Dokumendihalduri kutseeksami programm PDF formaadis

1

DOKUMENDIHALDURI KUTSEEKSAMI PROGRAMM

Kutseeksami programm lähtub kutsestandardist ja on jaotatud sellega sarnaselt kuude moodulisse, need

omakorda valdkondadeks. Iga valdkonna juures määratletakse selle sisu ja loetletakse, mida eksami sooritaja

peab teadma ja oskama. Eksamil kontrollitakse teadmisi testi ja vestluse vormis ning oskusi praktiliste

ülesannete lahendamise kaudu.

1. VALDKONNA KORRALDUS JA ÕIGUSLIK KESKKOND

1. Õigusaktid

Sisu: Organisatsiooni dokumendi- ja infohaldust ning asjaajamist ja arhiivihaldust mõjutavad seadused ja

määrused. Avalikku haldust puudutavad õigusaktid osas, mis puudutavad dokumendihaldust, asjaajamist ja

arhiivihaldust. Teabe haldamise ja avalikustamise korraldamise õigusaktid. Andmekaitse alased õigusaktid.

Tõestamist käsitlevad õigusaktid dokumentatsiooni ja toimingute osas. Intellektuaalse omandi kaitse alased

õigusaktid. Avaliku sektori asutustes asjaajamise ja dokumendihalduse nõuetekohaseks korraldamiseks

koostatavad organisatsioonisisesed dokumendid.

Teadmised: Loetleb peast valdkonna olulisemaid õigusakte ja on teadlik nende reguleerimisvaldkondadest.

Kirjeldab organisatsiooni erinevaid funktsioone reguleeriva normatiivkeskkonna mõju organisatsiooni

dokumendihaldusele. On teadlik dokumendihalduse normatiivkeskkonna erinevustest Eesti avalikus ja

erasektoris. Selgitab organisatsiooni põhitegevust reguleerivate õigusaktide seoseid dokumendihaldust ja

asjaajamist korraldavate õigusaktidega. Loetleb organisatsioonisiseste normdokumentide liike ning teab

nõuded nende sisule.

Oskused: Kasutab korrektselt valdkonna õigusliku keskkonna mõisteid ja termineid. Oskab leida

õigusaktidest valdkonnaga seonduvaid regulatsioone. Hindab organisatsiooni põhitegevust reguleerivate

õigusaktide seost dokumendihaldust ja asjaajamist korraldavate õigusaktidega. Hindab organisatsioonisiseste

regulatsioonide vastavust organisatsiooni erinevate kasutajagruppide vajadustele.

VALDKONNA OLULISED ÕIGUSAKTID SEADUSED (alfabeedis)

● Arhiiviseadus (2011) (tervikuna)

● Avaliku teabe seadus (tervikuna)

● Digitaalallkirja seadus (tervikuna)

● Haldusmenetluse seadus (1. osa Üldosa 1. peatükk Üldsätted, 2. osa Eriosa 4. peatükk Haldusakt)

● Infoühiskonna teenuse seadus (tervikuna)

● Isikuandmete kaitse seadus. (tervikuna)

● Märgukirjale ja selgitustaotlusele vastamise seadus. (tervikuna)

● Raamatupidamise seadus (2. peatükk Raamatupidamise korraldamine)

● Riigisaladuse ja salastatud välisteabe seadus (1. peatükk Üldsätted; 2. peatükk Riigisaladus; 3.

peatükk Salastatud välisteave)

● Tsiviilseadustiku üldosa seadus (4. peatükk Tehingu vorm)

● Tõestamisseadus (1. peatükk Üldsätted; 3. peatükk Muud tõestamistoimingud)

● Vabariigi Valitsuse seadus (1. peatükk Vabariigi Valitsus; 3. peatükk Täidesaatva riigivõimu

asutused)

● Äriseadustik (I osa Üldosa 1. peatükk Üldsätted; 3. peatükk Prokuura; II osa Äriregister 4. peatükk

Registrialased üldsätted)

1. VABARIIGI VALITSUSE MÄÄRUSED (alfabeedis)

● Arhiivieeskiri. VV 22.12.2011 määrus nr 181. (tervikuna)

● Asjaajamiskorra ühtsed alused. VV 26.02.2001 määrus nr 80. (tervikuna)

● Infosüsteemide turvameetmete süsteem. VV 20.12.2007 määrus nr 252. (tervikuna)

2

● Riigisaladuse ja salastatud välisteabe kaitse kord. VV 20.12.2007 määrus nr 262. (1. peatükk

Üldsätted; 2. peatükk Riigisaladuse alaliigid; 4. peatükk Salastatud teabe kaitse korraldamise

nõuded)

● Õigustloovate aktide eelnõude normitehnika eeskiri. VV 28.09.1999 määrus nr 279. (tervikuna)

● Infosüsteemide andmevahetuskiht. VV 24.04.2008 määrus nr 78 (tervikuna)

Vaata ka:

Infoühiskonna arengukava 2013 (www.riso.ee/et/infopoliitika/arengukava)

2. Standardid ja juhised

Sisu: Dokumendihaldust käsitlevad ja dokumendihaldusega seotud siseriiklikud ja Eestis üle võetud

rahvusvahelised standardid. Dokumendihaldust, asjaajamise korraldamist ja arhiivihaldust käsitlevad juhised.

Teadmised: Loetleb peast valdkonda olulisemaid standardeid ja juhiseid. Eristab standardite käsitlusalasid.

Kirjeldab standardite kasutamist vastavalt nende valdkondadele. Tutvustab standardites ja õigusaktides

kasutatud terminite ja mõistete seoseid ja erinevusi. Eristab juhiseid nende suunitluse järgi ja kirjeldab nende

sisu.

Oskused: Kasutab korrektselt standardites ja juhistes kasutatud mõisteid ja termineid. Teeb kindlaks, millist

tüüpi standardit või juhist kasutada konkreetse juhtumi lahendamise.

VALDKONNA OLULISED STANDARDID JA JUHISED

STANDARDID

● EVS 8:2000 Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas.

● EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:

Kiri.

● EVS JUHEND 9:2006 Dublin Core’i metaandmeelementide kasutamine.

● EVS-EN ISO 9001:2001 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded. (osad 4.2

Kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumenteerimine ja 5.3 Kvaliteedipoliitika kehtestamine)

● EVS-ISO 11799:2005 Informatsioon ja dokumentatsioon. Arhiivi- ja raamatukogumaterjalide

hoiunõuded.

● EVS-ISO 15489-1:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 1: Üldnõuded.

● EVS-ISO/TR 15489-2:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldus. Osa 2: Juhised.

● EVS-ISO 15836:2004 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dublin Core’i metaandmeelemendid.

● EVS-ISO 23081-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendihaldusprotsessid.

Dokumentide metaandmed. Osa 1: Põhimõtted.

1. JUHISED

● Arhivaalide üleandmine. Rahvusarhiivi juhis. 2009. (www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf)

● Asjaajamise ja arhiivitöö kontrollimine siseauditi käigus. Rahvusarhiivi juhis. 2006.

(www.ra.ee/public/Juhised/siseaudit.pdf)

● Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/digidok_arhiveerimine.pdf)

● Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhis. 2009.

(www.ra.ee/public/Juhised/arhiivihaldus.pdf)

● Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks. Rahvusarhiivi juhis. 2006.

(/www.ra.ee/public/Juhised/tugifunktsioonid.pdf)

● Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/tahtajad_ja_havitamine.pdf)

● Dokumendiliikide XML andmekirjelduste koostamise juhis. Riigikantselei juhis. 2010.

(http://www.valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihalduse-uudised-ja-

teated/13109/dokumendiliikide-xml-andmekirjelduste-koostamise-juhis)

VEEBIRESSURSID

Dokumendihaldus ja arhiivindus. (www.riigikantselei.ee/dokumendihaldus)

Dokumendihalduse ABC. (www.ra.ee/abc)

3

Digiarhiivindus. (www.ra.ee/digiaken)

Rahvusarhiivi juhised. (www.ra.ee/et/juhised-4/&i=4)

3. Valdkonna korraldus

Sisu: Dokumendihalduse, asjaajamise ja arhiivihalduse korraldamine riigi tasandil, ministeeriumide

haldusalas, kohaliku omavalitsuse tasandil ning asutuse, organisatsiooni, ettevõtte vms tasandil. Riigi

infotehnoloogilise koostöövõime raamistik. Avalikud arhiivid. Eraarhiivid. Dokumendihalduri kutse.

Valdkonna arengusuunad.

Teadmised: Kirjeldab dokumendihalduse, asjaajamise ja arhiivihalduse korraldamist riigi tasandil. Nimetab

seda koordineerivaid ja selle korraldamise eest vastutavaid asutusi. Kirjeldab riigi registrite süsteemi ja selle

haldussüsteemi RIHA. Kirjeldab dokumendihalduse, asjaajamise ja arhiivihalduse korraldamist

ministeeriumide haldusalas. Kirjeldab dokumendihalduse, asjaajamise ja arhiivihalduse korraldamist

kohaliku omavalitsuse tasandil. Kirjeldab dokumendihalduse, asjaajamise ja arhiivihalduse korraldamist

asutuse, organisatsiooni, ettevõtte vms tasandil. Eristab asutuse, organisatsiooni, ettevõtte vms (tegev)juhi,

dokumendihalduse eest vastutava üksuse, struktuuriüksuste ja dokumentide loomisega tegelevate töötajate

vastutusalasid. Toob näiteid dokumendihalduse korralduse seostest kvaliteedijuhtimisega. Nimetab avalike

arhiivide ülesanded. Toob esile ja põhjendab dokumendihalduse korralduse eripära avaliku ja erasektori

institutsioonides. Selgitab avalike ja eraarhiivide erinevust. On kursis dokumendihalduri kutsele esitatavate

nõuetega.

Oskused: Valib välja avaliku arhiivi, millisesse arhiiviväärtusega arhivaalid üle anda. Koostab

dokumendihalduri ametikirjelduse.

Kirjandus

● Rahvusarhiivi põhimäärus.

● Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi põhimäärus.

● Dokumendihalduri kutsestandard.

● Infoühiskonna arengukava 2013 (www.riso.ee/et/infopoliitika/arengukava)

● Riigi infosüsteemi haldussüsteem. (www.ria.ee/RIHA)

● Euroopa digitaalne tegevuskava. (www.riso.ee/et/node/521;

http://ec.europa.eu/information_society/digital-agenda/index_en.htm)

2. DOKUMENT JA DOKUMENTEERIMINE

1. Dokumenteerimise põhimõisted

Sisu: Informatsioon, teave, teabekandja. Dokument. Dokumendi tüüp, dokumendi liik. Toimik, kaust, asi,

fail. Funktsioon, sari. Plank, mall.

Teadmised: Teab põhimõistete definitsioone õigusaktides ja standardites. Mõistab põhimõistete sisu ja

nende omavahelisi seoseid.

Oskused: Demonstreerib põhimõistete korrektset kasutamist kutseeksami sooritamisel.

2. Dokumenteerimisvajadus

Sisu: Asutuse tegevuse käigus tekkiv teave. Info ja kommunikatsiooni roll ja tähtsus organisatsiooni

toimimises. Info haldamine dokumenteerimise kaudu. Dokumenteerimise vajadus ja kohustus.

Organisatsiooni tegevuse läbipaistvus klientidele ja ühiskonnale. Tegevuse dokumenteerimise tähtsus

ühiskonna, riigi ajaloo, organisatsiooni (korporatiivse) mälu allikana.

Teadmised: On teadlik õigusaktidest ja tegevuse vajadusest (ärivajadustest) tulenevatest nõuetest asutuse

tegevuse dokumenteerimisele. Selgitab dokumentide alalhoidmise kasulikkust asutuse sisemise ja välise

aruandekohustuslikkuse jaoks era- ja avaliku sektori asutustes. Annab ülevaate mil viisil määrata kindlaks

asutuse info dokumenteerimisvajadus. Loetleb aladokumenteerimisega seotud riske. Nimetab

4

üledokumenteerimisega kaasnevaid ilminguid.

Oskused: Ei kontrollita.

3. Asutuse tegevuse dokumenteerimise viisid

Sisu: Paber- ja digidokumendid. Uued tegevuse dokumenteerimise viisid – andmebaas, e-post,

veebirakendused. Infotehnoloogia mõju organisatsiooni tegevuse dokumenteerimisele.

Teadmised: Kirjeldab ja üldistab dokumentide sarnasusi ja erinevusi traditsioonilises ja elektroonilises

keskkonnas. On kursis digidokumendi sõltuvusest riist- ja tarkvarast. Arutleb uute ja traditsiooniliste

dokumenteerimisviiside üle. Arutleb dokumenteerimisviiside edaspidise arengusuundumuste üle. Selgitab,

mis vahe on digitaaldokumendil ja failil.

Oskused: Koostab dokumentide malle elektroonilises keskkonnas.

4. Dokumendi mõiste

Sisu: Dokument kui teabekandja. Dokument kui faktide ja tegevuse tõendus(materjal).

Teadmised: Eristab dokumenti kui tõestust ja dokumenti kui informatsiooni. Analüüsib dokumendi ja

informatsiooni erinevust.


5. Dokumendi liigid

Sisu: Dokumendi liikide eristamine. Dokumendi liikide nimetused. Dokumendiliikide grupeerimine asutuse

funktsioonist ja kasutusalast lähtuvalt. Dokumendi originaal, koopia, ärakiri, väljavõte; selle erinevus

digitaal- ja paberdokumentide osas.

Teadmised: Analüüsib dokumentide liikide eristamise vajadust dokumendihalduses.

Oskused: Määrab, mis liiki dokumendiga on tegemist. Määratleb, mis tegevusala dokumendiliigiga on

tegemist (äridokumendid, töö- ja teenistussuhteid fikseerivad dokumendid, finantstulude ja -kulude arvestust

kajastavad dokumendid, isikute sotsiaalseid tagatisi puudutavad dokumendid, tervislikku seisundit

peegeldavad dokumendid, töökaitse ja töökeskkonna alased dokumendid, rahvusvahelisi suhteid kajastavad

dokumendid, jne). Oskab koostada dokumendi koopiat, ärakirja ja väljavõtet ning kinnitada nende õigsust.

6. Dokumendi omadused

Sisu: Autentsus. Usaldusväärsus. Terviklus. Kasutatavus. Dokumendi omaduste tagamine traditsioonilises ja

elektroonilises keskkonnas. Dokumentide autentsuse tagamine dokumendihalduse protsesside põhimõtete ja

protseduuridega. Digitaaldokumendi autentsuse ja usaldusväärsuse tagamine digitaalallkirja või

autentimisega. Dokumendi komponentide vaheliste seoste säilitamise vajadus ja viisid. Digitaalallkiri.

Dokumendi elemendid ja metaandmed.

Teadmised: Teab dokumentidele esitatavad vormi- ja turvanõuded. Nimetab digitaaldokumendi tüübid,

füüsilised omadused (kodeeringud) ja eristab digitaaldokumendi vorminguid. On kursis digiallkirja õiguslike

nõuete ja praktiliste lahendustega. Põhjendab dokumendi komponentide vaheliste seoste säilitamise vajadust

ja tutvustab selle viise. Nimetab dokumendi autentsust ja usaldusväärsust kinnitavaid elemente.

Oskused: Eristab dokumendi koopiat ja originaali. Annab dokumendile digiallkirja. Kontrollib

digitaaldokumendi metaandmete olemasolu.

7. Dokumendi koostamine

Sisu: Dokumendi komponendid – sisu, vorm ja struktuur. Erinevate dokumendiliikide kohustuslikud

5

elemendid ja paigutus.

Teadmised: Nimetab dokumendi tekstile esitatavaid hea tava nõudeid. Teab kirja ja juhtimisvaldkonna

dokumentide (käskkiri ja korraldus, protokoll, akt) elemente (rekvisiite) ja nende määratlusi.

Oskused: Koostab nõuetekohaseid kirju ja juhtimisvaldkonna dokumente.

Kirjandus

● Valdkonna olulised õigusaktid; valdkonna olulised standardid ja juhised.

● Merike Kuhhi. Eesti ametikeel: õigekeel ja suhtluskeel. Tallinn, 2006.

● Tiiu-Reet Kõrven. Dokumendihaldus. Tallinn, 2006.

● EVS 882-1:2006 Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1:

Kiri.

● Dokumendihalduse metaandmete mudel. Dokumendi elukäigu sündmused ja nende metaandmed.

Versioon 5.0 (www.riigikantselei.ee/failid/RK_meta_mudel_ver_5.0.pdf)

3. DOKUMENDIHALDUS

1. Dokumendihalduse põhimõisted

Sisu: Dokumendihaldus. Dokumendi elukäik. Dokumendisüsteem, dokumendihaldussüsteem. Elektrooniline

dokumendihaldus, dokumendiregister. Liigitusskeem, dokumentide loetelu, dokumendiregister.

Säilitustähtaeg, eraldamine. Avalik teave, teabevaldaja, juurdepääsupiirang.


omavahelisi seoseid.


2. Dokumendi elukäik ja säilitustähtaeg

Sisu: Dokumendi elukäigu kontseptsioon, selle etapid ja faasid. Dokumendi elukäigu kontroll. Dokumendi

väärtus. Dokumendi väärtuse hindamine. Eelhindamine. Dokumendi säilitustähtaeg.

Teadmised: Kirjeldab dokumendi elukäigu kontseptsiooni. Nimetab dokumendi elukäigu etapid, määratleb

neid mõjutavad tegurid. Põhjendab dokumendi elukäigu kontrollimise (ohje) tähtsust dokumentide ja

organisatsiooni jaoks. Eristab dokumendi teabe- ja tõestusväärtust. Loetleb dokumendi säilitustähtaegu

määratlevaid õigusakte. Nimetab dokumendi väärtuse hindamise kriteeriumid. Seostab dokumendi väärtust

selle loomise kontekstiga.

Oskused: Paigutab dokumendihalduse, asjaajamise korraldamise ja arhiivihalduse tegevusi sobilikku

dokumendi elukäigu etappi. Valib dokumendile sobiliku säilitustähtaja ning põhjendab seda.

3. Dokumendisüsteem

Sisu: Dokumendisüsteemi vajalikkus, omadused ja komponendid. Dokumendisüsteemi väljatöötamine ja

juurutamine. Paberpõhised ja elektroonilised süsteemid. Elektroonilisele dokumendihaldusele ülemineku

korraldamine. Dokumendisüsteemi loomiseks, juurutamiseks ning kasutamiseks vajalike alusdokumentide

koostamine: liigitusskeem (dokumentide loetelu), juurdepääsuõiguste skeem (kasutajagrupid), süsteemi

kasutusjuhis. Tegevuste ja dokumentide liigitamine. Liigitusskeemi loomine. Funktsioonide määratlemine ja

sarjade moodustamine. Tähised. Dokumentide loetelu koostamine ja kaasajastamine.

Dokumendihaldusprotsessid vastavalt dokumendi elukäigu mudelile. Dokumentide eraldamise ajakava.

Teadmised: Kirjeldab dokumendisüsteemi kohta organisatsiooni tegevuses ja teistes infosüsteemides.

Loetleb dokumendisüsteemi omadused ja komponendid. Selgitab dokumendisüsteemi komponentide

omavahelisi seoseid. Toob välja paberipõhise ja elektroonilise süsteemi erinevused. Kirjeldab

dokumendisüsteemi väljatöötamise etappe standardi EVS-ISO 15489 „Dokumendihaldus“ järgi. Kirjeldab

6

kuidas toimub dokumendisüsteemi hõlmatavate dokumentide kindlaksmääramine. Toob näiteid (või

töökogemuse puudumisel arutleb) dokumendisüsteemi juurutamisel ilmnevatest raskustest. Kirjeldab

funktsioonide määratlemise ja sarjade moodustamise põhimõtteid ja nimetab sarjade moodustamisel

kasutatavad tunnused. Eristab organisatsiooni tugi- ja põhifunktsioone. Nimetab võimalikke liigitusüksuseid.

Kirjeldab eraldusotsuste tegemise protsessi. Teab, mida jälgida dokumentide loetelu muutmisel.

Oskused: Oskab määratleda organisatsiooni funktsioone etteantud normdokumentide ja/või

dokumentatsiooni alusel. Oskab protsesse grupeerida funktsioonideks. Oskab grupeerida funktsioone.

Rühmitab sarju funktsioonideks. Rühmitab dokumente sarjadeks. Loob dokumentide loetelule tähiste

süsteemi. Vormistab nõuetekohase dokumentide loetelu.

4. Hõlmamine ja registreerimine

Sisu: Dokumentide hõlmamise eesmärk. Hõlmamise tehnikad — liigitamine vastavalt liigitus-skeemile;

registreerimine; märksõnastamine. Registreerimise eesmärk ja põhimõtted. Registri tüübid. Nõuded

dokumendiregistrile. Registrisse kantavad andmed. Dokumentide registreerimise protseduurid

organisatsioonis. Registreerimisele kuuluvad dokumendid organisatsioonis. Toimikute moodustamine.

Teadmised: On teadlik dokumentide hõlmamise ja registreerimise eesmärgist. Kirjeldab dokumentide

hõlmamise tehnikaid. Tunneb registreerimise põhimõtteid, on teadlik registrite eri tüüpidest. Tutvustab

avaliku sektori organisatsioonides dokumendiregistrile esitatavaid nõudeid. Loetleb avaliku sektori

organisatsioonides kohustuslikult registreerimisele kuuluvad dokumendiliigid. Loetleb registrisse kantavaid

andmeid. Võrdleb dokumentide tsentraliseeritud ja detsentraliseeritud registreerimist. Toob näiteid (või

töökogemuse puudumisel arutleb) registreerimisnõude täitmise olulisusest.

Oskused: Liigitab dokumente vastavalt liigitusskeemile. Leiab registrist vajaliku dokumendi etteantud

andmete alusel. Moodustab toimikuid.

5. Dokumentide kasutamine ja neile juurdepääsu tagamine. Avalik

teave

Sisu: Digitaaldokumentide kasutamise eripära organisatsiooni tegevuses. Avalikule teabele juurdepääsu

võimaldamise põhimõtted demokraatlikus ühiskonnas. Avalikule teabele juurdepääsu võimaldamise viisid.

Ületekstiotsing. Juurdepääsu ja kasutatavuse korraldamine. Avaliku teabe juurdepääsu tagamise järelevalve

süsteem. Riigisaladus. Delikaatsete ja muude eraeluliste andmete kaitse. Ärisaladus. Asutusesiseseks

kasutamiseks liigitatud teave.

Teadmised: Selgitab digitaaldokumentide kasutamisega seotud eripärasid. Kirjeldab teabevabaduse

põhimõtteid. Toob näiteid, kes on teabevaldaja ning millisele teabele tuleb erinevatel teabevaldajatel

veebilehe vahendusel tagada juurdepääs. Kirjeldab teabenõude kasutamise võimalusi. Kirjeldab avalikule

teabele juurdepääsu tagamise järelevalve süsteemi. Loetleb delikaatsed ja eraelulised andmed, millele laieneb

juurdepääsupiirang. Teab, millist teavet võib ja kui kauaks avalikus sektoris liigitada asutusesiseseks

kasutamiseks. Kirjeldab, millistel juhtudel on tegemist ärisaladusega ehk konfidentsiaalse infoga ning kuidas

seda fikseeritakse.


6. Dokumendihalduse metaandmed

Sisu: Metaandmete eesmärk ja tähtsus dokumendihalduses. Metaandmete rühmad: dokumendi, juurdepääsu,

säilitamise ja faili tehnilised metaandmed. Õigusaktide nõuded metaandmete loomiseks ja haldamiseks.

Dokumendihalduse metaandmete standardid. Metaandmed dokumendi loomisel ja hõlmamisel. Metaandmed

dokumendi edastamisel, registreerimisel ja säilitamisel (protsessi metaandmed).

Teadmised: Põhjendab metaandmete kasutamise vajalikkust ja nende kasutamise tähtsust

dokumendihalduses. Eristab metaandmete rühmi ja loetleb nende elemente. Nimetab kirjeldustasandid.

Loetleb kirjeldusüksusi. Toob välja enamkasutatavad kirjelduselemendid. Kirjeldab dokumendihalduse

7

metaandmete ja teiste valdkondade metaandmete omavahelisi seoseid.

Oskused: Rühmitab metaandmeid tegevuse, säilimise, kirjeldamise, otsingute ja õiguste metaandmete

gruppidesse. Moodustab metaandmeelementidest eri tasanditel rakendatavaid struktuure.

7. Elektroonilised dokumendihaldussüsteemid

Sisu: Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide (EDHS) tüübid. Tegevuse, töövoo ja asjaajamise

korraldamine EDHS-i abil. Dokumentidele juurdepääsu kontrollimine EDHS-i abil – nõuded, vajadused,

võimalused ja praktika. Dokumentide avalikustamine EDHS-i abil ja kaudu. Dokumendi elukäigu haldamine

EDHS-is.

Teadmised: Kirjeldab EDHS-i põhifunktsionaalsusi ja funktsionaalsusnõudeid. On teadlik dokumendi

elukäigu etappidega seotud tööprotsesside automatiseerimise võimalusest EDHS-is. Kirjeldab tegevuse,

töövoo ja asjaajamise korraldamise võimalusi EDHS-i toel ning toob praktilisi näiteid (töökogemuse

puudumisel arutleb). Kirjeldab dokumentide avalikustamise võimalusi ühe EDHS-i näitel.


Kirjandus


● Dokumendihalduse metaandmed. Loend. Versioon 2.1. (juuni 2006).

(www.riigikantselei.ee/failid/DH_metaandmed_vr_2.1.doc)

● Dokumendihalduse metaandmete mudel. Dokumendi elukäigu sündmused ja nende metaandmed.

Versioon 5.0 (30/5/2006). (www.riigikantselei.ee/failid/RK_meta_mudel_ver_5.0.pdf)

● Nõuded elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide funktsionaalsusele. Osa IV, lk 21-50

(www.riik.ee/dhp/publ/FNoue_rk1.PDF)

● Elektrooniliste dokumendihalduse süsteemide funktsionaalsuse nõuete rakendamise juhend. Osa IV

Funktsionaalsusnõuete seletusi, lk 15-56 (www.riik.ee/dhp/publ/Juhend_rk1.PDF)

● Rahvusvahelised asjaajamissüsteemide mudelid ja standardid. Võrdlev analüüs. Eesti Äriarhiiv,

2001. (www.riik.ee/dhp/publ/erm_raport_secure.pdf)

VEEBIRESSURSID

Elektrooniliste dokumentide haldamise näidisnõuded. Model Requirements for the Management of

Electronic Records (http://valitsus.ee/et/riigikantselei/dokumendihaldus/dokumendihalduse-uudised-ja-

teated/31812/euroopa-naidisnouete-moreq2-eestikeelne-tolge)

4. ASJAAJAMISE KORRALDAMINE

1. Asjaajamise põhimõisted

Sisu: Asjaajamine. Töövoog. Dokumendiringlus. Menetlus. Kooskõlastamine. Register.




2. Asjaajamistoimingute korraldamine. Töövood

Sisu: Organisatsiooni tööprotsesside kaardistamine. Organisatsioonide vahelise ja organisatsioonisisese

dokumendiringluse korraldamine. Dokumendiringluse protseduuride väljatöötamine ja kehtestamine

(dokumendi vastuvõtmine, resolutsiooni koostamine, asja täitmiseks suunamine, dokumendi täitmise tähtaja

kontroll, dokumendi väljasaatmine jms). Dokumendi loomise ja jõustamise protseduuride väljatöötamine ja

nende täitmise jälgimine (dokumentide vorminõuded, organisatsioonisisene ja organisatsioonide vaheline

kooskõlastamine, allakirjutamine, edastamine). Asjaajamise üleandmine ja vastuvõtmine. Asjaajamiskorra

või dokumendihalduse juhise koostamine ja selle juurutamine asutuses. Asjaajamisprotseduuride järgimise

8

olulisus organisatsiooni dokumentide autentsuse ja usalduslikkuse tagamisel. Asjaajamiskorra või

dokumendihalduse juhise perioodiline ajakohastamine.

Teadmised: Selgitab organisatsiooni tööprotsesside kaardistamise vajalikkust asjaajamise korraldamisel.

Kirjeldab organisatsioonide vahelise ja organisatsioonisisese dokumendiringluse erinevust. Toob näiteid

töövoogude väljatöötamisest ja rakendamisest. Kirjeldab dokumendiringluse üksikuid protseduure. Kirjeldab

dokumentide loomise ja jõustamise üksikuid protseduure. On kursis asjaajamise üleandmise ja vastuvõtmise

põhinõuetega. Toob näiteid (töökogemuse puudumisel arutleb) asjaajamisprotseduuride järgimise olulisusest

organisatsiooni dokumentide autentsuse ja usalduslikkuse tagamisel. Põhjendab asjaajamiskorra perioodilise

kaasajastamise vajalikkust.

Oskused: Koostab töövoo kirjelduse. Koostab organisatsiooni asjaajamiskorra või dokumendihalduse juhise

sisukorra/struktuuri. Koostab asjaajamise üleandmise-vastuvõtmise akti.

3. Dokumentide hoidmine ja kasutamine organisatsioonis

Sisu: Dokumentide hoidmise viisid ja võimalused. Ühtse paber- ja digitaaldokumentidest koosneva arhiivi

moodustumine, haldamine ja kasutamine organisatsioonis. Hübriidtoimikute probleemid. Vastutus ja rollid

dokumentide hoidmise korraldamisel. Dokumentide kasutamise jälgimine. Hoiu ja kasutamise tegevuste

dokumenteerimise tähtsus, nõuded ja praktika.

Teadmised: Teab kuidas moodustub arhiiv ja kuidas korraldada dokumentide hoidmist organisatsioonis.

Selgitab vastutuse ja rollide jagamise võimalusi dokumentide hoidmise korraldamisel. Loetleb dokumentide

hoidmise viise. Kirjeldab kuidas teostada dokumentide kasutamise jälgimist. On kursis riigisaladust

sisaldavate dokumentide kasutamise nõuetega.


4. Organisatsioonisisene koostöö ja koolitamine

Sisu: Infokorralduse põhimõtted organisatsioonis. Koostöö organisatsiooni teiste infohaldamisega tegelevate

üksuste (IT, arhiiv, personalitalitus, jt.) ja struktuuriüksustega. Töötajate nõustamine ja juhendamine.

Organisatsioonisisene koolitustegevus.

Teadmised: Teab infokorralduse põhimõtteid organisatsioonis. Selgitab koostöö vajadust ja võimalusi

organisatsiooni teiste infohaldamisega tegelevate üksustega. Toob näiteid (töökogemuse puudumisel arutleb)

infokorralduse koostöövormidest organisatsioonis. Pakub välja omapoolse selgituse asjaajamise efektiivseks

korraldamiseks organisatsiooni kõigis struktuuriüksustes. Kirjeldab täiskasvanute koolitamise spetsiifikat.

Võrdleb individuaalse nõustamise ja rühmakoolituse erinevusi. Võrdleb aktiivse koolitamise ja nõustamise

ning passiivse juhiste kättesaadavakstegemise tulemuslikkust.

Oskused: Valmistab ette organisatsioonisisese uut asjaajamiskorda tutvustava koolituspäeva kava.

Kirjandus


● Bürooleksikon. Tallinn, 2003. (Asjaajamise korraldamist puudutavad osad)

● Merle Lõhmus. Kaasaegne juhtimine ja personali koolitus : käsiraamat. Tallinn, 2002.

● John S. Oakland. Terviklik kvaliteedijuhtimine : teooria ja praktika. Tallinn, 2006. Lk 169-208.

● Maaja Vadi. Organisatsioonikäitumine. Tartu, 2004.

5. ARHIIVIHALDUS

1. Arhiivinduse põhimõisted

Sisu: Arhiivimoodustaja. Arhiiv. Arhivaal. Kirjeldustasand. Korrastusüksus. Arhiiviskeem. Teatmestu,

arhivaalide loetelu, arhiivinimistu.


9



2. Arhivaalide korrastamine ja kirjeldamine

Sisu: Arhivaalide korrastamise ja kirjeldamise eesmärk, nõuded ja põhiprintsiibid. Digitaaldokumentide

arhiveerimise alused. Arhivaalide kirjeldamine kui dokumentidele intellektuaalse juurdepääsu loomine.

Mitmetasandiline kirjeldamine. Arhiivi kirjeldusstandardid. Arhiivi teatmestu. Arhivaalide loetelu.

Arhiiviskeem. Arhiivinimistu. Arhivaalide korrastamine kui dokumentidele füüsilise juurdepääsu tagamise

vahend. Arhivaalide korrastamise nõuded vastavalt säilitustähtajale. Arhivaalide ettevalmistamine

pikaajaliseks säilitamiseks. Säilikute moodustamine ja tähistamine. Arhiiviteenused ja nende kasutamine.

Teadmised: Teab arhivaalide korrastamise ja kirjeldamise eesmärki. Nimetab arhivaalide kirjeldamisele ja

korrastamisele esitatavad nõuded. Avab provenientsprintsiibi ja registratuurprintsiibi sisu. Põhjendab

arhivaalide korrastamise ja kirjeldamise kompleksset olemust. Tutvustab digidokumentide arhiveerimise

aluseid. Tutvustab ISAD(G) mitmetasandilise kirjeldamise põhimõtteid. Loetleb erinevaid kirjeldustasandeid

ja kirjelduselemente. Analüüsib dokumendihalduse metaandmete ja arhiivikirjelduse seotust. Kirjeldab

arhiivi teatmestut. Kirjeldab arhivaalide loetelu ja dokumentide loetelu seost. Kirjeldab arhiiviskeemi ja

arhiivinimistu koostamist. Tutvustab lühi- ja pikaajalise säilitustähtajaga arhivaalide korrastamise erinevaid

nõudeid. Kirjeldab kuidas toimub arhivaalide ettevalmistamine pikaajaliseks säilitamiseks. Loetleb

korrastusüksused. Nimetab arhiiviteenused ja arutleb nende kasutamist avalikus ja erasektoris.

Oskused: Kasutab mitmetasandilise kirjeldamise tehnikat. Valib kirjeldustasandile sobilikud

kirjelduselemendid ja põhjendab oma valikut. Koostab ja täiendab arhivaalide loetelu. Demonstreerib säiliku

moodustamise, pealkirjastamise ja tähistamise oskust.

3. Arhivaalide säilitamine

Sisu: Arhivaalidele sobilike säilitustingimuste loomine. Organisatsiooni arhivaalide hoiuruumile, selle

sisustusele, hoiurežiimile ja kasutamisele esitatavad nõuded. Ohuplaani vajalikkus ja selle koostamise

põhimõtted. Digitaaldokumentide säilitamise alused. Digitaalseks säilitamiseks sobivad failivormingud ja

andmekandjad.

Teadmised: Loetleb organisatsiooni arhivaalide hoiuruumile esitatavaid nõudmisi. Teab ohuplaani eesmärki

ja sisu. Nimetab digidokumentide säilitamiseks sobilikke failivorminguid. Hindab erinevate andmekandjate

sobivust digitaalse säilitamise seisukohalt. Orienteerub arhiivipüsivate materjalide ja andmekandjate kohta

kehtivates nõuetes ning vajalikus informatsioonis.

Oskused: Oskab hinnata põhiliste väliskeskkonna tegurite mõju arhivaalide säilivusele. Salvestab

digitaalseid tekstidokumente arhiivipüsivasse vormingusse.

4. Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi

Sisu: Arhivaalide avalikku arhiivi üleandmise tähtajad ja protseduur. Üleantavatele arhivaalidele esitatavad

nõuded. Arhivaalide üleandmise dokumenteerimine.

Teadmised: Teab arhivaalide avalikku arhiivide üleandmise tähtaegasid. On kursis arhivaalide

vastuvõtmisest keeldumise põhjustega.


5. Arhivaalide hävitamine

Sisu: Arhivaalide hindamine. Arhivaalide hävitamiseks eraldamise protseduurid. Arhivaalide nõuetekohane

hävitamine ja selle dokumenteerimine. Digitaaldokumentide hävitamine.

Teadmised: Teab, millal toimub arhivaalide hindamine ja millest avalik arhiiv hindamisel lähtub. Kirjeldab

10

arhivaalide nõuetekohast hävitamist. On kursis digidokumentide hävitamise eripäraga.

Oskused: Koostab arhivaalide hävitusakti kava.

Kirjandus

● Arhiiviseadus. 2011 (tervikuna)

● Arhiivieeskiri. VV 22.12.2011 määrus nr 181. (tervikuna)

● Arhivaalide hoid, säilitamine ja füüsiline korrastamine. Rahvusarhiivi juhis. 2010

(http://rahvusarhiiv.ra.ee/public/Juhised/fyys_korrast_veb1.pdf)

● Arhivaalide üleandmine. Rahvusarhiivi juhis. 2009. (www.ra.ee/public/Juhised/yleandmine.pdf)

● Digitaaldokumentide arhiveerimise nõuded. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/digidok_arhiveerimine.pdf)

● Digitaalse info hoidmine CD-Ril. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/digiinfo_cd.pdf)

● Dokumendi- ja arhiivihaldus. Rahvusarhiivi juhis. 2009.

(www.ra.ee/public/Juhised/arhiivihaldus.pdf)

● Fotode, filmide, heli- ning videosalvestiste säilitamine. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/foto-film_2003.pdf)

● Kurmo Konsa. Arhivaalide säilitamine. Õppevahend. Tartu, 1998.

● Kurmo Konsa, Marge Tiidus. Säilitusjuht raamatukogudele ja arhiividele. Tallinn, 1999.

● Ohuplaani koostamine. Rahvusarhiivi juhis. 2005. (www.ra.ee/public/Juhised/ohuplaan.pdf)

● Valdo Praust. Digitaalse info hävitamine. (www.ra.ee/public/Juhised/digiinfo_havitamine.pdf)

● Soovitused tugifunktsioonide dokumentide hindamiseks. Rahvusarhiivi juhis. 2006.

(www.ra.ee/public/Juhised/tugifunktsioonid.pdf)

● Säilitustähtaja määramine ja arhivaalide hävitamine. Rahvusarhiivi juhis

(www.ra.ee/public/Juhised/tahtajad_ja_havitamine.pdf)

6. INFOTEHNOLOOGIA JA INFOTURVE

1. AO1–AO7 1. AO1 – Infotehnoloogia põhimõisted ja infoühiskond

Sisu: Riistvara. Mälu. Tarkvara. Arvutivõrgud. Infotehnoloogia ja ühiskond. Turvalisus, õiguskaitse ja

seadusandlus.

2. AO2 – Arvuti kasutamine ja failihaldus

Sisu: Elementaaroskused. Töölaud. Failihaldus. Prindihaldus.

3. AO3 – Tekstitöötlus

Sisu: Alustamine. Põhioperatsioonid. Kujundamine (vormindamine). Dokumendi viimistlemine. Printimine.

4. AO4 – Tabelitöötlus

Sisu: Elementaaroskused. Põhioperatsioonid. Valemid ja funktsioonid. Kujundamine (vormindamine).

Diagrammid ja objektid. Printimine.

5. AO5 – Andmebaasid

Sisu: Alustamine. Andmebaasi loomine. Vormi kasutamine. Informatsiooni otsimine. Aruanded.

6. AO6 – Esitlus

Sisu: Elementaaroskused. Põhitegevused. Vormindamine. Graafika ja diagrammid. Printimine ja levitamine.

Slaidiseansi efektid. Slaidiseansi vaatamine.

7. AO7 – Informatsioon ja kommunikatsioon

Sisu: Veebi kasutamise elementaaroskused. Veebis navigeerimine. Otsing veebis. Järjehoidjad. Elektronposti

kasutamine. Kirjavahetus. Adresseerimine. Postkasti haldamine. Listid ja uudisgrupid.

11

AO1–AO7 teadmised: Teab põhimõistete sisulist tähendust ja nende omavahelisi seoseid. Loetleb arvuti ja

arvutivõrgu komponente.

AO1–AO7 oskused: Demonstreerib põhimõistete korrektset kasutamist kutseeksami sooritamisel. AO1 kuni

AO5 ja AO7 oskusi kontrollitakse kutseeksami ülesannete täitmise käigus. AO6 ei kontrollita. Käsitseb

tekstitöötlus, tabelitöötlus ja andmebaasi tarkvara.

2. Programmide installeerimine

Teadmised: On teadlik operatsioonisüsteemi (Windows, Linux) ja rakendustarkvara installeerimise

erisusest. Tunneb levinumad installeerimisfailide vormingud. Nimetab vabavaraline ja litsentseeritava

tarkvara kasutamise erinevusi.

Oskused: : Installeerib tööjaama rakendustarkvara ja selle komponente (Windowsi keskkonnas).

3. Printerid, skannerid, varundusseadmed ja teised lisaseadmed

Teadmised: On teadlik lisaseadmete kasutamise põhimõtetest ja selleks vajalikest komponentidest

(draiverid) Eritab portide tüüpe (LTP, COM, USB).

Oskused: Ühendab seadmeid arvuti külge. Seadistab (tööjaama mitte võrku) printeri ja skanneri.

4. Tarkvara: a) grupitöö tarkvara, b) dokumendihaldustarkvara; c)

pilditöötlustarkvara

Teadmised: Teab grupitöö ja dokumendihaldustarkvara põhilisi funktsionaalsusi, kasutajate haldus ja

kasutajagrupid. Tunneb piltide töötlemise põhimõtteid. Teeb vahet RGB ja CMYK kodeeringul, teab mis on

pilti tihedus. Tunneb ära oskab kasutada erinevaid piltide salvestamise vormingud. Analüüsib eri vormingute

kasutamist käitlemise ja säilitamise aspektist.

Oskused: Grupitöö tarkvara ja dokumendihaldustarkvara kasutamise oskust kontrollitakse

dokumendihalduse oskuste kontrollimise raames. Pilditöötlustarkvara kasutamise oskust ei kontrollita.

5. Internet: laiendatud märgistuskeel XML ja selle spetsifikatsioonid

Teadmised: On teadlik laiendatud märgistuskeele XML põhiomadustest ja selle ülesehitusest. Selgitab

HTMLi ja XMLi vahet. Võrdleb XMLi struktuuride DTD, Schema ja XSL kasutamist.

Oskused: Eristab HTML või XML dokumendis metaandmeelemente.

6. Faili vormingud ja failisüsteemid: a) tekstifailid, b) pildifailid, c)

printfailid, d) andmebaasid, e) pakkimine; f) vormingute muutmine

Teadmised: Kontrollitakse kokkulangevates osades analoogiliselt 6.1 AO1–AO7 teadmiste kontrollimisega.

Selgitab andmete pakkimise eesmärki ja üldpõhimõtet. Nimetab enamlevinud pakkimise vorminguid. Toob

näiteid või arutleb vormingute muutmise vajaduse ning sellega kaasneva ohtude üle.

Oskused: Demonstreerib oskust muuta faili vormingut ja faili pakkida.

7. Hoiumeediumid: a) CD; b) DVD; c) magnetlindid; d) disketid

Teadmised: Loetleb eri hoiumeediumite tüüpe. Eristab nende üldisi omadusi. Tunneb ja analüüsib eri

hoiumeediumite kasutamist dokumendikäitluses ja pikaajalisel säilitamisel. Nimetab soovitusi optiliste

andmekandjate kasutamine digitaalse info säilitamiseks ja arhiveerimiseks. Kirjeldab säilitamise ja

arhiveerimise soovituste järgimist.


8. Turvakoopiate tegemine, hoidmine ja taastamine turvakoopiatelt

12

Teadmised: Analüüsib turvakoopiate tegemise vajadust. Hindab nende puudumise riske. Peaks veel teadma,

millest siis teha vaja on.


9. Eesti keel arvutis

Teadmised: Tunneb infotehnoloogia reegleid eesti kultuuri ja keele keskkonnas ja vastavat standardit.

Tunneb eri keelte arvutis kasutamisega seotud termineid ja mõisteid. Analüüsib märgistike ja kooditabelite

kasutamist.

Oskused: Demonstreerib põhimõistete korrektset kasutamist kutseeksami sooritamisel. Paigaldab arvutisse

eesti keele toe. Muudab faili kodeeringu eesti keele jaoks sobivaks.

10. Turvalise arvutisüsteemi loomine, selle põhikomponendid

Teadmised: Loetleb olulisemad arvutisüsteemi turvameetmed. Kirjeldab järgmiste turvameetmete

kasutamist: 1 Süstemaatiline lähenemine infoturbele (lähenemise osad: Vajalik tähelepanu infoturbele,

Samm-sammult parema infoturbe suunas, Infoturbe seire ja infoturbe taseme säilitamine, Sammud pikemas

perspektiivis) 2. IT süsteemide turvalisus, 3. Arvutivõrgud ja internetiühendused, 4. Inimtegur:

turvameetmete tundmine ja rakendamine, 5. IT süsteemide hooldus – turvalisusega seotud uuenduste

käsitlemine. 6. Turvamehhanismide kasutamine: paroolide ja krüpteerimise käsitlemine, 7. Katastroofide ja

materiaalsete kahjude vastane kaitse.

Oskused: Valib välja õiged turvameetmed vastavaid juhiseid kasutades.

11. Turvaklassid

Teadmised: Loetleb turbe tasemeid ja analüüsib nende määramise üldisi reegleid turvaklasside kaudu.

Oskused: Määratleb vastavaid juhiseid kasutades turvaklassid. Valmistab ette teabe konfidentsiaalsust

pudutava turvaklassi määramise.

12. Arvutiviirused ja nende vältimine

Teadmised: Loetleb arvutiviiruse tüüpe. Arutleb arvutiviiruste ründe vältimise viiside üle.

Oskused: Kontrollib viirustõrje programmi olemasolu ja parameetreid arvutis.

Kirjandus:

● Arvutikasutaja oskustunnistus. (Computer Driving Licence) (http://www.ecdl.ee/AO.html)

● Infoturbe soovituste juhend. (www.ria.ee/public/Infoturbe_soovituste_juhend_v1.pdf)

● Infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem ISKE. Rakendusjuhend. Versioon 5.00.

(www.ria.ee/27220 )

● Digitaalse info hoidmine CD-Ril. Rahvusarhiivi juhis. 2008.

(www.ra.ee/public/Juhised/digiinfo_cd.pdf)

● Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri keskkonnas.

(www.eki.ee/itstandard/2000/sisukord.html)

● Standardi EVS 8:2000 rakendusjuhend. (www.eki.ee/itstandard/2000/EVS8_rakendusjuhend.pdf)

● Riigi IT arhitektuuri ja koosvõime raamistik (http://www.riso.ee/et/koosvoime/raamistik)

● Dokumendivahetuskeskus (http://www.ria.ee/dokumendivahetus)

Documents

Dokumendihalduri kutseeksami programm PDF formaadis