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Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Mtro. José Guadalupe Luna HernándezComisionado del Infoem y Secretario de la Comisión
de Archivos y Gestión Documental del Sistema Nacional de Transparencia
Sistema Institucional de Archivo
Grupo Interdisciplinario
Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Funciones sustantivas y comunes
Contenido
Sistema Institucional de Archivo
Sistema Institucional de Archivos
Arts. 20-22 LGAFundamento
GestiónDocumental
Actividades archivísticasde S.O.
Concepto
• Registros• Procesos• Procedimientos• Criterios• Estructuras• Herramientas• Funciones
ResponsableOperar SIA
propio
GarantizarConservar, organizar
documentos de archivo e información bajo su posesión
Información Documental• Agrupar expedientes• Lógica y cronológicamente• Relación mismo asunto• Términos de CN y
disposiciones legales
SIA
ÁREA NORMATIVA ÁREAS OPERATIVAS
Estructura de un Sistema Institucional de Archivos (SIA)
Área Coordinadora de Archivos
Correspondencia u
Oficialía de Partes
Responsable del Archivo de
Trámite
Responsable del Archivo de Concentración
Responsable del Archivo
Histórico
Comité de Transparencia
• Los responsables del A.T. serán nombrados por el titular de cada área o unidad• Los demás por el titular del SO.
Grupo Interdisciplinario
Unidad de Transparencia Órganos Internos de Control o sus equivalentes
Grupo
Interdisciplinario
Área Coordinación de Archivos
• Áreas de planeación estratégica • Jurídica• Mejora continua
Integración
• Área Responsables de la Información
• Tecnología de la Información
Art. 54 LGA
Administración de
Documentos
Valoración
Transferencia Primaria
Plazo de Conservación
Vigencia Documental
Destino Final
Grupo Interdisciplinario
Criterios de Valoración Documental
Transferencia Secundaria
Baja Documental
Para
esta
blec
er:
Análi
sis d
e:
Valores Documentales Primarios
Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística
Los sujetos obligados deberán contar con los instrumentos de control y consulta archivísticos
Cuadro general de clasificación
archivística
Catálogo de disposición documental
Inventarios documentales
Índice Expedientes Clasificados
Guía de archivo documental
Niveles de fondo, sección y serie
Cuadro General de Clasificación Archivística
Sección: “cada una de las divisiones del
fondo, basada en las atribuciones de cada
dependencia o entidad, de conformidad con
las disposiciones legales aplicables.”
Serie: “la división de una sección que corresponde a un conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.”
Fondo: “Conjunto de documentos producidos orgánicamente por la dependencia o entidad, que se identifica con el nombre de éstas”.
“Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones yfunciones de cada dependencia o entidad.” (Disp. 2 fracc. I, DGAGA, DOF, 15/05/2017).
Al mapa de macroprocesos del
SO
Documentos institución: ejercicio funciones y atribuciones; gestión
trámites
LIGADO
REFLEJA
CLASIFICA
Cuadro General de Clasificación Archivística Refleja la estructura jerárquica y lógica de los procesos de un sujeto obligado, basada en las atribuciones y funciones de cada unidad integrante.
Los procesoscomunes y sustanciales
de la institución
01
02
03
Distinguir la documentación generada, administrada y resguardada, en el ejercicio de las funciones y atribuciones de las unidades administrativas.
Establecer la organización de la documentación, desde una estructura lógica,
apegada a las funciones y atribuciones del sujeto obligado.
Facilitar la localización de los documentos de archivo, para el oportuno
acceso a la información.
Cuadro General de Clasificación Archivística
Función
Cuadro General de Clasificación
ArchivísticaDesarrolloETAPAS
YourPriority
COMUNES SUSTANTIVAS
FUNCIONES
• Fuentes de consulta• Normas, leyes, reglamentos, manuales,
etc.,• Aplicables a la institución y a sus
procesos sustantivos.
I.IDENTIFICACIÓN
Deber de los sujetos obligados (SSOO)
Documentar todo acto que se derive del ejercicio de sus facultades, competencias y
funciones
Preservar sus documentos en archivos administrativos
actualizados
Toda la información en posesión de cualquier autoridad… es pública
¿Qué vamos a documentar?
Art. 115 de la Constitución Política de los Estados
Unidos Mexicanos
Arts. 122-128 de la Constitución del Estado de México
Ley Orgánica Municipal
Código Financiero del Estado
Código Administrativo
Los sujetos obligados deberán producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones
Ejemplo: Gobierno Municipal
2 4 6 8
3 5 7 9
¿Qué vamos a documentar?
1
Ley Orgánica del Congreso General de los Estados Unidos
Mexicanos
Reglamento de la Cámara de Diputados
Reglamento para el Gobierno Interior del Congreso General de
los EUM
Manual General de Organización de la
Cámara de Diputados
Reglamento del Canal de Televisión
Reglamento Interno de la Auditoría Superior de la
Federación
Ley de Transparencia
Ley de Archivos
Los Sujetos Obligados deberán, producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto que derive del ejercicio de sus facultades, funciones y competencias
Ejemplo: Cámara de Diputados, Congreso de la Unión
Reglamento Interno de Transparencia
Funciones sustantivas y comunes
Recursos materiales Recursos financieros
Recurso humanosNómina
Fiscalización Transparencia
Actividades de apoyo para la realización de las funciones sustantivas. Comunes a todas las instituciones (apoyo administrativo)
Funciones Comunes(documentación común)
Funciones Sustantivas
CADA INSTITUCIÓN…los producenexclusivamente
FUNCIÓN SUSTANTIVACon una función
sustantiva
OBJETIVOS DEL ESTADOPara cumplir los
objetivos del Estado
ATRIBUCIONES LEGALESPor atribiciones legales
específicas
01 02
03 04
DOCUMENTOS SUSTANTIVOS
CÓDIGO SECCIÓN
1 C Legislación
2 C Asuntos Jurídicos
3 C Servicios Administrativos y Financieros
4 C Planeación, Programación y Presupuesto
5 C Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios
6 C Servicios Generales
7 C Control y Auditoría de Actividades Públicas
8 C Comunicación Social
9 C Recursos Humanos
10 C Recursos Materiales y Servicios /Contratos, Convenios, Pedidos u Órdenes de Servicio
11 C Programación, Información, Evaluación y Políticas
12 C Tecnologías de la Información
13 C Transparencia y Acceso a la Información
14 C Vinculación
15 C Sistema Institucional de Archivos
Funciones Comunes de la Cámara de Diputados
Ejemplo: Funciones comunes de la Secretaría de Innovación, Ciencia y Tecnología de Jalisco
CÓDIGO SECCIÓN1C ASUNTOS JURÍDICOS2C ORGANIZACIÓN3C RECURSOS HUMANOS4C RECURSOS FINANCIEROS5C RECURSOS MATERIALES6C SERVICIOS GENERALES7C TECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
8C COMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES INSTITUCIONALES
9C ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO
10C PLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
11C TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN12C FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN13C FISCALIZACIÓN14C ORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS
CÓDIGO SECCIÓN
1 C Legislación
2 C Asuntos Jurídicos
3 C Organización
4 C Recursos Humanos
5 C Recursos Financieros
6 C Recurso Materiales
7 C Servicios Generales
8 C Tecnología y Servicios de la Información
9 C Comunicación Social y Relaciones Institucionales
10 C Análisis y Seguimiento
11 C Planeación, Información, Evaluación y Políticas
12 C Transparencia y Acceso a la Información
13 C Formación y Capacitación
14 C Educación, Cultura y Deporte
15 C Servicios médicos, especializados y de emergencia
16 C Fiscalización
17 C Protección Civil y Bomberos
Funciones Comunes del Gobierno Municipal
Ejemplo: Funciones Sustantivas de la SICyT de Jalisco
CÓDIGO SECCIÓN
1S RECONOCIMIENTO DE VALIDEZ OFICIAL DE ESTUDIOS (RVOE)
2S SISTEMA ESTATAL DE BECAS Y ESTÍMULOS
3S PREMIO ESTATAL DE INNOVACIÓN, CIENCIA Y TECNOLOGÍA
4S INVESTIGACIÓN E INNOVACIÓN CIENTÍFICA Y TECNOLOGÍA
5S PROPIEDAD INTELECTUAL
6S EXPEDICIÓN DE TÍTULOS
7S SISTEMA DE CONTROL ESCOLAR
8S CENTROS DE INVESTIGACIÓN TECNOLÓGICA
9S REVALIDACIÓN DE ESTUDIOS Y EQUIVALENCIAS
CÓDIGO SECCIÓN
1S Proceso Legislativo
2S Órganos Auxiliares del Parlamento
3S Servicios Parlamentarios
4S Centros de Estudios e Investigaciones
Ejemplo:Funciones sustantivas de la Cámara de Diputados
CÓDIGO SECCIÓN
1S SERVICIOS PÚBLICOS
2S OBRAS PÚBLICAS E IMPACTO AMBIENTAL
3S REGISTRO CIVIL
4S PROMOCIÓN ECONÓMICA Y TURISMO
5S CATASTRO MUNICIPAL
Ejemplo:Funciones sustantivas del Gobierno Municipal
SECCIONES SERIES
Atribuciones/Funciones (macro procesos) = Sección Actividades = Serie documental
Identificar en los procesos de la institución (ATRIBUCIONES), cada función y actividades
derivadas, para establecer los niveles de relación entre las secciones y series documentales, así
como las semejanzas y diferencias.
II.JERARQUIZACIÓN
Cuadro General de Clasificación ArchivísticaEstructura
Conjunto de documentos producidos orgánicamente
por una institución; se identifica con el nombre de
ésta.
Cada división del fondo, corresponde con las atribuciones/funciones
generales/macroprocesos de la institución
División de una sección con base en las funciones específicas/procesos derivadas de las atribuciones/funciones generales de
la institución
Unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto,
actividad o trámite
Estructura
D
EXPEDIENTE COMPRA
C
ADQUISICIONES
B
RECURSOS MATERIALES
A
INSTITUCIÓN
Estructura
Cuadro General de Clasificación Archivística Estructura
Fondo
Sección
Serie
Subserie
Expediente
Documento de Archivo
Serie
Subserie
Expediente
Documento de Archivo
Subserie
Expediente
Documento de Archivo
Sección
Serie
Expediente
Documento de Archivo
Sección
Serie
Expediente
Documento de Archivo
Serie
Expediente
Documento de Archivo
SECCIONES SERIES
• Un esquema de codificación para representar cada nivel de agrupamiento (sección, serie), con fines de identificación y abreviación.
• La codificación debe ser alfanumérica (número de la serie más la letra correspondiente)
C: Series comunesS: Series sustantivas
III.CODIFICACIÓN
CÓDIGO SECCIÓN
1C ASUNTOS JURÍDICOS
2C ORGANIZACIÓN
3C RECURSOS HUMANOS
4C RECURSOS FINANCIEROS
5C RECURSOS MATERIALES
6C SERVICIOS GENERALES
7CTECNOLOGÍA Y SERVICIOS DE LA INFORMACIÓN
8CCOMUNICACIÓN SOCIAL Y RELACIONES INSTITUCIONALES
9C ANÁLISIS Y SEGUIMIENTO
10CPLANEACIÓN, INFORMACIÓN, EVALUACIÓN Y POLÍTICAS
11CTRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
12C FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN
13C FISCALIZACIÓN
14CORGANISMOS PÚBLICOS DESCENTRALIZADOS
Ejemplo
11C Transparencia y Acceso a laInformación
11C.1 Sesiones del Comité de Transparencia11C.2 Solicitudes de información11C.3 Obligaciones de Transparencia11C.4 Protección de Datos Personales11C.5 ….
5C Recursos Materiales
5C.1 Licitaciones5C.2 Adquisiciones 5C.15 ….
Validación y FormalizaciónUnidades administrativas y sus
archivos
CapacitaciónServidores públicos para la
aplicación del CGV
SupervisiónSeguimiento para garantizar su
aplicación
IV.INSTRUMENTACIÓN
Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Estado de México y Municipios
www.infoem.org.mxTeléfono: (722) 226 19 80
[email protected]@infoem.org.mx
@Jose_LunaH@CagdSnt
Pino Suárez S/N, actualmente Carretera Toluca-Ixtapan No. 111, Col. La Michoacana, Metepec, Estado de México, C.P. 52166
@InfoemJoseGuadalupeLunaH