Document Management - 08

DOCUMENTmanagement

L A T I N A M E R I C A N

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Ano

2 - N

úmer

o 8

- Out

ubro

de

2008

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18,

00

INFOIMAGEM 2008: Veja os principais temas do encontro

managementmanagementNovas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Os Frutosde um bom

PROJETOde ECM ROI

A árduatarefa decalcular o

www.docmanagement.com.br

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EDITORIAL

3Document Management

O Mundo ECM em algumas linhas

O mês de setembro foi bastante rico em termos de informações para a revista Document Management. Além dos

muitos eventos ligados ao segmento, como o Print Concept da Lexmark, o evento prévio do 6°Certifórum e o próprio Infoimagem 2008, não faltaram descobertas para que nossos leitores possam passar a um novo estágio de discussão.

Durante a realização do Infoimagem, o seminário de Bob Larrivee, Diretor de Serviços Educacionais da AIIM International foi importan-te para a formação dos profi ssionais que atuam na área de ECM, no Brasil. Segundo o diretor da AIIM, houve um desenvolvimento signifi ca-tivo do mercado brasileiro tanto do ponto de vista tecnológico quanto do amadurecimento dos projetos que envolvem o ECM e BPM. Na percepção do especialista, o nível de interesse do mercado brasileiro ocorre em função de uma perspectiva econômica de abertura para econo-mia global, pois entre os países que compõe a América Latina é o que demonstra maior voca-ção e interesse em estar aderente às práticas econômicas internacionais. Para isso, a tecno-logia e as práticas de ECM são fundamentais e percebo que os profi ssionais deste mercado estão interessados em preparar suas empresas para esta nova etapa de negócios.

Larivee trouxe para o Brasil o primeiro curso da AIIM fora dos Estados Unidos e comentou que em breve poderá apresentar outros níveis deste curso de formação, visto que a demanda existe e o interesse dos participantes é grande por uma formação especializada.

Em nossas páginas, estes mesmos profis-

sionais poderão acompanhar dois grandes te-mas: como as Boas Práticas para implantação de projetos de ECM e como justificar o ROI destes projetos. Numa abordagem bastante didática, os leitores poderão ter uma visão mais integral sobre como fazer e o que espe-rar de seus projetos.

A todos uma Boa Leitura!

Susana Batimarchi Editora

Joseti Capusso

El Mundo ECM enalgunas líneas

El mes de septiembre fue bastante rico en términos de

información para la revista Document Management. Además de

los variados eventos asociados al ramo, como el Print Concept

de la empresa Lexmark, el evento previo del 6°Certifórum y el

propio Infoimagem 2008, no han faltado descubiertas para que

nuestros lectores puedan pasar a una nueva etapa de discusión.

Durante la realización de Infoimagem, el seminario de

Bob Larrivee, Director de Servicios Educacionales de AIIM

International, fue importante para la formación de los

profesionales que actúan en el área de ECM, en Brasil. Según

el director de AIIM hubo un desarrollo signifi cativo del mercado

brasilero, tanto del punto de vista tecnológico, cuanto en

relación a la madurez de las tecnologías que envuelven ECM y

BPM. La percepción del especialista es que el nivel de interés

del mercado brasilero se debe al hecho de que en función

de una perspectiva económica de apertura para la economía

global, entre los países que componen la América Latina, sea el

país que demuestra mayor vocación e interés en adherir a las

practicas económicas internacionales. Para eso, la tecnología

y las prácticas de ECM son fundamentales y percibo que los

profesionales de este mercado están interesados en preparar

sus empresas para esta nueva etapa de negocios.

Larivee trajo para Brasil el primer curso de AIIM, fuera de

Estados Unidos, y comentó que en breve podrá presentar otros

niveles de este curso de formación, visto que la demanda existe

y es grande el interés de los participantes por una formación

especializada.

En nuestras paginas, los referidos profesionales podrán

acompañar dos grandes temas como las Buenas Prácticas para

implantación de proyectos de ECM y como justifi car el ROI

de estos proyectos. Con un abordaje bastante didáctico, los

lectores tendrán una visión más integral sobre como hacer y lo

que esperar de sus proyectos.

Buena Lectura

Susana BatimarchiEditora

!

O Mundo do ECM vai se reunir na Philadelphiaentre os dias 30/MAR e 02/ABR de 2009

AIIM internationalexposition + conferencemarch 30 - april 2, 2009pennsylvania convention center, philadelphia, pa

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4 Document Management

PUBLISHEREduardo David

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DIRETOR ADMINISTRATIVOArnaldo David

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EDITORASusana Batimarchi

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REDAÇÃO - Colaboradores desta ediçãoAna Lúcia Moura FéVanderlei CamposDIRETOR COMERCIAL

Alexandre [email protected]

GERENTE COMERCIALSandra Mletchol

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ESTAGIÁRIA DE MARKETINGJuliana Maya Hatai

[email protected]

ARTE E DIAGRAMAÇÃOFlávio Della Torre

fl [email protected]

ILUSTRAÇÃOSpacca

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FOTOGRAFIAJosetti Capusso

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ADMINISTRAÇÃOAlessandra Martins

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TRADUÇÃOMaria Carolina Morell Gonzalez

[email protected]

CONSELHO EDITORIALJosé Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Marcelo Thallenberg , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso , Tadeu Cruz , Luiz Alfredo

Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, Paulo R. de Alencastro Jr., Sérgio Fortuna, Ângelo Volpi, Ronei

Martins Ferrigolo, Valber Azevedo e Fábio Fischer

CONTATOSAdministração: [email protected]

Redação: [email protected]: [email protected]

IMPRESSÃOCopy Press

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EDITORA GUIA DE FORNECEDORES LTDARua Anhanguera, 62701135-000 - São Paulo/SP - BrasilTel/Fax: 5511 3392-4111www.editoraguia.com.br

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedo-res Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamen-tos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação,Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Ju-rídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Docu-mentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profi ssionais.DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refl etem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informa-ções: [email protected] ou Tel: 55-11-3392.4111

NESTA EDIÇÃO

6 EntrevistaFred Wanderlei, CIO da Casas Bahia, um dos maiores grupos de varejo do Brasil, conta como atingiu a excelência em um dos maiores cases de digitalização centralizada de documentos do país e talvez o maior entre usuários.

16 Boas Práticas em Projetos de ECMO aumento da necessidade de gerenciar as informações e dados estruturados e não estruturados, críticos para o desenvolvimento dos negócios, tem levado empresas a busca de especialização técnica para implementação de projetos de ECM – Enterprise Content Management, como uma forma de estar à frente da concorrência.

24 ROIComo executar esta métrica para justifi car os investimentos em projetos de ECM é o que especialistas nacionais e internacionais discutem nesta matéria.

32 Case CSNA CSN contratou a Xerox para fornecer os sistemas e serviços que viabilizassem a digitalização de um grande acervo. A Xerox implantou um sistema que facilita o acesso dos usuários aos documentos via web e permite a integração com o sistema de gestão integrada (ERP) para tratar de todos os registros da siderúrgica.

40 Case Nossa CaixaCom o uso pleno de recursos dos equipamentos e uma intensa campanha interna para racionalização de cópias, a Nossa Caixa alcançou uma economia de mais de 2 milhões de folhas pelo sistema de outsourcing de impressão.

45 Infoimagem 2008Um dos grandes eventos no setor de gestão documental nacional trouxe especialistas de várias partes do Brasil e como atração internacional da AIIM International, Bob Larivee, Director of Educational Services América.

Sua empresa já planejouas metas de 2009?Para realizá-las você podecontar com o apoio da revista

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ENTREVISTA

DM - Um dos principais pilares de sus-tentação responsável pelo crescimento da Casas Bahia hoje, pode ser defi nido como uma excelente infra-estrutura de TI conjugado a política efi ciente de gestão de processos, documentos e informações (dados)?

Fred Wanderlei – Com certeza. A gestão do-cumental é fundamental para a gestão empresarial do negócio. Sempre foi assim. Não se pode encarar a gestão documental somente como a digitalização de processos. É preciso investir em tecnologia para se atingir a excelência. Aquilo que aparece no mer-cado, em termos de tecnologia, a empresa tem que estar à frente, porque a tecnologia proporciona pro-dutividade. Não pode se pensar nos investimentos feitos em tecnologia como despesas, mas sim como investimentos visando a produtividade.

Nós começamos a fazer nosso projeto de ges-tão de documentos modestamente. Hoje, o proje-to já evoluiu a ponto de termos equipamentos de ponta. Por exemplo, quando a Kodak está lançan-do um equipamento para esta área, nós aqui na Casas Bahia já o temos em nossa central, embora poucas empresas no mundo os tenham. Esta pos-tura ajuda a mudar os padrões do mercado.

DM- Como, na sua opinião, a gestão documental em todas as suas faces pode contribuir para uma melhor gestão empre-sarial?

O que fazemos em TI, na Casas Bahia, é prover o Grupo com informações. A excelência da Casas Bahia são as informações que ela tem. No mundo de hoje só tem vantagem quem tiver informações. Não somente a informação inicial, como também

a guarda desta informação e busca posterior.Com isso, podemos sempre ver onde melho-

rar, ou temos de fazer melhor etc. Enfi m, com todo um cabedal de dados e de informações, tira-se de-las o que é essencial para se conduzir os negócios. Isso acontece não somente com as informações digitalizadas, mas também com as informações contidas nos documentos, para que não se tenha perdas fi nanceiras.

DM- É de conhecimento do mercado que a Casas Bahia têm hoje um dos maiores cases de digitalização centralizada de do-cumentos do Brasil e talvez o maior entre usuários. Quais as principais áreas envolvi-das e volumes processados até o presente momento?

Na realidade, tudo nasceu dentro da Casas

Ousadia namedida certa

Nesta edição, a revista Document Management entrevista o CIO de um

dos maiores grupos de varejo brasileiro, a Casas Bahia. Fred Wanderley fala com exclusividade sobre o processo

de gerenciamento documental de sua empresa e de como atingir a excelência

de serviços com foco nos clientes e soluções desenvolvidas dentro da

própria empresa, de acordo com uma visão pessoal e holística do seu negócio.

Joseti Capusso

Fred Wanderley, CIO das Casas Bahia.

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7Document Management 7

Bahia. A necessidade de se capturar imagens, es-pecialmente de contratos e notas fi scais, foi em essência um projeto criado para dar um bom aten-dimento ao cliente. Identifi camos que havia uma grande difi culdade do cliente em guardar seus contratos e notas fi scais para garantia aos pro-dutos adquiridos em primeira instância, e sobre isso havia uma recorrência grande nas lojas. Os clientes nos pediam muito por uma segunda via. Entre os documentos que são entregues aos clien-tes estão a nota fi scal e o cupom fi scal. Este era o referencial da garantia do produto. As empresas de prestação de serviços para garantia exigiam a nota fi scal e o cupom fi scal e ai o cliente que não tinha o hábito de guardar vinha à Casas Bahia em busca desta segunda via.

Na época, em 2003, iniciamos o processo com 22 milhões de contratos ao ano, cerca de 2 milhões ao mês, aproximadamente. O contrato já gera por si quatro folhas: o próprio contrato, a fi cha de crédito, o cupom fi scal e uma autoriza-ção do cliente para que a empresa possa fazer o armazenamento digital destas informações. Todas as áreas da empresa utilizam e precisam destas informações, seja o jurídico, a cobrança, o crediá-rio, enfi m, são várias as áreas que usam as infor-mações geradas pelos contratos dos clientes.

DM- Como foi conduzido este projeto? Quais áreas da empresa foram envolvidas?

Tudo foi feito internamente com o nosso próprio pessoal. Para se ter uma idéia a equipe é composta por 62 pessoas para preparação dos documentos, em dois turnos de 22 pessoas para digitalização, 23 pessoas para a conferência e 3 coordenadores. O pessoal de conferência já exis-tia e estava no fi nanciamento, somente os demais foram agregados. Hoje temos 387 milhões de imagens digitalizadas, tudo on-line, com storage interno e um rígido controle de ponta a ponta do processo. No passado, tínhamos uma equipe que fi cava a procura destas informações para os clientes. O sistema de busca era grande, a difi cul-dade maior ainda, já que os documentos de to-das as 8 regionais e das 600 lojas fi cam centra-lizados aqui em São Paulo. Além disso, tínhamos de guardar estes dados para fi m de fi nanciamen-to. A Casas Bahia deve guardar a documentação para todas as fi nanciadoras, já que somos fi éis depositários dos bancos que fi nanciam os pro-dutos para os clientes. O problema era grande e levava de três a quatro meses para atendermos

o cliente.Numa primeira etapa, o projeto era pe-queno, depois vimos que ele tinha outros des-dobramentos, pois várias áreas precisavam dos documentos com urgência. E como atender esta demanda? A digitalização de documentos trouxe num primeiro momento o atendimento imediato ao cliente. Os prazos de consulta caíram drasti-camente. O processo atendia a cobrança, já que ela utilizava dados do cliente feitos no cadastro, por exemplo. O crediário, por sua vez, precisa-va de uma análise perfeita daqueles contratos que eram feitos e também saber se o analista na ponta estava seguindo as determinações do sistema de crédito central.

DM- Houve contratação de consultores para o desenho do projeto?

Nós fi zemos tudo em casa, com nossos funcio-nários, já que a rotatividade é muito baixa e o tempo médio de anos de trabalho é de 20 anos. Na época da implantação tínhamos uma grande demanda, solicitações dos clientes, fi nanciamentos, os docu-mentos rodavam muito entre os departamentos. A decisão foi simples e dentro da política da empresa. Nos reunimos com o grupo e desenhamos o que pre-cisávamos para processo. Somente então partimos para buscar no mercado as máquinas para executar o trabalho. Tivemos para isso ajuda dos fabricantes e ao começarmos os testes vimos quem nos atenderia.

Foi nesta época que chegou a Kodak, que mergulhou conosco no processo e acreditou no projeto. Fizemos um protótipo, começamos com uma loja. Não inven-tamos a roda, apenas seguimos os passos básicos para implantação. O projeto inicial até previa a digi-talização em loja, mas isso, na ponta. É tudo muito bom na teoria, mas o controle de qualidade é zero.

DM - Há intenção de se captar estas informações de forma distribuída e direta-mente com o cliente nas lojas, no futuro?

Quando começamos tínhamos 350 lojas. Hoje são exatamente 560, mas para execução descentra-lizada de captura de informações necessitaríamos, por exemplo, de um grande número de scanners, mas quem tem um único equipamento na verdade não tem nenhum. Então seriam 700 scanners para atender todas as lojas, com toda a parte logística e manutenção. Para se escanear, há necessidade de se preparar antes os documentos como tirar os gram-pos, clipes, por exemplo, e como isso funcionaria se os equipamentos falharem? Como treinar todos os envolvidos para se ter qualidade nesta captura? Além disso, na parte da noite teria de se fazer toda a transferência de arquivos e com isso a rede fi caria sobrecarregada, o que acarretaria mais custos, pois estaríamos sempre aumentando a rede, manutenção etc. Chegando aqui não se saberia se os arquivos corresponderiam aos originais e ainda haveria a difi -culdade de se fazer a checagem e o controle, além de deixar tudo pronto para auditoria. Já que deveriam vir para cá, decidimos fazer o processo nós mesmos, no Centro de Tecnologia. Todos os documentos dos oito estados onde atuamos vêm para cá, por meio de malotes, primeiro pelos caminhões da empresa e depois optamos por utilizar os malotes dos Correios. Há que se ressaltar que todo um processo é feito antes de despachar os documentos pelo malote. O processo de remessa leva de dois a três dias para chegar, mas cobre todo o território. Fora isso, temos todo um controle dos malotes o que cada loja man-dou ou deixou de mandar. Temos uma equipe que faz o controle de todos os documentos e depois a preparação para digitalização.

DM- Qual a vantagem de se realizar este processo de forma centralizada , na sua opinião?

Uma das vantagens é que este sistema não é só a agilidade, mas todas as informações que voltam-se para a própria empresa. Com um ar-quivo digitalizado, tem-se a certeza de que estes

No mundo de hoje só tem vantagens

quem tiver informações

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ENTREVISTA

dados estão realmente de posse da empresa e podem ser utilizados por ela. Podemos fazer um rastreamento bem preciso de um contrato. Posso afi rmar que o ciclo de trabalho chegou a todas as áreas da Casas Bahia. O analista de crédito faz uma análise prévia de como está o contrato, já vê na hora, na tela e pergunta automaticamente para quem fez o contrato, em caso de dúvidas, se foi ele que assinou o crédito fez aquela validação etc. Enfi m podemos ter um controle total do início ao fi m dos processos, com total segurança.

DM- Como exemplo, nacional e inter-nacional, que a empresa é para o mercado, o que o senhor aponta com o princípios elementares para uma boa gestão de docu-mentos corporativos?

Basicamente é ter o controle de todo o processo e fazer com os seus próprios funcionários. Este siste-ma é proprietário. Temos uma área de 21 mil metros quadrados somente para guarda de documentos, localizada na cidade de Jundiaí. Há muitos interes-sados que nos visitam para conhecer nosso sistema de gestão de documentos, tanto do Brasil quanto de outros países. Nada melhor que ler um documento assinado pelo seu cliente. Ali estão as informações que precisamos. Qualquer coisa que se peça ao sistema, dentro de um padrão determinado, ele vai trazer. Se preciso para fazer uma análise por região, por exemplo, o sistema me traz estas informações da forma e com as estatísticas para se fazer esta análise e tomarmos as decisões necessárias. Veja, tudo está em cadeia. Não é tão simples, mas não é difícil de ser executado.

DM - Um conselho para os profi ssionais que estão iniciando agora um projeto de gestão de documentos.

Para que um projeto dê certo temos que ter pessoas que conhecem seu negócio. O sucesso está ai. Ao se trazer pessoas de fora para isso, você tem que explicar primeiro o que é o seu negócio, o que pretende e por que ele é impor-tante para o negócio. Há uma rotatividade muito grande nas consultorias e ai de repente se ex-plica o seu negócio para um monte de gente, mas aquele é o seu negócio. Não preciso que a pessoa entenda do meu negócio, quero que me ajude nos meus negócios. O grande segredo de sucesso – não só das Casas Bahia, mas de tudo que se quer implantar – é que você deve fazer com seus próprios funcionários.

Entrevista

Osadía en la medida correcta

En esta edición la revista Document Management entrevista el CIO de uno de los mayores grupos de ventas por menor brasilero, las Casas Bahia. Fred Wanderley habla con exclusividad sobre el proceso de gestión de documentos de su empresa, de como alcanzar la excelencia de servicios con foco en los clientes y soluciones desarrolladas adentro de la propia empresa, de acuerdo con una visión personal y holística de su negocio.

DM - ¿Uno de los principales pilares, responsable por el crecimiento de las Ca-sas Bahia actualmente, puede ser defi nido como una excelente infra-estructura de TI conjugado a una política efi ciente de ges-tión de procesos, documentos e informa-ciones (datos)?

Fred Wanderlei – Con certeza. La gestión de documentos es fundamental para la gestión em-presarial del negocio. Siempre fue así. No se pue-de pensar la gestión de documentos solamente como la digitalización de procesos. Es necesario invertir en tecnología para alcanzar la excelencia. Lo que aparece en el mercado en términos de tecnología, la empresa tiene que estar adelante, porque la tecnología proporciona productividad. No se debe pensar en las inversiones hechas en tecnología como gastos, pero si como inversiones que visan más productividad.

Nosotros comenzamos nuestro proyecto de gestión de documentos modestamente. En los días de hoy, el proyecto ya evolucionó a punto de tenernos equipamientos de punta. Por ejemplo, cuando Kodak esta lanzando un equipamiento para esta área, nosotros aquí, en las Casas Bahia, ya lo tenemos en nuestra central, aun que pocas empresas en el mundo lo tengan. Esta postura ayuda a cambiar los modelos del mercado.

DM- ¿Como, en su opinión, la gestión de documentos en todas sus facetas puede contribuir para mejorar la gestión empre-sarial?

Lo que realizamos en TI, en las Casas Bahia, es proveer el grupo de informaciones. La exce-lencia de las Casas Bahia son las informaciones que tiene. En el mundo actual, solo tiene ventajas quién tiene informaciones. No solo la información inicial, como también la guarda de esta informa-ción y busca posterior.

De esa manera, podemos siempre ver donde mejorar, lo que tenemos que hacer mejor, etc. En fi n, con todo un arsenal de datos y de informacio-nes, se retira de ellas, lo esencial para conducir los negocios. Eso no ocurre solo con las informacio-nes digitalizadas, pero también con las informa-ciones contenidas en los documentos, para que no ocurran perdidas fi nancieras.

DM- Se sabe en el mercado, que las Casas Bahia hoy tiene uno de los mayores cases de digitalización centralizada de

documentos de Brasil, y quizás el mayor entre usuarios. ¿Cuales son las principales áreas envueltas y los volúmenes procesa-dos hasta el presente momento?

En realidad, todo nació adentro de las Casas Bahia. La necesidad de capturar imáge-nes, especialmente de contratos y de cupones fi scales fue en esencia un proyecto creado para ofrecer un buen atendimiento al cliente. Identi-fi camos que había una gran difi cultad del clien-te en guardar sus contratos y cupones fi scales como garantía para los productos adquiridos en primera instancia, eso pasaba con grande recu-rrencia en las tiendas. Los clientes nos pedían bastante una segunda vía. Entre los documentos que se entregan a los clientes están la nota fi s-cal y el cupón fi scal. Este era la referencia de ga-rantía del producto. Las empresas que prestan servicios de garantía exigían el cupón fi scal, solo que, el cliente no tenía el hábito de guardarlo. Entonces, venían a las Casas Bahia en busca de una segunda vía. En la época, en 2003, inicia-mos el proceso con 22 millones de contratos al año. Cerca de 2 millones de contratos al mes, aproximadamente. El contrato genera cuatro hojas: el propio contrato, la fi cha de crédito, el cupón fi scal y una autorización del cliente para que la empresa pueda realizar el almace-namiento digital de estas informaciones. Todas las áreas de la empresa utilizan y precisan de estas informaciones, sea el jurídico, la cobranza, el sector de análisis de crédito, en fi n, son varias áreas que usan las informaciones generadas por los contratos de los clientes.

DM – Un consejo para los profesiona-les que están iniciando ahora un proyecto de gestión de documentos.

Para que un proyecto funcione tenemos que tener personas que conocen su negocio. El éxito esta ahí. Al traer personas de afuera para eso, hay que explicar primero de que se trata tu negocio, lo que se pretende y porque el es importante para su negocio. Existe una rotación muy grande en las consultoras, entonces, de repente se explica el negocio para un montón de gente, pero aquel es tu negocio. No preciso que la persona entien-da de mi negocio, quiero que me ayude con mis negocios. El gran secreto del éxito, no solo de las Casas Bahia, pero de todo que se quiera im-plantar es que uno debe hacerlo con sus propios funcionarios.

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ESPAÇO DO LEITOR “11-4232-5228 - e-mail: [email protected]

Helton V. AndradeRecords Manager - Johnson & Johnson

““A Document Management tem se mostrado uma publicação séria e atualizada, um tipo de revista que até então só tínhamos no exterior. Ainda hoje, é fácil ouvir falar do assunto ‘informação’ de forma altamente técnica ou estritamente operacional. A DM consegue equilibrar, o colocando em pauta numa perspectiva estratégica; por isso está sempre na minha lista de leituras.”

Eu leio arevista

DocumentManagement

ENQUETENa área de segurança, sua empresa pretende investir nos próximos seis meses: Sistema de

gerenciamento e controle de dados

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Não pretendemos investir nessa área

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A Readsoft Brasil Orgulha-se do PrêmioAplicação do Ano - CENADEM 2008

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A ReadSoft Brasil se orgulha do Prêmio outorgado à Casas Bahia. O sucesso deste projeto deve-se ao fato de que o Sr.

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Simpress aprimora gestãoda TI com Cobit

Com o objetivo de aperfeiçoamento de processos e alinhar a área de TI, a Sim-press, provedora de soluções de impres-são, adotou o framework Cobit - Control Objectives for Information and related Technology. Alcançar soluções mais efi -cientes, organizadas e capazes de mini-mizar riscos de TI e de seus processos, fornecendo métricas para avaliação dos resultados, além de gerenciar os custos desta área e dominar a sua complexi-dade, são alguns dos benefícios trazidos pela adoção do Cobit. Com um investi-mento de mais de R$ 3 milhões – entre consultoria, e investimento contínuo no desenvolvimento da equipe e maturação dos processos internos - a iniciativa irá

correlacionar as estratégias de TI às da companhia, defi nindo os planos de ação para chegar ao nível máximo de excelência nos princípios básicos de responsabi-lidade, prestação de contas, direcionamento e controle oferecidos pelos padrões de governança do Cobit. Segundo Vittorio Danesi, Diretor Presidente da empresa, os recentes investimentos da Simpress no aprimoramento da qualidade de seus processos impactarão diretamente nas soluções oferecidas aos clientes. “Grandes corporações exigem uma operação sólida em segurança, com estruturas adequa-das e confi áveis. Este conjunto estruturado pelo Cobit se converte em segurança, aderência nas soluções e produtos mais consistentes”, explica.

ANGC realiza evento em São Paulo

Vitório Danesi, da Simpress

A ANGC – Associação Nacional de Gestores de Contratações realizou o 3º EN-CONTRA - Encontro Nacional de Gestores de Contratações, em setembro, na cidade de São Paulo. O evento faz parte do escopo da entidade que tem como objetivo ser um fórum permanente entre os gestores para troca de informações e formação. “O interesse por este segmento tem crescido muito e este evento foi pautado pelas de-mandas que os associados têm direcionado à entidade”, explica Walter Freitas, Diretor Administrativo.Temas como gestão de risco e implantação de gestão de contratos, Certifi cação Digital e cases de mercado deram a tônica do encontro. Para a presidente da entidade, Soraya Durães, a falta de formação acadêmica, ou mesmo literatura, nesta área está impulsionando a entidade a levar aos interessados cursos de aper-feiçoamento e formação técnica através de parcerias com a FIA/USP e o Projeto de Certifi cação Profi ssional em parceria com a CLAEQ – Centro Latino-Americano de Excelência e Qualidade. “ Estas iniciativas, junto aos encontros regulares que estamos promovendo, difundem conhecimentos e especialização numa área bastante impor-tante para todos os segmentos da economia”, reitera. No site a entidade há uma agenda atualizada sobre os novos cursos e sobre a própria entidade. Walter Freitas e Soraya Durães da ANGC

Diagrama ingressana área de ECM

A Diagrama Tecno-

logia, empresa com 20 anos de experiência em TI e destacada atuação na área de digitação e tratamento de dados em retaguarda bancá-ria, ingressa no setor de Gerenciamento Eletrô-nico de Conteúdo.

Com escritório em três estados brasileiros (Bahia, Paraíba e Pará) e uma força produtiva de mais de 360 profi ssionais, a Diagrama espera suprir a carência da região Norte/Nordeste por um atendimento local, de alguém que conhece as necessidades dos nordestinos. Para isso, a Diagrama construiu sólidas parcerias com empresas de re-nome no mercado. Junto à Kodak, a Diagrama torna-se a primeira revenda autori-zada do Nordeste em scanners e equipamentos de microfi lme, assim como da SML, fabricante nacional com tecnologia de ponta em softwares aplicativos de ECM.Consolidando seu ingresso no setor, a Diagrama participou da feira GED Nordeste 2008 ocorrida em Salvador. Segundo Carlos Eduardo S. Pereira, Gerente Comer-cial da empresa, o público aprovou a atuação de uma empresa da região no setor. “O grande público presente ao evento é prova da carência do setor por empresas de soluções em Gestão Documental. A Diagrama está aqui, pronta para colaborar nos seus desafi os”, afi rma o executivo

Carlos Eduardo Pereira ladeado pela equipe da Kodak

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Divulgação

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Serasa, Atos Origin e Synchro oferecem Portal de NF-e

A Serasa, a Atos Origin, consultorias de soluções de tecnologia da informação e a Synchro, provedoras de so-luções fiscais e tributárias, anunciam um portal completo de gestão de notas fiscais ele-trônicas, Além das vantagens tecnológicas e comerciais do Portal Serasa, outro grande diferencial é que ele acom-panhará a evolução do projeto SPED, do qual a NF-e faz parte, gerenciando também docu-mentos fiscais eletrônicos que serão incorporados e obriga-

tórios nos próximos meses, tais como EFD (Escrituração Fiscal Digital), ECD (Escrituração Contábil Digital), CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) e MC-e (Manifesto de Carga Eletrônico).

O Portal Serasa de Notas Fiscais Eletrônicas proporciona às empresas uma solução em formato SaaS, que inclui toda a infra-estrutura e serviços neces-sários para que o cliente inicie seu processo de nota fi scal eletrônica em tempo recorde, com qualidade e segurança, dispondo do mínimo investimento em TI. “A adoção da Nota Fiscal eletrônica por meio do Portal Serasa simplifi ca signifi cativamente os processos para as empresas, com muita segurança e economia”, afi rma o presidente da Serasa, Dorival Dourado.

A CTIS Tecnologia, empresa de serviços de TI e que tem como um de seus pilares de negócios o Outsourcing de Impressão, anunciou, durante a Infoimagem 2008, sua solução para a convergência da gestão de documentos impressos e digitais. O cenário de expansão do parque de multifuncionais e consolidação da terceirização da impressão foi avaliado pela empresa como uma oportunidade de entrada para serviços adicionais de TI, em especial, de Gestão Eletrônica de Documentos e ECM.

A integradora, que detém 5% do mercado de impressão corporativa do Brasil, iniciou suas pesquisas para o novo modelo de negócio com projetos-piloto junto a clientes do setor fi nanceiro. A partir de postos de impressão, providos de equi-pamentos multifuncionais, virtualizou-se o processo

de atendimento a clientes, como abertura de crédito e de back offi ce, como o Jurídico. “Na prática, docu-mentos que antes tramitavam fi sicamente pela or-ganização, agora são manipulados eletronicamente,

garantindo a integridade dos originais, eliminando custos de armazenagem, cópias e principalmente o tempo de processamento, agilizando os processos” explica Paulo Santiago, vice-presidente de IT Servi-ces da CTIS Tecnologia.

A CTIS criou frameworks para a virtualização de processos como atendimento a clientes, jurídico, recursos humanos e prestação de contas. A empre-sa aposta na evolução do modelo de outsourcing de impressão para outsourcing de documentos. “A tercerização da impressão é um primeiro pas-so, que permite às organizações racionalizarem e atualizarem o parque de impressão. Naturalmente, o segundo passo é virtualizar ao máximo seus pro-cessos, de forma a imprimir apenas o estritamente necessário”, argumenta Santiago.

e-Xyon desenvolve Módulo de Análise de Contratos para gestão documental

A e-Xyon, empresa brasileira de gestão de riscos jurídicos, apresenta ao mercado mais uma ferramenta para agilizar o cotidiano das áreas jurídicas das empresas. Trata-se do Módulo de Análise de Contratos, desenvolvido 100% em ambiente web.

O sistema atua reunindo e preservando cronologicamente e discrimi-nando de forma inteligente os assuntos que compõem todos os passos da-dos na confecção de um contrato. “Na prática o sistema guarda a memória de todos os procedimentos que levaram à criação de um contrato e otimiza o gerenciamento do fluxo das informações e a integração entre os vários departamentos da empresa e a área jurídica”, explica Victor Rizzo, gerente de Negócios da e-Xyon.

O Módulo qualifica e detalha os contratos, estabelecendo os parâme-tros para contratos futuros, preservando e reutilizando os conhecimentos desenvolvidos em cada atividade de produção de documentos. Com isso, amplia a transparência das empresas.”O Módulo permite um raio-X com-pleto dos contratos em eventuais processos de due diligence mapeando os ativos e passivos da empresa”, diz Rizzo.

O sistema faz ainda a gestão acompanhando os prazos do contra-to. No processo, minutas são cadastradas, preservadas e não podem ser alteradas garantindo dessa forma a memória do trabalho. Além disso, o sistema resolve de vez a questão de guarda e compartilhamento dos con-tratos já firmados.O Módulo também consolida todos os gastos relativos à preparação de contratos (certidões, cópias, etc) e é capaz de fornecer estatísticas valiosas.

CTIS apresenta novo modelo de negócio

paulo santiago da Ctis

dorival dourado, da serasa

Carlos eduardo pereira ladeado pela equipe da Kodak

Divulgação

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gerALdo mArQues

é o novo CEO da Metrofi le,

assumindo a direção da

empresa e reestruturando-a

para novos desafi os. VitÓ-rio piCCoLo duArte assumiu a Diretoria de Operações de São Paulo

e Sul e a executiva mAgdA QuerogA a Diretoria de Operações do Rio

de Janeiro e Norte, enquanto CesAr AndrAde será o responsável pela

Diretoria de Tecnologia, Alianças e Soluções.

mArCos ALVes é o novo gerente de contas da Dextra Sistemas

A Dextra Sistemas, fábrica de software e especializada em treina-

mentos de capacitação em TI. edite mArtins assume gerência

da qualidade da empresa.

André teiXeirA assumiu como novo

gerente de produtos da D-Link, especialmente

dedicado ao portfólio de soluções voltadas ao

mercado de varejo, Teixeira deve utilizar seu

know-how para estreitar o relacionamento com

o canal e aprimorar o fl uxo de informações com

ações efetivas para este mercado.

Luiz FiLipe sAntos assume a gerência de

serviços da Keyrus Brasil

Entre as metas do executivo está o aumento da produtividade nos pro-

jetos. O executivo será o responsável pela área de serviços da unidade

brasileira, envolvendo o planejamento, operação e entrega dos serviços

prestados pela empresa, principalmente na gestão de equipes espe-

cializadas e gerência dos projetos estratégicos em BI, IT Consulting e

outsourcing.

FLáVio mArteLLi é o novo

gerente-geral da Sysprice , empresa

do Grupo YKP, uma das principais

integradoras de soluções SAP. O novo

executivo tem como metas aumentar

o faturamento da empresa em 50%

até dezembro de 2008 e conquistar

30 novos projetos em 2009.

pAuLo de tArso pACÍFiCo

acaba de ser contratado pela WDC Networks como Diretor Comercial

após a criação da divisão de Telecom da empresa. A distribuidora WDC

Networks atua em soluções de Wi-Fi, WiMAX, VoIP e câmeras de vigilân-

cia e seu novo diretor tem por desafi o cuidar da nova divisão de Telecom

da distribuidora voltada para atender o mercado de operadoras fi xas,

móveis, ISP´s e Security.

elias Vasquez e Antonio Carlosspínola, da prado Chaves

DivulgaçãoJoseti Capusso

Prado Chaves inova comserviços “diferenciados”

Fundada no século XIX, a Companhia Pra-do Chaves atuou no plantio, armazenamento e exportação de café, transformando-se na maior exportadora deste produto no mundo. Anos depois voltou-se ao mercado de algo-dão, com expressiva atuação no beneficia-mento, armazenagem e exportação. Após uma reformulação dos negócios efetuada em 1994, a empresa passou a oferecer serviços e tecno-logia de ponta voltadas para a guarda e geren-ciamento de documentos. “ Com o crescimento da demanda desenvolvemos um novo plano co-mercial que envolve todas as áreas da empresa no que podemos chamar de um novo projeto de negócios”, explica o diretor comercial da empresa, Elias Caneiro Vasquez. Segundo ele, este plano de negócios envolve a prospecção de novos clientes e um planejamento minucio-so focado nas necessidades dos atuais e futu-ros clientes, além de soluções especificas feitas sob medida para cada perfi.

“Temos todo o conhecimento tecnológico e logístico para atender à segmentação de clientes, como por exemplo, na área de saúde, na indústria em geral, seguradoras e empresas da área fi nanceira, escri-tórios de advocacia, além de produtos específi cos para as áreas de RH, Jurídico, Fiscal e Finanças, entre outras. Nosso desafi o está em atender os clientes em todas as suas necessidades específi cas com a mais alta qualidade de serviços”.

A empresa conta com uma equipe especializada, composta por biblio-teconomistas e técnicos especializados, disponibilizando um Sistema de Gerenciamento de Documentos totalmente via web, desenvolvido interna-mente, de forma a oferecer um rígido e seguro controle dos arquivos sob sua guarda, além de investir constantemente na capacitação de seus fun-cionários e também de seus clientes. ”Hoje estamos consolidando as ope-rações de arquivos e sistemas e estamos preparados para fornecer soluções sólidas e definitivas para o arquivamento e recuperação de informações, de maneira rápida e com segurança mas, principalmente, com foco no cliente e nas suas atividades fim, aliando a tradição e experiência que temos na guarda física de documentos ao armazenamento de mídias, como microfil-mes e fitas magnéticas entre outros serviços”, acrescenta Antonio Carlos Spínola, diretor da Prado Chaves.

Contando com instalações modernas, compostas por equipamentos de última geração e uma equipe de profissionais com certificações CDIA (Certified Document Imaging Architect) e MCP (Microsoft Certified Pro-fessional), a Prado Chaves esta se consolidando como um dos players do mercado com soluções de ponta para o gerenciamento eletrônico de documentos, estando preparada para o tratamento de grandes volumes e para Busines Process Outsourcing.

Jose

ti Ca

puss

o

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AdriAnA dAgA é a nova gerente de marketing da Quest Sof-

tware que irá dedicar-se a fortalecer a marca da empresa, identificar

novas oportunidades de negócios e construir, com o canal Quest, ações

efetivas de marketing

WAgner dAntAs sennA assumiu a Diretoria de Ope-

rações da True Access Consulting, empresa de soluções globais

em segurança da informação do Grupo TBA. Com sua chegada, o

profissional passa a ser responsável pela gestão estratégica das

operações e serviços da empresa, definindo metas e avaliando

resultados.

Luis gimenez passou a integrar a equipe da IT Partners como

Diretor de Governança. O executivo tem mais de 20 anos de experi-

ência na área de TI e suas metas incluem fortalecimento de parcerias

estratégicas, ampliação do portfólio de serviços e crescimento de 50%

ao ano pelos próximos dois anos

guiLherme LAng diAs rego acaba de assumir a presidência da OR

Info. O executivo terá sob sua respon-

sabilidade todas as equipes da OR e se

reportará ao Comitê Executivo, formado

pelos sócios fundadores da empresa.

CLáudio rAupp será o novo vice-

presidente do Grupo de Computação

Pessoal da HP no Brasil. Ele substituirá JuAn Jimenez, que ocupa

o cargo há mais de dois anos e assume a unidade de negócios com

foco em pequenas e médias empresas para a América Latina.

pietro BeLtrAme, é o novo res-

ponsável no Brasil e América Latina pelo

desenvolvimento de negócios de Telecom da

Atos Origin, uma das principais consultorias

mundiais em soluções de tecnologia da

informação. O executivo foi convidado pelo

presidente sérgio BArtoLetti para

se juntar a equipe de profissionais da Atos

Origin do Brasil, tendo como missão alavan-

car os negócios da empresa.

LAerte Lopes assume gerência da linha Alvarion na Network1.

Com 27 anos de experiência no mercado de tecnologia, o novo

executivo ingressa na distribuidora para apoiar estratégia de ala-

vancar as vendas da fabricante. A Network1 é uma distribuidora

especializada em produtos de comunicação de dados, convergên-

cia, voz, segurança e TI no Brasil.

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CEO da Olive Softwarevisita o Brasil

A Inspirit fornecedora e desenvolvedora de soluções de “Digital Intelligence”

e distribuidora de soluções tecnológicas para a gestão de TI baseadas no con-ceito de Organização Digital, recebeu no Brasil, o CEO da Olive Software,Yuval Rachmilevitz, A Olive é uma empresa israelense de larga atuação internacio-nal e especializada em prover soluções para publicações digitais, representada com exclusividade pela Inspirit. O CEO aproveitou a ocasião para divulgação da solução da Olive, especialmente desenvolvida para publicações digitais, que permite que sejam publicados em meios interativos e pesquisáveis revistas e outros informativos que podem se transformar em componentes inteligentes. ”Nossa solução é única no mundo e permite que os leitores tenham acesso a mais moderna tecnologia num meio automático, de forma interativa e pesquisá-vel o material transformado em documento”, explica o CEO. O software possibili-ta que o compartilhamento esteja disponível dentro de um contexto que favoreça o gerenciamento do conteúdo e sua busca. Os leitores ganham com a facilidade de acesso às páginas da revista em sua forma original, disponibilizada através de um web browser, sem a necessidade de manuseio dos originais.

“As formas de busca podem acontecer por imagens, ou por texto, facilitando e aperfeiçoando a busca pelos leitores”, explica Rachmilevitz. O software da Olive utiliza plataforma tipo Viewpoint e oferece um archiving digital e a réplica eletrô-nica das publicações, sejam atuais ou históricas, de qualquer publicação.“A par-ceria com Inspirit nos dá todo o suporte que precisamos para atender a demanda do mercado brasileiro de uma forma mais ampla”, ressalta o CEO.

Desmaterialização no JudiciárioDiante de uma de um mo-

mento de mudança da Justiça brasileira, atos processuais que anteriormente eram praticados de forma presencial agora pode-rão ser efetuados pela internet. Avançando no cenário de des-materialização do processo judi-cial que esta sendo implantado em diversos órgãos do Poder Judiciário, a partir de agora, a própria OAB irá dispor para seus inscritos em todo território nacional da identidade digital, no chip da identidade do advogado, que permitirá a prática de peticionamento e outros atos com o uso do documento eletrônico.

A autorização para que a OAB possa atuar como Autoridade Certificadora visando à emissão destas identidades digitais foi publicada no Diário Oficial,no início de setembro.“Com a OAB emitindo os certificados, a adesão de advogados ao processo digital deve aumentar substancialmente”, acredita o presidente da Comissão de Tecnologia da Informação do Conselho Federal da Ordem, Alexan-dre Atheniense. A conseqüência natural do aumento do uso do processo digital é o julgamento mais rápido das causas

Alexandre Atheniense

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pRojeto

O aumento da necessidade de gerenciar as informações e dados estruturados e não estruturados, críticos para o desenvolvimento dos

negócios, tem levado empresas à busca de especialização técnica para implementação de projetos de ECM – Enterprise Content Management,

como uma forma de estar à frente de seus concorrentes.

entender o processo de gerenciamento de documentos por meio de projetos focados nesta área tem se tornado vital para organi-

zações, à medida que mais e mais novos negócios disputam clientes muito exigentes.

O que fazer para que estes projetos sejam efeti-vamente bem sucedidos é o grande desafi o.

Ao iniciar a implantação de um projeto é neces-sário que se saiba o porquê da iniciativa. Antes mes-mo de começar, é preciso saber o que se pretende, quais serão os benefícios que ele poderá trazer, se há ganhos com produtividade, tempo ou mesmo lu-cros diretos. A defi nição pode até parecer, simplista. Entretanto a sua não observação é apontada pelos especialistas como a principal causa de insucesso na maioria das implantações.

O que o projeto vai atender? Não se pode simplesmente implantar um projeto porque está na moda. Existem situações em que se ouve falar sobre uma tecnologia ou sistema e acha-se que aquilo é o que se precisa.

O projeto bem-sucedido começa quando se sabe o porquê e ao quê ele irá atender. A partir disso,

é preciso entender a fundo a forma ideal de respon-der a estas demandas.

É neste ponto que entra em cena a fi gura do consultor. As grandes consultorias e os consulto-res independentes normalmente são procurados pela sua especialidade em determinadas áreas e cabe a eles um desenho das atividades da em-presa, identifi car as necessidades, determinar as ferramentas mais adequadas e efetivamente partir para implementação.

Há experiências em que a empresa que deseja solucionar problemas de Content Managment inicia por conta própria esta empreitada. Mas a falta de conhecimento, tanto das soluções, quanto do próprio escopo de um projeto nesta área, acabam por implo-dir a iniciativa antes mesmo que ela decole.

“É essencial ter uma visão holística do projeto de ECM. Conhecer o segmento, conhecer a fundo a vertical onde ele será empregado, ter os recursos apropriados e adequados, ter um único discurso, envolver as pessoas que irão trabalhar com estas ferramentas são elementos vitais para o sucesso”, elenca, Carlos Alberto Bassi, consultor independente

e instrutor de vários cursos pelo Cenadem. Para André Nadjarian, Diretor Comercial da Kai-

zen Consultoria, esta busca por projetos de ECM se deve a um amadurecimento do mercado nacional para a importância no tratamento de suas informa-ções e dados. “As empresas descobriram que não são ‘fábricas de papel’ que por acaso vendem seguros ou refrigeradores, por exemplo. Mas que estes papéis contêm informações que as levam a executar melhor as funções para aquilo que foram concebidas”.

E para executar as funções de “core business” de maneira mais assertiva é que os projetos devem atender às regras de Boas Práticas desde o início. “A gestão do projeto deve determinar desde o começo o que se quer, como e quanto tempo leva. Isso porque um projeto de ECM tem como principal característica alterar a forma como uma empresa trabalha”, lem-bra o diretor da Kaizen.

Segundo Waldir Arevolo, consultor sênior da TGT Consultoria, é preciso primeiro entender a questão do ECM para a empresa. “Para muitos um projeto é visto só como uma ferramenta. Por isso é preciso saber o que é o ECM para aquela empresa,

Boas Práticaspara implantação de

Projetos de ECM

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o que ela entende por isso, qual sua necessidade, qual é o foco empresarial que ela deseja e qual ela precisa”, argumenta.

Quem contrata um projeto normalmente é a área usuária ou a área de negócios por onde se inicia o trabalho de implantação e que fica responsável por ele, mas fatalmente todas as áreas da empresas se-rão envolvidas neste processo. A área de tecnologia, sem dúvida, é fundamental, já que sem ela nada irá funcionar. O papel do CIO então dependerá do nível de seu envolvimento no processo. Se for de sua res-ponsabilidade, gerenciar o projeto, ele deverá saber como acionar todos os envolvidos e será o “sponsor” ou “dono” do projeto.

Independentemente do porte da empresa, “uma das boas práticas para os projetos de ECM é que o

nível hierárquico mais alto seja o responsável pelo projeto.”, observa Bassi. Determinar um tempo de início e fim do projeto é essencial. Projetos de ECM como outros projetos precisam de um tempo de im-plantação e amadurecimento, entretanto não podem se exceder além do necessário pois arrisca-se com isso a deixar o projeto cair em desuso, na estagnação e obsolescência de suas ferramentas.

O objetivo básico de um projeto é usar a in-formação para resolver problemas de negócios e dar um melhor serviço como reposta, alerta Ana Barberan, gerente de produtos de ECM da IBM. “Entender o que é uma solução de ECM, pensar, principalmente, no atual grande desafio para as empresas, que é o tempo que elas gastam para procurar informações, pode ser considerada o

principal motivador para busca de soluções e projetos”, afirma a exe-cutiva da IBM.

Do planejamento ao Roll onA partir da identificação de que se deseja a implantação de um projeto de ECM em nível

corporativo sob a orientação de um consultor espe-cializado, como rezam as boas práticas, seguem-se etapas distintas e cruciais para o desenvolvimento. A etapa de levantamento é a primeira por ordem de importância.

“Após identificar as necessidades, o dimensio-namento e adequação dos recursos são os primeiros passos para a implantação. Neste ponto também será feito um mapeamento que irá detectar a infra-estrutura tecnológica necessária. Sub-dimensionar equipamentos, como redes, storage, servidores ou qualquer outra demanda tecnológica, é fatal do pon-to de vista executivo. A adequação destes equipa-mentos às futuras tarefas são pontos estratégicos”, salienta Bassi. Em empresas de pequeno porte esta definição é fundamental, mas isso se reflete também

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pRojeto

nas grandes corporações, onde os níveis de difi culda-de técnica ganham outras dimensões, já que se ne-cessitará de um processo de integração mais abran-gente, devido à existência de outras plataformas já utilizadas e das diferentes linguagens que utilizam e que deverão interagir entre si.

“As empresas não devem entender os projetos de ECM como produto único. É preciso desenhar a arquitetura da solução, integrar e padronizar os sis-temas, além de verifi car pontualmente qual a ade-rência do projeto com as demais soluções existentes, lembrando-se que não se trata de uma suíte de pro-dutos, mas sim de eleger as mais adequadas e assim buscar sua integração”, reforça Arevolo.

Dessa forma conforme a orientação do con-sultor da TGT, o importante após o levantamento e análise das necessidades é executar a implemen-tação por fases.

“É preciso determinar alguns passos como as funcionalidades que se pretende atender com o projeto; o seu workfl ow; determinar os conteúdos dinâmicos que compõe o projeto; determinar o grau de interação com as atividades externas e fundamentalmente alinhar as expectativas da em-presa com as funcionalidades que serão implanta-das”, acrescenta.

André Nadjarian, da Kaizen, recomenda: “a prototipagem ou projeto piloto antecipado mostra corretamente o que se vai ser implantado”. Para o consultor, é interessante que as empresas e seus res-ponsáveis possam testar o projeto por fases, conhe-cer as várias ofertas do mercado e identifi car quais os produtos mais adequados à sua realidade, além

de conhecer o que outras empresas com atividades semelhantes estão utilizando.

“A implantação fi ca mais fácil através dos trials antes de se adotar defi nitivamente uma solução. O projet- piloto permitirá aos responsáveis a incorpora-ção e acerto de formatos, integrações e testes reais tanto de volume quanto a performance da nova im-plementação”, completa Arevolo.

VisiBiliDaDe mÁXimaDar visibilidade ao projeto também é um dos cui-dados que se deve ter em primeiro plano. Todas as áreas deverão ter um levantamento correto, portanto partir de iniciativas departamentais para se chegar ao corporativo, dentro de uma perspectiva do todo em ECM. “Até alguns anos atrás era difícil fazer a implantação de projetos deste tipo. Tudo era difícil, desde a compra dos produtos para infra-estrutura até o desenvolvimento e adaptação das ferramentas. O que se viam eram projetos departamentais. Hoje, ao contrário, o mercado pensa em projetos de nível corporativo”, comenta Nadjarian.

Para o fornecedor é fundamental mostrar pro-jetos parecidos aos seus clientes. Além de mostrar a experiência da empresa, esta prática poderá servir para mostrar a metodologia aplicada. “Projetos con-cebidos dentro das melhores práticas do mercado podem ser comparados entre si. Mostrar casos de sucesso, visitar usuários e mostrar a metodologia permitem que aos fornecedores vendam segurança aos seus clientes”, assegura o executivo da Kaizen.

Como as empresas utilizam a mesma infor-mação em várias diferentes áreas, os projetos de-

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andré nadjarian da Kaizen

O QUE FAZER: Levantamento das necessidades e

adequação dos recursos técnicos e fi nanceiros.

Análise do levantamento e determinação dos responsáveis.

Desenho do projeto/workfl ow. Escolha de ferramentas adequadas à

realidade da empresa. Prototipagem do projeto. Implantação por áreas. Envolvimento das várias áreas da empresa

e das pessoas. Treinamento constante dos usuários. Versionamento das ferramentas, suporte e

manutenção por demanda. Avaliação dos objetivos e benefícios do

projeto. Justifi car os investimentos com o objetivo

fi nal do projeto.

O QUE NÃO FAZER: Acreditar que só produto vai resolver o

problema da empresa. Não ter suporte nacionalizado para

ferramentas. Partir de maneira isolada, sem

conhecimento da área. Não trabalhar o projeto por fases Não revisitar o projeto freqüentemente. Não envolver os usuários desde a

implantação. Usar versões antigas e sem novas

funcionalidades. Não terminar nunca a implantação. Ter discursos diferentes em relação ao

projeto dependendo da área da empresa. Implantar projetos enormes , sem

prototipagem. Não ter métricas e nem objetivos claros.

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PROJETO

vem prever que se este caminho da informação for incompleto o projeto pode fracassar. “Se uma empresa tem uma bagunça documental em papel, ao implantar ferramentas de ECM, ela passará a ter uma bagunça digital, o que acaba por passar uma imagem ruim tanto das ferramentas quanto dos benefícios que o projeto poderia trazer”, ar-gumenta Carlos Bassi.

“Deve-se então prever o caminho correto das informações, com base nas defi nições que o le-vantamento inicial indicou e também a expansão e o crescimento tanto do volume quanto dos usu-ários do projeto. Tanto a arquitetura quanto a tec-nologia deverão contemplar a expansão. Não se deve, entretanto, defi nir um projeto gigante, não pode haver precipitação na defi nição do escopo. Não se pode desprezar os usuários, sua participa-ção, os vários departamentos envolvidos e todo o arsenal de informações não estruturadas como os emails, por exemplo. Assim ao fazer um projeto piloto todas estas variáveis precisam estar sendo consideradas simultaneamente”, reforça Ana Bar-beran, da IBM.

MUDANÇA CULTURALOs projetos de ECM mudam a forma como as pesso-as trabalham. A orientação e treinamento dos usuá-rios é um fator de extrema relevância apontado pela unanimidade dos especialistas.

Após a fase de testes, a etapa de treinamento é tão ou mais importante para o bom andamento do projeto quanto a sua defi nição. Para os vários con-sultores da área, a integração de todos os usuários envolvidos é vital para o sucesso.

“O treinamento vai quebrar as resistências cul-turais dos usuários. Deve-se tratar do envolvimento das pessoas desde o início para evitar na hora da im-plantação a resistência. As pessoas podem sentir-se controladas e a idéia de que o BPM pode ser usado contra elas é bastante normal. Por isso, é indicado que se façam treinamentos constantes não só du-rante a implantação, mas com certa regularidade para aperfeiçoamento no uso das versões mais atu-alizadas das ferramentas, quanto para mostrar os benefícios para o trabalho. As ferramentas de ECM/BPM são meios para um melhor gerenciamento do trabalho, não uma maneira de puni-los”, alerta o consultor Carlos Bassi.

“Na verdade, a implantação é um trabalho de parceria. Por isso esta cumplicidade se torna um benefi cio para empresa. A disponibilidade e o com-prometimento dos envolvidos, é disso que estamos falando. Todas as pessoas tomaram consciência de que as tecnologias de ECM estão aí para resolver um problema imediato, operacional, mas que em determinado momento irão resolver também ques-tões estratégicas da companhia. O que se ganha com isso é a agilidade, produtividade e o bom aten-dimento. Estes benefícios estratégicos devem ser alinhados”, garante o especialista.

DESENVOLVIMENTO E MANUTENÇÃOÉ quase impossível, devido à grande oferta de pro-dutos, determinar o “melhor” produto ou ferramen-ta para um projeto. Uma boa prática, sugerida pelos consultores do mercado, é buscar por soluções adap-táveis à realidade da empresa.

Nem sempre o que está na cabeça do usuário é possível se fazer no projeto e o que vai ser imple-mentado é outra coisa. “Os clientes querem comprar resultados. A prototipagem e a arquitetura são fun-damentais para isso”, diz Nadjarian.

O levantamento e a orientação por serviços per-mitem entender os problemas do cliente e às pesso-as a quem é destinado o projeto.

Em função de atender a estas duas variáveis os consultores sugerem que é preciso estabelecer uma RFP (Request For Proposal), ou seja, a cada nova variável que surja durante a implantação ou mesmo em função da expansão do projeto inicial, é mais interessante para as empresas terem este recurso à disposição. “Assim o responsável pelo projeto po-derá contar com total assistência às demandas não previstas, sem com isso encarecer demais os custos com o projeto”, argumenta Nadjarian.

Neste aspecto, o executivo da Kaizen aponta os itens de manutenção e versionamento de fer-ramentas como elementos não previstos na im-plantação de projetos que podem comprometer o futuro do mesmo.

Versões atualizadas das ferramentas, sua manu-tenção e costumização devem ser previstos e inte-grados ao escopo do projeto. Além disso, ele ressalta que o suporte técnico tem que estar próximo do cliente, que entenda da aplicação, traga atualiza-ções ao sistema eleito, mitigando os bugs das fer-ramentas, sua manutenção, bem como o constante

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Waldir Arevolo da TGT

O que é CDIAAo falar sobre projetos de ECM é preciso ter

em mente que estamos falando do uso de uma tecnologia indicada para o gerenciamento das informações e dados estruturados e não estru-turados, que permitem às empresas, enquanto meio, tomar suas decisões críticas em relação ao seu próprio negócio e a comunicação da empresa interna e externamente. Com estas ferramentas muda-se a forma de trabalho dos usuários e tor-na-se mais fácil atingir as metas propostas.

O profi ssional responsável por estas implan-tações é um consultor com uma formação espe-cífi ca sobre esta tecnologia. Em sua formação, o CDIA Certifi ed Document Imaging Architech.

Para isso o profi ssional passa por um progra-ma direcionado a especialistas e consultores de GED, arquitetos e projetistas de sistemas, profi s-sionais de imagens de documentos (inclusive cap-tação de dados, recuperação, armazenamento e gerenciamento de processos), avaliadores de tec-nologia e compradores corporativos, profi ssionais de suporte técnico, administradores de centros de documentação e de redes.

O programa visa a preparar os profi ssionais para o teste de obtenção da Certifi cação CDIA+: uma credencial reconhecida internacionalmen-te, atestando a competência e profi ssionalismo no setor de Gerenciamento Eletrônico de Docu-mentos e o conhecimento crítico das tecnologias usadas para planejar, especifi car, implantar e ge-renciar um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

A estrutura do Conteúdo Programático do curso, seguindo os parâmetros da CompTIA, está fundamentada nos cinco Domínios do Teste para Certifi cação: Levantamento das necessidades da empresa, Análise dos processos da empresa, Recomendação da solução, Projeto da solução e Planejamento para a implantação.

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treinamento dos usuários às novas funcionalidades propostas pelo fornecedor. “O papel da consultoria neste aspecto é muito importante, pois é fundamen-tal utilizar um consultor que não seja um consultor genérico, pois estamos falando de ECM, e que te-nha experiência neste tipo de projeto, além de um conhecimento profundo da tecnologia. O acessment muito genérico não conseguirá fazer com que o pro-jeto seja implantado no mundo real. Além do que ele poderá apontar ao seu cliente o que há de mais moderno em uso no mercado e poderá indicar até mudanças de ferramenta se for necessário, sempre no melhor interesse da empresa”, argumenta.

o BRasil e os pRojetos De eCmPara o Brasil a questão da implementação de proje-tos de ECM é mais sensível, pois nem sempre as so-luções escolhidas possuem representações e serviços disponíveis para costumização.

“ Estes custos associados à implementação por vezes inviabilizam o projeto. O fundamental é esco-lher um sistema que tenha um suporte e que já te-

nha experiência em sinergia com o foco da empresa já implantadas”, aconselha Arevolo, da TGT.

Bassi faz uma análise bem focada dos projetos de ECM. Segundo ele, a maioria das grandes empre-sas brasileiras, já tem projetos de ECM implantados, em função de exigências legais internacionais como Sarbane Oxley, mas que o movimento já começou

rumo às médias e pequenas empresas nacionais. “ Há um amadurecimento neste sentido. Existe uma demanda real, mas esta classe de empresas está procurando tecnologia. O mercado nacional iniciou estas implantações pela área financeira, depois pelo governo e hoje há um aquecimento grande na área de saúde e na indústria, sazonalmente”, .

No caso das médias e pequenas empresas não há ainda legislação especifica, mas os espe-cialistas apontam que os movimentos como da Nota fiscal Eletrônica, por exemplo, são grande impulsionadores para aderência a projetos de ECM e poderão num futuro próximo até represen-tar uma nova uma tendência.

A grande meta dos projetos de ECM é que por meio de mudanças na forma do trabalho, o objeti-vo seja atingido quer seja um melhor atendimento ao cliente ou um aumento efetivo nas vendas, ou qualquer outro objetivo determinado pela empresa. A grande questão fica para análise destes objetivos e também para uma outra métrica bastante importan-te que é o ROI – Return of investiments.

Carlos alberto Bassi, da informacys

Flavio Della Torre

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“O ROI – Return of Investment (Re-torno do Investimento) em siste-mas de gestão documental é rá-

pido”. Esta afi rmativa está no contexto do curso preparatório para a certifi cação CDIA+ - Certifi ed Document Imaging Architect. Deve existir alguma razão para tanto.

De uma forma simplista, o ROI é a relação entre quanto se gastaria para implementar um sistema comparado com os ganhos que o uso deste sistema traria. Por exemplo, se avaliamos o ROI de um espremedor de frutas elétrico, vere-mos que podemos espremer muito mais laranjas no mesmo espaço de tempo, havendo ganhos de produtividade. Estes ganhos de produtividade per-mitem vender mais suco do que se vende com o espremedor manual. E, com o dinheiro arrecadado com as vendas adicionais, pagamos o espremedor elétrico e ainda fi camos com lucro.

Nos sistemas de gestão documental as coisas não são tão fáceis assim. Até hoje recordo com temor uma tentativa de justifi car um sistema ba-seado na produtividade para o CIO de uma em-presa de telecom indiana em 1999. Ele, com o seu turbante que o fazia ainda maior, olhou de cima e disse “com este montante de dólares contrato meia Índia para catar papel...”. Após algumas se-manas identifi camos que o problema da Índia na época era falta de espaço físico para fi ns comer-ciais. Ao passarmos a analisar a viabilidade dos sistemas baseados no espaço físico a ser liberado em áreas nobres, a receptividade mudou.

Temos aí a primeira lição – a abordagem de ROI pode ser diferente em regiões (e mesmo or-ganizações) distintas. Boa parte dos fornecedores de soluções de software oferece ferramentas de ROI com diversos graus de complexidade. Tivemos a oportunidade de trabalhar sobre algumas de empresas americanas e identifi camos que o peso dos itens está relacionado a custo de hardware e software baixo, recursos humanos caros e espaço físico idem. Quando se tenta aplicar esta mesma ferramenta de estimativa de ROI aqui no Brasil, o que acontece: hardware e software são caros,

recursos humanos mais ou menos e espaço físico não tanto.

Ou seja, avalie se a ferramenta de ROI que está sendo oferecida por um fornecedor ou uma associação foi “tropicalizada” ou permite que os parâmetros a serem avaliados sejam informados para evitar incorrer em visões distorcidas por con-ta de diferenças regionais e/ou de cultura.

O segundo ponto relacionado a este tema é a difi culdade em se mensurar benefícios estratégicos – o “soft dollar savings”. No nível operacional é muito simples. Por exemplo, 10 metros quadrados desocupados vezes R$ 300=R$ 3000 por mês; 4 horas / homem minimizadas por semana vezes o salário de R$ 1000,00 são R$ 100,00 por mês; 250 fotocópias a R$ 0,10 são R$ 25 por mês, etc. Ou seja, permitem a obtenção de dados quantita-tivos tangíveis. Porém, quando entramos na esfera estratégica – por exemplo diferencial em relação à concorrência – as coisas fi cam mais complica-das. Como atribuir valor a este diferencial? Qual a fatia de mercado a ser conquistada? E, neste momento, ter um executivo de visão é a melhor forma de conseguir levar em frente projetos com esta vertente.

Entramos então no terceiro ponto: métrica. Não adianta ter um expert em ROI se não foram feitas as devidas medições do processo antes do início do projeto. Recentemente assisti a justifi ca-tiva de um projeto com a seguinte conta: 5 mi-nutos por advogado por dia com o manuseio de papel x R$ 150/hora x 100 advogados x 240 dias úteis/ano = R$ 300.000,00 / ano. O valor da hora, o número de funcionários e o número de dias por ano são dados fi xos. Nesta fórmula, só existe um item variável: o tempo gasto por cada funcioná-rio no manuseio de papel. Para a defesa de uma justifi cativa destas, é necessário que este tempo seja comprovado. Ou seja, de nada adiantam fer-ramentas sofi sticadas ou técnicas refi nadas se não houve uma metodologia de mapeamento do fl uxo documental que apontou exatamente os recursos necessários envolvidos em cada um dos passos, permitindo que através de uma simulação ana-

lítica possamos apontar os ganhos. Esta mesma métrica servirá para identifi car os ganhos reais ob-tidos apos a implementação do sistema. Em uma visita a uma grande seguradora norte-americana perguntamos após a visita qual o ganho de pro-dutividade que haviam obtido com a implemen-tação do sistema de workfl ow. “Perdemos 6%” foi a resposta. Após questionar que vantagem havia obtido então, veio a justifi cativa: “fi nalmen-te temos controle do processo”. Belo exemplo de métrica! Normalmente apontamos uma relação direta entre o mapeamento do fl uxo documental existente e a facilidade para se justifi car um pro-jeto: quanto mais detalhado o levantamento, mais fácil a justifi cativa.

Resumindo: ROI é bom, desde que esteja ade-quado à realidade de sua organização; existam dados para fazer as simulações e exista também uma visão estratégica em relação à adoção das tecnologias de ECM.

ROI na gestão documental

* Walter W. Koch é diretor da ImageWare.

Consultor internacional em gestão documental

e TI. Professor dos cursos de pós-gradução

da FESP e UNIP. Implementou alguns dos

maiores projetos do País. Ministra cursos em

diversos países da Europa, África e Oriente

Médio. Autor do livro Electronic Document

Management - Concepts and Technologies

publicado em Dubai em 2001.

[email protected]

Walter W. Koch, CDIA+, MIT, LIT, MsC*

Joseti Capusso

PROJETOS

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A Philips tinha a necessidade de adotar um modelo de gestão de prontuários que permitisse acessar, a um baixo custo, as informações dos prontuários assim como as pendências de documentos em cada um deles.

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ROI EM PROJETOS DE ECM

O ROI vem ganhando espaço nas discussões sobre ECM. Vários especialistas identifi cam os principais desafi os de defi nir esta importante métrica.

Pergunte a um executivo de TI norte-ame-ricano em qual métrica ele mais se baseia atualmente para decidir sobre investimen-

tos tecnológicos. A resposta seguramente será ROI, o acrônimo em inglês para retorno do investi-mento. Competindo com – e ultimamente desban-cando – outros cálculos importantes para justifi car projetos, como o TCO (total cost of ownership, ou custo total de propriedade), o ROI vem ganhando destaque nas pautas de TI quando o assunto é gestão de conteúdo corporativo (ou ECM, de En-terprise Content Management), um mercado que cresce a taxas anuais superiores a 12% ao ano, segundo o Gartner. Somente na área de software de ECM, o instituto de pesquisas prevê salto nas receitas mundiais de cerca de US$ 2,9 bilhões em 2007 para mais de US$ 4,2 bilhões em 2010, pro-jeções já consideradas conservadoras por alguns analistas. O Brasil acompanha o ritmo de adoção, com a proliferação de projetos em empresas de portes e segmentos os mais diversos.

Diante dessa tendência, Document Manage-ment ouviu executivos e consultores, no Brasil e no exterior, com o intuito de identifi car os principais desafi os das empresas na medição de ROI em pro-

jetos de ECM. A idéia era verifi car, entre outros as-pectos, se a complexidade dos investimentos dessa natureza torna igualmente intrincada a tarefa de determinar o retorno de investimento, difi cultando a adoção dessa medida.

A preocupação não é por acaso. Projetos de ECM envolvem, ao menos conceitualmente, uma miríade de aplicações interligadas, que podem cruzar toda a empresa e abranger desde enterprise document management (EDM), Web content management (WCM), digital asset management (DAM), enterpri-se records management (ERM) e business process management (BPM), até enterprise integration (ECI), além de todo o amálgama tecnológico que fi ca sob o guarda-chuva de cada uma dessas siglas.

Quando efi cazmente integradas, essas tecno-logias permitem à empresa gerenciar toda a sua in-formação não-estruturada, seja em texto, imagem, vídeo ou qualquer outro formato. Para se ter idéia do que isso signifi ca, pesquisa da EMC Corpora-tion revela que, dependendo do setor, o volume de informações não-estruturadas dentro das empre-sas cresce até 200% ao ano, com cada indivíduo produzindo em torno de 800 megabytes de dados anualmente. Com o ECM, toda essa avalanche de

conteúdo, incluindo o que se origina em sistemas como o ERP e CRM, torna-se passível de gerencia-mento, fácil acesso e publicação em múltiplos ca-nais (web, celular, fax, impressora), para os públicos internos e externos da companhia.

Os benefícios descritos são atraentes, mas em tempos de rigor orçamentário prevalece nas empre-sas o axioma “não se gerencia o que não se mede”, e é essa visão que tem impulsionado o cálculo do ROI em investimentos de TI. No caso de ECM, há quem considere uma tarefa árdua capturar todas as variá-veis necessárias para desenvolver um efetivo modelo de ROI – que deve incluir o impacto da implemen-tação de uma solução tanto nos custos quanto nas receitas da empresa. “Às vezes, é difícil quantifi car o retorno, embora ele seja perceptível”, diz o consultor da Neoris, Ricardo Komaroff, para quem nem todo in-vestimento depende unicamente de uma justifi cativa fi nanceira. “A indústria farmacêutica, por exemplo, tem de desenvolver sistemas de rastreabilidade e gestão de documentos, por exigência legal. Isso pode justifi car o projeto”, diz.

Essa opinião não é totalmente compartilhada por Alan Pelz-Sharpe, consultor da norte-america-na CMS Watch. “Se não for possível expressar os

O DESAFIO DE MEDIR O VALOR

DA GESTÃO DE CONTEÚDO

Por Ana Lúcia Moura Fé

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benefícios em ROI, interrompa o projeto e pense novamente se vale a pena continuar. Sim, alguns benefícios são difíceis de medir, mas contar apenas com retorno ‘soft’, inquantificável, provavelmente não será suficiente para justificar um investimen-to importante”, diz o consultor, que acrescenta. “Mas se você realmente acredita nesses bene-fícios ‘soft’, então vá devagar, invista de forma incremental, e esteja certo de que tais benefícios realmente acontecerão.”

Pelz-Sharpe está entre os que não vêem nenhu-ma dificuldade na determinação de ROI em projetos de ECM. “No final do dia, haverá duas listas, uma com benefícios (redução de custos com pessoal e despesas gerais de escritório, mais rapidez no pro-cessamento de informações críticas, redução dos erros no processamento de documentos, redução de

custos de TI devido à menor necessidade de arma-zenamento e servidores etc), e outra com custos de capital (hardware, software, testes, serviços, licenças etc) e custos operacionais (manutenção de hardware e software, configuração e manutenção de reposi-tórios/bibliotecas de programas etc). O ROI são os benefícios menos os custos. Não há necessidade de complicar as coisas”, diz o executivo, lembrando que o VPL (valor presente líquido) deve ser usado no cálculo. “A depreciação precisa ser levada em conta, porque a moeda não terá o mesmo valor dentro de 2 a 5 anos”, orienta.

A importância do ROI em projetos de ECM se dá, entre outros fatos, porque investir em gestão de conteúdo é uma decisão estratégica que, geral-mente, demanda investimentos significativos em software, hardware, infra-estrutura de redes e ser-

viços profissionais. “Atualmente, cerca de 75% das empresas fazem algum tipo de análise de ROI como parte integrante de um business case, quando se trata de investimentos expressivos em ferramentas como EMC Documentum, IBM Filenet e Open Text, entre outras”, diz Pelz-Sharpe. Para o consultor, os cálculos TCO e CDB (cost of doing business) também são aceitáveis nesses tipos de sistema. “Mas para aplicações que mudam a forma como se faz negócio, o ROI é o mais apropriado”, diz.

O analista reconhece, entretanto, que a sim-plicidade de cálculo do retorno do investimento não muda o fato de que a maioria das empresas determina ROI de forma errônea, com efeitos ne-gativos para o negócio. “Essa métrica, quando incorreta, é ilusória, porque estabelece falsas expectativas para o projeto”, alerta Pelz-Sharpe, que destaca ainda, como falha, a ausência de ve-rificações de ROI após a implementação do siste-ma. “Um business case não deve ser usado sim-plesmente para tentar justificar um investimento. Deve ser ferramenta para medir a evolução e a eficácia ao longo do tempo. Volte ao seu plano a cada mês de projeto”, aconselha.

Na TCI, empresa que oferece terceirização de processos de negócios, incluindo ECM, a orientação é aplicar a metodologia de BPM (business process modeling) antes de avançar para qualquer análise de ROI. “Com isso, analisam-se o fluxo informacional atual da empresa, a infra-estrutura usada para pro-cessar esse fluxo e as formas como as informações estão sendo armazenadas e resgatadas, além do ordenamento estratégico, jurídico e empresarial que permeia todas as atividades do cliente”, diz Fábio Fischer, principal executivo da TCI.

Fischer explica que é esse trabalho de BPM que irá indicar o investimento de ECM mais apropria-do para cada negócio. “Por meio do BPM, sabe-se como está o processo hoje, quais insumos incidem sobre ele e como cada processo influencia os depar-tamentos da empresa. Com base nisso, é possível identificar qual é a solução que mais se alinha com o planejamento estratégico da companhia. É nesse trabalho de BPM que se começa a quantificar o ROI da operação”, diz o CEO.

Conhecer os processos de negócio, conforme assinala Fisher, tem como conseqüência um conhe-cimento aprofundado do TCO, o que é extrema-mente relevante, segundo o executivo. A propósito, no modelo de terceirização de processos da TCI, o foco está centrado mais nesse cálculo financeiro do

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que no ROI. “Isso porque, para identifi car o que é caro e o que é barato, o cliente precisa saber com precisão os custos atuais, daí a importância do TCO. Considero que uma análise simples de ROI é apenas parte da realidade e, portanto, uma visão míope”, diz o executivo. No seu dia-a-dia, Fischer se depara freqüentemente com clientes que não têm noção do verdadeiro custo de um processo. “É comum a em-presa acreditar que conhece o custo, mas, no decor-rer de um trabalho de BPM, descobre-se que o valor é bem maior”, afi rma.

Como dica para quem quer apostar em ECM, Fischer diz que a análise de retorno depende do nível de maturidade de cada negócio. Segundo ele, as em-presas hoje em dia querem mais do que ROI e redu-ção de custos. Muitas se mostram dispostas a aceitar custos maiores, em troca de ganhos de performance e itens intangíveis que não integram necessariamen-te o conceito de ROI.

O BENEFÍCIO INTANGÍVELNO FOCO DAS EMPRESASDe acordo com a Association for Information and Image Management (AIIM), há tempos as grandes empresas estão mudando os principais componen-tes usados na medição do ROI de projetos de ECM. Segundo a entidade, nos seus estágios iniciais, as soluções nessa área eram pontuais, restritas a cada departamento. Devido a isso, a economia de pessoal e a redução de custos de capital eram fatores típi-cos usados para justifi car a implementação de tais soluções. Hoje, entretanto, o ECM é percebido nas

corporações como parte integrante da infra-estrutura de TI. A conseqüência é que benefícios como produti-vidade e redução de risco cresceram em importância e assumiram posição central no ROI de projetos de ECM, no lugar de economia de mão-de-obra ou re-dução de custos de capital.

São esses benefícios intangíveis, cada vez mais relevantes na análise de retorno de investimentos, que levam especialistas da área a avaliarem com mais cuidado a efi cácia do uso de medidas fi nan-ceiras padrão como principal indicador para toma-da de decisão. O instituto Forrester, por exemplo, diz que cresce o número de empresas que se esforçam para medir os benefícios esperados de investimen-tos de TI, e que a maioria delas usa métricas como ROI, VPL e TIR (taxa interna de retorno). Ocorre que, embora enxerguem essa tendência como um fato positivo – melhor usar métricas-padrão do que não usar nenhuma –, os analistas do instituto alertam que fi car restrito a tais avaliações pode resultar em sérias falhas devido, entre outras coisas, a risco de múltiplas interpretações, idéia de falsa precisão e falha na previsão de oportunidades futuras e na incorporação de riscos, além de falhas na medição dos benefícios intangíveis.

Os analistas do Forrester defendem a adoção de metodologias consistentes, com destaque para Business Value Index (BVI), Total Economic Impact (TEI), Val IT e Applied Information Economics (AIE), como forma de medir o valor do negócio atual e projetado, ajudando a melhorar o retorno do inves-

timento e superando eventuais falhas das métricas-padrão fi nanceiras. O argumento dos consultores da empresa de pesquisa é que quando uma corpo-ração usa uma metodologia desse tipo para medir o valor dos investimentos, ela não leva em conta conjecturas nem políticas, e sim fatos que incluem alinhamento estratégico, benefícios tangíveis e in-tangíveis e nível de risco. E esse é o caminho mais seguro, que deve integrar a estrutura de governan-ça da corporação, asseguram.

A propósito, Rosália Paraíso, diretora da Docu-mentar, destaca que a gestão do risco, que tem como ponto forte o monitoramento e histórico das perdas, está no centro de toda essa questão. Quanto mais avançada nessa área, mas facilmente a empresa de-fi nirá um modelo de ROI efi caz.

Em sua experiência no mercado empresarial, so-bretudo segmento de grandes empresas, a executiva observa que os benefícios que justifi cam investimen-tos em ECM se tornam cada vez mais evidentes, sob vários pontos de vista, facilitando o trabalho de justi-fi cativa dos projetos. “As empresas sentem os bene-fícios. Vêem os indicadores fortíssimos de retorno, as

Rosália Paraíso, da Documentar

Divulgação

Fábio Fischer, da TCI

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lgaç

ão

• Uma análise efi caz de ROI implica entendimento do impacto de uma solução nos custos e na geração de receitas. Portanto, entendimento do seu impacto no lucro da companhia.

• Facilita a priorização dos investimentos, uma vez que os tomadores de decisão podem comparar projetos.

• Traz uma abordagem mais “quantifi cável” para o ato de justifi car um projeto, atendendo ao postulado de que “não se gerencia o que não se mede”.

• Impõe responsabilização pelos resultados, o que pode ser um estímulo à equipe

Fonte: Especialistas ouvidos

Algumas razõespara usar o ROI

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riquezas proporcionadas pelo ECM”, diz. Entre essas riquezas, ela destaca a geração de capital intelectual reutilizável, conformidade (compliance) por meio da criação de registros informacionais interligados ao processo de negócio e mais agilidade e produtivida-de empresarial, entre outras.

O capital intelectual gerenciado e reutilizável, gerado com a implementação de um ECM com metodologia de gestão integrada de recursos in-formacionais, potencializa o chamado capital de relacionamento, conforme explica Rosália. “Isso signifi ca que a empresa pode ser vista pelo cliente e parceiros como melhor, porque tem informações mais precisas, reage com mais rapidez e é mais produtiva”, diz, acrescentando que esse conhe-

cimento reutilizável funciona como mitigador de risco porque, entre outros benefícios, evita que erros sejam repetidos na empresa.

Sob o ponto de vista de agilidade e produti-vidade empresarial, Rosália dá uma idéia do im-pacto do ECM no dia-a-dia de uma empresa. “As pessoas gastam entre 60% a 70% do seu tempo produtivo em busca de alguma informação. Isso ocorre porque a maioria dessas informações não está estruturada, impedindo que um fato seja analisado sob seus vários aspectos, seja técnico, comercial, administrativo etc. O ECM elimina a ne-cessidade de buscar informações sobre o mesmo fato em áreas diferentes da empresa”, diz.

Por sua vez, o presidente da P3 Image, Paulo

Sérgio Carneiro, destaca o que considera duas vi-sões errôneas que prevalecem no mercado, sobre-tudo no segmento de pequenas e médias empre-sas: a idéia de que projetos de ECM custam muito caro e têm retorno difícil de ser medido; e a crença de que o investimento precisa necessariamente ser corporativo. “Os preços de ECM eram elevados há cerca de 12 anos, não são mais. Hoje, é possível pagar em média 2 mil reais por scanners que di-gitalizam 30 páginas por minuto, só para citar um exemplo”, diz o executivo.

Carneiro defende que as companhias não precisam gastar anos a fi o realizando estudos que envolvem investimentos pesados, grandes tecnolo-gias e expressiva mudança cultural. O projeto pode iniciar de forma departamental e avançar gradati-vamente por toda a empresa. “Já testemunhei em-presas patinando em grandes empreitadas, por 4 a 5 anos e, no fi nal, a tecnologia escolhida estava desatualizada. E já vi soluções departamentais que geraram retorno de investimento imediato, já no primeiro mês”, diz.

Com base em sua experiência na área de digi-talização de documentos, o executivo da P3 Image destaca entre os benefícios tangíveis mais visíveis e imediatos: a redução de custos com correios e

malotes, a redução do número de cópias (o que alinha a empresa com questões de ecologia) e a redução do custo por espaço de armazenamento de documentos. “Uma empresa com sede na Av. Paulista, onde o metro quadrado é um dos mais caros do país, pode enviar toda a sua papelada para outra região e acessá-la digitalmente. De imediato, economiza no espaço físico e ganha na redução de pessoal, uma vez que não precisará de arquivistas”, exemplifi ca.

De acordo com os depoimentos ouvidos nesta reportagem, são incontáveis os benefícios intangíveis do ECM mas com repercussões positivas imediatas, como a redução de riscos de perda de dados no caso de sinistros, uma vez que as informações digitalizadas podem ter backup, e a localização imediata de docu-mentos, que produz efeitos positivos em cascata, a começar por mais rapidez na tomada de decisões. A forma de capturar todas essas variáveis de forma a, juntamente com os custos, resultar em um modelo efi caz de ROI, pode variar de empresa para empresa e de caso para caso. Mas em um ponto as opiniões dos entrevistados convergem: aplicar metodologias consistentes melhora o retorno dos investimentos, além de estar de acordo com os preceitos de uma boa governança de TI.

Cinco meses após iniciar a implementação, sob o modelo de BPO (Business Process Outsourcing), de um sistema de rastreamento sobre o trânsito de 300 mil documentos por mês, o Banco BGN tem motivos para comemorar a decisão de investimento. Funcionando em 20 das 110 agências da instituição, a solução que abrange guarda e gestão dos documentos e contratos do banco já trouxe benefícios visíveis, como melhorias nas comunicações internas, redução do número de digitadores e do tempo de atendimento. De acordo com o superintendente executivo do BGN, Alexandre de Araújo Nogueira, o business plan previu benefícios tangíveis e intangíveis, e não foi difícil quantifi cá-los em termos de ROI. “Todo retorno pode ser medido

quantitativamente, mesmo quando se trata de benefícios qualitativos”, diz o executivo. “Uma redução do tempo gasto com comunicação ou localização, por exemplo, pode ser quantifi cada por meio de estimativas e traduzida em economia de reais, por ano”, explica.

O sistema de rastreamento de contratos do BGN foi implementado pela TCI com o objetivo de reduzir custos de TI, back offi ce e pessoal, melhorar atendimento e qualidade dos serviços, prover agilidade e fl exibilidade na disposição de contratos e garantir a correção das informações, entre outros. A empresa espera a cobertura das 110 agências para avaliar o retorno total, mas, de acordo com Nogueira, os resultados obtidos até aqui mostram que fi zeram as contas certas.

Banco BGN Todo benefício pode ser medido

Paulo Sérgio Carneiro da P3Image

Joseti Capusso

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Em 2004, em sua palestra como keynote spe-aker na AIIM Show, Anne Mulcahy, CEO da Xerox, mencionou o uso da tecnologia da in-

formação da seguinte forma:“...free people to spend more time on content

and less time dealing with technology issues.”“The ‘I’ in I.T. is getting bigger, and the ‘T’ is get-

ting smaller. Today the focus is on what really matters: information,”

Seguindo nesta linha, na Infoimagem2008, apresentei um tutorial dando mais ênfase na infor-mação, ou mais precisamente, na forma como hoje as informações contidas em documentos e banco de dados estão organizadas. Findability ou “encontrabi-lidade”, metadados, Dublin Core, taxonomia, folkso-nomia, ontologia, vocabulário, semântica, auditoria e inventário, entre outros, são termos a que devemos prestar mais atenção. A padronização na classifi cação ou categorização com certeza contribuirá para a inte-roperabilidade entre os vários sistemas gerenciadores de conteúdos e documentos, além de ser base para qualquer projeto de ECM. Na área governamental já existem iniciativas como e-PING Padrões de Interope-rabilidade de Governo Eletrônico.

No dia 10 de setembro, a Microsoft, IBM e EMC, anunciaram o desenvolvimento de um conjunto de es-pecifi cações que visam a interoperabilidade entre as soluções de ECM - Content Management Interopera-bility Services (CMIS). A idéia é defi nir uma plataforma e linguagem independente, para acesso a repositórios de ECM e que será submetido ao OASIS - Organiza-tion for the Advancement of Structured Information Standards, uma organização internacional.

Com isso, se concretiza a idéia de foco mais na informação e menos na tecnologia, onde os usuários não terão a preocupação da Interoperabilidade entre os diversos fornecedores de ECM.

Desde 2003, o evento AIIM Show - congresso e feira como foco em ECM, acontece em conjunto com a Print On Demand, congresso e feira essencialmente voltada a impressão digital. Isso de alguma forma, nos leva a concluir que estes dois mundos aparentemente

sem conexão direta, tem muitos pontos em comum e de forma simplifi cada, podemos afi rmar que estão envolvidos diretamente, de um lado na impressão de documentos e de outro no gerenciamento destes do-cumentos impressos.

Nas palavras do CEO da Doculabs, James Watson:

“By co-locating AIIM with ON DEMAND, itá has completed the puzzle for complete content-on-demand management. Suppliers and IT executives can now have deeper conversations around complete solutions--from creating and capturing information to customization, delivery, printing and publishing. This has the opportunity to be THE content-on-demand event.”

Aqui no Brasil, há alguns anos atrás, dei pales-tras na Xplor e em várias consultorias com o tema “GED no mundo da Impressão” chamando a atenção para a convergência destes dois segmentos. No GED Nordeste e na Infoimagem2008 - eventos promovi-dos pelo Cenadem - constatamos pela primeira vez, a participação como expositor de uma empresa com foco em outsourcing de impressão.

Não é novidade que algumas empresas deste segmento têm participado de projetos importantes de digitalização, principalmente no modelo distribu-ído, fazendo uso de multifuncionais em conjunto com scanners de documentos. Porém este é um modelo que ainda esta por ser defi nido.

Outsourcing de impressão é um modelo de sucesso e que tem crescido ano a ano. Aplicado a digitalização de documentos, cria novos modelos de prestação de serviços e, com isso, disponibiliza uma opção que pode contribuir, com certeza, na gestão de documentos. Á idéia seria proporcio-nar aos clientes usuários a utilização de scanners nos mesmos moldes de impressão e cópia. As empresas fornecedoras se responsabilizam pelo dimensionamento das necessidades de digitali-zação, através da elaboração de projeto visando uma solução completa, incluindo não só scanners, como também softwares e infra-estrutura neces-

sária para a aplicação de soluções de imagem de documentos.

Porém, para que isto se transforme em melho-ria de processos, custos menores, com segurança e controle, é preciso aplicar a solução mais adequada, caso a caso.

Cito estes dois exemplos, para ilustrar um ponto que procuro chamar a atenção em minhas palestras e cursos voltados aos birôs de digitalização, da impor-tante e essencial questão de estar sempre em sinto-nia com o mercado onde atuam, e principalmente, na evolução e nas tendências das tecnologias correlatas.

Isto porque, na minha visão, cabe a estes presta-dores de serviços, absorver tecnologias e viabilizar sua utilização e operação aos seus clientes. Alem disso, aplicar uma tecnologia no tempo certo e de forma adequada são fatores determinantes de sucesso.

Se analisarmos as datas mencionadas acima, e quando de fato houve alguma iniciativa concreta, temos uma lacuna de alguns anos. Quem melhor traduzir as tendências e novas tecnologias e imple-menta-las no tempo e momento correto, com certeza estará sempre a frente em relação aos concorrentes. E fi nalizo mencionando dois termos que os americanos usam muito: “big picture” e “same page”.

Big picture. Same page.

Wilton Tamane*

Wilton Tamane* é Administrador de Empresas

especializado em sistemas e técnico em

Eletrônica Industrial. Consultor na área de

Scanners e gerenciamento de documentos

[email protected]

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CASE

produção mensal de documentos na Com-panhia Siderúrgica Nacional (CSN) é da ordem de 100 mil a 110 mil unidades, entre notas fiscais de saída e entra-

da, papéis relativos à produção, registros da controladoria, papéis de recursos humanos e todos os documentos das demais áreas. A empresa vinha sofrendo para armazenar es-ses instrumentos, pois não havia mais muito espaço disponível – problema que deveria se agravar com o crescimento constante.

A solução encontrada para o problema foi a digitalização dos documentos e a autentica-ção em cartório, possibilitando a destruição do papel com a garantia de que a versão digital teria validade legal.

O processo de digitalização de documentos na CSN começou em 1996. Hoje, já são mais de quatro milhões de documentos digitaliza-dos, tratados e armazenados. Carlos Franco, gerente de operações de informática da CSN,

diz que os principais documentos já estão em formato digital, contabilizando 60% a 70% do volume total. “Os documentos que não estão digitalizados são os menos importantes para a integridade do negócio”, diz ele.

A CSN contratou a Xerox para fornecer os sistemas e serviços que viabilizassem a digita-lização desse acervo. São oito pessoas dentro da empresa de siderurgia para tratar todos os registros.

A Xerox também forneceu o Documentum, sistema que facilita o acesso dos usuários aos documentos via web e permite a integração com o sistema de gestão integrada (ERP) da CSN. Franco aponta que, dessa maneira, além de resolver a questão do espaço, a digitaliza-ção também trouxe facilidade de chegar aos documentos, a integridade física dos mesmos e a garantia de que o usuário tenha uma visão rápida de onde quer que ele esteja.

O projeto caminhava bem, mas algumas áreas da CSN necessitavam que alguns docu-mentos digitalizados tivessem autenticação in-dividual. “É uma garantia de que você pode jo-gar fora o registro em papel”, comenta Franco.

Com essa demanda, a CSN assinou, em

Preparação paraa vida sem papel

CSN adota processo para digitalização eautenticação legal de documentos

APor Jordana Viotto

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2006, um novo contrato com a Xerox, esten-dendo o anterior e incluindo o registro dos documentos digitais no cartório de títulos. As duas empresas criaram o processo que funcio-na hoje. Ele começa com a digitalização do documento em papel e a conseqüente trans-formação desse documento em arquivo. Esse arquivo é gravado dentro do Documentum, software da Xerox, e enviado para a rede. O usuário, por meio de um token de segurança, confere a nota e aprova por meio de assina-tura digital.

Depois disso, a Xerox também autentica o documento por meio de outro token. Um CD é gerado e vai para o cartório especializado, que verifica todas as assinaturas feitas pelos usuários e pela Xerox. As duas autenticações são descartadas e passa a valer uma tercei-ra, a do cartório. O CD com os documentos retornam para a CSN, que inclui os registros autenticados no Documentum e nos sistemas internos da empresa.

Pablo Gazitua, gerente de projeto de tec-nologia da Xerox, explica que todo o processo foi homologado pelo cartório Sarlo, de Vitória (ES), especializado nesse ramo e autorizado

a fazer esse tipo de serviço. Franco avisa que existem muitos cartórios que dizem realizar essa atividade, mas que não são reconhecidos. “A empresa contratante deve tomar cuidado, pois acha que está coberta quando não está”, complementa.

Hoje, dos 110 mil documentos mensais pro-duzidos pela CSN, cerca de 30 mil são autenti-cados. Paralelamente, a empresa está realizan-do a autenticação digital dos anteriores. “Como existe um tempo de carência dos documentos, estamos fazendo esse processo para registros do ano 2000 em diante”, diz. Colocar os ante-riores nessa lista seria perder tempo à toa, pois caducaram ou estão para vencer.

Gazitua destaca ainda que esse processo prepara a empresa para a destruição do papel, pois os documentos autenticados e registra-dos individualmente podem ser apresentados, se solicitados judicialmente, como comprovan-tes oficiais de operações. Ele destaca que di-versas empresas têm adotado processos seme-lhantes, mas que registram a mídia (CD) e não o documento. “É a mesma coisa que registrar uma pasta no cartório, não se faz isso. O regis-tro é individual”, alerta.

Document Management 33

Divulgação

Carlos Franco, gerente de operações de informática da CSN.

Preparación para la vida sin papel

La producción mensual de documentos en la Compañía Siderúrgica Nacional (CSN) es del orden de 100 mil a 110 mil unidades, entre cupones fiscales de salida y entrada, papeles relativos a producción, registros de controles, papeles de recursos humanos y todos los do-cumentos de las otras áreas. La empresa venia sufriendo para almacenar esos instrumentos, ya que no había mucho más lugar disponible – problema que se debería agravar con el cre-cimiento constante de la empresa.

La solución que se encontró para el pro-blema fue la digitalización de los documentos y la autenticación de ellos en escribanías, lo que posibilitó destruir los documentos de pa-pel con la garantía de que su versión digital tendría validad legal.

El proceso de digitalización de documen-tos en CSN comenzó en 1996. Hoy, ya son más de cuatro millones de documentos digitaliza-dos, tratados y almacenados. Carlos Franco, gerente de operaciones de informática de CSN, dice que los documentos principales ya están en formato digital, contabilizando 60% a 70% del volumen total.

CSN contrató a la empresa Xerox para pro-veer los sistemas y los servicios necesarios a la digitalización de ese acervo. Son ocho perso-nas adentro de la empresa de siderurgia para tratar de todos los registros.

El archivo grabado con la digitalización es enviado para la red. El usuario, por medio de un token de seguridad, confiere el cupón y lo aprueba por medio de firma digital.

Después de eso, Xerox también autentica el documento por medio de otro token. Un CD es generado y va para la escribanía especia-lizada, que verifica todas las firmas digitales hechas por los usuarios y por la Xerox. Las dos autenticaciones son descartadas y pasa a valer una tercera, la de la escribanía. El CD con los documentos retornan para la CSN, que incluye los registros autenticados en el Documentum y en los sistemas internos de la empresa.

Actualmente, de los 110 mil documentos mensuales producidos por CSN, cerca de 30 mil son autenticados. Paralelamente, la empresa esta realizando la autenticación digital de los anteriores.

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Email é o tipo de dado do qual ninguém quer saber e é um grande problema.

As equipes de armazenamento não querem saber, os “mail teams” não dão conta, e os problemas de compliance crescem tão rápido quanto o volume de emails. Email corporativo é uma bomba relógio para as áreas de Direito e TI.

Recentemente, eu estava lendo sobre o gran-de escândalo do Bear Sterns (1) que, supostamen-te, veio à tona através da descoberta de um email de um diretor do fundo que aparentemente dizia que o banco estava prestes a quebrar.

A primeira coisa que eu pensei sobre isso foi que, se for verdade, foi uma “tremenda besteira” ter colocado isso num email. Além disso, por que será que demorou tanto para alguém achar este email - certamente um executivo de alto escalão deveria ter sua conta de email protegida automa-ticamente e, um email como este teria disparado o alarme em segundos. É claro, que eles poderiam estar usando um sistema externo de rastreamen-to, mas a essa altura não temos como saber. Este caso mostra novamente a limitação do monitora-mento de email e “e-discovery”, e inversamente, o valor do arquivamento dos mesmos.

E-discovery é um sistema de busca empresa-rial, com a habilidade de aplicar sansões legais aos dados. Assim como um sistema de busca em-presarial comum é limitado pela qualidade e lo-calização dos conteúdos indexados, o e-discovery também o é. Embora no caso do e-discovery, as limitações são mais severas: evidências podem ou não ser localizadas convenientemente num email, assim como pareceu no caso do Bear Stearns. As evidências mais comuns devem ser selecionadas dos emails, programas de mensagem instantâ-nea, dos sistemas ERP, aplicativos fi nanceiros e corporativos, drives externos e etc. A idéia de que o e-discovery limita-se apenas ao email - como muitos vendedores (e, preocupantemente, muitos

compradores também) acreditam - é extremamen-te ingênua. Esta crença errônea é baseada no fato de que o maior volume de dados certamente é o do email. O correio eletrônico representa o maior volume de dados na organização, normalmente na ordem de 10 vezes ou mais.

Mas aí está o problema. A maior parte dos emails contém informações redundantes ou como se diz tecnicamente “rubbish”. Enquanto debatemos sobre o tamanho, geralmente 80% das informações contidas no email consistem em duplicação. Qualquer ferramenta de busca ainda tem que tratar cada parte dos dados igualmente, retardando o processo e aumentando considera-velmente os custos. Quanto mais será preciso de-senvolver a sensibilidade da ferramenta de busca, método de arquivamento, captura, fi ltro e redução do volume para que seja diminuído o ônus desta “descoberta”?

Nós estimamos que o custo de armazena-mento de 1GB seja de 10 libras, porém, o custo de “legal discovery” em 1GB custaria pelo me-nos 1000 libras. Portanto, por um lado, armaze-nar tudo pode parecer mais barato, mas se algo der errado, pode se tornar espantosamente caro. Novamente, muitas ferramentas EAM reduzem o volume dos arquivos em cerca de 80%. En-tão parece um grande negócio usar esse tipo de ferramenta para diminuir o volume de emails ar-mazenados, livrando espaço nas caixas de entra-da e servidores, sem maiores problemas. Porém, algumas empresas sentem receio em adotar esta prática. Nossa pesquisa detectou que a razão para o receio ao uso deste tipo de ferramenta se dá por porque o pessoal que controla o sistema de email e tem responsabilidade sobre as informações e o pessoal que opera os data-centers estão separa-dos, com diferentes prioridades e disponibilidades fi nanceiras - como o jeito antigo de fazer negó-cios versus a TI estão desconectados de novo. É

uma vergonha, pois existem tantos produtos no mercado que podem trazer um retorno rápido ao investimento e, o mais importante, resolver a ba-gunça no sistema de email. Se o compliance é o ponto-de-partida para considerar a compra de um sistema EAM, o fato é que a efi ciência e a redução do volume armazenado já foram vastamente com-provados e tomam parte das considerações fi nais.

Então, o que aprendemos com o escândalo do Bear Stearns? Na verdade, não muito além de que os emails e mensagens são peças-chave do montante de informações e que precisamos moni-torá-las e gerenciá-las melhor. As ferramentas de monitoramento ainda estão longe de amadurecer, porém as ferramentas de EAM são, de fato, efi -cientes para a fi ltragem e arquivamento das in-formações. A necessidade de encarar os emails e seu conteúdo mais seriamente agora é imperativa, e a construção de uma estratégia, metodologia e políticas para seleção das ferramentas corretas, apesar de ser tarefa complexa, é um dever.

Arquivamento de emailsProteção legal e resultados rápidos?

* Alan Pelz-Sharpe é Analista-chefe do CMS

Watch, autor e avaliador de produtos para o

CMS Watch E-mail Archiving Report e para o

CMS Watch ECM Suites Report.

[email protected]

Alan Pelz-Sharpe*

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EMAIL

Nota: O caso Bear Stearns é de 19/06/2008 e está relacionado à prisão dos gestores do fundo, Ralph Cioffi e Matthew Tannin.

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Administrar documentos críticos de uma empresa é o grande objetivo da gestão documental. Trabalhar com base em do-

cumentos distribuídos, compartilhados e asse-gurar o fl uxo das informações, representa outra das grandes qualidades destas novas tecnologias, cada vez mais populares dentro das empresas.

Planilhas de cálculo, apresentações, docu-mentos de texto e e-mails vem representando uma verdadeira “dor de cabeça” para a área TI das em-presas, tornaram-se um produto de crescimento exponencial, portanto viram-se obrigados a cuidar dos meios de informação de sua empresa, utili-zando com efi ciencia os recursos disponibilizados pelas novas tecnologias de gestão documental.Gestão documental é um conceito muito amplo, que cobre todo o ciclo de vida dos documentos dentro de uma empresa. “Implica no tratamento seqüencial e coerente que se dá aos documentos desde sua produção ou recebimento, até a sua extinção ou armazenamento. Em resumo, gestão documental é a captura de dados, indexação de documentos, recuperação da informação, gestão de conteúdos e a automatização dos fl uxos de trabalho”. Facilitar a recuperação, revisão, anota-ções, distribuir ou publicar em um site web. “Além

do mais, se integram perfeitamente aos sistemas ERP, CRM e aplicações e-business, para criar um único ponto de acesso alinhado á informação fun-damental a Getão de Negócios da empresa.”

UMA NECESSIDADE CRESCENTENos Estados Unidos, só 25% das empresas con-tam com uma estratégia de gestão de conteúdos, enquanto os outros 25% estão pensando em im-plementar uma. Esta informação de InfoTrends, mostra que a historia da gestão documental é recente mas seu potencial é imenso.

A Gartner Group, consultora internacional anunciou que em 2006 o Enterprise Content Ma-nagement (ECM) foi de US$2.300 milhões, com uma projeção de crescimento mantido de 12% até 2010, indicando uma visão positiva e crescen-te deste seguimento.

Uma pesquisa realizada no ano de 2006 pela AIIM (Association for Information and Ima-ge Management), indica que “89% das empresas acreditam que o gerenciamento administrativo das informações não estruturadas é muito fundal-mental para alcançar seus objetivos estratégicos”, essa visão de administração tem crescido muito nos últimos anos.

Mas além dos dados brutos, a gestão do-cumental no Brasil, e no mundo, tornou-se uma necessidade urgente na administração, devido á quantidade crescente de documentos. “A grande maioria das empresas consultam de forma recor-rente a informação arquivada. Tem sido cada vez mais necessário contar com soluções tecnológicas inovadoras, que ofereçam vantagens e valor agre-gado sobre os sistemas manuais convencionais de administração de dados e armazenamento de documentos”.

O escritório sem papel

Thomas Ansieta - Presidente e CEO da

ReadSoft Brasil

[email protected]

Thomas Ansieta*

Divulgação

GESTÃO DOCUMENTAL

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nquanto cresce a popu-lação universitária, o fa-turamento das editoras dedicadas a esse nicho fica em torno de R$ 500 milhões ao ano. Em contrapartida, as cópias piratas de livros acadê-micos movimentam o triplo, conforme estima-tivas da Associação Bra-

sileira de Direito Reprográficos (ABDR). Para ata-car essa enorme evasão de receita, a ABDR criou a Pasta do Professor (www.pastadoprofessor.com.br), um portal que permite a impressão sob demanda de trechos de livros, disponibilizados pelas 8 maiores editoras do setor. “Vimos que a solução passava por usar a Internet como pla-taforma de distribuição. Procuramos referências internacionais, mas não havia nada pronto. Por meio da colaboração dos editores, construímos um modelo que agora é estudado pela indústria editorial dos EUA, Canadá e Espanha”, conta Bruno De Carli, articulador do projeto.

No portal, acessado no ponto de venda, a edi-tora coloca o diretório de títulos disponíveis. A partir da seleção do trecho a ser impresso, é baixado um arquivo que segue criptografado até a impressora. O arquivo é decodificado apenas pelo hardware da impressora e a cópia sai com uma marca d’água que identifica o revendedor e o aluno.

Evidentemente, o equipamento tem que ter suporte a aplicações embarcadas, assim

como ao sistema de criptografia implemen-tado em hardware. A Lexmark e a Xerox são os fabricantes até agora homologados para a aplicação da Pasta do Professor. “O projeto Pasta do Professor criou uma solução inédita para harmonizar os interesses de produtores e consumidores de conteúdo. Uma questão com-plicada, de distribuição via web com garantia de copyright, foi resolvida de forma simples e original com a exploração dos recursos de nos-sa tecnologia”, observa Carlos Bretos, diretor geral da Lexmark Brasil.

“As editoras exigiam muita segurança para disponibilizar seu conteúdo em meio digital” des-taca Ricardo Kyosho, diretor técnico da Batori, res-ponsável pela auditoria de segurança. Ele explica que o driver de impressão continua ativo para ou-tros usos do equipamento. Entretanto, a aplicação da Pasta do Professor só permite que o arquivo seja aberto na própria impressora.

AlinhAmento Ao mercAdoA possibilidade de venda fracionada de livros – com remuneração proporcional aos autores e editores – foi uma das premissas pragmáticas para atender ao público da Pasta do Profes-sor. Até pelo fato de muitos professores uni-versitários serem autores, diversas instituições simplesmente proibem a instalação de balcões de fotocópias em suas dependências. Com a Pasta do Professor, cria-se uma nova frente de vendas para os produtos editoriais. “Há muita gente honesta buscando alternativas para ga-

nhar dinheiro de forma legítima. Abrir oportu-nidade a quem quer trabalhar direito também ajuda a combater o mercado ilegal”, constata Bruno, da ABDR.

Ele esclarece que a forma de entrega do con-teúdo contempla tanto as exigências de proteção a propriedade intelectual quanto os hábitos dos leitores. “Decidimos entregar o conteúdo em pa-pel, porque as pessoas acabam imprimindo. Isso acontece mesmo quando o texto está aberto na web e é mais extenso. Grande parte dos alunos tem acesso a computador, mas raramente passam tempo o suficiente para ler um capítulo na tela”, enumera Bruno.

Cópias legais via Internet: todos saem ganhando

Aplicação inédita na Pasta do Professor permite a impressão sob demanda e fracionada de livros acadêmicos, com proteção de direitos autorais e justa

remuneração a todos os agentes legítimos da cadeia de valor.

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Jeff

Mat

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Bruno de carli, da ABdr

Por Vanderlei campos

cASe

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specializado em direito empresa-rial, com foco em direito bancário, a Lacerda e Franze Advogados mantém cerca de 8 mil processos simultâneos em andamento, cada um com uma média de 150 pá-ginas. Só o desgaste e custo de fazer e armazenar fotocópias já

fi zeram o advogado Sidney Graciano Franze buscar soluções de captura e guarda eletrônicas. “No vo-lume, os poucos centavos de cada cópia pesavam e demorávamos a receber o reembolso do cliente. E os advogados ainda perdiam tempo no balcão de fotocópias”, lembra.

Após testar um scanner portátil, com perfor-mance inaceitável, Franze ouviu em um evento na OAB que um advogado do interior usava câ-meras. “Usamos câmeras de 3 megapixeis. Gas-tava muito toner, mas resolvia o problema com capital de giro”, lembra. No entanto, o gasto de suprimentos não era o único problema com as imagens. A reticulação do fundo prejudicava a legibilidade e tornava o arquivo pesado. Isso complicava a comunicação com clientes por email. No caso da Justiça Eletrônica, há normas que limitam a 100 KB por folha digitalizada e 2 MB por arquivo anexo às petições.

A solução para a captura em campo veio com a adoção do Converge, a plataforma de gerencia-mento de conteúdo e GED da SML, que inclui re-cursos de automação do tratamento de imagens. “O grande desafi o no atendimento ao Lacerda e Franze Advogados Associados foi o de tratar as imagens capturadas pelas câmeras digitais nos

Fóruns, aumentando a qualidade das imagens, reduzindo seu tamanho e, principalmente, retiran-do o fundo cinza/sépia, que responde por grande gasto de toner na impressão”, explica Oerton Fer-nandes, gerente de Negócios e Parcerias da SML.

O servidor do Converge contém um legado de cerca de 1,5 milhão de páginas digitalizadas e diariamente são feitas cerca de 1,2 mil fotos de pá-ginas do processo. “Os cinco advogados externos chegam aqui, descarregam as imagens, relatam os eventos no sistema de gestão de processos e depois vão para o Fórum, com suas câmeras”, des-creve Franze.

O advogado avalia que as câmeras de celu-lares ainda estão longe de apresentar qualidade

adequada e hoje prefere trabalhar com modelos de 6 megapixeis. “Muitos já me disseram que a aplicação seria viável com menor resolução. Não entendo de tecnologia. Conheço é como chega o resultado fi nal”, resume.

Reação – Sidney Franze lembra, com bom humor, que um juiz já cogitou lhe proibir de fo-tografar os processos, embora não tenha sabido explicar a diferença de fazer uma fotocópia. E a desconfi ança em relação à inovação chega a to-dos os níveis. “Outro dia, não conseguia enqua-drar a página, porque o balcão era alto, e abri o processo em um banquinho ao lado. O servidor advertiu: ‘pode fotografar, mas tem que ser no balcão’”, conta.

Digitalização de bolso

Lacerda e Franze Advogados usa câmeras digitais para agilizar e baratear cópias de processos, que entram

diretamente no sistema de GED do escritório.

ESidney Franze da Lacerda e Franze Advogados Associados

Divu;gação

Por Vanderlei Campos

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á em 2006, a Nossa Caixa foi uma das pri-meiras instituições públicas a se benefi ciar de um modelo de serviços gerenciados de impressão. A reorganização do parque e, principalmente, nos procedimentos de trabalho resultaram em uma redução, logo

no início do projeto, de 40% nos custos. Com o aumento da preocupação com respon-

sabilidade ambiental, a área de TI propôs, no fi nal do ano passado, uma medida simples: usar as duas faces do papel. “Um recurso usado em apenas 5% das impressões passou, em seis meses, a ser adota-do em 27,5%”, conta Vilmar Knoth, diretor de TI da Nossa Caixa. Em um total de cerca de 15 milhões de páginas, signifi ca mais de 2 milhões de folhas econo-mizadas. “São 200 pinheiros por mês preservados”, dimensiona o executivo.

Knoth destaca que outro resultado do alinha-mento de TI com responsabilidade social e ambiental é o esquema de coleta de carcaças e cartuchos de suprimentos. “Temos certifi cação ISO 14001 (me-lhores práticas ambientais) e trabalhamos com pro-cessos certifi cados de destinação”, esclarece Rubem Melendez, diretor de gestão de infra-estrutura da CTIS, provedora dos serviços de impressão em todos os sites da Nossa Caixa. Conforme um acordo entre a instituição, o fabricante dos suprimentos e Apae-SP, a Lexmark paga pelas carcaças e repassa os re-cursos para a entidade.

Melendez lembra que, antes de começar o con-trato do outsourcing, as agências e escritórios do banco trabalhavam com 5 tecnologias diferentes de

impressoras, de 7 fabricantes e mais de 90% do par-que com mais de 5 anos, sem sequer conectividade em rede. Houve então uma consolidação, em 2,3 mil equipamentos, a maioria multifuncional laser mono-cromáticas. Junto à padronização e racionalização tecnológica, foram implementados sistemas de ge-renciamento corporativo e auto-gerenciamento (com extratos por usuário). “Hoje temos controle empresa-rial da impressão”, defi ne Knoth.

Ao mesmo tempo em que tinha metas de redu-ção de custos, a CTIS teve que entrar em conformi-dade com as políticas de continuidade de negócios da Nossa Caixa, primeira instituição brasileira a obter

a certifi cação BS 25999. Knoth avalia que os esque-mas de alta disponibilidade e contingência acaba-ram sendo valorizados pelos próprios usuários fi nais. “Quando centralizamos e implantamos um geren-ciamento mais rígido, esperávamos alguma reação negativa”, admite o diretor de TI. “Na prática, houve uma adesão muita boa. E a qualidade e a tranqüi-lidade em relação ao serviço foram fundamentais para a aceitação da mudança”, observa. “Estou aqui há um ano e nunca ouvi nenhuma reclamação em relação ao serviço, nem às políticas. Os diretores não têm impressoras pessoais; compartilham um equipa-mento mais efi ciente”, menciona.

Nossa Caixa reduz 13% consumo de papel

Uso pleno de recursos dos equipamentos e campanha interna resultaram na economia de mais de 2 milhões de folhas

JVilmar Knoth, da Nossa Caixa

Por Vanderlei Campos

Divulgação

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Quando o assunto é segurança de ima-gens de documentos, muitas perguntas surgem e a discussão pode ser bastante

complexa. Primeiro, vale ressaltar que são vários os motivos pelos quais necessita-se garantir a integridade e a veracidade de imagens de docu-mentos, imagens estas obtidas por processo de digitalização, podendo ser desde um documento em papel digitalizado até fotografi as digitais. A propósito, nestes casos, como o Código de Pro-cesso Civil ainda prevê, somente fotos analógi-cas e com a inclusão dos negativos, torna-se fundamental criar dispositivos para validar as fotos digitais como prova jurídica.

Documentos e imagens digitais contêm da-dos e informações importantes, e muitas vezes sigilosas precisando ser resguardadas de alte-rações (sejam estas acidentais ou intencionais), fraudes, cópias e uso não autorizado. Assim, técnicas de registro de propriedade da imagem vêm sendo estudadas e desenvolvidas e podem ocorrer de duas formas: visível ou invisível. O registro visível ocorre quando se deseja tornar evidentes, claros e visíveis os direitos de pro-priedade. O oposto cabe ao registro invisível. Caracterizam-se por registros visíveis as marcas d’água (watermarking) ou uma imagem translú-cida que é sobreposta à imagem original, mui-tas vezes sendo a logomarca da empresa que detém os direitos da imagem original. Este tipo de registro pode ser facilmente visualizado, tal qual um carimbo (ou de maneira análoga, uma marca d’água no papel). Além disto, possui um mecanismo de inserção da marca sobre a ima-gem original de modo a difi cultar a sua remoção. As marcas d’água digitais visíveis são usadas da mesma maneira que as marcas d’água para papel, nas quais a opacidade do papel é altera-da por um processo de impressão prévia de um plano de fundo.

Por outro lado, as marcas d’água invisíveis são uma sobreposição de imagens que não se pode ver, mas que pode ser determinada atra-vés de algoritmos de detecção. Existem dois ti-pos de marcas invisíveis: a marca frágil e a mar-ca robusta. Como o próprio nome diz, a marca frágil pode ser destruída quando a imagem original é manipulada digitalmente. Tais marcas são utilizadas para garantir a autenticidade de uma imagem, bem como, podem garantir a in-tegridade de evidências, baseadas em imagens, em processos judiciais. As marcas robustas são muito resistentes às mutilações provocadas por manipulações, por exemplo, edição, subtração ou adição de informações e alterações nas co-res. Podem ser utilizadas em caso de suspeita de desrespeito ao copyright.

Tudo isto está relacionado com a necessida-de do homem de escrever mensagens cifradas, ou esconder uma mensagem dentro de outra mensagem. Atualmente, o interesse é esconder uma imagem dentro de outra imagem. A este-ganografi a é a técnica que permite este tipo de operação, garantindo assim a autenticidade de textos, imagens e até mesmo músicas. Esta técni-ca não é nova, tendo sido utilizada por Heródoto, o pai da Historia. Outros relatos, mostram que os nazistas criaram o que se denomina de micro-ponto, ou seja, o ponto fi nal (.) de uma sentença continha uma imagem reduzida de algo secreto a ser transmitido dentro de uma mensagem apa-rentemente sem importância (cover message). Atualmente, as mensagem de cobertura podem ser: textos (cover text) , imagens (cover image) ou áudio (cover audio).

Esteganografi a não é criptografi a, é uma forma comunicação. A primeira técnica não torna a mensagem ilegível ou a imagem distorcida ou sem signifi cado, incompreensível. A criptografi a pode ser usada para isto. A esteganografi a é mais

efi ciente, uma vez que os usuários não percebem que a imagem contém este tipo de controle.

Quando se aplica a esteganografi a a uma imagem, gera-se o que é denominado de estego-imagem. São algoritmos que trabalham com a substituição de determinados elementos da ima-gem por outros elementos, ou seja, a imagem secreta. Normalmente, os bits de cobertura são considerados os menos signifi cativos (LSB — Le-ast Signifi cant Bits) do objeto de cobertura..

As técnicas de LSB são aplicadas a cada byte. Portanto, os algoritmos selecionam um bit (o me-nos signifi cativo) em cada byte do pixel para trocá-lo pelo bit a ser escondido, não gerando alterações visíveis na imagem e fi cando assim imperceptíveis ao olho humano. Ou seja, visualmente a imagem parece exatamente igual a original.

Dessa forma, recomenda-se cautela ao utili-zar imagens de outras pessoas, empresas, sites, etc, pois nunca se sabe se uma outra imagem está inserida com o objetivo de garantir a integridade, a veracidade e, principalmente, a segurança no correto uso da imagem de um documento.

Esteganografi a: Imagens de Documentos e Segurança

Ângelo Volpi e Cínthia Freitas*

Divulgação

*Angelo Volpi. Tabelião em Curitiba, escritor,

articulista e consultor.

[email protected]

PERÍCIA FORENSE

* Cinthia O. de A. Freitas. Doutora em Informática

com Ênfase em Análise e Reconhecimento de

Documentos Manuscritos

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Eventos de segurança são gerados por inú-meras fontes e dispositivos dentro de uma rede de computadores, incluindo servidores,

fi rewalls, switches, roteadores, intrusion defense systems, entre outros. Devido à grande quantida-de de informações existentes nestes ambientes, as equipes responsáveis pelo seu gerenciamento sempre enfrentam problemas na consolidação e, principalmente, na análise dos acontecimentos, o que na verdade é de suma importância na respos-ta para incidentes de segurança.

Outro desafi o é o formato em que esses eventos ocorrem. Com conteúdos e cabeçalhos completamente diferentes, cada dispositivo re-produz o comportamento da rede com os dados pertinentes às suas respectivas características de funcionamento, cabendo à equipe de segurança interpretar e tomar decisões a partir dessas infor-mações. Além disso, administrar logs de um de-terminado dispositivo não é uma tarefa simples, principalmente quando existe um número elevado de equipamentos. Nas redes corporativas de mé-dio porte com aproximadamente dois mil pontos de rede, por exemplo, é usual a identifi cação de mais de 50 mil logs gerados por minuto.

Embora existam alguns institutos que traba-lhem para a criação de uma base de conhecimen-to de segurança uniforme e seguindo o mesmo padrão, ainda assim é muito difícil encontrar uma base de correlação pronta para os vários elemen-tos de uma rede e que resulte em uma análise customizada de mais de 80% dos eventos que acontecem no ambiente.

Desta forma, para realizar uma correlação

automática e acurada dos eventos que resultam em incidentes de segurança nas redes de compu-tadores, é necessário o uso de ferramentas do tipo security information and event manager – SIEM. Esse tipo de arquitetura aumenta a efi ciência e habilidade na identifi cação e gestão dos milhares de acontecimentos de segurança gerados em um ambiente de TI, tanto em médias, como em gran-des organizações, pois possuem a capacidade de normalizar, organizar e correlacionar eventos de praticamente qualquer elemento ou dispositivo da rede que possua um IP; o que permite a geração automática de notifi cações que auxiliam a equipe de resposta a incidentes (CSIRT – Computer Se-curity Incident Response Team) a tomar decisões corretas sobre os vários tipos de incidentes de se-gurança que podem acontecer em uma rede.

O SIEM ainda permite uma gestão do risco simplifi cada, reduzindo o tempo de elaboração de outros relatórios não menos importantes para as organizações, tais como, os planos de continuida-de, plano de impacto dos negócios e o plano de recuperação de desastres. Com recursos limitados e com o crescimento das explorações de vulnera-bilidades nas redes corporativas, tal ferramenta é cada vez mais importante para a gestão da se-gurança da informação, mesmo em organizações que não possuem um SGSI implementado, mas que enfrentam perdas grandes com incidentes de segurança em seus ambientes corporativos.

No entanto, embora o SIEM seja um instru-mento importante no processo de automação de algumas tarefas da equipe de respostas a inciden-tes de segurança, não podemos afi rmar que com

a sua utilização todos os problemas relacionados à falta de recursos serão extintos. O trabalho do CSIRT continua sendo muito crítico, difícil e minu-cioso, pois lida com a antecipação de algo novo e muitas vezes imprevisível.

Contudo, a implementação dessas ferra-mentas na prática tem ajudado muitos gestores de segurança, que conseguem, a partir daí, gerar relatórios com uma velocidade 10 vezes maior do que em um cenário sem esta arquitetura. Outro ponto muito importante nos dias atuais é recupe-ração de ambientes críticos, que fi ca mais simples quando utilizamos uma ferramenta como o SIEM, que organiza, mensura e quantifi ca uma base his-tórica de todo o comportamento da rede.

Esta é uma daquelas ferramentas que, após implementada, nos faz pensar: “como vivíamos sem ela?”

Ferramentas SIEM:como vivíamos sem elas?

Alexandre José*

Joseti Capusso

* Alexandre José é engenheiro eletricista, com

MBA em Gestão de Projetos e atualmente

mestrando em Engenharia da Computação

com especialização em Redes pelo Instituto de

Pesquisas Tecnológicas – IPT (campus USP), sendo

também professor da Faculdade de Informática e

Administração Paulista – FIAP. Ingressou na área

de telecomunicações há 16 anos e desde 2000

compõe a equipe de engenharia da Enterasys

Networks do Brasil onde atualmente ocupa o

cargo de gerente da engenharia.

[email protected]

SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES

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O MUNDO ECM NA PERSPECTIVA DOS

ESPECIALISTAS

O Infoimagem 2008 aconteceu entre os dias 9 e 11 de setembro, em São Paulo, no Centro de Convenções Frei Caneca, e

teve como novidade para esta edição um dia inteiro dedicado a capacitação de profissionais ligados à área de gestão documental. O Cur-so Internacional foi conduzido pelo especialista da AIIM Bob Larrivee, Director of Educational Services, America, AIIM International, que abor-dou profundamente o tema Enterprise Content Management - Practitioner Training Program. A temática discorreu de forma a levar aos participantes uma visão mais profunda do ECM, suas tecnologias associadas, voltadas para o completo e eficaz gerenciamento do ciclo de vida de informações, documentos e seus conteúdos.

Bob Larrivee é Diretor de Serviços Educacio-nais da AIIM International e falou com exclusivi-dade para a revista Document Managment sobre sua percepção do mercado brasileiro de ECM.

“Estive aqui há 8 anos e percebi que houve um desenvolvimento signifi cativo do mercado bra-sileiro, tanto do ponto de vista tecnológico quanto do amadurecimento dos projetos que envolvem o ECM e BPM”, comentou.

Segundo professor, o nível de interesse do

mercado brasileiro ocorre em função de uma perspectiva de abertura para economia global. “O Brasil dentro do bloco da América Latina, é o que demonstra maior vocação e interesse em estar aderente as práticas econômicas interna-cionais. Para isso, a tecnologia e às práticas de

ECM são fundamentais e percebo que os pro-fissionais deste mercado estão interessados em preparar suas empresas para esta nova etapa de negócios”, acrescenta Larrivee.

Larivee trouxe para o Brasil o primeiro curso da AIIM fora dos Estados Unidos e comentou que

Evento reuniu nomes do cenário nacional e internacional com o objetivo único de debater o Enterprise Content Managment em

todas as peculiaridades que envolvem este importante segmento.

INFOIMAGEM 2008

Exposição do InfoImagem 2008

Flavio Della Torre

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EVENTOS

em breve poderá apresentar outros níveis deste curso de formação da AIIM, visto que a demanda existe e o interesse dos participantes é grande por uma formação especializada.

CONGRESSOOutras conferências, separadas por assuntos, fo-calizando cases, além de assuntos técnicos e sistê-micos, detalhando as tecnologias e apresentações especiais também fi zeram parte da grade temática do Infoimagem. As conferências foram ministradas por usuários das tecnologias e por especialistas nas tecnologias do ECM.

Com a consolidação da web como meio de acesso institucional às empresas e a rápida pro-liferação e mudanças nos conteúdos, aumenta a necessidade de automatizar a atualização e con-trole, com ferramentas de Gerenciamento de Con-teúdo Web (WCM). Este foi o tema desenvolvido por Luiz Flávio Esteves, palestrante do Cenadem e diretor de negócios da 2D. “O WCM funciona como front end do ECM (sistema de gerenciamen-to de conteúdo empresarial)”, defi ne.

A confiabilidade do conteúdo publicado na web é um problema generalizado. Segun-do Esteves uma das grandes preocupações é gerenciar a temporalidade dos documentos na web. Outro objetivo da adoção de WCM é dar às equipes de negócios condições de manter o conteúdo, sem depender do pessoal de tecnolo-gia a cada mudança e facilita a integração com sistemas corporativos.

Mas e quando se coloca a tecnologia a ser-viços de práticas inefi cientes? A advertência foi feita na apresenta do especialista Tadeu Cruz, pro-fessor de Engenharia de Produção na Mackenzie e responsável pelas palestras sobre BPM (business process management) e BPO (business outsour-cing management).

O professor avalia que os líderes empresa-riais têm consciência sobre a não conformidade das práticas adotadas em sua empresa com seus objetivos estratégicos. No entanto, grande parte tenta resolver com ajustes nas ferramentas, não nos procedimentos. Segundo Tadeu Cruz, critérios padronizados para defi nir a descrição dos docu-mentos aumentam a disponibilidade efetiva das informações.

Outro tema abordado com a profundidade necessária foi a questão do uso dos metadados para proporcionar buscas mais ágeis e precisas.

“Hoje, há ferramentas de geração automática, que extraem do documento os dados que servirão como metadados.”, explica Daniel Dias. Ele reco-menda que a defi nição de metadados seja ante-cedida de uma consulta a todas as pessoas que precisam utilizar os documentos e suas informa-ções, para estabelecer critérios de busca aplicáveis a seus contextos.

Avaliação de fornecedores, conformidade a novas arquiteturas e padrões são alguns pontos para minimizar riscos e aumentar o retorno de decisão.

Carlos Alberto Bassi, falou sobre o uso cor-porativo de ferramentas de ECM e BPM para disponibilização aos usuários. O consultor e palestrante do Cenadem, em sua palestra sobre Evolução das tecnologias de ECM, ressaltou que grandes companhias estão entrando nesse mer-cado de forma defi nitiva e apontou que a ten-dência é que as ferramentas de ECM tornem-se mais populares e de uso cotidiano das empresas. Bassi também apontou o aumento na utilização de ferramentas colaborativas como blog, wiki e computação comunitária no ambiente de traba-lho. “O ponto forte da Enteprise 2.0 (uma alusão à web 2.0, usada para denominar a Internet de conteúdo participativo) é simplifi car a colabora-ção, o compartilhamento e a gestão do conheci-mento”, resume Bassi.

O especialista observa que, na comunicação entre as pessoas em nível corporativo, muitas informações e dicas morrem quando acaba esta interação e em um esquema de colaboração em wiki, por exemplo, a informação correta é produzida,validada e ajustada de forma colabora-tiva, assim como os erros são vistos e esclarecidos imediatamente. Ele lembra que a geração que in-gressa hoje no mercado de trabalho se alfabetizou após a disponibilidade da Internet comercial. Por-tanto, a familiaridade e conforto que têm com as ferramentas de web 2.0 minimiza a necessidade de treinamentos e tem efeitos rápidos na produti-vidade e motivação.

Com o tema Search IOA, Wilton Tamane tra-tou de problemas típicos de organização das in-formações. O consultor e articulista da Document Managment também explorou em sua apresenta-ção as novas tendências de intercâmbio entre do-cumentos produzidos por diferentes ferramentas e a tendência de que no futuro haja uma classifi ca-ção internacional para produção e arquivamento de documentos.

ABGD LANÇA SELO DE QUALIDADEUm painel do evento foi dedicado pela ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerencia-mento de Documentos, para apresentação ofi cial do selo de Qualidade da entidade. Durante o pai-nel, Alfredo Santoyo, presidente da ABGD, reiterou a proposta da organização, criada para atender às necessidades críticas do mercado como a padroni-zação em processos, fi scalização, apoio às empre-sas do setor e principalmente para dar garantias de qualidade a área de Gestão de Documentos. “Para reforçar o princípio da padronização e da excelência nos serviços que este selo foi idealiza-do”, disse Santoyo. A ABGD, congrega hoje nove associadas, entre as mais expressivas empresas do mercado de guarda documental como ArkTec, Interfi le, Iron Mountain, Keepers, Metrofi le PA Ar-quivos, Recall, Grupo Store e TCI.

João Carmona, diretor da Recall e da ABGD, fez a apresentação do Selo.”Na visão da entidade, tanto os produtos quanto os serviços prestados pelas empresas que fazem parte deste mercado precisam estar aderentes às exigências dos clien-tes que estão sempre em busca de melhorias e incrementos”, disse . “A introdução do Selo de Qualidade visa contribuir para a propagação das Melhores Práticas, melhoria dos processos de ges-

Bob Larrivee da AIIM

Flavio Della Torre

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tão de documentos e principalmente fortalecer as empresas que fazem parte deste segmento, entre outras diretrizes propostas pela ABGD”, afirma Carmona.

Para atingir o padrão de qualidade exigido pela ABGD e obter a certificação, a empresa asso-ciada deverá passar por auditorias prévias e ins-peções bienais da empresa de certificação Bureau

Veritas e evidenciar o cumprimento dos requisitos de infra-estrutura necessários para a prestação dos serviços básicos de guarda de documentos e seus processos. A evidência de atendimento aos requisitos será na sua maioria de natureza docu-mental (físicos, e/ou digitais).

O selo é um “atestado” de que a empresa certificada opera com o mais elevado grau de pro-

fissionalismo, tecnologia e segurança na gestão e guarda de documentos, conservação, proteção, re-cuperação de dados e confidencialidade do acer-vo de seus clientes, garantidas por uma auditoria independente e imparcial, e que foi aprovada no mais alto padrão de qualidade.

As empresas aspirantes ao Selo de Qualidade ABGD deverão cumprir critérios estabelecidos, tais como: atuação mínima de três anos; regularidade econômica, financeira, fiscal e trabalhista; presen-ça mínima de dois gestores de documentos certifi-cados em seu quadro de funcionários; espaço tec-nicamente preparado para guarda, gerenciamento e tratamento da documentação, com uso exclusivo para esse fim, sendo vedada sua subdivisão para outras atividades; além de possuir sistema próprio automatizado de controle de acervo documental. Em suma, o Selo de Qualidade ABGD é um dife-rencial no mercado, pois garante a melhor presta-ção de serviços e a segurança na contratação das empresas especializadas em Gestão Documental.

Alfredo Santoyo da ABGD

Flavio Della Torre

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EVENTOS PRINT CONCEPT 2008 TRAZCEO DA LEXMARK AO BRASIL

Com o objetivo de tratar de forma abran-gente o tema sustentabilidade, Paul Cur-lander, CEO da Lexmark International,

esteve no ao Brasil durante a realização do Pint Print Concept 2008. O evento organizado pela Lexmark anualmente reúne usuários e revendas da marca de todo o país, para uma discussão ampla sobre novidades tecnológicas e a visão do mercado sobre as iniciativas da empresa nas áreas sociais e ambientais. O Print Concept também serviu como um fórum para o debate sobre o aproveitamento das oportunidades da tecnologia para que o consumo e o trabalho sejam mais racionais e responsáveis. Na agenda houve também um debate com personalidades como Oded Grajw, presidente do Instituto Ethos; Gilberto Dimenstein, coordenador do programa Pacto da Criança; Cristiana Lobo, jornalista de política; e Eduardo Gianetti, economista e pro-fessor do Ibmec.

A partir de tecnologias maduras e projetos efetivamente em produção, os desenvolve-dores de soluções mostraram como algumas empresas conseguiram convergir três objeti-vos: ganhos de eficiência; redução de custos; e menor consumo de recursos naturais. Além das melhorias tecnológicas e ações referentes a uso de papel, energia, nos processos indus-triais e na coleta de resíduos. Curlander desta-cou as mudanças comportamentais e culturais nas companhias mais inovadoras em respon-sabilidade social e ambiental.

Dirigido a um público especializado, os BSPs (business solution partners) que participaram do PrintConcept 2008 focaram suas apresentações em soluções completas em processos como gestão de documentos, digitalização, SLA, e colaboração.

No total de emissões de carbono relacionadas à impressão (doméstica ou empresarial), o uso de papel corresponde a 80%. Nesse sentido a Lex-mark foi pioneira em oferecer soluções de raciona-lização, desde os grandes projetos corporativos de Serviços Gerenciados de Impressão aos utilitários que ajudam o usuário a economizar na impres-são de conteúdo da web. Segundo Curlander, a Lexmark acredita que seus clientes podem gastar menos e fazer o melhor, se estiverem dispostos a se adpatar às novas necessidades da economia e do planeta.

Pelo fato de ter antecipado a prioridade que a questão ambiental ganhou no mundo corpora-

tivo, a Lexmark International, por mérito de seus grandes clientes, vem acumulando experiência em projetos que atendem simultaneamente a requisitos das áreas de TI, fi nanceiro, segurança, RH e relacionamento, além de ganhos ambien-tais colaterais. Por exemplo, ao criar sistemas de digitalização, circulação e entrega de docu-mentos, a empresa evita multiplicação de cópias, deslocamentos de motoboys, o negócio é feito mais rápido e o cliente tem um atendimento de melhor qualidade.

Além das melhorias tecnológicas dos equipa-mentos e das soluções de racionalização, os altos executivos da Lexmark estarão disponíveis para explicar sobre processos industriais, coleta de re-síduos e outras ações corporativas. Também serão destacadas as iniciativas de responsabilidade so-cial, uma prioridade da Lexmark International em todos os mercados em que atua.

Além disso, a empresa anunciou uma parceria com Caixa Econômica Federal e a ONG Moradia e Cidadania, que faz da coleta de carcaças e cartu-chos como fonte de recursos para programas de educação, emprego e geração de renda para co-munidades e cidadãos que precisam de assistência. “Os acionistas, dirigentes, funcionários e parceiros da Lexmark querem compartilhar nossa experiên-cia e aprender com outros fornecedores, clientes e mesmo com os competidores. As empresas e con-sumidores, por sua vez, consideram cada vez mais a questão de sustentabilidade em suas decisões de compra e precisam de informações sobre os compromissos e práticas ambientais de seus for-necedores”, esclareceu Carlos Bretos, diretor geral da Lexmark Brasil.

Aconteceu em São Paulo, a segunda edição do IBM Fórum. O tema deste ano foi “A Empresa do Futuro”, questão abordada no Estudo Global de

CEOs 2008 da IBM, que ajuda a esclarecer o futuro do mundo corporativo. A empresa realizou entrevistas com mais de 1.000 líderes de empresas e este estudo forne-ceu novas perspectivas sobre temas estratégicos como a integração global, novos perfi s de clientes e inovação do modelo de negócio.

Como na 1ª edição, a agenda deste ano foi mon-tada por um comitê de pesquisadores de mercado, aca-dêmicos e jornalistas. O keynote speaker deste ano foi Tom Kelley, gerente geral da IDEO, empresa de design e desenvolvimento de produtos que criou o mouse da Apple, a câmara instantânea I-Zone, o Palm V e outros produtos de vanguarda. A IDEO foi eleita este ano, pela Fast Company, uma das 50 empresas mais inovadoras do mundo e em sua palestra abordou o tema “As Dez Faces da Inovação”.

Outros executivos como Adam Klaber, Gerente Geral de Consultoria & SOA da IBM; Stanley Litow, vice-presi-dente mundial de Cidadania Corporativa da IBM; Mark Hennessy, Vice-Presidente Global e CIO da IBM; Willy Chiu, Vice Presidente High Performance On Demand So-lutions da IBM, e Jean Paul Jacob, Pesquisador Emérito da IBM, também foram palestrantes do evento.

Além das palestras o IBM Fórum também foi palco para o lançamento do Concerto de Idéias, uma parceria da IBM com a Softex – Associação para Promoção da Excelência do Software Brasileiro que rodariá na plata-forma IBM Idea factory. O objetivo é gerar idéias para o planejamento estratégico da excelência de software para o Brasil de 2009 e 2010. O planejamento fi nal será submetido pela diretoria da Softex ao seu Conselho de Administração, que, uma vez aprovado, o remeterá ao governo brasileiro como proposta de adoção.

A IBM Idea Factory é uma solução de rede social e de colaboração de Web 2.0 e será a plataforma virtual da Softex para que 1500 fornecedores de software inde-pendentes e outras comunidades de TI no Brasil possam participar , durante o evento da entidade que ocorrerá entre os dias 4 e 6 de novembro próximo.

IBM FÓRUM TEM SUA SEGUNDA EDIÇÃO

Paul Curlander, CEO da Lexmark

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EVENTOS

CERTFÓRUM TEM PRÉVIA DO ENCONTRO EM SÃO PAULO

O primeiro encontro preparatório para o 6º Cert-Forum aconteceu no último dia 14 de agosto no Hotel Renaissance, em São Paulo, e pode

ser considerado uma mostra temática para a edição de Brasília, agendada para os dias 4, 5 e 6 de novembro. A abertura do encontro foi feita pelo diretor-presidente do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), Renato Martini e pelo presidente da pela Câmara Bra-sileira de Comércio Eletrônico (Câmara-e.net), respon-sável pela organização, Manoel Mattos.

Na platéia, empresários, especialistas, acadêmi-cos, fornecedores de soluções de hardware e software acompanharam as palestras sobre os usos e benefícios proporcionados pela certifi cação e pelas novas tecno-logias. “O Fórum facilita trocas de experiências, com-partilhamento de conhecimento, realização de negó-cios e debates sobre o futuro da certifi cação digital”, explicou o diretor-presidente do ITI.

Para Martini, o foco do CertForum não é teórico,

mas prático Daí as várias palestras com apresentação de cases práticos do uso da certifi cação digital pelo mundo corporativo e também por órgãos públicos, como foi o caso da Assembléia Legislativa do Estado de São Paulo. Entre os vários cases apresentados um exemplo foi do Legislativo paulista, o primeiro a adotar a ferramenta que traz segurança, confi abilidade, inte-gridade e agilidade na tramitação de processos na As-sembléia. A previsão é deixar a ferramenta disponível em breve para os 94 deputados, chefes de gabinete e diretores da área administrativa e como resultado prático desta adoção a Assembléia Legislativa conse-guiu reduzir em três toneladas o consumo de papel.“A experiência de sucesso do evento em São Paulo foi evidenciada pela apresentação de tantos cases de sucesso potencializando o uso da Certifi cação Digital como insumo para o avanço rumo à desmaterializa-ção dos processos de negócios em várias áreas”, disse Manoel Mattos. Renato Martini do ITI

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Eixos TemáticosA arquivologia conteporânea:

métodos, objetos e dimensões teóricas;A arquivologia e suas relações com outros campos do

conhecimento ( seja nas práticas profissionais ou naprodução do saber arquivístico )

Ementa: A arquivlogia como território interdisciplinar.A arquivologia e as ligações que podem contribuir para o seu

desenvolvimento.Os pontos de união com as outras áreas com as quais se relaciona e/ ou faz

fronteira, a compreensão dessas relações, os pontos de convergência edivergência e as disciplinas que favorecem os estudos arquivísticos e são

favorecidas por eles.A arquivologia e o seu próprio território.

A relação entre as partes do todo.O fortalecimento e o desenvolvimento da arquivologia.

Reflexões sobre a área e as questões referentes ao seu objeto de estudo, considerando as suasespecificidades.

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Últimos lançamentos da Laserfi cheA Novatec Corporation anunciou o lan-

çamento da Laserfi che: a plataforma Laserfi -che 8, com novos recursos e mais facilidades para integração, e a solução AvanteBrasil, uma versão compacta do sistema Laserfi che Rio. “Específi cas para a prática de gestão documental otimizada, estes dois lançamen-tos são direcionadas para empresas de dife-rentes tamanhos e segmentos econômicos”, afi rma Laudemir Rodrigues Valente, diretor presidente da Novateccorp.

O Laserfi che 8, além de integrar recur-sos personalizados para captura, gerencia-mento e distribuição de documentos, é de fácil operacão. Com uma arquitetura aberta, ajusta-se a ambientes de rede e também acomoda facilmente um número crescente

de usuários, além de suportar as plataformas de base de dados Microsoft e Ora-cle. Já a solução Laserfi che AvanteBrasil é uma versão compacta da Laserfi che Rio e reúne ferramentas para gestão de documentos, com destaque para os módulos workfl ow, que proporciona um aumento na produtividade, e Web Access, que permite que todo o conteúdo digitalizado seja acessado remotamente por profi s-sionais devidamente autorizados. www.novateccorp.com.

ATP apresenta solução parao fl uxo de fi nanciamento

A ATP apresentou uma solução inovadora para compra e fi nanciamento de veículos com o uso de seu produto Imagon Flash. Em poucos minutos o comprador pode preencher seus dados com a caneta digital Imagon Flash, informações que automaticamente são convertidas em arquivo Doc. Com um telefone celular integrado à solução, os documentos necessários para a aprovação (RG, CPF, comprovante de endereço) são fotografados e essas imagens são anexadas às informações do ar-quivo e enviadas on line para a análise de crédito.

Todo o processo é realizado por validação de imagem digital, sendo que em poucos minutos o fi -nanciamento pode ser aprovado, o contrato de com-pra é impresso, inclusive com uma foto do veículo escolhido, com redução de custo operacional da ins-

tituição fi nanceira, de tempo, papéis e burocracia. O fi nanciamento é aprovado de acordo com as regras de liberação de crédito da empresa e esse novo processo será possível a partir do momento em que as fi nanciadoras aderirem ao sistema da ATP

A ATP é a maior instituição não bancária de processamento de documentos do país. A empresa processa mensalmente 43 milhões de documentos, o que representa aproximadamente 40% do volume bancário total do país. Os docu-mentos são processados em seus 20 Centros Regionais de Processamentos e Negócios instalados em várias cidades brasileiras. www.atp.com.br

Scanner de produção édestaque da Canon

A Canon, empresa japonesa es-pecializada no desenvolvimen-to de tecnologias de geren-ciamento de documentos e de imagem, apresentou recentemente o scanner de produção imageFOR-MULA DR-X10C, cuja principal característica é a alta velocidade de digitalização de docu-mentos - até 100 páginas por minuto (ppm) e 200 imagens por minuto (ipm). “O imageFORMULA DR-X10C foi desenvolvido para empresas com alto fluxo de informações e demanda por digitalização. As inovações em suas funções e a alta velocidade atendem a todos os padrões de qualidade e produtividade”, destaca Itajubá Marques. Segundo o especialista de pro-dutos da Canon do Brasil, o novo scanner possui ciclo diário de 60 mil digitalizações, mantendo a mais alta velocidade e com resolução de até 600 dpi ópticos. Conta com alimentador automático para 500 folhas, além de funções como detecção de alimentação dupla, detecção de grampos e detecção automática de cor. www.canon.com

Protocolo Digital comvalidade jurídica

A SafeNet e a BRy Tecnologia disponibilizam uma importante solução para aplicação da certifi cação digital em diferentes segmentos: o sistema PDDE (Pro-tocoladora Digital de Documentos Eletrônicos), solução “plug-and-play” da BRy, que integrada com o HSM (Hardware Criptográfi co) da SafeNet permite assinar e datar documentos eletrônicos com validade jurídica. Com este recurso, a solução torna-se capaz de proteger com segurança as chaves privadas de assinatura do emitente. “Isso faz com que o processo de certifi cação digital se torne ainda mais seguro, já que os HSMs impossibilitam qualquer tipo de alteração nos documen-tos eletrônicos assinados ou datados pela PDDE”, explica Paulo Vianna, gerente de novos negócios da SafeNet.

Com esta integração tecnológica, a solução da BRy agiliza os procedimen-tos de envio de documentos obedecendo a rigorosos critérios de segurança de empresas e órgãos públicos. Uma das principais preocupações da substituição dos documentos em papel pelo eletrônico é a segurança. O método possibilita a substituição do papel por um arquivo digital com a garantia de segurança do conteúdo e de sua tramitação,conforme explica o diretor da BRY, Marcelo Brocardo. A Protocoladora Digital de Documentos Eletrônicos da BRy já é utili-zada pelos Tribunais de Justiça de São Paulo, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e Amazonas e pelos Tribunais Regionais do Trabalho em Santa Catarina, Mato Grosso e Rio Grande do Sul. http://br.safenet-inc.com e www.bry.com.br.

Laudemir Rodrigues Valente,diretor presidente da Novateccorp.

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Racks CommScopeA CommScope Enterprise Solutions,

especializada em soluções de infra-estru-tura, apresenta sua nova linha de racks para ambiente de datacenter. Com três tipos básicos, sendo dois fechados e um aberto, a fabricante oferece variações de tamanhos e acessórios para atender as necessidades dos clientes.

Os racks abertos para cabeamento são uma evolução da linha, seguindo o conceito estético de conexão em bloco Visipatch 360, que substitui o uso de patch painel em categoria 6a. Com ca-pacidade para 500kg ou 1000kg de carga, possui acessórios de gerenciamento de cabos em plástico injetado para não destrançar os cabos UTP.

Já os racks fechados específi cos para servidores suportam até uma tonelada e têm portas com grande área de passagem superando até a norma TIA 942. Por sua vez, os racks fechados para cabeamento suportam até 500 kg de carga e apresentam equipamentos ativos de rede com gerenciamento de cabos internos em 600 mm e 800 mm de largura. www.commscope.com

Scansystem lança scanner portátil A Scansystem, empresa distribuidora e revendedora de equipamentos e su-

primentos para gestão documental acaba de incorporar ao seu portfólio o scan-ner portátil Sceye.

O Sceye tem como principal característica a integração da câmera digital, que arquiva qualquer documento colocado na área de captura. Digitaliza documentos no formato A4 com qualidade de 300 dpi e no formato A3 com 200 dpi a uma velocidade de uma folha por segundo. Por ser leve e compacto o novo modelo da Scansystem pode ser transportado facilmente e opera em pequenos espaços. O aparelho é bastante compacto e fácil de usar - digitaliza e arquiva documentos a partir de um clique - e apresenta as seguintes medidas: 28,8 cm de altura (fechado), 48 cm de largura (aberto), 11,5 cm de base e pesa 790 gramas.

“O lançamento do Sceye vem inau-gurar uma nova fase para o scanners portáteis, que tendem a se tornar cada vez mais compactos, funcionais e de alta performance”, afi rma Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem. www.scansystem.com.br.

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MERCADO

Portal para ProcuraçõesEletrônicas

“O Portal Nacional de Pro-curações Eletrônicas (PNPE) é a novidade que a QualiSoft está disponibilizando ao público com o objetivo de facilitar a criação, administração e con-sultas de Procurações Eletrôni-cas de forma segura, utilizando assinatura digital”, conta Wal-demar Fellipe, diretor da Quali-soft. Como elemento inovador, o PNPE disponibiliza a Procu-ração Eletrônica, desenvolvida para criação, administração e consulta de procurações, por meio eletrônico, aproveitando-se das vantagens da certifi cação digital e das garantias legais existentes, com obje-tivo de agilizar o processo de formalização das transações eletrônicas.

Totalmente desenvolvido para o ambiente web, o portal permite ainda o controle de poderes, o que possibilita verificar, de forma automatizada e no ato de cada assinatura, se a pessoa que assinou um determinado contrato tem poderes para tal.Para facilitar, existem templates que podem ser usados www.qualisoft.com.br

Tecnoset agregaWebsense E-mail Security

A Websense, empresa de segurança da informação com 70% do mercado mundial de controle do acesso à Internet (solução Websense Web Security), traz agora para o serviço de e-mail segurança e produtividade com a ferramenta We-bsense E-mail Security. No Brasil, a Tecnoset – integradora de TI que atua com impressão, segurança digital e networking – é uma das poucas parceiras certifi -cadas para a oferta da solução junto às empresas nacionais.

Além de ter preparado a equipe comercial e certifi cados técnicos para pré e pós-venda, a Tecnoset passou a utilizar o Websense E-mail Security em seu próprio site. A opção por incluir esta nova ferramenta no portfólio da Tecnoset levou em conta a estratégia desta divisão de negócio da empresa: a de ter um portfólio abrangente na área de segurança digital, com soluções para detecção e prevenção de intrusões, fi rewall, acesso seguro à web e, claro, segurança de ferramentas de e-mail. “Para que seja efi ciente, a solução precisa ser ajustada corretamente aos parâmetros dos vários tipos de fi ltros que compõem a solução, adequando-a para atender às necessidades de cada tipo de empresa”, explica Vitório Urashima, especialista em segurança digital da Tecnoset.

O modelo comercial da Tecnoset para esta so-lução inclui não apenas a venda e integração da ferramenta como também a opção de contra-tação como serviço na versão hosted. Neste caso, a solução fi ca dentro de data-centers e os e-mails dos clientes são direcionados primeiro para a Websense, fi l-trados e depois entre-gues já limpos para o cliente. www.tecno-set.com.br

Itautec apresenta MDIO MDI (Multidepósito por Imagem) é uma solução completa desenvolvida

pela Itautec para dar mais agilidade ao processo de compensação de cheques. É composta de um scanner que se integra ao ATM ou terminal caixa do atendente e um software que depois de transformar o cheque em imagem, identifi ca e valida os principais dados (valor, banda magnética, CPF/CNPJ, data, assinatura), auto-matizando o processo de compensação.

O MDI traz ao banco benefícios como: maior agilidade no atendimento a clientes, diminuição de filas e, especialmente, redução de tempo e es-forço empregado na tarefa de compensação de cheques, pela automação de grande parte desse processo. A redução do tempo vem principalmente da eliminação de grande parte da digitação de informações de cheques a serem compensados.

Como grande parte das informações é reconhecida automaticamente, ao pessoal do banco resta apenas a tarefa de confi rmar ou não transações nas quais sejam identifi cadas divergências. Isso minimiza sensivelmente o trabalho operacional, reduzindo o tempo e esforço gasto na tarefa de compensação de cheques. Para esse reconhecimento, usa tecnologia de extração de dados OCR (Optical Character Recognition) e ICR (Intelligent Character Recognition).

A solução é composta por módulos que atuam em diversos pontos no que se refere a serviços ligados às atividades de depósito de cheques: depósitos nos ter-minais de auto-atendimento pelo próprio cliente, operações realizadas no caixa das agências e operações realizadas no back-offi ce. Conta com funcionalidades nas esferas operacional, administrativa e de gestão. www.itautec.com.br

Waldemar Fellipe, diretor da Qualisoft

Symmetry apresenta nova geração do GigaStor

A Symmetry, integradora especializada em backup e análise e monitoramen-to de rede, está apresentando ao mercado a nova versão do GigaStor. Com ca-pacidade de 288 terabites, a edição SAS chega para atender às corporações que necessitam armazenar e monitorar dados em redes com tráfego intenso.

O GigaStor SAS é hoje a maior plataforma de análise retrospectiva de redes, permitindo guardar e capturar pacotes para investigações posteriores. Isso tanto para os casos de troubleshoot como de auditoria forense, uma vez que é possível reconstruir falhas ou ataques com precisão, conforme explica o diretor da inte-gradora, Jacob Feldman.

O sistema também facilita a localização de dados específi cos, que é um dos principais problemas das corporações depois que as informações são armazena-das. O novo modelo ainda atende às empresas que precisam de um tempo de retenção maior. A linha é fabricada pela Networks Instruments e distribuída no Brasil com exclusividade pela integradora. www.symmetry.com.br

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Saber descartar informações é tão importante quanto preservá-las. Serviço de Destruição Segura Recall.

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A Datasul, multinacional brasileira de softwares de gestão empresarial integrada, apresenta sua nova solução Datasul By You ECM (Enterprise Content Management),. A solução é responsável pela integração de processos (estruturados e não-estrutura-dos), documentos, gerenciamento e distribuição das informações que também pode ser acessado em qualquer lugar do mundo, via internet. A nova geração da solução baseia-se em conceitos modernos de desenvolvimento de software focados na facili-dade de uso, que permitem ao usuário um ganho de produtividade.

A Datasul é uma multinacional brasileira, pioneira no desenvolvimento e comer-cialização de soluções integradas de softwares, com 30 anos de presença de mercado e líder entre as fornecedoras nacionais de sistemas completos para o segmento de empresas de grande e médio porte, com 18,7% de participação neste mercado.

O portfólio da Datasul é composto por ERP (Enterprise Resource Planning), soluções para HCM (Human Capital Management), BI (Business Intelligence), ECM (Enterprise Content Management), B2B (Business to Business), CRM (Customer Relationship Ma-nagement) e e-Learning. Estas ofertas são representadas por duas famílias de pro-dutos: Datasul By You (ERP e soluções complementares integradas) e Datasul So, fit (soluções na plataforma SaaS on demand). A companhia conta com a parceria tecnológica dos principais players mundiais: Adobe, IBM, Microsoft, Progress e Salesforce. www.datasul.com.br

Samsung anuncia novos Discos Sólidos de Memória

A Samsung Electronics, lí-der mundial em tecnologia para semicondutores, anunciou hoje o lançamento de uma linha de Dis-cos Sólidos de Memória (SSD) de baixa densidade, alta-performan-ce e 30% menores que os mode-los de 2,5 polegadas. Disponíveis nas capacidades de 8GB, 16GB e 32GB, os novos SSDs passa-rão a ser produzidos a partir do próximo mês e devem atender a crescente demanda do mercado por PCs de baixo-custo.

Os novos Discos Sólidos de Memória usam chips de controle flash MLC (multi-level cell), a mesma tecnologia utilizada pelo já lançado SSD de 128GB da Samsung. Todos os modelos terão capacidade de leitura de 90MB/s. A capacida-de de escrita será de 70MB/s para o de 32GB; 45MB/s para o de 16GB; e 25MB/s para o de 8GB. www.samsung.com

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PERSONALIDADES

ricardo tHeilatua hoje como diretor de Assuntos Corporativos da Comprova.com

empresa de comprovação legal de transações eletrônicas e de certifi cação digital do Brasil. Palestrante convidado do ITA/CTA, IBMEC/SP, FASP (MBA-TI), ITI, ABDI, ABECS, AASP, ESA OAB/SP e outras. Consultor e membro convidado de grupos de tra-balho do Governo Federal. É fundador e ex-vice-presidente da ISSA-Capitulo Brasil/SP; é sócio-fundador da Câma-ra Brasileira de Comércio Eletrônico (Câmara-e.net) onde foi vice-presidente, coordenador do Comitê de Segurança da Informação e de Certifi cação Digital e membro do Movimento Internet Segura. Também atuou como Presidente do Co-mitê de e-Business, fundador e membro do GETIC (Grupo Executivo de Tecnolo-gia da Informação e Comunicação) e um dos responsáveis pelo projeto de certifi cação digital da Câmara Americana de Comercio (AMCHAM-SP). Foi, também, vice-presidente do Conselho de Comércio Eletrônico Fede-ração do Comércio do Estado de São Paulo (Fecomercio-SP). É membro da ISACA São Paulo Chapter e Coordenador do GT16 Information Security for Critical Infrastructure do CB21 da ABNT. Pode ser considerado um precursor na introdução da Investigação de Crimes Digitais e um dos pioneiros em Certifi cação Digital no Brasil. É especialista em TIC (Tecnologia da Informação e Comunicação) e Risco Digital com ênfase em Cyber-Forensics (Digital Evidence and Computer Forensics) e Cell-Fone Forensics, Dissuasão a Sabotagem Digital, Ciber-Terrorismo e Certifi cação Digital. [email protected]

cesar andrade , como é conhecido An-tonio Cesar Ferreira de

Andrade, tem 50 anos e é natural de Piracicaba, interior de São Paulo. Sua ati-vidade profissional começa com a sua formação acadêmica como engenheiro

civil, na Escola de Engenharia de Piracicaba em 1983, seguido de duas pós-graduações na área de tecnologia da informação, ten-do desenvolvido várias aplicações de GED e participado de inúmeros projetos voltados ao segmento.

Atua na área de tecnologia da informa-ção desde 1985, quando foi contratado pela Metropolitan Transports para gerenciar a área de tecnologia das empresas do Grupo, sendo que uma delas era a Metrofile Geren-ciamento e Logística de Documentos, onde desenvolveu soluções voltadas inicialmente à gestão documental física (DM), e a partir

de 1996, ao GED e ao DI (Document Imaging). Criou a área de serviços di-gitais na Metrofile, voltada a oferecer soluções sob medida aos clientes da empresa. Em 2001 aceitou proposta de trabalho no exterior (Köln - Alema-nha), onde, atuando como arquiteto de soluções, pôde participar de grandes projetos de desenvolvimento de soluções de GED/ECM em ambiente WEB.

Voltando ao Brasil, trabalhou em projetos de desenvolvimento de sistemas e projetos específicos de ECM para a Metrofile como consultor. Atualmente atua como Diretor de Tecnologia, Alianças e Soluções na Me-trofile Brasil. Participou diretamente em projetos que resultaram mais de 100 milhões de imagens documentais produzidas para diversos clientes, e da gestão da armazenagem de dezenas de milhões de documentos físicos, nos últimos anos.

Participou de mais de 650 projetos e anteprojetos técnicos de GED/ECM em empresas dos mais variados portes e segmentos de mercado. Durante toda carreira, criou e aplicou na Metrofile metodologias novas, assim como melhores práticas e tendências internacionais obtidas em inúmeros eventos internacionais dos quais participou como da AIIM e PRISM.

Membro da comissão técnica da ABGD (Associação Brasileira das Em-presas de Gestão Documental) está envolvido diretamente na criação do selo de qualidade ABGD para empresas deste segmento de guarda documental. cesar.andrade@metrofi le.com.br

amÍlcar amarelo , 72 anos, nasci-do em Guarda –

Portugal, formou-se em Administração de Empresas e Ciências Contábeis e atuou em empresas como: Kibon, Texas Instruments, Stowe-Woodward e Bendix, entre outras.

Como sempre atuou nas áreas de Controladoria e Financeira na re-gião de Campinas, percebeu ao lon-go dos anos a grande necessidade que as empresas têm em gerenciar seus arquivos e, principalmente, de contar com prestadores de serviços que realizem esta guarda de forma estruturada. E assim, em 1994, fun-dou a Archivum já com um arma-zém próprio para atuar na guarda e

gerenciamento de arquivos, bem como na digitalização de documentos. Um fato marcante foi a abertura da primeira fi lial da Archivum em Taboão

Da Serra-SP (1999) quando do fechamento do contrato com o Grupo Telefonica. Foram migradas na época de mais de 80.000 caixas espalhadas por todo o Estado de São Paulo. Esta nova unidade consolidou defi nitivamente a Archivum como uma das principais empresas do [email protected]

C om o intuito estar atentos ás modernidades e novida-des tecnológicas que o segmento de gestão documental tem a nos oferecer é imprescindível falar daqueles que

fazem desse mercado o que ele é hoje. Por isso, a Seção Per-sonalidades trará aqui os profissionais que estão contribuindo para o desenvolvimento do mercado de ECM no Brasil, mos-trando sua trajetória e seus principais feitos.

Se você quiser participar ou indicar algum nome para fazer parte desta Seção envie-nos um contato para o email: [email protected], pois teremos imenso prazer em tê-los em nossas páginas.

Jose

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de crescimento.

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Francisco Guedes Paiva há 36 anos, iniciou uma empresa para a então emergente tecnologia de mi-crofilmagem que ganhava impulso no Brasil. Desde então a Micro Métodos, fundada em 1972, tornou-se o principal foco da carreira deste profissional. Ele participou dos principais eventos ligados à área de gestão documental no Brasil, sempre defendendo uma postura de compromisso e adequação às expectativas do mercado. Foi ele quem primeiro desenvolveu os serviços de microfilmagem para prontuários médicos hospitalares em São Paulo e ampliou os servi-ços de seu negócio para univer-sidades, cartórios e empresas de engenharia numa época quando poucas empresas atendiam estes segmentos.

Com suas representadas, a Kodak e a Fujitsu, hoje a empresa de Francisco Paiva oferece produtos e serviços de microfilmagem e digitalização, seguindo as mais recen-tes tendências do segmento. Sua contribuição vem de sua dedicação e trabalho em todos estes anos para a evolução contínua das tecnologias ligadas a à preservação e gestão [email protected]

Wilton tamane é um dos nomes mais co-nhecidos no mercado bra-

sileiro de Imaging. Hoje com 51 anos e natural de Rinópolis, atua como consultor na cidade de São Paulo, onde se fixou desde a década de 70. Sua formação como técnico em Eletrônica Industrial e Administração de Empresas com ênfase em sis-

temas de informação, ajudou-o a estruturar uma carreira sólida em várias empresas da área como: a Kodak onde atuou como repre-sentante técnico, líder de equipe e instrutor de microfilmagem; Microdak, também na área de microfilmagem; na Iron Mountain como diretor de operações; e na Linker, empresa própria da área de consultoria.

Além das atividades profissio-nais ligadas às empresas do mer-cado, Tamane também atuou como

consultor para o mercado de scanner da Fujitsu do Brasil, na revenda de scanners de documentos na DPI3; consultor da TIS - Top Image Systems; consultor de Projetos e Negócios da Prodimage e instrutor e palestrante em cursos e eventos Cenadem.

Segundo ele, sua contribuição ao segmento de gestão documental vem da ini-ciativa de compartilhar toda a experiência prática adquirida - atuando diretamente na operação, digitalização, comercialização e projetos de imaging - na implantação de soluções de Document Imaging, seja como consultor, instrutor ou através da revenda. [email protected]

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Flavio Della Torre

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MUNDO ECM

TIFF

Nesta seção, os leitores da Revista Document Management poderão encontrar defi nições de termos comumente utilizados tanto por técnicos quanto por especialistas, no seu dia-a-dia de trabalho, em conversas e apresentações, ou ainda, encontrados em livros, sites, blogs etc. Para ampliar conhecimentos, o consultor e professor Walter Koch escolheu alguns termos para proporcionar a formação e aumentar o conhecimento dos profi ssionais que fazem parte do mercado.

Fonte: www.imageware.com.br

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Fonte: ww

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ageware.com

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Tag Image File Format – Os arquivos no formato TIFF basicamente possuem duas partes:

Cabeçalho do arquivo; • Arquivos com imagens.• Estes arquivos estão divididos em:

Descritor da imagem com informações • como a resolução, tamanho, tipo e compressão utilizada;Imagem propriamente dita.•

Este formato, normatizado pela ISO através do padrão ISO 12639, pode conter imagens monocromáticas (preto e branco), tons de cinza e coloridas.Este formato de arquivo pode conter uma imagem somente (single-page) ou múltiplas páginas (multi-page), dependendo da forma

como foi gerado.Para a compressão das imagens contidas em um arquivo TIFF podem ser utilizados os seguintes algoritmos de compressão:JPEG – utilizado para imagens em tons de cinza e coloridas. Este algoritmo de compressão é padronizado e possui uma norma defi nindo-o (ISO 10918-1);LZ77 – também conhecido como LZW, utilizado para imagens em tons de cinza e coloridas;Huffman – mais popularmente conhecido como CCITT grupo 3 e MMR para o grupo 4.

Quando alguém se referencia a TIFF 3, na verdade está querendo dizer que a imagem está contida em um arquivo TIFF e comprimida com o algoritmo Huffman (CCITT G3)

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O SUCESSO NOS NEGÓCIOS DEPENDEDE BONS RELACIONAMENTOS

A i-Partner é uma empresa especializada em soluções de alta tecnologia para gestão de negócios, com foco em portais B2B, B2C, e-commerce, e-Learning, CRM-Customer Relationship Management, BI, Workfl ow e ITIL, sempre baseados na Plataforma Web e Mobile.

Com know-how adquirido ao longo de vários anos, a i-Partner atua também como Consultoria para o Desen-volvimento de Sistemas, agregando sua experiência de desenvolvedor de soluções específi cas, possibilitando assim uma implementação rápida e segura através de nossa fábrica de software.

Nossas soluções contribuem para a melhoria contínua dos processos de nossos CLIENTES, fortalecendo seus relacionamentos de negócios e tornando-os cada vez mais competitivos no mercado. w w w . i - p a r t n e r . c o m . b r

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Soluções i-Partner

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PROCESSOS DE NEGÓCIO

*Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em

Administração de Empresas; especialização

em Engenharia de Sistemas e em Análise &

Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em

Engenharia de Produção. Membro-pesquisador

do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ.

[email protected]

Seja Business Process Outsourcing – BPO, seja Knowledge Process Outsourcing – KPO, o fun-damental é que contratante, quem terceiriza,

e contratado, quem assume a terceirização, saibam exatamente o que um espera do outro, pois contra-tos de BPO e KPO são como contratos de casamento: devem durar muito e as relações devem ser sempre harmoniosas. Do contrário, as separações são sempre dolorosas, especialmente em termos fi nanceiros.

Pelo menos no que diz respeito a BPO, ao fazer a terceirização, uma empresa busca a “...imperiosa necessidade de cortar custos...”. Todo o resto é impor-tante, mas vem depois. Aliás, nos primórdios, a tercei-rização visava apenas e tão somente a redução “sel-vagem” de custos, a qualquer custo. Hoje já existem outras motivações, muitas até mesmo intangíveis, mas a redução de custos continua sendo um fortíssimo motivo para as organizações contratarem BPO e KPO.

A falta do correto entendimento por parte do fornecedor de BPO ou KPO das expectativas do cliente, bem como qualquer mal-entendido sobre o que será entregue, são causas primárias do fracasso deste tipo de negócio. Para evitar que contratos de BPO e KPO venham a fracassar, enumero aqui, re-sumidamente, as etapas necessárias para que estes produtos garantam aos clientes e fornecedores rela-ções estáveis e lucrativas:

Criar e documentar todo conhecimento im-prescindívela qualquer terceirização por meio de um excelente trabalho de análise, desenho, redesenho, modelagem, e organização dos processos que serão terceirizados. Lembre-se que fl uxogramas não docu-mentam processos. Pelo menos não da forma como necessários para podermos conhecê-los, organizá-los, operá-los e gerenciá-los.

Com base no conhecimento adquirido sobre cada processo na etapa anterior, de AMOP, deverão ser defi nidas as metas a serem alcançadas, tanto para cada processo, quanto para cada produto produzido por cada processo.

Depois que as metas forem criadas é necessário criarmos ou defi nirmos os mecanismos que vão nos permitir aferir o cumprimento de cada meta. A estes ele-mentos chamamos de Indicadores de Desempenho.

Com as metas e os indicadores de desempenho defi nidos podemos criar um detalhado documento chamado SLA, Service Level Agreement. O acordo de nível de serviço (SLA) é o documento que deve pre-ceder a assinatura do contrato de outsourcing. Nele estão compromissos que serão assumidos por ambas as partes, contratante e contratada, especifi cados de forma detalhada para permitir a correta operação dos acordos comerciais.

Para que o SLA seja corretamente operado, vigia-do e controlado, criamos em seguida o SLM, Service Level Management. Os processos SLM têm, entre ou-tras, as seguintes responsabilidades:

- gerenciar os acordos dos níveis de serviços;- medir o desempenho do Service Level Agree-

ment por meio de métricas e indicadores de desempe-nho defi nidos quando da contratação dos serviços;

- garantir a satisfação dos usuários cujos serviços foram terceirizados.

Cada um dos processos referenciados no SLM deverá ser analisado, desenhado, organizado e criado nos mínimos detalhes para poder ser corretamente im-plantado e gerenciado, claro, visando sempre a melhoria continua dos serviços prestados e dos controles existen-tes sobre o nível de qualidade de cada um deles.

Por fi m, mas não menos importante, devemos resistir a qualquer tentativa de acomodação quanto ao nível dos serviços prestados e à qualidade dos produtos produzidos por eles. A empresa contratada deve ter como objetivo não somente fornecer serviços excelentes, como estar sempre buscando melhorá-los. Para isto, tudo que foi defi nido e criado nas etapas anteriores deve estar claramente especifi cado e servirá de base à melhoria continua da qualidade dos proces-sos e dos produtos de contratantes e contratados.

Tanto Business Process Outsourcing – BPO, quan-to Knowledge Process Outsourcing – KPO, novas ten-dências operacionais, diferentemente do que foi o Out-sourcing puro e simples das décadas de 80 e 90, podem contribuir signifi cativamente para reduzir os efeitos e a própria doença organizacional que chamei de Desorga-nização Informacional, DoI, por meio de projetos sérios e consistentes de análise, desenho, redesenho, modela-gem e organização de processos de negócio.

BPO e KPO podem ser remédios que minorem os efeitos da Desorganização Informacional, enquanto redutores, (porque não há como eliminar a doença) das causas da DoI?

Talvez possam ser mesmo.O advérbio “talvez” é usado por mim aqui por

uma questão de principio, isto é: BPO e KPO só terão o sucesso que se espera destas abordagens operacio-nais se antes o BPM fi zer a organização conhecer-se a si mesma por meio da análise, desenho, redesenho, modelagem, organização dos processos de negócio que serão terceirizados. Qualquer outra abordagem levará ambas as terceirizações ao fracasso. Tanto BPO quanto KPO necessitam que os processos sejam cui-dadosamente conhecidos e documentados para po-derem ser executados e gerenciados.

Por exemplo, se a análise, o desenho, o redese-nho, a modelagem, a organização de processos de negócio for exclusivamente para garantir um selo de reconhecimento de qualquer organismo, é melhor que se esqueça. Se a organização estiver mais interessada em obter as certifi cações ISO, quaisquer que sejam, não somente as causas da Desorganização Informacional não estarão sendo conhecidas, discutidas e resolvidas, como o objetivo fi nal do projeto, processos de negócio formalmente conhecidos, não será alcançado”.

SOBRE BPO E KPOÚltima parteTadeu Cruz*

Joseti Capusso

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CANAL EXECUTIVO

Há quanto tempo a Plustek está no mercado de imaging e qual sua contri-buição neste mercado?

A Plustek está no mercado desde 1986. Surgiu como fabricante de equipamentos origi-nais em sistema de OEM ( original equipment manufacturer) para grandes empresas. Produ-zimos linhas de impressão offset e scanners multifuncionais. Por desenvolvermos produtos com designers inovadores e atender esta ma-nufatura com rígidos padrões de qualidade, nos tornamos uma das maiores empresas de OEM no mundo.

Essa experiência nos permitiu partir para a fabricação própria de scanners que são reco-nhecidos em muitos países por serem produtos de alta qualidade e preços.

Com relação ao mercado, como a Plustek tem sido percebida?

A marca Plustek é reconhecida em vários paises ao redor do mundo. Cada vez mais produzimos e exportamos uma maior quan-tidade de scanners e isso foi possível graças ao setor de vendas e suporte técnico que te-mos espalhados pelo mundo. Nossas fábricas e escritórios na China fornecem produtos e preços acessíveis e engenharia de nível su-perior. Isso faz com que a Plustek tenha este alcance internacional e também lance novos produtos inéditos e aperfeiçoe e reinvente sua linha tradicional de scaners coloridos, por exemplo.

Qual a estratégia da empresa para o mercado latino-americano?

Nossos produtos foram inicialmente mais desenvolvidos nos mercados europeu e norte-americano e naturalmente asiático. Mas o mercado latino-americano é muito grande e muito interessante em termos de negócios para a Plustek. Acredito que o mercado latino-

americano ainda está descobrindo nossos pro-dutos e nós estamos descobrindo o mercado. Por isso estamos baseando novos escritórios no Brasil e na América Latina para dar imple-mentar este mercado.

Da linha de produtos da Plustek, quais os que a senhora acredita serem os mais aderentes às necessidades atu-ais do mercado latino-americano?

Sem dúvida, toda a linha de produtos da Plustek tem adequação às necessidades do mercado latino-americano, visto que nossa li-nha compreende scanners de mesa, scanners dedicados que atendem à várias demandas dos clientes. Temos produtos multifuncionais que se integram a ambientes corporativos e produtos compactos que atendem necessida-des como mobilidade e acesso até os scanners de produção e para livros, por exemplo.

Qual a expectativa da Plustek para o mercado brasileiro e latino-americano?

A Plustek tem um compromisso fabricar produtos com alta grau de tecnologia e enge-nharia embarcada focado no mercado de home office e corporativo, atendendo necessidades de captura em qualquer nível, em qualquer país. Ao trazer nossa experiência conquista-da nos mercados internacionais, planejamos também auxiliar as companhias brasileiras e latino-americanas com produtos que permitem atender as demandas de velocidade e volume de captura com um alto nível de qualidade. Além disso, temos como parceiros empresas de nível mundial como ABBYY, On Base, Íris, Lasersoft e Elo que nos permitem oferecer aos clientes uma gama de possibilidades para o melhor do gerenciamento documental.

No momento estamos estrategicamente ampliando a nossa base de produtos no mer-cado brasileiro por meio de parceiros e dis-tribuidores, mas principalmente, levando ao mercado os melhores produtos com os meno-res preços.

China mais perto doresto do mundo

Karen Ku – Vice Gerente Geral de Marketing e Vendas da Plustek Internacional.

Karen Ku da Plustek

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empresas do segmento para trazer ainda mais

qualidade, ética e profissionalismo em um setor que

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Se você é empresa, associe-se.

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Se já é cliente, parabéns: o que já era ótimo

ficará excelente.

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CANAL EXECUTIVO

Como o senhor vê o segmento de cap-ture no mundo hoje?

Em primeiro lugar devemos lembrar que hoje a captura está cada vez mais próxima de onde o documento nasce. Antes, havia uma grande de-manda por scanners de grande volume. Hoje os scanners de grupo e os pequenos scanners estão mais presentes nas organizações porque a captu-ra está cada vez mais próxima de onde se inicia o ciclo de vida dos documentos. Mais e mais empre-sas estão transformando os documentos em papel em documentos eletrônicos. Isso se deve também em grande parte ao próprio desenvolvimento da forma como se realizam os negócios atualmente. As respostas devem ser imediatas e é isso que as pessoas esperam de seus documentos.

Agilidade e rastreamento são as princi-pais vantagens do capture na sua visão?

São, mas há outras razões como para fi ns legais, por exemplo. Sejam elas quais forem, os documentos devem poder ser pesquisados e ras-treados com facilidade.

Nos Estados Unidos e na Europa o segmento de capture tornou-se uma das mais importantes fases do gerenciamento de documentos e teve um grande desenvolvimento em suas soluções porque o records managment e o e-dicovery são etapas essenciais dos sistemas de negócios.

A terceira questão veio depois do Sharepoint. Cerca de 60% da empresas não têm capacidade para reconhecimento de documentos manuscritos, por exemplo, ou ferramentas focadas em imaging. Com a inserção desse programa as empresas descobriram as maravilhas do compartilhamento de dados e informações ou documentos pura e simplesmente. Entretanto, de outro lado, os reven-dedores e distribuidores começaram a dar suporte para a ferramenta começaram a notar que apesar de ser uma poderosa ferramenta de colabora-ção, não havia interfaces para captura. Uma das lacunas que vemos agora também diz respeito à classifi cação dos documentos, seja em ambien-tes de trabalho pessoais quanto em ambientes

corporativos e não mais no back offi ce, mas no front offi ce estes processos estão crescendo mais rapidamente.

Isso é conseqüência deste estilo de negócios que mencionei anteriormente.

Em geral o mercado de capture está crescen-do em torno de 16% ano no mundo, mais até que o mercado de TI. Mas em economias em desen-volvimento como no Brasil, Rússia, Índia e China este crescimento está inda mais acelerado. Nestes países houve um grande investimento em infra-estrutura e agora estão a procura de soluções que otimizem os processos de negócios.

Podemos comparar o mercado brasilei-ro e o mercado da Rússia, onde seus produ-tos tiveram origem?

Acredito que sim, já que ambos os países possuem uma grande população e estão partindo para novas soluções de ECM. Na Rússia atuamos de 1989, isto é, há um longo tempo, e aqui no Brasil iniciamos nossas atividades há pouco e ain-da levará algum tempo para expandirmos nossa marca junto aos clientes. No entanto, o que eu

percebo é que o custo da mão de obra em vá-rios países tem crescido muito, especialmente, nas economias em desenvolvimento. Este tipo de tecnologia ajuda realmente as organizações a serem competitivas neste estágio dos negócios mundiais. Eu penso que o mercado brasileiro é o mais importante para nossa empresa dentro do mercado sul-americano e decidimos atender os demais paises latino-americanos a partir da nossa operação aqui. Este é um grande mercado, um mercado uniforme, com grandes empresas e uma população bastante grande, o que signifi ca a intensa demanda e produção de documentos, seja para uso corporativo quanto governamental. Existem outros mercados lna região é claro, com grande potencial, como o Chile, por exemplo. Mas a longo termo, pelo número de área de aplicação de soluções e clientes no Brasil é muito maior.

A Abbyy tem dois produtos que come-çam a ser reconhecidos no mercado nacio-nal, um deles é o Fine Reader e o outro é o Flexi Capture. O que o senhor pode nos dizer destas ferramentas?

Tenho que dizer que temos o domínio da tecnologia e este domínio nos permite criar dife-rentes produtos. Temos na verdade mais produ-tos que estes mencionados mas basicamente a ABBY tem sido reconhecida no mundo pelo Fine Reader, um sistema OCR de reconhecimento que traz produtividade para seus usuários e que por ser um produto desktop, pode ser utilizado tanto para as pessoas individualmente quanto para uso corporativo.

Nós temos a tecnologia e desenvolvemos os produtos e isso nos permite ter uma reação mais rápida e um feedback do mercado mais ágil e até adequar nossos produtos as necessidades do mercado se isso for percebido, especialmente, em novas áreas de aplicação.

Diminuindo as distâncias do gerenciamento de informações

* Gregory Lipich – é Chief Executive Offi cer, ABBYY Rússia.

Gregory Lipich, da ABBYY

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CRÔNICAREFLEXÕES

NAVEGAR É PRECISO?Imortalizado por Fernando

Pessoa, quero crer que os marinheiros de outrora bem sabiam da dualidade dessa expressão. De fato, navegar é mais preciso do que viver, para aquele temos instrumentos, já para viver... E olha que a indústria da “auto-ajuda” muito tem se esforçado neste métier. No outro sentido, assim como no tempo de Pessoa, navegar continua ser cada vez mais necessário – seja na água ou na web – só que nessa, cada vez mais impreciso.

Na internet as palavras são os rumos, mas freqüentemente nos levam a destinos tortuosos, perigosos e até cruéis...Um exemplo? Digitando “mentiroso” no Google, encontramos como pri-meiro link o nome de nosso glorioso presidente da república! É certo que alguém “aprontou” uma e o colocou na Wikipédia, que prontamente bloqueou a “tradução”, mas o fato é que continua lá.

Outras experiências revelam-se preocupan-tes: Se sua fi lha na tenra idade, desejar saber sobre “bonecas” irá encontrar muito mais do que a lúdica Barbie... ao contrário, uma verda-deira “barbaridade” de sites oferecendo sexo. Esse assunto já foi abordado em ação judicial no Brasil, onde a modelo fotográfi ca Bianca Rothier ajuizou medida cautelar contra titulares do registro do nome de domínio do Google e o Altavista, que vinculavam seu nome a sites de conteúdo pornográfi co.

A propósito essa tem sido a maior ameaça ao suces-

so no negócio dos sites de busca, onde o maior alvo tem sido o Google, que foi obrigado por um tribunal dos EUA a não mostrar imagens de nudez. Essa decisão, que

logo depois foi revogada, criou uma situação cômica,

pois como é impossível para um software bloquear essas imagens, o

trabalho foi delegado a funcionários, com a proverbial cautela de incluir a cláusula em seus contratos com a seguinte previsão: O funcionário compromete-se a nunca fi car excitado durante seu horário de trabalho...

E pasmem, caros leitores, a decisão não foi com fins de combater a pornografia, mas sim os direitos autorais sobre as imagens porno-gráficas!

Navegar na web pode ser tão impreciso, que o typosquatting – prática de registrar domínios semelhantes a outros – (que é embalado pelo erro de digitação que, segundo pesquisas é de cerca de 10%) , de tão comum, já é tipifi cado como crime inclusive no Brasil, onde recentemen-te foi julgada uma ação nesse sentido.

Afi nal o que é mais impreciso. Navegar na web ou viver?

Ângelo Volpi

“ A Certificação Digital chegou para aplicar valor jurídico na

transformação de um processo físico para o mundo digital “

Marcos Nader - diretor da Comprova.

“O que fazemos em TI é prover o grupo de informações. A excelência das Casas Bahia está nas informações que temos”

Fred Wanderley – CIO Casas Bahia

“As empresas descobriram que não são fábricas de papel que por acaso

vendem outros produtos.”

André Nadjarian – diretor comercialda Kaizen Consultoria

“Se não for possível expressar os benefícios em ROI, interrompa o projeto e pense novamente se vale a pena continuar”

Alan Pelz-Harp – diretor da CMS Watch Consultoria

“Não adianta ter um expert em ROI se não foram feitas as devidas medições do processo antes início do projeto”

Walter Koch – diretor da Imageware e consultor de ECM

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