Economa de Cuba MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA LOS ALMACENES EN
LAEMPRESA DE COMERCIO MINORISTA MIXTA Aleida Llanes Montes
(C!Est"e# Mc P"e#son And#ial(C!$#isel Estela L%&e' $alb(n
([email protected]@ucp.cm.rimed.cuA)STRACTWith the aim to
prevent indisciplines, illegalities and corruption concerning the
internal control of inventories from workers and administratives of
the Empresa de Comercio inorista ixta!s head"uarters, the #nternal
Control anual was elaborated being the ob$ect of this work. %or the
theoretical anal&sis of this sub$ect the bibliographical
revision method was used. 'hrough the application of the surve&
techni"ue and the documentar& observation for its subse"uent
anal&sis a diagnose was developed, taking into consideration
methodologies and procedures form other manuals form entities in
our territor&. 'he work is structured in three chapters(
#nternal Control 'heoretical Considerations, Characterization of
the Empresa de Comercio inorista ixta and )esign of the #nternal
Control anual of the #nventories *ubs&stems. %rom each topic
conclusions are reached with its applicable recommendations. +s a
conse"uence, the #nternal Control anual was elaborated, according
to the established and to the characteristics of the enterprise. #t
is also recommended to propose to administratives the
implemantation of the anual and to continue working on it with the
purpose of improving it, and also to expand it to other similar
subs&stems. 'heconsulted bibliograph&, in which are
included books and magazines, informatic applications and visits to
web sites, is "uoted. 'he established techni"ues for the
elaboration of ,rocedure anuals were used which allowed to get the
obtained results.*e+ ,o#ds- Control, #nternal Control, #nternal
Control anual, #nventories, warehouse, Empresa deComercioRESUMENCon
el ob$etivo de propiciar la prevenci-n de indisciplinas,
ilegalidades & manifestaciones de corrupci-n en los
traba$adores & administrativos de almacenes de la Empresa de
Comercio inorista ixta en lo referido al control interno de los
inventarios se ha elaborado el anual de Control #nterno "ue es el
ob$eto de este 'raba$o. *e utiliz- el m.todo de la revisi-n
bibliogr/fica para el an/lisis te-rico del tema control interno. *e
desarroll- un diagn-stico mediante la aplicaci-nde la t.cnica de la
encuesta, & la observaci-n documental para su posterior
an/lisis, considerando metodolog0as & procedimientos de otros
manuales pertenecientes a entidades de nuestro territorio. El
traba$o "ued- estructurado en tres Cap0tulos( Consideraciones
te-ricas sobre Control #nterno, Caracterizaci-n de la Empresa de
Comercio inorista ixta de 1uevitas & )ise2o del anual de
Control #nterno de )el *ub3*istema de los #nventarios. *e llega a
conclusiones sobre los diferentestemas, con las recomendaciones
pertinentes. En consecuencia, se dise2- el anual de Control #nterno
de acuerdo con lo establecido & a las caracter0sticas de la
empresa. *e recomienda proponer a sus directivos la implementaci-n
del anual de Control #nterno elaborado & continuar
profundizando en su perfeccionamiento con el prop-sito de me$orarlo
& generalizarlo en otros subsistemas similares. *e cita la
bibliograf0a consultada, donde est/n incluidos libros &
revistas, aplicaciones inform/ticas & visitas a sitios web. *e
utilizaron las t.cnicas establecidas para la confecci-n de los
anuales de ,rocedimientos lo "ue permiti- llegar a los resultados
obtenidos.Palab#as cla.es- Control, Control #nterno, anual de
Control #nterno, #nventarios, +lmacenes, Empresa de Comercio.Pa#a
.e# el a#tculo com&leto en /o#mato &d/ comimido 'i&
&ulse a0uPa#a cita# este a#tculo &uede utili'a# el
si1uiente /o#mato-LlanesMontes2 McP"e#sonAnd#ial +L%&e' $alb(n-
Manual decontrol internoparalosalmacenes en la empresa de comercio
minorista mixta, en4bservatorio de la Econom0a5atinoamericana, 16
789, :;77. 'exto completo en http(n m/s durante la revoluci-n
industrial, cuando las econom0as de los pa0ses desarrollados
comenzaron la producci-n masiva de bienes & la competencia
exigi- de los comerciantes perfeccionar los sistemas contables para
conocer sus costos & poder fi$ar los precios.5a importancia de
nuestra investigaci-n se manifiesta en la concepci-n de
orientaciones para el control interno, especialmente de los
inventarios, en los almacenes de modo "ue se propicie la
disminuci-n de indisciplinas, ilegalidades & manifestaciones de
corrupci-n en la Empresa de Comercio inorista ixta .Con el
desarrollo de nuestro 'raba$o de )iploma, pretendemos "ue el
*istema de Control #nterno en la Empresa unicipal de Comercio
inorista ixta, sea capaz de alcanzar un alto nivel de seguridad
& eficacia.P#oblema de In.esti1aci%n5a no existencia de anual
de Control #nterno para el control de los inventarios en los
almacenes de la Empresa de Comercio inorista ixta.4i&%tesis*i
se elabora un anual de Control #nterno, especialmente al *ubsistema
de los inventarios dirigidaa los traba$adores del /rea de almacenes
entonces disminuir/n las indisciplinas, ilegalidades &
manifestaciones de corrupci-n en la Empresa de Comercio inorista
ixta.Ob5eti.oElaborar un anual para el Control #nterno, aplicado a
los inventarios & dirigido a directivos & traba$adores del
/rea de almacenes.Ta#eas7.3 +preciaci-n te-rica & metodol-gica
sobre el control interno.:.3 Caracterizaci-n de la entidad &
valoraci-n de los resultados de auditorias & controles
realizados.9.3 Elaboraci-n del anual de Control #nterno para el
/rea de los almacenes en la Empresa unicipal de Comercio inorista
ixta.B.3 Caloraci-n de la efectividad de la propuesta, a trav.s de
su implementaci-n en la pr/ctica profesional.El 'raba$o est/
estructurado de la siguiente manera(Ca&tulo 6- Consideraciones
te-ricas sobre el control internoCa&tulo 7- Caracterizaci-n de
la Empresa unicipal de Comercio inorista ixta, .Ca&tulo 8-
anual de Control #nterno para el /rea de los almacenes en la
Empresa unicipal de Comercio inorista ixta.El an/lisis "ue
desarrollamos se efect>a sobre la base de un problema causal, en
tanto nuestra formulaci-n da una explicaci-n acerca del por"u. se
dan los fen-menos de indisciplinas, delitos & manifestaciones
de ilegalidad en las relaciones mercantiles entre el Estado
representado por la Empresa & los administrativos &
almaceneros, logrando establecer la predicci-n de una soluci-n
acertada sobre el hecho de la disminuci-n de estos fen-menos con la
aplicaci-n de un anual de Control #nterno, de forma sistem/tica
& rigurosa.5a investigaci-n est/ basada en una hip-tesis
causal, "ue con$uga variables cualitativas, explicativas e
independientes, en tanto, en la investigaci-n se descubrir/ la
influencia de la aplicaci-n del mencionado anual, en la disminuci-n
de las indisciplinas, ilegalidades & manifestaciones de
corrupci-n en los almacenes de la Empresa.El campo de nuestra
investigaci-n abarca el universo de los D8 almacenes de la Empresa
de Comercio de , tomando como muestra a los almaceneros &
administrativos de 9: unidades de comercio & gastronom0a=
utilizando la observaci-n directa como m.todo de investigaci-n
cient0fica, el m.todo hist-rico3 l-gico & de la encuesta para
obtener datos de la poblaci-n, a fin de conocer & estudiar su
estatus respecto al *istema de Control #nterno & con el
prop-sito de determinar la incidencia e interrelaci-n entre la
aplicaci-n de un anual de Control #nterno en la disciplina, el
nivel de responsabilidad & observancia de las le&es por los
directivos & traba$adores de los almacenes.CAP9TULO I-
CONSIDERACIONES TE3RICAS SO)RE EL CONTROL INTERNO:1.1 EL CONTROL
INTERNO. SUS CARACTERSTICAS.El origen del Control #nterno suele
ubicarse en el tiempo aproximadamente a fines del siglo E#E cuando
los hombres de negocios se preocuparon por formar & establecer
sistemas adecuados parala protecci-n de sus intereses.Como
consecuencia del notable aumento de la producci-n, los propietarios
de los negocios se vieron imposibilitados de continuar atendiendo
personalmente los problemas productivos, comerciales &
administrativos, vi.ndose forzados a delegar funciones dentro de la
organizaci-n, con$untamente con la creaci-n de sistemas &
procedimientos "ue previeran o disminu&eran fraudeso errores=
debido a ello comenz- a hacerse sentir la necesidad de llevar a
cabo un control sobre la gesti-n de los negocios, &a "ue se
hab0a prestado m/s atenci-n a la fase de producci-n &
comercializaci-n, "ue a la fase administrativa u organizativa,
reconoci.ndose la necesidad de creare implementar sistemas de
control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro
de las entidades.Con el decursar del tiempo, los problemas de
Control #nterno han centrado la preocupaci-n de la gerencia
moderna, as0 como de los profesionales responsables de implementar
nuevas formas de me$orar & perfeccionar dichos controles, lo
cual es mu& importante, por cuanto el Control #nterno
esfundamental para "ue una entidad logre alcanzar sus ob$etivos,
pues de lo contrario, ser0a imposible "ue se puedan definir las
medidas "ue se deben adoptar para alcanzarlos.)ebido a esto, los
contadores idearon la comprobaci-n interna, conocida como( Fla
organizaci-n & coordinaci-n del sistema de contabilidad &
los procesos adoptados, "ue tienen como finalidad brindar a la
administraci-n, hasta donde sea posible, pr/ctico & econ-mico,
el m/ximo de protecci-n, control e informaci-n ver0dicaF.El t.rmino
de Control #nterno reemplaz- al de comprobaci-n interna, debido a
un cambio conceptual, &a "ue el contenido del mismo ha sufrido
una considerable evoluci-n.En resumen, el desarrollo industrial
& econ-mico de los negocios, propici- una ma&or comple$idad
en las entidades & en su administraci-n, surgiendo la imperiosa
necesidad de establecer mecanismos, normas & procedimientos de
control "ue dieran respuesta a las nuevas situaciones.El t.rmino
Gverificaci-n & Control #nternoH se usa para describir a"uellas
medidas & m.todos adoptados dentro de la organizaci-n en s0,
para salvaguardar el efectivo & otros activos de la compa20a,
as0 como para verificar la exactitud del registro en los libros
contables & se define como el con$unto de principios,
fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos &
procedimientos "ue ordenados, relacionados entre s0 & unidos a
las personas "ue conforman un ente, se constitu&e en un medio
para lograr el cumplimiento de su funci-n administrativa, sus
ob$etivos & la finalidad "ue persigue, gener/ndole capacidad de
respuesta ante los diferentes p>blicos o grupos de inter.s "ue
debe atenderEs una funci-n de la gerencia "ue tiene por ob$eto
salvaguardar & preservar los bienes de la empresa, evitar
desembolsos indebidos de fondos & ofrecer la seguridad de "ue
no se contraer/n obligaciones sin autorizaci-n IJolmes, 7??B(9K.Lna
de las referencias m/s antiguas acerca del concepto de Control
#nterno de las "ue se tiene evidencia, la hace 5. A. )icksee en
7?;8, "uien indica( Fes un sistema apropiado de comprobaci-n
interna "ue obvia frecuentemente la necesidad de una auditoria
detalladaF.En el a2o 7?D8 el control interno fue sometido a un
riguroso estudio por la Comisi-n 'reedwa&, tambi.n conocida
como C4*4 ICommittee 4f *ponsoring 4rganizationsK. Entre los
miembros de C4*4 se encuentran el +merican #ntute of Chartered
,ublic +ccountants I+#C,+K, el %inancial Executive #nstitute I%E#K,
'he #nstitute 4f #nternal +uditors I##+K, 'he #nstitute 4f
anagement +ccounts I#+K & la +merican +ccounting +ssociation
I+++K, "ue agrupa a profesores universitariosde
contabilidad.)espu.s del estudio realizado por la comisi-n C4*4
& a propuesta de esta, la definici-n de controlinterno cambi-
su visi-n tradicional, logrando una amplia aceptaci-n
internacional. Este estudio define el control interno como( Fel
proceso "ue lleva a cabo el Conse$o de +dministraci-n, la )irecci-n
& los dem/s miembros de una entidad, con el ob$eto de
proporcionar un grado razonable de confianza en la consecuci-n de
los ob$etivos en los siguientes /mbitos o categor0as( Eficacia
& eficiencia de las operaciones. %iabilidad de la informaci-n
financiera Cumplimiento de las le&es & reglamentos.En el
contexto cubano, la Aesoluci-n M; de 7ro de marzo de :;77 de la
Contralor0a @eneral de la Aep>blica define en su +A'NCL54 9 al
control interno como( el proceso integrado a las operaciones con un
enfo"ue de me$oramiento continuo, extendido a todas las actividades
inherentes a la gesti-n, efectuado por la direcci-n & el resto
del personal= se implementa mediante un sistema integrado de normas
& procedimientos, "ue contribu&en a prever & limitar
los riesgos internos & externos, proporciona una seguridad
razonable al logro de los ob$etivos institucionales & una
adecuada rendici-n de cuentas.1o es posible "ue una organizaci-n
estatal o privada pueda funcionar sin un plan o marco conceptual de
referencia por el "ue se disponga anticipadamente, bien de forma
expl0cita o impl0cita, enfrent/ndose obligatoriamente a
interrogantes dentro de su propio desempe2o, como son( G"u. debe
hacerse, c-mo debe hacerse, "ui.n debe hacerlo & cu/ndo debe
hacerseH 'oda actividad econ-mica se reduce, en >ltima
instancia, a una actividad planificadora, siendo la actividad de
control una actividad derivada o complementaria de la actividad de
planificaci-n.5a funci-n de control se establece & e$ecuta a
todos los niveles de las operaciones siendo los responsables de las
diferentes unidades organizativas los encargados del cumplimiento
de las pol0ticas, procedimientos & medidas de control, lo "ue
no exime al dirigente m/ximo de la entidad de la responsabilidad
del control general & total de la misma.El dise;o de los
cont#oles inte#nos5a mencionada Aesoluci-n M;blica regula "ue cada
-rgano, organismo, organizaci-n & entidad dise2a, armoniza,
implementa & autocontrola de forma sistem/tica de acuerdo con
su misi-n, visi-n, ob$etivos, estrategias fundamentales,
caracter0sticas, competencias & atribuciones, en
correspondencia con lo establecido en la 5e& 1o. 7;7 &
validan el *istema de Control #nterno de las dependencias "ue le
est/n subordinadas, de acuerdo con su estructura.El dise2o de un
sistema de Control #nterno debe garantizar la integraci-n en el
mismo de los principios b/sicos del control interno, a los efectos
de asegurar el cumplimiento de los ob$etivos de la entidad. 5os
principios del control interno inclu&en aspectos tales como los
"ue se relacionan a continuaci-n(7. Estructura organizativa
adecuada.:. #ndependencia departamental.9. Establecimiento de
l0neas de responsabilidad.B. antenimiento del anual de
procedimientos contables.8. *istema de modelos & registros para
evidenciar las operaciones de la entidad.M. Controles colaterales o
complementarios "ue refuerzan las medidas de control.7. ,r/cticas
adecuadas para e$ecutar los procedimientos de control.D. ,ersonal
adecuado a las funciones de control a e$ecutar.?. 5a auditoria
interna, especialmente la +uditoria #nterna 4peracional.7;. 5as
vacaciones al personal de la entidad.77. 5a rotaci-n de funciones o
traba$os entre el personal especialmente en los puntos de
control.Entre los aspectos fundamentales a tomar en consideraci-n
al dise2ar un sistema de control interno para una entidad
cual"uiera, deben incluirse entre otros, los siguientes( 'ama2o de
la entidad, definido b/sicamente en conceptos de diversidad de
operaciones, volumen de transacciones & cantidad de
traba$adores.)e hecho los controles se violan por la confabulaci-n
o fallos de los traba$adores o funcionarios o por la falta de
control de los dirigentes & esta posibilidad es ma&or en la
medida en "ue las operaciones sean m/s diversas, el volumen de
transacciones sea ma&or & la cantidad de traba$adores sea
menor. Costo del Control, definido en los t.rminos simples de "ue
el costo del control interno siempre tiene "ue ser inferior al
valor atribuido al da2o "ue se pretende evitar. El valor atribuido
al resultado del control, definido en funci-n de beneficios
materiales, ahorro de recursos, salarios & otros obtenidos como
resultado del control, as0 como beneficios de cual"uier tipo
obtenidos como resultado de la eliminaci-n o disminuci-n de
faltantes, desperdicios, robos, etc.El dise2o e implantaci-n de un
sistema de control interno, al igual "ue cual"uier proceso
inversionista, debe estar precedido de un estudio donde se
determinen en primer lugar la necesidad del sistema $ustificada por
p.rdidas, incumplimientos, evaluaciones, planes de medidas, etc.
5os riesgos existentes en cada tipo de actividad, definidos por
e$emplo en t.rminos de operaciones con manipulaci-n de efectivo
& especialmente divisas, comercializaci-n de productos
deficitarios, productos de alto valor & poco volumen, productos
en sistemas de Gs0rvase usted mismoH locales de f/cil acceso,
almacenes en mal estado constructivo, sistemas automatizados
comple$os, personal sin la calificaci-n adecuada. Caracter0sticas
de la entidad, definidas como comple$idad de las operaciones de
producci-n o deservicio. Como es natural, a ma&or comple$idad
de las operaciones, ma&or comple$idad de los controles para
garantizar el cumplimiento de las normas establecidas. )eben
definirse los puntos de control, es decir a"uellos momentos de la
producci-n o servicios donde se pueden e$ercer funciones de control
"ue permitan detectar desviaciones & tomar medidascorrectivas a
tiempo antes de concluir el proceso.Est#uctu#a del cont#ol
inte#no5a estructura de un sistema de control interno consta
normalmente de cinco componentes o elementos estrechamente
relacionados entre s0 & con el ambiente. *e derivan de la
manera en "uela direcci-n diri$a la empresa & est/n integrados
en el proceso de direcci-n.5os elementos de un sistema de control
interno son los siguientes( El +mbiente de Control. @esti-n &
,revenci-n Aiesgos 5as +ctividades de Control #nformaci-n &
Comunicaci-n *upervisi-n & onitoreoEstas definiciones de los
componentes del Control #nterno, con un enfo"ue estrat.gico en el
desarrollo de las entidades, deben incluir normas o procedimientos
de car/cter general para ser considerados en el dise2o de los
*istemas de Control #nterno en cada entidad, acompa2ados de
criterios de control & de evaluaci-n en algunas /reas de la
organizaci-n.1.2 LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y SUS
CARACTERSTICAS METODOLGICAS.*eg>n las 1ormas Cubana de Calidad
#*4 ?;;73:;;7 *#*'E+* )E @E*'#O1 )E 5+ C+5#)+), una organizaci-n
tiene flexibilidad en la manera en "ue selecciona la documentaci-n
de su sistemade gesti-n de la calidad & deber/ desarrollar la
cantidad de documentaci-n "ue necesite para demostrar la eficacia
de la planificaci-n, operaci-n, control & me$ora continua de su
sistema de gesti-n de la calidad & de sus procesos.Ln
procedimiento es un documento "ue describe clara e
inconfundiblemente los pasos consecutivos para iniciar, desarrollar
& concluir una actividad u operaci-n, los elementos t.cnicos a
emplear, las condiciones re"ueridas, los alcances, las limitaciones
fi$adas, el numero & caracter0sticas del personal "ue
interviene, etc. *e debe tener en cuenta "ue los procedimientos
describen el GcomoH se hacen las cosas para asegurar el
funcionamiento de un sistema, esto implica "ue los procedimientos(
Est.n $ustificados. 'engan antecedentes. Cuenten con l0mites
precisos. Ltilicen un l.xico & vocabulario definidos. Contengan
la acci-n o actividad ob$eto. #ndi"uen G"uienH o G"uienesH estar/n
afectados & ser/n responsables de su uso. 'engan un plazo
explicito de validez.5as disposiciones incluidas en el anual son de
estricto cumplimiento en toda la organizaci-n por los encargados de
dirigir, e$ecutar & controlar las actividades "ue regulan las
mismas, por lo "ue cada dirigente, funcionario & traba$ador
est/ en la obligaci-n de estudiar las disposiciones contenidas en
el anual, relacionadas con las funciones inherentes a su puesto de
traba$o & de solicitar a sus $efes inmediatos superiores las
aclaraciones "ue necesite para su me$or interpretaci-n &
e$ecuci-n.Com&osici%n + o#1ani'aci%n del manual:El anual de
,rocedimientos se estructura internamente en secciones &, en
los casos en "ue la materia lo re"uiera, pueden estas si lo
re"uiere subdividirse en cap0tulos.5os cap0tulos contienen las
disposiciones normativas relacionadas con aspectos espec0ficos de
una actividad.En consecuencia, dise2amos un anual de Control
#nterno, atemperado a las condiciones & caracter0sticas de la
Empresa ob$eto de nuestro an/lisis & en correspondencia con las
normas "ue rigen los procedimientos de elaboraci-n de
anuales.CAP9TULO II- CARACTERIblica)e acuerdo con las
verificaciones realizadas la evaluaci-n recibida arro$- resultados
NE$ATIOS en el *istema de Control #nterno implementado, de los
cuales analizamos, "ue existen incumplimientos de la legislaci-n
vigente "ue denotan ineficiencia e ineficacia en el control de los
recursos puestos a disposici-n de la entidad & en el
cumplimiento de los ob$etivos delControl #nterno, limitaciones en
el alcance "ue no permiten realizar pruebas sustantivas & de
cumplimiento & "ue pueden crear las condiciones para la
comisi-n de presuntos hechos delictivos. Esta situaci-n mostr-,
entre otras, las siguientes dificultades( *e han puesto de
manifiesto afectaciones econ-micas de escasa entidad en el conteo
f0sico practicado a los recursos materiales en almac.n. Existe
negligencia en el actuar de los responsables de almac.n, al no
poder mostrar a los auditores el Aegistro de Aecepciones de
mercanc0as, impidiendo comprobar el saldo de la cuenta ercanc0as
para la Centa, adem/s de no contar con medios de medici-n "ue
garanticen el despacho de mercanc0as del almac.n para el /rea de
venta, hechos "ue imposibilitaron aplicar pruebas de cumplimiento a
los recursos materiales. Ja "uedado demostrado descontrol contable
en los inventarios de mercanc0as & en los activos fi$os
tangibles por lo siguiente( 5os almacenes de la LP+ de
+seguramiento poseen tres pesas "ue no se encuentran certificadas,
& no tienen regla aforada para medir el aceite, incumpli.ndose
la norma #dentificaci-n de Aiesgo del componente Evaluaci-n de
Aiesgo de la Aesoluci-n :?7 Ni.el de Acceso-El personal "ue tendr/
acceso a la documentaci-n del anual de Control #nterno, en la
*ecci-n )elos #nventarios, ser/()irector de la Empresa.Qefe de
)epartamento de %iscalizaci-n & Control.Cice )irector
Econ-mico.Qefes de LP+*.Qefes de +lmacenes.+dministradoresA:>
Re/e#encias-1ormas#*4 ?;;73:;;7 *istemas )e @esti-n )e 5a Calidad 3
Ae"uisitos.#*4 ?;;B3:;;; *istemas )e @esti-n )e 5a Calidad3
)irectrices ,ara 5a e$ora )el )esempe2o.Aesoluci-n 1o.M;
Cunciones-El )epartamento de %iscalizaci-n & Control, tiene
entre otras, la funci-n de e$ercer la labor sistem/tica de control
estricto de las normas contables, financieras &
administrativas, implementadas a trav.s de la realizaci-n de
acciones encaminadas a lograr la observancia de las normas
establecidas & el cumplimiento de los ,lanes de ,revenci-n de
la Empresa & los anuales & ,rocedimientos de 'raba$o.'odas
las normas & procedimientos, detallados en la presente *ECC#O1
est/n totalmente compatibilizados, con los lineamientos
establecidos por la )irecci-n del *istema 1acional de
Contabilidad.+ continuaci-n se indican determinados re"uisitos a
considerar(7K 5as 1ormas & ,rocedimientos son confeccionadas
por el )epartamento de %iscalizaci-n & Control de la Empresa.:K
Cada instrucci-n entra en vigor en la fecha de emisi-n salvo "ue se
exprese lo contrario.9K 5as instrucciones se emiten en ho$as
intercambiables para agilizar su sustituci-n & facilitar su
permanente actualizaci-n.BK En la ho$a inicial de este cap0tulo
ha& un 0ndice con el t0tulo de la materia "ue contiene cada uno
de los restantes cap0tulos, para facilitar la localizaci-n de los
distintos asuntos de "ue trata.8K Cuando las circunstancias
re"uieran la modificaci-n de un asunto contenido en una norma
previamente emitida, .sta es sustituida total o parcialmente por
una nueva instrucci-n con una ho$a"ue lleva el mismo n>mero de
la sustituida. Esta sustituci-n se indica en la parte inferior de
la ho$a, refiri.ndose al *ervicio de +ctualizaci-n
correspondiente.MK Es responsabilidad de la )irecci-n de la Entidad
la aplicaci-n de estas instrucciones.7K Cual"uier adici-n,
eliminaci-n o modificaci-n de los procedimientos & modelos "ue
establece este anual debe haber sido aprobado por la )epartamento
)e %iscalizaci-n S Control de la Empresa.CAPITULO 7- DECINICIONES
$ENERALES$LOSARIO DE TDRMINOSIn.enta#ios( las cuentas "ue
representan el valor atribuido a los ob$etos de traba$o de la
empresa, "ue constitu&en sus reservas productivas, la
producci-n en proceso, los productos para la circulaci-n &
otros medios "ue por sus peculiaridades se inclu&en en este
grupo.En este grupo se inclu&en, por razones pr/cticas & de
control, los medios de traba$o de poco valor &bica consiste en
dos o m/s columnas ad&acentes apiladas en l0nea recta. 5a
hacina puede tambi.n tener la forma de una pir/mide.4ile#a o Cila(
Lna unidad aislada de una columna, o varias en o fila horizontal
IcapaK de una hacina. 5as hileras se numeran por el orden de
apilamiento, de aba$o arriba.)lo0ue( Lna pila regular, de dos o m/s
unidades de altura, anchura & profundidad. )os o m/s hacinas
contiguas.4ilada( 5a capa horizontal de un blo"ue. )os o m/s
hileras contiguas.Secci%n( 5a capa vertical de un blo"ueLote( El
n>mero de unidades recibidas de una vez & en un
embar"ue.CAPITULO 8- NORMAS $ENERALES SO)RE ALMACENAMIENTO E
CONTROL DE INENTARIOS:3.1 DE LAS CONDICIONES Y OPERATIVIDAD DEL
ALMACENEl personal encargado de la realizaci-n de la acci-n de
control acreditar/ si existen las condicionesm0nimas necesarias
para operar las naves & /reas de almacenamiento a fin de
garantizar el controlf0sico de los inventarios as0 como su debida
conservaci-n, & en tal sentido comprobar/(aK Tue las naves
destinadas a almacena$e est.n cerradas & techadas de acuerdo
con las condiciones de seguridad f0sica re"ueridas por los
distintos productos "ue en ellas se depositan, limit/ndose el
acceso a las mismas tan s-lo a "uienes traba$en en .stas= o a"uel
personal autorizado previamente, por escrito, por el +dministrador
o por el )irector.bK Tue las /reas destinadas al dep-sito
prolongado de productos est.n cercadas para poder e$ercer el
control f0sico & estar preparados convenientemente, a fin de
"ue los productos depositados en las mismas no sean susceptibles de
sustracci-n.cK *i se ha habilitado un espacio dentro del almac.n
& pr-ximo a la entrada de carga, destinado a depositar los
productos "ue se reciban, hasta "ue se compruebe "ue los mismos se
a$ustan a lo consignado en la remisi-n o conduce & se depositen
posteriormente en su lugar definitivo. Estas /reas se denominar/n
FUrea de Aecepci-nF.dK Tue las naves destinadas a almacenamiento
est.n divididas en secciones & contar con ana"ueles, estantes,
casilleros, plataformas o cual"uier otro medio "ue permita colocar
los productos en forma ordenada, accesible & f/cil de
manipular, de acuerdo a sus caracter0sticas, a la vez "ue los
prote$a convenientemente & permita el tr/nsito interior de
carretillas montacargas.eK Tue las secciones, ana"ueles, estantes,
casilleros, etc., est.n identificados & rotulados
convenientemente con n>meros o letras, o ambos combinados, para
usarlos en las tar$etas de control como referencia de ubicaci-n del
producto & para facilidades de localizaci-n & de conteo
f0sico.5os r-tulos arriba mencionados deber/n ser movibles
preferentemente= esto facilitar/ cual"uier reestructuraci-n del
almac.n.fK Tue no existan /reas con acumulaciones de art0culos
heterog.neas IrinconesK= pues pudieran ser la causa de un
accidente.gK ,eri-dicamente se revisar/n las /reas de
almacenamiento situadas al aire libre para comprobar "ue lo "ue
all0 est. almacenado se encuentre bien protegido de la intemperie
& "ue(V 5as superficies c-ncavas o huecas no est.n colocadas
hacia arriba.V 5os ob$etos est.n en general aislados del suelo
& con una pendiente adecuada.V El /rea est. libre de hierbas.El
/rea est. debidamente cercada & su puerta de acceso cerrada.hK
Comprobar "ue todos los almacenes dispongan del adecuado e"uipo de
extinci-n de incendio actualizado, as0 como de sistemas de
instalaciones el.ctricas de m/xima seguridad, debiendo conocer todo
el personal del almac.n su ubicaci-n & su utilizaci-n en forma
pr/ctica.iK *e comprobar/ el nivel de conocimientos &
adiestramiento del personal "ue labora en el almac.n, mediante
seminarios peri-dicos.)e incumplirse alguno de los re"uisitos
anteriores, este aspecto se contestar/ con un F14F por no cumplirse
con lo "ue se establece en los principios de control interno del
*ubsistema de #nventario asociados con este aspecto.3.2 DE LA
U0ICACION Y ORDENAMIENTO DE LOS PRODUCTOS 15a ubicaci-n & el
ordenamiento adecuado de los productos almacenados de acuerdo a las
caracter0sticas propias en cada caso, es uno de los principales
re"uisitos a cumplimentar.Comprende entre otras las siguientes
medidas, de las cuales se comprobar/ "ue(aK Est.n ordenados los
productos de forma "ue en los lugares m/s accesibles se colo"uen
a"uellos de m/s movimiento, & en los lugares m/s resguardados
a"uellos de poco uso, o "ue por su naturaleza puedan sufrir
deterioro o roturas.bK )e existir productos destinados para un
pro&ecto u orden espec0fica, se mantengan separados de los de
uso normal, para evitar se utilicen indebidamente.cK Tue est. bien
visible & definida la fecha de de los productos propensos a
deterioro, desgaste o roturas.dK Comprobar "ue no est.n almacenadas
sustancias /cidas $unto a productos met/licos.eK Cerificar "ue los
l0"uidos contenidos en frascos o pe"ue2os bidones est.n colocados
siempre enla parte ba$a de la estanter0a, de esta forma, si hubiere
derrame no se estropear/n los ob$etos colocados en los casilleros
inferiores.)e incumplirse alguno de los re"uisitos anteriores, este
aspecto se contestar/ con un F14F por no cumplirse con lo "ue se
establece en los principios de control interno del subsistema de
inventario asociados con este aspecto. *e realizar/ adem/s, una
valoraci-n sobre econom0a de almacenes, donde se tenga en cuenta,
el grado de aprovechamiento de la capacidad de almacena$e, el
estado de conservaci-n & almacenamiento de los inventarios.3.3
DE LOS MEDIOS Y E2UIPOS NECESARIOS PARA LA RECEPCION Y EL
DESPAC3O.Ln almac.n es un lugar de manipulaci-n &, tanto la
fase de la recepci-n como la del despacho, re"uiere contar con el
utilla$e adecuado al traba$o "ue ha de efectuarse.edidas de
car/cter general "ue deber/n comprobarse sobre los >tiles &
e"uipos a utilizar para la recepci-n & despacho de
mercanc0as(aK Comprobar la plena disposici-n las herramientas
necesarias "ue se utilizan en el despacho de productos "ue se
cortan en barras, planchas, etc, con rapidez & sin riesgo
alguno de accidentes.bK Cerificar "ue se cuente con las medidas de
capacidad establecidas oficialmente para el control & despacho
de productos l0"uidos.cK Cerificar "ue se cuente con los medios de
medici-n necesarios en los almacenes "ue tengan existencias de
productos cu&a unidad de medida se determina de acuerdo a su
peso, longitud, calibre, etc.dK Comprobar "ue los medios de
medici-n est.n certificados por los organismos competentes, a finde
asegurar su exactitud.)e incumplirse lo anterior este aspecto se
contestar/ con un F14F.3.4 DE LA RECEPCION Y EL DESPAC3O DE LOS
PRODUCTOS.*e comprobar/ en la recepci-n & el despacho de los
productos el cumplimiento de lo siguiente(aK Tue la recepci-n de
los productos se realiza por el m.todo Ga ciegasH , en tanto, el
informe de recepci-n se elaborara en cada almac.n, sobre la base de
las calidades & cantidades f0sicamente recibidas, I"ue todo
material "ue entra en el almac.n, sea contado, medido o pesadoK
independientemente de los datos "ue aparezcan en el Conduce o
%actura.bK Comprobar en el almac.n o almacenes Ide existir m/s de
unoK de la Entidad o unidades dependientes ob$eto de veWrificaci-n,
"ue por personadiferente al "ue recepciona se prepare previamente
el documento de recepci-n con los c-di3gos, descripciones de
productos & unidades de medida & "ue el dependiente del
almac.n sea "uien consigne las cantidaWdes f0sicamente por .l
recibidas.)onde ha& : compa2eros o m/s, uno de ellos debe tener
acceso a la factura & a la elaboraci-n previa del documento de
recepci-n & el otro hacer el conteo, medici-n o pesa$e a
ciegas.Cuando en el almac.n exista un solo compa2ero no se
&od#( #eali'a# la #ece&ci%n a cie1as & entonces en este
aspecto se pondr/ F14 ,A4CE)EF por no haber condiciones para
ello.cK Tue en la caso de bultos "ue contengan l0"uidos estos, no
presenten se2ales de derrame. En los embala$es precintados Isellos
de plomo, fa$os de garant0a, etc.K deber/ comprobarse el buen
estado de estas precintas,dK Tue conste en el almac.n la relaci-n
de las personas facultadas para autorizar & extraer productos
almacenados.Cerificar la actualizaci-n de este listado de
entenderse necesario, con el /rea de 4.'.*. che"uear silos cargos
& nombres del personal se mantienen en el d0a de
comprobaci-n.eK Cerificar "ue el almac.n o almacenes de la Entidad
o unidaWdes dependientes ob$etos de verificaci-n cuente con una
reWlaci-n de los nombres, apellidos, cargos & muestra de las
firmas de las personas facultadas para solicitar determinados tipos
de productos= as0 como las facultadas para aprobar las entregas
& transferencias entre almacenes.Cerificar la actualizaci-n de
este listado de entenderse necesario, con el /rea de 4.'.*.
che"uear silos cargos & nombres del personal se mantienen en el
d0a de comprobaci-n.)e incumplirse algunos de los re"uisitos
anteriores, este aspecto se contestar/ con un F14F.3.5 DEL CONTROL
DE LAS EXISTENCIASEl inventario continuo es el sistema "ue permite
conocer la existencia disponible en todo momento,es por ello "ue
resulta vital la actualizaci-n permanente del control de las
existencias.*e comprobar/(aK *e verificar/ en el almac.n o
almacenes Ide existir m/s de unoK de la Entidad o unidades
dependientes "ue est. habilitada una tar$eta de control de
inventario, *C3:37B 'ar$eta de estiba ICer Cap0tulo DK para cada
producto, $unto a los productos almacenados o en un lugar cercano
al mismo cuando por las caracter0sticas de su almacenamiento
IintemWperieK o del producto Iestibas de sacos de arroz, granos,
az>cares, etc.K as0 lo aconse$en, en la "ue aparecer/ con
claridad el c-digo, descripci-n & unidad de medida del mismo.bK
*e che"uear/ "ue las 'ar$etas de Estiba est/n acWtualizadas,
comprobando de forma pr/ctica si las entradas & salidas de la
>ltima decena o del mes Ien base a un muesWtreo de productosK de
acuerdo a los documentos de reWcepci-n & salidas est/n anotadas
en las respectivas 'ar$eWtas de Estiba de productos(7. Tue se ha
recepcionado todo el material llegado al almac.n hasta el d0a
anterior al conteo.:. Tue todos los materiales entregados hasta el
d0a anterior al conteo se les ha&an confeccionado los
documentos de salida.9. Tue todos los materiales amparados por
documentos de entrada o salida emitidos hasta el d0a anterior al
conteo ha&an sido recepcionados o entregados f0sicamente.B. Tue
las tar$etas de estiba se encuentren actualizadas hasta el d0a
anterior al conteo.8. 5as anotaciones en las tar$etas de estiba se
har/n con tinta o bol0grafo en el primer rengl-n siguiente al
>ltimo saldo de la tar$eta.)e no estar alguna tar$eta de estiba
$unto o en un lugar cercano al producto o estar desactualizada,este
aspecto se contestar/ con un F14F.cK Comprobar en el /rea econ-mica
revisando mediante una muestra si en los documentos primarios de
entradas & salidas emitidos durante los >ltimos7; d0as
anteriores a la comprobaci-n, cada movimiento de existencias,
&a sean entradas, salidas o a$ustes, est. amparado por su
correspondiente modelo( I*C3:3;B3#nforme de Aecepci-n.K=
*C3:3;D3Cale de Entrega o )evoluci-n, *C3:3;?3'ransferencia entre
+lmacenes & *C3:37M3+$uste de #nventario, debi.ndose registrar
los mismos en las tar$etas de estiba inmediatamente despu.s de
haberse efectuado el movimiento f0sico de los productos.dK *e
comprobar/ "ue todos los modelos "ue amparen entradas, salidas o
a$ustes "ue se anoten en la 'ar$eta de Estiba I *C3:37BK & en
el*uba&or de #nventario Iodelo *C3:379K mantengan una
permanente IdiarioK & sistem/tica compatibilizaci-n. 5o
anterior es igualmente v/lido cuando el *uba&or de #nventario
se lleve por medios mec/nicos o automatizados.)e detectarse
alg>n producto "ue no tenga existencia refle$ada en los
documentos de entrada & salida muestreados este aspecto se
contestara con un G14H3.6 DE LAS RESPONSA0ILIDADES DEL 7E,E DE
ALMACENaK *e comprobar/ "ue el personal del almac.n no puede tener
acceso a los registros contables, ni a los subma&ores de
control de inventarios.Esta verificaci-n debe hacerse con respecto
a la muestra de las entradas & salidas del almac.n o almacenes
de la EntiWdad o unidades dependientes ob$eto de verificaci-n.)e
detectarse "ue alguna entrada o salida en alg>n producto
comprobado no se anot- dentro de los plazos se2alados seg>n la
le$an0a, en el *ubma&or de #nventario Imodelo *C3:379K
correspondiente, se responder/con un F14F, por incumplirse con los
principios de control interno del *ubsistema de #nventario
relacionado con este aspecto.bK *e comprobar/ "ue el Aesponsable de
almac.n efect>e peri-dicamente comprobaciones a los almaceneros
& operarios del almac.n, verificando "ue exista evidencia
escrita sobre esta acci-n decontrol realizada. IControl sobre
controlKcK Comprobar "ue a la entrada de los almacenes aparezca el
listado de cada persona autorizada a entrar al mismo Icargo,
nombre, firmaK en elcaso de las personas con acceso limitado al
almac.n solo podr/n entrar siempre acompa2adas porel m/ximo
responsable de la custodia de los inventarios, en este caso el
administrador o almacenero.)e no llevarse este control o faltar en
este control alg>n e"uipo o material este aspecto se contestar/
con un F14F.CAPITULO ?- MOIMIENTO DE PRODUCTOS4.1 SALIDAS A CONSUMO
DE LOS INVENTARIOSComprobar el cumplimiento de los siguientes datos
de uso obligatorio & de control "ue deber/n contener los
documentos & considerarse al efectuarse el despacho de los
productos almacenados, a las distintas /reas de la entidad(3
Emisi-n de la *olicitud de EntregaV Tue los documento solicitud de
entrega est.n debidamente foliados.V %irma +utorizada3Emisi-n por
el +lmac.n del vale de EntregaV 1>mero consecutivo de la
*olicitud de EntregaV Centro de Costo "ue hace la solicitudV )atos
correctos del producto, cantidad & saldo.V %irmas autorizadas
recibido & despachado.3+ctualizaci-n de la 'ar$eta de EstibaV
1o. documento de salida, clave & fechaV +siento de la salidaV
1uevo saldo4.2 DEVOLUCIONES DE LOS INVENTARIOS A SUMINISTRADORES.aK
Comprobar "ue se realizan las reclamaciones correspondientes en los
casos de existir diferencias en los productos f0sicamente
recepcionados & los amparados por los documentos del
suministradorbK Comprobar "ue en caso de aver0as, deterioro, o
encontrarse se2ales de haber sido abiertos los bultos, se consigna
en acta con la firma del transportista.cK *e verificar/ si se
emiti- un informe de reclamaci-n, en el caso de existir diferencias
entre los productos f0sicamente recibidos & los "ue se
consignan e los documentos del vendedor Ifactura o conduceK.4.3
MOVIMIENTOS DE INVENTARIOS ENTRE ALMACENES DE UNA MISMA ENTIDAD*e
comprobar/(aK Tue en cada almac.n exista un 5istado para +utorizo
de 'ransferencia entre +lmacenes, acu2ado & firmado por el
director de la empresa con los nombres, apellidos, firmas &
cargo de las personas "ue pueden autorizar los mismos.V )irector
Empresa Ien caso de transferencias de gastronom0a a comercio o de
una categor0a a otraK, Qefe de LP+ & Especialista principal de
ContabilidadbK Comprobar en el Urea Econ-mica, mediante una muestra
de los documentos primarios de Entradas & *alidas emitidos,
'ransferencias entre +lmacenes Imodelo *C3:3;?K, "ue se hicieron
las anotaciones en los *ubma&ores de #nventario)e incumplirse
algunos de los re"uisitos anteriores este aspecto se responder/ con
un F14F.CAPITULO @- CONTROL DE EXISTENCIAS:5.1' CONTROL EN UNIDADES
,ISICASaK Comprobar "ue se utiliza una 'ar$eta de Estiba para cada
producto, debiendo aparecer la mismaubicada $unto a cada mercanc0a
o en un lugar cercano a la misma, donde sea m/s factible su cuidado
& manipulaci-n.bK Cerificar "ue se efect>an los che"ueos
f0sicos peri-dicos de las existencias almacenadas, seg>nla
programaci-n establecida existiendo la evidencia de su e$ecuci-n,
registr/ndose de inmediato las diferencias detectadas en la cuenta
o cuentas contables correspondientescK Cerificar mediante un
muestreo "ue en el caso de existir en la entidad o unidades
dependientes ob$eto de verificaci-n, productos recibidos o
remitidos en consignaci-n & dep-sito, estos sean controlados
mediante las tar$etas de estibas en el almac.n o almacenes
correspondientes & en los subma&Wores de inventarios del
/rea de contabilidad.dK Cerificar "ue en el caso de productos
recibidos en consignaci-n o en dep-sito, los mismos por pertenecer
a terceros no se contabilizan como inventarios de la entidad, sino
a trav.s de cuentas de orden IemorandoK, aun"ue llevando los
conWtroles de tar$etas de estiba & subma&or de
inventario.5os productos entregados en consignaci-n o en dep-sito,
por no pertenecer a la entidad se mantendr/n contabilizados &
controlados oficialmente en las tar$etas de estiba &
subma&or de inventario hasta su li"uidaci-n final.)e
incumplirse lo anterior este aspecto se contestar/ con un FnoF.eK
Comprobar "ue se realice el control peri-dico de existencias,
refle$/ndose los cambios en el modelo *C3:37M3+$uste de #nventario,
una vez "ue el mismo ha&a sido aceptado por el Q. de +lmac.n en
las correspondientes conteos parciales o por el 'al-n de *egundo
Conteo en caso de #nventario %0sico 'otal.fK Comprobar "ue est.n
habilitados los expedientes por las diferencias & se cumplen
los tramites para su investigaci-n, an/lisis, depuraci-n &
a$uste dentro de los t.rminos establecidosgK Comprobar "ue los
inventarios f0sicos totales est.n certificados mediante acta
firmada por la autoridad o supervisor E$ecutor del #nventario, por
el Qefe de +lmac.n o +dministrador & por el Qefe de
Contabilidad.5.2 NORMAS GENERALES SO0RE EL CONTROL ,ISICO DE LOS
UTILES Y 3ERRAMIENTAS.,ara el control f0sico de los >tiles &
herramientas, se comprobar/ "ue(aK 5a evidencia escrita de las
existencias de herramientas & similares en cada almac.n
mediante relaciones firmadas por las personas a "uienes se ha&a
responsabilizados con las mismas.bK En el almac.n, a evidencia
documental de los inventarios f0sicos mensuales realizados a de
todas las herramientas & utensilios en uso, en poder de cada
almacenero.cK Comprobar "ue en caso de detectarse faltantes o
sobrantes de estos bienes se ha&an conformado los expedientes
correspondientes, contabiliz/ndose correctamente & aplic/ndose
la responsabilidad material.dK CeriWficando en el /rea de
contabilidad, el registro para controlar los >tiles &
herramientas en uso, donde est.n relaWcionadas por almac.n &
por traba$ador las herramientas, >tiles, lencer0a, vestuarios,
etc., en uso & firmados por el custodio de dichos medios como
constancia de su tenencia.eK Cerificar, tomando una muestra del 7;
X, de la actualidad del control de las existencias,, a partir de
las altas, ba$as & devoluciones "ue se producen & "ue
peri-dicamente se cote$en los medios consigWnados en estos
controles, con los medios existentes en cada /rea, pa2ol o
entregado al traba$ador, de forma tal "ue en el a2o se revisen
todos los medios en uso.)e incumplirse algunos de los re"uisitos
anteriores este aspecto se responder/ con un F14F.5.3'
DETERMINACION DE LOS INVENTARIOS OCIOSOS.En el control a realizar
se comprobar/(aK Comprobar "ue el Qefe de +lmac.n tenga definidos e
identificados los productos "ue se declarenociosos, a fin de
gestionar su venta. )icha informaci-n debe contener al menos los
datos siguientes( c-digo del producto= descripci-n del producto=
unidad de medida & cantidad en existencia.bK Cerificar "ue el
inventario ocioso se encuentre en estantes por separados del resto
de los m/s productos as0 como con su tar$eta de estiba "ue lo
identifi"uecK Comprobar "ue los estantes, casilleros &
ana"ueles est.n identificados de forma tal "ue faciliten la
localizaci-n Isecci-n, estantes, casillasK de los productos,
debiendo estar en la tar$eta de Estiba esta identificaci-n.)e
incumplirse alguno de los re"uisitos anteriores, este aspecto se
contestar/ con un F14F por no cumplirse con lo "ue se establece en
los principios de control interno del *ubsistema de #nventario
asociados con este aspecto.5.4' ,ISCALIZACION DE LAS EXISTENCIAS5os
aspectos m0nimos "ue deben ser ob$eto de supervisi-n, entre otros,
ser/n los siguientes(7. )ocumentaci-n de entrada & salida de
productos.:. +notaci-n correcta en los controles vigentes.9.
Comprobaci-n de la realizaci-n de las pruebas & conteos f0sicos
establecidos & verificaci-n de sus resultados.B. Comprobaci-n
de los productos en exceso, ociosos & en desuso.8. Efectuar
pruebas f0sicas por muestreo, de acuerdo con las caracter0sticas de
los productosaK Comprobar "ue exista un ,lan +nual de %iscalizaci-n
de los #nventariosbK Cerificar "ue se ha&an efectuado conteos
peri-dicos del 7;X de los productos almacenados, mensualmente &
a partir de los resultados, se actualice el ,lan +nual de
%iscalizaci-n de los #nventarios.cK Comprobar en la oficina del
almac.n o almacenes de la EnWtidad o unidades dependientes ob$eto
de verificaci-n "ue exista evidencia escrita de los conteos f0sicos
mediante la utilizaci-n del *C3:378 Jo$a de #nventario %0sico, del
7;X de los productos almacenados, o de acuerdo a la periodicidad
& por cientos IXK establecidos por la Entidad, atendiendo a sus
caracter0sticas c0clicas,estacionales u otras, siempre "ue ello
responda la ,lan +nual de %iscalizaci-n de los #nventariosdK
Comprobar "ue en el documento escrito modelo *C3:378 donde se de$a
la evidencia del conteo realizado debe aparecer por cada producto
comprobado( su c-digo interno, descripci-n, unidad de medida,
precio o costo promedio real unitario, cantidad f0sica seg>n
conteo & cantidad f0sica seg>n *ubma&or de #nventario,
unidades f0sicas faltantes o sobrantes, importes seg>n conteo
f0sico, importe seg>n *ubma&or de #nventario e importe
faltante o sobrante.)e no realizarse conteos f0sicos peri-dicos
sistem/ticos, o ser infeWrior la muestra de los productosche"ueados
al 7;X o al X & per0odos establecidos por las razones antes
se2a3lada, de acuerdo a la programaci-n anual, este aspecto se
contestar/ con un F14F.5.5' PERIODICIDAD DE LOS INVENTARIOS
,ISICOS*e comprobar/(aK Comprobar "ue se efect>an inventarios
f0sicos peri-dica & sistem/ticamente Iel 7; X de las
existencias al mesK.bK Comprobar la evidencia documental de la
e$ecuci-n de che"ueos f0sicos parciales, rotativos & peri-dicos
de los inventarios I7;XK "ue implican adem/s refle$ar en las
cuentas, subcuentas & subma&ores de inventarios los a$ustes
"ue corresponda, tal & como lo dispone el *. C.cK Comprobar la
evidencia documental de "ue a los productos "ue se almacenan a
granel se les realice inventarios f0sicos con frecuencia
mensuales.dK Comprobar la evidencia documental de "ue a los
combustibles depositados en tan"ues a cielo abierto o soterrado se
les realicen mediciones diarias.eK Comprobar "ue al sustituirse el
+dministrador o +lmacenero se ha&a realizado un conteo f0sico
de toda la mercanc0a almacenada de$/ndose evidencia documental del
mismo & aplic/ndose la responsabilidad material en caso de
existir sobrantes o faltantes con el subma&or de inventario)e
incumplirse alguno de los re"uisitos anteriores, este aspecto se
contestar/ con un F14F por no cumplirse con lo "ue se establece en
los principios de control interno del *ubsistema de #nventario
asociados con este aspecto.CAPITULO A- AFUSTES DE INENTARIOS6.1 DE
LOS EXPEDIENTES POR ,ALTANTES O SO0RANTES DE INVENTARIOS*e
comprobar/(aK Comprobar de acuerdo a un muestreo si en el Urea
Econ-mica existen actas de responsabilidadmaterial firmadas por el
personal del almac.n o almacenes, & dependientes o
dependientes3vendedores de las /reas de venta de la Entidad o
establecimientos o unidades dependientes ob$etode verificaci-n, por
la custodia de los bienes materiales almacenados o los de las /reas
de ventas. Estas actas de Aesponsabilidad material deben existir
tambi.n respecto a los Ytiles & Jerramientasen uso o en almac.n
& estar firmadas por los respectivos custodios.bK Cerificar "ue
las actas emitidas, bien de forma de forma individual o colectiva,
atendiendo a la manipulaci-n & responsabilidad individual o
colectiva de los productos almacenados, o los correspondientes a
las /reas de venta o los Ytiles & Jerramientas en uso o en
almac.n, perol "ue las mismas est.n firmadas por cada uno de los
traba$adores responsabilizados por la custodia de estos bienes.cK
Cerificar en acta los bienes ob$eto de custodia & hacer
referencia a los documentos de recepci-n,traslados & entregas
por los cuales responder/n en caso de p.rdidas, deterioros o
extrav0os de los bienes espec0ficos se2alados en los mismos.dK
Comprobar mediante un muestreo si en los >ltimos 9 meses, en los
faltantes o p.rdidas, se aplic- la responsabilidad material
regulada por el )ecreto 5e& :B?3:;;7*i no se aplic- la
responsabilidad material en alg>n faltante o p.rdida detectado,
o no se cumple con lo se2alaWdo en el documento anexo, se
contestar/ con un F14F este aspecto.)e no existir faltantes en el
per0odo muestreado, se se2aWlar/ F14 ,A4CE)EF.eK Aevisar en el Urea
Econ-mica "ue separadamente por cada faltante o por cada sobrante
de inventarios de bienes mateWriales en general detectado, se
elabora de inmediato el co3rrespondiente expediente por cada uno.fK
Cerificar "ue cada expediente est. confeccionado por el /rea de
responsabilidad o unidad organizativa, mantendr/ una numeWraci-n
consecutiva dentro del universo de todos los expeWdientes por
faltantes & sobrantes emitidos por la Entidad o sus unidades
dependientes ob$etode verificaci-n, debiendo sus p/ginas numerarse
consecutivamente & "ue contenga como m0nimo los siguientes
datos(3 )eterminaci-n del faltante o sobrante en unidades f0sicas
& en valor, o en valor solamente en a"uellos casos de "ue
proceda legalmente. #nforme de la investigaci-n practicada, causas
"ue dieron lugar a la determinaci-n del faltante, as0 como
comprobaciones realizadas. Copia del +cta de Certificaci-n de la
realizaci-n del inventario f0sico odelo *C3:37M3+$uste de
#nventario.3 5a denuncia en los casos de faltantes, ante las
autoridades competentes, cuando se presuma la comisi-n de un
delito, o se est. ante un caso "ue no sea de escasa entidad por
exceder de Z :8;;.;;, l0mite de escasa enWtidad por el valor de los
bienes da2ados & extraviados & Z :;;;.;; por p.rdida o
extrav0o de dinero, fi$ado por la Aesoluci-n 8nicamente de
comprobaciones externas...H5a Contralor0a @eneral )e 5a
Aep>blica, inici- un amplio proceso, para la actualizaci-n de
las normativas vigentes al respecto, en cumplimiento de lo
establecido en la 5e& 7;7blica pone en vigor la Aesoluci-n 1o.
M; de :;77 "ue comprende una modificaci-n a la definici-n de
Control #nterno, el contenido de los componentes & las normas
& principios b/sicos deobligada observancia, para su
implementaci-n & evaluaci-n en las acciones de auditoria &
supervisi-n del *istema de Control #nterno. Esta nueva norma del
sistema de control interno, establece un modelo est/ndar, "ue tiene
como ob$etivo fi$ar las normas & principios b/sicos de obligada
observancia, por todos los su$etos de las acciones de control de la
C@A, los "ue tienen la obligaci-n de dise2ar e implementar a partir
de este modelo, su propio sistema, de acuerdo con la misi-n,
visi-n, ob$etivos, estrategias, caracter0sticas, competencias,
responsabilidades & atribuciones, crea condiciones para
integrar m>ltiples m.todos & modelos de sistemas de gesti-n,
entre ellos( los de calidad, de recursos humanos, perfeccionamiento
empresarial u otros, ba$o un sistema de control interno, "ue los
armoniza= actualiza conceptos= es flexible pues permite adoptar un
dise2o propio a$ustado a las caracter0sticas & peculiaridades
de cada lugar= facilita la comprensi-n de los -rganos, organismos,
organizaciones & entidades, mediante la utilizaci-n de
unlengua$e m/s ase"uible & un glosario de t.rminos.En abril de
:;77, en el C# Congreso del ,artido Comunista de Cuba, se aprob- la
Aesoluci-n sobrelos 5ineamientos de la ,ol0tica Econ-mica &
*ocial del ,artido & la Aevoluci-n, con el ob$etivo de
actualizar el modelo econ-mico cubano, a fin de garantizar el
desarrollo econ-mico del pa0s, a partir de sumar a todos en la
soluci-n de los problemas, lo "ue demanda actuar con orden,
disciplina, exigencia & sobre todo a trav.s del e$ercicio
riguroso del control.*obre la base de estos preceptos, se aprob- el
lineamiento dirigido a lograr( la ele.aci%n de la
#es&onsabilidad + /acultades "ace imescindible eHi1i# la
actuali'aci%n Itica2 de las entidades + sus 5e/es2 as como
/o#talece# su sistema de cont#ol inte#no2 &a#a lo1#a# los
#esultados es&e#ados en cuanto al cum&limiento de los
&lanes con e/iciencia2 o#den2 disci&lina + al acatamiento
absoluto de la le1alidad:En concordancia con todo lo relacionado
anteriormente, se elabor- e implement- el anual de Control #nterno,
adecuado a la misi-n, visi-n, ob$etivos, estrategias,
caracter0sticas, competencias, responsabilidades de los entes de la
empresa de Comercio inorista.3.3 VALORACIN DEL NIVEL DE
CONOCIMIENTOS Y APLICACIN DEL CONTROL INTERNOEN LOS ALMACENES DE LA
EMPRESA.*e aplicaron dos sesiones de encuestas a 9: traba$adores=
+dministradores & +lmaceneros "ue traba$an directamente
vinculados a la recepci-n & al control de los inventarios de la
Empresa.Aesultados CualitativosEl an/lisis realizado a las
encuestas, comunica "ue los administradores & almaceneros
conocen "ue existe un sistema de Control interno para los
inventarios, & adem/s "ue dominan las actividades "ue le son
inherentes respecto al control interno. Aespondieron
afirmativamente en todos los casos sobre todas las acciones
aplicadas.En el aspecto referido al conocimiento de las personas
autorizadas a extraer mercanc0as del almac.n, un ?9X de los
administradores & +lmaceneros desconocen la misma, lo cual
demuestra poco conocimiento sobre las medidas de Control
#nterno.*obre el dominio de las actas de responsabilidad material,
ante las mercanc0as puestas ba$o responsabilidad de almaceneros
& administradores, el ?; X de los encuestados desconocen el
mecanismo a seguir, reafirmando poco dominio sobre el mismo.En
cuanto a los pasos a seguir para la realizaci-n de las recepciones
a ciegas, el D;X de los encuestados manifiestan insuficiente
conocimiento tra&endo consigo "ue a la hora de confeccionar las
recepciones a ciegas de las mercanc0as recibidas estas no se hacen
por lo f0sico realmente recibido sino "ue se copia & se
relacionan los productos por las facturas recibidas, incumpliendo
con lo establecido en el Control #nterno dictado por el inisterio
de %inanzas & ,recio.En lo relacionado con el m.todo a utilizar
para el conteo f0sico & lo "ue debe hacerse en caso de tener
mercanc0as ociosas, se comprueba "ue de los administradores &
almaceneros el 7BX cuentan con un alto por ciento de
desconocimiento &a "ue los encuestados se2alan no conocer sobre
esta acci-n.El 8;X desconocen "ue el almac.n debe contar con un
listado de personal con acceso al mismo & en esta misma medida
desconocen "ue es lo "ue se debe hacer al cambiar de administrador,
propiciando as0 la presencia de personal a$eno en el primero de los
casos & hacerse responsables de recurso sin previa
determinaci-n de la responsabilidad de los bienes
custodiados.Aespecto al sistema de almacena$e como de los tipos de
modelos a utilizar en el almac.n a pesar de ser un 7:X los
encuestados con desconocimiento ha& "ue implementar acciones
para capacitara los administradores & almaceneros de nuestra
entidad, &a "ue se evidencia "ue no se le presta atenci-n al
respecto, provocando un mal mane$o de los recursos.Pasado en el
resultado obtenido eval>o "ue tanto administradores como
almaceneros desconocen verdaderamente lo "ue se le preguntan,
&a "ue los mismos tienen poco conocimiento sobre las medidas a
seguir de Control #nterno en los +lmacenes de nuestra Empresa por
lo tanto la evaluaci-n es de DECICIENTE.alidaci%n de los
#esultados2 obtenidos en la encuesta /inal:El sistema de Control
#nterno proporciona una seguridad razonable, reconoce "ue el
control internotiene limitaciones inherentes, esto puede traducirse
en "ue $am/s el directivo & sus traba$adores deben pensar "ue
una vez creado el sistema han erradicado las probabilidades de
errores & fraudes en la organizaci-n & "ue todos sus
ob$etivos ser/n alcanzados.)e los resultados de la :da encuesta
aplicada & despu.s de divulgados los procedimientos &
aplicado el anual de Control #nterno dise2ado para el *ub sistema
de los inventarios, se conoci- "ue el ?;.MX I:?Kde los encuestados
respondieron acertadamente con sus palabras en correspondencia con
sus responsabilidades & funciones, refle$ando un ma&or
dominio & conocimiento de las medidas sobre el Control #nterno
en los almacenes, lo cual beneficia los resultados de la Empresa a
partir de la aplicaci-n del anual de Control #nterno, de forma
sistem/tica & rigurosa.CONCLUSIONES'enemos la convicci-n de "ue
el dise2o e implementaci-n del anual de Control #nterno, liberado
de formalismos, de burocracias, asumido con responsabilidad por los
$efes & con amplia participaci-n de todos los directivos,
e$ecutivos & traba$adores, puede ser un valioso instrumento
para cumplir con eficacia los retos "ue tenemos por delante superar
para bien de la Empresa.Considerando los resultados alcanzados en
nuestra investigaci-n, podemos establecer las siguientes
conclusiones(7. 1o existe un anual de Control #nterno, "ue dise2ado
de acuerdo a las caracter0sticas de la Empresa de Comercio inorista
ixta, "ue permita desarrollar la actividad del Control #nterno
sobre los inventarios con eficiencia & adecuado a lo
establecido legalmente al respecto.:. + partir del diagn-stico
realizado, las acciones de capacitaci-n desarrolladas, de los
resultados de auditorias recibidas & de la aplicaci-n del
manual elaborado, se increment- el nivel de conocimientos,
responsabilidad & rigor en el traba$o de los administrativos
& traba$adores respecto a las normas de control interno.9. 1o
existe un programa sistem/tico de controles internos lo "ue ha
propiciado violaciones & manifestaciones de corrupci-n en los
traba$adores & directivos responsables de los inventarios en
los almacenes de la Empresa de Comercio inorista ixta.B. Con la
aplicaci-n del anual de Control #nterno en los almacenes
disminuir/n de indisciplinas, ilegalidades & manifestaciones de
corrupci-n en los traba$adores & directivos responsables de los
inventarios, en la Empresa de Comercio inorista
ixta.RECOMENDACIONES+po&/ndonos en los resultados alcanzados
& sobre la base de las conclusiones proponemos las siguientes
recomendaciones(7. ,roponer a los directivos de la Empresa unicipal
de Comercio inorista ixta , la implementaci-n oficial del anual de
Control #nterno dise2ado para los almacenes.:. Continuar
profundizando en el perfeccionamiento de dicho anual con el
prop-sito de me$orarlo & generalizarlo a otras entidades
similares.9. #ncrementar las acciones de capacitaci-n para
acrecentar el nivel de conocimientos & rigor en el traba$o de
los administrativos & traba$adores respecto a las normas de
control interno.B. ,rogramar sistem/ticamente los controles
internos para hacer cumplir sus normas, ob$etivos &
procedimientos, lo "ue propiciar/ la prevenci-n de indisciplinas,
ilegalidades & manifestaciones de corrupci-n en los
traba$adores & directivos responsables de los inventarios en
los almacenes de la Empresa de Comercio inorista ixta
.)I)LIO$RAC9A7. Control #nterno. +ntecedentes & Evoluci-n
I:blica. Control #nterno. I:;;?K, \en l0nea]. 5a Jabana. Cuba.
Aecuperado el 7M de octubre del :;;?, de http(
