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EXCELLENCE IS OUR STANDARD
E-Procurement bei Hora Neue Wege für die strategische Beschaffung
HORA - Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG
Kivanc Karakoc
Herzlich willkommen
Herzlich willkommen
Kivanc Karakoc
Strategischer Einkäufer Stahl-, Schmiede- und
Tiefziehteile
HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG
seit 1967 Spezialist für Konstruktion und
Herstellung sowie Vertrieb und Betreuung von
Regelventilen, Armaturen und Antrieben.
© HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG | 23.02.2016 | Kivanc Karakoc |
Aktionsplan
o Ermittlung des C-Teile Bedarfs
o Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
o Beschaffungsmarktanalyse
o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Aktionsplan
Ermittlung des C-Teile Bedarfs
o Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
o Beschaffungsmarktanalyse
o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Aktionsplan
Ermittlung des C-Teile Bedarfs
Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
o Beschaffungsmarktanalyse
o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Aktionsplan
Ermittlung des C-Teile Bedarfs
Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
o Beschaffungsmarktanalyse
o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Beschaffungsmarktanalyse
o BME E-Lösungstage
o BME Forum strategische C-Teile Beschaffung
o Business Breakfast Mercateo
o Praxis Webinar Mercateo
o Austausch mit Referenzkunden
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Aktionsplan
Ermittlung des C-Teile Bedarfs
Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
Beschaffungsmarktanalyse
o Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
o Überflüssig machen
o Prozesse automatisieren & digitalisieren
o Anzahl der Lieferanten reduzieren
o Klare Strukturen schaffen
o Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
o Internes Marketing
o IT & Buchhaltung einbinden
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Bedarfsanfrage
Freigabe ?
Lieferantenauswahl
Angebotsprüfung
Plausibilitätsprüfung der Angebote
Lieferstammdaten prüfen, ggf. anlegen
Bestellung
elektronisch
Auftragsbestätigung prüfen
Ablage
Wareneingang buchen
Rechnung prüfen
Zahlungsausgang
Überflüssig machen
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Artikelsuche
Freigabe ab definierter
Wertgrenze über digitalen Workflow
Bestellung
elektronisch
Ablage
elektronisch
Rechnung prüfen
Zahlungsausgang
Soll-Prozess
Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
Überflüssig machen
Prozesse automatisieren & digitalisieren
Anzahl der Lieferanten reduzieren
Klare Strukturen schaffen
o Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
o Internes Marketing
o IT & Buchhaltung einbinden
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Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
Überflüssig machen
Prozesse automatisieren & digitalisieren
Anzahl der Lieferanten reduzieren
Klare Strukturen schaffen
Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
o Internes Marketing
o IT & Buchhaltung einbinden
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Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
Überflüssig machen
Prozesse automatisieren & digitalisieren
Anzahl der Lieferanten reduzieren
Klare Strukturen schaffen
Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
Internes Marketing
o IT & Buchhaltung einbinden
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Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
Überflüssig machen
Prozesse automatisieren & digitalisieren
Anzahl der Lieferanten reduzieren
Klare Strukturen schaffen
Wünsche der Mitarbeiter berücksichtigen
Internes Marketing
IT & Buchhaltung einbinden
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Aktionsplan
Ermittlung des C-Teile Bedarfs
Aufnahme des IST-Prozesses inkl. Kosten
Beschaffungsmarktanalyse
Definition des Soll-Prozesses inkl. Kosten
Erstellen eines Lasten- / Pflichtenhefts
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Mercateo Approve Now live!
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Kosten Implementierung Mercateo Approve Now
Einmalige Kosten Volumen €
• Anlage von 5 Exklusivkatalogen (je Katalog 90 € ) 450 €
• Interne Kosten der Schulung 3.600 €
(4 Std., 15 Key-User)
• Erstellung von 6 Sichten (Sortimentsanpassung, Ausblenden von Artikeln) 540 €
4.590 €
Laufende Kosten
• 5 Exklusivkataloge (je 20 € monatlich) 1.200 €/ Jahr
• 6 Sichten (Sortimentsanpassung, Ausblenden von Artikeln) 1.440 €/ Jahr
• Serviceentgelt (4% des Nettowarenwertes) 3.818 €/ Jahr
6.458 €/ Jahr
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Einsparpotentiale
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Zahlen – Daten – Fakten
Kosten pro Bestellvorgang
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1 1
1 Bedarf 00:01:30 Bedarf 00:01:30
2 Bestellanforderung erstellen 00:01:21 Entfällt
3 evtl. Genehmigung 00:10:22 evtl. Genehmigung 00:01:30
4 Artikelsuche und Angebot 00:04:32 siehe unten Prozess 6
5 MA bestätigt Angebot 00:01:53 Entfällt
6 Bestellung 00:01:32 Bestellung (Suche bis Bestellauslösung) 00:04:05
7 Eingang und Kontrolle der AB 00:01:46Eingang und Kontrolle der AB 00:01:46
8 Wareneingang/ Buchung/ Logistik 00:12:26 Wareneingang/ Buchung/ Logistik 00:08:21
9 Archivierung des LS 00:03:39 Archivierung des LS 00:03:39
10 RE annehmen & prüfen 00:01:02 RE annehmen & prüfen 00:01:02
11 RE erfassen/ archivieren/ freigeben 00:08:21RE erfassen/ archivieren/ freigeben (Einsparung
möglich)00:08:21
12 evtl. Rückfragen bzgl. Bestellung 00:04:51 Entfällt
13 Zahlung 00:03:01 Zahlung 00:03:01
14
15
00:56:16 00:33:15
Summe
n
einmalig
monatlich
Leistungsgrad:Bereich/Abteilung:
Arbeitsplatz:
Arbeitsablaufanalyse
Potenzial: 41%Datum:
Investitionen [€]:
SOLL-Prozess
Gesam
tzeit
[Min
ute
n]
Ein
zelz
eit
[Seku
nd
en
]
Gesam
tzeit
[Min
ute
n]
MA = Mitarbeiter; LS = Lieferschein; AB = Auftragsbestätigung; RE = Rechnung
SummeE
inzelz
eit
[Seku
nd
en
]
Arbeitsbereich:
lfd. Nr. nIST-Prozess
Facility Management
Einkauf
13.01.2015
Beschaffung von indirekten Artikeln
Einsparpotentiale
Mögliche Einsparungen Volumen €
• Preisreduzierung (5%* vom EK-Volumen 735.643 €) 36.782 €
• Prozessoptimierung (1.986 Bestellungen)
165 € Konventionelle Bestellung
122 € Desktop Purchasing (25,9%*) 85.398 €
• Reduzierung der Lieferantenanzahl (76 auf 1)
500 € „Betreuungskosten“ je Lieferant 37.500 €
• Entfall Artikelstammdatenpflege (z.B. Preise)
20 € je Artikel/ Jahr a ca. 180 neue Artikel 3.600 €
• Keine Neuanlage von neuen Lieferanten und Artikeln
163.280,- €
© HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG | 23.02.2016 | Kivanc Karakoc |
*Quelle: BME-Studie Elektronische Beschaffung
Return on Investment
Bei 100%iger Realisierung der Einsparpotentiale
Primärer ROI 4.590 € / 163.280 € = 10 Tage
Bei 50%iger Realisierung der Einsparpotentiale
Primärer ROI 4.590 € / 81.640 € = 20Tage
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Warum E-Procurement bei HORA?
Weg von einer operativ geprägten Beschaffung hin zu einer
strategischen Beschaffung!
• Schaffung von Rahmenbedingungen
• Kompetenzverschiebung auf Bedarfsträger
• Schlanker Ablauf
• Fokus auf wettbewerbsrelevante Beschaffung
• Commodity-, Lieferanten- und Projektmanagement
Einkauf aktiver Teil der Wertschöpfungskette
© HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG | 23.02.2016 | Kivanc Karakoc |
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Konventionell
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Operativer Einkauf
Bedarfsanforderer
Warum E-Procurement bei HORA?
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Desktop Purchasing
Strategischer Einkauf
Einkaufsdienstleister
Bedarfsanforderer
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Lieferant
Warum E-Procurement bei HORA?
Status e-Procurement bei HORA
© HORA Holter Regelarmaturen GmbH & Co. KG | 23.02.2016 | Kivanc Karakoc |
e-Procurement bei HORA
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Kanban / Beratung
Keller & Kalmbach
Schröder Produktionstechnik
Beschreibung: RFID Kanban Belieferung von Werkzeugen und Verbindungselementen durch
die o.g. Lieferanten im FullService. Berechnung über je eine
Monatsrechnung.
Anzahl Artikel: 560
Anzahl Lagerorte: 3
Bestellung: Automatisiert über RFID
Rechnungsart: Monatsrechnung
Anzahl Rechnungen: 12
e-Procurement bei HORA
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Mercateo inkl. Mercateo ApproveNow
Bestellplattform
Exklusiv-Abwicklung/Kataloge
Beschreibung: Zugriff auf unzählige Lieferanten und Artikel über die Plattform. Möglichkeiten
der Anbindung von bestehenden Lieferanten und Exklusiv Abwicklung durch
Mercateo. Nutzungsmöglichkeit von PSG als Dienstleister für Artikel, die nicht
auf der Plattform zur Verfügung stehen.
Anzahl Artikel: 19 Mio. zzgl. Exklusiv Kataloge
Lieferanten: über 500 zzgl. Exklusiv Kataloge
Kreditor: 1
Bestellung: n.n.
Vorteile Mercateo Approve Now
• 1 Kreditor für „alles“
• Möglichkeit des Gutschriftverfahrens
• Kürzere Durchlaufzeiten
• Keine Stammdatenpflege
• Volle Transparenz a Auswertungsmöglichkeit
• Stabiler Prozess a Keine Medienbrüche
• Papierbasierte Abläufe werden digitalisiert
• Lieferanten können angebunden werden
• Maverick Buying wird kontrollierbar a Bestellungen nur noch über E-Procurement-Tool
• Erhöhung der Produktivität des Einkauf und der Mitarbeiter
• Fokus auf strategische Themen im Einkauf
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Ausblick
o Gutschriftenverfahren
o Travelmanagement (z. B. BCD, Sixt, HRS, Booking)
o Fuhrparkmanagement
o Wirtschaftsauskunft
o Template für Werbemittel & Visitenkarten
o Abo Verwaltung von Zeitschriften / Zeitungen
o Weiterbildungen / Seminare
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