Upload
noura
View
56
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Välkommen till höstens internat för redovisningsansvariga!. EA internat 17-18 Oktober 2011. Agenda Dag 1. 12.30 – 15.00 EA - handboken: Introduktion och grupparbete Välkomsthälsning (Ingrid Palmér) Översiktlig presentation av EA-handboken (Maj-Len Holm) KI:s redovisningsplan (Ingrid Palmér) - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
EA INTERNAT17-18 OKTOBER 2011
Välkommen till höstens internat för redovisningsansvariga!
Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011
Agenda Dag 112.30 – 15.00 EA - handboken: Introduktion och grupparbete
Välkomsthälsning (Ingrid Palmér)Översiktlig presentation av EA-handboken (Maj-Len Holm)KI:s redovisningsplan (Ingrid Palmér)Anläggningsredovisning, flytt av anläggningar (Henrik Ödman)Vidarefakturering (Thomas Pettersson)Transferering (Maj-Len Holm)Grupparbete
15.00 – 15.20 Fika15.20 – 17.20 Fortsättning grupparbete, återkoppling17.20 – 17.30 Avslutning Dag 1 (Ingrid Palmér)18.30 Fördrink 19.00 Middag
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen
Agenda Dag 2 8.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér)
8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg)
9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman)
9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor
10.00 – 10.20 Fika
10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg)
11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér)
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen
EKONOMIHANDBOKEN
Uppdaterad Oktober 2011
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Projektgrupp med uppdrag att uppdatera Ekonomihandboken
Deltagare: redovisningsgruppen från start: Annika Fjelkner Drivas, Ilona Hedin, Ingrid Hellentin,
Therese Sjöblom, Maj-Len Holm efter sommaren 2010 tillkom: Anna Malm, Carolina Sjöberg, Sofie
Rosen Korrekturläst av: Christina Hadders Medin och Maret Johannesson Godkänd av: Ingrid Palmér
Hösten 2009 - hösten 2011
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Målsättning med uppdatering av boken:
Bli/vara pålitlig och lättförståelig - korrekt, aktuell och pålitlig info - lättillgänglig, snygg layout
Hållas kontinuerligt uppdaterad
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Förändringar: Ny disposition
Inledning, BR, Moms, RR, Internredovisning, Arkivering, Referenslista, Bilagor
Nya kapitelBegreppsförklaringar (vad betyder begreppen vid KI?) Internredovisning
Fler konteringsexempel Länkar till hemsidor Fotnoter
bl a instruktion om sökväg i Agresso Referenslista
”läsa mer”-tips!
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Vad vill vi speciellt lyfta fram?
Begreppskapitlet: KIs redovisningsplan Anläggningsredovisning Banker, bankkonton (sid 44-46) Periodisering – exempel (43-44 & 61-62) Vidarefakturering Rutiner för SU07/SU08 (sid 60) Moms – översiktsschema (sid 73-74) Statsanslag – översikt över fördelning inom KI (sid 78) Transferering Internredovisning (sid 99)
INDI ( sid 100-109)Projektuppföljning
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
KI:s redovisningsplan
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér
Regeringenregleringsbrev
KIs uppdrag:Utbildning på grundnivå och
avancerad nivåForskning och utbildning på forskarnivå
ESVs uppdrag: Effektiv statsförvaltning
Ekonomisk styrning och kontrollPrognoser och uppföljning
Riksdag
styrningåterrapportering
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
Regering, ESV
Effektiv statsförvaltningEkonomisk styrning och kontroll
Prognoser och uppföljning
KIEkonomiavdelningen
styrning
återrapportering
Institution/enhet
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
Ekonomiavdelningen
Ledning/samordning3 pers
Budget och analys6 pers
Redovisning10 pers
Inköp och upphandling
13 pers
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
Institutionsstruktur
Prefekt
Utbildning på grundnivå ochavancerad nivå
Forskning ochutbildning på forskarnivå
Administrativ Chef
EA PA SA Infrastruktur
Ekonomi-avdelningen
Rektor
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
Redovisningsplan
Kontoklasser Kst Proj Verks Fin Anl Mpt
1 Tillgångar2 Kapital och skulder3 Intäkter4 Personalkostnad5 Lokal, drift 6 Avyttring och avskrivning anl.7 Uppbörd/transfer8 Resultat från andelar i dotterföretag Årets kapital- förändring
Inst egen org
Inst egen org
1 Statsansl. GU2 Statsanslag FO/FoU3 Externa bidrag Forskning4 Externa bidrag GU5 Uppdrag utbildning6 Uppdrag forskning7 Olika KI- interna satsn. 8 Gemensamt9 Kapitalförv. Dotterföretag
1 Statsanslag3 Forsknings- råd4 Statlig myndighet5 Org & stiftelser6 Företag och affärsverk7 Kommuner & landsting8 Utländska9 Interna
Anl nr år + löpnr
Motpart annan statlig myn-dighet
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
2009
Sammanställning, tkr Totalt Utbildning Forskning
Verksamhetens intäkterIntäkter av anslag 2 085 190 759 201 1 325 989Intäkter av avgifter och andra ersättningar 835 166 84 912 750 254Intäkter av bidrag 1 934 388 8 752 1 925 636Finansiella intäkter 24 886 30 24 856
Summa intäkter 4 879 630 852 894 4 026 735
Verksamhetens kostnaderDriftskostnader -4 603 336 -825 214 -3 778 122varav:- kostnader för personal -2 495 267 -420 324 -2 074 945- kostnader för lokaler -552 648 -100 481 -452 166- övriga driftskostnader -1 555 421 -304 410 -1 251 011Finansiella kostnader 13 339 -207 13 547Avskrivningar och nedskrivningar -144 025 -23 613 -120 412
Summa kostnader -4 734 022 -849 034 -3 884 988
Verksamhetsutfall 145 608 3 860 141 748
Ekonomiavdelningen - Ingrid Palmér 17- 18 Oktober 2011
Anläggningstillgångar
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Nyheter i redovisningen av anläggningar
Undantag från kapitalförsörjningsförordningen:
Universitet och högskolor har medgetts ett undantag från att anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet ska vara lånefinansierade med lån i Riksgälden. Anläggningstillgångar som används i myndighetens verksamhet kan därmed helt eller delvis finansieras med bidrag från icke statliga givare. Även från statlig bidragsgivare om bidraget tilldelats för ändamålet.
OBSERVERA!KI:s rutin förblir oförändrad tillsvidare, dvs vi fortsätter som innan.
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Lånehanteringen
Administration av låneverksamheten:
Varför lånefinansiering?
Två gånger per år
Viktigt med L-konton
Lånekostnaden
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Exempel på transaktioner med anläggningar
Överföring av anläggningar mellan institutioner Försäljning av anläggning inom KI
Försäljning av anläggningar till extern motpart (utanför KI)
Utrangering av anläggningar
Aktivering av anläggningar
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Överföring av anläggningar mellan institutioner
Vid flytt av anläggning finns en rapport som kan flytta informationen i anläggningsregistret mellan institutionerna. Kontakta redovisningen.OBS! Rapporten kopierar informationen i den avlämnande institutionens anläggningsregistret. Mottagande institution måste ändra informationen (projektnummer, placering etc)!
Undvik att sätta förfallodag i slutet av månaden på betalningen då båda institutionerna måste boka bort 2300 i samma period.
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Överföring av anläggningar mellan institutionerinklusive finansiering av resterande avskrivningar:
Avlämnande institution Mottagande institutionSaldoutdrag för projektet innan flytten:
2732 Proj 503703 3FAS ANL 11 FAS 40 K
1210 100 D
1219 60 K
6911 10 D
Flytt av anläggning bokförs på avlämnande institution:
Flytt av anläggning bokförs på mottagande institution:
1210 100 K 1210 100 D
1219 60 D 1219 60 K
3565 Proj 503703 3FAS ANL 11 FAS 40 D 3565 Proj 699733 3FAS ANL77 FAS
40 K
OBS! Ingen överföring av pengar – endast bokföring!
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Försäljning av anläggningar mellan institutionerExemplet avser ren försäljning, ej forskarflytt (överenskommet pris 30, restvärde 40):
Säljande institution Köpande institutionSaldo innan flytten/försäljningen
1210 100 D
1219 60 K
Flytt av anläggning bokförs: Flytt av anläggning bokförs:
1210 100 K 1210 100 D
1219 60 D 1219 60 K
69909 10 D 39699 10 K
2300 30 D 2300 30 K
Inbetalning på plusgirot: Utbetalning via GiroVison:
1931 30 D 1932 30K
2300 30 K 2300 30D
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Försäljning av anläggningar
Tillåtet att sälja oanvändbar egendom, försäljningen ska dock vara marknadsmässig.
KI ska dock vara restriktiv med försäljning, ska gå att bevisa att egendomen inte behövs inom KI eller att den är obrukbar. Alternativa användningsområden?
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Försäljning av anläggningar (till extern motpart utanför KI):
Konto Kontotext D KFörsäljning
19316731
Plusgiro INFörsäljningsinkomst materiella anl. tillgångar
500500
Exempel på reavinst:
122012296732
Maskiner, inv., install.,ack. Anskaffn. Värde-”-, ack. AvskrivningarBokfört värde materiella anl. tillgångar
350450
800
67333422
Omföring reavinst/reaförlustReavinst materiella anläggningar
5050
Exempel på reaförlust:
122012296732
Maskiner, inv., install.,ack. Anskaffn. Värde-”-, ack. AvskrivningarBokfört värde materiella anl. tillgångar
250550
800
67335332
Omföring reavinst/reaförlustReaförlust materiella anläggningar 50
50
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Utrangering av anläggningar
Konto Kontotext D KUtrangering:
122012296732
Maskiner, inv., install.,ack. Anskaffn. Värde-”-, ack. AvskrivningarBokfört värde materiella anl. tillgångar
500300
800
67335332
Omföring reavinst/reaförlustReaförlust materiella anläggningar 300
300
Specialfall av försäljning, erhållen ersättning är 0
Eventuell reaförlust bokas på konto 5332, mot konto 6733
Finns en rapport för utrangering av anläggningstillgångar
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Aktivering av anläggningar Viktigt att boka om med rätt konto , se exempel i tabell nedan
Om det finns saldon på både konto för årets anskaffningsutgift och ackumulerat anskaffningsvärde ska de bokas om mot respektive konto
Vid felaktigt konto för pågående anläggning ska kontot rättas innan aktivering. Detta görs på konto för årets anskaffningsutgift. Det är den ursprunglig bokningen som rättas, inte den ingående balansen.
Pågående anläggningskonto Aktiveras på konto
12701 ack ansk. värde. 1210L/1210 ack ansk. värde.
12711 årets ansk. 1211L/1211 årets ansk
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Vidarefakturering
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson
Vidarefakturering Kan redovisas på tre olika sätt:
Enligt Huvudregeln (Bruttoredovisning)
I undantagsfall: Via balansräkningen (icke-statliga)
Med kostnadsreduktion (statliga)
Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson 17- 18 Oktober 2011
Huvudregeln
Huvudregeln är att alla kostnader och intäkter ska redovisas brutto
Alla kostnader ska således redovisas i resultaträkningen
Inköpet bokas som en vanlig leverantörsfaktura med bokföring på aktuellt kostnadskonto
Ersättningen faktureras därefter den verkliga köparen på ett intäktskonto
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson
Undantag 1
Via balansräkningen (icke-statliga motparter) endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden
tillhör inte KIs verksamhet och motparten är icke-statlig
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson
Undantag 2
Via kostnadsreducering (statliga myndigheter) endast ”ren vidarefakturering”, dvs kostnaden
tillhör inte KIs verksamhet och motparten är statlig
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Thomas Pettersson
Transferering
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm
Transferering
En transferering är en överföring av bidrag med tre parter inblandade: givaren, den förmedlande myndigheten och mottagaren
hanteras på olika sätt i redovisningen beroende på om motparten är en statlig myndighet eller inte: Om givaren och/eller mottagaren är statlig ska transfereringen
bokföras i kontoklass 7 Om varken givaren eller mottagaren är statlig bokförs bidraget
endast över balansräkningen på konto 2599 (Övriga kortfristiga skulder)
Undantag: stipendier - bokförs som en transferering i kontoklass 7 oavsett om finansiären är statlig eller inte
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Redovisning transfereringExempel på bidrag från Cancerfonden, vidaresänds till annat
universitet (Uppsala Universitet):
Konto 19* Konto 3512 Konto 35127
1) 500 D 3) 200 K 1) 500 K 2) 200 D
Konto 7931 Konto 7711 Konto 7415
3) 200 D 2) 200 K
MPT=UU FIN=5CF
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
RedovisningExempel på bidrag från Cancerfonden som finansierar stipendium:
Konto 19* Konto 3512 Konto 35127
1) 500 D 2) 50 K 1) 500 K 3) 50 D
(via PA)
Konto 7931 Konto 7711 Konto 7415
2) 50 D 3) 50 K
(via PA) FIN
Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm 17- 18 Oktober 2011
Avstämningskontroll
Vid institutionen: Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7*
avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid institutionen
På koncernnivå: Saldot på konto 7931 och de olika finansieringskontona på 7*
avseende stipendier ska alltid vara noll vid varje periodavslut vid hela koncernen
Transfereringsavsnittet på KI- och institutionsnivå = 0
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Maj-Len Holm
Agenda Dag 28.30 – 8.40 Inledning (Ingrid Palmér)
8.40 – 9.10 Projektredovisning och uppföljning (Carolina Sjöberg)
9.10 – 9.40 Att bygga browser i Agresso (Henrik Ödman)
9.40 – 10.00 Eventuellt övriga rapporter, frågor
10.00 – 10.20 Fika
10.20 – 11.30 Ny avtalsreskontra i Agresso, demo och diskussion (Carolina Sjöberg)
11.45 – 12.00 Avslutning (Ingrid Palmér)
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen
Projekt och uppföljning
17- 18 Oktober 2011Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg
Vad är ett projekt?Definition av projekt som begrepp
”Med projekt avses ett avgränsat arbete eller uppdrag som har ett specifiktmål, en given kostnadsram och som är begränsat i tid”
När är det inte projekt?”Ett arbete/uppdrag utan någon bestämd sluttidpunkt och specifikt mål är
inte ett projekt per definition utan snarare en löpande verksamhet”
Vad gäller vid KI?”Vid KI används definitionen projekt även för att följa upp den löpandeverksamheten. Alla intäkter och kostnader ska redovisningsmässigtkopplas till ett "projekt" via ett projektnummer. Projekt är lägsta nivå förredovisning av verksamhetens intäkter och kostnader”
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Vad ska beaktas före projektstart?
− Ta kontakt med juristavdelningen vid KI ifall det skulle råda någon tvekan om föreskrifterna i ett avtal
− KI får inte binda sig till ett avtal som inte ligger i linje med vad som är etiskt eller ekonomiskt försvarbart
− Kraven från en finansiär ska beaktas före ett avtal tecknas− Viktigt att den eller de som ansvarar för projektets måluppfyllelse är införstådda med
de administrativa rutiner eller krav som finansiären ställer− Kraven får inte gå stick i stäv mot KI:s redovisningsregler
− Om projektet kräver samfinansiering;− Finns det andra projektmedel vid institutionen som täcker dessa kostnader?− Om projektet kräver vissa förutsättningar t ex att maskinvara finns;
− Finns den?− Om inte, vilka projektmedel kan då täcka inköp och avskrivningskostnader för
denna?Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektet lever – uppföljning av villkor
Varje månad
Alla föreskrifter avseende administrativa rutiner är uppfyllda; Tidrapportering för anställda Periodiseringar Om resebolag använts, som avviker från finansiärens villkor, behöver
underlag begäras in med kommentar till dessa
Icke godkända kostnader t ex; kursförluster på EU/NIH-projekt Moms t ex utländsk eller vid representation hyreskostnader på t ex Cancerfonden-projekt
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektet lever – uppföljning av villkor
Varje kvartal / delår / helår
Minimikravet är att projektet som helhet gås igenom – såväl rutiner som ekonomiska transaktioner.
Projektet ska ge en rättvisande bild av verksamheten, dvs visa både intäkter och kostnader
Kontrollera eventuella oegentligheter så att de inte felaktigt påverkar värderingen av projektet
OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger!
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektet lever – uppföljning av villkor
Varje kvartal / delår / helår
Stäm av verkligt utfall mot projektbudgeten
Notera om utfallet avviker starkt från budgeterat resultat
Om kostnaderna i projektet inte följer budget – begär ett skriftligt godkännande från finansiären på nytt budgetförslag
OBS! Ovan nämnda punkter gäller även månaden innan projektperioden stänger!
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Verktyg för ekonomistyrning - budget
Det finns budgetmanual på intranätet, Budgetering i Agresso
KI fick kritik från NIH vid deras site visit 2010
NIH:s tredje rekommendation till KI – Kräva budget i Agresso samt uppföljning av densamma!
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projekt kan kräva ombudgetering
Reglerna kan vara omfattande, speciellt mellan olika kostnadsslag. EU
1. Budgeten styr, men viss avvikelse/omfördelning kan godkännas2. Tillåtelse ges av koordinator (Om KI är partner) eller av Kommissionen (om KI är
koordinator). Kontakta alltid Grants Office vid denna typ av frågor!NIH
3. Särskilt känsligt - att höja resebudgeten eller utrustningsbudgeten till nackdel för andra kostnadsslag i budgeten
4. Omfördelning av projektets budget kräver skriftligt godkännande. Kontakta alltid Grants Office om ni behöver göra sådana omfördelningar så hjälper de till
5. Exempel på andra förändringar av budgeten som också kräver skriftligt godkännande från NIH är;
25% ökad lönekostnad för key personnel Om PI ska vara föräldraledig (NIH har särskilda restriktioner för hur länge ett projekt
får stå still)
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Budgetmanualen visar hur du lägger in budget på projektet i Agresso
OBS! Det ska finnas en budget till alla anslag över 100 000 kr
Budget- och Analysgruppen på EA hjälper till att skapa budgetrapporter särskilt anpassade för det som behöver följas upp!
Kontakt: [email protected] OBS! Önskemål om budgetrapporter läggs upp i mån av tid
Budget vid KI
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektperioden stänger
De flesta finansiärer kräver som minst en skriftlig årlig ekonomisk rapport
Ifall felaktigheter ändå upptäcks efter periodstängning ska korrigeringar ske snarast!
Viktigt att följa finansiärens föreskrifter då det i värsta fall kan resultera ikännbara konsekvenser – både ekonomiskt och i form av badwill
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektavslut
När är projektet avslutat?I vissa fall kan projektet definieras som redovisat först dåfinansiären skriftligen godkänt forskarrapporten samt denekonomiska redovisningen. Detta gäller t ex EU- och NIH-projekt.
Om det finns projektsaldo kvar när finansiären godkänt att projektet avslutats?
Saldot ska resultatföras. Detta förfarande förutsätter att finansiäreninte krävt återbetalning av de återstående medlen!
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Värdering
Ekonomiavdelningen 17- 18 Oktober 2011
Varför värdering?
För att få en rättvisande bild av verksamhetens ekonomi Resultat för perioden Ekonomisk status
Värdering innebär att kontroll sker om projektet; är pågående eller inte om det har finansiering eller ej beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet
har, ska det värderas mot olika balanskonton
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Värdering
Vad menas med begreppet värdering?”Värdering innebär att kontroll sker om projektet är pågående ellerinte och om det har finansiering eller ej. Beroende på typ av projekt och vilken finansiering projektet har, ska det värderas mot olikabalanskonton”
Hur värderas projekten?Hur projekten värderas beror på tre parametrar; 1. Verksamhet – anslag, bidrag, uppdrag2. Intäktsslag – ”renodlade” bidrags- och uppdragsintäkter 3. Finansiär – intern, extern
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Värderingsexempel
Projekt med vk 1* och 2* (samt 311) värderas alltid mot årets kapital
Pågående projekt med extern vk 3*-6*, värderas enligt huvudprincipen mot oförbrukade/upplupna uppdrag/bidrag beroende på:1. Intäktsslag; konto 33*/35* mot 2732/1632 – 339/359
övr intäktskonton mot 2090/89992. Finansiär; externa (3*-8*) mot 2732/1632 – 339/359
interna (1STAT & 9-fin) mot 2090/8999
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Enkel värderingsmatris
Statsanslag GU 1*
Statsanslag FFU 2*
Bidrag FFU 3* Bidrag GU 4* Uppdrag GU 5*Uppdrag FFU
6*Blandade
statsanslag 7*
Statsanslag 30* 2090/8999 2090/8999 2090/8999
Avgifter §4 31* 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
Off avgifter 32* 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
Verksamhetsfakt 33* (exkl 338)
1632/2732 mot 339¹
1632/2732 mot 339¹
Övr avgifter 34* 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
Bidragsintäkter 35* (exkl 358)
2090/8999² 2090/8999²1632/2732 mot
359¹1632/2732 mot
359¹
Finansiella intäkter 38* 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
KI-interna intäkter 39* 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
Avslutade uppdrag/bidrag 338/358
2090/8999 2090/8999 2090/8999 2090/8999
¹ Pågående projekt där kontrakt/avtal/gåvobrev etc. finns² Lönebidrag
Konteringskombinationer värdering
Frågor om värdering, kontakta: [email protected] Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Att bygga browser
Ekonomiavdelningen - Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Ny avtalsreskontra
Ny avtalsreskontra
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Varför behövs en avtalsreskontra? Internt behov: Stödja administrationens behov av uppföljning och
kontroll! Externt behov: externa intressenters krav på återrapportering, t ex
finansiärer, andra myndigheter, Riksrevisionen
Förväntade effekter av avtalsreskontraKvalitetssäkrar KI:s arbete, dvs;
ger kontroll över projekt och projektmedel vid lärosätet likställer och förtydligar rutiner vid KI:s institutioner för att uppnå en god
intern styrning och kontroll i redovisningen av avtalen
Ett verktyg som kan stödja budgeteringsarbete
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Ny avtalsreskontra
Varför avslutades avtalsregistret i Platina?
Platina uppfyllde inte sitt syfte. Riksrevisionen bedömde informationen avseende avtalsdelen i Platina som ”icke revideringsbart”.
Av Riksrevisionens rapport framgår att:
Platina stödjer inte de behov som KI:s verksamhet har för att göra ekonomiska bedömningar samt analyser av sin nutid och framtid.
Utdatalistorna i Platina är bristfälliga vilket försvårar avstämning
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektgrupp tillsatt för att utveckla en avtalsreskontra i Agresso
De personer som ingår i projektgruppen är; Carolina Sjöberg, Projektledare Henrik Ödman, Systemansvarig Ilona Hedin, Projektdeltagare Jan-Erik Svensson, Projektdeltagare Lidia Berhane, Projektdeltagare
Projektgruppens uppdrag Upprätta en avtalsreskontra i Agresso som sedan kan implementeras på
alla institutioner vid KI under 2012
Tillsätta en referensgrupp, bestående av institutioner vid KI C5 – Institutionen för Cell- och Molekylärbiologi (KI-Campus Solna) H7 – Institutionen för Medicin (KI-Campus Huddinge) K8 – Institutionen för Klinisk Neurovetenskap (KS-Campus Solna)
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Syfte och mål
Ger bättre förutsättningar för att
göra ekonomiska prognoser och analyser
göra kvalitativa riskbedömningar
få god intern styrning och kontroll
Visar vilka aktiva avtal som finns vid KI - vem som är ansvarig för respektive avtal, vilken juridisk status avtalet har (bidrag eller uppdrag)
Är ett verktyg för att utveckla metoder och rutiner
Bevakar tidsfrister, ger rapporter på förväntade framtida bidrags- och uppdragsmedel
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Projektet1. Fasindelning
Brainstorming kring modell för demouppsättning – utgår delvis ifrån tidigare erfarenheter från Platina
Uppsättning av modellstruktur på EA Test av demo ute på pilotinstitutionerna Överlämning av färdigställd avtalsreskontra för implementering vid
hela KI 2. Tidplan – preliminärt avslut maj 20123. Exempel på åtgärder avseende risk
Avtalsreskontran i Agresso – minimerar risken för sällananvändare Referensgrupp – utveckla rutiner som likställer arbetet vid
institutionerna, kvalitetssäkra och effektivisera avtalshanteringen
Ekonomiavdelningen - Carolina Sjöberg 17- 18 Oktober 2011
Demo - Avtalsreskontra
Ekonomiavdelningen – Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011
Demo - Avtalsreskontra
Ekonomiavdelningen – Henrik Ödman 17- 18 Oktober 2011