LECTURA 2

ELABORAR UNA AGENDA ES FÁCIL

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ELABORAR UNA AGENDA ES FÁCIL

ÍNDICE

1.2 Importancia de la agenda estratégica

CÓMO GESTIONAR TU TIEMPO DE FORMA FÁCIL Y SENCILLA

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1.2 Importancia de la agenda estratégica

Figura 1. La agenda es una excelente herramienta para gestionar el

tiempo. (Katemangostar & Freepick, 2018).

La época en que nos ha tocado vivir está llena de compromisos laborales, sociales y

familiares: muchos frentes que atender al mismo tiempo. Dentro del trabajo tenemos clientes

internos a los que debemos atender a tiempo y clientes externos de los que tenemos que

ocuparnos, debemos asistir a juntas y reuniones que nos quitan tiempo… Tiempo, tiempo,

tiempo. Vivimos sometidos por el yugo del tiempo y necesitamos de herramientas que nos

auxilien en el mejor manejo de ese valioso y escaso recurso ya que la mayoría de las

actividades humanas están regidas por él.

Antes de entrar de lleno al tema de lo que es y cómo se organiza una agenda laboral, es

bueno que reflexiones sobre lo que es el tiempo. Existen muchas definiciones y una de las más

antiguas y congruentes es la siguiente: “El tiempo es la medida de lo que sucede entre el antes

y el después”. Esta frase le pertenece a Aristóteles (trad. en 1994) y sigue vigente hasta hoy.

Lo que sucede en el “antes” carece de importancia y no merece ser registrado porque

son hechos que ya pasaron y sobre los que no puedes hacer nada. El pasado no se puede

modificar, no se puede gestionar.

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Lo que sucede en el presente es importante porque es justamente lo que estamos

haciendo ahora, entre lo que sucedió antes y lo que sucederá después. Es difícil gestionar el

ahora porque es impalpable y fugaz. Gestionar el tiempo desde el “ahora” es trabajar desde las

urgencias y el estrés. Lo que ahora es presente en fracciones infinitesimales de segundo se

convierte en pasado.

Lo más importante en la gestión del tiempo es lo que se hará después. El futuro se

programa desde el “ahora”. En algún momento en la línea del tiempo el futuro se convierte en

“ahora” y cuando eso suceda tendremos mejores resultados en ese “ahora” si lo prevemos y lo

programamos desde antes. Una agenda personal nos ayuda a no vivir en la zona de las

urgencias ya que justamente lo que hacemos es programar lo que estaremos haciendo

después.

¿Qué es una agenda personal?

La agenda personal es un libro organizado con base en el calendario, que es una forma

de medir el tiempo, con hojas en blanco estructuradas por meses, semanas, días y horas

donde puedes escribir las actividades que tienes que hacer en el futuro. Suelen tener impresos

algunos datos útiles para el trabajo diario como un directorio donde anotar tus contactos y sus

números telefónicos, efemérides importantes, días transcurridos y pendientes del año, entre

otras cosas. Incluso hay versiones impresas dirigidas a cada profesión con apoyos de datos

importantes para cada una de ellas y, si te lo propones, seguramente encontrarás en el

mercado la agenda que corresponda a la tuya. Existen diversos tamaños y formatos de

agendas. Las hay impresas, portátiles, de escritorio y electrónicas.

En los equipos de cómputo de escritorio o portátiles y en los teléfonos inteligentes ya

viene una aplicación con una agenda muy práctica, completa y fácil de usar. Este es un recurso

lastimosamente desperdiciado por la mayoría de las personas, pues solemos usar únicamente

el apartado de los contactos y números telefónicos.

¿Cómo organizar la agenda?

El propósito principal de una agenda es el de descargar nuestra memoria de datos e

información, ya que el flujo de los mismos en las organizaciones es abundante por lo que

resulta imprescindible el manejo de esta herramienta.

Una agenda contiene datos que debes tener a la mano, pero no precisamente en tu

memoria. Ciertamente, las neuronas que tiene nuestro cerebro son capaces de guardar

muchísima información, el problema está en la velocidad con la que podemos acceder a ella;

hay datos que guardamos en memorias profundas de muy largo plazo.

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Te recomiendo que, para organizar bien tu agenda, atiendas las siguientes

recomendaciones:

Divide las actividades en tres grandes grupos:

o Muy importantes: son las actividades que no puedes aplazar para otro

momento como reuniones importantes, fechas de entrega, plazos de pago,

etcétera. Programa inteligentemente el tiempo de estas tareas de tal forma

que no afecten las actividades posteriores, pero que tampoco te sobre mucho

tiempo o podrías desperdiciarlo.

o Poco importantes: son las actividades que pueden ser flexibles en tu

agenda. Las puedes cambiar de día o de hora sin muchos problemas, como

una reunión social, un trámite burocrático o una reunión de trabajo informal.

o Rutina: son las actividades que realizamos de manera cotidiana. No nos

quitan mucha atención porque son actividades diarias, pero deben ser

aseguradas.

Procura no agendar actividades a muy largo plazo. El tiempo recomendado es

de 15 días hasta máximo tres meses.

Aprende a distinguir en qué horario tienes mayor productividad (algunas

personas son más productivas en las primeras horas de la mañana, otras por la

tarde o noche) y asigna a ese horario las actividades complicadas.

No es recomendable agendar más de dos horas seguidas para una misma tarea.

Si hay una tarea importante que te lleva mucho tiempo, enciérrate en una oficina

y no estés para nadie.

No agendes más de 5 actividades complicadas en una sola jornada de trabajo.

George Miller, uno de los

fundadores de la psicología

cognitiva, publicó en 1956 el libro

El número mágico siete, más o

menos dos. En él explica la

limitación de la capacidad de la

memoria a corto plazo,

estableciendo el promedio máximo

de siete elementos.

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Deja libre en tu agenda los últimos 30 minutos de la jornada diaria para planear

la siguiente jornada laboral.

¿Puedes estar 8 o 9 horas con la máxima concentración? Seguramente no.

Entonces debes considerar en tu agenda de trabajo el tiempo necesario para

descansar y recobrar energía. 15 minutos en off, 15 minutos para tomar café y

leer algo ligero, 15 minutos para limpiar tu correo escuchando música o 15

minutos de caminata te harán bien.

Mantén a la vista tu agenda de trabajo. Ver reiteradamente tus actividades y tus

prioridades te ayuda a no salirte del programa elegido.

Debes tener la suficiente flexibilidad para poder abordar los asuntos no previstos

pero que resulten de tu interés. Cuando decidas atender algo nuevo e

importante, debes poder hacerlo sin destrozar tu programa ni sentirte culpable.

Figura 2. Agendar tus actividades es una manera de fomentar la

creatividad. (Freepick, 2020).

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¿Para qué nos sirve una agenda personal?

Todos los días, como a todas las personas y a la misma hora, recibes un depósito en tu

cuenta de tiempo para que lo utilices al día siguiente. Todos los días la vida te abona 24 horas,

es decir, 1440 minutos para tu uso personal. Lo que haces con ellos es lo que llamamos

gestión del tiempo. Algunas personas lo administran bien, otras lo hacen de manera regular y

otras lo hacen completamente mal.

La agenda personal es el mejor instrumento para llevar la contabilidad de cómo usas

esos minutos. En tu agenda registras cuánto tiempo gastas y en qué lo haces para controlarlo.

Algunos beneficios de llevar una agenda personal son:

Llevar el control de cómo y cuándo hacer tus actividades.

Poder llevar un registro de las llamadas telefónicas y hacer notas importantes

sobre ellas.

Concentrar en un solo documento escrito todos los acontecimientos de tu trabajo

y no perderse en anotaciones, tarjetas o papeles sueltos.

No olvidar fechas de compromisos importantes.

Es un excelente recordatorio para tus gastos y pagos pendientes.

La organización de tu tiempo en una agenda hace más productivo tu día.

En general no solemos saber en

qué empleamos nuestro tiempo y

cuáles son las causas que hacen

que a veces lo perdamos.

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¿Cómo evitar poner demasiada carga a tu agenda?

Figura 3. Equilibrar tu agenda es importante para evitar la saturación de

actividades. (Kwangmoop & Freepick, 2020).

Santiago Álvarez de Mon en Mi agenda y yo. Dime qué haces con tu tiempo y te diré

quién eres (2017) desarrolló diferentes hábitos, consejos y prácticas que te ayudarán a llevar

una agenda de manera eficiente a la vez que autodescubres cómo gestionas tu tiempo y la

manera de mejorar esta actividad. A continuación, el resto de la presente Lectura aborda los

puntos más importantes que Álvarez de Mon plasma en su libro.

Aprender a decir “no”

Para evitar que tu agenda se salga de tus manos y pierdas el control de tu tiempo, una

de las principales cosas que debes hacer es aprender a decir “no” a las cosas que pueden

robarte el tiempo y aprender a negociar fechas de entrega. Por varias razones la gente

acostumbra aceptar todos los compromisos que otras personas le encomiendan hasta que

saturan su agenda de trabajo. El tiempo no es una liga que se estira hasta el infinito. Decir “sí”

supone servicio, ayuda, compañerismo, actitud de trabajo y generosidad. Decir que “no” puede

significar una escasa inclinación para la empatía y al apego aunque, por otra parte, puede ser

sinónimo de independencia, libertad, personalidad y carácter. Saber dar un “no” oportuno, justo

y fundado es un arte que no tiene precio.

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El temor a los conflictos o a los prejuicios de la gente puede llevarte a aceptar

actividades o compromisos que no estaban dentro de tu plan de trabajo y modifican

negativamente la agenda que habías previsto. Es tiempo de convencerte de que no hay nada

de malo en no aceptar que otras personas dispongan de tu tiempo. Te reto a que en este

momento identifiques al menos tres peticiones sustanciales a las que has dicho “sí” en el último

mes de manera forzada y sin el convencimiento de que era lo mejor.

Evita cargar demasiado tu agenda con compromisos que no son tuyos y que rompen

con tu programa de trabajo pues te hacen trabajar más tiempo y te generan estrés. Procura que

tu agenda se llene de compromisos de calidad y no de una gran cantidad de encargos sin

trascendencia. También busca negociar los tiempos de entrega: hay cosas que pueden ser

negociables y que te dan espacio para organizar mejor tu agenda así como gestionar mejor tu

tiempo. Notarás cómo negociando fechas y diciendo “no” a algunas actividades y compromisos

abrirá grandes huecos de tiempo en tu agenda de trabajo.

Protege lo importante

Para administrar bien el tiempo debes considerar cuatro verbos al momento de

organizar tu agenda con el propósito de llegar a hacer en la jornada lo que es realmente

importante.

1. Preservar: al analizar las actividades marcadas en tu agenda debes identificar y

proteger aquellas que les dan mucho valor a tus resultados y te hacen crecer

como persona. No importa el tiempo que les tengas que dedicar, hay que

protegerlas. Recuerda que atendiendo lo urgente (tus resultados) y lo importante

(tu crecimiento personal) estarás gestionando de manera correcta tu tiempo.

2. Eliminar: este verbo te indica hacer lo contrario del paso anterior pero con cosas

distintas. Elimina de las listas de actividades que tienes agendadas todas

aquellas que en un análisis de costo-beneficio cuestan más en tiempo que el

beneficio que ofrecen con el resultado. Te sugiero cuestionar esas actividades

que realizas por costumbre (reportes, recorridos de supervisión, etcétera) que te

roban mucho tiempo y no identificas si tienen un valor para la organización.

3. Aceptar: realizas las cosas que te agradan y las haces bien. El problema surge

cuando hay que anotar en tu agenda de trabajo esas actividades que te cuestan

La clave no es dar prioridad a tu

programa, sino programar tus

prioridades.

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trabajo o que, definitivamente, no te gustan y odias hacerlas. A esas actividades

que son importantes y urgentes, pero que pones en tu agenda hasta el final del

día, de la semana o del mes, hay que aceptar su relevancia y, te guste o no,

darles el lugar que merecen en tu agenda. Te sugiero programar este tipo de

actividades para las horas en las que crece tu creatividad y productividad.

4. Crear: introduce nuevas conductas que con el tiempo se convertirán en hábitos.

Separa parte de tu tiempo para innovar en las cosas que haces, diseña nuevos

sistemas sin precedentes en la organización en la que trabajas, abre las

ventanas de tu agenda que lucen cerradas agendando actividades que fomenten

tu creatividad.

La agenda mental

Álvarez de Mon dice que la multitarea no debe existir cuando planeamos las actividades

por medio de una agenda. No puede haber tres deberes, o tres citas, o tres obligaciones

marcadas en tu agenda al mismo tiempo. Eso va contra la naturaleza propia de la agenda. Así

como en tu agenda seccionas el tiempo para realizar las acciones programadas, debes tener la

habilidad mental para separar tus pensamientos y ligar tu agenda física a tu agenda mental.

¡Pongamos manos a la obra!

Ahora es momento de hacer tu agenda personal. Verás qué fácil y útil resultará.

Para comenzar, definiremos el A, B, C de una agenda. Utilizando una hoja de papel en

blanco, traza líneas que formen tres columnas a las que titularás como “A”, “B” y “C”

respectivamente.

Instrucciones:

1. Considera para este ejercicio tus actividades pendientes desde hoy y hasta

dentro de los tres próximos meses.

2. Realiza un ejercicio mental de memoria y de consulta de notas, y en la columna

“A” escribe todos los pendientes que consideres “urgentes”. Aquí van todas las

actividades que tienen una fecha de compromiso y que no puedes renegociar,

esos pendientes que debiste haber terminado ya y no lo has hecho. Lo urgente,

El músculo que más han trabajado

las grandes personalidades es el

cerebro: este es el que dirige el

resto de las operaciones.

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recuerda, son todas aquellas presiones que vienen desde afuera. Por ejemplo,

los pendientes con las personas usuarias, proveedoras, con tu jefa o jefe

inmediato o con la clientela interna de tu organización. Todo aquello que te

genera presión y te estresa debe ser anotado en esta columna. Estas serán

acciones de prioridad y debes considerar realizarlas a primera hora del día.

Calcula el tiempo estimado que te llevará efectuar la actividad y anótalo a un

costado.

3. En la columna “B” enlista las actividades que son importantes pero no urgentes:

aquellas que no tienen una fecha compromiso con alguien, pero que es

necesario no perder de vista. Las cosas importantes son las que tienen que ver

contigo, aquello que representa un compromiso con tu propia persona. ¿Qué tal

anotar aquí el curso que tienes pendiente? ¿La limpieza de tu área de trabajo?

¿La charla con tu jefa o jefe inmediato para comentarle detalles de mejora del

trabajo? Todo lo que representa un compromiso propio y por el cual no tienes

una presión externa va anotado aquí. Como no son prioritarias, las puedes

acomodar en los espacios de tiempo de tu agenda que te dejen las actividades

de la columna “A”, o bien, dejarlas para el final de la jornada. Calcula el tiempo

que te llevará realizar la acción y escríbelo a un costado.

4. En la columna “C” vas a anotar las cosas que ni son urgentes ni importantes,

pero que se tienen que hacer porque de lo contrario habrá una consecuencia a

largo plazo. Las cosas que no son trascendentes para ti y que no representan

una presión externa son las que debes anotar aquí. Por ejemplo, pintar la oficina,

realizar visitas de socialización a compañeras y compañeros de trabajo o el

reacomodo del mobiliario. Estos pendientes los harás siempre y cuando hayas

cumplido con lo urgente y lo importante y tengas tiempo en tu horario normal. De

otra forma, no pasa nada si las reprogramas para una fecha posterior. Calcula el

tiempo que tendrás que invertir en esta actividad y anótalo a un costado.

5. Revisa las listas de cada una de las columnas y comprueba que todas tus

actividades pendientes están en su sitio. Ahora toma tu agenda y comienza a

vaciar el contenido de tu hoja “ABC”. Lo urgente en el día de mañana, lo

importante intercalado en los espacios que te dejen las cosas urgentes y la

columna C en las fechas posteriores. También es posible que las personas

superiores a ti tengan alguna prioridad que no has considerado: los famosos

“bomberazos” que rompen los programas de trabajo. Para esto te sugiero dejar

en tu agenda un espacio de tiempo que te sirva de colchón para atender esto.

6. En segundo lugar, usaremos la técnica del semáforo para gestionar tu agenda.

Para ello necesitarás resaltadores de colores verde, amarillo y rojo. Ahora

que tienes tu lista de pendientes vaciada en tu agenda es momento de trabajar

sacando una a una las notas de tu agenda. Al final de la jornada de trabajo o al

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inicio de labores del día siguiente toma tu agenda y marca con color verde todas

aquellas tareas que programaste y que quedaron realizadas. De lo marcado con

verde te olvidas porque ya está hecho. Marca con color amarillo las actividades

de tu agenda que quedaron inconclusas y las transfieres a tu lista del día

siguiente como una prioridad para terminarlas. Marca con color rojo lo que te

quedó pendiente por hacer y que ni siquiera has iniciado y reprográmalo en tu

agenda para la fecha del día siguiente. La recomendación aquí es que termines

primero las actividades en color amarillo que pasaste al día siguiente y hasta

finalizar con ellas inicies con las rojas que están pendientes también. La razón

es que entre más frentes de trabajo tengas abiertos, menos concentración

mental tendrás para realizar tu labor porque, inconscientemente, estás al

pendiente de todo. Cierra círculos. Termina actividades inconclusas y luego abre

otras.

Una agenda bien llevada representa tu seguro de permanencia en el trabajo y tu boleto

para participar en futuras promociones.

FUENTES DE

CONSULTA

Lista de referencias

Álvarez de Mon S. (2017). Mi agenda y yo. Dime que haces con tu tiempo y te diré quién eres. Barcelona: Plataforma.

Aristóteles. (1994). Metafísica. Introducción, traducción y notas de Tomás Calvo Martínez. Madrid: Gredos.

Miller, G. (1956). “El número mágico siete, más o menos dos” en The psychological review, No. 2, pp. 81-97.

Imágenes

Katemangostar Freepick. (2018). Primer plano de mujer usando diario y programación [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/foto-gratis/primer-plano-mujer-usando-diario-programacion_3295451.htm#page=1&query=Agendas%20de%20trabajo&position=18 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Freepick. (2020). Agenda de vista superior y maqueta de telefono PSD [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/psd-gratis/agenda-vista-superior-maqueta-telefono_8903838.htm#page=2&query=agenda%20de%20trabajo&position=5 (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

Kwangmoop. (2020). Cerrar página de calendario con lápiz rojo [Fotografía]. Recuperada de https://www.freepik.es/fotos-premium/cerrar-pagina-calendario-lapiz-rojo_10089901.htm (imagen utilizada de acuerdo a http://www.freepik.com/terms_of_use).

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