ENSAYO “INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS MÉDICOS”.

En este documento se sientan las bases principales para un correcto programa de

mantenimiento de los equipos médicos. Primeramente, se reconoció que existen dos

principales tipos de mantenimiento: el mantenimiento preventivo (IMP), el cual tiene como

fin verificar y garantizar la correcta funcionalidad de los equipos médicos; y el

mantenimiento correctivo (MC), el cual, como su nombre lo indica, se encarga de la

corrección de fallas encontradas o reemplazo de partes dañadas en el equipo médico.

El documento presentado incluye tres principales etapas en las que se desarrolla el

programa de mantenimiento de equipo médico. Dichas etapas son: planificación, gestión y

ejecución del programa.

En la primera etapa se diseña y se planea el programa. Esto se hace mediante el

conocimiento de tres factores clave: inventario, metodología y recursos. El inventario trata

de llevar un registro de los equipos médicos en cuestión, el documento recomienda no

llevar un registro de absolutamente todo para el inventario, sino solo de los equipos

participantes del mantenimiento preventivo y correctivo, ya que aunque algunos lugares

incluyen en su inventario todos estos, no es necesario ya que resta eficiencia al proceso del

desarrollo del programa de mantenimiento. Este inventario es una parte muy importante, ya

que en él se engloban todos los equipos y los equipos incluidos en este darán pie al

planteamiento de la siguiente etapa en la planificación del programa: la metodología. La

metodología constituye también un aspecto muy importante en la planificación, ya que una

correcta metodología o forma de abordar una determinada situación dará pie a una mayor

eficacia y eficiencia en el proceso del mantenimiento. Una metodología incorrecta podría

llevar a resultados más tardados o incluso al daño de la maquinaria o equipo en cuestión, de

ahí la importancia de tener una metodología correcta. Una vez ya teniendo en cuenta la

metodología, la parte siguiente a definir para la planeación del mantenimiento es la

determinación de los recursos necesarios para llevar a cabo dicho programa. Los tres tipos

de recursos a definir son los recursos financieros, los recursos materiales y recursos

humanos. Los primeros, los recursos financieros, son los que más cuestan definir, sobre

todo cuando no se tiene la experiencia suficiente y debido a esto hay que proceder con

cuidado. Entre los recursos financieros a considerar están los costos iniciales y los costos

operativos. Los costos iniciales se refieren a los costos que se necesitan para iniciar el

programa, los costos operativos son los costos permanentes de los programas que son

necesarios para mantenerlos en pie. Sin embargo, para calcular estos costos es necesario

primeramente calcular los recursos humanos y los recursos materiales, servicios a usar,

entre otros. Esta es una parte complicada debido a que se tienen que considerar todos los

factores antes mencionados para tener un presupuesto real en el mantenimiento. Otro tipo

de recursos son los recursos materiales. Los recursos materiales incluyen todas las

herramientas, equipos de medición, lugar de trabajo, insumos, repuestos y manuales de

procedimientos. El último tipo de recurso es el humano, que quizá sea el más difícil de

establecer, ya que toma tiempo la decisión de cuántas personas incluir en cada área. Para

hacer este balance se necesita de mucha sabiduría y mucho discernimiento para tener a las

personas necesarias únicamente. Si se cuenta con un exceso de personal, esto se verá

reflejado directamente en los otros dos tipos de recursos, ya que por una parte se verán

aumentados los costos tanto iniciales y permanentes, por lo que el programa sería más caro

y hasta podría no llegar a ser rentable o sustentable, o que necesite presupuestos destinados

para otras áreas, además se verá reducido el espacio del trabajo y se necesitará un mayor

número de herramientas, lo cual también se verá reflejado en un aumento en los costos. Por

el contrario, si se cuenta con poco personal, sucederá que se ahorrará en algunas cosas, pero

el trabajo para este pequeño grupo de verá aumentado. Por esta razón es importante cubrir

de manera eficiente los puestos de trabajo antes mencionados. Para esto, en el documento

se proponen dos tipos de personal: personal técnico y personal de gestión. Los dos tipos de

personal son de suma importancia y conocer sus funciones ayudará a una mejor elección en

el ámbito de los recursos humanos. El primer tipo de personal es el encargado de estar en

contacto directo con los equipos y serán los responsables de los mantenimientos. Existen

dos tipos de personal a este respecto: los ingenieros y los técnicos. Los ingenieros,

generalmente ingenieros biomédicos, tienen a su cargo la reparación especializada de los

equipos debido a sus amplios conocimientos en áreas de física, matemáticas y biología, sin

embargo resultan más costosos y difíciles de encontrar debido a la preparación que

requieren. Por otra parte, los técnicos son personal menos especializado, pero más

abundantes en el mercado, sin embargo este tipo de personal requiere de una mayor

supervisión y capacitación que un ingeniero, lo cual también impacta directamente en los

recursos financieros. Debe de existir una combinación adecuada entre estos dos puestos

para una correcta y óptima funcionalidad del programa. El personal de gestión, por otra

parte es la encarga de la administración y gestión del programa de mantenimiento.

Una vez elaborado el proyecto y planificado el mismo, la siguiente etapa en el desarrollo de

un programa de mantenimiento es la gestión del mismo. Para esto se deben de tomar a

consideración los siguientes puntos:

1. Gestión financiera: Esta etapa incluye dos principales tareas: el control de costos y

la gestión del presupuesto. El control de costos se realiza llevando un registro de los

costos de las actividades detalladas realizadas por el personal antes mencionado o

por personal de servicios externos. La gestión del presupuesto es otra de las tareas

más difíciles, ya que debe ser hecha comparando los registros y el costo

presupuestado y el real para determinar si hay alguna diferencia. En caso de haberla,

se debe de revisar qué causó el desbalance presupuestario. Además para el caso del

mantenimiento correctivo, es posible que el presupuesto se salga de lo establecido

por mucho, ya que generalmente son partidas inesperadas, sin embargo con un buen

mantenimiento preventivo, es posible obtener resultados satisfactorios y limitar los

posibles mantenimientos al presupuesto.

2. Gestión de personal: Esto incluye al manejo de proveedores externos y la

capacitación dada al personal. Es muy importante este punto, ya que una buena

capacitación se traducirá en una mejor atención a los equipos y una mayor eficacia y

eficiencia en los trabajos de reparación por parte del equipo técnico.

3. Gestión operativa: Para unos procedimientos más eficaces es necesario llevar un

registro de todos los procedimientos de mantenimiento que se tengan, esto

garantizará una disminución en los errores por parte de los empleados en

capacitación y una manera más eficiente de realizar estos. Es necesario que estos

objetivos se expliquen claramente y estén muy bien formulados y comprensibles,

para los nuevos empleados o para el caso de equipos antiguos con características de

procedimientos nuevos. Asimismo se debe determinar la frecuencia con la que se

realizará el mantenimiento, tomando en cuenta costos y personal necesario para esta

actividad. Otro punto importante de la planificación operativa es la planificación del

mantenimiento. Para esto, otra herramienta útil es la determinación de las

prioridades para atender en los mantenimientos. El material incluye cuatro tipos de

establecimiento de prioridades: riesgo, misión, mantenimiento y recursos. Además

de estos puntos es necesario establecer buenas vías de comunicación y revisar las

marcas y etiquetas en los equipos.

4. Seguimiento del desempeño: Generalmente no hay una medida estándar para la

medición del desempeño de un mantenimiento. Por lo que el ingeniero encargado de

esto, debe de ser capaz de atender a las señales que generan los mantenimientos y

que los hacen destacar como buenos o malos. Algunos de los parámetros más

importantes para la medición de desempeño son: la tasa de cumplimiento de las

tareas de IMP realizadas, la tasa de localización de equipos y los resultados y

productividad del mantenimiento preventivo.

5. Mejora del desempeño: Una vez recabados todos los datos antes mencionados en

el seguimiento del desempeño, la siguiente fase es la mejor del desempeño, en la

cual se buscan áreas de oportunidad para mejorar los procesos o procedimientos en

el área.

La última fase descrita en este libro es la fase de la ejecución. En cuanto al IMP, una vez ya

teniendo los procedimientos correctos para el desarrollo de esta, se procede a su ejecución,

la cual se realiza generalmente por el personal técnico de la institución. Generalmente,

cuando se detecta una falla, el personal tiene la opción de apartarla para realizar las

reparaciones y modificaciones pertinentes al equipo después, o realizar la reparación al

momento como parte de las tareas de reparación de la IMP. En cuanto al mantenimiento

correctivo, este generalmente se hace cuando un usuario detecta alguna falla en el mismo o

cuando los ingenieros o personal de servicio la detectan en el IMP. Es importante que una

vez que se detecte se reestablezca el servicio lo más pronto posible. El daño a esto se puede

dar en tres niveles: componentes, en este caso bastaría con reemplazar el componente

dañado por uno nuevo. Tablillas de circuitos: en algunas ocasiones resulta más eficaz el

reemplazo de toda la tablilla de circuitos para la reparación del dispositivo, debido al daño

de múltiples componentes o al daño en la tablilla en sí. Dispositivo o sistema: Muchas

veces el daño es tan grande que no basta con cambiar un componente o una tablilla del

circuito, sino que es necesario el cambio del dispositivo o sistema. Para la detección

oportuna de fallas se debe de corroborar los factores ambientales, como el suministro de

voltaje y la interacción de los diferentes equipos con las condiciones que imperan en la sala

donde se encuentra dicho equipo, así como su antigüedad y las condiciones en las que se

encontró el equipo. Es necesario, después de concluir con el mantenimiento del equipo

médico llevar un registro de los procedimientos realizados y la aprobación del técnico o

ingeniero para su vuelta a operación. Finalmente, otro aspecto importante en este

documento es la seguridad de quienes realizan el mantenimiento. Personalmente, yo soy de

los que creen que más vale una seguridad colectiva, antes de una personal, sin embargo hay

aditamentos de uso personal que son imprescindibles para la actividad laboral segura.

Además es necesario que los empleados conozcan las condiciones óptimas de seguridad

para ello.

En mi opinión este documento aporta información demasiado relevante ante la formación

de un ingeniero biomédico, no solo para los del ámbito clínico, sino para los que se

desempeñan en el ámbito de la investigación también. Este documento ofrece un panorama

bastante amplio de los requerimientos que se deben de considerar para la elaboración de un

programa de mantenimiento, les provee a los ingenieros biomédicos una serie de pasos

organizados para prever situaciones, ya que muchas veces los mantenimientos que se

realizan en los hospitales carecen de todo registro y no son sino mantenimientos correctivos

los que se ejecutan, además generalmente no se lleva un orden o un discernimiento para

ajustarlo al presupuesto, como este documento observa, sino que generalmente los costos se

salen del presupuesto y no son cubiertos por lo mismo. Este documento le da, entonces al

ingeniero biomédico una amplia perspectiva de cómo realizar de manera ordenada y

eficiente el mantenimiento preventivo y correctivo. Además este documento concientiza al

ingeniero de que es mejor realizar una inspección y mantenimiento preventivo que uno

correctivo debido a los múltiples factores antes mencionados. Asimismo no solo le dicta la

estructura a seguir, sino que le desglosa de una forma clara, sencilla y bastante breve,

considerando la naturaleza de los temas que toca, el cómo proceder ante cada etapa del

desarrollo de un proyecto de tal magnitud y como deducir conceptos complicados como los

costos iniciales y costos permanentes. Además presenta una buena guía para determinar la

cantidad de personal y presupuesto para destinar en estas áreas.

Asimismo considero que todos los puntos de este documento tienen relevancia, ya que uno

conduce al otro, cosa que explicaré más adelante. Sin embargo considero que una buena

planeación conlleva a que todo lo demás, tal vez no esté bien, ya que en su ejecución y

gestión pueden darse algunas fallas, sin embargo provee una estructura de soporte. De la

misma manera que las vigas soportan a un edificio para que este no se caiga, una buena

planeación y diseño del programa asegurará el uso eficiente de recursos y tiempos, ya que

la mayoría de los factores a considerarse estarían incluidos en esta. Además considero que

es la parte más complicada, ya que se tienen que tomar cuenta todos los factores a afectar,

desde cuánto personal se va a contratar, hasta qué tipos de materiales o suministros se va a

contar o qué proveedores de servicios externos se va a contratar; en fin mientras más

detalles se abarquen durante el periodo de planeación esta se aproximará más a la realidad y

se podrán prever mayores situaciones y se podrán incluir el personal necesario, las

instalaciones y equipo adecuados.

Otro punto que a mí me pareció sumamente importante y que va ligado mucho con todo lo

anteriormente expuesto es la retroalimentación y mejora continua de las características.

Como humanos nada de lo que hagamos es perfecto y continuamente se tendrá que ir

mejorando, ya que siempre tendrá fallas. Aunado a esto, la llegada de nuevos y mejores

equipos, con más características hace que la retroalimentación de los procesos y eficiencia

de estos sobren importancia, ya que mediante estos se pueden adaptar procedimientos y

mejorarlos y además prever situaciones de riesgo para los equipos y para los usuarios o

condiciones no deseadas que representen un peligro para el bienestar del paciente, del

usuario o del mismo equipo.

Un último punto que quisiera mencionar y que recalcan en muchas secciones es el llevar

registros de todo lo que se hace y se tiene. Desde un inventario (aunque en el caso del

inventario se puede ser un poco más selectivo con qué maquinas incluir) hasta los registros

de los procedimientos a realizar y de las máquinas reparadas y todo lo que tenga que ver

con el mantenimiento. Muchas veces este paso se omite porque generalmente da flojera

realizar esto por ser tardado y aburrido, sin embargo llevar registro correcto hará más

eficiente el trabajo de los técnicos y personal dedicado al mantenimiento lo que traerá la

disminución de problemas como desaparición de equipo o fallas no detectadas por parte del

técnico.

Finalmente, este documento me hizo reflexionar en muchas cosas. Primeramente en la

importancia de tener un plan establecido y una serie de pasos para la realización del

mantenimiento. Examinar este documento me concientizó de lo importante que es esta

labor y de todos los beneficios que se obtienen al realizar un plan estructurado y no

mantenimientos correctivos a lo loco o disfrazados de preventivos. Me recordó que es

necesario a veces ser metódico y seguir una serie de pasos para poder alcanzar un objetivo

y hacer las cosas eficientemente, al final ese es nuestro trabajo como futuros ingenieros

biomédicos, prever muchas situaciones y adelantarnos a los acontecimientos para poder

brindar mejores servicios a los usuarios. Asimismo me concientizó de la importancia del

mantenimiento preventivo antes que de un mantenimiento correctivo, debido a que estos

últimos generalmente son costosos y generan situaciones no deseadas. A pesar de que,

como se ha mencionado, somos humanos y todas las cosas que hacemos tenderán a fallar,

además que es imposible, como el padre que quiere evitar a toda costa que se enfermen sus

hijos, evitar que los equipos se dañen inesperadamente o antes de su vida útil por alguna

situación que se salga de nuestras manos, el mantenimiento preventivo aminorará el

impacto de estos en muchas ocasiones ya que se contará con un plan.

Otra de las cosas que me hizo reflexionar este documento es que todo afecta a todo. Es

como un efecto dominó. Se citó anteriormente el ejemplo de qué pasaría si el personal es

más o menos que el necesario, sin embargo al leer esto se me ocurrían miles de maneras en

que el más mínimo desbalance afectaba a toda la ecuación, lo cual me parece fascinante

porque pone a prueba la capacidad de los ingenieros para adelantarse a varias situaciones y

preverlas.