홍익대학교 Exchange 메일 시스템

Outlook Web App 사용자 가이드

목 차1. Outlook Web App.........................................................................................................1

1.1. Outlook Web App 시작..........................................................................................11.1.1. 웹 브라우저에서 Outlook Web App 주소 입력하기........................................1

1.2. 메일......................................................................................................................21.2.1. 계정 정보 보기...........................................................................................21.2.2. 계정 정보 편집하기.....................................................................................31.2.3. 전자 메일 보내기........................................................................................41.2.4. 전자 메일 대화보기.....................................................................................81.2.5. 자동 회신................................................................................................10

1.3. 일정....................................................................................................................121.3.1. 일정 공유................................................................................................121.3.2. 모임 요청................................................................................................14

1.4. 연락처.................................................................................................................191.4.1. 그룹 만들기.............................................................................................19

1.5. 옵션 참조.............................................................................................................221.5.1. 전자 메일 서명.........................................................................................221.5.2. 받은 편지함 규칙 만들기............................................................................231.5.3. 일정 옵션................................................................................................24

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1. Outlook Web AppMicrosoft Outlook 의 웹 기반 버전인 Microsoft Outlook Web App 을 통해 Web 에서 전자 메일을 사용할 수 있습니다. Outlook Web App 을 사용하면 웹에 연결된 모든 컴퓨터에서 Microsoft Exchange 사서함에 액세스할 수 있습니다. 또한 Hotmail 또는 Gmail 과 같은 다른 계정을 Outlook Web App 계정에 연결하여 해당 계정의 전자 메일을 추적할 수 있습니다.

1.1. Outlook Web App 시작1.1.1. 웹 브라우저에서 Outlook Web App 주소 입력하기인터넷이 연결된 경우 웹 브라우저를 열어 주소 입력 창에 직접 Outlook Web App 주소를 입력해 이동할 수 있습니다.

① 웹 브라우저를 열거나, 이미 열려 있는 경우 새 창을 엽니다. https://hmail.hongik.ac.kr 또는 http://hmail.hongik.ac.kr 로 이동 합니다.

② 전자 메일 주소와. 암호를 입력한 후 [로그인]을 클릭합니다. 전자 메일 주소 대신, 사용자 메일 ID 또는 사용자 사번을 입력하셔도 정상적으로 로그인이 가능합니다. 아래는 사용자 메일 ID 를 입력한 예입니다.

③ Outlook Web App 이 실행됩니다.

1.2. 메일Outlook Web App 에서 메일을 보내고 받을 수 있습니다. Outlook 메일과 동일한 기능을 지원합니다.

1.2.1. 계정 정보 보기Outlook Web App 계정 정보를 확인할 수 있습니다.

① [Outlook Web App] 화면에서 [설정] – [옵션]를 클릭합니다.

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② 계정 정보를 확인할 수 있습니다.

1.2.2. 계정 정보 편집하기Outlook Web App 계정 정보에 대한 변경사항이 있는 경우 편집할 수 있습니다.

① [계정] – [내 계정]의 하단의 정보 편집을 선택합니다.

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② [계정 정보] 화면에서 계정 정보를 추가하거나 변경할 수 있습니다.

1.2.3. 전자 메일 보내기Outlook Web App 의 메일 화면에서 새 메일을 선택하면, 새로운 메일을 작성할 수 있습니다.

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① 조직도 기능 사용하기

[새 메일] 화면에서 조직도 버튼을 선택하면 홍익대학교 조직도에서 메일 수신인을 선택할 수 있습니다.

: 선택 체크된 부서의 부서 메일을 수신인으로 추가합니다 (본부를 체크 한 후 버튼을 선택하게 되면 본부 부서의 메일 주소가 추가됩니다.)

: 선택 체크된 부서 또는 사용자를 수신인으로 추가합니다. (부서에 체크가 된 경우에는 전임교원,비전임교원,조교,직원의 선택에 따라, 해당

항목에 맞는 사용자가 수신인으로 추가합니다.)

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: 수신인으로 추가된 사용자에서 체크된 사용자를 수신인에서 제거합니다.

: 모든 수신인을 수신인에서 제거합니다. 검색 : 이름/부서/직급을 통해 조직도 사용자의 검색을 진행하며, 검색된 결과는 검색결과

탭에 표시됩니다.

확인 : 확인을 선택하시면 수신인으로 선택된 사용자가, 받는사람/참조/비밀참조에 추가됩니다.

② 대용량 첨부 기능 사용하기

[새 메일] 화면에서 대용량 버튼을 선택하면 대용량 첨부를 추가할 수 있는 화면이 표시됩니다. Drag & Drop 을 통해 폴더로부터 파일을 끌고 와 추가 할 수 있으며, 파일 첨부 버튼을 선택해서 파일 첨부를 할 수 있습니다.

③ 수신확인 기능 사용하기

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[새 메일] 화면에서 수신확인에 체크를 한 후 메일을 전송하면, 보낸 편지함에서 수신

확인 기능을 사용할 수 있습니다.

[보낸 메일]에서 수신확인을 선택하시면 수신인이 메일을 읽었는지 확인 할 수 있습니다.

④ EML 기능 사용하기

[받은 편지함], [보낸 편지함]에서 Outlook 에서 인식되는 메일 형식인 EML 로 저장하기

기능을 사용할 수 있습니다.

EML 로 저장하고자 하는 메일을 선택 후 EML 버튼을 선택하시면 됩니다.

EML 버튼을 선택하면, 다음과 같이 메일을 저장할 수 있는 창이 표시됩니다.

파일명 선택 또는 확인을 누르시면, PC 에 메일을 저장할 수 있습니다.

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1.2.4. 전자 메일 대화보기기본적으로 Outlook Web App 에서는 읽기 창이 설정된 경우 항상 모든 전자 메일 폴더에서 대화 보기를 사용합니다. 대화 보기는 대화에 포함된 모든 메시지를 단일 보기로 표시합니다.

① [메일] 화면에서 [대화의 정렬 기준] 목록 단추를 누르면 [대화 설정]에 체크되어 있습니다.

② 메시지 목록에서 대화로 묶기가 되어 있는 메일 아이콘을 클릭하면 대화로 묶기 되어 있는 메일 목록을 확인할 수 있습니다.

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③ 대화 설정 옵션은 [설정] – [옵션]을 클릭합니다.

④ [설정]에서 [메일]탭 – [대화] 영역에서 옵션을 변경한 후 [저장]을 클릭합니다.

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1.2.5. 자동 회신출장 중이거나 부재중인 경우 자동 회신을 설정해서 서버에서 메일을 자동 회신할 수 있는 기능입니다. 장기간 자리를 비우는 경우 설정해 놓으면 다른 사용자와 원활하게 커뮤니케이션 할 수 있습니다.

① Outlook Web App 화면에서 [설정] – [옵션]을 클릭합니다.

② Outlook Web App 화면에서 [옵션] – [전자 메일 구성] – [자동 회신] 탭에서 [자동 회신] 옵션 단추를 클릭하고 내용을 입력한 후 [저장]을 클릭합니다.

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<TIP> 자동 회신 기능을 설정해 놓으면 메일 발송시 해당 계정을 선택했을 때 메일 팁으로 자동 회신 설정에 대한 내용을 메일 발송 전에 확인할 수 있습니다.

1.3. 일정Outlook Web App 일정을 통해 약속을 등록하고 모임 요청을 진행할 수 있습니다.

1.3.1. 일정 공유일정을 공유하여 상대방의 일정을 내 Outlook Web App 일정 화면에서 바로 확인할 수 있습니다. 일정을 공유하고 싶다면 먼저 일정 공유 메일을 발송해야 합니다.

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① Outlook Web App 에서 [일정]을 클릭합니다. [일정] 화면 상단에서 [공유]를 클릭합니다.

② [초대 공유] 페이지가 나오면 초대 메일을 발송할 사람을 입력하고, 공유 옵션을 선택합니다.

③ 상대방이 일정을 공유한 메일을 받으면 메일 읽기 창에서 [일정 추가]를 클릭합니다.

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④ [일정]으로 이동하면 일정 탐색 창에 [사용자 일정] – [요청한 사용자명]이 등록되었음을 확인할 수 있습니다. 클릭하면 일정이 나란히 보기로 보여집니다.

1.3.2. 모임 요청미팅이나 회의를 진행하고 할 때 일정에서 모임 요청 기능으로 메일을 발송할 수 있습니다. 모임 요청 메일을 발송하게 되면 자동으로 일정에 약속으로 등록됩니다.

① [일정] 화면에서 [새 이벤트]를 클릭합니다.

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② [이벤트] 화면이 나오면 [참석자], [위치]를 선택하고 이벤트, 제목, 시간, 내용을 입력합니다.

③ 모임을 요청할 일정에 구성원들의 일정을 확인하고 싶다면 상단의 [일정 도우미]을 클릭합니다. 구성원들의 일정을 확인하고 서버에서 제안하는 시간도 확인할 수 있습니다. 모임 요청에 큰 충돌이 없다면 [보내기]를 눌러 메일을 발송합니다.

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<TIP> 모임 요청 받은 메일을 확인하게 되면 메시지 내용 상단에 [수락], [미정], [거부] 단추로 응답할 수 있음을 확인할 수 있습니다.

④ [일정] 화면에 등록된 모임 요청을 열어 보면 모임 요청 메일을 받은 사람들의 응답을 확인할 수 있습니다.

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⑤ 모임 요청에 대한 내용이 변경된 경우는 편집한 후 [보내기] 단추를 눌러 관련 내용을 모임 요청에 초대 받은 사람에게 공유해줄 수 있습니다.

⑥ 모임 요청이 취소되는 경우에는 [모임 취소]를 클릭하여 모임 요청 취소 메일을 발송하면 됩니다.

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⑦ 모임 취소 메일일 발송되면 모임을 이끈 사용자 일정은 사라지고 모임 요청 메일을 받은 사용자는 일정 화면에 [취소됨]이라고 나타납니다.

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1.4. 연락처Outlook Web App 에서 사용할 수 있는 연락처 기능으로는 그룹 및 공용 그룹을 만들어 메일 발송시 여러 명의 사람들에게 빠르게 메일을 발송할 수 있습니다.

1.4.1. 그룹 만들기개인적으로 메일 발송시 여러 사용자를 한번에 발송할 수 있도록 그룹을 만들어 이용할 수 있습니다.

① [사용자] 화면에서 [새로 만들기] – [그룹 만들기]을 클릭합니다.

② [그룹 이름]을 지정하고, [구성원]을 추가합니다.

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③ 구성원이 추가된 목록이 나타나면 [저장 후 닫기]를 클릭합니다. 그룹에 대한 설명은 [메모] 영역에 입력할 수 있습니다.

<TIP> 그룹 목록에서 구성원을 제거하고 싶다면 구성원을 선택한 후 [그룹에서 제거]를 클릭합니다.

④ [사람] 화면에서 그룹 이름으로 검색해보면 새 그룹이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

<TIP> [사람] 화면 좌측에서 [그룹] 옵션을 선택해도 등록된 그룹을 확인할 수 있습니다.

⑤ 검색된 그룹명에서 [메일 보내기]를 클릭합니다.

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⑥ 새 메시지 창에 그룹명이 자동으로 등록됩니다.

1.5. 옵션 참조Outlook Web App 의 메일 및 일정에 옵션을 설정할 수 있습니다.

1.5.1. 전자 메일 서명Outlook Web App 에서 메일 발송 시 온라인 서명을 추가할 수 있습니다.

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① Outlook Web App 화면에서 [설정] – [옵션]을 클릭합니다.

② [옵션] 화면의 [메일] 탭에서 [전자 메일 서명]을 등록합니다.

③ [보내는 메시지에 자동으로 내 서명 포함] 항목을 선택한 후 [저장]을 클릭합니다.

④ Outlook Web App 에서 [메일]로 이동한 후 새 메시지 창을 선택합니다. 새 메시지 창에 서명이 추가된 것을 확인할 수 있습니다.

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1.5.2. 받은 편지함 규칙 만들기Outlook Web App 에서 메일 수신시 규칙을 걸어 메일 처리 방법을 선택합니다. 규칙은 표시된 순서대로 적용됩니다. 규칙을 실행하지 않으려면 이를 해제하거나 삭제할 수 있습니다.

① Outlook Web App 화면에서 [설정] – [옵션]을 클릭합니다.

② [옵션] 화면의 [전자 메일 구성] – [받은 편지함 규칙] 탭이 선택되면 [+]를 클릭합니다.

③ [새 받은 편지함 규칙] 화면이 나오면 규칙을 설정한 후 [저장]을 클릭합니다.

<TIP> 규칙을 추가하고 싶다면 [기타 옵션]을 클릭합니다.④ 새 받은 편지함 규칙이 추가된 것을 확인할 수 있습니다

1.5.3. 일정 옵션Outlook Web App 일정에 적용할 옵션을 선택할 수 있습니다.

① Outlook Web App 화면에서 [설정] – [옵션]을 클릭합니다.

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② [옵션]에서 [설정] – [일정] 탭을 클릭합니다. 모양, 미리 알림, 자동 처리에 대한 설정을 변경한 후 [저장]을 클릭하면 일정에 적용됩니다.

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