DOCUMENT UPDATE

Presented By: Christine LeBlanc

Agenda

• 403(b) Documents• Welfare Documents• Defined Benefit/Cash Balance Documents• Post‐PPA Defined Contribution Documents• Up‐Coming Enhancements

403(b) Documents

• New IRS pre‐approved documents now available• Restatement deadline to get retroactive reliance is March 30, 2020

• Retroactive effective dates as early as 1/1/2010 can be used 

• Custom effective date and custom language attachments with retroactive effective dates

403(b) Documents

• New service provider attachment• Approved vendors• Un‐approved vendors• Service providers• Plan sponsor duties

403(b) Documents

• Restatement Deadline• April 31, 2020• If document was amended timely for final regulations then plan may have retroactive reliance back to 2010.

• All provisions must be documented in some form• Interim amendments• Special effective date addendum

403(b) Documents

5 types• ERISA for 501(c)(3) Organizations• Non‐ERISA Deferral Only for 501(c)(3) Organizations• Non‐ERISA for Governmental Organizations• Non‐ERISA for Churches without RIA• Non‐ERISA for Churches with RIA

403(b) DocumentsERISA for 501(c)(3) Organizations• Robust document intended to provide maximum flexibility

• Contribution Types Included• deferrals – pre‐tax and Roth• voluntary after‐tax• mandatory ‐ after‐tax and pre‐tax• matching contributions• non‐elective contributions• rollover contributions

403(b) Documents

ERISA for 501(c)(3) Organizations• Other Provisions

• ACP Safe Harbor• Auto‐Enrollment – ACA, EACA, QACA• Integrated, Age Weighted, and Cross‐Tested Non‐Elective Contributions

403(b) Documents

ERISA for 501(c)(3) Organizations• Testing Provisions

• Designed to be Universal Availability compliant• All ERISA language included• ACP testing elections included• 410(b) failure language included

403(b) DocumentsNon‐ERISA 403(b) Deferral Only for 501(c)(3) Organizations• Designed to be used by a 501(c)(3) organization that intends to meet the DOL safe harbor of limited employer involvement under 29 C.F.R. section 2510.3‐2(f) 

• Contributions Types include• Deferrals – pre‐tax and Roth• Voluntary after‐tax• rollover contributions

403(b) DocumentsNon‐ERISA 403(b) Deferral Only for 501(c)(3) Organizations• Does not include

• Matching or non‐elective contributions• Safe harbor provisions• Automatic enrollment• Vesting provisions

403(b) DocumentsNon‐ERISA for Governmental and Church Employers• Robust document intended to provide maximum flexibility

• Contribution Types Included• deferrals – pre‐tax and Roth• voluntary after‐tax• mandatory ‐ after‐tax and pre‐tax• matching contributions• non‐elective contributions• rollover contributions

403(b) Documents

Non‐ERISA for Governmental and Church Employers• Other Provisions

• Auto‐Enrollment – ACA• Integrated Non‐Elective Contributions

• Not Included• Safe Harbor• Auto‐Enrollment – EACA, QACA• Age‐Weighted and Cross‐Tested Non‐Elective Contributions

403(b) Documents

• Non‐ERISA for Church Employers• Steeple Church• Qualified Church Controlled Employers

• Retirement Income Account• Not subject to Universal Availability

Welfare Documents

• Section 125 Cafeteria Plan• Premium Only Plan• HRA• QSHRA• Transportation Plan• Wrap Plan

Welfare DocumentsSection 125 Cafeteria Plan• Adoption Agreement and Contract Versions• Expanded to better accommodate multiple contribution types

• More easily integrates with plans that offer HSA compliant and non‐HSA compliant health plans

Welfare DocumentsSection 125 Cafeteria Plan• Contribution Types

• Premium Conversion Account• Flexible Spending Account

• General Purpose Health FSA• Limited Purpose Health FSA (HSA‐Compatible)• Post‐Deductible Health FSA (HSA‐Compatible)• Dependent Care Assistance Plan Account • Adoption Assistance Flexible Spending Account

• Health Savings Account • Flexible Benefits Credits • Purchase and/or Sale of PTO

Welfare Documents

• Premium Only Plans• Health• Dental• Vision• Short‐term Disability• Long‐term Disability• Accidental Death• “Other”

Welfare Documents

• Health Reimbursement Arrangements• Allows employer to reimburse employees for health related expenses

• Only employer contributions• Document can specify eligibility• Document can specify what expenses are covered• Except for the “Small Business HRA” must be integrated with an ACA compliant health plan

Welfare Documents

• Qualified Small Employer Health Reimbursement Arrangement (QSEHRA)

• Stand alone HRA if plan meets requirements• Can be used by employees to purchase health plan on open market

• Fewer than 50 FTEs• Does not sponsor a group health plan

Welfare Documents

• Transportation Plans• Not an ERISA plan• Allows for payment of transportation costs using either employee pre‐tax contributions or employer contributions

• Biking expenses, parking expenses, transit pass

Welfare Documents

Wrap Plan• Designed to “Wrap” ERISA plans under one umbrella plan to allow for a single Form 5500 filing

• Should only include ERISA welfare plans• Not intended to be used to establish MEWAs• Not intended to take the place of the underlying plan documents and contracts

Defined Benefit Plans

• IRS currently reviewing PPA versions of documents• Anticipate release sometime in 2018• Most likely a two year restatement period• Cash balance included in the filing for PPA• Adoption Agreement and read‐thru versions• Cash balance, defined benefit, and combo versions

Defined Contribution Documents

• Post‐PPA Submission• Due to IRS in 2018 with release sometime in 2020• Deadline my change based on changes to pre‐approval program

• Remove prototype and volume submitter designation• Standardized and Non‐Standardized• Minor changes allowed• Trust agreements will be separate documents and no longer approved by the IRS

• Submit suggestions to support@ftwilliam.com with “Doc Suggestion” as part of subject line

Upcoming Enhancements

• Document Batch Print• Distribution Forms Update