e-arsip

KEMENTRIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKAREPUBLIK INDONESIA

Menuju Masyarakat Informasi Indonesia

PANDUAN PENGOPERASIAN

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN

(E-ARSIP)

Kementerian Komunikasi dan Informatika Republik IndonesiaPanduan Pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan (E-Arsip)

ii

KATA PENGANTAR

Untuk mewujudkan Good Governance di pemerintahan, instansi pemerintah berupaya untuk memanfaatkan suatu teknologi informasi dalam penyelenggaraan kepemerintahan berbasis elektronik, karena teknologi informasi mempunyai kemampuan meningkatkan efektifi tas dan efi siensi penyelenggaraan kepemerintahan. Maka dari itu, diperlukan suatu sistem informasi agar proses yang ada dalam instansi pemerintah ini berjalan lancar.

Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip) merupakan aplikasi yang dapat digunakan oleh staf dan pegawai instansi pemerintahan sebagai suatu alat yang berguna dalam memantau dan mengelola hal – hal yang berkaitan dengan sistem kearsipan baik berbentuk berkas, folder, audio, visual dan lain-lain yang ada pada perusahaan dsb.


iii

DAFTAR ISIPENDAHULUAN ..............................................................................11.1 Petunjuk Masuk Aplikasi .......................................................21.2 User Management ..................................................................6 1.2.1 Group Pengguna ...............................................................6 1.2.2 Pengguna Aplikasi .............................................................6 1.2.3 Hak Akses Pengguna ......................................................103.1 Data Master ..........................................................................12 3.1.1 Klasifi kasi Arsip ...............................................................13 3.1.2 Data Arsip ........................................................................17 3.1.2.1 Jenis Arsip .................................................................18 3.1.2.2 Media Arsip ...............................................................23 3.1.2.3 Kondisi Fisik ..............................................................25 3.1.2.4 Nilai Guna .................................................................26 3.1.3 Instansi ............................................................................28 3.1.4 Masalah ...........................................................................32 3.1.5 Lokasi Arsip .....................................................................33 3.1.5.1 Gedung .....................................................................34 3.1.5.2 Ruang ........................................................................36 3.1.5.3 Rak / Roll O-pack ......................................................37 3.1.5.4 Boks ..........................................................................39 3.1.5.5 Sampul ......................................................................413.2 Transaksi .................................................................................43 3.2.1 Arsip Masuk .....................................................................44 3.2.1.1 Arsip Bentuk Berkas ..................................................44 3.2.1.2 Arsip Bentuk Buku .....................................................48 3.2.1.3 Arsip Media Baru .......................................................50 3.2.2 Arsip Keluar .....................................................................53 3.2.3 Pemberkasan Arsip .........................................................56 3.2.4 Retensi Arsip ...................................................................58 3.2.5 Pemusnahan Arsip ..........................................................603.3 Laporan ...................................................................................62


iv

DAFTAR GAMBAR

Gambar1.1-1 Address Bar ................................................................2Gambar1.1-2 Halaman Login ...........................................................2Gambar1.1-3 Halaman Utama .........................................................3Gambar1.1-4 Halaman Ubah Password...........................................3Gambar1.1-5 Halaman Peringatan Ubah Password ........................4Gambar1.1-6 Halaman Peringatan Ganti Password Berhasil ..........4Gambar1.1-7 Halaman Peringatan Penyimpanan............................5Gambar1.1-8 Halaman Peringatan Penghapusan ...........................5Gambar1.1-9 Peringatan Record Data Dihapus...............................6Gambar1.2-1 Fungsi User Management ..........................................6Gambar1.2-2 Halaman Group Pengguna.........................................7Gambar1.2-3 Halaman Ubah Group Pengguna ...............................7Gambar1.2-4 Halaman Laporan Group Pengguna ..........................8Gambar1.2-5 Halaman Pengguna Aplikasi ......................................8Gambar1.2-6 Halaman Edit Pengguna Aplikasi ...............................9Gambar1.2-7 Peringatan penyimpanan .........................................10Gambar1.2-8 Halaman Laporan Pengguna Aplikasi ......................10Gambar1.2-9 Halaman Hak Akses Pengguna................................11Gambar1.2-10 Halaman Peringatan Hak Akses.............................12Gambar1.2-11 Halaman Laporan Hak Akses Pengguna ................12Gambar1.3-1 Fungsi Data Master ..................................................13Gambar1.3-2 Halaman Master Klasifi kasi Arsip .............................14Gambar1.3-3 Halaman Tambah Klasifi kasi Arsip ...........................14Gambar1.3-4 Halaman Induk Klasifi kasi Arsip ...............................15Gambar1.3-5 Halaman Peringatan Penyimpanan..........................15Gambar1.3-6 Halaman Laporan Daftar Klasifi kasi Arsip ................16Gambar1.3-7 Fungsi Cari Klasifi kasi Arsip .....................................17Gambar1.3-8 Fungsi Dalam Data Arsip..........................................17Gambar1.3-9 Halaman Jenis Arsip.................................................18Gambar1.3-10 Halaman Media Arsip .............................................18Gambar1.3-11 Halaman Media Arsip Berkas .................................19Gambar1.3-12 Halaman Media Arsip Buku ....................................19


v

Gambar1.3-13 Halaman Media Arsip Audio ...................................19Gambar1.3-14 Halaman Media Arsip Visual ..................................20Gambar1.3-15 Halaman Media Arsip Video ...................................20Gambar1.3-16 Halaman Media Arsip Kartografi .............................20Gambar1.3-17 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip ......................21Gambar1.3-18 Halaman Daftar Retensi Arsip ................................21Gambar1.3-19 Halaman Pilih Retensi Arsip ...................................22Gambar1.3-20 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah ...............23Gambar1.3-21 Halaman Master Media Arsip .................................23Gambar1.3-22 Halaman Menambah Media Arsip ..........................24Gambar1.3-23 Halaman Laporan Data Media Arsip ......................24Gambar1.3-24 Halaman Kondisi Fisik ............................................25Gambar1.3-25 Halaman Menambah Kondisi Fisik .........................25Gambar1.3-26 Halaman Laporan Data Kondisi Arsip ....................26Gambar1.3-27 Halaman Master Nilai Guna ...................................27Gambar1.3-28 Halaman Menambah Nilai Guna ............................27Gambar1.3-29 Halaman Laporan Data Nilai Guna Arsip ...............28Gambar1.3-30 Halaman Master Instansi / Unit Kerja .....................28Gambar1.3-31 Halaman Master Instansi........................................29Gambar1.3-32 Halaman Menambah Instansi.................................29Gambar1.3-33 Halaman Menambah Unit Kerja .............................30Gambar1.3-34 Halaman Laporan Daftar Instansi...........................31Gambar1.3-35 Halaman Laporan Data Instansi .............................31Gambar1.3-36 Halaman Master Masalah ......................................32Gambar1.3-37 Halaman Menambah Masalah ...............................33Gambar1.3-38 Halaman Laporan Data Masalah............................33Gambar1.3-39 Halaman Master Gedung .......................................34Gambar1.3-40 Halaman Menambah Arsip Gedung .......................35Gambar1.3-41 Halaman Laporan Data Gerung Arsip ....................35Gambar1.3-42 Halaman Master Ruang .........................................36Gambar1.3-43 Halaman Menambah Arsip Ruang .........................36Gambar1.3-44 Halaman Laporan Data Ruang Arsip .....................37Gambar1.3-45 Halaman Master Rak / Roll O-pack ........................37Gambar1.3-46 Halaman Menambah Arsip Rak / Roll o-pack.........38Gambar1.3-47 Halaman Laporan Master Data Rak Arsip ..............39


vi

Gambar1.3-48 Halaman Master Boks ............................................39Gambar1.3-49 Halaman Menambah Boks Arsip ............................40Gambar1.3-50 Halaman Laporan Data Boks / Folder Arsip ...........41Gambar1.3-51 Halaman Master Sampul ........................................41Gambar1.3-52 Halaman Menambah Sampul Arsip ........................42Gambar1.3-53 Halaman laporan Data Sampul / Folder Arsip ........43Gambar1.4-1 Fungsi Transaksi ......................................................43Gambar1.4-2 Halaman Arsip Bentuk Berkas..................................44Gambar1.4-3 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Berkas ......45Gambar1.4-4 Halaman Kode Klasifi kasi.........................................46Gambar1.4-5 Halaman Kode Instansi ............................................46Gambar1.4-6 Halaman Kode Unit Kerja .........................................47Gambar1.4-7 Halaman Kode Masalah ...........................................47Gambar1.4-8 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Berkas .....................48Gambar1.4-9 Halaman Arsip Bentuk Buku.....................................48Gambar1.4-10 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Buku .......49Gambar1.4-11 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Buku ......................50Gambar1.4-12 Halaman Daftar Arsip Bentuk Audio .......................51Gambar1.4-13 Halaman Daftar Arsip Bentuk Visual ......................51Gambar1.4-14 Halaman Daftar Arsip Bentuk Film / Video .............52Gambar1.4-15 Halaman Daftar Arsip Bentuk Kartografi ................52Gambar1.4-16 Halaman Daftar Arsip Bentuk Elektronik ................52Gambar1.4-17 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Keluar .................53Gambar1.4-18 Halaman Menambah Kartu Kendali Keluar ............54Gambar1.4-19 Halaman Pengembalian Arsip ................................55Gambar1.4-20 Fungsi Cari Arsip Keluar.........................................56Gambar1.4-21 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip ......................56Gambar1.4-22 Halaman Menambah Pemberkasan Arsip ..............57Gambar1.4-23 Fungsi Cari Pemberkasan Arsip .............................58Gambar1.4-24 Halaman Daftar Jadwal Retensi Arsip ....................59Gambar1.4-25 Halaman Menambah Retensi Arsip ........................59Gambar1.4-26 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah ...............60Gambar1.4-27 Halaman Menambah Pemusnahan Arsip ...............61Gambar1.5-1 Daftar Menu Laporan ...............................................62Gambar1.5-2 Halaman Peringatan mengunggah Laporan ............64


1

1BABPENDAHULUAN

Aplikasi arsip pada sistem ini adalah suatu aplikasi yang didisain untuk mengelola informasi tentang

pengelolaan arsip perusahaan dimana sumber datanya diperoleh dari instansi pemerintahan mulai dari provinsi hingga tingkat yang paling bawah.

Data dari instansi-instansi tersebut kemudian akan dikelola di dalam suatu database yang sudah terintegrasi. Data tersebut memiliki sebuah privilege hak akses, dimana data dari suatu instansi pemerintahan hanya dapat diakses oleh instansi itu sendiri dan level instansi pemerintahan diatasnya. Namun sebaliknya, instansi pemerintahan kabupaten/kota hanya bisa mengakses data dari kabupatennya saja berikut dengan kecamatan dan desa/kelurahan yang berada di bawahnya.Namun instansi kabupaten/kota tersebut tidak bisa mengakses data dari kabupaten/kota lainnya berikut instansi pemerintahan di bawahnya.

Agar sistem ini berjalan dengan benar dan sesuai dengan fungsinya, diharapkan seluruh instansi pemerintahan khususnya dari level yang paling bawah yaitu desa/kelurahan supaya berperan aktif dalam mendata dan mengelola sistem ini. Karena tanpa adanya peran aktif dari level instansi pemerintahan desa/kelurahan sistem ini tidak akan berfungsi sebagaimana yang diharapkan.


2

1.1 PETUNJUK MASUK APLIKASIUntuk masuk ke dalam Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip),

terlebih dahulu pengguna harus membuka aplikasi web browser yang terdapat pada komputer pengguna. Setelah itu, masukan alamat ke dalam address bar seperti pada contoh Gambar 1.1-1 di bawah ini.

Gambar 1.1-1 Address Bar

Setelah memasukkan alamat di dalam address bar, klik tombol Go yang terdapat di sebelah kanan address bar atau dengan menekan tombol Enter.

Selanjutnya, untuk masuk ke aplikasi e-Arsip, terlebih dahulu calon pengguna harus terdaftar pada sistem dan mempunyai hak akses untuk bisa menggunakan aplikasi ini. Untuk keterangan lebih lanjut tentang cara mengelola pengguna, silahkan lihat buku Panduan Pengoperasian Single Sign On (SSO) Aplika.

Apabila calon pengguna telah terdaftar, maka pengguna dapat memasukkan username dan password pada tampilan awal sistem ini yang terlihat seperti pada Gambar 1.1-2 yang ada berikut ini. Lalu pilih tombol Login maka pengguna akan memasuki sistem.

Gambar 1.1-1 Address Bar


3

Setelah melakukan login dan masuk ke dalam sistem, maka akan terlihat tampilan halaman utama seperti pada Gambar 1.1-3 berikut ini.

Gambar 1.1-3 Halaman Utama

Di sini, pengguna dapat melakukan berbagai fungsi yang tersedia di dalam Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip). Pertama, dalam menu “File” yang ada pada halaman utama. Di dalam menu tersebut terdapat beberapa sub menu antara lain Halaman Utama yang berfungsi untuk menampilkan kembali halaman utama dimana berfungsi apabila pengguna dalam keadaan berada di halaman lain.

Kedua, di dalam menu “File” juga terdapat sub menu Ubah Password yang berfungsi untuk mengubah kata sandi dari akun pengguna. Di sini, pengguna diharuskan mengisi kolom yang tersedia di halaman ubah password. Untuk lebih jelasnya mengenai halaman ubah password dapat dilihat pada Gambar 1.1-4 berikut ini.

Gambar 1.1-4 Halaman Ubah Password


4

Selanjutnya, pengguna harus memilih tombol sehingga password baru akan tersimpan ke dalam sistem dan bisa digunakan pada e-Arsip. (Catatan: setelah memilih tombol simpan, maka sistem akanmemeberikan peringatan kepada pengguna yakin untuk mengubah password). Untuk lebih jeasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-5 berikut ini.

Gambar 1.1-5 Halaman Peringatan Ubah Password

Selanjutnya, ketika pengguna menyetujui untuk mengubah password, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.1-6 di bawah ini.

Gambar 1.1-6 Halaman Peringatan Ganti Password Berhasil

Terakhir, di dalam menu “File” terdapat juga sub menu Keluar yang mana berguna apabila pengguna ingin mengakhiri kegiatan dalam penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan (e-Arsip).

Tambahan:Untuk setiap melalukan penambahan dan pengeditan dalam

semua fungsi yang ada di sistem informasi kearsipan, maka sebelumnya akan ada peringatan mengenai persetujuan pengguna


5

untuk menyimpan data yang ditambah atau diedit. Untuk lebih jeasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-7 berikut ini.

Gambar 1.1-7 Halaman Peringatan Penyimpanan

Selanjutnya untuk melakukan penghapusan data dalam sistem, maka akan muncul peringatan yang sama mengenai persetujuan pengguna untuk menghapus data yang ada dalam sistem. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.1-8 berikut ini.

Gambar 1.1-8 Halaman Peringatan Penghapusan

Untuk penghapusan, pengguna juga harus melakukan checklist terhadapt data yang akan dihapus, apabila pengguna tidak melakukan checklist maka akan muncul peringatan seperti yang ada pada Gambar 1.1-9 berikut ini.


6

Gambar 1.1-9 Peringatan Record Data Dihapus

1.2 USER MANAGEMENTUser Management merupakan menu di dalam Sistem

Informasi Kearsipan yang berfungsi dalam pengelolaan semua data pengguna sistem ini. Di dalam menu “User Management” terdapat beberapa sub menu yang memiliki masing-masing fungsi yang berbeda, antara lain:

• Group Pengguna• Pengguna Aplikasi• Hak Akses Pengguna

Gambar 1.2-1 Fungsi User Management

1.2.1 Group PenggunaGroup Pengguna merupakan sub menu yang mengelola

akun pengguna ke dalam beberapa group.


7

Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna terlebih dahulu harus memilih menu (User Management >Group Pengguna). Maka akan tampil halaman seperti yang ditunjukkan pada Gambar 1.2-2 berikut ini.

Gambar 1.2-2 Halaman Group Pengguna

Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan beberapa fungsi yakni menambah, menghapus, mengedit group pengguna. Dalam mengedit group pengguna, pengguna dapat memilih tombol . Kemudian mengisi Nama Group, Keterangan dan Kategori Pengguna. Setelah itu memilih tombol simpan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 1.2-3.

Gambar 1.2-3 Halaman Ubah Group Pengguna

Keterangan:Nama Group : Nama yang akan digunakan sebagai groupKeterangan : Menjelaskan mengenai keterangan singkat

groupKategori Pengguna : Menjelaskan kategori group


8

Untuk fungsi tambah, halaman yang digunakanhampir sama dengan fungsi edit.Sedangkan untuk menghapus group pengguna yakni dengan menandai group yang akan dihapus lalu memilih tombol . Selain fungsi di atas, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan group pengguna yakni dengan memilih tombol . Kemudian akan tampil halaman laporan seperti pada Gambar 1.2-4 berikut.

Gambar 1.2-4 Halaman Laporan Group Pengguna

Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol .

1.2.2 Pengguna AplikasiPengguna Aplikasi merupakan sub menu yang memiliki

fungsi mengatur daftar akun pengguna yang ada dalam Sistem Informasi Kearsipan.Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna bisa mengakses dengan memilih menu (User Management. > Pengguna Aplikasi). Sehingga, akan muncul halaman pengguna aplikasi yang terlihat seperti Gambar 1.2-5 berikut.

Gambar 1.2-5 Halaman Pengguna Aplikasi


9

Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan beberapa fungsi yakni menambah, menghapus, mengedit data Pengguna Aplikasi. Dalam mengedit pengguna aplikasi, pengguna dapat memilih tombol . Kemudian mengisi Login ID, Password, User name dan Group Pengguna. Setelah itu pengguna dapat memilih tombol untuk menyimpan dan tombol untuk membatalkan. Keterangan lebih lanjut dapat dilihat pada Gambar 1.2-6.

Gambar 1.2-6 Halaman Edit Pengguna Aplikasi

Keterangan:Login ID : Menjelaskan ID yag digunakan dalam sistemPassword : Kata sandi yang digunakan untuk memasuki

sistemUser Name : Nama user yang digunakan untuk memasuki

sistemGroup Pengguna : Menjelaskan pengguna termasuk group

yang manaSebelum menyimpan data, sistem akan meminta

persetujuan dalam penyimpanan seperti yang terlihat pada Gambar 1.2-7.


10

Gambar 1.2-7 Peringatan Penyimpanan

Selain fungsi di atas, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan pengguna aplikasi yakni dengan memilih tombol . Kemudian akan tampil halaman laporan seperti pada Gambar 1.2-8 berikut.

Gambar 1.2-8 Halaman Laporan Pengguna Aplikasi


1.2.3 Hak Akses PenggunaHak Akses Pengguna merupakan fungsi dari Sistem

Informasi Kearsipan yang berguna dalam memberikan informasi mengenai hak-hak akses bagi para pengguna. Gambar 1.2-9 menunjukkan daftar hak-hak akses pengguna.


11

Gambar 1.2-9 Halaman Hak Akses Pengguna

Di sini, pengguna terlebih dulu harus menentukan kolom Pengguna aplikasi di bagian atas berdasarkan username pengguna. Kemudian, pengguna dapat memilih hak akses yang bisa dilakukan. Hak akses pengguna hanya dapat ditentukan oleh administrator. Pengguna juga dapat memilih tombol untuk menyimpan dan untuk membatalkan. Di dalam menyimpan hak akses, pengguna akan diberikan peringatan sebelumnya mengenai perubahan hak akses yang terlihat pada Gambar 1.2-11 berikut ini.


12

Gambar 1.2-11 Halaman Laporan Hak Akses Pengguna

Untuk mencetak laporan hak akses pengguna, pengguna dapat memilih tombol . Pada halaman tersebut. Untuk lebih jelas mengenai laporan hak akses pengguna dapat dilihat pada Gambar 1.2-10 berikut ini.

Gambar 1.2-10 Halaman Peringatan Hak Akses

3.1 DATA MASTERData Master merupakan hal yang sangat penting dalam

sistem ini. Pada menu ini, arsip-arsip yang dimiliki oleh perusahaan akan dikelola dengan baik untuk mendukung kinerja dari Sistem Informasi Kearsipan (e-Arsip). Data Master diinisiasikan dengan


13

menu “Master” pada halaman utama. Di dalam menu tersebut terdapat beberapa sub menu yang memiliki fungsi-fungsi yang berbeda, antara lain:

• Klasifi kasi Arsip• Data Arsip• Instansi• Masalah• Lokasi ArsipUntuk mengetahui lebih jelas mengenai letak dari fungsi pada

Data Master dapat dilihat pada Gambar 1.3-1 berikut ini.

Gambar 1.3-1 Fungsi Data Master

3.1.1 Klasifi kasi ArsipKlasifi kasi Data merupakan sub menu yang berfungsi untuk

melakukan pengklasifi kasian terhadap arsip-arsip yang ada di dalam sistem. Untuk mengakses sub menu klasifi kasi data maka pengguna dapat melakukannya dengan memilih menu (Master > Klasikiasi Arsip).

Setelah memilih sub menu Klasifi kasi Arsip, maka akan ditampilkan halaman yang memberikan informasi berupa Master Klasifi kasi Arsip. Di dalamnya terdapat beberapa kolom yang menunjukkan identitas dari masing-masing arsip. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-2 berikut ini.


14

Gambar 1.3-2 Halaman Master Klarifi kasi Arsip

Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi menambah Klasifi kasi Arsip. Pengguna dapat memulai dengan memilih tombol

kemudian akan muncul halaman seperti Gambar 1.3-3 berikut ini.

Gambar 1.3-3 Halaman Tambah Klarifi kasi Arsip


15

Keterangan:Induk : Memberikan informasi mengenai keterangan

arsip.Kode : Kode arsipNama Klasifi kasi : Nama / jenis dari arsip yang akan digunakan

sebagai repositori arsip yang sejenis.Setelah muncul halaman tersebut, pengguna diharuskan

mengisi setiap kolom yang ada. Untuk memilih kolom Induk, pengguna harus memilih tombol sehingga akan muncul daftar induk yang dapat dilihat pada Gambar 1.3-4 berikut ini.

Gambar 1.3-4 Halaman Induk Klarifi kasi Arsip

Setelah pengguna mengisi semua kolom, maka pengguna dapat memilih tombol untuk menyimpan dan tombol

untuk membatalkan pembuatan Klasifi kasi Arsip. Dalam setiap transaksi penyimpanan akan ada kotak peringatan yang menanyakan ketersediaan pengguna untuk menyimpan sesuatu seperti yang terlihat pada Gambar 1.3-5 berikut ini.

Gambar 1.3-5 Halaman Peringatan Penyimpanan


16

Pengguna juga dapat menghapus Klasifi kasi Arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan dari master Klasifi kasi Arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-6 berikut ini dengan memilih tombol .

Gambar 1.3-6 Halaman Laporan Daftar Klarifi kasi Arsip

Untuk keluar dari halaman laporan Klasifi kasi Arsip, pengguna dapat memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol .Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu Klasifi kasi Arsip adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci seperti Kode Klasifi kasi dan Nama Klasifi kasi ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.3-7 berikut.


17

Gambar 1.3-7 Fungsi Cari Klarifi kasi Arsip

3.1.2 Data ArsipData Arsip merupakan fungsi yang memberikan informasi

mengenai detail dari setiap arsip yang ada pada sistem. Pada Sistem Informasi Kearsipan, sub menu Data Arsip memiliki beberapa fungsi, antara lain:

• Jenis Arsip• Media Arsip• Kondisi Fisik• Nilai Guna

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3.8 berikut ini.

Gambar 1.3-8 Fungsi Dalam Data Arsip


18

3.1.2.1 Jenis ArsipJenis Arsip merupakan salah satu fungsi yang mengelola

arsip berdasarkan jenisnya. Untuk mengakses halaman tersebut, maka pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > Jenis Arsip). Setelah itu, akan tampil halaman seperti pada Gambar 1.3-9 berikut ini.

Gambar 1.3-9 Halaman Jenis Arsip

Gambar 1.3-9 menjelaskan bahwa di dalam fungsi jenis arsip terdapat beberapa fungsi lain. Pengguna dapat memulainya dengan fungsi pertama yakni Arsip. Apabila pengguna memilih fungsi Arsip, maka akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-10 berikut ini.

Gambar 1.3-10 Halaman Media Arsip

Setelah menampilkan halaman Media Arsip, pengguna akan ditampilkan beberapa pilihan Media Arsip. Apabila pengguna memilih salah satu dari media tersebut. Maka akan tampil halaman daftar arsip sesuai dengan media yang


19

ada. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada penjelasan selanjutnya. Gambar 1.3-11 menunjukkan halaman Media Arsip Berkas dimana berisikan daftar arsip yang memiliki jenis berkas. Untuk lebih delas dapat dilihat pada Gambar di bawah ini.

Gambar 1.3-11 Halaman Media Arsip Berkas

Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Buku, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk buku. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-12 berikut ini.

Gambar 1.3-12 Halaman Media Arsip Buku

Berikutnya yakni halaman Media Arsip Audio, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk audio. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-13 berikut ini

Gambar 1.3-13 Halaman Media Arsip Audio


20

Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Visual, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk visual. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-14 berikut ini.

Gambar 1.3-14 Halaman Media Arsip Visual

Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Video, dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk video. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-15 berikut ini.

Gambar 1.3-15 Halaman Media Arsip Video

Selanjutnya yakni halaman Media Arsip Kartografi , dimana halaman tersebut mengatur arsip berbentuk kartografi . Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-16 berikut ini.

Gambar 1.3-16 Halaman Media Arsip Kartografi


21

Pada setiap halaman media arsip, terdapat fungsi dan fungsi untuk mengatur arsip yang

ada. Di halaman tersebut terdapat juga fungsi cari untuk mempermudah pengguna dalam menemukan arsip yang diperlukan.

Berikutnya, di dalam jenis arsip terdapat fungsi Pemberkasan Arsip yang berguna dalam mengatur daftar Pemberkasan Arsip di dalam sistem. Di sini, pengguna dapat melakukan proses penambahan Pemberkasan Arsip yakni dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Pengguna juga dapat melakukan fungsi hapus dengan memilih tombol pada halaman itu juga. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-17 berikut ini.

Gambar 1.3-17 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip

Selain Media Arsip dan Pemberkasan Arsip, terdapat juga fungsi Retensi Arsip. Retensi Arsip berguna untuk mencatat arsip-arsip yang akan diretensi. Di sini pengguna dapat melakukan proses penambahan Retensi Arsip yakni dengan memilih tombol dan juga dapat melakukan fungsi hapus dengan memilih tombol pada halaman itu juga. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-18 berikut ini.

Gambar 1.3-18 Halaman Daftar Retensi Arsip


22

Fungsi selanjutnya yakni Jadwal Retensi. Di sini pengguna dapat menentukan adwal retensi arsip. Terdapat beberapa pilihan di dalam halaman Retensi Arsip. Selain itu, pengguna juga bisa menentukan bentuk arsip yang akan di retensi. Setelah memilih jadwal retensi, pengguna bisa memilih tombol sehingga arsip yang akan di retensi bisa di unggah. Untuk lebih jelasnya dapat melihat Gambar 1.3-19.

Gambar 1.3-19 Halaman Pilih Retensi Arsip

Keterangan:Bentuk Arsip : Bentuk fi sik arsipDisimpan & Dimusnahkan : Perkiraan waktu antara arsip

disimpan hingga dimusnahkanDisimpan Permanen : Jadwal arsip disimpan secara

permanenDinilai Kembali : Jadwal arsip yang disimpan dan

akan dinilai kembali

Fungsi terakhir yakni Pemusnahan Arsip. Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi maintain arsip yang telah diretensi untuk dimusnahkan. Selain itu, pengguna dapat melakukan proses penambahan pemusnahan arsip yakni dengan memilih tombol dan juga dapat melakukan


23

fungsi hapus dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-20 berikut ini.

Gambar 1.3-20 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah

3.1.2.2 Media ArsipMedia Arsip memiliki fungsi sebagai pemberi informasi

mengenai jenis dan media apa yang digunakan dan cara pengaksesan dari arsip tersebut. Ketika pengguna memilih menu (Master > Data Arsip > Media Arsip). Maka akan muncul halaman Master Media Arsip yang memberikan informasi mengenai media apa yang digunakan arsip. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.3-21 berikut ini.

Gambar 1.3-21 Halaman Master Media Arsip


24

Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman media arsip (tambah) yang berisikan kolom kode dan media arsip yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-22. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan

untuk membatalkan.

Gambar 1.3-22 Halaman Menambah Media Arsip

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda dari media arsip.Media Arsip : Media yang digunakan dan bentuk dari arsip

tersebut.

Pengguna juga dapat menghapus media arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol

. Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan dari media arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-23 berikut ini dengan memilih tombol .

Gambar 1.3-23 Halaman Laporan Data Media Arsip



25

3.1.2.3 Kondisi FisikKondisi Fisik memberikan informasi kepada pengguna

mengenai keterangan keadaan fi sik dari arsip. Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > KondisiArsip). Setelah memilih menu tersebut, akan ditampilkan halaman master kondisi fi sik yang dijelaskan pada Gambar 1.3-24 berikut.

Gambar 1.3-24 Halaman Menambah Kondisi Fisik

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Kondisi Fisik (tambah) yang berisikan kolom kode dan kondisi arsip yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-25. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.

Gambar 1.3-25 Halaman Kondisi Fisik


26

Keterangan:Kode : Menjelaskan nomor urut / pembeda dari kondisi

arsipKondisi Arsip : Menjelaskan mengenai kondisi fi sik dari arsip.

Pengguna juga dapat menghapus data kondisi fi sik dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Selain itu, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan dari data kondisi fi sik arsip yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-26 berikut ini dengan memilih tombol .

Gambar 1.3-26 Halaman Laporan Data Kondisi Arsip


3.1.2.4 Nilai GunaNilai Guna memberikan kepada pengguna informasi

mengenai seberapa besarkegunaan dari suatu arsip. Untuk menggunakan fungsi ini, pengguna dapat memilih menu (Master > Data Arsip > Nilai Guna). Setelah memilih menu tersebut, akan ditampilkan halaman master nilai guna yang dijelaskan pada Gambar 1.3-27 berikut.


27

Gambar 1.3-27 Halaman Master Nilai Guna

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman nilai guna (tambah) yang berisikan kolom kode dan nilai guna yang akan dijelaskan pada Gambar1.3-28. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.

Gambar 1.3-28 Halaman Menambah Nilai Guna

Keterangan:Kode : Menjelaskan nomor urut / pembeda dari nilai

guna arsipNilai Guna : Nilai dan kegunaan arsip berdasarkan dari arsip

tersebut.

Pengguna juga dapat menghapus data nilai guna dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Selain itu, pengguna juga dapat melihat dan mencetak laporan dari data nilai guna yang ditunjukkan pada


28

Gambar 1.3-29 berikut ini dengan memilih tombol .

Gambar 1.3-29 Halaman Laporan Data Nilai Guna Arsip


3.1.3 InstansiInstansi adalah master yang menyimpan data instansi dan

unit kerja yang ada pada perusahaan. Di sini, pengguna dapat melihat master instansi / unit kerja yang dijelaskan dengan melihat kode dan nama instansi. Cara membuka fungsi ini adalah dengan memilih menu (Master > Instansi). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-30 berikut ini.

Gambar 1.3-30 Halaman Master Instansi atau Unit Kerja

Langkah pertama yang dilakukan pada sub menu ini adalah menambah instansi. Untuk melakukan penambahan instansi maka pengguna dapat memilih tombol pada


29

halaman master instansi / unit kerja. Lalu akan mucul halaman master instansi seperti pada Gambar 1.3-31 berikut ini.

Gambar 1.3-31 Halaman Master Instansi

Setelah muncul halaman di atas, maka pengguna bisa menambahkan instansi dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Maka, akan muncul halaman Instansi (tambah) yang berisikan beberapa kolom yang harus diisi oleh pengguna dan menekan tomboh untuk menyimpan dan

untuk membatalkan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-32.

Gambar 3.1-32 Halaman Menambah Instansi


30

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda dari instansi.Nama Instansi : Nama instansi yang akan ditambahkan.Alamat : Alamat instansi yang akan ditambahkan.Telpon : Nomor telepon instansi yang akan

ditambahkan.Penanggung Jawab : Nama / orang yang bertanggung jawab

atas instansi tersebut.

Setelah menambahkan master instansi, pengguna sudah bisa membuat unit kerja yang mana unit kerja berada di dalam instansi. Untuk melakukan penambahan unit kerja, pengguna dapat memilih tombol pada halaman master instansi / unit kerja (Gambar 1.3-30). Setelah itu akan muncul halaman unit kerja (tambah) yang dapat dilihat pada Gambar 1.3-33.

Gambar 1.3-33 Halaman Menambah Unit Kerja

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda dari unit kerjaNama Unit Kerja : Nama Unit kerja yang akan ditambahkanNama Instansi : Nama instansi yang akan ditambah unit kerja

Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.Pengguna juga dapat menghapus Unit Kerja dengan memilih tombol dan mengedit dengan tombol . Selain itu, pengguna dapat melihat dan mencetak laporan unit kerja yang ditunjukkan pada Gambar 1.3-34 berikut ini dengan memilih tombol .


31

Gambar 1.3-34 Halaman Laporan Daftar Instansi

Setelah menambahkan instansi dan unit kerja untuk melihat laporan secara keseluruhan dapat memilih tombol yang ada pada Gambar 1.3-30. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-35 berikut ini.

Gambar 1.3-35 Halaman Laporan Data Instansi



32

3.1.4 MasalahMasalah merupakan master data yang berisikan arsip-arsip

yang dibedakan berdasarkan masalah. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Master > Masalah). Pada master masalah terdapat kode masalah dan jenis masalah. Tampilan dari halaman Master masalah dapat dilihat pada Gambar 1.3-36.

Gambar 1.3-36 Halaman Master Masalah

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman masalah (tambah) yang berisikan kolom kode dan masalah yang akan dijelaskan pada Gambar 1.3-37. Pengguna diharuskan mengisi setiap kolom dan menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.


33

Gambar 1.3-37 Halaman Menambah Masalah

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda dari masalahMasalah : Masalah apa yang dibahas di dalam arsip.

Hasil laporan dari master masalah yang terdapat pada menu master dapat dilihat pada Gambar 1.3-38 dengan menekan tombol .

Gambar 1.3-38 Halaman Laporan Data Masalah


3.1.5 Lokasi ArsipLokasi Arsip memberikan informasi kepada pengguna

mengenai keberadaan arsip yang dibutuhkan oleh pengguna. Untuk masuk ke dalam fungsi ini, pengguna harus memilih menu (Master > Lokasi Arsip). Dalam fungsi ini, pengguna dapat melihat lokasi berdasarkan beberapa cara yakni:


34

• Gedung

• Ruang

• Rak / Roll O Pack

• Boks

• Sampul / Folder

3.1.5.1 GedungFungsi lokasi arsip ini memiliki beberapa penempatan.

Gambar 1.3-39 memberikan informasi mengenai halaman lokasi arsip gedung.

Gambar 1.3-39 Halaman Master Gedung

Di dalam halaman master gedung, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master gedung.

Untuk fungsi tambah, pengguna bisa menambahkan arsip yakni dengan memilih tombol . Lalu dengan sendirinya akan muncul halaman seperti pada Gambar 1.3-40 berikut ini.


35

Gambar 1.3-40 Halaman Menambah Arsip Gedung

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda gedung.Nama Gedung : Nama gedung yang akan ditambahkan.Alamat : Alamat gedung yang akan ditambahkan.Telpon : Nomor telepon gedung yang akan

ditambahkan.Penanggung Jawab : Nama / orang yang bertanggung jawab

atas gedung tersebut.

Fungsi terakhir pada lokasi arsip gedung yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master gedung. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-41 berikut ini.

Gambar 1.3-41 Halaman Laporan Data Gerung Arsip



36

3.1.5.2 RuangGambar 1.3-42 memberikan informasi mengenai

Halaman lokasi arsip ruang.

Gambar 1.3-42 Halaman Master Ruang

Di dalam halaman master ruang, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master ruang.


Gambar 1.3-43 Halaman Menambah Arsip Ruang


37

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda ruang.Nama Ruang : Nama ruang yang akan ditambahkan.Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan

ditambahkan ruang.Lantai : Lantai letak ruang yang akan ditambahkan.

Fungsi terakhir pada lokasi arsip ruang yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master ruang. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-44 berikut ini.

Gambar 1.3-44 Halaman Laporan Data Ruang Arsip

Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol .v

3.1.5.3 Rak / Roll O-packGambar 1.3-45 memberikan informasi mengenai

Halaman lokasi arsip rak / roll o-pack.

Gambar 1.3-45 Halaman Master Rak atau Roll O-pack


38

Di dalam halaman master rak / roll o-pack, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master rak / roll o-pack.


Gambar 1.3-46 Halaman Menambah Arsip Rak atau Roll o-pack

Keterangan:Kode : Nomor urut / pembeda dari rak / roll o-pack.Kode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan

ditambahkan rak.Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan

ditambahkan rak.


39

Keterangan : Menjelaskan ciri lain yang menunjukkan keberadaan rak.

Fungsi terakhir pada lokasi arsip rak / roll o-pack yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol

pada halaman master rak / roll o-pack. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-47 berikut ini.

Gambar 1.3-47 Halaman Laporan Master Data Rak Arsip

Untuk keluar dari halaman laporan, pengguna memilih tombol dan untuk mencetak dapat memilih tombol

.

3.1.5.4 BoksGambar 1.3-48 memberikan informasi mengenai

Halaman lokasi arsip boks.

Gambar 1.3-48 Halaman Master Boks

Di dalam halaman master boks, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master boks.



40

Gambar 1.3-49 Halaman Menambah Boks Arsip

Keterangan:Kode : Nomor urut / pemeda dari boks arsipKode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan

ditambahkan boks.Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan

ditambahkan boks.Kode Rak : Kode dan nama rak yang akan ditambahkan

boks.Keterangan : Menjelaskan ciri-ciri yang menunjukkan

keberadaan boks.

Fungsi terakhir pada lokasi boks yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master boks. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-50 berikut ini.


41

Gambar 1.3-50 Halaman Laporan Data Boks atau Folder Arsip


3.1.5.5 SampulGambar 1.3-51 memberikan informasi Halaman lokasi

arsip sampul.

Gambar 1.3-51 Halaman Master Sampul

Di dalam halaman master sampul, terdapat beberapa fungsi yakni tambah, hapus dan laporan. Untuk fungsi hapus, pengguna hanya menandai arsip yang akan dihapus, lalu memilih tombol . Maka arsip yang ditandai akan hilang dari master sampul.



42

Gambar 1.3-52 Halaman Menambah Sampul Arsip

Keterangan:Kode : Nomor urut / pemeda dari sampul arsipKode Gedung : Kode dan nama gedung yang akan

ditambahkan sampul.Kode Ruang : Kode dan nama ruang yang akan

ditambahkan sampul.Kode Rak : Kode dan nama rak yang akan ditambahkan

sampulKode Boks : Kode dan nama boks yang akan

ditambahkan sampulKeterangan : Menjelaskan ciri-ciri lain untuk menunjukkan

keberadaan boks.

Fungsi terakhir pada lokasi sampul yakni melihat dan mencetak laporan. Yakni dengan memilih tombol pada halaman master sampul. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.3-53 berikut ini.


43

Gambar 1.3-53 Halaman laporan Data Sampul atau Folder Arsip


3.2 TRANSAKSITransaksi merupakan menu yang terdapat di dalam Sistem

Informasi Kearsipan yang memiliki fungsi dalam mengatur hal-hal yang terjadi terhadap arsip. Di dalamnya terdapat beberapa Transaksi yang dilakukan terhadap arsip, antara lain:

• Arsip Masuk• Arsip Keluar• Pemberkasan Arsip• Retensi Arsip• Pemusnahan Arsip

Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-1 berikut ini.

Gambar 1.4.1 Fungsi Transaksi


44

3.2.1 Arsip MasukArsip Masuk merupakan sub menu dari menu transaksi

yang menangani masalah pemasukkan arsip di dalam sistem. Di dalam arsip masuk, arsip dibedakan berdasarkan bentuk, antara lain:

3.2.1.1 Arsip Bentuk BerkasDalam Arsip Bentuk Berkas, sistem mengelola

penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk berkas. Untuk mengakses halaman arsip bentuk berkas yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Masuk > Arsip Bentuk Berkas). Maka akan muncul halaman seperti Gambar 1.4-2.

Gambar 1.4-2 Halaman Arsip Bentuk Berkas

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Data Arsip Bentuk Berkas (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-3 berikut ini.


45

Gambar 1.4-3 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Berkas

Keterangan:Kode Arsip : Nomor urut / pembeda dari arsip bentuk

bekas.Kode Klasifi kasi : Kode klasifi kasi yang digunakan.Tanggal Masuk : Menjelaskan tanggal masuknya arsip

bentuk berkas.Tanggal Arsip : Menjelaskan tanggal arsip dibuatKode Instansi : Kode dan nama instansi tempat arsip

berkas disimpanKode Unit : Kode dan nama unit tempat arsip berkasKode Masalah : Kode dan masalah tentang arsip berkasIndeks : Indeks yang digunakan pad arsipRingkasan Isi : Menjelaskan sedikit pemaparan tentang isi

arsipDiterima Oleh : Orang yang bertanggung jawab atas arsip

tersebutKeterangan : Informasi lain yang berhubungan dengan

arsip


46

Dari Gambar 1.4-3 sebelumnya, pengguna diharuskan mengisi kolom yang telah tersedia. Namun, beberapa kolom disediakan tombol untuk memilih isiannya. Seperti terlihat pada Gambar1-4-4 menjelaskan halaman yang digunakan untuk mencari kode klasifi kasi beserta keterangannya.

Gambar 1.4-4 Halaman Kode Klasifi kasi

Selain kode klasifi kasi, pengguna juga diharuskan mengisi kode instansi. Gambar 1.4-5 menjelaskan mengenai kode instansi.

Gambar 1.4-5 Halaman Kode Instansi

Untuk mengisi kolom unit kerja, Gambar 1.4-6 mem-berikan gambaran mengenai pilihan unit kerja yang ada.


47

Gambar 1.4-6 Halaman Kode Unit Kerja

Terakhir, untuk mengisi kolom masalah, Gambar 1.4-7 memberikan gambaran mengenai pilihan masalah yang berkaitan dengan arsip.

Gambar 1.4-7 Halaman Kode Masalah

Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna dapat menekan tombol untuk menyimpan dan untuk membatalkan.

Pengguna juga dapat menghapus data arsip bentuk berkas dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-8 berikut.


48

Gambar 3.2-8 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Berkas

3.2.1.2 Arsip Bentuk BukuDalam Arsip Bentuk Buku, sistem mengelola

penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk buku. Untuk mengakses halaman arsip bentuk buku yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Masuk > Arsip Bentuk Buku). Maka akan muncul halaman seperti Gambar 1.4-9.

Gambar 1.4-9 Halaman Arsip Bentuk Buku

Di sini, pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Data Arsip Bentuk Buku (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-10.


49

Gambar 1.4-10 Halaman Menambah Data Arsip Bentuk Buku

Keterangan:Kode Arsip : Nomor urut / pembeda dari arsip bentuk

bukuKode Klasifi kasi : Kode klasifi kasi yang digunakan.Tanggal Masuk : Menjelaskan tanggal masuknya arsip

bentuk buku.Tanggal Arsip : Menjelaskan tanggal arsip dibuatKode Instansi : Kode dan nama instansi tempat arsip buku

disimpanKode Unit : Kode dan nama unit tempat arsip bukuKode Masalah : Kode dan masalah tentang arsip bukuJudul : Menjelaskan judul dari arsip bentuk bukuPenerbit : Menjelaskan pihak penerbit arsipEdisi : Menjelaskan edisi keberapa arsip dibuatTahun Cetakan : Menjelaskan tahun keberapa arsip tersebut

dibuatIsi : Menjelaskan sedikit isi dari arsip


50

Diterima Oleh : Menjelaskan orang yang menerima arsip tersebut

Keterangan : Informasi-informasi lain yang bisa digunakan dalam mengetahui informasi arsip

Dari Gambar 1.4-10, pengguna diharuskan mengisi kolom yang telah tersedia. Namun, beberapa kolom disediakan tombol untuk memilih isiannya. Seperti terlihat pada Gambar 1.4-4 sampai dengan 1.4-7 pada halaman sebelumya.Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna dapat menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.

Pengguna juga dapat menghapus data arsip bentuk buku dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-11 berikut.

Gambar 1.4-11 Fungsi Cari Data Arsip Bentuk Buku

3.2.1.3 Arsip Media BaruDalam Arsip Bentuk Buku, sistem dapat mengelola

penyimpanan arsip yang masuk dalam bentuk selain berkas dan buku. Dari menu (Transaksi > Arsip Media Baru), akan muncul beberapa pilihan media yang akan dijelaskan pada Gambar berikut ini. Gambar 1.4-12 menunjukkan halaman arsip bentuk audio yakni dengan memilih menu (Transaksi


51

> Arsip Media Baru > Arsip Bentuk Audio). Pada halaman ini terdapat menu cari yang memudahkan pengguna mendapatkan arsip yang dibutuhkan. Untuk mencari kita bisa menggunakan (kode arsip, instansi, unit dan masalah) sebagai kata sandi.

Gambar 1.4-12 Halaman Daftar Arsip Bentuk Audio

Selain arsip mentuk audio, terdapat juga arsip bentuk baru lain yakni arsip bentuk visual. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Visual). Gambar 1.4-13 menunjukkan halaman daftar arsip bentuk visual.

Gambar 1.4-13 Halaman Daftar Arsip Bentuk Visual

Untuk mengakses bentuk arsip lain yakni fi lm / video dapat diakses dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Film / Video). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-14 berikut ini.


52

Gambar 1.4-14 Halaman Daftar Arsip Bentuk Film atau Video

Selain bentuk arsip sebelumnya, terdapat juga bentuk arsip kartografi dimana untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentu Kartografi ). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-15 berikut ini.

Gambar 1.4-15 Halaman Daftar Arsip Bentuk Kartografi

Bentuk arsip terakhir dalam arsip bentuk baru yakni elektronik, dimana untuk mengaksesnya dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Bentuk Baru > Arsip Bentuk Elektronik). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-16.

Gambar 1.4-16 Halaman Daftar Arsip Bentuk Elektronik


53

Dari setiap halaman media arsip baru yang ada pada Gambar 1.4-12 sampai dengan 1.4-16. Seriap halaman memiliki fungsi yang sama satu sama lain. Pertama, madia arsip baru bisa menambah data arsip baru dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Pengguna juga dapat menghapus data arsip baru dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol .

3.2.2 Arsip KeluarArsip keluar memberikan informasi kepada pengguna

mengenai manajemen arsip yang tidak berada dalam seposirotori perusahaan. Untuk mengaksesnya yakni dengan memilih menu (Transaksi > Arsip Keluar). Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 1.4-17.

Gambar 1.4-17 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Keluar

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman Gambar 1.4.-17 tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Kartu Kendali Keluar (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-18.


54

Gambar 1.4-18 Halaman Menambah Kartu Kendali Keluar

Keterangan:Bentuk Arsip : Bentuk fi sik arsip yang dikeluarkanNo. Kartu : Nomor kartu kendali keluarTanggal Buat : Tanggal pembuatan kartuKode Arsip : Kode arsip yang dkeluarkan


55

Tanggal Masuk : Tanggal masuk arsipInstansi : Instansi tempat arsip beradaUnit : Unit kerja tempat arsip beradaMasalah : Masalah yang dibahas salam arsipIndeks / Judul : Judul arsipIsi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsipDiterima Oleh : Orang atau iinstansi yang menerima arsip

tersebutKeterangan : Hal-hal penting lain terkait arsipKode Instansi : Kode instansi tempat arsip ditujuKode Unit : Kode unit kerja tempat arsip ditujuPenerima : Orang / instansi yang memerima arsip tersebut

Apabila telah selesai mengisi setiap kolom, pengguna dapat menekan tomboh untuk menyimpan dan untuk membatalkan.

Pengguna juga dapat mengedit dengan memilih tombol dan melakukan proses pengembalian arsip ke dalam sistem

dengan memilih tombol pada halaman daftar telaan arsip keluar dan mengisi form halaman pengembalian arsip seperti pada Gambar 1.4-19.

Gambar 1.4-19 Halaman Pengembalian Arsip


56

Keterangan:Kode Arsip : Kode arsip yang akan dikembalikanBentuk Arsip : Bentuk fi sik arsip yang akan dikembalikanTanggal Kembali : Tanggal pengembalian arsipTanggal Pinjam : Taggal peminjaman arsipNo. Kartu : Nomor kartu kendali keluarKode Klasifi kasi : Kode klasifi kasi dari arsipKode Instansi : Instansi tempat arsip digunakan atau dipinjamKode Unit : Unit kerja tempat arsip digunakan atau

dipinjamPenerima : Orang yang menerima arsip kembali

Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-20 berikut.

Gambar 1.4-20 Fungsi Cari Arsip Keluar

3.2.2 Pemberkasan ArsipPemberkasan Arsip memiliki fungsi mengatur berkas arsip

di dalam sistem. Untuk mengakses fungsi tersebut yakni dengan memilih menu (Transaksi >Pemberkasan Arsip). Setelah itu akan muncul halaman Daftar Pemberkasan Arsip seperti pada Gambar 1.4-21 berikut ini.


57

Gambar 1.4-21 Halaman Daftar Pemberkasan Arsip

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Pemberkasan (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-22.

Gambar 1.4-22 Halaman Menambah Pemberkasan Arsip


58

Keterangan:Bentuk Arsip : Bentuk fi sik arsip yang akan dimasukkan

dalam pemberkasanKode Arsip : Kode arsip yang akan dimasukkan dalam

pemberkasanTanggal Masuk : Tanggal masuk arsipInstansi : Instansi yang mengelola arsip tersebutUnit : Unit kerja yang mengelola arsip tersebutMasalah : Masalah yang dibahas dalam arsip tersebutIndeks / Judul : Judul arsipIsi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsipDiterima Oleh : Orang atau instansi yang menerima arsipKeterangan : Hal-hal penting lain terkait arsipGedung : Kode gedung tempat arsip disimpanRuang : Kode ruang tempat arsip disimpanRak/ Roll O-pack : Kode rak / roll o-pack tempat arsip disimpanBoks : Kode boks tempat arsip disimpanSampul / Folder : Kode sampul / folder tempat arsip disimpan

Pengguna juga dapat menghapus data pemberkasan arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol . Fungsi lain yang bisa dilakukan pengguna pada sub menu ini adalah fungsi Cari, dimana pengguna dapat mencari arsip dengan memasukkan kata kunci ke dalam kolom yang tersedia. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada Gambar 1.4-23 berikut.

Gambar 1.4-23 Fungsi Cari Pemberkasan Arsip


59

3.2.4 Retensi ArsipRetensi Arsip memiliki fungsi untuk melihat dan mengatur

arsip yang akan dimusnahkan. Untuk mengakses fungsi tersebut dapat dilakukan dengan memilih menu (Transaksi > Retensi Arsip). Maka akan tampil halaman daftar jadwal retensi arsip seperti pada Gambar 1.4.24 berikut ini.

Gambar 1.4-24 Halaman Daftar Jadwal Retensi Arsip

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman menambah retensi arsip (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-25.


60

Gambar 1.4-25 Halaman Menambah Retensi Arsip

Keterangan:Bentuk Arsip : Bentuk fi sik arsip yang akan dimasukkan dalam

retensiKode Arsip : Kode arsip yang akan dimasukkan dalam

retensiTanggal Masuk : Tanggal masuk arsipInstansi : Instansi yang mengelola arsip tersebutUnit : Unit kerja yang mengelola arsip tersebutMasalah : Masalah yang dibahas dalam arsip tersebutIndeks / Judul : Judul arsipIsi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsipDiterima Oleh : Orang atau instansi yang menerima arsip


61

Keterangan : Hal-hal penting lain terkait arsip

Selanjutnya pengguna dapat memilij jadwal retensi yang sesuai dengan keinginan pengguna.

Pengguna juga dapat menghapus retensi arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol .

3.2.5 Pemusnahan ArsipPemusnahan Arsip memiliki fungsi untuk mengatur arsip

yang telah dimusnahkan. Untuk mengakses fungsi tersebut dapat dilakukan dengan memilih menu (Transaksi > Pemusnahan Arsip). Setelah memilih menu tersebut, makaakan tampil Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah sepeti pada Gambar 1.4.26 berikut ini.

Gambar 1.4-26 Halaman Daftar Pertelaan Arsip Musnah

Pengguna dapat melakukan fungsi tambah dengan memilih tombol pada halaman tersebut. Setelah itu akan muncul halaman Pemusnahan Arsip (tambah) yang akan dijelaskan pada Gambar 1.4-27.


62

Gambar 1.4-27 Halaman Menambah Pemusnahan Arsip

Keterangan:Bentuk Arsip : Bentuk fi sik dari arsip yang dimusnahkanNo. Musnah : Nomor urut / pembeda arsip yang

dimusnahkanKode Arsip : Kode arsip yang dimusnahkanTanggal Musnah : Tanggal dimana arsip dimusnahkanMengetahui : Orang yang bertanggung jawab atas

pemusnahan arsipCatatan : Catatan-catatan penting terkait dengan

pemusnahan arsipTanggal Masuk : Tanggal masuk arsipKode Kalsifi kasi : Jenis arsip berdasarkan klasifi kasi yang adaInstansi : Instansi tempat arsip beradaUnit : Unit kerja tempat arsip berada


63

Masalah : Masalah yang dibahas di dalam arsipIndeks / Judul : Judul arsip yang dimusnahkanIsi Ringkas : Pengantar singkat mengenai isi arsipDiterima Oleh : Yang menerima asrip tersebutKeterangan : Keterangan lain mengenai arsip

Pengguna juga dapat menghapus Pemusnahan arsip dengan memilih tombol dan mengedit dengan memilih tombol .

3.3 LAPORANLaporan merupakan menu yang berguna untuk mengatur

proses pembuatan laporan dari fungsi transaksi yang ada pada Sistem Informasi Kearsipan. Untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada pada menu laporan, dapat dilihat pada Gambar 1.5.1 berikut ini.

Gambar 1.5-1 Daftar Menu Laporan

Dari semua sub menu yang ada pada fungsi laporan akan memberikan halaman berupa peringatan untuk mengunggah laporan yang akan dipilih oleh pengguna. Contoh peringatan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1.5-2 di bawah ini.


64

Gambar 1.5-2 Halaman Peringatan mengunggah Laporan

Documents

e-arsip