EL PROCESO DE VALORACIN DOCUMENTAL.

Quin de nosotros no ha odo, ledo o pensado que con la valoracin, el archivista tiene el derecho de vida o muerte de los documentos que integran los archivos y que son su responsabilidad. La seleccin documental en nuestra realidad archivstica, es una necesidad de la Administracin, porque su propsito es reducir el desequilibrio planteado por la produccin y la acumulacin documental. Estos grandes volmenes de documentacin, generan situaciones crticas y ha obligado a soluciones que aslan y distorsionan el proceso de valoracin al efectuarse por regla general bajo la presin del tiempo. Por sto ha sido considerada como una prctica equivocada y desorganizada, al tener como resultado una solucin institucional y en consecuencia, la documentacin ha sido vendida, quemada o destruida. En la historia del pensamiento archivstico, la valoracin documental es una intervencin archivstica que ha sido planteada por diversos autores que afirman su importancia, el carcter esencial de la accin y el alto grado de competencia cientfica y profesional que exige. Se descubren principios, mtodos de trabajo, procesos y puntos de vista a veces contradictorios, divergentes y complementarios. Los autores tratan sin preocuparse por distinguir los aspectos tericos y las prcticas de valoracin. Algunos plantean la valoracin documental como si se encontrara separada del resto de los procesos archivsticos y otros destacan su carcter total. Se habla de los valores que tienen los archivos, pero de un autor a otro es difcil saber si las mismas palabras expresan las mismas realidades. Actualmente conocemos los criterios que rigen el proceso de valoracin, especialmente difundidos por la archivstica norteamericana, a partir de Shellenberg, sin embargo, sus

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orgenes se encuentran bsicamente en dos tradiciones europeas; la britnica y la alemana. A continuacin se presentan las tendencias que caracterizan los discursos en materia de la valoracin documental en Alemania, Inglaterra y Estados Unidos y posteriormente una aportacin de Canad para su conocimiento y discusin y un punto de reflexin sobre nuestro proceso de identificacin y valoracin de la Administracin Pblica Federal. ALEMANIA. VALORAR PARA CONSERVAR. En Alemania se reconoce una larga tradicin de racionalizacin de las actividades administrativas, los cuadros de seleccin documental datan desde 1832 y en 1858 encontramos que se prohbe eliminar documentos sin que las autoridades archivstas de Baviera estuvieran informadas, y en 1897 se determina el papel del archivista nacional en materia de conservacin; adems, gran parte de las acciones se han centrado en la conservacin antes de la destruccin. En el ao de 1927, los archivos de Prusia decretan la obligacin de hacer un inventario de todos los documentos producidos por la Administracin Pblica, para evaluar los documentos que se tienen que conservar. Situacin que es importante al remarcar este vnculo que los archivistas alemanes establecen desde este momento, entre el inventario de los archivos y la valoracin, siendo el primer elemento indispensable para una buena realizacin de la valoracin. Meisner estableci en 1937 tres reglas bsicas para la valoracin:

La edad de los documentos, El contenido informativo, y El orden jerrquico de las administraciones (Central,

regional y local). Este orden jerrquico, segn el cual entre ms bajo se encuentre en la escala una administracin, menor ser el valor de sus documentos, posteriormente hace precisiones

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relativas a la categora de intermedio cuyos documentos se deberan de juzgar de acuerdo con el grado de autonoma del organismo productor al que se refieren. En relacin con la valoracin, encontramos desde este momento, ideas que todava hoy se utilizan y que han caracterizado el discurso de los archivistas; la edad de los documentos, su contenido, y sobre todo, el papel del organismo productor y su posicin jerrquica. En 1958, Zimmermann propuso que el contenido informativo del documento es el elemento determinante y en consecuencia de su utilizacin. As, el uso de los documentos antes que el origen, es lo que hay que tomar en cuenta en primer lugar para la valoracin. Inspirado en el dominio del mercado (econmico), promovi el factor de la demanda que relaciona el contenido con la utilizacin. Otro Archivista alemn. Sechel, lanz una severa crtica a esta propuesta, pero lo destacado de su aportacin es la cuestin que l presenta sobre las relaciones entre historiadores y archivistas, entre Historia y Archivstica. Se presenta como defensor de la Archivstica y promulga por que sta sea una disciplina autnoma, libre de cualquier enlace jerrquico hacia la Historia. Y apoyndose en el proceso de valoracin, pregunta: Es necesario ser Historiador para ser Archivista? Contesta que el Archivista en el acto de valorar se interesa por los documentos desde el punto de vista archivstico, en cambio, sostiene que cuando difunde los archivos y los vuelve accesibles, los tiene que trabajar como historiador. Esta forma de afrontar el proceso de valoracin, lo llev a considerar que se tendran que alcanzar los siguientes objetivos: Clarificar las relaciones entre historiadores y archivistas

y precisar el papel de cada uno de ellos. Determinar que en el plan de la valoracin, los intereses

del historiador no tienen por qu influir en el trabajo del archivista. Y precisar la respuesta a la pregunta:

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El Archivista tiene que ser Historiador?

Pregunta que todava es de actualidad, y la respuesta tambin. Por otra parte, la propuesta del alemn Booms es que la Archivstica sea una disciplina que permita una seleccin sensata, planificada, organizada y eficaz de todos aquellos archivos que den testimonio de todos y cada uno de los componentes de la sociedad. Con lo anterior, responsabiliza al Archivista y le exige trabajar de tal forma que la valoracin no se abandone nunca al azar, y se pronuncia sobre el trabajo del historiador, argumentando que ste debera rechazar estar contento con los recursos que el azar le deja. Para dar una visin de conjunto Boms desarrolla las siguientes ideas: El Archivista debe tener un conocimiento profundo del

organismo o de la persona que ha producido los archivos. La contemporaneidad de la valoracin. (Evaluar los

archivos con una escala de valores que sea contempornea al periodo en que han sido creados). Y la valoracin ha de permitir tener un mximo de

informacin en un mnimo de documentos. La importancia del organismo productor, la utilizacin de los archivos, la Archivstica como una disciplina autnoma, la aplicacin de una escala marxista (Pueblo, estado y cultura.) y los archivos como testimonio del conjunto de la sociedad son, temas que los archivistas alemanes han planteado al tratar la valoracin que ellos asocian invariablemente a la conservacin.

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INGLATERRA, VALORAR PARA ELIMINAR. Se dice que si se quiere caracterizar en algunas palabras los enfoques desarrollados en cuestin de valoracin de Alemania e Inglaterra, se podra decir que los alemanes evalan para conservar, mientras que los ingleses lo han hecho para eliminar. En Inglaterra se afront muy pronto el problema del exceso de documentos. En 1877 el Acta de Registro de Oficinas Publicas autorizaba a destruir los documentos posteriores a 1715 que no tuvieran valor para su uso legal, histrico, genealgico o anticuario. Y en 1898, la autorizacin se ampliaba a los fondos posteriores a 1660. Desde sus orgenes, en la archivstica inglesa prima el punto de vista administrativo y son las personas de las oficinas las encargadas de seleccionar la documentacin a conservar, antes de remitirla al archivo. Esta tradicin es la que recoge Hilary Jenkinson, que en 1922 en su obra titulada Manual de Archivos Administrativos, obra que ha inspirado a diversas generaciones de archivistas en todo el mundo, indica la postura que el maestro tena en materia de valoracin, cuando establece que la eliminacin es responsabilidad de las administraciones, el Archivista es un intermediario (servent, un buen servidor) entre la administracin y los investigadores. En 1952 se estableci en Inglaterra el Comit Grigg, encargado de estudiar un nuevo mtodo de seleccin. Y como resultado de sus trabajos se dise uno nuevo, basado en dos criterios; el administrativo y el histrico. En consecuencia y a partir de ese momento, los documentos son seleccionados en dos etapas. En la primera, realizada por las administraciones de origen a los cinco aos de su

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tramitacin entre el 50 y 90% es destinado a la destruccin, mediante la aplicacin del criterio administrativo. Transcurridos veinticinco aos llega la segunda revisin en la que, aplicando el criterio histrico, los documentos deben ser reducidos a un tamao manejable, este proceso es aplicado por parte de los archivistas. Este mtodo de seleccin fue criticado severamente en el informe Wilson de 1981, que entre otros aspectos reclamaba para los archivistas un papel ms activo en la seleccin documental. El gobierno rechaz el reclamo. Esta situacin posiblemente explica las pocas aportaciones que han tenido los archivistas ingleses en relacin con la valoracin, aparte del importante estudio RAMP que realiz Flix Hull en 1981 sobre la utilizacin de tcnicas de muestreo. ESTADOS UNIDOS. LA SNTESIS DEL PROCESO DE VALORACIN. En la dcada de los cuarenta conocemos a dos archivistas americanos: Philiph Brooks en su libro La seleccin de los registros parasu preservacin, nos trasmite dos ideas bsicas en materia de valoracin:

La eliminacin de duplicados y la importancia que tiene definir lo que es el valor permanente, y ste se define en: El valor que la institucin de origen da a los

documentos, y. La utilidad que tienen los documentos para la historia

administrativa de la institucin a la que s