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SECRETARÍA DE EDUCACIÓN PÚBLICA
DIRECCIÓN GENERAL DE
EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSITARIA
ESCUELA NACIONAL DE
BIBLIOTECONOMÍA Y ARCHIVONOMÍA
CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA
ASOCIACIÓN MÉXICANA DE ANTROPOLOGÍA
BIOLÓGICA (AMAB)
T E S I N A
Q U E P A R A O B T E N E R E L T Í T U L O D E
L I C E N C I A D O E N A R C H I V O N O M Í A
P R E S E N T A :
B E A T R I Z A D R I A N A E S P Í N D O L A S E R N A
ASESORA: Lic. Beatriz Santoyo Bastida
MÉXICO, D. F. 2013
CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE
ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA (AMAB).
ÍNDICE
Pág.
Prefacio IV
Introducción V
CAPITULO 1
LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA (AMAB) Y SU
FONDO DOCUMENTAL
1.1 Antecedentes de la AMAB 1
1.2 Organización Administrativa 3
1.2.1 Administración de la Asociación Civil 3
1.2.2 De las Facultades de la Mesa Directa 3
1.2.2. 1 Sobre el periodo de Gestión de la Mesa Directiva 7
1.2.2. 2 Organigrama de la Mesa Directiva 8
1.2.3 Miembros de esta Asociación 8
1.3 Objetivos 9
1.4 Servicios que brinda la Asociación 10
1.5 Diagnóstico del Fondo Documental de la AMAB 11
I
CAPÍTULO 2
ARCHIVO HISTÓRICO Y ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
Pág.
2.1 El Documento 14
2.2 Ciclo Vital del Documento 16
2.3 Archivo 18
2.3.1 Archivo de Trámite 19
2.3.2 Archivo de Concentración 20
2.3.3 Archivo Histórico 21
2.3.3.1 Función del Archivo Histórico 22
2.3.3.2 Importancia del Archivo Histórico 23
2.4 Organización 24
2.5 Principios básicos de Archivonomía 26
2.5.1 Principio de Procedencia 26
2.5.2 Principio de Orden Original 27
2.6 Identificación 28
2.7 Fondo, Sección y Serie 29
2.8 Clasificación 32
2.8.1 Tipos de Clasificación 33
2.9 Cuadro de Clasificación 34
2.10 Ordenación 34
2.10.1 Métodos de Ordenación 35
2.11 Expedientación 36
2.12 Descripción 37
2.12.1 Instrumentos de Descripción 38
2.12.1.1 Guía 38
2.12.1.2 Inventario 39
2.12.1.3 Catálogo 40
2.13 Normatividad 41
II
CAPÍTULO 3
CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE
ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA (AMAB)
Pág.
3.1 Integración al acervo de la AMAB 53
3.1.1 Localización de documentos por Mesa Directiva 53
3.1.2 Compilación 54
3.1.3 Inventario 55
3.2 Organización 56
3.2.1 Identificación de Series 57
3.2.2 Expedientación 57
3.2.3 Clasificación 59
3.2.3.1 Cuadro de Clasificación 59
3.3 Ordenación 66
3.4 La conservación del Fondo de la AMAB 68
3.6 Catálogo 69
Conclusiones 80
Bibliografía 82
III
Prefacio
La Tesina tiene como finalidad presentar el trabajo llevado a cabo en el Instituto de
Investigaciones Antropológicas, perteneciente a la Universidad Autónoma de México
(UNAM), dentro del proyecto denominado: “Creación del archivo histórico de la Asociación
Mexicana de Antropología Biológica (AMAB)”.
Los temas abordados han sido desarrollados partiendo de los fundamentos de la
Archivonomía hacia la aplicación y práctica del proyecto en si. Motivo por el que luego de
plantear la problemática existente se muestra una metodología archivística indispensable en la
adopción de medidas encaminadas al logro de resultados, mostrando una visión de los
elementos esenciales que hacen posible la planeación y ejecución archivística.
Previo al desarrollo del proyecto archivístico la AMAB no tenía un acervo debidamente
conformado lo que ocasionaba la carencia de información y sesgos históricos entre cada
periodo de gestión de las distintas Mesas Directivas.
El beneficio de contar con la organización de la información radica en la posibilidad de
mantener el registro documental debidamente identificado para su localización contribuyendo
así a la reconstrucción histórica de la Asociación.
IV
Introducción
El Archivo Histórico es un tema de estudio muy importante en la formación de un
archivónomo, por las características intrínsecas y extrínsecas de cada uno de los documentos
que los conforman son un auxiliar de distintos investigadores como “fuentes informativas” de
primera mano. Desafortunadamente, no todos los documentos con valores secundarios, han
obtenido un tratamiento adecuado, y por falta de medidas archivísticas se pierden valiosos
“eslabones” en la historia de instituciones, asociaciones, dependencias, etc.
La Archivonomía y su constante aplicación de métodos y sistemas de organización
documental, se refleja de manera directa en una multiplicidad de archivos de nuestro país.
Básicamente, la realización de la práctica archivística aporta y apoya los lineamientos básicos
imprescindibles para generar propuestas funcionales de organización y servicio, que en todo
acervo documental debiesen existir.
Por tanto, la especialidad archivística ofrece a los acervos documentales con carácter
histórico, fundamentos y principios en beneficio de la consulta, resguardo y conservación.
Es importante mencionar el papel de la Archivonomía como base para el fortalecimiento de
las distintas investigaciones, partiendo de la primicia de que los métodos y técnicas
empleados sean pertinentes. Cabe precisar que en el año 2006, se tuvo el primer contacto con
la Dra. Florencia Peña Saint Martín (Secretaria AMAB) así como con los integrantes de la
Mesa Directiva, realizando una propuesta personal a dicha Asociación. Decidí entonces
desarrollar mi tesina con el apoyo de este grupo de trabajo.
Debido a mi formación como archivónoma emprendí la tarea de contribuir a discernir “varias
opciones de estudio”, de forma que la Archivonomía sea aplicada bajo una metodología
sostenible y que se presente en todos los ámbitos en beneficio del bien común. Dentro de las
posibilidades que surgieron para realizar el proyecto de titulación se decidió por desarrollar un
trabajo donde se observaran resultados concretos y que dieran forma a la historia de la
AMAB, siendo que dentro de los grandes problemas de dicha Asociación era el no contar con
una “memoria tangible” que diera testimonio del surgimiento, desarrollo y aportaciones que
ha tenido.
V
La AMAB cuenta con la fortuna de ser pilar que enmarca y da difusión al trabajo
antropológico que la sociedad demanda. El desarrollo de la tesina muestra una metodología
aplicada, contempla la teoría y práctica archivística como factor determinante en la creación
del archivo histórico de la AMAB.
El objetivo de este trabajo fue realizar un proyecto archivístico que permitiera establecer la
estructura indispensable en un archivo histórico. Para este fin se realizó un estudio referente a
la historia de la AMAB.
En el capítulo primero se abordan, desde los antecedentes de la Asociación Mexicana de
Antropología Biológica (AMAB), hasta los estatutos que la rigen, considerando las entidades
generadoras del documento, sus características y facultades.
En el capítulo segundo se resume la base teórica, se abordan conceptos básicos en
Archivonomía así como otros principios indispensables, siendo el objetivo principal mostrar
las “herramientas teóricas” necesarias para la organización de archivos históricos.
El capítulo tercero muestra los resultados obtenidos mediante la aplicación del fundamento
teórico e informa del inicio, desarrollo y seguimiento a la creación del archivo histórico de la
Asociación Mexicana de Antropología Biológica (AMAB).
VI
CAPITULO 1
LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA (AMAB)
Y SU FONDO DOCUMENTAL
1.1 ANTECEDENTES DE LA AMAB
El surgimiento de la Asociación se señala en el informe presentado el 19 de octubre de 1981,
donde la Comisión Organizadora y de Admisión de la Asociación Mexicana de Antropología
Biológica (en lo sucesivo AMAB), hace mención de los acuerdos convenidos el día 26 de
enero de ese año, donde un grupo de antropólogos físicos – biólogos humanos “ se reunieron
en el auditorio de servicios educativos del Museo Nacional de Antropología con el objeto de
examinar la conveniencia de formar una asociación académica como marco organizativo para
una comunicación más amplia de los investigadores y profesores que trabajan bajo el
denominador común del interés bioantropológico, y como estímulo para el desarrollo de la
disciplina”.1
En esta reunión se consideró que la asociación propuesta no sólo era necesaria para tales
fines, sino que su implementación debería emprenderse a la brevedad posible, retomando el
interés que varios antropólogos habían manifestado algunos años antes con propósitos
semejantes.
En tal sentido, en la reunión citada acordó construir una Comisión de Organización que quedó
integrada por los Dres. Rafael Ramos Galván, Fabio Salamanca, Carlos Serrano, Luís Alberto
Vargas y Carlos Zavala. Esta comisión se abocaría básicamente a proponer el nombre de la
Asociación y estudiar la estructura que debería darse a la misma.
La Comisión presentó en la reunión celebrada el 2 de marzo de 1981 propuestas concretas
sobre ambos puntos. Respecto al nombre que debiera darse a la agrupación, los asistentes
analizaron las alternativas sugeridas, prefiriendo la denominación “Asociación Mexicana de
Antropología Biológica” (AMAB).
1AMAB, Informe de la Comisión Organizadora y de la Admisión de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica.
Asociación Mexicana de Antropología Biológica. México. 1981. p.1.
1
“En cuanto a la estructura que debiera dársele, los comisionados se dieron a la tarea de
elaborar un proyecto de estatuto que contempla la organización y funcionamiento de la
Asociación; este proyecto fue presentado para su discusión en la misma reunión del 2 de
marzo, se realizaron una serie de observaciones sobre el documento presentado, sugiriéndose
algunos cambios y precisiones referentes a membresía, funciones de la mesa directiva,
periodicidad de reuniones y otras actividades”.2
La Comisión de Organización incorporó al proyecto original las modificaciones convenidas,
dando a conocer durante el mes de julio la versión final de los estatutos de la Asociación; se
acordó que la Comisión de Organización se constituyera en un área de Admisión, con el
objeto de proseguir los pasos para la integración de la Asociación. Con este fin, normándose
en los estatutos aprobados, la Comisión solicitó a sus colegas interesados la documentación
pertinente, a saber: copia del título profesional, currículo vital y copia de trabajos publicados
o materiales docentes elaborados.
La revisión de los expedientes así integrados permitiría la elaboración de una lista de 38
miembros que reunían los requisitos estatutarios, por lo cual formaron parte de la AMAB
como miembros fundadores: Dra. Julieta Aréchiga, Dra. Eyra Cárdenas, Dra. Guadalupe
Carrasco, Dra. Magalí Civera, Dra. Ada D’Aloja, Dra. Johanna Faulhaber, Dr. Javier Romero
Molina, Dra. María Elena Sáenz, Dr. Fabio Salamanca, Dra. María Elena Salas, Dr. Carlos
Serrano, Dr. Luis Alberto Vargas, Dra. María Villanueva, Dr. Carlos Zavala y Dra. Magali
Daltabuit, por mencionar algunos.
En vista de que los estatutos aprobados consideraron al Coloquio de Antropología Física
“Juan Comas” como el congreso oficial de la Asociación, “…la comisión opinó que en la
convocatoria para el segundo evento que se celebraría durante 1982, debería aparecer la
AMAB como copatrocinadora con la UNAM, institución que organizó el Primer Coloquio”.3
A la fecha suman XVI Coloquios realizados en distintas sedes, en los que se han congregado
los miembros de la Asociación, así como interesados en el tema y público en general. Cabe
precisar que a la fecha se han realizado cursos, talleres, presentaciones con temas de
vanguardia y de competencia antropológica coordinadas por la asociación; no ha surgido
ningún cambio referente a los recursos financieros de los que depende la AMAB, siendo aún
proporcionados por las cuotas de inscripción asignada a los socios.
2 AMAB, Informe de la Reunión de comisión celebrada en México el 2 de marzo de 1982, p.1.
3 Idem.
2
1.2 ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
La organización administrativa de la AMAB se conforma con normas básicas que regulan su
estructura y que en términos generales se sustentan legalmente. En el Acta Constitutiva del 7
de julio de 1983, “…el Lic. Jorge Antonio Sánchez Cordero Dávila, Titular en ejercicio de la
Notaria Pública número 153 del Distrito Federal, hace constar que ante él comparecen los
señores Carlos Serrano Sánchez, Fabio Salamanca Gómez, María Villanueva Sagrado, Maria
Elena Salas Cuesta, Rafael Ramos Galván y Ada D´ Aloja Ameglio, para constituir por su
propio derecho una Asociación Civil, que se regirá por el Código Civil vigente en el Distrito
Federal y por las demás leyes y estatutos que le sean aplicables”.4
Por lo anterior, dicha acta constitutiva aborda dentro de sus estatutos, los artículos que hacen
mención de su organización administrativa.
1.2.1 ADMINISTRACIÓN DE LA ASOCIACIÓN CIVIL
Dentro de toda entidad administrativa es primordial contar con una estructura orgánica, que
cumpla las necesidades requeridas en beneficio de sus objetivos. En virtud de lo anterior, se
estableció en el artículo 18 de los Estatutos aprobados en la Asamblea General, “la
Administración de la Asociación estará encomendada a un órgano de administración que se
denominará Mesa Directiva, la cual se integrará por un Presidente, un Secretario, un Tesorero
y una Comisión de Admisión formada por dos Vocales”.5
1.2.2 DE LAS FACULTADES DE LA MESA DIRECTIVA
Corresponde a la Mesa Directiva la representación de la Asociación y la dirección superior de
las operaciones sociales con las facultades más amplias. En consecuencia, tendrá todas las
facultades generales que, de acuerdo con la ley y sus estatutos, correspondan al consejo de
administración o los administradores únicos.
4 AMAB, Primer Testimonio de la escritura de: Constitución de Asociación civil denominada “Asociación Mexicana de
Antropología Biológica”, México. Número 3296. Folio 46133.1983. p. 1-2. 5 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013]
3
A continuación se mencionan las facultades de la Mesa Directiva:
“Para intentar y desistirse de toda clase de procedimientos, incluso el de amparo, transigir,
comprometer en árbitros, absolver y articular posiciones, recusar, hacer cesión de bienes, recibir
pagos, presentar denuncias y querellas en materia penal y ratificarlas y para desistirse de ellas
cuando lo permita la Ley, hacer posturas y pujas en remate, plantear excusas, incompetencias y
prórrogas de jurisdicción; para presentar quejas procesales, formular interrogatorios y repreguntar
peritos y testigos, coadyuvar con el Ministerio Público para exigir la reparación civil del daño así
como para intentar y tramitar incidentes de devolución, promover demandas por cuenta de la
mandante, así como para contestar demandas y reconvenciones entabladas contra la mandante y
para oponer excepciones dilatorias y perentorias, rendir y aportar toda clase de pruebas, reconocer
firmas y documentos y redargüir de falsas las que se presenten por la contraria; y para pedir
aclaración de sentencia”.6
OBLIGACIONES Y ATRIBUCIONES DEL PRESIDENTE DE LA MESA
DIRECTIVA
De acuerdo al artículo 24, son obligaciones y atribuciones del Presidente de la Mesa
Directiva:
a. “Firmar la convocatoria a las asambleas generales de la Asociación y las reuniones
académicas.
b. Presidir y encauzar tanto las asambleas de la Asociación como las reuniones
académicas.
c. Convocar y presidir las sesiones de la Mesa Directiva de la Asociación y firmar las
actas correspondientes.
d. Fungir como representante legal de la Asociación en cualquier asunto de carácter civil,
administrativo o penal.
e. Representar a la Asociación en eventos de carácter académico en territorio nacional o
en el extranjero.
f. Nombrar a un representante en los casos en los que no sea posible su asistencia.
g. Cumplir y hacer cumplir los Estatutos de la Asociación.
h. Recibir informes periódicos de las distintas comisiones o comités de la Asociación, así
como del Secretario.
6 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013]
4
i. Autorizar o desautorizar los conceptos de ingresos y egresos que le presente el
Tesorero y recibir mensualmente su informe.
j. Ejecutar, hacer ejecutar y dar seguimiento a los acuerdos generales de la Asociación.
k. Suscribir las comunicaciones oficiales de la Asociación que lo ameriten.
l. Fomentar las relaciones con otras sociedades científicas.
m. Gestionar subsidios, donativos, cuotas y otros ingresos para el funcionamiento de la
Asociación.
n. Ordenar auditorias, en su caso, de las operaciones de la Tesorería.
o. Elaborar, en conjunto con la totalidad de la Mesa Directiva, un programa de
actividades, del cual se dará cuenta a los asociados cada año.
p. Elaborar, en conjunto con la Mesa Directiva, el programa de las sesiones académicas.
q. Mantener actualizado el directorio de los miembros de la Asociación.
r. Presidir el Comité Organizador del Coloquio Internacional de Antropología Física
Juan Comas y emitir las respectivas convocatorias.
s. Remitir al archivo de la Asociación los documentos generados durante su gestión.
t. Negociar con las partes involucradas los términos de los convenios editoriales a que
haya lugar, además de su gestión ante las autoridades pertinentes.
u. Asegurar por los medios impresos o electrónicos disponibles la publicación de las
actividades de la Asociación.
v. Gestionar los trámites relacionados con la actualización, al inicio de su gestión, del
registro notarial de la Mesa Directiva que preside, así como a la actualización de la
titularidad de la cuenta bancaria de la Asociación.
w. Nombrar y remover libremente al personal técnico y administrativo de la Asociación.
x. Hacer entrega de los bienes y la documentación de la Asociación a la Mesa Directiva
siguiente.”7
OBLIGACIONES Y ATRIBUCIONES DEL TESORERO
ARTÍCULO 27. Son obligaciones y atribuciones del Tesorero:
a. “Efectuar la custodia de todos los haberes y bienes de la Asociación, registrando los
ingresos y los egresos.
b. Acordar con la Mesa Directiva las cuotas ordinarias y extraordinarias que sean
necesarias.
7 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013]
5
c. Acordar con la Mesa Directiva el costo de las publicaciones y fijar el precio de venta
de las mismas.
d. Mantener actualizado el registro del pago anual de membresía de cada miembro de la
Asociación.
e. Mantener en cuenta bancaria los fondos de la Asociación y depositar en ella los
ingresos en efectivo y valores negociables que se reciban.
f. Cumplir con las obligaciones fiscales de la Asociación. Realizar y atender
oportunamente las declaraciones y los requerimientos ante la dependencia
gubernamental competente.
g. Preparar, para someter a la consideración de la Asamblea General de Asociados, para
su aprobación, el presupuesto anual de ingresos y egresos para el siguiente ejercicio y
Presentar anualmente, durante la Asamblea General de Asociados, un estado del
patrimonio de la Asociación, así como un estado detallado de los ingresos y egresos de
la Asociación correspondiente al año que termina.”8
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DEL SECRETARIO
ARTÍCULO 26. Son obligaciones y atribuciones del Secretario:
a. “Llevar al día el libro de las sesiones de la Mesa Directiva.
b. El libro de actas de las asambleas de los Asociados.
c. Los demás libros que deba llevar una Asociación Civil conforme a la Ley.
d. Recibir, ordenar y llevar el seguimiento de la correspondencia de la Asociación y dar
cuenta a la Mesa Directiva y a los asociados de las comunicaciones recibidas, según el
caso.
e. Acordar con el Presidente el despacho de los asuntos de la Asociación y vigilar que se
efectúen.
f. Mantener el archivo de la Asociación ordenado y actualizado.
g. Dar seguimiento a los convenios, proyectos y programas que decida la Mesa Directiva
o la Asamblea General.
h. Efectuar y dar seguimiento del registro de obras y derechos de autor.
i. Participar en la organización de las sesiones de la Mesa Directiva, emitiendo y
distribuyendo la convocatoria, de común acuerdo con la Mesa Directiva, así como
levantando y distribuyendo el acta respectiva.
8 Estatutos… Op. cit
6
j. Participar en la organización de las asambleas generales, emitiendo y distribuyendo la
convocatoria, de común acuerdo con la Mesa Directiva, así como levantando y
distribuyendo el acta respectiva entre los asociados.
k. Transmitir oportunamente a los asociados los acuerdos de la Mesa Directiva y las
resoluciones de la Asamblea.
l. Preparar los resúmenes de las actividades de la Asociación para que la Mesa Directiva
los utilice en sus informes, emitidos por el Presidente”.9
ATRIBUCIONES Y OBLIGACIONES DE LA COMISIÓN DE ADMISIÓN
ARTÍCULO 32. Son obligaciones y atribuciones de la Comisión de Admisión:
a. “Recibir del Presidente las solicitudes de ingreso y de cambio de clase de los
asociados; integrar los respectivos expedientes y verificar el cumplimiento de los
requisitos estatutarios.
b. Dictaminar sobre las solicitudes de ingreso y cambio de clase de asociados, y dar a
conocer a la Mesa Directiva su resolución y entregar los expedientes completos al
Secretario de la Asociación.
c. Entregar los expedientes completos al Secretario de la Asociación”.10
1.2.2.1 SOBRE EL PERIODO DE GESTIÓN DE LA MESA DIRECTIVA
ARTÍCULO 24. Los integrantes de la Mesa Directiva de la Asociación serán electos de
acuerdo con el procedimiento que se señala en estos mismos estatutos y durarán en su cargo
dos años.
a. “Las personas que ocupen cargos de la Mesa Directiva podrán ser propuestas nuevamente
como candidatos a cualquier puesto para el siguiente periodo bianual, salvo el Presidente,
el cual podrá ser elegido nuevamente cualquier cargo una vez que hayan transcurrido dos
años de haber finalizado su periodo en la Presidencia.
b. Para ser propuesto en cualquier cargo de la Mesa Directiva de la Asociación se requiere
ser asociado fundador o numerario con cuando menos dos años de antigüedad.
9 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013] 10 Op. cit.
7
c. En caso de renuncia, faltas prolongadas o fallecimiento de cualquiera de los
miembros de la Mesa Directiva, ésta hará a los asociados propuestas para la
designación del nuevo miembro”.11
1.2.2.2 ORGANIGRAMA DE LA MESA DIRECTIVA
Con el fin de mostrar las unidades administrativas de las cuales se generan distintos tipos
documentales a continuación se presenta la siguiente figura.
Mesa Directiva de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica
Fig. No.1
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
El organigrama muestra la estructura jerárquica de los miembros que forman la mesa
directiva, este organigrama se hace con el fin de definir las unidades administrativas
de las cuales se generan distintos tipos documentales.
1.2.3 MIEMBROS DE ESTA ASOCIACIÓN
El reconocimiento de los miembros que conforman la asociación permite tener una idea de la
incidencia documental, considerando el cometido de cada integrante podemos inferir tipos
documentales. De acuerdo a los estatutos en su artículo 9 la asociación tendrá las siguientes
características de asociados: Fundadores, Numerarios y Estudiantes
a. “LOS ASOCIADOS FUNDADORES. Son aquellos que firmaron el acta
constitutiva de la Asociación.
11 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013]
8
1. LOS ASOCIADOS NUMERARIOS. Son aquellos que se adhieran con
posterioridad a la constitución de esta Asociación y su ingreso sea aprobado
por la normatividad plasmada en este Estatuto.
b. LOS ASOCIADOS ESTUDIANTES. Son aquellos alumnos inscritos en los
programas de licenciatura en antropología, biología humana o disciplinas
afines. El número máximo de años que se puede acreditar como asociado
estudiante es de seis años”.12
1.3 OBJETIVOS
La Asociación Mexicana de Antropología Biológica realiza actividades encaminadas a
diversos objetivos de los cuales se hace mención a continuación.
ARTÍCULO 5. La Asociación tiene por objeto:
a. “Agrupar a los profesionales y estudiantes que realizan investigación y están
involucrados en actividades docentes de la antropología física, biología humana y
disciplinas afines.
b. Estimular la comunicación y promover vínculos entre los profesionales de la
investigación y la docencia de la antropología física y la biología humana en
México y en el extranjero.
c. Dar a conocer al público en general los planteamientos, logros e implicaciones del
trabajo profesional de los antropólogos físicos y biólogos humanos, a través de
actividades de extensión.
d. Formar bibliotecas y laboratorios, entre otros, que sirvan para el estudio, la
práctica y el uso general de los asociados.
e. Adquirir, enajenar, arrendar, otorgar u obtener el uso o goce temporal, por
cualquier título permitido por la ley, de los bienes muebles e inmuebles necesarios
o convenientes para la realización de los fines sociales.
f. Capacitar a los interesados en áreas específicas de la disciplina a través de cursos
de especialización, ciclos de conferencias y diplomados, entre otros.
12 Estatutos aprobados en la Asamblea General de asociados del 15 de noviembre de 2007, [en línea].Disponible en:
http://www.geocities.ws/amabmx/estatutos.html [Consulta: 11 de Febrero 2013]
9
g. Certificar habilidades relativas a las disciplina.
h. Prestar servicios técnicos, consultivos y de asesoría y celebrar toda clase de actos y
contratos que sean necesarios para la consecución del objeto de la Asociación”.13
1.4 SERVICIOS QUE BRINDA LA ASOCIACIÓN
En plática sostenida con el Mtro. Andrés del Ángel14
, señaló los siguientes servicios que
ofrece la AMAB a sus socios:
Contribución que realiza la AMAB a través de sus servicios
Fig. No.2
Servicios Beneficios
Publicaciones
Elaboración de boletín.
Descuentos en publicaciones.
Estudios recientes en Antropología
Biológica.
Coloquios
Descuentos en inscripción.
Invitaciones a investigadores -
internacionales.
Información de eventos nacionales e
internacionales.
Vinculación
Distintas Asociaciones Internacionales.
Con miembros integrantes de la
Asociación así como de distintas
universidades y países.
Investigadores de donde se lleven a cabo
intereses en común.
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
13
Idem. 14
Comunicación personal 2009.
10
1.5 DIAGNOSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA AMAB
En un inicio, la documentación con la que se contaba, considerada como fondo de la AMAB,
estaba integrada por expedientes y documentos de distinta tipología. En este primer contacto
con el acervo se observaron las condiciones en las cuales se encontraba la información
generada desde la formación de la AMAB en los años 80, para lo cuál fue indispensable
elaborar un diagnóstico documental teniendo en cuenta las características del documento, el
local y reconociendo del volumen documental para evaluar su situación y determinar
mediante un análisis una propuesta archivística viable para ser presentada a la mesa directiva
en turno.
La información escrita, identificada como perteneciente al fondo documental, no presentaba
orden alguno; los documentos se localizaban en un archivero vertical de cuatro gavetas y en 2
cajas de archivo de concentración, tamaño oficio. Los documentos más antiguos datan de
1979; durante la primera revisión se detectó la ausencia de documentación relativa a diversos
periodos de las mesas directivas. El conjunto de información está integrado por distintos tipos
documentales, por ejemplo: inventarios, índices, informes de gestión, solicitudes de ingreso,
catálogos, resguardos, correspondencia, guías, cédulas, actas de entrega-recepción,
diagnósticos, cartas de presentación, cronogramas, proyectos, etc.
La información en borrador, originales o copias, se encontraba en un estado de conservación
regular, sin limpieza, con evidencia de intrusión de fauna nociva en el soporte documental;
engrapada, unida con clips y broches metálicos, lo cual propiciaba el deterioro de los
documentos. En síntesis, la ausencia de organización y reglas de clasificación general
evidenciaban la nula aplicación de procesos archivísticos, carencia de identificación y
valoración documental; no se contaba con algún instrumento de consulta.
Es importante señalar que el Presidente, Tesorero, Secretario y la comisión de admisión,
dentro de la estructura de la AMAB, aplican los criterios necesarios para el tratamiento de la
documentación que generan; es así en cada entidad generadora de documentos, se establecen
distintos métodos de clasificación, organización y la depuración que se lleva a cabo obedece a
las razones de cada uno de los integrantes de la mesa directiva.
11
Como resultado de esta situación existía pérdida documental, pues nunca se había considerado
el conjuntar la información a fin de conservar la memoria histórica desde su nacimiento y
desarrollo de dicha Asociación.
En consecuencia se llevó a cabo una investigación para establecer los contactos necesarios
con los integrantes de Mesas Directivas anteriores, a fin de recuperar y concentrar la
información existente, que diera muestra de su memoria como acervo documental. Cabe
señalar que la respuesta fue positiva, logrando integrar diversos documentos que dan cuenta
del devenir histórico de la AMAB.
La tipología documental que conforma el acervo aporta elementos para definir las
características extrínsecas e intrínsecas del documento: Actas constitutivas, carteles, minutas
de reuniones, informes de actividades y acuerdos, folletos, telegramas, cartas, fax, discursos,
becas, viáticos, informe de actividades, cartas, oficios emitidos, invitaciones, solicitudes,
respuestas, admisión de socios por cada integrante de la mesa directiva, oficios dirigidos,
programas, discursos, circulares, conferencias, documentos relativos al Coloquio
Internacional “Juan Comas”, invitaciones a distintos congresos internacionales, ponencias,
cursos, estados de cuenta mensuales, ingresos, egresos, incrementos, porcentajes, proyectos,
elaboración y distribución de publicaciones, fotografías, invitaciones, diplomas, conferencias,
folletos, recortes hemerográficos, boletines y artículos. Como se mencionó anteriormente, los
documentos datan desde 1980.
Al momento de llevar a cabo el proyecto que se describe en estas páginas, el acervo de la
AMAB se encontraba resguardado y bajo custodia del Instituto de Investigaciones
Antropológicas (IIA) de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM),
específicamente en la Sala de Juntas anexa a la Dirección General.
La AMAB concentró su acervo documental en ese espacio debido a que los miembros de la
Mesa Directiva son investigadores de la UNAM. La Sala de Juntas era visitada por
académicos, estudiantes, investigadores y administrativos del IIA, que no registraban su
ingreso; esto significaba una constante asistencia sin control de acceso.
12
Esta situación, aunada a que los documentos se encontraban dentro de cajas de cartón, sin
orden aparente y sin protección alguna, propiciaba:
La pérdida de los documentos, pues el local no presentaba un resguardo adecuado.
Daños provocados por agentes biológicos, químicos y físicos en el soporte documental
El local presenta ventanas corredizas que permitían la entrada de agua de lluvia, lo
cual provocaba que la alfombra del recinto se mojara y generara un ambiente húmedo,
nocivo para los documentos.
El local recibía aseo frecuente, sin embargo no se realizaba ningún tipo de intervención de
limpieza preventiva ni de estabilización en los documentos.
Es así como surge la necesidad de aplicar los procesos archivísticos que permitieran tanto la
recuperación de los documentos como su estructuración, a fin de establecer una organización
funcional que diera testimonio del desarrollo histórico y funciones de la AMAB.
13
CAPÍTULO 2
ARCHIVO HISTÓRICO Y ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA
A través del tiempo el hombre ha tenido la necesidad de conservar su historia, el interés por
hechos que conforman cada uno de los eslabones, dan testimonio de un pasado no ajeno a
nuestra realidad. Los acontecimientos que se generan y plasman sobre papel trascienden de tal
forma e importancia como parte de la génesis y naturaleza del ser humano. La organización
archivística provee las herramientas para la aplicación y acción del ejercicio profesional que
será ampliamente vinculado con la organización en los acervos históricos esto favorece la
localización de los documentos en un archivo. El presente capítulo tiene como finalidad
integrar los conocimientos básicos en Archivonomía, aplicados en la organización de un
archivo histórico para la disponibilidad documental, en lo consecuente se proponen
conceptos para un estudio metodológico y sistemático dirigido a los lineamientos archivísticos
considerados.
2.1 DOCUMENTO
El término documento proviene de “MENTUM. En español: MENTO, MIENTO: Se usa en
derivados verbales que denotan acción, efecto o acción y efecto (...) (doceo, es, ere: enseñar,
probar): escrito con que se prueba o acredita una cosa”.15
Desde tiempos pretéritos las distintas poblaciones han dejado testimonio de vida y actividad
cultural sobre distintos soportes acorde a los recursos naturales con que el ser humano
contaba. El registro informativo quedaba grabado en, piel, roca, papiro, etc. Con el fin de
comunicar un mensaje que representa a la fecha el reflejo de un testimonio de vida.
Para Marta Z Rufeil el documento es, “Todo registro de información independiente de su
soporte físico. Abarca todo lo que puede trasmitir el conocimiento humano (...). En un sentido
mas concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que
contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho”. 16
15 HERRERA ZAPIEN, Tarsicio y PIMENTEL ALVAREZ, Julio: Etimología grecolatina del español, 12ª ed. México:
Porrúa, 1992. p.111. 16 RUFEIL, Marta Zusana: Manual de teoría archivística y glosario, Córdoba, Brujas, 2009, p.235.
14
De lo anterior se desprende que existen distintos tipos de documentos, en México se
encuentran descritos en el Artículo 4, de la Ley Federal de archivos la cual define:
“XX. Documento de archivo: El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable,
creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos
obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren;
XXI. Documento electrónico: Aquél que almacena la información en un medio que precisa de
un dispositivo electrónico para su lectura;
XXII. Documento histórico: Aquél que posee valores secundarios y de preservación a largo
plazo por contener información relevante para la institución generadora pública o privada, que
integra la memoria colectiva de México y es fundamental para el conocimiento de la historia
Nacional”. 17
Los avances tecnológicos para transmitir información han dado como resultado los
documentos electrónicos Richard Pearce – Moses, los define como “datos de la información
que han sido capturados y fijados para su almacenamiento y manipulación en un sistema
automatizado y que requiere el uso de sistema para rendirlo inteligible para una persona”.18
Las fracciones mencionadas definen distintos documentos relacionados con el tipo de
información que los identifica, cabe mencionar que la conservación y organización de los
documentos que se generen, se obtengan o adquieran en un archivo, desde su origen hasta su
disposición final, se revisten de distintos criterios específicos y procedimientos.
Por lo anterior, resulta indispensable precisar que el documento es todo soporte que informa y
trasmite un mensaje, es una de las características materiales de toda sociedad siendo el
documento en distintos ámbitos la fuente constitutiva de nuestro pasado y presente.
17 LXII Legislatura. Cámara de Diputados. Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfa/LFA_orig_23ene12.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012] 18
Richard Pearce – Moses, A Glossary of Archival and Records Terminology, citado en DELGADO, GÓMEZ, Alejandro: El
documento electrónico en la sociedad de la información, México: AGN, 2010, p.9.
15
2.2 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Desde su surgimiento el documento tiene un desarrollo marcado por las siguientes fases:
Activa, semiactiva e inactiva. El beneficio de identificar la fase en la que se encuentra el
documento se observa en distintas ventajas de la información para Marta Z. Rufeil pueden
distinguirse:
“El del usuario
El de la Frecuencia de uso
El de los motivos de uso y consulta”.19
Para establecer la trascendencia o permanencia de un documento en el archivo de trámite,
concentración e histórico, será necesario determinar el valor del documento ya que el
reconocimiento de las fases por las cuales pasa el documento, nos provee de información
sobre la pérdida o adquisición de valores: primarios o secundarios.
Las fases del documento pueden observarse por el tipo de archivo en el que se encuentre,
teniendo como resultado un proceso de gestión, un periodo de retención ó una guarda
necesaria para la conservación del soporte documental.
Para un mejor entendimiento a continuación se muestra la siguiente figura:
Fig. No. 3
Ciclo vital del Documento
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
19
RUFEIL, Marta Z. op.cit., p.84.
16
Para Francisco Javier García Marco, el ciclo de vida del documento está constituido por tres
estadios o edades, que son:
a) “La fase de formación, gestionada por la oficina productora –personal o colectiva-, y
en la que en el papel del archivero se reduce a proporcionar consejo sobre la
normalización del documento y su proceso técnico.
b) La fase intermedia, en la que el documento ha sido terminado pero mantiene un valor
administrativo –también llamado central-, de la institución originaria como testimonio
o instrumento de análisis, y sufre un proceso de evaluación, selección y expurgo.
c) Fase histórica, en la cual un documento, carente de valor administrativo–jurídico,
abandona la institución productora para ingresar, en virtud de su valor testimonial, en
el archivo histórico.”20
Por lo anterior, se observa al documento en tres fases o edades; para Marta Z. Rufeil “los
documentos se encuentran en la primera edad cuando están tratando de dar respuesta o
solución a un asunto planteado […] En la segunda edad, ya se ha dado solución al asunto
planteado […] Cuando llega a tercera edad, el documento asume un valor permanente y será
consultado por su valor cultural o informativo.”21
De este modo identificar al documento dentro de la etapa o fase del ciclo vital, proporcionará
ventajas de reconocimiento en cuanto a los criterios para identificar los:
Valores documentales
Tipo de información
Disponibilidad documental
El ciclo vital representa un sistema para la gestión documental generada por una entidad
institucional, gubernamental, académica, etc. Desde la génesis del documento y atendiendo la
etapa en la que se ubica cumple una función acorde al tipo de archivo y su vigencia en el
mismo.
20
García Marco, Francisco Javier, Los sistemas de información histórica: entre la Archivística y la Historia, en Ruiz
Rodríguez, Antonio Angel (Ed.), Manual de Archivística, Madrid, 1995, p. 112 21
RUFEIL, Marta Zusana. Manual de teoría archivística y glosario, 1ª ed. Córdoba: Brujas, 2009, p. 102.
17
2.3 ARCHIVO
El desarrollo que se lleva a cabo en las instituciones ó entidades ha sido posible por el
adecuado proceso de gestión y en el manejo documental de sus acervos. Para Patricia
Galeana “Los archivos son fuentes de juridicidad de la sociedad y del gobierno, aquí se
encuentran los documentos que prueban y explican la naturaleza y el contenido de los actos de
autoridad”.22
El archivo queda definido por Vicenta Cortes como: “el conjunto de documentos acumulados
en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de
gestión de asuntos de cualquier índole, los producidos y recibidos, de cualquier fecha, los
cuales se conservan y custodian para servir de referencia, como testimonio e información, por
las personas responsables de tales asuntos y sus sucesores”. 23
De acuerdo a la Ley Federal de Archivos, artículo 4°, Fracción II, el archivo queda definido
como el “conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o
recibidos por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el
desarrollo de sus actividades”.24
Como se observa, el archivo puede entenderse como un grupo documental en el que ha sido
aplicada una ordenación y un sistema de clasificación, a fin de dar cumplimiento a lo
establecido en las disposiciones y que tiene características que lo definen desde su creación.
El Archivo ha constituido la estructura básica para el tratamiento de la información, los
registros documentales que se concentran han sido susceptibles de la práctica archivística. De
esta manera el archivo juega un papel preponderante en la adecuada administración por el
registro histórico que se ha mantenido en él.
22
GALEANA, Patricia. Normatividad Archivística. México: AGN, 1997, p. 9. 23
TANODI, Aurelio. Manual de archivología hispanoamericana: teorías y principios. Córdoba: Universidad de Córdoba,
1961. p. 13. 24 LXII Legislatura. Cámara de Diputados. Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfa/LFA_orig_23ene12.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012]
18
2.3.1 ARCHIVO DE TRÁMITE
El archivo de trámite es la primera fase en la que se encuentra el documento, queda definido
en la Ley Federal de Archivos como “Unidad responsable de la administración de documentos
de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa”.25
Para Rufeil la información en el archivo de trámite es “sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten”.26
Como se ha visto en el archivo de trámite se observa la fase activa donde los documentos
reflejan su valor administrativo, legal o fiscal de acuerdo a la naturaleza del documento que
concluye cuando termina el proceso de gestión ó asunto que por el cual se generó el
documento. Marta Z. Rufeil menciona que el archivo de trámite es denominado de oficina y
“es muy utilizado por la administración o entidad productora, por razones del trámite por el
que fue creado el documento”.27
Dentro de las funciones del Archivo de Trámite se encuentran:
El realizar la integración de los expedientes de archivo para conservar la información
estableciendo su tipo de clasificación como reservada o confidencial, trabajando
conjuntamente con las distintas unidades administrativas que conforman el acervo. El archivo
de trámite participa directamente en la elaboración de instrumentos de consulta, participa en
la transferencia primaria para el archivo de concentración.
Por lo anterior, en el archivo de Trámite los documentos no han concluido su gestión
administrativa y su revisión es frecuente, siendo el lugar de depósito donde se encuentra la
propia área generadora o receptora del documento, en el archivo de trámite se localiza
información de utilidad, es institucional susceptible a tener transferencia primaria una vez
concluida su vigencia administrativa. Es en el archivo de trámite donde inicia el ciclo vital del
documento facilitando el control y seguimiento de gestión acorde al asunto en cuestión y que
su consulta constituye un eje fundamental para la toma de decisiones.
25 Idem. 26 RUFEIL, Marta Zusana. Manual de teoría archivística y glosario. Córdoba: Brujas, 2009. p.232. 27
RUFEIL, Marta Z. Manual…Op.cit. p. 84.
19
2.3.2 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
El archivo de concentración de acuerdo a la Ley federal de archivos es la “Unidad
responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las
unidades administrativas de los sujetos obligados, y que permanecen en él hasta su destino
final”.28
En el archivo de concentración el documento es susceptible a una segunda
valoración para su transferencia secundaria ó depuración (baja definitiva del documento).
Dentro de la actividad del archivo de concentración G. Continolo se refiere a “la
comprobación del movimiento de documentos (…) que se extiende a todas las
manifestaciones de esa actividad”. 29
Dentro de las funciones del archivo de concentración se encuentran:
Recepción documental, a fin de evitar la explosión documental en el archivo de
trámite mediante la transferencia primaria.
Implementación del registro y ordenación de la información para su localización.
Conservación precaucional de la información, asignando un periodo de reserva extra al
ya establecido para atender solicitudes en materia de transparencia.
Transferencia secundaria considerando para ello una selección o depuración.
El Archivo de concentración es donde se integra todo el grupo documental de cada unidad
administrativa con el fin de proporcionar el servicio de consulta con utilidad institucional y
mantener a la información bajo su custodia en un periodo precautorio que de acuerdo a su
valoración secundaria, se dictaminará el destino final del documento.
28
Ibídem. p.2. 29
CONTINOLO. El Archivo en la Organización Moderna. España: Deusto,1969. p.139.
20
2.3.3 EL ARCHIVO HISTÓRICO
A través del tiempo el hombre ha tenido la necesidad de conservar su historia, el interés por
saber de los hechos que conforman cada uno de los eslabones que dan testimonio de un
pasado no ajeno a nuestra realidad. Los acontecimientos que se generan y plasman sobre
papel trascienden de tal forma e importancia en la vida del ser humano e instituciones como
parte de su naturaleza. Resulta necesario conservar, resguardar y preservar la documentación,
inclusive brindar elementos teórico - metodológicos para realizar una valoración documental
y establecer criterios a favor de la guarda y custodia del documento, ya que son fuente
imprescindible para la investigación.
Es debido a la organización archivística que el campo de acción y aplicación del ejercicio
profesional será ampliamente vinculado con la demanda actual de la sociedad. El llegar a
establecer mecanismos que favorezcan la identificación satisfactoria del documento, así
como el empleo de estrategias que describan los procedimientos requeridos en el tratamiento
documental, son tareas consideradas desde el inicio de nuestro desempeño.
En un archivo resulta imprescindible el reconocimiento de la entidad generadora del
documento. Antonia Heredia menciona al respecto “…la organización será obra a realizar
desde el principio; tras el estudio de los organismos productores y de sus funciones y
actividades”.30
Para Daniel Dominguez es indispensable que en un acervo histórico “la organización
responda a una doble necesidad: la de proporcionar una estructura lógica al fondo documental
que represente la naturaleza del organismo reflejado en él, y facilitar la localización física de
los documentos”.31
Dentro de los archivos históricos se encuentran los procesos culturales plasmados en la
sutileza y fragilidad de testigos inquebrantables denominados documentos históricos, los
cuales han tenido un tratamiento propio de la valoración, descripción y clasificación, es
debido al método archivístico aplicado, que serán susceptibles a ser consultados y
30 HEREDIA HERRERA, Antonia. Manual de instrumentos de descripción documental.2ª ed.España: Excelentísima,
Diputación Provincial de Sevilla. España.1987. p. 47. 31 DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel. Propuesta de rescate, identificación, reclasificación y catalogación del fondo cristero
1926-1929, del archivo histórico de la Secretaría de la Defensa Nacional. México. 2002. p. 77.
21
resguardados para que futuras generaciones sean herederos del valor incalculable que se
deposita en cada uno de ellos.
Para Eduardo Nuñez queda entendido el archivo histórico como “resultado de una
planificación técnica, de una acción política -ya sea local, provincial o nacional- y de un
método científico, en concreto, del método archivístico, que dé como resultado la formación
de un conjunto orgánico de documentos en contraposición directa al concepto colección o a la
formación de varios de ellos integrados en un único centro archivístico con el fin de ser
utilizados como testimonio histórico y como fuente documental primigenia de un pasado más
o menos remoto”.32
El elemento que conforma a los archivos históricos para Antonia Heredia es, “…testimonio de
la actividad del hombre, fijado en un soporte perdurable que contenga información”.33
Por su
parte Alberto Tamayo opina que “el documento, puede identificarse como fuente de
conocimiento e información”.34
Por lo anterior el archivo histórico es el lugar donde se encuentran documentos que han
concluido su vida semiactiva, de acuerdo a una valoración secundaria y técnicas archivísticas
aplicadas a la difusión de su fondo, se ha determinado su conservación y custodia para que las
generaciones actuales y futuras puedan acceder a la riqueza que contiene su fondo
documental.
2.3.3.1 FUNCION DEL ARCHIVO HISTÓRICO
Dentro de un archivo histórico se observa que con fines de optimizar la información contenida
en sus documentos se aplicarán las técnicas archivísticas pertinentes e imprescindibles para
proporcionar el servicio requerido, y con esto generar actividades paralelas de difusión del
fondo documental.
De igual manera se contempla dentro sus funciones la conservación de su acervo, para tal fin
el archivo histórico contará con un tratamiento especializado de acuerdo al soporte
documental.
32 NÚÑEZ FERNÁNDEZ, Eduardo, Organización y gestión de archivos. 1ª ed. Ediciones Gijón: TREA.España,1999. p.
318. 33 HEREDIA HERRERA, Antonia. Archivística general teoría y práctica. 4ª ed. España: Excelentísima, Diputación
Provincial de Sevilla. España. 1982. p. 87. 34 TAMAYO, Alberto. Archivística, Diplomática y Sigilografía. Madrid: Cátedra, 1996. p. 55.
22
Las funciones del archivo histórico derivan en las siguientes actividades:
“Recepción de documentación histórica
Archivación de documentación histórica
Descripción documental
- Recepción, ordenación y descripción documental.
Préstamo de documentación histórica (en sala de consulta)
- Solicitante del préstamo, conservación, difusión y servicio al público”.35
El Archivo Histórico mantiene una organización en sus acervos estableciendo instrumentos
de consulta y difundiendo los fondos que lo componen, pero considerando en todo momento
la aplicación de medidas de conservación documental.
2.3.3.2 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO HISTÓRICO
En México contamos con una riqueza histórica documental así mismo existe una tendencia
por la recuperación del pasado, la aproximación al reconocimiento de un acervo histórico
puede darse desde varios enfoques que implican la investigación en uno o varios archivos
históricos lo que ha dado lugar a una serie de acciones para su protección y resguardo, la
formación de profesionales en archivonomía determinan las pautas que deben seguirse en la
organización, conservación, preservación y difusión de los archivos históricos.
El archivo histórico es una columna importante para la construcción de nuevos paradigmas, su
presencia es imprescindible en la conformación e integración de información que marca una
apertura intelectual, en las distintas áreas de interés.
La dimensión e importancia de los archivos históricos, trasciende en beneficio de múltiples
trabajos e investigaciones, y es debido a la guardia y custodia de sus fondos que perdurará la
memoria de la humanidad, ya que para conocerse así mismo el ser humano se vale del archivo
histórico, acercándonos al nivel de la realidad pasada, donde todo se encuentra unificado y
donde el investigador se introduce a un lenguaje, atractivo y claro que se encuentra en la
35
AGN, Normas para la administración de documentos, los sistemas Red de Archivos del Gobierno Federal. Manual de
procedimientos de la unidad de Archivo Histórico. AGN.1991.México.
23
mirada del documento histórico. El Archivo Histórico da cuenta de la formación y creación
histórica de las instituciones, entidades, asociaciones, dependencias, etc., que hoy definen el
perfil histórico de nuestro país. Para cada uno de los grandes sectores de las humanidades
como de las ciencias biológicas, de la salud y ciencias exactas, hay documentos precisos que
informan su desarrollo histórico. Sin embargo, en esa diversificación cronológica que se
vincula a una colectividad con un pasado remoto, se identifica a los archivos históricos.
Por lo tanto, la importancia que tienen los archivos históricos puede ubicarse en distintos
ámbitos correlacionados:
Simbolizan la integración cronológica de un hecho o suceso histórico.
Establece y da legitimidad del origen y desarrollo de instituciones, dependencias,
entidades, etc.
Conserva y preserva el acervo documental.
Desempeña un rol preponderante en la difusión de sus fondos.
El archivo histórico no se limita a una fuente de referencia siendo un constructor de la historia
en si, que contempla el trato archivístico y que tiene implicaciones documentales que deben
ser protegidos y preservados. En la compresión de recuperar la memoria documental el
archivo histórico marca un hito importante en el desarrollo histórico del país.
2.4 ORGANIZACIÓN
En un acervo es imprescindible la organización; para brindar un servicio en el archivo
histórico, se requiere contar con los elementos necesarios para proporcionar al usuario los
documentos. Para ello, previamente se llevará a cabo la optimización de la información
resguardada, mediante un análisis documental, y de donde se deberá contar con la valoración
documental que posteriormente procederá a su conservación y guarda como parte esencial del
manejo documental en el Archivo histórico.
24
Este proceso archivístico consistirá para Kuon Carrero en “el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar (codificar) los documentos”.36
La organización es definida para Schellenberg como “la operación por la que se agrupan los
documentos individuales en unidades inteligibles y estas unidades entre sí a fin de que queden
relacionadas”37
, partiendo de una sincronía teórico práctica.
Para María Islas la organización “se lleva a cabo mediante dos procesos: la clasificación y la
ordenación”.38
Es debido a la archivonomía y su constante aplicación a los acervos históricos
donde la organización se enmarca en beneficio del aporte de información, dado que:
“Establece uniformidad de criterios para la organización
Mantiene los documentos de manera integral y orgánica
Facilita la localización de documentos”.39
Considerando que para Aurelio Tanodi “lo esencial en la documentación es la reunión de un
gran número de informaciones sobre un tema dado”.40
Por lo anterior la organización refleja la ubicación definitiva del documento mediante una
estructura jerárquica donde puede observarse la información que refiere al acervo. La
importancia de la organización tiene como base la reconstrucción orgánica de un grupo
documental mediante una estructura lógica que determina el sitio donde se integran todas las
series documentales mediante la asignación de letras, números, colores y su disposición en un
espacio físico.
La organización implica diversas tareas que definen la clasificación e identificación,
obteniendo el reconocimiento de cada documento y considerando para ello la entidad
productora la sección, subsección y serie.
36 KUON CARRERO, Rosa. Manual de los archivos universitarios. Lima: Biblioteca Nacional de Perú, 1999. p. 58. 37 SCHELLENBERG, Theodoro. Principios Archivísticos de Ordenación. México: AGN, 1979. p. 61. 38 ISLAS PÉREZ, María, La archivística en México. México: BUAP, 2003. p. 64. 39 KUON CARRERO, Rosa. Op. cit., p. 58. 40 TANODI, Aurelio. Manual de archivología hispanoamericana: teorías y principios. Córdoba: Universidad de Córdoba,
1961. p. 285.
25
2.5 PRINCIPIOS BÁSICOS EN ARCHIVONOMÍA
Centran las bases de un orden dentro de un Fondo Documental, estableciendo lineamientos
precisos y funcionales que favorecen la estructura de dicho Fondo.
Dentro de las ventajas que se observan en los principios básicos se encuentran:
“ - Al preocuparse por la unidad de documentos, protege su integridad ya que los orígenes
y procedimientos a los que deben su existencia están reflejados en su ordenación.
- Sirve para revelar el significado de los documentos. Esto es, el contenido de un
documento individual sólo puede entenderse completamente cuando los documentos
son ordenados de acuerdo con este principio.
- Proporcionar al archivista una guía práctica y económica para ordenar, describir y
analizar los documentos que están bajo custodia”41
Por lo anterior el Principio de Procedencia y Principio de Orden Original son importantes por
centrar las bases de organización y clasificación documental.
2.5.1 PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
De acuerdo con María Paz Martin Pozuelos Campillos el Principio de Procedencia “refleja el
respeto de los orígenes de los fondos y el respeto a la estructura de aquellos fondos y al orden
de los documentos en el interior de los mismos”.42
El principio de procedencia para Alicia Barnard “establece que los documentos producidos
por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Consiste en mantener
agrupados los documentos de cualquier naturaleza, recibidos o generados por un organismo
público o privado determinado, sin mezclarlos con otros”.43
41
Archivo General de la Nación. Principios de procedencia y orden original, [en línea].Disponible en:
http://www.agn.gob.mx/menuprincipal/archistica/pdf/modulo_4.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012] 42 POZUELO CAMPILLOS PAZ, Martín. La construcción Teórica en archivística: El principio de Procedencia. Madrid:
Universidad Carlos III. 1996. p. 24. 43 BARNAR AMOZORRUTIA, Alicia. Guía para la organización y control de expediente de archivo. México: AGN. 2002. p 15, [disponible en línea] http://www.ica.org/download.php?id=1807[Consulta: 11 Septiembre 2012]
26
Para Noelia García y Laura Argento la procedencia es la “relación existente entre los
documentos y las organizaciones o personas físicas que los han producido, acumulado,
conservado y utilizado en el desarrollo de sus competencias”.44
Por lo anterior es indispensable considerar el principio de procedencia para la organización de
un acervo, siendo que refiere el vínculo del documento con su unidad generadora al tiempo
que considera su proceso de gestión administrativa. Al identificar el carácter orgánico del
archivo, se observarán las relaciones entre los documentos y la entidad que les dio origen es
así como surgirá el orden básico.
Como se ha mencionado el principio de procedencia, se reflejará al concentrarse los
documentos en el archivo histórico considerando desde un principio la entidad productora, lo
que garantiza la pertenencia y permanencia de grupos documentales por su procedencia.
2.5.2 PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Para Gustavo Villanueva el Principio de Orden Original plantea que el documento dentro del
fondo documental debe “conservar la ordenación interna que tuvo durante su periodo
activo”.45
Por lo anterior, mantener la secuencia de la gestión documental facilita la
ordenación del acervo lo que trae consigo una localización lógica y permite ubicar la
documentación desde el inicio de la gestión hasta obtener un orden consecutivo que se asignó
al mismo.
Es indispensable tener un orden en el acervo que favorezca la localización del documento y
guíe al usuario en beneficio de la optimización de la información en el archivo histórico, para
lo cual Cruz Mundet dice: “los documentos de cada fondo deben mantenerse en el orden que
les hubiera dado la oficina de origen”.46
44 ARGENTO NASER, Laura y GARCÍA Noelia, Glosario, en RUFEIL, Marta Z., Manual…Op.cit. p.240. 45 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, El principio de procedencia y orden original y su importancia en el desarrollo de la
archivística, citado en SANTOYO BASTIDA, Beatriz, Organización del fondo documental Enrique Flores Magón, tesis de
Licenciatura en la ENBA, el autor. México: 2003. p.75. 46 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. p. 232.
27
El orden asignado a cada documento durante su administración permite deducir la estructura
del fondo. Cada unidad administrativa que genera documentos mantiene un orden dentro de la
génesis del documento, para mantener un control y localización documental.
2.6 IDENTIFICACIÓN
La identificación es la etapa donde se lleva a cabo el análisis propio a cada documento y
donde se considerará su génesis a fin de construir una clasificación. Para llevar a cabo una
óptima identificación será necesario el reconocimiento de la entidad generadora del
documento, así como de su estructura de donde podremos observar su historia y los cambios
en ella. Partiendo del análisis de los organigramas, se identifican cada una de las áreas de
donde emana el documento, la normatividad que la rige es también un determinante para
considerar las series documentales.
Para María Luisa Conde será imprescindible el “análisis de las características de los dos
elementos esenciales que constituyen la serie documental”.47
* Elemento orgánico Sujeto productor.
* Elemento funcional Tipo documental.
El elemento orgánico “consiste en identificar al órgano productor de la documentación,
mientras que el elemento funcional está representado por la actividad administrativa que tiene
encomendada ese organismo productor”.48
De lo cual se desprende la importancia de generar métodos y herramientas para la
identificación. Soledad Ruíz lo menciona en: “Institución / empresa e identificación del
fondo”.49
47 CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de archivos administrativos. Madrid: AGN, 1998. p. 42. 48MOLINA NORTES, Juana, LEYVA PALMA, Victoria. Técnicas de archivo y tratamiento de la documentación
administrativa. Madrid: ANABAD, 2000.p.158. 49 RUIZ MENDOZA, Soledad. Manual de archivística. España: Síntesis, 1995. pp. 249-250.
28
Para Maria Luisa Conde V. la Identificación es, “la fase del tratamiento archivístico en el que
se realiza el análisis de las características de los documentos que componen un fondo o una
colección documental, así como el contexto histórico administrativo en el cuál fueron
producidos y/o recopilados, para poder establecer las series documentales que serán la base
para la clasificación del conjunto documental”. 50
A continuación se muestran las características a considerar para la identificación:
Fig. No. 4
Características en la identificación documental
Institución / empresa Identificación del fondo
Historia
Funciones -organigrama
Entrevistas personales
Revisión de reglamentos y normas.
Tipología documental.
Secciones.
Series documentales
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
Por todo lo anterior para realizarse la identificación documental es importante conocer la
génesis del documento considerando la unidad administrativa que lo generó y el proceso de
gestión en la cuál se encuentra. Cuando se inicia la identificación se debe considerar la
tipología documental, el soporte, cuándo se generó el documento, cómo y por qué se produjo;
con la finalidad de contar con la referencia se llevará a cabo un análisis institucional
considerando su organigrama estructural.
2.7 FONDO, SECCIÓN Y SERIE
En la organización de un acervo, es necesario definir conceptos básicos y determinantes que
serán imprescindibles en la práctica archivística. Básicamente, la estructura interna que
conforma un archivo histórico aporta información y apoya la localización de la misma,
identificando cada uno de los documentos. Para esto es necesario contar con la definición de
los elementos que hacen posible la viabilidad en la identificación de cada una de las piezas
integrantes de un acervo.
50 CONDE VILLAVERDE, María Luisa en: SANTOYO BASTIDA, Beatriz. Organización del fondo documental Enrique
Flores Magón, Tesis de licenciatura en la ENBA, México, 2003. p.74.
29
En Archivonomía la identificación documental no es un evento aislado; por el contrario será
un conjunto de procesos que convergen en un punto específico, en donde se llevan a cabo
actividades técnicas para obtener información en torno al reconocimiento del documento y del
contexto en que éste se produce. Por tanto, reconociendo el fondo la sección y serie, se logrará
obtener un análisis lógico, que sustente la base del funcionamiento del archivo histórico.
FONDO DOCUMENTAL
Partiendo del reconocimiento de la entidad productora del documento, se pueden establecer
indicadores en cuanto a la dimensión del fondo documental. Para Carol Couture el fondo
documental es “el conjunto de las piezas plasmadas en cualquier tipo de soporte que todo
cuerpo administrativo, toda persona física o moral ha reunido automática y orgánicamente en
razón misma de sus funciones o de sus actividades”.51
Para Argento Laura y Noelia García el fondo documental “es la unidad de descripción más
general y es imprescindible su descripción. Es el conjunto de series documentales producidas,
recibidas y acumuladas en el ejercicio de competencias del productor”.52
Cada fondo documental se constituye de diversas tipologías tales como; documentales,
audiovisuales, planos, documentos escritos, grabaciones sonoras, fotografías, mapas. De
acuerdo a las características de cada tipo documental será el soporte en el que se encuentre
plasmado tal como, papel, acetato, vidrio, nitrato, etc.
Para la Ley Federal de Archivos es el fondo documental el “conjunto de documentos
producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este
último”.53
A lo largo de su historia y ubicación como disciplina, la Archivonomía ha abordado el estudio
de la entidad generadora del documento desde distintas perspectivas; su enfoque ha
comprendido la historia de un desarrollo orgánico del cual se entienden distintos objetos de
51 COUTURE, Carol y ROUSSEAU, Jean-Yves. Los archivos en el siglo XX. México: AGN, 1988 p. 434 52
RUFEIL, Marta Z. Op cit. p.236. 53
LXII Legislatura. Cámara de Diputados. Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfa/LFA_orig_23ene12.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012]
30
análisis y reconocimiento, desde el organigrama funcional hasta las relaciones funcionales
con otras áreas, pero que de ellas hayan derivado.
Por lo antes mencionado, un Fondo se constituye por los documentos generados en una
institución u organismo, que se acumulan y organizan partiendo de su entidad productora,
manifestando así un origen propio a su unidad, siendo un conjunto de documentos producidos
orgánicamente por una dependencia o entidad, con cuyo nombre se identifica.
SECCIÓN
La Archivonomía contempla la variabilidad documental en relación con sus características
tanto extrínsecas como intrínsecas, para lo cual es imprescindible, considerar el análisis
historiográfico de su fondo para identificar las secciones integrantes del mismo.
Daniel Domínguez describe a la sección como “un principio de diferenciación de un propio
fondo dando lugar a grupos más específicos, formados por documentos, teniendo un origen
institucional común, presentan ciertas semejanzas y estructuras concretas”.54
La Ley Federal de Archivos menciona a la sección como “cada una de las divisiones del
fondo basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las
disposiciones legales aplicables”.55
Por lo tanto se reconocerán las diferencias dentro de cada fondo documental y de esta forma
se observará que cada documento tiene similitud en cuanto a su forma y origen; esto servirá
para definir cada una de las secciones que se reflejan dentro de su intencionalidad de actividad
y la institución u organismo del cual fue creado. La sección será cada una de las divisiones del
fondo y esta se basará en las atribuciones y facultades de cada documento, en relación con su
área generadora.
54 DOMINGUEZ BUSTOS, Daniel. Op cit. 86. 55
LXII Legislatura. Cámara de Diputados. Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfa/LFA_orig_23ene12.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012]
31
SERIE
Siendo que la serie “es el conjunto de documentos generados en un mismo proceso
administrativo, competencia de una instancia administrativa específica”.56
En la normatividad vigente serie documental queda entendida como “división de una sección
que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico”.57
Por lo anterior la serie será la división de una sección y esta corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que se refieren a
una materia o asunto específico.
Se observa que los elementos que dan forma a las secciones en un fondo documental,
denominadas series documentales, manifiestan características muy precisas que los sitúan en
un objetivo determinado. Por lo que las características a contemplar en cada una de las series
son muy específicas, para su identificación se retoman consideraciones precisas que definen
desde su soporte documental, características intrínsecas y extrínsecas, así como la tipología a
la cual pertenecen, son elementos básicos en cuanto a la conformación de las series, resultará
imprescindible un reconocimiento de la actividad evolutiva de cada organismo, para
comprender los fines documentales que de él emanan.
2.8 CLASIFICACIÓN
Para clasificar un fondo debe considerarse que se va a separar un determinado volumen
documental, y que se determinarán distintas estructuras, que aunque diferentes, en su forma y
tipo se relacionan. La clasificación es por tanto, “la operación intelectual que consiste en el
establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y / o funcional
del fondo”.58
56 VILLANUEVA BAZÁN, Gustavo, et al. Manual de procedimientos técnicos para archivos históricos de Universidades e
Instituciones de Educación Superior. México: UNAM, 2002 p. 67. 57
LXII Legislatura. Cámara de Diputados. Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/ref/lfa/LFA_orig_23ene12.pdf [Consulta: 28 Octubre 2012] 58 Diccionario de terminología archivística. Madrid: Ministerio de Cultura, Subdirección de los Archivos Estatales, 2000.p.
32
Cabe precisar que en los documentos “su arreglo dentro de una institución archivística será
de acuerdo a su procedencia y en relación con la organización y las funciones de la agencia
que los haya creado”,59
por lo que en la clasificación “quedan reflejados cada uno de los
grandes grupos y subgrupos documentales que tiene un organismo”.60
La clasificación es ineludible en un archivo siendo que reúne los temas identificados mediante
la acción de categorizar cada documento partiendo de la estructura por la que fue creado, por
tanto es esencial para el conocimiento general de la información que tiene un archivo, este
brinda una forma organizada y ordenada que facilitará la localización y selección de un tema,
asunto y /o estructura orgánica.
2.8.1 TIPOS DE CLASIFICACIÓN
Es imprescindible considerar el tipo de clasificación adecuado ya que su elección dependerá
de criterios referentes a:
* “Acciones a que estos se refieren:
Toda organización o entidad es creada con un fin, para lo cual goza de atribuciones o
competencias suficientes.
* La estructura orgánica de la dependencia que los produce:
Cualquier entidad necesita asimismo una organización o estructura organizativa que permita
el funcionamiento idóneo.
*Los asuntos o materias
Deriva de los asuntos o materias que cada cual crea observar tanto en sus actividades
como en su organización”.61
A pesar de que cada archivo es distinto, los principios por los cuales se clasifica cada uno de
sus grupos documentales demuestran la diversidad de información y los criterios por los
cuales se clasifican, lo que brinda una pauta para entender la estructura adoptada y su relación
con el documento.
59 SCHELLENBERG, Theodoro. Archivos Modernos Principios y Técnicas. México: AGN, 1987. p. 53. 60 MOLINA NORTES, Juana, y LEYVA PALMA, Victoria. Op. cit.p.162. 61 CRUZ MUNDET, José Ramón. Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. p. 239.
33
2.9 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Antonio Ruiz menciona que el cuadro de clasificación “es el primer instrumento de
descripción documental”,62
se debe de conocer el fondo.
Al respecto señala Cruz Mundet “se trata de un sistema que organiza intelectualmente la
información y que permite situar los documentos en sus relaciones los unos con los otros para
constituir eso que se llaman generalmente expedientes”.63
Por lo que para la elaboración de un cuadro de clasificación se retomarán aspectos básicos
tales como el análisis de las secciones y series documentales, normatividad e historia
institucional. Queda entendido el cuadro de clasificación como el instrumento archivístico que
refleja el análisis epistemológico de cada documento, siendo que en el cuadro de clasificación
se observa el diagnóstico de la información identificando e involucrando toda la
documentación, sin perder por ello una perspectiva del análisis histórico.
2.10 ORDENACIÓN
Para Laura Argento la ordenación “es la operación de unir los elementos o unidades de un
conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una unidad-orden establecida de
antemano. En el caso de los archivos, estos serán los documentos o las unidades documentales
dentro de las series”.64
Por su parte María Teresa Dorantes menciona que “para la adecuada organización científica
de los archivos históricos mexicanos, se requiere que la producción documental generada
desde los archivos de trámite, de la primera edad, administrativos o pre-archivos (…)
contenga una organicidad coherente con las funciones que se realicen en el organismo
productor”.65
62 RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio. Manual de Archivística. España: Síntesis, 1995. p. 49. 63 CRUZ MUNDET, José Ramón. Op. cit. p. 243. 64
RUFEIL, Marta Z. Op cit. p.239. 65
DORANTES DE SILVA, María Teresa. Primer seminario Nacional de Normatividad Archivística. México: AGN, 1997.
p.124. 34
Una de las tareas indispensables de un archivónomo será, llevar a cabo una ordenación
óptima, donde se vea reflejado el reconocimiento del documento y su relación con el sistema
de clasificación. Hay que considerar elementos propios de la información como el fondo,
atribuciones, asunto, materias o actividades específicas, que permitan inferir el rubro al cual
pertenece el documento de acuerdo, a los criterios ya unificados que permitan su localización
y disponibilidad.
Por tanto, la ordenación va a establecerse una vez que se ha seleccionado la clasificación en
los documentos de un fondo o entidad productora, y consistirá en disponer lógicamente la
documentación considerando su clasificación, para integrarla en el lugar que le corresponde
dentro de una estructura que ubique, informe y permita la posibilidad de integrar los
documentos de una estructura previamente diseñada. “A fin de concatenar razonadamente
toda la homogénea y fijar cada Tipo Documental una situación determinada”.66
Cabe precisar que la ordenación resulta favorable en la eficiencia y efectividad para la
obtención y localización de la información, de manera ágil, completa y oportuna con la
información documental que sus funcionarios requieren para el desarrollo de todas y cada una
de sus actividades regulares.
2.10.1 MÉTODOS DE ORDENACIÓN
Derivan y establecen el orden de las series documentales, por lo que la elección del tipo de
ordenación mantendrá homogenización o independencia según sea el caso, pero siempre
considerando su utilidad en la optimización de la información a la cual refiere, como a
continuación se muestra:
1. Numérico
Hace referencia al tema mediante el empleo de una numeración y del cual derivan:
a) Topográfico: Determinada por la sección, considerando su ubicación.
b) Cronológico: Considera la fecha, “la referencia se hace a partir de los tres elementos de la
data cronológica (año, mes y día)”.67
66 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Santa Fe, Argentina: Ediciones del Sur, 2000.
p.206. 67 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op. cit, p. 203.
35
2. Alfabético
Tipo de ordenación que mediante el empleo del abecedario “los documentos se archivan de
acuerdo con la secuencia alfabética; se debe considerar el nombre del cliente o de la
empresa”68
da cuenta del tema sugerido y son:
a) Onomástico: Considera el primer apellido.
b) Tema o materia: Refiere al asunto del cual deriva el documento.
c) Geográfica: De acuerdo a su ubicación.
3. Alfabético cronológica / cronológico alfabética
Considera el orden documental mediante la combinación del empleo de abecedario
continuando su data cronológica ó viceversa.
4. Alfanumérico
Se conforma por una combinación numérica y alfabética.
5. Cronológico numérica / numérico cronológico
Se conforma de la fecha y la asignación de un número consecutivo.
3. Cromático
Este método de ordenación emplea colores y puede conformarse con algún otro método como
el cronológico o alfabético.
2.11 EXPEDIENTACIÓN
Una vez agrupados los documentos que tratan de un mismo asunto se lleva a cabo la “apertura
del expediente se designa como expedientación”,69
“el expediente debe formarse,
estrictamente, con el conjunto de documentos referentes a un mismo asunto o negocio,
constituyendo su historia completa”.70
A continuación se verificaron las fechas de cada
documento (de la más antigua a la más reciente) con la finalidad de obtener un orden interno
68 PÉREZ GARAY, Elizabeth. Archivonomía.. México: Trillas, 1995. p. 35. 69
LOZANO H, Leonor. Teoría y Práctica de Archivonomía. México: ECA, 1994.. 70 GONZÁLEZ RAMÍREZ, Luís. Archivonomía. México: Comisión Revisora de Libros de Texto y de Consulta, 1961. p.
124.
36
dentro de cada expediente. Una vez identificado el expediente se integran los documentos que
pertenecen a dicha clave clasificadora
Es importante que el conjunto de documentos que se refieren a un mismo asunto constituyan
una unidad archivística, y es el expediente donde se reúnen y se integran a fin de conservar su
registro, el cual se encontrará unido y organizado en el orden consecutivo en que se produjo
cada documento.
2.12 DESCRIPCIÓN
La descripción será indispensable y fundamental en cuanto a la “consolidación” del trabajo
archivístico, siendo que de ella derivan elementos descriptivos que representan la totalidad de
un fondo documental, define y precisa características propias del documento a fin de reflejar
la información, partiendo de un análisis del documento.
La descripción es para Miller “el proceso de comunicar la información documental a los
usuarios”.71
Posterior a la ordenación y clasificación es necesaria la descripción.
Para Cruz Mundet “La descripción de los documentos constituye la parte culminante del
trabajo archivístico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia
documentación: informar”.72
Es a partir de la descripción donde se generaran distintas ventajas en torno a:
Elaboración de instrumentos de consulta.
Accesibilidad al fondo documental.
Reconocimiento de caracteres externos e internos del documento.
Difusión del fondo documental.
Por lo anterior la descripción puntualiza, determina, establece e individualiza elementos que
constituyen la información del documento, con la finalidad de ir estableciendo vínculos
informativos que comuniquen del contenido del fondo documental, y generen canales de
71 MILLER, Fredric, Ordenación y descripción de archivos y manuscritos. Washington: The Society of American Archivists,
1994. p. 119. 72 CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994.
37
comunicación entre usuario, instrumento descriptivo y archivónomo, a fin de mostrar el
contenido y ubicación del documento dentro del acervo del cual procede.
2.12.1 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
Existen distintos tipos de instrumentos de consulta, que se generan de acuerdo a las
necesidades del archivo; cabe precisar que para su formulación se considerarán elementos
como clasificación, asunto, fechas, secciones, lugar de origen, observaciones, tipo
documental, soporte, etc. Dichos conceptos permiten establecer una ruta informativa de los
documentos a los cuales se desea llegar en el archivo histórico. Los instrumentos de
descripción son aquellas herramientas que favorecen la optimización de la información
documental; permiten una efectiva localización e identificación oportuna. Estos suelen
dividirse principalmente en Guía, Inventario y Catálogo.
Cabe precisar que dichas herramientas descriptivas proporcionan información que integra
datos considerados de gran valía. Una vez identificados y estructurados forman la fuente de
información que favorecen la identificación, ubicación, selección y el control del documento,
teniendo como base el análisis previo que el archivónomo ha trabajado en lo relativo a su
acervo que favorece la divulgación del Archivo Histórico. Por lo anterior, resulta
imprescindible elaborar instrumentos de descripción siendo conveniente para una
optimización del servicio de préstamo.
2.12.1.1 GUÍA
Elizabeth Palacios menciona que la importancia de la Guía se encuentra en “la capacidad de
presentar de manera general la información de un archivo o fondo”.73
Antonia Heredia señala
que la guía “ofrece la primera visión general a cualquier investigador: el volumen de unidades
de instalación y los campos de acción en los que puede desarrollarse su consulta”.74
73 PALACIOS LÓPEZ, Elizabeth. Guía general del archivo histórico universitario de la BUAP. México: BUAP, 2007. p. 8. 74 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op cit. p. 238.
38
Es así como de forma global se observarán características, que identifican y relacionan tanto
series como secciones, observando la historia de la entidad productora del documento. Cruz
Mundet señala los siguientes tipos de guías:75
*Censo – guía: Contiene información “genérica” de más de un archivo, considerando
características generales tanto de servicios como la accesibilidad de un fondo.
*Guía de fuentes: Selecciona información de fondos documentales que refieren a un tema
específico.
*Guía orgánica: Es donde se observa información de archivos relacionados a un organismo.
*Guía de archivo: Informa de sobre la estructura del fondo(s) de un archivo. Es un
instrumento de descripción donde, según Kuon Carrero, “se constituye una visión sinóptica y
panorámica de los fondos y grupos documentales de un archivo”.76
La guía es importante debido a su calidad de información siendo así que es un material de
apoyo, que muestra una representación general de los rubros que conforman las series del
fondo documental y es en la guía donde se indicarán las características esenciales tales como
la clasificación acorde al cuadro general de clasificación archivística, incluyendo una
descripción del asunto.
2.12.1.2 INVENTARIO
El inventario es un elemento imprescindible para la organización, ya que “sirve de control y
existencia así como para la ubicación de los documentos”,77
por las características que se
encuentran contenidas en el mismo se harán notar los elementos básicos para identificar su
localización, considerando el lugar donde se encuentra el documento, de contarse con las
series correspondientes al Fondo las fechas y los objetos en los cuales se encuentran
contenidos los documentos.
Cabe señalar que existen múltiples formas de inventarios, y que cada uno de ellos responde a
distintas necesidades, “en el inventario somero su utilidad es de uso interno como
75 CRUZ MUNDET, Manual de Archivística. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1994. pp. 280-281. 76 KUON CARRERO, Rosa. Manual de los archivos universitarios. Lima: Biblioteca Nacional de Perú, 1999.p. 69. 77 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo, Técnicas documentales de archivo, la descripción archivística. Argentina: E-Libro.
p.195.
39
procedimiento de control y el inventario analítico describe los fondos con mayor
profundidad”,78
por lo que existirán aquellos de donde se describan las series y en los que se
observen “ideas generales” de cada unidad, también los hay muy descriptivos y que se
realizan considerando elementos específicos por cada documento, etc. La importancia del
inventario se observa al ser un instrumento descriptivo que enlista los expedientes por título,
asunto, número, etc, a fin de brindar un apoyo en el control o consulta del acervo.
2.12.1.3 CATÁLOGO
El catálogo es parte esencial de análisis y descripción, por lo que debe considerarse a cada
momento como fueron generados los documentos para “facilitar el acceso a la documentación
y a su información”,79
y para lo cual describen las piezas documentales o las unidades
archivísticas individualizadas.80
Un catálogo debe de considerar elementos que integran la forma, estructura y contenido del
mismo, es decir, plasmar elementos que desde su presentación den muestra de su contenido.
Iniciando con la carátula, donde se hará referencia al contenido del catálogo, es en este
apartado donde se disponen elementos que identifican de forma gráfica o escrita la unidad
generadora del catálogo y su relación con el acervo. Entre los conceptos que integran la
carátula se encuentra la representación gráfica denominada logotipo, que identifica de forma
simbólica a quienes van a representar, dependencias, instituciones, asociaciones y entidades
generadoras del documento. Es indispensable mencionar el instrumento de descripción, es
decir, deberá asentarse que es un Catálogo. Debe de señalarse el Fondo documental al que
pertenece.
Posteriormente habrá que integrar un índice, que informe de manera esquemática, puntual y
precisa; los indicadores que refieren a los encabezados del contenido del catálogo, se ubicará
cada tema desarrollado identificando la página que le corresponde.
78 ISLAS PÉREZ, María Estela, La archivística en México. México: Red Nacional de Archivos. p.81. 79 HEREDIA HERRERA, Antonia. Op.cit.p.284. 80 Idem, p. 230-231.
40
Es preciso elaborar una introducción donde se observa una descripción general y breve del
contenido del catálogo, iniciando por los antecedentes del área generadora del documento,
historia del acervo o desarrollo de la institución, dependencia o asociación, en general se
apuntarán las precisiones que den testimonio del contenido general del catálogo y su vínculo
con la importancia de la estructura archivística. En caso de contar con siglas o abreviaturas
que refieran a la clave de clasificación deberá incluirse en un apartado denominado
advertencia, dicho término refiere a las codificaciones que deberán considerarse para una
comprensión específica de las secciones o series mencionadas.
Las características que componen la clave de clasificación y su descripción de cada uno de sus
elementos deben describirse en el apartado designado para las indicaciones, donde puede
integrarse un ejemplo ilustrando la relación entre el fondo, sección / subsección y serie
documental. Habrá que informar a qué se refiere el fondo documental, es decir la información
que lo conforma, antecedentes y características generales que refieran al desarrollo e
importancia del acervo que lo conforma.
Las series documentales deberán ser enlistadas dentro del cuadro de clasificación por lo que
se sugiere que se desarrolle hasta las series. Puede representarse un ejemplo integrando
elementos básicos y su relación entre los mismos. Por tanto el catálogo será un instrumento
que describe e identifica cada pieza documental mediante fichas catalográficas considerando
para ello elementos informativos tales como: Fecha, tipo, entidad productora del documento,
destinatario, soporte documental y su clasificación esta información una vez ordenada
integrará la fuente de información en un Fondo, en relación a su acervo documental.
2.13 NORMATIVIDAD
En un archivo es imprescindible contar con ejes normativos en cuanto a legislación vigente
para regular la organización y funcionamiento en un acervo que sea aplicable en consulta,
conservación y preservación.
Existe en la actualidad fundamentos legales generados por entidades gubernamentales que han
formulado Leyes y Reglamentos que garantizan la seguridad de la información confidencial y
reservada ó garantiza el acceso a la información pública.
41
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental
(LFTAIPG).
Es de orden público, no obstante es aplicable a entidades privadas toda ves que sus acervos
contengan información confidencial, reservada ó pública como a continuación se menciona en
el artículo 13 de la LFTAIPG, el cuál comprende a la información de tipo reservada y su
difusión pueda:
“I. Comprometer la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional;
II. Menoscabar la conducción de las negociaciones o bien, de las relaciones internacionales,
incluida aquella información que otros estados u organismos internaciones entreguen con
carácter de confidencialidad al Estado Mexicano;
III. Dañar la estabilidad financiera, económica o monetaria del país;
IV. Poner en riesgo la vida, la seguridad o la salud de cualquier persona, o
V. Causar un serio perjuicio a las actividades de verificación del cumplimiento de la leyes,
prevención o persecución de los delitos, la impartición de la justicia , la recaudación de las
contribuciones , las operaciones de control migratorio, las estrategias procesales en
procesos judiciales o administrativos mientras las resoluciones no causen estado”. 81
Cabe precisar que dicha información puede ser desclasificada cuando “se extingan las causas
que dieron origen a su clasificación o cuando haya transcurrido su periodo de reserva”.82
La información de tipo confidencial refiere a datos personales : “concerniente a una persona
física , identificada o identificable , entre otra, la relativa a su origen étnico o racial, o que esté
referida a las características físicas, morales o emocionales, a su vida afectiva y familiar,
domicilio, número telefónico, patrimonio, ideología y opiniones políticas, creencias o
81
Ley Federal de Transparencia y acceso a la información Pública Gubernamental, [en línea].Disponible en:
http://inicio.ifai.org.mx/Leyes/LFTAIPG.dpf . [Consulta: 15 Mayo 2013] 82
Idem, p. 6.
42
convicciones religiosas o filosóficas, los estados de salud físicos o mentales, las preferencias
sexuales, u otras análogas que afecten su intimidad”.83
La LFTAIPG contempla en su capítulo II las obligaciones de transparencia y las disposiciones
de cómo los sujetos obligados deben poner a disposición del público información que a
continuación se menciona en su artículo 7°:
“I. Su estructura orgánica;
II. Las facultades de cada unidad administrativa;
III. El directorio de servidores públicos, desde el nivel de jefe de departamento o sus
equivalentes;
IV. La remuneración mensual por puesto, incluso el sistema de compensación, según lo
establezcan las disposiciones correspondientes;
V. El domicilio de la unidad de enlace, además de la dirección electrónica donde podrán
recibirse las solicitudes para obtener la información;
VI. Las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas
operativos;
VII. Los servicios que ofrecen;
VIII. Los trámites, requisitos y formatos. En caso de que se encuentren inscritos en el
Registro Federal de Trámites y Servicios o en el Registro que para la materia fiscal
establezca la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, deberán publicarse tal y como se
registraron;
IX. La información sobre el presupuesto asignado, así como los informes sobre su ejecución,
en los términos que establezca el Presupuesto de Egresos de la Federación.
83
Idem, p. 1.
43
En el caso del Ejecutivo Federal, dicha información será proporcionada respecto de cada
dependencia y entidad por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, la que además
informará sobre la situación económica, las finanzas públicas y la deuda pública, en los
términos que establezca el propio presupuesto;
X. Los resultados de las auditorías al ejercicio presupuestal de cada sujeto obligado que
realicen, según corresponda, la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo, las
contralorías internas o la Auditoría Superior de la Federación y, en su caso, las
aclaraciones que correspondan;
XI. El diseño, ejecución, montos asignados y criterios de acceso a los programas de subsidio.
Así como los padrones de beneficiarios de los programas sociales que establezca el
Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación;
XII. Las concesiones, permisos o autorizaciones otorgados, especificando los titulares de
aquéllos;
XIII. Las contrataciones que se hayan celebrado en términos de la legislación aplicable
detallando por cada contrato:
a) Las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y los servicios contratados; en el caso
de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico;
b) El monto;
c) El nombre del proveedor, contratista o de la persona física o moral con quienes se haya
celebrado el contrato, y
d) Los plazos de cumplimiento de los contratos;
XIV. El marco normativo aplicable a cada sujeto obligado;
XV. Los informes que, por disposición legal, generen los sujetos obligados;
44
XVI. En su caso, los mecanismos de participación ciudadana, y
XVII. Cualquier otra información que sea de utilidad o se considere relevante, además de la
que con base a la información estadística, responda a las preguntas hechas con más
frecuencia por el público.”84
La Ley Federal de Transparencia y Acceso a la información Pública Gubernamental es de
gran apoyo para la difusión y confidencialidad en los acervos puesto que:
Brinda los conceptos y sustento legal para la difusión de la información pública.
Establece los ejes normativos para la protección de datos personales e información de
tipo confidencial.
Favorece la clasificación de la información como; Reservada, confidencial o pública.
Ley Federal de Archivos (LFA)
La Ley Federal de Archivos tiene por objeto, “Establecer las disposiciones que permitan la
organización y conservación de los archivos en posición de los Poderes de la Unión, los
organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal, así como
establecer los mecanismos de coordinación y de concertación entre la federación, las
entidades federativas, el Distrito Federal y los municipios para la conservación del patrimonio
documental de la Nación, así como para fomentar el resguardo, difusión y acceso de archivos
privados de relevancia histórica, social, técnica, científica o cultural”.85
En la consulta de dicha Ley puede observarse el sustento teórico referencial que proporciona
los conceptos utilizados en la aplicación de Ley. La organización de los archivos se ve
reflejada en los siguientes artículos:
“Artículo 13. Cada sujeto obligado deberá nombrar a los responsables de los archivos de
trámite, concentración y, en su caso, histórico respectivamente.
84
Idem, p. 3- 4. 85
Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf. [Consulta: 15
Mayo 2013]
45
Artículo 14. En cada unidad administrativa de los sujetos obligados existirá un archivo de
trámite, en el que se conservarán los documentos de uso cotidiano necesarios para el ejercicio
de las atribuciones de las unidades administrativas.
Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada unidad
administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones
inherentes a sus funciones, las cuales son las siguientes:
I. Integrar los expedientes de archivo;
II. Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada
como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información
Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter;
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de
clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general;
IV. Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan
documentación clasificada; y
V. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.
Artículo 15. Los sujetos obligados contarán con un archivo de concentración, adscrito al área
coordinadora de archivos, en donde se conservará aquella documentación de uso esporádico
que debe mantenerse por razones administrativas, legales, fiscales o contables.
El responsable del archivo de concentración deberá contar con conocimientos y experiencia
en archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad o por el titular de la
instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligado distintos al Poder Ejecutivo
Federal.
46
El responsable del archivo de concentración tendrá las siguientes funciones:
I. Conservar precautoriamente la documentación semiactiva hasta cumplir su vigencia
documental conforme al catálogo de disposición documental;
II. Elaborar los inventarios de baja documental y de transferencia secundaria;
III. Valorar en coordinación con el archivo histórico los documentos y expedientes de las
series resguardadas conforme al catálogo de disposición documental; y
IV. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables.
Artículo 16. Las dependencias y entidades deberán transferir sus documentos con valores
históricos al Archivo General de la Nación, de conformidad con las disposiciones que para
ello establezca este último. Los sujetos obligados distintos del Poder Ejecutivo Federal podrán
convenir con el Archivo General de la Nación, las transferencias secundarias
correspondientes. En caso contrario, deberán contar con un archivo histórico propio.
Artículo 17. El archivo histórico estará adscrito al área coordinadora de archivos y se
constituirá como fuente de acceso público, encargado de divulgar la memoria documental
institucional, estimular el uso y aprovechamiento social de la documentación, y difundir su
acervo e instrumentos de consulta.
El responsable del archivo histórico deberá contar con conocimientos y experiencia en
historia y archivística, y será nombrado por el titular de la dependencia o entidad, o por el
titular de la instancia u órgano que determinen los otros sujetos obligados distintos al Poder
Ejecutivo Federal, el cual deberá contar con un nivel mínimo de director de área.
Tendrá las siguientes funciones:
I. Validar la documentación que deba conservarse permanentemente por tener valor histórico,
para el dictamen del Archivo General de la Nación en el caso del Poder Ejecutivo Federal;
o bien, de la autoridad que determinen las disposiciones secundarias aplicables en los
demás sujetos obligados;
47
II. Recibir, organizar, conservar, describir y difundir la documentación con valor histórico;
III. Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones
aplicables”.86
La Ley Federal de Archivos contempla la administración de los archivos y refiere en su
artículo 19: “Los sujetos obligados deberán elaborar instrumentos de control y consulta
archivística que propicien la organización, administración, conservación y localización
expedita de sus archivos, por lo que deberán contar al menos con los siguientes:
I. El cuadro general de clasificación archivística;
II. El catálogo de disposición documental;
III. Los inventarios documentales;
a) General
b) De transferencia
c) De baja; y
IV. La guía simple de archivos”.87
La Ley Federal de Archivos constituye dentro de la legislación archivística en México, un
gran avance en materia de aporte dentro de la legislación archivística en México, para la
organización, conservación y tratamiento de la información, estableciendo procedimientos
archivísticos que garanticen la administración documental.
86
Ley Federal de Archivos, [en línea].Disponible en: http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LFA.pdf. [Consulta: 15
Mayo 2013] 87
Idem, p. 9.
48
Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos.
Garantiza “la protección, conservación, restauración y recuperación de los monumentos
arqueológicos, artísticos e históricos y de las zonas y monumentos”.88
Por lo cual los
documentos que se consideran en la presente Ley son de información histórica de lo anterior
surgen los siguientes artículos:
“ARTICULO 35.- Son monumentos históricos los bienes vinculados con la historia de la
nación, a partir del establecimiento de la cultura hispánica en el país, en los términos de la
declaratoria respectiva o por determinación de la Ley.
ARTICULO 36.- Por determinación de esta Ley son monumentos históricos:
I.- Los inmuebles construidos en los siglos XVI al XIX, destinados a templos y sus anexos;
arzobispados, obispados y casas curales; seminarios, conventos o cualesquiera otros
dedicados a la administración, divulgación, enseñanza o práctica de un culto religioso; así
como a la educación y a la enseñanza, a fines asistenciales o benéficos; al servicio y ornato
públicos y al uso de las autoridades civiles y militares. Los muebles que se encuentren o se
hayan encontrado en dichos inmuebles y las obras civiles relevantes de carácter privado
realizadas de los siglos XVI al XIX inclusive.
II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y
archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales.
III.- Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de México y los
libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero, durante los siglos XVI al
XIX que por su rareza e importancia para la historia mexicana, merezcan ser conservados
en el país.
IV.- Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la
declaratoria correspondiente”.89
88
Ley Federa sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos, [en línea].Disponible en:
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/131.pdf. [Consulta: 15 Mayo 2013] 89
Idem, p. 7.
49
Actualmente y de conformidad con el Archivo General de la Nación y establecido con la
presente Ley, los documentos de carácter histórico anteriores a 1900 se inscriben en el
Registro Público de Monumentos y Zonas Arqueológicos e Históricos del INAH.
Lineamientos que se sujetarán a la guarda, custodia y plazo de conservación del
Archivo Contable Gubernamental.
El 25 de agosto de 1998 es publicado en el Diario Oficial de la Nación en el cuál se menciona
el tratamiento a los documentos de carácter contable y fiscal.
“Artículo 1°. El Archivo Contable Gubernamental se integra con la documentación original e
información de las dependencias y entidades de la administración pública federal siguiente:
I. La información generada por los sistemas de contabilidad;
II. Los libros de contabilidad y registros contables;
III. Los documentos contables y de afectación contable, comprobatorios y justificatorios del
ingreso y gasto públicos o autorizaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público
que los sustituyan;
IV. Los catálogos de cuentas, instructivos de manejo de cuentas, guías de contabilidad y
cualquier otro instructivo de carácter contable;
V. Los libros y registros sociales;
VI. Los diseños, diagramas, manuales y cualquier otra información para operar el sistema
electrónico de contabilidad;
VII. Los expedientes de cierre, y
VIII. La información grabada en disco óptico y la microfilmada.
50
También formarán parte del Archivo Contable Gubernamental las copias de documentos
contables tales como los pagos de contribuciones y los depósitos bancarios, así como los
documentos emitidos por la dependencia o entidad en los que se tenga que entregar el
original, como es el caso de facturas y avisos de cargo o débito.
Artículo 2°. Las dependencias y entidades de la administración pública federal deberán
organizar la documentación e información a que se refiere el artículo anterior en sus centros
contables y en los archivos de concentración correspondientes.
Dichos centros contables así como los archivos de concentración funcionarán de conformidad
con las disposiciones que emita la Unidad de Contabilidad Gubernamental e Informes sobre la
Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Artículo 3°. El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable
Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se
elabore el documento.
Tratándose de la documentación que ampare inversiones en activos fijos y en obras públicas,
así como aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos
judiciales, deberá conservarse como mínimo durante un periodo de doce años.
En caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos mayores a los señalados para
la conservación de dicha documentación, se estará a lo establecido por éstas.
Artículo 4°. Transcurrido el tiempo de guarda se deberá solicitar a la Unidad de Contabilidad
Gubernamental e Informes sobre la Gestión Pública de la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público la autorización de la destrucción de la documentación contable, posteriormente se
deberá solicitar la opinión del Archivo General de la Nación respecto del valor histórico de
los documentos a efecto de determinar los que deban destruirse, conservarse, grabarse o
microfilmarse.
51
Artículo 5°. Las relaciones o inventarios de baja de documentación e información autorizados
por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, deberán conservarse por un plazo de cinco
años, contado a partir de la fecha en que se haya destruido la mencionada documentación e
información”.90
Por lo anterior, las Leyes generadas en materia de archivo establecen normas que favorecen la
organización, clasificación y conservación de la información, ya sea en un archivo público o
privado la normatividad vigente proporcionan directrices que benefician la administración de
los archivos en general que impiden la destrucción o pérdida documental, por lo que resulta
imprescindible en la conformación de un archivo el reconocimiento del sustento legal que de
carácter normativo y brinde de lineamientos de protección al acervo.
90
Lineamientos que se sujetarán a la guarda, custodia y plazo de conservación del Archivo Contable
Gubernamental , [en línea].Disponible en: http://www.sep.gob.mx/work/models/sep1/Resource/17e0fb21-14e1-
4354-866e-6b13414e2e80/acuerdo_guarda.htm.. [Consulta: 15 Mayo 2013]
52
CAPÍTULO 3
CREACIÓN DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE
ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA (AMAB)
A partir de la situación observada en el acervo de la AMAB se consideró necesario llevar a
cabo las siguientes actividades:
3.1 INTEGRACIÓN DEL ACERVO DE LA AMAB
La Incorporación de cada documento perteneciente al fondo documental de la Asociación
Mexicana de Antropología Biológica, fue una labor prioritaria dadas las condiciones en las
que se encontraba la documentación, siendo que de acuerdo al análisis de la información con
la que se contaba y de la cual se observaba como la falta de documentos entre otros.
Por tanto se consideró la búsqueda, compilación, e integración de cada pieza documental con
las partes que faltaban, siendo necesaria la realización de actividades que propiciaran la
organización del acervo.
3.1.1 LOCALIZACIÓN DE DOCUMENTOS POR MESA DIRECTIVA
Para realizar la localización de la documentación de la AMAB, se estableció una búsqueda
partiendo del análisis del organigrama y revisión de las funciones de los miembros de la mesa
directiva; asimismo fue necesaria la asesoría de los miembros fundadores y actuales de las
distintas mesas directivas de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica.
Lo anterior fue una labor realizada con el apoyo del Maestro Andrés del Ángel Escalona
(Presidente de la AMAB) y el Doctor Carlos Serrano Sánchez (Miembro fundador de la
AMAB). Se estableció una ruta de búsqueda documental que permitió detectar los distintos
lugares en los que se podría hallar y ubicar la documentación faltante, como se mencionó en
el Capítulo 1°, debido a la carencia de normatividad archivística, los integrantes de las
diversas mesas directivas conservaban documentos, argumentando la posible utilidad de la
información contenida en él. Los argumentos a los cuales el archivónomo se enfrenta en la
búsqueda de cada pieza documental son variados.
53
Sin embargo debe de reconocerse que dentro del proceso de localización, la información
proporcionada que nos refiere a la ubicación, sea cual sea el motivo de conservación; nos
brindará la posibilidad de obtener resultados, por lo cual es conveniente no descartar aquellos
referentes que nos permitan determinar “la situación del hallazgo”.
Una vez identificadas las partes de las cuales podríamos obtener respuestas concretas sobre
donde se encontraba la documentación, se procedió a la solicitud de la misma, esta fue
partiendo siempre del principio de procedencia y orden original; así también fue necesario
reforzar la solicitud haciendo partícipes a los integrantes de las mesas directivas de la
importancia de contar con un archivo histórico de las funciones que de este derivan.
Cabe precisar que la solicitud debe de realizarse de ser posible de manera personalizada
siendo que así, se da respuesta a cuestionamientos que se tenían sobre la solicitud de la
documentación, además de que se crean redes de comunicación. El empleo de Internet
también fue un medio de apoyo para la difusión de la búsqueda documental, fue a través de
correo electrónico donde se informo del interés e importancia de contar con un archivo
histórico de la AMAB, satisfactoriamente la respuesta a la solicitud fue considerada por lo
que a continuación se procedió a la compilación documental.
3.1.2 COMPILACIÓN
Integrar cada documento al acervo es una tarea que requirió control referente a la recepción,
siendo que parte de la colección de noticias, leyes o materias entresacadas de los
documentos,91
no correspondían a la AMAB, por lo que fue necesario regresar la
documentación que no mantenía ninguna relación con dicha Asociación.
Ya una vez reunidos en un sólo grupo documental, se procedió a retirar todos aquellos
materiales que pudieran dañar la constitución química del papel, eliminándose grapas y demás
elementos de metal.
91 ARÉVALO JORDÁN, Víctor Hugo. Diccionario de Términos Archivísticos. Santa Fe, Argentina: Ediciones del Sur, 2000.
P. 104.
54
Los documentos que se encontraban con polvo fueron sometidos a una limpieza manual, con
algodón en un mismo sentido sobre la superficie del papel, de conformidad con las prácticas
establecidas en el proceso de restauración.92
3.1.3 INVENTARIO
La elaboración del inventario fue indispensable dado que una vez con la documentación
compilada se realizó un registro general de entrada de legajos indicando fecha de entrada,
procedencia, idea general del contenido (asunto) y fechas extremas.
En la siguiente figura se muestra el formato de inventario.
FIG. No.5
Formato de Inventario de Unidad de Conservación.
No. ___
INVENTARIO POR UNIDAD DE CONSERVACIÓN
Día/mes/año
Fecha de entrada
Procedencia Asunto Fechas extremas
Día / mes / año
Fecha de entrada
Día / mes/
año
Día /mes
/año
Fechas extremas
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
92 ÁVILA, Pilar. Prácticas de restauración de libros y documentos. México: ENBA, 2000. p. 18.
55
Los elementos que conforman el presente inventario son:
No. : Refiere al número progresivo de inventario y va de acuerdo al llenado del mismo, por
foja.
: Logotipo de la Asociación, entidad productora del documento.
Inventario por unidad de conservación: Informa del tipo de inventario.
Fecha de entrada: Es la fecha en la cual se da recepción a la documentación, y se registra el
día, mes y año.
Procedencia: Debe mencionarse el nombre de quien proporciona la documentación.
Asunto: De acuerdo al tema del que trata el documento.
Fechas extremas: Informa del periodo cronológico en el que se ubica la información, y ésta
se registra considerando la casilla izquierda para la fecha más antigua y la casilla derecha para
la más actual.
Las ventajas que provee un inventario se observan desde el llenado del mismo ya que
proporciona elementos informativos para la identificación oportuna del documento. Es así
como una vez registrada la documentación perteneciente a la AMAB, se incorporó al acervo
para su identificación. Elaborado el inventario, sirvió de referencia para tener acceso a los
documentos facilitando su acceso.
3.2. ORGANIZACIÓN
La organización del acervo histórico de la AMAB consistió en reflejar y conformar una
estructura archivística propia de la Asociación, que permitiera el acceso a la documentación y
no dejara de lado la Historia de la misma.
Para dar continuidad al proceso de organización fue imprescindible la aplicación del Principio
de Procedencia, siendo que la documentación identificada como parte del acervo de la AMAB
fue integrada al Fondo documental. Y fue de acuerdo a las actividades que realiza la
Asociación, con base en sus funciones y servicios, como fue aplicado el principio de
procedencia.
56
3.2.1 IDENTIFICACIÓN DE SERIES
La identificación de las series documentales de la AMAB fue sin duda una labor de
investigación y reconocimiento de la historia de dicha Asociación, y es a través del acta
constitutiva donde se obtuvo información referente a la Mesa Directiva, dentro del análisis de
la historia de la Asociación se solicitó la asesoría del Dr. Carlos Serrano Sánchez, fundador de
la Asociación, y que proporcionó datos pertinente en la comprensión del desarrollo y
crecimiento del elemento orgánico.
Así también el maestro Andrés del Ángel (Presidente de la Mesa Directiva) informó de la
situación actual de dicha Asociación, de acuerdo con las actividades y funciones de los
integrantes de las Mesas Directivas que se identificó el elemento funcional.
Una vez reconocidos aquellos elementos que permitieran tener una “relación lógica” entre las
partes del acervo, se examinaron a fin de detectar elementos que permitieran la determinación
de las series documentales.
3.2.2 EXPEDIENTACION
Agrupados los documentos de la AMAB que tratan de un mismo asunto se procedió a
registrar el expediente con la fórmula clasificadora.
Registro de clave Fig. No. 8
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
57
Ordenando internamente por las fechas de cada documento (de la más antigua a la más
reciente), como se muestra a continuación.
Orden interno del expediente Fig. No. 9
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
Finalmente se integraron los documentos que pertenecían a la clave clasificadora.
Integración de documentos Fig. No. 10
Elaborado por Beatriz Adriana Espíndola Serna
58
3.2.3 CLASIFICACIÓN
Dentro de las actividades realizadas en la clasificación fue necesario separar el acervo en
legajos, que se conformaron de acuerdo a su relación partiendo del cuadro de clasificación
previamente estructurado, bajo el principio de procedencia y de orden original, así mismo se
establecieron grupos documentales con base en una clasificación funcional.
3.2.3.1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN
En la elaboración del cuadro de clasificación fue tarea primordial el análisis y reconocimiento
de todo el fondo, ya que para la obtención de una estructura que permitiera la descripción del
acervo se consideraron los siguientes elementos:
*Fondo: Corresponde a la Asociación Mexicana de Antropología Biológica y se identifica
con las siglas AMAB.
*Sección: Refiere a las funciones desempeñadas por dicha Asociación, considerando su
origen, semejanza, relación y define la actividad dentro de la AMAB, y de las cuales se
consideraron, como se muestra a continuación:
Fig. No. 6
Representación del cuadro de clasificación
Coloquio CJCSiglas de Coloquio Juan Comas.
59
A continuación se muestran las secciones del Fondo de la Asociación Mexicana de
Antropología Biológica:
1. Antecedentes: Se conforma del Acta Constitutiva así como de documentos que dan
testimonio de la organización e interés de reunir a Antropólogos e investigadores de
áreas biológicas en una Asociación.
2. Coloquio “Juan Comas”: Sección que refiere a un Coloquio celebrado en México y
que se relaciona con temas de Antropología Física y áreas biológicas, es considerado
como uno de los más importantes de Latinoamérica, y se organiza por la AMAB -
UNAM.
3 Socios: Parte esencial de toda Asociación, los socios se dividen de acuerdo a su Acta
Constitutiva y quedan descritos como:
* Fundadores
* Extranjeros
* Nuevo Ingreso
* Miembros Activos
* Numerarios
* Pasante
4 Mesas Directivas: Se conforma por un Presidente, Vicepresidente, Secretario,
Tesorero, Vocal de Admisión, su periodo de gestión es de dos años. Esta sección se
conforma de series documentales las cuales informan de las asambleas, elecciones y
asuntos relacionados con la organización de la mesa directiva en turno.
5 Conferencias: Contiene eventos presentados y organizados por la AMAB.
6 Sociedades de antropología: A fin de establecer vínculos con otras organizaciones de
antropología biológica, la AMAB a mantenido comunicación con distintas
organizaciones de talla internacional a fin de informar a sus socios de los eventos y
novedades en áreas de ciencia y tecnología que se encuentran dentro del marco de
investigación de Antropología.
60
Serie: Se conforma de asuntos similares “generados por un mismo proceso administrativo”
entre cada uno de los documentos en relación con la sección AMAB.
Fig. No. 7
Representación de las series
Refiere al Primer Coloquio Juan Comas celebrado C01Consecutivo de acuerdo a la
serie.
Elementos de la clave clasificatoria
AMABFONDO ASOCIACIÓN MEXICANA DE ANTROPOLOGÍA BIOLÓGICA
CJCSECCIÓN COLOQUIO JUAN COMAS
CO1 SERIES PRIMER COLOQUIO
1DOCUMENTOS CONTENIDOSINFORMACIÓN SOBRE COLOQUIO
DOCUMENTOS CONTENIDOS
Información sobre Coloquio, rueda de prensa, participación, programa, aceptación a coloquio,
solicitudes, becas, invitaciones, reseña, diplomas…
61
Finalmente, las secciones y series quedan estructuradas en el cuadro de clasificación para la
AMAB de la siguiente forma:
Secciones desarrolladas hasta las series.
• SECCIÓN ANTECEDENTES
Clave
AMAB/A /1.1
SECCIÓN ANTECEDENTES / A
SERIE: 1.1 Testimonio de escritura
1.2 Correspondencia
1.3 Estatutos
1.4 Aniversarios
• SECCIÓN SOCIOS
Clave
AMAB/SOC/FUN /1.1
SECCIÓN SOCIOS / SOC SERIE FUNDADORES/FUN
Documentos contenidos
1 Integrantes
2 Correspondencia
3 Cuota
4 Diplomas
FUN- Fundador
EM- Extranjeros
NIN- Nuevo Ingreso
MAC-Miembros Activos
NUM- Numerarios
PAS-Pasante
62
• SECCIÓN SOCIEDADES DE ANTROPOLOGÍA
Clave
AMAB/ SOCANT /BEL
SECCIÓN SOCIEDADES DE ANTROPOLOGÍA/ SOCANT
SERIE BÉLGICA/
SERIE
BEL- Bélgica
CAN- Canadá
COL-Colombia
CUB-Cuba
ESP-España
ESS- European Sociobiological Society.
• SECCIÓN COLOQUIO JUAN COMAS
Clave
AMAB/CJC/C01/1
SECCIÓN COLOQUIO “JUAN COMAS”/ CJC
SERIE PRIMER COLOQUIO JUAN COMAS/C01
SERIE DOCUMENTOS CONTENIDOS EN LOS EXPEDIENTES
C01 – Primer Coloquio
C02 – Segundo Coloquio
C03 – Tercer Coloquio
C04 – Cuarto Coloquio
C05 – Quinto Coloquio
C06 – Sexto Coloquio
C07 – Séptimo Coloquio
C08 – Octavo Coloquio
C09 – Noveno Coloquio
C10 – Décimo Coloquio
C11 – Onceavo Coloquio
C12 – Doceavo Coloquio
C13 – Treceavo Coloquio
1 Organización.
2 Información sobre el coloquio.
3 Solicitud de publicaciones temas
antropológicos (difusión)
4 Viáticos.
5 Becas.
6 Inscripción a Coloquio “Juan Comas”
7 Resúmenes.
8 Actividades realizadas en curso.
9 Diplomas/Constancias.
10 Reseña.
11 Notas
12 Evaluación de Trabajos 63
• SECCIÓN CONFERENCIAS
Clave
AMAB/ CON/ MAP/1.1
SECCIÓN CONFERENCIAS / CON
SERIE MATERNAL LOVE AND AMBIVALENTE IN THE PLEISTOCENE.
SERIES DOCUMENTOS CONTENIDOS
MR- Mesa Redonda
TIA-Técnicas de investigación en Antropología
AMI- La antropología y sus métodos de investigación
MAP- Maternal Love and ambivalente in the Pleistocene,
the 18 Th century, and rigth now
BCF- Biosocial Consequences of food deprivation
REM- Una recapitulación epistemológica y metodológica
AEA- Aplicaciones Ergonómicas de la antropología física
SBF- Social and biological factors and the stress process
AP- Actualización en paleoantropología
DS- Ciclo: Deporte y Sociedad
PMI- La antropología de la población mexicana vista a
través de la inmunogenética
CFH- La constitución física humana y el deporte
EAD- El estado actual del debate sobre la población
HA- El Origen del Hombre Americano
STD- El significado de la transición demográfica en el
desarrollo temprano de la humanidad
EEM- La enseñanza de la ergonomía en México
EAA- La estadística avanzada y la Antropología Física
EPG- Estructura genética de la población mexicana
1C1- Investigaciones de Crecimiento Infantil en Cuba
PP- Perinatología Precortesiana
CDM – Curso de Desarrollo Motor
1 Organización.
2 Información sobre el curso.
3 Solicitud de apoyo.
4 Registro.
5 Publicación referente al curso.
6 Recibos.
7 Notas publicadas.
64
• SECCIÓN MESA DIRECTIVA
Clave
AMAB/MD/ 81-83 /1.1
SECCIÓN MESA DIRECTIVA / MD- Periodo de gestión
SERIE ELECCIONES/1.1
SECCIÓN MESA DIRECTIVA
SERIE MD- Periodo de gestión
Documentos contenidos en los expedientes:
1Organización.
2 Información sobre el coloquio.
2.1 Rueda de Prensa
2.2 Participación
2.3 Programa
2.4 Envío del programa
2.5 Comunicados “Aceptación al Coloquio”
3 Solicitud de publicaciones temas antropológicos (difusión)
3.1 Información incluida en publicación.
3.2 Solicitud apoyo para la realización del Coloquio.
3.3 Apoyo financiero.
4 Viáticos.
4.1 Estancia y Hoteles.
5 Becas.
6 Inscripción a Coloquio “Juan Comas”
6.1 Informe tesorería.
6.2 Membresías
6.3 Inscripciones.
65
7 Resúmenes.
7.1 Ponencias presentadas.
7.2 Directorio “Asistentes Coloquio”
8 Actividades realizadas en curso.
8.1 Programa de actividades.
8.2 Información complementaria a las actividades.
9 Diplomas/Constancias.
10 Reseña.
10.1 Manual de evaluación para el coloquio.
10.2 Publicaciones que informan sobre el Coloquio.
11 Notas
11.1 Correspondencia referida a “presentación y estancia”
12 Evaluación de trabajos para publicación.
12.1 Normas editoriales.
12.2 Carteles
Tipos documentales que puede contener el expediente
Hojas de votaciones, sobres de votos, plan de trabajo, correspondencia, informe de
actividades, resumen de actividades, orden del día, asambleas, cédula de ingreso, etc.
3.3 ORDENACIÓN
Una vez establecida la clasificación se integró la documentación dentro de su asignación
diseñada a situar y ubicar la información de cada sección. Cabe precisar que de acuerdo a las
características que presenta el Fondo de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica,
se consideró que cada sección debería de contar con autonomía, que se asume de acuerdo con
el asunto de cada sección.
66
Por ejemplo se estableció el método de ordenación mixto en: Coloquio “Juan Comas” de
acuerdo al Primer Coloquio y este fue consecutivo, aplicándose el método cronológico en La
Mesa Directiva que fue ordenada por la fecha de su periodo de gestión de las distintas Mesas
Directivas, asimismo de consideraron otros métodos de ordenación como el alfabético en -
Socios considerándose su apellido paterno, materno y nombre (s), como se muestra a
continuación:
Métodos de ordenación empleados
Método de ordenación: Alfabético.
Coloquio “Juan Comas”
AMAB/ CJC/C01- Primer Coloquio “Juan Comas”
AMAB/ CJC/CO2- Segundo Coloquio “Juan Comas”
AMAB/ CJC/CO3- Tercer Coloquio “Juan Comas”
Método de ordenación: Cronológico.
Mesa Directiva
AMAB/ M D/ 81-83/ 1.1- Primera Mesa Directiva.
AMAB/ M D/ 83-84/ 1.1- Segunda Mesa Directiva.
AMAB/ M D/ 84-85/ 1.1- Tercera Mesa Directiva.
Método de ordenación: Alfabético.
Mesa Directiva
Alayón Gamboa, José Armando
Balcázar Quintero, Martha
Camarillo Sánchez, Oswaldo
D´Aloja, Ada
Eggers La Riva, María Alejandra
67
3.4 LA CONSERVACIÓN DEL FONDO DE LA AMAB
La AMAB no cuenta con un local propio siendo que algunos de los integrantes de la Mesa
Directiva han pertenecido o forman parte del personal académico y de investigación de la
UNAM, sus gestiones administrativas relacionadas con la AMAB las llevan a cabo en el
Instituto de Investigaciones Antropológicas (II-A, UNAM).
Este factor fue determinante para considerar apropiada la protección del acervo en un espacio
de la Dirección del Instituto de investigaciones Antropológicas (UNAM), el Dr. Carlos
Serrano Sánchez, Miembro Fundador de dicha Asociación y exDirector del Instituto,
consideró que la propuesta era favorable para el resguardo documental ya que el acceso al
local es restringido.
Cabe mencionar que se proporcionó un archivero metálico (rectangular) dividido en 4 gavetas
y cerradura. Se consideró una cédula descriptiva considerando las secciones que contienen
cada una de las gavetas.
Fig. No. 11
Cédulas descriptivas
68
3.5 CATÁLOGO
De acuerdo a las características que presenta el fondo documental, se consideró al catálogo
como un instrumento de consulta, que presenta de manera concreta y descriptiva los
elementos indispensables para la realización de una búsqueda partiendo de una sección
determinada y establecida por el cuadro de clasificación.
Es un instrumento de consulta donde se realiza una descripción propia al análisis de cada
pieza documental del Fondo de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica. Se
incluyen como datos básicos:
Carátula: Contiene Logotipo de la Asociación, refiere el tipo de instrumento de
descripción, el fondo documental al que pertenece y quien lo elaboró, como a
continuación se muestra:
Fig. No. 12
Presentación de la carátula en el catálogo de la AMAB
69
Índice: Informa del contenido del catálogo.
Fig. No. 13
Informa del contenido del catálogo
ÍNDICE
Página
Introducción (1)
Advertencia (2)
Indicaciones (3)
Fondo Documental (4)
Secciones (5)
Series (6)
Contenido (7)
1. Introducción: Informa brevemente como fue desarrollado el proyecto denominado
“Creación del Archivo Histórico de la Asociación Mexicana de Antropología
Biológica (AMAB)”, además se brinda información referente a la conformación de
cada sección del fondo documental y de los documentos que lo integran.
Fig. No. 14
INTRODUCCIÓN
Los documentos que integran el presente catálogo forman parte del análisis y
descripción de cada documento perteneciente al fondo documental de dicha
Asociación. Cabe mencionar que es debido al interés de la Dra. Florencia Peña
(Secretaria AMAB, Mesa Directiva 2004 – 2006) por “saber el contenido
documental con el que se contaba” lo que motivo y derivó en un Proyecto de donde
objetivo general comprendía el “recuperar la memoria histórica de dicha asociación”,
teniendo como tarea indispensable el conjuntar toda aquella documentación
perteneciente a la AMAB y establecer un tratamiento archivístico...
Introducción del catálogo del Archivo Histórico de la AMAB
70
2. Advertencia: Contiene Siglas y abreviaturas empleadas.
ADVERTENCIA
SIGLAS Y ABREVIATURAS EMPLEADAS SERIES
SOCIOS CONFERENCIAS, CURSOS Y MESAS REDONDAS
CLAVE
FUN - Fundador
EXT - Extranjeros
NIN - Nuevo Ingreso
MAC- Miembros
Activos
NUM- Numerarios
PAS - Pasante
CLAVE
TIA - Técnicas de investigación en Antropología
AMI - La antropología y sus métodos de investigación
MAP - Maternal Love.
BCF - Biosocial Consequences of food deprivation
REM -Una recapitulación epistemológica y metodológica
AEA - Aplicaciones Ergonómicas de la antropología física
SBF - Social and biological factors and the stress process
SOCIEDADES DE ANTROPOLOGÍA
CLAVE CLAVE
BEL - Bélgica ESS - European Sociobiological Society.
CAN - Canadá AHB -International Association of Human Biologist
COL - Colombia ESP - España
CUB - Cuba
71
3. Indicaciones: Señala como es el empleo de la clave clasificadora, así como de las
secciones y series documentales.
INDICACIONES
Para la ubicación e identificación de los documentos pertenecientes al Fondo de la
AMAB, observaremos que se relacionan con una clave clasificadora la cual consta de
los siguientes elementos:
Sección Serie
AMAB /_____/_____/ _______ Documentos contenidos en el expediente
Entidad productora del documento (Fondo)
De acuerdo al interés de la sección que se quiera consultar será necesario el revisar las
series documentales e identificar la requerida de acuerdo a su clasificación.
Ejemplo:
AMAB/SOC/FUN /1.1
Elementos que conforman la fórmula clasificadora:
Fondo: AMAB
/ Separación primera entre Fondo y sección.
Sección: Socios
/ Segunda separación entre sección y serie documental.
Serie: Fundadores.
72
4. Fondo documental: Brinda información del fondo de la AMAB, conformación y
aspectos generales de su documentación.
Figura No. 15
FONDO DOCUMENTAL
La información que conforma el Fondo documental de la Asociación Mexicana de
Antropología Biológica (AMAB), informa de los antecedentes de la constitución de la
AMAB, y que es desde 1980 cuando se comienzan los esfuerzos por dar forma a una
organización que lograra la integración de personalidades de la Antropología Física
en México.
El desarrollo de la AMAB ha mostrado un crecimiento en cuanto a sus socios y las
funciones que realiza. Desde un principio como organizadora del Coloquio “Juan
Comas” ha mantenido una proyección que la ha perfilado como una de las más
importantes Asociaciones de Antropología de América Latina.
Las propuestas “internas” que cada integrante de las distintas Mesas Directivas, han
tenido su importancia desde la consolidación de boletines hasta la invitación de
prestigiados especialistas en áreas de interés antropológico.
Asimismo, el crecimiento de la comunidad antropológica trasciende en cifras y
fronteras ya que antropólogos nacionales como extranjeros se han venido integrando y
su participación es continua…
Presentación del Fondo documental en el catálogo del Archivo Histórico de la AMAB
73
Secciones: Establece las secciones del Fondo de la AMAB, señalando el contenido de las
mismas.
SECCIONES
Las secciones que conforman el presente catálogo se conforman de la siguiente
manera:
Figura No. 16
SECCIONES CLAVE
1. Antecedentes
2. Coloquio “Juan Comas”
3. Socios
4. Mesas Directivas
5. Conferencias, cursos y mesas
redondas
6. Sociedades de antropología
AMAB / A / 1.1
A – Antecedentes 1.1 Testimonio de escritura
AMAB / C JC/C01/___
C –Coloquio 01 Número de Coloquio
AMAB / SOC / FUN/ ___
SOC –Socios FUN- Tipo de socios
AMAB/ MD/ 81-83/ ___
MD–Mesa Directiva 81- 83-Gestión
AMAB/CON/MAP/__
C –Conferencia MAP- “Maternal Love”
AMAB/SOCANT/ BEL
SOC – Sociedades BEL- Bélgica
Secciones del acervo histórico de la AMAB
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5. Series: Listado de las series documentales de la Asociación.
CUADRO DE CLASIFICACIÓN DESARROLLADO HASTA LAS SERIES
COLOQUIO “JUAN COMAS”
Fig. No. 17
Consecutivo “primer coloquio” (Serie)
AMAB/CJC/C01/1 Organización (Documentos contenidos)
Entidad productora del documento (Fondo)
Elementos que conforman la clasificación del documento en el Archivo Histórico de la AMAB
Documentos contenidos en expediente
1Organización.
2 Información sobre el coloquio.
2.1 Rueda de Prensa
2.2 Participación
2.3 Programa
2.4 Envío del programa
2.5 Comunicados “Aceptación al Coloquio”
3 Solicitud de publicaciones temas antropológicos (difusión)
3.1 Información incluida en publicación.
3.2 Solicitud apoyo para la realización del Coloquio.
3.3 Apoyo financiero.
4 Viáticos.
4.1 Estancia y Hoteles.
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5 Becas.
6 Inscripción a Coloquio “Juan Comas”
6.1 Informe tesorería.
6.2 Membresías
6.3 Inscripciones.
7 Resúmenes.
7.1 Ponencias presentadas.
7.2 Directorio “Asistentes Coloquio”
8 Actividades realizadas en curso.
8.1 Programa de actividades.
8.2 Información complementaria a las actividades.
9 Diplomas/Constancias.
10 Reseña.
10.1 Manual de evaluación para el coloquio.
10.2 Publicaciones que informan sobre el Coloquio.
11 Notas
11.1 Correspondencia referida a “presentación y estancia”
12 Evaluación de trabajos para publicación.
12.1 Normas editoriales.
12.2 Carteles
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN DESARROLLADO HASTA LAS SERIES
MESAS DIRECTIVAS
Fig. No. 19
Mesa Directiva-Periodo de Gestión (serie)
AMAB/ MD/ 81-83/ 2.1 Documentos contenidos en expedientes
Entidad productora del documento (Fondo)
Sección Mesa Directiva
Documentos contenidos en expedientes
1 Elecciones.
1.1 Hojas de votaciones.
1.2 Sobres de votos (rúbrica)
2 Organización.
2.1 Apoyo.
2.2 Correspondencia.
3 Plan de trabajo.
3.1 Informe de actividades.
3.2 Resumen de actividades.
3.3 Orden del día.
3.4 Asambleas.
4 Cuotas.
4.1 Cédula de ingreso.
4.2 Estado de cuenta.
4.3 Cédula de identificación fiscal
4.4 Entrega de documentación fiscal
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Contenido: Informa de cada uno de los documentos que integran, señalando su clasificación,
año, asunto y observaciones.
Fondo documental perteneciente al Archivo Histórico de la Asociación Mexicana de
Antropología Biológica
COLOQUIO “JUAN COMAS”
CONTENIDO
Fig. No. 20
Clave clasificadora
Coloquio Juan Comas
(sección) Serie
AMAB / CJC / C01 / 1 Organización
Entidad productora del documento (Fondo)
Clasificación Año Asunto Observaciones
AMAB/CJC/C01/1 1982 Informa que la Sra. Cristina Ugarte
Galaviz, “será encargada del manejo
de los fondos de la organización del
Coloquio”. 1-F
Firma: Cristina
Ugarte Galaviz y
Silvia Romal.
Tiene sello
(Dirección general
de asuntos del
personal
académico)
AMAB/CJC/C01/2 1980
Sobre la organización del Coloquio
en Homenaje al Dr. Juan Comas, así
mismo invita a la Antrop. Fís. Mariza
Garaycoechea a participar. 1-F
Del Doctor: Luís
Alberto Vargas
Guadarrama.
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1982 Solicita información para poder
participar en el Coloquio Juan
Comas. 1-F
Firma: Luís Caro
Dobón
AMAB/CJC/C01/3 1980 Solicitud de libros con temas
antropológicos (1f)
_______
AMAB/CJC/C01/4 1980 Para la Antrop. María Villanueva,
menciona su estancia y reservación
de hotel.
_______
AMAB/CJC/C01/7 1980 Resúmenes y ponencias recibidas
para presentarse en el Coloquio Juan
Comas.
_______
AMAB/CJC/C01/7.1 1980 Ponencia de Rosa María Peña Gómez
denominada “Restos óseos humanos
en una tumba de la fase Tenanyecac,
en Tlaxcala”.
Contenido del Catálogo de la Asociación Mexicana de Antropología Biológica
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CONCLUSIONES
Resulta indispensable para cualquier organismo (sector público o privado) el que se integren
a sus actividades las funciones archivísticas pertinentes para la reconstrucción de su historia,
puesto que el documento histórico ilustra sobre los antecedentes y organización, así como las
facultades desempeñadas y obligaciones que se gestan en dicho organismo.
Desde la fundación de cualquier entidad administrativa se genera información, con validez
trascendental que contextualiza un fenómeno social imprescindible para la comprensión de
un hecho. Los archivos históricos serán por tanto importantes en la consolidación de cualquier
estructura donde su “memoria” reposa sobre el principal soporte documental que es y será
testigo dictaminador en el proceso del cual son imprescindibles sus valores secundarios.
Por lo anterior, el archivónomo tiene como “labor fundamental” el tratamiento de la
información con la finalidad de brindarle una estructura que propicie su consulta y a la vez su
resguardo en beneficio de la difusión y conservación del documento; en este sentido, las
actividades se reflejan desde la planeación de una estructura “propia” a la reconstrucción o
creación de un archivo histórico.
Es muy satisfactorio mencionar que de acuerdo a los resultados obtenidos en el presente
proyecto, comprobé una vez más que, dentro del plan educativo de la Escuela Nacional de
Biblioteconomía y Archivonomía, los planes de estudio se ajustan a las necesidades de
cualquier asociación, organismo e institución (pública o privada).
Ya que desde la planeación del proyecto implementé elementos teórico/ prácticos, vistos
desde la misma enseñanza que mis profesores de la carrera nos informaban en base a su
experiencia como profesionales en Archivonomía.
Por tanto fue labor imprescindible el establecer una metodología adecuada donde la
identificación, organización y análisis, permitieran la aplicación de principios elementales,
para el establecimiento óptimo de una clasificación funcional que determinara un orden lógico
dentro de un fondo documental culminando así satisfactoriamente la descripción y creación de
instrumentos que finalmente beneficien la consulta del investigador.
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De este modo, en el Fondo del archivo histórico de la Asociación Mexicana de Antropología
Biológica (AMAB) se deja constancia del trabajo archivístico, ya que desde el “rescate
documental” por la “búsqueda de la información”, se logró la obtención de elementos con
relevante validez en la práctica de la antropología en nuestro país. En síntesis, se fortalecieron
los lazos que unen la antropología física con la archivonomía, siendo el hilo conductor el
trabajo archivístico que se consolidó en esta labor, al ver reconstruida la historia del origen de
la AMAB.
Deseo expresar mi pleno reconocimiento a cada una de las personas que confiaron plenamente
en el desarrollo del presente trabajo; asimismo, agradezco a la suma de esfuerzos de los
integrantes de las distintas mesas directivas que proporcionaron su apoyo en todo momento.
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