Documentation - axelor.com · CRM/: Application de gestion de la relation client. CRM/Clients/ : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches

Documentation

Table des matières

Travail d’équipe ...................................................................................................................................................... 1

Vue d’ensemble ................................................................................................................................................. 1

Menus ................................................................................................................................................................. 1

Fonctionnalités .................................................................................................................................................. 1

Configurations ................................................................................................................................................... 3

CRM .......................................................................................................................................................................... 3

Vue d’ensemble ................................................................................................................................................. 3

Menus ................................................................................................................................................................. 4

Fonctionnalités .................................................................................................................................................. 5

Configurations ................................................................................................................................................ 13

Marketing ............................................................................................................................................................. 13

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 13

Menus .............................................................................................................................................................. 14

Fonctionnalités ............................................................................................................................................... 14

Configurations ................................................................................................................................................ 17

Ventes ................................................................................................................................................................... 17

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 17

Menus .............................................................................................................................................................. 18


Configurations ................................................................................................................................................ 31

Achats ................................................................................................................................................................... 33

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 33

Menus .............................................................................................................................................................. 34


Configurations ................................................................................................................................................ 43

Qualité .................................................................................................................................................................. 45

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 45

Menus .............................................................................................................................................................. 46


Configurations ................................................................................................................................................ 52

Ressources Humaines ........................................................................................................................................ 52

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 52

Menus .............................................................................................................................................................. 52


Configurations ................................................................................................................................................ 74

Gestion à l’affaire ................................................................................................................................................ 77

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 77

Menus .............................................................................................................................................................. 77


Configurations ................................................................................................................................................ 79

Facturation ........................................................................................................................................................... 81

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 81

Menus .............................................................................................................................................................. 81


Configurations ................................................................................................................................................ 89

Stocks ................................................................................................................................................................... 89

Vue d’ensemble .............................................................................................................................................. 89

Menus .............................................................................................................................................................. 90


Configurations .............................................................................................................................................. 103

Production ......................................................................................................................................................... 106

Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 106

Menus ............................................................................................................................................................ 107

Fonctionnalités ............................................................................................................................................. 108

Configurations .............................................................................................................................................. 124

Parc automobile ................................................................................................................................................ 126

Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 126

Menus ............................................................................................................................................................ 126


Configurations .............................................................................................................................................. 127

Support client .................................................................................................................................................... 130

Vue d’ensemble ............................................................................................................................................ 130

Menus ............................................................................................................................................................ 131


Configurations .............................................................................................................................................. 134

1

Travail d’équipe

Vue d’ensemble

Menus

Travail d’équipe/ : Application collaborative de gestion de tâches.

Travail d’équipe/Tâches/

Travail d’équipe/Tâches/Tâches échues/ : Liste les différentes tâches assignées à l’utilisateur dont la

date limite de réalisation est dépassée ou à la date du jour.

Travail d’équipe/Tâches/Tâches à réaliser/ : Les tâches à réaliser regroupent toutes les tâches dont

la date de début est inférieure ou égale à la date du jour.

Travail d’équipe/Tâches/Mes tâches ouvertes/ : Les tâches ouvertes regroupent toutes les tâches

ouvertes, qui ne sont donc pas au statut fermé.

Travail d’équipe/Tâches/Mes tâches assignées/ : Liste toutes les tâches qui ont été assignées à

l’utilisateur actif, quel que soit leurs statuts.

Travail d’équipe/Tâches/Mes tâches soumises/ : Liste toutes les tâches qui ont été créees par

l’utilisateur actif.

Travail d’équipe/Equipes/

Travail d’équipe/Equipes/Toutes les équipes/ : Liste toutes les équipes de l’ERP et permet d’en créer

de nouvelles.

Fonctionnalités

Tâches

Création de tâches

Vous pouvez créer des tâches à partir de tous les sous-menus du menu "Tâches". Les tâches doivent

obligatoirement être rattachées à un projet. Vous avez accès à une arborescence des tâches sur 2

niveaux, permettant d’indiquer si une tâche a une tâche parent.

Assigner les tâches

Une fois le projet sélectionné sur une tâche, vous pouvez l’assigner à un utilisateur qui est membre du

projet ou qui est membre d’une équipe autorisée sur le projet.

2

Suivi de l’évolution des tâches

Les différents menus permettent de filtrer et suivre les tâches selon certains critères :

• Les tâches échues sont des tâches assignées à l’utilisateur dont la date limite de réalisation est

dépassée ou à la date du jour.

• Les tâches à réaliser sont des tâches dont la date de début est inférieure ou égale à la date du jour.

• Les tâches ouvertes sont des tâches qui ont été ouvertes, et qui ne sont donc pas au statut fermé.

• Les tâches assignées sont des tâches qui ont été assignées à l’utilisateur actif, quel que soit leurs

statuts.

• Les tâches soumises sont des tâches qui ont été créées par l’utilisateur actif.

Vous pouvez sur chaque tâche fixer une date limite de réalisation, indiquer son niveau de progression

et définir des dépendances. Les dépendances vous permettent d’indiquer si vous devez terminer

d’autres tâches avant d’en commencer une, ou si certaines tâches doivent commencer avant qu’une ne

soit finie.

Equipes

Création d’une équipe

Vous pouvez créer de nouvelles équipes depuis le menu "Toutes les équipes". Une fois le nom donné à

l’équipe, vous devez rajouter les membres qui composent cette équipe.

3

Configurations

Pas de configurations requises pour cette application.

CRM

Vue d’ensemble

L’application CRM permet de gérer les interactions de l’entreprise avec les prospects et les clients.

Elle permet tout d’abord de prendre en charge la gestion des prospects. La première étape consiste

dans la création de pistes et permet d’effectuer un suivi commercial et marketing de ces nouveaux

prospects.

Une piste se créer habituellement au début de la relation commerciale. Il s’agit d’une

personne/entreprise intéressée par vos produits et services, avec laquelle vous êtes au premier stade

de la relation commerciale. Il peut s’agir de quelqu’un qui a rempli un questionnaire sur votre site

internet, un participant à un de vos évènements marketing, une personne rencontrée à un salon

professionnel…

La création de pistes permet ainsi dans un premier temps d’éviter d’ajouter dans la base de données

des prospects qui s’avèreraient non concluants. Si la piste n’est pas concluante, elle peut être fermée

puis supprimée ou mise de côté pour une prise de contact ultérieure.

Si une piste est prometteuse et que la relation commerciale s’approfondit, vous pouvez convertir la

piste en tiers (client/prospect) ou contact, puis créer une opportunité associée à la piste. La création de

pistes n’est pas obligatoire, vous pouvez directement créer un tiers de type prospect si vous le

souhaitez.

Les opportunités vous permettent d’effectuer un suivi précis de vos potentielles ventes ou affaires, à

venir ou en attente. Vous pouvez ainsi en suivre l’évolution, et les clôturer quand elles sont perdues ou

gagnées.

L’application CRM permet également de créer des évènements qui sont des actions commerciales et/ou

marketing (appel, rendez-vous, évènements, tâches) qui peuvent être liées à des pistes, tiers ou

contacts. Ces évènements peuvent être programmés avec la possibilité de recevoir des rappels, et sont

consultables sur vos calendriers. Un historique est disponible.

4

Mots clés

Piste : Il s’agit d’une personne/entreprise intéressée par vos produits et services, avec laquelle vous êtes

au premier stade de la relation commerciale. Il peut s’agir de quelqu’un qui a rempli un questionnaire

sur votre site internet, un participant à un de vos évènements marketing, une personne rencontrée à

un salon professionnel…

Opportunité : Les opportunités se créent quand le prospect/piste a intérêt commercial pour vos

produits/services. Elles vous permettent de suivre vos potentielles ventes ou affaires, à venir ou en

attente. Les opportunités vont permettre d’avoir une vision précise de votre pipline commercial car

vous pouvez indiquer pour chaque opportunité un montant et une probabilité de réalisation.

Événement : Les événements sont des actions commerciales et/ou marketing qui peuvent être liées à

des tiers, contacts et pistes: appel, rendez-vous, évènements, tâches.

Menus

CRM/ : Application de gestion de la relation client.

CRM/Clients/ : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches clients.

CRM/Contacts/ : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches

contacts.

CRM/Evénements/ : Liste des évènements liés aux clients et prospects, contacts et pistes.

CRM/Pistes/ : Ce menu donne accès à la liste des pistes et permet d’en créer de nouvelles. Une piste

est un prospect au premier stade de la relation commerciale.

CRM/Opportunités/ : Ce menu donne accès à la liste des opportunités et permet d’en créer de

nouvelles.

CRM/Mon calendrier/ : Calendrier de l’utilisateur actif, où il peut visualiser les évènements auquels il

participe, ainsi que ses congés, voir d’autres informations si le calendrier est synchronisé avec des

calendriers externes.

CRM/Calendrier de mon équipe/ : Calendrier de l’équipe de l’utilisateur actif s’il a le statut de manager.

CRM/Calendrier partagé/ : Calendrier partagé par l’utilisateur actif avec d’autres utilisateurs.

CRM/Rapports/ : Rapports dédiés à l’application CRM.

CRM/Rapports/Appels/Tbl. Bord appels/ : Tableaux de bord sur les évènements de type "Appel".

CRM/Rapports/Opportunités/Tb Opportunités 1/ : Tableaux de bord sur les opportunités.

5

CRM/Rapports/Opportunités/Tb Opportunités 2/ : Tableaux de bordsur les opportunités.

CRM/Rapports/Opportunités/Tb Opportunités 3/ : Tableaux de bord sur les opportunités.

CRM/Rapports/Piste/Tb Piste/ : Tableaux de bord sur les pistes.

CRM/Rapports/Evénement/Tb Evénements/ : Tableaux de bord sur les évènements.

CRM/Rapports/Objectifs/Tableau de bord des objectifs utilisateurs/ : Tableaux de bord sur les

objectifs des utilisateurs.

CRM/Rapports/Objectifs/Tb des objectifs équipes/ : Tableaux de bord sur les objectifs des équipes.

CRM/Configuration/

CRM/Configuration/Provenance des prospects/ : Affiche les différentes provenances des prospects

et permet d’en créer de nouvelles.

CRM/Configuration/Types de rendez-vous/ : Affiche les différents types de rendez-vous et permet

d’en créer de nouveaux.

CRM/Configuration/Catégories d’événements/ : Affiche les différentes catégories d’évènements et

permet d’en créer de nouvelles.

CRM/Configuration/Configuration des objectifs/ : Permet de

configurer les objectifs commerciaux.

CRM/Configuration/Objectifs/ : Permet de créer de nouveaux objectifs et de les assigner à des

utilisateurs et/ou des équipes.

CRM/Configuration/Raisons de perte/ : Affiche les différentes raisons de perte d’une piste ou d’une

opportunité et permet d’en créer de nouvelles.

Fonctionnalités

Pistes

Création de pistes

Les pistes se créent depuis le menu "Pistes", en cliquant sur + dans la barre des tâches de la vue liste.

Une nouvelle piste passe au statut "Nouveau" une fois sauvegardée. Si elle a été assignée, elle passe

automatiquement au statut "Assigné".

6

Assignation de pistes

Une piste peut être assignée à une personne en particulier. En cliquant sur le bouton "Prendre en

charge", on s’attribue automatiquement la piste. Si vous créez une nouvelle piste, elle vous sera

automatiquement attribuée.

Vous pouvez également depuis la vue liste des pistes prendre en charge directement des pistes en

cliquant sur l’icône en forme de valise à droite de chaque ligne.

7

Suivi de l’évolution des pistes

Les statuts d’une piste permettent d’indiquer l’évolution de la relation avec le prospect. Vous avez

également accès sur une piste à l’ensemble des activités liées à la piste : évènements, campagnes

marketing, opportunités…

Le champ description vous permettra également de rentrer toutes les informations nécessaires au suivi

de la piste.

NOTE Ce champ est mis à jour de façon dynamique. Si par exemple vous écrivez quelque

chose dans le champ d’un évènement lié à la piste, le champ description de la piste

sera mis à jour automatiquement à la sauvegarde.

Gestion des préférences de contact d’une piste (autoriser ou non les appels et emails)

Si un prospect ne souhaite pas être rappelé ou ne veut pas recevoir d’email, il faut que les cases "Refus

d’appels" et "Refus d’emails" soient cochées. Dans l’onglet description, vous pouvez entrer des

informations libres.

Indication de la provenance marketing d’une piste

Dans l’onglet marketing, vous pouvez indiquer la provenance de la piste (Les provenances se créent

dans CRM/Configuration/Provenances des prospects) ainsi qu’un montant d’opportunité.

Conversion de pistes en tiers et/ou contacts

Vous pouvez convertir une piste en contact ou tiers directement depuis sa fiche en cliquant sur le

bouton "Convertir". Vous avez alors le choix entre créer un nouveau tiers ou sélectionner un tiers

existant. Vous pouvez créer un tiers prospect ou client en cochant la case correspondante. Un contact

sera également créé. Les informations et coordonnées sont automatiquement repris dans la fiche

contact ou tiers.

8

Si vous avez choisi de sélectionner un tiers existant, vous pouvez crée un nouveau contact pour ce tiers

ou sélectionner un contact existant.

Conversion de pistes en opportunités

Vous pouvez convertir une piste en contact ou tiers directement depuis sa fiche en cliquant sur le

bouton outils dans la barre des tâches et sur le menu "Créer opportunité", ou avec le bouton "Convertir

piste", puis en cochant la case "Créer opportunité?".

Opportunités

Création d’opportunités

Vous pouvez créer une nouvelle opportunité depuis le menu "Opportunités", ou depuis une fiche piste,

contact ou tiers. Une opportunité peut être liée à une piste ou un client.

9

L’onglet suivi d’une opportunité permet d’avoir des informations sur son stade d’avancement. Vous

pouvez indiquer l’étape de vente, date prévue de clotûre et une probabilité de réussite.

Vous pouvez également renseigner les termes financiers de l’opportunité, avec le montant attendu ("Au

mieux" pour une hypothèse haute, "Au pire" pour une hypothèse basse) et la devise.

Vous retrouvez toutes vos opportunités dans le menu "Opportunités" en vue liste

ASTUCE ou vue kanban. Depuis la vue liste, vous pouvez grâce aux icônes à droite avancer

l’étape d’une opportunité, la clôturer gagnante ou perdue.

Depuis la vue kanban, il suffit de sélectionner une opportunité et de changer son étape de vente en la

déplaçant d’un simple drag & drop.

Conversion d’opportunités en devis

Vous pouvez transformer une opportunité en devis en cliquant sur le bouton "Convertir en devis" qui

se trouve dans le menu outils de la barre des tâches.

Evénements et tâches

Création d’événements : appels, rendez-vous, email

Il existe différentes façons de créer un événement. La première est directement à partir de l’entrée de

menu "Evénements".

Une autre méthode est de vous rendre directement sur une fiche piste, contact ou tiers, et cliquer sur

le bouton "Outils" dans la barre de tâches pour créer un nouvel événement sur lequel vous pourrez

choisir le type : appel, évènement, rendez-vous, tâche.

Vous pouvez également créer un nouvel événement à partir d’un des calendriers

ASTUCE

du CRM en cliquant directement sur le créneau horaire souhaité.

Une nouvelle fenêtre va alors s’ouvrir et vous pourrez définir le type d’événement souhaité et remplir

les informations nécessaires.

Création de tâches

Les tâches se créent comme des événements. Il faut dans le champ "Type" sélectionner "Tâche".

*Activation d’un calendrier par équipe *

Pour avoir accès au calendrier de votre équipe, il faut d’abord activer l’option "Gestion des équipes"

dans les configurations de l’application de base (dans les configurations applicatives).

10

Configuration d’un calendrier

Il est possible de personnaliser des calendriers en se rendant dans le menu Config

Applicatives/Calendriers/Configurations calendriers. Il faut créer une nouvelle configuration, qui

correspond à un nouveau calendrier personnalisé. Il faut ensuite choisir un nom au calendrier, puis

l’utilisateur à qui il appartient ou le groupe d’utilisateurs.

Dans le tableau « Calendriers », il ne reste plus qu’à choisir les calendriers à suivre. Dans les actions, il

est possible de créer une nouvelle entrée de menu pour voir le calendrier.

Cette entrée de menu ne sera visible que par l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs appartenant au

groupe sélectionné. Enfin, il est possible de supprimer cette entrée de menu.

Configuration d’un calendrier partagé

Le calendrier partagé permet de voir ses événements ainsi que les événements d’autres utilisateurs.

Pour le configurer, il faut se rendre dans sa propre fiche utilisateur (Configuration

Applicative/Utilisateurs-Sociétés/Utilisateurs).

En se rendant dans l’onglet « Configuration des calendriers », il est possible de choisir les utilisateurs

que l’on veut suivre en les sélectionnant dans « Utilisateurs suivis » ou donner des permissions à

certains utilisateurs.

Il faut choisir un utilisateur ou une équipe et cocher les cases en fonction de ce que l’on veut partager :

11

Tous mes calendriers : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de l’équipe sélectionnée pourront voir

tous vos événements, que ce soit les événements que vous avez créés sur l’ERP ou les événements

rattachés à vos calendriers synchronisés.

Mes calendriers de l’ERP : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de l’équipe sélectionnée pourront

voir les événements que vous avez créés sur l’ERP mais pas les événements rattachés à vos calendriers

synchronisés.

Les calendriers importés/synchronisés sélectionnés : l’utilisateur sélectionné ou les utilisateurs de

l’équipe sélectionnée ne pourront pas voir les événements que vous avez créés sur l’ERP mais

seulement les événements rattachés à vos calendriers synchronisés que vous avez sélectionnés. En

cochant « Les calendriers importés/synchronisés sélectionnés », un tableau apparaît vous permettant

de sélectionner vos calendriers à partager

Objectifs commerciaux

Définition d’objectifs commerciaux et suivi de leur évolution

Les objectifs commerciaux se configurent dans le menu "Configuration des objectifs". Après avoir entré

un nom ou un code, vous avez la possibilité d’assigner l’objectif à une personne ou à une équipe.

L’objectif doit s’étaler sur une période donnée et peut être fixé dans "Type de période" de façon

journalière, hebdomadaire ou mensuelle.

Dans l’onglet "Objectifs", vous allez fixer les objectifs que la personne doit atteindre sur la période

donnée.

Vous pourrez ensuite consulter l’état d’avancement des différents objectifs créés dans

Rapports/Objectifs.

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Suivi commercial

Envoi d’emails aux prospects et clients depuis l’application

Une fois un compte email configuré, vous pouvez envoyer directement des emails aux prospects et

clients depuis leurs fiches grâce au bouton de la barre des tâches "Envoyer email".

Suivi commercial d’un prospect ou client : historique des actions réalisées auprès du prospect

ou client, historique de ses commandes.

Vous avez accès sur une piste ou un contact à l’historique des activités qui leur sont liées ainsi qu’aux

actions programmées : évènements, campagnes marketing, opportunités, commandes…

13

Configurations

La gestion des équipes nécessite d’activer l’option correspondante dans les configurations générales,

accessibles depuis : Config applicative/Gestion des applications/Configurations de l’application "Base".

Marketing

Vue d’ensemble

L’application Marketing permet de créer des campagnes d’emailing et de marketing.

Après avoir créé votre modèle d’emailing, et déterminé votre cible grâce à la possibilité de filtrer vos

tiers, contacts et prospects, vous pouvez envoyer directement depuis l’application vos emailings, sans

passer par un prestataire tiers.

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Vous aurez également accès aux statistiques de vos emailing (taux de clics, taux d’ouverture…)

Des campagnes marketing peuvent également être créées et rattachées à vos clients et prospects,

permettant ainsi de suivre leurs performances et efficacité.

Mots clés

Campagne : une campagne est un ensemble d’actions marketing visant à promouvoir vos

produits/services. Axelor permet également de créer des campagnes d’emaling et d’effectuer l’envoi

depuis l’application.

Liste de cibles : liste de prospects ou clients à qui vous souhaitez adresser vos campagnes.

Menus

Marketing/ : Application de gestion des campagnes marketing et d’emailing.

Marketing/Campagnes/ : Permet de créer et de gérer des campagnes de marketing et d’emailing.

Marketing/Listes des cibles/ : Permet de créer des listes de cibles dans votre base de données selon

des critères que vous avez définis.

Marketing/Configuration/

Marketing/Configuration/Types de campagnes/ : Affiche les différents types de campagnes et

permet d’en créer de nouveaux.

Marketing/Configuration/Modèle/ : Permet de créer des templates d’emailing marketing.

Fonctionnalités

Campagnes marketing

Création et planification de campagnes marketing

Les campagnes marketing se créent à partir du menu "Campagnes". Vous pouvez créer dans les

configurations des types de campagnes (webinar, site web, réseaux sociaux…etc.) permettant de

catégoriser vos campagnes marketing.

Vous pouvez modifier l’avancement de la campagne en cliquant directement sur les différentes étapes

en haut de la vue, ou depuis la vue kanban des campagnes marketing, vous pouvez changer d’étape

par un simple glisser-déposer.

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Selon le type de campagnes, vous pouvez définir une liste de cibles composée de tiers, contacts et/ou

pistes pour votre campagne marketing. Par exemple, si vous programmez une campagne de

telemarketing, vous pouvez ainsi créer une liste de personnes que vous souhaitez appeler.

En cliquant sur la case "Générer un événement par cible", vous pouvez générer en masse des

événements du CRM pour chaque cible.

Pour reprendre l’exemple de la campagne de telemarketing, vous pourrez ainsi créer pour chacune des

personnes à contacter des événements dans l’application CRM de types appels.

En allant dans l’onglet "Cibles à contacter", vous retrouverez les événements planifiés et passés de la

campagne.

Gestion et suivi des résultats des campagnes marketing

S’il s’agit d’un événement auquel des personnes vont participer (un webinar, une conférence, un

salon…), vous pouvez dans l’onglet "Participants" ajouter les pistes et contacts qui ont participé à votre

événement, vous permettant ainsi d’évaluer la réussite de vos campagnes marketing.

Vous pouvez également évaluer l’efficacité d’une campagne par rapport au nombre d’événements crées

pour cette campagnes. Il peut par exemple s’agir de rendez-vous de prospection qui ont été réalisés

suite à une action marketing mise en place.

Dans l’application CRM, sur les fiches des pistes, des tiers et des contacts, vous pouvez également

visualiser dans l’onglet "Activités" les campagnes marketing auxquels ils ont participé ainsi que les

campagnes dont ils ont été la cible.

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Ce suivi permet ainsi de connaitre l’intensité marketing mise en place sur un prospect ou client. Vous

pourrez notamment savoir si des ventes ont été réalisées à la suite de campagnes marketing ou si un

prospect qui a montré de l’intérêt pour vos campagnes et vos produits arrive à maturité pour avancer

dans le cycle de vente.

Ciblage

Création de fichiers cibles clients/prospects avec la possibilité d’appliquer des filtres

Vous pouvez créer des fichiers cibles depuis le menu "Liste des cibles" ou directement depuis une

campagne en cliquant sur nouveau au niveau du choix d’un modèle cible. Après avoir donné un nom à

votre liste, vous pouvez choisir d’appliquer des filtres sur les tiers ou sur les pistes. Pour les tiers, vous

avez le choix entre les tiers et les contacts à partir du champ "Sélectionnez un type".

Ensuite vous pouvez appliquer des filtres sur votre recherche, en choississant les champs à filtrer et un

opérateur pour indiquer comment filtrer ce champ. Par exemple, si vous choississez comme champ à

filtrer l’adresse d’un contact et que vous souhaitez filtrer tous vos contacts habitants à Paris, vous

pourrez choisir l’opérateur "Contient" ou "Est égal à" puis écrire "Paris" dans le champ "Valeur".

Vous pouvez rajouter autant de filtres que vous souhaitez sur votre recherche pour affiner les résultats.

Une fois tous vos filtres définis, vous pouvez cliquer sur le bouton "Ouvrir tiers filtrés". Une nouvelle

vue s’ouvre et affiche tous les tiers/contacts qui correspondent à votre recherche. Le principe est le

même pour les pistes.

Quand vous créerez une campagne marketing et choisirez ce modèle cible, les résultats de votre

requête seront automatiquement mis à jour.

Vous pouvez également rajouter manuellement sur un modèle cible des tiers/contacts et des pistes.

Sur votre modèle, dans les champs "Sélectionnez un tiers/contact" et "Sélectionnez une piste", vous

pouvez sélectionner les personnes/entreprises que vous voulez.

Campagnes d’emailing

Création de modèles d’emailing personnalisés

Les modèles d’emailing se créent depuis le menu Configurations/Modèles. Le champ html permet de

rentrer le modèle html de votre emailing.

Envoi de campagnes marketing directement depuis l’application

Les campagnes d’emailing se créent à partir du menu "Campagnes". Le principe est le même que pour

les campagnes marketing, notamment pour le choix de la cible. Vous devez néanmoins cocher la case

"Emailing" pour définir que c’est une campagne d’emailing.

17

Ensuite vous devez sélectionner votre modèle d’emailing puis cliquer sur envoyer pour lancer votre

emailing.

Les comptes d’emailing se configurent dans "Config applicative/Message/Modèle". Le type de media

doit être emailing, et le modèle doit être Partner (pour un modèle d’emailing à destination des tiers) ou

Lead (pour un modèle d’emailing à destination des pistes).

Configurations

Pas de configurations requises pour cette application.

Ventes

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer les ventes de l’entreprise. Elle permet de créer des devis, de les

imprimer ou de les générer au format PDF et de les envoyer directement depuis l’application.

Une fois le devis validé et finalisé, il se transforme automatiquement en commande de vente.

Vous pouvez à partir d’une commande de vente générer des commandes fournisseurs ou planifier des

ordres de production (selon la méthode d’approvisionnement par défaut des produits commandés).

Les bons de livraisons se génèrent également depuis la commande, afin de programmer les livraisons

clients ainsi que les mouvements de stock associés.

Une sous application dédiée permet de gérer les commandes de type abonnements.

Mots clés

Liste de prix : une liste de prix permet de définir des prix spécifiques, différents des prix standards.

Vous pouvez ainsi décider de créer des remises systématiques qui s’appliqueront sur toute une

commande, ou des remises ou surcharges sur certains produits ou catégories de produits, ainsi que

des remises selon une quantité minimale commandée. Vous pouvez ainsi associer une liste de prix à

certains de vos clients ou directement sur une commande. Les prix seront alors modifiés

automatiquement selon ce qui est défini dans la liste de prix.

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Contrat : vous pouvez créer des commandes client de type contrat, qui seront actifs pour une période

précise ou jusqu’à résiliation. Les contrats peuvent être configurés avec une durée d’engagement, un

nombre de produits/services inclus pendant la période d’engagement, un préavis de résiliation…etc.

Des alertes permettent également d’être prévenu avant la fin d’un contrat.

Menus

Ventes/ : Application de gestion des ventes.

Ventes/Clients/ : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches

clients.

Ventes/Contacts/ : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches

contacts.

Ventes/Produits & services/ : Ce menu donne accès à la liste des produits/services et permet de créer

de nouvelles fiches produits/services.

Ventes/Devis clients/ : Permet de créer de nouveaux devis clients et affiche les devis en cours.

Ventes/Commandes clients/ : Permet de créer de nouvelles commandes clients et affiche les

commandes en cours et terminées.

Ventes/Modèle de devis/ : Permet de créer des modèles de devis.

Ventes/Historique/ : Historique des commandes clients

Ventes/Historique/Commandes terminées/ : Affiche toutes les commandes clients terminées.

Ventes/Historique/Commandes annulées/ : Affiche toutes les commandes clients annulées.

Ventes/Rapports/ : Rapports dédiés à l’application de ventes

Ventes/Rapports/Commercial/ : Rapports sur les activités commerciales de l’utilisateur.

Ventes/Rapports/Manager/ : Rapports sur les activités commerciales dont le manager à la charge.

Ventes/Rapports/Détails ventes/ : Rapports détaillés sur les ventes.

Ventes/Rapports/Etude CA/ : Rapports détaillés sur le chiffre d’affaires.

Ventes/Rapports/Clients/ : Rapports détaillés sur les clients.

19

Ventes/Rapports/Cartes géographiques/Clients/ : Carte affichant la localisation des différents

clients.

Ventes/Rapports/Cartes géographiques/Prospects/ : Carte affichant la localisation des différents

prospects.

Ventes/Configuration/Raisons d’annulation/ : Affiche les différentes raisons d’annulation d’une

vente et permet d’en créer de nouvelles.

Ventes/Configuration/Durées/ : Permet de créer des durées de validité pour les devis.

Ventes/Configuration/Listes de prix/ : Permet de créer et de gérer des listes de prix pour les ventes.

Ventes/Configuration/Taxes/ : Affiche les différentes taxes à prendre en compte sur les devis et les

commandes et permet d’en créer de nouvelles.

Ventes/Configuration/Configurateurs/ : Menu permettant de gérer les

configurateurs commerciaux.

Ventes/Configuration/Configurateurs/Modèle de configurateurs/ : Permet d’afficher et de définir

des modèles de configurateurs.

Ventes/Configuration/Configurateurs/Configurateurs/ : Affiche les configurateurs générés et

donne la possibilité d’en créer manuellement.

Fonctionnalités

Devis

Création de devis

Les nouveaux devis se créent à partir de menu "Devis clients". Vous devez tout d’abord sélectionner le

client correspondant pour pouvoir ensuite rajouter des lignes de devis. Une fois le devis rempli et

sauvegardé, il est au statut brouillon. Vous devez alors le finaliser en cliquant sur le bouton

correspondant.

20

Créer une ligne de titre de devis

Dans une ligne de devis, la case à cocher "Ligne de titre" permet de transformer la ligne de commande

en ligne de titre. Les lignes de titre permettent simplement d’organiser la commande en regroupant

des lignes sous des titres.

Si cette case est cochée, seul un libellé est à remplir pour définir le titre.

Création de modèles de devis

Vous pouvez créer des modèles de devis à partir d’un devis existant en cliquant sur le bouton "Outils"

puis sur "Définir en tant que modèle". Un nouvel onglet "Modèle" va s’ouvrir, et vous pourrez alors le

sauvegarder.

Ce modèle de devis pourra ensuite être retrouvé dans le menu "Modèles de devis". A partir de ce menu,

vous pouvez également créer de nouveaux modèles de devis. Une fois un modèle créé, vous pouvez

créer un devis depuis ce modèle en cliquant sur le bouton correspondant.

Gestion des versions de devis

Les devis ont un numéro de version. Il est possible de repasser au statut brouillon un devis finalisé et

d’incrémenter le numéro de version en appuyant sur le bouton "Nouvelle version". Avec chaque

nouvelle version, la version précédente est enregistrée au format PDF.

Vous retrouvez chaque version de devis dans la gestion documentaire intégrée.

21

Vous pouvez facilement accéder aux différentes versions d’un devis en vous rendant

depuis celui-ci dans la barre des tâches et en cliquant sur l’icône du

ASTUCE

trombone. Le numéro affiché à côté de l’icône indique le nombre de versions de devis

pour ce devis.

Fusion de devis

A partir de la liste des devis dans le menu devis, vous pouvez fusionner des devis en cliquant sur le

bouton "Fusionner devis". Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les

devis que vous voulez fusionner.

Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé un nouveau devis

unique fusionnant les devis sélectionnés.

NOTE Vous ne pouvez fusionner que les devis qui sont au statut brouillon.

Envoi des devis / commandes

Vous pouvez envoyer un devis ou une commande par email directement à partir de l’application. Sur

un devis ou commande, il suffit de cliquer sur le bouton "Envoyer email".

Vous pouvez configurer des modèles d’envoi d’email pour les envois de devis depuis les config

applicatives, dans les menus Message/Modèle.

Gestion des remises commerciales

La gestion des remises commerciales se fait grâce aux listes de prix (cf voir plus bas) ou manuellement

sur chaque devis/commandes. Dans le panel "Remises" de la ligne de devis/commande, vous pouvez

choisir d’appliquer une remise fixe ou en pourcentage.

Commandes

Création d’une commande à partir d’un devis

Quand un devis est au statut finalisé, vous pouvez le transformer en commande en cliquant sur le

bouton "Commande confirmée".

22

Versement d’un acompte sur une commande Afficher une alerte sur une commande client ou

un devis

Les alertes sur les commandes ou devis client se configurent dans la fiche du tiers client concerné. Dans

l’onglet "Client" se trouve un champ texte "Information à la commande" dans lequel il est possible de

spécifier un message d’alerte. Ainsi, à la création d’une commande ou d’un devis, dès la sélection du

client concerné, ce message apparaîtra dans une pop-up et en-tête de la commande.

Blocage des commandes d’un client

Si l’encours client maximum est dépassé, les nouvelles commandes seront automatiquement bloquées.

Il se configure sur la fiche tiers client, dans l’onglet "Encours client".

Plus généralement tous les blocages se gèrent depuis l’onglet "blocages" d’une fiche client. Vous pouvez

alors cocher la case "Blocage cmde client" afin d’empêcher la création d’une commande pour ce client.

Vous devrez également indiquer une date jusqu’à laquelle vous souhaitez bloquer les commandes pour

ce client.

Il est également possible de débloquer manuellement une commande (en fonction des droits

utilisateur) en cliquant sur "déblocage manuel" sur la commande au moment de la valider quand le

message indiquant que ce client est bloqué apparait.

23

Génération d’une facture depuis une commande client

Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer une facture en cliquant

sur le bouton "Générer facture".

Génération de bons de livraison depuis une commande

Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer le bon de livraison en

cliquant sur le bouton "Générer le BL".

Ils peuvent également être générés automatiquement à la confirmation de la commande si l’option

correspondante a été activée dans les configurations de l’application Supply Chain.

Génération d’un ordre de production depuis une commande

Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer un ordre de production

en cliquant sur le bouton "Générer l’ordre de production".

Gestion du réapprovisionnement depuis les commandes clients

Il est possible depuis une commande finalisée ou confirmée de générer une commande fournisseur

reprenant toutes les lignes de commandes préalablement selectionnées en cliquant sur le bouton

"Générer cmde fournisseur".

24

La génération peut être automatique si l’option "Générer les commandes fournisseurs

auto." est activée dans les configurations de l’application "Supply

ASTUCE

Chain". Dans ce cas, la commande fournisseur sera générée lors de la confirmation de

la commande.

Une option similaire est accessible pour la génération d’ordres de production de façon manuelle ou

automatique. Sur chaque ligne de commande, le mode d’approvisionnement (acheter, produire,

destocker) est renseigné par le mode d’approvisionnement par défaut du produit.

Ce mode de réapprovisionnement depuis les commandes client se configure sur la fiche produit dans

l’onglet "Ventes", dans le champs “Méthode d’appro. par défaut sur les commandes clients”.

Fusion de commandes client

Dans la vue liste des commandes clients, vous devez cliquer sur le bouton "fusionner cmdes". Une

nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les commandes que vous voulez

fusionner.

Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé une nouvelle

commande unique fusionnant les commandes sélectionnées.

NOTE Vous ne pouvez fusionner que les commandes qui sont au statut brouillon.

Affichage de toutes les lignes de commandes clients

A partir de la liste des commandes clients, vous pouvez ouvrir une nouvelle vue affichant toutes les

lignes de commandes en cliquant sur le bouton "Voir lignes cmdes" dans la barre des tâches.

25

Finalisation des commandes client

Les commandes client sont automatiquement finalisées quand la ou les livraisons client associées à la

commande ont été réalisées.

Les commandes finalisées sont visibles dans le menu Historique/Commandes terminées.

Prix et devises

Gestion des prix en HT ou TTC

Il est possible de choisir dans les configurations de base entre un prix toujours en H.T., toujours en

T.T.C, par défaut en H.T. et par défaut en T.T.C. Les choix " par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C."

laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué.

Pour chaque société dans les configurations des ventes, il est possible de choisir un type de gestion

pour les devis et commandes clients, ainsi que pour les commandes d’achat. Ces options ont un impact

sur le calcul du total des commandes (qui sera donc en H.T ou en T.T.C). Pour la gestion en T.T.C il sera

nécessaire de selectionner les taxes applicables sur les différentes lignes de produit.

Vous pouvez aussi dans les configurations de l’application Base définir le type de

NOTE

prix par défaut sur les fiches produits grâce au champ "Produits en TTC/HT".

Création et gestion de liste de prix/contrat cadre

Il est possible de gérer un catalogue conditionel de prix grâce aux listes de prix. Grâce à ces listes

paramétrables, il est possible de faire varier le prix unitaire d’un produit ou d’un ensemble de produits

en fonction du volume commandé. Ces listes sont applicables au choix à la commande en fonction des

conditions négociées avec le client et permettent de gérer les contrats cadres. Les listes de prix sont

accessibles dans les configurations par le menu "Listes de prix".

Quand vous créez une liste de prix, elle est automatiquement active mais elle peut se désactiver en

décochant la case "Active". Si vous cochez l’option "Cacher remise sur impressions" et que la liste de

prix est sélectionnée sur une commande, les remises seront automatiquement cachées sur les

impressions des devis et commandes.

Concernant l’application de la remise, vous pouvez décider de l’appliquer sur tous vos produits. Dans

ce cas-là, vous devez utiliser le champ "Remise systématique" et indiquer un pourcentage de remise. Si

vous rattachez cette liste de prix à un client, ce client bénéficiera d’une remise systématique du

pourcentage que vous avez indiqué.

26

Une fois le produit (ou la catégorie de produit) choisi, vous avez le choix entre plusieurs méthodes de

calcul :

• Escompte/remise : vous pouvez définir une remise fixe ou en pourcentage, et indiquer si cette

remise s’applique si une quantité minimale de produit est commandée.

• Ajout : même principe que pour la remise sauf que vous pouvez augmenter le prix du produit.

• Remplace : permet d’indiquer un prix de remplacement (inférieur ou supérieur au prix de vente), et

d’indiquer si ce prix de remplacement s’applique si une quantité minimale de produit est

commandée.

Une fois une liste de prix créée, vous pouvez l’associer à un ou des clients sur leur fiche client, dans

l’onglet "Client" et dans le champs "Liste de prix de vente". Vous pouvez également sélectionner une

liste de prix directement sur un devis ou une commande, dans les informations client.

27

Liste d’autres fonctionnalités

Définition des modes de paiements et conditions de paiements

Les modes de paiements et conditions de paiements peuvent être définis pour chaque tiers. Ils se

configurent alors sur la fiche du tiers, dans l’onglet facturation/paiement. Il est également possible de

créer des modèles de devis/commande en indiquant des modes et conditions de paiements par défaut.

Definition des prix de ventes

Les prix de ventes se définissent sur les fiches produits/services.

Exports aux formats Word et Excel

Vous pouvez exporter les devis et commandes sous format Excel et Word à partir du menu "Rapports"

situé dans la barre des tâches.

Planifier des évènements sur les devis et commandes

Les évènements peuvent se planifier sur les devis et commandes à partir du menu "Outils" situé dans

la barre des tâches.

Affectation d’un commercial et d’une équipe à la commande

Sur un devis/commande, vous pouvez dans le panel "Suivi devis" affecter un commercial et/ou une

équipe commerciale à la commande.

28

Annulation d’une commande ou d’un devis

Vous pouvez annuler une commande ou un devis qui sont au statut brouillon ou finalisé grâce au

bouton "Annuler". Une fois une commande confirmée, elle ne peut être annulée.

Suivi des facturation et livraisons à partir des commandes

Vous pouvez suivre d’un coup d’oeil l’état de la livraison et de la facturation des commandes grâce à

des indicateurs visuels à partir des vues Kanban des commandes en cours et des commandes

terminées.

Les indicateurs sont en rouge si la facturation et la livraison n’ont pas été effectuées, en jaune si elles

ont été partiellement effectuées, et en vert si elles ont été effectuées. Ces indicateurs se retrouvent

également dans le premier panel de chaque commande.

Gestion des statuts de commandes

Un nouveau devis/commande est au départ au statut brouillon. Une fois validé il passe au statut

"Finalisé". La confirmation d’une commande se fait avec le bouton "Commande confirmée". Cela va

transfomer un devis en commande effective. Un devis/commande peut s’annuler avant de passer au

statut "Commande confirmée".

Cacher les remises sur les impressions

Cocher la case "Cacher remise sur impressions" permet de ne pas faire apparaitre les remises sur les


Afficher un message sur une impression

Dans l’onglet contenu du devis ou de la commande, vous pouvez dans le champ html "Description à

afficher" écrire un message qui sera affiché sur les impressions.

Gestion des adresses de livraisons et facturation

On peut créer de nouvelles adresses de facturation et de livraison directement dans une fiche tiers,

dans l’onglet "Informations". Vous pouvez définir le type d’adresse : livraison, facturation ou par défaut,

en cliquant sur les icônes de droite.

29

Vous pouvez également créer une nouvelle adresse directement depuis une commande.

Référence client sur devis/commande

En plus de la référence interne, il est possible d’enregistrer les bons de commande client en inscrivant

sur la commande la référence du bon de commande sur l’ecran de commande.

Définition des modes de livraison et de transporteur

Les modes de livraison et de transporteur peuvent se définir par défaut par client depuis leur fiche.

Sinon ils se choississent depuis les bons de livraison.

Gestion des produits en kit

La gestion des produits en stock doit s’activer dans les configurations. Sur une fiche produit, vous devez

ensuite cocher la case "Est un kit" pour indiquer que ce produit est un kit. Un nouvel onglet

"Composantes du kit" apparaitra alors.

Vous pouvez alors indiquer les produits qui vont composer le kit, ainsi que leurs quantités.

Il est également possible de créer son kit directement depuis une ligne de devis/commande, en

sélectionnant Kit dans le champ "Type". Dans l’onglet "Composantes du kit", vous trouverez un tableau

vous permettant de rajouter les différents produits qui composent le kit.

Gestion des quantités multiples de vente

Pour gérer des quantités multiples de vente, il faut activer l’option dans les configurations de

l’application de Ventes.

Il s’agit d’une option qui permet de définir sur la fiche d’un produit des quantités multiples de ventes.

Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être vendu que sous certains multiples (par exemple

que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée sur une ligne de commande est différente

des multiples définis, la ligne ne pourra pas être validée, et un message apparaitra, indiquant quelles

sont les quantités autorisées.

Les quantités multiples se définissent sur la fiche produit, dans l’onglet "Ventes". Il y a un tableau dans

lequel vous devez ajouter de nouvelles lignes avec les quantités autorisées. Par exemple, si vous

souhaitez vendre un produit que par des quantités de 5, 10 et 15, vous devrez créer 3 lignes : 1 pour

une quantité de 5, une pour une quantité de 10 et une pour une quantité de 15.

30

Si vous cochez l’option "Autoriser l’utilisateur à forcer la quantité de ventes", un utilisateur pourra

valider la ligne de commande même si la quantité choisie ne correspond pas aux multiples définis.

Modification d’une commande confirmée

Il faut au préalable activer l’option "Modification d’une commande en attente" dans les configurations

de l’application de Ventes. Cette option autorise la modification d’une commande confirmée.

Pour modifier une commande, il faut cliquer sur celle-ci sur le bouton "Modifier la commande". Un

indicateur "Commande en cours de modification" apparait.

Quand une commande est en cours de modification, la génération de facture et de bons de livraison

est bloquée. Si un bon de livraison est au statut planifié, il restera bloqué à ce statut tant que la

commande sera en cours de modification.

Une fois vos modifications effectuées sur une commande, vous devez cliquer sur le bouton "Valider les

changements".

31

Configurations

Dans les configurations de l’application "Ventes", vous pouvez activer les options suivantes :

• Gérer les unités de vente sur les produits : cette fonction est utile quand les unités d’achat d’un

produit à un fournisseur sont différentes de vos unités de vente (par exemple si vous achetez un

produit à la tonne et que vous le revendez au kilo). Ainsi lors des commandes clients, le produit

sélectionné sera directement indiqué avec son unité de vente, évitant ainsi de faire des conversions.

• Gérer les versions de devis : cette option active la possibilité de créer plusieurs versions d’un devis,

permettant ainsi de modifier un devis pour en créer une nouvelle version et d’en suivre l’historique.

• Gérer les produits en kit : cette option permet de créer des produits de type kit, composés d’autres

produits. A noter que vous pouvez ensuite modifier la composition d’un kit directement depuis une

ligne de commande/devis.

• Autoriser la modification de commande en attente : cette option autorise la modification d’une

commande confirmée. Quand une commande est en cours de modification, la génération de

facture et de bons de livraison est bloquée. Si un bon de livraison est au statut planifié, il restera

bloqué à ce statut tant que la commande sera en cours de modification.

• Activer les configurateurs commerciaux : permet d’activer les configurateurs commerciaux sur les

devis/commandes.

• Gestion des quantités multiples de vente : cette option permet de définir sur la fiche d’un produit

des quantités multiples de ventes. Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être vendu que

sous certains multiples (par exemple que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée

sur une ligne de commande est différente, cette ligne ne pourra être validée et un message

apparaitra, indiquant quelles sont les quantités autorisées.

Pour accédez aux configurations de l’application "Ventes", vous devez aller dans le menu "Config

applicative", puis dans "Gestion des apps". Ensuite vous cliquez sur configurer sur l’application "Ventes".

Les ventes se configurent également par sociétés. Ces configurations sont accessibles soit depuis les

configurations de l’application "Ventes", en cliquant dans la liste sur la société concernée. Soit depuis le

menu "Config applicative", en allant dans les menus "Utilisateurs/Sociétés" puis "Sociétés". Ensuite vous

devez double cliquez sur la société de votre choix, puis vous aurez accès sur la droite de la vue aux

configurations par module de la société concernée, dont les configurations des ventes.

32

Vous pouvez configurer par société :

• Une durée de validité par défaut des devis.

• Devis/cmde client en TTC/HT : Il est possible de choisir si dans les devis/commandes les prix sont

toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. ou par défaut en T.T.C. Les choix "par défaut

en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à

cocher) le type de prix pratiqué.

• Le montant d’encours client accepté : si le montant est dépassé, les nouvelles commandes pour ce

client seront bloquées. Il sera néanmoins possible de le débloquer manuellement si vous en avez

les droits.

Des paramètres d’affichage sont également disponibles :

• Afficher le vendeur sur les impressions : si la case est cochée, le nom du commercial qui est indiqué

sur un devis/commande apparaitra sur les impressions.

• Afficher le code produit sur les impressions.

• Afficher les conditions de livraison sur les impressions : sur un devis/commande, dans l’onglet

"Informations de livraison", il y a un champ texte "Conditions de livraison". Si l’option est activée, le

contenu de ce champ apparaitra sur les impressions.

• Afficher le détail des taxes sur les impressions.

• Encadré client sur commande : possibilité de personnaliser un encadré client sur les impressions

de devis/commandes grâce à un champ html.

• Note légale sur commande : permet d’afficher un encadré avec des informations légales sur les

impressions des devis/commandes. Les configurations de l’application "Supplychain" (accessibles

depuis le menu "Gestion des apps") permettent de gérer des paramètres qui peuvent être liés à

l’application de ventes :

• Gestion des bons de livraison : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi

générer des bons de livraison depuis les commandes clients et la gestion des stocks.

• Générer les BL automatiquement : génération automatique des bons de livraison quand une

commande est confirmée.

• Terminer les cmdes clients lors de la livraison : quand cette option est activée, les commandes

clients passent automatiquement au statut "Terminé" quand les livraisons pour ces commandes

ont été réalisés (quand le ou les BL passent au statut "Réalisé").

• Autoriser de terminer manuellement la commande client : si vous activez cette option, sur une

commande confirmée, un bouton "Terminer manuellement la commande client" apparait alors.

Vous pourrez alors terminer manuellement une commande. Si l’option "Terminer les cmdes clients

lors de la livraison" est désactivée, il faudra forcément autoriser de terminer manuellement une

commande.

33

• Générer les commandes fournisseurs auto : quand cette option est activée, les commandes

fournisseurs sont automatiquement générées quand une commande client est confirmée. A noter

que les commandes fournisseurs ne seront générées que pour les produits dont la méthode

d’approvisionnement par défaut sur les commandes clients est "Acheter". Cela se configure sur les

fiches produits, dans l’onglet "Ventes".

• Générer facture pour les devis/cmdes client : quand cette option est activée, vous pouvez générer

des factures depuis les commandes clients.

• Autoriser la facturation par échéancier : cette option permet d’activer la gestion des échéanciers

depuis les devis/commandes clients. Vous pourrez générer des factures par lignes d’échéances.

• Autorisation des abonnements pour les devis et commandes client : cette option permet d’autoriser

la création de devis et commandes de type abonnement.

• Vérification des stocks lors d’une vente : si vous activez cette option, lorsque vous remplissez une

ligne de devis/commande, les stocks sont vérifiés à la validation de la ligne. Si la quantité en stock

est insuffisante, un message d’avertissement apparait.

• Gérer la réservation des stocks : si cette option est activée, vous pourrez sur les lignes de

devis/commandes clients réserver les quantités de produits que vous souhaitez. Les quantités

seront ainsi considérées comme réservées en stock. Une fois la commande confirmée, vous pourrez

sur les lignes de commande modifier les quantités réservées.

Achats

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer les achats de l’entreprise.

Elle permet de créer des devis qui une fois validés et finalisés se transforment automatiquement en

commandes d’achat. Vous pouvez à partir d’une commande d’achat générer des bons de réception afin

de programmer les mouvements de stock associés, et générer la facture de contrôle.

34

L’application permet également d’envoyer des demandes de cotation à plusieurs fournisseurs,

permettant ainsi de sélectionner l’offre la plus compétitive.

La sous application “Demandes d’achat” permet de générer des demandes d’achat en interne pour un

produit en particulier, demandes qui doivent ensuite être validées pour un responsable.

Mots clés

Demande d’achat : permet à un employé de créer des demandes d’achat pour un produit en particulier.

Ces demandes doivent ensuite être validées.

Demande de cotation : permet d’envoyer depuis un devis des demandes de prix à ses fournisseurs,

permettant ainsi de choisir l’offre la plus compétitive.

Contrat : vous pouvez créer des commandes fournisseur de type contrat, qui seront actifs pour une

période précise ou jusqu’à résiliation. Les contrats peuvent être configurés avec une durée

d’engagement, un nombre de produits/services inclus pendant la période d’engagement, un préavis de

résiliation…etc. Des alertes permettent également d’être prévenu avant la fin d’un contrat.

Menus

Achats/ : Application de gestion des achats.

Achats/Fournisseurs/ : Ce menu donne accès à la liste des fournisseurs et permet de créer de

nouvelles fiches fournisseurs.

Achats/Contacts/ : Ce menu donne accès à la liste des contacts et permet de créer de nouvelles fiches

contacts.

Achats/Produits & services/ : Ce menu donne accès à la liste des produits/services et permet de créer

de nouvelles fiches produits/services.

Achats/Devis fournisseur/ : Permet de créer de nouveaux devis fournisseurs et affiche les devis en

cours.

Achats/Commandes fournisseurs/ : Permet de créer de nouvelles commandes fournisseurs et affiche

les commandes en cours et terminées.

Achats/Historique/ : Historique des commandes fournisseurs

Achats/Historique/Commandes terminées/ : Affiche toutes les commandes fournisseurs terminées.

Achats/Historique/Commandes annulées/ : Affiche toutes les commandes fournisseurs annulées.

Achats/Demandes d’achat/ : Affiche les différentes demandes d’achat envoyées aux fournisseurs.

35

Achats/Rapports/ : Rapports dédiés à l’application d’achats.

Achats/Rapports/Acheteur/ : Rapports sur les activités d’achat de l’utilisateur.

Achats/Rapports/Manager/ : Rapports sur les activités d’achat dont le manager à la charge.

Achats/Rapports/Commandes fournisseur/ : Rapports sur les commandes d’achat.

Achats/Rapports/Carte géographique/ : Carte affichant la localisation des différents fournisseurs.

Achats/Configuration/

Achats/Configuration/Listes de prix/ : Permet de créer et de gérer des listes de prix pour les achats.

Achats/Configuration/Configurateur formulaire DA/ : Permet de créer des formulaires de

demandes d’achat personnalisés.

Achats/Demandes d’achat/ : Application de gestion des demandes d’achat.

Achats/Demandes d’achat/Toutes les demandes d’achat/ : Affiche les demandes d’achat crées et

permet d’en créer de nouvelles.

Achats/Demandes d’achat/Toutes les demandes envoyées/ : Affiche les demandes d’achat

envoyées et permet d’en créer de nouvelles.

Achats/Demandes d’achat/Toutes les demandes acceptées/ : Affiche les demandes d’achat qui ont

été acceptées.

Fonctionnalités

Demandes d’achat

Génération de demande de cotation (automatiquement et manuellement)

Les demandes de cotation permettent d’envoyer à un ou plusieurs fournisseurs d’un même produit

une demande de prix. Cela vous permet de comparer les prix entre plusieurs fournisseurs pour un

produit et une quantité donnée et de choisir la meilleure proposition.

C’est optionnel, vous pouvez faire une commande d’achat classique à un seul fournisseur dès le départ

sans passer par ces demandes.

Les demandes de cotation s’effectuent à partir d’un devis ou d’une commande d’achat au statut

brouillon, séparément à partir des lignes de commande fournisseur ou pour l’ensemble de la

commande grâce au bouton "Générer toutes les demandes aux fournisseurs" dans l’onglet "Gestion

commande fournisseurs".

36

A noter que pour faire les demandes de cotation, vous devrez quand même au départ remplir le champ

fournisseur de la commande. Vous pourrez le changer par la suite si vous choisissez un autre

fournisseur.

La case "Commande d’achat?" doit être cochée si la commande en cours est la commande initiale.

S’il existe déjà une commande parente, la renseigner dans le champ "Cmde initiale".

Les demandes de cotation apparaîtront ensuite dans le menu correspondant et vous pourrez les

accepter ou les refuser. Une fois les demandes acceptées, sur la commande fournisseur d’origine sur

laquelle vous avez fait les demandes, vous verrez sur chaque ligne quelle demande a été acceptée.

Si vous avez accepté les demandes du fournisseur que vous aviez indiqué sur la commande au départ,

vous pouvez continuer en validant cette commande-là.

Si vous avez finalement choisi d’autres fournisseurs pour l’ensemble de la commande ou pour certaines

lignes de la commande, en allant dans l’onglet "Gestion commandes fournisseurs", cliquez sur l’onglet

"Générer commandes fournisseurs" et les commandes fournisseurs correspondant aux demandes de

cotation acceptées seront générées.

37

Portail fournisseur Validation de demandes de cotation

Une fois toutes ces demandes générées, les fournisseurs peuvent y répondre sur le portail fournisseur.

Un utilisateur du système peut aussi manuellement gérer ces demandes dans le cas où les échanges

avec le fournisseur se feraient hors système, par email par exemple.

Une fois toutes les demandes traitées, un fournisseur sera choisi dans ce même onglet. Il est alors

possible si l’on réalise cette opération sur plusieurs lignes de commande de générer automatiquement

une commande d’achat pour chaque fournisseur retenu dans les lignes d’achat grâce au bouton

"Générer commandes fournisseurs".

Devis

Demande de devis au fournisseur

Les nouveaux devis se créent à partir de menu "Devis fournisseurs". Vous devez tout d’abord

sélectionner le fournisseur correspondant pour pouvoir ensuite rajouter des lignes de devis.

Une fois le devis rempli et sauvegardé, il est au statut brouillon. Vous devez alors le finaliser en cliquant

sur le bouton correspondant.

38

Gestion des versions de devis

Les devis et commandes fournisseurs disposent d’un numéro de version. Il est possible pour un devis

à l’état finalisé de le refaire passer à l’état brouillon et d’incrémenter le numéro de version en appuyant

sur le bouton " Nouvelle version". A chaque nouvelle version, on archive la version précédente au

format PDF.

Fusion de devis

A partir de la liste des devis dans le menu devis, vous pouvez fusionner des devis en cliquant sur le

bouton "Fusionner devis". Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les

devis que vous voulez fusionner.

Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé un nouveau devis

unique fusionnant les devis sélectionnés.

39

Commandes

Création d’une commande à partir d’un devis

Quand un devis est au statut finalisé, vous pouvez le transformer en commande en cliquant sur le

bouton "Commande confirmée".

Versement d’un acompte sur une commande Afficher une alerte sur une commande

fournisseur

Dans la fiche du tiers fournisseur apparait en fonction du statut de celui-ci l’onglet "Commande

fournisseur". Cet onglet contient un champ texte dans lequel il est possible de spécifier un message

d’alerte.

Ainsi, à la création d’une commande, dès la sélection du fournisseur concerné, ce message apparaîtra

dans une pop-up et en-tête de la commande.

Génération d’une facture depuis une commande fournisseur

Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer une facture en cliquant

sur le bouton "Générer facture de contrôle" qui se trouve dans le menu Outils de la barre des tâches.

Génération de bons de réception depuis une commande fournisseur

Depuis une commande au statut "Commande confirmée", vous pouvez générer le bon de réception en

cliquant sur le bouton "Générer le BR".

Fusion de commandes fournisseurs

Dans la vue liste des commandes fournisseurs, vous devez cliquer sur le bouton "fusionner cmdes".

Une nouvelle vue s’ouvre alors dans laquelle vous pouvez sélectionner les commandes que vous voulez

fusionner.

Cliquez alors sur le bouton "Fusionner en commande unique" pour que soit créé une nouvelle

commande unique fusionnant les commandes sélectionnées.

40

Vous ne pouvez fusionner que des commandes au statut brouillon.

Prix et devises

Gestion des prix en HT ou TTC

Il est possible de choisir dans les configurations de base entre un prix toujours en H.T., toujours en

T.T.C, par défaut en H.T. et par défaut en T.T.C. Les choix " par défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C."

laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une case à cocher) le type de prix pratiqué.

Pour chaque société dans les configurations des ventes, il est possible de choisir un type de gestion

pour les devis et commandes clients, ainsi que pour les commandes d’achat. Ces options ont un impact

sur le calcul du total des commandes (qui sera donc en H.T ou en T.T.C).

Création et gestion de liste de prix

Il est possible de gérer un catalogue conditionel de prix grâce aux listes de prix. Grâce à ces listes

paramétrables, il est possible de faire varier le prix unitaire d’un produit ou d’un ensemble de produits

en fonction du volume commandé. Ces listes sont applicables au choix à la commande en fonction des

conditions négociées avec le fournisseur et permettent de gérer les contrats cadres. Les listes de prix

sont accessibles dans les configurations par le menu "Listes de prix".

Quand vous créez une liste de prix, elle est automatiquement active mais elle peut se désactiver en

décochant la case "Active". Si vous cochez l’option "Cacher remise sur impressions" et que la liste de

prix est sélectionnée sur une commande, les remises seront automatiquement cachées sur les


Concernant l’application de la remise, vous pouvez décider de son application sur tous les produits.

Dans ce cas-là, vous devez utiliser le champ "Remise systématique" et indiquer un pourcentage de

remise. Si vous rattachez cette liste de prix à un fournisseur, cela va appliquer une remise systématique

pour tous vos achats auprès de ce fournisseur.

Vous pouvez également décider d’appliquer des remises que sur des produits ou des

catégories de produits. Si une remise systématique est déjà appliquée sur

l’ensemble des produits, et que vous définissez une remise différente pour un produit

en particulier, la remise du produit ou de la catégorie de produit sera prise en

compte.

ASTUCE

41

Une fois le produit (ou la catégorie de produit) sur lequel appliqué une remise choisi, vous avez le choix

entre plusieurs méthodes de calcul : - Escompte/remise : vous pouvez définir une remise fixe ou en

pourcentage, et indiquer si cette remise s’applique si une quantité minimale de produit est

commandée. - Ajout : même principe que pour la remise sauf que vous pouvez augmenter le prix du

produit. - Remplace : permet d’indiquer un prix de remplacement (inférieur ou supérieur au prix de

vente), et d’indiquer si ce prix de remplacement s’applique si une quantité minimale de produit est

commandée.

Une fois une liste de prix créée, vous pouvez l’associer à un ou des fournisseurs sur leur fiche

fournisseur, dans l’onglet "Fournisseur" et dans le champs "Liste de prix d’achat". Vous pouvez

également sélectionner une liste de prix directement sur un devis ou une commande, dans les

informations fournisseur.


Demandes d’achat

Création de demandes d’achat

Cette sous-application permet à des employés de créer des demandes d’achat pour un produit et une

quantité en particulier. Ces demandes doivent ensuite être acceptées par le service achat.

Les nouvelles demandes se créent depuis le menu "Toutes les demandes d’achat".

Sur une demande d’achat, vous devez sélectionner un produit et une quantité. Les champs unité, prix

et fournisseur se remplissent automatiquement.

Si le produit que vous désirez acheter n’est pas dans le catalogue des produits existants, vous devez

cocher la case "Nouveau produit".

Une fois la demande complétée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Demander" dans la barre des

tâches. Cette demande va apparaitre dans le menu "Toutes les demandes envoyées". Un responsable

achat ou un manager pourra alors venir la consulter pour l’accepter ou la refuser.

42

Autres fonctionnalités

Définition des modes de paiements et conditions de paiements

Les modes de paiements et conditions de paiements peuvent être définis pour chaque tiers. Ils se

configurent alors sur la fiche du tiers, dans l’onglet facturation/paiement. Il est également possible de

créer des modèles de devis/commande en indiquant des modes et conditions de paiements par défaut.

Définition des prix d’achat

Les prix d’achat se définissent sur les fiches produits/services.

43

Annulation d’une demande d’achat ou commande

Vous pouvez annuler une commande ou un devis qui sont au statut brouillon ou finalisé grâce au

bouton "Annuler". Une fois une commande confirmée, elle ne peut être annulée.


Un nouveau devis/commande est au départ au statut brouillon. Une fois validé il passe au statut

"Finalisé". La confirmation d’une commande se fait avec le bouton "Commande confirmée". Cela va

transformer un devis en commande effective.

Un devis/commande peut s’annuler avant de passer au statut "Commande confirmée".

Affectation d’un acheteur à la commande

Sur un devis/commande, vous pouvez affecter un acheteur à la commande grâce au champ "Acheteur".

Référence fournisseur sur devis/commande

En plus de la référence interne, il est possible d’enregistrer les bons de commande fournisseur en

inscrivant sur la commande la référence du bon de commande dans l’onglet "Info.Fournisseur".

Configurations

Dans les configurations de l’application "Achats", vous pouvez activer les options suivantes :

• Gérer les unités d’achat sur les produits. Cette fonction est utile quand les unités d’achat d’un

produit à un fournisseur sont différentes de vos unités de vente (par exemple si vous achetez un

produit à la tonne et que vous le revendez au kilo). Ainsi lors des commandes fournisseurs, le

produit sélectionné sera directement indiqué avec son unité d’achat, évitant ainsi de faire des

conversions.

• Gérer les versions des commandes fournisseurs. Cette option active la possibilité de créer plusieurs

versions d’une commande fournisseur, permettant ainsi de modifier une commande pour en créer

une nouvelle version et d’en suivre l’historique.

• Gestion des demandes d’achats. Cette option permet d’activer la gestion des demandes d’achats

aux fournisseurs, permettant d’envoyer à plusieurs fournisseurs d’un même produit des demandes

de cotation.

• Gestion des quantités multiples d’achat : cette option permet de définir sur la fiche d’un produit des

quantités multiples d’achat. Vous pourrez ainsi définir qu’un produit ne peut être acheter que sous

certains multiples (par exemple que pour une quantité de 5 et 10). Si la quantité sélectionnée sur

une ligne de commande est différente, cette ligne ne pourra être validée et un message apparaitra,

indiquant quelles sont les quantités autorisées.

44

Pour accéder aux configurations de l’application "Achats", vous devez aller dans le menu "Config

applicative", puis dans "Gestion des apps". Ensuite vous cliquez sur configurer sur l’application "Achats".

Les achats se configurent également par sociétés. Ces configurations sont accessibles soit depuis les

configurations de l’application "Achats", en cliquant dans la liste sur la société concernée. Soit depuis le

menu "Config applicative", en allant dans les menus "Utilisateurs/Sociétés" puis "Sociétés".

Ensuite vous devez double cliquez sur la société de votre choix, puis vous aurez accès sur la droite de

la vue aux configurations par module de la société concernée, dont les configurations des achats.

• Commandes d’achat en TTC/HT : Il est possible de choisir si dans les commandes d’achat les prix

sont toujours en H.T., toujours en T.T.C, par défaut en H.T. ou par défaut en T.T.C. Les choix "par

défaut en H.T." et "par défaut en T.T.C." laissent la possibilité de modifier au cas par cas (via une

case à cocher) le type de prix pratiqué.

Des paramètres d’affichage sont également disponibles : - Afficher les prix sur la demande de cotation

: si cette case est décochée, les prix des produits n’apparaitront pas sur les impressions des demandes

de devis aux fournisseurs.

• Message de demande de cotation : possibilité de personnaliser un message par défaut sur les

demandes de cotation.

Les configurations de l’application "Supplychain" (accessibles depuis le menu "Gestion des apps")

permettent de gérer des paramètres qui peuvent être liés à l’application d’achats :

• Gestion des bons de réception : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi

générer des bons de réception depuis les commandes fournisseurs et la gestion des stocks.

• Générer les BR automatiquement : génération automatique des bons de réception quand une


45

• Terminer les cmdes fournisseurs lors de la réception : quand cette option est activée, les

commandes fournisseurs passent automatiquement au statut "Terminé" quand les réceptions pour

ces commandes ont été réalisées (quand le ou les BR passent au statut "Réalisé").

• Autoriser de terminer manuellement la commande fournisseur : si vous activez cette option, sur

une commande confirmée, un bouton "Terminer manuellement la commande fournisseur"

apparait alors. Vous pourrez alors terminer manuellement une commande. Si l’option "Terminer les

cmdes fournisseurs lors de la réception" est désactivée, il faudra forcément autoriser de terminer

manuellement une commande.

• Génération des factures pour les commandes fournisseurs : quand cette option est activée, vous

pouvez générer des factures depuis les commandes fournisseurs.

Qualité

Vue d’ensemble

Cette application va permettre de gérer la qualité.

Vous pouvez créer des processus qualité avec différents points de contrôle, puis programmer des

contrôles qualité sur vos produits et services.

L’application permet de suivre le déroulement de vos contrôles qualité, étape par étape.

Vous avez la possibilité de créer des alertes qualité dès qu’un problème est détecté, que cela soit lors

d’un contrôle ou par un retour client. Vous gardez ainsi un historique de chaque alerte qualité et vous

pouvez suivre précisément la résolution des problèmes, ainsi que les actions correctives et préventives

qui ont été mises en place.

46

Mots clés

Processus qualité : un processus qualité est lié à un produit/service et est constitué de différents points

de contrôle. Il faudra passer par chaque point de contrôle pour finir le processus.

Point de contrôle : Les points de contrôle constituent les différentes étapes d’un processus qualité.

Contrôle qualité : un contrôle qualité est lié à un processus qualité. Les différents points de contrôle à

suivre lors du contrôle vont être générés selon le processus choisi.

Alerte qualité : une alerte qualité doit être créée dès qu’un problème qualité est détecté.

Menus

Qualité/ : Application de gestion de la qualité.

Qualité/Contrôles qualité/ : Menu permettant de gérer les contrôles qualité.

Qualité/Contrôles qualité/Processus qualité/ : Permet de créer des processus qualité.

Qualité/Contrôles qualité/Contrôles qualité/ : Permet de créer des contrôles qualité.

Qualité/Contrôles qualité/Points de contrôle/ : Affiche les différents points de contrôle en cours.

Qualité/Alertes qualité/ : Permet de créer des alertes qualité.

Qualité/Calendrier/

Qualité/Calendrier/Calendriers des alertes/ : Calendrier affichant les alertes qualité.

Qualité/Calendrier/Calendrier des contrôles qualité/ : Calendrier affichant les contrôles qualité.

Qualité/Rapports/

Qualité/Rapports/Rapport qualité/ : Affiche les rapports de l’application de qualité.

Qualité/Configurations/

Qualité/Configurations/Equipes qualité/ : Permet de créer des équipes qualité.

Qualité/Configurations/Origines des problèmes/ : Permet de créer des origines de problèmes.

Qualité/Configurations/Etiquettes/ : Permet de créer des étiquettes permettant de catégoriser les

alertes qualité.

47

Fonctionnalités

Processus qualité

Création de processus qualité

Avant de pouvoir lancer des contrôles qualité, vous devez tout d’abord créer des processus qualité

depuis le menu Contrôles qualité/Processus qualité.

Un processus qualité contient un libellé, un code, et doit être associé à un produit.

Ce processus va être composé de différents points de contrôle qualité. L’équipe qualité suivra lors de

ses contrôles le processus avec ses différents point de contrôle. Une fois un point de contrôle terminé,

on passe au suivant.

Vous pouvez ajouter de nouveaux points de contrôles qualité en cliquant sur nouveau dans le tableau

"Liste des modèles de points de contrôle".

Création de points de contrôle qualité

Les points de contrôle se créent donc depuis les processus qualité. Un point de contrôle est donc lié à

un processus.

Les champs Nom et Equipe sont obligatoires pour créer un point de contrôle. Vous avez également la

possibilité de choisir le responsable de ce point de contrôle en particulier et d’indiquer un produit.

Les points de contrôle ont une priorité qui va permettre d’indiquer l’ordre dans lequel ils doivent être

réalisés. Par exemple priorité 1 pour le premier, priorité 2 pour le deuxième… Si 2 points une priorité

identique, cela signifie qu’ils doivent être réalisés au même moment.

48

Le champ "Type de test" permet de choisir quel type de test va être réalisé lors de ce point de contrôle.

De base, 4 types de test sont disponibles :

• Réussite-échec

• Mesure

• Fictif

• Photo

Vous devez également sélectionner un type de contrôle :

• Toutes les opérations : signifie que vous allez tout contrôler.

• Aléatoirement : le contrôle va être aléatoire, vous avez la possibilité de préciser une fréquence de

contrôle, tous les X% d’une opération.

• Périodiquement : le contrôle va être effectué de façon périodique, sur une période que vous pouvez

définir.

Sur chaque point de contrôle vous avez ensuite 3 champs html :

• Le premier permet d’indiquer des instructions pour ce point de contrôle que l’opérateur de l’équipe

qualité devra suivre.

• Le deuxième champ est un champ "Notes" permettant d’indiquer des observations lors de la

réalisation de ce point de contrôle.

• Le troisième champ "Message en cas d’échec" permet de noter des observations en cas d’échec du

contrôle et ainsi d’en garder une trace.

49

Contrôles qualité

Création de contrôles qualité

Les contrôles qualité se créent depuis le sous-menu "Contrôles qualité". Un contrôle qualité est associé

à un produit et à un processus qualité.

Vous devez également sélectionner une équipe qualité qui sera en charge du contrôle (il est possible

d’indiquer un responsable également), et indiquer une date de début et une date de fin du contrôle.

Vous avez également la possibilité de fixer une date d’échéance.

Une fois le processus qualité sélectionné, vous pouvez cliquer sur le bouton "Pré-remplir les points de

contrôle". Tous les points de contrôle définis dans le processus seront alors générés dans le tableau

"Liste des points de contrôle" dans l’ordre dans lequel ils doivent être réalisés. Vous avez la possibilité

de rajouter manuellement des points de contrôle dans le tableau si besoin.

Une fois que vous avez tout complété, vous pouvez planifier le contrôle en cliquant sur le bouton

"Planifier".

50

Déroulement et suivi d’un contrôle qualité

Une fois un contrôle planifié, vous pouvez indiquer qu’il débute en cliquant sur le bouton "Démarrer".

Tous les contrôles en cours sont visibles depuis le menu Contrôles qualité ou sur une vue calendrier

depuis le menu Calendrier/Calendrier des contrôles qualité.

Vous retrouvez alors les différents points de contrôle à effectuer directement depuis le contrôle qualité,

ou depuis le menu Contrôles qualités/Points de contrôle où les équipes qualité peuvent retrouver tous

les points de contrôle qu’elles devront effectuer.

Chaque point de contrôle a un statut. Quand le contrôle qualité démarre, les points de contrôle sont au

statut "A faire". Les équipes qualité doivent ensuite indiquer sur chaque point de contrôle si c’est une

réussite ou un échec en cliquant sur les boutons correspondant et en notant d’éventuelles

observations. Puis elles passent au point de contrôle suivant.

Une fois tous les points de contrôle passés, vous pouvez indiquer que le contrôle qualité est terminé

en cliquant sur le bouton "Terminer".

51

Alertes qualité

Création d’alertes qualité

Les alertes qualité peuvent se créer depuis le menu "Alertes qualité", ou directement depuis un point

de contrôle si un problème a été détecté à ce moment-là.

Une alerte peut être associée à un produit et à un poste de charge.

Vous devez indiquer une équipe qualité, un responsable ainsi que l’origine du problème. Vous pouvez

créer de nouvelles origines de problème depuis les configurations.

Le champ "Priorité" permet d’indiquer si l’alerte concerne un problème qui nécessite une résolution

urgente ou non. Vous avez également la possibilité une daté maximum d’échéance pour résoudre le

problème.

Sur une alerte qualité, vous avez à votre disposition trois champs html.

Le premier champ "Description" permet de décrire le problème rencontré nécéssitant la création d’une

alerte. Le deuxième champ "Actions correctives" va permettre de décrire les actions correctives mises

en place pour résoudre le problème. Le troisième champ "Actions préventives" permet d’indiquer des

actions préventives pour empêcher un nouveau problème de ce type.

Vous avez également la possibilité de créer des étiquettes directement depuis une alerte qualité ou

depuis les configurations. Cela peut vous permettre de catégoriser les alertes pour ensuite les retrouver

plus facilement.

Une fois votre alerte créée, vous devez la confirmer. Le prochain statut permet de proposer une action

corrective. Une fois que le problème a été résolu, vous pouvez cliquer sur le bouton "Résoudre" pour

indiquer qu’une solution a été apportée et testée avec succès.

52

Equipes qualité

Création d’équipes qualité

Les équipes qualité se créent depuis les configurations, menu Equipes qualité. Vous devez créer au

moins une équipe pour pouvoir créer des contrôles, des processus et des alertes qualité.

Configurations

Il n’y a pas de configurations requises pour cette application.

Ressources Humaines

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer les ressources humaines de l’entreprise. Elle se compose de

différentes sous-applications couvrant un large spectre des ressources humaines.

Elle permet de gérer : - La gestion des employés dont les contrats de travail, la préparation de la paie,

la gestion des titres restaurants et des primes. - Les demandes de congés. - Les notes de frais. Les

feuilles de temps. - Les heures supplémentaires. - Le recrutement. - Les formations. - Les évaluations.

Vous pouvez choisir d’activer ou non les différentes sous-applications.

Mots clés

Préparation de la paie : l’application permet de prendre en charge en amont toute la préparation de la

paie, en rassemblant toutes les informations nécessaires à son traitement. Cette préparation doit

ensuite être exportée vers un logiciel de paie certifié (selon la législation en vigueur dans le pays).

Feuille de temps : une feuille de temps permet aux employés d’indiquer le temps qu’ils ont passé sur

des tâches et/ou des projets. Cette fonction est souvent utilisée dans le cadre de la gestion de projet.

Menus

Ressources Humaines/

Ressources Humaines/Gestion des employés/ : Application de gestion des ressources humaines.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Liste des employés/ : Affiche la liste des employés et

permet de créer des fiches employés.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Contrats de travail/ : Permet de créer des contrats

de travail pour les employés.

53

Ressources Humaines/Gestion des employés/Préparation de la paie/ : Menu permettant de gérer

la préparation de la paie des employés.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Gestion des titres restaurant/ : Permet de gérer les

tickets restaurants.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Gestion des primes/ : Permet de gérer les bonus des

employés.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Activités/ : Permet de créer des

activités de type produit (Chef de projet, projet, audit…) qui peuvent être effectuées par des employés

et facturées à des clients.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Raisons de fin de contrat/ : Permet

de créer des raisons de fin de contrat de travail.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Modèles de contrat de travail/ :

Permet de créer des modèles de contrat de travail.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Types de primes/ : Permet de créer

des types de primes pour les employés.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Types de contrats de travail/ :

Permet de créer des types de contrats de travail.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Années de paie/ : Permet de créer

les années de paie.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Période de paie/ : Permet de créer

les périodes de paie.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Positions fiscales/ : Affiche les

positions fiscales.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Plannings/ : Gestion des plannings

des employés.

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Planning des événements/ : Permet

de créer des plannings d’évènements pour les employés (par exemple le planning des jours fériés).

Ressources Humaines/Gestion des employés/Configuration/Plannings hebdomadaire/ : Permet

de créer des plannings hebdomadaires pour les employés.

Ressources Humaines/Demandes de congés/ : Application de gestion des demandes de congés.

54

Ressources Humaines/Demandes de congés/Compléter ma demande de congés/ : Permet de

compléter et d’envoyer une demande de congés.

Ressources Humaines/Demandes de congés/Toutes mes demandes de congés/ : Affiche toutes

les demandes de congés de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Demandes de congés/Demandes de congés à valider/ : Affiche les

demandes de congés qui sont à valider (pour un profil manager).

Ressources Humaines/Demandes de congés/Historique demandes de congés de l’équipe/ :

Calendrier affichant les demandes de congés de l’utilisateur actif et de son équipe s’il a le statut de

manager.

Ressources Humaines/Demandes de congés/Calendrier des absences/ : Permet de créer des

demandes de congés à posteriori dans le cas d’une absence imprévue que l’employé va devoir justifier.

Ressources Humaines/Demandes de congés/Configuration/Type d’absence/ : Permet de créer

des motifs d’absence.

Ressources Humaines/Note de frais/ : Application de gestion des notes de frais.

Ressources Humaines/Note de frais/Compléter ma note de frais/ : Permet de compléter et

d’envoyer une note de frais.

Ressources Humaines/Note de frais/Toutes mes notes de frais/ : Affiche toutes les notes de frais

de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Note de frais/NdeF à valider/ : Affiche les notes de frais qui sont à valider

(pour un profil manager ou RH).

Ressources Humaines/Note de frais/Ndef à ventiler/ : Affiche toutes les notes de frais qui doivent

être ventilées.

Ressources Humaines/Note de frais/NDF multi-collaborateurs/ : Permet de gérer les notes de frais

qui sont multi-collaborateurs

Ressources Humaines/Note de frais/Historique notes de frais de l’équipe/ : Affiche l’historique

des notes de frais de l’équipe

Ressources Humaines/Note de frais/Configuration/Type de frais/ : Permet de créer des types de

notes de frais.

Ressources Humaines/Note de frais/Configuration/Puissances fiscales/ : Permet de créer les

puissances fiscales des véhicules.

Ressources Humaines/Feuille de temps/ : Application de gestion des feuilles de temps.

55

Ressources Humaines/Feuille de temps/Compléter ma feuille de temps/ : Permet de compléter et

d’envoyer une feuille de temps.

Ressources Humaines/Feuille de temps/Toutes mes feuilles de temps/ : Affiche toutes les feuilles

de temps de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Feuille de temps/Feuilles de temps à valider/ : Affiche les feuilles de temps

qui sont à valider (pour un profil manager ou RH).

Ressources Humaines/Feuille de temps/Historique feuilles de temps de l’équipe/ : Affiche

l’historique des feuilles de temps d’une équipe.

Ressources Humaines/Feuille de temps/Chronomètre/ : Permet de lancer un chronomètre pour

calculer le temps sur les feuilles de temps.

Ressources Humaines/Heures supplémentaires/ : Application de gestion

des heures supplémentaires.

Ressources Humaines/Heures supplémentaires/Entrer des heures sup./ : Permet d’entrer et

d’envoyer des heures supplémentaires.

Ressources Humaines/Heures supplémentaires/Toutes mes heures sup./ : Affiche toutes les

heures supplémentaires de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Heures supplémentaires/Heures sup. à valider/ : Affiche les heures

supplémentaires qui sont à valider (pour un profil manager ou RH).

Ressources Humaines/Heures supplémentaires/Historique heures sup./ : Historique des heures

supplémentaires.

Ressources Humaines/Recrutement/ : Application de gestion du recrutement.

Ressources Humaines/Recrutement/Offres d’emplois/ : Permet de créer et de gérer les offres

d’emplois.

Ressources Humaines/Recrutement/Historique des offres/ : Affiche l’historique de toutes les offres

d’emplois.

Ressources Humaines/Recrutement/Toutes les candidatures en cours/ : Affiche toutes les

candidatures en cours.

Ressources Humaines/Recrutement/Toutes les candidatures/ : Affiche toutes les candidatures.

Ressources Humaines/Recrutement/Configuration/Niveau de diplôme/ : Permet de créer des

niveaux de diplômes.

Ressources Humaines/Recrutement/Configuration/Etape de recrutement/ : Permet de créer des

étapes de recrutement.

56

Ressources Humaines/Recrutement/Configuration/Sources/ : Permet de créer des sources

permettant d’indiquer l’origine d’une candidature.

Ressources Humaines/Formations/ : Application de gestion des formations.

Ressources Humaines/Formations/Mes formations/ : Affiche les formations de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Formations/Les formations des collab./ : Affiche les formations de l’équipe

de l’utilisateur actif (profil manager).

Ressources Humaines/Formations/Toutes les formations/ : Affiche toutes les formations.

Ressources Humaines/Formations/Tableau de bord de la formation/ : Tableaux de bord sur les

formations.

Ressources Humaines/Formations/Configuration/Catégories/ : Permet de créer des catégories de

formations.

Ressources Humaines/Formations/Configuration/Formations/ : Permet de créer les formations.

Ressources Humaines/Formations/Configuration/Sessions de formation/ : Permet de créer les

sessions de formations.

Ressources Humaines/Evaluations/ : Application de gestion des évaluations internes.

Ressources Humaines/Evaluations/Mes évaluations/ : Affiche les évalutations de l’utilisateur actif.

Ressources Humaines/Evaluations/Les évaluations de mon équipe/ : Affiche les évaluations de

l’équipe de l’utilisateur actif (pour un profil manager ou RH).

Ressources Humaines/Evaluations/Evaluations/ : Affiche toutes les évaluations.

Ressources Humaines/Evaluations/Modèles d’évaluations/ : Permet de créer des modèles

d’évaluations.

Ressources Humaines/Evaluations/Configuration/Types d’évaluations/ : Permet de créer des

types d’évaluations.

Ressources Humaines/Tableaux de bord/ : Tableaux de bord de l’application de ressources

humaines.

Ressources Humaines/Tableaux de bord/RH Manager/ : Tableaux de bord RH du manager

Ressources Humaines/Tableaux de bord/RH Utilisateur/ : Tableaux de bord RH de l’utilisateur

actif.

57

Fonctionnalités

Gestion des employés

Création de fiches employés

Les fiches employés se créent dans le menu Gestion des employés/Liste des employés.

Il est également possible de créer une fiche employé à partir d’une candidature dans le module

recrutement, à partir du bouton "Embauché".

Préparation de la paie

La Préparation de la paie se gère à partir du menu Gestion des employés/Préparation de la paie. En

ouvrant une nouvelle fiche, il faut tout d’abord choisir la société, l’employé pour lequel préparer la paie

et son contrat de travail. Il ne reste plus qu’à sélectionner un mois et une année.

Toutes ces informations vont permettre de filtrer les congés, les heures supplémentaires et les notes

de frais à prendre en compte. Un bouton « Rafraîchir » permet d’actualiser les informations.

Le nombre de jours travaillés sera calculé automatiquement, ainsi que le montant des notes de frais à

payer. Il est également possible de rajouter des lignes sur la préparation de paie pour des cas

spécifiques.

58

Gestion des contrats de travail

Vous pouvez créer un nouveau contrat de travail à partir du menu Gestion des employés/Contrats de

travail, ou directement depuis une fiche employé, dans l’onglet "contrat de travail".

Il est possible de renseigner un modèle de contrat de travail afin de pouvoir imprimer ce contrat

(configurables dans Gestion des employés/Configuration/Modèles de contrat de travail).

Le bouton dans la barre de tâche "Créer avenant" permet de créer des avenants aux contrats.

59

Les modèles de contrats de travail se créent dans le menu Gestion

des employés/Configuration/Modèles de contrats de travail.

Ils permettent l’impression du contrat d’un employé à partir de ce modèle.

Création de types de contrats de travail

Les types de contrats de travail (CDI, CDD, temps partiel…) se créent dans le menu Gestion des

employés/Configuration/Type de contrat de travail.

Gestion des tickets restaurant

Les tickets restaurants se gèrent à partir du menu Gestion des employés/Gestion des tickets

restaurants.

60

Gestion des primes

Les primes se gèrent à partir du menu Gestion des employés/Gestion des primes.

Gestion des plannings employés

Les plannings employés se gèrent dans le menu Gestion des employés/Configuration/Plannings. Ils sont

ensuite renseignés sur chaque fiches employés dans les champs "Planning hebdomadaire" et "planning

jours fériés".

Vous pouvez configurer des plannings pour les évènements, qui est un planning des jours fériés. Vous

devez donner un nom au planning et ajouter une liste de jours fériés (date+nom) en cliquant sur

Nouveau.

Les plannings hebdomadaires concernent les plannings de travail des employés. Vous pouvez choisir

quels jours de la semaine sont travaillés et les horaires de travail pour chaque jours.

61

Feuilles de temps

Création et gestion des feuilles de temps

Vous pouvez créer une nouvelle feuille de temps à partir du menu "Compléter ma feuille de temps". Si

une autre feuille de temps est déjà ouverte au statut brouillon, vous devez la confirmer pour pouvoir

en ouvrir une nouvelle.

Vous pouvez ensuite ajouter manuellement des lignes à la feuille de temps afin de rentrer les temps

passés. Un projet peut être sélectionné afin de comptabiliser le temps passé dessus.

Il faut ensuite renseigner l’activité pour le temps passé avec le nombre d’heures passées. Il est possible

de choisir si la ligne est à facturer en cochant la case « A facturer ».

Récupération des temps sur les projets

Il est possible de rentrer directement les temps passés sur les projets depuis l’onglet "Temps passés"

d’un projet.

Par contre, il ne faut pas oublier de récupérer les temps passés entrés sur le projet depuis une feuille

de temps, en cliquant sur le bouton « Récupérer les temps passés sur les projets » dans la feuille de

temps à l’état brouillon, depuis le menu outils de la barre des tâches.

62

Génération automatique des lignes de feuille de temps

Il est possible de générer des lignes en masse sur une feuille de temps en cliquant sur le bouton «

Générer les lignes automatiquement ».

Il faut rentrer une période pour la génération de masse, ainsi qu’un nombre d’heures journalières, un

projet et une activité.

Validation des feuilles de temps

Vous retrouverez toutes les feuilles de temps à valider dans le menu Feuilles de temps à valider. Ici sont

affichées toutes les feuilles de temps qu’un responsable doit valider hormis les siennes.

Vous pouvez alors consulter chaque feuille de temps et décider de les valider ou de les refuser. Si vous

refusez une feuille de temps, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a alors

la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Différents types de facturation pour les feuilles de temps

Les lignes de feuilles de temps peuvent être facturées notamment dans le cadre d’une affaire. Vous

avez le choix dans les options de la sous-application "Feuilles de temps" entre deux types de facturation

: utiliser l’activité des lignes ou utiliser l’activité des employés.

Si vous utilisez l’activité des lignes, vous pourrez facturer les différentes lignes de feuilles de temps d’un

employé, avec potentiellement différentes activités par lignes de feuilles de temps. Si avoir le détail des

temps et des activités peut être utile pour un employeur, on a pas forcément besoin d’autant de détails

quand on facture des temps à un client dans le cadre d’une affaire ou d’un projet par exemple.

Dans ce cas-là, vous pouvez utiliser l’activité des employés pour la facturation des feuilles de temps.

Dans une fiche employé, dans l’onglet feuille de temps, vous pouvez définir par défaut une activité pour

un employé, dans le champ "Produit pour les temps passés".

Si par exemple vous définissez pour un employé un produit de type activité "Chef de projet", quand

vous facturerez les feuilles de temps de cet employé, seule l’activité "Chef de projet" apparaitra, sans le

détail précis de toutes les différentes activités qu’il aura pu effectuer.

63

Consolidation des lignes de feuilles de temps pour les factures

Si l’option "Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures" est activée, les lignes de feuilles de

temps seront regroupée par produits de type activité sur les factures.

Gestion des emails de notification pour les feuilles de temps

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle feuille de temps à valider, validée et refusée.

Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur (Configuration

Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de feuilles de temps

», il faut activer "Mail de notification pour feuilles de temps", ce qui permettra de configurer les modèles

d’envoi d’e-mail pour les feuilles de temps envoyées, validées et refusées.

Utilisation du start & stop

Le menu "Start & Stop timer" ouvre une nouvelle fenêtre sur laquelle vous choisissez une activité et un

projet.

En cliquant sur démarrer le timer se déclenche. Quand c’est terminé vous cliquez sur stop et une ligne

de feuille de temps est automatiquement créée.

Autoriser la facturation de feuilles de temps

Les lignes de feuilles de temps peuvent être facturées notamment dans le cadre d’une affaire, si le type

de facturation sélectionné est "Facturation aux temps passés".

Vous devrez ensuite sur chaque ligne de feuille de temps cliquer sur la case "A facturer".

64

Heures supplémentaires

Création et gestion des heures supplémentaires

Vous pouvez créer des heures supplémentaires à partir du menu "entrer des heures sup.". Une nouvelle

feuille d’heures supplémentaires s’ouvre si aucune autre feuille d’heures supplémentaires n’est en

cours, au statut brouillon.

Le nombre d’heures ne peut être supérieur au nombre d’heures de travail journalier renseigné sur

l’employé rattaché à l’utilisateur.

Un message d’erreur s’affichera si tel est le cas et la valeur passera automatiquement au nombre

d’heures de travail journalier renseigné sur l’employé.

Validation des heures supplémentaires

Vous retrouverez toutes les heures supplémentaires à valider dans le menu Heures sup. à valider. Ici

sont affichées toutes les heures supplémentaires qu’un responsable doit valider hormis les siennes.

Vous pouvez alors consulter chaque heures supplémentaires et décider de les valider ou de les refuser.

Si vous refusez une heure supplémentaires, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé".

Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les

heures supplémentaires qu’il a à valider durant son absence en allant dans le

ASTUCE

menu « Heures sup. à valider », puis en cliquant sur le bouton « Voir les heures sup. à

valider par mes subordonnés » situé dans la barre du haut.

65

Gestion des emails de notification pour les heures supplémentaires

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque heure supplémentaire à valider, validée et refusée.


Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles d’heures sup. », il faut

activer "Mail de notification pour heures sup.", ce qui permettra de configurer les modèles d’envoi d’e-

mail pour les heures supplémentaires envoyées, validées et refusées.

Notes de frais

Configurations comptables des notes de frais

Dans les configurations comptables de la société, accessibles depuis Config applicative/Société, puis en

double cliquant sur votre société et ensuite sur le bouton "Configurations des comptes comptables.

Vous devez indiquer un journal de Notes de frais, ainsi qu’un compte de taxe pour les notes de frais.

Création et gestion des notes de frais

En cliquant sur "compléter ma note de frais", vous ouvrez une nouvelle note de frais si aucune autre

note de frais n’est en cours, au statut brouillon. La date d’écriture est renseignée automatiquement à

la ventilation.

Une période fiscale est présente sur la note de frais. Par défaut, il s’agit de la période en cours. Il est

possible de la modifier uniquement par une période antérieure. Une case à cocher « NdeF payée avec

carte société » permet d’indiquer que les frais ont été payés avec la carte société. Il ne faudra donc pas

rembourser l’employé.

Il est ensuite possible d’ajouter des lignes à la note de frais. La date par défaut est la date du jour, elle

peut être antérieure à cette date mais ne peut être postérieure à la date du jour.

Il faut ensuite renseigner le type de frais avec le montant TTC et le montant de la TVA. Le montant HT

est automatiquement calculé à titre d’information. Un justificatif peut être ajouté pour chaque ligne de

note de frais.

Dans l’onglet "Actions" à droite, cliquez sur "Envoyer note de frais" pour l’envoyer.

66

Gestion des frais kilométriques

Les frais kilométriques se gèrent sur la note de frais, dans l’onglet "Barèmes kilométriques".

Il faut remplir la date, le paramètre du barème kilométrique (configurable dans

Configuration/Paramètres de barèmes kilométriques), le type de trajet (aller-simple ou aller-retour), le

nombre de kilomètres (dans le cas d’un trajet aller-retour, on indique le nombre de kilomètres pour un

aller-simple, le nombre est ensuite automatiquement multiplié par 2), la ville de départ et d’arrivée et

le motif.

67

Validation des notes de frais

Vous retrouverez toutes les notes de frais à valider dans le menu NdeF à valider. Ici sont affichées toutes

les notes de frais qu’un responsable doit valider hormis les siennes. Vous pouvez alors consulter chaque

note de frais et décider de les valider ou de les refuser.

Si vous refusez une note de frais, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé". Celle-ci a

alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Pour ventiler une note de frais, il faut se rendre dans le menu « NdeF à ventiler » ou directement sur

une note de frais validée.

Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les notes

de frais qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu « Notes

ASTUCE

de frais à valider », puis en cliquant sur le bouton « Voir les notes de frais à valider par

mes subordonnés » situé dans la barre du haut.

Gestion des notes de frais multi-collaborateurs Autoriser la facturation de notes de frais

Un projet peut être sélectionné afin de gérer la facturation par projet si la case « A facturer » est cochée

sur la ligne de note de frais.

Gestion des emails de notification pour les notes de frais

Il est également possible de recevoir un e-mail pour chaque note de frais à valider, validée et refusée.


Applicative/Utilisateurs/Sociétés/Configuration RH) puis dans l’encadré « Modèles de note de frais », il

faut activer "email de notification pour note de frais", ce qui permettra de configurer les modèles

d’envoi d’e-mail pour les notes de frais envoyées, validées et refusées.

Demandes de congés

Création et gestion des demandes de congés

En cliquant sur "Compléter ma demande de congés", vous ouvrez une nouvelle demande de congés si

aucune autre n’est en cours, au statut brouillon.

68

Il faut ensuite rentrer les dates pour les congés désirés. Il y a en plus la possibilité de gérer les demi

journées. La durée sera automatiquement calculée en fonction des plannings sur l’employé rattaché à

l’utilisateur.

Les motifs de congés se configurent dans Configuration.

Un motif est obligatoire pour valider ou enregistrer la demande de congés.

Dans l’onglet "Actions" à droite, cliquez sur "Demande de congés envoyées" pour l’envoyer.

Sur la fiche employé, dans l’onglet "Compteurs de congés", rajoutez des lignes en choisissant le type

d’absence que l’employé pourra sélectionner. Il faut créer une ligne par type d’absence que l’on

souhaite permettre à l’employé de sélectionner.

69

Validation des demandes de congés

Vous retrouverez toutes les demandes de congés à valider dans le menu "Demandes de congés à

valider". Ici sont affichées toutes les demandes de congés qu’un responsable doit valider hormis les

siennes.

Vous pouvez alors consulter chaque demande de congés et décider de les valider ou de les refuser.

Si vous refusez une demande de congés, elle revient à la personne qui l’a créée au statut "refusé".

Celle-ci a alors la possibilité de l’annuler ou de la repasser au statut brouillon pour la modifier.

Si un responsable est absent, le responsable de ce responsable peut consulter les

demandes de congés qu’il a à valider durant son absence en allant dans le menu «

ASTUCE

Demandes de congés à valider », puis en cliquant sur le bouton « Voir les congés à

valider par mes subordonnés » situé dans la barre du haut.

Autorisation des valeurs négatives pour les congés employés

Autoriser les valeurs négatives pour les congés signifie que vous autorisez un employé à prendre des

congés même si son solde est à 0.

Il faut activer l’option dans les configuration RH de la société, en cliquant sur "Autoriser les valeurs

négatives pour congés employés".

Désormais à chaque création d’une nouvelle fiche employée, l’option sera automatiquement activée.

Vous pouvez la désactiver au cas par cas si besoin sur la fiche employé.

Gestion des absences imprévus (demandes de congés à justifier)

Si un employé est absent et qu’il s’agit d’une absence imprévue, c’est à dire qu’il n’a pas pu faire une

demande de congé avant son absence, ce menu permet de créer une demande de congé après la date

de celle-ci, ce que l’on ne peut pas faire avec une demande de congé classique.

Gestion des emails de notification pour les demandes de congés

Il est possible de recevoir un e-mail pour chaque nouvelle demande de congés à valider, validée et

refusée.

Pour cela, il suffit d’aller dans la configuration RH de la société active de l’utilisateur puis dans l’encadré

« Modèles de congés », il faut activer "Mail de notification pour demande de congés", ce qui permettra

de configurer les modèles d’envoi d’e-mail pour les demandes de congés envoyées, validées et refusées.

70

Formations

Création et gestion des formations

Les formations doivent être créées à partir du menu Configuration/Formations. Une fois toutes les

informations détaillant la formation remplies, vous pouvez la sauvegarder.

Les inscriptions aux formations se font à partir du menu "Formations". Vous devez choisir votre

formation ainsi que la session et cliquer sur "Accepter/planifier".

Une fois la formation terminée, vous devez cliquer sur le bouton "Formation réalisée" et donner une

note à la formation.

Création de sessions de formations

Les sessions de formations sont créées à partir du menu Configuration/Sessions de formation. Vous

devez sélectionner la formation pour laquelle créer la session, les dates et le nombre d’heures, et

sauvegarder.

Sur chaque session, vous pouvez retrouver la liste des inscrits à cette session qui est mise à jour

automatiquement. Une fois la session terminée, vous pouvez cliquer sur le bouton "Fermer la session".

71

Gestion des compétences acquises lors des formations

Lors de la création d’une formation, vous pouvez dans le champ "Compétences" rajouter librement des

compétences (sous forme de tags).

Il s’agira de compétences qui seront acquises lors de la formation. Ces compétences seront

automatiquement associées aux employés qui participeront à la formation.

Vous pouvez les retrouver sur chaque fiche employé dans l’onglet "Compétences".

Recrutement

Création d’offres d’emploi

Les offres d’emplois se créent depuis le menu "Offres d’emplois". Une fois remplis les différents champs

d’une offre, vous pouvez cliquer sur le statut "Ouvert" quand vous souhaitez indiquer que l’offre est en

cours.

Création des candidatures

La création des candidatures peut être automatisée en remplissant le champ "Email de réponse à l’offre

d’emploi" lors de la création d’une offre d’emploi. Il doit s’agir d’un compte email déjà configuré dans

l’application.

Vous devez indiquez cette adresse email dans votre offre d’emploi afin

d’importer automatiquement dans l’application les informations et pièces jointes des candidats.

72

Chaque email envoyé à cette adresse créera une nouvelle candidature. Si vous utilisez une seule

adresse pour plusieurs offres, vous devrez simplement rattachée la candidature à l’offre concernée

(champ "Offre d’emploi").

Gestion des candidatures

Quand une candidature est créée, elle est au statut ouvert. Le champ "Etape de recrutement" permet

d’indiquer l’avancée de la candidature. Vous pouvez personnaliser les différentes étapes dans les

configurations.

Pour cloturer la candidature, vous devez en changer le statut et indiquer si elle est rejetée ou si la

personne a été embauchée.

Création d’une fiche employé depuis un profil candidat

Depuis une candidature, vous pouvez créer directement une fiche employée reprenant les informations

du contact en cliquant sur le bouton "Embauché".

Création d’une base de données candidats

Dans l’onglet "Contact" d’une candidature, vous pouvez remplir les différents champs relatifs aux

candidats, et ajouter des compétences associées. Vous pourrez ensuite consulter ces informations et

vous constituer une base de données de candidats.

73

Evaluations internes

Création d’évaluations internes

Vous pouvez créer de nouvelles évaluations à partir de différents menus : mes évaluations, les

évaluations de mon équipe et évaluations.

Vous devez ensuite choisir la personne qui sera évaluée, celle qui sera responsable de son évaluation

ainsi qu’une date d’échéance. Le champ type d’évaluation doit également être rempli.

Les types d’évaluation se créent à partir du menu Configurations.

Le champ description est un champ html qui permet d’insérer un formulaire d’évaluation et de le

modifier.

Une fois tous les éléments renseignés vous pouvez cliquer sur le bouton "Envoyer". Le salarié concerné

recevra alors un email et une notification avec le détail de l’évaluation.

En cochant la case "Envoyer ?", l’évaluation va être envoyée à tous les employés sélectionnés.

74

Gestion du processus d’évaluations internes

Une fois une évaluation effectuée, il faut cliquer sur le bouton "Réalisé".

Historique des évaluations des employés

Vous avez accès sur chaque fiche employé à l’historique des évaluations pour l’employé concerné.

Configurations

Les configurations de l’application RH se configurent par sous-applications, et par sociétés.

Les configurations par société permettent de gérer : - Les plannings de jours fériés et les plannings

hebdomadaires par défaut de la société. A chaque nouvelle création d’une fiche employé, ce seront les

plannings qui seront sélectionnés par défaut.

• Des modèles d’email de notification pour les feuilles de temps, les heures supplémentaires, les

notes de frais et les demandes de congés. Il s’agit des emails de notification qui sont envoyés aux

utilisateurs quand ils soumettent une note de frais, une feuille de temps…etc. Différents modèles

peuvent être configurés selon plusieurs cas de figure (confirmation, refus, validation…).

• Utiliser un produit unique pour les feuilles de temps : si vous cochez cette case, vous pouvez choisir

un produit unique qui sera rempli automatiquement sur les feuilles de temps. Sur la ligne de la

feuille de temps, ce produit correspond au champ "Activité". L’utilisateur n’aura alors pas le choix

de l’activité qui sera remplie automatiquement.

• Les configurations de la gestion des tickets restaurants.

75

• Les configurations des variables dans les formules.

• Les exports.

Les configurations des notes de frais dont le barème kilométrique : - Produit frais kilométriques : quand

vous créez une ligne de frais kilométriques, une ligne de note de frais sera créée avec le type de frais

que vous définissez ici. Les types de frais se créent et se configurent dans les configurations de

l’application notes de frais. - Séquence de note de frais : permet de définir une séquence type pour les

notes de frais. - Taux barème kilométrique : permet de définir les différents taux de barêmes

kilométriques. Vous pouvez ici rentrer différentes puissances fiscales avec un taux personnalisé pour

chaque puissance fiscale.

• Les règles des batchs pour les congés.

Les configurations de la sous-application "Gestion des employés" permettent de gérer : - Le nombre

d’heures de travail journalier. - Gestion des avances sur la paie. - La préparation de la paie. - La gestion

des tickets restaurants et des primes employés.

Les configurations de la sous-application "Demandes de congés" permettent d’activer la possibilité

d’autoriser les valeurs négatives pour les congés. Cette option permet donc à un employé d’utiliser des

jours de congés en avance, qu’il n’a pas encore, et donc d’avoir un solde négatif de jours de congés.

76

Les notes de frais nécéssitent une configuration comptable.

Dans les configurations comptables de la société, accessibles depuis Config applicative/Société, puis en

double cliquant sur votre société et ensuite sur le bouton "Configurations des comptes comptables".

Vous devez indiquer un journal de Notes de frais, ainsi qu’un compte de taxe pour les notes de frais."

Les configurations de la sous-application "Note de frais" permettent d’activer l’option "Calculer la

distance avec un service web". Quand cette option est activée, pour les frais kilométriques, le nombre

de kilomètres entre l’adresse de départ et l’adresse d’arrivée va être calculée automatiquement grâce

à un web service qui se connecte à Google map ou à Open Street map.

Pour que cette fonctionnalité fonctionne, vous devez dans les configurations de l’application "Base",

dans l’onglet "Interfaces", sélectionner quel API pour carte vous souhaitez utiliser, par exemple Google

map, et rentrer votre clé d’API Google map. Une fois que c’est fait, vous pouvez tester la connexion en

cliquant sur le bouton correspondant.

Vous pouvez consulter cette page pour savoir comment obtenir une clé d’API Google map :

https://developers.google.com/maps/documentation/javascript/get-api-key?hl=Fr

Les configurations de la sous-application "Feuilles de temps" permettent de gérer :

• Type de facturation pour les temps passés : cette option permet de choisir si les feuilles de temps

seront facturées selon l’activité utilisée sur les lignes des feuilles de temps, ou selon l’activité définie

par défaut sur la fiche employé. Dans la fiche employé, cette activité peut se définir dans l’onglet

"Feuilles de temps", dans le champ "Produit pour les temps passés".

• Consolider lignes de feuilles de temps pour les factures : cette option va consolider les lignes de

feuilles de temps par activité sur les factures.

• Chronomètre : cette option offre la possibilité d’utiliser sur ses feuilles de temps un chronomètre

intégré pour calculer exactement le temps passé sur une activité.

• Conserver le projet sur le chronomètre : quand cette option est activée, le projet qui était utilisé lors

de la dernière utilisation du chronomètre est repris automatiquement lorsque vous relancer de

nouveau le chronomètre.

https://developers.google.com/maps/documentation/javascript/get-api-key?hl=Fr

77

• Editer le chronomètre à l’arrêt : quand cette option n’est pas activée, une fois le chronomètre arrêté,

la ligne de feuille de temps créée est en lecture seule et vous ne pouvez pas la modifier. Si vous

activez cette option, vous pourrez éditer la ligne pour la modifier.

• Editeur de feuilles de temps : cette option permet d’activer sur les feuilles de temps un éditeur

"graphique" qui va permettre de rentrer ses temps directement sur un planning.

• Modèle de feuille de temps : permet de définir si par défaut la date de fin d’une feuille de temps

sera automatiquement en fin de semaine ou en fin de mois.

Gestion à l’affaire

Vue d’ensemble

Cette application est dédiée à la gestion à l’affaire. Elle a de l’intérêt pour les entreprises qui produisent

des biens et des services en mode projet. Vous pourrez créer de nouvelles affaires, suivre leur

avancement, et contrôler leur rentabilité.

Vous pourrez également depuis cette application facturer vos affaires. Le sytème récupère

automatiquement tous les éléments à facturer sur une affaire et vous pouvez ainsi rapidement générer

une facture.

Mots clés

Affaire : une affaire est un projet qui va être facturé à un client.

Dossier : un dossier permet de regrouper plusieurs affaires (par exemple des affaires pour le même

client) afin de faire de l’analytique.

Menus

Gestion à l’affaire/ : Application de gestion à l’affaire.

Gestion à l’affaire/Dossiers/ : Permet de créer des dossiers dans lesquels classer des affaires avec un

but analytique.

Gestion à l’affaire/Affaires/ : Permet de créer des affaires.

78

Gestion à l’affaire/Facturation affaires/ : Permet de facturer les affaires.

Fonctionnalités

Affaires

Création d’affaires

Vous pouvez créer une affaire à partir du menu Affaires. Vous pouvez indiquer qu’une affaire est

également un projet en cliquant sur la case correspondante.

L’onglet "Configurations" permet d’indiquer si vous souhaitez autoriser certains types d’activités et

catégories pour cette affaire.

Créer des dossiers d’affaires

Créer des dossiers d’affaires permet de regrouper plusieurs projets au sein d’un même dossier dans un

but analytique.

Il vous suffit de donner un nom au dossier, et de sélectionner les projets/affaires qui feront partie de

ce dossier.

Facturation des projets/tâches

Configuration d’un projet/affaire pour qu’il soit facturé

Un projet/affaire peuvent être facturés s’ils ont été configurés correctement. Il faut commencer par

cocher la case "Affaire" depuis un projet, ou directement créer une nouvelle affaire depuis le module

"Gestion à l’affaire".

Sur un projet, le champ « Type de facturation » permet de sélectionner 3 différentes options de

facturation : - Non : le projet ne sera pas facturable, il ne pourra jamais être sélectionné pour être

facturé. - Facturation aux temps passés : les temps passés sur le projet serviront à la facturation.

Facturation au forfait : le prix renseigné sur le projet sera repris à la facturation.

Pour la facturation au forfait, un nouvel onglet « Facturation » apparait en-dessous. Il faut y renseigner

obligatoirement un produit, un prix unitaire, une quantité et une unité si ce type de facturation est

choisi. Le total HT sera le total facturé pour ce projet.

Pour les 2 types de facturation (autre que non), une case à cocher non modifiable est affichée afin de

savoir si le projet a été facturé et un nouvel onglet « Autres éléments à facturer » s’affiche. Cet onglet

permet d’ajouter des éléments spécifiques pour la facturation.

79

Chaque projet est indépendant au niveau de la facturation. C’est à dire que si un projet

contient un sous projet qui lui même contient un sous-projet et que sur

NOTE

chacun le type de facturation est Facturation au forfait, les trois totaux des trois projets

seront facturés. Il en va de même pour les temps passés.

Facturation d’un projet

Afin de facturer une affaire, il faut se rendre dans le menu "Facturation affaires".

Il faut sélectionner un projet facturable et en cliquant sur le bouton « Remplir automatiquement », les

différents tableaux vont se remplir. Tous les éléments facturables (c’est à dire dont la case "A facturer"

est cochée) rattachés au projet sont automatiquement pris en compte.

En sélectionnant un projet/affaire, tous les sous projets et les tâches rattachés sont aussi pris en

compte.

Génération d’une facture à partir de la facturation d’un projet

Une fois que tous les éléments devant être facturés sur le projet/l’affaire ont été générés après avoir

cliqué sur le bouton "Remplir automatiquement", il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Générer

la facture » pour générer la facture.

Cette dernière sera ouverte dans une nouvelle fenêtre et sera rattachée à l’assistant de facturation.

Tous les projets et tâches traités ont leur case « Facturé » cochée.

Configurations

Les différentes options permettent principalement de lier des affaires à des commandes, et de choisir

si les projets/affaires apparaissent sur divers éléments.

Voici les différentes options :

• Générer/Sélectionner les projets dans une commande : cette option permet va permettre de

sélectionner un projet sur une commande dans le cadre de la facturation à l’affaire. La commande

sera rattachée à une affaire, sur laquelle vous pourrez facturer les lignes de commande.

• Projet automatique : si cette option est activée, un projet sera automatiquement généré à chaque

confirmation de commande client.

• Projet dans les lignes de commandes client : cette option permet d’activer un onglet concernant les

projets/affaires dans les lignes de commandes clients, qui va permettre de sélectionner une affaire

et d’indiquer si la ligne de commande doit être facturée dans l’affaire. Il s’agit donc d’une option

indispensable pour facturer des lignes de commandes dans une affaire.

80

• Projet dans les lignes de commandes fournisseur : cette option permet d’activer un onglet

concernant les projets/affaires dans les lignes de commandes fournisseurs, qui va permettre de

sélectionner une affaire et d’indiquer si la ligne de commande doit être facturée dans l’affaire. Il

s’agit donc d’une option indispensable pour facturer des lignes de commandes dans une affaire.

• Projet dans les lignes de factures : cette option permet d’activer un onglet concernant les

projets/affaires dans les lignes de factures, qui va permettre de rattacher les factures aux affaires.

• Produit de facturation par défaut pour les projets : permet de définir un produit de facturation par

défaut sur les affaires, quand celles-ci sont facturées au forfait.

• Afficher les lignes de commande fournisseurs liées au projet : en activant cette option, vous

afficherez les lignes de commandes fournisseurs rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments

rattachés" d’une affaire.

• Afficher les lignes de commande clients liées au projet : en activant cette option, vous afficherez les

lignes de commandes clients rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une

affaire.

• Afficher les lignes de notes de frais liées au projet : en activant cette option, vous afficherez les notes

de frais rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire.

• Afficher les ordres de production relatifs au projet : en activant cette option, vous afficherez les

ordres de production rattachés à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une affaire.

• Afficher les lignes de factures fournisseurs relatives au projet : en activant cette option, vous

afficherez les lignes de factures fournisseurs rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments

rattachés" d’une affaire.

• Afficher les lignes de factures clients relatives au projet : en activant cette option, vous afficherez

les lignes de factures clients rattachées à une affaire, dans l’onglet "Eléments rattachés" d’une

affaire.

• Autoriser la facturation de feuille de temps : cette option permet d’autoriser la facturation des

feuilles de temps dans les affaires.

• Autoriser la facturation des notes de frais : cette option permet d’autoriser la facturation des notes

de frais dans les affaires.

81

Facturation

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer la facturation. Vous retrouverez ici vos factures et avoirs clients et

fournisseurs. L’application permet également de créer des échéanciers de paiement.

L’application permet de gérer une volumétrie importante, vous pouvez ainsi ventiler et valider des

factures en masse. Axelor calcule automatiquement les échéances de vos factures en fonction des

conditions de paiement rattachées à vos clients, et alerte vos utilisateurs des dépassements

d’échéance. De plus, le passage en irrécouvrable des factures vous permet de bloquer les prélèvements,

ou bien de relancer le client pour réglement.

Depuis les factures, vous pouvez générer des règlements et des avoirs.

Les reportings vous permettent de suivre vos performances financières.

Mots clés

Ventilation : une fois qu’une facture est validée, sa ventilation va indiquer que la facture va pouvoir être

traitée comptablement. Une fois ventilée, une facture ne peut plus être annulée. L’étape de ventilation

peut être désactivée dans les options, ne laissant que la seule étape de validation.

Menus

Facturation/ : Application de gestion de la facturation.

Facturation/Factures clients/ : Affiche les factures clients et permet d’en créer de nouvelles.

Facturation/Avoirs des clients/ : Affiche les avoirs clients et permet d’en créer de nouveaux.

Facturation/Factures fournisseurs/ : Affiche les factures fournisseurs et permet d’en créer de

nouvelles.

Facturation/Avoirs fournisseurs/ : Affiche les avoirs fournisseurs et permet d’en créer de nouveaux.

Facturation/Echéanciers/ : Menu des échéanciers.

Facturation/Echéanciers/Echéanciers/ : Permet de créer des échéanciers de paiement.

Facturation/Echéanciers/Lignes d’échéanciers/ : Affiche toutes les lignes d’échéanciers.

Facturation/Rapports/Général/ : Rapports sur la facturation.

Facturation/Rapports/Factures de vente/ : Rapports sur les factures clients.

82

Facturation/Rapports/Factures d’achat/ : Rapports sur les factures fournisseurs.

Facturation/Rapports/Avancé/CA HT/ : Rapports sur le chiffre d’affaires.

Facturation/Rapports/Avancé/Achats facturés/ : Rappors sur les achats facturés.

Fonctionnalités

Génération de factures

Génération de factures depuis des commandes client

L’option "Générer la facture à partir de la commande client" doit être activée dans les configurations de

l’application Supply Chain. Il est alors possible de générer une facture à partir d’une commande client

à l’état "commande confirmée" en cliquant sur le bouton "Générer facture".

Vous avez alors l’option de : - Tout facturer. - Facturer partiellement. - Facturer les lignes sélectionnées.

- Facturer un acompte.

Une fois le choix de l’opération à effectuer choisi, cliquez sur le bouton "Générer la facture".

Génération de factures depuis des commandes d’achat

Depuis une commande d’achat au statut "Validée", vous pouvez générer une facture de contrôle en

cliquant sur le bouton "Générer la facture de contrôle".

*Génération de factures depuis des bons de livraisons ou réception *

L’option générer facture depuis BR/BL doit être activée dans les configurations de l’application Supply

Chain. Une fois cette option activée, un bouton "générer facture" apparait sur les bons de livraison ou

de réception à l’état "Réalisé".

La facture ainsi générée reprendra toutes les lignes associées au mouvement.

83

Génération de facture pour les temps passés et notes de frais associés à une commande

Il faut au préalable activer la facturation des notes de frais et des feuilles de temps dans la configuration

générale (dans l’onglet "configuration commande client").

Cette option entraînera automatiquement la génération d’un projet lors de la confirmation de

commande.

Depuis la commande, le bouton "générer facture" demandera à l’utilisateur de renseigner le type de

facturation (commande, temps passés, notes de frais).

Suivi des montants facturés sur les ventes (manière globale ou par ligne)

Le montant facturé peut être consolidé sur la commande ou détaillé sur chaque lignes de commande.

Il faut activer l’option "gérer le montant facturé par ligne" dans les configurations de l’application de

facturation.

Affichage de toutes les lignes de factures

A partir de la liste des factures clients ou fournisseurs, vous pouvez ouvrir une nouvelle vue affichant

toutes les lignes de factures en cliquant sur le bouton "Afficher lignes factures clients" dans le menu

"Outils" de la barre des tâches.

Gestion des séquences de facture

Les séquences sont configurables dans "Config Applicative/Données générales/Sequences". Dans la

liste des séquences vous trouverez par défaut deux séquences "Factures d’achat" et "Facture de vente"

que vous pouvez configurer comme vous le souhaitez.

Vous pouvez également créer de nouvelles séquences.

Dans les configurations comptables, vous pouvez indiquer les séquences de facture que vous souhaitez

voir appliquer par défaut.

84

Fusion de factures clients

A partir de la liste des factures clients, vous pouvez fusionner des factures en cliquant sur le bouton

"Fusionner factures clients" dans le menu "Outils" de la barre des tâches.

Vous pouvez alors sélectionner les factures au statut brouillon à fusionner, puis cliquer sur le bouton

"Fusionner en une seule facture client".

Processus de validation des factures

Suivi du processus de validation d’une facture

Une facture générée passe tout d’abord au statut brouillon. Vous devez ensuite la valider. Le processus

de validation d’une facture peut être configuré grâce à la gestion des permissions et des droits.

Une fois la facture validée, elle doit être ventilée grâce au bouton "Ventiler". La ventilation d’une facture

indique qu’elle va pouvoir être traitée comptablement. Une fois ventilée, la facture ne peut plus être

annulée.

Validation et ventilation de masse des factures

A partir de la vue liste des factures, vous pouvez sélectionner toutes les factures que vous souhaitez

valider ou ventiler, puis cliquer dans le menu "Outils" de la barre des tâches sur "Valider factures

sélectionnées" ou "Ventiler factures sélectionnées".

85

Vous pourrez ainsi valider et ventiler de nombreuses factures en un seul clic.

Rapprochement facture et commande

Rapprochement facture et commande client

Concernant le rapprochement entre la commande ou réception et la facture, plusieurs options. Soit

vous générez la facture depuis la commande ou le BL et le rapprochement est automatique.

Soit depuis le module facturation, depuis l’entrée de menu "Factures clients", vous pouvez créer une

nouvelle facture client. De base l’option "Gérer le montant facturé par ligne" est activée, et vous pouvez

ensuite sélectionner dans la facture les lignes de factures souhaitées, dans le cas où vous voudriez par

exemple inclure plusieurs BL ou commandes dans une seule facture.

Vous pouvez également choisir une commande client au niveau global de la facture, sans gérer cela par

ligne.

Cette option est désactivable pour pouvoir sélectionner seulement une commande par facture.

L’option se trouve dans les configurations de l’application "Supply Chain".

Rapprochement facture et commande fournisseur

Si vous générez la facture depuis la commande ou le BR, le rapprochement est automatique.

Sinon vous pouvez depuis le module facturation et l’entrée de menu "Factures fournisseurs", créer une

nouvelle facture fournisseur. De base l’option "Gérer le montant facturé par ligne" est activée, et vous

pouvez ensuite sélectionner dans la facture les lignes de factures souhaitées, dans le cas où vous

voudriez par exemple inclure plusieurs BR ou commandes dans une seule facture.

Cette option est désactivable pour pouvoir sélectionner seulement une commande par facture.

L’option se trouve dans les configurations de l’application "Supply Chain".

Blocage de facture et passage en irrécouvrable

Bloquer la facturation et/ou les prélèvements

Il est possible sur chaque tiers d’effectuer des blocages, soit sur la facturation, soit sur les prélèvements,

soit sur les remboursements, soit sur les relances.

Ces blocages sont paramétrables, sur une durée et sur une raison qui leur sont alors assignés,

directement dans la fiche du tiers concerné dans l’onglet "Blocages".

86

Passer une facture en irrécouvrable

L’état irrécouvrable est géré au niveau de la Facture, dans l’onglet Comptabilité. L’accès s’effectue aussi

depuis la Comptabilité, dans les Traitements périodiques (Passage en irrécouvrable).

Relancer un client pour facture impayée

Avoirs

Génération d’avoirs clients ou fournisseurs

Vous pouvez générer un avoir directement depuis une facture, depuis l’onglet "comptabilité" (ou depuis

les menus Avoirs des clients ou Avoirs fournisseurs).

87

En cliquant sur "Générer un avoir", une facture de type avoir client ou fournisseur est ainsi créée. L’avoir

ainsi créé se gère comme une facture que vous pouvez valider, ventiler…et sur lequel vous pouvez

enregistrer des paiements.

Lors de la ventilation de l’avoir, celui-ci sera automatiquement imputé sur la facture d’origine si celle-ci

n’est pas soldée.

Echéancier

Mise en place d’un échéancier de paiement

Définition des conditions de paiements et des taxes et comptes

Définir les taxes et comptes (taxes, produits et charges) en fonction du tiers

Il est possible de configurer des positions fiscales dans les configurations financières du module

comptabilité. Il suffit ensuite d’associer directement sur un tiers dans l’onglet Facturation/Paiement une

position fiscale déterminée.

88

Définir des conditions de paiements

Le paramétrage s’effectue dans la configuration de la comptabilité au niveau de Paiement/Conditions

de paiement. Les conditions se renseignent dans la fiche tiers, au niveau de l’onglet

Facturation/Paiement.

Gestion de la TVA pour les commandes intra UE Il

y a 3 différents cas à prendre en compte :

1) Une commande client pour un tiers de l’UE (hors france) : Dans ce cas on appliquera une TVAexonéré

en remplacement de la TVA définie sur le produit. Sur la facture, on verra bien une ligne de TVA

exonéré (montant = 0), et aucune ligne d’écriture comptable de TVA. Il faudra en outre renseigner la

mention spécifique à cette exonération sur l’équivalence de taxe de la position fiscale. Elle devra

apparaître sur l’impression de facture.

2) Une commande fournisseur pour un tiers de l’UE (hors france) : Dans ce cas il faut indiquer

surl’équivalence de taxe de la position fiscale du tiers, qu’il s’agit d’auto-liquidation de TVA et choisir

la TVA intracommunautaire. EX : TVA Déd. (A) taux normal et TVA Due Intracom. (A) tx normal

Sur la facture on aura donc deux lignes de taxe, la deuxième annulant la première. On aura deux lignes

d’écriture comptable (la TVA Ded au débit et la TVA Intra au Crédit) pour le même montant mais sur des

comptes différents.

En effet dans le cas d’achat/vente intra UE, c’est le pays destinataire qui déclare la TVA. Elle n’est pas

facturée par le vendeur. Pour connaître le montant du flux, il faut donc un double jeu d’écritures.

3) Une commande client sans TVA (cas de dispense accordé par la DGFPDGE par exemple)

Dans ce cas on peut également utiliser une position fiscale pour gérer l’exonération de taxe mais il

faudra indiquer sur la position fiscale que l’on gérera une mention spécifique par client, et renseigner

l’autorisation de dispense sur le tiers.

Autres fonctionnalités

Gestion de la facturation multi-devises

89

Configurations

Dans les configurations de l’application de facturation, vous trouverez :

• Consolider les lignes d’écritures de factures : cette option peut s’activer sur les journaux comptables.

Elle permet de regrouper les lignes d’écritures de facture par comptes comptables et par axes

analytiques.

• Sauter la ventilation : permet d’enlever l’étape de ventilation des factures pour garder seulement

l’étape de validation. Une fois une facture validée, elle pourra alors être traitée comptablement sans

avoir à passer par une étape de ventilation. Dans les configurations de l’application de Supply Chain,

vous trouverez l’option :

• Gérer le montant facturé par ligne : cette option permet de créer des factures avec des lignes de

facture issues de plusieurs commandes ou des lignes sélectionnées dans une même commande.

Le choix se fait donc par ligne et plus au niveau global de la facture.

• Générer facture depuis BR/BL : cette option permet d’activer la possibilité de générer des factures

depuis les mouvements de stock. Par exemple, si cette option est activée, vous pourrez générer une

facture depuis un bon de livraison au statut réalisé.

• Générer facture pour les devis/cmdes client : quand cette option est activée, vous pouvez générer

des factures depuis les commandes clients.

• Autoriser la facturation par échéancier : cette option permet d’activer la gestion des échéanciers

depuis les devis/commandes clients. Vous pourrez générer des factures par lignes d’échéances.

Stocks

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer les stocks et les mouvements de stocks.

Vous retrouverez ici les livraisons clients, les réceptions fournisseurs et les mouvements internes.

L’application gère les reliquats, les retours et les réexpéditions. Les livraisons peuvent également être

scindées. La gestion des stocks est multi-entrepôt et arborescente.

L’application gère les inventaires et les règles minimum de stock. Vous pourrez également lancer le CBN

(calcul des besoins nets). Selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins en

production et les prévisions établies, le calcul des besoins va générer des propositions d’achat et/ou de

production que vous pouvez décider de valider ou non.

Axelor permet également de gérer les numéros de suivi, à la production, à l’achat ou à la vente, mais

aussi les codes-barres. De plus, vous pouvez décider de votre mode de récupération en stock (FIFO,

LIFO) et gérer les dates de garantie et de péremption par numéro de suivi.

90

Mots clés

CBN : le calcul des besoins nets permet selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins

en production et les prévisions établies de générer des propositions d’achat et/ou de production que

vous pouvez décider de valider ou non.

Reliquat : si les quantités réellement expédiées/reçues diffèrent des quantités prévues, un bon de

commande de type reliquat sera automatiquement généré lors de la réalisation du mouvement de

stock.

FIFO : c’est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock en suivant

l’ordre d’arrivée chronologique.

LIFO : c’est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock qui sont

arrivées en dernier.

Règle de stock : permet de définir des régles gestion de stock spécifiques, permettant de générer

automatiquement des alertes, des commandes d’achat ou des ordres de production quand une

quantité de stock minimum est atteinte.

Menus

Stocks/ : Application de gestion des stocks.

Stocks/Livraisons client/ : Affiche toutes les livraisons client programmées, en cours et réalisées. Et

permet de plannifier de nouvelles livraisons.

Stocks/Réceptions fournisseur/ : Affiche toutes les réceptions fournisseur programmées, en cours et

réalisées. Et permet de plannifier de nouvelles réceptions.

Stocks/Mouvements internes/ : Affiche tous les mouvements de stock internes programmés, en cours

et réalisés. Et permet de plannifier de nouveaux mouvements.

Stocks/Recherche des numéros de suivi/ : Permet de rechercher par numéro de suivi des produits et

leur emplacement de stock.

Stocks/Prévisions/ : Prévisions des différents mouvements de stock.

Stocks/Prévisions/Mvt. des besoins en production/ : Prévisions des mouvements de stock

concernant les besoins en production (mouvements dont l’emplacement de destination est

l’emplacement de production).

Stocks/Prévisions/Mvt. prévisionnels de production/ : Prévisions des mouvements de stock

prévisionnels de production (mouvements dont l’emplacement source est l’emplacement de

production).

91

Stocks/Prévisions/Réceptions fournisseurs/ : Prévisions des réceptions fournisseurs.

Stocks/Prévisions/Retours fournisseurs/ : Prévisions des retours fournisseurs.

Stocks/Prévisions/Livraisons client/ : Prévisions des livraisons client.

Stocks/Prévisions/Retours client/ : Forecasts of customer returns.

Stocks/Inventaires/ : Permet d’effectuer des inventaires par emplacements de stocks.

Stocks/Lignes Mvt Stock/ : Affiche toutes les lignes de mouvements de stock.

Stocks/Disponibilité produits/ : Permet de connaitre la disponibilité des produits en stock sur un

emplacement de stock pour une période choisie.

Stocks/Facturation en masse de BR/ : Permet la facturation de masse de plusieurs bons de réception

fournisseurs.

Stocks/Facturation en masse de BL/ : Permet la facturation de masse de plusieurs bons de livraisons

clients.

Stocks/Produits & Services/ : Permet d’accéder à la liste des produits et services.

Stocks/Fiches logistiques/ : Permet de créer des fiches logistiques.

Stocks/CBN/ : Menu du calcul des besoins.

Stocks/CBN/Calcul des besoins/ : Permet de lancer un calcul des besoins sur un emplacement de

stock/production sélectionné.

Stocks/CBN/Prévisions/ : Permet de créer des prévisions de mouvements de stocks qui seront prises

en compte dans le calcul des besoins.

Stocks/CBN/Configuration/Types d’encours/ : Permet de créer des types d’encours qui s’afficheront

dans les résultats du calcul des besoins.

Stocks/Rapports/Général/ : Rapports généraux de l’application de gestion des stocks.

Stocks/Rapports/Livraisons/ : Rapports sur les livraisons clients.

Stocks/Configuration/ : Configurations de l’application de gestion des stocks.

Stocks/Configuration/Incoterms/ : Permet de gérer les incoterms.

Stocks/Configuration/Emplacements de stock/ : Affiche les différents emplacements de stocks et

permet d’en créer de nouveaux.

92

Stocks/Configuration/Règles de stock/ : Permet de créer des règles de gestion de stock. Ces règles

vont permettre de gérer les réapprovisionnements, en décidant par exemple à partir de quelles

quantités ils se déclenchent, et de quelle façon.

Stocks/Configuration/N° suivi/ : Affiche tous les numéros de suivi/lots.

Stocks/Configuration/Transporteur/ : Affiche les différents transporteurs utilisés et permet d’en

créer de nouveaux.

Stocks/Configuration/Mode de transporteur/ : Affiche les différents mode de transporteurs utilisés

et permet d’en créer de nouveaux.

Stocks/Configuration/Mode de livraison/ : Affiche les différents mode de livraison utilisés et permet

d’en créer de nouveaux.

Stocks/Configuration/Configuration n° suivi/ : Permet de configurer les numéros de suivi/lots.

Stocks/Configuration/Code de nomenclature douanière/ : Affiche le code de nomenclature

douanière.

Stocks/Configuration/Raison d’annulation/ : Permet de créer des raisons d’annulation pour les

livraisons.

Fonctionnalités

Gestion du stock

Consultation du niveau de stock

Le niveau de stock peut être consulté de plusieurs manières.

Vous pouvez consulter le niveau de stock actuel et le niveau de stock futur (calculé selon les commandes

clients et fournisseurs en cours) d’un produit depuis sa fiche, en haut à droite, de façon visuelle.

93

Une autre manière est de le visualiser par emplacement de stock. Les emplacements de stock se

consultent dans les menus Configurations/Emplacements de stock. Sur la fiche de chaque

emplacement, vous pourrez consulter l’état des stocks de cet emplacement, par produit.

Grâce au menu "Disponibilité Produits", vous pouvez également avoir un état du niveau de stock pour

une période donnée sur un emplacement de stock donné. Une fois les produits choisis sélectionnés,

vous devez cliquer sur le bouton "Lancer" dans la barre des tâches pour démarrer la recherche.

Un nouvel onglet s’ouvre alors montrant pour chaque produit sélectionné la quantité minimum de stock

sur la période et la quantité maximale.

Définition des règles de stock

Le niveau de stock se gère dans Configuration/Règles de stock. Cette gestion s’effectue par produit et

par emplacement. Une fois la quantité minimum atteinte, la quantité à recommander est générée

automatiquement en fonction du mode de réapprovisionnement sélectionné.

94

Le mode d’approvisionnement d’un produit peut se configurer dans la fiche produit, dans l’onglet Stock,

champ "Méthode d’approvisionnement".

Le mode d’approvisionnement qui est indiqué sur la règle de stock est celui qui sera pris en compte lors

du calcul des besoins, permettant ainsi de générer pour un produit des propositions d’achat ou de

fabrication.

Le système va donc générer soit des commandes d’achat, soit des ordres de productions, soit

simplement vous prévenir par une alerte.

Le type (Actuel et Futur) a une incidence sur le calcul du stock :

• Actuel : les commandes client/fournisseur à venir ne sont pas prises en compte.

• Futur : les commandes client/fournisseur à venir sont prises en compte.

Initialiser le stock initial des produits

Le moyen le plus simple pour initialiser le stock de produits est d’effectuer un inventaire.

Une fois sélectionnés les produits dont vous voulez initialiser le stock, vous démarrez votre inventaire

et au statut en cours, vous rentrer les quantités réelles de vos produits, et vos stocks seront mis à jour

selon les quantités réelles indiquées une fois que vous aurez validé votre inventaire.

Mouvements de stock

Gérer les entrées et sorties de stocks

La gestion de stock est à double entrée : tout se fait par des mouvements, d’un stock A à un stock B. Les

mouvements de stock externes se gèrent à partir des "Livraisons client" (BL) ou des "Réceptions

fournisseurs" (BR).

Réexpédition d’un produit à un fournisseur

Pour réexpédier un produit à un fournisseur, vous devez utiliser le bouton "Réexpédier" depuis le bon

de réception.

Gestion automatisée des reliquats

Si les quantités réellement expédiées/reçues diffèrent des quantités prévues, un reliquat sera

automatiquement (paramétrage) généré lors de la réalisation du mouvement de stock.

95

Si sur une ligne du BL les quantités réelle sont inférieures aux quantités prévues, lors de la réalisation

du mouvement de stock, un BL de type reliquat sera automatiquement généré.

Livraisons

Génération automatique des bons de livraison et de réception à partir des bons de commandes

client et fournisseur

A partir des configurations de l’application Supply Chain, vous pouvez activer les options de générer

automatiquement les BL et les BR, permettant de générer automatiquement les bons de livraison et de

récéption quand une commande client ou fournisseur est validée.

Gestion des livraisons partielles

Il est possible de scinder tous les mouvements de stocks (interne, livraison et réception) qui sont au

statut planifié. En cliquant sur le bouton "Scinder en 2", il possible de découper un mouvement de stock

en deux mouvements distincts en choisissant sur la ligne du mouvement à scinder la quantité à mettre

dans chaque mouvement.

Par exemple, si sur un BL vous avez une ligne du mouvement de stock avec 2 quantités d’un produit

que vous voulez scinder en 2 mouvements distincts, en cliquant sur "Scinder en 2", une fenêtre s’ouvre

et vous devez alors choisir la ligne à scinder et indiquer 1 dans la colonne "Quantité prévue". Un

nouveau BL va être créé avec pour cette ligne un mouvement de stock de 1, et sur votre BL d’origine la

quantité prévue sera de 1 également.

96

Gestion des retours et réexpéditions

Si vous souhaitez planifier un retour, vous devez à partir de la livraison client cliquer sur le bouton

"Réexpédier". Un nouveau mouvement de stock de type réception va alors être généré, au statut

planifié.

Une fois les produits retournés, vous pouvez passer le mouvement au statut réalisé grâce au bouton

correspondant.

Tous vos retours en cours sont visibles dans le menu Prévisions/Retours clients.

Visualisation de l’itinéraire de livraison

Sur un bon de livraison, vous pouvez visualiser l’itinéraire de livraison en cliquant sur le bouton "Voir

itinéraire".

97

Réceptions

Gestion des réceptions fournisseurs

A partir d’une commande fournisseur, vous pouvez générer un bon de réception, automatiquement ou

manuellement (bouton "Générer BR"). Les bons de réceptions sont visibles dans le menu "Réceptions

fournisseurs".

Le bon de réception indique toutes les informations relatives à la réception des produits. Une fois les

produits reçus, vous devez confirmer le mouvement de stock en cliquant sur le bouton "Réalisé".

Gestion des réceptions partielles

Il est possible de scinder tous les mouvements de stocks (interne, livraison et réception) au statut

planifié. En cliquant sur le bouton "Scinder en 2", il possible de découper un mouvement de stock en

deux mouvements distincts en choisissant les lignes du premier mouvement.

Il est également possible de générer automatiquement un BR reliquat simplement en indiquant les

quantités reçues sur le BR. Si celles-ci sont différentes des quantités prévues et que la case "gérer les

reliquats" est activée, alors un BR pour les quantités restantes sera généré lors de la réalisation du BR.

98

Gestion des entrepôts

Création d’un entrepôt

L’entrepôt se défini dans le menu Configurations/Emplacement de stock. On peut définir autant

d''emplacements souhaités et les imbriqués les uns dans les autres.

Le type permet de définir si :

• le stock est interne,

• le stock est externe (client, fournisseur),

• le stock est virtuel.

On peut choisir un emplacement par défaut, mis automatiquement dans les règles de gestion. Au

départ, lors de la création d’un stock, on fait tout entrer dans un stock virtuel pour le transférer sur un

stock physique. Les stocks virtuels ont la possibilité d’avoir un stock négatif.

Gestion des mouvements de stock entre entrepôts

La gestion de stock est à double entrée : tout se fait par des mouvements, d’un stock A à un stock B. Les

mouvements de stock externes se gèrent à partir des "Livraisons client" (BL) ou des "Réceptions

fournisseurs" (BR).

La gestion des mouvements de stocks internes se gère depuis le menu Mouvements Internes en

sélectionnant le type "Interne".

*Choix du mode de récupération en stock (FIFO, LIFO) *

Permet de choisir le mode de récupération des marchandises en stock :

99

FIFO est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock en suivant

l’ordre d’arrivée chronologique.

LIFO est une règle de gestion de stock qui consiste à prélever les marchandises du stock qui sont

arrivées en dernier.

Inventaires

Gestion des inventaires

La création d’inventaire peut s’effectuer depuis le menu "Inventaires" ou depuis l’emplacement de stock

(dans les configurations) dans lequel vous souhaitez réaliser l’inventaire.

En cliquant directement sur le bouton "Compléter l’inventaire", vous avez accès à l’ensemble de

l’inventaire de l’emplacement (visible dans les lignes d’inventaire). Vous pouvez également sélectionner

une catégorie ou famille de produits particulière sur laquelle faire l’inventaire, exclure des produits sans

stock et inclure des produits obsolètes. Vous devez ensuite planifier l’inventaire.

Dans le principe, si on a une quantité trop grande, on équilibre du stock inventaire vers le stock réel.

Cela créer une ligne de l’inventaire vers le stock réel avec un mouvement positif. S’il manque un produit,

on équilibre du stock réel vers l’inventaire. Cela créer automatiquement un mouvement interne, de

l’inventaire vers le stock réel avec une quantité négative.

Les quantités réelles sont rentrées à l’étape “planifié” de l’inventaire. Une fois l’inventaire validé, les

quantités en stock sont mises à jour selon les quantités réelles indiquées lors de l’inventaire.

100

Calcul des besoins

Lancement d’un calcul des besoins

Le calcul des besoins se lance à partir du menu "CBN". Vous devez choisir l’emplacement de stock sur

lequel réaliser le calcul ainsi qu’une date de fin de période. Vous pouvez ensuite choisir d’appliquer des

filtres sur le calcul, en ne sélectionnant que certains produits, familles de produits, commandes…

Une fois que vous avez sélectionné les éléments sur lequel vous voulez effectuer le calcul, vous devez

le lancer en cliquant sur le bouton "Lancer le calcul" dans la barre des tâches.

101

Lancer les réapprovisionnements à partir du calcul des besoins

Une fois le CBN généré, des propositions de réapprovisionnement sont générées, selon la méthode

d’approvisionnement par défaut des produits et la méthode définie dans les règles de stock. Cette

dernière sera prise en compte pour les propositions générées par le calcul.

Si le mode réappro sélectionné est devis/cmdes fournisseurs, le calcul des besoins génèrera des

propositions d’achat. Si c’est ordre de fabrication, le système génèrera des proposition de fabrication.

Et si vous sélectionnez alerte, aucune proposition ne sera générée mais des alertes seront crées en cas

de stock insuffisant.

Vous pouvez générer toutes les propositions de réapprovisionnements à partir du bouton "générer

toutes les propositions" ou individuellement en cliquant sur chaque proposition.

Exclusion d’un produit du calcul des besoins

L’exclusion s’effectue dans la fiche produit, dans l’onglet Stock, en cochant la case "Exclure du CBN".

Les types d’encours

Les types d’encours sont consultables dans les configurations, où de nouveaux peuvent être créés.

Traçabilité

Gestion des numéros de suivi/lots

Vous pouvez configurer des séquences de numéros de suivi, dans la config applicative, au niveau des

données générales, dans le menu "Séquences". Sélectionnez le document concerné (mvt de stock).

Les numéros de suivi/lots se gèrent dans configuration/N° de suivis/lots pour définir la séquence.

102

Depuis la fiche produit, dans l’onglet Numéro de suivi, la gestion s’effectue à l’achat, la production et la

vente.

Gestion des numéros de série

En activant l’option dans les configurations de base (Config applicative/Gestion des Apps/Base), vous

pouvez activer l’option "Générer une séquence pour les produits".

Vous pouvez alors créer des séquences pour les numéros de produits. Les séquences se créent depuis

les menus Config applicative/Données générales/Séquences. Dans le champ "Document concerné",

vous devez choisir le document "Produit" et ensuite configurer la séquence comme vous le souhaitez.

A chaque créations de nouveaux produits, la séquence sera appliquée sur le numéro de produit.

Recherche des numéros de suivi

Le menu "Recherche des numéros de suivi" permet de rechercher des produits par leur numéro de

suivi.

Vous pouvez premièrement rentrer manuellement un numéro de suivi dans le champ correspondant,

et filtrer la recherche sur un produit en particulier.

Dans le tableau apparaissent tous les mouvements de stock, emplacements de stock et ordre de

fabrication sur lesquels apparaît le numéro de suivi recherché. Vous pouvez également filtrer votre

recherche uniquement sur l’un de ces objets, c’est-à-dire uniquement sur les emplacements de stock,

sur les mouvements de stock ou sur les ordres de fabrication.

103

Facturation

Facturation en masse de BR et BL

A partir des menus "Facturation en masse de BR/BL", vous pouvez facturer en masse plusieurs BR ou

BL. Une fois que vous avez sélectionné les BL/BR à facturer, vous pouvez en cliquant sur les boutons

correspondants choisir de générer une facture unique ou de générer une facture individuelle pour

chaque BL/BR.

Configurations

Les configurations des stocks par société sont accessibles dans Config applicative/Gestion des

applications. Vous devez cliquer sur "Configurer" au niveau de l’application de gestion des stocks, puis

double cliquer sur la ligne de la société dont vous voulez configurer les stocks.

Dans les configurations des stocks par société, vous pouvez :

• Définir les emplacements de stock virtuels.

• Définir l’unité de poids par défaut pour les douanes.

• Fiches logistiques - réaliser les BL lorsque les colis/palettes sont enlevés : si cette option est activée,

quand une fiche logistique passe au statut enlevé, le BL passe automatiquement au statut "Réalisé".

• Numéros de compte client auprès des transporteurs : permet de rentrer son numéro de compte

client chez ses transporteurs.

• Envoyer un email lors de la réalisation du mouvement de stock : envoi automatiquement un email

lors de la réalisation d’un mouvement de stock. Vous pouvez sélectionner le modèle de message

qui sera envoyé.

104

Les autres configurations liées à l’application de stocks se trouvent dans les configurations de

l’application Supply Chain.

Elles permettent de gérer plusieurs paramètres concernant les stocks.

• Gestion des bons de livraison : permet d’activer la gestion des bons de livraison. Vous pourrez ainsi

générer des bons de livraison depuis les commandes clients et la gestion des stocks.

• Générer les BL automatiquement : génération automatique des bons de livraison quand une


• Gestion des BR : permet d’activer la gestion des bons de réception. Vous pourrez ainsi générer des

bons de réception depuis les commandes fournisseurs et la gestion des stocks.

• Générer les BR automatiquement : génération automatique des bons de réception quand une


• Terminer les cmdes clients lors de la livraison : quand cette option est activée, les commandes

clients passent automatiquement au statut "Terminé" quand les livraisons pour ces commandes

ont été réalisés (quand le ou les BL passent au statut "Réalisé").

• Terminer les cmdes fournisseurs lors de la réception : quand cette option est activée, les

commandes fournisseurs passent automatiquement au statut "Terminé" quand les réceptions pour

ces commandes ont été réalisées (quand le ou les BR passent au statut "Réalisé").

• Vérification des stocks lors d’une vente : si vous activez cette option, lorsque vous remplissez une

ligne de devis/commande, les stocks sont vérifiés à la validation de la ligne. Si la quantité en stock

est insuffisante, un message d’avertissement apparait.

105

• Gérer la réservation des stocks : si cette option est activée, vous pourrez sur les lignes de

devis/commandes clients réserver les quantités de produits que vous souhaitez. Les quantités

seront ainsi considérées comme réservées en stock. Une fois la commande confirmée, vous pourrez

sur les lignes de commande modifier les quantités réservées.

Concernant les configurations Supply Chain par société, elles permettent de définir si vous voulez

déclencher des mouvements de livraison et de réception pour les produits stockables et non

stockables. Par exemple, vous n’avez pas forcément besoin de générer un bon de livraison pour un

produit non stockable de type service, et vous pouvez donc laisser la case "Générer BL pour produits

non stockables ?" décochée.

106

Production

Vue d’ensemble

Cette application permet de gérer la production.

Vous retrouverez ici la création et gestion des nomenclatures, des gammes et des postes de charge.

Les nomenclatures ont une arborescence illimitée. Vous pourrez créer vos ordres de production, de

fabrication et planifier votre production.

L’application gère la planification à capacité finie et infinie.

L’application de production fonctionne avec l’application de gestion des stocks. Le calcul des besoins

vous permet de générer des ordres de fabrication en prenant en compte l’état des stocks actuels, les

prévisions, et les commandes en cours et à venir. La réservation des composants et la planification du

stock futur sont réalisées à la planification de l’ordre de fabrication, et l’utilisation des composants et

les mouvements de stock correspondants aux produits finis et aux rebuts, à la réalisation de l’ordre de

fabrication.

La gestion des numéros de suivi est possible dès le stade de la production, et se gère manuellement ou

automatiquement.

Mots clés

Nomenclature : en production, la nomenclature est le document qui décrit la liste de tous les

ingrédients ou composants entrant dans la composition d’un produit, ainsi que les quantités

nécessaires de chaque composant pour obtenir 1 unité du produit. La structure d’une nomenclature-

article peut être plus complexe lorsque sa composition regroupe différents niveaux de produits semi-

finis qui peuvent chacun être décrits par une sous-nomenclature particulière.

Gamme : une gamme décrit l’ensemble des opérations nécessaires à la fabrication des produits (finis

ou semi-finis). Chaque opération d’une gamme est associée à un poste de charge.

Poste de charge : un poste de charge peut être constitué de machines, de ressources humaines ou des

deux. On indique la durée moyenne des opérations ainsi que les coûts.

Ordre de production : un ordre de production permet de regrouper plusieurs ordres de fabrication.

CBN : le calcul des besoins nets permet selon l’état actuel du stock, les commandes en cours, les besoins

en production et les prévisions établies de générer des propositions d’achat et/ou de production que

vous pouvez décider de valider ou non.

107

Rebut : le processus de production peut engendrer des produits résiduels, qui sont considérés comme

des rebuts. Vous avez la possibilité de prendre en compte ces rebuts, pour ainsi générer à la fin de la

production un mouvement de stock de sortie des rebuts.

Menus

Production/ : Application de gestion de la production.

Production/Nomenclatures/ : Affiche les nomenclatures et permet d’en créer de nouvelles.

Production/Gammes/ : Affiche les gammes et permet d’en créer de nouvelles.

Production/Ordres de production/ : Affiche les ordres de production et permet d’en créer de

nouveaux. Un ordre de production peut regrouper plusieurs ordres de fabrication.

Production/Ordres de fabrication/ : Affiche les ordres de fabrication et permet d’en créer de

nouveaux.

Production/Opérations de fabrication/ : Affiche toutes les opérations de production, quel que soit

leur statut.

Production/Opérations planifiées/ : Affiche le planning des opérations planifiées.

Production/Opérations réelles/ : Affiche le planning avec les dates réelles auquelles les opérations de

production ont été effectuées.

Production/Charge par machine/ : Affiche sous forme de graphiques les charges prévisionnelles par

machines.

Production/Rapports/

Production/Rapports/Production/ : Rapports sur la production d’un point de vue global.

Production/Rapports/Utilisateur/ : Rapports sur la production par utilisateur.

Production/Configurations / : Configurations de l’application de production.

Production/Configurations /Postes de charge/ : Affiche les différentes ressources nécessaires à la

production (types de postes de charge Homme et machine) et permet d’en créer de nouvelles.

Production/Configurations /Machines/ : Affiche les machines utilisées lors de la production et permet

d’en créer de nouvelles et de les configurer.

Production/Configurations /Groupes de coût/ : Permet de créer des groupes de coûts (coûts de

fabrication, coûts indirects…).

108

Production/Configurations /Configurateurs/ : Menu sur les configurateurs.

Production/Configurations /Configurateurs/Modèle de configurateur/ : Permet d’afficher et de

définir des modèles de configurateurs.

Production/Configurations /Configurateurs/Configurateurs/ : Affiche les configurateurs générés et

donne la possibilité d’en créer manuellement.

Production/Configurations /Configurateurs/Configurateur de nomenclature/ : Affiche les

configurateurs de nomenclatures

Production/Configurations /Configurateurs/Configurateur de gamme/ :

Affiche les configurateurs de gammes.

Production/Configurations /Configurateurs/Configurateur de phase/ : Affiche les configurateurs

de phases.

Fonctionnalités

Produits

Configuration d’un produit pour la production

Dans une fiche produit, le mode d’approvisionnement par défaut doit être défini sur "Produire". Dans

l’onglet "Informations de production", vous pouvez indiquer la nomenclature par défaut du produit et

son groupe de coût.

109

Nomenclatures

Création d’une nomenclature

La nomenclature d’un produit se défini depuis le menu "Nomenclature" en lui associant une gamme et

une liste de composants. On peut intégrer des nomenclature en cascade sans limite, un sous-produit

servant à la fabrication du produit principal pouvant avoir sa propre nomenclature.

Dans l’onglet "composants", vous choisissez un produit. Si ce n’est pas une matière première, il faut

décocher la ligne matière première, et vous pourrez ajouter des composants permettant de créer ce

produit, ainsi que des composants aux sous-composants, permettant ainsi de créer une arborescence

infinie. Si un produit est défini en tant que matière première, ce produit ne pourra pas intégrer de

nomenclature.

NOTE: Vous pouvez lister les produits résiduels issus de cette nomenclature. Il est possible de créer des

versions à partir d’une nomenclature pour récupérer la liste des composants da la "nomenclature

mère". Il faut activer au préalable l’option "Gérer les versions de nomenclatures" dans les

configurations. Il est aussi possible d’archiver une nomenclature : celle archivée permet de conserver

l’historique afin d’assurer un suivi ultérieur.

110

Gestion des nomenclatures par modèles de produit

Il est possible de créer des versions à partir d’une nomenclature pour récupérer la liste des composants

da la "nomenclature mère". Il faut activer au préalable l’option "Gérer les versions de nomenclatures"

dans les configurations.

Il est aussi possible d’archiver une nomenclature : celle archivée permet de conserver l’historique afin

d’assurer un suivi ultérieur.

Arborescence illimitée des nomenclatures

L’arborescence des nomenclatures est illimitée. Vous pouvez ainsi associer des composants à des sous-

composants, sans aucune limite.

Assistant de personnalisation de la nomenclature à la commande pour les produits sur mesure

Gammes

Création d’une gamme

La gamme se défini depuis le menu "Gammes" en lui associant une désignation et un emplacement. Il

est possible d’attribuer un produit à une gamme. Le gestion par phase (si cochée), permet

d’approvisionner le stock de la phase suivante uniquement quand la phase précédente est terminée.

111

Création d’une phase de gamme

Une gamme est constituée de plusieurs phases. Les phases se créent à partir de l’onglet "Phases" d’une

gamme. Une phase est associée à un poste de charge, et vous pouvez indiquer si cette phase est sous-

traitée.

Vous devez pour chaque phase indiquer une priorité, qui permettra d’indiquer l’ordre des différentes

phases. Par exemple, une phase ayant une priorité de 10 se déroulera avant une phase ayant une

priorité de 20. Si deux phases se déroulent en même temps, elles auront la même priorité.

112

Postes de charge

Création d’un poste de charge

Les postes de charge se définissent dans le menu "Postes de charge" des configurations. Le poste de

charge permet de déclarer des hommes et/ou des machines voire des machines de remplacement,

auquels sont associés des coûts et des durées.

Concernant les ressources humaines, on peut définir des profils d’employés (par exemple le profil

"Technicien spécialisé" ou des employés en particulier). Les profils d’employés se créent dans les

"Services" (référentiel). Il s’agit d’un service de type "Activité" (case à cocher).

Les machines se créent préalablement dans l’onglet "Machines" dans configuration. Les capacités de la

machine sont paramétrables, ainsi que les coûts associés. Les disponibilités en terme de planning sont

paramétrables, ainsi que les temps de démarrage, temps entre 2 cycles et temps de cloture.

113

Gestion des postes de charge de remplacement

Sur un poste de charge, vous pouvez indiquer une machine de remplacement au cas où une machine

tomberait en panne ou devrait être arrêtée, dans l’onglet "Machines de remplacement".

Suivi de l’évolution de la charge machine

Vous pouvez suivre l’évolution de la charge d’une machine grâce au menu du même nom, que cela soit

par heure ou par jour.

Gestion de la production

Création d’un ordre de production

Vous devez avoir au préalable activé l’option "Gestion de ordres de production" dans les configurations

de l’application Production. Un ordre de production se créer à partir du menu correspondant et peut

regrouper plusieurs ordres de fabrication.

114

Grâce au panel "Ordres de fabrication", vous pouvez créer directement de nouveaux ordres de

fabrication, en indiquant un produit, une nomenclature, une date de début et en cliquant sur le bouton

"Ordre de fabrication". Les opérations de fabrication s’affichent plus bas.

Vous pouvez également générer un ordre de production depuis une commande client au statut

"Commande confirmée". En cochant l’option "Générer les ordres de production automatiquement"

dans les configurations de l’application, les ordres de production peuvent être générés

automatiquement à la confirmation de la commande.

Il est également possible de créer un ordre de production depuis une fiche produit, onglet

"Informations de production". Enfin dans l’application stock, le calcul des besoins peut vous proposer

de générer des ordres de production.

Création d’un ordre de fabrication

Les ordres de fabrication peuvent être crées à partir d’un ordre de production ou directement à partir

de l’entrée de menu "Ordres de fabrication". Vous devrez tout d’abord choisir une nomenclature, ce qui

remplira automatiquement la gamme et le produit associé.

L’option "Gérer la consommation par opération" va permettre de réaliser chaque mouvement de stock

(par exemple de l’entrepôt vers le site de production) au début de chaque phase.

Si cette case est décochée, tous les mouvements de stock nécessaires à la production sont réalisés à

la date de début de la production. Si la production est sous-traitée, vous devez cocher la case

"Soustraitance".

115

Planification de la production

Le planification de la production se fait depuis les ordres de fabrication. Au statut brouillon, le bouton

"Planifier" permet de planifier la production. Vous devrez au préalable dans l’onglet "Dates" choisir la

date et l’heure de début de la production. La date de fin se calculera automatiquement selon la durée

de chaque opération de fabrication une fois que vous aurez planifier la production.

Il est également possible de planifier chaque opération séparément, en cliquant sur l’icône "calendrier"

présente sur chaque ligne de l’odre de fabrication. Toutes les opérations de fabrication planifiées sont

ensuite visibles sur le calendrier des opération plannifiées, accessible par le menu correspondant.

Gestion des stocks nécessaires à la production Lancement des ordres de fabrication

Les ordres de fabrication peuvent se lancer une fois qu’ils sont au statut planifié, grâce au bouton

"Démarrer".

Il est également possible de planifier chaque opération séparément, en cliquant sur l’icône "calendrier"

présente sur chaque ligne de l’ordre de fabrication. Ils peuvent également se lancer

116

Consommation

Gestion des quantités et produits consommés et produits après lancement d’un OF.

Dans l’onglet "Produits consommés" de l’ordre de fabrication, il est possible de modifier les quantités

des produits, ligne par ligne. Il est également possible d’ajouter des lignes et d’en supprimer.

Dans l’onglet "Produits finis", il est possible de modifier les quantités de produits fabriqués, ligne par

ligne. Il est également possible d’ajouter des lignes et d’en supprimer.

Gestion des rebuts

Une fois qu’un ordre de fabrication est au statut "Terminé", dans l’onglet "Produits finis", vous pouvez

gérer les rebuts. Vous pouvez rajouter manuellement des produits dits rebuts en cliquant sur nouveau.

117

Si dans la nomenclature utilisée sont indiqués des produits résiduels, ils se retrouveront

automatiquement dans la liste des rebuts à la fin de la production.

Gestion des produits résiduels

Dans une nomenclature, dans l’onglet "Produits résiduels", vous pouvez ajouter une liste de produits

résiduels. Ils apparaitront alors automatiquement à la fin de la production dans la liste des rebuts

(onglet "Produits finis").

L’option "Gérer les produits résiduels sur la nomenclature" doit avoir été activée au préalable.

Gestion des coûts

Création de groupes de coûts

Les groupes de coûts se créent depuis le menu "Groupes de coût".

Un groupe de coût pointe vers un type de coût. De base il y a 3 types de coûts : - Direct sur matière :

coût direct qui concerne les matières premières nécéssaires à la production. - Direct sur fabrication :

coût direct qui concerne la production en elle-même. - Indirect : coût indirect que l’on souhaite

répercuter sur le coût de production.

Etablir une feuille de coûts

La feuille de coût est accessible depuis la nomenclature et permet d’obtenir le détail des centres de coût

(par poste de charge, gamme et par produit).

Celle-ci est créée quand le calcul de coût est lancé (onglet "coût", cliquez sur le bouton "calculer coût de

revient").

118

Gestion du coût de revient

Le calcul de coût s’effectue depuis la nomenclature (onglet "coût" : il est créé pour la première fois

quand le calcul de coût de revient est lancé). Le coût de revient est calculé automatiquement en prenant

en compte le coût d’achat des différents produits nécessaires à la production, ainsi que les coûts de

chaque phases de production.

Il est possible de mettre à jour à tout moment le coût de revient en cliquant sur le bouton

correspondant.

Gestion et facturation des ordres de fabrication à l’affaire

L’option "Gérer la production à l’affaire" doit être au préalable activée dans les configurations de

l’application de production. Vous pouvez alors rattacher des ordres de fabrication à des affaires/projets.

Vous devrez ensuite cocher sur les ordres de fabrication rattachés à l’ordre de production la case "A

facturer" pour pouvoir ainsi facturer la production. La facturation des affaires est expliquée dans la

partie de la documentation consacrée au module "Gestion à l’affaire".

Cette option permet également d’imputer les feuilles de temps d’un utilisateur sur des ordres de

fabrication. Sur la fiche employé, dans l’onglet "Feuilles de temps", il y a le champ "Feuilles de temps

imputées sur", et vous pouvez sélectionner "Feuilles de temps imputées sur O.F".

Cet utilisateur pourra ainsi sur ses feuilles de temps sélectionner des ordres de fabrication, des

opérations de fabrication et indiquer les temps passés sur chaque ordre et opération de fabrication.

119

Sous-traitance

Gestion de la sous-traitance

Dans la gamme, vous devez cocher la case "Sous traitance" en en-tête si toutes les phases sont

soustraitées. Si seulement certaines phases sont sous-traitées, il faut cocher la case "Sous-traitance"

seulement sur les phases qui seront sous-traitées.

A la création de l’ordre de fabrication, la case "Sous-traitance" sera alors automatiquement cochée si la

gamme choisie indique que la production ou une partie de la production sera sous-traitée.

Calcul des besoins

Calcul des besoins en production

Le lancement d’un calcul des besoins permet de calculer les besoins en production selon les

commandes en cours ou à venir, ainsi que selon des prévisions de production. Une fois le calcul

effectué, des propositions d’ordre de fabrication seront générées et vous pourrez ainsi décider de les

valider ou non.

Vous trouverez plus de détails dans la documentation de l’application "Stocks".

120

Configurateurs

Création d’un modèle de configurateur

Créer un modèle de configurateur consiste à définir un nouveau produit dynamique qui évoluera en

fonction de différents attributs que l’on choisira. Créer un modèle est donc réservé à la personne qui

configurera le logiciel.

Création des attributs du modèle

Dans un premier temps, on choisit un nom au produit généré, puis on ajoute l’un après l’autre chaque

attribut. La création d’un attribut permet de préciser de nombreux paramètres, notamment le type du

champ, sa valeur par défaut, de le cacher ou le rendre éditable sous certaines conditions.

Cet attribut peut également être un lien vers d’autres objets. On peut également aller jusqu’à préciser

une action qui s’exécutera lors du changement de l’attribut.

Il existe une limitation du framework qui oblige à donner un nom unique pour tous les modèles aux

attributs. Il est ainsi conseillé de nommer les attributs suivant un modèle similaire à [nom du modèle

de configurateur]_[nom de l’attribut].

121

Création des formules du modèle

Une fois que l’on a défini le nom du modèle et ses attributs, il faut déterminer comment ses attributs

agissent sur les champs de l’objet Produit à générer. Pour cela, on a accès à des objets "Champs calculés

sur le configurateur". On a accès à tous les champs d’un Produit, et l’on détermine à l’aide d’un script

les valeurs de ces champs.

On peut utiliser dans le script les valeurs des attributs définis précédemment. On a également accès à

une syntaxe plus complète, pour obtenir la date du jour, l’utilisateur en train d’éditer, les configurations

actuelles de la société et des modules, voire créer directement des requêtes en base de données. Il faut

obligatoirement créer une formule pour le champ code, et une pour le champ "name" du produit.

En effet, ces champs sont requis pour la génération du produit. Enfin, il faut préciser quels champs

produits seront montré pendant l’édition d’un configurateur, les autres champs servant uniquement à

générer le produit.

122

Création d’un configurateur

Après avoir terminé la configuration d’un modèle et l’avoir activé, on peut générer un configurateur. Sur

ce configurateur apparaissent les attributs définis et les champs produits censés être affichés.

A chaque changement de valeur sur les attributs, les champs produits se mettent à jour. Après avoir

choisi des valeurs pour le configurateur, on peut générer le produit en utilisant le bouton

correspondant. Le configurateur contient également un configurateur de nomenclature.

Création d’un configurateur de nomenclature

Le configurateur de nomenclature est lié à un configurateur. Il permet de définir une nomenclature en

utilisant des formules se basant sur les attributs du configurateur.

Après avoir créé ce configurateur de nomenclature, on pourra ainsi le lier au configurateur et générer

une nomenclature de manière dynamique. Pour définir la gamme, on peut choisir une gamme déjà

existante, écrire une formule ou utiliser un configurateur de gamme.

123

Création d’un configurateur de gamme

Le configurateur de gamme est composé quasiment exclusivement d’une liste de configurateur de

phase de gamme.

124

Création d’un configurateur de phase de gamme

Le configurateur de phase est lié à la gamme. Toujours en se basant sur des attributs, on peut calculer

certains champs d’une phase pour avoir une phase en partie dynamique, qui sera générée depuis le

configurateur.

Configurations

Dans les configurations de l’application de production, vous trouverez :

• Gestion des ordres de production : permet d’activer la gestion des ordres de production depuis les

commandes clients. Vous pouvez aussi choisir d’automatiser ce processus grâce à l’option "Générer

les ordres de production automatiquement". Dès qu’une commande nécéssitant la production d’un

produit sera confirmée, un ordre de production sera généré automatiquement.

• Activer les configurateurs de production : permet d’activer les configurateurs de nomenclature, de

gamme et de phase.

Nomenclatures : - vous pouvez activer la gestion des versions de nomenclatures et ainsi garder un

historique de chaque version. - la gestion des produits résiduels sur la nomenclature permet d’indiquer

sur chaque nomenclature les produits résiduels générés par la production. - définir le nombre de

décimales pour les quantités des nomenclatures.

125

Gammes : - gestion des versions de gamme : permet d’activer la gestion des versions de gamme et d’en

garder ainsi un historique.

• Gérer la production à l’affaire : permet de gérer la production dans le cadre d’une affaire. Vous

pourrez associer des ordres de production et de fabrication à des affaires et ainsi les facturer.

• Activer les feuilles de temps pour les OF : cette option permet d’activer la possibilité d’imputer les

feuilles de temps d’un utilisateur sur des ordres de fabrication. Sur la fiche employé, dans l’onglet

"Feuilles de temps", il y a le champ "Feuilles de temps imputées sur", et vous pouvez sélectionner

"Feuilles de temps imputées sur O.F". Cet utilisateur pourra ainsi sur ses feuilles de temps

sélectionner des ordres de fabrication, des opérations de fabrication et indiquer les temps passés

sur chaque ordre et opération de fabrication.

• Produit par défaut des postes de charge : cette option permet de définir un produit par défaut dans

le paramètrage des coûts des postes de charge.

Feuilles de coût : - Groupe de coût pour produit - Groupe de coût pour centre de travail - Unité de cycle

- Soustraire le coût des produits résiduels sur la feuille de coût.

Type de barcode : définir le type de code barre

Configurations de la production par société permettent la "Sélection du moment de réalisation de la

consommation". C’est à dire choisir si les mouvements de stocks des produits nécéssaires à la

production sont réalisés au démarrage de la production ou à la fin.

Les configurations de l’application de gestion des stocks vont permettre de définir l’emplacement virtuel

de production et l’emplacement des rebus.

126

Parc automobile

Vue d’ensemble

Cette application va permettre de gérer les véhicules de votre parc automobile.

Vous pourrez créer de nouveaux véhicules, les assigner à des salariés, et gérez les différents états du

véhicule durant son cycle de vie et gardez un historique de tous les éléments.

L’application permet de gérer les contrats de location des véhicules, de suivre l’entretien et la

consommation de carburant.

Mots clés

Journal de service : permet d’assurer un suivi de l’entretien d’un véhicule en notant chaque intervention,

entretien effectué.

Coûts des véhicules : permet de rentrer tous les coûts associés à un véhicule.

Consommation de carburant : permet d’enregistrer les consommations de carburant de chaque

véhicules en notant chaque plein effectué.

Relevé kilométrique : permet de suivre le kilométrage de chaque véhicule, qui doit être mis à jour

régulièrement par les conducteurs. Vous pouvez ainsi programmer les révisions selon les kilométrages

des véhicules.

Menus

Parc automobile/ : Application de gestion de parc automobile.

Parc automobile/Véhicule/ : Permet de créer des nouveaux véhicules et liste tous les véhicules du

parc.

Parc automobile/Modèle de véhicule/ : Permet de créer des modèles de véhicule.

Parc automobile/Contrat/ : Permet de créer les contrats liés aux véhicules.

Parc automobile/Consommation de carburant/ : Permet d’enregistrer les consommations de

carburant de chaque véhicules en notant chaque plein effectué.

Parc automobile/Journal des services/ : Permet d’assurer un suivi de l’entretien d’un véhicule en

notant chaque intervention, entretien effectué.

Parc automobile/Coûts du véhicule/ : Permet de créer des coûts associés à chaque véhicule.

127

Parc automobile/Configurations/ : Configurations

Parc automobile/Configurations/Marques véhicules/ : Permet de créer des marques de véhicules.

Parc automobile/Configurations/Relevé kilométriques des véhicules/ : Permet de créer des

relevés kilométriques.

Parc automobile/Configurations/Type de service/ : Permet de créer des types de service effectués

sur les véhicules.

Parc automobile/Configurations/Etat/ : Permet de créer des états pour les véhicules.

Parc automobile/Configurations/Etiquettes de véhicules/ : Permet de créer des étiquettes pour

les véhicules.

Fonctionnalités

Véhicules

Création de modèles de véhicules

Vous devez commencer par créer des modèles de véhicules depuis le menu "Modèle de véhicule".

Un modèle de véhicule est constitué d’une marque et d’un nom de modèle (par exemple BMW série 1,

Audi - A3, Peugeot - 308…). Vous pouvez créer les marques de véhicules dans les

configurations.

Sur chaque modèle de véhicule vous avez également la possibilité de rajouter le ou les fournisseurs de

ce véhicule.

Création de véhicules

Une fois vos modèles crées, vous pouvez commencer à créer des véhicules.

Sur la fiche véhicule, il faut tout d’abord sélectionner un modèle puis rentrer la plaque

d’immatriculation. Il s’agit de l’élément qui va être unique à chaque véhicule et qui va permettre de les

différencier dans le système.

128

S’il s’agit d’un véhicule de fonction, vous devez sélectionner l’employé qui en bénéficiera dans le champs

"Conducteur", ainsi que la société et le lieu concerné dans le cas du multi-société ou si vous avez

plusieurs filiales. D’autres éléments concernant le véhicule sont également à remplir.

Vous avez également la possibilité d’indiquer l’état du véhicule, et de créer des étiquettes permettant

de mieux catégoriser les véhicules.

Sur chaque fiche d’un véhicule, vous avez également accès à plusieurs éléments que vous pouvez

consulter ou créer directement.

Tous les relevés kilométriques effectués pour un véhicule apparaissent ici, ainsi que les services

effectués sur le véhicule (entretien par exemple), les contrats de location et les coûts associés au

véhicule.

Contrats

Création de contrats de véhicules

Depuis le menu "Contrat", vous pouvez créer des contrats de différents types.

Chaque contrat est lié à un véhicule. Vous pouvez créer des contrats de 3 types : - Assurance Location -

Dépannage

Différents champs permettent ensuite de détailler les termes du contrat.

Vous avez également accès à deux onglets : - L’onglet "Services inclus" va permettre de détailler les

services inclus dans le contrat. - L’onglet "Conditions générales" vous permet de noter les conditions

générales du contrat pour y avoir accès facilement.

A la création le contrat est au statut brouillon, vous pouvez modifier cela en cliquant sur le statut de

votre choix dans la barre de navigation "Etat" en haut.

129

Vie du véhicule

Consommation de carburant

Depuis le menu "Consommation de carburant", les employés peuvent enregistrer toutes leurs

consommations de carburant à chaque fois qu’ils font un plein, en indiquant le véhicule, son

kilométrage, ainsi que toutes les informations concernant le plein effectué.

Relevés kilométriques

Depuis les configurations et le menu "Relevés kilométriques des véhicules", les employés peuvent si

besoin noter régulièrement le kilométrage de leurs véhicules. Un relevé du kilométrage est également

effectué lors de l’enregistrement de la consommation de carburant et sur le journal des services.

Avoir le kilométrage à jour d’un véhicule est important car cela va permettre de programmer l’entretien,

et cette information est également utile quand le véhicule est loué et/ou en leasing. En effet ces contrats

prennent souvent fin suite à un certain nombre d’années ou quand un certain kilométrage est atteint.

Journal des services

Le journal des services va permettre de créer des services effectué sur un véhicule.

130

Par exemple si un véhicule a été emmené au garage pour un entretien, vous allez créer un nouveau

journal de service depuis le menu correspondant.

Vous devrez indiquer le kilométrage du véhicule, l’acheteur et d’autres informations comme la date, la

référence de la facture… Ensuite dans l’onglet "Services" vous pouvez détailler ce qui a été effectué sur

le véhicule en indiquant un type de service et un coût.

Sur la fiche d’un véhicule, dans l’onglet "Services", vous allez ainsi retrouver toutes ces informations et

tous les services qui ont été effectués ou qui sont liés à ce véhicule.

Coûts

Vous pouvez également rentrer tous les coûts effectués sur un véhicule, sans aller dans le détail du

journal des services. Si par exemple vous avez acheté 4 pneus pour une voiture, vous pouvez rentrer

cet achat dans le menu "Coûts du véhicule".

Les coûts sont liés à un véhicule, vous retrouverez donc tous ces coûts sur la fiche du véhicule.

Configurations

Il n’y a pas de configurations requises pour cette application.

Support client

Vue d’ensemble

Cette application va permettre de gérer le support client.

Vous pourrez ouvrir des tickets, les assigner à des utilisateurs et en suivre leur évolution.

Axelor gère également le service-level agreement (SLA) en vous permettant de définir vos propres règles

d’application selon certains critères.

131

Mots clés

SLA : Le service-level agreement ou « accord de niveau de service » permet de définir la qualité de

service en fixant des indicateurs sur le temps maximum de résolution d’un ticket, ou le passage à une

certaine étape en un certain temps. Il s’agit d’une option. Si elle est activée, vos équipes seront alertées

des indicateurs à respecter, et vous aurez accès à des rapports détaillés permettant de savoir les

performances de vos SLA et de votre niveau de service.

Menus

Support client/ : Application de gestion du support client.

Support client/Tickets en cours/ : Affiche tous les tickets en cours.

Support client/Mes tickets/ : Affiche tous les tickets de l’utilisateur actif.

Support client/Les tickets de mon équipe/ : Affiche tous les tickets de l’équipe de l’utilisateur actif.

Support client/Tickets non assignés/ : Affiche tous les tickets non assignés.

Support client/Tickets en retard/ : Affiche tous les tickets en retard.

Support client/Tous les tickets/ : Affiche tous les tickets.

Support client/Rapports/ : Affiche les rapports.

Support client/Rapports/Ticket/ : Tableaux de bord concernant les tickets.

Support client/Rapports/SLA/ : Tableaux de bord concernant les tickets soumis aux règles de SLA.

Support client/Configurations/ : Configurations de l’application.

Support client/Configurations/Chartes SLA/ : Permet de configurer les chartes SLA.

Support client/Configurations/Types de tickets/ : Permet de créer des types de tickets.

132

Fonctionnalités

Tickets

Création de tickets

Vous pouvez créer de nouveaux tickets depuis tous les sous-menus de l’application (sauf depuis les

rapports et les configurations) en cliquant sur + depuis les vues listes.

Vous devez commencer par donner un nom au ticket dans le champ "Sujet". Le numéro de ticket sera

généré automatiquement lors de la sauvegarde du ticket selon une séquence définie. Les séquences

se configurent dans les Config Applicatives/Données générales/Séquences.

Vous pouvez ensuite sélectionner un client (et un contact associé), ou une piste qui est à l’origine de la

création du ticket ou concerné par celui-ci.

Un ticket doit être assigné à une personne, ou être pris en charge directement par le créateur du ticket

en cliquant sur le bouton "Prendre en charge". Vous pouvez également sélectionner un responsable

chargé de superviser le ticket.

La date et heure de début par défaut est celle du moment de la création du ticket. Elle peut être

modifiée. La date de fin va être mise à jour quand le ticket est résolu. Vous avez également la possibilité

d’indiquer une date d’échéance pour ce ticket.

Dans le panel "Attributs", vous pouvez choisir un type de ticket (les types sont à créer depuis les

configurations) et une priorité.

Suivi de tickets

Quand vous créez un ticket, il est au statut "Nouveau". En cliquant sur le bouton "Démarrer", le ticket

passe au statut en cours.

Vous pouvez indiquer à tout moment le pourcentage de progression du ticket grâce au champ

correspondant dans le panel "Attributs".

133

Les différents menus de l’application vous permettent ensuite de suivre facilement l’évolution des

tickets. Vous avez un menu filtrant les menus en cours, un autre filtrant les tickets qui n’ont pas encore

été assignés.

Le menu "Tickets en retard" filtre les tickets dont la date d’échéance a été dépassée.

Une fois le ticket résolu, vous devez cliquer sur le bouton "Résoudre". Vous avez ensuite la possibilité

de fermer le ticket, vous ne pourrez alors plus le modifier et sera considéré comme fermé

définitivement.

SLA

Création et gestion des SLA

Vous pouvez définir des indicateurs de qualité concernant le déroulement et la résolution de vos tickets.

Vous devez tout d’abord activer l’option "SLA" dans les configurations de l’application de support client.

Ensuite depuis le menu Configuration/Chartes SLA, vous créer vos chartes SLA.

Une fois un nom donné à la charte, vous devez définir les éléments sur lesquels la charte va s’appliquer.

Vous pouvez en effet définir que la charte qualité ne s’applique que pour une certaine équipe, un certain

type de ticket ou sur une priorité minimum. Vous pouvez par exemple décider que la charte SLA ne

s’applique que sur les tickets qui ont une priorité élevée.

Ensuite vous devez fixer les objectifs. Vous pouvez alors indiquer que le ticket doit atteindre un certain

statut ou être résolu avant un certain nombre de jours ou d’heures pour respecter vos critères qualité.

La case "Jours ouvrés" doit être cochée si seulement les jours ouvrés doivent être compris dans le calcul.

134

Configurations

Depuis Config applicative, Gestion des applications, si vous cliquez sur "Configurer" au niveau de

l’application Support Client, vous avez accès aux configurations qui permettent d’activer les SLA.

Documents

Documentation - axelor.com · CRM/: Application de gestion de la relation client. CRM/Clients/ : Ce menu donne accès à la liste des clients et permet de créer de nouvelles fiches