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BLOQUE IIEl auxiliaradministrativo dEntro dElEntorno social
• Enestebloqueidentificaráscuálessonlastareasde unauxiliaradministrativodentroyfueradeunaoficina;susactividadesyfunciones,asícomoelproceso decomunicación,oraloescrita,queserealizaenun árealaboral.
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La empresa como ente Se
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• En esta secuencia reconocerás la importancia de la empresa, mediante el conocimiento de sus objetivos, su clasificación y los recursos con los que cuenta.
La empresa
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En esta sesión identificarás las características de una empresa dentro del sector económico nacional.
¿Qué sabes tú?Si ya identificaste algunas empresas en tu comunidad, responde: ¿ofrecen un servicio, comercializan algún producto o producen bienes?, ¿es difícil organizar o abrir una empresa?, ¿por qué? Redacta las respuestas en tu cuaderno y compártelas con tus compañeros para que lleguen a algunas conclusiones.
Manos a la obraLas empresas se ubican en cualquiera de los siguientes sectores:
Sector primario. Extraen los recursos de la naturaleza (renovables y no renova-bles), por ejemplo, pesqueras, mineras, agropecuarias, silvícolas, petroleras.
Sector secundario. Transforman las materias primas en productos terminados o semiterminados, por ejemplo, las manu-factureras y las de construcción.
Sector terciario. Proporcionan produc-tos y servicios, por ejemplo, los de compra y venta de productos de consumo (super-mercados, misceláneas), los de transporte (terrestre, marítimo o aéreo), los turísticos (hoteles, restaurantes), entre otros.
En tu comunidad es posible que existan actividades referentes a la industria pes-quera, alfarera, mecánica o restaurante-ra. Diseña el proceso que creas que sigue alguna de ellas para lograr su producción. Compara tu trabajo con los de tus com-pañeros y juntos identifiquen las diferen-cias entre un proceso y otro. Cabe señalar que un proceso productivo es el conjunto de actividades que se llevan a cabo para elaborar un producto e incluye la maqui-naria, la materia prima y los trabajadores.
económico
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Una empresa es un grupo de personas que mediante la administración de sus recursos, del capital y del trabajo, pro-duce bienes o servicios elaborados para la satisfacción de necesidades de una comunidad. De acuerdo con su giro o actividad económica, las empresas puede catalogarse como:1. Empresas industriales. Elaboran pro-ductos o bienes por medio de la extrac-ción de materias primas, como madera, minerales, granos, cartón, papel, tela, entre otros.a) Extractivas. Encuentran su actividad en la explotación de recursos renovables y no renovables.b) Manufactureras. Transforman mate-rias primas en productos terminados, ya sea para consumo final o como bienes de producción.2. Empresas comerciales. Realizan la actividad del comercio de los productos terminados por medio de la compra-ven-ta, como distribuidoras, almacenes, tien-das, bazares, entre otras.a) Mayoristas. Efectúan ventas a gran escala principalmente con otras empresas.b) Minoristas. Comercian productos a menudeo y se observan principalmente en contacto con el consumidor final.c) Comisionistas. Venden la mercancía de los productores a consignación, es decir, por medio de una comisión.3. Empresas de servicios. Realizan como actividad un servicio a la comunidad, que puede ser lucrativo o sin fines de lucro.
Transporte
Turismo
Ser vicios públicos
Instituciones f inancieras
Educación
Salud
Consultoría
Finanzas y seguros
El avance económico de un país está ligado a las empresas, porque en ellas los auxiliares administrativos pueden desem-peñarse al poner en práctica las funciones estudiadas hasta este momento.
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misión, visión y objetivos de La empresaSe
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En esta sesión identificarás la misión, la visión y los diferentes objetivos de las empresas.
¿Qué sabes tú?¿Cuáles crees que son los objetivos de una empresa?, ¿las empresas aportan algún beneficio a la comu-nidad?, ¿es importante para una empresa tomar en cuenta la tecnología? Anota tus respuestas en tu cuaderno y coméntalas con tus compañeros de gru-po, reflexionen y concluyan al respecto.
Manos a la obraEn la sesión 7 elaboraste un diseño del pro-ceso de alguna actividad productiva de tu comunidad. ¿Cuáles piensas que son los objetivos que se establecerían en ella? Com-para tu trabajo con el de tus compañeros.
Una empresa necesita fijarse una misión y una visión para integrar al personal con que cuenta y para que sus empleados se sientan identificados con éstas para el buen desempeño de sus labores.
La misión es la razón de ser de la empresa, pues expresa su finalidad, sus valores, sus ventajas competitivas, sus creencias. Debe responder a las siguientes preguntas: ¿quiénes somos? y ¿a qué nos dedicamos?
La visión es el escenario altamente deseado por los directivos de la empresa,
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muestra cómo ven a la organización en un futuro pensando en sus ventas, sus clien-tes y su mercado.
Una empresa debe fijarse objetivos que satisfagan las necesidades del medio en que actúa y sólo podrá lograrlos si cuenta con una serie de elementos que, conjugados de manera correcta, contri-buyan al funcionamiento adecuado de la misma. Entre ellos se pueden mencionar los siguientes:
Objetivos económicos. Encaminados al logro de ganancias.
a) Generación de utilidades para los inversionistas.
b) Liquidación de préstamos concedi-dos a la empresa como créditos bancarios o préstamos de acreedores.
Objetivos sociales. Dirigidos al bien-estar de la comunidad.
a) Producción de bienes o servicios de calidad para cubrir las necesidades de los consumidores, que no sean nocivos para el bienestar de la comunidad.
b) Creación de fuentes de trabajo con el fin de lograr el bienestar socioeconómico.
c) Pago de impuestos en tiempo y forma para el establecimiento de servi-cios públicos.
d) Cuidado en los procesos producti-vos para evitar la contaminación ambien-tal de la región.
Objetivos técnicos. Destinados a la optimización de la tecnología.
a) Uso de tecnología actual en todas las áreas de la empresa, en beneficio de una producción de calidad.
b) Contribución en el avance tecnológi-co por medio de la investigación y mejora-miento de las técnicas que se emplean en la empresa.
Es de vital importancia que los objetivos consideren sus impactos en el ambiente, desde la obtención de recursos para ela-borar sus productos o servicios, hasta su transformación y distribución.
Es importante recordar que tanto la misión, la visión y los objetivos de una empresa deben ser claros, concretos, medibles, flexibles y coherentes, pues eso permitirá crear un ambiente de comuni-cación óptimo en la organización.
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recursos con Los que cuenta una empresa iSe
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En esta sesión identificarás los recursos con que cuenta una empresa para su fun-cionamiento, a fin de alcanzar exitosamente sus objetivos.
¿Qué sabes tú?¿Qué significado tiene el término recurso en relación con la empresa?, ¿lo consideras un elemento importante para su funcionamiento? Menciona algunos ejemplos de recursos. Compara tus respuestas con las de tus compañeros de grupo y obtengan algunas conclusiones.
Los recursos permiten a cualquier organización realizar actividades de forma óptima y alcanzar las metas programadas.
Manos a la obraTu escuela tiene recursos que le permi-ten funcionar diariamente. Identifica los recursos que utiliza para el desempeño de sus funciones, anótalos y discútelos en grupo. ¿Crees que son suficientes para lograr sus objetivos?, ¿qué otros conside-ras necesarios tomar en cuenta para que tu escuela funcione mejor?
En la siguiente sesión continuaremos viendo los recursos de una empresa y su clasificación.
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recursos con Los que cuenta una empresa iiSe
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En esta sesión identificarás los recursos con que cuenta una empresa para su fun-cionamiento, con la finalidad de alcanzar exitosamente sus objetivos.
Manos a la obraLos recursos se clasifican de acuerdo con sus características:
Recursos materiales. Bienes tangibles o palpables para realizar actividades pro-ductivas. Por ejemplo, edificios, terrenos, instalaciones, maquinaria, equipos, ins-trumentos, herramientas, entre otros.
Recursos tecnológicos. Herramientas o instrumentos que funcionan de manera auxiliar para la producción o coordina-ción de otros recursos con los que cuenta la empresa. Por ejemplo, sistemas de pro-ducción, de ventas, de financiamiento, administrativos, contables e informáticos, así como fórmulas, patentes, entre otros.
Recursos humanos. Es el más valioso y difícil de medir en cualquier empresa; ya que es el único que tiene posibilidades de desarrollo, creatividad, ideas, imagina-ción, sentimientos, experiencias, habili-dades, entre otras.
Recursos financieros. Son los elemen-tos monetarios con que cuenta la empresa
para el desarrollo de sus actividades y se obtienen mediante aportaciones de los socios, utilidades de la empresa, préstamos de los acreedores, créditos otorgados por una institución financiera, entre otros.
En el modelo económico actual se utiliza a la naturaleza como un recurso, sin embargo, no en todas las comunidades es así, pues-to que en algunas la naturaleza es mucho más que un recurso: es una fuente de vida. En otros tiempos y en diversas culturas, la naturaleza no se reconocía como un recurso.
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El manejo responsable de todos recursos ayuda a obtener los resultados estable-cidos en los objetivos a corto, mediano y largo plazos en la administración de una empresa.
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cLasificación de Las empresas
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En esta sesión compararás las características de las empresas que laboran en el entorno económico nacional.
¿Qué sabes tú?¿Sabes cuál es la forma en que se clasifican las empre-sas?, ¿cómo clasificarías las que hay en tu comunidad? Discute con tus compañeros de grupo las preguntas y anota las respuestas.
El entorno económico nacional es todo aquello que nos rodea y nos afecta de manera directa e indirecta, una empresa forma parte de éste y debe cumplir ade-cuadamente con sus objetivos.
Manos a la obraPara llevar a cabo la clasificación de las empresas, los factores empleados dependen en gran medida del origen del capital y de la magnitud o tamaño de la empresa; a conti-nuación se explican ambas clasificaciones.
Por el origen del capital. Se refiere a las aportaciones que conforman el capital y el fin lucrativo de las actividades.a) Públicas. Las empresas obtienen su capi-tal a partir de partidas presupuestales que
establece el Estado. Este tipo de organizacio-nes carecen de fines lucrativos, por lo tanto, regularmente se encargan de satisfacer las necesidades sociales de la comunidad.b) Privadas. Empresas que se capitalizan por aportaciones de inversionistas priva-dos y su finalidad es lucrativa.
Por la magnitud o tamaño de la empresa. Se establece su clasificación a partir del tamaño de la organización, ya sea micro, pequeña, mediana o grande.
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a) Financiero. El tamaño de la empresa es determinado por el capital, es decir, entre mayor sea éste, más grande ella.b) Personal ocupado. Este criterio se basa en el número de personas emplea-das, por ejemplo, una empresa se con-sidera mediana si tiene entre 250 y 1 000 empleados.c) Producción. Este criterio se centra en la cantidad de tecnología que la empresa utiliza para producir los bienes y servicios; eso signi-fica que entre mayor sea el contacto físico del trabajador con la transformación del produc-
to, menor será el tamaño de la organización.d) ventas. La magnitud de la empresa se mide en relación con el tamaño del merca-do que abarca y el monto de sus ventas; en este sentido, entre más local sea la distri-bución de los bienes, menor será el tamaño de la empresa.
Elabora una tabla con las empresas que identificaste con anterioridad, clasifícalas por el origen de su capital y por la magni-tud o tamaño. Justifica el porqué de la cla-sificación que otorgaste.
Las empresas se dividen de acuerdo con su actividad en comerciales, industriales y de servicios; asimismo, por el origen de
su capital, en públicas o privadas; y por la magnitud de la empresa en micro, peque-ña, mediana y grande.
Empresa u oficina Clasificación Justificación
AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estu-diado esta secuencia.
Lee con atención las siguientes preguntas y responde.1. Anota la clasificación de las empresas por su giro o actividad económica.
2. Menciona los objetivos con los que debe contar una empresa.
3. ¿Cuáles son los recursos con los que cuenta una empresa?
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Manos a la obraRetomando tu proceso de inscripción, ¿te imaginas qué pasaría si no existiera una persona que auxilie en la realización de las etapas administrativas? ¿Qué tan importante crees que sea la actividad que realiza? Coméntalo con tus compañeros y escribe tus conclusiones.
La preparación del auxiliar administra-tivo es muy importante, ya que permite la comunicación al interior de la comunidad y de ésta con su entorno para el desarro-llo de proyectos; además de tener cono-cimientos teóricos y técnicos suficientes para poder desempeñarse, ya sea en ins-tituciones públicas o privadas, y dentro o fuera de su comunidad.
Organizados en equipo, reflexionen y discutan con la asesoría del profesor, ¿qué tan antigua consideran que es la adminis-tración?, ¿qué importancia tiene ésta en la actualidad?, ¿qué actividades administra-tivas realiza el auxiliar administrativo?
El concepto de administración es: “El conjunto de principios, reglas y técnicas que permiten alcanzar eficazmente los objetivos establecidos por una persona o institución en beneficio de la comunidad a la que pertenece, del propio personal y de ella misma por medio del uso adecuado de los recursos de que dispone”. (Arturo Albrandt y Roberto Aguilar, Elementos fun-damentales de la administración, México, Impresores y Editores, 1987, p. 23.)
eL auxiLiar administrativo
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En esta sesión identificarás quién es un auxiliar administrativo y su relación con la tecnología de estos servicios.
eL auxiLiar administrativo, sus funciones Se
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• En esta secuencia reconocerás la importancia del puesto de auxiliar administrativo mediante el conocimiento de sus funciones, para determinar su desempeño en diferentes sectores.
¿Qué sabes tú?Anota en tu cuaderno el procedimiento que seguiste para lograr la inscripción en esta escuela.
Los pasos que seguiste para lograrlo constituyen un proceso administrativo. Una de las personas responsables de guiarte en esta actividad es un auxiliar administrativo.
Un proceso administrativo consta de diferentes etapas que se desarrollan para realizar una actividad, y son: planeación, organización, dirección y control, tomando en cuenta las diferentes personas que participan en ellas. El auxiliar administrativo es un integrante de este proceso, pues es quien auxilia a los responsables, aplicando conocimientos teóricos y técnicos, como recibir y elaborar documentos, manejar máquinas y herramientas de ofici-na, o brindar información al público, entre otras.
y su reLación con La empresa
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La administración y las actividades organizadas han existido desde hace miles de años; las pirámi-des de Egipto y la muralla china son prueba de que proyectos de gran enver-gadura, que empleaban a decenas de miles de per-sonas, fueron emprendi-dos mucho antes de los tiempos modernos. (Ste-phen P. Robbins y David A. de Cenzo, Fundamentos de administración: conceptos esen-ciales y aplicaciones, México, Pearson Educación, 2002, p. 28.)
un dato interesante
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Manos a la obraImagina que en tu comunidad se organi-zó un grupo de personas para establecer una panadería; los puestos que conside-ran necesarios son: panadero, empleado de mostrador, cajero y auxiliar adminis-trativo. ¿Qué actividades realizaría cada uno de ellos en el trabajo diario?, ¿hay alguna diferencia importante entre sus
funciones? Comenten en grupo lo que opi-nan acerca de estas preguntas; discutan y obtengan conclusiones.
Después de discutir con los compañe-ros de grupo las funciones de cada puesto y, a partir de una lluvia de ideas, elaboren una tabla en la cual se muestren los cono-cimientos, habilidades y actitudes que requiere el auxiliar administrativo para dirigir la producción y la compra-venta del producto.
El auxiliar administrativo es la persona que apoya en cada etapa del proceso admi-nistrativo dentro de una organización públi-ca, privada o su comunidad, ya que posee los conocimientos teóricos y técnicos suficien-tes para desempeñar diversas tareas.
conocimientos, habiLidades y actitudes de un auxiLiar administrativoSe
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En esta sesión reconocerás qué conocimientos, habilidades y actitudes debe poseer un auxiliar administrativo para desempeñarse en cualquier ámbito.
¿Qué sabes tú?La función del auxiliar administrativo es de suma importancia en toda organización, debido a que es la primera persona con quien trata cualquier visitante de la misma; de él depende que el flujo de comuni-cación sea el óptimo entre el exterior y el interior de la oficina.
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Manos a la obraRealiza un sociodrama con todos tus compañeros de grupo, en el cual queden plasmados los quehaceres que debe desem-peñar un auxiliar administrativo, así como lo que no le competen al interior de la orga-nización. Al terminar comenten grupal-mente las principales características que observaron y obtengan conclusiones.
En la siguiente sesión continuaremos con los requisitos y los valores de un auxi-liar administrativo.
requisitos para desempeñarse como auxiLiar administrativo i
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En esta sesión identificarás cuáles son los requisitos míni-mos que debe cubrir una persona para ocupar el puesto de auxiliar administrativo.
¿Qué sabes tú?¿Cuáles consideras que son los requerimientos indis-pensables para ocupar el puesto de auxiliar adminis-trativo?, ¿por qué las organizaciones contratan este servicio? Escribe y complementa tu definición con las de tus compañeros.
conocimientos, habiLidades y actitudes de un auxiLiar administrativo
Los conocimientos técnicos se rela-cionan con la identificación de los dife-rentes tipos de documentos y archivos, su estructura y uso, cuáles son las máquinas y herramientas necesarias para realizar sus funciones, tipos de comunicación, principios contables y administrativos.
Los conocimientos teóricos se rela-cionan con el desarrollo de las habilida-des básicas para ejecutar la teoría tales como elaboración, revisión y redacción de documentos, destino de la corres-pondencia, manejo de las máquinas y herramientas; por ejemplo, máquina de escribir, computadora, perforadora, fotocopiadora, así como el desarrollo de actitudes para establecer relaciones interpersonales.
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requisitos para desempeñarse como auxiLiar administrativo iiSe
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En esta sesión identificarás cuáles son los requisitos mínimos que debe cubrir una persona para ocupar el puesto de auxiliar administrativo.
Manos a la obraEl auxiliar administrativo efectúa acti-vidades que permiten a la organización alcanzar metas establecidas. Como toda actividad, la persona que pretende rea-lizarlas debe contar con requisitos edu-cativos básicos, mismos que se enuncian a continuación.
Realicen una actividad en equipo: enlisten seis características o cualida-des que el auxiliar administrativo debe tener para realizar bien las tareas dentro de su entorno. Para finalizar coménten-las en grupo.
Características o cualidades de un auxiliar administrativo
Educación primaria, educación secundaria, conocimientos sobre el trabajo de of icina y sus f unciones.
Perseverancia, es decir, no darse por vencido ante ninguna circunstancia.
Perseverancia, es decir, no darse por vencido ante ninguna circunstancia.
Criterio para diferir y juzgar las buenas acciones de las malas, los buenos trabajos de los que no lo son.
Respeto hacia las personas, pues todas tenemos creencias, valores, costumbres y modos particulares.
Honestidad consigo mismo y con las personas que lo rodean.
Responsabilidad en las tareas y trabajos que se le encomiendan.
Puntualidad en todas sus citas y diferentes tareas.
Discreción con la información que se le conf iere.
Iniciativa para realizar las tareas.
Pulcritud y esmero para realizar su trabajo con calidad.
Cooperación y disponibilidad para ayudar a los demás.
Además de los requisitos anteriores, debe mostrar valores como:
Para el establecimiento de los requisitos del auxiliar administrativo es indispensa-ble que los encargados de la organización especifiquen las funciones particulares del puesto que deberá desempeñar y las cuali-dades con las que deberá contar, de acuer-do con las necesidades y en relación con las metas de la institución.
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funciones deL auxiLiar administrativoSe
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En esta sesión reconocerás cuáles son las funciones de un auxiliar administrativo.
Atender llamadas telefónicas y canalizarlas.
Archivar documentos.
Recibir documentos.
Tramitar la entrada y salida de la correspondencia.
Atender al público que solicita información.
Tramitar y actualizar expedientes.
Tener conocimiento del manejo de maquinaria y herramientas de of icina.
Conocer las f unciones de los departamentos con los que esté más relacionada la sección de la que dependa.
Informar sobre todo lo referente al departamento del cual depende.
Manos a la obraLas funciones que desempeña el auxiliar administrativo son las siguientes:
¿Qué sabes tú?Reflexiona y enumera las habilidades que debe tener el auxiliar administra-tivo para ejercer su función. Discute con tus compañeros: ¿consideras que estas habilidades son importantes?, ¿por qué? Comenten sus conclusiones.
¿Cuál es la función que más te llamó la atención?, ¿por qué?, ¿consideras que son actividades sencillas?, ¿complejas? Intercambia opinio-nes con tus compañeros y ano-ten una conclusión.
¿Piensas que la labor de un auxiliar administrativo es importante dentro de una empresa?, ¿por qué?
Realiza una investigación en tu comunidad y después contes-ta: ¿cuáles son los lugares donde se desempeñan auxiliares admi-nistrativos? Escribe y analiza los resultados.
En una empresa, el auxiliar administrativo está relacionado con el gerente. Dentro de ésta, al igual que en la vida cotidia-na, generalmente se aplican las cuatro etapas del proceso admi-nistrativo: planeación, organi-zación, dirección y control, que son la base para el logro de las metas establecidas.
En la primera parte del siglo xx, el industrial fran-cés Henri Fayol propuso que todos los gerentes des-empeñan cinco funciones: planear, organizar, man-dar, coordinar y controlar.. (Stephen P. Robbins y Mary Coulter, Administración, México, Pearson Educa-ción, 2005, p. 5.)
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Áreas de desempeño deL auxiLiar administrativoSe
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En esta sesión identificarás los sitios de trabajo, tanto públicos como privados, para que ejerza un auxiliar administrativo.
Manos a la obraEn tu localidad probablemente existen instituciones públicas y privadas. Al finali-zar tus estudios de Telesecundaria ¿te gus-taría laborar en alguna de ellas?, ¿por qué? Comparte con el grupo las razones por las que seleccionaste tal institución.
Elabora una tabla como la del ejemplo que se encuentra a continuación; enlista los centros de trabajo que se localicen en tu comunidad, señala con una palomita si son públicos o privados y menciona qué funciones piensas que desempeñaría el auxiliar administrativo dentro de ellas.
¿Qué sabes tú?¿Sabías que un auxiliar administrativo puede ocuparse tanto en empre-sas públicas como privadas? Eso significa que las instituciones públicas reciben del gobierno ingresos destinados a la generación de bienes y servicios para que se cumplan objetivos sociales o económicos. Por otro lado, las instituciones privadas reciben sus ingresos a partir de las aportaciones de los dueños de la empresa con la intención de producir bienes y servicios con fines lucrativos.
Algunas de las instituciones públicas son: Petróleos Mexicanos (Pemex), Instituto Politécnico Nacional (ipn), Secretaría de Comunica-ciones y Transportes (sct), Secretaría de Desarrollo Social (Sedesol); y algunas privadas pueden ser bancos, tiendas de autoservicio, restauran-tes, ensambladoras de autos, refresqueras, telefónicas, aseguradoras y hoteleras, entre otras.
Institución Pública Privada1. Farmacia San Antonio √2. Escuela Primaria “Benito Juárez” √3.
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AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia. Lee con atención y responde.
• Anota alguna de las funciones que desempeña regularmente un auxiliar administrativo.
• ¿Cuáles son los requisitos mínimos que se deben cubrir para desempe-ñarse como auxiliar administrativo?
• Anota en qué áreas puede desempeñarse el auxiliar administrativo.
• De tus respuestas anteriores, analiza y contesta en tu cuaderno: ¿qué logros obtuve?, ¿a qué dificultades me enfrenté?, ¿qué y cómo puedo mejorarlas?
Institución Pública Privada1. Farmacia San Antonio √2. Escuela Primaria “Benito Juárez” √3.
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La oficina
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En esta sesión identificarás qué es una oficina y su importancia dentro de la empresa.
Manos a la obraInfórmate sobre el uso y funcionamiento de los recursos que llamaron tu atención y sobre todo, la importancia que tienen dentro de ésta. Comenta con tus compa-ñeros de grupo los resultados de la visita y anota lo que consideres más relevante. Compara tu trabajo con el de tus compa-ñeros para concluir.
La oficina se define como un espacio físico donde se lleva a cabo el trabajo o las actividades propias de la empresa. La
distribución de sus instalaciones puede ser variable y depende en gran medida de las necesidades propias de la institu-ción o de las actividades que se realicen, así como del número de personas que laboran en ella.
La organización y el sitio de ubicación son diversas y dependerán de las necesi-dades que requiera la empresa. Menciona-remos algunas recomendaciones.
Tipo y naturaleza de la empresa. La ubicación e importancia de la oficina se debe, entre otras cosas, a la producción, las ventas, las finanzas o las actividades del personal; por ejemplo, si la organiza-ción se dedica a la producción, la oficina será una unidad relativamente pequeña.
Importancia vinculada al trabajo de la oficina. Una oficina siempre es estableci-da por las autoridades de la organización, por lo tanto, si éstas consideran importan-
¿Qué sabes tú?¿Alguna vez has entrado a la oficina del director de tu escuela? Si tu respuesta es negativa, en el momento que se pueda acude a ella lo más pronto posible, obsérvala y posteriormente responde las preguntas.
¿Qué observaste?, ¿cómo es su interior?, ¿te pare-ció atractiva?, ¿está ordenada?, ¿qué recursos mate-riales y tecnológicos consideras que hacen falta?
La comunicación dentro de La oficina
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• En esta secuencia reconocerás la importancia del proceso de comunicación en la oficina, así como los tipos y usos de estrategias utilizadas. Asimismo, reconocerás la relación que existe entre el auxiliar administrativo y el ámbito laboral.
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te la actividad de la oficina, la ubicarán en la cumbre de la estructura organizacional.
Grado de mecanización de la oficina. Esta característica depende del proce-samiento de información que se realice; por ejemplo, si con anterioridad el mane-jo de la información era realizado por dos departamentos y la tecnología hace que ahora sólo lo haga uno, se incremen-ta la importancia de la oficina que opera la información.
Grado de centralización de la funcio-nes de la oficina. Cuando las actividades de una oficina se concentran en un solo
ejecutivo, se entiende que la información está centralizada. A partir de esa centra-lización, las demás oficinas satélite serán ubicadas.
La oficina, parte fundamental de toda empresa, varía según su organización. Por lo general, se establece como un lugar óptimo para el desarrollo de las activida-des empresariales. Requiere estar bien equipada, esto es, contar con agua, elec-tricidad, iluminación, líneas telefónicas, entre otros, y un ambiente agradable tan-to para quienes allí laboran, como para quienes acuden a realizar gestiones.
Jerarquíadepuestos,oficinacentralyoficinassatélites.
OficinacentralOficinassatélites
Simbología
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La comunicación
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En esta sesión reconocerás qué es la comunicación.
Manos a la obraIntegren equipos de 10 alumnos para jugar al “teléfono descompuesto”. Formen una fila y el que esté al inicio tendrá que decir en voz baja una frase al oído del com-pañero de atrás, y éste a su vez la repetirá a quien esté a su espalda, y así sucesivamen-te hasta llegar al último integrante de la fila, quien escribirá la frase en el pizarrón
para compararla con el mensaje original. La finalidad de este juego es confirmar si se transmitió el mensaje sin deformarlo.
¿Fue difícil la actividad?, ¿qué proble-mas encontraste en el proceso de comu-nicación?, ¿qué recomiendas hacer para que mejore? Discute con tus compañeros y elaboren conclusiones.
La comunicación es la capacidad que tienen los seres humanos para transmitir y recibir información, sentimientos y viven-cias mediante el mismo código. Para que exista la comunicación es necesario que haya un emisor (quien habla), un men-saje (la información codificada) y un recep-tor (quien escucha).
¿Qué sabes tú?¿Sabes para qué sirve la comunicación?, ¿qué ele-mentos la conforman cuando es interpersonal?, ¿la estableces cuando hablas con otra persona?, ¿por qué? Anota las respuestas y comparte con tus com-pañeros los resultados. Anoten sus conclusiones.
Transmisor Canal Receptor DestinoFuente de
infofrmación
Mensaje MensajeSeñal
emitidaSeñal
recibidaRuido
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La comunicación dentro de La oficina
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En esta sesión aprenderás a utilizar las estrategias de comunicación en cual-quier ámbito.
Manos a la obraLa comunicación en la oficina se genera por un número no definido de interac-ciones que comprenden, desde un correo electrónico o postal, hasta los sistemas de información más complejos. El encar-gado de la oficina requiere una buena comunicación para poner en marcha sus planes, pues de lo contrario se generarán confusión y errores dentro del equipo de trabajo, lo cual disminuye los resultados y reduce la posibilidad de lograr las metas.La comunicación y su clasificación:
Comunicación formal. Se estable-ce de persona a persona, cara a cara, de persona a audiencia, por vía telefónica, correo postal o electrónico. Por ejemplo, una conversación en un pasillo u oficina.
Comunicación informal. Es aquella donde se realiza el intercambio de infor-mación y no necesariamente se tiene al frente al receptor, por ejemplo, los medios gráficos como el periódico, las revistas, los folletos; los medios audiovisuales como el radio o la televisión; los medios electrónicos, entre otros los videocasetes, Internet, así como los medios de exhibición que se usan en bardas, postes, como la publicidad o la propaganda.
En cualquier empresa se debe trans-mitir información a los trabajadores para que se sientan integrados y moti-vados en los distintos proyectos, por lo que la responsabilidad de iniciar y mantener una buena comunicación recae en los directivos.
¿Qué sabes tú?¿Ya sabes qué es la comunicación?, ¿conoces los ele-mentos que la conforman? Veamos cómo sucede la comunicación en una oficina.
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La comunicación verticaL (ascendente y descendente)
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En esta sesión identificarás los tipos de comunicación descendente y ascendente dentro de una oficina.
¿Qué sabes tú?¿Has visto comunicarse al direc-tor de tu escuela con tu profe-sor?, ¿cómo consideras que sea la comunicación entre ellos?, ¿sabes qué tipo de comunicación tiene un jefe con su empleado, o viceversa? Comenta con el gru-po las respuestas, discútelas y anótalas en tu cuaderno.
En el ámbito de la comuni-cación entre seres huma-nos, Aristóteles plantea que su objetivo principal es la persuasión, es decir, el intento que hace el ora-dor de llevar a los demás a tener su mismo punto de vista. (Beatriz Osorio, Comunicación científica, México, Instituto Politéc-nico Nacional, 1998, p. 13.)
un dato interesante
Manos a la obraEn las organizaciones, la comunicación entre los jefes y sus subordinados es impor-tante, ya que permite transmitir de manera eficiente los objetivos, los procedimientos y las políticas. ¿Crees que si existieran fallas en la comunicación que entabla el director de tu escuela con el personal a su cargo se lograrían resultados óptimos en las acti-vidades escolares?, ¿por qué? Comenta las respuestas con tus compañeros de gru-po, reflexionen y concluyan.
Dentro de una oficina la comunicación se lleva a cabo en dos sentidos: descenden-te y ascendente.
Comunicación vertical descendente. Procede de la dirección en todos sus nive-les, e incluye a los empleados de menor nivel jerárquico, directamente o mediante la intervención de mandos intermedios. Es la más común e importante; por ejem-plo, por medio de la comunicación vertical descendente se dan a conocer los objeti-vos, las políticas o las normas, entre otras informaciones.
Comunicación vertical ascendente. Comienza desde el empleado de menor nivel jerárquico hacia los directivos; por lo regular se muestra mediante inquietudes, deseos, peticiones, sugerencias, estados de ánimo, entre otros.
La comunicación descendente y ascen-dente son las más utilizadas dentro de las empresas u oficinas, si bien existe también la comunicación horizontal, que consiste en aquella que se establecen
entre personas que ocupan un mismo nivel o jerarquía dentro de un equipo de trabajo, algunos ejemplos de cómo se lle-va a cabo es mediante reuniones, comu-nicación cara a cara o radio pasillo (lo que se comenta). Cabe mencionar que este tipo de comunicación suele practi-carse en las diversas comunidades indíge-nas de nuestro país y puede apreciarse en las formas en que las personas se organi-zan para trabajar o satisfacer sus necesi-dades. Este tipo de comunicación tiene grandes ventajas ya que permite que el trabajo se realice de manera eficaz y efi-ciente, con mayor coordinación, al evitar los malos entendidos o errores de comuni-cación, y además fortalece valores como la confianza, el respeto y el compañerismo entre los miembros del equipo.
La comunicación vertical puede desa-rrollarse de forma oral o escrita; a pesar de que la oralidad es más rápida, puede dis-torsionarse en cada nivel, por esta razón, en las organizaciones se recomienda que siempre exista constancia por escrito del flujo de ésta.
Gerencia
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Departamento A
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Comunicaciónascendente
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La comunicación horizontaL
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En esta sesión identificarás el concepto de la comunicación horizontal en la oficina.
¿Qué sabes tú?¿Has visto a tu profesor pedirle asesoría a otro?, ¿tu maestro le ha dado ins-trucciones a un colega acerca de un tema? Cuando tienes algún problema en la escuela, ¿platicas con tus amigos? Discute con tus compañeros sobre estos cuestionamientos y anota tus conclusiones en el cuaderno.
Manos a la obraLa comunicación horizontal es aquella que se establece entre miembros de un mismo nivel jerárquico, departamentos, grupos o de forma individual. Se caracteriza porque no hay presencia de autoridad, evita pérdi-da de tiempo en la información que se desea compartir, ya que no tiene que pasar prime-ro por los mandos superiores y luego bajar al destinatario original. Sus ventajas son:
Existen algunas estrategias comu-nes que se utilizan para la comunica-ción horizontal y entre ellas están las siguientes:
1. Debate
2. Seminarios
3. Grupos de estudio
4. Visitas a departamentos
La comunicación ayuda a alcanzar las metas establecidas por las autoridades de la empresa y también se utiliza como un medio de motivación para el personal que la integra y genera un ambiente organiza-cional sano.
Motiva a los empleados a trabajar en equipo.
Mejora la claridad en la comunicación.
Existe retroalimentación entre los trabajadores basándose en sus experiencias.
Facilita la coordinación entre los empleados.
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comunicación verbaL y no verbaL en una empresa
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En esta sesión aplicarás la comunicación verbal y la no verbal dentro de una ofici-na, según sea el caso.
¿Qué sabes tú?¿Piensas que los gestos y los movimientos de tu cuerpo sirven para comu-nicarte?, ¿en algún momento has establecido comunicación con tus ami-gos mediante señas? Anota las respuestas en tu cuaderno, coméntenlas con el grupo y lleguen a una conclusión.
Manos a la obraPor medio de la comunicación se transmi-te información ya sea mediante palabras, imágenes, sonidos o sabores. Por lo tanto, los sentidos juegan un papel importante en ella, porque nos permiten identificar los mensajes de manera íntegra y comple-ta, es decir, el sentido de la información en toda su extensión.
El proceso de comunicación se encuen-tra en todo momento, por ejemplo, cuando lees un periódico o un anuncio en la calle, escuchas la radio, ves un anuncio publici-tario, observas un mensaje por televisión. La comunicación no sólo se representa con palabras sino también con signos que se perciben mediante los sentidos. Por lo tanto, se clasifica de la siguiente manera:
Comunicación verbal. Es aquella don-de se emiten sonidos para formar palabras con un sentido, para transmitir y recibir ideas, información y mensajes, está ligada a un tiempo y es continua en el ir y venir
de éstos. Permite el uso de la voz, los ges-tos y todos los movimientos expresivos del hablante, por ejemplo, conversación, exposición, narración, entre otros.
Comunicación no verbal. A pesar de que no se le da la importancia necesa-ria, este tipo de comunicación se basa en todos los signos y sistemas no lingüísticos que comunican o se utilizan para hacerlo; dichos sistemas poseen conceptos muy amplios y se refieren a los hábitos y cos-tumbres culturales, por ejemplo, los sig-nos variados, los sonidos, los gestos, los movimientos, las imágenes sensoriales como la vista, el oído y el olfato.
Integren equipos de 10 alumnos y repre-senten un fragmento de alguna obra literaria que les guste, lo importante es que la realicen a base de mímica y así puedan apreciar que se pueden comunicar sin utilizar palabras.
La comunicación en la empresa se construye a partir de símbolos y palabras que permiten el desarrollo interactivo entre el departamento y las personas.
Los primeros estudios sobre la comunicación no verbal se deben —y no tie-ne por qué extrañarnos— a Charles Darwin, quien publicó en 1872 el docu-mento “La expresión de las emociones en el hombre y los animales”. Fue Darwin quien señaló por primera vez que gestos como enco-gerse de hombros, abrir los brazos, alzar las cejas, etcétera, tenían un signifi-cado específico y que con-venía ser estudiado como parte del comportamiento humano. (Xosé A. Padilla, La comunicación no ver-bal, España, Liceus, Ser-vicios de Comunicación y Gestión, 2007, p. 4.)
un dato interesante
Comunicaciónverbalycomunicaciónnoverbal.
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Autoevaluación
Es tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia.Lee con atención las siguientes preguntas y responde:
• Es la capacidad que tienen los seres humanos para transmitir y recibir información, sentimientos y vivencias.
• Anota por qué es importante la comunicación en las oficinas.
• Menciona los tipos de comunicación dentro de una oficina.
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eL documento como herramienta importante dentro de La organizaciónSe
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• En esta secuencia identificarás los documentos, las características de su uso en diferentes circunstancias y la importancia de esta labor para el auxiliar administrativo dentro de una organización.
¿cómo definimos eL término documento?Se
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En esta sesión identificarás qué es un documento.
Manos a la obraEl documento es un escrito con el que se prueba o hace constar una cosa, un dato o información contenida en diferentes medios, como impresos o magnéticos, pero que en ambos casos, el contenido del mismo no varía.
Todos los documentos que se manejan en una oficina tienen su propia jerarquía pero algunos, por su naturaleza, deben
mantenerse bajo res-guardo especial.
El auxiliar admi-nistrativo debe iden-tificar de forma ágil los distintos tipos de documentos y, a par-
tir de su importancia, ordenar la infor-mación de manera lógica y coherente; eso permitirá a las autoridades tomar decisiones adecuadas a las necesidades con que se enfrenten en su trabajo dia-rio, y por ende, a lograr las metas.
Los documentos se dividen, por su importancia, en legales, económicos, sociales y administrativos.
En la siguiente sesión estudiaremos las características de cada uno de ellos.
¿Qué sabes tú?¿Qué documentación te pidieron cuando te inscri-biste en esta escuela?, ¿sabes qué es un documento?, ¿sabes cómo se elabora?, ¿reconoces sus caracterís-ticas? Comenta con tus compañeros de grupo tus respuestas, compáralas y saca tus conclusiones. V
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La importancia de Los documentosSe
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En esta sesión identificarás la importancia de los documentos.
Manos a la obra Documentos legales. Sirven como evi-dencia en la reclamación de derechos o de protección en procedimientos jurídi-cos. Por ejemplo, una factura, un cheque, una letra de cambio.
Documentos económicos. Se utilizan para identificar datos sobre la produc-ción, los ingresos, las ventas, entre otros; permiten contar con elementos para la toma de decisiones. Por ejemplo, los bonos, las acciones.
Documentos sociales. Contienen información general que debe estar a la vista de todos los miembros de una organización. Por ejemplo, un anuncio, un mural, un espectacular.
Documentos administrativos. Se rela-cionan con la constitución y el manejo de la empresa en su interior. Por ejemplo, las actas constitutivas, los manuales, los decretos.
¿Qué documentos reconoces, dentro de las categorías que aca-bas de leer?, ¿cuál de ellos abar-ca más de una categoría?, ¿cuál mantendrías bajo resguardo?, ¿clasificas de alguna manera los documentos que utilizas en tus labores escolares? Comenta con tus compañeros de grupo las respuestas, reflexionen y anoten sus conclusiones.
¿Qué sabes tú?¿Ya sabes qué es un documento?, ¿sabes cuáles son las características de los documentos legales, eco-nómicos, sociales y administrativos? Enseguida lo estudiarás.
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¿qué es La correspondencia?
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En esta sesión reconocerás el concepto de correspondencia, su uso y los diferentes tipos que hay.
¿Qué sabes tú?¿Has escuchado hablar sobre este término?, ¿recibes cartas, postales o correos electrónicos de algún familiar o amigo? Comenta con tus compa-ñeros de grupo las respuestas, discútelas y anota algunas conclusiones.
Manos a la obraLa correspondencia es cualquier docu-mento escrito que no está destinado a ser colocado en una tarjeta o formato para archivo. Por lo tanto, es el conjunto de car-tas, informes, solicitudes, memorandos y mensajes que se reciben o se envían por medio electrónico o papel.
Imagina que no pudiste ver a tus ami-gos en tu cumpleaños porque te encon-trabas lejos de casa. ¿Te gustaría recibir una carta de felicitación dondequiera que te encuentres? Escríbeles una a algunos de tus amigos y entrégales la correspon-dencia en su mano. ¿Qué dificultades encontraste para redactarla?, ¿cómo te fue con la entrega? Comenta con tus compañeros de grupo acerca de esta acti-vidad, comparen sus respuestas y ano-ten qué harían para mejorar el proceso de correspondencia.
La correspondencia permite el flujo constante de la comunicación vertical u horizontal al interior y exterior de la orga-nización; por lo tanto, se puede clasificar de la siguiente manera:1. Correspondencia comercial. Es aquella que circula con la intención de promover y agilizar las operaciones comerciales; este
tipo de correspondencia puede dividirse en dos categorías dependiendo de la pron-titud del envío, y son:a) Ordinarias. Las que se envían por medio de cartas, memorandos o tarjetas postales.b) Urgentes. Las que se efectúan por medio de telegramas o telefonemas.2. Correspondencia oficial. Permite la comunicación entre instituciones guber-namentales nacionales, estatales o municipales.3. Correspondencia privada. Se utiliza para generar una comunicación entre dos o más personas, sin fines comerciales.
¿Recibiste la carta de felicitación?, ¿en qué clasificación se encuentra? Escri-be ejemplos sobre los distintos tipos de correspondencia que hayas visto alguna vez o sobre los modelos descritos ante-riormente. Comenta su clasificación con tus compañeros.
La comunicación en una oficina se rea-liza principalmente mediante la corres-pondencia. Su uso adecuado permite tener información real, precisa y oportuna de los acontecimientos relacionados con la organización para la pertinente toma de decisiones.
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cLasificación de Los documentosSe
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En esta sesión identificarás cómo se realiza la clasificación de documentos en un archivo de oficina.
¿Qué sabes tú?En una oficina se reciben en promedio 30 documen-tos diarios; entre ellos se encuentran memorandos, cartas, oficios, circulares, facturas, cheques, pólizas, etcétera. ¿De qué forma los clasificarías y por qué? Escribe la respuesta y coméntala con tus compañe-ros de grupo. Reflexiona: ¿son parecidas las formas de clasificar los documentos de cada uno de tus compa-ñeros?, ¿qué diferencias encontraste?, ¿cuáles docu-mentos tienen mayor importancia y por qué? Discute con tus compañeros de grupo y lleguen a una conclu-sión sobre la importancia de esta actividad.
Otros ejemplos de clasificación son: en una biblio-teca se clasifican libros de acuerdo con la rama del conocimiento que trata; una hemeroteca clasificaría los periódicos o revistas en relación con la fecha de publicación, y así puedes encontrar un sinnúmero de formas de clasificar.
Manos a la obra
La clasificación de docu-mentos siempre causa un problema al interior de cualquier organización
sin importar el tamaño de la misma; la mejor forma de hacerlo
depende de las necesidades requeridas y los medios con que cuente la oficina. Para esto, existen distintas formas de seleccionarlos:
Documentación interna. Se caracteriza por los documentos que sirven de comuni-cación al interior de la organización y son generados por la misma; por ejemplo, ofi-cios, cartas, memorandos, circulares, póli-zas, cheques, facturas, entre otros.
Documentación externa. Es la correspondencia que se emite de la propia organización a otra, o la que recibimos por parte de empresas externas a la nuestra; por ejemplo, oficios, telegramas, solicitu-des, entre otros.
Documentación mixta. Consiste en la documentación que se genera, tanto inter-na como externa. Esta clasificación, por ejemplo, toma en cuenta si son entradas o
salidas, la fecha en que fue enviado o recibi-do el documento o el grado de prioridad de la correspondencia.
Recuerda que la clasificación la esta-blecen las políticas de la organización mediante los estatutos y manuales de pro-cedimientos de la empresa.
La clasificación de documentos es una actividad cotidiana en cualquier situación de tu vida. Pregunta a tus compañeros qué artículos clasifican en casa y de qué manera establecen su tipo. También puedes pre-guntar a tus padres sobre los artículos que deben clasificar a lo largo del día.
Comenta en el grupo sobre la importan-cia de la clasificación de los objetos.
Tránsitodedocumentación.
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documentación LegaL y mercantiL
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En esta sesión identificarás cuál es la documentación legal y la mercantil más común que ingresa y se utiliza dentro de una oficina.
Manos a la obraCuando solicitas un libro en la biblioteca, la persona encargada te expide un vale, ¿para qué sirve este documento? Para asegurar la devolución del material que solicitaste. Otro ejemplo lo encontramos cuando dos personas se casan, pues ambas firman un documento llamado acta, con el cual se registra la unión matrimonial.
Los documentos legales y mercantiles funcionan de una manera semejante; por
un lado, se espera el retorno de un bien y por el otro se reafirma el compromiso que contraen los firmantes.
Los documentos legales y mercantiles son de suma importancia en cualquier tipo de organización; de ellos depende el funcionamiento adecuado de la misma.
Los documentos legales son aquellos que dan testimonio de prueba o com-probación y serán sujetos a una revisión, para verificar su autenticidad. Este tipo de documentos se puede dividir en dos:
Contratos. Son las obligaciones que contrae por escrito una persona con otra. Éstos a su vez, se subdividen en:
Unilaterales. Es un acuerdo de volun-tades que genera obligaciones sólo para una parte. Un ejemplo de este tipo de contrato es el mutuo, que sencillamente es préstamo de dinero, como una línea de crédito.
Bilaterales. Es un acuerdo de volun-tades que da nacimiento a obligaciones para ambas partes. Un ejemplo de este tipo de contratos es el de compraventa, en donde una parte (vendedora) se obli-ga a la entrega de una cosa determinada y la otra (compradora) a pagar por ella un cierto precio.
¿Qué sabes tú?¿Alguna vez tus padres han rea-lizado alguna compra, por ejem-plo, un auto, un terreno, una casa? ¿Han tramitado algún cré-dito con un banco? Si tu respues-ta es sí, entonces debe existir en tu casa algún contrato o factura. Pide a tus papás que te la mues-tren, analízala y posteriormente, comenta con tu profesor y el gru-po que identificaste.
Dentro de las actividades que se realizan en una oficina, es común encontrar documentos legales y mercantiles. En esta sesión reco-nocerás estos conceptos.
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eL memorÁndum*
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En esta sesión identificarás qué es un memorándum y sus componentes principales.
¿Qué sabes tú?¿Sabes qué es un memorándum?, ¿en qué casos se utiliza?, ¿dónde es más común encontrarlo?, ¿cuáles son las partes que lo integran? Res-ponde las preguntas, discute con tus compañeros de grupo y anota en tu cuaderno las conclusiones a las que hayan llegado.
Para comenzar, la palabra en latín memorandum significa: “algo que hay que recordar” y se refiere a un documento escrito que sirve para recordar cosas importantes.
Manos a la obraEl memorándum se utiliza para dar a conocer alguna información que interesa al interior de la organización; generalmente circula entre departamentos y trata temas espe-cíficos como recomendaciones, indicacio-nes, instrucciones, disposiciones, etcétera.
Date una vuelta por la escuela e identifi-ca las recomendaciones y disposiciones que consideras podrían informarse mediante un memorándum, elabora algunos mode-los al respecto, coméntalos con tus compa-ñeros de grupo y desarrollen el que más se apegue a sus necesidades.
La estructura del memorándum cuen-ta con seis partes básicas: destinatario,
remitente, asunto, fecha, texto y firma del remitente. A continuación se describe su aplicación:
DestinatarioNombre y cargo de la persona a quien se dirige el documento.
Ejemplo:Para: Lic. José Miguel Rojas AllendeJefe de Recursos Humanos
Remitente Nombre y cargo de la persona que envía el documento.
Ejemplo:De: Lic. Franco Pérez RiveraGerente General
Asunto Descripción breve y clara sobre lo que el remitente desea informar.
Ejemplo:Asunto: Fiesta de fin de año
Fecha En que se expide el documento, puede incluir el nombre del lugar −población o ciudad− donde se emite.
Ejemplo:México, D.F., a 5 de diciembre de 2011
Títulos de crédito. Son documentos mer-cantiles necesarios para ejercer el derecho literal y autónomo que en ellos se consigna y que están destinados a circular. Éstos se rigen por la Ley General de Títulos y Opera-ciones de Crédito. Las letras de cambio, el pagaré y el cheque son ejemplos de este tipo de documentos.
Los documentos mercantiles se generan por actividades comerciales que establece la organización en su reproducción de bie-nes o servicios. Los que puedes encontrar son:Factura. Documento que garantiza la pro-piedad de un bien o servicio que se obtuvo por medio de una compra.
Cheque. Título de crédito que contiene una orden incondicional de pago, dada por una persona (librador), a una institución de crédito (librado), de pagar a la vista a un tercero o al portador (beneficiario), una cantidad de dinero.Pagaré. Documento que contiene la pro-mesa incondicional de una persona para pagar una cantidad de dinero en un plazo determinado a otra.Letra de cambio. Es un documento que se utiliza para garantizar el pago de las ope-raciones comerciales mediante plazos.
Los documentos mercantiles promue-ven los derechos y obligaciones que adquie-re una persona respecto a otra u otras.
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TextoExplica la situación por la que se emite el documento, así como la fecha, hora y lugar, en caso de que se trate de un acto a realizar.
Ejemplo:El grupo de trabajo del Depar-tamento de Relaciones Públicas de nuestra empresa realizará la fiesta de fin de año el 16 de diciembre de 2011 a las 20:00 horas, la cual se llevará a cabo en salón Imperial de esta ciudad.
Firma del remitenteO rúbrica de la persona que remite el documento.
El memorándum es un documento admi-nistrativo que permite la comunicación entre los distintos departamentos o áreas de la organización. Su importancia radica en lo claro y preciso del mensaje que comu-nica de forma rápida y directa.
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La carta comerciaL
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En esta sesión reconocerás la carta comercial y sus características.
¿Qué sabes tú?Dividan su grupo en dos equipos y cada uno representará a una empresa; escojan el nombre y el giro. Ahora con asesoría del profe-sor intercambien cartas en donde se informen ofertas, solicitud de pedidos, quejas sobre artículos adquiridos entre ellas. ¿Conside-ras que es difícil escribir este tipo de cartas?, ¿por qué? Comenten al respecto.
Manos a la obraLa carta comercial es un documento que debe expresar de manera clara y precisa las ideas que contiene; de lo contrario se vuelve una herramienta inútil y poco eficiente para la comunicación escrita que se desarrolla en todas las organiza-ciones. Es un documento administrati-vo que permite la comunicación entre la organización y otras personas, y vicever-sa. La información que se intercambia de esta manera consiste en operaciones y transacciones comerciales como cobros, pedidos, solicitud de informes, quejas, reclamaciones, sugerencias, etcétera.
La estructura de la carta comercial consta de nueve partes: membrete, fecha, destinatario, saludo, texto, despedida, firma del remitente, referencia e ini-ciales. A continuación se describen sus características:
Membrete. Impresión que aparece al margen superior y en la cual se observa la imagen y los datos de la organización.
Fecha. En que se expide el documen-to, misma que puede incluir el nombre del lugar donde se emite.
Destinatario. Nombre del destinatario y cargo, el puesto que ocupa en la organi-zación y el domicilio completo de ésta.
Saludo. Conocido también como voca-tivo y se antepone a la persona a quien se escribe, por ejemplo: señora, señor, señorita.
Texto. Espacio que está compuesto por párrafos con sangría en primera línea y des-cribe el asunto por el que se crea la carta.
Despedida. Se escribe a dos espacios después del texto y se puede componer de una o varias palabras.
Firma del remitente. Es un espacio que contiene la firma o rúbrica del remi-tente, su nombre, su cargo y la organiza-ción a la que pertenece.
Referencias. Se escriben en la parte superior derecha, inmediatamente des-pués de la fecha.
Iniciales. Se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta y siempre va en el último renglón del escrito en la parte izquierda.
La carta comercial representa una for-ma de comunicación formal al interior y exterior de la organización; es una herra-mienta de uso común e importante, que puede clasificarse por fecha, destinatario, entradas o salidas, entre otras formas.
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La carta poder
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En esta sesión identificarás el concepto de la carta poder, así como su estructura.
¿Qué sabes tú?¿Recuerdas si alguna vez un familiar o amigo actuó en representación de otra persona para hacer un trámite? Si tu respuesta es sí, seguramente lo hizo mediante una carta poder.
Una carta poder es un documento que autoriza a una persona a obrar (ejecutar, hacer, etcétera) en nombre de otra. La carta poder puede ser limi-tada o general, dependiendo de los deseos del interesado. Una carta poder limitada da al representante la autori-dad de obrar en nombre del interesado sólo en asuntos muy específicos. La carta poder general permite al repre-sentante ejercer los derechos plenos y universales de todos los asuntos que aparezcan a su nombre.
Manos a la obraImagina que te encuentras lejos de tu comunidad visitando a tus familiares y tienes que inscribirte en la escuela en las mismas fechas de tu viaje. ¿Cómo podrías realizar este trámite sin estar en el lugar?, ¿quién consideras que sería la persona adecuada para solicitarle apoyo? Discute con tus compañeros las respuestas.
La carta poder es un documento que debe manejarse con precaución, ya que cede los derechos limitados o plenos de una persona a otra. La estructura bási-ca de la carta poder contiene:
Fecha. En que se otorga el poder, mis-ma que puede incluir el nombre del lugar donde se emite.
Nombre de la persona a quien se diri-ge la carta. Por el cual se le comunica la cesión de los derechos.
Nombre del otorgante. La persona que cede el poder.
Nombre del que recibe el poder. De la persona que ejercerá las acciones citadas en la carta.
Firmas. Regularmente son cuatro per-sonas las que escriben su firma o rúbrica: el otorgante, quien recibe el poder y dos testigos de la acción realizada.
Este documento se redacta al presentar el original y copia de identificación oficial vigente —credencial para votar, pasaporte o cartilla del Servicio Militar Nacional— de la persona que otorga y de quien recibe el poder.
La importancia de la carta poder radi-ca en que es un documento con reco-nocimiento jurídico que confiere la autorización necesaria para que a nombre de una persona, otro individuo actúe o eje-cute alguna acción limitada o ilimitada.
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eL oficio
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En esta sesión identificarás cuál es el documento llamado oficio y cuáles son sus lineamientos.
¿Qué sabes tú?Pide a tu profesor que le solicite al director de la escuela un oficio enviado por la Secretaría de Educación Pública o cualquier otra institución, con el fin de que se los muestre en clase y lo identifiquen. ¿Consideras que es un medio de comunicación efectivo?
Manos a la obraUn oficio es un medio de comunicación escrita y de carácter oficial, parte fundamen-tal de la administración pública o privada.
El oficio lleva un orden cronológico y puede usarse para contestar de manera referencial y formal cualquier oficio que se haya recibido en la organización.
La estructura del oficio debe contener los siguientes lineamientos:
Fecha. En que se expide el oficio, mis-ma que puede incluir el nombre del pobla-do donde se emite.
Numeración. Se escribe la palabra “Oficio”, seguido del número de expedi-ción, separada por una línea diagonal, para terminar con las siglas del departa-mento de procedencia, otra línea diago-nal y el año en curso.
Destinatario. Nombre del destinatario y cargo, el puesto que ocupa en la organi-zación y el domicilio completo de la orga-nización a la que pertenece; este último si se trata de un destinatario externo respec-to a la organización.
Asunto. Se redacta la palabra “Asun-to”, seguido de una frase que resuma de manera clara el mensaje que se escribirá en la parte del texto.
Referencia. Se anota la palabra “Refe-rencia”, siempre y cuando exista un documento anterior al que se esté respon-diendo por medio del oficio.
Texto. En esta parte se da a conocer el mensaje que desea comunicarse, de forma clara, precisa y breve.
Despedida. Se reduce a una o dos pala-bras, como “Atentamente”, “Me reitero a sus apreciables órdenes”, “”, “Seguro servidor”.
Firma. El oficio, por lo general, puede o
no venir firmado por una persona de ran-go jerárquico alto dentro de la empresa.
El oficio es la manera en que una orga-nización se comunica hacia el interior y exterior de la empresa; de él depende un sistema de comunicación escrita eficaz y eficiente, además de que proporciona una buena impresión a quien la recibe.
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La circuLar
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En esta sesión identificarás el documento llamado circular y los elementos que lo integran.
¿Qué sabes tú?En tu escuela seguramente has visto una circular, ya sea pega-da en el pizarrón de avisos o en el escritorio de tu maestro. Léela y opina acerca de su con-tenido. ¿Piensas que este tipo de documento es importante en la escuela?
Manos a la obraLa circular es un documento administra-tivo utilizado con mucha frecuencia en cualquier organización pública o privada; su función radica en comunicar informa-ción actual de interés general, pues siem-pre expone las causas de la misma.
Intenta recordar si has tenido contac-to con una circular en algún lugar. Comenta con tus compañeros de clase el lugar donde sucedió; lo que contenía el texto y la impor-tancia que tiene en la comunicación de la organización, ya sea al interior o al exterior.
La circular, al igual que otros documen-tos que has conocido, tiene características particulares en su contenido, como se muestra a continuación:
Membrete. Impresión que aparece al margen superior en la cual se presenta el logotipo y los datos de la organización.
Numeración. Referencia numérica que se asigna administrativamente a una circular en particular.
Asunto. Frase que explica brevemente el contenido de la circular.
Fecha. En que se expide la circular, misma que puede incluir el nombre del lugar donde se emite.
Remitente. Nombre y cargo de la per-sona que envía el documento; se escribe haciendo mención con la palabra “De:”.
Destinatario. Título y nombre a quien se dirige la circular, el puesto que ocupa en la organización y el domicilio completo de ésta; se escribe haciendo mención de la palabra “Para:”.
Texto. Cuerpo del documento dónde se explica el motivo de la circular.
Despedida. Se reduce a una o dos pala-bras, como “Atentamente” o “Muy aten-tamente”, también puede incluirse en la redacción del párrafo. Son obsoletas las formas: “Me repito a sus apreciables órde-nes”, “Seguro servidor”, entre otras.
Firma. De la persona que remite el documento.
La circular es un documento adminis-trativo que frecuentemente utilizan las organizaciones públicas o privadas como escuelas, hospitales, fábricas, comercios, entre otros, para comunicar información general a una o varias personas.
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La minutaSe
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En esta sesión identificarás las partes que integran una minuta.
¿Qué sabes tú?Cuando tu maestro asiste a una reunión o junta académica, seguramente elaboran una minuta. Pregúntale cómo la hacen y si considera que es un documento importante a futuro para conocer las resoluciones o acuerdos que se tomaron en la reunión.
Manos a la obraLa minuta es un borrador que se hace de un contrato u otro asunto, como los acuerdos realizados en una junta, anotando las cláusulas o partes esen-ciales, para transcribirlo después con todas las formalidades necesarias para su perfección.
Organiza en tu grupo una junta para elegir al jefe de grupo, anoten las caracte-rísticas que deben tener los alumnos can-didatos, los pros y los contras que observan en ellos, los acuerdos a los que llegaron, las partes esenciales a destacar de la junta y el resultado final de la votación. El docu-mento final es una minuta.
Las características particulares para realizarla se muestran a continuación:
Lugar. Sede de la reunión; puede ser al interior o exterior de la organización, ya que depende del tipo de ésta, el cual se considera en la orden del día.
Fecha y hora. En la cual se llevó a cabo la reunión.
Orden del día. Se enlistan los puntos que se trataron en el desarrollo de la reunión.
Asistentes. Son todas aquellas perso-nas que intervinieron de manera directa en la reunión.
Objetivo. El porqué de la reunión, debe ser leído posteriormente a la orden del día.
Desarrollo de la sesión. Redacción de forma sintética y numerada de los acuer-dos a los que se llega, en relación con la orden del día.
Clausura. Hora y fecha del término de la reunión.
Firmas. Incluir las de todos los asisten-tes que fueron mencionados con anterio-ridad, para dar fe.
La minuta es una herramienta admi-nistrativa importante, debido a que en ella se da constancia de los hechos que suceden en una reunión con un grupo de trabajo. Su importancia radica en que todos los asis-tentes deberán estar de acuerdo con los resultados expuestos en ella, ya que poste-riormente la firmarán para dar fe.
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eLaboración de una minuta
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En esta sesión elaborarás una minuta con las características correspondientes.
¿Qué sabes tú?Vamos a realizar la minuta de un evento; recuerda las partes de ésta, al igual de cómo se redacta.
Manos a la obraEres el gerente general de una empresa y tienes la idea de realizar un evento en el cual todos tus jefes de área están invitados. El tema a tratar es saber si la comunicación dentro de ésta es la ideal para alcanzar los objetivos establecidos por la organización.
Toma en cuenta lo siguiente:Escoge a cinco compañeros para que sean
los asistentes a la reunión, así mismo define qué puesto cubrirán dentro de la empresa.
El día y la hora son libres.La sede será dentro del salón.La orden del día y el objetivo de la reu-
nión tú los tienes que definir.Tienen 10 minutos para debatir o hacer
planes de cómo abordarán la problemática que ya determinaron dentro del objetivo.
Utilicen el formato de minuta que aparece en esta página y elaboren la propia.
Al final, comenten su trabajo en grupo.Señalen errores si es el caso y acuerden
cómo corregirlos.En la preparación de la minuta se favo-
reció el trabajo en equipo y se destacó la importancia que tiene la labor de un auxiliar administrativo al desempeñarse en una ofi-cina dentro de la empresa.
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eL teLegrama
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En esta sesión identificarás el telegrama y sus características.
¿Qué sabes tú?¿Alguna vez tú o algún miembro de tu familia han enviado o reci-bido un telegrama?, ¿a qué ofi-cina han acudido?, ¿qué tipo de mensajes han enviado? En pro-medio, ¿cuánto dinero gastaron al enviar un telegrama?
Manos a la obraAsiste a la oficina de telégrafos más cer-cana a tu casa y solicita un formato de telegrama; escribe todo los datos nece-sarios, para que así te familiarices con el servicio; algún día lo llegarás a ocu-par como parte de las tareas del auxiliar administrativo.
El telegrama es un medio de comuni-cación para el envío de mensajes cortos y rápidos ya sean nacionales o internacio-nales, se recomienda su uso para los tex-tos que deban ser recibidos rápidamente, ya que al recibir el mensaje, la estación telegráfica lo transmite inmediatamente al destinatario. Por ejemplo, “Queridos padres, llego el día 27 de octubre a las 6 de la tarde, a la terminal de autobuses, en el andén número 10”.
Existen cuatro modalidades en este servicio:Servicio ordinario: Se entrega en 24
horas, con la tarifa más económica.Servicio urgente: Se entrega en 12
horas, con la tarifa más elevada.Con acuse de recibo: Se informa
al remitente la recepción del documento.Contestación pagada: El remitente
solicita contestación del telegrama y él absorbe los gastos de ésta.
Es importante para un auxiliar admi-nistrativo saber utilizar el servicio del tele-grama en forma eficaz.
consuLta en…<http://www.telecomm.net.mx/>enlaseccióndeserviciosdecomunicacióntelegráfica.
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giros teLegrÁficos i
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En esta sesión identificarás el giro telegráfico y otros servicios.
Manos a la obraEl giro postal es un medio que se utiliza
para que una persona pueda enviar una cantidad de dinero a otra, utilizando los servicios de la oficina de telégrafos o la oficina de correos.
Por su alcance existen dos tipos:Nacional. Es el envío de dinero a cual-
quier estado de la República Mexicana, especificando el nombre de la persona y el domicilio donde recibirá el pago.
Internacional. Tiene las mismas carac-terísticas que el anterior; sin embargo, el destino del dinero es fuera de la Repúbli-ca Mexicana.
La persona que recibe el dinero es el beneficiario y para cobrarlo puede proce-der de dos maneras:
Ocurre. El beneficiario debe presentar-se personalmente a la oficina de telégrafos, con su identificación oficial y el número de transferencia para hacer el cobro.
A domicilio. El beneficiario recibe de manos del cartero un aviso de notifi-cación para que vaya a la oficina señalada en éste, a cobrar el giro. El aviso trae un número de clave. Para cobrarlo, la persona debe presentarse con identificación oficial vigente (credencial de elector, pasaporte o cartilla del Servicio Militar Nacional).
En el giro postal se puede anexar un mensaje de texto no mayor de cinco pala-bras; así el beneficiario podrá conocer el motivo del dinero y recibir un saludo u otro mensaje.
En la siguiente sesión continuaremos con las características del giro telegráfico.
¿Qué sabes tú?Cuando tu familia o tú necesitan enviar o recibir dinero, ¿en qué forma lo han hecho?, ¿cuáles oficinas conoces que presten este servicio?
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giros teLegrÁficos ii
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En esta sesión identificarás el giro telegráfico y otros servicios.
Manos a la obraPor la facilidad y el bajo costo del giro tele-gráfico, sus características son:
El costo del giro telegráfico depende de la cantidad que se envíe. Actualmente, el giro
telegráfico es utilizado de forma electrónica, por lo que garantiza un mejor servicio para el envío y cobro del dinero.
Asiste a la oficina de telégrafos más cer-cana a tu casa y solicita un formato de giro telegráfico. Anota los datos necesarios para que te familiarices con este formato y servicio.
Es un medio para enviar dinero tanto a territorio nacional como a cualquier país del mundo, de forma segura y oportuna. Es importante para un auxiliar administrativo saber utilizar este servicio en forma eficaz.
consuLta en…<http://www.telecomm.net.mx/>enlaseccióndegirotelegráfico.
AutoevaluaciónEs tiempo de que revises lo que has aprendido después de haber estudiado esta secuencia.
Lee con atención y responde:• Es un escrito con que se hace constar una cosa, un dato o información
contenida en diferentes medios.
• ¿Cómo se clasifican los documentos?
• ¿Qué importancia tiene para un auxiliar administrativo reconocer los documentos en una oficina?
• Conf iable
• Seguro
• Rápido
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Hoja para padres o tutoresCon el propósito de ayudar al alumno a mejorar su aprendizaje, solicita-mos atentamente a los padres de familia colaboren con el maestro para conseguir este objetivo, por lo que en esta sección deberán mencionar las dificultades, rezagos o deficiencias que presenta el estudiante durante el transcurso de este bloque, así como las acciones que ustedes conside-ren, deberán emprender para superarlas.
Presenta las siguientes dificultades, rezagos o detectados en:
Para solventarlas deberá:
Observaciones o comentarios del padre de familia o tutor:
Evaluación
En esta sesión revisarás lo estudiado en el bloque II.Subraya la respuesta que consideres que atiende al cuestionamiento.
1. Algunas de las funciones que desem-peña regularmente el auxiliar adminis-trativo:
a) Limpiar cristalería, archivar, atender al público y tramitar y recibir documentos.b) Atender a los comensales, hacer lla-madas telefónicas y recibir documentos.c) Recibir documentos, archivar corres-pondencia y atender llamadas telefónicas.d) Recibir documentos, tramitar y actua-lizar expedientes y limpiar mesas.e) Atender llamadas telefónicas, tramitar y actualizar expedientes y ver televisión.
2. La clasificación de las empresas por su giro o actividad económica es:
a) Industrial, comercial y turismo.b) Comercial, servicio y religión.c) Comercial, industrial y manufactureras.d) Industrial, comercial y de servicios.e) Industrial, comisionistas y extractivas.
3. Las empresas que realizan la actividad de comercio de productos terminados son:
a) Industrialesb) Instituciones financierasc) Manufacturerasd) Comercialese) Servicios públicos
4. La capacidad que tienen los seres huma-nos para transmitir y recibir información, sentimientos y vivencias a otros que cuen-ten con el mismo código es:
a) La políticab) La socializaciónc) La comunicaciónd) La administracióne) La empresa
5. Es un medio que se utiliza para que una persona pueda enviar una cantidad de dinero a otra, utilizando los servicios que otorga la oficina de telégrafos y correos.
a) Telegramab) Giro telegráficoc) Chequed) Letra de cambioe) Carta
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