E drejta për qasje në dokumente publike, rezultatet dhe sfidat e zbatimit

Prishtinë, qershor 2012

2

E drejta për qasje në dokumente publike, rezultatet dhe sfidat e zbatimit

Autor i RaportitMilaim Morina & Shqipe Pantina

Redaktore Shqipe Pantina

Asistent Ilir Pantina

Zbatimi i projektit dhe publikimi i këtij raporti është mbështetur nga Fondacioni Kosovar për Shoqëri të Hapur (KFOS). Pikëpamjet në këtë raport janë të Qendrës për Politika dhe Avokim dhe jo të donatorit.

3

E drejta për t’u informuar dhe për qasje në dokumente publike, zbatimi i ligjit në Kosovë- rezultatet dhe sfidat

E drejta për t’u informuar është një nga të drejtat themelore të njeriut, e shprehur dhe garantuar në dokumente të shumta ndërkombëtare, si në Rezolutën 59 (1) të Asamblesë së Përgjithshme të Kombeve të Bashkuara (1946), Deklaratën e Përgjithshme mbi të Drejtat e Njeriut (neni 19), neni 19 i Paktit Ndërkombëtar për të Drejtat Civile dhe Politike, Neni 10 i Konventës Evropiane Për Mbrojtjen e të Drejtave të Njeriut dhe Lirive ThemeloreNë Kosovë kjo e drejtë është e garantuar me aktin me të lartë juridik të vendit-Kushtetutën. Kjo e drejtë është e rregulluar me nenin 40 e Drejta për t’u informuar dhe nenin 41 i cili në veçanti flet për të Drejtën e Qasjes në Dokumente Publike

1. Secili person gëzon të drejtën të qasjes në dokumente publike.2. Dokumentet që mbajnë institucionet publike dhe organet e pushtetit shtetëror janë publike, me përjashtim të informacioneve që janë të kufizuara me ligj, për shkak të privatësisë, të sekreteve afariste ose të informacioneve të klasifikuara të sigurisë.

Për më tepër kjo e drejtë garantohet dhe zbatimi i saj rregullohet me një sërë aktesh tjera ligjore nënligjore që garantojnë të drejtën e qasjes në dokumente publike, në sektor të caktuar. Kjo e drejtë rregullohet ne veçanti me Ligjin Nr. 03/L-215 PËR QASJE NËDOKUMENTE PUBLIKE i cili në detaje rregullon të drejtën e qytetarëve për qasje në dokumente publike dhe obligimet që dalin nga institucionet për të ofruar qasje të papengueshme të qytetarëve në këto dokumente. Përveç këtij Ligji, Kuvendi i Kosovës ka miratuar edhe dy ligje tjera që e plotësojnë fushën e së drejtës në informacion, duke rregulluar fushat ku qasja e publikut është e kufizuar. Kjo ka të bëjë me Dokumentet që kanë të bëjnë me të dhënat personale- Ligji nr. 03/L-172 PËR MBROJTJEN E TË DHËNAVE PERSONALE si dhe me Dokumentet e klasifikuara - Ligji nr. 03/L-178 PËR KLASIFIKIMIN E INFORMACIONEVE DHE VERIFIKIMIN E SIGURISË

Objektivat e projektit

Qendra për Politika dhe Avokim nga dhjetori i 2011 ka bërë monitorimin e zbatimit të së drejtës për qasje në dokumente publike me saktësisht të Ligjit për Qasje në Dokumente Publike. Projekti kishte për qëllim këto objektiva:

Të ngris nivelin e vetëdijes dhe njohurive të publikut me të drejtën për qasje në informacion dhe qasje në dokumente përmes një spoti Televiziv të transmetuar në RTK.

4

Të monitorojë zbatimin e LQDP duke dërguar të paktën 100 kërkesa për qasje ne dokumente publike tek institucionet publike të nivelit qendror dhe lokal, gjykatat, kompanitë publike dhe institucionet e pavarura

Të publikoj një raport me rezultatet e monitorimit të zbatimit të ligjit për qasje në dokumente publike duke bërë krahasime me raportin e mëhershëm të monitorimit të bërë ne vitin 2009;

Të bëjë publike parregullsitë dhe mospërputhjet e evidentuara edhe në fushat tjera ( psh shpenzimet buxhetore etj, ) të cilat do hasen gjatë procesit të monitorimit të zbatimit të ligjit për qasje ne dokumente publike

Të ofrojë ndihmë dhe këshilla për qytetarët, OJQ dhe mediet në mënyrën se si mund ta realizojnë të drejtën për qasje në dokumente publike.

Për të arritur këto objektiva QPA ka kryer një sërë aktivitetesh. Në bashkëpunim me RTK QPA ka transmetuar për dy muaj rresht, në mars dhe prill një spot televiziv ku qytetarët janë njoftuar me të drejtën e tyre për të kërkuar qasje në dokumente publike. QPA po ashtu ka ofruar ndihëm si për OJQ dhe media por po ashtu edhe për institucionet në zbatimin e së drejtë për qasje në dokumente publike, duke ju shpjeguar procedurat që duhet ndjekur sipas ligjit ose edhe duke ofruar trajnime. QPA po ashtu ka marrë pjesë në grupin punues për hartimin e udhëzimeve dhe formularëve për zbatimin e LQDP. Këto udhëzime janë miratuar nga qeveria dhe janë të publikuara në ueb faqen e Zyrës së Kryeministrit. http://www.kryeministri-ks.net/?page=1,176Megjithatë aktiviteti kryesor i këtij projekti ka qenë monitorimi i zbatimit të Ligjit për Qasje në Dokumente Publike. Monitorimi i zbatimit të ligjit është bërë në dy faza duke dërguar kërkesa për qasje në dokumente publike në institucionet publike të Republikës së Kosovës. Për gjashtë muaj me radhë, QPA ka dërguar mbi 247 kërkesa për qasje dokumente publike, ka pranuar 111 (44.93% ) përgjigje në rreth 65 institucione të nivelit qendror dhe lokal duke përfshi gjykatat, institucionet e pavarura dhe kompani publike në të dyja nivelet atë nacional dhe lokal.

Monitorimi i zbatimit të ligjit është bërë në dy faza.

Faza e parë: Gjatë periudhës prej 15 dhjetor 2011 deri me 15 shkurt 2012, QPA ka dërguar 128 kërkesa për qasje në dokumente publike në institucionet publike të Kosovës, në ministri, komuna dhe institucione të pavarura. 16 nga kërkesat e dërguara kanë qenë kërkesa konfirmuese. Nga këto 128 kërkesa QPA ka marrë përgjigje pozitive në 55 prej tyre që në përqindje i bie rreth 42.96% që në krahasim me raportin e fundit monitorues që është bërë QPA në bashkëpunim më AGPK ka një përmirësim të dukshëm.

5

Tabela me listën e kërkesave të dërguara në fazën e parë (dhjetor 2011-shkurt 2012)

Institucione Nr. i kerkesave te derguara

Nr. i përgjigjeve të pranuara

Përqindja e përgjijgeve të pranuara

Qeveria 42 21 50%Komunat 60 21 35%Gjykatat 9 2 22.22%K. Gjyqesor 2 0 0Presidenca 1 1 100%KQZ 4 0 0Policia 3 2 66.66%Akademia e Shkencave 1 1 100%Administrata Tatimore e Kosoves

1 1 100%

Termokos 1 1 100%Agjencia kosovare e pronave

1 1 100%

Keshilli i Pavarur Mbikqyres

1 1 100%

Komisioni i pavarur per media

1 1 100%

Zyra e auditorit te pergjithshem

1 1 100%

Agjencia Kosovare e Privatizimit

1 1 100%

Rektorati 1 0 0%Totali 128 55 42.96%

Institucionet që kanë qenë më përgjegjës dhe janë përgjigjur në pajtim me LQDP janë kryesisht institucionet e pavarura siç janë: Administrata Tatimore, Agjencia Kosovare e Privatizimit Agjencia e Pronës, Këshilli i pavarur mbikëqyrës, Këshilli mbikëqyrës i medieve, Termokosi, Akademia e Shkencave dhe Arteve etj. Një përmirësim i zbatimit të ligjit është vërejtur edhe tek institucionet qeveritare të nivelit qendrorë, gjegjësisht ministritë. Nga 42 kërkesa të dërguara kemi marrë përgjigje në 21 prej tyre, në përqindje 50% . Gjendja më e keqe është në nivel komunal ku nga 60 kërkesa janë përgjigjur 21 ose 35%. Kurse Gjykatat janë ato që nuk e zbatojnë si duhet LQDP. Nga 9 kërkesa të dërguara përgjigje janë kthyer në vetëm 2 prej tyre ose 22.22%. Ndërsa në 73 ose në 57.04% të kërkesave nuk është kthyer fare përgjigje, qoftë edhe negative. Në këtë fazë, kërkesa të refuzuara nuk ka pasur. Në fazën e dytë, respektivisht në periudhën kohore nga 1 mars deri me 16 maj janë dërguar 119 kërkesa në të gjitha institucionet publike (në Presidencë, Kuvendin e

6

Kosovës Zyrën e Kryeministrit, në Ministritë, Gjykata, Kompani Publike, Komuna, Agjencia te Pavarura të themeluara nga institucionet e Kosovës etj). Në 56 prej tyre është kthyer përgjigje, qe në përqindje i bie 47.05% . Pra, trendi është pothuajse i njëjtë më atë të periudhës së parë.

Tabelat me listat e kërkesave të dërguara në fazën e dytë të monitorimit (Shkurt 2012-maj 2012)

Institucionet Qendrore

Institucioni Nr.i kerkesave të derguara

Nr i pergjigjeve të pranuara

Përqindja e përjgigjeve të pranuara

Zyra e Kryeministrit 5 3 60% Zyra e Presidentit 1 1 100% Kuvendi I Kosoves 2 2 100% Min. e Zhvillimit Ekonomik

2 1 50%

Ministria e Infrastruktures

4 0 0%

Ministria e Shendetesise 4 2 50% Ministria e Drejtesise 2 1 50% Ministria e Brendshme 1 1 100% Ministria per Komunitete dhe Kthim

2 1 50%

Ministria e Arsimit, Shkences dhe Teknologjise

3 3 100%

Ministria e Tregtise dhe Industrise

1 1 100%

Ministria e Administrates Publike

2 1 50%

Ministria e Puneve te Jashtme

1 1 100%

Ministria e Diaspores 1 1 100% Ministria e Integrimeve Evropiane

1 1 100%

Ministria e Bujqesise,Pylltarise dhe Zhvillimit Rural

1 00%

Ministria e Punes dhe Mireqenies Sociale

1 1 100%

Totali 35 21 60%

7

Komunat

Komuna Nr. i kerkesave të derguara

Nr. i pergjigjeve të pranuara

Përqindja e përgjigjeve të pranuara

Prishtine 2 1 50%Prizren 5 0 0%Lipjan 4 1 25%Mitrovice 2 2 100%Peje 3 0 0%Kacanik 5 1 20%Therande 3 2 66.7%Fushe Kosove 3 0 0%Kline 4 3 75%Novoberde 2 2 100%Rahovec 3 1 33.33%Istog 2 2 100%Decan 2 1 50%Viti 1 1 100%Gracanice 1 0 0%Gjakove 1 0 0%Gjilan 1 1 100%Skenderaj 1 0 0%Drenas 1 1 100%Kllokot 1 0 0%Podujeve 1 1 100%Shterpce 1 0 0%Malisheve 1 1 100%Junik 1 0 0%Dragash 1 1 100%Totali 51 22 43.13%

8

Gjykatat

Gjykata Nr. i kerkesave të derguara

Nr. i pergjigjeve të pranuara

Përqindja e përgjigjeve të pranuara

Skenderaj 2 1 50%Decan 3 0 0%Malisheve 2 0 0%Drenas 1 1 100%Ferizaj 1 0 0%Therande 1 0 0%Gjakove 1 0 0%Prizren 1 0 0%Lipjan 1 1 100%Gjykata Kushtetuese 2 1 50%totali 15 4 26.7%

Institucionet e pavarura

Institucioni Nr.i kerkesave të derguara

Nr. i pergjigjeve të pranuara

Përqindja e përgjigjeve të pranuara

PTK 1 1 100%KEK 2 1 50%Policia e Kosoves 3 2 66.66%KQZ 2 0 0%Agjencia Kadastrale 1 1 100%Agjencia per Barazi Gjinore

1 1 100%

Termokos 2 0 0%Byroja Kosovare e Sigurimeve

1 0 0%

Agjencia Kosovare ePrivatizimit

1 0 0%

Trusti Pensional i Kosoves

1 1 100%

Agjencia Kunder Korrupsion

1 1 100%

Zyra e Auditorit te Pergjitheshem

1 0 50%

Avokati i Popullit 1 1 100%Totali 18 9 50%

9

Në Institucionet qendrore (në Presidencë, Kuvendin e Kosovës, Qeveri) janë dërguara 35 kërkesa. Qasja është lejuar në 21 nga kërkesat e parashtruara, ose në 60% të rasteve.Në Komuna janë dërguar një numër më i madh i kërkesave, gjithsej 51, nga to në 22 raste është lejuar qasja,ose në 43.13%, ndërsa në 14 kërkesat tjera nuk është kthyer fare përgjigje Në Agjencitë e Pavarura, Ndërmarrjet Publike, dhe mekanizma tjerë të cilat janë të themeluara nga institucionet e Kosovës, janë parashtruar 18 kërkesa, qasja është lejuar në9 kërkesa ose në 50% të rasteve. Në Gjykatat, ato komunale dhe të qarkut, numri i kërkesave të parashtruara është 15, në 4kërkesa është lejuar që të kemi qasje, d.m.th 26.7% te kërkesave të parashtruara.

Në total në 61 kërkesa nuk është kthyer asnjë përgjigje, ose në përqindje 51.2%

Në dy raste është refuzuar qasja ose në 1.7% të kërkesave të parashtruara. Njëra nga Trusti i kursimeve të Kosovës, ndërsa tjetri nga Policia e Kosovës. Në kërkesën që ështërefuzuar nga trusti arsyetimi bazohet në ligjin për mbrojtjen e të dhënave personale duke cituar edhe nenet konkrete të këtij ligji, përderisa në kërkesën e refuzuar nga Policia e Kosovës, arsyetimin i referohet ligjit për mbrojtjen e të dhënave personale, mirëpo nuk saktëson së në cilin nen të ligji e bazon refuzimin për të mos pasur qasje.

Niveli i zbatimti të LQDP

Nëse, bëjmë një krahasim më të dhënat e më hershme të hulumtimit tonë, atëhere del se Institucionet Qendrore (përjashto këtu Presidencën dhe Kuvendin e Kosovës të cilët kanë lejuar qasje në të gjitha kerkesat) kanë shenuar ngritje të konsiderueshme nga 50% sa ishte në përiudhen dhjetor 2011- shkurt 2012, në 60% mars-maj 2012.Komunat kanë shenuar rritje sa i përket transparencës nga 35% sa ishte me parë në 43.13% në fazën e dytë. Agjencitë e pavarura janë treguar më pak transparente nga 57.14% sa ishte në periudhen a parë të monitorimit në 50%. Ndersa, Gjykatat janë treguar pak me transparente në këtë përiudhë të monitorimit nga 22.22% që ishtë në fazën e parë të monitorimit, në 26.7%.

Kur analizohën këto statistika, mund të shihet qartë se niveli i transparencës mbetet pothuajse i njejtë më atë të periudhes paraprake të raportimit, më një rritje prej 4.09%.

Përgjigjet e pranuara- forma dhe përmbajtja e tyre

Qendra për Politika dhe Avokim pothuajse në të gjitha rastet, ka bërë përpjekje që nga institucionet të kërkojë informata në formë dokumenti.Në fazën e parë këmi pranuar 55 përgjigje, nga këto 36 kanë qënë në formë dokumenti, ndërsa 19 kanë qënë në fromë informate osë përgjigja është dhënë vetëm më statistika.

10

Në fazën e dytë të monitorimit, QPA ka pranuar 56 përgjigje, ku prej tyre 37 përgjigje janë ktyer në formë dokumenti, përderisa 19 përgjigjet tjera kanë qënë vetëm në formë të informates.Në të dyja fazat e monitorimit, përgjigjet në formë dokumenti janë kthyer 73 herë osë në përqindje 65.76%, ndërsa në forma tjera, qoft si informatë apo në formë statistikash 38 herë ose 34.23% .

Sfidat në zbatimin e LQDP dhe mësimet e nxjerra nga procesi i monitorimit

Gjatë procesit të monitorimit të ligjit për qasje në dokumente publike, QPA është përballur me një serë çështjesh, të cilat nganjëherë edhe e kanë sfiduar procesin e monitorimit të LQDP. Këto çështje kryesisht kanë të bëjnë më trajtimin dhe procedimin e kërkesave për QDP. Çështjet që më së shpeshti janë hasur gjatë procesit të monitorimit janë si në vijim:.

Mënyra e Qasjes në Dokumente Publike. Në disa raste pas dërgimit të kërkesave për mes postës elektronike, ne jemi kontaktuar nga këto institucione duke kërkuar që kërkesa të dërgohet fizikisht ose nganjëherë është kërkuar nga ne që të shkojmë fizikisht t’a marrim dokumentin, edhe përkundër asaj se një nga mënyrat e parashtimit të kerkesës ës mund të behët edhe në formë elektronike (LQDP, neni 4.2).

Konfirmimi për pranimin e kërkesave- Në shumicën e kërkesave të dërguara përmes postës elektronike nuk është konfirmuar pranimi nga zyrtarët përgjegjës. Përjashtim bëjnë disa raste ku është bërë konfirmimi dhe protokollimi elektronik i kërkesës së parashtruar.

Kërkimi i dokumenteve shtesë, (siç është kopja e letërnjoftimit, Certifikata e regjistrimit të organizatës etj). Në disa raste është kërkuar që të i’u dërgojmë dokumente shtesë si certifikata e regjistrimit apo kopja e letërnjoftimit përkundër faktit se kemi ofruar të dhënat kontaktuese të parashtruesit të kërkesës.

(Mos) Bashkëpunimi dhe (Mos) Koordinimi në mes zyrtarëve brenda të njëjtit institucion- QPA, gjithashtu ka hasur edhe në disa raste të mos bashkëpunimit ose koordinimit të vet zyrtarëve, që nga faza e parashtrimit të kërkesës, procedimit të saj e deri të lejimi ose jo i qasjes.Në disa raste, ka ndodhur që zyrtari përgjegjës për trajtim të kërkesave për QDP kanë dhënë arsyetime si p.sh: sekretari permanent ka qenë në pushim, ose personat të cilët është dashur që të përgjigjen në kërkesën e parashtruar kanë qenë në udhëtime zyrtare apo të ngjashme.Gjatë monitorimit po ashtu janë hasur raste të tilla kur përkundër gatishmërisë së zyrtarit për qasje ne dokumente publike cili e ka përcjellë kërkesën tek zyrtarët kompetentë, mirëpo ata nuk kanë kthyer përgjigje ose janë treguar neglizhent, kjo edhe ka ndikuar në disa raste që përgjigjet të vonohen. Raste tjera ka kur zyrtari për qasje ne dokumente publike ka kërkuar nga ne që kërkesënta dërgojmë ne tek zyrtari i cili mund të na jep dokumentin e kërkuar.

11

Përfundime

Kosova ka legjislacion mjaft të avancuar për të drejtën për qasje në informata dhe dokumente publike. Kjo fushë është e rregulluar më tri ligje: me Ligjin për Qasje në Dokumente Publike, Ligjin për mbrojtjen e të dhënave personale si dhe më Ligjin për Klasifikimin e Informacioneve dhe Verifikimin e Sigurisë. Edhe pse legjislacioni është mjaft mire i kompletuar, megjithatë shpeshherë vërehet se zyrtarët nuk janë të njoftuar sa dhe si duhet me Ligjin. QPA sugjeron ofrimin e trajnimeve për të gjithë zyrtarët për qasje ne dokumente publike q nuk janë trajnuar më herët, por edhe për zyrtarët tjerë brenda institucioneve veçanërishtudhëheqësit e departamenteve dhe divizioneve. Në shumicën e institucione janë të emëruar zyrtarë për QDP, përveç gjykatave që nuk i kanë të emëruar këta zyrtare. Në një masë të madhe zyrtarët po ashtu janë të njoftuar me detyrat e tyre për pranimin e dokumenteve dhe evidentimin e tyre, megjithatë në shumë raste ata krijojnë burokraci të panevojshme që ndikojnë në qasjen ne dokumente publike siç është për shembull kërkimi i dokumenteve identifikuese, ose kërkesa të dërgohet me shkrim në formë të shtypur etj.

Në disa raste ka qenë e vështirë të sigurohen adresat apo të dhënat kontaktuese për zyrtarët për qasje në dokumente publike ose ato adresa nuk janë funksionale siç është përshembull adresat elektronike të Gjykatave. Institucionet duhet t’i postojnë në ueb faqe adresat ku mund të dërgohen kërkesat për qasje në dokument publike

Institucionet publike, akoma nuk kanë hartuar një listë në të cilën duhet të evidentohen se cilat informacione janë të klasifikuara, ose pjesërisht të klasifikuara., për më shumë nuk e kanë listën e dokumenteve te cilat ato i disponojnë. Secili institucion duhet të hartojnë listën me dokumente të tilla qe ata i posedojnë dhe lista e tillë të bëhet publike në ueb faqet e tyre.

12

Right to Access Public Documents- results and challenges

Authors of the Report Shqipe Pantina and Milaim Morina

Edited by:Shqipe Pantina

AssistantIlir Pantina

The Implementation of the project and publication of this Report is supported by theFoundation for Open Society (KEC). The views in this report are those of the Centre for Policy and Advocacy, and not the donor.

13

The right to information and access to public documents, the rule of law in Kosovo-monitoring results and challenges

The right to information is one of the fundamental human rights, expressed and guaranteed by numerous international documents, as in Resolution 59 (1) of the General Assembly of the United Nations (1946), the General Declaration on Human Rights (Article 19), Article 19 of the International Covenant on Civil and Political Rights, Article 10 of the European Convention for the Protection of Human Rights and Fundamental FreedomsIn Kosovo, this right is guaranteed by the highest legal act with the country's Constitution. This right is regulated with Article 40 of the Right to be informed and Article 41 which speaks particularly to the Right of Access to Public Documents

A. Each person has the right of access to public documents.2. Documents of public institutions and state bodies are public, except for information that are limited by law, due to privacy, business secrets or classified security information.

Moreover, this right is granted and its application is regulated by a series of other legal acts guaranteeing the right of access to public documents, in particular sectors. This right is regulated in particular by the Law no. 03/L-215 ON ACCESS TO PUBLIC DOCUMENTS which regulates in detail the rights of the citizens to access public documents and obligation for institutions to provide free access of citizens in these documents.Apart from this Law, Kosovo Assembly adopted two other laws that meet tjers field of law information, regulated areas where public access is limited. This has to do with documents dealing with personal data-Law no. 03/L-172 ON PERSONAL DATA PROTECTION and the classified documents - Law no. 03/L-178 FOR GRADING OF INFORMATION AND VERIFICATION OF SECURITY

Project Objectives

Since December 2011 Center for Policy and Advocacy has monitored the implementation of the right of access information, particularly the Law on Access to Public Documents. The project was aimed at these objectives:

To raise the level of awareness and knowledge of public about the right of access to information and access to documents through a TV spot broadcast on RTK.To monitor the implementation of LAPD sending at least 100 requests for access to public documents to public institutions both local and national level as well as to courts, public companies and independent institutions

To publish a report with the results of monitoring the implementation of the law on access to public documents (LAPD) by making comparisons with previous monitoring report made in 2009;

Make public the irregularities and inconsistencies identified in other areas (eg, expenditures, etc.) which will occur during the process of monitoring implementation of the law on access to public documents.

14

Provide assistance and advice to citizens, NGOs and media on how to fulfill the right of access to public documents.

To achieve these objectives QPA has performed a variety of activities. In cooperation with RTK CPA has aired for two months in March and April, a TV spot through which citizens are informed of their right to seek access to public documents. CPA also provided support to NGOs and the media but also to public institutions in implementing the right to access public documents, explaining the procedures to be followed by law or provided trainings on law and procedures.CPA also took part in the working group to draft guidelines and forms for implementation of the LAPD. These guidelines were approved by the government and are published on the web site of the Prime Minister's Office. http://www.kryeministri-ks.net/?page=1,176 However the main activity of this project has been monitoring the implementation the Law on Access to Public Documents. Monitoring of law enforcement is done in two phases by sending a request for access to public documents to public institutions of the Republic of Kosovo. For about six months, QPA has sent over 247 requests for access to public documents in about 65 institutions of central and local level including the courts, independent institutions and public companies in both the national and local levels.Monitoring the implementation of the law was done in two phases.Phase One: During the period from December 15, 2011 until February 15, 2012, QPA has sent 128 requests for access to public documents to public institutions in Kosovo, in ministries, municipalities and independent institutions. 16 of the requests have been sent reconfirmation requests. Out of these 128 requests CPA received positive answers in 52 of them or about 41%. Compared to our last monitoring report that is made in cooperation APJK , the implementation of the law has improved significantly.

15

Institution Nr. Of requests submmited

Nr. Of responses recived

Persentig of responses received

Government 42 21 50%Municipalktkes 60 21 35%Courts 9 2 22.22%Kosovo Judicial Council 2 0 0President 1 1 100%Central Eection Comission 4 0 0Police 3 2 66.66%Sience and Arts Academy 1 1 100%Kosovo Tax Administratin 1 1 100%Termokos 1 1 100%Kosovo Property Agency 1 1 100%Indepdendent OversightBoard

1 1 100%

Independetn Media Comissioner

1 1 100%

Office of Generay Audit 1 1 100%Kosovo Privatization Agency

1 1 100%

Rektorate 1 0 0%Total 128 55 42.96%

Institutions that have been most responsible and responded according to LAPD areindependent institutions such as: Tax Administration, the Kosovo Property AgencyPrivatization Agency, Independent Oversight Council, Independent Media Council, Termokos, Academy of Sciences and Arts, etc. An improvement of law enforcement isalso observed at the central level government institutions, ministries respectively. Out 42requests sent, we received answers in 23 of them, or about 55%. Situation is not as good at the municipal level where for 53 requests sent, access was allowed at 23 of them or43%. However the institutions that lack behind in terms of implementation of the LAPD remain courts. Out of 9 requests send, answers were send back only for 2 of them.

In the second phase, respectively in the period from March 1 until May 16, 119 requestswere sent to all public institutions (the Presidency, the Parliament of Kosovo Prime Minister's Office, the ministries, courts, public companies, municipalities, theIndependent Agencies, etc.). Answers have been received only on 50 requests or in42.05%.

16

Central Level Institutions

Central Level Institutions

Nr of requests submited

Nr. Of responses received

Persentige of resonses received

Prime Minster’s Office 5 3 60% President Office 1 1 100% Parliament 2 2 100% Ministry of Ecenomic Development

2 1 50%

Ministry of Infrastructre 4 0 0% Ministry of Health 4 2 50% Ministry of Justice 2 1 50% Ministry of Interial 1 1 100% Ministry of Communnitiesand Returns

2 1 50%

Ministry of Education 3 3 100% Ministry of Trade 1 1 100% Ministry of Public Administration

2 1 50%

Ministry of Foreign Affairs

1 1 100%

Ministry of Diaspora 1 1 100% Ministry of European Integration

1 1 100%

Ministry of Agriculture 1 0 0% Ministry of Labor andd social welfare

1 1 100%

Total 35 21 60%

17

Municipalities

Municipalities Nr. i kerkesave te derguara

Nr. i pergjigjeve te pranuara

Përqindja e përgjigjeve të marra

Prishtine 2 1 50%Prizren 5 0 0%Lipjan 4 1 25%Mitrovice 2 2 100%Peje 3 0 0%Kacanik 5 1 20%Therande 3 2 66.7%Fushe Kosove 3 0 0%Kline 4 3 75%Novoberde 2 2 100%Rahovec 3 1 33.33%Istog 2 2 100%Decan 2 1 50%Viti 1 1 100%Gracanice 1 0 0%Gjakove 1 0 0%Gjilan 1 1 100%Skenderaj 1 0 0%Drenas 1 1 100%Kllokot 1 0 0%Podujeve 1 1 100%Shterpce 1 0 0%Malisheve 1 1 100%Junik 1 0 0%Dragash 1 1 100%Totali 51 22 43.13%

18

Courts

Courts Nr of requests submited

Nr. Of responses received

Persentige of resonses received

Skenderaj 2 1 50%Decan 3 0 0%Malisheve 2 0 0%Drenas 1 1 100%Ferizaj 1 0 0%Therande 1 0 0%Gjakove 1 0 0%Prizren 1 0 0%Lipjan 1 1 100%Constitutional Court 2 1 50%totali 15 4 26.7%

Independent Institutions

Institution Nr of requests submited

Nr. Of responses received

Persentige of resonses received

PTK 1 1 100%KEK 2 1 50%Kosovo POlice 3 2 66.66%CEC 2 0 0%Kadastral Agency 1 1 100%Agency for Gender Equality

1 1 100%

Termokos 2 0 0%Byro for Insurance 1 0 0%Kosovo Privatzation Agency

1 0 0%

Kosovo Trust Fund 1 1 100%Anti Corruption Agency

1 1 100%

Office of General Audit

1 0 50%

Ombutsperson 1 1 100%Total 18 9 50%

19

In the national level institutions (the Presidency, the Assembly, and Government) 35requests have been sent. Access is permitted to18 of them, or 51.4%.In local level 51 requests have been sent, only for 19 requests access was allowed or 37.25%.At the Independent Agencies, Public Enterprises, and other public institutions, there have been 17 requests sent; access is allowed in 8 requests or 47.05% of them.In the courts, both local and national level courts the number of requests submitted is 16, in 5 requests access is allowed or in 31.25% of them.In overall monitoring process in 67 request institutions have not provided any type of answer, not even the confirmation for receiving the requests, translated in percentage that is in 56.3% of cases. Only in two cases or 1.7% access to documents has been rejected: one of Pension SavingsTrust, the other by the Kosovo Police. At the request that is rejected by the pension trustjustification was based on the law for the protection of personal data by quoting a specific article of this law, the Kosovo Police base the denial law on personal data protection, but without referring to any particular article.

Level of implementation of the LAPD

If we make a comparison with earlier data of our research, then it appears that the Central Institutions (excluding here the Presidency and the Assembly who have allowed access to all applications) have decreased by 55% in the period December 2011 - February 2012, 51.4% from March to May 2012.Municipalities have a marked increase in the transparency of 23% as was seen in 37.5% DH the second phase.Independent agencies have been less transparent from 57.14% in a first monitoring periodto 47.05%.Instead, courts are showing more transparent in this monitoring period by 22.22% whichwas in the first phase of monitoring, at 31.25%.When analyzing these statistics, can be clearly seen that level of transparency remainsalmost the same as that of the previous reporting period, on a slight rise of 1:05%.

Responses received- form and content

Center for Policy and Advocacy in almost all cases, has made efforts to seek informationfrom institutions in document form.

In the first phase have received 52 responses, of which 34 have been in paper form, while18 have been in the form of information or the answer is given only on statistics.In the second phase of monitoring, QPA has received 50 responses, of which 33responses were returned in paper form, while 17 other answers have been only in the form of information.

In both phases of monitoring, responses are returned in document form 67 times or

20

65.68% share, while in other forms, whether as information or in the form of statistics, 35cases or 34.31%.

Challenges in implementing LQDP and lessons learned from the process of monitoring

During the monitoring process of the law on access to public documents, CPA has faced a series of issues, which sometimes challenged the monitoring process. These issues mostly related to the handling and processing of applications for access to public documents. Issues that are commonly encountered during monitoring process are as follows:

The form of Access to Public Documents. In some cases after sending the requests by email, we have been asked to handle physically the request to the respective institution. Or in same cases the officials of the institution have phoned and asked to go a pick up the documents instead of just sending it by email. The LAPD article 6.1 recognizes the right to request by email.

Confirmation of receipt of request-In most of the requests that were sent through email there was not confirmed acceptance of the request. Nevertheless there are cases when the confirmation was send back and a number of protocols were assigned to our request.

Request for additional documents (such as copy of ID, the organization's registration certificate, etc.). In some cases it is required to send additional documents such as registration certificate or copy of ID, despite the fact that we are providing contact details of applicant.

(Non) cooperation and (not) Coordination between official within the same institution-CPA, also has encountered in some cases no cooperation or coordination among officials of the same institution. There has been not proper communication between the officer in charge for receiving requests for access to public documents and officer who posses or had to prepare the document. An often time CPA has receive answers such as the person in charge to prepare the document is on leave, or business trip or similar answers. There are other cases when simply the request was just neglected or respond delayed.

In few cases though the officer in charge for access to public documents wrote us back asking to send the request directly to the officials who have that certain document

21

Conclusions

Kosovo has adopted quite advanced legislation that regulates the right to access to information and public documents. This field is covered in fact by three laws: the Law on Access to Public Documents, the Law on Protection of Personal Data and Law on Classification of Information and Verification of Security. So the legislation is quite completed and moderate, but he officials in many cases are not acquainted and lack awareness, on what their obligations are.

CPA suggests that training on legislation to access public documents should be provided in particular for those officials that have not undergone through such training before including here heads of departments and divisions.In most institutions officials for access to public documents have been appointed, except for the courts of all levels that have not appointed such officials yet.

In some cases it has been difficult to obtain addresses or contact details for officers to access public documents or they are not functional address, For example the email addresses of the Courts. Institutions should upload the contact information or addresses where to send request for access to official documents.

Public institutions have not yet compiled a list of documents they posses. Furthermore they do not have the list of classified documents of even if such exist it is not public. Each public institution should compile the list of documents that they posses and make it public on their websites

22

DHJETË PARIMET E SË DREJTËS PËR TË DITUR

Qasja në informata është e drejtë e secilit

Qasja është rregull- sekreti është përjashtim!

E drejta aplikohet te të gjitha organet publike

Bërja e kërkesës duhet të jetë e thjeshtë, e shpejtë dhe e lirë

Zyrtarët kanë për detyrë t’u ndihmojnë kërkuesve të informative

Refuzimi duhet të arsyetohet

Interesi publik është më i rëndësishëm se sekreti

Secili ka të drejtë të ankohet ndaj vendimit të pafavorshëm

Organet publike duhet në mënyre proaktive të publikojnë informatat thelbësore

E drejta duhet të garantohet nga një organ i pavarur

23