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El Escribano. Página 1
EL ESCRIBANOInstitucionalIns�tucional
Supernotariado interpone denuncia penal
Contra apropiación irregular de predios del Estado en zona norte de Cartagena El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, acompañado por el Director de la Aerocivil, San�ago Castro, presentó denuncia penal el 29 de agosto, en la Fiscalía de Cartagena, ante la iden�ficación de apropiación irregular de predios de la Nación.
Jorge Enrique Vélez, en calidad de Superintendente de Notariado y Registro, solicitó iniciar la correspondiente inves�gación penal, sobre tres predios matrices en los que se han venido detectando irregularidades de accesiones, traslapos y aclaraciones de linderos, sin el diligenciamiento de los requisitos mínimos, lo que lleva a determinar que presuntamente se han apropiado de manera irregular de predios que le pertenecen a la Nación.
De acuerdo con las declaraciones del Supernotariado, estas irregularidades fueron iden�ficadas, luego una intervención efectuada por el ente de control a la Oficina de Registro de Cartagena, donde se encontraron inconsistencias sobre algunos predios de la Nación, que podían causar detrimento del patrimonio de la Áerocivil.
Queda en manos del ente de control y de los jueces clarificar las conductas de quienes par�ciparon en dichas actuaciones y determinar jurídicamente la situación de los inmuebles que aparecen involucrados en el proceso.
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Talleres Registrales
Fotos: Evento Santa Marta - Viernes 31 de agosto de 2012. Reunión del Superintendente de Notariado y RegIstro , con los registradores, calificadores y jurídicos de las Orips de la costa caribe.
La Dirección de Inves�gación y Capacitación, cumpliendo con las polí�cas establecidas por el Superintendente de Notariado y Registro, de brindar a todos los servidores de las 192 Orips (Oficina de Registro de Instrumentos Públicos) y el nivel central de la En�dad, procesos de formación y fortalecimiento del ser humano. Es por esto que hemos hecho una serie de talleres registrales en diferentes ciudades del país.
La perspec�va que se está manejando es que las personas somos Cuerpo- Mente- Corazón- y Espíritu. Esto quiere decir, que somos seres vivos, llenos de energía, cubiertos con un traje que es el cuerpo �sico al que debemos nutrir y alimentar para que funcione bien.
“Par�mos de la máxima, Si Estoy Bien por fuera, estoy bien por dentro y si estoy bien por dentro estoy bien por fuera.” Por lo tanto debemos ser seres integrales, para esto necesitamos fortalecer el CUERPO – ALMA – CORAZÓN Y ESPÍRITU.
Se evidencia con preocupación que las en�dades públicas, inclusive privadas se han olvidado del componente mas importante y fundamental para el crecimiento y mejoramiento de las mismas, como es el ser humano, estas siempre enfocan su direccionamiento en la produc�vidad y rentabilidad.
En esta ocasión y por primera vez en la Superintendencia de Notariado y Registro y en todas las Oficinas de Registro del País, se está fortaleciendo al SER HUMANO y a todo su equipo de servidores desde su esencia, brindándoles herramientas que les permitan reflexionar para cambiar y mejorar como personas, como hijos, como esposas o esposos, como hermanos, como mejores vecinos y lógicamente como mejores servidores públicos.
Desde la fórmula “si estoy bien, me siento bien y trabajo bien, empezamos a generar procesos de auto conciencia y auto conocimiento que les permita evolucionar para mejorar su relaciones, sus emociones, ser mas flexibles a los proceso de cambio, resolver los conflictos de manera pacífica, estar más dispuestos para servir y para dar lo mejor de sí mismos.
Todos estos cambios nos permiten manejar los niveles de tensión y estrés que se presentan en el día a día, logrando mejores relaciones interpersonales, intrapersonales, mejorar sus relaciones sexuales, convir�éndolos en mejores amantes, y a mejorar las relaciones familiares. Con lo anterior lográremos estar bien en la casa, estar bien con la familia, estar bien en el trabajo y lógicamente estaremos bien prestando nuestro servicio público registral.
Colaboración: Jorge Eliecer Delgado Salas. Director de Inves�gación y Capacitación
En Manizales y Santa MartaSupernotariado realizó capacitación a funcionarios de las Orip
Con la presencia del Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, se adelantó en estas ciudades capitales los talleres Registrales “Por la Modernización del Servicio Público Registral” del 15 de Agosto al 1 de Sep�embre de 2012.
Al estos eventos fueron convocados cajeros liquidadores de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Caldas, Quindío, Risaralda, Valle, Cauca, An�oquia, Chocó, Nariño y Tolima. Y a los talleres para registradores, calificadores y jurídicos asis�eron funcionarios de los departamentos de Atlán�co, Bolívar, Cesar, Córdoba, Guajira, Sucre, San Andrés Islas y Magdalena.
Entre los temas que se abordaron estuvieron la Ley de Víc�mas y de Res�tución de la Tierra, la Implementación del Sistema de Calidad, Liquidación de Tarifas Registrales y el Estatuto Registral.
El Escribano. Página 3
En Armenia y Pereira se firmaron convenios para la implementación del VUR
El Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, estuvo presente en el eje cafetero, donde firmó los acuerdos que le darán vida al proyecto de Ventanilla Única de Registro en las capitales de los Departamentos de Risaralda y Quindío.
En un acto que se desarrolló en la Alcaldía de Pereira se suscribió el acuerdo entre el Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, el alcalde de Pereira (e) Emilio Antonio Grajales Ríos y la gobernadora de Risaralda (e) Gloria Edith Fernández.
Posteriormente, estuvo en Armenia, en donde firmó un convenio similar con la Gobernadora de Quindío, Sandra Paola Hurtado Palacio, y la Alcaldesa de Armenia, Luz Piedad Valencia Franco.
Según el superintendente, se han escogido estas ciudades porque están preparadas tecnológicamente para conectarse con la plataforma de la en�dad.
Destacó que el convenio no �ene ningún costo para esas administraciones.
El modelo de Ventanilla Única de Registro ya funciona con éxito en Manizales, Bogotá, Valledupar y Barranquilla.
El Escribano. Página 4
¡Trabajando en equipo, logramos sostener la cer�ficación!
Los días 27,28 y 29 del pasado mes de agosto, el ICONTEC, por medio de los auditores Elsa Mejia Quiñones y Carlos Roberto Paez Melo, adelantaron la auditoría de seguimiento, cuya alcance fue el de la prestación del servicio registral y la orientación, inspección y vigilancia y control notarial, que comprendía las 9 Oficinas de Registro cer�ficadas ( Bogotá Zonas Norte, Centro y Sur, Bucaramanga, Medellín Zonas Sur y Norte, Valledupar, Manizales y Barranquilla) y los 11 Macro Procesos de la SNR.
Como muestra representa�va para la auditoría se tomaron como referencia , algunos procesos de la en�dad y todos los procesos de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Medellín Zona Sur y Bucaramanga, los resultados arrojados por estas dos (2) oficinas, replican a las 7 oficinas restantes y de los procesos auditados de la SNR a los demás.
Afortunadamente los resultados alcanzados no pudieron ser mejor, para percibir su magnitud, se puede concluir que, de los aproximadamente 242 numerales de la norma NTCGP 1000:2009, que se pueden aplicar a los 11 macro procesos, 39 procesos y 167 procedimientos, solamente se incumplió parcialmente con el numeral 7.2.3 que �ene que ver con la comunicación con el cliente. Lo cual refleja en términos generales un mejoramiento con�nuo del sistema y de la ges�ón ins�tucional.
La citada no conformidad menor, contrasta con las catorce (14) no conformidades menores, detectadas en el 2011, demostrando esto un mejoramiento con�nuo.
Igualmente, el equipo auditor detecto fortalezas y notables avances en los procesos auditados, dentro de los cuales se destacan, los siguientes:
• Mejoramiento en los mecanismos de comunicación, tales como: Pagina web, programa ins�tucional - Fe Pública, periódico ins�tucional, chat, etc...• Formación del personal en el sistema de ges�ón de la calidad• Capacitación a una mayor población en temas ins�tucionales• Implementación, ampliación y fortalecimiento del VUR• Puesta en marcha unidad móvil• Creación Delegada de Tierras• Estudio técnico restructuración de la planta de personal• Impulsar la idea de cer�ficar las notarías• Fortalecimiento de la información documental del sistema y de la ges�ón en general• Compromiso y mejoramiento de imagen Ins�tucional• Fortalecimiento cultura de la calidad• Compra y parametrización so�ware de calidad• Fortalecimiento tecnológico• Fortalecimiento de mecanismos de control al interior de los procesos
Aporte: Juan Carlos Torres Rodríguez. Jefe Oficina Asesora de Planeación ( E )
El Escribano. Página 5• Mayor cobertura de visitas misionales y de apoyo• Implementación de controles en los procesos jurídicos•Cierre de la totalidad de no conformidades detectadas en el 2011
Dentro de las recomendaciones de mejora generadas por la auditora del ICONTEC, Dra. Elsa Mejia, se citan las siguientes:
• Ampliar los plazos de las próximas auditorías por los temas variados que se tratan y la complejidad de los mismos• Tomar a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Medellín Zona Sur y Bucaramanga como modelo del Sistema de Ges�ón de la Calidad, para las 26 Orips que están proyectas a cer�ficarse en el 2012• Fortalecer el tratamiento del producto no conforme• Unificar los obje�vos de calidad con los estratégicos • Incluir el proceso de �erras en el Sistema de Ges�ón de la Calidad• Fortalecer el tema de formulación y seguimiento a los indicadores de eficiencia, eficacia y efec�vidad• Generar un tratamiento a los errores del proceso de ges�ón registral, diferenciando los que han salido al público y los que no• Revisar el mapa de riesgos, diferenciando claramente el riesgo en sí con la causa que lo genera• La trazabilidad de los indicadores debe ser permanente y no solamente trimestral• En el informe de la auditorías internas, registrar no solamente acciones de mejora y no conformidades, sino también los aspectos posi�vos• Profundizar en el conocimiento de la norma NTCGP 1000:2009• Aplicar por parte de la Oficinas de Registro Cer�ficadas, el modelo de la Orip de Bucaramanga, relacionada con la Revisión por la Dirección.• Adelantar auditorías internas en las 26 Orips por cer�ficar, aprovechando el recurso humano capacitado como auditores• Aplicar el formato de acciones correc�vas y preven�vas, no solamente para las no conformidades, si no para las desviaciones del sistema• Fortalecer el tema de plan padrino del sistema de ges�ón de la calidad, con los auditores cer�ficados
Aprovecho la oportunidad para resaltar el liderazgo, asumido por el Superintendente Jorge Enrique Vélez García, en el proceso adelantado, su apoyo y confianza, así como el de su equipo de trabajo, desde la alta dirección, sin el cual el nivel de sa�sfacción de los clientes internos y externos no hubiera ascendido en los niveles que se iden�ficaron.
Ex�endo la felicitación de los resultados de la auditoría, a los equipos de trabajo de las ORIPS de Medellín Zona Sur y Bucaramanga, liderados por los Registradores Wilman Antonio Rojo y Edgar Villamizar Bueno, así como reconozco la labor adelantada por la Oficina Asesora de Planeación, el Equipo Auditor Interno, a los facilitadores de calidad de las oficinas cer�ficadas y líderes de los macro procesos y procesos y a los funcionarios en general, por el concurso prestado.
Así mismo y por mi conducto, el reconocimiento de la Alta Dirección a las otras siete Oficinas de Registro cer�ficadas, por el trabajo que adelantaron para fortalecer el sistema y por qué se prepararon de igual forma que las oficinas que recibieron la auditoría.
Una vez alcanzada este obje�vo, el nuevo reto que nos espera, es cer�ficar antes de finalizar el presente año a las 26 Oficinas de Registro Principales restantes, sé que trabajando en equipo y con el compromiso total de los Registradores de estas oficinas, con�nuando con el apoyo del nivel direc�vo y con la par�cipación de todos los funcionarios, este propósito lo lograremos.
El Escribano. Página 6
A sanción presidencial el nuevo Estatuto de Instrumentos Públicos
La plenaria de la Cámara de Representantes y Senado de la República, aprobaron las objeciones presentadas el pasado 23 de julio por el Presidente de la República, Juan Manuel Santos, a dos ar�culos del nuevo Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, en las que planteó razones de incons�tucionalidad e inconveniencia a dos de los ar�culos.
Luego de su aprobación, el 28 de agosto, en el Congreso de la República, este nuevo estatuto pasa a sanción presidencial y sus�tuirá el expedido en 1970, con lo cual se pasa del registro manual a la digitalización de la información (a través de un nuevo sistema de información registral), la u�lización de medios electrónicos y la simplificación de trámites.
Esta nueva ley permite, por ejemplo, el pago de servicios registrales y la radicación de documentos a través de medios electrónicos en Notarías, Despachos Judiciales y otras en�dades. Asimismo, establece una Carrera Registral, similar a la notarial, en virtud de la cual registradores serán seleccionados mediante un concurso abierto de méritos.
Este nuevo Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos se convierte en una pieza fundamental para garan�zar la seguridad jurídica de la propiedad inmobiliaria en Colombia.
Superintendente instaló Jornadas NotarialesEl Superintendente de Notariado y Registro, Jorge Enrique Vélez García, y los presidentes de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano y de la Unión del Notariado An�oqueño y Chocoano, Álvaro Rojas Charry y Juan Hernando Muñoz Muñoz, instalaron las XV Jornadas Notariales Regionales 2012 denominadas “Jus�cia, reparación y modernización, para una Colombia más próspera”, organizadas por la Unión Colegiada del Notariado An�oqueño y Chocoano.
Al evento, que se desarrolló en Medellín, fueron convocados 147 notarios de los Departamentos de An�oquia y Chocó y de otras zonas del país.
Los temas centrales fueron la “Ley de Víc�mas y Res�tución de Tierras, nuevo Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, la Deontología Notarial y las Nuevas Tecnologías Aplicadas a la Ges�ón Notarial”, entre otros.
El Escribano. Página 7
Capacitaciones para implementar VUR Con el fin de implementar La Ventana Única Registral VUR en todos los rincones del país, se han adelantado una serie de ac�vidades en diferentes municipios. En Soledad, Atlán�co se llevó a cabo una capacitación con los funcionarios de las dos notarías de este municipio. Johanna Londoño, miembro del Grupo VUR, fue la encargada de la orientación, el 10 de Agosto de 2012.
Durante la jornada habilitó los usuarios respec�vos, para que dichas notarías puedan ofrecer los servicios asociados al portal.
Esta ac�vidad también se adelantó con 12 notarios de municipios aledaños cuyas transacciones inmobiliarias se registran en Bogotá, el 15 de Agosto de 2012. Milena Or�z fue la encargada de dar esta capacitación.
Elecciones Representantes ante la comisión de personal de la en�dad
Los funcionarios de carrera administra�va de la Superintendencia de Notaria y Registro y de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos del país, se dieron cita el 22 de agosto para elegir a sus representantes ante la comisión de personal de la en�dad.
El escru�nio se hizo en 105 oficinas del país, las cuales hicieron llegar sus respec�vos resultados por los medios establecidos, las restantes no enviaron resultados o los remi�eron extemporáneamente.
Como principales fueron elegidos Diana Plazas Santamaría, de la Dirección de Inves�gación y Capacitación y Gustavo Alberto Aguirre Cruz, de la Oficina de Registro de Bogotá Zona Sur. Como suplentes, Carlos Alfredo Moreno Cruz, de la Dirección de Inves�gación y Capacitación y Oscar Fernando Anaya Esteves, de la Superintendencia Delegada para el Registro.
El grupo de Desarrollo Humano hizo un llamado a los registradores para que en próximas ocasiones estén atentos al cronograma para que puedan par�cipar en las elecciones.
El Escribano. Página 8
La importancia de la estadís�ca
La Superintendencia hace presencia en las redes sociales
La Superintendencia de Notariado y Registro �ene como reto el mejoramiento con�nuo de la información, por ello encuentra necesario adoptar polí�cas basadas en estadís�cas para la toma de decisiones estratégicas.
Lo anterior con el fin de lograr los obje�vos y las metas ins�tucionales, y llegar a tender la medición y conocer las tendencias de los procesos para prevenir riegos.
La encargada de poner en marcha este proyecto es la Oficina Asesora de Planeación, a través del Grupo de Estadís�ca Notarial y Registral. Ellos estarán orientando a las dependencias de la Superintendencia y a las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos en la implementación del sistema de medición y polí�cas de estrategias de estadís�cas.
Las polí�cas adoptadas son de estricto cumplimento por parte de los servidores públicos y contra�stas de la Superintendencia de Notariado y Registro. Es por esto que los invitamos a todos a tener en cuenta las disposiciones de la Resolución 7145 del 6 de agosto de 2012.
El auge que han despertado las redes sociales en el país también ha invadido la Superintendencia de Notariado y Registro.
Diariamente a través de nuestro Facebook y Twi�er, habitantes de Colombia y el resto del mundo conocen nuestras ac�vidades logrando un contacto directo con la en�dad.
Los invitamos a que nos sigan y encuentren información, no�cias, fotos y nos escriban sus comentarios, dudas y quejas.
@Supernotariado y www.facebook.com/superintendencia.registro
El Escribano. Página 9
Inauguración de los juegos del Sector del Interior y de Jus�cia
Con la presencia de la Ministra de Jus�cia y del Derecho, Ruth Stella Correa Palacio, se inauguraron los VI Juegos del Sector del Interior y de Jus�cia 2012.
El evento, que se desarrolló el pasado 1 de Sep�embre, contó con la par�cipación de los depor�stas de la Superintendencia de Notariado y Registro, quienes compe�rán en Baloncesto, masculino y femenino, Futbol, Futbol Sala, Voleibol, Bolos, Tejo, Minitejo, Rana y Natación, femenino y masculino.
Esta VI versión de los Juegos se llevarén a cabo hasta el 17 de Noviembre, cuando se jueguen las finales de los deportes de conjunto.
El Escribano. Página 10
Jornada Cero Papel En las instalaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro y en las oficinas de registro de instrumentos públicos cer�ficadas (Bogotá Zonas Norte, Centro y Sur, Bucaramanga, Medellín Zonas Sur y Norte, Valledupar, Manizales y Barranquilla), se realizó la jornada de Cero Papel, el pasado 10 de agosto.
Esta ac�vidad tenía como obje�vo la concien�zación de los funcionarios sobre el medio ambiente. Todas las dependencias par�ciparon limpiando los escritorios, las zonas de trabajo y reciclando.
Durante la ac�vidad se realizó una charla sobre el método de las 5 S, el cual busca que todos mantengan organizado y limpio ese lugar importante del día a día.
Según Juan Carlos Torres, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación (e), los funcionarios par�ciparon ac�vamente porque se logró mejorar su condición laboral, �sica y se les concien�zó sobre la importancia de op�mizar los recursos de papelería. “Se recogió alrededor de una tonelada de papel para reciclar”, afirmó.
Esta jornada hizo parte de la preparación para la auditoria de calidad, ya que este es uno de los factores que se �ene en cuenta para el proceso de sostenimiento de la cer�ficación. “Esta fue una ac�vidad fruc�fera, porque con ella se abarcaron varios aspectos que necesitaba la Superintendencia”, finalizó.
El Escribano. Página 11
Jornada Simulacro de Evacuación Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Medellín - Zona Sur
Ante las necesidades de prever los impactos de situaciones que se encuentran fuera de control, o que se salen totalmente de nuestro alcance es necesario que en la ins�tución se realicen acciones tendientes a controlar a la brevedad posible estas situaciones y darle prioridad al bienestar y seguridad de sus trabajadores. Es por esto que se requiere establecer los riesgos existentes en las dis�ntas áreas de la empresa y determinar lo que se denomina el mapa de riesgos.
Por lo anterior, luego de planificar, asignar roles y capacitar; el día 31 de agosto de 2012 se realizó el primer simulacro de evacuación en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Zona Sur de Medellín, con el fin de evaluar la capacidad de respuesta de las brigadas de emergencia.
Se contó con la par�cipación de 114 funcionarios de planta y contra�stas. Se tuvo como resultado una salida de las instalaciones en 2 minutos y un �empo total de 10 minutos para el reintegro a las labores. Posteriormente se realizó la evaluación del ejercicio.
La jornada fue todo un éxito; se evidenció su disposición permanente por parte de todos los funcionarios, generando un ambiente de colaboración y confianza en la ac�vidad realizada.
Por: Natalia Giraldo Giraldo. Trabajadora Social. Grupo de Desarrollo Humano SNR. Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Medellín Zona Sur
Manejo del estrés para funcionarios Dada la importancia que �ene la salud de los funcionarios de la en�dad, el Grupo de Desarrollo Humano viene desarrollando diferentes ac�vidades de concien�zación y manejo del estrés laboral.
Por ello, en la enfermería de la Superintendencia de Notariado y Registro se llevó a cabo la jornada de relajación y manejo de estrés, los días 9 y 10 de Agosto.
Esta ac�vidad se desarrolló en grupos de cinco personas, la terapia tenía una duración de 30 a 40 minutos y podía variar entre musicoterapia, aromaterapia y termoterapia.
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Con�nuando con la publicación de los mejores funcionarios damos a conocer el listado del mes de Agosto - Valor Responsabilidad.
Mejor Servidor Público
Mejores Funcionarios - Superintendencia de Notariado y Registro
Mejores Funcionarios - Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos
