Echipa Economică Germană în Moldova

Seria de documente de politici [PP/03/2015]

Concepția privind modernizarea sistemului de

evidență a muncii salariaților din Moldova

Ulrike Bechmann, Jörg Radeke

Berlin/Chişinău, octombrie 2015

Despre Echipa Economică Germană în Moldova

Echipa Economică Germană în Moldova (GET Moldova) acordă consultații Guvernului Republicii Moldova și altor autorități de stat, cum ar fi Banca Națională a Moldovei, privind o serie vastă de probleme de politici economice. Munca noastră analitică este prezentată și discutată în cadrul întâlnirilor regulate cu decidenți de politici de rang înalt. GET Moldova este finanțată de Ministerul Federal German al Economiei și Energiei în cadrul programului TRANSFORM și succesorului acestuia. Publicațiile noastre pot fi accesate pe site-ul web (www.get-moldova.de).

German Economic Team Moldova

c/o Berlin Economics

Schillerstr. 59

D-10627 Berlin

Tel: +49 30 / 20 61 34 64 0

Fax: +49 30 / 20 61 34 64 9

E-Mail: info@get-moldova.de

http:www.get-moldova.de

Follow us on Twitter: @BerlinEconomics

© 2015 German Economic Team Moldova

Toate drepturile sunt rezervate.

Drumul de parcurs spre modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților din Moldova

Sumar executiv

Codul Muncii al Republicii Moldova obligă pe patroni și angajați să mențină un carnet de muncă pe

suport de hârtie. În trecut – până la existența sistemului centralizat electronic de evidență – acest

document a fost folosit cu scopul evidenței și ca o dovadă a contribuțiilor de asigurare socială și a

veniturilor primite, precum și a premiilor. Acesta de asemenea confirmă – ca și CV-ul – angajarea

oficială detaliată în câmpul muncii și istoricul educației. În cele din urmă, acesta a servit, împreună cu

contractul de muncă, drept dovadă a angajării în cazul în care întreprinderile au fost inspectate de

către autoritățile împuternicite.

În timp ce acest document a avut un rol important în trecut, actualmente majoritatea funcțiilor

inițiale ale sale au fost preluate de către alte instrumente. Într-adevăr, informația privind atât

contribuțiile de asigurare socială, cât și veniturile este azi trimisă și stocată în formă electronică. În

afara micșorării rolului acestui document, obligația legală de a menține carnetele de muncă persistă,

ducând la o sarcină administrativă considerabilă, precum și la costurile atât pentru patroni, cât și

pentru angajați.

În același timp, carnetele de muncă sunt predispuse spre falsificare și fac puțin posibil schimbul de

informații între organele de stat pertinente. Acestea nu îndeplinesc cerințele de bază ale sistemului

modern de evidență a muncii salariaților și de aceea există o necesitate evidentă de a înlocui sistemul

vechi de evidență cu cel modern, electronic și centralizat.

Primul pas al acestui proces constă în elaborarea proiectului așa-numitei baze de date: părțile

interesate trebuie să ajungă la o înțelegere privind datele necesare pentru acest sistem nou. Acesta

trebuie să asigure nu numai înlocuirea simplă a carnetelor de muncă de model vechi, dar și să implice

funcțiile suplimentare ca de exemplu schimbul de informații dintre organele de stat. Proiectul de

bază de date trebuie să fie elaborat de o echipă de specialiști profesionali într-o cooperare strânsă cu

viitori utilizatori. Noua baza de date ar trebui să facă uz de informații existente unde este posibil și

astfel ar trebui să se integreze ideal cu baza existentă de date menținută de Casa Națională de

Asigurări Sociale (CNAS). Într-adevăr, poate să se întâmple că majoritatea datelor necesare deja

există și doar noi interpelări și rapoarte de date trebuie să fie create cu scopul de a permite folosirea

datelor pentru obiective suplimentare.

În al doilea rând, guvernul trebuie să modifice Codul Muncii. Printre altele, el ar trebui să determine

ce fel de date este necesar de introdus din partea patronilor și ce termeni limită de aplicat. El de

asemenea trebuie să stabilească o perioadă de tranziție în care sistemul nou de evidență a muncii

salariaților va exista paralel cu carnetele de muncă vechi.

În cele din urmă, ar fi rezonabil de a digitaliza informația conținută în carnetele de muncă vechi.

Acest proces care ar putea dura câțiva ani trebuie să fie determinat, organizat și asigurat cu resurse

pentru a acoperi cât mai mulți posibili deținători ai carnetelor de muncă.

Un sistem modern de evidență a muncii salariaților va reduce povara administrativă pentru angajați

și patroni. În plus, el va facilita un schimb de informații dintre organele de stat, reducând riscul de

fraudă. Mai mult ca atât, angajații pot urmări ușor, dacă contribuțiile de asigurare socială au fost

procesate corect de către patron. Luați împreună, acești factori reprezintă un pas important în calea

reducerii angajării neformale. Așadar, modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților

reprezintă o reformă de reducere a costurilor ceea ce se va transforma repede în beneficii vizibile

pentru toate părțile interesate.

Autorii

Ulrike Bechmann bechmann@berlin-economics.com +373 78 86 99 51

Jörg Radeke radeke@berlin-economics.com +49 30 20 61 34 64 0

Cuprins

1 Sistemul de evidență a muncii salariaților din Moldova - Introducere și istoricul problemei ......... 1

1.1 Scopul inițial și funcțiile carnetelor de muncă .......................................................................... 1

1.2 Datele colectate în carnetul de muncă ..................................................................................... 2

1.3 Fundamentul legal și obligațiile ................................................................................................ 3

2 Evaluarea sistemului actual de evidență a muncii salariatului ........................................................ 4

2.1 Utilizarea actuală a carnetului de muncă: coexistența a două sisteme ................................... 4

2.2 Cerințele față de sistemul modern de evidență a muncii salariaților ....................................... 7

2.3 Opiniile patronilor privind carnetul de muncă ......................................................................... 9

2.4 Evaluarea generală și recomandarea ........................................................................................ 9

3 Transferul la un sistem modern de evidență a muncii salariaților ................................................ 11

3.1 Experiența internațională – România ca un exemplu al trecerii la registrul electronic de

evidență ............................................................................................................................................. 11

3.2 Sarcinile principale necesare pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii

salariaților din Moldova ..................................................................................................................... 12

3.3 Crearea registrului electronic de angajați............................................................................... 13

3.4 Modificarea Codului Muncii .................................................................................................... 15

3.5 Sarcina opțională: Digitarea carnetelor de muncă ................................................................. 16

3.6 Cadrul temporar estimat pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților 17

3.7 Estimarea resurselor necesare ............................................................................................... 19

4 Beneficiile modernizării sistemului de evidență a muncii salariaților ........................................... 20

-1-

1 Sistemul de evidență a muncii salariaților din Moldova - Introducere și istoricul problemei

Codul Muncii al Republicii Moldova cere de la patroni și angajați să mențină carnetul de muncă pe

suport de hârtie. Acesta a fost introdus pe timpurile sovietice și există până în prezent.

Atunci când a fost introdusă o versiune modernizată a carnetelor de muncă în 1998, problema

necesității acestelor a fost pusă în discuție. De atunci se discută problema necesității și modul de

înlocuire a carnetelor de muncă și introducerea în locul acestora a unui registru electronic. În anul

2007, în cadrul Ministerului de Justiție, a fost creat un grup de lucru în vederea abordării acestei

probleme, dar până în prezent nici un acord cu privire la modul modernizării sistemului de evidență a

muncii salariaților nu a fost găsit.

Cu toate acestea, pare că există un acord general în rândurile principalelor părți interesate în ceea ce

privește trecerea la un sistem modern de evidență care va înlocui sistemul de evidență a muncii

salariaților pe suport de hârtie. Așadar, documentul de politici dat are două obiective:

1) A evalua carnetele de muncă existente în raport cu cerințele sistemului modern de evidență

a muncii salariaților

2) În baza acestei evaluări de a oferi recomandări și o concepție privind modul modernizării

sistemului actual de evidență a muncii salariaților.

În prima secțiune, documentul de politici prezintă scopul existenței carnetului de muncă și descrie

informația prezentată în acest document. În al doilea rând, acesta analizează relevanța în prezent a

carnetului de muncă. Va fi evaluată corespunderea sistemului actual cerințelor sistemului modern de

evidență a muncii, și va fi discutată necesitatea modernizării sistemului. Ultimul capitol prezintă o

concepție detaliată privind introducerea sistemului modern de evidență în acest domeniu.

1.1 Scopul inițial și funcțiile carnetelor de muncă

Pe timpul când carnetul de muncă a fost introdus în epoca sovietică, el a avut ca scop principal

evidența experienței de muncă și vechimii în muncă a angajatului în baza cărora au fost acordate

drepturile speciale (zile de concediu) și remunerații, precum și au fost calculate drepturile de

asigurare socială.

În plus, carnetul de muncă conținea toate informațiile privind educația și experiența de muncă a

angajatului și totodată reprezinta o evidență autentificată privind educația și ocuparea în câmpul

muncii pentru noii patroni.

În cele din urmă, acesta a functionat ca un document legal pentru toate aspectele ale relației patron -

angajat. Pentru inspecțiile de muncă carnetele de muncă reprezentau o dovadă de bază a

contractului de muncă a unui angajat. Mai mult ca atât, în cazul încetării unui contract individual de

muncă patronul era obligat să indice motivul concedierii în carnetul de muncă.

-2-

1.2 Datele colectate în carnetul de muncă

Informațiile prezentate în carnetul de muncă sunt determinate de Codul Muncii. Conform Codului

Muncii, acesta conține datele personale ale angajatului, ca de exemplu numele și data nașterii,

precum și datele despre familie, de exemplu starea civilă sau numele soției/soțului și ale copiilor.

Tabelul 1. Prezentarea generală a datelor în carnetul de muncă

Datele personale

• Numele și prenumele

• Data nașterii

• Starea civilă

• Numele și prenumele soției/soțului

• Numele și prenumele copiilor

• Modificări cu privire la starea civilă

Datele referitoare la educație

• Denumirile instituțiilor de învățământ primar și secundar absolvite

• Denumirea universității

• Studii superioare și titlul obținut

• Perioada de studii

• Calificări

Datele referitoare la muncă

• Denumirea unității care eliberează carnetul de muncă

• Data perfectării documentului și semnătura patronului

• Competențele profesionale

• Informațiile privind relația patron - angajat (data angajării și data concedierii, denumirea unității

de muncă, denumirea funcției, promovările, motivul concedierii) confirmate prin ștampilă și

semnatura persoanei responsabile pentru Resurse Umane

Alte date

• Numărul de identificare de stat al angajatului (IDNP)

• Numărul de identificare a întreprinderii unde lucrează angajatul (IDNO)

Sursa: Cercetarea proprie

Mai mult ca atât, întreprinderea care a eliberat pentru prima dată carnetul de muncă angajatului

trebuie să indice data eliberării, denumirea unității/întreprinderii și numărul de identitate, precum și

datele privind educația și descrierea locului de muncă. De atunci, fiecare patron este responsabil

pentru actualizarea carnetului de muncă cu toate informațiile despre relația patron - angajat.

Anterior, salariul și premiile au fost indicate în carnetul de muncă. Acest lucru a fost reformat în anul

2008. De atunci toate datele se păstrează în forma electronică.

-3-

1.3 Fundamentul legal și obligațiile

Codul Muncii al Republicii Moldova din 2003 este o bază legală a folosirii carnetului de muncă (Codul

Muncii al Republicii Moldova, No. 154-XV din 28.03.2003, articolul 66). Acesta determină obligațiile

patronilor și angajaților, datele ce trebuie să fie introduse, precum și toate procesele legate de

prelucrarea documentului. În plus, legea prevede dreptul inspecțiilor de muncă la accesarea și

controlarea carnetelor de muncă în timpul inspectării întreprinderii.

Obligațiile patronului

Sarcina majoră a obligațiilor este de partea patronului. Acesta este obligat să perfecteze documentul

în timp de 5 zile și să introducă toate datele privind angajare, și anume, denumirea funcției,

promovări, etc. În timpul angajării patronul este responsabil pentru păstrarea documentului în

conformitate cu reglementările stipulate de guvern.

La concedierea unui angajat patronul trebuie să indice motivul concedierii în carnetul de muncă și să

întoarcă documentul angajatului. Dacă patronul nu reușeste să facă acest lucru, atunci el este obligat

să plătească salariul mediu până la momentul restituirii definitive a carnetului. Cauza unei asemenea

plăți de compensare constă în faptul că angajatul poate fi angajat de altă unitate numai în cazul când

el poate prezenta carnetul său de muncă pentru încheierea contractului individual de muncă.

Obligațiile angajatului

Angajatul, pe de altă parte, trebuie să cumpere carnetul de muncă atunci când este angajat pentru

prima dată și trebuie să aibă grijă de acest document în perioada când el este șomer.

-4-

2 Evaluarea sistemului actual de evidență a muncii salariatului

După descrierea sistemului existent de evidență a muncii salariaților, vom evalua problema

necesității în continuare a carnetelor de muncă în vederea îndeplinirii scopurilor sale inițiale. Vom

analiza de asemenea problemele legate de folosirea registrelor de evidență pe suport de hârtie.

2.1 Utilizarea actuală a carnetului de muncă: coexistența a două sisteme

Pe când carnetul de muncă a îndeplinit funcții importane în trecut, în prezent relevanța acestuia a

scăzut semnificativ din cauza existenței bazelor de date electronice moderne. Așadar, există o

dovadă că majoritatea funcțiilor carnetului de muncă sunt depășite din momentul introducerii noilor

instrumente.

Funcția 1: Evidența plăților și contribuțiilor de asigurare socială

O funcție principală a carnetelor de muncă a fost înregistrarea plăților și vechimii în muncă în baza

cărora au fost calculate contribuțiile de asigurări sociale și de pensie. Cu toate acestea, în anul 1999 a

fost introdus un registru electronic al contribuțiilor de asigurare socială sub supravegherea Casei

Naționale de Asigurări Sociale (CNAS). Toate drepturile de asigurare socială, inclusiv plățile pentru

pensie, concediu medical, concediu de maternitate sau șomaj, au fost calculate de atunci în baza

informațiilor păstrate în formă electronică. Numai pentru calcularea drepturilor de pensie dobândite

înainte de anul 1999 au fost folosite informațiile din carnetul de muncă.

În plus, carnetul de muncă a fost folosit mult timp pentru a determina vechimea în muncă a

salariatului cu scopul de a calcula salariul acestuia. Indicarea salariului și premiilor în carnetul de

muncă a fost abolită în anul 2008 și înlocuită cu registrul electronic. Acesta conține toate informațiile

privind salariu începând cu anul 1999. Suplimentar, ca și în orice economie modernă, salariile în

sectorul privat se negociază și nu sunt derivate din declarațiile privind venituri anterioare sau

vechime în muncă.

Concluzie: Carnetele de muncă nu mai sunt folosite pentru înregistrarea contribuțiilor de pensie și de

asigurare socială. Cu toate acestea, carnetele de muncă sunt în continuare folosite ca o dovadă a

contribuțiilor de pensie și a vechimii în muncă până în 1999.

Funcția 2: Evidența informațiilor privind educație și angajare

Documentația deplină despre educația și experiența profesională a unui angajat este prezentată în

carnetul de muncă. Așadar, acesta este considerat un document autentificat și, prin urmare, patronii

au o încredere în informația înregistrată. Cu toate acestea, prezentarea curriculum vitae, în special în

companiile moderne sau străine, devine mai frecventă atunci când se aplică pentru un loc de muncă

nou. În acest fel, angajatul are posibilitatea de a prezenta în cel mai bun mod calificările sale prin

accentuarea experienței relevante și crearea unei impresii individuale.

Concluzie: Carnetul de muncă uneori încă este cerut de patroni ca un document oficial care confirmă

educația și experiența profesională.

-5-

Funcția 3: Dovada contractului de muncă

Documentul de bază care confirmă încheierea relației patron - angajat este contractul individual de

muncă. Acest contract conține toate informațiile relevante referitoare la noua atribuire. Patronul

este obligat să elibereze acest contract și să asigure angajatul cu o copie. În plus, patronul trebuie să

introducă aceeași informație în carnetul de muncă. Prin urmare, detaliile contractului sunt specificate

în două documente diferite.

Concluzie: Solicitând de la întreprinderi menținerea carnetelor de muncă ca dovadă a angajării este o

procedură de prisos. Contractul individual de muncă poate servi aceste scopuri.

-6-

Tabelul 2. Funcțiile carnetelor de muncă

Funcțiile inițiale ale carnetelor de muncă Relevanța de azi

Evidența plăților și a contribuțiilor de asigurare socială

• Până în anul 1998: au fost prezentate toate informațiile privind calcularea drepturilor la pensie

• Până în anul 2008: au fost prezentate informațiile privind salariile și premiile

• Începând cu 1999: registrul electronic al contribuțiilor de asigurări sociale al Casei Naționale de Asigurări Sociale (CNAS)

• Începând cu 2008: Salariile și premiile se înregistrează în formă electronică

� Calculările plății de pensie se bazează pe carnetul de muncă și pe registrul electronic

Evidența informațiilor privind educația și angajarea

• Prezintă documentația privind evidența

asupra educației și angajării

• Un rol în creștere al CV-urilor reduce

importanța carnetelor de muncă

� Carnetul de muncă uneori este cerut de patron ca un document oficial care confirmă educația și

experiența de muncă

Dovadă a contractului de muncă

• Confirmă că contractul legal de muncă există • Lipsa registrelor electronice

• Alte documente pot servi acestor scopuri • Cu toate acestea, o obligație legislativă

persistă

� Informația de prisos: carnetele de muncă conțin asemenea informații ca și contractul de muncă

și registrele electronice ale CNAS, etc.

Cauza concedierii

• Cauza concedierii se conține în carnetul de muncă

• Posibilitatea de a se adresa la judecată în caz dacă concedierea nu este justificată

• În plus la înscripția în carnetul de muncă patronul trebuie să prezinte un acord de concediere

� Informații similare în două formate

� Pentru litigiile în judecată sunt luate informațiile din carnetul de muncă

Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă

• Un fundament important pentru inspecția de muncă, în special cu scopul de a controla angajarea neformală

• Documentul de bază rămâne • Dar sunt planuri de a crea un registru

electronic al contractelor de muncă

Relevanța suplimentară

• Obținerea vizei la ambasada • Obținerea creditului bancar • Rezolvarea litigiilor de muncă în

judecată

Sursa: Analiza proprie

-7-

Funcția 4: Cauza concedierii

O practică similară este folosită în cazul încetării contractului de muncă. Patronul este obligat să

asigure acordul de concediere bazat pe un ordin al întreprinderii. Acest acord conține data finală a

contractului de muncă și cauza concedierii. Codul Muncii de asemenea obligă patronul să indice

cauza terminării contractului de muncă în carnetul de muncă. Acest fapt acordă angajatului dreptul

de a se adresa la judecată, dacă motivul declarat este nejustificat. În general, judecățile azi acceptă

orice document pentru a urmări cazul.

Concluzie: Cerința de a indica motivul concedierii în carnetul de muncă este de asemenea învechită.

Acordul de concediere introdus este obligatoriu și conține aceleași informații, și prin urmare nu este

necesar de a dubla această informație în carnetul de muncă.

Funcția 5: Documentația de bază pentru inspecțiile de muncă

Spre deosebire de aspectele precedente, în cazul inspecțiilor de muncă carnetul de muncă rămâne a

fi un document important până și în prezent, ceea ce permite verificarea întreprinderii în vederea

angajării neformale. Inspectorii au dreptul de a colecta carnetele de muncă de la departamentul

Resurse Umane și de a compara cu angajații prezenți la întreprinderea respectivă. Cu toate acestea,

chiar și în prezent Inspectoratul de Stat are un acces parțial la baza de date CNAS cu scopul

comparării datelor păstrate în forma electronică cu înregistrările de evidență la întreprinderi și

personalul prezent. Dat fiind faptul că baza de date CNAS a fost creată fără a lua în considerație

inspecțiile de muncă, sistemul modern de evidență a muncii salariaților poate ajuta în vederea

îmbunătățirii eficienței inspecțiilor.

Concluzia: Inspecțiile de muncă în continuare se bazează într-o oarecare măsură pe carnetele de

muncă, cu toate acestea folosesc baza existentă de date a CNAS. Registrul electronic poate optimiza

acest proces.

Evaluarea generală

Majoritatea sarcinilor inițiale ale carnetului de muncă au fost înlocuite cu instrumente noi. Cu toate

acestea, obligația legală de a păstra carnetele de muncă persistă, astfel creând un lucru dublat

pentru patroni cu mici beneficii suplimentari. Într-adevăr, inspecțiile de muncă (într-o oarecare

măsură) continuă să folosească carnetele de muncă. Cu toate acestea, are loc schimbul de date

electronice cu CNAS ceea ce are drept scop informarea inspecțiilor. În cele din urmă, folosirea

carnetului de muncă în calitate de dovadă a angajării pentru așa scopuri ca obținerea vizei sau luarea

creditului bancar rămâne a fi o practică comună, iar documentele ca contractul de muncă și

declarațiile privind venituri sunt de asemenea acceptate.

2.2 Cerințele față de sistemul modern de evidență a muncii salariaților

Cu scopul depășirii problemelor de carnete de muncă pe suport de hârtie trebuie să existe un sistem

modern și funcțional de evidență a muncii salariaților bazat pe următoarele principii:

• Facilitarea administrării pentru toate părțile interesate

• Minimizarea datelor de prisos

-8-

• Schimbul de informații și date dintre organele de stat

• Securitatea datelor și confidențialitatea

• Protejarea împotriva fraudei

• Permisiunea înregistrării la timp a contractelor de muncă

• Informarea angajaților despre schimbările în carnetele lor de muncă în vederea verificării

informației cu cea prezentată de patron

În vederea reducerii sarcinii administrative pentru toate părțile interesate sistemul trebuie să fie

economic, transparent și eficient din punct de vedere al costurilor. Mecanismul introducerii și

extragerii datelor trebuie să fie ușor de îndeplinit. Pentru patron este necesar de a prezenta repede

datele cerute în vederea reducerii sarcinii administrative. Pentru scopurile transparenței un angajat

trebuie să aibă posibilitatea de a controla datele personale și de a acționa într-un timp util, dacă

datele sunt incorecte sau lipsesc.

Cu acest aspect este legat principiul evitării datelor de prisos. Acesta înseamnă că numai informațiile

absolut relevante trebuie să fie colectate și păstrate în vederea evitării exagerării bazei de date și

discrepanței dintre diferite surse electronice de date. În sistemul actual nici unul din aceste aspecte

nu este abordat.

Evitarea datelor de prisos poate fi posibilă numai în cazul schimbului facilitat de date dintre

instituțiile autorizate. În locul situației când fiecare instituție păstrează datele proprii, ar trebui de

păstrat datele în mod centralizat, deoarece astfel se permite accesul la date a diferitor organe de

stat. Cu toate acestea, drepturile de acces la date trebuie să fie specificate și strict limitate în

dependență de datele necesare pentru îndeplinirea funcției specifice a organului de stat.

O altă cerință importantă a sistemului modern de evidență a muncii salariaților este securitatea de

date și confidențialitate. Cum s-a menționat mai sus, drepturile de acces la date trebuie să fie

definite atent. Numai persoanele și instituțiile autorizate trebuie să aibă acces și dreptul de preluare

a datelor, dar într-o măsură în care este necesară pentru îndeplinirea scopul funcțiilor sale. Patronii,

de exemplu pot numai verifica și schimba informațiile privind relația actuală patron - angajat.

Spre deosebire, carnetele de muncă existente oferă o slabă protejare a datelor. În carnetele de

muncă se păstrează informațiile detaliate despre angajat care sunt parțial de prisos. Aceasta acordă

patronului posibilitatea de a controla toate informațiile precedente conținute în documentul cu

privire la contractele de muncă precedente, inclusiv, de exemplu motivele concedierii sau datele

personale cu privire la starea civilă. Accesul la carnetele de muncă este limitat de Codul Muncii, dar

controlul accesului la sistem analogic este dificil.

Protejarea împotriva fraudei și abuzului reprezintă cel de-al treilea principiu care trebuie să fie

respectat în acest context. Un registru electronic și centralizat al datelor privind angajarea cu

drepturile de acces bine determinat facilitează schimbul de informații dintre autoritățile și organele

de stat, și astfel majorează semnificativ șansele de a detecta și urmări discrepanțele în furnizarea de

date și tentativele fraudei în timp util. Mai mult ca atât, practica posedării a mai multor exemplare a

documentului poate fi exclusă. În momentul de față o asemenea protecție nu există. Copiile

-9-

falsificate ale carnetelor de muncă circulă și înregistrările în document, de exemplu privind salariul

sau statutul angajării poate fi ușor falsificat, cu o șansă mică de a fi detectat.

Concluzia: Sistemul de evidență a muncii salariaților pe suport de hârtie nu îndeplinește nici pe

departe cerințele sistemului modern și necesită urgent o modernizare.

2.3 Opiniile patronilor privind carnetul de muncă

Cu scopul obținerii informației pentru cercetarea dată, noi am îndeplinit un sondaj în rândurile

managerilor pentru Resurse Umane ai companiilor ce funcționează în Moldova. O mare parte a

respondenților s-au pronunțat în favoarea modernizării sistemului de evidență a muncii salariaților și

introducerii registrului electronic. În opinia lor, acest fapt ar ajuta la monitorizarea eficientă a

contribuțiilor individuale de asigurare socială obligatorie și ar simplifica procesul acordării pensiilor și

beneficiilor. Sistemul centralizat ar ajuta la ocolirea discrepanțelor în lucrul legat de date și fraudă. În

cele din urmă, modernizarea este un pas important spre micșorarea birocrației și costurilor

administrative legate de eliberarea și actualizarea carnetelor de muncă.

Cu toate acestea, respondenții de asemenea menționează riscurile posibile și problemele legate de

trecerea la un sistem electronic centralizat nou de evidență. Anume, unii au fost îngrijorați de

riscurile legate de insuficiența securității datelor. Folosirea responsabilă a datelor și sistemul

decentralizat de rezervă sunt în așa mod cruciale. Respondenții sunt de asemenea îngrijorați de

faptul că accesul lor la registrul electronic poate fi prea limitat și poate impiedica procesul de lucru al

lor. Alții menționează aspectele pozitive ale carnetului de muncă, inclusiv informațiile detaliate

despre educația și experiența profesională a angajatului care sunt confirmate prin ștampilă și

semnătură. Respondenții de asemenea au menționat comoditatea folosirii carnetelor de muncă ca o

confirmare legală a angajării persoanei în comunicarea cu autoritățile locale, bănci și ambasade, etc.

Cu toate acestea, rezultatele sondajului în ansamblu demonstrează că companiile așteaptă avantaje

considerabile de la înlocuirea carnetului de muncă printr-un registru electronic.

2.4 Evaluarea generală și recomandarea

Modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților și înlocuirea carnetelor de muncă printr-un

registru electronic au fost discutate un timp îndelungat. Într-adevăr, în contextul schimbărilor

tehnologice și registrelor electronice centralizate, carnetele de muncă reprezintă un concept

învechit. În ultimii ani, rolul carnetelor de muncă moldovenești a scăzut, pe măsura ce au fost

introduse instrumentele noi în vederea îndeplinirii funcțiilor acestui document. Ca rezultat,

majoritatea informațiilor conținute în carnetul de muncă este de prisos și păstrarea acestei conceptii

învechite duce la sarcini suplimentare birocratice pentru patroni și angajați, astfel aducând costurile

inutile pentru economie.

În plus, sistemul de evidență vechi bazat pe suport de hârtie nu îndeplinește cerințele sistemului

modern de evidență a muncii salariaților.

-10-

Recomandarea principală

Prin urmare, recomandarea noastră principală este de a înlocui treptat carnetul de muncă cu

registrul electronic al angajaților.

În secțiunea următoare vom prezenta ce sarcini trebuie de realizat în vederea implementării acestei

recomandări.

-11-

3 Transferul la un sistem modern de evidență a muncii salariaților

Prin introducerea bazei de date cu privire la contribuțiile de asigurare socială Moldova deja a făcut un

pas important în calea înlocuirii carnetelor de muncă. Experiența dobândită și datele colectate în

baza respectivă cu siguranța vor ajuta să evite dificultățile în procesul creării bazei de date pentru

evidența angajării în câmpul muncii.

3.1 Experiența internațională – România ca un exemplu al trecerii la registrul electronic de

evidență

Carnetele de muncă au fost înlocuite și lichidate în toate țările Uniunii Europene. Estonia, Lituania și

România recent au înlocuit acest document cu baza electronică de date. Spre deosebire, carnetul de

muncă este pe larg folosit în țările CSI. Cu toate acestea, discuția privind modernizarea sistemelor lor

și alăturarea la standardele internaționale continuă, de exemplu în Rusia și Armenia, care planifică

treptat să elimine carnetele de muncă.

Modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților nu este o acțiune nesemnificativă; cu toate

acestea, exemplul României demonstrează în ce mod aceasta poate fi efectuată cu succes. E

important de subliniat că România a decis nu numai să înlocuiască carnetele de muncă cu un registru

electronic, dar de asemenea să digiteze datele vechi din carnetele de muncă. În Codul Muncii al

României din 2003, a fost inițiată o înlocuire graduală a carnetului de muncă printr-un registru

electronic. A fost planificată înlocuirea treptată a carnetelor de muncă pe parcursul perioadei de 5

ani, începând cu 2008. Din cauza unor întârzieri, această perioadă a fost prelungită cu 2 ani. Pe

parcursul perioadei de tranziție, patronii trebuiau să folosească în continuare carnetele de muncă

vechi, totodată trimițând informațiile privind activitatea angajaților și perioada de muncă la baza

electronică de date.

În același timp, inspectoratele regionale de muncă au fost responsabile pentru transferarea datelor

din carnetele de muncă în baza electronică de date. Carnetele au fost colectate succesiv de la

întreprinderi, datele au fost introduse, după ce carnetele de muncă au fost întoarse la întreprinderi.

În prima jumătate a anului 2011, cu o întârziere de 2 ani, patronii au restituit angajaților carnetele lor

de muncă, care din momentul dat păstrează carnetele personal.

Datele privind activitatea angajatului și perioada de muncă au fost păstrate în formă electronică în

baza existentă de date a Fondurilor de Pensie. Începând cu anul 2011, patronii sunt obligați să

transmită datele exclusiv în registrul electronic și să nu actualizeze în continuare carnetele de muncă.

Această modificare nu numai că a eliberat pe patronii de la sarcina administrativă, dar și a facilitat

calcularea drepturilor la pensie, deoarece toate informațiile necesare pot fi colectate din registrul

electronic.

-12-

3.2 Sarcinile principale necesare pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților

din Moldova

În vederea lichidării carnetelor de muncă este suficient de a crea registrul electronic la care

întreprinderile vor transimte datele relevante ce au fost anterior conținute în carnetele de muncă pe

suport de hârtie. Deja existentă, baza de date CNAS poate funcționa ca fundament pentru aceste

scopuri și poate fi extinsă sau modificată conform cerințelor ale noului registru electronic. Îndată ce

această bază va funcționa, obligația de a menține carnetele de muncă poate fi lichidată. Cu toate

acestea, guvernul ar putea să dorească transferul datelor precedente din carnetele de muncă în

registrul electronic. Aceasta ar necesita o sarcină suplimentară care constă în digitarea datelor

precedente.

Figura 1. Prezentarea generală a sarcinilor de trecere la sistemul electronic de evidență a muncii

salariaților

Sursa: Imagine proprie

Prima sarcină: Proiectarea și crearea bazei de date potrivite

La prima etapă trebuie de proiectat baza de date. Aceasta include deciziile privind ce fel de date

trebuie de păstrat, în ce mod datele pot fi trimise și accesate. Mai mult ca atât, trebuie de determinat

agentul responsabil pentru crearea și menținerea bazei de date. Acest pas de asemenea include

decizia privind locul plasării registrului electronic, cu alte cuvinte, de unit cu baza de date existentă

sau de creat o bază de date care ar funcționa independent.

Sarcina a doua: Modificarea Codului Muncii

La etapa a două este necesară adaptarea Codului Muncii în așa mod ca el să conțină perioade de

tranziție, drepturile la acces, obligațiile patronilor, etc.

Sarcina a treia (opțională): Digitarea carnetelor de muncă

Dacă guvernul de asemenea decide să actualizeze baza de date nouă cu informațiile vechi din

carnetele de muncă pe suport de hârtie, atunci apare încă o sarcină majoră. Pentru a realiza această

Proiectarea și crearea bazei de date

•A preciza cerințele față de date

•A conceptualiza baza de date

•A defini drepturi de acces

Modificarea Codului Muncii

•Cadrul temporar

•Obligațiile patronilor și angajaților

•Reglementările privind securitatea

Opțional: Digitarea carnetelor de muncă

•A colecta carnetele de muncă

•A scana și a introduce datele relevante

•A întoarce carnetele de muncă angajaților

-13-

sarcină guvernul ar trebui să organizeze procesul de copiere a informațiilor existente din carnetele de

muncă într-o bază de date nouă. În acest context trebuie de identificat autoritatea responsabilă,

obligația acesteia și modul de acțiune al ei.

Fiecare din cele trei sarcini menționate mai sus vor fi analizate mai detaliat maj jos.

3.3 Crearea registrului electronic de angajați

Definirea cerințelor față de date și concepția bazei de date

Primul pas constă în definirea cerințelor față de date și în dezvoltarea concepției a bazei de date.

Datele necesare depind de faptul ce instituții vor folosi baza de date și cu ce scopuri (așa-numite

cazuri de utilizatori). De exemplu, care sunt cerințe ale Inspectoratului de muncă ca utilizator viitor al

bazei de date? Interpelările de date trebuie să fie programate în așa mod ca ele să corespundă

necesităților diferitor utilizatori. Cum s-a menționat, sistemul nou de evidență n-ar trebui doar să

înlocuiască carnetele de muncă vechi, dar trebuie să se bazeze pe cerințele sistemului modern de

evidență a muncii salariaților.

Determinarea cazurilor utilizatorilor, cerințele față de date și dezvoltarea proiectului bazei de date

trebuie să fie abordate de specialiștii IT cu o experiență profesională în domeniul proiectării bazelor

de date pentru aceste scopuri. Specialistul trebuie să se consulte direct cu utilizatorii existenți și

viitori ai sistemului dat de evidență.

Vă rugăm să rețineți că registrul nou de evidență nu include toate informațiile care sunt actual

colectate în carnetele de muncă existente. Numai datele ce sunt strict necesare pentru realizarea

scopurilor sistemului modern de evidență a muncii salariaților, și nu au fost încă colectate în altă

parte, ar trebuie să fie colectate.

Într-adevăr, lista datelor necesare trebuie să fie comparată cu lista datelor deja colectate în formă

electronică, în special ca o parte a bazei de date CNAS. S-ar putea întâmpla că nu va fi necesară

extinderea colectării de date. Sistemul de evidență a muncii salariaților ar putea pur și simplu folosi

datele stocate în baza de date CNAS (vezi tabelul mai jos). Mai degrabă sarcina principală a

specialiștilor în domeniul bazelor de date va fi asigurarea faptului ca diferite instituții să poată trimite

înterpelări și să creeze rapoarte privind datele stocate conform necesităților sale.

-14-

Tabelul 3. Lista datelor stocate actualmente de CNAS

Datele personale

• Numărul de identificare și numele angajatului

• Adresa angajatului

Datele privind lucru

• Numărul de identificare și denumirea întreprinderii

• Perioada angajării (data, indicarea lunii)

• Numărul zilelor de lucru pe săptămână

• Categoria asigurării (de exemplu, funcționar public, angajat într-o companie privată, etc.)

• Funcția angajatului

• Salariul lunar

• Concediul medical

• Contribuția de asigurare socială a angajatului (calculată și de facto)

• Contribuția de asigurare socială a patronului (calculată și de facto)

Sursa: Analiza proprie

Noi recomandăm includerea noului registru de evidență în baza existentă de date a CNAS referitor la

contribuțiile de asigurare socială. Aceasta ar menține sistemul simplu și ar profita de experiența în

domeniul creării și menținerii bazei de date. Cu acest scop este necesar de a mări în cadrul CNAS

capacitatea specialiștilor în domeniul IT și bazelor de date.

Definirea drepturilor de acces la date

Vă rugăm să rețineți, că integrarea noului registru de evidență în baza existentă de date a CNAS nu

înseamnă că celelalte instituții nu vor avea acces la acest registru. CNAS este o instituție care în mare

parte va avea ca sarcină păstrarea registrului de evidență a muncii salariaților. Pe parcursul etapei de

proiectare trebuie de clarificat care instituții și în ce măsură vor avea acces la datele conținute în baza

nouă de date.

În general există o necesitate de a defini clar cine are dreptul de a intra și de a face modificări în

datele din sistemul de evidență a muncii salariaților.

Ca sistemul să fie funcțional, patronii trebuie să fie obligați de a introduce datele indicate în perioada

indicată. În același timp, angajații trebuie să fie informați despre schimbările făcute în baza de date.

Aceasta acordă angajatului o posibilitate de a verifica validitatea informației introduse și de a

reacționa în cazul informației incorecte sau lipsei acesteia.

CNAS, ca o agenție care menține datele, trebuie să aibă acces nelimitat la date, deoarece acestea

sunt necesare pentru calcularea drepturilor sociale bazate pe registrul electronic.

Angajații trebuie să aibă un acces nelimitat de informare la datele stocate pentru a putea face

cunoștință cu acestea. La cererea unui angajat, autoritățile respective trebuie să le acorde un răspuns

standardizat cu o viziune generală a datelor stocate despre angajat. Aceasta le acordă o posibilitate și

în același timp o responsibilitate privind verificarea informației introduse de patroni.

-15-

Pe de altă parte, accesul patronului trebuie să fie limitat numai la datele despre angajații lui actuali și

la informațiile introduse de departamentul Resurse Umane pe parcursul perioadei de angajare.

Anterioarele și viitoarele intrări de date despre angajat nu pot fi accesate de către patron, deoarece

aceste informații nu sunt legate de contractul respectiv de muncă.

În cele din urmă, inspectoratele de muncă trebuie să aibă dreptul de a prelua informațiile despre

contractele actuale de muncă ale întreprinderilor. Aceste informații vor include numele și numărul de

identificare a angajaților, postul ocupat și tipul contractului (dacă acesta lucrează pe o normă

întreagă sau pe o normă parțială). Cu acces la aceste date se poate asigura faptul că inspectoratele

de muncă pot îndeplini obligația sa de a controla întreprinderile și de a detecta angajarea neformală.

Suplimentar se poate de luat în considerație posibilitatea de a acorda un acces limitat autorităților

fiscale. Acesta va oferi o posibilitate pentru verificarea încrucișată a veniturilor fiscale primite de la

impozitul pe venit cu venitul înregistrat în baza de date.

Drepturile de acces la date trebuie să fie specificate în Codul Muncii (vezi mai jos).

3.4 Modificarea Codului Muncii

Sarcina a doua constă în modificarea Codului Muncii în vederea asigurării înlocuirii carnetelor de

muncă pe suport de hârtie cu registrul electronic nou.

Perioade de tranziție

Perioada de tranziție este necesară pentru a permite testarea sistemului nou de evidență a muncii

salariaților odată ce acesta va fi inițiat. Pe parcursul acestei perioade de tranziție carnetele de muncă

și noul sistem vor coexista paralel: Patronii vor fi ceruți să prezinte datele relevante în formă

electronică la sistemul nou, totodată păstrând carnetele de muncă vechi pe suport de hârtie. Aceasta

este o modalitate de testare a sistemului și dacă inițial vor apărea unele probleme, carnetele de

muncă pot fi folosite ca și în trecut. Îndată ce totul va funcționa bine, obligația legală a patronilor de

a menține carnetele de muncă va fi lichidată. Noi recomandăm ca perioada de tranziție și de testare

să dureze 6 luni.

Perioada posibilă de tranziție pentru digitatea carnetelor de muncă

Dacă guvernul va decide de asemenea să digiteze informațiile vechi conținute în carnetele de muncă,

Codul Muncii trebuie să conțină perioada în care carnetele de muncă vor fi colectate în vederea

digitării. În dependență de capacitatea inspectoratelor de muncă și de CNAS, noi recomandăm ca

perioada pentru aceste scopuri să fie de 3 ani, cu o posibilitate de prelungire cu 2 ani. Pe parcursul

acestor 3 ani inspectoratele de muncă trebuie să colecteze și să digiteze carnetele de muncă, iar

CNAS trebuie să actualizeze baza de date cu privire la asigurări sociale prin adăugarea datelor extrase

din documentele respective. După 3 ani carnetele de muncă trebuie să fie întoarse angajaților în timp

de 6 luni.

Obligațiile patronului

Ca sistemul nou să funcționeze trebuie de definit obligațiile patronilor. În Codul Muncii trebuie să fie

stipulate ce fel de date să fie prezente în baza de date (de exemplu, inițierea și terminarea angajării,

-16-

salariul, premiile, funcția, concediul de maternitate, concediul medical etc.) și ce termeni de aplicat

pentru actualizarea acestei baze de date. Acest proces va fi similar cu modul actual de transmitere a

datelor în baza CNAS privind contribuțiile de asigurare socială. Mai mult ca atât, Codul Muncii trebuie

să includă și obligația patronului de a emite copia contractului de muncă, acordul de concediere și

certificatul de angajare a salariatului. În timp ce primele două cerințe deja au fost realizate în

sistemul actual, aceasta din urmă este esențială în vederea asigurării referinței pentru angajat, atunci

când se aplică pentru o nouă funcție.

Acces la date și protejarea datelor personale

Pentru a proteja datele personale trebuie de reglementat în Codul Muncii drepturile de acces la date.

Trebuie de specificat ce date pot fi accesate și de către cine. O provocare în acest context constă în

găsirea unui echilibru între protejarea datelor și facilitarea lucrului al diferitor grupuri de utilizatori.

Specificarea drepturilor de acces trebuie să se bazeze pe recomandările experților în domeniul

bazelor de date care vor proiecta baza de date (vezi mai sus).

Reglementările privind securitatea datelor

Îngrijorarea privind securitatea datelor trebuie să fie tratată în mod foarte serios. Baza electronică de

date este întotdeauna vulnerabilă din cauza problemelor tehnice sau a accesului forțat de către

persoane nelegitimizate. În așa mod, sistemul decentralizat vechi rămâne a fi esențial. Un asemenea

sistem există deja pentru baza de date privind contribuțiile de asigurare socială. Trebuie de asigurat

ca acest sistem să fie păstrat și în continuare îmbunătățit. Codul Muncii trebuie să stabilească

standardele în vederea realizării acestei sarcini.

Ca o plasă protectoare suplimentară trebuie de informat regulat pe angajații înregistrați în baza de

date despre orice modificare făcută în sistem privind datele lor de muncă (de exemplu, despre

salariu/premii sau funcție) și de obligat de a păstra aceste informații în siguranță.

Numai combinarea acestor două măsuri poate asigura securitatea datelor la cel mai înalt standard și

de a crea încredere în noul sistem.

3.5 Sarcina opțională: Digitarea carnetelor de muncă

Cum a fost menționat mai sus, contribuțiile de asigurare socială sunt stocate în formă electronică

deja din anul 1999. De asemenea sunt stocate și datele privind venituri și premii. Cu toate acestea,

angajații încă se bazează pe carnetele de muncă în vederea dovedirii perioadelor de muncă pentru

pensie și veniturilor din perioada precedentă stocării electronice.

Este important de subliniat că transferul acestor date nu este strict necesar pentru funcționarea

sistemului nou de evidență a muncii salariaților. Baza electronică de date poate fi creată și atunci

întreprinderile vor fi eliberate de obligația de a completa carnetele de muncă pe suport de hârtie,

fără necesitatea de a transfera toate datele precedente din fiecare carnet de muncă.

Cu toate acestea, modernizarea sistemului de evidență prezintă o bună șansă de a scuti majoritatea

angajaților de la obligația de a păstra carnetele de muncă vechi. Mai ales că ele nu vor fi necesare la

locul de muncă.

-17-

Guvernul trebuie să decidă dacă informațiile precedente conținute în carnetele de muncă vechi vor fi

incluse în registrul electronic nou. Dacă autoritățile vor dori de a stoca datele precedente în formă

electronică, atunci acest proces trebuie să fie organizat și finanțat corespunzător.

Cum poate fi organizat acest proces? În conformitate cu abordarea aplicată în România, noi

recomandăm de a scana și de a salva o copie electronică a fiecărui carnet de muncă în baza de date.

Acest proces poate fi divizat în două etape:

În primul rând, carnetele de muncă trebuie să fie colectate de la întreprinderi. Acest lucru poate fi

făcut de către inspectoratele locale de muncă, deoarece ele dispun de informațiile despre

întreprinderile înregistrate pe teritoriul jurisdicției lor. În vederea realizării acestei sarcini este

necesar de a avea la dispoziție temporară resurse umane suplimentare, deoarece inspectoratele în

același timp trebuie să se ocupe de inspecțiile de muncă.

În al doilea rând, cel mai consumator din puct de vedere al timpului pas este scanarea carnetelor de

muncă. O copie electronică a fiecărui carnet de muncă trebuie să fie codată cu numărul de

identificare a angajatului în vederea corelării corecte a informației cu persoana respectivă. Scanarea

carnetului trebuie să cuprindă numai pagini relevante ale carnetului de muncă.

În al treilea rând, inspectoratele trebuie să transmită documentele scanate la CNAS cu scopul

încorporării acestora în baza de date privind contribuțiile de asigurare socială. Îndată ce datele sunt

complet înregistrate în baza de date, carnetele de muncă rămân la inspectoratele de muncă ca în

cazul apariției cererilor posibile privind documentele scanate transmise ele pot fi răspunse.

În cele din urmă, carnetele de muncă trebuie să fie restituite la departamentele de Resurse Umane

ale companiilor respective care sunt responsabile pentru întoarcerea documentelor angajaților săi.

Procedura întoarcerii carnetelor urmează reglementările din Codul Muncii. În conformitate cu

acestea, angajatul trebuie să semneze o confirmare de primire, iar în cazul în care patronul nu

restituie carnetul de muncă, el va fi obligat să platească plăți compensatorii. Din momentul dat,

angajații ca deținători ai carnetelor de muncă, sunt responsabili pentru păstrarea acestui document

care reprezintă o dovadă adițională a experienței de muncă și a veniturilor.

Procedura descrisă este aplicată numai angajaților care lucrează actualmente în Moldova. Pentru

restul carnetelor de muncă, cum ar fi de exemplu persoanele care lucrează peste hotarele țării sau

sunt șomeri, trebuie să fie aplicată o abordare diferită. Noi recomandăm ca CNAS să fie instituția

responsabilă pentru digitarea acestor documente în viitor. De exemplu, când o persoană se

adresează la CNAS cu o problemă individuală, i se va cere prezentarea carnetului de muncă cu scopul

salvării electronice în baza de date.

3.6 Cadrul temporar estimat pentru modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților

Cât timp va lua introducerea sistemului nou de evidență a muncii salariaților? După estimările

noastre, este necesar aproximativ 8-10 luni. Această perioadă începe de la adoptarea de către guvern

a deciziei privind introducerea registrul electronic nou împreună cu carnetele de muncă existente.

Cum a fost menționat mai sus, odată ce registrul electronic nou va începe funcționarea, recomandăm

ca perioada de tranziție să constituie 6 luni, pe parcursul cărora registrul electronic va fi în uz pe când

-18-

companiile încă vor menține carnetele de muncă vechi. Acest lucru va asigura timpul necesar pentru

testarea și dobândirea experienței privind sistemul nou. Îndată ce totul va lucra în mod sigur,

obligația legală de a menține carnetele de muncă pe suport de hârtie va fi lichidată.

În procesul implementării concepției propuse noi recomandăm cooperarea strânsă cu Programul

USAID Comerț, Investiții și Reglementarea Activității de Întreprinzător (BRITE). Proiectul BRITE are

drept scop reducerea sarcinii administrative pentru întreprinderi și îmbunătățirea climatului

investițional. Un aspect al lucrului lor este reducerea sarcnii de raportare pentru întreprinderi. Printre

alte aspecte acesta încearcă să reformeze cerințele de raportare privind ocupația în câmpul muncii

pentru întreprinzători. Astfel, există o suprapunere cu propunerile făcute în acest document de

politici. Proiectul BRITE poate oferi resurse financiare și tehnice cu scopul efectuării concepției de

modernizare a sistemului de evidență a muncii salariaților și încorpora în efortul al unei reforme mai

largi în vederea reducerii sarcinii de raportare pentru întreprinderi.

Tabelul 4. Sarcinile și cadrul temporar estimat

Sarcina Luna Instituția

1 Aprobarea guvernului 1 Ministerul Muncii

2 Proiectarea bazei de date

a) Consultarea cu părțile interesate

b) Dezvoltarea cazurilor de utilizatori

c) Cerințele privind datele

2-3 Ministerul Muncii, CNAS, consultantul extern

3 Lansarea registrului nou de evidență a muncii

salariaților

3-4 Consultantul extern, CNAS

4 Testarea registrului nou de evidență a muncii

salariaților

5 Consultantul extern

5 Proiectul Codului Muncii modificat și legislația

secundară

3-6 Ministerul Muncii

6 Pregătirea personalului relevant 6-8 CNAS, Ministerul Muncii, Inspectoratele muncii

7 Campania informațională adresată patronilor și

angajaților

6-8 CNAS, Ministerul Muncii

Împrejurarea neprevăzută 2 luni

Cadrul temporar necesar 8-10 luni

Perioada de tranziție (carnetele de muncă există

paralel cu registrul electronic nou)

6 luni

Înlocuirea carnetelor de muncă pe suport de hârtie cu registrul electronic

Cerința legală în vederea abolirii carnetului de muncă pe suport de hârtie

Sursa: Cercetare proprie

-19-

3.7 Estimarea resurselor necesare

Resursele necesare pentru implementarea reformei propuse pot fi divizate în două categorii: (1)

costurile pentru personalul implicat în realizarea sarcinilor în cadrul instituțiilor de stat și (2)

finanțarea sarcinilor externe.

Estimăm că proiectul ar necesita resurse pentru angajarea personalului cu o normă întreagă pe 15

luni. Acesta include personalul ministerial necesar pentru conducerea proiectului și unitatea de

implementare. În plus este necesar de angajat personalul care se va ocupa de modificările legislative

ale Codului Muncii, regulamentelor și procedurilor interne. În cele din urmă, va fi nevoie de

personalul care va pregăti utilizatorii din instituțiile relevante în vederea folosirii noii baze de date și a

rapoartelor.

Tabelul 5. Estimarea resurselor necesare

Resursele necesare Executorii

Conducerea proiectului și unitatea de implementare

1 angajat pe o normă întreagă, timp de 12 luni

MMPSF și CNAS în comun

Modificarea legislației și a regulamentelor

1 angajat pe o normă întreagă, timp de o lună

MMPSF

Pregătirea personalului în instituțiile relevante ale administrației publice

1 angajat pe o normă întreagă, timp de 2 luni

CNAS

Resursele interne necesare 15 luni, personalul angajat

pe o normă întreagă

Specialistul privind baze de date în vederea consultării și implementării modificărilor în baza de date

0,5 -1 mln. MDL extern

Campania informațională adresată patronilor și angajaților a) Broșuri informaționale b) Scrisori informaționale adresate patronilor și angajaților înregistrați

a) 0,5 mln. MDL b) 4 mln. MDL

Tipărire și aspectul exterior al distribuției de către CNAS

Finanțarea sarcinilor externe 5 -5,5 mln MDL

Sursa: Analiza proprie

În plus, conform estimărilor noastre, costurile vor oscila de la 5- 5,5 mln. MDL pentru sarcinile

externe. Acestea includ costul pentru angajarea consultantului extern privind baze de date și costul

tipăririi broșurilor informaționale și a expedierii scrisorilor informaționale adresate patronilor și

angajaților.

Vă rugăm să rețineți că estimările privind resurse necesare au un caracter indicativ la această etapă.

-20-

4 Beneficiile modernizării sistemului de evidență a muncii salariaților

Modernizarea sistemului de evidență a muncii salariaților reprezintă o sarcină de bază care ar trebui

să fie bine planificată și implementată. Cu toate acestea, beneficiile posibile ale sistemului nou de

evidență cu mult justifică acest efort. Introducerea sistemului modern de evidență a muncii, care

este în conformitate cu cele mai bune practici internaționale, ajută la reducerea sarcinii

administrative și a costurilor aferente pentru toate părțile interesate implicate.

Patronii sunt eliberați de la lucrul dublat, fiind un rezultat al coexistenței a două sisteme, ceea ce va

îmbunătăți, printre altele, stimularea în vederea angajării formale.

Angajații vor beneficia de sistemul modern de evidență a muncii, care le va permite verificarea

încrucișată a salariilor și contribuțiilor de asigurare socială care, conform spuselor patronilor, sunt

făcute și transmise la CNAS. Ei de asemenea primesc o posibilitate de a se prezenta mai bine pentru o

funcție nouă, deoarece ei pot de sinestătător perfecta CV-ul său și nu trebuie să prezinte viitorilor

patroni toate datele legate de angajarea precedentă, ca de exemplu motivul concedierii. Utilizând

formatul nou al cererii de angajare, adăugător ei au suport în vederea posibilității de a lucra într-o

companie modernă sau străină.

Colectarea datelor privind angajare într-o singură bază de date facilitează schimbul de date dintre

diferite autorități. Discrepanțele și tentativele de fraudă pot fi mai bine detectate, ceea ce ar ajuta în

mare măsură la îmbunătățirea stimulării angajării formale.

În plus, inspecțiile de muncă pot lucra mai independent, dearece ele vor primi informații necesare

pentru inspecții direct din registru. De asemenea, calcularea drepturilor de asigurare socială poate fi

făcută direct fără a cere documente suplimentare.

Pentru a rezuma, printre beneficiile multiple, înlocuirea carnetelor de muncă și utilizarea sistemului

electronic de evidență a muncii salariaților, această reformă este considerată ca fiind o reformă cu

costuri joase și poate în timp scurt aduce beneficii vizibile pentru toate părțile interesate. Astfel, ea

reprezintă un pas important spre o economie funcțională modernă, transparentă și eficientă, în

conformitate cu cele mai bune practici internaționale.

-21-

Lista studiilor de politici recente

• Este oare decalaj al producției un indicator util pentru politica monetară în Moldova? De Igor Pelipas, Robert Kirchner și Enzo Weber, Studiu politic 01, aprilie 2015, PS/01/2015

Lista documentelor de politici recente

• Creșterea eficienței energetice prin intermediul investițiilor în Centralele Electrice cu Termoficare (CET), by Stephan Hohmeier, Jörg Radeke și Mihai Tirsu, Document de politici 02, septembrie 2015, PP/02/2015

• Mecanismul de transmisie în Republica Moldova. Cauzele deficienței și recomandările pentru consolidarea lui, de Philipp Engler și Ricardo Giucci, Document de politici 01, mai 2015, PP/01/2015

• Depășirea barierelor în calea investițiilor, de Ulrike Bechmann și Jörg Radeke, Document de politici 05, decembrie 2014, PP/05/2014

• Măsuri de reducere a angajării informale în Moldova, de Ulrike Bechmann și Jörg Radeke, Document de politici 04, iunie 2014, PP/04/2014

• Remitențele din Rusia: Implicațiile economice ale unor potențiale șocuri negative, de David Saha și Ricardo Giucci, Document de politici 03, mai 2014, PP/03/2014

• Schiță pentru un parc de tehnologii a informației în Moldova, de Jörg Radeke, Document de politici 02, aprilie 2014, PP/02/2014

Lista notelor de politici recente

• Creșterea eficienței energetice prin intermediul investițiilor în Centralele Electrice cu Termoficare (CET). Rezumat al concluziilor, de Jörg Radeke și Stephan Hohmeier, Nota de politici 07, septembrie 2015, PB/07/2015

• Modernizarea sistemului de evidență a activității de muncă a salariaților, de Ulrike Bechmann și Jörg Radeke, Nota de politici 06, iunie 2015, PB/06/2015

• Emigrarea permanentă din Moldova: Estimarea și implicațiile pentru politica în domeniul diasporei, de Matthias Luecke, Vladimir Ganta și Jörg Radeke, Nota de politici 05, iunie 2015, PB/05/2015

• Schimbarea direcției exportului Moldovei spre UE – Analiza datelor privind din anul 2014, de Woldemar Walter și Jörg Radeke, Nota de politici 04, mai 2015, PB/04/2015

• Mecanismul de transmisie în Republica Moldova. Cauzele deficienței și recomandările pentru consolidarea lui – Rezumat al concluziilor, de Ricardo Giucci și Philipp Engler, Nota de politici 03, mai 2015, PB/03/2015

• Devalorizarea leului moldovenesc, dar nu o supraapreciere, de Ricardo Giucci și Philipp Engler, Nota de politici 02, mai 2015, PB/02/2015

• Este oare decalaj al producției un indicator util pentru politica monetară în Moldova? de Philipp Engler, Igor Pelipas, Robert Kirchner și Enzo Weber, Nota de politici 01, aprilie 2015, PB/01/2015

Toate documentele și informații pot fi accesate gratuit pe site-ul web http://www.get-moldau.de/wordpress/de/publikationen/beraterpapiere/. Pentru mai multe informații vă rugăm să contactați Echipa Economică Germană în Moldova pe adresa: info@get-moldau.de