E2B2 - E2B2 · Web viewMallen hittar du på webben E2B2.se/mallar. Spara ned en kopia som du kan skriva din rapport i. Fylla i information Som hjälp har vi placerat instruktionstext

Arbeta med rapportmallen9 september 2019

E2B2 | [email protected] | www.E2B2.se

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1 BÖRJA ANVÄNDA MALLEN 3

1.1 FYLLA I INFORMATION 3

1.2 INSTÄLLNING – VISA /DÖLJ 3

1.3 INSTÄLLNING – VISA TABELLSTÖDLINJER 3

2 FORMATMALLAR 5

2.1 FÖR ATT STÄLLA IN FORMAT INNAN DU BÖRJAR SKRIVA DIN TEXT: 5

2.2 FÖR ATT ÄNDRA FORMAT PÅ TEXT DU REDAN SKRIVIT 5

2.3 TIPS FÖR ATT APPLICERA PÅ SAMMA FORMAT PÅ FLERA PLATSER I DIN TEXT. 5

3 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 6

3.1 GÖR SÅ HÄR FÖR ATT UPPDATERA INNEHÅLLSFÖRTECKNINGEN 6

3.2 SKAPA EN NY INNEHÅLLSFÖRTECKNING 6

3.3 TA BORT BEFINTLIG INNEHÅLLSFÖRTECKNING 7

4 TABELLER 8

4.1 FORMATERA DIN TEXT I TABELLERNA. 8

5 KOPIERA TEXT FRÅN ANNAT DOKUMENT 9

5.1 GÖR SÅ HÄR FÖR ATT KOPIERA TEXT FRÅN ETT ANNAT DOKUMENT IN I DEN NYA MALLEN 9

6 INFOGA BILDER 10

6.1 INFOGA BILD OCH FÅ SAMMA STORLEK VARJE GÅNG 10

6.2 HUR SKA MAN PLACERA BILDEN? 10

6.3 INFOGA FLERA BILDER BREDVID VARANDRA 11

6.4 INFOGA BILDER UTAN OVANSTÅENDE 11

6.5 INFOGA BILDER MED BESKRIVNING 11

6.6 INFOGA EN BILD ÖVER HELA SIDAN 13

7 HUR INFOGAR DU EN LIGGANDE SIDA I RAPPORTEN 14

7.1 JUSTERA SIDHUVUDETS UTSEENDE 16

8 SIDHUVUD 18

8.1 ÄNDRA SIDHUVUD 18

9 EXEMPEL PÅ VAR FORMATMALLARNA ANVÄNDS 20

10 BILAGOR SKICKAS SEPARAT 22


1 Börja använda mallenMallen hittar du på webben E2B2.se/mallar. Spara ned en kopia som du kan skriva din rapport i.

1.1 Fylla i informationSom hjälp har vi placerat instruktionstext inom klamrar. Vi visar var du behöver fylla i information, till exempel [Rapportens titel] som du hittar på sidan 1.

1.2 Inställning – visa /döljDet är lättare att jobba i dokumentet om du alltid visar alla tecken. För att underlätta när du arbetar i mallen rekommenderar vi därför att du ”knäpper på” Visa/Dölj genom att klicka på

knappen som du hittar på fliken Start

Tänk på att låta alla ”Avsnittsbrytningar” ligga kvar (se inringat nedan)

Dessa syns endast om du klickat i visningen ovan (Visa/Dölj). Man jobbar med fördel i dokumentet om man alltid visar alla tecken enligt ovan. Tas avsnittsbrytningarna bort kommer grafik, sidhuvud och texter att påverkas vilket blir tokigt.

1.3 Inställning – visa tabellstödlinjerNågra avsnitt i mallen är skapade med hjälp av Words tabellfunktion. Det underlättar för dig när du arbetar i dokumentet om du ser indelning av rader och celler.



2 Formatmallar För att din rapport ska få ett enhetligt utseende och för att du på ett enkelt sätt ska kunna skapa en innehållsförteckning behöver du använda formatmallar.

För att formatera text kan du antingen skriva texten först och formatera sedan eller formatera först och skriva sedan.

2.1 För att ställa in format innan du börjar skriva din text:Klicka på någon av de formatmallar som visas (se inringat), för flera val klicka på pilen (orange markering).

2.2 För att ändra format på text du redan skrivitMarkera ordet/meningen/stycket, gå in under Formatmallar (se ovan) och välj format

2.3 Tips för att applicera på samma format på flera platser i din text.Du kan använda funktionen ”Hämta format” i Word för att snabbt formatera ditt dokument.

Markera text som har ett format (utseende) du vill kopiera.

Klicka på .

Markera den text du önskar ska ha samma format.

För att stänga av funktionen klicka på igen.

TIPS! Om du dubbelklickar på penseln i steg 1 så kan du ”måla” på flera ställen och på så sätt applicera formatet på flera platser i ditt dokument. Stäng av funktionen genom att klicka på penseln igen.


Klicka på inringad symbol och du får då fram format-mallslistan ute till höger och kan där välja önskad formatmall.

3 InnehållsförteckningNär du är klar med din rapport behöver du uppdatera innehållsförteckningen.

3.1 Gör så här för att uppdatera innehållsförteckningenKlicka in markören någonstans i innehållsförteckningen i rapporten.

Klicka på valet ”Uppdatera tabell” som visas överst i innehållsförteckningen.

Välj sedan det nedersta valet i dialogen som visas, och klicka därefter på OK.

3.2 Skapa en ny innehållsförteckningOm du har tagit bort innehållsförteckningen och vill infoga en ny så gör du det lättast genom att först placera markören där du vill infoga innehållsförteckningen.

Gå därefter till fliken Referenser och välj Innehållsförteckning längst ut till vänster.


3.3 Ta bort befintlig innehållsförteckningOm du önskar ta bort innehållsförteckningen klicka in markören i innehållsförteckningen.

Klicka överst vid den lilla svarta pilen och välj sedan längst ner i innehållsförteckningen alternativet ”Ta bort innehållsförteckning”.


4 TabellerI mallen kan du enkelt och smidigt infoga tabeller som har ett visst fördefinierat utseende.

Infoga dina tabeller som vanligt genom att gå till fliken Infoga och välja tabeller.

När du infogat din tabell behöver du formatera texten.

4.1 Formatera din text i tabellerna.Markera rad 1 i din tabell och välj formatmallen ”Tabellrubrik”.

Markera efterföljande rader och välj formatmallen ”Tabelltext”

Om du vill ha en liten inledande text som beskriver tabellen kan du använda formatmallen ”Tabelltext_förklaring”.


5 Kopiera text från annat dokumentOm du har börjat skriva ditt dokument och har använt en annan mall/dokument så kan du kopiera och klistra in text in i den här nya mallen.

5.1 Gör så här för att kopiera text från ett annat dokument in i den nya mallen

Öppna ditt gamla dokument.

Ta fram ett nytt dokument baserat på mallen se instruktion överst i den här instruktionen.

Växla till ditt gamla dokument.

Markera texten och kopiera.

Växla till den nya mallen och placera markören där du önskar klistra in.

När du klistrat in välj i den ”smarta etikett” som visas alternativet Behåll endast text.

Det här är det bästa sättet att klistra in mellan dokument så får du inte med dig massa skräpformat in i den nya mallen.


6 Infoga bilderDu kan om du vill för att få enhetlig storlek på dina bilder använda en grund när du infogar bilder, se 6.1 nedan, men det går också bra att infoga ”som vanligt” se 6.4.

6.1 Infoga bild och få samma storlek varje gångKlicka på Infoga/Snabbdelar/Autotexter/Autotext.

Välj alternativet ute till vänster som visas.

Du får nu en tabell som har en fast bredd och en grundhöjd, under bilden finns det även möjlighet att infoga en beskrivning.

Klicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder.

Infoga bilden i tabellcellen och gör bredden lika stor som tabellens bredd.

Klicka vid [Text] och skriv in den beskrivande text du önskar till din bild.

6.2 Hur ska man placera bilden?Bäst är att inte ändra på inställningen i Word då infogas bilden ”i nivå med text” dvs man kan inte dra runt bilden utan den ligger radvis som du har text.

För att påverka hur bilden är placerad, klicka på bilden och därefter på fliken Format och vid valet Placering väljer du alternativet överst ”I nivå med text”.


6.3 Infoga flera bilder bredvid varandraKlicka på Infoga/Snabbdelar/Autotexter/Autotext.

Välj något av alternativen inringade nedan för att få 2 respektive 3 bilder bredvid varandra med bildtext.

6.4 Infoga bilder utan ovanståendeKlicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder.

Om du vill lägga in beskrivande text klick på fliken Referenser och välj Infoga beskrivning och du får då i en figurnumrering och kan skriva in den beskrivande texten du önskar.

6.5 Infoga bilder med beskrivningKlicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder och infoga önskad bild.

Om du vill lägga in beskrivande text klick på fliken Referenser och välj Infoga beskrivning och du får då i en figurnumrering och kan skriva in den beskrivande texten du önskar.

Klicka på OK och skriv in din text under bilden.



6.6 Infoga en bild över hela sidanKlicka på fliken Infoga och välj därefter Bilder.

Välj önskad bild.

Klicka därefter på valet (inringat enligt nedan).

Du kan nu flytta bilden fritt lättare och placera där du har tänkt dig. Tänk på att hålla bredden enligt så du har vit kant till vänster och höger precis som du kan se uppe i sidhuvudet i förhållande till det gröna strecket.


7 Hur infogar du en liggande sida i rapporten

Liggande sida använder du med fördel när du har en stor och bredd tabell du vill skapa eller om du har en väldigt stor bild du vill infoga.

Ställ markören där du önskar ställa in att det ska vara liggande format.

Klicka på fliken Layout och välj där alternativet Liggande och välj sedan längst ner i dialogen under Använd i: att det ska gälla Härifrån och framåt.

Du har nu ställt in att du önskar liggande sida i resterande del av dokumentet.

För att sedan ändra tillbaka till stående sida så ställer du markören där du önskar ändra till stående sida och väljer enligt dialogen nedan.


Du behöver även justera marginalerna i den del av dokumentet där du har ändrat till liggande sida.

Klicka in markören först så du står i det liggande avsnittet.


Ställ markören där du vill ändra till stående format igen.

Ställ in marginalerna enligt valen till vänster i den sidan som har liggande format.

7.1 Justera sidhuvudets utseendeDu behöver även justera sidhuvudets utseende så det blir korrekt.

Gå först till sidan som är efter den liggande sidan (som då är stående) och ta bort bocken ovan att den ska vara “samma som föregående”.

Ta först bort bocken vid ”Länka till föregående” (se inringat nedan)

Klicka på bilden och för att vi inte kan dra ut den och göra den stor rekommenderar vi att man vid liggande sidor tar bort sidhuvudet annars får man inte plats.


Dubbelklicka någonstans uppe i sidhuvudet för att komma och redigera sidhuvudet.


8 Sidhuvud8.1 Ändra sidhuvudFör att ändra text som står i sidhuvudet dubbelklicka dig in i texten där det står Rapportens titel och skriv den text du önskar ska stå.

OBS! När du skrivit klart din text klicka på alternativet Stäng sidhuvud/fot under fliken ”Verktyg för Sidhuvud/Sidfot och fliken Design”


9 Exempel på var formatmallarna används

Formatmallar använder du för att du ska få enhetlig formatering/utseende på ditt dokument. Formatmallar används överallt i rapporten och underlättar för dig när du ska skriva din rapport. Du behöver inte fundera på utseende på text utan väljer formatmall så blir det korrekt.



10 Bilagor skickas separatRapportmallen har fast sidformatering och kan inte hantera sidor med annan formatering.

Skicka därför in eventuella bilagor med annan formatering som separata filer. Markera tydligt vilken ordning de ska vara i så lägger E2B2s kansli in dem i den tryckfärdiga slutversionen.

För mer omfattande material, till exempel underlagsdata, hela rapporter eller artiklar rekom-menderas att man hänvisar till dem i antingen referenslista eller publikationslista. Vi publicerar gärna relevant material på projektets webbsida.


Documents

E2B2 - E2B2 · Web viewMallen hittar du på webben E2B2.se/mallar. Spara ned en kopia som du kan skriva din rapport i. Fylla i information Som hjälp har vi placerat instruktionstext