DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞ · PDF file Boyut Küçültme 1; 4%. Dosyalama Süreci Amaç İhtiyaç duyulan kayıtlara, ihtiyaç duyulduğu anda, hızla ulaşabilmek Arama çabasını

DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM

Figen SOLMAZ OPSAR Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi

13.06.2015

Bilgiyi kaydetme,

Kayıtların toplanması ve

düzenlenmesi eylemidir.

Dokümantasyon

Neden Kayıt Tutarız

Yasal çatışmalarda

hastayı ve hekimi korur

Ekonomik yararları vardır.

Yasal zorunluluktur

Karar vermede yönetimine destek olur

 Risk yönetimi sağlar

Hasta bakım sürekliliğinde iletişim aracıdır

 İstatistiki veri sağlar

 Veri paylaşımı sağlar

 Kalite iyileştirme aracıdır

Dokümantasyon Süreci

DOKÜMANTASYON İhtiyaç ve yöntemin

tespiti

Bilgiyi kaydetme/ hazır bilgiyi

toplama

Uygun ortamda saklama

Erişilebilir kılmak üzere düzenleme

Bilgiye ihtiyacı olanların

kullanımına sunma

Nasıl Bir Doküman Yapısı

 Sistemin doğru uygulanmasına katkı sağlayacak şekilde YALIN olarak tanımlanmalı

 Dokümantasyonun oluşturulması kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil, DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.

23.6.2015

Hasta için doğru ve yeterli sonuç yaratan sağlık hizmeti

 İlk seferde doğru

Uygun yer ve zamanda

Ödenebilir bedelde

Değer katan

Değer

katmayan ama gerekli

Değer katmayan

ve kaçınılabilir

FAALİYET

Sağlıkta Değer Katan Faaliyet

Güçlendir

Azalt

Yok Et

Yalın Yaklaşımla Hedefimiz

Tüm iş süreçlerinde,

JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde sahadaki uygulamaları ve dokümantasyon sürecinin tüm faaliyetleri yalınlaştırarak;

hizmet sunum sürecine değer katmak

ve sürekli kılmak

Yasal Düzenlemeler

Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları

(SHKS)

ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi

(KYS)

Joint Comission International

(JCI)

Dokümantasyon Şartları

Dokümantasyonda Yalın Yaklaşım Odakları

Değer

Standart İş Süreçleri

Hatasızlaştırma

Akış Şeması

Prosedür

Talimat

Form

Oluşturulmakta olan doküman

• Bir bütünün parçası ise

• Hedef bilgiye odaklanıyorsa

• Basit, anlaşılır ve yeterli ise

• Gereksiz tekrar yoksa

• Kaydetme süresinde israfa yol açmıyorsa

• Dijital ortama uyarlanabiliyorsa

• Saklanabilir ve ihtiyaç halinde kolay ulaşılabilir ise

• Güncellemeye elverişli ise

hizmet sunum sürecine DEĞER katar.

Doküman Oluşturma Sürecinde Değer

Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle, güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniğidir

 Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır

İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması zorunludur

Yalın Yaklaşım

Standartlaştırılmış İş

Doküman Yapısında Standartlaştırma

1. DOKÜMAN ADI 2. DOKÜMAN NO 3. YÜRÜRLÜK TARİHİ 4. REVİZYON DURUMU 5. SAYFA NO 6. ONAY 7.İÇERİK:  Amaç  Kapsam  Sorumluluk  Tanım  İlgili Dokümanlar  Uygulama

23.6.2015

Yalın Yaklaşım Hatasızlaştırma

POKA – YOKE POKA dikkatsizlik, dalgınlık YOKE elimine edilmesi

İnsan faktöründen kaynaklanan durumlara karşı çeşitli, hata yapmayı önleyici ve yardımcı araç ve stratejileri kullanarak daha fazla kontrol elemanına gerek duymadan, sıfır hatalı üretimi amaçlar.

23.6.2015

Hataları önlemek için

sistemler

süreçler

donanımlar tasarlama

mevcut olanları değiştirme uygulaması

Dokümantasyonda Hatasızlaştırma

Örnek

 Panik değer bildiriminde renkli uyarı

 Kayıtlarda zorunluk ikonu

 Kontrollü doküman yapısı

 Güvenlik kontrol listeleri

 Risk değerlendirme-uyarı simgeleri

 Ramak kala bildirim

23.6.2015

Hatasızlaş- tırılmış

Hizmet Sunumunda

Değer Yaratan

Standart- laştırılmış

Nasıl Bir Doküman Yapısı

ZorunluDeğer yaratmayan

ancak zorunlu

Yalın Dokümantasyon

İş akış sürecimizde dokümantasyon kaynaklı israfa

israfa sebep olan uygulamalar nelerdir ?

*Zaman kaybına neden olanlar

*Süreçte aksama ve kesintiye

neden olanlar

*Mali kayba neden olanlar

Beyin Fırtınası Çalışması-1

Beyin Fırtınası Çalışması-2

• Form doldurmak

• Fiziki dosya hazırlığı

• Dosya işi fazlalığı nedeniyle hastaya yeterli zaman ayıramama

• Dosyalarda ciddi kağıt israfı

• Kayıtlarda kağıt israfı

GEMBA

23.6.2015

Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek ilgili çalışanlarla birlikte dokümantasyon ilişkili israf kalemleri tespit edildi.

Yalınlaştırma Sürecinde Olası Hatalar

İsrafı yok etmeye odaklanmak ancak akışı dikkate almamak

İsrafın kök sebebine inmeden israfı ortadan kaldırmaya çalışmak

Uygulamalar

23.6.2015

İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi

Gereksiz bilgi

Form yapısı

Sayfa boyutu küçültme Sayfa sayısı azaltma Form birleştirme

Bankolarda ilgisiz formlar

Stok miktarının fazla olması

Fiziki dosya hazırlığında iş gücü israfı

Fiziki dosyanın hazır gelmesi Sadece kata özgü form bulundurma

Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi

Gereksiz çıktı alınması (tetkik)

Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü ve kağıt israfı

İntranet çıktısı

HBYS kaydı ve kontrolü

Evrakların taranarak e-posta ile dağıtımı

Genel Onam Formu’nun Boyutunun Küçültülmesi

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 707 TL

A5 A4

Güvenli Cerrahi ve Güvenli Anestezi Kontrol Formunun Birleştirilmesi

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

Derlenme Kaydının HBYS üzerinden yapılması

MATBU

23.6.2015

2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

HBYS

Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler

HBYS kaydı 9; 34%

İptal; 8; 31%

İntranet Çıktısı; 4; 15%

Defter Kaydı 2; 8%

Sayfa Sayısı Azaltma

2; 8%

Boyut Küçültme 1; 4%

Dosyalama Süreci

Amaç

İhtiyaç duyulan kayıtlara, ihtiyaç duyulduğu anda,

hızla ulaşabilmek

Arama çabasını minimize etmek

Eksikliği fark etmek

Hasta Dosyası Süreci 1

• YATAN HASTA DOSYASI SÜRECİ

Dosyaların standart içerikte hazırlanması

 İlgisiz formların alandan alınması

 Seperatör tanımlamasının yapılması

Yatış öncesi tek elden hazırlanması

Taburculuk sonrası arşiv dosyasına aktarılması

2013 YILI DOSYALAMADA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL + Arşiv alanı

DÖFİ

1. AŞAMA

İsteğin Bildirimi

2. AŞAMA

Yönlendirme

3. AŞAMA Planlama ve

Gerçekleştirme

4.AŞAMA

Kontrol ve Kapatma

Düzeltici-Önleyici Faaliyet İsteği DÖFİ Süreci

HBYS DÖFİ Kaydı

118

276

326 332

0

50

100

150

200

250

300

350

2010 2011 2012 2013 2014 2015

Yıllara Göre DÖFİ Sayısı

DÖFİ’ de Yalın Yaklaşım Kazanımı

• DÖFİ kaydının elektronik ortamda yapılması ile 4208 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş

• 1052 adet A4 kağıdı korunmuş

• Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanılmıştır

Gelen Evrak Dağıtımı 1

0

100

200

300

400

500

600

190

582

229 279

301

369

257 281

250

419

473

234

99

160

93 121

142 158 114 106 101

126 159

72

Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı

Sayfa Sayısı Kişi Sayısı

Sa yf

a Sa

yı sı

Gelen Evrak Dağıtımı 2

0

100

200

300

400

500

600

Haz.13

Tem.13

Ağu.13

Eyl.13

Eki.13

Kas.13

Ara.13

Oca.14

Şub.14

Mar.14

Nis.14

May.14 Resmi Evrak Sayıları Dağıtımı ve Çoğaltımı

gelen evrak

Kişi Sayısı