Hướng dẫn sử dụng chương trình Eoffice

I. Đăng nhập- Mở trình duyệt (chrome, firefox, …)- Vào địa chỉ eoffice.npc.com.vn hoặc 10.21.0.25:

- Truy nhập vào site Công đoàn NPC: http://eoffice.npc.com.vn/CongDoanNPC.Hoặc đăng nhập trực tiếp vào trang theo đường dẫn trên

- Đăng nhập hệ thống:

- Nhập tên đăng nhập và mật khẩu (lần khởi tạo đầu tiên theo tệp đính kèm):

- Đổi mật khẩu: Sau khi đăng nhập lần đầu theo mật khẩu ngầm định, người dùng có thể đổi mật khẩu như sau:+ Bấm vào tên đăng nhập:

+ Bấm vào mục Quản lý password:

+ Nhập Password hiện tại, Password mới, Xác nhận Password (mới).+ Cuối cùng bấm Thay đổi Password để hoàn thành:

II. Văn thư1. Soạn thảo văn bản đi- Vào chức năng Công văn:

- Chọn chức năng tương ứng phía dưới bên phải màn hình:

- Chương trình đưa ra cửa sổ cập nhật văn bản đi:

- Văn thư cập nhật các thông tin công văn chính: Năm Số đi Ký hiệu (VD: /EVNNPC–CĐ) Nơi thảo Ngày công văn Lĩnh vực Loại VB Người kýĐối với các thông tin này, Văn thư lựa chọn trong danh sách, trừ thông tin ngày công văn nhập chính xác ngày công văn, số công văn: chương trình sẽ tự động tăng theo số công văn đã nhập; tuy nhiên Văn thư cần ghi nhớ để tránh các trường hợp đã giữ số hoặc nhập nhảy cách để số công văn liên tục, không có số rỗng.

- Nơi nhận:

+ Đối với các đơn vị Công đoàn bên ngoài trong Tổng Công ty: Chọn Nơi nhận trong danh sách.+ Cách thức tổ chức chương trình quy định các tổ Công đoàn Điện lực sẽ được coi như Phòng trong Công đoàn Công ty Điện lực. Vì vậy nếu công văn đi có gửi để các tổ Công đoàn theo dõi, Văn thư cần lựa chọn mục Các phòng ban Công đoàn.+ Đối với các trường hợp Nơi nhận là bên ngoài các đơn vị Công đoàn trong Tổng Công ty (VD: Bảo hiểm xã hội, …), Văn thư cập nhật trực tiếp đơn vị nhận bên ngoài vào ô Nơi nhận.

- Đính kèm tệp nội dung:+ Chương trình cho phép đính kèm nhiều tệp tin, các định dạng: Word (.doc, .docx). Excel (.xls, .xlsx), Acrobat (.pdf).+ Để đính kèm tệp tin .pdf đã có dấu và chữ ký của Lãnh đạo, cần sử dụng bản cứng quét bằng máy scan lưu ra file .pdf.+ Thao tác: Bấm vào tab Đính kèm tệp tin Chọn tệp

+ Màn hình kế tiếp:

Sau khi chọn được tệp Bấm Open (phía dưới bên phải màn hình).+ Tiếp tục Chọn tệp kế tiếp.+ Để hủy tệp đã chọn: bấm vào nút xóa bên cạnh tệp đã chọn.

- Sau khi đã cập nhật đầy đủ thông tin, Văn thư bấm vào nút Lưu để chuyển công văn đi. (Lưu ý: trước khi bấm Lưu để chuyển Công văn, cần rà soát lại thông tin chính xác).

- Nút Hoàn tất: để chuyển trạng thái xử lý công văn đi của Văn thư: chuyển từ đang xử lý sang trạng thái Đã xử lý.

- Kiểm tra: Văn thư vào mục Công văn trên trang chủ Văn bản đi Đang giải quyết / Đã giải quyết Lựa chọn Công văn đã soạn xem thông tin đã nhập.

2. Nhận và cập nhật công văn đến:2.1. Công văn đến qua mạng:

- Văn thư đăng nhập vào hệ thống Bấm vào chức năng Công văn- Trong mục Văn bản đến Chưa giải quyết:

- Tại cột bên trái thể hiện số lượng văn bản đến chưa giải quyết (năm 2018: có 2 văn bản).

- Chọn Văn bản cụ thể chưa giải quyết:

- Chương trình sẽ thể hiện chi tiết:

- Lựa chọn Soạn thảo:

- Tiếp theo, Văn thư chuyển cho Lãnh đạo duyệt: Lãnh đạo sẽ quyết định bộ phận nào xử lý chính, bộ phận nào phối hợp thực hiện:

- Lựa chọn Nơi gửi: Công đoàn Tổng Công ty Điện lực miền Bắc Lưu.- Sau khi nhận được bút phê của Lãnh đạo về việc bộ phận xử lý, Văn thư sẽ

nhập danh sách nơi nhận:

- Cuối cùng, Bấm lưu để kết thúc quá trình xử lý Văn bản đến.2.2. Công văn đến trực tiếp (bản giấy):

- Văn thư đăng nhập vào hệ thống Bấm vào chức năng Công văn- Chọn chức năng Soạn văn bản đến bên phải phía dưới màn hình:

- Văn thư sẽ phải tự cập nhật các thông tin của văn bản đến.

- Tương tự việc cập nhật Soạn văn bản đi, Văn thư sẽ phải quét Văn bản đến thành tệp .pdf và Đính kèm tệp tin.

- Mọi thao tác khác làm tương tự việc cập nhật văn bản đến qua mạng ở trên.

III. Người dùng:- Đăng nhập hệ thống- Chọn mục Công văn- Chọn danh sách Công văn chưa giải quyết giải quyết hoặc chuyển cho bộ

phận cấp dưới giải quyết.- Người dùng có thể xem lại các công văn bằng cách lựa chọn các mục tương

ứng chọn năm tháng công văn chọn file đính kèm để xem nội dung.