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Entrenamiento Órdenes de compra y configuración de cuenta
SAP Ariba
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Bienvenida e Introducción
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
Solicitudes de Colaboración
Configuración de Empresas ( Administración)
Visualización de Orden de Compra
Factura
AGENDA
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Para acceder, deberá Ingresar al siguiente link:
https://service.ariba.com/Supplier.aw/
Luego usted deberá iniciar sesión con sus credenciales de Ariba Network.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
Si usted necesita recuperar sus claves de acceso debe presionar sobre la opción ¿Tiene problemas para iniciar
sesión?
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Super Cliente S.A.
Super Cliente S.A.
Otra Empresa Ltda.
Otra Empresa Ltda.
Otra Empresa Ltda.
Super Cliente S.A.Otra Empresa Ltda.
En el Centro de ayuda usted podrá encontrar manuales y
videos con todo el soporte que requiera para el uso de la
plataforma.
Para obtener asistencia remota de un problema específico,
deberá presionar en:
“Ver más”
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Para acceder a los canales de asistencia deberá presionar en:
“Centro de asistencia”.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Los canales de asistencia son los siguientes:
• Correo electrónico.• Chat con asistente en línea.• Soporte telefónico.
Escriba lo que está buscando.
Revise los artículos de ayuda.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Para enviar la solicitud complete los
campos requeridos marcados con un
asterisco, adicionalmente usted puede adjuntar una
impresión de pantalla.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Para obtener ayuda vía
chat con un asistente
en línea, deberá
completar los campos
obligatorios con
asterisco de color rojo.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Para obtener ayuda telefónica, deberá seleccionar el país donde se encuentra ubicado
y obtendrá el número correspondiente.
Acceso al Portal Ariba y Canales de Soporte
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Soporte a Proveedores ¿ A quién tengo que llamar?
Temas de navegación o funcionales de la herramienta, deberá contactarse con el Soporte de Ariba
Cualquier consulta específica del negocio deberán contactar a Pampa Energía
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Solicitudes de Colaboración
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Configuración de Empresas ( Administración)
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Configuración de Empresa:
Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa.
Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial.
Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos.
Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas)
Configuración de Empresa – Administración
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Comprador S.A.
Dentro de la opción relaciones actuales, deberá presionar
“Portal de Información del proveedor”
Donde podrá acceder al portal dispuesto de cada comprador que mantenga una relación comercial.
Configuración de Empresa – Portal de información del proveedor
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ESTA Empresa Compradora
ESTA Empresa Compradora
ESTA E.C.
Compradora
ESTA E.C.
Compradora
Compradora
Compradora
Compradora Compradora
El portal de información le brindará materiales en formato PDF y vídeo demostrativos, en
los cuales podrá encontrar:
• Entrenamientos anteriores.
• Demos gestión de órdenes de compra.
• Demos de Factura
• Etc.
Compradora
Configuración de Empresa – Portal de información del proveedor
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Configuración de Empresa:
Perfil de empresa: Complemente la información de su empresa para obtener mejores resultados, agregando las categorías de los productos o servicios de su empresa.
Relaciones de Cliente: Usted podrá encontrar información relevante de cada uno de sus clientes con los cuales mantiene una relación comercial.
Usuarios: Creación de otros usuarios dentro de su cuenta con funciones y roles distintos.
Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas)
Configuración de Empresa – Administración
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Configuración de Empresa – Usuarios:
Crear Función
Crear Función:
Tipos de función recomendadas:
Administrador: Acceso completo a todas las funciones de la plataforma, AribaNetwork y Ariba Discovery.
Vendedor: Acceso a Ariba Network para confirmar y rechazar documentos y acceso a Ariba Discovery para contestar RFQ´s
Recuerde: Es necesario Crear
función antes de crear un usuario
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Configuración de Empresa – Usuarios
Crear Función:
Ejemplo Función Vendedor
Indicar nombre de función y descripción asociada.
Seleccionar los permisos asociados a la función
Permisos mínimos para un vendedor
*Acceso a contratos
*Acceso a la bandeja de salida
*Administración de clientes
*Administración de contactos
*Bandeja de entrada y acceso a pedidos
*Crear y gestionar comunicaciones en Ariba
Discovery
*Responder a comunicaciones en Ariba Discovery
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Configuración de Empresa – Usuarios
Crear Función:
Recomendación: Función Vendedor
Importante:
Permisos mínimos recomendados para un vendedor: Acceso a Ariba
Network para confirmar y rechazar Órdenes de Compra y envío de factura
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Configuración de Empresa – Usuarios:
Crear Usuario
Crear Usuario
Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario
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Configuración de Empresa – Usuarios:
Crear Usuario
Importante
Complete los datos del usuario a crear y asígnele la función
previamente creada
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Configuración de Empresa – Usuarios:
Crear Usuario
Recuerde: Es necesario Crear una función antes de crear un usuario
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© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 32Customer
Configuración de Empresa:
Notificaciones: Configure las notificaciones que desea ver en su correo electrónico (Registro de hasta 3 correos electrónicos seguidos por comas)
Configuración de Empresa – Notificaciones
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Es necesario mantener el correo
siempre actualizado.
Configuración de Empresa – Notificaciones
Notificaciones importantes:
• Cuando esté invitado a una nueva oportunidad
de negocio.
• Resumen diario de las Comunicaciones que
coincidan con mis capacidades (Categorías).
• Cuando un comprador me envíe un mensaje.
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Configuración de Usuario:
Configure datos adicionales sobre su usuario: Idioma preferente, zona horaria, tipo de moneda, etc.
Configuración de Usuario: Mi cuenta
Importante:
Recomendamos configurar la
zona horaria asociada a su país.
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Visualización de Orden de Compra
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Visualización de Orden de Compra
Desde la pagína de inicio hacer clic en la pestaña Bandeja de Entrada, la cuál está organizada para visualizar en una lista todas la órdenes
de compra recibidas por parte de su socio comercial Pampa Energía
Para conocer los detalles la orden de compra dar clic en el vínculo que se encuentra en la columna Número de Pedido.
También podra utilizar los Filtros de Busqueda para
encontrar órdenes de compra basados en diferentes
criterios: Cliente, Número de Pedido, Rango de Fechas,
Importe del Pedido, Estado del Pedido, entre otros.
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Visualización de Orden de Compra
• Crear Aviso de Expedición
• Crear Factura
El encabezado de la orden de compra incluye la fecha e información
acerca de la organización compradora, así como los botones de las
diferentes acciones que se tendrían que seguir en el proceso completo:
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Factura
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© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 39Customer
Tipos de Facturación
El proceso de creación de las facturas para Pampa Energía a través de Ariba Network se puede realizar con alguna de la siguiente opcion:
Generar sus facturas con un par de “clicks”
desde la orden de compra
Toma aproximadamente dos minutos
prepararla y enviarla
Menor riesgo de errores en la gestión de sus
facturas, ya que son vinculadas a la orden de
compra en Ariba Network.
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Facturación por PO FLIP
La facturación a través de PO-Flip se realiza a través del portal de Ariba Network con un par de “clicks“
IMPORTANTE: Es necesario que el estado de la orden de compra se muestre como Recibido para poder generar la factura
El siguiente paso es seleccionar la orden de compra que vamos a facturar y dar clic en el boton Crear Factura, desde el detalle de la orden
de compra.
Seleccionar orden de compra a
facturar
Dar clic en el botón de Crear
factura y seleccionar Factura
estándar
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Los campos a llenar en la creación de la factura
son:
Número de Factura: Debe
contener el formato
correspondiente a la Factura
Original.
La letra de la Factura debe ser
en MAYUSCULA.
Fecha de la factura.
Seleccionar el impuesto aplicable*
Debe seleccionar la opción
“Impuesto sobre bienes y servicios”
y, en el campo “Importe de los
Impuestos”, debe completar con la
suma de los impuestos que
aparecen en su factura.
Facturación por PO FLIP
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Pasos
1) Complete el campo Importe de los
Impuestos
2) Haga un clic en el botón Actualizar
3) El sistema le mostrará el Importe
adeudado
4) Como último paso verifique que el
Importe Adeudado sea igual al monto
total de su Factura
Facturación por PO FLIP
1
2
3
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© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 43Customer
4) Complete el email correspondiente.
Este email debe ser de la persona que
este a cargo de las finanzas de su
empresa (Pampa lo utilizará para
contactarse de ser necesario).
5) Complete el Tipo de Cambio si la
Orden de Compra esta en moneda
Extranjera. Si la Orden de Compra esta
en pesos completar con un 1.
6) Adjunte su Factura Legal y su
Recepción de material (si no se adjunta
el sistema no le permitirá enviar la
Factura a través de la plataforma).
Facturación por PO FLIP
6
5
4
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© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 44Customer
7) Hacer un clic en el botón Siguiente
8) Confirme los datos de su Factura y
haga un clic en enviar
Facturación por PO FLIP
7
8
9) Una vez enviada le
aparecerá el siguiente
mensaje:
9
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Notas de Crédito ( con Pedido de Compras)
Si usted tiene que
ingresar una Nota de
Crédito debe realizar los
siguientes pasos:
1) Ir a la opción
Bandeja de Salida
2) Seleccionar la
factura ya enviada
que se relaciona con
esta Nota de Crédito.
El estado de la
factura debe ser
enviado,
3) Hacer un clic en
Crear Abono de
Articulo en línea
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Notas de Crédito: Ajuste de cantidad
4) Si usted quiere realizar un
ajuste de cantidad,
seleccione la opción “Ajuste
de cantidad”.
5) En donde dice “Abono N°”
ingresar el Número legal de
la Nota de Crédito con el
formato mostrado.
Recuerde que la letra debe
ser en mayúscula.
6) Agregue el Adjunto de la
Nota de Crédito
Recuerde que las Notas de
Crédito pueden ser por
Ajustes de Cantidad o por
Ajustes de precio
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Notas de Crédito
7) En el campo
“Cantidad” se coloca la
cantidad que se quiere
ajustar, por ejemplo si se
Facturó una cantidad de
10 y se devolvieron 5, en
este campo se debe
ingresar “-5 “.
8) Las líneas que no
sufran ajustes deberán
quedar desmarcadas (en
gris), moviendo el botón
verde a la izquierda.
48CUSTOMER© 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 48Customer
Notas de Crédito: Ajuste de Precio
1) Si usted quiere
realizar un ajuste de
precio , seleccione la
opción “Ajuste de precio”
2) En donde dice “Abono
N°” ingresar el Número
legal de la Nota de
Crédito con el formato
mostrado.
Recuerde que la letra
debe ser en mayúscula.
.
3) Agregue el Adjunto de la
Nota de Crédito
Recuerde que las Nótas de
Crédito pueden ser por
Ajustes de Cantidad o por
Ajustes de precio
49CUSTOMER© 2017 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. ǀ
© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 49Customer
Notas de Crédito: Ajuste de Precio
4) Cuando se ingrese una Nota de Crédito por ajuste de Precio las cantidades, en Ariba Network,
nunca deben tocarse ( por ejemplo en este caso nunca debe modificarse la “cantidad 4”.
5) En el campo Precio por unidad usted deberá ingresar la diferencia Facturada en exceso por
unidad
Recuerde que las Nótas de
Crédito pueden ser por
Ajustes de Cantidad o por
Ajustes de precio
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© 2016 SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 50Customer
2017 SAP SE o una empresa filial de SAP. Reservados todos los derechos
Queda prohibida la reproducción o transmisión de cualquier parte de esta publicación, en cualquier forma o para cualquier fin, sin el permiso expreso de SAP SE o deuna empresa filial de SAP.
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