Click here to load reader

DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞ · PDF file Boyut Küçültme 1; 4%. Dosyalama Süreci Amaç İhtiyaç duyulan kayıtlara, ihtiyaç duyulduğu anda, hızla ulaşabilmek Arama çabasını

  • View
    0

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞ · PDF file Boyut Küçültme 1; 4%....

  • DOKÜMANTASYONDA YALIN YAKLAŞIM

    Figen SOLMAZ OPSAR Kalite ve Akreditasyon Yöneticisi

    13.06.2015

  • Bilgiyi kaydetme,

    Kayıtların toplanması ve

    düzenlenmesi eylemidir.

    Dokümantasyon

  • Neden Kayıt Tutarız

    Yasal çatışmalarda

    hastayı ve hekimi korur

    Ekonomik yararları vardır.

    Yasal zorunluluktur

    Karar vermede yönetimine destek olur

     Risk yönetimi sağlar

    Hasta bakım sürekliliğinde iletişim aracıdır

     İstatistiki veri sağlar

     Veri paylaşımı sağlar

     Kalite iyileştirme aracıdır

  • Dokümantasyon Süreci

    DOKÜMANTASYON İhtiyaç ve yöntemin

    tespiti

    Bilgiyi kaydetme/ hazır bilgiyi

    toplama

    Uygun ortamda saklama

    Erişilebilir kılmak üzere düzenleme

    Bilgiye ihtiyacı olanların

    kullanımına sunma

  • Nasıl Bir Doküman Yapısı

     Sistemin doğru uygulanmasına katkı sağlayacak şekilde YALIN olarak tanımlanmalı

     Dokümantasyonun oluşturulması kendi içerisinde başlı başlına bir amaç değil, DEĞER de katan bir faaliyet olmalıdır.

    23.6.2015

  • Hasta için doğru ve yeterli sonuç yaratan sağlık hizmeti

     İlk seferde doğru

    Uygun yer ve zamanda

    Ödenebilir bedelde

    Değer katan

    Değer

    katmayan ama gerekli

    Değer katmayan

    ve kaçınılabilir

    FAALİYET

    Sağlıkta Değer Katan Faaliyet

    Güçlendir

    Azalt

    Yok Et

  • Yalın Yaklaşımla Hedefimiz

    Tüm iş süreçlerinde,

    JCI, KYS, SHKS ve yasalar çerçevesinde sahadaki uygulamaları ve dokümantasyon sürecinin tüm faaliyetleri yalınlaştırarak;

    hizmet sunum sürecine değer katmak

    ve sürekli kılmak

  • Yasal Düzenlemeler

    Sağlıkta Hizmet Kalite Standartları

    (SHKS)

    ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi

    (KYS)

    Joint Comission International

    (JCI)

    Dokümantasyon Şartları

  • Dokümantasyonda Yalın Yaklaşım Odakları

    Değer

    Standart İş Süreçleri

    Hatasızlaştırma

    Akış Şeması

    Prosedür

    Talimat

    Form

  • Oluşturulmakta olan doküman

    • Bir bütünün parçası ise

    • Hedef bilgiye odaklanıyorsa

    • Basit, anlaşılır ve yeterli ise

    • Gereksiz tekrar yoksa

    • Kaydetme süresinde israfa yol açmıyorsa

    • Dijital ortama uyarlanabiliyorsa

    • Saklanabilir ve ihtiyaç halinde kolay ulaşılabilir ise

    • Güncellemeye elverişli ise

    hizmet sunum sürecine DEĞER katar.

    Doküman Oluşturma Sürecinde Değer

  • Bir faaliyeti doğru sonuç ve en yüksek kaliteyle, güvenli şekilde tamamlamanın mevcut en iyi yolu olduğunu belgeleyen bir yalın tekniğidir

     Belgeler işi yapanlar tarafından yazılır

    İşlerin yapılma şeklinin yeniden yazılması zorunludur

    Yalın Yaklaşım

    Standartlaştırılmış İş

  • Doküman Yapısında Standartlaştırma

    1. DOKÜMAN ADI 2. DOKÜMAN NO 3. YÜRÜRLÜK TARİHİ 4. REVİZYON DURUMU 5. SAYFA NO 6. ONAY 7.İÇERİK:  Amaç  Kapsam  Sorumluluk  Tanım  İlgili Dokümanlar  Uygulama

    23.6.2015

  • Yalın Yaklaşım Hatasızlaştırma

    POKA – YOKE POKA dikkatsizlik, dalgınlık YOKE elimine edilmesi

    İnsan faktöründen kaynaklanan durumlara karşı çeşitli, hata yapmayı önleyici ve yardımcı araç ve stratejileri kullanarak daha fazla kontrol elemanına gerek duymadan, sıfır hatalı üretimi amaçlar.

    23.6.2015

    Hataları önlemek için

    sistemler

    süreçler

    donanımlar tasarlama

    mevcut olanları değiştirme uygulaması

  • Dokümantasyonda Hatasızlaştırma

    Örnek

     Panik değer bildiriminde renkli uyarı

     Kayıtlarda zorunluk ikonu

     Kontrollü doküman yapısı

     Güvenlik kontrol listeleri

     Risk değerlendirme-uyarı simgeleri

     Ramak kala bildirim

    23.6.2015

  • Hatasızlaş- tırılmış

    Hizmet Sunumunda

    Değer Yaratan

    Standart- laştırılmış

    Nasıl Bir Doküman Yapısı

    ZorunluDeğer yaratmayan

    ancak zorunlu

    Yalın Dokümantasyon

  • İş akış sürecimizde dokümantasyon kaynaklı israfa

    israfa sebep olan uygulamalar nelerdir ?

    *Zaman kaybına neden olanlar

    *Süreçte aksama ve kesintiye

    neden olanlar

    *Mali kayba neden olanlar

    Beyin Fırtınası Çalışması-1

  • Beyin Fırtınası Çalışması-2

    • Form doldurmak

    • Fiziki dosya hazırlığı

    • Dosya işi fazlalığı nedeniyle hastaya yeterli zaman ayıramama

    • Dosyalarda ciddi kağıt israfı

    • Kayıtlarda kağıt israfı

    GEMBA

    23.6.2015

    Alanlar ekip üyeleri ile ziyaret edilerek ilgili çalışanlarla birlikte dokümantasyon ilişkili israf kalemleri tespit edildi.

  • Yalınlaştırma Sürecinde Olası Hatalar

    İsrafı yok etmeye odaklanmak ancak akışı dikkate almamak

    İsrafın kök sebebine inmeden israfı ortadan kaldırmaya çalışmak

  • Uygulamalar

    23.6.2015

    İlişkili kayıtlarda tekrar eden bilgi

    Gereksiz bilgi

    Form yapısı

    Sayfa boyutu küçültme Sayfa sayısı azaltma Form birleştirme

    Bankolarda ilgisiz formlar

    Stok miktarının fazla olması

    Fiziki dosya hazırlığında iş gücü israfı

    Fiziki dosyanın hazır gelmesi Sadece kata özgü form bulundurma

    Cihaz kaynaklı uygunsuz fotokopi

    Gereksiz çıktı alınması (tetkik)

    Resmi gelen evrak dağıtımında iş gücü ve kağıt israfı

    İntranet çıktısı

    HBYS kaydı ve kontrolü

    Evrakların taranarak e-posta ile dağıtımı

  • Genel Onam Formu’nun Boyutunun Küçültülmesi

    23.6.2015

    2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 707 TL

    A5 A4

  • Güvenli Cerrahi ve Güvenli Anestezi Kontrol Formunun Birleştirilmesi

    23.6.2015

    2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

  • Derlenme Kaydının HBYS üzerinden yapılması

    MATBU

    23.6.2015

    2014 YILI ÖNLENEN MALİYET 508 TL

    HBYS

  • Dokümanlarda Gerçekleştirilen Değişiklikler

    HBYS kaydı 9; 34%

    İptal; 8; 31%

    İntranet Çıktısı; 4; 15%

    Defter Kaydı 2; 8%

    Sayfa Sayısı Azaltma

    2; 8%

    Boyut Küçültme 1; 4%

  • Dosyalama Süreci

    Amaç

    İhtiyaç duyulan kayıtlara, ihtiyaç duyulduğu anda,

    hızla ulaşabilmek

    Arama çabasını minimize etmek

    Eksikliği fark etmek

  • Hasta Dosyası Süreci 1

    • YATAN HASTA DOSYASI SÜRECİ

    Dosyaların standart içerikte hazırlanması

     İlgisiz formların alandan alınması

     Seperatör tanımlamasının yapılması

    Yatış öncesi tek elden hazırlanması

    Taburculuk sonrası arşiv dosyasına aktarılması

    2013 YILI DOSYALAMADA ÖNLENEN MALİYET 6935 TL + Arşiv alanı

  • DÖFİ

    1. AŞAMA

    İsteğin Bildirimi

    2. AŞAMA

    Yönlendirme

    3. AŞAMA Planlama ve

    Gerçekleştirme

    4.AŞAMA

    Kontrol ve Kapatma

    Düzeltici-Önleyici Faaliyet İsteği DÖFİ Süreci

  • HBYS DÖFİ Kaydı

    118

    276

    326 332

    0

    50

    100

    150

    200

    250

    300

    350

    2010 2011 2012 2013 2014 2015

    Yıllara Göre DÖFİ Sayısı

  • DÖFİ’ de Yalın Yaklaşım Kazanımı

    • DÖFİ kaydının elektronik ortamda yapılması ile 4208 gereksiz hareket ve iş gücü kaybı önlenmiş

    • 1052 adet A4 kağıdı korunmuş

    • Fiziki dosyalama işlevi ve arşiv alanı kazanılmıştır

  • Gelen Evrak Dağıtımı 1

    0

    100

    200

    300

    400

    500

    600

    190

    582

    229 279

    301

    369

    257 281

    250

    419

    473

    234

    99

    160

    93 121

    142 158 114 106 101

    126 159

    72

    Gelen Resmi Evrak Sayısı ve Dağıtımı Yapılan Kişi Sayısı

    Sayfa Sayısı Kişi Sayısı

    Sa yf

    a Sa

    yı sı

  • Gelen Evrak Dağıtımı 2

    0

    100

    200

    300

    400

    500

    600

    Haz.13

    Tem.13

    Ağu.13

    Eyl.13

    Eki.13

    Kas.13

    Ara.13

    Oca.14

    Şub.14

    Mar.14

    Nis.14

    May.14 Resmi Evrak Sayıları Dağıtımı ve Çoğaltımı

    gelen evrak

    Kişi Sayısı

Search related