Droslashmmer du om mindre papir- og dobbeltarbeid og mer fritidHer er guiden du trenger for

aring effektivisere arbeidsdagen

din med digitale oslashkonomi-

og prosjekteringsverktoslashy

S M A R T A R B E I D S D A G

2

Tidstyvene i arbeidshverdagen

ReiseregningUtlegg

Fakturaharingndtering

Fordeler med elektronisk faktura

Timeregistrering

Prosjektstyring

Kunderelasjonsharingndtering (CRM)

Regnskap

Systemer som snakker sammen

Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor

Innholdsfortegnelse

3 - 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13 - 14

S M A R T A R B E I D S D A G

3

For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-

sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble

egentlig brukt paring det siste prosjektet

dere jobbet med

La oss si at hver ansatt bruker en halvtime

paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-

tiv jobbing per dag I en bedrift med 15

ansatte og en timepris paring 600 kroner blir

det over en million kroner i tap hvert aringr

Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha

blitt brukt til salg produktutvikling eller

teambuilding Det er ikke vanskelig aring

tenke seg bedre bruk av tiden og

pengene

Mange bedrifter vet at disse utfordringene

kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring

hvorfor er det fremdeles noen som ikke

omfavner denne nye teknologien

De vanligste aringrsakene er at de ikke vet

hvor de skal begynne Mange tror at digi-

talisering bare er for store bedrifter med

ressurser og kompetanse og mange

frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring

forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene

ikke snakker sammen eller at loslashsningen

ikke fungerte De har altsaring brukt tid og

penger paring nye systemer men jobber stort

sett som foslashr

Naringr vi snakker om digitalisering snakker

vi ofte om store tall megatrender og om-

stendelige endringsprosesser Men i

hverdagen handler digitalisering av

arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre

sene kvelder med opprydning og bedre

oversikt - rett og slett en smartere maringte aring

jobbe paring og en enklere arbeidshverdag

Det koster aring investere i nye loslashsninger men

det har definitivt en verdi aring investere i et

system som tenker helthetlig

Digitalisering handler om en ny og mer

effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv

kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og

pengene ved aring bruke smart teknologi

I denne guiden har vi fokus paring adminis-

trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-

styring Vi skal se paring hvordan du kan

haringndtere tidstyvene innenfor disse om-

raringdene paring best mulig maringte og vise deg

hvilke loslashsninger som finnes

Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge

aring sette sammen en hel loslashsning komple-

mentere eksisterende loslashsninger med nye

elementer eller hvordan du kan starte din

digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller

flere elementer

Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete

Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017

Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her

S M A R T A R B E I D S D A G

Tidstyvene i arbeidshverdagen

S M A R T A R B E I D S D A G

2

Tidstyvene i arbeidshverdagen

ReiseregningUtlegg

Fakturaharingndtering

Fordeler med elektronisk faktura

Timeregistrering

Prosjektstyring

Kunderelasjonsharingndtering (CRM)

Regnskap

Systemer som snakker sammen

Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor

Innholdsfortegnelse

3 - 4

5

6

7

8

9

10

11

12

13 - 14

S M A R T A R B E I D S D A G

3

For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-

sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble

egentlig brukt paring det siste prosjektet

dere jobbet med

La oss si at hver ansatt bruker en halvtime

paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-

tiv jobbing per dag I en bedrift med 15

ansatte og en timepris paring 600 kroner blir

det over en million kroner i tap hvert aringr

Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha

blitt brukt til salg produktutvikling eller

teambuilding Det er ikke vanskelig aring

tenke seg bedre bruk av tiden og

pengene

Mange bedrifter vet at disse utfordringene

kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring

hvorfor er det fremdeles noen som ikke

omfavner denne nye teknologien

De vanligste aringrsakene er at de ikke vet

hvor de skal begynne Mange tror at digi-

talisering bare er for store bedrifter med

ressurser og kompetanse og mange

frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring

forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene

ikke snakker sammen eller at loslashsningen

ikke fungerte De har altsaring brukt tid og

penger paring nye systemer men jobber stort

sett som foslashr

Naringr vi snakker om digitalisering snakker

vi ofte om store tall megatrender og om-

stendelige endringsprosesser Men i

hverdagen handler digitalisering av

arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre

sene kvelder med opprydning og bedre

oversikt - rett og slett en smartere maringte aring

jobbe paring og en enklere arbeidshverdag

Det koster aring investere i nye loslashsninger men

det har definitivt en verdi aring investere i et

system som tenker helthetlig

Digitalisering handler om en ny og mer

effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv

kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og

pengene ved aring bruke smart teknologi

I denne guiden har vi fokus paring adminis-

trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-

styring Vi skal se paring hvordan du kan

haringndtere tidstyvene innenfor disse om-

raringdene paring best mulig maringte og vise deg

hvilke loslashsninger som finnes

Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge

aring sette sammen en hel loslashsning komple-

mentere eksisterende loslashsninger med nye

elementer eller hvordan du kan starte din

digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller

flere elementer

Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete

Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017

Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her

S M A R T A R B E I D S D A G

Tidstyvene i arbeidshverdagen

S M A R T A R B E I D S D A G

3

For hvor er kvitteringen du fikk av taxi-

sjaringfoslashren Og hvor mange timer ble

egentlig brukt paring det siste prosjektet

dere jobbet med

La oss si at hver ansatt bruker en halvtime

paring leting dobbeltarbeid eller ineffek-

tiv jobbing per dag I en bedrift med 15

ansatte og en timepris paring 600 kroner blir

det over en million kroner i tap hvert aringr

Det er 1750 arbeidstimer som kunne ha

blitt brukt til salg produktutvikling eller

teambuilding Det er ikke vanskelig aring

tenke seg bedre bruk av tiden og

pengene

Mange bedrifter vet at disse utfordringene

kan loslashses ved aring ta i bruk ny teknologi saring

hvorfor er det fremdeles noen som ikke

omfavner denne nye teknologien

De vanligste aringrsakene er at de ikke vet

hvor de skal begynne Mange tror at digi-

talisering bare er for store bedrifter med

ressurser og kompetanse og mange

frykter aring ikke lykkes Noen har ogsaring

forsoslashkt foslashr men opplevd at systemene

ikke snakker sammen eller at loslashsningen

ikke fungerte De har altsaring brukt tid og

penger paring nye systemer men jobber stort

sett som foslashr

Naringr vi snakker om digitalisering snakker

vi ofte om store tall megatrender og om-

stendelige endringsprosesser Men i

hverdagen handler digitalisering av

arbeidsprosesser om mindre stress faeligrre

sene kvelder med opprydning og bedre

oversikt - rett og slett en smartere maringte aring

jobbe paring og en enklere arbeidshverdag

Det koster aring investere i nye loslashsninger men

det har definitivt en verdi aring investere i et

system som tenker helthetlig

Digitalisering handler om en ny og mer

effektiv maringte aring jobbe paring slik at du selv

kan se hvor mye mer du faringr ut av tiden og

pengene ved aring bruke smart teknologi

I denne guiden har vi fokus paring adminis-

trasjon oslashkonomistyring og prosjekt-

styring Vi skal se paring hvordan du kan

haringndtere tidstyvene innenfor disse om-

raringdene paring best mulig maringte og vise deg

hvilke loslashsninger som finnes

Vi vil ogsaring vise deg hvordan du kan velge

aring sette sammen en hel loslashsning komple-

mentere eksisterende loslashsninger med nye

elementer eller hvordan du kan starte din

digitaliseringsreise ved aring teste ut ett eller

flere elementer

Vi moslashter paring mange tidstyver i loslashpet av en arbeidsdag Det er flere arbeidsoppgaver som maring utfoslashres to ganger vi har noen dokumenter i arkivskapet og andre i skyen og mange av oss bruker mye av tiden varingr paring aring faring oversikt kontroll og paring aring lete

Syv av ti norske ledere frykter at dagens forretningsmodell er utdatert innen fem aringr - samtidig som de ikke er villige til aring investere i ny teknologi ifoslashlge en undersoslashkelse fra 2017

Norske ledere har for daringrlig digital kompetanse og saeligrlig ledere i smaring- og mellomstore bedrifter sliter Mindre enn halvparten av selskapene i Norge utnytter mulighetene som ligger i bruk av digitale teknologier for aring skape nye verdiskapende produkter og tjenester Les mer her

S M A R T A R B E I D S D A G

Tidstyvene i arbeidshverdagen

S M A R T A R B E I D S D A G

Manuelle prosesser og mye papir Dobbeltregistrering

Mangel paring oversikt og kontrollDaringrlig kommunikasjonsflyt i bedriften Datasystemer som ikke snakker sammen

DE

VANLIGSTE

TIDSTYVENE

Tidstyvene dukker opp flere steder i loslashpet av en arbeidsdag De er som regel knyttet til det aring lete etter informasjon og dokumentasjon

aring miste oversikt og kontroll over budsjetter regnskap eller prosjekter eller aring maringtte registrere samme informasjon flere steder og i systemer

som ikke snakker sammen

I de neste avsnittene tar vi for oss konkrete eksempler paring hvordan du kan forbedre effektiviteten og arbeidsprosessene i din bedrift For med gode

systemer og riktige verktoslashy kan du kvitte deg med disse tidstyvene en gang for alle

S M A R T A R B E I D S D A G

4

I 2014 ble originalitetskravet for reise-

og utleggsregninger opphevet og det

ble mulig aring lagre regninger digitalt

Det er strenge krav til dokumentasjon i

bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale

skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker

maringte det skal blant annet ikke kunne

endres urettmessig eller bli slettet Med

loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en

app paring telefonen tar et bilde av kvitter-

ingen det gjelder eller laster mobilbildet

av kvitteringen opp i appen Teknologien

soslashrger videre for at utlegget registreres

korrekt og i henhold til regelverket

For naringr det gjelder reisereginger og ut-

legg saring er de vanligste tidstyvene mange

manuelle prosesser Dersom man ikke har

systemer som snakker sammen blir det i

tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra

arbeid

Hver maringned er det mange som sitter paring

kontorer rundt omkring og ekspederer

bunker med utlegg og kvitteringer fra

ansatte som har vaeligrt paring reise eller som

har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring

papirbunker med informasjon som maring

punches inn i et system Dette dobbelt-

arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som

gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par

tastetrykk I tillegg til at du laster

kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-

bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til

formaringl datoer summer og valutaer Det er

ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-

sjekt med et par tastetrykk dersom dette

er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan

foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen

informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig

med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring

kontoret Den som skal godkjenne ut-

leggene for eksempel leder eller

oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring

skjermen enten de sitter ved PC`en paring

kontoret eller bruker mobiltelefonen

De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-

betale Det blir enklere i alle ledd og alle

faringr full kontroll paring alle utlegg

ReiseregningUtlegg

FAKTA

Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger

Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl

En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger

Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid

Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger

S M A R T A R B E I D S D A G

5

I 2014 ble originalitetskravet for reise-

og utleggsregninger opphevet og det

ble mulig aring lagre regninger digitalt

Det er strenge krav til dokumentasjon i

bokfoslashringsloven Alt regnskapsmateriale

skal oppbevares paring en forsvarlig og sikker

maringte det skal blant annet ikke kunne

endres urettmessig eller bli slettet Med

loslashsningen Reise og utlegg aringpner du en

app paring telefonen tar et bilde av kvitter-

ingen det gjelder eller laster mobilbildet

av kvitteringen opp i appen Teknologien

soslashrger videre for at utlegget registreres

korrekt og i henhold til regelverket

For naringr det gjelder reisereginger og ut-

legg saring er de vanligste tidstyvene mange

manuelle prosesser Dersom man ikke har

systemer som snakker sammen blir det i

tillegg mye dobbeltregistrering og ekstra

arbeid

Hver maringned er det mange som sitter paring

kontorer rundt omkring og ekspederer

bunker med utlegg og kvitteringer fra

ansatte som har vaeligrt paring reise eller som

har lagt ut penger for bedriften ndash altsaring

papirbunker med informasjon som maring

punches inn i et system Dette dobbelt-

arbeidet tar tid Det finnes loslashsninger som

gjoslashr laquopapirarbeidetraquo for deg med et par

tastetrykk I tillegg til at du laster

kvitteringer og utlegg opp i en app paring mo-

bilen tar ogsaring Reise og utlegg hensyn til

formaringl datoer summer og valutaer Det er

ogsaring mulig aring knytte kostnader til et pro-

sjekt med et par tastetrykk dersom dette

er aktuelt Paring reise vil dette si at du kan

foslashre utleggene fortloslashpende fylle ut annen

informasjon paring mobilen og vaeligre ferdig

med laquopapirarbeidetraquo foslashr du er tilbake paring

kontoret Den som skal godkjenne ut-

leggene for eksempel leder eller

oslashkonomiansvarlig faringr bilagene opp paring

skjermen enten de sitter ved PC`en paring

kontoret eller bruker mobiltelefonen

De kan enkelt godkjenne bokfoslashre og ut-

betale Det blir enklere i alle ledd og alle

faringr full kontroll paring alle utlegg

ReiseregningUtlegg

FAKTA

Norsk Regnskapsstiftelse regner med en innsparing paring ti minutter per reiseregning ved bruk av digitale loslashsninger

Med 16 millioner reiseregninger aringrlig kan norsk naeligringsliv dermed frigjoslashre 160 millioner minutter til andre og bedre formaringl

En undersoslashkelse utfoslashrt av Kungliga Tekniske Hoslashgskolen (paring oppdrag fra Eurocard) viser store forskjeller i tid brukt paring reiseregninger

Snittet var 24 minutter per regning De mest effektive bedriftene bruker kun 8 minutter I den andre enden av skalaen ligger bedrifter som bruker ti ganger saring lang tid

Det kommer kanskje ikke som noen overraskelse at de mest effektive bedriftene var de som brukte digitale loslashsninger

S M A R T A R B E I D S D A G

5

De stoslashrste tidstyvene naringr det kommer

til fakturering er manuelle prosesser

og dobbeltregistrering Flere bedrifter

har dessuten ett system til aring fakturere

og ett system til aring bokfoslashre ndash de har altsaring

systemer som ikke snakker sammen

Mange bedrifter gjoslashr fortsatt mye manuelt

- de skriver faktura for haringnd og sender per

post Men faktura er ikke et papirark man

maring sende i posten Det er et betalingskrav

for leverte varer eller utfoslashrte tjenester der

mengde pris mva betalings- og

transportvilkaringr og saring videre er angitt Og

det finnes bedre loslashsninger for aring forholde

seg til disse kravene baringde de du sender

og mottar enn aring manuelt fylle inn infor-

masjonen som er paringkrevd printe ut og

legge i konvolutt Eller aringpne konvolutten

garing inn i nettbanken myse mot KID-num-

meret og krysse fingrene for at du ikke

taster feil

Manuelt maring fakturaer attesteres regi-

streres kontrolleres og foslashres korrekt i

regnskapet - avstemt mot eventuelle

bilag Men gode integrerte loslashsninger gjoslashr

jobben enklere og minimerer risiko for

menneskelig feil som feil KID-nummer

eller en null for mye Aring gjoslashre noe med

disse utfordringene er baringde enkelt og

tidsbesparende

Det kan vaeligre mye tid aring spare paring et hel-

automatisk system for fakturaer Det

finnes flere maringter aring effektivisere og

automatisere fakturering paring for eksempel

ved aring digitalisere fakturamottaket

Ved aring ta i bruk for eksempel EHF-mottak

(se faktaboks) ligger all data ferdig utfylt i

systemet slik at alt garingr automatisk og du

alltid er ajour i forhold til bokfoslashring

For aring bedre arbeidsflyten og forhindre

dobbeltarbeid finnes det ogsaring loslashsninger

der ansatte som jobber utenfor kontoret

effektivt kan fakturere med en gang

oppdraget er utfoslashrt Den eller de som har

myndighet til det kan ogsaring godkjenne

og betale fakturaer fortloslashpende - rett fra

mobilen Fakturaene sendes automatisk

og du trenger ikke aring ta hensyn til ulike

fakturaformater Du kan enkelt sette opp

dine fakturamaler skreddersydd etter

bedriftens behov og profil og du slipper

aring logge inn i nettbanken og aring maringtte jobbe

fra PC

Med fakturaloslashsningen til Telenor er det

veldig enkelt aring sende fakturaer fra

mobilen ogsaring for ansatte som er

ute i felten Naringr fakturaen er betalt

gjenstaringr det kun for regnskapsfoslashrer

eller oslashkonomiansvarlig aring bokfoslashre

Dette kan spare dere for mye tid

og dobbeltarbeid

Fakturaharingndtering

FAKTA

EHF (Elektronisk handelsformat) er en norsk tilpasning til et felles- europeisk fakturaformat Det benyttes av statlige kommunale og private virksomheter for mottak av regninger Alle statlige organisa- sjoner skal kreve faktura i EHF-for-mat Fra og med 1 januar 2015 var ogsaring alle norske kommuner paringlagt aring kunne ta imot EHF-fakturaer En del kommuner og bedrifter har allerede garingtt over til EHF og godtar ikke lenger fakturaer paring papir En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottakers oslashkonomi-system Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg paring at den kommer raskt frem til riktig mottaker

6

S M A R T A R B E I D S D A G

SikrereMindre risiko for menneskelig feil og sikker lagring av bilag i skyen

Mer effektivt Dersom du bruker et godt oslashkonomisystem vil det bli bedre samhandling mellom bedrift regnskapsfoslashrer og kunder

EnklerelaquoHar fakturaen blitt mottattraquo er et sposlashrsmaringl du aldri mer trenger lure paring med elektronisk faktura

Kan bli paringbudtAllerede naring kreves EHF (Elektronisk handelsformat) av de fleste offentlige virksomheter Ettersom det vil bli stadig vanligere vil nok ogsaring flere samarbeidspartnere kreve elektronisk faktura Det kan bli paringbudt med E-faktura mellom bedrifter saring det er kanskje like greit aring ligge litt i forkant

Fordeler med elektronisk faktura

S M A R T A R B E I D S D A G

7

FAKTA

Visste du at elektroniske fakturaer ikke er det samme som fakturaer sendt som PDF-fil per e-post En elektronisk faktura er et eget system i Norge administrert gjen-nom ELMA (Elektronisk Mottaker Adresseregister) For aring kunne ta dette i bruk maring du registrere deg her men det er en enkel prosess dersom oslashkonomisystemet ditt har aksesspunkt Per september 2018 er 117968 bedrifter registrerte her og antallet vokser stadig

Kommunal og moderniserings- departementet anslaringr at man sparer ti minutter per innkommende faktura du mottar elektronisk I tillegg til at du slipper manuell behandling er det heller ingen risiko for at faktura- en blir borte feilsendt eller ender i spamfilteret

Naringr det kommer til timeregistrering er

det mange tidstyver Den stoslashrste tids-

tyven er dobbeltarbeid og manuelle

prosesser men det brukes ogsaring mye

tid paring daringrlig kommunikasjonsflyt I sum

foslashrer dette til mangel paring oversikt og

kontroll

I mange bedrifter er det noen som jobber

paring kontoret mens andre er ute paring farten

Det krever gode rutiner og systemer for

kommunikasjon En kjent utfordring er at

vedkommende som har ansvar for time-

registreringen paring jobben bruker mye tid

paring aring mase paring timelister Hun eller han

mottar gjerne timelister paring papir og paring

mail og ender ofte opp med en bunke

papirer paring slutten av maringneden Vedkom-

mende maring legge alt inn i et system foslashre

timene paring riktige prosjekter og kunder og

kanskje sende det videre til en annen som

skal legge det ut til loslashnn Jo flere ledd jo

mer tid bruker vi

Resultatet er at mange bedrifter taper

mye penger fordi de verken faringr fakturert

tidsnok eller riktig og det kan derfor ha

stor verdi aring investere i gode verktoslashy for aring

registrere timene Timene som legges ned

i en bedrift og skal faktureres kunder er jo

en viktig del av grunnlaget for bedriftens

eksistens

Med et timeregistreringsverktoslashy blir det

enklere aring registrere timene paring en effektiv

maringte Dette foslashrer til bedre kontroll fordi vi

faringr innhentet timene tidsnok Det er ogsaring

en en enkel loslashsning for de ansatte som

jobber utenfor kontoret og som vil regis-

trere timene sine via telefon

En annen fordel er at den som sitter paring

kontoret faringr bedre oversikt naringr all infor-

masjon er samlet paring ett sted og ikke har

papir og timelister flytende omkring

Med et skikkelig timeregistreringssystem

kan faring du enkel tilgang til time- og

kostandsregistrering stoppeklokke og

logg fra mobiltelefonen Du kan registrere

timer fortloslashpende og du faringr full logg og

dokumentasjon paring oppdrag underveis

og etter at jobben er gjort Du velger selv

om du vil foslashre timer eller kostnader paring et

prosjekt eller oppdrag eller om du kun

vil dokumentere timene som er brukt

gjennom en arbeidsdag For mer avan-

sert timefoslashring kan du opprette en rekke

kategorier produkter og tjenester - alt

fra ulike timesatser til kjoslashring utstyr og

materiell Dette legger seg automatisk i

prosjektmodulen og er lett tilgjengelig

for medarbeidere som er ute paring oppdrag

Dermed kan ansatte ute i felten enkelt

registrere baringde timer og forbruk av

materiell og utstyr direkte fra PC

nettbrett eller mobilen

Timeregistrering

FAKTA

Selv om muligheten er der viser en undersoslashkelse som Norstat har gjort for Telenor at kun eacuten av fire smaring og mellomstore bedrifter foslashrer timer paring mobilen Det vil si at tre av fire bedrifter bruker mye tid og energi paring denne enkle men noslashdvendige oppgaven

Aring bruke mobiltelefonen som verktoslashy for aring registrere timer er tids- besparende baringde for den ansatte som er ute paring farten og for bedrif-ten Med en timeregistreringsapp paring mobilen tar det i snitt bare ett minutt per registrering I tillegg til at den ansatte sparer tid sparer en slik loslashsning ogsaring den paring kontoret for papirflyt og registrering av manuelle timelister Det gir ogsaring god kontroll over hvor mange timer som brukes paring ulike oppdrag og prosjekter noe som igjen gjoslashr det enklere aring prise jobber korrekt i neste omgang

S M A R T A R B E I D S D A G

8

S M A R T A R B E I D S D A G

9

Systemer som ikke snakker sammen og

daringrlig oversikt over prosjektene er to av

de stoslashrste utfordringene og tidstyvene

for de som jobber med prosjektstyring

Aring mangle oversikt over prosjekter over

hvilke oppgaver som er gjort hvilke timer

som er registrert og hvordan utviklingen

i prosjektet er kan skape baringde ekstra

arbeid og frustrasjon for de prosjekt-

ansvarlige

Det er mange som sliter med aring holde

oversikt over kostnader og loslashnnsomhet

og som mangler oversikt over ressursbruk

knyttet til konkrete prosjekter avdelinger

oppgaver og arbeidstype

Det er ogsaring mange som bruker mye tid paring

rapportering og paring aring etterleve kravene

til dokumentasjon Noen jobber ogsaring i

parallelle systemer noe som foslashrer til mye

merarbeid daringrligere kommunikasjon og

daringrligere oversikt Og daringrlig oversikt gjoslashr

det vanskelig aring planlegge framtidige

prosjekter paring en god maringte

For aring bedre kontroll paring prosjektstyringen

finnes det gode soslashmloslashse loslashsninger

Prosjektstyring er et system som gjoslashr det

enklere aring faring oversikt over kostnader og

dokumentasjon samt at du kan hente ut

innsikt og rapporter vedroslashrerende pros-

jekter Med en slik loslashsning faringr du full kon-

troll over framdrift og status paring tvers av

oppdrag og prosjekter i alle faser

Du etablerer prosjektet enkelt paring PC`en

eller mobilen din og har full tilgang fra

alle enheter Gjennom loslashsningen kan du

oppdatere status legge inn nye oppgaver

eller kommunisere med de andre

prosjektdeltakerne - enten du er paring

kontoret eller ute i felten Planlegging

gjennomfoslashring timeregistrering og doku-

mentasjon oslashkonomi og fakturering - alle

data foslashres til riktig prosjekt og alt opp-

dateres fortloslashpende slik at prosjektleder

har full oversikt over hvem som gjoslashr hva

hvor og naringr Resultatet er full oversikt over

prosjektene og god kommunikasjon med

prosjektdeltakerne

Prosjektstyring

FAKTA

En studie fra BI viser at ledere av smaring og mellomstore bedrifter bruker desidert mest tid paring daglig drift og operative gjoslashremaringl paring bekostning av strategi Samtidig skulle de oslashnske det var motsatt Aring digitalisere manuelle eller tungvinte arbeids- prosesser kan baringde frigjoslashre tid og energi i den daglige driften og hjelpe deg i strategiarbeidet

S M A R T A R B E I D S D A G

1 0

Manglende oversikt og mange in-

effektive og manuelle prosesser er

de stoslashrste tidstyvene naringr det gjelder

kunderelasjonsharingndtering eller

CRM som det ofte kalles

CRM staringr for laquocustomer relationship

managementraquo og er altsaring et system for

aring holde god oversikt over kunde-

relasjonene dine Det aring ha et godt system

for kunderelasjoner er viktig for aring kunne

drive god kundepleie og kundeservice

I mange bedrifter befinner mye viktig

informasjon oppe i hodet til sjefen eller

andre ansatte Naringr viktig informasjon ikke

deles eller er utilgjengelig for dem som

trenger den foslashrer det ofte til daringrlig bruk

av tid og ressurser fordi man stadig maring

lete etter adresser avtaler eller annen

viktig kundeinformasjon Ikke minst kan

det virke uproft naringr en kunde ringer og

trenger svar paring sposlashrsmaringl

I et system for kunderelasjonsharingndtering

har du full oversikt over dine kunder kon-

takter og leverandoslashrer paring ett sted

Alt som beroslashrer kunden lagres automatisk

paring et kundekort og er dermed alltid opp-

datert slik at du kan gi kundene dine god

oppfoslashlging og behandling enten de har

sposlashrsmaringl rundt framdrift eller oslashkonomi Du

kan enkelt garing inn paring kundekortet aring sjekke

for eksempel e-postkorrespondanse eller

ordrehistorikk enten du sitter paring kontoret

eller vil sjekke det via mobilen

All denne informasjonen er samlet i et

system som igjen kan kobles til de loslashsnin-

gene som bedriften din har for oslashkonomi-

og prosjektstyring Du har ogsaring mulighet

til aring planlegge aktiviteter og knytte sys-

temet til konkrete prosjekter og systemet

snakker naturligvis ogsaring sammen med

regnskapssystemet slik at det automatisk

oppdateres underveis

Kunderelasjonsharingndtering (CRM)

S M A R T A R B E I D S D A G

1 1

Det er mange tidstyver som dukker opp

naringr det gjelder regnskap og de viktigste

er mange manuelle prosesser mye

papir daringrlig kommunikasjonsflyt og

systemer som ikke snakker sammen

I en undersoslashkelse om regnskapssystemer

og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap

Norge ble brukerne av skybaserte

systemer spurt om hvilke fordeler de la

stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert

regnskapssystem Undersoslashkelsen viste

tydelig at det var tettere relasjoner og

samarbeid med kundene - samt bedre

arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-

ene av aring velge skybasert systemer

Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-

basert regnskapssystem var muligheten

for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe

i samme system

I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du

og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system

og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til

regnskapet Ved aring jobbe i samme system

som regnskapsfoslashreren blir kommunika-

sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i

sanntid Du kan for eksempel sette opp at

fakturaer automatisk garingr direkte til daglig

leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr

fakturaene er godkjent Da kan han eller

hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer

automatisk slik at du slipper aring bruke tid

paring aring ringe eller sende e-post hver gang

du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-

skapssystem blir bilagsflyten automati-

sert og du kan kjoslashre betalinger direkte

fra mobilen Systemet haringndterer alle

formater for inn- og utgaringende bilag Alle

funksjoner er ferdig integrert fra skan-

ning EHF mottak godkjenning fakture-

ring bank og betaling bokfoslashring reskon-

tro ndash til rapportering med drill-down ned

til bilagsnivaring

I Regnskap kan du konsentrere deg om

det du kan best og gjoslashre de oppgavene

du har kompetanse til mens regnskaps-

foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring

hente ut resultater uavhengig av om

regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller

ei og paring den maringten faring bedre oversikt

Med et loslashpende oppdatert regnskap har

du et helt annet grunnlag for aring ta gode

beslutninger

Regnskap

S M A R T A R B E I D S D A G

1 1

Det er mange tidstyver som dukker opp

naringr det gjelder regnskap og de viktigste

er mange manuelle prosesser mye

papir daringrlig kommunikasjonsflyt og

systemer som ikke snakker sammen

I en undersoslashkelse om regnskapssystemer

og teknologiutvikling utfoslashrt av Regnskap

Norge ble brukerne av skybaserte

systemer spurt om hvilke fordeler de la

stoslashrst vekt paring da de valgte et skybasert

regnskapssystem Undersoslashkelsen viste

tydelig at det var tettere relasjoner og

samarbeid med kundene - samt bedre

arbeidsflyt - som var de viktigste gevinst-

ene av aring velge skybasert systemer

Den aller viktigste aringrsaken til aring velge sky-

basert regnskapssystem var muligheten

for at kunde og regnskapsfoslashrer kan jobbe

i samme system

I varingrt regnskapssystem Regnskap kan du

og regnskapsfoslashrer jobbe i samme system

og regnskapsfoslashreren faringr gratis tilgang til

regnskapet Ved aring jobbe i samme system

som regnskapsfoslashreren blir kommunika-

sjonsflyten bedre fordi alt oppdateres i

sanntid Du kan for eksempel sette opp at

fakturaer automatisk garingr direkte til daglig

leder og at regnskapsfoslashrer faringr beskjed naringr

fakturaene er godkjent Da kan han eller

hun bokfoslashre rett i systemet Alt skjer

automatisk slik at du slipper aring bruke tid

paring aring ringe eller sende e-post hver gang

du gjoslashr noe i systemet I et slikt regn-

skapssystem blir bilagsflyten automati-

sert og du kan kjoslashre betalinger direkte

fra mobilen Systemet haringndterer alle

formater for inn- og utgaringende bilag Alle

funksjoner er ferdig integrert fra skan-

ning EHF mottak godkjenning fakture-

ring bank og betaling bokfoslashring reskon-

tro ndash til rapportering med drill-down ned

til bilagsnivaring

I Regnskap kan du konsentrere deg om

det du kan best og gjoslashre de oppgavene

du har kompetanse til mens regnskaps-

foslashreren tar seg av resten Du kan ogsaring

hente ut resultater uavhengig av om

regnskapsfoslashreren er tilgjengelig eller

ei og paring den maringten faring bedre oversikt

Med et loslashpende oppdatert regnskap har

du et helt annet grunnlag for aring ta gode

beslutninger

Regnskap

S M A R T A R B E I D S D A G

1 2

Oslashkt produktivitet

Ved aring la systemene laquogjoslashre jobbenraquo kan

du kvitte deg med flere tidstyver Tiden

som frigjoslashres kan du bruke paring aring gjoslashre

bedriften mer produktiv samt legge til

rette for vekst

Mer transparens

I smaring og mellomstore bedrifter

har ansatte ofte flere roller og mange

hatter - og det aring ha aringpenhet og god

informasjonsflyt er viktig

Ved aring ha integrerte systemer vil man

ha langt bedre tilgang til informasjon

paring tvers av avdelinger noe som kan gi

faeligrre feil og reduserte kostnader

Bedre beslutninger

Aring ha mer og bedre informasjon gjoslashr at

du kan ta velinformerte beslutninger

- raskere Dette er selvfoslashlgelig en stor

fordel baringde i arbeidshverdagen og for

aring ha oversikt over det store bildet

(Kilde Businesscom)

DETTE ER ERP

ERP er en forkortelse for Enterprise resource planning og er et system som stoslashtter opp om flere virksom-hetsomraringder i en bedrift alt fra produksjon lager og salg til innkjoslashp og oslashkonomi Maringlet med et ERP- system er aring haringndtere virksomhetens informasjon og tilfredsstille behov for styring administrasjon og deling av data

Telenor kan levere alle loslashsningene du

trenger i et skybasert ERP-system og

en ny loslashsning kan ogsaring integreres med

eksisterende loslashsninger

En av fordelene ved aring velge Telenor er

at varingr samarbeidspartner 24 SevenOffice

har svaeligrt mange standardintegrasjoner

aring velge fra

Hvorfor velge et ERP-system fra Telenor

For veldig mange bedrifter er tidstyvene et resultat av at systemer ikke snakker sammen For aring bli kvitt disse tidstyvene kan et skybasert ERP-system vaeligre loslashsningen

Systemer som snakker sammen

Et skybasert ERP-system foslashrer til

S M A R T A R B E I D S D A G

Et skybasert ERP-system stroslashmlinjeformer arbeidsprosessene og gjoslashr at bedriften kan jobbe soslashmloslashst

Manuelleprosesser

Daringrlig kommunikasjonsflyt

Dobbelt-registrering

Mangel paring oversiktog kontroll

Systemer snakkerikke sammen

S M A R T A R B E I D S D A G

Trenger du hjelp til aring effektivisere dine

manuelle eller tungvinte arbeids-

prosesser Er det vanskelig aring vite hvor

du skal starte og hvordan du kommer

i gang med digitalisering

Stadig flere bedrifter ser nytten av aring

digitalisere maringten de jobber paring men

for mange mindre bedrifter uten egen

IT-kompetanse kan det virke vanskelig

aring komme i gang Hva boslashr man prioritere

hvordan garingr man frem og vil det egentlig

gjoslashre arbeidsdagen enklere En annen

utfordring er at det er mange leverandoslashrer

som hver har sin loslashsning og det er en

risiko for at man ender opp med mange

forskjellige produkter som ikke prater

sammen

Smart Arbeidsdag er en raringdgivnings-

tjeneste hvor vi hjelper bedrifter med

aring utforske hvilke muligheter de har for

aring garing over til en mer digital maringte aring jobbe

paring I loslashpet av en time garingr vi gjennom

hvilke verktoslashy og prosesser bedriften har

i dag ser om det er omraringder hvor det er

unoslashdvendig mye dobbeltarbeid om dere

har eksisterende systemer som kan

utnyttes bedre eller om det er komplet-

terende loslashsninger som trengs

Basert paring denne innsikten vil vi komme

med en anbefaling til tiltak dere kan gjoslashre

for aring jobbe smartere fremover

Smart Arbeidsdag ndash en raringdgivningstjeneste fra Telenor

Varingrt primaeligre fokus er aring hjelpe

bedrifter med aring effektivisere maringten

de jobber paring og legge til rette for aring

kunne jobbe like effektivt enten det

er fra mobil nettbrett eller PC

For aring hjelpe smaring og mellomstore

bedrifter med aring manoslashvre i det digitale

landskapet og effektivisere sine

arbeidsprosesser har Telenor

lansert Smart Arbeidsdag

ldquo

S M A R T A R B E I D S D A G

1 3

S M A R T A R B E I D S D A G

Ved aring digitalisere for eksempel timefoslashring

fakturering eller prosjektstyring faringr man bedre

oversikt og slipper aring bruke tid paring informasjons-

innhenting eller dobbeltarbeid Og gjennom aring gi

de ansatte tilgang til gode samhandlingsverktoslashy

og ved aring soslashrge for at de har tilgang til de samme

verktoslashyene enten de er inne paring kontoret eller ute

paring oppdrag kan man spare mye tid og ressurser

som igjen kan omprioriteres til verdiskapende

aktiviteter

Det er her vi kan hjelpe dere Varingre raringdgivere sitter

daglig i samtale med bedrifter som er i samme

situasjon som deg og dette gjoslashr at vi har mye

erfaring med hvilke grep man boslashr ta som gir stor

effekt paring baringde kort og lengre sikt Vi har allerede

hjulpet flere hundre smaringbedrifter med aring digital-

isere hele eller deler av sine arbeidsprosesser ndash

og vi er klare for aring hjelpe deg

Raringdgivningssamtalen tar ca 1 time og du vil faring

oversendt en rapport i etterkant med forslag til

mulige loslashsninger Raringdgivningssamtalen er ufor-

pliktende og du velger selv om det er noe du vil

garing videre med

Det handler ikke noslashdvendigvis om aring digitalisere alt men om aring prioritere de tungvinte prosessene som krever tid og ressurser

S M A R T A R B E I D S D A G

1 4

Kontakt oss

Ta kontakt med oss for en gratis og uforpliktende samtale