ESQUEMAS DE IMPLEMENTACIÓN - · PDF fileESQUEMAS DE IMPLEMENTACIÓN. Ideal para aquellas organizaciones que tienen sus aplicaciones de negocio centralizadas o trabajan en un entorno

ESQUEMAS DEIMPLEMENTACIÓN

Integración, escalabilidad y modularidad. Estos han sido desde su fundación los tres pilares en los que se han basado las soluciones de DocPath. Prueba de ello es que ofrecemos multitud de opciones de configuración a nuestros clientes.

En el presente documento, se mostrarán algunos de los escenarios de implementación más comunes que pueden encontrarse en una organización.

Centralizado

Distribuido

Entorno mixto

Entorno Host Integrado con baja plataforma

Implementación para aplicaciones Web

Digitalización, almacenamiento y recuperación de documentos generados por DocPath

Entorno Citrix

Distribución controlada a empresas externas

Histórico bajo demanda

Gestión documental

Formularios electrónicos

Entorno controlado de impresión

2

ESQUEMAS DEIMPLEMENTACIÓN

Ideal para aquellas organizaciones que tienen sus aplicaciones de negocio centralizadas o trabajan en un entorno de producción batch, este esquema está dirigido a implantaciones en las que el ancho de banda del cliente no supone ningún problema.

La totalidad del software DocPath se instala de forma centralizada y recibe los datos del host por diferentes vías.

Descripción del proceso:

1- Diseño de plantillas: Gracias a DocPath Designer se realiza el diseño de los formularios que posteriormente, en la fase de producción, se rellenarán con datos para dar lugar a documentos. En la fase de diseño, dependiendo del número de plantillas, puede ser conveniente utilizar DocPath XF para el control de versiones y objetos que estas contienen.

2- Las diferentes aplicaciones de negocio enviarán los datos al motor de generación de documentos (DocPath Controller). Algunos métodos de envío de datos a DocPath podrían ser:

3

CENTRALIZADO

Posicionamiento de archivos de texto plano en directorios escaneados por DocPath.

Envío de la información a colas de impresión.

Transmisión por TCP/IP mediante un conector suministrado por DocPath.

Ejecución de búsquedas por parte de DocPath para extraer información de diferentes bases de datos.

3- DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en diferentes tecnologías.

4- Los documentos generados por DocPath Controller podrán ser distribuidos a las impresoras en formatos tipo PCL, PostScript, AFP, Etiquetas... enviados por medios electrónicos como correo electrónico y fax, o almacenados en sistemas ECM.

Este esquema está pensado para entornos de producción online que generan documentos en diferentes delegaciones u oficinas en las que la aplicación de negocio está distribuida y el ancho de banda no permite el envío de grandes volúmenes de información.

El software DocPath se instala de manera distribuida en cada PC de las oficinas remotas donde se quieren generar documentos o en el servidor de cada delegación. De este modo, se recibirán los datos del host por diferentes vías, mientras que el proceso de fusión de plantillas y datos de negocio se realizará en local.

La instalación del software DocPath en cada PC remoto se puede realizar de diferentes maneras: como un servicio de Windows, un demonio de Unix... y puede ser ejecutado a modo de comando o implantarse como si de un procesador de colas se tratara. Para ello, tan solo sería necesario sustituir unas cuantas librerías del Sistema Operativo.

Si el número de formularios es elevado, puede surgir la necesidad de distribuirlos a las delegaciones que utilizan DocPath, lo que podría dar lugar a errores importantes si no se emplean las versiones adecuadas de cada plantilla. Para evitarlo, existe un servicio adicional, denominado Resources on demand, que se encarga de asegurar que el formulario en su versión correcta esté en producción. Si no lo está, accederá a un repositorio centralizado en el que se encuentran todas las plantillas en uso, localizará la que falte, la descargará y la pondrá en producción. Todo de forma transparente para el usuario.



2- Las diferentes aplicaciones de negocio enviarán los datos al motor de generación de documentos (DocPath Controller), instalado de forma remota en las diferentes oficinas de la compañía. Algunos métodos de envío de datos a DocPath podrían ser:

3- DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en diferentes tecnologías.

4- Los documentos generados por DocPath Controller podrán ser distribuidos a las impresoras en formatos tipo PCL, PostScript, AFP, Etiquetas...

DISTRIBUIDO

4








3- DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en formato comprimido.

4- Cuando los documentos llegan a su destino, se descomprimen automáticamente y se envían a la impresora.

Es una variante del esquema distribuido. Al igual que en el caso anterior, está pensado para entornos de producción online en los que la generación de documentos en una red de oficinas es habitual. Sin embargo, en este caso la aplicación de negocio está centralizada y el ancho de banda no permite el envío de grandes volúmenes de información.

Al ser conveniente la realización del proceso de generación de documentos de forma centralizada, DocPath se instala en los servidores centralizados y recibe los datos del host por diferentes vías.

Una vez generados los documentos, se enviarán en un formato, denominado QMF (formato visualizable de alta compresión), diseñado específicamente para reducir al máximo la transmisión de datos por la Red. Si se quiere previsualizar este formato, antes de mandarlo a imprimir, será necesario contar con el software DocPath DocViewer e instalar un procesador de colas, también suministrado por DocPath, para realizar la descompresión en los puestos y lanzar el archivo final a la impresora.

ENTORNOMIXTO

5





La implementación de las herramientas de integración iTools y zTools permite la generación e impresión de documentos desde d i s t i nto s e nto r n o s. D e s a r ro l l a d a s e n plataformas iSeries y zSeries facilitan la instalación del motor generador de la solución en cualquier otra plataforma de bajo coste, soportada por DocPath.

Los datos de la aplicación de negocio se envían a las colas de impresión del host y, una vez hecho esto, DocPath se encarga de leer la información de las colas, así como los atributos, para redireccionarla de forma segura a una plataforma externa de bajo coste.

El proceso de fusión de datos del host con los formularios se realiza en una máquina externa. Los documentos resultantes del proceso de fusión son devueltos al host y se posicionan en la cola de impresión correspondiente. De este modo, la carga de trabajo en el servidor es muy inferior a si se realizara el proceso completo en el host. En caso de que los documentos resultantes no quieran ser devueltos al host, podrán ser imprimidos o remitidos por otras vías.

Tanto iTools como zTools son aplicaciones completamente autónomas.

Descripción del proceso en iTools:

1- Envío de los datos de la aplicación de negocio a las colas de impresión del Host.

2- DocPath iTools se encarga de leer la información de las colas, así como los atributos, para redireccionar los datos, de forma totalmente segura, a una plataforma externa de bajo coste.

3- El proceso de fusión de datos del Host con los formularios se realiza en una máquina externa.

4- Los documentos resultantes del proceso de fusión son devueltos al Host y se posiciona en la cola de información correspondiente.

ENTORNO HOSTINTEGRADO CON

BAJAPLATAFORMA

6

Descripción del proceso en zTools:

1- Envío de los datos de la aplicación de negocio a las colas de impresión del Host.

2- zTools se encarga de leer la información de las colas, así como los atr ibutos, para redireccionar los datos, de forma totalmente segura, a una plataforma externa de bajo coste.

3- El proceso de fusión de datos del Host con los formularios se realiza en una máquina externa.

4- Los documentos resultantes del proceso de fusión son devueltos al Host y se posicionan en la cola de impresión correspondiente.

7

ENTORNO HOSTINTEGRADO CON

BAJA PLATAFORMA

Las nuevas normativas están obligando a las empresas a ofrecer vías de interlocución telemática a sus clientes. Y a pesar de la resistencia al cambio que existe en algunas organizaciones, lo cierto es que muchas otras ya están descubriendo los beneficios que puede suponer la implantación de un entorno Web.

Sensibilizada con esta tendencia, DocPath suministra los conectores necesarios para la integración con aplicaciones Java y .Net, y permite la generación de documentos en tiempo real en la Web, como si de un proceso más se tratara.

DocPath High Performance Connector (HPC) se instala en el servidor Web de aplicaciones y se encarga de hacer posible el diálogo entre la aplicación de negocio existente y el motor generador de documentos, que podrá estar situado o no en el mismo equipo.

Los datos viajan desde la aplicación de negocio hasta DocPath, que realiza el proceso de generación de documentos y los devuelve al navegador del usuario que realizó la petición. De este modo, se evita cualquier permanencia de archivos temporales, ya que la transmisión de la información se realiza en memoria vía streams.

Además de permitir la producción batch y la generación de documentos en las diferentes delegaciones con las que cuente una compañía, con esta implementación se ofrece la posibilidad de difundir la información a través de Internet; así una empresa podrá utilizar una única herramienta para todos sus procesos documentales.



2- Los usuarios realizan sus transacciones a través de Internet, lo que puede derivar en la necesidad de generar un documento asociado a la transacción.

3- La aplicación de negocio ejecuta una llamada al sistema de generación de documentos de DocPath para que cree ese documento .

4- DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en PDF.

5- El documento resultante de este proceso se muestra al usuario final a través de su navegador.

IMPLEMENTACIÓNPARA

APLICACIONES WEB

8

En páginas anteriores hemos explicado cómo realizar la integración de las soluciones DocPath con las aplicaciones de negocio existentes y hemos mostrado diferentes escenarios de implementación. Además, se han reflejado los procesos de salida que puede experimentar un documento, una vez que ha sido generado.

Si hay algo que caracterice las soluciones DocPath es que cubren todo el ciclo de vida de un documento y esto no solo implica su diseño, generación, presentación o distribución, que como ya hemos visto puede realizarse a través de diferentes tipos de impresión o de la Web; también está muy relacionado con los procesos de almacenamiento y recuperación.

Las organizaciones manejan cantidad ingentes de documentos y muchas veces, tienen que mandárselos a los clientes para que los firmen. E s i m p o r t a n t e a l m a c e n a r t o d a e s a documentación de un modo organizado para facilitar su búsqueda y recuperación en caso de que sea necesario.

Por este motivo, DocPath ha creado una serie de módulos que completan la solución global y permiten, entre otras cosas:

Capturar las imágenes impresas situadas en un escáner o impresora multifunción.

Leer los códigos de barras presentes en cada página (Códigos de barras que DocPath genera en el proceso de emisión).

Unificar las distintas páginas que componen cada documento en un único PDF.

Almacenar los documentos en una base de datos estándar (SQL, Oracle o DB2) mediante los índices obtenidos de los códigos de barras.

Consulta de los documentos almacenados a través de un navegador. El entorno Web suministrado por DocPath es totalmente


1- Los documentos impresos con la firma de los clientes son depositados en un escaner o i m p r e s o r a m u l t i f u n c i ó n p a r a s u digitalización.

2- Las imágenes resultantes de este proceso de digitalización son tratadas por DocPath Capture para su reconocimiento a través de la lectura de un código de barras.

3- A través de DocPath Aspen, los documentos son indexados automáticamente en una base de datos gracias a la información obtenida a partir de los códigos de barras o a través de la indexación manual en el caso de que los documentos no pudieran ser tratados de forma automática.

4- Los usuarios de negocio gracias a un portal Web y en función de diferentes filtros de búsqueda, pueden localizar todos estos documentos para visualizarlos, imprimirlos... en un ambiente controlado. Todo este proceso se realiza mediante el entorno Web incluido en DocPath Aspen.

DIGITALIZACIÓN,ALMACENAMIENTO

Y RECUPERACIÓNDE DOCUMENTOSGENERADOS POR

DOCPATH De este modo, un proceso tedioso como puede ser la manipulación y el almacenaje de papel, que lleva aparejado significativas pérdidas de tiempo y costes, se convierte en algo automático, integrado, ágil y sencillo. Todo ello gracias a una tecnología estándar que con una única herramienta permite cubrir todo el ciclo de vida de un documento.

configurable y personalizable según las necesidades de cada empresa (logos, fonts, colores.. .) , se pueden realizar ágiles b ú s q u e d a s p o r í n d i c e s y o b t e n e r documentos digitalizados, lo que permite su reimpresión, visualización y envío por email o fax.

9

Hasta hace relativamente poco uno de los mayores desafíos a los que tenían que enfrentarse las compañías que tuvieran esta p l at a fo r m a , e ra p ro d u c i r e i m p r i m i r documentos de calidad sin tener que emplear la mayor parte de su ancho de banda en la realización de estas tareas.

A partir de ese reto y como respuesta a una petición habitual de sus grandes clientes corporativos, surgió DocPath for Citrix XenApp, una herramienta ideal para todo tipo de organizaciones que permite a los usuarios Citrix d i s e ñ a r f o r m u l a r i o s d e n e g o c i o , independientemente de lo complejos que estos sean; fusionarlos con los datos corporativos; y distribuir los documentos resultantes a través de una amplia variedad de dispositivos y servicios TI. Todo ello integrado de manera que se reduce de forma significativa el consumo de ancho de banda.

Gracias a la utilización de un canal ICA, DocPath fusiona los datos de negocio con las plantillas del documento en el cliente Citrix, en lugar de hacer este proceso en el servidor. Al enviar solo los datos para realizar la fusión en el usuario final, se elimina la necesidad de transmitir archivos pesados en formato PDF o PCL a través de la Red. En los dos casos, esta manera de gestionar la información, permite reducir el uso de ancho de banda para cada documento impreso en hasta un 95 por ciento.


1- Diseño de plantillas: Gracias a DocPath Designer se realiza el diseño de los formularios que posteriormente, en la fase de producción, se rellenarán con datos para dar lugar a documentos. En la fase de diseño, se utiliza DocPath XF para el control de versiones y objetos que estas contienen. Las plantillas y sus correspondientes versiones quedarán a lmacenadas en un reposi tor io de formularios, en base de datos.

2- Los usuarios realizan sus transacciones a través de la aplicación de negocio, lo que puede derivar en la necesidad de generar un documento asociado a la transacción.

3- La parte servidora de Citrix tramita la petición y obtiene los datos necesarios.

4- Los datos son enviados al puesto del usuario que realizó la petición (cliente Citrix).

5- El cliente Citrix recibe los datos y los envía a DocPath Controller, que se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos para imprimir o visualizar en PDF.

6- En caso de no existir el formulario o si existiera una versión más moderna del mismo, se descargaría automáticamente desde el repositorio central y se pondría en producción.

7- Una vez finalizado el proceso, el documento puede imprimirse o ser mostrado en pantalla.

ENTORNOCITRIX

10

DocPath, además de lo visto anteriormente, a la vez que produce la salida para entornos batch y online, permite el almacenamiento en bases de datos de los documentos generados.

La utilización de los archivos almacenados tiene dos posibles aplicaciones:

Impresión Planificada: almacena las salidas en bases de datos, con fecha de impresión e impresora asociada, en lugar de imprimirlas directamente. Posteriormente, un servicio recorre constantemente las bases de datos para procesar los documentos que cumplan la fecha y lanza el proceso en ese momento.

Impresión Diferida: se utiliza para el traslado de los costes de impresión a empresas externas. En muchos casos, las empresas generan documentos que han de ser impresos y enviados a agentes colaboradores. Con la Impresión Diferida serán éstos quienes asuman los costes que se generen, ya que los documentos estarán almacenados en bases de datos y será la empresa externa la que acceda a ellos para su posterior impresión, siempre controlada por la empresa emisora gracias a tablas de trazabilidad.



DISTRIBUCIÓN CONTROLADA

A EMPRESASEXTERNAS

11

2-

3-

4-

5-

6-

Las diferentes aplicaciones de negocio enviarán los datos al motor de generación de documentos (DocPath Controller). Algunos métodos de envío de datos a DocPath podrían ser:

DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en PDF.

A través de DocPath Aspen, los documentos son indexados automáticamente en una base de datos.

En el caso de que la impresión sea planificada, los documentos generados son almacenados con una fecha de impresión y una impresora asociada, de manera que DocPath recorre la base de datos y lanza el proceso de impresión cuando llega la fecha establecida.

Los usuarios de negocio gracias a un portal Web y en función de diferentes filtros de búsqueda, pueden localizar los documentos pendientes de imprimir y realizar gestiones sobre ellos en un ambiente controlado.

Posicionamiento de archivos de texto plano en directorios escaneados por DocPath.Envío de la información a colas de impresión.Transmisión por TCP/ IP mediante un conector suministrado por DocPath.Transmisión por TCP/ IP mediante un conector suministrado por DocPath.

Este entorno es ideal para las organizaciones que manejan millones de documentos y se ven obligadas a almacenarlos por motivos legales. Permite guardar los datos y los formularios de forma totalmente independiente y fusionarlos solo cuando el cliente solicite el documento en cuestión a través de un navegador. Un proceso que resulta transparente para el usuario.

Asimismo, este entorno es el complemento perfecto de un sistema COLD, ya que hace posible almacenar un volumen de información muy superior utilizando para ello muy poco espacio.




3- A través de DocPath Aspen, los datos de negocio y la versión de las plantillas asociadas a l o s m i s m o s , s o n i n d e x a d o s automáticamente en una BBDD.

4- Los usuarios solicitan a través de un portal web la generación de un documento de su histórico.

5- En ese momento, DocPath Controller se encarga de fusionar los datos con las plantillas, dando lugar a documentos en PDF. Un proceso que se realiza de forma transparente para el usuario.

HISTÓRICOBAJO

DEMANDA

12





A las posibilidades anteriores, DocPath añade las propias de un gestor documental, con el objetivo de ayudar a las empresas que necesitan almacenar multitud de documentos de negocio y asegurar su adecuada gestión. En el entorno de gestión documental, y gracias a la solución Aspen, DocPath proporciona opciones de almacenamiento de los documentos del histórico de una empresa y su consulta vía web.

Entre otras posibilidades, este entorno permite la generación eficiente en tiempo real del documento solicitado por el usuario, a partir de los datos de negocio y los formularios almacenados en las diferentes versiones que utiliza su organización.


1- El usuario se conecta al portal web del gestor documental, que puede estar integrado en la propia intranet de la compañía, para realizar una petición de la documentación que le interesa.

2- Según la consulta realizada y los privilegios de acceso de cada usuario, DocPath Aspen localiza la documentación correspondiente y muestra un listado de todos los resultados encontrados que se ajustan a la búsqueda.

3- El usuario selecciona, de entre todos los resultados, el documento que le interesa, con la posibilidad de visualizarlo o guardarlo.

GESTIÓNDOCUMENTAL

13

Es muy frecuente ver este entorno en empresas que ofrecen a sus clientes la posibilidad de realizar cualquier tipo de transacción online. Gracias a la utilización de formularios electrónicos inteligentes, los usuarios de un servicio pueden rellenar sus solicitudes a través d e l a w e b , c o m p l e t a r s u s t r á m i t e s administrativos o llevar a cabo la contratación de determinados productos.

Al mismo tiempo, las compañías que trabajan con este sistema otorgan a sus usuarios internos la posibilidad de agilizar sus procesos de negocio e incrementar su productividad. Como ejemplo de uso interno se pueden realizar cartas tipo para hacer comunicados o campañas.


1- Diseño de plantillas: Gracias a DocPath Designer se realiza el diseño de los formular ios que poster iormente, se rellenarán con datos para dar lugar a documentos. En la fase de diseño, dependiendo del número de plantillas, puede ser conveniente utilizar DocPath XF para el control de versiones y objetos que estas contienen.

2- Para realizar sus transacciones, los usuarios a través del navegador, seleccionan el formulario que desean y lo cumplimentan.

3- Con el fin de generar el documento asociado a la transacción, la aplicación de negocio ejecuta una llamada al sistema de generación de documentos de DocPath para que cree ese documento.

4- DocPath Controller se encarga de fusionar los datos aportados por el usuario con las plantillas, dando lugar a documentos en PDF.

5- El documento resultante de este proceso puede ser enviado por correo electrónico, imprimirse o ser mostrado al usuario final a través de su navegador.

FORMULARIOSELECTRÓNICOS

INTELIGENTES

14

El control de los recursos de impresión se ha convertido en un auténtico reto para la mayoría de las empresas. Saber qué cantidad de documentos han sido imprimidos por un usuario o departamento, si las impresiones se han hecho en blanco y negro o en color y qué tipo de documentos imprimen exactamente los empleados de una organización, resulta fundamental para obtener una visión global del parque de impresoras de una compañía.

Una vez obtenida esta visión, el paso lógico es incrementar los controles establecidos a través de la asignación de cuotas de impresión per iódicas, la redacción de informes pormenorizados y la implantación de sistemas de autenticación en los equipos de impresión.


1- Se definen los parámetros de configuración del sistema de control de impresión de documentos de forma centralizada.

2- La integración con el 'Directorio Activo' permite asociar el número de impresiones de un documento a un usuario o departamento, lo que facilita el control del uso de los recursos de impresión.

3- El sistema controla tanto la impresión de documentos, como el número de fotocopias y digitalizaciones realizadas en impresoras multifuncionales.

4- Gracias a su flexible sistema de informes, p o d r á r e a l i z a r u n s e g u i m i e n t o pormenorizado de la actividad de impresión de documentos y entenderá la realidad de su organización en cuanto a sus necesidades de hardware y suministros.

ENTORNOCONTROLADODE IMPRESIÓN

15

DocPath Corp. 3360 Martin Farm Rd., Suwanee, GA 30024, USA. Phone: +1 678-714-3400, Fax: +1 678-714-3401. e-mail: [email protected] Spain. Sector Oficios, 32-1ªplanta, 28760 Tres Cantos (Madrid), Spain. Tel: +34 918 035000, Fax: +34 918035 143. e-mail: [email protected] Brazil. Av. Goiás, 1800 - S. 211- Bairro Santa Paula- CEP 09550-050 São Caetano do Sul/SP, Brazil. Tel./Fax: +55 11 4221 5691/3209. e-mail: [email protected]

Documents

ESQUEMAS DE IMPLEMENTACIÓN - · PDF fileESQUEMAS DE IMPLEMENTACIÓN. Ideal para aquellas organizaciones que tienen sus aplicaciones de negocio centralizadas o trabajan en un entorno