職場のマナーと守るべきルール |4ø 4 · 外の人から見て清潔な印象を持たれることです。機能性とは働きやすく動きやすい服装のことです。調和とは職場に馴染んでいるかどうかです。

《いまさら聞けない》職場のマナーと守るべきルール 1 / 12

Copyright © PERSOL TEMPSTAFF CO., LTD. All Rights Reserved.

職場のマナーと守るべきルール

＜研修のポイント＞

職場のマナーと守るべきルールについて勉強します。社会に出ると、背景の異なる多様な人々と接し、様々な考え方や感じ方に出会います。そこには新たな発見があり、新しいアイデアも生まれることでしょう。だからこそ、自分とは異なる意見にも耳を傾け、多様な人々と協力する心構えを持つことが大切です。仕事を円滑に進めるための第一歩は、人々と良い関係を築くことです。あいさつから始まる日々のコミュニケーションには、相手を尊重する気持ちや、相手と良い関係を築きたいと思う気持ちが表れます。その気持ちの源は、全員が共通認識とする、職場でのマナーやルールを尊重する気持ちです。あなたがルールやマナーを守ってこそ、相手はあなたから大切にされていると感じることができるのです。ここでは、良好な人間関係を築く第一歩として、ビジネスマナーのポイントと仕事の基本ルールを学びましょう。研修のポイントは2点です。・ビジネスマナーのポイント・仕事の基本ルール

■ビジネスマナーのポイント

■ マナーとルールの違い

マナー ≠ ルール

ルールは強制されるもの、マナーは自発的に行うもの

マナーとは相手を思いやって行う行動のこと

ルールマナー

ルールとは規則や規範などの守るべき基準のこと

まず、ビジネスマナーを学ぶ前に、マナーとルールの違いについて考えてみましょう。マナーとは相手を思いやって行う行動のことをいいます。ルールとは規則や規範などの守るべき基準のことをいいます。ルールは基本的に明文化されており、基準が明らかです。破れば罰則があります。たとえば皆さんが働いている職場の就業規則などが、ルールにあたります。一方でマナーには明確な規制がなく、あくまで個人が自発的に守るものです。例えば「使った資料は元の場所に戻す」や「笑顔と大きな声であいさつをする」等です。思いやりや信頼などの気持ちを、表さなかったとしても罰則はありませんが、他人の気分を害する恐れがあります。ルールは生活や仕事をするうえで、最低限、必要なものです。マナーは生活や仕事をよりしやすくするうえで欠かせないものです。



■ ビジネスマナーのポイント

ビジネスマナーは

ビジネスを円滑に進めるための潤滑油

これから、3つのポイントを学びましょう！

・第一印象

・あいさつ

・身だしなみ

ビジネスマナー

3つのポイント

ビジネスマナーは、ビジネスを円滑に進めるための潤滑油であるといえます。ビジネスにおけるマナーの3つのポイントである、第一印象、あいさつ、身だしなみについて、これから学びましょう。

■ ビジネスマナーのポイント（第一印象）

人の印象を作る3つの要素

言語情報

聴覚情報

視覚情報

まずは第一印象です。人が人と出会って受ける印象は、言語情報、聴覚情報、視覚情報、これら3つの要素で決定するといわれています。言語情報とは話の内容や言葉そのものの意味のことをいいます。聴覚情報は声の質や話すテンポ、声の高い低い、などの聞こえ方のことをいいます。視覚情報とは話す人の態度や姿勢、顔つきなどの、見た目のことをいいます。ここで質問です。これら3つの要素のうち、相手の印象に1番大きな影響を与えるのはどの要素でしょうか？



■ ビジネスマナーのポイント（第一印象）

メラビアンの実験

人は見た目や話す声から多くの情報を得ている

視覚：55％聴覚：38％

言語：7％XXX

アメリカの心理学者アルバート・メラビアンの研究によると、3つの要素のうち、視覚情報の影響が55%を占めるとされ、1番大きな割合となっています。聴覚情報は38％、言語情報は7％と続きます。人は見た目や話す声から多くの情報を得ているのです。お客様に良い印象を持っていただくためには、身だしなみやあいさつといったマナーの基本が重要な意味を持つのです。

■ ビジネスマナーのポイント（あいさつ）

あいさつとは

人間関係をスムーズにする動作や言葉掛けです

明るい表情

温かいあいさつ

思いやりのある態度

それでは、まず、あいさつについて考えてみましょう。あいさつとは人間関係をスムーズにする動作や言葉掛けです。例えば皆さんが、お昼ご飯を食べるために店に入った時、店員さんから面倒そうに「いらっしゃいませ」と言われたらどのように感じますか。社内の同僚に「お疲れさまです」とあいさつしたにもかかわらず、目も合わせずボソッと「おつかれさまです…」と返されたら、不安になりませんか？「いらっしゃいませ」や「お疲れさまです」などの言語情報は、相手がどのように言葉を発したか、どのように聞こえてきたかによって、届く印象が変わります。同じあいさつをするのなら、相手に温かさや明るさ、思いやりが表現できる、あいさつをしていきましょう。



■ ビジネスマナーのポイント（あいさつ）

あいさつの4カ条

あ

い

さ

つ

いつでも、誰にでも

先に（自ら先に）

続けて、次の言葉を

あいさつ（言葉掛け）を実践するための心構え

明るく

あいさつを実践するための4つの心構えを、「あ」「い」「さ」「つ」の語呂合わせで覚えましょう。「あ」、明るく明るさは表情と声で表現します。大きな声と笑顔であいさつを行いましょう。「い」、いつでも誰にでもいつどこで誰に会っても、戸惑うことなくあいさつができるようにしましょう。「さ」、自ら先にあいさつは先手必勝です。自分から進んで行います。おはようと言われて、ただ「おはよう」と返すのはただの返事です。「つ」、続けて次の言葉を例えば、あいさつの後に名前を呼んだり、昨日はありがとうと共通の話題を据えたりすることでコミュニケーションのきっかけを作ることができます。あいさつはコミュニケーションの第1歩です。あいさつの4カ条を基に、常に自分から先に明るいあいさつをする習慣を持ちましょう。

■ ビジネスマナーのポイント（身だしなみ）

身だしなみとおしゃれの違い

相手のための

身だしなみ

自分のための

おしゃれ

そして、同じくマナーの基本である身だしなみについて見てみましょう。まず、身だしなみとよく似た言葉に「おしゃれ」という言葉があります。「身だしなみ」と「おしゃれ」の違いは何でしょうか？おしゃれとは自分の好きな装いや着こなしをすることを言います。身だしなみとは、状況に合わせ、相手に不快を与えないよう服装や身の回りを整えることです。相手のためは身だしなみ、自分のためはおしゃれです。職場ではお客様をはじめ、様々な方と関わり合います。全ての方に好印象を持っていただけるよう「身だしなみ」のポイントを理解しましょう。




身だしなみ3原則

身だしなみはビジネスマナーの基本

機能性

清潔感

調和

身だしなみには3原則があります。清潔感、機能性、調和の3つです。清潔感とは、着ている服にシミやシワがなく、髪の毛なども整えられており、自分や自分以外の人から見て清潔な印象を持たれることです。機能性とは働きやすく動きやすい服装のことです。調和とは職場に馴染んでいるかどうかです。社会人の常識として身だしなみを適切に整え、ビジネスパートナーを困惑させないようにしましょう。


身だしなみチェックチェック項目

髪型は清潔感が感じられ、すっきりとまとまっているか1

髭の剃り残しはないか(男性)／健康的な薄化粧であるか(女性)2

体臭・口臭の予防をしているか3

袖口・襟元は汚れていないか4

爪は伸びすぎていないか5

よく磨かれた靴を履いているか7

靴下の色目は洋服にマッチしているか6

清潔なハンカチを持っているか8

洋服は手入れの行き届いたものを着用しているか9

装いは全体的に好感を与えるものか10

それではここで身だしなみチェックを行ってみましょう。身だしなみは相手が不快ではないか、が判断のポイントです。セルフチェックを行うことはもちろん、他の人にもチェックしてもらいましょう。 1 髪型は清潔感が感じられすっきりとまとまっていますか？ 2 男性は、ヒゲのそり残しはありませんか？女性は、健康的な薄化粧ですか？ 3 体臭口臭の予防をしていますか？ 4 袖口・襟元は汚れていませんか？ 5 爪は伸びすぎていませんか？ 6 靴下の色目は洋服にマッチしていますか？ 7 よく磨かれた靴を履いていますか？ 8 清潔なハンカチを持っていますか？ 9 洋服は手入れの行き届いたものを着用していますか？ 10 装いは全体的に好感を与えるものですか？



いかがでしたでしょうか？以上10項目は一般的な身だしなみチェック項目です。皆さんの職場の服装規定も把握しておきましょう。ビジネスマナーのポイントは以上です。基本のマナーを守り、お客様やビジネスパートナーにより良い印象を持ってもらえるよう、心掛けましょう。

■仕事の基本ルール

■ 仕事の基本ルール

チームワークとは

グループチーム

チームワークを発揮するために必要なものとは

同じ目標に向かって団結し、成果を上げるために協力し合うこと

次は仕事の基本ルールです。その前に、チームワークとは何か、確認しておきましょう。職場はたくさんの人が働く場所であり、会社全体で目標達成を目指しています。会社自体は個人の集団ですが、ただ集まっているだけのグループではありません。同じ目標に向かって団結する集団をチームと呼び、成果をあげるために協力し合うことをチームワークと呼びます。職場では課や部署などのチームで目標を達成します。全員が1つのゴールに向かって行動することで、メンバー間の結束が強まり、チームワークが発揮されます。チームワークを発揮するためには、各メンバーが「自分はチームの一員である」と自覚し、協調性を持って行動することが重要です。その基本は、職場のルールを守ることです。

■ 仕事の基本ルール

全てのビジネスに共通するルールとは

職場で最低限守られるべき基準

→仕事における基本動作

これから、3つのポイントを学びましょう！

1. 時間厳守

2. 報連相の徹底

3. コンプライアンス（法令遵守）

職場のルールのうち、全てのビジネスに共通するルールとは、ビジネスを円滑に進めるための約束事であり、職場で最低限、守られるべき基準です。ポイントは、1.時間厳守 2.報連相の徹底 3.コンプライアンス・法令遵守の3点です。それでは、順に見ていきましょう。



■ 仕事の基本ルール（時間厳守）

時間厳守は社会人の常識

日本のビジネスにおいて最も大切なルールの1つ

時間感覚がしっかりしている

時間にルーズ

信頼を得やすくなる

信頼を失う

時間厳守は社会人の常識です。ビジネスにおいて期日・時間という概念は非常に重要な要素です。仕事の納期を厳守するのは当然ですが、スケジュールの時間や、日々の出勤時間についても同じことがいえます。時間にルーズな人は簡単に信頼を失います。いつも時間に遅れてくる同僚が、「明日は絶対間に合うようにするから」と言っても、簡単にその人を信じることはできません。そして、1度亡くした信頼を取り戻すのは容易なことではありません。先の同僚が信頼されるためには、ルーズであったことが忘れさられるくらい長い間、時間を守り続けたという実績が必要になります。時間管理をしっかりと行うことで、信頼されるビジネスパーソンになりましょう。

■ 仕事の基本ルール（時間厳守）

時間で信頼されるための具体的な行動

・始業時刻に業務を開始できるようにする

時間を守る、だけでなく「時間を大切に」しましょう！

・納期・締め切りを守る。厳しいときは早めに相談

・基本的に5分前行動

・やむを得ず遅刻する場合は、すぐに連絡をする

時間で信頼されるための具体的な行動をお伝えします。まず、始業時刻に業務を開始できるようにしましょう。始業ギリギリに出社すると、始業時刻に仕事を始めることができません。また、電車遅延などの不測の事態に巻き込まれると、簡単に遅刻してしまいますね。次に、基本は5分前行動を守ってください。例えば、待ち合わせでは相手をお待たせしないようにしましょう。また初めて出掛ける場所は、地図で調べておくなど、準備してから向かいましょう。そして、やむを得ず遅刻する場合はすぐに連絡をしましょう。事情により、どうしても遅刻してしまう場合もあります。そんな時は、遅刻するかもしれない、と判断した時点で、早めに連絡をしましょう。納期・締め切りも同じです。まずは期限を守りましょう。



守るのが厳しいと判断した時は早めに相談をしましょう。相談することで、他者の協力が得られたり、調整を行うこともできます。相談が遅れれば遅れるほど、取り返しがつかなくなる可能性があります。ポイントは以上です。時間を守ることは最低限のルールです。さらに、時間を大切に使うことにも目を向けましょう。

■ 仕事の基本ルール（報連相）

報連相とは

報連相とは「報告」「連絡」「相談」の略称です

報告- 過去 -

相談- 現在 -連絡

- 未来 -

指示・命令の受け方と報連相について学びましょう！

次の基本ルールは、報連相です。報連相とは報告・連絡・相談の略称です。仕事はまず、指示命令の内容を正確に把握することから始まります。そして、業務を遂行する上で、その進み具合や問題発生などについては、必要なメンバーと共有しておく必要があります。この情報の共有が、報連相に該当します。報連相は、その質や量が仕事の成果を左右するといっても過言ではありません。


指示･命令を受ける

仕事は指示・命令から始まり

報告で一段落する

■ 上司に呼ばれたら、「はい」と元気よく返事をする

■ 指示が複数ある場合は、優先順位を確かめる

■ 筆記用具（メモとペン）を必ず用意する

■ 指示、命令はメモを取りながら、最後まで聞く

■ 不明な点は、納得できるまで質問する

■ 内容を復唱確認する

仕事は指示命令から始まり、報告で1段落します。まず、上司に呼ばれたら1回で聞こえるように元気よく大きな声で「はい」と返事をしましょう。上司の元でメモを取り、最後まで聞きましょう。指示の内容は記録として残しておき、同じことを何度も聞き返さないようにしてください。そして、話を最後まで聞いてから、不明な点は納得できるまで質問しましょう。理解できたら、承った内容を復唱確認しましょう。もし、指示が複数ある場合は優先順位を確かめましょう。複数の仕事が重なった場合には、優先順位は自分で決めず上司に確認しましょう。以上が指示命令を受けるうえで重要なポイントです。




報告とは

主に上司からの指示に対して、

経過や結果を知らせるもの

報告

Point!

■ 催促される前に自分から報告する

■ クレーム・ミス等、悪い結果ほど早く報告する

■ 仕事の進め方に変更が生じたら報告する

■ 新しい情報を入手したら報告する

■ 指示された仕事が終わり次第すぐに報告する

■ 長引くときは中間報告をする

報告とは、主に上司からの指示に対して経過や結果などを知らせるものです。・催促される前に自分から報告する・仕事の進め方に変更が生じたら報告する・新しい情報を入手したら報告する・指示された仕事が終わり次第、すぐに報告する・長引くときは中間報告をする・クレーム・ミスなど悪い結果ほど早く報告するどれも大切なポイントです。上司から「あれどうなった？」と聞かれたら、報告が足りていないということです。「それ言っといて欲しかった」、「もっと早く言って欲しかった」このように言わせてしまったら、手戻りが発生していると認識しましょう。こまめな報告で、上司からの信頼や安心を得て、仕事をスムーズに進めましょう。


連絡とは

知らせたほうがいいと判断した情報を

関係者に伝えること

連絡

Point!

■ 事前に伝える

■ 変更点を伝える

■ 素早く伝える

■ 正確に伝える

■ 適切な人に伝える

■ わかりやすく伝える

連絡とは、知らせたほうがいいと判断した情報を関係者に伝えることです。上司や先輩だけに連絡をするとは限りません。その情報を知っておいたほうがいい人、また関係する人が誰かを知っておきましょう。ちょっとしたことでも共有しておく習慣を付けると良いでしょう。・事前に伝える・素早く伝える・正確に伝える・適切な人に伝える・わかりやすく伝える・変更点を伝える以上が連絡についてのポイントです。情報が多い場合には、メモ等にまとめて伝えるなど、正確に伝わるよう工夫しましょう。




相談とは

判断に迷うときや他者の意見が欲しいときに

指示やアドバイスをあおぐこと

相談

Point!

■ 相談事項をあらかじめ整理する

■ 相手に感謝する

■ 自分なりの考えをまとめておく

■ 相談するタイミングや状況を考える

■ 必要な情報を余すことなく的確に伝える

■ 「結論」ではなく、「ヒント」を求める

相談とは、判断に迷うときや他者の意見が欲しい時に指示アドバイスを仰ぐことです。経験や知識が浅いうちは、「どうしたらいいですか？」と、直接方法を聞くことが多いかもしれません。知識や経験を重ね、自分の考えを持った上でヒントを求めるような相談の仕方を心掛けましょう。相談のポイントは、相手の時間をむやみに奪わないよう、相談事項をあらかじめ整理して、自分なりの考えをまとめておくことです。また、相談には時間を要しますので、相手のタイミングや状況を考えましょう。そして、必要な情報は余すことなく的確に伝えたうえで、結論ではなく「ヒント」を求めるようにしましょう。最後に、時間を割いてくれた相手に感謝します。では質問です。相談を行ったら必ず相手の方にしてほしいことがあります。それは何でしょうか？相談をした後は、必ず結果報告をしましょう。相手はその後、どうなったのか気にしているかもしれません。また、再度お礼を伝えて、今後も相談にのって貰えるよう、相手との良い関係を作っておきましょう。




共通の注意点

・あらかじめ相手の都合を伺う

「今、お時間よろしいでしょうか？」

・最初に目的を伝える

「○○の件で報告があります」

「○○の件で相談してよろしいでしょうか」

・事実と考えを切り分る、結論から伝える

最後に、報連相に共通の注意点をお伝えします。まず、「今お時間よろしいでしょうか」など、相手の都合を確認します。自分のタイミングだけで行わないように気を付けましょう。次に「打ち合わせの件でご相談してよろしいでしょうか？」など、最初に目的を伝えます。判断材料があると、今すぐに聞いたほうが良いのか否か、報連相された側も判断することができます。最後に、自分の考えを伝える場合には、事実と混同しないように切り分けて伝えましょう。そして、結論から伝えるようにしましょう。報連相は、上司や関係者にとって意思決定や判断を行うための大切な情報源です。その重要性を理解して、スムーズに仕事を行えるようになりましょう。

■ 仕事の基本ルール（コンプライアンス）

コンプライアンスとは

法令遵守と訳され、適切な企業活動を通じ

社会貢献を行ううえで、法令やモラルを守ること

法律に違反していなければ、大丈夫なんでしょ？

守るのは、行政で決められた法律・法令だけでなく社内の就業規則やルール・業務マニュアル

企業倫理や社会倫理など道徳全般も含まれます！

基本ルールの最後はコンプライアンスです。コンプライアンスは、「法令遵守」と訳されます。法律や条例を守る、という意味です。ただ、法律さえ守れば良いのか、というとそうではありません。コンプライアンスには制限はなく、社内の就業規則、ルール、業務マニュアル、また、企業倫理、社会倫理、道徳全般等も含まれています。



■ 仕事の基本ルール（コンプライアンス）

具体的なコンプライアンス違反の例

・会社の備品を私的に利用する（コピー機・文具等）

・未公開情報を家族に話す

・業務マニュアルを自分流に変更する

・業務データを自宅に持ち出す

・個人情報を漏えいさせる・興味本位で調べる

・機密情報を漏えいさせる・外部に売却する

・許可なく副業を行う

たとえばこのような事例もコンプライアンス違反に該当します。・会社の備品を私的に利用する・業務マニュアルを自分流に変更する・業務データを自宅に持ち出す・個人情報を漏えいさせる、興味本位で調べる・機密情報を漏えいさせる、外部に売却する・許可なく副業を行う・未公開情報を家族に話すコンプライアンス違反をすることで、企業の信頼は一瞬で失われます。また、一度なくなった信頼を取り戻すのは、容易ではありません。大勢の人に迷惑を掛け、個人としても「責任」を負わなければなりません。お互い、気持ちよく働くためにも、コンプライアンスの意識を常に持ちましょう。

Documents

職場のマナーと守るべきルール |4ø 4 · 外の人から見て清潔な印象を持たれることです。機能性とは働きやすく動きやすい服装のこ とです。調和とは職場に馴染んでいるかどうかです。

職場のマナーと守るべきルール |4ø 4 · 外の人から見て清潔な印象を持たれることです。機能性とは働きやすく動きやすい服装のことです。調和とは職場に馴染んでいるかどうかです。