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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “SIMÓN RODRÍGUEZ” NUCLEO, MATURÍN. ESTADO MONAGAS. Sistemas de Información en las Organizaciones Unidad I Facilitador: Integrante: Lic. José Mundarain

El Rol de Los Sistemas de Informacion en Las Organizaciones

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sistema de informacion en las organizaciones

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIN SUPERIOR

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

SIMN RODRGUEZ

NUCLEO, MATURN. ESTADO MONAGAS.

Sistemas de Informacin en las OrganizacionesUnidad I

Facilitador: Integrante:

Lic. Jos Mundarain

Seccin A Euclides Perez C.I. 11.778.769Maturn, Agosto 2011

IntroduccinEl crecimiento acelerado de las organizaciones, la conducta de los grupos en la organizacin ante las nuevas exigencias y las tasas aceleradas de cambios,obligan a la gerencia a prepararse para entender la conducta individual y grupal del recurso humano alinendola hacia las metas de la organizacin, estableciendo bases psicolgicas en la bsqueda de la efectividad organizacional. No es un secreto para nadie que el medio ambiente afecta el comportamiento y predispone de manera positiva o negativa, limitando o no la productividad, creatividad e identificacin en el trabajo, por tanto el ambiente no debe considerarse como una variable exgena, sino como un activo intangible para las organizaciones y un instrumento para lograr la armona. En las organizaciones formadas por personas de distinto carcter, a veces se producen problemas de relaciones que alteran la convivencia entre sus miembros. A menudo son pequeas incomprensiones o malos entendidos, que son fciles de superar, en la medida que por sobre ellos primen los objetivos del grupo.Pero cuando los problemas no se asumen ni se solucionan a tiempo, pueden provocar que la participacin en las decisiones,la puesta en prctica de los acuerdos y las tareas que se fijen para el cumplimiento de los objetivos del grupo, fracasen. Las empresas prestadoras de servicios deben apoyar a sus clientes en el desarrollo de su estrategia y metodologa completa de investigacin de clima organizacional a travs de encuestas,desde el diseo del cuestionario hasta la implementacin de cambios, pasando por la recoleccin de datos, su procesamiento y reporte para la planificacin de acciones. Como se puede ver, se vive la poca del cambio, la generacin de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnologa y aplicarlos a su organizacin,gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es ms fcil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas. Cada da se ven nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organizacin que no esta preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de informacin o que la misma sea muy dbil simplemente no puede competir contra el resto de organizaciones. Los Sistemas de Informacin tienen una enorme importancia en el incremento de la capacidad organizacional frente al cambio del entorno.

1. Rol de los sistemas de informacin en las organizaciones

Desde una perspectiva comercial un sistema de informacin es un instrumento importante para crear valor para la empresa.

Incrementar el rendimiento de las inversiones.

Mejorar su posicin estratgica.

Acrecentar el valor de mercado de las acciones.

Un Sistema de Informacin SI o IS, information system, es una combinacin organizada de personas, hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que rene, transforma y disemina informacin en una organizacin. Las personas han dependido de los Sistemas de Informacin para comunicarse entre s utilizando una variedad de mecanismos fsicos (hardware), procedimientos e instrucciones de procesamiento de informacin (software), canales de comunicaciones (redes) y datos almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilizacin.Es de vital importancia que la Direccin tenga una visin clara sobre la Economa de la Informacin, la forma en la que la informacin aade valor a la empresa y la relacin entre el valor y el coste de la informacin.La informacin es un recurso tan importante para una empresa como la tierra, el trabajo o el capital. Proporciona a la empresa los conocimientos indispensables para la realizacin de su actividad y se ha convertido, de hecho, en un verdadero recurso estratgico que podemos denominar como el principal activo intangible de la empresa.Hoy en da, al estar en una economa basada en el conocimiento y la informacin, los S.I. toman gran relevancia, ya que dota a la empresa la capacidad de comunicacin y la fuerza analtica necesarias para llevar el negocio a una escala mundial. Controlar la empresa a distancia -comunicarse con los proveedores, distribuidores, trabajar las 24 horas del da en diferentes entornos nacionales, dar servicio a las necesidades locales e internacionales- es un reto para las organizaciones que requiere el apoyo de sistemas de informacin potentes y de rpida respuesta. Los sistemas de informacin son requeridos para optimizar el flujo de informacin dentro de la empresa y para maximizar las fuentes de informacin para la direccin de la empresa. Por tanto, las decisiones que tome la direccin de la empresa en cuanto a los sistemas de informacin y las tecnologas a implantar en la misma sern crticas, puesto que de ellas depender entre otros aspectos, la posterior productividad de los empleados. En una empresa los sistemas de informacin desempean un papel crtico. Por ejemplo, los directores de productos, que se enfrentan a los cambios del mercado, han de ser capaces de anticiparse y responder a estos cambios lo antes posible. Los sistemas de informacin deben suministrar la informacin a tiempo, no slo la informacin referente a los mercados y productos, sino tambin la que se refiere a los recursos (know-how, procesos,...) disponibles en la organizacin para responder a la demanda de productos. De aqu, se deduce que debe existir una adecuada administracin del recurso informacin, y por tanto del sistema que lo obtiene, procesa y distribuye. Los sistemas de informacin tambin tienen un papel crtico para los procesos directivos. En una empresa, los procesos directivos se deben de poder enfocar hacia el desarrollo de los procesos capacitativos que responden a los cambios en el entorno. Los responsables de los procesos no slo necesitan saber el campo de variabilidad de la demanda de producto de hoy, sino tambin el de maana para poder desarrollar procesos capacitativos que respondan a estas nuevas necesidades.La informacin se ha convertido en un recurso clave para las empresas a todos los niveles jerrquicos y para todos los departamentos ya que las organizaciones deben con seguir, procesar, usar y comunicar informacin, tanto interna como externa, en sus procesos de planificacin, direccin y toma de decisiones.Cual es la relacin entre una organizacin y sus sistemas de informacin?

La relacin es directamente proporcional y de creciente interdependencia esto nos indica que cuando los sistemas de informacin cambian, la organizacin y las personas que en ella trabajan, deben cambiar y actualizarse al ritmo de la nueva tecnologa. 2. Taxonomia

Los SI se clasifican de acuerdo al nivel en el que se encuentren trabajando en una organizacin. Para la clasificacin de SI, Mentzas ha definido tres caractersticas bsicas:

Soporte para el proceso de informacin

Soporte para la toma de decisiones

Soporte para el proceso de comunicacin

3. Alternativas de sistemas de informacin

Aplanamiento de las organizaciones. Organizaciones virtuales. Separa el trabajo de la ubicacin geogrfica. Reorganizacin de flujos de trabajo. Creciente flexibilidad de las organizaciones. Redefinicin de las fronteras de la organizacin. Comercio electrnico y negocios electrnicos El reto estratgico de los negocios cmo pueden los negocios usar tecnologa de informacin para disear organizaciones que sean competitivas y eficaces?. El reto de la globalizacin : cmo pueden las compaas entender las necesidades de negocios y de sistemas de un entorno econmico global?. El reto de la arquitectura de informacin: cmo pueden las organizaciones desarrollar una arquitectura de informacin y una infraestructura de tecnologa de informacin que apoye sus metas y negocios ?. El reto de la inversin en sistemas de informacin: cmo pueden las organizaciones determinar el valor de negocio de los sistemas de informacin?

El reto de la responsabilidad y control : cmo pueden las organizaciones disear sistemas que la gente sea capaz de controlar y entender?.

4. Correspondencia entre el sistema de informacin y el plan estratgico organizacionalEl clima organizacional, es un elemento bsico para obtener buenos resultados en la empresa, el desarrollar estudios que permitan ubicar cuales son los puntos crticos que afectan al personal se convierte en un elemento clave para que sus empleados tengan mejores logros en sus objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivacin o desempeo. Su anlisis permite identificar, organizar y valorar las apreciaciones y pensamientos que el equipo humano de una empresa tiene de sus peculiaridades como organizacin.

Actualmente, los retos exigen calidad del servicio en todas las reas empresariales, por eso se hace preciso renovar la gestin integral impulsando mayor eficiencia en consonancia con los valores de la empresa, necesarios por otro lado para el desempeo correcto de los trabajadores motivados y alineados con la Misin y los Objetivos Estratgicos.

Hoy en da, investigaciones de clima organizacional bien diseadas, as como encuestas orientadas a saber ms acerca de la gente,se han convertido en una herramienta gerencial estratgica apoyados en sistemas de informacin que permitirn a los ejecutivos intervenir en los puntos que se consideren crticos para as establecer propuestas de mejora oportunas que permitan obtener mejores logros en los objetivos y se corrijan a tiempo aquellos factores que puedan afectar su motivacin o desempeo.

Este tipo de investigaciones permite tomar decisiones para atraer talentos, as como motivarlos y retenerlos; y permiten tambin manejar el cambio ms efectivamente e incrementar la satisfaccin del cliente, la productividad y la calidad. En la actualidad, las organizaciones son cada vez ms complejas, cada da incorporan nuevas tecnologas a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado,es por esto que numerosas empresas, ofrecen a sus clientes inigualables capacidades de encuestas de clima organizacional, basadas en sistemas de informacin con avanzadas herramientas de diagnstico,de procesamiento y reportes, en donde los lderes de la organizacin pueden monitorear frecuentemente las variables que inciden en el clima organizacional dndole esto la posibilidad de detectar las debilidades y establecer de inmediato las acciones destinadas a mejorar esta desviacin.

Por esta razn es importante que los sistemas de informacin computarizados o sistematizados sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse ms competitivos.

Las empresas que poseen sistemas de informacin apoyados en tecnologas de la informacin tienen la posibilidad de disminuir el tiempo de respuesta ante un problema de clima organizacional o cualquier otro problema que afecte la organizacin,en el caso contrario seria ms difcil y ms costoso obtener resultados rpidos y peridicos ante este tipo de evaluaciones de variables intangibles. Los Sistemas de Informacin y el plan estratgico Organizacional:

Partiendo de este enfoque del plan estratgico organizacional y definiendo los sistemas de informacin como aquellos que permiten automatizar la labor de obtener los datos ms importantes de una organizacin, resumirlos y presentarlos de la forma ms comprensible posible,para tener acceso fcil a informacin interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores crticos del xito, entonces se visualiza la aplicacin e importancia que estos tienen para la organizacin.

En un entorno caracterstico de sistemas de informacin, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de informacin diarias en relacin con las reas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra ndole que el ejecutivo requiera, por ejemplo la percepcin que tienen los empleados de su organizacin.

La importancia de esta informacin se basa en la comprobacin de que el Clima Organizacional influye en el comportamiento de los miembros, a travs de ideas consolidadas que traspasan la realidad y condicionan los niveles de motivacin laboral y rendimiento profesional entre otros.

Un diagnstico de esta naturaleza debe aplicarse por medio de encuestas las cuales hoy en da apoyados con la tecnologa de la informacin se pueden obtener resultados rpidos, frecuentes y con mayor profundidad definidos por la propia organizacin.

El sistema de informacin para apoyar la evaluacin del clima organizacional debe ofrecer informes y anlisis de la informacin en tiempo real a toda la organizacin, debe incluir cuadros, grficas e informes fciles de leer,sobre todo informacin intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores crtico.

Los sistemas de informacin y el plan estratgico organizacional cumplen una triple dimensin:

- Deben facilitar, simplificar o realizar automticamente los procesos para el diagnstico del clima organizacional. Por ejemplo, aplicacin de encuestas, tabulacin de los datos, presentacin de resultados e informes finales, etc.

- En segundo lugar, deben proporcionar informaciones y datos, que faciliten la toma de decisiones en el momento de analizar los resultados e intervenir en el clima dejando libertad plena a los lderes para la presentacin de propuestas de mejora.

Se incrementa de esta manera la calidad de la funcin directiva al apoyar cada decisin en una base slida de informacin debidamente presentada y procesada. - Por ltimo, deben interaccionar con el usuario en un plano ms profundo que el mero apoyo al proceso de la toma de decisiones, garantizndole seguridad y confidencialidad de la informacin manejada, as como el anonimato al momento de responder las encuestas de clima organizacional, de esta manera se obtendrn resultados validos y confiables y cercanos a la realidad que se pretende estudiar.

Sus resultados permiten construir planes de accin para minimizar debilidades y amenazas y potencializar oportunidades y fortalezas de la empresa. Al implantar esta metodologa uno de los aspectos ms importante es la comunicacin a los empleados para generar credibilidad a lo largo de todo el proceso. Es fundamental transmitir con claridad cul es el objetivo y dar una idea general acerca del proyecto. Una vez recogidos y analizados los datos, hay que presentar los resultados a los empleados junto a los planes de accin a implementar.5. Identificacin de necesidades de informacinLas necesidades de informacin son dinmicas, evoluciona con el desarrollo de la sociedad, de la organizacin y de los agentes sociales. El reduccionismo contable que limitaba el grupo de usuarios de informacin contable a los proveedores de capital de riesgos o propietarios, ha cedido paso a un nuevo universo de usuarios con necesidades ms dismiles y no necesariamente econmico-financieras.

Las necesidades de los usuarios de la informacin determinan el proceso de preparacin y presentacin de informes y estados contables. Las necesidades de informacin determinan cundo informar, qu informar, cmo informar, a partir de los requerimientos de informacin se determina la periodicidad, la calidad y la cantidad de informacin.

Rueda (2002, 72) anota que la contabilidad financiera, tributaria, de costos, administrativa, etc., son modalidades y especializaciones tcnicas que la contabilidad ha creado para satisfacer las necesidades de medicin, informacin y control de la propiedad; es decir, los desarrollos contables estn en funcin de la las necesidades de informacin y la evolucin de las mismas.

Tua Pereda (2001, 123) establece que la nueva dimensin de la empresa en relacin con la responsabilidad social que le compete, la contabilidad debe contribuir a responder nuevas preguntas y desafos para la entidad, tales como:

1. La empresa no tiende ya de manera nica a la obtencin de un beneficio, sino que, adems, ha de tener en cuenta los intereses de los restantes elementos de la coalicin empresarial, que operan como restricciones a la hiptesis clsica de la maximizacin del excedente;

2. Se pide a las empresas que optimice su beneficio, en orden a la satisfaccin conjunta de los intereses que confluyen en la unidad econmica;

3. El beneficio tradicional del propietario entra en colisin con los objetivos sociales y, aun reconociendo que sin beneficio no cabe la supervivencia de la empresa, el conflicto lleva a que, en ocasiones, aquel beneficio disminuya, ante la necesidad de satisfacer o evitar costos sociales;

4. El beneficios contable, como indicador de eficiencia, cede buena parte de su importancia, a favor de magnitudes con ms marcado carcter social, como son el valor aadido o el excedente de productividad;

5. Incluso, con un criterio social amplio, el beneficio tradicional podra completarse con la cuantificacin de costos y beneficios sociales, para llegar a una cuenta de resultados que refleje, no tanto el excedente del capital propietario, como el beneficio social derivado de la actividad empresarial.

6. Gerencia del cambio causado por el sistema de informacin computarizadoDesde hace ya algunos aos las organizaciones han reconocido la importancia de administrar los principales recursos como la mano de obra y las materias primas.

La informacin se ha colocado en un buen lugar como uno de los principales recursos que poseen las empresas actualmente. Los entes que se encargan de las tomas de decisiones han comenzado a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin empresarial, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser uno de los tantos factores crticos para la determinacin del xito o fracaso de stos.

Si deseamos maximizar la utilidad que posee nuestra informacin, el negocio la debe manejar de forma correcta y eficiente, tal y cmo se manejan los dems recursos existentes. Los administradores deben comprender de manera general que hay costos asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda la informacin que es manejada en la organizacin. Aunque la informacin se encuentra a nuestro alrededor, debemos saber que sta no es gratis, y su uso es estrictamente estratgico para posicionar de forma ventajosa la empresa dentro de un negocio.

La fcil disponibilidad que poseen las computadoras y las tecnologas de informacin en general, han creado una revolucin informtica en la sociedad y de forma particular en los negocios. El manejo de informacin generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente.

Con frecuencia, los sistemas de informacin que logran la automatizacin de procesos operativos dentro de una organizacin son llamados Sistemas Transaccionales, ya que su funcin principal consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, plizas, planillas, entradas, salidas. Por otra parte, los sistemas de informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en ingls Decisin Supporting System). El tercer tipo de sistemas, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es de los Sistemas Estratgicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr las ventajas competitivas, a travs del uso de la Tecnologa de Informacin (TI).

Cuando muchas personas se preguntan por qu estudiar sobre los sistemas de informacin, es lo mismo que preguntar por qu debera estudiar alguien contabilidad, finanzas, gestin de operaciones, marketing, administracin de recursos humanos o cualquier otra funcin empresarial importante. Lo que si les puedo asegurar es que muchas empresas y organizaciones tienen xitos en sus objetivos por la implantacin y uso de los Sistemas de Informacin. De esta forma, constituyen un campo esencial de estudio en administracin y gerencia de empresas. Es por esta razn que todos los profesionales en el rea de Administracin de Empresas deberan o ms bien deben, tomar un curso de sistemas de informacin. Por otro lado es importante tener una comprensin bsica de los sistemas de informacin para entender cualquier otra rea funcional en la empresa, por eso es importante tambin, tener una cultura informtica en nuestras organizaciones que permitan y den las condiciones necesarias para que los sistemas de informacin logren los objetivos citados anteriormente. Muchas veces las organizaciones no han entrado en la etapa de cambio haca la era de la informacin sin saber que es un riesgo muy grande de fracaso debido a las amenazas del mercado y su incapacidad de competir, por ejemplo, las TI que se basan en Internet se estn convirtiendo rpidamente en un ingrediente necesario par el xito empresarial en el entorno global y dinmico de hoy.

Estamos viviendo en una sociedad de informacin global emergente, con una economa global que depende cada vez ms de la creacin, la administracin y la distribucin de la informacin a travs de redes globales como Internet. Muchas empresas estn en proceso de globalizacin; es decir, se estn convirtiendo en empresas globales interconectadas en red. Por ejemplo, las empresas se estn expandiendo a mercados globales para sus productos y servicios, utilizando instalaciones de producciones globales para fabricar o ensamblar productos, reuniendo dinero en mercados de capitales globales, formando alianzas con socios globales y luchando con competidores globales pro clientes de todo el mundo. El manejo y la realizacin de estos cambios estratgicos seran imposibles sin Internet, Intranets y otras redes globales de computacin y de telecomunicaciones que constituyen un sistema nervioso central de las empresas globales de hoy. Las personas de muchas naciones ya no viven en sociedades agrcolas, compuestas principalmente de agricultores, o incluso sociedades industriales, donde la mayor parte de la fuerza laboral se compone de trabajadores de fbrica. En cambio, en muchas naciones gran parte de la fuerza laboral est constituida por personas que se ocupan en labores de prestacin de servicios o trabajadores del conocimiento, es decir, personas que se dedican la mayor parte de su tiempo a la comunicacin y colaboracin en equipos y grupos de trabajo, y a la creacin, uso y distribucin de la informacin.

7. Gerencia de las expectativas

Es enorme la cantidad de productos y servicios en Internet que no funcionan. Por supuesto, su imagen de marca y la de sus empresas es directamente proporcional a las expectativas que satisfacen.No son pocos los sitios en Internet que muestran interfaces "En construccin", o los sitios con links que no funcionan, o los portales que ofrecen contenidos desactualizados, o las empresas que venden productos y servicios tecnolgicos medianamente terminados Cul puede ser su imagen de marca?

"Esta pgina web no sirve"; "este contenido es obsoleto"; "la conexin no sirve"; "la compudora se cuelga a cada rato"; "me engaaron", son algunas de las expresiones de desepcin sobre la tecnologa, producto de experiencias negativas constantes.

Quienes estn dentro de las empresas de tecnologa suelen preguntarse cmo se gerencia comunicacionalmente la imagen de sus marcas, entendiendo el cambio permanente de la tecnologa.

La respuesta no es fcil y no debe haber una slo forma de abordar este reto, que involucra especialmente a las reas de mercadeo, publicidad y diseo de productos.

Las comunicaciones no pueden resolver problemas originados por la ineficiencia de los productos, pero el mercadeo, con creatividad e innovacin, puede aportar mucho en el diseo de productos, si sus mecanismos le permiten retroalimentar oportunamente a la empresa con las observaciones de sus clientes.

Se requiere que el mercadeo y la publicidad sea ms de doble va, e involucre ms a las audiencias, si no se desea que la empresa se aisle y termine ofreciendo productos que no interpretan las verdaderas necesidades del mercado. En muchos casos es recomendable que el tono de la publicidad de tecnologa debe ser ms modesto y humilde inclusive.

La imagen que los clientes se forman de una marca suele ser una evaluacin referencial, principalmente dada por la comparacin con las marcas de productos similares. As pues, la clave de la competitividad est centrada en las diferencias reales del producto.

Por eso para planificar o evaluar una pgina web es tan importante revisar ampliamente lo que hace la competencia. Si no se hace la comparacin, se termina con tpicos enunciados publicitarios que tienen poca credibilidad: "lderes"; "pioneros"; "nicos".

Cuando las personas tenan menos referencias era relativamente fcil y no haban tantos compromisos decir que uno era lder en una industria. Pero la globalizacin de la informacin nos permiten tener mejores criterios para evaluar y creer en una marca que haga una afirmacin as. Investigue a fondo a su competencia y podr encontrar mejores caminos para diferenciarse.La gerencia de las expectativas est comprometida con la satisfaccin cuantificable de los clientes y la notoriedad pblica de una marca no se resuelve con una sobreoferta de supuestos atributos, que arriesgan la reputacin.

Se generan expectativas con todo lo que se dice y con lo que se deja de decir, y as se incide en la imagen de marca que se obtiene. La imagen que se forman los pblicos sobre una marca es un proceso que nace en sus necesidades y expectativas. Por eso el error ms frecuente en las estrategias de comunicacin es el de ofrecer ms beneficios de los que se pueden satisfacer.

Gerenciar las expectativas en un sitio en Internet implica ofrecer contenidos, servicios y productos que funcionen en forma real para los internautas y no "virtualmente".

ConclusinLos sistemas de informacin computarizados forman hoy da parte imprescindible de la mayora de las organizaciones. Contar con fuentes de informacin confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la toma de decisiones acertadas en beneficio de la organizacin es algo que todo gerente anhela. Los sistemas de informacin son los encargados de que el flujo de informacin en la organizacin sea adecuado, ofrecen la posibilidad de contar con informacin de calidad, que genera un mejor desenvolvimiento de todos los dems componentes de la organizacin.Bibliografa

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http://monografias.com[Visitado 4/Junio/2005].

Cohen Karen, Daniel, Sistemas de Informacin GerencialMcGraw Hill.