와이즈원사용자매뉴얼 -전자결재& 문서관리–gw.joongbu.ac.kr/helpmanual/webmanual/file/workflow.pdf · 1)문서작성, 파일첨부, 결재라인지정, 결재옵션지정등

wiseOne Groupware Manual (전자결재)

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와이즈원 사용자 매뉴얼

- 전자결재 & 문서관리 –

Release Version : Wiseone v3

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개정이력

Version Date Revision History Module Release Version

v.1.0 2013-07-30 wiseOne v3.3 전자결재 사용자 매뉴얼



와이즈원 사용자 매뉴얼 목차

전자결재

1. 사용준비----------------------------------------------------------------- 4

2. 기안문서 작성------------------------------------------------------------5

2-1. 양식선택------------------------------------------------------------6

2-2. 본문작성------------------------------------------------------------7

2-3. 파일첨부 -----------------------------------------------------------8

2-4. 결재라인 작성 ----------------------------------------------------10

2-5. 수신자 지정 ------------------------------------------------------11

2-6. 결재옵션 지정 ----------------------------------------------------12

2-7. 결재상신 ----------------------------------------------------------13

2-8. 상신취소 ----------------------------------------------------------14

2-9. 재사용 ------------------------------------------------------------15

3. 기안문 결재-------------------------------------------------------------16

3-1. 문서내용보기 -----------------------------------------------------16

3-2. 승인 --------------------------------------------------------------17

3-3. 보류 --------------------------------------------------------------17

3-4. 반려 --------------------------------------------------------------17

3-5. 의견 --------------------------------------------------------------18

3-6. 첨부 --------------------------------------------------------------19

3-7. 상세정보 ---------------------------------------------------------20

4. 환경설정----------------------------------------------------------------21

4-1. 결재기본정보 ----------------------------------------------------22

4-2. 결재라인 설정 ---------------------------------------------------22

4-3. 부재기간 설정 ---------------------------------------------------23

4-4. 결재 이미지 설정 ------------------------------------------------23

5. 전자결재 ----------------------------------------------------------------24

6. 문서관리 ----------------------------------------------------------------41

7. 전자결재 프로세스 용어정의--------------------------------------------43

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전자결재 > 1. 사용 준비

1) 운영체제는Window XP/VISITA/ 7, 웹브라우져는Internet Explorer 7.0 이상이어야 합니다.

2) 도구 - 인터넷 옵션

3) 보안설정

4) 신뢰할 수 있는 사이트 등록에서 “사이트”버튼을 선하여 그룹웨어 주소를 추가합니다. (http://*.joongbu.ac.kr, http://*.jbm.ac.kr)

5) 이 영역에 적용할 보안 수준 “최소”선택(추가된 신뢰사이트에 대해서만 보안 수준이최소가 됩니다.)

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전자결재 > 2. 기안문서 작성

기안문서를 작성하는 과정은 다음과 같습니다.

1) 문서작성함 메뉴를 선택 합니다.

2) 양식을 선택 합니다.

3) 본문을 작성 합니다.

4) 결재라인을 지정 합니다.

5) 수신자, 결재옵션을 입력 합니다.

6) 필요할 경우 요약전 입력, 파일첨부를 합니다.

7) 결재문서를 상신 합니다.

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2-1. 양식선택문서작성함 메뉴를 클릭하면 왼쪽과 같이 화면이 나옵니다.

[양식함]창 왼쪽에 양식함이 폴더 형태로 표시되고, 선택된 양식함내의 양식 목록이 창 오른쪽에 나타납니다.목록에서 양식을 선택하면 문서를 작성할 수 있도록 작성기가 뜹니다.

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2-2. 본문작성

1) 양식선택을 하면 문서를 작성할 수 있는 문서작성기(한글2007)가 실행됩니다.

2) 문서작성기에서 제목 및 내용 등을 작성할 수 있으며작성이 끝나면 상단의 결재라인, 결재옵션 등의 버튼을 눌러 문서의 기본정보 등을 입력할 수 있습니다.

3) 작성 중 현재까지 작성된 내용을 유지한 상태로 작업을 중단시에 임시저장 기능을 사용할 수 있습니다. 이때 문서는 임시저장함에 보관됩니다.

ㅁ 주의 : 전자적 문서유통을 위해서 표를 입력할 경우에는“일반글자처럼 취급”을 설정하여 문서 내에 표가 삽입되도록 하여야 합니다.

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2-3. 파일첨부(한글기안기)

1) 첨부할 파일이 있는 경우 상단의 파일첨부를 클릭하면 다음 창이 뜹니다.

2) 파일이 선택되면 문서 하단에 있는 파일 첨부란에 보여지게 됩니다.

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2-3. 파일첨부(웹기안기)

1) 첨부할 파일이 있는 경우 하단의 내컴퓨터에서 가져오기를 클릭하여 파일을 첨부 합니다.

2) EDMS에서 가져오기를 클릭하여 EDMS의 파일을첨부 합니다.

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2-4. 결재라인작성1) 기안문서에 대해 사용자 별로 결재권(작성, 결재, 협조, 병렬

협조, 전결, 최종결재)을 선택하여 결재라인을 지정할 수 있습니다.

2) 결재라인을 지정하는 방식에는 조직도에서 직접 선택하는방식과 기 등록된 결재라인을 참조하는 방식이 있습니다.

3) 문서작성 화면에서 결재라인 버튼을 클릭하면 다음과 같이[결재 문서 설정] 창이 나타납니다.

4) 결재라인: 좌측의 조직도를 통해서 등록된 사람을 선택하거나, 검색란에 성명을 입력하고 옆의 찾기 버튼을 눌러 등록할 사람을 선택한 후 결재구분을 지정하고 추가 버튼을 클릭하면 하단의 목록에 결재라인이 추가됩니다.

5) 결재형태: 작성, 결재, 협조, 병렬협조, 전결, 최종결재 지정이 가능합니다.

6) 병렬협조로 지정할 경우 순서에 상관없이 결재가 가능합니다.

7) 전결 지정 시 전결-최종결재 로 최종결재를 제일 마지막에추가하여야 합니다.

8) 결재자 삭제: 하단의 목록에서 대상자를 선택한 뒤 삭제 아이콘을 클릭하면 하단의 목록에서 결재자가 삭제됩니다.

9) 결재 순서 변경: 하단의 목록에서 대상자를 선택하고 위 아래 이동 버튼을 클릭하여 결재자의 순서를 변경합니다.

10) 기본적으로 최종결재자의 위치는 가장 맨 마지막에 위치 되어야 합니다. 최종결재자를 지정하지 않는 경우 자동으로맨 마지막에 위치한 결재자가 최종 결재자로 자동 지정이됩니다.

11) 나의결재라인은 [환경설정 > 결재환경설정 > 결재라인설정] 메뉴에서 미리 등록한 결재라인 정보를 불러옵니다.

12) 결재라인 설정 팝업 창 좌측하단에 미리 등록된 나의 결재라인 정보가 나타납니다.

13) 특정 결재라인을 선택하면 결재자 목록에 결재라인에 이미지정된 결재자가 나타나게 됩니다.

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2-5. 수신자 지정

1) 기관내·기관간 문서유통을 하기 위해 수신자를 지정합니다. 수신자를 지정하는 방식에는 조직도에서 선택하거나 수신자 그룹을 참조하는 방식이 있습니다.

2) 조직도 선택

3) 조직도를 통해서 수신자를 선택한 후 추가버튼을 클릭하면 하단의 수신자 목록에 추가됩니다.

4) 문서의 시행범위에 따라 대내 조직도/대외 조직도/수신그룹/외부 직접입력 등이 나타납니다.

5) 조직도에서 조직명으로 검색을 할 수 있습니다.

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2-6. 결재옵션 지정1) 결재 문서 정보 팝업창에서 마지막에 있는 결재 옵션

탭을 선택 합니다.2) [기안 작성] 창 상단의 문서정보를 클릭하면 다음 [문

서정보] 창이 뜹니다.3) 보존기간: 문서분류 및 단위업무 편철함을 선택할 경

우 자동으로 해당 기준에 맞는 보존기간으로 지정 됩니다.

4) 메일알림: 모든 결재시 혹은 최종 승인시 문서의 기안자에게 문서의 상태를 전달해주는 알림메일을 발송하는 기능을 지정합니다.

5) 부서공유: 기본적으로 결재문서는 부서별 공유이나, 필요에 의해 부서공유를 하지 않는 경우 체크해제하여 결재라인에 있는 사용자만 문서를 확인하도록 할수 있습니다.

6) 보안결재: 보안결재를 선택한 경우 비밀번호를 지정할수 있습니다. 문서 내용보기 시 비밀번호를 입력하여야 열람할 수 있습니다.

7) 긴급결재: 긴급하게 결재해야 하는 문서에 대해서표시를 합니다.

8) 문서분류: 기록물관리대장에서 관리되는 문서분류를지정 합니다.

9) 단위업무: 업무성격, 처리절차, 형태등이 동일한 업무의 최소단위로 기록물관리대장의 단위를 지정합니다.

10) 편철함 : 결재 완료시 실제 편철이 되는 편철함을 지정합니다.

11) 공개여부: 공개, 비공개 중 하나를 선택할 수 있습니다

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2-7. 결재상신

1) 문서작성, 파일첨부, 결재라인 지정, 결재옵션 지정 등의 작업을 한 후 문서작성기 화면의 결재올림(아이콘)을 클릭하면 결재상신이 완료됩니다.

2) 상신한 문서는 기안자의 결재문서함의“작성한 문서”에 나타나며, 결재자의 결재진행문서함 에서 해당 문서를 조회할 수 있고, 결재경로상의 바로 위 결재권자의 결재진행함의“결재할 문서”에 문서가 전달됩니다.

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2-8. 상신취소

1) 기안자가 기안 후 결재라인상의 다음 결재자가 문서를 열어보기 전에 문서 내용상의 오류 등을 발견하였을 경우 문서를 회수할 수 있습니다. (다음 결재자가문서를 열어본 후에는 기안회수가 되지 않습니다.)

2) 기안함 목록 중 해당 문서의 제목을 클릭하면 “결재문서” 화면이 나타납니다.

3) “결재문서” 화면 상단의 상신취소 버튼을 클릭하면문서를 상신취소할 수 있습니다. 상신취소 문서는 임시저장함에서 보여 집니다.

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2-9. 재사용

1) 결재자가 승인한 문서 혹은 반려된 문서를 기안자가재기안 할 수 있습니다.

2) 완료문서함의 승인문서 혹은 반송문서 목록 중 해당문서 제목을 클릭하면 “결재문서” 화면이 나타납니다

3) “결재문서” 화면 상단의 재사용 버튼을 클릭하여 재기안 할 수 있습니다.

4) 기안작성 과정은 일반 기안문서 작성 절차와 동일합니다.

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전자결재 > 3. 기안문 결재

결재문서함의 “결재할문서”목록에서 결재할 문서를 선택하여 결재처리를 할 수 있습니다.

3-1. 문서내용보기

1) 다음은 결재처리를 위한 기안문서 “결재문서” 창입니다.

2) 창 상단의 기능버튼은 결재하기, 수정, 전달, 요약전인쇄, 닫기 버튼이 출력 됩니다.

3) 결재하기: 결재문서 승인처리 할 수 있으며, 보류(문서를 처리 하지 않고 보류 처리) 처리, 반려(문서 반려 처리) 처리 할 수 있습니다. 결재문서에 대한 의견을 의견란에 입력 할 수 있습니다.

4) 수정: 현재 결재자이후의 결재경로 및 본문 내용, 첨부파일 수정이 가능 합니다.

5) 전달: 현재 문서를 메일로 발송할 수 있습니다.6) 결재진행사항: 현재 결재가 진행되어 지고 있는 순서

를 확인 할 수 있습니다.7) 요약전: 기안자가 작성한 요약전 내용을 확인 할 수

있습니다.8) 인쇄: 결재문서를 인쇄할 수 있습니다.9) 닫기: 결재할 결재문서 창을 종료 합니다.10) 첨부파일 다운로드: 기안자가 첨부한 파일 선택시 다

운로드 하거나 확인 할 수 있습니다.,

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3-2. 승인1) 결재할문서를 확인 후 결재승인 하고자 하는 문서 선

택 후 “결재하기” 버튼을 선택하여“승인”버튼을 선택하면 승인처리가 완료됩니다.

2) 승인(최종결재자) 결재가 완료되면 자동으로 기록물등록대장에 문서가 등록됩니다.

3) 결재자가 전결, 대결자인 경우에는 서명시 서명 표시란에 “전결”, “대결” 이라고 표시됩니다.

3-3. 보류결재자가 잠시 동안 결재문서에 대한 진행을 보류하고 싶을경우 보류처리를 할 수 있습니다. 결재할문서 선택 후“결재하기”를 선택하여 “보류”버튼을 선택하면 문서가 보류됩니다. 단 보류된 문서는 다시 “보류문서”체크 버튼을 선택하여재승인하고자 하는 문서를 선택후 결재하기 버튼을 선택하여 결재처리를 할 수 있습니다.

3-4. 반려문서를 반려처리 하고자 할 경우에는 결재할문서 선택 후 “결재하기”를 선택하여 “반려”버튼을 선택하면 문서가 반려됩니다.반려의 경우에는 반드시 “의견란”에 반려사유를 후 처리가완료 됩니다.

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3-5. 의견

1) 결재자가 기안문서에 대해 의견이 있을 시 “결재하기”화면 하단의 의견란에 의견을 작성합니다. 입력된 의견은 상세정보창의 결재진행 이력에서 확인할 수 있습니다.

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3-6. 첨부

첨부 파일(일반 첨부 파일, 요약전) 을 확인할 수 있습니다.

1) 첨부파일 다운로드: 첨부된 파일을 선택하면 파일을저장할 경로를 묻는 창이 뜨며 여기서 첨부할 파일의경로를 선택합니다.

2) 수정: 제목 및 본문 내용, 첨부파일 등을 수정 할 수 있습니다.

3) 확인: 제목 및 본문내용, 첨부파일 등을 수정한 경우다음과 같은 메시지 박스가 뜹니다. 여기에서 “확인” 을 클릭하여야 최종적으로 반영됩니다.

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3-7. 상세정보1) 각문서함별 “돋보기”버튼 정보를 클릭하면 문서정보,

결재정보, 수신처정보를 조회할 수 있습니다. 2) 결재경로상의 결재권자들의 문서 처리 상태나 의견

여부를 확인할 수 있습니다.

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전자결재 > 4. 환경설정

전자결재를 사용하는데 관련된 다음 환경들을 설정할 수 있습니다.

1) 결재 기본 설정

2) 결재 라인 설정

3) 문서 보관함 설정

4) 부재기간 설정

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4-1. 결재 기본 설정[환경설정 > 결재환경설정> 결재 기본 설정]을 선택

각 문서함별 기본 값으로 보여지는 문서의 개수를 설정하고, 사용자에게 전달 되는 결재문서가 있는 경우 메일 알림 기능을 사용할 것인지 여부를 설정 할 수 있습니다

4-2. 결재 라인 설정[환경설정 > 결재환경설정> 결재 라인 설정]을 선택

자주 사용하게 되는 결재라인을 미리 설정해 놓음으로써 문서 작성시 결재라인을 지정해야 하는 번거로움을 없앨 수있습니다.

1) 나의 결재라인 추가좌측 하단의 나의 결재라인 추가 버튼을 눌러 추가할 결재라인을 먼저 저장합니다.2) 좌측 하단의 결재라인을 선택하면 우측 하단에 결재자 정보가 나타납니다. 상단의 조직도에서 추가할 결재자 정보를추가 버튼을 눌러 하단의 결재자 정보에 추가 할 수 있습니다. 위 아래 화살표를 이용하여 순서를 변경할 수 있으며, 삭제 버튼을 클릭하여 결재자 정보에서 삭제 할 수 있습니다.

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4-3. 부재 기간 설정[환경설정 > 결재환경설정> 부재기간 설정]을 선택

사용자가 출장, 휴가, 기타 사유로 인해 결재 행위를 하지 못할 것으로 예상되는 기간과 해당 기간동안의 업무 대행자를지정하여 업무의 영속성을 확보 할 수 있도록 부재기간을설정 합니다.¾ 대결자 ¾

부재기간동안 전자결재 업무를 대행할 결재자를 지정 합니다.

4-4. 결재이미지 설정[환경설정 > 결재환경설정> 결재이미지 설정]을 선택

결재 시 사용할 사인 이미지를 등록 합니다.

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전자결재 > 5. 전자결재

1. 문서작성함 – 양식을 선택하고 결재상신을 한다

2. 임시저장함 – 결재문서 작성 중에 임시저장 한 문서

3. 결재문서 – 문서종류를 확인하고 진행 상황을 확인

4. 결재진행문서 – 진행되고 있는 결재 상태를 확인

5. 수신문서함 – 부서로 수신된 문서

6. 시행대기문서 – 대내로 시행할 문서를 확인

7. 발신완료문서 – 대내로 발송한 원서와 접수부서에서진행상황을 확인

8. 완료문서함

- 승인문서 – 승인완료된 문서를 확인

- 반송문서 – 반송된 문서를 확인

- 협조문서 – 협조자에 포함되어 있는 문서 확인

- 연동문서 – 기간계 시스템과 연동되는 문서 확인

- 공람문서 – 승인완료된 문서를 공람한 문서

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전자결재 > 5. 전자결재 > 문서작성함


문서양식 선택 (한번클릭)*기안 PC에는 아래한글(HWP) 이 설치되어 있어야 함*웹브라우저에 ActiveX 자동설치(수락)해야 함

공통 > 한글기안문 : 내부시행문/협조전/외부시행문

종이문서 : 첨부파일을 이용한 본문부 기재시 사용

대외문서접수 : 외부에서 FAX,MAIL,우편으로 받은 문서

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전자결재 > 5. 전자결재 > 문서작성함 > 공통 > 한글기안문


공통(표준기안문) > 표준기안문 : 내부시행문/외부시행문*기안 PC에는 아래한글(HWP) 이 설치되어 있어야 함*웹브라우저에 ActiveX 자동설치(수락)해야 함

1-1 기안문 작성

1-2 결재선지정(결재라인) 선택* 겸직정보를 선택하면 기안자/편철함 자동 지정됨

1-3 내부시행문 : 수신자 > 대내 > 부서선택수신자 > 수신그룹 > 그룹선택

외부시행문 : 수신자 > 대외 > 부서선택

1-4 결재옵션편철함 : 문서분류/단위업무/편철함 선택참조문서 추가

1-5 결재문서설정 > 확인

1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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전자결재 > 5. 전자결재 > 문서작성함 > 공통 > 한글기안문


공통(표준기안문) > 표준기안문 : 내부시행문/외부시행문







1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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전자결재 > 5. 전자결재 > 문서작성함 > 공통(표준기안문) > 표준기안문









1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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1-6 파일첨부

1-7 결재올림

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전자결재 > 5. 전자결재 > 임시저장함

2. 임시저장함 – 결재문서 작성 중에 임시저장 한 문서

문서작성함 > 임시저장 > 버튼 클릭시 저장된 문서함

* 임시저장 시에는 결재라인, 수신처, 첨부파일이 저장되지않습니다.

[재사용] 문서기안으로 재사용

[본문저장] 한글기안기 : HWP 원본문서로 PC에 저장함(다운로드)웹기안기 : HTML 문서로 PC에 저장함(다운로드)

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전자결재 > 5. 전자결재 > 결재문서

3. 결재문서 – 문서종류를 확인하고 진행 상황을 확인

최초 전자결재 매뉴 선택시 결재문서가 첫 화면

기본 선택(체크박스): [v]결재할문서 – 본인이 결재해야 할 문서(결재선): [ ]결재중인문서 – 결재진행중인 문서: [v]작성한문서 – 본인이 기안한 문서: [v]보류문서 – 결재진행중 보류처리된 문서: []일시중지문서 – 결재진행중 중지된 문서

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전자결재 > 5. 전자결재 > 결재진행문서

4. 결재진행문서 – 진행되고 있는 결재 상태를 확인

버튼클릭시 상세정보 확인

보존기간 : 결재올림(기안)시 결재옵션 > 편철함 지정시

비공개 : 부서내 비공개 여부(부서내 공유)*비공개시 결재선에 지정된 사용자만 문서 목록 보기

메일알림 : 메일알림 사용안함, 모든결재시 메일알림,최종승인시 메일알림* 결재진행중 반송시에는 모든 결재선에 알림메일 보냄

[ ]긴급결재 : 체크시 문서목록에 긴급결재 표시

수신자 : 내부결재(부서내 결재) 또는 수신처 표시

문서분류 : 문서분류 편철함 표시

수정이력보기 : 수정 HISTORY와 수정 이전 본문 보기

결재진행 이력 : 상신, 수정, 보류, 승인 내용(의견) 표시

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전자결재 > 5. 전자결재 > 수신문서함

5. 수신문서함 – 부서로 수신된 문서상태 : 미접수 여부 확인

버튼클릭시 상세정보 확인

보존기간 : 결재올림(접수)시 결재옵션 > 편철함 지정시

비공개 : 접수후 부서내 비공개 여부(부서내 공유)*비공개시 결재선에 지정된 사용자만 문서 목록 보기

메일알림 : 접수후 메일알림 사용안함, 모든결재시 메일알림,최종승인시 메일알림* 결재진행중 반송시에는 모든 결재선에 알림메일 보냄

[ ]긴급결재 : 체크시 문서목록에 긴급결재 표시

수신자 : 접수후 내부결재(부서내 결재) 또는 수신처 표시

문서분류 : 접수후 문서분류 편철함 표시

수정이력보기 : 접수후 수정 HISTORY와 이전 본문 보기

결재진행 이력 : 상신, 배부, 재배부 내용(의견) 표시

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전자결재 > 5. 전자결재 > 완료문서함

8. 완료문서함

- 승인문서 – 승인완료된 문서를 확인

- 반송문서 – 반송된 문서를 확인

- 협조문서 – 협조자에 포함되어 있는 문서 확인

- 연동문서 – 기간계 시스템과 연동되는 문서 확인

- 공람문서 – 승인완료된 문서를 공람한 문서를 확인

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전자결재 > 6. 문서관리

1. 기록물 문서함ㅁ 첫 화면

당해년도 소속부서의 문서 분류체계(부서 문서함 및 편철함)가 Tree 형태로 보여진다.ㅁ 편철함 선택

편철함을 선택하면, 해당 편철함에 속한 문서 리스트가 최근문서 순서대로 보여진다.ㅁ 문서함 변경

기본으로 당해년도 소속부서의 문서 분류체계가 나타나는데, 이전년도 문서 혹은 권한있는 타 부서의 문서를 보기 위해서 문서함 변경을 눌러 변경한다.ㅁ 문서보기

선택한 기록물을 클릭하면 해당 기록물 정보 팝업이 뜬다. 본문 및 첨부파일의 결재본문 및 첨부파일을 클릭하여 결재본문 및 첨부파일을 확인한다.ㅁ 이동

기록물을 1개 이상 선택하고 이동 버튼을 누르면, 당해년도문서분류 체계 Tree 팝업이 나타나고, 특정 편철함을 선택하면 해당 편철함으로 이동된다.ㅁ 인계

기록물을 1개이상 선택하고 인계 버튼을 누르면 인수 받을부서 Tree 팝업이 나타나고 특정 부서를 선택하면 해당 부서의 미 분류 편철함으로 이동된다.인계를 요청하면 해당 문서는 해당 편철함에서 사라진다.인수부서에서 인수거절 하기 전에는 인계취소 할 수 없다.

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2. 기록물검색

ㅁ 조회모든 조건은 and 조건으로 처리하며, 값이 비어 있는 경우에는 처리하지 아니한다.제목은 문서의 제목으로 검색한다.문서양식은 문서양식명으로 검색한다.구분은 문서분류체계, 편철함으로 검색한다.기안자는 원 기안자 혹은 접수자 명으로 검색한다.작성부서는 원 기안부서, 혹은 접수부서 명으로 검색한다.기안일은 From To 정보로 검색한다.승인일은 From To 정보로 검색한다.문서번호는 생산부서의 문서번호로 검색한다.접수번호는 접수부서의 문서 접수번호로 검색한다.ㅁ 인쇄조회한 리스트를 인쇄할 수 있다.ㅁ 기록물 보기선택한 기록물을 클릭하면 해당 기록물 정보 팝업이 뜬다.본문 및 첨부파일의 결재본문 및 첨부파일을 클릭하여 결재본문 및 첨부파일을 확인한다.

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3. 기록물철 등록부

ㅁ 기록물철 변경기본으로 당해년도 소속부서의 문서 분류체계가 나타나는데, 이전년도 문서 혹은 권한있는 타 부서의 문서를 보기 뒤해서 문서함 변경을 눌러 변경한다.

ㅁ 기록물철 관리단위업무를 추가 버튼을 이용하여 부서의 단위업무를 추가할 수 있다.편철함 추가 버튼을 이용하여 단위업무의 편철함을 추가할수 있다.편철함의 속성 수정 버튼을 이용하여 편철함의 담당자 혹은만료일자 등을 수정할 수 있다.편철함 전체를 타 부서로 인계 요청할 수 있다.편철함 전체가 이동되면, 해당 문서분류체계, 편철함은 삭제처리 된다.

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4. 외부문서접수대장

외부로부터 받은 문서유통 대장

5. 외부문서발송대장

대외로 발송되는 문서 대장

6. 인계인수대장

인수인계한 문서의 목록을 확인 할 수 있다

7. 폐기문서대장

문서의 보존년한이 만료된 문서의 리스트를 보여준다

8. 미분류 편철함

미 분류 및 미 편철된 문서 리스트를 확인 할 수 있다

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9. 기록물 통계

ㅁ 전체문서현황부서별, 문서양식별, 생산건수, 승인건수를 조회한다.

ㅁ 부서별문서현황월별 부서 생산문서, 접수 문서 현황을 조회할 수 있다.

ㅁ 사용자별문서현황월, 부서의 사용자별 생산문서, 접수 문서 현황을 조회할 수있다.

ㅁ 문서활용현황월별, 내부결재, 대내시행문서, 대외시행문서, 공람 문서 등을 조회한다.

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전자결재 프로세스 용어 정의

ㅁ 일반결재

1. 작성(기안자): 결재문서의 내용, 제목을 작성하며 결재라인, 첨부, 수신처, 문서분류 지정, 요약전등을 입력하여 상신

2. 결재(차 상위 결재자) : 기안된 문서에 대한 중간 결재자의 행위, 문서 등을 수정하고의견을 입력하여 승인이나 반송, 보류 처리를 함

3. 협조 : 전자문서에 대해서는 결재와 동일한 행위를 할 수 있음. 의미상으로 결재권을 가지지는 않음.4. 병렬협조 : 협조라인 순서에 상관없이 결재를 할 수 있음.4. 결재(최종결재/승인) : 문서의 최종 결재(의사결정) 행위5. 전결 : 최종 결재권자로부터 결재권을 위임 받아 결재를 종결하는 행위

ㅁ 접수문서의 결재

1. 접수 : 수신부서의 접수문서의 업무 담당자, 즉 기안자 및 최초 반송자2. 공람 : 접수된 문서에 대해 중간 결재자의 행위, ‘검토’의 병렬 결재 형태3. 결재 : 접수된 문서에 대한 중간 결재자의 행위, 문서 등을 수정하고 의견을 입력하여

승인이나 반송, 보류 처리를 함4. 전결 : 최종 결재권자로 부터 결재권을 위임 받아 결재를 종결하는 행위5. 최종결재 : 문서의 최종 결재 행위

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◎ 완료문서함

[승인문서] : 본인이 결재선에 포함된 문서 중 결재완료된 문서의 목록입니다.[협조문서] : 본인이 결재선에 협조자로 지정된 결재 문서 중 결재완료된 문서의 목록입니다.[반송문서] : 상위 결재자에 의해 반송된 문서의 목록입니다.[연동문서] : 기간계 시스템과 연동된 문서 중 결재 완료된 문서의 목록입니다.[공람문서] : 결재 승인된 문서를 타인이 본인에게 공유한 문서

◎ 수신문서함 : 해당 부서에 처음 들어오는 문서의 목록입니다.◎ 발신완료문서 : 부서에서 발신된 문서의 목록입니다.◎ 결재진행문서 : 본인이 결재선에 포함되어 있는 진행 중인 모든 결재문서의 목록입니다.

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