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使用指南
上海海关学院—会议管理系统
2
目 录 一.关于使用指南 ...................................................................................................................................................... 3
1.使用指南概述 ....................................................................................................................................................................... 3
2.会议管理系统功能结构 ....................................................................................................................................................... 4
二.操作说明 ............................................................................................................................................................... 5
2.1 会议管理入口 ....................................................................................................................................................... 5
2.2 会议列表 ............................................................................................................................................................... 6
2.3 会议申请 ............................................................................................................................................................... 7
2.3.1 标签设置 ............................................................................................................................................................. 8
2.3.2 会议审核 ............................................................................................................................................................. 9
2.3.3 会议通知 ......................................................................................................................................................... 10
2.3.4 会议请假 ......................................................................................................................................................... 11
2.3.5 请假审批 ......................................................................................................................................................... 12
2.3.6 会议签到 .......................................................................................................................................................... 13
2.4 会议纪要 ............................................................................................................................................................ 14
2.4.1 会议纪要审批 ................................................................................................................................................. 15
2.5 会议查看 ............................................................................................................................................................ 16
2.6 pc 端会议管理 .................................................................................................................................................... 17
3
一.关于使用指南
1.使用指南概述
通过管理系统的建设,在企业微信上实现信息化管理,建立会议管理业务,
实现议题审批,会议计划定制,会议通知发送,实现会议纪要等重要的会议文
档能够快速流转,审批,归档,从而提高工作效率,节约成本;
4
2.会议管理系统功能结构
图 2 会议管理统功能结构
5
二.操作说明
2.1 会议管理入口
用户可通过学院企业微信选择会议管理应用进行会议查看、会议申请、会
议审批等操作;
会议管理入口:
上海海关学院企业微信→会议管理
图 2-1 会议管理入口示例图
6
2.2 会议列表
用户进入会议管理系统,系统默认显示会议列表页面,可展示“我参与”
和“我发起”的会议,及展示每个会议的状态,且可对未开始的会议进行“修
改会议”和“取消会议”的操作;
发起会议入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→会议列表
图 2-2 会议列表示例图
7
2.3 会议申请
用户点击图 申请图标,可进行“新增会议”的操作,用户按表单选择
会议时间段,输入会议主题、会议场所,选择参会人、记录人、服务人员、审
批人、设置会议提醒时间等操作即可发起申请,该申请会推送到自己选择的审
批人中;
发起会议入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议
图 2-3 发起会议示例图
8
2.3.1 标签设置
用户在发起会议界面,点击 可选择常用联系人的标签信息,点
击 图标,可对常用联系人进行新建标签的操作,方便下次快速选择会议参会
人;
我的会议入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→选择标签
图 2-3.1 选择标签示例图
9
2.3.2 会议审核
用户发起会议时需选择审批人,该审批人会收到相应的会议审批信息,审
批可执行“同意”或者“驳回”的操作,点击“同意”后所有跟参会相关的人
员会收到会议通知信息;
会议审核入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核
图 2-3.2 会议审核示例图
10
2.3.3 会议通知
待会议审批通过后,会议消息会议短信和系统消息的形式推送给相关参会
人员,参会人员可点击消息查看会议详情;可进行“请假”和“签到的操作;”
待参加会议入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知
图 2-3.3 会议通知示例图
11
2.3.4 会议请假
参会人员收到会议通知后点击进入会议详情页面,点击“去请假”可进行
请假的操作,会议发起人会收到请假审批通知;
会议请假入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知 →
会议请假
图 2-3.4 会议请假示例图
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2.3.5 请假审批
参会人发起请假申请的操作后,会议发起人在请假审核的页面,能查看请
假审批的列表信息,点击进入详情页面,进行“同意”和“驳回”的操作;
请假审批入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→发起会议→会议审核→会议通知 →
会议请假→请假审批
图 2-3.5 请假审批示例图
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2.3.6 会议签到
待会议开始时,用户进入会议详情页面,点击“去签到”,可进入二维签到
页面,长按二维码点击“识别图中二维码”即可完成签到操作;
会议签到入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→我参加的会议 → 会议签到
图 2-3.6 会议签到示例图
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2.4 会议纪要
会议发起时所设置记录人的底部菜单下会显示近“既要”的图标,待会议
结束后会议,会议纪要列表里会显示待记录的会议纪要信息,点击可进入新建
会议纪要界面,输入内容或上传附件,即可发起提交审批申请,会议发起时设
置的审批人会收到相关纪要审批信息;
会议纪要入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→会议纪要
图 2-4 会议纪要示例图
15
2.4.1 会议纪要审批
待会议记录人提交新建的会议纪要后,相关审批人会收到纪要审核的系统
通知,且审批人也可在纪要审批列表中查询要审批的纪要信息;可执行“同意”
和“驳回”的操作,审核通过之后相关的参会人员会收到纪要信息;
会议纪要审批入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→会议纪要→会议纪要审批
图 2-4.1 会议纪要审批示例图
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2.5 会议查看
待会议结束后,会议发起人可在我发布的会议列表中查看自己发布的会议
信息,点击可查看会议详情,点击导出按钮可以表格的形式导出会议的详细信
息和请假签到情况及会议纪要信息;
会议查看入口:
上海海关学院企业微信→会议管理→会议查看
图 2-5 会议查看示例图
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2.6 pc 端会议管理
用户也可以通过企业微信 pc 端进行会议管理操作,具体步骤和手机端一
样,点击 图标进入会议列表页面,用户可查看我参与和我发起的会议信
息,点击 图标进入新建会议的页面,用户可进行新增会议的操作,点击
图标用户可进行会议审批、纪要审批、请假审批的操作;
pc端会议管理入口:
上海海关学院企业微信pc端→会议管理
图 2-6 pc端会议管理示例图