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長宏 roger
10/16/2006, Rev.:C
提昇行政效率的時間管理成大教職員主題分享 10/18
2
長宏 roger 簡介
• 周龍鴻 LH Chou (roger, PMP)• 雙子座 O 型• 個性積極, 熱忱, 樂觀, 樂於分享
• 電話: 07-588-8800• Email: [email protected]• 現職: 長宏專案管理顧問有限公司總經理暨
台灣國際專案管理師(PMP)協會理事長
• 學歷: 成大機械系 81系級 / 成大EMBA 第一屆
• 座右銘: 策略決定成敗、管理決定盈虧
3
長宏roger 演講足跡• 日月光半導體
• 台積電半導體
• 中國鋼鐵
• 飛利浦半導體
• 國巨半導體
• 中鋼碳
• 勝典科技
• 聯電半導體
• 港香蘭
• 奇利信
• 信咚
• 大城長城
• 中國生產力中心
• 品質管理學會
• 工研院
• 交通大學管科所
• 中山大學電子商務中心
(與愛妻初相遇的地方)• 成功大學國企所
• 成功大學工管所
• 義守企管系
• 獅子會
• 扶輪社
4
roger’s 時間管理方法論
願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能
並且增加各位可用的時間. 多出來的時間請留
給關心您的人及您所關心的人.
您的時間資源在那裡, 您的成就就在那裡.
5
時間管理大綱
一.什麼是時間管理 (40 min)二.如何提高工作效率 (30 min)四.執行能力的強化 (20 min)
在開始之前
7
你的快樂是…
你的成功是…
關心你的人及你所關心的人是…
請閉目一分鐘思考這個問題
8
找出你心的中優先順序
• 當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現在
你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件
浮現你腦海的事情是什麼? 那是你認為最重要
的事情
• 可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有
多少是跟這些人或事情相關的?• 你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當作是你的最後1天吧!
9
人, 為何安於現狀?• 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀
1.無奈
2.因為現狀是你我最熟悉的
3.或者是不確定改變之後會更好
• 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理.
10
時間管理從那裡開始
• 時間管理不是因為學習時間管理才會時間管
理, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更
好的時間管理開始
• 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要
的時候
• 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的
思考方式呢?
11
請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭
100 公尺
300 公尺
A
B
河水
12
有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形
2 cm
10 cm
4 cm
13
你可知道為何會想不出來?• 因為你跳不出原來的思維習慣
• 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的
角度去思考一個舊有的問題
• 而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思考
方法, 你只要了解 , 接受, 執行, 持續的做就會
得到一個良好的時間管理習慣
14
你的時間管理目標設定
• 幫自己設定個目標吧
• 比如說: 三個月之後自己做完原有的事情後, 時間還可多出 30%
• 你的期望: 不把工作帶回家; 假日不用趕到公
司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心
的人; 一個禮拜花些時間到外面走走…
時間管理是什麼?
16
先瞭解時間管理不是什麼?• 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的
時間都是一樣多
• 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於
– 自己如何善用及分配你自己的時間…關注
– 如何有效率的把事情做出來…效率
– 如何做最好的時間規劃…計劃
– 如何說到做到…執行力
– 持續時間管理的做法…習慣養成
17
時間管理是什麼?• 時間管理是讓自己更有績效, 更富效能
– 效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把
事情做完
– 效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的
意見, 找到最佳方法, 事先有計畫地做事情
• 時間管理從良好的計畫開始, 良好的計畫又從
行動開始. 有計畫沒行動, 達成率為零. 有行動
沒計畫容易浪費時間在修正錯誤上, 所以兩者
應該並重
時間管理架構
19
4 th緩
3 rd輕
不重要的事
2 nd重
1 st急
重要的事
不緊迫的事緊迫的事
請排出正確的行事優先順序
? ?
??
AB
CD
20
4 th緩
3 rd輕
不重要的事
2 nd重
1 st急
重要的事
不緊迫的事緊迫的事
正確的行事優先順序
21
有些交際應酬
有些文件之處理
處理屬下之工作
自我干擾
個人嗜好的沈迷
有些電話
有些不速之客到訪
有些會議之出列席
有些無謂的請託
有些臨時的邀約
不
重要
的事
計畫之研擬
技能之提升
公關之促進
問題之調查
健康檢查
設備故障,生產停擺
重傷害急救
員工產生肢體衝突
顧客抱怨
停電
重要
的事
不緊迫的事緊迫的事
22
陷阱一:時間的配置不對
• Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握
• 積極掌握就是擬定計畫, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要
求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢
• 最好的控制是預防
23
不合理的時間配置
II.35%
IV
15%
II5%
I.
45%處理危機
24
明智的時間配置
II
I1.重要的事情著重在 Plan
Plan 著重在 DoDo 著重在 CheckCheck 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬, 這叫 “灌能”
25
如何克服忙與盲的窠臼
• 第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地
把它解決. • 第二件事情是再多花一點時間, 去想想以後要
怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼
緊張地處理這件事情. • 一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎
樣做是最節省時間最不花力氣的. 而不是很快
的把已經發生的事情處理完畢
26
陷阱二: 拖延
• 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快
• 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情
4 th3 rd不重要的事
2 nd1 st重要的事
不緊迫的事緊迫的事
27
克服1.成本/效益分析法
成本
• ...• ...• ...• ...• ...• ...
好處
• ...• ...• ...• ...• ...• ...
28
克服2.思維習慣的改變
• 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此
我立即將它做完, 以便儘早忘掉它.• 養成速戰速決的習慣
• 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一
塊的任務
• 先完成容易的部份, 讓事情有進度, 再完成最
關鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 一般. (大塊時間法則)
29
陷阱三: 事必躬親
• 諸葛亮凡事必躬親, 後來過勞而死. • 為何需要事事躬親?
– 要求標準過高
– 不放心部屬, 不信任部屬
– 因為怕部屬取代
• 灌能: 就是將重要的事情交給他人去做, 讓他可
以學習處理事情也學習獨當一面. 過程給予重
點的輔導, 上軌道之後即完全授權, 但是授權卻
不授責
30
陷阱四: 有求必應
• 受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要
• 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當
地接受.• 不自量力而接受他人請託只有兩種結果, 一是
累死自己, 二是信用受損
• 努力自己茁壯成為大樹, 讓自己的果實惠及眾
人
31
面對任何事情
馬上做
拒絕做
賦權給別人做
延遲做
值得做嗎?
需親自做嗎?
應馬上做嗎?
N
N
N
結論是…
32
1.捨得2.勇於拒絕3.交待
1.怡情養性2.輕鬆一下
時間管理架構
1.兵貴速戰速決2.多花一點時間去思考…
1.決勝於廟堂之上2.灌能
均 衡均 衡
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
不重要的事
如何提高工作效率
34
提高工作效率的三方法三法則
• 三個方法
1. 了解自己每天不同時
段體力的分佈狀況來
決定要做什麼樣事情
2. 讓自己充滿活力, 最簡單的方法, 就是養
成每個禮拜固定運動
的好習慣
3. 均衡的生活作息, 培養一個良好的嗜好
• 三個法則
1. 批次處理法則. 集中
時段處理所有性質相
同的事情
2. 80/20 法則, 這法則是
在有限的時間挑選出
重要的事情來做
3. 高效率法則: roger 大塊時間法則
35
批次處理法則
• 一段時間處理同一性質的事情, 一次處理多件, 多件累積到一定數量才處理
• 如果個別處理或出現才處理會把自己的時間
切割成很多片斷, 譬如看 Email, 接電話, 或者
是不速之客的打斷都是…• 一次只專心完成一整塊的任務, 不要心有二用, 避免出錯反而要花更多的時間處理後續的問
題
36
80/20 法則
• the Vital Few & the Trivial Many• 柏拉圖法則
• 花最少的力氣, 獲得最多的效益
• 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的
時間=>也就是說80%的努力是與成果低相關
的
37
80/20 原理意示圖
80% 時間
20%時間
80% 成效
20%成效
重要的少數事物
瑣碎的多數事物
規劃有效的做法
38
roger 大塊時間法則: 30/90法則
• 大塊時間法則是培養工作情緒的法則, 前30分鐘做容易做的事情讓事情看起來有進度; 後90分鐘做最重要的事情.
• 儘量讓這120分鐘不受干擾, 你可以告知週遭
的人或者主動拒絕干擾
• 養成習慣一天至少一塊大塊時間, 每天保有基
本的績效, 有心情時再做第二塊, 則有高績效
39
大塊時間三步曲
1. 把今天要做的事情一一列舉出來, 分成容易做
的, 重要的及其它的事情,由80/20法則排出事
情處理的優先順序
2. 前 30 分鐘完成最容易完成的事情, 時間一到
不管有沒有做完就切到重要事情上
3. 後90分鐘完成最重要的事情. 若做得起勁時一
直做下去也無所謂
• 有空的時間再來做其它未完成容易的事
40
大塊時間示範
列舉今天要做的事-快速回Email-打電話-規劃專案-開會-批電子文件-歸還文件-與同事溝通…
以難易度排列易易難1
固定時間易易難2…
前30分先做簡單的事情
後90分再做難的事情
(1)(2)
(3)
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1.捨得2.勇於拒絕3.交待
1.怡情養性2.輕鬆一下
良好的時間管理來自於計畫
1.兵貴速戰速決2.快刀斬亂麻
1.決勝於廟堂之上2.灌能
均 衡均 衡
緊迫的事 不緊迫的事
重要的事
不重要的事
42
P
A
DC
不好
好耗用時間
花時間在計畫上才是最節省時間的作法
耗用時間
43
計劃是什麼?• 你要往哪裡去?
– 目標設定 (目的)• 你要如何去?
– 目標如何達成 (手段)
44
執行是從那裡展開
日常業務/狀況
老闆指示 計畫
執行匯整進度報告回報
妳每天在做的事情
45
125
100
80
64
4836
2718
12 12
0
20
40
60
80
100
120
140
專
案
一
專
案
二
專
案
三
專
案
四
專
案
五
專
案
六
專
案
七
專
案
八
專
案
九
專
案
十
125
100
80
64
4836
2718
12 12
0
20
40
60
80
100
120
140
學
習
一
學
習
二
學
習
三
學
習
四
學
習
五
學
習
六
學
習
七
學
習
八
學
習
九
學
習
十
125
100
80
64
4836
2718
12 12
0
20
40
60
80
100
120
140
生
活
一
生
活
二
生
活
三
生
活
四
生
活
五
生
活
六
生
活
七
生
活
八
生
活
九
生
活
十
如何列管重要計畫
• 將自己短中長期的計畫
依工作,個人及生活這三
個主軸一一列舉出來, 並算出每個計畫的效益. (如下一頁所示)
• 在同一個時間點進行這
三個主軸的前3個專案
(專案件數依自己能力而
定,紅線的左邊)• 有專案結束之後下一個
專案就可以往左遞補
46
擬定計畫注意事項
1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只有
一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最少力
氣及資源, 就是最好的做法
2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾經
做過人的意見, 切忌閉門造車
3.做法的骨架就是計畫的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經決定了
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備忘錄
時間管理的利器: to-do List
備忘錄
緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況
重要的事情1.工作計畫2.人生規劃3.家庭,健康,財富
Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日
Routine Work1.日常工作2.定期約會
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如何計劃要執行的事項
• 列出 ToDo-CheckList, 該做的事情由專案的任務
項目展開
• 要設計有 Check Box, 如: □ for √• 要把計劃外的變數(如:突發狀況)也納入考量, 如工
作時間乘上1.5倍• 每天下班後花10分鐘檢討今天做的事情及計劃明
天要做的事情
49
備忘錄如何實作
1.製作當天個人約會, 會議及例行事項放入
2.列出您今天要做的事情, 分成一定要做的事,容易的事, 突發的事, 可以先緩一緩的事
3.依照大塊時間法則擺入. 執行完畢後□打勾
4.下班時將今天沒有做完的+明天的要做事情再
重寫一張
50
一日之計在於昨天下班前
• 每天下班前把今天完成的事情寫下來, 你會很
有成就感的
• 每天下班前把今天應完成未完成的事, 或者是
明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是明天
的計劃
• 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明
天的行動, 你將是最有創意最有行動力的人
執行能力的強化
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良好工作習慣的養成• 兵貴速戰速決
• 養成做備忘錄的習慣
• 可以早上做完的事,決不拖到下午完成
可以一天做完的事,決不分成兩天完成
• 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低
潮時
53
“執行”的寫照
• Just Do It• 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨
• 行動才是企劃的開始
• 把掌控著力焦點集中在計畫最緊要的20%• 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷
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“執行”的需要與不需要
• 不需要
– 退卻
– 思考, 猶豫
• 需要
– “蝦米都不驚”, 勇往直前
– 毅力
– 轉彎
– 韌性
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執行不是一成不變的
• 合理性 Reasonable 表示用心
• 試探一下是不損傷毫髮的
• 平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最
能顯現效果
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應變的意示圖: 投石問路
Marty, 100 元賣給你
Roger, 100元太貴了, 70 !
(推推看!)
我成本才80, 70門都沒有!
不行, 90.(擋擋看!)
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Buffer 緩衝區
• 並不是每件事情都那麼的急
• 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我
們會變得神經兮兮的
• 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不
必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提
醒我們
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如何處理情緒低潮
• 每天至少完成一件事情
• 完成事情的定義
– 完整的
– 相關的
– 善後的
– 記錄的文件
• 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件
事情
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個人習慣的養成
• 當你了解了某一個觀念, 如WBS, 大塊時間法
則, 進而接受它執行它時, 經過廿一天之後你
就可以把這個觀念內化, 並且將這種做法化為
生活中的習慣…這就是習慣養成法則
• 當你覺得需要時間管理, 去做時間管理, 得到
實質的好處, 更強化自己時間管理的動機, 成為一良好的正向循環
60
我的成功和快樂的定義就是…
長宏 roger
61
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