DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV // … · applabs GmbH // 2 2 // DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV - DATENBLATT // applabs GmbH – Application Laboratories for Business Solutions

Version 1.3. APPLABS GMBH ///// HEDDERICHSTRASSE 108-110 60596 FRANKFURT AM MAIN ///// WWW.APPLABS.DE TEL. +49.69.5800.530-0

DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV // DATENBLATT

applabs GmbH

// 2

2

// DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV - DATENBLATT

// applabs GmbH – Application Laboratories for Business Solutions //// Version 1.3.

Inhaltsverzeichnis

ÜBER APPLABS 5

BESCHREIBUNG DIESES DOKUMENTS 5

BESCHREIBUNG DER SCHNITTSTELLE 6

VERSIONSHISTORIE 6

FUNKTIONSUMFANG ÜBERSICHT 7

TECHNOLOGIE 7 ARCHIVIERUNG / INDEXIERUNG 7 ANZEIGE / SUCHE 7 DATENSYNCHRONISATION / DATENANLAGE / IMPORT 8 SONSTIGES 8

FUNKTIONSUMFANG IM DETAIL 9

TECHNOLOGIE 9 NUTZUNG MODERNER TECHNOLOGIEN WIE WEBSERVICES 9 BELEGGENERIERUNG OHNE VIRTUELLE DRUCKERTREIBER 9 SCHLANKER CODE OHNE DRITTANBIETER-PLUG-IN’S 9 AUTOMATISCHE UND SERVERSEITIGE VERARBEITUNG VIA NAS 9 UNTERSTÜTZUNG BELIEBIG VIELER MANDANTEN 9 ARCHIVIERUNG / INDEXIERUNG 10 DEFINIERTE BELEGARTEN IM STANDARD 10 DEFINIERTE BELEGARTEN IM STANDARD-FUNKTIONSUMFANG 10 ARCHIVIERUNG VON BELEGEN BEI FREIGABE 11 ARCHIVIERUNG VON BELEGEN BEIM DRUCK 12 ARCHIVIERUNG VON BELEGEN BEIM BUCHEN 12 ARCHIVIERUNG VON BELEGEN BEIM E-MAIL VERSAND 12 VERSCHLAGWORTUNG PRO BELEG ANHAND FLEXIBLER KONFIGURATION 12 VERSCHLAGWORTUNG ÜBER KOPFDATEN ODER FIXE WERTE 13 NACHINDEXIEREN BEREITS ARCHIVIERTER BELEGE 13 DATEI-UPLOAD BEI ANLEGEN EINES BELEGES, INKLUSIVE ARCHIVIERUNG IN DOCUWARE 13 ANZEIGE / SUCHE 14 ANZEIGE EINES EINZELNEN DOKUMENTS ZUM GEÖFFNETEN DATENSATZ 14 ANZEIGE VON DEBITORENAKTEN (ALLE DOKUMENTE IN DOCUWARE ZU DIESEM KUNDEN) 14 ANZEIGE VON KREDITORENAKTEN (ALLE DOKUMENTE IN DOCUWARE ZU DIESEM LIEFERANTEN) 14 ANZEIGE DES ARCHIVIERTEN BELEGES ZUR MARKIERTEN ZEILE/DATENSATZ 14 FLEXIBLE DOKUMENTENSUCHE „DOCUGATE“ ÜBER INTEGRIERTEN DIALOG 15 ANZEIGE ZUSAMMENHÄNGENDER NAV-BELEGE VIA „LINK“ 17 ANZEIGE VON PROJEKT- ODER AUFTRAGSBEZOGENEN BELEGEN PER BUTTON, INKLUSIVE DOCUWARE-BELEGEN 19

applabs GmbH

// 3

3



FLEXIBLE UND DYNAMISCHE ANZEIGE / TABELLE VON UNGEBUCHTEN BELEGEN 20 DATENSYNCHRONISATION / DATENANLAGE / IMPORT 22 ANLEGEN EINER NEUEN EINKAUFS-RECHNUNG PER XML-DATEI 22 ANLEGEN VON ZEILEN IN EINEM BUCH.-BLATT PER XML-DATEI 22 ANLEGEN VON ZEILEN IN EINEM BUCH.-BLATT PER WEB SERVICE 22 SONSTIGES 24 ERSTELLEN VON BARCODES 24 GEFÜHRTE EINRICHTUNG PER ASSISTENT 24 SETZEN VON DOCUWARE-STEMPELN 25

UNTERSTÜTZTE NAV VERSIONEN 26

UNTERSTÜTZTE DOCUWARE VERSIONEN 26

INDIVIDUALPROGRAMMIERUNG / CUSTOMIZING 26

WEITERE BELEGARTEN 26

PROJEKTABLAUF 27

ANWENDUNGSFÄLLE 28

RECHNUNGSPRÜFUNG PER DOCUWARE TASK MANAGER 28 RECHNUNGSPRÜFUNG PER WORKFLOW MANAGER 28 ANWENDUNG MIT RECSOLUTION 29

OBJEKTE MICROSOFT DYNAMICS NAV 30

MODULE MICROSOFT DYNAMICS NAV 30

VORTEILE GEGENÜBER DEM WETTBEWERB 31

VERGLEICH MIT DOCUWARE MODULEN 31

ZERTIFIZIERUNGEN 32

ROADMAP 32

KONTAKT 33

applabs GmbH

// 4

4



Abbildungen Abbildung 1: Standard-Belegarten in NAV ............................................................................... 11 Abbildung 2: Über eine Freigabe die Archivierung ausführen ................................................. 11 Abbildung 3: Definition der Verschlagwortung ........................................................................ 12 Abbildung 4: Upload von Dateien über NAV ............................................................................ 13 Abbildung 5: Dokumenten-Anzeige aus einem Buch.-Blatt heraus ......................................... 15 Abbildung 6: Suche nach archivierten Belegen direkt in NAV ................................................. 16 Abbildung 7: Aufruf per Button ................................................................................................ 17 Abbildung 8: Ergebnis zugehöriger Dokumente ...................................................................... 18 Abbildung 9: zugehörige Interne und externe Belege per Button öffnen ............................... 19 Abbildung 10: Filterdefinition der Dokumentenliste(Beispiel) ................................................ 20 Abbildung 11: Dokumentenliste als Eingangsrechnungsbuch ................................................. 21 Abbildung 12: Buch.-Blatt befüllt per XML-Datei ..................................................................... 22 Abbildung 13: Einrichtungsmaske für Datenimport................................................................. 23 Abbildung 14: Feld-Mapping zwischen DocuWare und Buch.-Blatt ........................................ 23 Abbildung 15: Ein Assistent hilft Ihnen bei der initialen Einrichtung....................................... 24 Abbildung 16: Stempel durch den Anwender setzen .............................................................. 25

applabs GmbH

// 5

5



ÜBER APPLABS Die applabs GmbH ist Ihr Software Spezialist, wenn es um Unternehmenslösungen geht. Ob Sie nun eine ERP Lösung suchen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist oder ein Dokumentenmanagementsystem mit mehr als nur Archivierungsmöglichkeiten – mit der applabs GmbH haben Sie nicht nur einen Partner mit Know-how, sondern jemanden, der Sie auf Ihrem Weg begleitet und unterstützt. Wir vertreiben und implementieren DMS/ECM-Lösungen auf Basis von DocuWare seit 2008 und haben für eine bessere Usability und Effizienzsteigerung eine Integration zwischen ERP und DMS entwickelt. Mit unseren Standorten in Berlin, Frankfurt am Main und Dachau (bei München) sind wir bundesweit aufgestellt und führen Projekten im deutschsprachigen Raum (D-A-CH) durch.

BESCHREIBUNG DIESES DOKUMENTS Dieses Dokument beschreibt den Funktionsumfang der Schnittstelle „DocuWare for Microsoft Dynamics NAV“ im Detail und geht somit auf die unterschiedlichen Möglichkeiten und Einstellungen ein. Zudem werden die Beschreibungen ergänzt mit weiteren wichtigen Informationen wie unterstütze Versionen, Projektablauf oder Anwendungsbeispielen. Weitere verfügbare Dokumente zur Schnittstelle:

• Flyer

• Datenblatt (dieses Dokument)

• Technische Dokumentation

• Vergleich Schnittstelle vs. DocuWare Module Die jeweils aktuellsten Versionen der Dokumente finden Sie auf: https://support.applabs.de/hc/de/categories/201431669-DW2NAV

https://support.applabs.de/hc/de/categories/201431669-DW2NAV

applabs GmbH

// 6

6



BESCHREIBUNG DER SCHNITTSTELLE Die Schnittstelle (Kürzel: „DW2NAV“) sorgt für die Integration der Dokumenten-Management-Lösung DocuWare in das Standard ERP-Programm Microsoft Dynamics NAV. Dabei können bidirektional Daten und Dokumente ausgetauscht werden, so dass eine automatisierte und serverbasierte Belegarchivierung, Beleganzeige und Datensynchronisation möglich ist.

VERSIONSHISTORIE

Versionsnummer Freigabedatum Autor Kommentar

1.3. 12.01.17 Konda Zertifizierung und DocuWare Cloud hinzugefügt

1.2. 05.10.16 Konda Funktionsumfang erweitert und Übersicht neu strukturiert

1.1. 27.09.2016 Konda Funktionsumfang erweitert und Übersicht neu strukturiert

1.0. 23.09.2016 Konda Initialdokument erstellt

applabs GmbH

// 7

7



FUNKTIONSUMFANG ÜBERSICHT

Technologie

• Nutzung moderner Technologien wie WebServices

• Beleggenerierung ohne virtuelle Druckertreiber

• Schlanker Code ohne Drittanbieter-Plug-In’s

• Automatische und serverseitige Verarbeitung via NAS

• Unterstützung beliebig vieler Mandanten

• Unterstützung von OnPremise Systemen

• Unterstützung von DocuWare Cloud/Online Systemen

Archivierung / Indexierung

• Archivierung von Belegen bei Freigabe

• Archivierung von Belegen beim Druck

• Archivierung von Belegen beim Buchen

• Archivierung von Belegen beim E-Mail Versand (inkl. E-Mail) (ab NAV 2016 verfügbar)

• Verschlagwortung pro Beleg anhand flexibler Konfiguration

• Verschlagwortung über Kopfdaten oder fixe Werte

• Nachindexieren bereits archivierter Belege

• Datei-Upload bei Anlegen eines Beleges, inklusive Archivierung in DocuWare

Anzeige / Suche

• Anzeige eines einzelnen Dokuments zum geöffneten Datensatz

• Anzeige von Debitorenakten (Alle Dokumente in DocuWare zu diesem Kunden)

• Anzeige von Kreditorenakten (Alle Dokumente in DocuWare zu diesem Lieferanten)

• Anzeige des archivierten Beleges zur markierten Zeile/Datensatz o Sachposten o Artikelposten o Kreditoren-/Debitorenposten o Buch.-Blätter o Etc.

• Flexible Dokumentensuche „Docugate“ über integrierten Dialog

• Anzeige zusammenhängender NAV-Belege via „Link“

• Anzeige von projekt- oder auftragsbezogenen Belegen per Button, inklusive DocuWare-Belegen

applabs GmbH

// 8

8



• Flexible und dynamische Anzeige / Tabelle von ungebuchten Belegen

Datensynchronisation / Datenanlage / Import

• Anlegen einer neuen Einkaufs-Rechnung per XML-Datei

• Anlegen von Zeilen in einem Buch.-Blatt per XML-Datei

• Anlegen von Zeilen in einem Buch.-Blatt per Web Service

Sonstiges

• Erstellen von Barcodes

• Geführte Einrichtung per Assistent

• Setzen von DocuWare-Stempeln

applabs GmbH

// 9

9



FUNKTIONSUMFANG IM DETAIL

Technologie

Nutzung moderner Technologien wie WebServices Die Schnittstelle verwendet in NAV moderne Web Services. Auf Seiten DocuWare werden die Platform Services angesprochen und genutzt.

Beleggenerierung ohne virtuelle Druckertreiber Die aktuellen NAV-Versionen bieten die Möglichkeit, Dokumente als PDF-Datei zu speichern. Diese Funktion kann direkt von uns angesprochen werden, so dass kein weiterer externer Druckertreiber von Nöten ist.

Schlanker Code ohne Drittanbieter-Plug-In’s Wir verwenden ausschließlich systeminternen Code und ergänzen diesen nicht durch externe Plug-In’s. Dies hat den großen Vorteil, dass das NAV-System jederzeit upgradefähig bleibt und bei einem anstehenden oder geplanten Upgrade keine Zusatzkosten durch möglichen Austausch/Update von Plug-In’s entstehen.

Automatische und serverseitige Verarbeitung via NAS Die Schnittstelle ist so konzipiert, dass der Anwender so wenig wie möglich manuell durchführen muss. Daher finden alle Tätigkeiten wie die Archivierung oder Indexierung vollständig serverseitig statt. Ausgeführt werden die Tätigkeiten durch einen NAV Application Server (NAS), welcher mit einem automatisierten Benutzer zu vergleichen ist.

Unterstützung beliebig vieler Mandanten Über unsere Schnittstelle können beliebig viele Mandanten in NAV an ein DocuWare System gekoppelt werden. Dabei ist es möglich, nur einen oder auch beliebig viele Dokumentenpools zu verwenden.

applabs GmbH

// 10

10



Archivierung / Indexierung

Definierte Belegarten im Standard Alle Belege, die mit Dynamics NAV erzeugt werden, können vollautomatisiert in DocuWare archiviert und verschlagwortet werden.

Definierte Belegarten im Standard-Funktionsumfang Folgende Belege sind bereits vorkonfiguriert: Verkauf

• Angebot

• Auftrag / Auftragsbestätigung

• Rechnung

• Gutschrift

• Rahmenauftrag

• Reklamation

• Mahnung

Einkauf

• Anfrage

• Bestellung

• Rechnung

• Gutschrift

• Rahmenbestellung

• Lieferung

applabs GmbH

// 11

11



Abbildung 1: Standard-Belegarten in NAV

Archivierung von Belegen bei Freigabe Dokumente, wie beispielsweise Angebote können über eine interne NAV-Funktion „freigegeben“ werden. Durch diese Freigabe werden systeminterne Workflows ausgelöst. Parallel dazu kann optional auch eine Archivierung in DocuWare angestoßen werden.

Abbildung 2: Über eine Freigabe die Archivierung ausführen

applabs GmbH

// 12

12



Archivierung von Belegen beim Druck Als weitere Option ist es möglich, dass Dokumente, die gedruckt werden, parallel auch in DocuWare archiviert werden. Der Anwender muss dafür keinen DocuWare Printer auswählen; die Archivierung übernimmt die Schnittstelle automatisch.

Archivierung von Belegen beim Buchen Dokumente, die über die Buchungsroutine erstellt werden (z.B. beim Auftrag wird u.a. ein Lieferschein generiert), können auch direkt in DocuWare archiviert und indexiert werden.

Archivierung von Belegen beim E-Mail Versand Ab Version NAV 2016 ist es möglich, direkt aus NAV heraus Dokumente per E-Mail zu versenden. Optional über Outlook oder über eine interne Variante. Wenn die interne Variante genutzt wird, kann die E-Mail als auch das Dokument über die Schnittstelle in DocuWare archiviert werden. Die E-Mail wird dabei als Folgeseite an das eigentliche Dokument angehängt.

Verschlagwortung pro Beleg anhand flexibler Konfiguration Sie können in der Konfiguration der Schnittstelle pro Belegart definieren, mit welchen Metadaten das Dokument in DocuWare archiviert werden soll.

Abbildung 3: Definition der Verschlagwortung

applabs GmbH

// 13

13



Verschlagwortung über Kopfdaten oder fixe Werte Die Verschlagwortung kann aus NAV-internen Tabelleninformationen bzw. Kopfdaten basieren, als auch von Ihnen definierte Feldeinträge enthalten.

Nachindexieren bereits archivierter Belege Die Schnittstelle bietet die Option, Dokumente die bereits in DocuWare archiviert sind, nachträglich zu indexieren. Dazu muss beispielsweise das Dokument in DocuWare unter der Auftragsnummer archiviert werden und die Schnittstelle ergänzt automatisch den zugehörigen Debitoren/Kreditoren sowie weitere definierte Werte.

Datei-Upload bei Anlegen eines Beleges, inklusive Archivierung in DocuWare Manchmal ist es notwendig, Dateien zu einem Dokument zu verknüpfen. Mit dieser Funktion können Sie zu einem Beleg in Dynamics NAV beliebig viele Dateien hochladen und somit anhängen. Beispiel: Sie erstellen in NAV ein Angebot und möchten noch eine Planzeichnung oder die AGB’s hinzufügen. Sie können die beiden Dateien hochladen und bei Freigabe (je nach Konfiguration) des Angebots wird dieses in DocuWare archiviert und die Zeichnung sowie die AGBs als Folgeseite an das Angebot angehängt.

Abbildung 4: Upload von Dateien über NAV

applabs GmbH

// 14

14



Anzeige / Suche

Anzeige eines einzelnen Dokuments zum geöffneten Datensatz In Dynamics NAV wird ein eigener DocuWare-Button integriert, über welchen der zugehörige archivierte Beleg im Browser geöffnet und angezeigt wird. Der Button kann an jeder gewünschten Stelle eingebaut werden. Im Standard wird der Button an folgenden Positionen hinzugefügt:

• Buch.-Blätter

• Sachposten

• Debitorenkarte

• Kreditorenkarte

• Jegliche Belege im Verkauf und Einkauf

• Artikelposten

Anzeige von Debitorenakten (Alle Dokumente in DocuWare zu diesem Kunden) Auf der Karte des Debitoren wurde ebenfalls der Button zur Dokumentenanzeige eingebaut. Dieser öffnet jedoch keinen einzelnen Beleg, sondern direkt eine DocuWare-Ergebnisliste mit allen Belegen des Debitoren.

Anzeige von Kreditorenakten (Alle Dokumente in DocuWare zu diesem Lieferanten) Das gleiche gilt für Kreditoren: Über den integrierten Button auf der Kreditorenkarte oder über die Kreditorenübersicht lässt sich eine DocuWare-Ergebnisliste mit allen zugehörigen Dokumenten öffnen und anzeigen.

Anzeige des archivierten Beleges zur markierten Zeile/Datensatz Diese Funktionalität finden Sie u.a. in Buch.-Blättern und ist insofern sehr wichtig, da es sich bei den tabellenbezogenen Darstellungen in NAV um keinen einzelnen Beleg handelt, sondern um eine Übersicht mehrerer Belege. Der integrierte Button öffnet den Beleg zur markierten Zeile aus DocuWare.

applabs GmbH

// 15

15



Abbildung 5: Dokumenten-Anzeige aus einem Buch.-Blatt heraus

Flexible Dokumentensuche „Docugate“ über integrierten Dialog Das Modul „DocuGate“ entspricht der internen „Navigate“-Funktion, nur dass darüber eine Suchmaske direkt in NAV implementiert wurde. Diese Suchmaske zeigt alle Datenbankfelder des gekoppelten DocuWare Archivs an. Nach Eingabe der Kriterien durch den Anwender wird das Ergebnis über eine Trefferliste im Browser angezeigt. Eine Suche kann wie in DocuWare per UND-Kombination erfolgen, also z.B. Firma UND Belegart. Eine ODER-Suche wird nicht unterstützt. Der Button „Docugate“ ist über das Rollencenter / Dashboard verfügbar und kann an weiteren Positionen eingebaut werden.

applabs GmbH

// 16

16



Abbildung 6: Suche nach archivierten Belegen direkt in NAV

applabs GmbH

// 17

17



Anzeige zusammenhängender NAV-Belege via „Link“ Zueinander gehörende Dokumente werden automatisch über die Schnittstelle untereinander verlinkt. So können Sie von der Rechnung einfach und schnell die Debitorenbestellung einsehen oder von Ihrem Angebot zur später erstellten Rechnung springen. Darüber hinaus lassen sich zum Auftrag alle in DocuWare archivierten Belege öffnen – so erhalten Sie eine Übersicht, die nicht nur die NAV-eigenen Belege anzeigt, sondern auch alle externen Dokumente wie E-Mails, Office-Daten usw.

Abbildung 7: Aufruf per Button

applabs GmbH

// 18

18



Abbildung 8: Ergebnis zugehöriger Dokumente

applabs GmbH

// 19

19



Anzeige von projekt- oder auftragsbezogenen Belegen per Button, inklusive DocuWare-Belegen „DW Link“ besitzt nicht nur die Möglichkeit, alle zusammenhängenden NAV-internen Belege anzuzeigen, sondern auch über einen eigenen Button alle zugehörigen Dokumente in DocuWare anzuzeigen; also auch E-Mails, Verträge, Office-Dokumente etc.

Abbildung 9: zugehörige Interne und externe Belege per Button öffnen

applabs GmbH

// 20

20



Flexible und dynamische Anzeige / Tabelle von ungebuchten Belegen

Die „Liste ungebuchter Belege“ kann flexibel und dynamisch konfiguriert werden. Anhand von Ihnen definierter Filter zeigt die Liste beispielsweise alle Eingangsrechnungen in DocuWare an, die sich noch in der aktiven Bearbeitung befinden. Nicht mehr angezeigt werden Rechnungen, die bereits aus DocuWare in NAV übertragen wurden (z.B. zum Buchen) oder bereits bezahlt sind. Der Anwender kann sich per Klick auf den Anzeigen-Button den zugehörigen öffnen lassen. Technisch lässt sich über Variablen einstellen, wie die Belegbezeichnung für Rechnungen auf Seiten DocuWare heißt und welche Status ausgeblendet werden sollen. Die Ansicht kann zudem frei definiert werden und somit auch für andere Belegarten – z.B. alle Lieferscheine ohne Eingangsrechnung - genutzt werden.

Abbildung 10: Filterdefinition der Dokumentenliste(Beispiel)

applabs GmbH

// 21

21



Abbildung 11: Dokumentenliste als Eingangsrechnungsbuch

applabs GmbH

// 22

22



Datensynchronisation / Datenanlage / Import

Anlegen einer neuen Einkaufs-Rechnung per XML-Datei Falls über den DocuWare Workflow Manager oder über eine Beleglesesoftware XML-Daten produziert werden, können deren Daten über „DW2NAV“ eingelesen und verarbeitet werden. Ein Verarbeitungsweg wäre das Anlegen eines neuen Datensatzes in der Abteilung „Einkauf“ unter dem Punkt „Einkaufsrechnungen“. Das heißt, bei Scan und Datenproduktion von Kreditorenrechnungen kann die Schnittstelle direkt zugehörige Datensätze mit Kopfdaten anlegen. Auch Zeilen können angelegt werden, falls diese in der XML-Datei existieren.

Anlegen von Zeilen in einem Buch.-Blatt per XML-Datei Als Alternative zum Segment „Einkaufsrechnungen“ kann die Schnittstelle auch auf Basis einer XML-Datei ein beliebiges Buch.-Blatt befüllen.

Abbildung 12: Buch.-Blatt befüllt per XML-Datei

Anlegen von Zeilen in einem Buch.-Blatt per Web Service Falls keine XML-Dateien vorliegen, kann die Schnittstelle auch direkt in DocuWare nach Belegen suchen (Filter können eingestellt werden). Deren Indexdaten wie beispielsweise Firmenname, Rechnungsnummer, Belegdatum usw. können ebenfalls in das Buch.-Blatt geschrieben werden.

applabs GmbH

// 23

23



Abbildung 13: Einrichtungsmaske für Datenimport

Abbildung 14: Feld-Mapping zwischen DocuWare und Buch.-Blatt

applabs GmbH

// 24

24



Sonstiges

Erstellen von Barcodes Für eine „späte“ Archivierung kann der Datensatz in Dynamics NAV mit dem zu scannenden Beleg einfach und schnell über einen Barcode verknüpft werden. Dafür wird beispielsweise die interne Dokumentennummer (DWDOCID) in NAV auf einem Barcodedrucker ausgedruckt, der Aufkleber auf den Papierbeleg geklebt und das Dokument eingescannt. Sobald der Beleg in DocuWare archiviert wurde, wird dieser automatisch mit Daten aus NAV nachverschlagwortet. Die Verknüpfung zwischen Datensatz in NAV und Dokument in DocuWare findet über den Barcode statt.

Geführte Einrichtung per Assistent Die initiale Einrichtung der Schnittstelle können Sie einfach und transparent über einen integrierten Assistenten durchführen. Dieser führt Sie durch das Setup. So ist sichergestellt, dass keine Einstellungen übersehen werden.

Abbildung 15: Ein Assistent hilft Ihnen bei der initialen Einrichtung

applabs GmbH

// 25

25



Setzen von DocuWare-Stempeln Anwender können direkt über die NAV-Oberfläche zu einem geöffneten Beleg DocuWare-Stempel setzen. Dies erfolgt über einen entsprechenden Button, beispielsweise innerhalb der Belegkarte. Alternativ kann „DW2NAV“ auch automatisiert Stempel nach internen Aktionen setzen, z.B. nach dem Buchen einer Eingangsrechnung wird in DocuWare der Stempel „gebucht“ gesetzt. Die Schnittstelle unterstützt alle archivbezogenen Stempel. Zudem können auch mehrere Stempel gesetzt werden. Das Ausfüllen von Feldern während des Setzen wird noch nicht unterstützt.

Abbildung 16: Stempel durch den Anwender setzen

applabs GmbH

// 26

26



UNTERSTÜTZTE NAV VERSIONEN Folgende Versionen werden auf Seiten Microsoft Dynamics NAV unterstützt:

✓ 2013 ✓ 2015 ✓ 2016 ✓ 2017

UNTERSTÜTZTE DOCUWARE VERSIONEN Folgende Versionen werden von DocuWare unterstützt:

✓ ab Version 6.7. mit Platform Services ✓ DocuWare OnPremise Systeme ✓ DocuWare Cloud/Online Systeme

INDIVIDUALPROGRAMMIERUNG / CUSTOMIZING Spezielle Funktionen können von der applabs GmbH im Rahmen eines Customizing – welches nicht im Standard enthalten ist – kundenspezifisch entwickelt werden.

WEITERE BELEGARTEN Weitere Belegarten, die über den Standard hinausgehen, wie Wiegescheine, Warenbegleitzettel o.ä. können individuell für den Kunden und Anwender von applabs implementiert werden.

applabs GmbH

// 27

27



PROJEKTABLAUF Im Rahmen eines eintägigen Vor-Ort-Workshops definieren wir mit dem Anwender die gewünschten Belegarten und legen gemeinsam – in Abstimmung mit dem DocuWare Betreuer bzgl. Workflows - den bidirektionalen Datenaustausch (Archivierung/Indexierung & Datenimport) fest. Der Objekt-Merge findet durch uns oder durch das betreuende Systemhaus statt. Die Einrichtung erfolgt durch uns oder durch den ADP im Testsystem. Nach erfolgreicher Testphase können die Objekte und die Konfiguration in das Live-System übernommen werden.

applabs GmbH

// 28

28



ANWENDUNGSFÄLLE In dieser Sektion beschreiben wir praxisorientiert zwei Anwendungsfälle, die Sie als Vertriebspartner und Vertriebsmitarbeiter mit dem Kunden/Interessenten besprechen können.

Rechnungsprüfung per DocuWare Task Manager Falls Sie dem Interessenten den DocuWare Task Manager zur Bearbeitung, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen angeboten haben, könnte der Ablauf wie folgt aussehen (Beispiel!):

1. Es wird ein vorgedruckter Barcode von der Rolle auf den Papierbeleg aufgeklebt 2. Der Stapel an Eingangsrechnungen wird gescannt und per „DocuWare Barcode &

Forms“ in einzelne Dokumente getrennt und in den Briefkorb gelegt 3. Der DocuWare Intelligent Indexing Service liest die definierten Metadaten aus 4. Der Anwender legt den Beleg mit einem speziellen Status (z.B. „neu“) ab 5. Die Prüfung und Freigabe erfolgt nun anhand von Aufgabenlisten und elektronischen

Stempeln 6. Durch Freigabe des Stempels erlangt der Beleg irgendwann den Status „zu buchen“,

welcher durch Setzen eines Stempels in ein Datenbankfeld eingetragen wird 7. Die Schnittstelle prüft regelmäßig die Belege in DocuWare und sucht nach Belegen mit

dem Status „zu buchen“. Wenn ein oder mehrere Belege dazu gefunden wurden, werden die Metadaten des Beleges wie beispielsweise Firmenname, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bruttobetrag, Kostenstelle, Konto etc. ausgelesen und in ein Buchungsblatt in Dynamics NAV geschrieben

8. Durch Buchen des Buchungsblattes werden nun anhand der Belegnummer die Dokumente in DocuWare aktualisiert und der Status entsprechend geändert (mit der NAV-internen Bezeichnung für gebuchte Belege).

9. Prozessende

Rechnungsprüfung per Workflow Manager Falls die Rechnungsprüfung über den Workflow Manager erfolgen soll, kann die Datensynchronisation genauso wie im Falle des Task Manager anhand eines Datenbankfeldes erfolgen. Alternativ kann der Workflow Manager nach Freigabe der Eingangsrechnung eine XML-Datei erstellen (Achtung: Kein Standard und erfordert Entwicklungsaufwand!), die in Dynamics NAV eingelesen wird.

applabs GmbH

// 29

29



Die Daten daraus können in ein Buch.-Blatt eingetragen werden. Alternativ kann die Schnittstelle im Bereich Einkauf auch neue Datensätze für Rechnungen erstellen und dort die von DocuWare gesammelten Metadaten eintragen.

Anwendung mit RecSolution RecSolution als Posteingangslösung kann nach Auslesen der Belege und Archivierung in DocuWare parallel eine XML-Datei erstellen. Diese kann wiederum in NAV an unterschiedlichen Stellen eingelesen werden. Falls der Endkunde einen Datenimport nach Freigabe der Belege wünscht, empfehlen wir die Lösung über ein Datenbankfeld oder per Workflow Manager XML-Export. Auch der RecSolution Workflow kann zum Einsatz kommen; die Anwendung auf Seiten der Schnittstelle ist die gleiche.

applabs GmbH

// 30

30



OBJEKTE MICROSOFT DYNAMICS NAV Folgende Objekte beinhaltet die Schnittstelle: Tabellen: 80000 bis 80017 (18 Stk) Pages: 80000 bis 80019 (20 Stk) Reports: 80000 und 80001 (2 Stk) CodeUnits: 80000 bis 80015 (17 Stk) XMLport: 80000 und 80001 (2 Stk) Abweichungen projektspezifisch möglich. Die Objekte müssen durch den Endkunden bzw. dessen NAV-Betreuer ggf. freigeschalten werden, was zusätzliche Kosten verursachen kann.

MODULE MICROSOFT DYNAMICS NAV Die Schnittstelle erfordert einen dedizierten NAS („NAV Application Server“), welcher weitere Kosten verursachen kann. Der Einkauf erfolgt beim betreuenden Systemhaus durch den Endkunden.

applabs GmbH

// 31

31



VORTEILE GEGENÜBER DEM WETTBEWERB Folgende Vorteile bietet in Ihnen die applabs Schnittstelle gegenüber Lösungen anderer Anbieter:

✓ Die applabs GmbH ist ein „echtes“ NAV-Systemhaus und entwickelt seit mehr als 15 Jahren Lösungen auf Basis von Microsoft Dynamics NAV

✓ Mehr als 30 NAV-Spezialisten und Entwickler stehen im Bedarfsfall zur Verfügung ✓ Unser ECM-Team hat 2015 einen personellen „Relaunch“ erfahren – noch mehr

Knowhow, noch mehr Kompetenz und noch bessere Möglichkeiten, Sie zu unterstützen

✓ Die Schnittstelle basiert auf einem schlanken Code, welcher alle notwendigen Funktionen beinhaltet. Dadurch sind keine kostenpflichtigen und pflegebedürftigen Drittanbieter-Plugins notwendig

✓ Customizing ist jederzeit möglich – so können wir noch besser auf Kundenanforderungen eingehen und die Lösung individualisieren

✓ Durch unseren großen Erfahrungsschatz nicht nur im ERP- sondern auch im ECM-Segment profitieren Sie von unserem Knowhow und präsentieren sich als Lösungsanbieter

✓ Wir helfen im Bedarfsfall auch bei der Umsetzung von DocuWare

VERGLEICH MIT DOCUWARE MODULEN Wir haben ein extra Dokument erstellt, welches die Funktionen gegenüberstellt und beschreibt, an welcher Stelle Unterschiede vorhanden sind. Bitte nutzen Sie das „Versus“-Dokument zum Abgleich mit den DocuWare Modulen Smart Connect, Autoindex und Printer. Sie finden alle Dokumente zur Schnittstelle unter folgendem Link: https://applabs.zendesk.com/hc/de/categories/201431669-DW2NAV

https://applabs.zendesk.com/hc/de/categories/201431669-DW2NAV

applabs GmbH

// 32

32



ZERTIFIZIERUNGEN Die Schnittstelle wurde von folgenden Herstellern erfolgreich getestet und zertifiziert:

• DocuWare, Version 6.10. Hier können Sie die Zertifikate runterladen.

ROADMAP Wir entwickeln die Schnittstelle kontinuierlich weiter und werden im Rahmen eines aktiven Wartungsvertrages alle Updates und neue Funktionen kostenfrei zur Verfügung stellen. Die geplanten Funktionen können Sie online einsehen: https://applabs.zendesk.com/hc/de/articles/211656929-Was-kommt-als-nächstes- Wir sind offen und hören uns gerne Ihre Wünsche an!

https://support.applabs.de/hc/de/articles/115000593805?flash_digest=aa171e17d2998bebed30bbbb943e859dcf39d0ef

https://support.applabs.de/hc/de/articles/115000593805?flash_digest=aa171e17d2998bebed30bbbb943e859dcf39d0ef

https://applabs.zendesk.com/hc/de/articles/211656929-Was-kommt-als-nächstes-

applabs GmbH

// 33

33



KONTAKT applabs GmbH Hedderichstraße 108-110 60596 Frankfurt am Main www.applabs.de Ihre Ansprechpartner: Fabian Konda Vertrieb & Projekt-Management E-Mail: [email protected] Telefon: +49.8131.3601020 Kai Rempel Produkt-Manager & Entwicklung E-Mail: [email protected] Telefon: +49.69.5800.530-24 Jessica Heiberger Vertrieb & Marketing E-Mail: [email protected] Telefon: +49.69.5800.530-90 Harald Lannig Consulting E-Mail: [email protected] Telefon: +49.8131.3601020 Unsere Videos zu DW2NAV finden Sie auf YouTube: https://www.youtube.com/channel/UCD3qJcb1gQsf08YE_4Fbw8A

http://www.applabs.de/

mailto:[email protected]




https://www.youtube.com/channel/UCD3qJcb1gQsf08YE_4Fbw8A

applabs GmbH

// 34

34



Documents

DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV // … · applabs GmbH // 2 2 // DOCUWARE FOR MICROSOFT DYNAMICS NAV - DATENBLATT // applabs GmbH – Application Laboratories for Business Solutions