DURÉES DE CONSERVATION DES DOCUMENTS · Documents commerciaux Typologie documentaire · Correspondances commerciales Au moins 5 ans à compter de la date de leur réception (ou 5

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Gestion du risque

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Durée d’’archivage

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DURÉES DE CONSERVATIONDES DOCUMENTS

Introduction

Documents des sociétés

Connaître et appliquer les durées légales de conservation des documents sont les 1ères étapes d’une gestion documentaire rationnelle et efficace :

· Respecter vos obligations légales · Vous conformer au régime légal de la preuve · Faciliter votre activité au quotidien · Optimiser vos coûts en détruisant le moment venu Ce guide pratique reprend les durées de conservation légales des principaux documents, ainsi que les textes de référence. Dans quelques cas très ciblés, nous vous préconisons une durée supérieure au délai légal, notamment afin de satisfaire à d’éventuels besoins de reconstitution.

Ce guide n’a pas vocation à être exhaustif, certains secteurs d’activité relevant d’une réglementation spécifique. Nos équipes de consultants peuvent vous accompagner dans l’analyse des contraintes propres à votre environnement.

Quels documents votre entreprise doit-elle conserver ? Pendant combien de temps ? Quels sont les risques encourus ?

Typologie documentaire

· Statuts, pièces constitutives et modificatives d’une société commerciale

Au moins 5 ans après dissolution de la société

Article 2224 du Code Civil illimité

illimité

illimité

illimité(délai de prescription de l’article 2224

du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique)

illimité(délai de prescription de l’article 2224

du Code Civil et éventuels besoins de reconstitution de l’historique)

illimité (éventuels besoins

de reconstitution de l’historique)

illimité

Article 2224 du Code Civil


Article L. 235-9 du Code de Commerce




Au moins 5 ans après dissolution de la société

Au moins 5 ans à compter du dernier

procès-verbal enregistré

Au moins 3 ans à compter de la date du conseil

ou de l’assemblée

Au moins 3 ans à compter de l’assemblée

les approuvant

Au moins 10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré

· Ordres et registres des mouvements de titre

· Registres des procès verbaux d’assemblées et/ou de conseil d’administration

· Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers

· Convocations, feuilles de présence et pouvoirs

· Rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes

· Comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes) / Comptes sociaux· Comptes d’exploitation · Comptes de pertes et profits

Délai légal de conservation

Textes de référence Délai suggéré *

Au moins 30 ans à compter de la cession

du bien

Documents commerciauxTypologie documentaire

· Correspondances commerciales

Au moins 5 ans à compter de la date de leur réception (ou 5 ans à compter

de l’expiration des engagements contractuels le cas échéant)

Article L. 110-4 du Code de Commerce 6 ans

10 ans

6 ans

11 ans(si produits en tant que justificatifs de

facturation)

Au moins 5 ans à compter de la date de fin du bail

Au moins 5 ans à compter du terme du contrat

Au moins 5 ans à compter de la date de leur

établissement

· Bail commercial

· Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non commerçants

· Bons de commande et bons de livraison



Documents comptables Typologie documentaire

· Livres et registres comptables10 ans

à compter de la date de fin de l’exercice comptable


11 ans

11 ans

11 ans

illimité (éventuels besoins de reconstitution

de l’historique)

Articles L. 102 B, L. 169, L. 169 A et L. 176 du Livre des Procédures Fiscales

Nouvel articleL. 123-22 du

Code de Commerce et articles L. 102 B, L. 169, L. 169 A et L. 176 du Livre des Procédures Fiscales

10 ans

10 ans à compter de la date d’émission

10 ans à compter de la date de leur

établissement

· Documents justifiant le paiement des impôts et taxes

· Factures

· Extraits de comptes bancaires· Carnets à souches de chèques· Titres de paiement







Archives médicalesTypologie documentaire

· Dossiers médicaux des établissements de santé publics et privés

Sauf exception :au moins 20 ans

à compter du dernier passage dans l’établissement

ou 10 ans après la date du décès

Article 2 du décret n° 2006-6

du 4 janvier 2006 et article R 1112-7 du Code de la Santé

Publique

illimité

illimitéAu moins 10 ans

à compter de la consolidation du dommage

· Dossiers médicaux des praticiens de santé libéraux



Documents relatifs au personnel Typologie documentaire

· Registre unique du personnelAu moins 5 ans

à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement

Articles L. 1221-13 et R 1221-26 du

Code du Travail

illimité

illimité

illimité

50 anspour les copies des bulletins de paie (éventuels besoins de reconstitution

de carrières)

illimité (éventuels besoins de reconstitution

de carrières)

Pour les archives publiques :

Bulletin officiel des services du

Premier Ministre 93/4 du

19 janvier 1994

Articles 2224 du Code Civil et

L. 3245-1 du Code du Travail

L. 244-3 et L. 244-11 du Code de la

Sécurité Sociale

Article L. 102 B du Livre des Procédures

Fiscales


Au moins 5 ans à compter de leur établissement ou, à défaut, à compter de la notification de l’avertissement ou de la mise en

demeure du salarié

90 ans à compter de la date de naissance

du salarié

Au moins 10 ans à compter de la consolidation du

dommage

6 ans

· Dossier individuel des salariés : contrats de travail, lettre de confirmation d’embauche, lettre de démission, lettre de sanctions disciplinaires, lettre de licenciement

· Bulletins de paie· Pièces comptables relatives aux traitements et salaires, doubles des bordereaux de paiement des cotisations sociales, documents concernant les salaires, primes ou indemnités

· Déclaration annuelle de données sociales

· Dossiers accidents du travail



Article L. 1142-28 du Code de la Santé

Publique

Nota Bene :* Les durées préconisées le sont à titre indicatif en fonction notamment de la loi du 17/06/2008 qui réforme le droit de la prescription et ne sauraient engager la responsabilité de Locarchives.

Les durées de conservation des archives devront notamment être appréciées par le client au regard :· de l’usage auquel elle sont destinées· des éventuels évènements interruptifs ou suspensifs des délais de prescription applicables, d’éventuels délais de forclusion et d’autres prescriptions civiles et/ou pénales indirectement liées (des multiples délais pouvant impacter une même typologie de documents)· des aménagements conventionnels éventuels (les parties pouvant d’un commun accord, et dans certaines conditions, abréger ou allonger la durée de la prescription)· du délai-butoir de 20 ans courant à compter des faits ayant donné naissance au droit (et non à compter de leur connaissance par son titulaire) mis en place par le nouvel article 2232 du Code Civil. L’écoulement de ce délai éteint toute action civile nonobstant report, suspension ou interruption du délai de prescription

Une fois les durées de conservation de vos documents identifiées, vous devez les formaliser et les mettre en œuvre. Il existe pour cela 3 outils complémentaires :

Le plan de classement par activité recense l’ensemble des documents à archiver par votre entreprise.

Le référentiel de conservation identifie, pour chaque type de document : • la durée de conservation applicable • le support de conservation, papier ou électronique • les métadonnées utilisées pour leur indexation • les règles de gestion du cycle de vie :

> consultation > application du sort final : destruction ou conservation illimitée (documents vitaux)

Les procédures d’archivage

Nos consultants peuvent vous accompagner dans la conception de ces outils et leur mise en œuvre opérationnelle au sein de votre organisation.

Quelques règles simples permettent d’optimiser la gestion de vos destructions :

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2.Gestion des habilitations

Définissez clairement les personnes habilitées à ordonner les destructions.

4.Choix de l’externalisation

Faites appel à un prestataire spécialisé ! A partir d’un certain volume ou lors de documents de nature très confidentielle, il est judicieux de sous-traiter la destruction à un prestataire.

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1.Organisation de l’archivage

Regroupez les archives ayant la même date de destruction lors de leur constitution. Vous éviterez un tri fastidieux et coûteux lors de la destruction.

3.Planification des destructions

Organisez régulièrement une campagne de destruction, par exemple une fois par an. Ainsi vous ne conserverez que les documents devant l’être et ferez des économies d’archivage. Certains logiciels de gestion d’archives, comme SAGA Web, permettent de générer automatiquement un état des archives dont la durée de conservation est atteinte.

Comment gérer vos durées de conservation ?

La gestion des destructions

Conseil & Ingénierie • Conception de votre organisation documentaire

Archivage Physique • Documents papier• Supports audio & video• Sauvegarde Informatique

Dématérialisation • Numérisation de documents• Dématérialisation de processus

Archivage Electronique • Hébergement sécurisé• Archivage à vocation probatoire

LOCARCHIVES Solutions Globales d’Archivage & de Gestion Documentaire

Une offre pour tous vos documents• Quel que soit leur support : physique et électronique• Tout au long de leur cycle de vie : dossiers vivants, archives courantes ou définitives

Un interlocuteur unique• Audit et analyse de votre organisation documentaire• Conception de solutions répondant à vos objectifs• Mise en œuvre opérationnelle des solutions choisies

CONTACT Tiers Archiveur de Confiance

5 rue Jean Martin93582 Saint-Ouen cedexTél. : 01 49 33 78 81

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Connectez-vous au Centre d’Information LOCARCHIVES De nombreux outils, guides et ressources accessibles sur www.locarchives.fr w

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