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Copyright © 2016 | Bizagi Confidential
Gestión de Oportunidades | 1
Tabla de Contenido
CRM- Gestión de Oportunidades de Venta .......................................................................... 3
Descripción .................................................................................................................................. 3
Principales Factores en la Construcción del Proceso .......................................................... 4
Modelo de Datos ....................................................................................................................... 4
Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas ....................................................... 6
Lead Sources .......................................................................................................................... 6
Etapas de Venta y Puntuación .......................................................................................... 6
Razones de Cierre ................................................................................................................. 7
Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de Trabajo ...................... 8
Reglas Importantes ..................................................................................................................10
Reprogramar o Finalizar Tarea ........................................................................................10
Reasignar Tareas .................................................................................................................. 11
Alertas de las tareas ............................................................................................................ 11
Reportes ......................................................................................................................................12
Embudo de Ventas ..............................................................................................................12
Proyección de Ventas ........................................................................................................ 14
Desempeño del Equipo de Ventas .................................................................................16
Monto de las Oportunidades por Cliente ....................................................................19
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Gestión de Oportunidades | 2
La gestión de oportunidades es un proceso vital en la operación de los
departamentos de marketing y ventas. Es muy importante ofrecer el mejor servicio
posible a las compañías que se interesan en lo que usted ofrece. Esto es posible si
usted conoce las necesidades de sus clientes y sus fortalezas frente a la
competencia.
Una gran cantidad de información fluye entre sus potenciales clientes y su equipo
de marketing y ventas, y usted puede estar desperdiciándola si no tiene definido un
adecuado proceso de gestión de oportunidades. ¿Por qué no tomar toda esa
información y utilizarla para definir sus estrategias de mercadeo?
Además, usted debe ser capaz de responder oportunamente a las preguntas,
necesidades y solicitudes de sus clientes, desde el primer momento en que ellos
demuestran interés en sus productos o servicios, para cerrar negocios exitosamente.
Este proceso necesita estar soportado por herramientas de tecnología que le
permitan tener la información necesaria para apoyar la toma de decisiones.
Bizagi ha desarrollado esta plantilla para ayudarle en la definición y automatización
de su propia metodología de gestión de oportunidades. Usted estará en capacidad
de:
Definir las etapas y ponderación de sus ventas para calificar sus
oportunidades.
Acceder a la información necesaria para dar seguimiento a cada
oportunidad.
Configurar tareas y recibir recordatorios vía correo electrónico en el
momento en que necesiten ser ejecutadas, de manera que pueda ofrecer
respuestas más rápidas a los requerimientos de sus potenciales clientes.
Integrar sus equipos para gestionar oportunidades y garantizar que sean
atendidas por la persona indicada en cada una de las etapas de venta que
usted definió.
Capturar la información necesaria para generar útiles reportes sobre el
desempeño de sus ventas.
Mejore sus niveles de servicio y no le dé chance a su competencia de reducir sus
ventas.
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Gestión de Oportunidades | 3
CRM- Gestión de Oportunidades de Venta
Descripción
Descripción
El propósito de este proceso es dar seguimiento y gestionar las actividades
necesarias para convertir oportunidades de negocio en negocios reales. Cuando
una oportunidad ha sido detectada, un agente del área de marketing ingresa la
información relacionada a ella para crear el registro en el sistema. A partir de este
momento, el agente de marketing podrá actualizar la información de la
oportunidad a lo largo del proceso de evaluación y compra del cliente. Esta plantilla
le permite configurar tareas (correos electrónicos, llamadas, envío de faxes) para
asegurar su ejecución.
Las oportunidades pueden fluir entre los distintos miembros del equipo de
marketing y ventas. Su respectivo dueño tiene la posibilidad de reasignarlas en
cualquier momento. De esta manera, el seguimiento cada oportunidad puede ser
llevado a cabo por distintas personas. Finalmente, cuando se conoce la decisión del
cliente, la oportunidad se cierra como ganada o perdida.
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Gestión de Oportunidades | 4
Principales Aspectos en la Construcción del Proceso
Modelo de Datos
La entidad “Oportunidad de Negocio” es la entidad principal de este proceso y aloja
todos los atributos y relaciones necesarios para gestionar y dar seguimiento a una
nueva oportunidad de negocio.
La selección de información de listas desplegables en las formas de las distintas
actividades del proceso, se hace posible gracias a la definición de relaciones de la
entidad del principal con distintas entidades paramétricas. Estas entidades son:
Lead Source: Medio por el cual la oportunidad se generó.
Etapa de Venta: Representa la evolución de la oportunidad. Cada etapa tiene
asociada una probabilidad o pesos.
Estado: Identifica si la oportunidad está abierta o cerrada.
Cerrar como: Identifica el tipo de cierre de la oportunidad (Ganada o
Perdida).
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Gestión de Oportunidades | 5
Razones: Lista de razones por las cuales se cierra una oportunidad como
perdida.
Estado de las Tareas: Identifica si una tarea se encuentra abierta, completada
o cancelada.
Mes estimado de cierre: Mes relacionado a la fecha estimada de cierre.
Año estimado de cierre: Año relacionado a la fecha estimada de cierre.
El proceso posee relaciones con la entidad del sistema WFUSER para permitir la
identificación de los ejecutantes de las distintas tareas y la información relacionada
a ellos.
Las siguientes entidades maestras están relacionadas a la entidad de proceso para
definir, almacenar y dar seguimiento a la información necesaria, a lo largo de la
evolución de una oportunidad.
Cliente: Esta entidad contiene la información relacionada al cliente asociado
a la oportunidad.
Partner: Esta entidad contienen la información relacionada al Partner que
generó la oportunidad.
Contactos de la Oportunidad: Almacena la información de las personas con
las que se debe establecer comunicación, tanto en el Cliente como en el
Partner, para tratar temas relacionados a la oportunidad.
Notas: Permite que el usuario ingrese notas sobre la oportunidad, en las
formas de las actividades.
Tareas: Permite que el usuario configure tareas tales como envío de correos
electrónicos, llamadas y envío de faxes.
Documentos: Permite que el usuario agregue documentos relacionados a la
oportunidad, en las formas de las actividades.
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Gestión de Oportunidades | 6
Personalizar Valores de las Entidades Paramétricas
En este proceso, algunas tablas paramétricas son totalmente personalizables de
acuerdo a sus necesidades y políticas, tal como se observa a continuación:
Lead Sources
El lead Source es una información útil para obtener reportes acerca de los
principales orígenes de las oportunidades. Esta plantilla de proceso trae algunos
valores por defecto. Sin embargo, si usted desea definir sus propios lead sources
de acuerdo a la forma como usted clasifica los orígenes de sus oportunidades,
diríjase al menú de Módulos y seleccione la opción “Entidades”. Busque las
entidades paramétricas y de clic en la entidad “Lead Source”. De clic en “Valores” y
agregue o edite los registros de la tabla según lo requiera.
Etapas de Venta y Puntuación
La etapa de venta representa el nivel de madurez de una oportunidad. Permite al
equipo de marketing y ventas la ejecución de las acciones necesarias para cerrar
negocios exitosamente. Cada etapa tiene asociada una probabilidad o peso que es
usado para calcular la proyección de ventas.
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Gestión de Oportunidades | 7
Para definir sus propias etapas de venta y sus pesos relacionados, diríjase al menú
de Módulos y seleccione la opción “Entidades”. Busque las entidades paramétricas
y seleccione la entidad “Etapa”. De clic en “Valores”. Usted encontrará los siguientes
3 campos:
Etapa: Nombre de la etapa de venta.
Peso: Valor entre 0 y 1. Es utilizado para calcular los ingresos ponderados.
Porcentaje: Valores entre 0% y 100%. Únicamente se utilizan para mostrar
los pesos de cada etapa en las formas de las actividades.
Agregue o edite registros de la tabla según lo requiera.
Razones de Cierre
Esta entidad paramétrica identifica las razones por las cuales la oportunidad no se
concretó y es muy útil para detectar las causas de pérdida de oportunidades. Usted
debería definir las razones de pérdida de acuerdo al ambiente de su negocio.
Para definir sus razones de pérdida de oportunidades, diríjase al menú de Módulos
y seleccione la opción “Entidades”. Busque las entidades paramétricas y seleccione
la entidad “Etapa”. Dé clic en “Valores”. Agregue o edite registros de la tabla según
lo requiera.
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Gestión de Oportunidades | 8
Adicionar valores a Tablas Paramétricas desde el Portal de
Trabajo
Los procesos con Bizagi deben tener un administrador encargado de la
parametrización, para asegurar que los datos manejados por el proceso sean
correctos. En ambiente de desarrollo, estas tablas pueden administrarse desde
Bizagi Studio, sin embargo, cuando los proyectos están en producción deben ser
administrados desde el Portal de Trabajo.
Para adicionar valores a las tablas paramétricas desde el Portal de Trabajo vaya a la
opción Admin, Entidades. Allí usted verá un listado completo de todas las entidades
involucradas en el proceso, seleccione la tabla a la cuál desea agregar valores.
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Gestión de Oportunidades | 9
Una vez seleccionada la tabla usted podrá ingresar o editar los valores que desee.
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Gestión de Oportunidades | 10
Reglas Importantes
Reprogramar o Finalizar Tarea
El dueño de la oportunidad puede configurar tareas para asegurar un correcto
seguimiento del cliente potencial. Cuando se crea una tarea, se ingresa una fecha
de vencimiento de la misma para que un recordatorio le sea enviado una vez se
cumpla. Un sub-proceso múltiple se abre por cada tarea configurada para gestionar
el envío de recordatorios como se muestra a continuación:
El evento de "Esperar fecha de alerta" se activa cuando la fecha de vencimiento de
la tarea se cumple y habilita la actividad que enviará una notificación vía correo
electrónico, al dueño de la oportunidad. Sin embargo, el usuario puede cambiar la
fecha de vencimiento de la tarea en cualquier momento o incluso, cancelar la tarea
por completo. Para ello, se habilitan los siguientes eventos con la utilización de una
compuerta basada en eventos:
Reprogramar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia la fecha
de vencimiento de la tarea, en la forma de configuración de tareas. El evento
de "Esperar fecha de alerta" se reactiva y su fecha estimada de solución es la
nueva fecha de vencimiento de la tarea.
Finalizar Tarea: Este evento se activa cuando el usuario cambia el estado de
la tarea a "Completa" o "Cancelada”, en la forma de configuración de tareas,
y finaliza el sub-proceso de programación de tareas.
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Gestión de Oportunidades | 11
Para identificar sí la fecha de vencimiento de la tarea fue modificada, la expresión
"Actualizar tareas" se ejecuta en las expresiones de validación de la tabla de tareas,
en la forma del evento "Actualizar Oportunidad"
Reasignar Tareas
El dueño de la oportunidad puede reasignarla simplemente cambiando el valor del
atributo "Dueño" en la forma del evento "Actualizar oportunidad". La expresión
"Reasignar tarea”, identifica si el valor del dueño fue modificado y asigna un valor
al atributo booleano "Reasignar", el cual es evaluado en la compuerta
"¿Oportunidad Reasignada? y permitirá el envío de una notificación al nuevo dueño
de la oportunidad, en caso de ser necesario.
Alertas de las tareas
La fecha de vencimiento de una tarea se establece cuando la tarea es configurada.
Usted puede configurar recordatorios que se enviarán cierto tiempo antes de la
fecha de vencimiento a través de la selección de un valor en el atributo
"Recordarme". De esta manera la notificación se enviará con anterioridad para
avisarle que la tarea esta próxima a vencer.
Una expresión se utiliza para determinar la duración del evento "Esperar fecha de
alerta". El valor ingresado en el campo "Recordarme" se resta de la fecha de
vencimiento y el valor resultante se establece como la fecha de solución estimada
del evento.
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Gestión de Oportunidades | 12
Reportes
Esta plantilla de proceso le ayudará a controlar el desempeño de sus ventas a través
de útiles consultas y análisis gráficos. Los siguientes reportes se incluyen, sin
embargo, usted puede configurar los reportes que desee de acuerdo a sus
necesidades.
Embudo de Ventas
Este reporte le ofrece una visión general del monto de los ingresos potenciales de
las oportunidades clasificados por la etapa de venta en la que se encuentran.
Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción “Consultas Bizagi”.
Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y dé clic en “Consulta General”.
Seleccione los atributos “Ingreso convertido”, “etapas” y “año”. Ingrese el valor del
año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico
para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de
acuerdo a ese valor. De clic en el botón “Buscar”.
El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará.
Dé clic en la opción “Análisis Gráfico”.
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Gestión de Oportunidades | 13
Seleccione la medida “Ingreso Convertido” y active el cuadro de “Sumatoria”. Dé
clic en siguiente.
Arrastre la dimensión “Etapas” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y dé clic
en siguiente.
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Gestión de Oportunidades | 14
El gráfico del embudo de ventas se mostrará.
Proyección de Ventas
Este reporte le permite obtener aproximaciones a lo que serán sus flujos de caja a
lo largo de un periodo y es la base para establecer futuras comparaciones entre el
desempeño potencial y real de las ventas.
Diríjase a la aplicación web de Bizagi y dé clic en la opción “Consultas Bizagi”.
Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y de clic en “Consulta General”.
Seleccione los atributos “Ingreso ponderado convertido”, “mes” y “año”. Ingrese el
valor del año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor
específico para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los
registros de acuerdo a ese valor. Dé clic en el botón “Buscar”.
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El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará.
Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”
Seleccione la medida “Ingreso ponderado convertido” y active el cuadro de
“Sumatoria”. Haga clic en siguiente.
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Arrastre la dimensión “Mes” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y haga clic
en siguiente.
El gráfico de Proyección de ventas para el año seleccionado, se mostrará.
Desempeño del Equipo de Ventas
Este reporte es útil para establecer un control interno a través de la evaluación del
desempeño de los agentes de ventas con base en el monto de sus oportunidades.
Diríjase a la aplicación web de Bizagi y de clic en la opción “Consultas Bizagi”.
Seleccione la aplicación “Gestión de Oportunidades” y de clic en “Consulta General”.
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Gestión de Oportunidades | 17
Seleccione los atributos “Dueño”, “Ingreso ponderado convertido” y “Estado de la
Oportunidad”. Seleccione el valor “Abierto” para el estado de las oportunidades. Si
usted ingresa un valor específico para alguno de los atributos seleccionados, la
consulta filtrara los registros de acuerdo a ese valor. De clic en el botón “Buscar”
El resultado de los casos que cumplen con los criterios seleccionados se mostrará.
Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”
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Gestión de Oportunidades | 18
Seleccione la medida “Ingreso ponderado convertido” y active el cuadro de
“Sumatoria”. Haga clic en siguiente.
Arrastre la dimensión “Dueño” al cuadro de “Dimensiones seleccionadas” y haga
clic en siguiente.
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Gestión de Oportunidades | 19
El gráfico del Desempeño del equipo de ventas se mostrará.
Monto de las Oportunidades por Cliente
Este reporte permite identificar el monto total de las oportunidades abiertas para
cada uno de los clientes. De esta manera, usted puede concentrar esfuerzos en sus
clientes más importantes.
Diríjase a la aplicación web de Bizagi y dé clic en la opción “Consultas Bizagi”.
Seleccione la opción “Otras entidades” y haga clic en “Consulta de Cliente”.
Seleccione los atributos “Nombre del Cliente” y “Monto Total”. Ingrese el valor del
año por el cual desea filtrar las oportunidades. Si usted ingresa un valor específico
para alguno de los atributos seleccionados, la consulta filtrara los registros de
acuerdo a ese valor. Haga clic en el botón “Buscar”.
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Gestión de Oportunidades | 20
Los registros de cada cliente se mostrarán. Haga clic en la opción “Análisis Gráfico”
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Gestión de Oportunidades | 21
Seleccione la medida “Monto Total” y active el cuadro de “Sumatoria”. Haga clic en
siguiente.
Arrastre la dimensión “Nombre del Cliente” al cuadro de “Dimensiones
seleccionadas” y haga clic en siguiente.