Een goede voorbereiding is het halve werk

Workshop adlibgebruikersgroep   

5 april 2012 Breukelen

Caecilia Thoen

Beginnen of (her)bezinnen

• Wanneer er wordt begonnen met automatisering van de collectieregistratie, besteedt men veel tijd aan de pakketkeuze.

• Toets regelmatig je pakket aan de actuele wensen/eisen van de organisatie (Leg de evaluatiefrequentie vast en verwerk in je planning).

Pakketkeuze

• Bibliotheek• Archief• Museum• Gecombineerd

• Lite• Basis• Standaard• Plus• X-plus

• SQL• Oracle • Adlib DBMS

Pakketkeuze (2)• Omvang en diversiteit collectie• Omvang van je organisatie• Conversies• Welke gegevens leg je vast• Budget• Wel of geen Designer• Objectgericht of Procesgericht registreren• Publicatie op Internet ja of nee

Wat?

• Welke gegevens leg je vast?

- Minimaal- Basis - Uitgebreid

* Objectgericht of Procesgericht?

6

Minimale registratie• het vastleggen van de volgende gegevens

(Museumregister)– instellingsnaam– objectnaam– inventarisatienummer– verwervingsgegevens

– Verworven van– Verwervingswijze– verwervingsdatum

– Standplaats

Basisregistratie

• Instellingsnaam

• Objectnummer

• Objectnaam

• Titel

• Beschrijving

• Vervaardiger

• Datering van

• Datering tot

• Materiaal

• Afmeting

• Toestand

• Verwerving Datum

• Verwerving Methode

• Verwerving Van

• Aankoopprijs

• Val.aankoopprijs

• Standplaats

+ Afbeelding

Uitgebreide registratieIn een uitgebreide registratie kan je naast de belangrijkste gegevens van het object ook verwijzingen maken naar alle documenten die betrekking hebben op het object, zoals:

• juridische stukken (eigendomsbewijs, verzekeringspolis, notariële aktes)

• documenten over de toestand van het object (conditierapporten, restauratieverslagen)

• inhoudelijke documenten (tentoonstellingsteksten, publicaties, educatief materiaal)

• archiefstukken (correspondentie)• indirecte informatie (gegevens over kunstenaars, adressen)

Voor wie?

- Voor jezelf- Voor collega’s- Voor het publiek

- Om te voldoen aan kwaliteitssysteem

www.museumregisternederland.nl

Door wie?• Welk(e) persoon/personen zijn bevoegd om

te muteren in Adlib?• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor

de applicatie (technisch)• Bij wie ligt de eindverantwoordelijkheid voor

de inhoud (termgebruik en thesaurus)• Is gedacht scholing?• Wie is goed in wat?

(denk bijv. aan fotograferen)

Hoe?

• Adlibsoft maakt zoveel mogelijk gebruik van standaarden:

- SPECTRUM (veldnamen & processen)- Art & Architecture Thesaurus

(geïntegreerde thesaurus in Adlib mogelijk)- MOVE-thesaurus (samenwerking met

museumconsulenten NL en VL)

Organisatie rond het werk

• Beleidsplan – Collectieplan – Informatieplan (Beleid)

• Registratieplan (Praktisch)

• Werkverdeling rond het beheer van collecties

13

Registratieplan

• Welke deelcollecties zijn er?• Hoe groot zijn ze ongeveer?• Welke gegevens zijn al vastgelegd?• Wat is de kwaliteit?• Welke gegevens moeten minimaal vastgelegd zijn?• Hoe moeten die vastgelegd worden?• Welke extra gegevens zijn wenselijk?• Wie voert de registratie uit?• Hoeveel tijd moet beschikbaar zijn?• Wat zijn de kosten?

Werkverdeling

Wat Wie Wanneer

Fotograferen poffers vitrine 6 JP april

Opschonen lijst objecttrefwoorden AF april

Registreren nieuwe aanwinsten schenking Z

EG mei

Fotograferen schilderijen zaal 3 JP mei

Procedure bruiklenen AF juni

Spectrum

• The UK Museum Collections Management Standard = 21 procedures rond de gang van het object in een museum

• SPECTRUM 4.0 = inclusief stroomdiagrammen (wordt vertaald in NL)

Plan Do Check Act

Registratie en documentatie(Procedure 8)

Het verzamelen en bijhouden van primaire informatie die de objecten in de collectie beschrijft en ze formeel identificeert. Hiertoe kan ook informatie behoren over de herkomst van objecten of documentatie met betrekking tot collectiemanagement, zoals bijvoorbeeld gegevens over verwerving, conservering, tentoonstelling- en bruikleengeschiedenis en standplaatshistorie. Het is sterk aan te bevelen dat alle informatie over een object via één plaats toegankelijk is. Zorg altijd voor transparante verwijzingen tussen de verschillende informatiebronnen

Organisatie

•  

Aan de slag en dan?

Houdt een logboek of aantekeningenboek bij met de keuzes en beslissingen die zijn/worden gemaakt rondom collectieregistratie en/of Adlib

Hierbij kan worden gedacht aan aantekeningen van:

- welke velden worden ingevoerd - wat het laatst gebruikte inventarisnummer is - welke tabbladen zijn verborgen

- welke bronnen er bij een bepaalde deelcollecties worden gebruikt

- welke trefwoorden er bij een bepaalde deelcollecties/objectcategorieën mogen worden gebruikt

- welke bronnen worden gebruikt bij de invulling van bepaalde velden

Raadpleeg ook Spectrum om bepaalde procedures op te starten of te checken .

Checklist benodigdheden Analoge bestanden (inventariskaarten, schenkingsovereenkomsten, register

in- en uitgaande stukken, etc.) Digitale bestanden (in geval van importactie, zorg voor een goede

Fieldmapping). Afbeeldingen (zijn deze voorzien van de juiste nummers en is er nagedacht

over de plek van de afbeeldingenmap). Internetverbinding (tijdens het invoeren is het erg handig om de AAT, RKD-

artist, Move-thesaurus en bestanden van collegainstellingen (o.a. diverse portals) te kunnen raadplegen.

Back-up! (is er een goede back-up procedure?) Logboek (digitaal of fysiek) De Helpdesk is voor Adlib gebruikers met een onderhoudsovereenkomst

rechtstreeks bereikbaar op werkdagen van 09.00 uur tot 17.00 op telefoonnummer: 0346 58 68 01 of via e-mail: helpdesk@adlibsoft.com

• MOVE invulboek www.museuminzicht.be• Spectrum-N www.cultureelerfgoed.nl/spectrum-n• AAT-ned (www.aat-ned.nl)• RKD Artists (www.rkd.nl/rkddb)• Adlib gebruikersgroep (www.adlibug.nl)• Handleiding informatiebeheer in musea

(via Gelders Erfgoed/museumconsulenten)

caeciliathoen@erfgoedbrabant.nl