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Erfolgsfaktor Stammdatenqualität
3. Würzburger eCl@ss-Kongress
12. Okt. 2011
© 2011 IFCC GmbH 1
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 2
Zusammenhang IFCC und Hochschule
Aus einer Idee wurde eine Firma
Die reale Praxis fließt in die Lehre ein
Studienprojekte:
Stammdaten und GeschäftsprozesseWirtschaftlichkeit von StammdatenModerne Methoden im Einkauf
Inhalt
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 3
IFCC GmbH (1)
Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrach tung
Aus einem MAWI-Projekt für Ersatzteile
Ein Forschungsprojekt nimmt die Ideen auf
Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement]
eCl@ss – spart Kosten
Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger
Schritt 3: Es besteht noch großer Forschungsbedarf
IFCC GmbH (2)
IFCC-Historie
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 4
Gründung des Institute for Collaborative Classification
durch Professor Dr. Ulrich L. Manz
Gründung der IFCC GmbH
Dipl. Wirt. -Ing. (FH) Ayhan Bulut
wird Geschäftsführer der IFCC GmbH
Microsoft
Certified Partner
19 Mitarbeiter bearbeiten
Stammdatenprojekte mit
einer eigens entwickelten
Anwendung
Leistungsportfolio
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 5
Stammdatenmanagement
Die
nstle
istu
ngP
rodu
kte
Beschaffungs-
ManagementTeilemanagement Lagermanagement
Datenaufbereitung
IFCC.DataOptimizer
IFCC.DataManager
IFCC.PIManager
Datenerfassung
IFCC.DataCapture
IFCC.DataScanner
eProcurement
IFCC.ManagedProcurement
IFCC.CatGenerator
Datenbereitstellung
IFCC.ArticleFinder
IFCC.ProductDB
Datenanalyse
IFCC.Dubletten-
Manager
IFCC.DataAnalyzer
IFCC Beschaffungsstrategie
© 2011 IFCC GmbH 6
Versorgung
Beratung (Beschaffung/Prozess)
Datenaufbereitung Material-
stammdaten
Kreditoren-
stammdaten
Produktdatenbank
Bewegungsdaten Spend-Analysen
IFCC
Procure
Katalog-
Systeme
Externe
Dienstleister
Beschaffungsstrategie
Kataloge
Datenanalyse
13.10.2011
Über IFCC - Kunden
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 7
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 8
Stammdaten, Hebelwirkung, Reifegrade, Kostenbetrach tung
Schritt 1: Grundlegende Überlegungen [Basis auch für das Ersatzteilmanagement]
eCl@ss – spart Kosten
Warum eine Klassifikation für Materialien
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 9
• Energiesparlampe, dimmbar, RX DIM 20W/827/E27, Radium
• Lampe, 20 Watt, 1230 Lumen, E27, 161 x 58 mm, warmweiß
• Kompakt-Leuchtstofflampe, FBT-18/825-220/240-E27
• Energiesparlampe, Radium 31314535
• E-Lampe, E27, 20W, 1230 lm, 15000 h, WW, Art.Nr. 313 4535
• Leuchttofflampe/20W/E27/1230lm
• Ralux-Dim® mit Standardsockel, Sockel E27, 20 W, 1200 lm, warmweiß
• Kompaktleuchtstofflampe Ralux® Dim, RX-Dim 20W/827/E27
Auszug aus einer Stammsatzdatei eines Unternehmens
Das Ziel
Code Benennung Produkt-Typbezeichnung Lampenleistung
W
Lichtstrom
lm
Außendurchmesser
mm
Gesamtlänge
mm
Sockelaus-
führung
27110613 Leuchtstofflampe RX-DIM 20W/827/E27 20 1230 58 161 E27
Lichtfarbe
Verwendungs-
dauer
Lieferanten-
Name
Lieferanten-
Artikelnummer Markenname Art der Ausführung min. Betriebsstrom max. Betriebsstrom
warmweiß 15000 Radium 313 14535 Ralux-Dim
dimmbar, mit integrierten
EVG 220 240
unstrukturiert
häufig
strukturiert selten
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 10
Konsequenz von unterschiedlichen Stammsätzen - negative Hebeleffekte
• mehr Lieferanten als notwendig
• Volumenbündelung nicht möglich
• Höhere Teilvielfalt als notwendig
• Höhere Einstandspreise als nötig
• Auswertungen kaum möglich
• Suche und vergleich der Teile sehr aufwändig
• Viele „kleine“ Bestellungen
• Hohe Prozesskosten
• Fehlerquote steigt
• Teile- und Lieferanten-Dubletten
• Höhere Kapitalbindung
• Höhere Gemeinkosten
• Hohe Kosten für Kunden-zufriedenheit
• Konkurrenzfähigkeit sinkt
• Weniger Gewinn als mit gleichem Volumen möglich
Meine Erfahrung:
Entscheidungsträger verkennen das Wert-Potenzial von Stammdaten
PersonalstammdatenPersonalstammdatenDebitorenstammdatenDebitorenstammdaten
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 11
Stammdaten sind die Basis für Geschäftsprozesse und Bewegungsdaten
ProduktstammdatenProduktstammdaten
Kunde bestelltKunde bestellt AuftragsbestätigungAuftragsbestätigung MaterialbestellungMaterialbestellung
ControllingControllingWarenausgangWarenausgang
ProduktionProduktion
MaterialeingangMaterialeingang
RechnungsprüfungRechnungsprüfung
Int./ext. BuchhaltungInt./ext. BuchhaltungAusgangsrechungAusgangsrechung
AnlagenstammdatenAnlagenstammdaten
KreditorenstammdatenKreditorenstammdaten BuchhaltungsstammdatenBuchhaltungsstammdatenMaterialstammdatenMaterialstammdaten
Material- und Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch
Lieferantenstammdaten unzureichend/falsch
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 12
Materialstammdaten unzureichend/falsch
Falschlieferung Reklamation Neubestellung
Kosten Wareneingang
Hebel 1
Kosten Personal
Hebel 2
Kosten Neubestellung
Hebel 3
Kundenbindung
nimmt ab
Ursache
Hebel
AuswirkungErhöhte Kosten des
Wareneingangs
Erhöhte der Kosten bei
Lieferant und Besteller
Viele Bestellungen Hoher interner AufwandKeine optimierten
Losgrößen
Kosten Personal
Hebel 1
Kosten Einstandspreise
Hebel 2
Kosten Beschaffung
Hebel 3
Erhöhte Prozesskosten
Ursache
Hebel
AuswirkungErhöhte
BeschaffungskostenTeure Einkaufsteile
Falschlieferung
Reklamation
Neubestellung
Viele Bestellungen
Hoher interner Aufwand
Keine optimierten Losgrößen
Erhöhung der Einstandspreise
Erhöhung der Beschaffungsprozesskosten
Reduktion der Kunden-/Lieferantenbindung
Management
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 13
Produkt-entstehung
Services
Funktionale Sicht von Stammdaten
1413.10.2011
Stammdaten und Reifegradmodell
● fehlerhafte Sammdaten●Viele Liefeanten-stammdaten
●Aufbau Stammdaten●Klassifiktion/Merkmale●„Feintuning“ Merkmale
● (Anreicherung Stammdaten mit Preis und Bewegungs-daten•Erstellung von Verwendungskonzepten
●Umsetzung Konzepte●Laufender Betrieb )
Phase I Phase II Phase III Phase IV„Wins“ aufgrund Datentrans-parenz und Umsetzung von Konzepten
Umsetzung abgeschlossen
„Wins“ aufgrund Datentransparenz
Stammdatenanlage
€
t
Kosten•Materialkosten•Prozesskosten•Lagerhaltungskosten
NutzenSenkung der obigen Kostenarten
Potential wächst mit zunehmendemMaterialvolumenundrealisierten Konzepten
© 2011 IFCC GmbH
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 15
Personal-kosten
Gemein-kosten-
Anlage-vermögen
Einstands-preis
Umsatz-erlöse
Un
ter s
chie
dlic
he
Pro
du
ktkl
assi
fik a
tio
n
Mehrfach-Know-How (Klassifikation)
IT• Personal• Hardware• Software• Wartung
Integration• ERP• Katalog
Un
te rneh
men
s steueru
ng
Einkauf• Volumenbündelung• Einkaufsinformations-
system„One face to the supplier“
Controlling
• Rahmenverträge
• Prozessoptimierung
• Stammdatenreduktion
Vertriebsinformations-System
„One face to the customer“
Risikokosten: Lock-In-EffekteAbsicherung der Nachhaltigkeit
Einsatz von unterschiedlichen Produktklassifikation en führt zu Wertvernichtung
VermeidbareAktivitäten
Suboptimale Lösungen verstärken die Wertvernichtung
Beispiel einer Kostenbetrachtung aus Sicht Klassif ikation
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 16
Zusammenfassung
Datenanlage/-pflege IST PLAN
Materialstammdaten
Pflege 32.324,50 29.033,33
Neuanlage 220.740,00 209.703,00
Lieferantenstammdaten
Pflege 23.759,67 19.500,00
Neuanlage 30.420,00 28.899,00
Lieferantenbetreuung 281.250,00 162.500,00
Prozesskosten
Bestellungen erstellen 457.946,67 367.921,67
Rechnungseingang 172.545,21 132.418,00
Rechnungsprüfung 311.326,17 273.913,79
Wareneingang 1.618.278,75 1.105.440,00
3.148.590,96 2.349.595,79
3,40 2,54
Einsparpotenzial
direkte Harmonisierungseffekte 798.995,17
Volumeneffekte 173.438
gesamtes Einsparpotenzial 972.433,28
Materialgemeinkosten in Prozent
Materialstämme: 15.000
15 % Dubletten
7,5 % weniger Neuanlagen –Teilsätze werden gefunden
Lieferantenstammsätze: 11.000
37 % Reduktion [mind. 4.000]
Bestellungen: 43.000 p.a.
25 % weniger Bestellungen [mind. 10.000]
Wirkt auf Rechnungseingänge/-prüfung
Wirkt auf Wareneingänge
Volumenbündelung Materialkosten: 93.000.000 €
Dubletten, Lieferantenkonsolidierung, weniger „Neuteile“
Reduktion Kapitalbindung > 2.500.000 €
Kalk. Zinsen> 170.000 €
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 17
Anforderungen an Stammdaten
Welchen Beitrag leistet ein „Stammdatum“ um gewinnbr ingende Umsätze zu halten bzw. zu steigern?
•Prinzip der Wirtschaftlichkeit gilt auch bei Stammdaten
•Stammdaten müssen die funktionalen Anforderungen abdecken
• Was sind instandhaltungsrelevante Merkmale?
• Was sind einkaufsrelevante Merkmale?
•Aufbau von Stammdaten muss skalierbar sein
•Stammdaten müssen mit meinem Stakeholder „kommunizieren“ (eCl@ss)
•Stammdaten müssen zur Prozesssicherheit beitragen
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 18
Anforderungen an Stammdaten
Was sind guten Stammdaten?
•Stammdaten müssen einen standardisierten Aufbau haben
•IFCC Datenbank umfasst 16.000 überprüfte Merkmale
Geschäftsstelle eCl@ss e.V., Köln
www.eclass.de
Betriebliche Anwendungen
Organisation von Zuständigkeiten und Rechten
Warengruppen
Buchhaltung
Engineering
Logistk
Instandhaltung
CAD
CAE
Materialwirtschaft/Lager
Einkauf/Procurement
Kundenanforderungenerfüllen
eigene/interneAnforderungen
Kundenanforderungen erfüllen
Kataloge
CAD
CD
Online
Controlling
PIM
Eine einheitliche Produktklassifikation nach eCl@ss deckt den Informationsbedarf entlang der gesamten Supply-Chain ab.
Aus MAWI-Projekten für Ersatzteile
Schritt 2: Wie werden aus nichtbestandsgeführte bestandsgeführte Läger
Viele Betriebe, viele Läger, viele Teile Im wahrsten Sinne: Von der Zettelwirtschaft zum Barcode
Wir entwickelten: Methodik, Software, sammelten vielErfahrung auch in Trouble Shooting
Projekt 2: Senken Sie unsere Lagerhaltungskosten
Projekt 3: Erstellen Sie ein Betreibermodell – machen Sie ein Angebot
Projekt 1:
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 20
Basis
Harmonisierung der Produktdaten
Definition der Stammdaten Definition der
Bewegungsdaten
Projekt: Bestandsaufnahme, Klassifikation, Attributisierung
Aspekte Effekte gegenseitige
„Verstärkung“
Wirkung in
einem Lager
Wirkung steigt pro
zusätzlichem Lager
Material suchen &
finden
Prozessbeschleunigung
(Handling)
hoch keine
Volumenbündelung Kapitalbindung
Beschaffungsprozess
mittel Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Lieferantenbündelung Kapitalbindung
Beschaffungsprozess
gering Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Bündelungskonzepte
(z.B. Pooling)
Kapitalbindung
Beschaffungsprozess
keine Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Sichtenkonzepte
•Technischer Platz
•Equipment
Prozessbeschleunigung
(Handling)
hoch Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Materialverfügbarkeit Prozessbeschleunigung
Versorgungssicherheit
hoch Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Datenpflege Verringerung Pflegeaufwand hoch Steigt mit zunehmender
Anzahl von Lägern
Wirtschaftlichkeitseffekte
wertschaffend
© 2011 IFCC GmbH 2113.10.2011
Dubletten = identische Teile
Bestände
Bestandsziel und Anzahl Teile nach Stammdatenberein igung•Abbau Dubletten•Bestandsoptimierung
Situation vor Stammdatenbereinigung
13.10.2011 22© 2011 IFCC GmbH
Ziel
Grunddaten Spalte2
Anzahl Materialien 50.000
Gesamtbestand 425.000
Durchschnittlichler Bestand 8,50
Durchschnittlicher Wert/Material 35,00 €
Gebundenes Kapital 14.875.000,00 €
Maßnahme 1: Festlegung technischer Mindestbestand Spalte1
Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5
Gebundenes Kapital [Soll] 8.750.000,00
Minderung gebundenes Kapital 1 6.125.000,00
Maßnahme 2: Festlegung Gleichteile Spalte12
Anzahl Gleichteile 4000
Durchschnittlicher Bestand [Soll] 5,00
Gebundenes Kapital [Soll] 8.050.000,00 €
Minderung gebundenes Kapital 2 700.000,00 €
Minderung gebundenes Kapital insgesamt 6.825.000,00 €
13.10.2011 23© 2011 IFCC GmbH
Stru
ktur
elle
Sic
ht
€
„Ist ja bereits abgeschrieben…“
Einstands-preis
Beschaffungs-kosten
Abschreibung*
Lagerhaltungskosten
Verschrottung
Einstands-preis
Beschaffungs-kosten
Lagerhaltungs-kosten
Verschrottung
Total Costof Ownership
(TCO-Ansatz)
€
t
Liquiditäts-Wirksam•Material•Löhne•Sonst.
Abschreibung= Aufwand
Lagerhaltungskosten= (fast) Liquiditätswirksam
Verschrottung= Liquiditätswirksam
+ Erlöse./. Kosten
13.10.2011 24© 2011 IFCC GmbH
* Stichwort „Gängigkeit“
IFCC-Lagerbestandsaufnahmetool
25© 2011 IFCC GmbH
Bestand heute: 425.000
Nach Stammdatenanlage: 246.000
Nach Feintuning Stammdaten: 220.000
•Volumenbündelung
•Beschaffungsprozessbeschleunigung
•Lieferantenbündelung
•Automatisierte Bestellung durch Meldebestand
•Reverse-Pooling
425.00014.8 Mio
246.0008,6 Mio
210.0007,4 Mio
170.0005,9 Mio
•Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing)
•Lagerplatzoptimierung
•Lagerplatzkonsolidierung
•Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung
•Substitutionsmanagement (z.B. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion
Quick-Wins
Kapitalbindung max. 5,0 Mio € Senkung der Gemeinkost en in Höhe von ??? €
13.10.2011
13.10.2011 26© 2011 IFCC GmbH
•Bewirtschaftungskonzept (Outsourcing)
•Lagerplatzoptimierung
•Lagerplatzkonsolidierung
•Poolingkonzept (wirkt auf Lagerkosten, Volumen-, Lieferantenbündelung, Teileinstandsetzung und Entsorgung
•Substitutionsmanagement (z.B. gleiche Relais von unterschiedlichen Lieferanten) Ersatzteil-Ersatzteil Reduktion
Ein aktuelles Projekt – wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes
Bestandsaufnahme
Dubletten
Kritikalitätsanalyse
Bestandshöhe
Was muss ich vorhalten
Was kann über eine Plattformbeschafft werden
aus 5.000 unique bestandsgeführteTeilewerden 1.500 unique bestandsgeführte Teile
Aktueller Stand
Weiterer Schritt
Ergebnis
13.10.2011 27© 2011 IFCC GmbH
Ein Projekt in Planung – wesentliche Erweiterung des methodischen Ansatzes
Bewirtschaftung
•Ein- Auslagerung•Stammdaten•Bewegungsdaten•Übergreifende Disposition
LagerB
LagerA
LagerC
Lieferant C
Lieferant B
LieferantA
Konzernunternehmen (1.400 Mill. € Umsatz)
Mehrere Produktionsstandorte in Deutschland
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 28
Schulung – Qualifikation - Organisation
Heterogener Personenkreis:
Betriebsleiter
Meister
Lagerarbeiter
Unterschiedliche Ansprachen – bei gleichen Zielen - Themengebiete
Wie suche ich im neuen System [Sprache, Schlagwörter]
Wie finde ich im Lager
Einlagerung und Entnahme – warum „so“ und nicht anders
Wie wollen wir diese Vorgehensweise sicherstellen
Wettbewerb –“Logistik.NRW “
Teilnahme am vom Ministerium für Wirtschaft, Mittelstand und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen ausgeschriebenen Förderwettbewerb „Logistik.NRW“
mit dem Projektvorschlag:
„Chem-Log-Net“Logistiknetzwerk für die Chemieparks in NRW zur gemeinsamen Nutzung von Ersatzteilen
Chem-Log-Net: Die Projektidee
Spezif
ikatio
n + B
estan
d
Zu- +
Abg
änge
Spezifikation + B
estand
Zu- + AbgängeS
pezi
fikat
ion
+ B
esta
nd
Spezifikation + Bestand
Zu-
+ A
bgän
ge
Zu- + Abgänge
Das Netzwerk
Chem-Log-Net: Die Projektidee
Spezifikation + BedarfSpezif
ikatio
n +
Bedar
f
1) Empfänger definiert Dringlichkeitsgrad:1. Logistik kostenoptimiert2. Logistik ausbalanciert3. Logistik zeitoptimiert
Bezahlung
Ersatzteil
Informations- und Materialfluss
12
3
4
Chem-Log-Net: Die Projektidee
Ersatzteil1)
Simulation zur Vermeidung von Engpassteilen
Lebenszyklusinformationen
Lebenszyklusinformationen
Lebenszyklusinformationen
Mes
sdat
en
XYZ-Analyse
0
5
10
15
20
25
30
P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9
P10 P11 P12
Periode
Abs
atz
/ Ver
brau
ch
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Wertanteil Mengenanteil
D
C
B
APrognose zur Vermeidung von Engpassteilen
Optimierung der Bestände
Chem-Log-Net: Effekte für Netzwerkpartner
Für Anlagenbetreiber und IH-Dienstleister
� Optimierung der Ersatzteilverfügbarkeit
� durch konzernübergreifenden Austausch
� durch verbesserte Planbarkeit der Bedarfe
� Gerechte Verteilung von Kosten und Nutzen
� Reduzierung der Bestände
� Senkung von Lagerkosten
IFCC Projekte (Auszug)
© 2011 IFCC GmbH 3413.10.2011
IFCC Projekte (Auszug)
© 2011 IFCC GmbH 3513.10.2011
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 36
IFCC Projekte (Auszug)
© 2011 IFCC GmbH 3713.10.2011
IFCC-Partner
Mitglied &
KooperationspartnerSAP
Beschaffungs-
dienstleistungen
38© 2011 IFCC GmbH
Standardisierungsplattform
für Materialstammdaten
13.10.2011
Geschäftsprozess-
optimierung
Entwicklungspartner
IFCC-Mitarbeiter
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 39
IFCC-Leistungsportfolio
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 40
Für Fragen stehen Ihnen gerne zur Verfügung:
Dr. Ulrich ManzGesellschafter
Tel.: +49 6071 499 319 0
Mobil: +49 178 6938254
E-Mail: [email protected]
Ayhan BulutGeschäftsführer
Tel.: +49 6071 499 319 14
Mobil: +49 178 6938308
E-Mail: [email protected]
13.10.2011 © 2011 IFCC GmbH 41