Doświadczenia z wdrożenia systemu EOD w szpitalu

w Grodzisku Mazowieckim

Białowieża, 8.05.2008

Kilka słów o naszej firmie

BIATEL SA jest firmą teleinformatyczną opartą wyłącznie na polskim kapitale, która powstała w 1989r. i od tamtej pory konsekwentnie i skutecznie

rozszerza swoją ofertę o najnowsze rozwiązania z dziedziny telekomunikacji, informatyki, oprogramowania, budowy sieci rozległych oraz bezprzewodowej

transmisji danych.

Założycielem i właścicielem firmy, jest Stanisław Kalankiewicz obecnie sprawujący funkcję prezesa firmy.

Siedziba Zarządu mieści się w Warszawie.

W ofercie Biatel SA znajdują się nowoczesne rozwiązania z dziedziny:

• informatyki i oprogramowania• projektowania i budowy linii kablowych• bezprzewodowej transmisji danych• telemetrii i automatyki• kompleksowych systemów ochrony• rozwiązań i pojazdów specjalnych dla służb mundurowych• systemów telekomunikacyjnych

W BIATEL SA zatrudnionych jest 350 osób a w Grupie BIATEL ponad 1200

EODFlowER

• Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów w jednostkach samorządu terytorialnego, szpitalach, szkołach, administracji rządowej

• Na bieżąco używa systemu ponad 3500 użytkowników

• Infrastruktura podpisu elektronicznego zgodnego z ustawą

• Możliwość automatycznego przekazywania dokumentów pomiędzy urzędami i instytucjami

FlowER SWIN

• Wdrożenie specjalnej wersji systemu FlowER w pełnym zakresie obsługującego przetwarzanie informacji niejawnych

• Pełna integracja z przepisami Unii Europejskiej

• Pełna zgodność z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnej

• W chwili obecnej kończy się specjalny proces certyfikacji wdrożenia przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego

Cel wdrożenia

Głównym celem wdrażania systemów elektronicznego obiegu

dokumentów jest usprawnienie działania organizacji,

a przez to zmniejszenie kosztów jej funkcjonowania

Sposoby osiągnięcia celu biznesowego

• Pełen nadzór nad dokumentami krążącymi w instytucji

• Przyśpieszenie ścieżek przepływu dokumentów

• Brak problemu „zagubionych pism”

• Identyfikacja i likwidacja wąskich gardeł

• Zmniejszenie obciążenia pracowników merytorycznych

• Automatyzacja zestawień statystycznych

FlowER do czego służy

• Rejestracja i uporządkowanie dokumentów krążących po instytucji

• Organizacja dokumentów – RWA i teczki spraw

• Wspomaganie w pracach statystycznych i poszukiwawczych

• Wspomaganie w zakresie nadzoru nad przebiegiem spraw

• Przekazywanie dokumentów pomiędzy jednostkami

Opis szpitala

• Szpital Zachodni w Grodzisku Mazowieckim jest jednym z

większych szpitali na terenie aglomeracji warszawskiej

• Miesięcznie szpital przyjmuje ok. 1000 wniosków i pism

• W części administracyjnej pracuje ok. 50 osób

Mechanizmy udostępniane przez system

• Rejestracja korespondencji wchodzącej

– Przechowywanie pism i załączników w dowolnych formatach

– Obróbka graficzna wielostronicowych skanów pism

• Podgląd i wydruk dziennika korespondencji

• Różne rodzaje wysyłki

• Rejestracja „zwrotek”

• Generowanie wykazów i raportów

Centralna Baza Korespondentów

• Każdy korespondent jest wprowadzany do systemu raz

• Wszyscy użytkownicy mają dostęp do wspólnej bazy korespondentów

• Automatyczne umieszczanie danych adresowych na korespondencji

Baza KorespondentówUżytkownicy

Użytkownicy

System dekretacji i akceptacji pism

• Konfiguracja ścieżek dekretacji i akceptacji pism

• Dekretacja pism przez uprawnionych użytkowników

• Rejestracja pism w aktach sprawy – automatyczna numeracja zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną i RWA

• Słowniki opisujące strukturę organizacyjną

• Obieg pism wewnętrznych

• Potwierdzenie przeczytania dokumentu

• Podpis elektroniczny zgodny z ustawą

Praca w systemie „hot desk”

• Nie każdy pracownik musi mieć swój komputer

• Zalogowanie na każdej stacji roboczej daje automatyczny dostęp do

własnych dokumentów i teczek

• Działanie wykonane na dowolnym stanowisku pracy jest tak samo

ważne

System zastępstw

• Pracownicy zastępujący nieobecnych mają

pełen dostęp do dokumentów i spraw osób

zastępowanych

• System odnotowuje, które pisma zostały

zarejestrowane, przygotowane lub

zaakceptowane w zastępstwie

Użytkownicy

Użytkownicy

Dokumenty

Przekazywanie dokumentów

FlowER

Kancelaria KancelariaFlowER

WydziałWydział

Wydział

Różne lokalizacje

100 km

Skalowalność systemu

• System daje się łatwo skalować:

• Instalacja jednostanowiskowa w kancelarii

• Instalacja w sekretariatach

• Pełen elektroniczny obieg dokumentów

Integracja systemu z systemami dziedzinowymi

• Import dokumentów wytworzonych w systemie dziedzinowym do

odpowiedniej teczki

• Inicjalizacja sprawy z poziomu systemu dziedzinowego

• Możliwość przekazania informacji o stanie sprawy z systemu EOD

do systemu dziedzinowego

• Dostęp do repozytorium dokumentów z systemu dziedzinowego

Założenia wdrożenia

• Założeniem wdrożenia było uruchomienie procesu elektronicznej

obróbki pism przez instalację stanowisk w kancelarii i sekretariatach

• Maksymalne użycie istniejącej bazy sprzętowej

Korzyści podejścia

• Niewielki nakład pracy oraz kosztów w początkowym okresie

wdrożenia

• Możliwość uruchomienia Elektronicznej Skrzynki Podawczej

• Dostęp do wiedzy o ilości i miejscach przechowywania wniosków

• Zintegrowany sposób przetwarzania pism

• Szybkie korzyści wdrożenia

Niedostatki podejścia

• Konieczność wykonywania „podwójnej pracy” – informacja o

pismach częściowo przetwarzana jest tradycyjnie

• Konieczność przenoszenia dokumentów w sposób tradycyjny

• Brak możliwości akceptacji pism (i nanoszenia poprawek) w sposób

elektroniczny

Wykonane prace

• Konfiguracja systemu – wprowadzenie struktury organizacyjnej,

oraz Rzeczowego Wykazu Akt

• Instalacja systemu na wybranych stanowiskach

• Przeszkolenie personelu

• Czas trwania 2 tygodnie

Napotkane problemy

• Rozpoznanie i sformalizowanie regulaminów przetwarzania pism

• Dostosowanie Regulaminu Organizacyjnego

• Nastawienie pracowników

Osiągnięte cele

• Zastąpienie książek kancelaryjnych i automatyzacja rejestrów

• Pełna informacja o miejscu przechowywania pisma i terminach

załatwienia

• Brak problemów z „zagubionymi pismami”

• Szybkie sporządzanie raportów i wykazów

Perspektywy rozwoju

• Bardzo łatwa rozbudowa systemu do pełnego EOD

• Wyeliminowanie dokumentów papierowych – przetwarzanie

dokumentów całkowicie w postaci elektronicznej

• Brak konieczności przechowywania teczek z dokumentami i

przenoszenia ich pomiędzy komórkami organizacyjnymi

• Uruchomienie przekazywania dokumentów pomiędzy instytucjami

DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ

Zapraszamy do dyskusji

`BIATEL SA DEPARTAMENT INFORMATYKI

WARSZAWAMetropolitan, Plac Piłsudskiego 100-078 Warszawa tel. +48 22/ 59 77 777fax.+48 22/ 59 77 779www.biatel.pl

BIAŁYSTOKul. Ciołkowskiego 2/2, 15-245 Białystoktel. +48 85/ 74 59 900fax.+48 85 / 74 59 903www.biatel.pl

Krzysztof Kuleszakrzysztof.kulesza@biatel.com.pl