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13 Giugno 2012
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
EQUITALIA SERVIZI
MANUALE UTENTE
SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E CONSULTAZIONE
DELL’ARCHIVIO E DEI PROVINI PER IL BENESTARE ALLA STAMPA
Compilatore :
Revisione :
Approvazione :
Distribuito a :
Documento EQS-DOCW200
EQS-DOCW200_13062012
13/06/12 ver. 2.0
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AGGIORNAMENTI AL DOCUMENTO
N.Rev Data Pagine
Modificate Modificato Rivisto Approvato
1.0 29/12/2010
1.1 11/04/2011 Capitoli 4.4,
4.5 e 4.6 Schiavone
1.2 24/08/2011
Capitolo 3. Inserite le
coperture dei
dati sensibili
Schiavone
2.0 13/06/2012
Modificata la
versione per allineamento
con la guida
ai Servizi
Schiavone
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13/06/12 ver. 2
Sommario
1. INTRODUZIONE ............................................................................. 5
1.1 PREMESSA .......................................................................................... 5
1.1.1.Modalità di compilazione del Prospetto profilazioni .............................. 5
1.1.2.Modalità di compilazione del Prospetto comunicazione email di notifica provini disponibili .......................................................................... 5
2. MODALITA’ DI ACCESSO ALL’APPLICAZIONE ................................. 7
3. CONTROLLO QUALITÀ – BENESTARE ALLA STAMPA ..................... 10
3.1 CONTROLLO FORMALE DI QUALITÀ DEI PROVINI APPROVATI .................................12
4. CONSULTAZIONE DOCUMENTI PRESENTI IN ARCHIVIO .............. 16
4.1 VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO.................................................................17
4.2 RICERCA:..........................................................................................19
4.3 STAMPA ............................................................................................22
4.4 VARIAZIONE INDIRIZZO: ........................................................................23
4.5 VARIAZIONE INDIRIZZO – STORICITÀ ..........................................................28
4.6 STAMPA CARTELLA MODIFICATA NELL’INDIRIZZO .............................................29
4.7 MULTISTAMPA DOCUMENTI ......................................................................31
4.8 VISUALIZZAZIONE E ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO ..............................34
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13/06/12 ver. 2.0
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Indice delle figure
FIGURA 1- PORTALE EQUITALIA SERVIZI ..................................................................... 7 FIGURA 2 – PORTALE EQUITALIA SERVIZI – ACCESSO AREA RISERVATA ......................... 8 FIGURA 3- AREA RISERVATA – SERVIZI PER AGENTI ..................................................... 9 FIGURA 4 – DOCUMENTI WEB – SCHERMATA INIZIALE .................................................10 FIGURA 5 – DOCUMENTI WEB – LISTA DEI PROVINI DA APPROVARE ..............................12 FIGURA 6A – DOCUMENTI WEB – INSERIMENTO MOTIVAZIONE SCARTO ........................14 FIGURA 6B – DOCUMENTI WEB – INSERIMENTO MOTIVAZIONE SCARTO A TESTO LIBERO 15
FIGURA 7 – DOCUMENTI WEB – MENU AD ALBERO CON LE TIPOLOGIE DI DOCUMENTO A CUI L’UTENTE È ABILITATO .......................................................................................16
FIGURA 8 – DOCUMENTI WEB – SELEZIONE DI UN DOCUMENTO PER LA VISUALIZZAZIONE17 FIGURA 9 – DOCUMENTI WEB – VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO – COMANDI DISPONIBILI18 FIGURA 10 – DOCUMENTI WEB – IMPOSTAZIONE DEI CRITERI DI RICERCA ....................19 LE POSSIBILI MODALITÀ DI RICERCA SONO LE SEGUENTI: ...........................................19 FIGURA 11 – DOCUMENTI WEB – ESEMPIO DI RICERCA PER CODICE FISCALE.................21 FIGURA 12 – DOCUMENTI WEB – STAMPA DI UN DOCUMENTO ......................................22 FIGURA 13 – DOCUMENTI WEB – VARIAZIONE INDIRIZZO – RIGHE MODIFICABILI ..........23 LE VARIAZIONI POSSIBILI SONO LE SEGUENTI: ..........................................................23 FIGURA 14 – DOCUMENTI WEB – ESEMPIO DI VARIAZIONE RIGA DI INDIRIZZO .............25 FIGURA 15 – DOCUMENTI WEB – CANCELLAZIONE MODIFICHE ALLE RIGHE DI INDIRIZZO26 FIGURA 16 – DOCUMENTI WEB – CONTROLLO MODIFICHE ESEGUITE SULL’INDIRIZZO ....27 FIGURA 17 – DOCUMENTI WEB – VISUALIZZAZIONE MODIFICHE ESEGUITE SULL’INDIRIZZO
.......................................................................................................................28 FIGURA 18 – DOCUMENTI WEB – RISTAMPA DELLA VERSIONE ORIGINALE DI UNA CARTELLA
CON INDIRIZZO MODIFICATO (1) ........................................................................29 FIGURA 19 – DOCUMENTI WEB – RISTAMPA DELLA VERSIONE ORIGINALE DI UNA CARTELLA
CON INDIRIZZO MODIFICATO (2) ........................................................................30 FIGURA 20 – DOCUMENTI WEB – STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (1) .................................31 FIGURA 21 – DOCUMENTI WEB – STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (2) .................................32 FIGURA 22 – DOCUMENTI WEB – STAMPA DI PIÙ DOCUMENTI (3) .................................33 FIGURA 23 – DOCUMENTI WEB – ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO (1) .............34 FIGURA 24 – DOCUMENTI WEB – ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO (2) .............35
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13/06/12 ver. 2.0
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1. INTRODUZIONE
Lo scopo del seguente documento è quello di illustrare le funzionalità e le modalità
operative di utilizzo del servizio Documenti Web per le diverse tipologie di utenti.
Documenti web è lo strumento che permette agli Agenti della riscossione di verificare i provini di stampa, per approvarli o scartarli, e di consultare l’archivio documentale di
Equitalia Servizi, contenente i documenti stampati ed inviati ai contribuenti.
1.1 PREMESSA
Per poter accedere all’applicazione è necessario essere utenti del portale Equitalia
Servizi ed essere abilitati al servizio ‘Documenti Web’. Per richiedere l’accesso alla consultazione dei diversi tipi di documento ed alle varie funzionalità è necessario
compilare il documento ‘Prospetto per richiesta attivazione profilazione per ‘Documenti
web’’ disponibile al seguente link: Documenti_web_Prospetti_Profilazioni_e_email_notifica_ADR_V_2_0.xlsx
1.1.1. Modalità di compilazione del Prospetto profilazioni
1. Nel campo ‘Codice utente’ inserire il codice utente del portale Equitalia Servizi
(C001XXX);
2. La sezione ‘Controllo qualità’ deve essere utilizzata per richiedere l’abilitazione all’approvazione dei provini; nei campi relativi ai documenti di interesse inserire
‘C’, se si vuole che l’utente sia abilitato a tutti i provini dell’Agente della
Riscossione, o ‘A’ se lo si vuole abilitare ai soli provini per l’ambito territoriale di appartenenza;
3. La sezione ‘Archivio Documentale’ deve essere utilizzata per richiedere
l’abilitazione alla visualizzazione dei documenti inviati ai contribuenti; anche in questo caso nei campi relativi ai documenti di interesse inserire ‘C’, se si vuole
che l’utente sia abilitato a tutti i documenti dell’Agente della Riscossione, o ‘A’
se lo si vuole abilitare ai soli documenti per l’ambito territoriale di
appartenenza.
1.1.2. Modalità di compilazione del Prospetto comunicazione email di notifica
provini disponibili
Questo prospetto deve essere compilato esclusivamente per le comunicazioni relative
all’attivazione del controllo qualità dei documenti; per la pubblicazione nell’archivio dei
documenti inviati ai contribuenti non è previsto l’invio di alcun messaggio di posta elettronica.
1. Nel campo ‘Ambito territoriale’ inserire il codice dell’ambito territoriale a cui faranno riferimento gli indirizzi di posta elettronica codificati nei campi
successivi
2. Nei campi relativi ai diversi tipi di documento devono essere inseriti gli indirizzi
di posta elettronica ai quali inviare le email di notifica della disponibilità di
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provini da verificare, possono essere quindi codificati indirizzi diversi in base
alla tipologia di documento.
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2. MODALITA’ DI ACCESSO ALL’APPLICAZIONE
Si accede al portale di Equitalia Servizi (http://www.equitaliaservizi.it) e si seleziona
l’opzione AREA RISERVATA per effettuare il login
Figura 1- Portale Equitalia Servizi
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Successivamente inserire userid e password e premere il pulsante Entra per
accedere alla lista dei servizi a cui si è abilitati
Figura 2 – Portale Equitalia Servizi – Accesso area riservata
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Nella schermata successiva, selezionando la linguetta SERVIZI AGENTI,
vengono visualizzati al centro della pagina i servizi disponibili e poco sopra, sottolineati, i servizi a cui l’utente è abilitato. Cliccando sulla scritta
DOCUMENTI WEB si accede all’applicazione:
Figura 3- Area Riservata – servizi per Agenti
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3. CONTROLLO QUALITÀ – BENESTARE ALLA STAMPA
Successivamente al logon in ‘Documenti Web’, nel menu ad albero sulla
sinistra della schermata si troverà una cartella per ciascuna tipologia di
documento a cui l’utente è abilitato. Tutte le cartelle relative alla validazione
dei provini sono chiamate ‘Controllo qualità xxxxx’, dove xxxx è il tipo di documento (Cartelle, fermi amministrativi, ecc.). Sotto ciascuna di queste
cartelle saranno visibili una o piú voci, in base alle abilitazioni dell’utente e al
tipo di approvazioni richieste per uno specifico documento; per comodità
riporteremo tutte le voci possibili:
Figura 4 – Documenti Web – schermata iniziale
Provini da verificare
(Produzione)
In questa sezione verranno visualizzati i provini
appena archiviati. Qui gli utenti della produzione o dei
centri dovranno eseguire i controlli formali di qualità. L’approvazione renderà disponibili i provini al
personale dell’A.d.R.
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Provini da
approvare (A.d.R.)
Qui saranno visualizzati tutti i provini in attesa di
approvazione/diniego da parte dell’ A.d.R.
Provini approvati Qui saranno visualizzati i provini approvati dagli A.d.R.
Provini rigettati Qui saranno visualizzati i provini scartati dagli A.d.R.
Provini inviati in
tipografia
(Produzione)
Qui saranno visualizzati i provini riferiti a flussi
effettivi inviati in tipografia a seguito del
completamento del processo di approvazione
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3.1 CONTROLLO FORMALE DI QUALITÀ DEI PROVINI APPROVATI
Accedendo alla voce di menu Provini da verificare (Produzione) o Provini
da approvare (A.d.R.) appare la seguente schermata:
Figura 5 – Documenti Web – lista dei provini da approvare
Il significato delle icone in alto:
- Scarta - Scarta il provino
- Approva - Approva il provino e lo rende disponibile per l’A.d.R. (nel
caso di utenti della produzione e dei Centri). Approva il provino e dá il benestare per la stampa nel caso degli utenti degli A.d.R.
Area nascosta
per la
protezione dei dati personali
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- Tipografia - Aggiorna gli indici del provino per la notifica dell’invio in
tipografia. Presente solo per gli utenti di produzione EQS.
- Undo – Permette di correggere l’errata approvazione/diniego di un
provino, ripristinandolo allo stato iniziale. Presente solo per gli utenti
di produzione EQS.
PDF – Permette di estrarre il provino in formato PDF
Deve essere inserito il numero richiesta nel campo Numero Richiesta e il codice dell’ambito territoriale nel campo Concessione. Premendo invio vengono
visualizzati solo i provini relativi alla richiesta ed all’ambito territoriale
selezionati. Per visualizzare i singoli documenti è sufficiente cliccare due volte
sulla riga di interesse: verrà aperta una nuova finestra del browser con la
visualizzazione del documento. Per approvare bisognerà cliccare sull’icona Approva, per scartare il provino cliccare sull’icona Scarta.
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Nel caso si debba scartare un provino verrà presentato un menu a tendina dal quale dovranno essere selezionate le motivazioni dello scarto:
Figura 6a – Documenti Web – inserimento motivazione scarto
Area nascosta per la protezione dei
dati personali
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E’ stata mantenuta inoltre la possibilità di inserire una motivazione a testo libero, per un massimo di 100 caratteri, come si può vedere dalla immagine
successiva:
Figura 6b – Documenti Web – inserimento motivazione scarto a testo libero
Qualora non si desiderasse inserirla è sufficiente cliccare su ok per procedere
con lo scarto del provino.
E’ consigliabile comunque inserirla qualora nella motivazione sia stato selezionato ‘Z9 – Altro’, per permettere alle persone del Servizio Gestione
Stampe di capire i motivi dello scarto.
Area nascosta per la protezione dei dati personali
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4. CONSULTAZIONE DOCUMENTI PRESENTI IN ARCHIVIO
In questo caso le cartelle nel menu ad albero della parte sinistra dello schermo
avranno i nomi dei documenti stessi (Cartelle, Fermi, ecc.). Posizionando il
cursore e cliccando sulla cartella principale si apre l’albero delle directory
abilitate:
Figura 7 – Documenti Web – menu ad albero con le tipologie di documento a cui
l’utente è abilitato
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4.1 VISUALIZZAZIONE DOCUMENTO
Cliccare sulla directory interessata per ottenere l’elenco dei documenti presenti
in archivio:
Figura 8 – Documenti Web – selezione di un documento per la visualizzazione
Fare doppio clic sulla riga del documento da visualizzare.
Inserire il valore di ricerca per visualizzare solo i documenti corrispondenti al
criterio inserito
Area
nascosta per la
protezione
dei dati personali
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Visualizzazione documento:
Stampa
Ridimensionare il documento
Spostarsi nel documento (Pg-up Pg-down)
Documento precedente o successivo
Figura 9 – Documenti Web – visualizzazione documento – comandi disponibili
Area nascosta
per la protezione
dei dati personali
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4.2 RICERCA:
La ricerca di un documento o gruppo di documenti può essere eseguita su uno
qualsiasi degli indici previsti, nel caso delle cartelle di pagamento: Num.
Richiesta, Numero cartella, Codice fiscale, importo.
Figura 10 – Documenti Web – impostazione dei criteri di ricerca
Le possibili modalità di ricerca sono le seguenti:
Documento o documenti uguale/i al valore immesso
Documento/i diverso del valore immesso
Documento/i minore del valore immesso
Documento/i maggiore del valore immesso
Documento/i minore o uguale al valore immesso
Area nasco
sta
per la
protezione
dei
dati perso
nali
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Documento/i maggiore o uguale al valore immesso
Documenti compresi in un range
Documento/i che contengono una parte del valore immesso
Documento/i che contengono il valore immesso
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Esempio di ricerca codice fiscale
La ricerca di un documento con codice fiscale che contenga le lettere DNL va
così eseguita:
1 fare click sull’indice di ricerca Codice fiscale e scrivere la stringa da
ricercare;
2 fare click sull’icona dei parametri di ricerca e selezionare Contengono;
3 dare invio per iniziare la ricerca
Figura 11 – Documenti Web – esempio di ricerca per codice fiscale
Area
nasco
sta per la
protez
ione dei
dati
personali
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4.3 STAMPA
Figura 12 – Documenti Web – stampa di un documento
Area nascosta
per la
protezione dei dati personali
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4.4 VARIAZIONE INDIRIZZO:
Questa funzionalità è stata modificata successivamente all’introduzione della
nuova cartella. La principale differenza è data dalla presenza della relata
sull’ultima pagina del documento, il cambio di indirizzo modificherà quindi,
oltre alla riga sul frontespizio, anche la corrispondente riga sulla relata. In virtù del fatto che l’indirizzo in relata non può esporre righe vuote
(come da regole postali), sarà possibile modificare le righe già
valorizzate sul documento originale.
Figura 13 – Documenti Web – variazione indirizzo – righe modificabili
Le variazioni possibili sono le seguenti:
Variazione della prima riga di indirizzo
Variazione della seconda riga di indirizzo
Variazione della terza riga di indirizzo
Variazione della quarta riga di indirizzo
Area nascosta per la
protezione dei dati
personali
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Variazione della quinta riga di indirizzo
Ripristino della visualizzazione originale
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13/06/12 ver. 2.0
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Variazione indirizzo (2):
1 - fare click sull’icona della riga da modificare (la riga viene evidenziata)
2- Sulla finestra di modifica scrivere il nuovo indirizzo
3 - Fare clic su OK
Figura 14 – Documenti Web – esempio di variazione riga di indirizzo
Area nascosta per la protezione dei dati personali
Area nascosta per la protezione dei dati personali
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Variazione indirizzo
Cancellazione modifiche apportate nell’indirizzo
Fare click su icona di cancellazione
Figura 15 – Documenti Web – cancellazione modifiche alle righe di indirizzo
Area nascosta per la protezione dei
dati personali
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13/06/12 ver. 2.0
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
Variazione indirizzo: controllo modifiche apportate (storicità)
Per il controllo delle modifiche eseguite sull’indirizzo,
fare doppio click sull’icona post-it
Figura 16 – Documenti Web – controllo modifiche eseguite sull’indirizzo
Area nascosta per la
protezione dei dati
personali
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13/06/12 ver. 2.0
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
4.5 VARIAZIONE INDIRIZZO – STORICITÀ
Viene visualizzata la storia delle modifiche effettuate, completa degli utenti e delle date.
Figura 17 – Documenti Web – visualizzazione modifiche eseguite sull’indirizzo
Area nascosta per
la protezione dei
dati personali
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13/06/12 ver. 2.0
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4.6 STAMPA CARTELLA MODIFICATA NELL’INDIRIZZO
Le cartelle modificate nell’indirizzo sono contraddistinte da una nota posta a sinistra della cartella.
Per stampare la cartelle originale, senza la nota agire come segue:
1 – fare click con il tasto destro del mouse in qualsiasi punto della
cartella
2 – fare click su Note History
Figura 18 – Documenti Web – ristampa della versione originale di una cartella con
indirizzo modificato (1)
Area nascosta per la protezione dei dati personali
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3 - fare click su No notes per togliere la nota
4 – stampare il documento
Figura 19 – Documenti Web – ristampa della versione originale di una cartella con
indirizzo modificato (2)
Area nascosta per la protezione dei dati personali
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13/06/12 ver. 2.0
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4.7 MULTISTAMPA DOCUMENTI
Questa funzione offre la possibilità di stampare più documenti in un’unica soluzione. Anche se l’applicazione non prevede limiti nella scelta dei documenti
da stampare, per motivi prestazionali si ritiene opportuno che i documenti
selezionati non superino mai il massimo di 5. Eseguire i seguenti passi:
1 – impostare i parametri di ricerca per estrarre i documenti da stampare,
digitare invio;
Figura 20 – Documenti Web – stampa di più documenti (1)
Area
nascosta
per la protezion
e dei dati
personali
EQS-DOCW200_13062012
13/06/12 ver. 2.0
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2 sulla lista dei documenti estratti selezionare il primo facendo click con il
mouse
Figura 21 – Documenti Web – stampa di più documenti (2)
Area
nascosta
per la
protezione dei dati
personali
EQS-DOCW200_13062012
13/06/12 ver. 2.0
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
2- tenere premuto il tasto FRECCIA SU (presente a sinistra della tastiera sopra
il tasto CTRL) e fare click con il mouse sull’ultimo documento da portare in stampa (tutti i documenti presenti nel range selezionato verranno evidenziati)
3– fare click sull’icona stampa per stampare tutti i documenti presenti nel
range
Figura 22 – Documenti Web – stampa di più documenti (3)
Area
nascosta per
la protezione dei dati personali
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13/06/12 ver. 2.0
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
4.8 VISUALIZZAZIONE E ROTAZIONE DI PARTE DI UN DOCUMENTO
Fare click su tasto destro del mouse e selezionare la voce Rotate Anti-clockwise
Figura 23 – Documenti Web – rotazione di parte di un documento (1)
Area nascosta
per la
protezione dei dati personali
EQS-DOCW200_13062012
13/06/12 ver. 2.0
EQS-DOCW200_13062012 Data 13/6/12 ver. 2.0
Visualizzazione e rotazione di parte di un documento
Verrà visualizzato il documento ruotato di 90° in senso antiorario
Per ritornare all’orientamento originario fare click con il tasto destro del mouse
e selezionare Rotate Clockwise
Figura 24 – Documenti Web – rotazione di parte di un documento (2)
Area nascosta per la protezione dei dati personali
