EDB ErgoGroup - KDRS · Krav til oppfyllelse av eKommune 2012 og eNorgeplanen ... 2011 2012 2013 Saksbehandling sak- og arkivløsninger ECM Business consulting ECM Application management

EDB ErgoGroup

KDRS samling – 20 november 2011

Ole Desalu Vold

Løsningsansvarlig ePhorte

Product Managment ECM

Antall ansatte 9 661

Norway 5134 | Sweden 2347 | Finland 50 Danmark 100 | Kont. Europa 80 | Ukraina 950 India 1000

Norway59 %

Finland 1 %

Sweden27 %

Danmark 1 %

Ukraina 11 %

Kont. Europa1 %

10.000 kompetente kolleger!

• 100 kontorer i Norden

• 12,4 MRD NOK

• Børsnoter på Oslo Børs

• Største aksjonærer;

• Posten (40%), Telenor 27,5%, Folketrygdfondet (4,7%), Odin (2%), Orkla (1,9%)

• Nr. 1 i Norge med 32% markedsandel

• Nr. 4 i Sverige med 7 % markedsandel

• Vekstpotensial i Sverige gjennom komplementært tjenestetilbud

• Sterk kombinert tjenesteportefølje mot store bedrifter og SMB

Company Market share

1 IBM 13.3 %

2 EDB ErgoGroup 7.9 %

3 Tieto 7.1 %

4 Logica 6.8 %

5 HP 5.4 %

6 CSC 3.2 %

7 Accenture 3.1 %

8 Fujitsu 2.8 %

9 Capgemini 2.2 %

10 KMD 2.2 %

IT tjenester Norden

Sterk posisjon i Norden

Kilde: IDC august 2010

Business Unit: Enterprise Content Management (ECM)

Business Unit ECM

Torgeir Strypet 4200

ECM Sales Geir Olav Aas

4210

ECM Product Management Espen Sjøvoll

4240

ECM Public Services

Hanne Mette Janson 4241

ECM Application Management

Gry-Helen Haraldsen

4242

ECM Private Services

Knut Magnus Aasli 4243

ECM Collaboration

Services Odd-Henrik

Hansen 4290

ECM Customer Service

Bjørg Sørensen 4249

Vi gir trygghet for framtiden • Offentlig sektor er svært viktig for EDB ErgoGroup

• Over 500 kunder gir store muligheter til investeringer

• Sak/Arkiv er kjernevirksomhet for dere og for oss

• Både ePhorte og ESA videreføres som produkter!

• Eksisterende utviklingsplaner følges

• Vedlikehold og brukerstøtte videreføres

• Helt nye portal-løsninger i tett samspill med Sak/arkiv

Fusjonen gir nye muligheter

• Raskere tilgang på ny funksjonalitet ved at vi gjenbruker det beste på tvers av applikasjonene (ePhorte og ESA)

• Samlet kan vi dekke flere kunders behov

• Informasjonsforvaltning og informasjonsstyring (ECM) er et satsingsområde for EDB ErgoGroup, og vi ønsker å bidra til at våre kunder utvikler seg på hele dette området.

• Vi kombinerer det beste fra to verdener!

Divisjon ECM - strategi

• Anerkjent som ledende ECM-miljø for offentlig sektor og store private kunder

• Klar vekststrategi

• Levere markedets ledende produktportefølje

• Tett samarbeide med de store internasjonale SW-aktørene

• Flere leveransemodeller

• Beholde og tiltrekke oss de beste talentene

• Mer fokus på management consulting (ECM-rådgivning)

• Bli best på kundeservice (av våre hovedkonkurrenter)

Utfordringer og hva vi jobber med

• Nye teknologiske muligheter

– Eksempel: Brooklyn Space Program

• The Digitization of Human Culture

– Social media, IM, news, chat, email, entertainment

• ECM I EDB ErgoGroup

• ePhorte5

• Sikkerhetsarkiv

• Avlevering / deponering

• Langtidslagring







• ePhorte5

• Sikkerhetsarkiv


• Langtidslagring

To Systems of Record Add Systems of Engagement

October 2010 | Company presentation

Systems of

Record

Systems of

Engagement

Focus

Governance

Core Elements

Value

Performance

Standard

Transactions

Command & Control

Facts, Dates,

Commitments

Single Source

of the Truth

Accuracy &

Completeness

Interactions

Collaboration

Insights, Ideas,

Nuances

Open Forum for

Discovery & Dialog

Immediacy &

Accessibility

Content Management 2010 -2020


Enterprise Content

Management

Systems of

Record

Systems of

Engagement

Primary

Record Type

Searchability

Usability

Accessibility

Retention

Policy Focus

Documents

(Text, Graphics)

Easy

User gets trained on

system, follow-on support

Regulated & Contained

Permanent

Security

(Protect Assets)

Recordings

(Image, Audio, Video)

Hard

User “knows” system from

consumer experience

Ad hoc & Open

Transient

Privacy

(Protect Users)

Content Authored Communal

Social Business

Systems

Implications for IT Organizations


Systems of

Record

Systems of

Engagement

Data-centric

Transaction-oriented

Command & Control

User learns system

Security is a key issue

User-centric

Interaction-oriented

Collaborative

System learns user

Privacy is a key issue

Sosial medier

«Sosial media is people having

conversations online.»

• Blogg

• Chat

• RSS

• Twitter

• Wikipedia

• Sosiale nettverk

• Diskusjon Forum

• Podcasts

• Video & foto delings sider

• Wikis

• m.m.

October 2010 | Company presentation 17

Sosial medier utgjør en fundamental endring i måten vi kommuniserer på • Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og

utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene.

• Financial Industry Regulatory Authority, USA

– “Every firm that intends to communicate, or permit its associated persons to communicate through social media sites must first ensure that it can retain records of those communications.”

Social Media Revolution: http://www.youtube.com/watch?v=3SuNx0UrnEo

http://www.youtube.com/watch?v=3SuNx0UrnEo




(VG Nett) «Gi meg samer, isbjørner og moskuser i

MGP, skrev varaordfører Rita Ormbostad (H) etter

Stellas seier. Det har satt sinnene i kok»







• ePhorte5

• Sikkerhetsarkiv


• Langtidslagring

Fangste Transformere

Arkivere Samhandle

Søk Indeksere

Publisere

Produsere

Avlevere

Verdiøke

ECM

Livssyklushåndtering i informasjonsforvaltning

Viktige Enterprise Content Management momenter:

• Mål:

– En løsning som legger til rette for at all informasjon/ dokumentasjon kommer effektivt inn i ”fellesskapet” .

– Løsning som er uavhengig av filformat og/eller kommunikasjonskanal.

– En løsning som gjør det enkelt og ryddig å gjenfinne dokumentasjonen og som fremmer gjenbruk for de som skal ha tilgang til den.

• Forutsetninger for suksess:

– At behovene løsningen skal dekke er godt analysert. At tilpasninger og implementering involverer brukerne og ledelsen.

– Løsningen må være så brukervennlig som mulig, og den må dekke nødvendige funksjonalitetskrav og kunne integreres med andre kontorapplikasjoner, samt kunne dekke fremtidig vekst og uforutsette behov.

Viktige Enterprise Content Management momenter:

• Noen sentrale målbare ECM kriteria:

– Compliance støtte, Sikkerhet, Brukervennlighet, Integrasjoner, Søk, Langtidslagring, Applikasjonsforvaltning, Kost/nytte-analyse.

• Symptomer og mulighet til forbedringer?

– Lagring av e-post med vedlegg

– Bruk av feil dokumentasjon

– Mye tid brukt på søk

– Mangelfull dokumentasjon

– Brudd på lovkrav.

Sentrale temaer innen ECM:

• Overholdelse lover og regler

• Samhandling

• BPM og arbeidsflyt

• Klassifisering og indeksering

• Dokumentstyring/arkiv

• Saksbehandling

• e-post forvaltning

• Portaler

• Lyd/bilde/tale chat

• Datalagring/langtidslagring

• Innholdsintegrasjon

• Søk og gjenfinning

• Sikkerhet

• Scanning og bildehåndtering

Mengden av informasjon som lagres dobles hvert år

80% av en virksomhets informasjon er ustrukturert og 90% av denne er ikke underlagt formell håndtering

10-15% av arbeidstiden går med til å lete etter informasjon

30-40% av tiden går med til å skape, søke, hente, omskrive og organisere dokumenter

Mye av informasjonen er gått ut på dato

Antall kommunikasjonskanaler øker bratt

Krav til oppfyllelse av Lover og forskrifter

Krav til Datasikkerhet

Krav til oppfyllelse av eKommune 2012 og eNorgeplanen

Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group

Hvorfor ECM ?

Enterprise Content Management Strategier, teknologier og verktøy for å:

Fangste — flytte innhold (i enhver form) inn på et oppbevaringssted for bruk/gjenbruk eller avliving

Forvalte — flytte innholdet rundtom i virksomheten for å drive prosesser eller brukes i prosesser og applikasjoner

Lagre — legge innholdet på en logisk plass for enkel adgang

Bevare — lang-tids arkivering og lager

Levere — bringe til rett mottaker på rett medium

…dokumenter og innhold relatert til virksomhetens prosesser

Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group

- Hovedelementer i vår ECM-satsing

2011 2011 2012 2012 2013 2013

Saksbehandling

sak- og

arkivløsninger

ECM Business

consulting

ECM Application

management

Forprosjekt,

prosessoptimalisering,

gevinstrealisering,

arkivfaglig rådgivning

essoptimalise

vinstrealiseri

vfaglig rådgiv

Portaler og

samhandling

Dokument-

styring Innholds-

forvaltning,

dokument-

løsninger,

samhandling

Virksomhetsplattform

og samhandlings-

løsninger

ECM

Privat sektor

Produkt- og

tjeneste-

portefølje for

store, private

virksomheter

Løsningen

Virksomhetssøk

Intranett arbeidsflate Internett

eIS

Informasjonslager Historisk lager

Lyd, bilde, tale Filstrukturer Chat Fax sms

ePost Web Content Noark 5 kjerne Fysisk post

Samhandlingsrom for kunder/partnere,

saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte

Ekstranett

Portal- rammeverk

eSP Fagapplikasjoner eOutlook ePhorteweb Publikumstjenester Partnere

Samhandlingsappikasjoner og kommunikasjonsløsninger

Hvorfor fokus på standardprodukt?

• For å spare penger

– Utviklings- og vedlike-holdskostnad spres på mange

• For å spare frustrasjoner

– Leverandøren har utviklet det ferdig

• Garantert vedlikehold

– Leverandøren utvikler nye versjoner og sørger for oppdateringer

Hva ellers er viktig? Hovedfokus?

• Sørge for:

– En løsning som er nyttig for de fleste

– En løsning som tilfører saksbehandler verdi

– En løsning som er så enkel og oversiktlig at den faktisk blir tatt i bruk







• ePhorte5

• Sikkerhetsarkiv


• Langtidslagring

ePhorte 5

• Frittstående kjerne

– ePhorte5 Kjerne er et fristilt produkt, infrastruktur innen data fangst (skanning, epost, skjema), digitalisering, arkivering,

gjenfinning (søk), utveksling (EDU) og avlevering.

– Arkivkjerne som sikrer tilgang til dokumenter og saksinfo

– Hele datamodellen tilgjengelig for integrasjon gjennom ePhorte Integration Services – eIS

• Mulighet til å trekke ut data fra løsningene

Internt Eksternt Publisering

Selvbetjening og innsyn

Elektronisk DataUtveksling

Avlevering

Politikerportal Saks- behandling

Digital- isering

Fagsystem- integrasjon

Integrasjon Full Noark 5

Rapportering Styring

Samhandling

Produsere tjenester

Bruke tjenester

Hva betyr dette ?

• Mulighet for frittstående Noark 5 kjerne på fagsystem

– Mulighet for flere Noark arkiv, og ikke integrasjon mot en kjerne

• Standardisert og vedlikeholdt grensesnitt for integrasjon

• Fokus på utvikling av rolle tilpassede saksbehandlerløsninger

• Håndholdte enheter

– Mobil

– Ipad

– Tablet

– Apps

Årets viktigste lansering!

ePhorte5 11.11.11 klokken 11







• ePhorte5

• Sikkerhetsarkiv


• Langtidslagring

Sikkerhetsarkiv i ePhorte

• Behov

• Brukeropplevelse

• Hva må sikres

• Kun fillager i sikker sone


• Behov – De fleste kunder har i dag sensitiv informasjon som

skal ligge i et NOARK system, her ePhorte®. Dette løses med at kundene har en installasjon i Intern sone og en i Sikker sone. Det er ønskelig at data fra begge arkiv skal kunne nås fra en og samme plass i systemet men samtidig skal sensitive dokumenter (eks. dokumenter i elevmapper) være beskyttet mot uautorisert tilgang.


• Brukeropplevelse – Dokument med sensitive opplysninger merkes med

egenskapen “sensitiv”.

• Metadata skjermes på normal måte

– Når brukere med rettigheter til å se journalposten søker etter denne, vil journalposten framkomme i søket og brukeren kan se alle innlagte metadata.


• Brukeropplevelse – Når brukeren klikker på lenken for å åpne

dokumentet kommer det opp et påloggingsvindu.

– Brukeren autentiserer seg og dokumentet vises i et eget vindu.

• Det fins ingen mulighet for å lagre dokumentet lokalt, heller ikke skrive det ut eller kopiere skjermbildet.

• Dokumentet er ikke hentet opp til brukerens arbeidsstasjon, så det lagres ingen lokal kopi av dokumentet.

Brannmur

Intern sone

Sikker sone

Kun fillager i sikker sone

ePhorte database

ePhorte Webserver

Fillager

FillagerEkstra autentisering

for tilgang til fileri sikker sone




• mpel: Brooklyn Space Program




• ePhorte5


• Langtidslagring

Avlevering – hva vi jobber etter

• Vi skal oppfylle kravene til NOARK-5 arkivuttrekk

• Vi skal konvertere filer til de format som er godkjente som arkivformat

• Vi skal tilby en arkivkjerne som kan behandle og motta registeringer og dokumenter (filer) fra andre systemer

• Vil til en hver tid forholde oss til gjeldende lovverk

Egen brukerstyrt avleveringsmodul

• Arkiv som skal avleveres

• Arkivdeler som skal avleveres

• Database som data skal hentes fra

• Brukernavn og passord for pålogging

• Hva en skal avlevere – full pakke, tekstdokumenter (filer), avlevering, logg eller oppdatering av sjekksum

• Loggnivå for kjøring av avleveringsfunksjonen

• Eksportmappe – hvor data skal legges

Gjennomført uttrekk

• Utført Noark 5 uttrekk for en kommune

– Noark 5 uttrekk fra Noark 4 database

– Uttrekk er i Noark 5, versjon 2.0 format.

• Ett arkiv og en arkivdel

– Saksmapper: 8452

– Journalposter: 55840

– Uttrekket inneholder ikke dokumentfiler

Gjennomført uttrekk

• Uttrekket ble godkjent av Riksarkivet

• Avvik som forventet

– Validering til Riksarkivet setter krav til at felt som er nye i NOARK-5/ ikke finnes i NOARK-4 systemer skal finnes i uttrekket eks Opprettet dato og opprettet av

– Dette er godkjent av Riksarkivet

• Ser stor økning i kunder som ønsker å gjøre uttrekk, spesielt kommuner







• ePhorte5


• Langtidslagring

Forprosjekt langtidslagring • Målgruppe

– For pålagt langtidslagring av dokumenter etter at de har gått ut av ordinær bruk

– Bevaringen av dokumenter og opplysninger er knyttet til lovpålagte krav

• Løsning for forsvarlig lagring og utlevering av dokumenter som ikke lenger gjenstand for saksbehandling eller aktiv bruk.

• Løsningen vil håndtere:

– Oppbevaring av originaluttrekk i teknologiuavhengig form.

– Enkel utlevering og fremfinning av brukskopier

– Sørge for at denne lagringen skjer i henhold til lovpålagte forsvarlighetskrav jf for eksempel arkivlov og bokføringslovgivning

– Erstatte papirbasert lagring

Forprosjekt langtidslagring

• Det vil bli utviklet forskrifter og standarder for langtidsarkivering av Regnskapsdata. Dette er planlagt for høsten 2012, men det må påregnes forsinkelser.

• Det er åpnet for elektronisk lagring og denne adgangen ventes utvidet

• Det skal etableres regler og standarder for

– hvilke data som skal deponeres

– hvordan disse skal lagres og sikres

– hvordan disse skal kunne framsøkes/identifiseres

– hvordan de skal ekstraheres fra depot

– hvordan de skal kunne reproduseres


• Kundene er svært opptatt av at de må ha løsninger som setter dem i stand til å oppfylle 10årsplikten for oppbevaring av regnskapsinformasjon med underlag

• Idag løser de fleste 10årsoppbevaringsplikten ved at data beholdes tilgjengelig i systemene uten migrering til fjerndatalager eller andre tyngre tilgjengelige datalager. Når systemer fases ut og nye inn, sørger man for at systemene er tilgjengelig i +10år etter utfasing - alene eller sammen med løsningsleverandøren.


• Offentlige kunder: sterkt preget av regelstyring og krav. Reglene ikke klare

• Private kunder: sterkt preget av pragmatisme og kost. Påstår de klarer å håndtere dette selv.

• Er avhengig av regelendringer som kommer neste høst

• Ønsker at nøkkelressurser bruker energi på større og mer strategiske prosjekter