5% d e l valor n eto de la íac:Ur a después d e l o s des -cuentos No se factu r a n 1% p or p a go d e con ­tado

o 2%

Desc uen tos Especiales Prec io ~ inva ­ria bles 3 días

In el uf do No se fac tura n

1% por pago d e conta do o por l etr a a 60 días

Los inte reses son de 8% e n a m eo s casos.

La s ca lidades son equiva lentes. E l dueño to m a la d ecisión d e com pa r a r lo s

. / .

precios y la s condicionen de los dos proveedores .

Est ablecer los cuadros de comparación y seleccionar e l proveedor mán conve -nicnte, calculando únicamente los p r ecios para la pintura de Vinilo.

UNIDAD 5

Caso 1

Lé'. e mpresa 11iv::ecánica G eneral de Colombia " compra diferentes materiales a di ver oc s proveedores . Se exponen a continuaci6n los códigos de materiales, la frecuencia de las c empras y los nombren de los proveedores.

Para r ealizar la gráfica Gantt de Control de plazo!>, se utilizan · 4 semanas pa ­r a cada m es (S = !lema.na) con el fin d e nimplificar. L a empresa calcul6 los ai:ock s de seguridad con nuficiente a mplit'ud .

Se empi e za la g ráfica en Enero para terminarla a fin es d e Septiembr e (36 se­manas).

PROVEEDORES

G6mez & era.

Repue stos Ltda.

Sán chez Hno::;.

era General

CODIGO DE WJ.i:J. TERIALE S

RH/10 DB/25 CA/32

VD/12 VN/15 VM/37

Pi .. /11:1 P0/17 PI/48

M D/72

. /.

No. PEDIDOS

215 310 122

218 222 305

220 250 276

223

FRECUENCI A.

Cad a 5 semanas Cada 10 semana::; Cada 8 semanaa

Cada ~ semanaa Cada 13 semanas Cada 5 semanas

Cada t rimeatre Cada '/ semanao La entrega fines de abril. 2a. entrega fines de agocfo

L a ent r ega: 3a. sema­na Febrero 2a. entrega: 2a serna na. Abril

PROVEEDOR ES CODIGO DE Iv.J-~ T ERIAL ES

MH/77

MR/79

No. PEDIDOS

262

2 C4

7

FRECUENCih.

3a. en~rcga : Za. se­m ana. Julio 4a.. entrega: 3a . se­mana. Septi e m b r e.

la. entrega: 1a. se­mana. Marzo 2a . entrega: 2a. se­m a na . Iviarzo 3a. entreg~ la. se­mana. Agooto

l a . entrega: la. se­m ana. Febr ero 2a. ent r ega: 4a. se­mana. a bril 3a. ent r ega: 4a. se ­mana Junio 4a. entrega: 2a. se­m a n a. Septiem.)re.

Por experi encia, la empresa esi:ima conveni en i:e lla mar a los proveedoreo 2 vece o para asegur a r se de la fecha de lao ent r ega::;: La prime r a vez, 3 sema­nas antes , l a segunda vez l semana ante:; .

l. R ealiza r e l Gráfic a Gantt de Control teniendo e n cuenta l ac indica cione::i a nteriores y l as a claraciones de l a unidad; las convencioneG ::ion ~

- Un c írculo p a r a lao entregas - Un triángulo para las llamadas

2. Indicar qu6 ::ii::;tema oe utilizó para los t res primeros proveedores y

cuál p a r a e l último en cuanto a l o::; pedidos?.

3. Expone r b r evemente la manera de actuar del r esponGabl e del control de los plazo s y como v~ a organizar ::;u trabajo.

Caso 2

Trazar e l documento qu e a irve para informar a l a lmaceni ota o a l labora·~orio so -bre l a llegada d e los mél:Ceriales.

. /. « I' r ·10:

-•/ ,, ... ,.,

s

UNIDAD 6

Bn a n exo s e encuentra : Una o rde n de entrega d e un proveedor, una cop ia d e l p edido d a l clie nte y l a factu r a d e l mismo p r oveedor.

Analiza r estos documezüo::; y ha c e r los c o m en tarioc a de cuado ::; .

A n exo l

CON SER VA S DEL P ACIFICO

OR DEN DE E NT R E G l i.

C a li Fech a :Agosto 7 /1 9 7 1 N o . 0 02 7 6

1 1

! Código 1

031 0

03 09

040 1

Mer cancras

Atún d e lujo

A tún ordina rio

Sa rdinas a c eii:e de E sp aña

1

Unida d d e

v e ntas

C a j a

Caja

C a ja

O.t!:C.2 Sardinas cal sa toma -t e C a ja

0504 A c e ite de o liva Tar ro t 05 05 A c e ite d e oliva Tarro -·

06 02 Merme la da de fr esas C a ja

0703 C e bollas en vinagre C a j a

Can t ida des

10

5

5

10

so

20

5

3

P a r a ·. F. C6me z Hno s y era. C alle 22 # 10. -34 Bogotá

O BSERVACIONES

1

j

1

Fecha de l a e n trega: 14gosto 10/ 7 1 Firma '?.+~ 6

1 P edr o H. For e r o D. J e fe /,. lma ceni ota

Ane xo 2

F . Gómez Hnos. y C ía . Calle 22 N o . 1 0 - 3~

Bogotá

Código Proced.

03 10

0309

040 1

0402

0504

0505

0602

0703

08~2

081?.

MERCA NC I AS

Atún d e Lujo

A t ón o rdinario

Sardinas Ace i te de Eopaña

Sardinas sal oa to mate

Ace ite de Oliva

A c e ite d e Oliva

Me rme l a da de fresas

Cebollas e n vinagr e

E sp á rragos

Cirue la s

PEDIDO N o. 00425

k ..... echa : 12 d e Julio de 19 71

Unidad -Vent a

C a j a

11

11

11

T a rro +,

T a rro 1/ 1

C a j a

C a ja

11

11

Canti da d eo

10

5

5

10

50

20

5

3

2

1

9

P ara : 1

Conservas del P a cífico Cali

1

P r ecio unitario

72. 0 0

60. 00

500. 00

5 50. 00

15. 00

35.00

84 . 00

170. O:>

250. 00

350. 00

D e scuen ­to s

1%

2%

2%

1%

2%

1%

2%

t

1 1% ~~~~~L--~~~~~~~~~~~~-L-~~~~~~---1...~~~_.J..~~~~~~j~~~~--+

Ent r ega : Ago s to lo . d e 19 7 1

Des c u entos esp e cia les : 1% o obre e l total d e l a fac tura .

F irma : A lb e rto L6pc z G.

Anexo 3

C O N G E R V A S NIT: 02 56 7

D E L

10

PAC I F I CO

Ca.lle 15 No. 10- 25 - C~li Tel : 22-34-56

FACTURA No. 00896

Cali Agosto 15 d e 19 71

Códi go MERCANCIAS

03 10 Atón d e Lujo

03 09 Atón Ordina rio

040 1 Sa rdinas Españoho

0402 Sardinas Tomates

0504 Aceite d e Oliva

Unidad de

Ven ta

Caj a

11

11

11

Tarr o i

F . GOME Z HNOS. Y CIA . C a lle 22 N o. 10-34 Bogot á

Can- P r eci os tida- Uni ta ­d es rio s

10 72. 00

5 1 60. 00

D ec­cuen­

T o tal too

72 0 7. 20

300

5 500. 00 2. 500 2 5. 0C

10 55 0. 00 2 . 50 0 110 . oc

5 0 15. 00 750 7. 50

05()5 Aceite d e Oliva T a rro 1/1 2 0 35. 00 700 7. oc

06 02 M e rmelada de fr eoao Ca ja 5 84. 00 420

0703 C e bollas 11 3 17 0. 00 5 10 5. 10

0802 Espár rago a 11 2 25 0. 00 500 100. 00

T o tal:

To ta l

7 12. 80

2. 475. 00

5. 3 90. 00

742. 50

743. 00

504. 90

400. 00

10. 967. 2 0

11

UNIDAD 7

F r ecuencia o nüme ro d e pedidos

Una empre sa cal culó su costo unitario por pedido en $ 60. 00, e l costo d e ma.a­t en e r es d e 20%. Ecta e mpreoa quiere conocer e l número máo rentabl e de p e ­didos para una materia p rima cuyo cnnaumo anual es de $ 16. 000. OO.

Ca lcula r e l núme ro de pedidos:

l. Por m edio d e l a fórmula.

2 . Por un cuadro tal como s e expuso en la unidad.

3. Por m edio de un gráfico.

Presupuesto por cantidades constnntec

La e mpresa 11Colchone::; d e Colombia" utiliza r esortes pa ra sus fabricaci ones. El s tock e l lo. de Enero d e 197 1 ez de 2 . 000 unidades. E l plazo d e .:lbasteci­miento ea d e 2 meae::: y e l stock de seguridad d e un m es.

El cons umo anual en cantida d es es i gual a 10. 000 unidade:;. unidad es de $ l. OO. El costo d e cada p edido es de $ 60. OO. oión es de 20%. Lao pre v i siones son lao s iguientes:

Enero l. 200 Julio Febrero 300 A go ato Ma rzo 500 Septiembre Abril 5 00 Octubre Mayo 400 Noviembr e Junio 500 Dicie mbre

Con eato o dato5:

- Calcular el nó.mero de pedidos por m edio d e l a fórmula - Calcular l a c antida d por pedido. - Establecer e l cuadro d e cálculos para conocer l a::; fechas

p edi dos. - Establecer loo preoupueoto s y p r og ramao.

P r e supuesto por Período s Fijos

E l va lor d e cada El cocto d e pose -

800 l . 000

800 l . 000 l . 500 l. 500

(meseo) de lo s

Utilizando lo e da tos del caso anterio r, calcular las cantidadec de loe pedidos po r p e rfodos fijo s , eo decir con una previoi6n de abastecimiento t r i mectral .

ESPECIALIZACION EN ADMl"JISTRACION

CONT ABILIDAD y FINA NZAS

(G E STIO N DE EX~ STENC IAS )

PA RT E m-A

SEllA !i r&El\Tt SOCIAL• -0 • OBJETtVO:

e i p ueblo

\, - - ··---'--"

1

1

1

S E N A D IRECCION GENERAL

DIVISION DE ADMINISTRACION, COMERCIO Y SZRVICIOS

VI - 72 GR UPO DE A DMINI C T RA CION MATERil.1. L t------t FORMA CION ESPECIA LI Z A D A EN

DIDLCTIC.0 Par te Ill -ADW.üNISTRACION, CONTA BILIDl..D Y FINAN ZAG

PARA TECNICOS MEDIOS

GEGTION DE EXISTENCIAS

CASOS CON CRETOS - SOLUC I ON ES

De r echos R ese rva d os - SENA

UNIDAD 2

- L a documentación técnica se entrega al empresario, al directo r de Ven'i:as y a l servicio Compras.

- La d .:>cumentación técnica c omercia l se entrega a l servicio c ompras y a las ventas1

- La circulación de los documentos está a c a r go del sec r etario gener al , quien es l a persona más adecuada porque éste, recibe todas las c a r tas, revi::::tas , periódicos etc.

Se utiliza una pequeña ficha qu e se coloca sobre el documento que se va a t rnns­mitir (ve r anexo 1). Sobre la agenda - prospecto, el secretario general a n ota las fecha s de recepción y de tramitación con el fin d e controlar el flujo de las comunicaciones.

Los do cume nto s técnic.:ic e nviadon por los prov eedores se a rchivan en e l ser vi­cio compras. En cuanto a las revistan, es preferible qu e se archiven en l a Se­cretaría Gene r al porque eotas contienen inform a cione s de tipo gener a l. Se esta­bl ece una clasificación c omo lo hemos vis t.::i en la unidad c on e l .fin de fac ilita r la búsquedr\ de lan informaciones necesarias .

F icha: "Productos 11 - Ve ·r <:lnexo 2 F icha: 11Proveedo r ec 11 V.ar anexo 3 Fich<i. : "Pedidos" - Ver anaxo 4:

L oo anexos c onstii:uy en model os. C a da empresa puede pres entar los e l e mentos según ous necesidades. N e hay normas nboolutao d e presentación, se de:;:be t r a­ta r sola mente que fas fich~H> sean praci:icas y fáciles de clasifica r, l a dicposi­ci6n de los el a mentoc deben permit ir una sefocci6n rápida.

2

Anexo 1

DOCUM.SNTC :

Recibido: Archivado : F olde r No.:

R ecib ido el A rchiva do e ] ~~ir m a

Sr. P. RA.NlIREZ {Empre sario)

Sr. P é r ez

Sr. M edina

S r. Molina

Sr. L6pez

Sr. G6me z

. ,

1

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An

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2

Mate

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1 D

irecció

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Ciu

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No.

F

old

er

Anexo 3 4

1

Nombre Dirección Teléfono Ciudad

-Responsables de las ventas (Nombre y cargo) Teléfonos directos

- ---Descuentos generales condiciones y modo de pagi~ Bancos

·--- -Forma del pedido (número de e jemplar es, e specificaciones, e tc No. fólder

.__ _____ - - - --·-~·

Materia prima o Descuentos Plazos de producto Especificaciones Refere nc · especiales entrega

5 Anexo 4

1

1 Nomb r e Dirección Teléf. 1 Ciudad 1

1

1 Valor 1 Valor de . Tot al ac~mu -·--·· -

1 n<ímero de lo e 1

f r lado. Va o-1 ?echa d e l pedidc

as ac- 1 • OBSER VACION E D

1 pedidos turas , res fac ~uraa

¡ t l

1

' 1 ¡ 1

! 1

1

l i

' ! 1

1 1

6

UNIDJ . D 3

C é'.SO 1

Ca r ta d e la Empresa P R ODA L

_ Esp e cifica c ion es: E l ~rt!culo (me rmelada) o ca.tegor ra d e a r t rcul o s en la ca­lid~d n e c e sa ria . E l proveedo r inte r esa a l compra d or .

- C on dicion e s: la s m e jo r es, lo q ue es un poco gener a l ; fa lta de p r eci oi6n.

- Info rmad on eG.

PRODAL ind ica que con o ce a lo s 11h. l macenas Unidos" e indica una po::i ibili­dad d e p edidos impo r "tü.Iltes.

- C rrtica

D e todas maner~s e l pr::>veeclo r debe suministra r toda s las info rmaciones so ­b r e 1.:1. ca lidad d e lo o p r oduc tos . Hubiera oido m ás conveniente pedir m ues­tras. P o r qué P RODAL ha bla de l os "Alma c en es Unido s 11 ? e~ Jefe de Com­pras pie n sa que esto. r efe r encia pu ede !l e1· útil y asimila r PRODf-L a los J .. lmacen es Unidoo . La fó rmula es valiosa s i los A lmac enes Unido o oon impo r­tantes en si las r e la cion es en t r e e stos últimoo y PRODA L son b uenr.s y estre­c has. De o~ro m odo e::i p~li groso.

En cua ndo a. l a segunda par te de la carta , n o s e dic e n a da . P a r a lao conser -vas de la Sa bana en quá c on s iste un "pedi do impo r tan te"? es pur;i lite ro.tura y no s irve .

Ca rta de la e mpre s a "Colchon e s de C obmbia "

- Esp e cificac iones : Muy p r e ci sas c on pla nos , dibujo s, etc .

- Lic ita ción: L a licitac ión es muy pre ci::;a (can tida des t ot a l es , m ensuales)

- Ot ras info rmaci ones: e l c o mprad o r es t abl ece las condicion es de c ::: m pras.

- Crítica : L a forma es buen a. sin e mbargo, sa lvo a lgunas e mpresa s muy g ran­d es , no e s con venien te impon e r la s c ondici ones d e c ompra s en un p rime r con­tacto. E s m ás a c on sejabl e esp e r a r l a¡;¡ condiciones de ventas del p r o veedo r y l u ego d i s cutir e stas condiciones.

. /.

7

Cano 2

S e deb e e s c o g e r al aza r dgunos f ::> rmula r ios je licitació n y ana liza rloo .?n grupo bajo la direcc ió n del m ;)de r a d o r, teniendo en cu en ta la s indica cion eo de la unida d.

Caoo 3

Debe m o::i en prime r l uga r e s tudia r las va ria ciones de l as exi stenciao p o r m edio de gr~fic as ta l e s c om o lac e ncontra m os en e l anexo l.

l. L a empresa ha c e lo s pedidos n :>rmalmen te : 10. 000 unidades .:le c .:.n s um:> a nua l, e n t r egas de 2. 500 unidadeo a lguno s días antes d e l vencimiento del t rime atre . No t endre mos en cue n ta , e n lo s do s ca s o s e l stock d e segu rid a d po rque oe s upo n e que n o exi s t en gra ndes va ria ci :>n es y que oe c o m pensa n en 2 afio s . ; e l c o oto de p osesión del stock d e seguridad po r lo tanto n ::i va ría , c ua lquie r a que sean las c o mpra s.

Cada trimestre g<:.na r e m os 10 s igu i ente:

l. año

2. a?ío

l trimeo ~re : $ 2. 500 x 13% = 32 5 2 trimes~re : $ 2 . 500 x 13% = 32 5 3 t rimestre : $ 2. 5 00 x 13% = 32 5 4 t rimest:i.·e : $ 2 . 500 x 13% = 32 5 l. 300. 00

1 trimeo·~ r e y siguien tec $ 10. 000 + 5%

= $ 10. 500 X 13% =

G::manci~ total :

l. 365. 00

$2. 665. 00

2. S e compra n 2 0. 000 unida d es , e s decir que c a da t rimeotr e va m.o s a r eci­bir 5 . 000 Lmidad eo e n luga r de r eci bir 2. 500. Analiza m o s el s e gundo g r áfi c o .

P odem cs v e r que al principio d e l p rime r trime s t r e entra n 5 . 000 unida ­des y al t e rminar este mis m o t rimest r e n ;)s que da un exce s 0 de s i:ock de 2 . 500 unidade s ; a l fina l del 2 t rimestre s on 5. 000 unidad es q ue so ­bra n , e tc.

El a n ex o 2, e n l a C:)lumna 11Exce s .:> de sto ck e n valo r 11 nos indica el di­nero " c ongel a d o " . Se c a lcula el c o st;:, de po s esi ón trimestre po r t ri­m estre y e l c ost;:, del présta mo .

El cos to de p0 s esi :5n se a plica en va lo r t rimestr a l a los exc eso s de exi s t encias o de s t:>ck, P e r 0 pa r <i e l C'.) si:o fina ncie r 0 de l p r éstam o ,

. /.

8

de be m o s con :::; ide r a r que se finaliz a ~ l p r imer t rimt:str e , h .:!m :c f ina n­ciado c:l va l.::> r del atock o sea$ 2. 500, v a lo r al .cual se aplica n b:::; 3 /4 de lo s 14%.

A fines del 2o . t r im estr e a ~st::. s $ 2 . 500 se o.g r e ga n $ 2. ;jQO. E n efecto l o s i n te r eces s obr e l o s $ 2. 5 0 0 s e c .::>bran du r a nte e l 2o . üime stre y se a gre ga n para e l 2 :; . t rimest r e.

Enh..,nc es debe m o s l oo inte r eses o: brc $ 5. 000 y as! has ta e l 4o. "i:l"imes ­t r e . f).. pa rtir del fo r . t r imestr e del 2o . año, r eembo lsamo s l a c ua rta p a r te del pr6 :::;tam.:. tota l es decir $ 1 O. 000.

P oda m o s p r e gwüarnos p ::> r q ué el préstamo n o e s d e $ 10. 000 para pagar es tas 10. 000 unido.des de una ve z? p .) rque e s más c o sto so .

En la fo rma ú:.<pu.zo·i:a s e d e b e $ 2. 5 00 d prim0r trimestre en luga¡· de $ 10. 000. J. partir del p rimer t rim·..!St r e <le l a ño sigui e n t e , r eem bol sa ­m os$ 2. 500.

De b c m oc a h o r a hacer e l bala n c e :le las ganan cias y de las p 6 r d idas des -pué:J de c a lcula r fo:::; v.antajas o desv e ntajas de la oegunda fórmula .

Ga na nciaa: 15% de descuen to sobre $ 20. 000 = 3. 000 So/o s o bre $ 10. 000 = + 500

P é rdidas : C o otos de posesión y de p r ésta m o 3% p o i- pago de c .:>nt a d.J

Ga nancias $ 700. 00

3. 5 0 0

3. 400 600

2 . 800

H e m o s vi:; to q u e ut ilizand.:> l a prime r a fó r mula las ganancias con de $ 2. 665.

El c o mpr a d .:> r tuvo una m otivación buena de c o m p r a r 20. 000 unidadeo pC.:ro l e hi z o folto. p r o fund iza r e l pro ble m a y d e terminar l <!s v ent<:l.ja s y des ­ventajas de cada fó rmula. P o r b tanto la decisión es nula y pu ede pe r ­judica r fuértcmen~c l a e mpresa.

15. 000

12. 5 00

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Anexo 1

Compras norma l es : 10. 000 unidades a l a;'io, 2. 500 unida des cada ~rimestre.

Gráfico 1

1 ~ rimest. 2. T . 3. T. 4 . T . 1 T. 2T 3T

Compras excesivas : 20. 000 unida des

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Pr.?cio!J P r ecios a ~ a d e c~m·::a

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13

14

Re sum e n de Las compar aciones 4 t J

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Cant idade s Proveedor m 2s Ga nancias pa r a (Ga lones) Conve nie nte Modo de pago 100 ga lones

100 - 500 l Pintal Contado r 50. 40

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950 - l. oso. ? r ocopi n A plazo 9. 30

l. 100 - l. 400 P inta l Contado 10. 1 o

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{ l. 450 1 28. 30

f l?rocopin A plaz o i y ............ l. 450 1 46. 20

/ )

Las r ayas sencillas indican {anexo 3) las zonas por cantidade s e n l as

cua le s la compra ea lo m ás ventajosa par a cada proveedor.

UNIDA D 5

Cas o 1

l. Gráfico Gant i:: Ve r anexo l

2. Para los i: res primeros proveedores se ut ilizó e l sistema : fe cha o .fijas y pedidos en can iidades d iferen te s .

Para el últ imo se u·Ciliz6 el sistema: cant idade s constante y fechas n o determinadas.

3. El responcabl e de l cont rol examina el primer día de cada seman a (lune s) las columnas y cuando encuentra un triángulo , llama al proveedor,

Caso 2

Si la e n tre ga se confirma para la semana p r evi s t a, e l reaponsable debe obten e r d el proveedor que este indique la fecha y si es po sible la hora.

Con e stas informaciones, el responoable comunica al jefe almacenista, al laboratorio (o a la producción) la fecha y l a hora de la llegada de los materialeo.

Ve r anexo 2

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18

UNIDA D 6

Analizando l o::; documentoo , p ode m os ver que exi s t en a lguno::; e rro r ec.

Se compa r an la o rden de en t r ega y el pedido . Faltan dos a r t!culo:l : Oü 02. Espá rragos y 0812 Cirue las.

La fac tura. llegó poco t iempo d espués d e la entre ga; p o r eso no s e hicie r on los r ecla mo s .

Luego compa rando la fo.ctura c on la o rden de entr ega se encuentran loe oi­gui enteo err o r es :

- El proveedo r facturó l oe Ecpárr agoo y ectoo no se entregar on, no hay ano­tación en l a p a r te "Obse rva ciones 11 de la o rden d e entrega .

- Se a plicó un d eccu ento del 1% en lugar d el 2% sobre e l valo r de los a r t !cu­loo 040 l. Sa rdina::; impo rta dac y 0505 a c e i t e en tarro de 1/1.

- F a l ta e l deocuento de 1% sobre e l total d e la f a ctura.

En est e caso la m ejo r :::;olución consi s-::e e n d evo lve r l a facturn. a l pro veedo r pa r a que s uminist r e u."'la factura corr.:?cta. E l c liente d e be indica r en u.•a carta los e r r o r e o y también o eiiala r que la entr ega prevista para el 7 de A gos­to llegó e l 10, ea de cir con 3 días d e atr aso.

UNIDA D 7

No . de pedidoc

l. Cá lculo d e l n(tmer() d e pedidos po r m edio de la fó rmula .

N(tmero d e pedidos = V

N(tmero d e p edidos = V

CA X % CP 1

200 X CP

15. 000 X 20 1

200 X 600

=

=V 320. 0001

12. 000

5

19

2. Cálculo por medi o d e l c ua dro

No . de Co::;::o to ta l Co:::to d e pose::; ión 1 Co sto 1

pedidos de co mpra o de m antener 1

T otal

1 6 0 80. 000 X 2 0 o/o = l. 660 l . 660

2 12 0 4. 000 'X 2 0 % = 800 92 0

3 180 2. 666 X 20 % = 533 713

4 240 2. 000 X 2 0 % = 400 640

w 3 00 l . 600 X 20 % = 320 P-OJ 6 360 l. 333 X 20 o/o = 266 626

7 -12 0 1. 11!:2 X 20 o/o = 22 8 648

8 '180 l. 000 X 2 0 o/o = 2 00 680

9 54 0 388 X 20 % = 177 717

10 6 00 GOO X 20 % = 160 760

l !

11 660 727 X 20 o/o = 145 805

! 1 12 72 0 666 X 20 % = 133 853 1

en

o

~

en

o

u

20

Cálculo p o r m edio de un gráfico

l. 000

9 00

800 Cost o total

700 coto to tal d e com-

600 pra

500

400

300

2 00

100

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

N úme r o d e pedidos

P r e supuesto po r c a ntidades c onstante n

l. Núme r c de pedidos :

_ \ 10, 0 0 0 ;: 1 X 2 0 N p - 2 X 200 X 60

2. Ca ntidad po r p e dido :

V-200. 000

. 12. 000

10. 000 4

=

= 2.500

2 1

3. Cua dro de fech~c de P edido (Prc vi s ion e o)

Entra -. - 1 Stock r ec- Fecha s de

M es e o dao Salidas St ock t ifica d o los p edidos

Dicie mbre 20. 00 Ene r o 12. 00 o. 00 Env i.-. rlos Febre r o 25, 00 3. 00 5. 00 30.00 e:i

Mél rzo 5, 00 25. 00 Dicie mbre

A bril 5. 00 20. 00 Mayo 4 . 00 16. 00 Junio 5. 00 11. 00 .Julio 25. 00 8. 00 3.00 28. 00 Agosto 10. 00 -7. 00 18 . 00 Ma yo Septiembre 25 . 00 8. 00 10. 00 35.00 Octubre 10. 00 25. 00 Julio Noviembre 25 . 00 15. 00 10. 0 0 35.00 Dicie mbre IS. 0 0 -5. 00 2 0. 00 Septiembr e

• 1 1

4. P r esupuestos y pro gramas (En c entena s )

IM ' D E F A M J Jl A s o N D

' 1

Pedidos 25 2 5 25 2 5 A p rinc i -p ico del m es

Ent r egas j 25 2 5 25 2 5 A p rinci -pio c d e l m e o

i Sa lidas 12 3 5 5 4 5 8 10 8 10 15 15 IV!cnsua -

i l e c '

Sto ck 20 e 30 25 20 1 1 16 11 28 18 35 2 5 3 5 20 A fines . 1 d el m es t

22

Presupuest o p o r p e rfodos fijos

l. Cua dro de cant ida d es

Sto ck r ec- F e chas de p edi dos Mese a E :.\tra dao Salida o Stock t ifica do y célntidadco

Dicie mbre 20. 00 Ener o 12. 00 8. 00 lo . Octubr e = o I

Febre r o 3. 00 s. 00 Marzo 14. 00 5. 00 l. 400 Abril s. 00 9 . 00 lo. Ene r o = l . 400 Mayo 4 . 00 5< 00 Junio 26. 00 s. 00 2. 60 0 Julio 8. 00 18. 00 lo. Abril = 2. 600 Agosto 10. 00 8. 00 Septiembr e 40. 00 8. 00 4 . 000 Octubre - 10. 00 30. 00 lo . Julio = 4. 000 Novie mbre 15. 00 15. 00 Dicie mbr e 15. 0 0

2. Pre supuesto y proe-r a mas (en c entenao)

D E F M A M J Jl A G o N Dl ! 1 .

Pedidos 14 !26 40 ! 'A princi-' p í os del m eo.

1 1 ! Entregas ! 1 ¡ A princi-

14 26 1

4 0 p ioo del m eo

1

. Salidas 12 3 5 5 4 5 8 10 8 10 15 1 15

1 lVIensua l e s

1 1

1 1 l

Stock 20 8 5 14 9 5 26 ' 28 1

8 ! 40 30 15 1 0 A fines del 1 m eo

! l 1 : !

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