Upload
emma-smets
View
223
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
E-tendering
Informatiesessie
voorjaar 2010
2
Inhoud
• Algemene situering
• De uitrol: organisatorische aanpak
• Het juridische kader
• De applicatie
3
Situering
- Wat is e-tendering
- Elektronisch indienen van offerte/kandidatuur én elektronische verloop van een openingszitting
- Tweede ‘front-office’ module
4
Situering
- Beslissing VR 18 juli 2008
- Verplicht gebruik van de twee beschikbare platformen
- Belangrijke wijzigingen aan de regelgeving door het KB van 29.9.2009 (grote mogelijkheden!)
- Beleidsnota
5
Situering
- Een belangrijke vereenvoudiging:
- Intern
- Extern
- Een opportuniteit voor een ambitieus beleid
6
Situering- Strategie en operationalisering
- Kiezen voor de elektronische procedure !
- Fasering
- Opleiding
- “dubbele procedure”
- Kiezen voor elektronische procedure
- Gebruik van “vangnetten”
7
Situering- Pilootprojecten (in 2009) – zie bijlage
- Na evaluatie,
- Richtlijnen
- Verdere uitrol (2010)
- Begeleiding op:
- Organisatorisch vlak
- Juridisch vlak
- Informatica-technisch
- Gebruik applicatie
8
Organisatorische uitrol- Evaluatie pilootprojecten
- 10 entiteiten (Agentschap Natuur en Bos, Aquafin, Ovam, Maritieme Toegang – MOW, De Lijn, AFM, VMSW, AWV-MOW, VREG, ALV)
- Vaststellingen
- Performantie en operationeel zijn van e-tendering
- Elektronische offertes?
- Foutmeldingen?
- Verbeter- en aandachtspunten ?
9
Project Infosessie Elekt. Offertes? Aantal elek? Aantal papier
AQUAFIN JA JA 4 1
OVAM JA JA 1 8
DE LIJN JA JA 8 O
NATUUR en BOS JA JA 2 2
AFM 1 JA JA 1 11
MOW (Dep.) Neen JA 2 3
LV Neen JA 2 0
VREG JA JA 3 4
AWV JA JA 1 3
VMSW Neen JA 1 7
TOTAAL 39% 61%
10
Organisatorische uitrol- Initiatieven voor de gehele VO (1)
- Opleiding en training- Informatiesessie én trainingssessie
- Het centrale team ([email protected])
- De ondersteuning- Handleiding
- Super user per entiteit
- Centrale team
11
Organisatorische uitrol
- Initiatieven voor de gehele VO (2)
- Monitoring
- Overleg met de federale cel e-procurement
- Sensibilisering aanbestedende entiteiten
- Sensibilisering bedrijfsleven
12
Organisatorische uitrol- Initiatieven op het niveau van de entiteit (1)
- Uitbreiding takenpakket super user e-notification
- Detectie bijkomende opleidings- en trainingsnoden
- Checken van eventuele IT-aanpassingen
- De concrete dossiers
13
Organisatorische uitrol- Initiatieven op het niveau van de entiteit (2)
- Melding start e-tendering aan centrale team
- Sensibilisering potentiële inschrijvers
- De elektronische afhandeling van het dossier
14
Informatica-technisch
- Hardware vereisten
- Twee pc’s, kaartlezer, internet, (dataprojector)
- Toepassingen
- Browser, gebruik e-id, e-tendering
- Specifieke informatie
e-tendering:enkele juridische aandachtspunten
Jurist Bart Zoete, jurist Mathias Audenaert
16
Definities
• schriftelijke of geschreven stuk
• elektronisch middel
12 april 2023 16
1712 april 2023 17
Online bekendmaking
• online elektronisch bekendmaken
• elektronisch ter beschikking stellen van bestekken en andere gunningsdocumenten
18
Gebruik van elektronische middelen
• mededeling, uitwisseling en opslag van informatie
• computervirus?
• elektronische correspondentie tijdens de gunningsprocedure
• onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking
19
Indienen van offertes met elektronische middelen - algemeen
• opleggen of toestaan of verbieden
• vermelden in aankondiging of bestek
• gedeeltelijk elektronisch/papier
• registratie van gegevens
20
Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (1)
• elektronische handtekening
• computervirus?
• tijdstip van ontvangst
12 april 2023 20
21
Indienen van offertes met elektronische middelen – voorwaarden (2)
• tijdstip van opening
• toegang tot de offertes
- niet voor de uiterste datum
- gelijktijdig optreden
- enkel voor gemachtigde personen
• hulpmiddelen niet discriminerend
22
Indienen van offertes met elektronische middelen – ‘optionele veiligheden’
• dubbele elektronische zending
• veiligheidskopie
• toestaan in aankondiging of bestek
23
Opening van de offertes
• elektronische offertes
• aanmaak digitaal PV van opening
• technische moeilijkheden?
12 april 2023 23
e-tendering:gebruik van de applicatie
Marnic De Clercq
25
Meer informatie- Centrale team
26
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
27
28
29
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
s
30
31
32
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
33
34
35
36
37
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
38
39
Vervangen verantwoordelijke dossier
Aankopers associëren
40
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
41
42
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
s
43
44
45
46
47
48
49
50
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
51
52
53
Meerdere handtekeningen zijn mogelijk
54
55
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
56
57
58
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
•Ingediende offertes zijn zichtbaar
59
Als er documenten zijn ingediend zijn die in deze zone zichtbaar.
60
61
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
•Ingediende offertes zijn zichtbaar
•Creatie pv van opening
62
63
64
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
•Ingediende offertes zijn zichtbaar
•Creatie pv van opening
•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv
•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID
•Elektronische ondertekening door e-tendering
65
66
67
68
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
•Ingediende offertes zijn zichtbaar
•Creatie pv van opening
•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv
•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID
•Elektronische ondertekening door e-tendering
Afsluitingsfase
•Downloaden offertes
69
70
71
E-Tendering
Registratie
Aanbestedende
overheid
Leverancier
sAanbestedende overheid
Pre-openingsfase
•Aanvinken e-tendering in e-notification
•Verantwoordelijke dossier in e-tendering bepalen•Geassocieerde aankopers aanduiden
•Aanpassen parameters in e-tendering
Leveranciers
Deponeren
offerte
sTekenen m
et E-ID
door
gemandateerde
Opening
•Openen volgens ‘four-eyes’ principe
•Ingediende offertes zijn zichtbaar
•Creatie pv van opening
•Opnemen ‘papieren’ offertes in pv
•Afsluiten pv:•Tekenen met e-ID
•Elektronische ondertekening door e-tendering
Afsluitingsfase
•Downloaden offertes
•Archiveren dossier
72
73
74
75
Enkel proces verbaal van opening is nog beschikbaar
76
Samenvatting:
te ondernemen stappen om een opdracht elektronisch te openen
Elektronische openingopdracht
Inloggen met e-ID in E-not om te publiceren
Aanvinken e-tendering in e-notification
Aanbestedende overheid
Registratie in e-tendering openbare aankopers
Aanpassen parameters in e-tendering door dossierverantwoordelijke
Associëren aankopers in e-tendering door dossierverantwoordelijke
Leverancier
Registratie in e-tendering
Deponeren offertes
• Openen opdracht in e-tendering door geassocieerde aankopers
• Aanmaken elektronisch pv van opening• Toevoegen ‘papieren offertes’
• Elektronische ondertekening pv van opening• Door aanbestedende overheid met E-ID• Door de toepassing e-tendering
• Downloaden alle documenten
• Archiveren opdracht door dossierverantwoordelijke
77
www.publicprocurement.be
Demo