E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1 AANKOOP Training Stijn De Zutter Ellen Van Glabeke

E-Counting project 10/04/01 15:41 Dianummer: 1

AANKOOPTraining

Stijn De ZutterEllen Van Glabeke


Dagindeling


INLEIDING


SAP R/3 informatiemodel

GrootboekGrootboek

ControllingControlling

SDSD

(Voorraadbeheer)(Voorraadbeheer)

PPPP

DebiteurenDebiteuren

MateriaalstamMateriaalstam

COCO

InkoopInkoop

FIFI

TRTR

CashManagement

CashManagement

Verkoop &DistributieVerkoop &Distributie

MMMM

(ProductiePlanning)(ProductiePlanning)

CrediteurenCrediteurenVaste ActivaVaste Activa

MMMM

InkoopInkoop

ARARAAAA APAP


Overzicht aankoopproces

Aankoopfactuur

Stamgegevens

BestellingBestelling

GoederenbewegingGoederenbeweging

BetalingBetaling

LeverancierLeverancier ArtikelArtikel

InforecordInforecordRaamcontractRaamcontract

Aankoopfactuur registrerenAankoopfactuur registreren

Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)

Vrijgaveprocedure bestelling


Vrijgaveprocedure aankoopfactuur



Terminologie

• Vestiging– Vakgroep, dienst of directie

• Inkooporganisatie– Vakgroep, dienst of directie

– Elke vestiging heeft één inkoopgroep, nl. zichzelf

• Inkoopgroep– Afhankelijk van vakgroep, dienst of directie

– Voor elke vakgroep, dienst of directie waarvoor geen afzonderlijke inkoopgroepen gecreëerd zijn, moet men van de standaard inkoopgroep (000) gebruik maken

• Centraal versus decentraal– Centraal: directie financiën (DFIN)

– Decentraal: vakgroepen, diensten en andere directies


LEVERANCIER STAMGEGEVENS


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling




Aankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken





LeverancierLeverancier

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan leveranciers opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van leverancier stamgegevens verzamelen en bijhouden.

• Leveranciersoorten – Externe leveranciers (rekeninggr. ‘CREX’): externe aankopen

Nummering: 2XXXXXXXXX (bv.2000000231)

– Intern leveranciers (rekeninggr. ‘CRIN’): interne aankopenNummering: vestigingscode (bv. CA60)

– Bankrekeningen vakgroep/dienst (rekeninggr. ‘BRVD’): voorschottenNummering: 3XXXXXXXXX (bv. 3000000005)

• Soorten leverancier stamgegevens (zie volgende slide)


Inkoop gegevensInkoop

gegevens

Inkoopgegevens Partnerrollen Inkoopgegevens Partnerrollen

Inkoop gegevensInkoop

gegevens


Geldig voor inkoop en boekhouding

(éénmaal te creëren voor RUG)

Geldig voor inkoop en boekhouding


Geldig voor de boekhouding


Geldig voor de boekhouding


Geldig voor ééninkooporganisatie

(te creëren per inkooporganisatie)

Geldig voor ééninkooporganisatie


Bedrijfs-nummer

Algemene gegevensAlgemene gegevens

Adres Besturing Betalingsverkeer

(Bankgegevens)

Adres Besturing Betalingsverkeer

(Bankgegevens)

Boekhoudgegevens Boekhoudgegevens

Rekeningbeheer Betalingsverkeer Rekeningbeheer Betalingsverkeer

RUGRUGRUGRUGInkoop

gegevensInkoop

gegevens


LEVERANCIER STAMGEGEVENS


Inleiding (2)

• Leveranciers worden per inkooporganisatie aangemaakt.

Elke vakgroep die in SAP een bepaalde leverancier wenst te gebruiken,moet deze crediteur eerst voor de eigen inkooporganisatie gecreëerdhebben.

• Verzorgen van leverancier stamgegevens gebeurt zowel centraal als decentraal.– Creatie: decentraal kunnen met uitzondering van de bankgegevens alle

gegevens aangemaakt worden. Centraal zullen door DFIN de bankgegevens toegevoegd worden.

– Wijzigen: decentraal kunnen enkel de inkoopgegevens gewijzigd worden.

Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de inkoopgegevens horende bijzijn eigen leveranciers.


Inleiding (3)

• Gebruik leverancier stamgegevens– Uitgangspunt: men heeft een bepaalde leverancier nodig voor de eigen

inkooporganisatie

– Controle: zoek de leverancier op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie

– Mogelijk gevallen:• Leverancier bestaat niet in SAP

Creëer de leverancier voor de eigen inkooporganisatie

• Leverancier bestaat in SAP, maar niet voor de eigen inkooporganisatie

Breid de leverancier uit naar de eigen inkooporganisatie

• Leverancier bestaat in SAP voor de eigen inkoooporganisatie Onderhoud de leverancier voor de eigen inkooporganisatie

• Praktisch gebruik (zie volgende slide)


LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP

Creatie leverancier

LEVERANCIER BESTAAT NIET IN SAP

Creatie leverancier

LEVERANCIER NODIGOpzoeken leverancier

1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie?1. Bestaat de leverancier in SAP? 2. Bestaat de leverancier voor de eigen inkooporganisatie?

Algemene geg.Boekhoud geg.Inkoop geg.

Algemene geg.Boekhoud geg.Inkoop geg.

InkooporganisatieInkooporganisatie

WerkwijzeWerkwijze

Te creërenTe creëren

XK03 (Weergeven leverancier)XK03 (Weergeven leverancier)TransactieTransactie

TransactieTransactie XK01 (Creëren leverancier)

XK01 (Creëren leverancier)

LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Uitbreiden leverancier

LEV. BESTAAT IN SAP, MAAR NIET VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Uitbreiden leverancier

LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Onderhouden leverancier

LEV. BESTAAT IN SAP VOOR DE EIGEN INKOOPORG.Onderhouden leverancier



Inkoop geg.Inkoop geg.

XK02 (Wijzigen leverancier)

XK02 (Wijzigen leverancier)

Wijzigen waar nodigWijzigen waar nodig

StartschermStartscherm Leveranciersnr.InkooporganisatieLeveranciersnr.Inkooporganisatie

Leveranciersnr.InkooporganisatieLeveranciersnr.Inkooporganisatie

STAP 1

STAP 2

PRAKTISCH GEBRUIK


Inleiding (4)

VERPLICHTE VELDEN

• Bedrijfsnummer • Inkooporganisatie• Rekeninggroep• Naam• Straat/huisnummer

• Postcode/plaats• Land• Betalingsconditie• Betalingswijze

OPTIONELE VELDEN

• Telefoon/Fax• Email

• BTW-ID nummer• ...


K : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse chequeK : Buitenlandse cheque

O : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijvingO : Buitenlandse overschrijving

C : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse chequeC : Binnenlandse cheque

B : Binnenlandse overschrijvingB : Binnenlandse overschrijving B : Binnenlandse overschrijvingB : Binnenlandse overschrijving

BETALINGSWIJZEN

Meerdere betalingswijzen zijn niet toegestaan!


SAP transacties


DemoCreatie leverancier


Begeleide oefeningUitbreiden leverancier


DemoOnderhouden leverancier


OefeningCreatie/uitbreiden/onderhouden

leverancier


DemoWijzigen, weergeven,

blokkeren/deblokkeren & verwijderen leverancier


ARTIKEL STAMGEGEVENS


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling









ArtikelArtikel

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)Bij de creatie van aankoopdocumenten (bv. een bestelbon) dient er steeds (verplicht!) gerefereerd te worden aan artikels opgeslagen in de stamgegevens. Daarom moet men eerst de nodige informatie in de vorm van artikel stamgegevens verzamelen en bijhouden.

• Artikelsoorten – Specifiek materiaal (NLAG) en specifieke dienst (DIEN): frequent nodig

en/of rapportage op artikelniveau is vereist Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1010000384)

– Algemeen materiaal (ZLAG) en algemene dienst (ZIEN): niet frequent nodig en rapportage op artikelniveau is niet vereist

Nummering: vestigingscode + XXXXXXXX (vb. CA1060000222)

– Overkoepelend materiaal (ZOVE) en overkoepelende dienst (ZOVD): raamcontracten en interne orders

Nummering: 8XXXXXXX (bv. 80000082)

– Verantwoording project (ZPRO): kosten van projectenNummering: 9XXXXXXX (bv. 90000022)

• Soorten artikel stamgegevens (zie volgende slide)


Verkoopgegevens Verkoopgegevens

Verkooporg.geg. 1 Verkooporg.geg. 2 Vestigingsgegevens Verkooptekst





Inkoop- en boekhoudgegevens

Inkoop- en boekhoudgegevens Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1

Inkoop Inkoopbesteltekst Boekhouding 1




Nodig voor aankoop en verkoop

(altijd te creëren)

Nodig voor aankoop en verkoop

(altijd te creëren)

Nodig voor verkoop(te creëren bij verkoop per verkooporganisatie)

Nodig voor verkoop(te creëren bij verkoop per verkooporganisatie)

Nodig voor aankoop(te creëren bij aankoop

per vestiging)

Nodig voor aankoop(te creëren bij aankoop

per vestiging)


Basisgegevens 1 Basisgegevens 1







ARTIKEL STAMGEGEVENS


Inleiding (2)

• Artikels worden per vestiging aangemaakt.

Elke vakgroep die in SAP een bepaald artikel wenst te gebruiken,moet deze eerst voor de eigen vestiging gecreëerd hebben.

• Onderhoud van artikel stamgegevens kan zowel centraal als decentraal.– Specifieke en algemene artikels: kunnen zowel centraal als decentraal

aangemaakt worden.– Overkoepelende artikels: kunnen enkel centraal aangemaakt worden.– Verantwoording project: kunnen slechts door een beperkt aantal

gebruikers aangemaakt worden.

Elke vakgroep is verantwoordelijk voor de eigen specifieke en algemeneartikels die het gebruikt.


Inleiding (3)

• Gebruik artikel stamgegevens– Uitgangspunt: artikel voor aankoop nodig binnen de eigen vestiging

– Controle: zoek de artikel op en ga na of deze reeds in SAP bestaat voor de eigen vestiging

– Mogelijke gevallen:• Het artikel bestaat niet voor de eigen vestiging, de algemene én verkoop- én

aankoop- én boekhoudgegevens ontbreken Creëer het artikel voor aankoop

• Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, maar de aankoop- en boekhoudgegevens van het artikel ontbreken Breid het artikel uit naar aankoop

• Het artikel bestaat voor de eigen vestiging, en alle gegevens voor inkoop zijn aanwezig Onderhoud het artikel voor aankoop



ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING

Creatie artikel

ARTIKEL BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN VESTIGING

Creatie artikel

ARTIKEL NODIGOpzoeken artikel

1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop?1. Bestaat het artikel in SAP voor de eigen vestiging? 2. Bestaat het artikel voor aankoop?

Algemene geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.

Algemene geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.

VestigingVestiging

WerkwijzeWerkwijze


MM03 (Weergeven artikel)MM03 (Weergeven artikel)TransactieTransactie

TransactieTransactie MM01 (Creëren artikel)

MM01 (Creëren artikel)

ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOPUitbreiden artikel

ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING, MAAR NIET VOOR AANKOOPUitbreiden artikel

ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOPOnderhouden artikel

ARTIKEL BESTAAT VOOR DE EIGEN VESTIGING VOOR AANKOOPOnderhouden artikel



Inkoop geg. Boekhoud geg.Inkoop geg. Boekhoud geg.

MM02 (Wijzigen artikel)

MM02 (Wijzigen artikel)


StartschermStartscherm ArtikelnummerVestigingArtikelnummerVestiging

ArtikelnummerVestigingArtikelnummerVestiging

STAP 1

STAP 2

PRAKTISCH GEBRUIK


Inleiding (4)

VERPLICHTE VELDEN

• Branche• Artikelsoort• Vestiging• Artikelomschrijving• Basishoeveelh. eenh.

• Goederengroep• Belastingsindicator• Waarderingsklasse• Standaardprijs

OPTIONELE VELDEN

• Brutto/netto gewicht• Bestelhoeveelh. eenh.• Inkoopgroep

• Inkoopbesteltekst• ...


GELDIGE COMBINATIES

WAARDERINGSKLASSEN

Rekeningbepaling

GOEDERENGROEPEN

Rapportage

GOEDERENGROEP - WAARDERINGSKLASSE


SAP transacties


DemoCreatie artikel


Begeleide oefeningUitbreiden artikel


DemoOnderhouden artikel


OefeningCreatie/uitbreiden/onderhouden artikel


DemoWijzigen, weergeven & verwijderen

artikel


INFORECORDS


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling









InforecordInforecord

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

Het inforecord wordt gebruikt als referentie document, bijvoorbeeld bij de aanmaak van bestellingen. Hierin worden extra condities bijgehouden over één artikel bij één leverancier. Het inforecord moet eerst als stamgegeven opgenomen worden in SAP alvorens ernaar gerefereerd kan worden.

• Voorbeelden van prijscondities– Nettoprijs en brutoprijs

– Kortingen en toeslagen

– Staffels

– Prijzen per periode

• Soorten inforecord stamgegevens (zie volgende slide)


InkoopgegevensInkoopgegevens

Inkooporg.geg. 1 Inkooporg.geg. 2 Condities





Algemeen geldig(éénmaal te creëren)

Algemeen geldig(éénmaal te creëren)

Geldig voor één inkooporganisatie


Geldig voor één inkooporganisatie



Algemene gegevens Tekstoverzicht Algemene gegevens Tekstoverzicht




INFORECORD STAMGEGEVENS


Inleiding (2)

• Inforecords versus raamcontract

• Opmerkingen– Inforecords worden per inkooporganisatie/vestiging aangemaakt.

– Onderhoud van inforecords kan zowel centraal als decentraal.

– Inforecords kunnen op tweeërlei wijzen gecreëerd en bijgehouden worden: automatisch door SAP en manueel door gebruikers.


Inleiding (3)

• Gebruik van inforecords– Uitgangspunt: inforecord nodig binnen de inkooporganisatie/vestiging

– Controle: zoek het inforecord op en ga na of het inforecord reeds in SAP bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging

– Mogelijke acties:• Het inforecord bestaat niet voor de eigen inkooporganisatie/vestiging

Creëer het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging

• Het inforecord bestaat voor de eigen inkooporganisatie/vestiging

Onderhoud het inforecord voor de eigen inkooporganisatie/vestiging



INFORECORD NODIGOpzoeken inforecord

Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging?Bestaat het inforecord in SAP voor de eigen inkooporganisatie/vestiging?

WerkwijzeWerkwijze


ME13 (Weergeven inforecord)ME13 (Weergeven inforecord)TransactieTransactie

TransactieTransactie

INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Creatie inforecord

INFOR. BESTAAT NIET VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Creatie inforecord

Algemene geg.Inkoop geg. Algemene geg.Inkoop geg.

InkooporganisatieVestigingInkooporganisatieVestiging

ME11 (Creëren inforecord)

ME11 (Creëren inforecord)

StartschermStartscherm

INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Onderhouden inforecord

INFOR. BESTAAT VOOR DE EIGEN INK.ORG. / VEST.Onderhouden inforecord

ME12 (Wijzigen inforecord)

ME12 (Wijzigen inforecord)


InkooporganisatieVestigingInkooporganisatieVestiging

STAP 1

STAP 2

Decen

traal

is h

et

uitbre

iden

van

info

reco

rds

niet

van to

epas

sing

PRAKTISCH GEBRUIK


Inleiding (4)

VERPLICHTE VELDEN

• Leveranciersnr.• Artikelnr.• Vestiging• Inkooporganisatie• Infotype

• Geplande levertijd• Inkoopgroep• Normale hoeveelh.• Nettoprijs

OPTIONELE VELDEN

• Verkoper• Telefoon• Offertenr

• Staffels• ...


SAP transacties


DemoCreatie inforecord


Begeleide oefeningOnderhouden inforecord


DemoWijzigen, weergeven & verwijderen

inforecord


REGISTRATIE BESTELLING


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling







BestellingBestellingVrijgaveprocedure

bestellingVrijgaveprocedure

bestelling

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

Een vakgroep, dienst of directie wenst een aantal goederen of diensten aan te kopen. Men moet hiervoor een bestelbon creëren. Bij die creatie dient men altijd te refereren aan artikels en leveranciers die daartoe als stamgegevens opgeslagen zijn (verplicht!). Eventueel kan men ook naar extra condities verwijzen (optioneel).

• Documentsoorten

De keuze van leverancier (intern of extern) wordt door SAP gecontroleerd.

Onvangst Retour

Interne bestelbon (IB): aankopen bij een interne leverancier + -

Externe bestelbon (NB): aankopen bij een externe leverancier + -


Inleiding (2)

• Rubricering

Bestelbedrag naar

Vast actief (rubricerinstype ‘A’) Balans

Kostenplaats (rubricerinstype ‘K’) Resultatenrekening

WBS element (rubricerinstype ‘P’) Project

Order (rubricerinstype ‘F) Intern order

• Gerefereerd inkoopdocument– Zonder referentie

– Inforecords

– Raamcontracten

– Andere bestelbonnen


Inleiding (3)

• Men is verplicht om altijd een bestelbon aan te maken. De bedoeling is dat er reeds bij de bestelling een bestelbon in SAP gecreëerd wordt.

• Elke bestelbon is onderworpen aan een vrijgaveprocedure (zie verder voor details)

Voordelen om een bestelbon onmiddellijk aan te maken in SAP:

• Budgetcontrole: het systeem controleert of er voldoende budget is om de bestelling te kunnen betalen. Indien niet dan krijgt men hiervan een melding.

• Budgetreservatie: het systeem reserveert bij registratie uit het beschikbaar budget de nodige geldelijke middelen voor betaling van de bestelling.

• Vrijgave: elke bestelbon moet vrijgegeven worden. Bij vrijgave wordt men hiervan verwittigd door SAP en kan de bestelling aan de leverancier doorgegeven worden.


Inleiding (4)

VERPLICHTE VELDEN

• Document soort • Leveranciersnr.• Inkooporganisatie• Inkoopgroep• Bedrijfsnummer

• Artikelnr.• Rubriceringsgegevens• Bestelhoeveelheid• Leveringsdatum• Nettoprijs

OPTIONELE VELDEN

• Contactpersoon RUG • Verkoper• Extra condities • Teksten

• Goed. ontvangst• GO – ongewaard.• ...


SAP transacties


DemoCreatie externe bestelbon voor vast actief


Begeleide oefeningCreatie interne bestelbon voor kostenplaats


OefeningCreatie externe bestelbon voor project


Begeleide oefeningAfhandelen voorlopig opgeslagen

bestelling


DemoWijzigen & weergeven bestelling


WORKFLOW BESTELLING


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling












WORKFLOW

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Vrijgave bestelling

Elke bestelling is onderworpen aan een vrijgaveprocedure. Vooraleer een bestelbon afgeprint en verzonden kan worden naar de leverancier, dient deze eerst vrijgegeven te worden door de bevoegde personen.

• Na vrijgave op alle niveaus– Wordt de bestelbon automatisch afgeprint

– Kan de bestelbon niet meer gewijzigd worden

• Aantal vrijgaveniveaus (zie volgende slide) is afhankelijk van– Het bestelde bedrag

– De budgethouder


VRIJGAVENIVEAUS VOOR DE BESTELBON


Workflow

Een workflow werd opgezet voor het verwerken van bestelbonnen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure voor bestellingen.

• SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items

• Voorbeeld workflow (zie volgende slide)

• SAP transactie


SCHEMA WORKFLOW

Uitprinten door SAP in vakgroep/dienst/directie

ZAPZAP Vrijgave bestelbonVrijgave bestelbonNIVEAU 3

BestellerBesteller Creatie bestellingCreatie bestelling Wijzigen bestellingWijzigen bestellingNIVEAU 1

BudgethouderBudgethouder Vrijgave bestelbonVrijgave bestelbonNIVEAU 2

OK

OK

NOK

NOK

OPSLAAN OPSLAAN

VB. BESTELBONBestelbedrag: 6000 EUROBudgethouder: niet ZAP-lid


DemoWorkflow bestelling


GOEDEREN-BEWEGING


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling










MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

Tijdens de visuele kwaliteitscontrole worden de geleverde artikelen nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon. Een goederenontvangst moet steeds (verplicht!) worden gecreëerd met referentie aan een eerder gemaakte bestelbon.

• Soorten goederenbewegingen (opgeslagen in ‘artikeldocumenten’)– Goederenontvangst (bewegingssoort ‘101’): ontvangst correcte artikels– Storno (bewegingssoort ‘102’): omkeren foutieve ingave

goederenontvangst– Retourbestelling + retourbeweging (bewegingssoort ‘161’): terugsturen

foutieve artikels na goederenontvangst

• Verplicht indien in de bestelling de indicator ‘Goederenontvangst’ aangevinkt staat– Implicaties op ingave factuurontvangst– Implicaties op vrijgaveprocedure factuurontvangst


Inleiding (2)

VERPLICHTE VELDEN

• Bestelbonnr. • OK-code

• Ontvangen hoeveelh.

OPTIONELE VELDEN

• Teksten• Offertenr

• Eindleveringsteken• ...


SAP transacties


DemoVolledige ontvangst


DemoStorno


OefeningOnvolledige ontvangst


OefeningStorno


DemoRetourbestelling


OefeningRetourbestelling


REGISTRATIE AANKOOPFACTUUR


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling










MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

Tijdens de logistieke factuurcontrole wordt de ontvangen factuur nagekeken op fouten en vergeleken met de bestelbon en de bijhorende artikeldocumenten. Bij de creatie van een factuur dient men steeds (verplicht!) te refereren aan een eerder gemaakte bestelbon.

• Soorten aankoopfacturen– Factuur: ontvangst factuur

– (Storno: omkeren na boeking van foutieve factuuringave)

– Creditnota: ontvangst creditnota na retourbestelling of foutieve factuur

• Uitbreiding creditnota: scenario’s (zie volgende slide)


SCENARIO’S CREDITNOTA

Transactie: ME21N Transactie: MIGO Transactie: MIR7

GoederenontvangstGoederenontvangst

ONTVANGST FOUTIEVE FACTUUR

BestelbonBestelbon

Factuur (foutief)

Factuur (foutief)

Creditnota(correctie)

Creditnota(correctie)

KoppelenKoppelen

Goederenontvangst(ontvangst foutieve art.)


BestelbonBestelbon FactuurFactuur

CreditnotaCreditnota

KoppelenKoppelen

TERUGZENDEN FOUTIEVE ARTIKELS

Retourbeweging(terugzenden foutieve art.)

Retourbeweging(terugzenden foutieve art.)

RetourbestelbonRetourbestelbon



BestelbonBestelbon

FactuurFactuur

Andere toewijzingAndere toewijzing

Retourbeweging (terugzenden foutieve art.)

Retourbeweging (terugzenden foutieve art.)

RetourbestelbonRetourbestelbon

1

3

2


Inleiding (2)

• Wijzen van opslaan– Voorlopig opslaan (bij onderbreking)

– Geregistreerd document opslaan (na simulatie bij fouten)

– Volledig opslaan (volledig registreren)

– Boeken (er wordt een financiëel document aangemaakt in SAP)

• We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt (zie verder).

• Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er afwijkingen zijn met de bestelbon (zie verder).


Inleiding (3)

VERPLICHTE VELDEN

• Bedrijfsnr.• Operatie• Documentdatum• Referentienr.• Bedrag (incl. BTW)

• BTW• Betalingscondities • Factuur ref. (voor CN)• Bestelbonnr.

OPTIONELE VELDEN

• Additionele kosten• Notities• Betalingsblokkering

• Boeking OK indicator• ...


SAP transacties


DemoRegistreren aankoopfactuur zonder

prijs/hoeveelheid afwijkingen


OefeningRegistreren aankoopfactuur met

prijsafwijking


DemoCreditnota


Begeleide oefeningAfhandelen voorlopig opgeslagen

factuur


DemoWijzigen & weergeven aankoopfactuur


WORKFLOW AANKOOPFACTUUR


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling









MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)

AankoopfactuurAankoopfactuur doorboekenAankoopfactuur doorboeken




WORKFLOW


Doorboeken geregistreerde aankoopfactuur

We onderscheiden twee stappen tijdens het verwerken van aankoopfacturen: facturen/creditnota’s zullen eerst decentraal geregistreerd worden en vervolgens centraal nagekeken en geboekt.

• Stap 1: Inkoop (decentraal door vakgroepen, diensten of directies)– Ingeven van ontvangen facturen/creditnota’s in SAP – Registreren document + vermelden SAP-registratienummer op de

factuur/creditnota -> De factuur kan nog niet betaald worden!

• Stap 2: Crediteurenadministratie (centraal door DFIN)– Opvragen en nakijken geregistreerde documenten – Boeken document

-> De factuur kan betaald worden!


Vrijgave aankoopfactuur

Een geregistreerde factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen indien er zich afwijkingen voordoen tussen de bestelbon en de aankoopfactuur. Vooraleer een factuur met afwijkingen door de boekhouder geboekt kan worden, moet deze door de budgethouder vrijgegeven worden.

• Een factuur wordt aan een vrijgaveprocedure onderworpen– Bij een prijsverschil op positie niveau (0-tolerantie)

– Bij een hoeveelheidsverschil (0-tolerantie) (uitz. deelfacturen)

– Bij factuurontvangst zonder goederenontvangst, waar een goederenontvangst in de bestelbon verplicht werd

• 1 Vrijgave niveau: de budgethouder


Workflow

Een workflow werd opgezet voor het verwerken van aankoopfacturen in SAP. Deze omvat de vrijgave procedure en het doorboeken van facturen/creditnota’s.

• SAP workplace, ingangsmap ‘Workflow’ Interne SAP e-mail voor workflow items

• Voorbeeld workflow (zie volgende slide)

• SAP transactie


SCHEMA WORKFLOW

Boeken door SAP

BoekhouderBoekhouder Doorboeken aankoopfactuur Doorboeken aankoopfactuurNIVEAU 3

BestellerBesteller Registeren aankoopfactuurRegisteren aankoopfactuur Wijzigen aankoopfactuurWijzigen aankoopfactuurNIVEAU 1

BudgethouderBudgethouder Vrijgave aankoopfactuur Vrijgave aankoopfactuur NIVEAU 2

OK

OK

NOK

NOK

GAF GAFAF AF


DemoWorkflow aankoopfactuur


RAPPORTAGE


Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling









Aankoopfactuur

Stamgegevens



BetalingBetaling







Vrijgaveprocedure aankoopfactuurVrijgaveprocedure aankoopfactuur

RAPPORTAGE

MM (Decentr.)

AP (Centraal)

SD (Decentr.)


Inleiding (1)

SAP biedt verschillende rapportage mogelijkheden om informatie op te vragen. In functie van een aantal selectieparameters kan men lijsten opvragen en analyses maken van artikels, bestellingen, etc..

• Rapportage is mogelijk op elk moment in het aankoopproces– Leverancier stamgegeven

– Artikel stamgegeven

– Inforecord

– Raamcontract

– Bestelling

– Goederen ontvangst– Logistieke factuurcontrole


Inleiding (2)

• Types van rapportages– Lijstweergaven

– Evaluaties

– Standaardanalyses

• Belangrijkste output mogelijkheden– Weergave op scherm

– Weergave op papier

– Schrijven naar bestand

• Bijkomende sessie rapportage


SAP transacties


DemoArtikel overzicht, bestelling algemene

evaluatie


EINDEHerhaling - Vragen