En el otorgamiento de la escritura pblica se distinguen las
siguientes etapas: la de recepcin, que consiste en la manifestacin
por las partes de las declaraciones que quieren hacer y su
percepcin, por el notario (que pueden ser verbales o ir contenidas
en la minuta o pliza o borrador que los interesados presenten); la
extensin, que es la escritura de esas declaraciones en el documento
destinado a quedar en el protocolo de la notara, o sea la extensin
de la escritura; la firma de los comparecientes; la autorizacin por
el notario mediante su firma, una vez completados los requisitos
legales, que es la fe que imprime el notario al instrumento, ya que
los interesados formularon esas declaraciones; la Protocolizacin en
el archivo de la notara, que de hecho se produce automticamente al
quedar perfeccionada la escritura.Adems de la escritura pblica, son
documentos pblicos los planos, grabaciones, expedientes judiciales
y administrativos as como las certificaciones de los actuados
respectivos, copias de documentos pblicos expedidas formalmente, en
fin, todos aquellos que se hubieren otorgado o contasen conla
autorizacin del correspondiente funcionario pblico facultado
expresamentepor la ley para ello. El documento pblico es regulado
por el artculo 235 del Cdigo Procesal Civil en los siguientes
trminos:Es documento pblico:1. El otorgado por funcionario pblico
en ejercicio de sus a atribuciones; Y2. La escritura pblica y dems
documentos otorgados ante o por notario pblico, segn la ley de la
materia.La copia del documento pblico tienen el mismo valor que el
original, si est certificada por auxiliar jurisdiccional
respectivo, notario pblico fedatario, segn corresponda.11.2
Documentos privados Son documentos privados todos aquellos que no
tienen el carcter de pblicos, o sea, los producidos por las partes
o terceros que no tengan la calidad de funcionarios pblicos o que,
tenindolas, no los expiden o autorizan en uso de las atribuciones
que les concede la ley. Precisamente, el artculo 236 del Cdigo
Procesal Civil establece que el documento privado es el que no
tiene las caractersticas del documento pblico. La legalizacin o
certificacin de un documento privado no lo convierte en pblico.
Pueden tener la Forma de instrumentos (escritos) y estar firmados o
no, as, como ser redactados a mano o empleando un medio mecnico.
Por ejemplo, tenemos las cartas, contratos, libros, ttulos valores,
testamentos olgrafos, entradas para algn espectculo, comprobantes
de pago, etc. Los instrumentos privados en sentido estricto son los
documentos escritos y firmados por las personas particulares con el
fin de hacer constar en ellos manifestacin de voluntad, destinadas
a probar hechos o derechos. La escritura y la firma aparecen aqu
como requisitos, indispensables para su existencia jurdica.
Abelenda define a los instrumentos privados como aquellos
documentos escritos firmados por las partes que no estn sometidos a
ninguna formalidad legal, otorgados por los particulares sin la
intervencin de un oficial pblico que los autorice, y que
constituyen la exteriorizacin de manifestaciones de voluntad
jurigena. Tambin constituyen documentos privados aquellos objetos
que no tienen la forma escrita y que son declarativos o
representativos, segn el caso, como los planos, dibujos, micro
films. Mapas, fotografas, cuadros, cintas magnetofnicas o
cinematogrficas, videocintas, etc. Crego, Fiorentini y Rodrgues
denominan particulares a esta clase de documentos cuando seala que
entendemos por documento particular, toda exteriorizacin o
manifestacin de la voluntad sobre soporte no papel, por la que se
reproduce un pensamiento o idea En los instrumentos privados no se
requiere observar ninguna formalidad en su elaboracin, excepto si
por ley o costumbre se ha establecido alguna: La firma de ellos es
requisito indispensable para su eficacia. No es posible que ella
sea sustituida por iniciales o signos, si el sujeto no los
acostumbra como firma. En ciertos casos se permite la huella
digital en reemplazo de la firma (como cuando uno o ms de los
intervinientes es analfabeto). Es necesario que previamente se
acredite la autenticidad del instrumento privado para que sea
oponible al adversario. Esta. Comprobacin puede realizarse mediante
reconocimiento expreso o tcito de la parte frente a la cual
requiere hacer valer o, de lo contrario, puede actuarse otro medio
probatorio con dicha finalidad. De lo expuesto se aprecia la
distincin ente documentos pblicos y privados, pues, tal como lo
indican Crego, Fiorentini y Rodrguez, la diferencia entre
instrumentos pblicos y privados estara dada por la calidad de
autntico que le proporciona el oficial pblico que interviene-
(CRECO; FIORENTINI; y RODRIGUEZ, 1989: 421).
12. ALGUNOS ASPECTOS EN RELACION A LA FIRMA EN EL DOCUMENTO La
firma es la signatura autgrafa del documento (GUASP; citado por
DEVIS ECHANDIA, 1984, Tomo H: 234). Se entiende por ella el
escribir una persona su nombre, sea o no inteligible, para
identificarse como el autor jurdico documento, o para adherirse a
l, o para dar fe de su otorgamiento como testigo actuario, o para
autorizarlo o autenticarlo como funcionario pblico ... (DEVIS
ECHANDIA, 1984, Tomo Il: 234-235)."La firma es el nombre de una
persona, escrito por ella misma de una manera particular y del modo
que le es habitual, con rbrica o sin ella, en Un documento para
autenticarlo o para responder de lo que en l se halle escrito o se
escriba (ABELENDA, 1980, Tomo 2: 391). "La firma es un elemento
esencial del documento y debe corresponder a un otorgante o
supuesto otorgante de existencia real (VARELA, 1966: 30). Para la
existencia de un instrumento pblico es necesaria la firma del
funcionario respectivo, ya que sin ella no se tiene por autorizado
aqul. Asimismo, la firma de las partes intervinientes en el
instrumento pblico es requisito para su validez, a no ser que la
ley permita que sea sustituida por la huella digital del sujeto o
que suscriba el documento un tercero a ruego del otorgante.La firma
de un instrumento privado es indispensable, sino para su validez,
para determinar su autenticidad y eficacia, y se puede suplir
tambin, en las hiptesis que contemple el ordenamiento legal, por la
huella digital o por la firma de un tercero l ruego del autor
jurdico.
Puntualizamos que, por lo general, la firma por otro l ruego de
quien no sabe o no puede firmar va acompaada de la indicacin de esa
circunstancia y de la huella digital del rogante. Esto evita el
dolo y la falsedad respecto de tal situacin, debiendo, pues,
constar de manera inequvoca que el documento que se extiende se
firm por orden del rogante.
La falta de firma en un documento privado no lo invalida,
pudiendo constituir un principio de prueba escrita que deber ser
complementado con el respectivo reconocimiento u otros medios
probatorios (como la declaracin de parte, de testigos y la
pericia).Cuando el instrumento sin firma es manuscrito por la
persona contra quien se opone, puede demostrarse su autenticidad
con otros medios de prueba, siempre que en l conste una declaracin
de ciencia. Si tal instrumento sin firma contiene una declaracin de
voluntad, surtir eficacia si aparte de su autenticidad se demuestra
que el acto jurdico de que trata se perfeccion, significando el
documento de prueba aunque imperfecta- del mismo, es decir, se
acredita la manifestacin de voluntad necesaria para llevar a cabo
el indicado acto. En caso que el instrumento sin firmar no hubiese
sido siquiera redactado del puo y letra del sujeto contra el que se
pretende oponerlo, tendr eficacia probatoria si fuese reconocido y
el contenido se adecue a la realidad. Si para la existencia o
validez de un acto jurdico la ley exige el cumplimiento de alguna
formalidad bajo sancin de nulidad, el documento privado precedente,
sea que est firmado o no, ser til slo para demostrar los
antecedentes del acto y para logra r una mejor interpretacin de l,
as como para acreditar si ha habido simulacin, pero de ninguna
manera suple la eventual solemnidad exigida legalmente.La firma
debe ser aquella que acostumbra usar la persona para todos sus
actos, debiendo coincidir con la de su documento de identidad.Puede
ser la firma legible o no, y, adems, en el primer supuesto, total o
parcial (segn contenga los nombres y apellidos completos o slo
algunos de ellos) siguiendo no las reglas de, ortografa, en
castellano u otro idioma. Inclusive puede hacerse mediante signos
que no representan letras o palabras. Lo importante es que la forma
que se adopte sea la empleada para la generalidad de actos del
firmante y que sea idnea y pueda ser apreciada a fin de descubrir
en ella la autenticidad de la declaracin de quien suscribe. Por lo
general, y es una regla que ha impuesto la costumbre, se estila que
debajo de una firma ilegible se consigne de manera clara los
nombres y apellidos (y aun el documento de identidad y su nmero) de
la persona a quien pertenece.La firma debe colocarse al final del
documento (siendo preferible que se haga en todas las hojas que lo
conforman a fin de evitar el cambio de folios), porque slo de esta
manera el suscribiente estara expresando su conformidad con el
texto que antecede. De haber clusulas o agregados a continuacin de
la firma deber volverse a suscribir el instrumento, pues de lo
contrario no tendra validez, reputndose como no integrantes del
documento. Esto evita adiciones dolosas que no representan la
voluntad del firmante. Por otro lado, es recomendable (y habitual)
extender dos o ms ejemplares del documento y suscribirlos todos el
efecto de cotejar el que se tiene con el que se pretende hacer
valer y descartar as toda adulteracin.Las enmendaduras,
correcciones, interpolaciones o borrones que se adviertan en un
documento desmerecen su valor probatorio pese a estar suscrito,
siendo aconsejable que en su texto se incorpore al final la palabra
o frase enmendada, agregada o corregida complementada con la
expresin vale u otra parecida, seguida de las firmas de aquellos
que participaron en el documento, Cabe destacar que, de no obrarse
as, las correcciones, borrones o agregados no invalidan el
instrumento, aunque aqullas se tendrn por no puestas, primando el
valor del texto original.La firma en un documento en blanco no
acredita sino que ha sido estampada en el papel u otro elemento
material, no representando absolutamente nada. Si ello se hace con
la finalidad de que posteriormente sea llenado el documento, quien
as obra est llevando a cabo un acto pre constitutivo del documento
que terminar de elaborarse apenas sea llenado.Si el documento est
parcialmente en blanco, es decir, se ha consignado en l ciertos
datos debiendo ser completado, se tiene por existente y surte
efectos probatorios, dependiendo su mayor o menor valor de
conviccin de su contenido.La firma en un documento parcial o
totalmente en blanco solo es dable tratndose de los documentos
privados, mas no de los pblicos en razn de su naturaleza
eminentemente formal de stos, Sin embargo, ello no obsta la
autenticacin de un documento privado con tales caracteres, pues la
autenticidad est referida a su firma y al estado del documento
objeto de ella,La alegacin de la firma de un documento total o
parcialmente en blanco y llenado contrariamente a lo convenido por
las partes no es suficiente para invalidar la presuncin de
autenticidad de que goza un instrumento firmado, debiendo ser
probada con otros medios probatorios como el testimonio, el
documento en que conste el acuerdo precedente (si efectivamente
difiere con el instrumento que se afirma fue firmado en blanco) y,
en especial, la pericia, que determinara si fue llenado aquel con
posterioridad l su suscripcin.Por ltimo, en cuanto a la firma en
los documentos, debe tenerse presente lo normado en los siguientes
dispositivos legales:
-Ley Nro. 27269 (del 26-05-2(00): Ley de Firmas y Calificados
Digitales. -Decreto Supremo Nro. 052-2008-PCM (del 18-07-2008:
Reglamento de la ley de firmas y certificados digitales.
13. DISPONIBILIDAD Y EXHIBICION DE UN DOCUMENTOTodo documento se
encuentra a disposicin de las partes y del rgano jurisdiccional,
como medio de prueba, en atencin al derecho abstracto de probar que
tienen aqullas y a las facultades inquisitivas del ltimo (quedan l
salvo los casos en que el ordenamiento legal Limita su
ofrecimiento).La disponibilidad de un documento supone la
posibilidad jurdica de aportarlo o proceso como medio probatorio,
ya sea acompandolo en el escrito respectivo en original o en copia
o afirmando (describiendo su contenido) o acreditando su
existencia, solicitando, por consiguiente, su exhibicin (indicando
con precisin el lugar donde se encuentra) o la prueba de informes
sobre l.Si los documentos privados originales o en copia se hallan
en poder de otra parte o de un tercero y el interesado en aportarlo
no puede obtener directamente su copia, en la oportunidad para
pedir pruebas debe solicitar que se ordene su exhibicin, la cual
tambin procede respecto de copias autnticas de documentos pblicos
cuando los originales no se encuentran o han desaparecido y no le
resulta posible aportar su copia autntica (CARDOSO ISAZA 1979:
334).Al respecto, Motero Aroca pone de relieve que
